Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tarjoaa monia mahdollisuuksia opinnäytetöiden ja tutkimuksien tekemiseen.
Kaikkiin selvityksiin, tutkimuksiin ja opinnäytetöihin vaaditaan tutkimuslupa. Tutkimuslupa tarvitaan myös hyvinvointialueen ostopalveluyksiköissä asioiviin, hoidettaviin tai asuviin asiakkaisiin kohdistuvaan tutkimukseen. Tutkimuslupaprosessin tarkoituksena on varmistaa, että hyvinvointialueella tehtävä tutkimus on laadukasta ja noudattaa hyvää tieteellistä käytäntöä, tutkimuseettisiä periaatteita sekä ajantasaista lainsäädäntöä.
Tutkijan tulee olla yhteydessä kaikkiin tutkimuksen kohdeyksiköihin ennen tutkimusluvan hakemista. Tutkija kysyy yksiköiden johtajilta VAKEn kiinnostusta ja mahdollisuutta osallistua tutkimukseen ja sopii tutkimuksen käytännön toteutuksesta. Tutkimukselle tulee myös olla nimetty vastuuhenkilö hyvinvointialueelta ennen tutkimusluvan hakemista. Vastuuhenkilö toimii hyvinvointialueen edustajana tutkimuksessa ja esimerkiksi lähettää haastattelukutsun tai kyselylomakkeen henkilöstöllemme tutkimusluvan myönnön jälkeen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilöstö vastaa vain niihin kysely- tai haastattelukutsuihin, jotka tulevat oman organisaation sisältä ja joissa on maininta myönnetystä tutkimusluvasta.
Opiskelijan oppilaitos vastaa tutkimuksen sisällön ohjaamisesta. VAKE edellyttää, että opiskelijat tarkistuttavat tutkimuslupahakemuksen liitteineen opettajalla ennen sen lähettämistä. Mikäli tutkimus kohdistuu tutkijan omaan työyhteisöön tai omiin potilaisiin/asiakkaisiin, VAKE saattaa vaatia tutkimuseettistä ennakkoarviointia. Tutkimuseettisistä syistä emme myönnä tutkimuslupia esimerkiksi omien kollegoiden tai alaisten haastatteluihin ilman eettistä ennakkoarviota.
Hakija ja tutkimusryhmä sitoutuvat seuraaviin kohtiin lähettämällä tutkimuslupahakemuksen:
Tutkimusryhmä1) ei käytä saamiaan tietoja asiakkaan tai potilaan tai hänen läheistensä tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vahingoksi tai sellaisten etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi on säädetty salassapitovelvollisuus;2) ei luovuta saamiaan henkilötietoja sivullisille, vaan pitää ne salassa;3) esittää tutkimustulokset niin, ettei niistä voida tunnistaa yksittäistä henkilöä tai perhettä;4) ei käytä saamiaan tietoja muuhun tarkoitukseen kuin mihin tutkimuslupa on myönnetty;5) noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja muualla lainsäädännössä mainittuja säännöksiä henkilötietojen käsittelystä ja salassapidosta;6) sitoutuu tutkijan eettisiin periaatteisiin, tutkimuksen toteutusehtoihin ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen antamiin ohjeisiin;7) sitoutuu lähettämään valmiin opinnäytetyön tai tutkimusraportin sähköisenä korvauksetta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon ja samalla ilmoittamaan mahdollisen tutkimusrekisterin hävittämisestä;8) sitoutuu pyydettäessä korvauksetta esittelemään tutkimustulokset Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle;9) suostuu siihen, että Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tiedottaa tutkimuksen tuloksista sisäisesti.Tutkimusluvan myöntäminen ei velvoita tutkimuksen kohteita osallistumaan tutkimukseen. Tutkimuksen teko ei saa häiritä tutkimuksen kohdeyksiköiden toimintaa. Tutkijan on neuvoteltava aina erikseen tutkimuskohteena olevien yksiköiden kanssa tutkimukseen osallistumisesta ja organisaation nimen mainitsemisesta tutkimusraportissa.Mikäli tämä hakemus lähetetään useaan organisaatioon, tutkija ja tutkimusryhmä sitoutuvat em. kohtiin kaikkien kohdeorganisaatioiden osalta.
Päätös tutkimusluvasta on julkinen.
Tutkimuslupaa ei tarvita seuraavissa tilanteissa
Voit käyttää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen täytettyä tutkimuslupahakemusta luvan hakemiseen myös muilta Etelä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueilta (poikkeuksena Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue) ja Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalta. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja HUS:n tutkimusluvat haetaan niiden omien sähköisten järjestelmien kautta. HUS:n tutkimusluvat haetaan Tutkijan työpöydän kautta.
Mikäli lähetät tätä hakemusta useampaan organisaatioon, tallenna hakemus lähettämisen jälkeen pdf-tiedostoksi ja toimita se sähköisesti kohdeorganisaatioiden kirjaamoihin. Helsingin kaupungin osalta on tärkeää mainita, että hakemus kohdistuu Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialaan.
Ilmoita sähköpostiviestissäsi, kuka on yhteyshenkilösi kyseisestä organisaatiosta ja mitä hänen kanssaan on sovittu tutkimuksen käytännöistä. Hakemusta lähettäessä on kuvattava tarkasti, miten ja missä yksiköissä tutkimus on tarkoitus toteuttaa kohdeorganisaatiossa. Kirjaamojen yhteystiedot ovat alla
Huomioithan, että hakemuksesi käsitellään erikseen jokaisella hyvinvointialueella ja Helsingin kaupungilla. Jokainen organisaatio päättää itsenäisesti omista tutkimusluvistaan.
VAKE vastaanottaa tutkimuslupahakemuksia, jotka on täytetty eteläsuomalaisten hyvinvointialueiden, Helsingin kaupungin tai HUS:n lomakkeille. Hakemus tulee tällöin toimittaa pdf-tiedostona liitteineen osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi.
Ennen tietolupahakemuksen jättämistä tutkija voi olla yhteydessä tutkimuspalveluihin (tutkimusluvat@vakehyva.fi) pyytääkseen maksuttoman poiminta- ja kustannusarvion suunnittelemastaan poiminnasta.
Tietolupapäätöksestä ja asiakas- tai potilasrekisteritietojen keräämisestä ja kokoamisesta peritään Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakirja- ja tietopalveluhinnaston mukainen maksu. Aloitusmaksu, joka sisältää tietolupapäätöksen, laskutetaan 0-1000 € riippuen siitä, onko hakija Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen edustaja, voittoa tavoittelemattoman organisaation edustaja vai kaupallinen toimija. Riippuen poiminnan sisällöistä poiminnan suorittaa VAKEn tietopalvelu tai Apotti, mitkä laskuttavat oman tuntihinnastonsa mukaisesti. Luvanhakija saa aina arvion mahdollisista maksuista ennen poimintatyön alkamista.
Kun kyse on sosiaali- ja terveyspalveluissa kerättyjen tietojen toisiokäytöstä, on tutkijan huomioitava toisiolain vaatimukset (laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019). Vantaan ja Keravan hyvinvointialue pystyy tällä hetkellä toimittamaan rekisteritietoja vain Kapseli- ja HUS Academic-käyttöympäristöihin.
Mikäli tietoja haetaan usealta rekisterinpitäjältä, VAKE voi myöntää luvan omassa rekisterinpidossaan oleviin aineistoihin itse tai lupaa voi hakea myös Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaiselta Findatalta. Findata myöntää tietoluvat Kansalliseen Terveysarkistoon (Kanta) tallennettujen tietojen ja yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestäjien rekisteritietojen osalta.
Käsittelemme hakemukset saapumisjärjestyksessä toimialoittain ja niistä tehdään viranhaltijapäätökset hallintosäännön mukaisesti. Hakemuksen käsittely aloitetaan, kun se on täytetty kaikilta osin ja hakemuksen liitteet on toimitettu hyvinvointialueelle. Tutkimusluvan valmistelija on yhteydessä tutkijaan puhelimitse tai sähköpostilla, jos lupahakemukseen tarvitaan lisätietoja. Puutteet hakemuksessa tai sen liitteissä viivästyttävät käsittelyä. Lupahakemus raukeaa kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen jättöpäivästä, mikäli hakija ei ole toimittanut pyydettyjä lisätietoja.
Tutkimusluvat pyritään käsittelemään 20–45 työpäivän aikana. Päätös toimitetaan hakijalle sähköisesti.
Heinäkuussa emme käsittele tutkimuslupahakemuksia.
Mikäli tutkimus- tai tietoluvan saaneessa tutkimuksessa tapahtuu muutos, jonka voidaan katsoa muuttavan tutkimuksen tarkoitusta, käytettävää aineistoa, aineiston keräämistapaa tai aikataulua, tai voidaan muutoin katsoa eroavan tarkoitukseltaan tai toteutukseltaan alkuperäisestä tutkimuksesta, tulee tutkijan hakea uutta tutkimuslupaa. Tutkimuksen viivästyksistä on aina ilmoitettava hyvinvointialueen kirjaamoon, jotta tutkija saa ohjeet mahdollisen jatkotutkimusluvan hakemiseen.
Mikäli tutkimusryhmään halutaan ottaa uusia jäseniä, jotka käsittelevät henkilötietoja, tulee tutkimuksen vastuullisen johtajan ilmoittaa asiasta hyvinvointialueen kirjaamoon ja toimittaa uuden tutkijan allekirjoittama henkilötietojen salassapitosopimus. Uusi tutkija sitoutuu kaikkiin aiemmin lueteltuihin tutkimuksen ehtoihin.
Tutkimuksen valmistuttua tutkimusraportti tulee toimittaa URL-linkkinä ja pdf-tiedostona sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@vakehyva.fi) että tutkimusluvassa mainitulle hyvinvointialueen vastuuhenkilölle. Samalla ilmoitetaan mahdollisesta tutkimusrekisterin hävittämisestä. Tutkimuksen tulosten mahdollisesta esittelystä on sovittava erikseen vastuuhenkilön kanssa.