Väärinkäytösilmoitus

Laki koskee yli 50 työntekijää työllistäviä yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioita ja valtion virastoja. Direktiivin mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäiset kanavat ja menettelyt rikkomisten sisäistä ilmoittamista ja jatkotoimia varten. Velvoitteeseen on säädetty tiettyjä tarkennuksia tai jätetty kansallista liikkumavaraa jäsenvaltioille.

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022 tuli voimaan 1.1.2023. Hyvinvointialueesta annetussa laissa (611/2021) tarkoitettujen hyvinvointialueiden ja hyvinvointiyhtymien on otettava käyttöön sisäinen ilmoituskanava kolmen kuukauden kuluessa lain voimaantulosta, mikä tarkoittaa, että Ilmoituskanava on otettava käyttöön maaliskuun 2023 loppuun mennessä.

Hyvinvointialueen whistleblow-ilmoituskanava otettiin tuotantokäyttöön 16. helmikuuta 2023. Järjestelmätoimittajana toimii Granite Partners Oy. 

Anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Ilmoituksen voi tehdä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nykyinen tai entinen työntekijä, työnhakija, luottamushenkilö tai yhteistyökumppani. Ilmoituksen voi tehdä omalla nimellä tai täysin anonyymisti. Epäilysten tueksi ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoitukset pitää tehdä hyvässä uskossa ja ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään.

Kaikkiin vilpittömässä mielessä tehtyihin väärinkäytösepäilyihin suhtaudutaan vakavasti. Tietoisesti totuudenvastaisten ilmoitusten jättäminen palveluun on kiellettyä ja saattaa johtaa oikeudellisiin toimenpiteisiin.

Ilmoituskanava on tarkoitettu väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen, esimerkiksi eturistiriidat, lahjonta, ihmisoikeusrikkomukset, kilpailulainsäädäntöä vastaan tehdyt rikkomukset, taloudelliset väärinkäytökset, syrjinnän tai ahdistelun muodot. Ilmoituskanavaan eivät kuulu tavanomaiset asiakaspalautteet, häiriöilmoitukset ja reklamaatiot, vaan niistä pyydetään ilmoitukset erillisen palautekanavan kautta. Erimielisyyksissä ja ongelmatilanteissa rohkaisemme ottamaan yhteyttä ensisijaisesti asiasta vastaavaan henkilöön tai esihenkilöön.

Väärinkäytösilmoituspalvelu on ulkopuolisen tahon tarjoama, ja alusta on salattu ja salasanasuojattu. Metadataa ei tallenneta eikä IP-osoitteita voi jäljittää, joten ilmoittajaa ei voida näin ollen tunnistaa. Ilmoitus kuitataan vastaanotetuksi seisemän päivän kuluessa ja ilmoittajalle kerrotaan ilmoitusta koskevista tuloksista kolmen kuukauden kuluessa. Tiedonannossa huomioidaan yksityisyys sekä muut tietosuojaan liittyvät asiat.

Ilmoituksien käsittelijöiksi on  määritelty viisi erikseen nimettyä henkilöä:

• hallintojohtaja,
• tarkastuspäällikkö,
• hallinnon juristi,
• hr-juristi sekä
• tietosuojavastaavana toimiva juristi

Ilmoituksia ei näe kukaan muu kuin niitä käsittelemään nimetyt ja asiaa tutkivat henkilöt, kaikkia heitä sitoo salassapitovelvoite. Kaikki käsittelijät ovat saman arvoisia; jokainen saa luku- ja muokkausoikeuden kaikkiin ilmoituksiin ja sähköposti-ilmoitukset uusien ilmoitusten saapumisesta. Ilmoituskanavaan pääsevät vain ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijä ei ole tekemisissä sellaisten ilmoitusten kanssa, jotka koskevat häntä tai joihin hänellä on yhteys, joka voi vaarantaa asianmukaisen käsittelyn.

Ratkaisua on aina tekemässä vähintään kaksi käsittelijää, jotka eivät ole esteellisiä asian käsittelyyn. Käsittelijät voivat pyytää lisätietoa tai kysyä täydentäviä kysymyksiä ennen kuin ilmoituksen jatkotoimenpiteistä päätetään. Käsittelijät päättävät eteneekö asia tutkintaan vai hylätäänkö se. Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:

• saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimuksia voidaan tehdä,
• ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vahingoittamistarkoituksessa,
• asia on jo ratkaistu
• asia ei kuulu kanavassa käsiteltävien asioiden piiriin, jolloin se ohjataan tarvittaessa oikeaan paikkaan.

Tutkintaan siirtyvistä väärinkäytösepäilyistä ja poikkeamista tehdään selvitys. Selvityksen laatimiseen otetaan mukaan tarvittavat tahot asian selvittämiseksi. Ilmoituksien käsittelijät voivat olla tutkinnan aikana yhteydessä ilmoituksen tekijään ilmoituskanavan kautta. Kukaan ilmoituksen käsittelyyn tai tutkintaan osallistuva ei millään tavalla pyri tunnistamaan ilmoituksen tekijää, ellei hän itse halua jättää tunnistetietojaan. Jos ilmoitus tehdään nimellä, nimi ei tule kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon. Ilmoituskanavaa koskevista toimenpiteistä pidetään ajantasaista lokia ja ilmoituksia säilytetään lain mukaisesti viisi vuotta.

• Ilmoitus tehdään täyttämällä tämän kanavan ilmoituslomakkeelle mahdollisimman tarkka kuvaus epäilystä. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä.
• Kerro mahdollisimman selkeästi ja tarkasti epäilemääsi väärinkäytöstä. Milloin se on tapahtunut? Ilmoita ajankohta ja se, onko toiminta ollut kertaluonteista vai jatkuvaa. Missä väärinkäytöksen epäillään tapahtuneen? Organisaatioyksikkö ja/tai fyysinen sijainti. Keitä henkilöitä väärinkäytösepäilyyn liittyy? Ilmoita väärinkäytökseen liittyvien mahdollisten epäiltyjen, kohteiden ja todistajien tiedot mahdollisimman tarkasti. Ilmoitukseen on myös mahdollista lisätä liitteitä.
• Ilmoitukset voi tehdä valinnan mukaan joko täysin anonyymisti tai omilla yhteystiedoilla. Voit myös jättää ilmoituskanavaan yhteydenottopyynnön, jolloin sinuun ollaan yhteydessä ja voit kertoa ilmoituksesi suoraan käsittelijälle.
• Ilmoituksen jälkeen tallenna saamasi pin-koodi ja linkki itsellesi. Vain tätä kautta pääset myöhemmin tekemällesi ilmoituksellesi sekä näet asian käsittelijöiden lähettämät vastaukset.