Katriinan sairaala, omavalvontasuunnitelma osasto 1

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Katriinan sairaala osasto 1
Palveluyksikön yhteystiedot: Katriinankuja 4 01760 Vantaa 
Puhelin: 24/7   043 8269584

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Mari Pulkkinen, osastonhoitaja (Palaa töihin 8/ 2026)

Suvi Rantanen, osastonhoitajan sijainen 8/ 2026 saakka, suvi.rantanen@vakehyva.fi, puh: 050 3122129
Vili Arminen, ylilääkäri, vili.arminen@vakehyva.fi , puh: 040 3541490.

Terapiapalveluiden omavalvontasuunnitelma:
2024_Terapiapalvelu_Sairaalapalvelut_omavalvontasuunnitelma.docx

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): 
Sairaalapalvelujen palvelualue tuottaa hyvinvointialueen asukkaille perusterveydenhuollon sairaanhoito- ja kuntoutuspalveluja vuodeosastoilla, poliklinikoilla ja kotiin vietynä palveluna. Palvelualueeseen kuuluvat kaksi akuuttigeriatrista osastoa Peijaksen sairaalassa, seitsemän hoito- ja kuntoutusosastoa sekä yksi yhteistyöosasto HUS:n kanssa Katriinan sairaalassa ja yksi akuuttigeriatrinen osasto Keravan terveyskeskuksessa, lisäksi palvelualueeseen kuuluvat geriatriset poliklinikka palvelut ja palliatiiviset poliklinikkapalvelut Katriinan sairaalassa sekä koko alueen kattavat kotisairaalapalvelut ja Liisa-liikkuva sairaalapalvelu. 
Osastolla hoidetaan pääsääntöisesti geriatrisia potilaita, jotka tulevat jatkohoitoon erikoissairaanhoidosta tai osastosiirtoina sairaalan sisältä. 
Potilaspaikkoja on 27.
Yksikössä voi olla satunnaisesti maksusitoumuksella toisen hyvinvointialueen asiakkaita.

Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Vili Arminen, ylilääkäri, vili.arminen@vakehyva.fi , puh: 040 3541490

Suvi Rantanen, osastonhoitajan sijainen 8/ 2026 saakka, suvi.rantanen@vakehyva.fi, puh: 050 3122129

Mari Pulkkinen, osastonhoitaja (Palaa töihin 8/ 2026)

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Suunnitelman laadintaan osallistuvat osaston työntekijät: osastonhoitaja, apulaisosastonhoitaja, hoitotyöntekijät, fysioterapeutit sekä lääkärit. Lähijohtaja laatii pohjan ja esittelee sen moniammatilliselle työryhmälle täydennettäväksi. Tämän jälkeen suunnitelma hyväksytään.

Omavalvontasuunnitelma päivitetään vuosittain ja aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. 

Osaston omavalvontasuunnitelma on nähtävillä hyvinvointialueen internet-sivuilla, osaston omassa teams-kansiossa sekä tulostettuna osaston päiväsalissa.  

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Yksikön omavalvontasuunnitelma on nähtävillä hyvinvointialueen internetsivuilla.
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä henkilöstölle osaston teams-kansiossa sekä potilaille ja omaisille tulostettuna versiona osaston päiväsalissa. 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Käypä hoito -suositukset Suositukset
Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026 Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026 - Valto 
Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM) Suosituksia ja ohjeita - Sosiaali- ja terveysministeriö 
Hygieniaohjeistus löytyy Vaken intranet-sivustolta kohdasta työohjepankki.
Siivousohjeet löytyy Vaken intranet-sivustolta kohdasta työohjepankki.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa. 

Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.  

Hoitoon pääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Kuntoutusosastojen ylilääkäri vastaa yksikön lääketieteellisestä johtamisesta ja osastonhoitaja vastaa osaston hoitotyön johtamisesta. Toimintayksikön lähijohtajat vastaavat yksikön toiminnasta ja taloudesta sekä johtavat ja kehittävät toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti tehtäväaluepäälliköiden alaisuudessa. Apulaisosastonhoitaja vastaa päivittäisestä henkilöstö resurssoinnista, toimii opiskelija- ja perehdyttämisvastaavana sekä huolehtii hoitohenkilöstön työvuorosuunnittelusta lähijohtajan poissa ollessa.  

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Esihenkilöllä on päävastuu toimintayksikön riskien hallinnasta.

Osastolla on määritelty riskien hallintaan vastuuhenkilöitä:
Lääkehoito: Minna Huhtamella, Anitha Kanyerinyeri
Hygienia: Olive Liping, Anna Poljanskaja
Laitteet: Minna Kamil Aso, Sari Mustonen
Turvallisuus: Stiina Perkiö, Minna Kamil Aso

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Mari Pulkkinen, osastonhoitaja (Palaa töihin 8/ 2026)                                                                                                     Suvi Rantanen, osastonhoitajan sijainen 8/ 2026 saakka, suvi.rantanen@vakehyva.fi, puh: 050 3122129
Vili Arminen, ylilääkäri, vili.arminen@vakehyva.fi , puh: 040 3541490

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Osaston henkilöstö perehdytetään potilastyöhön, potilastietojen käsittelyyn, tietosuojaan, turvallisuuteen sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita.  

Perehtymiseen on materiaalia intranetissä mm. meillä töissä- ja työn tueksi -sivustoilla. 
LOKI-koulutustenhallintajärjestelmän kautta ilmoittaudutaan Noheva-verkko-oppimisympäristössä toteutettuun perehdytysohjelmaan. Näiden lisäksi materiaalia on myös sairaalapalvelujen Teams-kanavilla. Osastonhoitaja ja apulaisosastonhoitaja sopivat uuden työntekijän kanssa tavoitteet perehtymiselle ja seuraavat perehtymisen edistymistä. 
   
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajien yhteinen tehtävä. 

Osastolla kartoitetaan työntekijöiden osaamistarpeet ja käydään kehityskeskustelut vuosittain. Apuna tässä on myJopi-sovellus. Strategian, osaamistarpeiden, kehityskeskusteluiden, työhyvinvointitutkimusten, asiakaspalautteiden ja HaiPro-järjestelmän kautta saatujen ilmoitusten perusteella laaditaan vuosittain täydennyskoulutussuunnitelma, mikä koostuu sairaalapalvelujen sisäisistä koulutuksista, VAKE-tasoisista koulutuksista ja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavista koulutuksista. Koulutustallenteet ja materiaalit viedään sairaalapalvelujen intraan kaikkien saataville. Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle. 

Loki koulutustenhallintajärjestelmää käytetään myös täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen seurantaan. Osastonhoitaja pääsee seuraamaan työntekijöiden koulutuspäivien lukumäärää ja laatua järjestelmän raportointiosion kautta. Tarvittaessa työntekijät voidaan määrätä koulutuksiin, jos täydennyskoulutusvelvoite ei toteudu.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue 
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma Keski-Uudenmaan+pelastuslaitoksen+omavalvontaohjelma+2024-2026.pdf 
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), 
päivitetty: 02/2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitytty:   1.3.2024 
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitetty: 12/23
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitetty: Valmistelussa
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitetty: 12/24

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat: 
•    Psykososiaaliset kuormitustekijät 
•    Tapaturman vaarat 
•    Ergonomian / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät 
•    Fysikaaliset vaaratekijät 
•    Kemialliset altisteet 
•    Biologiset altisteet

Potilas- / asiakasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien ilmoittamiseen ja raportointiin on käytössä HaiPro-ohjelmisto. SPro on vastaavasti tarkoitettu sosiaalihuoltolain mukaisiin epäkohta- ja epäkohdan uhka ilmoituksiin ja niiden raportointiin. Työturvallisuutta vaarantavat tapahtumat ilmoitetaan ja raportoidaan WPro-ohjelmistossa. 
HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan potilaan turvallisuutta vaarantavat tapahtumat, jotka aiheuttavat tai voivat aiheuttaa haittaa potilaalle. HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan siis sekä läheltä piti -tapahtumia että haittatapahtumia. Ilmoitus tulee tehdä aina, kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla voitaisiin toiminnasta saada turvallisempaa. Jos ilmoittaja on epävarma ilmoittamisesta, on varminta tehdä ilmoitus. 

SPro-järjestelmään tehdään ilmoitus, jos tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. 
Myös sairaalapalveluiden työntekijän tulee tehdä ilmoitus, jos hoidossa olevan potilaan kohdalla tulee epäily epäkohdasta tai puutteesta. 

Alla olevaan taulukkoon on lueteltu kaikki hyvinvointialueella poikkeamien ilmoittamiseen käytössä olevat kanavat.

Vastuu riskienhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehittämisessä on toiminnasta vastaavalla taholla, mutta työntekijöiden tulee ilmoittaa havaituista riskeistä johdolle.  

Omaiset ja potilaat voivat antaa palautetta havaitsemistaan epäkohdista Qpro palautejärjestelmän kautta sekä suullisesti hoitohenkilökunnalle, joka kirjaa palautteen ja se kirjataan järjestelmään.  

Henkilökunta on jo perehdytyksessä ohjeistettu matalalla kynnyksellä tekemään Haipro-ilmoituksia havaitsemistaan epäkohdista ja huomioista.  

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn. 

Osastonhoitaja vastaa haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain, tarvittaessa nopeamminkin osaston päivittäisen johtamisen kokouksessa. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.      

Korjaavat toimenpiteet kirjataan osastonhoitajan toimesta ohjelmistoon, jonka kautta ilmoitus on tehty (Haipro, SPro, WPro). Sovitut muutokset työskentelyssä, muistutus sovittujen toimintatapojen noudattamisesta tai muut korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon. 
Muille yhteistyötahoille viestitään sähköpostitse.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Osastolla riskiä aiheuttaa vaihtuva potilasmäärä sekä potilaiden hoitoisuus, joka näkyy ajoittaisena kiireenä. Yövuorossa työskentelee vain kaksi hoitajaa.
Työn hyvällä suunnittelulla, parityöskentelyllä sekö tilanteiden ennakoinnilla pyritään välttämään kiireen aiheuttamaa riskiä. 
Yövuorossa hyödynnetään kiinteistön turvallisuuspalvelua.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.  

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Osastonhoitaja vastaa korjaavien toimenpiteiden etenemisestä, kirjaamisesta sekä tiedottamisesta.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä tapahtuu aina Sairaalapalvelujen johtoryhmän kautta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Lisätietoa Valviran sivustolta ilmoitusvelvollisuuksista ja oikeuksista:

Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuuksia ja -oikeuksia | Valvira

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Osastonhoitaja käy läpi uuden työntekijän kanssa epäkohtien ilmoittamisvelvollisuuden. Asia kerrataan henkilökunnalle kaksi kertaa vuodessa.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Osastolla on apulaisosastonhoitaja, 11 sairaanhoitajaa ja 11 lähihoitajaa sekä aina vaihteleva määrä sijaisia (vuosiloma, perhevapaa, sairasloma, erilaiset palkattomat vapaat). Lisäksi osastolla on terveydenhoitoalan opiskelijoita harjoittelujaksoillaan. 
Osastolla työskentelee myös lääkäreitä, terapeutteja, osastonsihteeri ja laitoshuoltajia.
Sijaisten käytön periaatteet: 
Osastolla pyritään aina täyttämään kaikki työntekijä puutokset. 
Arkiaamuisin akuuttipuutoksien sijaishankinnasta vastaa osastonhoitaja tai hänen sijaisensa, apuna on myös osaston apulaisosastonhoitaja. 
Päivystysaikana sijaisen hankinnasta vastaa vuorovastaavasairaanhoitaja.

Käytettävissä on sairaalan varahenkilöstö, jota koordinoi resurssikeskus. 
Arkiaamuisin sairaalan päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään läpi kunkin yksikön henkilöstöresurssit suhteessa potilasmäärään ja hoitoisuuteen. Tämän lisäksi meillä on käytössä Seure henkilöstövuokrausyritys, josta hankitaan sijaisia akuutteihin puutteisiin. Mikäli näistä ei saada työntekijää vuoroon niin resurssikeskus voi hakea työntekijää henkilöstövuokrausyrityksistä sopimusten mukaisesti. Tarvittaessa myös osaston oma henkilökunta voi tehdä näitä puutevuoroja.       
Viikonloppuisin ja arkipyhinä puutokset ilmoitetaan yksikön vuorosta vastaavalle sairaanhoitajalle ja hän koordinoi sijaisjärjestelyä. Viikonloppuisin ja arkipyhinä on käytettävissä myös sairaalan varahenkilöstöä ja heitä voi sijoittaa mahdollisuuksien mukaan äkillisiin puutoksiin. Tästä sijoittelusta vastaa koko sairaalan osalta osasto 7:n vuorosta vastaava sairaanhoitaja. Tarvittaessa myös oma henkilöstö voi tehdä halutessaan näitä puutevuoroja.  

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Sairaalapalvelut voivat käyttää Seure henkilöstövuokrausyritystä resurssipuutoksien paikkaamiseen. Resurssipalvelut voivat käyttää myös yksityisiä henkilöstövuokrausfirmoja sijaishankintaan.

Osastonhoitaja vastaa sijaisten järjestämisestä pitkäaikaisiin poissaoloihin. Henkilökuntaa rekrytoidaan sijaisuuksiin sisäisten sekä avoimien hakujen avulla henkilöstöpalvelujen ohjeiden mukaisesti.

Rekrytointi:
Osastolle rekrytoitaessa noudatetaan henkilöstöpalvelujen ohjeita, jotka löytyvät intranetistä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen: 
Osastonhoitaja tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki/Suosikki).

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Sairaalapalvelujen henkilöstö perehdytetään potilastyöhön, potilastietojen käsittelyyn, tietosuojaan, turvallisuuteen sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita.  
 
Perehtymiseen on materiaalia intranetissä muun muassa meillä töissä- ja työn tueksi -sivustoilla. Näiden lisäksi materiaalia on myös sairaalapalvelujen sekä osaston Teams-kanavilla. Lähijohtaja sopii uuden työntekijän kanssa tavoitteet perehtymiselle ja seuraa perehtymisen edistymistä yhdessä apulaisosastonhoitajan kanssa. 
Perehdytysaika sovitaan yksilöllisesti työntekijän kanssa.  

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajan yhteinen tehtävä.

Riittävän kielitaidon varmistaminen alkaa jo rekrytointi vaiheessa kirjallisella kielitestillä (tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito) sekä sen vahvistamisesta huolehditaan kielikoulutukseen ohjaamisella.  

Henkilöstön perehdytys:
Hoitotyön tekijöiden perehdytyksestä vastaa osastonhoitaja. Terapia henkilön perehdytyksestä vastaa terapiahenkilöstön lähijohtaja sekä lääkäreiden perehdytyksestä vastaa ylilääkäri.
Jokaiselle uudelle työntekijällä tehdään yksikössä henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma, sen toteutumista valvotaan sekä tiedot sen toteutumisesta arkistoidaan tämän jälkeen. Uudelle työntekijälle valitaan perehdyttäjät ja hänelle järjestetään perehdytysvuoroja. Perehdytyksen suunnittelusta vastaa yksikön lähijohtaja. Uudelle työntekijälle annetaan perehdytysmateriaalia mm. lääkehoidosta, laitteista, potilastietojärjestelmästä. Osastonhoitaja ja apulaisosastonhoitaja huolehtivat säännöllisistä perehdytyskeskusteluista. Työntekijää kannustetaan myös kantamaan itse vastuu perehdytyksen saamisesta ja etenemisestä. Hänelle annetaan tukikaavake, jonka avulla hän voi seurata perehdytyksen saamistaan ja etenemistään. 
Sairaalapalveluissa on tavoitteena, että jokainen työntekijä suorittaa lääkeluvat neljän kuukauden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Tarvittaessa voidaan käyttää opetushoitajaa perehdytyksen tukena. Osastolla on erilaista materiaalia, joihin uuden työntekijän tulee tutustua: turvallisuusohjeet, hygienia- ja eristyskäytänteet, rajoittamistoimenpiteet, lääkehoitosuunnitelma, omavalvontasuunnitelma sekä perehdytyskansio. Osastonhoitajan vastuulla on järjestää aikaa työntekijälle myös tähän materiaaliin tutustumiseen. 
Jokainen uusi työntekijä tutustuu Vivago-potilashälytysjärjestelmään ja henkilökunnan hätäpainikkeen käyttöön tullessaan ensimmäistä kertaa osastolle.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajien yhteinen tehtävä. 

Osastolla kartoitetaan työntekijöiden osaamistarpeet ja käydään kehityskeskustelut vuosittain. Apuna tässä on myJopi-sovellus. Strategian, osaamistarpeiden, kehityskeskusteluiden, työhyvinvointitutkimusten, asiakaspalautteiden ja Haipro-järjestelmän kautta saatujen ilmoitusten perusteella laaditaan vuosittain täydennyskoulutussuunnitelma, mikä koostuu sairaalapalvelujen sisäisistä koulutuksista, VAKE-tasoisista koulutuksista ja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavista koulutuksista. Koulutustallenteet ja materiaalit viedään sairaalapalvelujen intraan kaikkien saataville. Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle. Loki koulutustenhallintajärjestelmällä seurataan täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumista.  

Osastonhoitaja kartoittaa päivittäin henkilöstön osaamista ja järjestää aina tarvittaessa lisäkoulutuksia henkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseksi. Terapiahenkilöstön ja lääkäreiden ammattitaidon ylläpitämisen vastuu on ylilääkärillä lääkäreiden osalta ja terapiahenkilöstön lähijohtajalla terapiahenkilöstön osalta. 
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Yksikössä on harjoittelujaksoilla sairaanhoitaja- ja lähihoitajaopiskelijoita, lääketieteen opiskelijoita sekä fysioterapeutti opiskelijoita. Sairaanhoitaja- ja lähihoitajaopiskelijoiden ohjaamisen järjestämisestä vastaa yksikön apulaisosastonhoitaja osastonhoitajan
valtuuttamana. Sairaanhoidon opiskelijat ohjautuvat yksikköön Jobiili-järjestelmän kautta ja lähihoitajaopiskelijat Tiitus-järjestelmän kautta. Apulaisosastonhoitaja valvoo ja ohjaa yksikössä tapahtuvaa hoitotyön opiskelijoiden ohjausta yhdessä osastonhoitajan kanssa.

Fysioterapeuttiopiskelijoiden ohjaamisvastuu on terapiapalveluiden lähijohtaja Anna Aaltosella ja lääketieteenopiskelijoista vastaa ylilääkäri Jarmo Anttila.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Työntekijöiltä kerätään säännöllisesti palautetta Pulssi-kyselyn avulla. Kysely jaetaan kaikille sähköpostilla ja siitä informoidaan osastolla. Tulokset käydään läpi osastokokouksessa ja yhdessä mietitään tarvittaessa kehittämistoimenpiteitä, jotka ovat luettavissa kokousmuistiosta.

Henkilöstön osaamista seurataan säännöllisesti mm. kehityskeskusteluissa sekä kannustetaan tuomaan esille osaamishaasteita. Osastonhoitaja puuttuu epäkohtiin välittömästi ja järjestää tarvittaessa lisäkoulutusta. Henkilöstö velvoitetaan osallistumaan vähintään kolmeen täydennyskoulutuspäivään vuodessa. Osastonhoitaja mahdollistaa koulutukset.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Osasto 1 henkilökunta: osastonhoitaja, apulaisosastonhoitaja, 11 sairaanhoitaja, 
11 lähi-/perushoitaja ja 1 osastonhoitaja. Lisäksi osastolla työskentelee fysioterapeutteja, osastosihteeri, lääkäreitä ja laitoshuoltajia.  

Hoitotyöntekijät jakautuvat vuoroihin seuraavasti: 
 
Aamuvuoro:  6-7 hoitotyöntekijää (sairaanhoitajia ja lähi-/perushoitajia), joista vähintään
1-2 on sairaanhoitajaa ja joista vähintään yhdellä on i.v.-lääkeluvat sekä vähintään osalla lähi-/perushoitajista on lääkelupa.

Iltavuoro: 6 hoitotyöntekijää (sairaanhoitajia ja lähihoitajia), joista 1-2 on sairaanhoitajaa ja  joista vähintään yhdellä on i.v.-lääkeluvat sekä osalla lähi-/perushoitajista on lääkelupa.

Yövuoro: 1 lääkeluvallinen lähi-/perushoitaja ja 1 lääkeluvallinen sairaanhoitaja.

Tavoitteena on, että kaikki työntekijät vuoroissa ovat lääkeluvallisia. Lisäksi arkisin osastolla on 1 osastonhoitaja sekä 50% apulaisosastonhoitaja.  

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstön riittävyyden turvaamiseksi osastonhoitaja ohjaa loma- ja työvuorosuunnittelua niin, että osaaminen ja henkilöstö riittää ympärivuoden kaikkiin vuoroihin tasaisesti. Sairaalapalveluissa arkiaamuisin henkilöstöresurssia ohjataan lähijohtajien kokouksessa, jossa tarvittaessa henkilöstöä siirretään resurssien tasaamiseksi. Viikonloppuisin yksikön vuorovastaava vastaa henkilöstöresurssien tasaamisesta.  

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Jokaisena arkiaamuna sairaalapalveluissa on päivittäisen johtamisen palaveri, jossa arvioidaan jokaisen osaston hoitajien määrä suhteessa potilasmäärään. 
Sisäisillä siirroilla voidaan hallita osastojen henkilöstömäärää. 
Sairaalassa toimii varahenkilöjärjestelmä, jota koordinoi resurssikeskus. Varahenkilöstöä käytetään akuuttien henkilöstöpuutoksia hallintaan. Lisäksi sairaalapalvelut voivat käyttää Seure henkilöstövuokrausyritystä, omaa henkilökuntaa lisävuoroihin puutoksien paikkaamiseen. Resurssipalvelut voivat myös käyttää yksityisiä henkilöstövuokrausfirmoja henkilökunnan puutoksien korvaamisen annettujen ohjeiden mukaisesti.   
Jos näillä toimenpiteillä ei saada riittävästi henkilöstöä vuoroon, on yksikköön tehty henkilöstölle ohjeet kriittisistä toiminnoista, jotka minimissään tulee silloin toteuttaa. 
Ensisijaisesti huolehditaan lääkehoidosta, potilaiden ravinnon saannista ja eritystoiminnasta.
Akuutit tilanteet tulee aina hoitaa.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Lääkehoitosuunnitelma on laadittava sosiaali- ja terveysministeriön Turvallinen lääkehoito -oppaan (2021:6) mukaisesti. STM:n opas löytyy osoitteesta: Turvallinen lääkehoito : Opas lääkehoitosuunnitelman laatimiseen - Valto

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaan lääkehoitoon. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (341/2011) mukaan lääkehoidon turvallisuus on yksi potilasturvallisuuden keskeisimmistä tekijöistä. Lääkehoitosuunnitelma varmistaa, että eri ammattinimikkeillä työskentelevän henkilöstön toimintatavat sekä valmiuksien ja lisäkoulutustarpeiden arviointi ja ylläpitäminen ovat yhtäläiset. Suunnitelma toimii myös lääkehoidon perehdytyksen työvälineenä. Suunnitelmallisesti ja laadukkaasti toteutettava lääkehoito lisää potilasturvallisuutta ja tuottaa kustannussäästöjä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma liitteineen löytyy intranetistä.

Osastolla on oma lääkehoitosuunnitelma, jossa kuvataan tarkemmin lääkehoidon toteuttamista, lääkkeiden kulutuksen seurantaa ja valvontaa. Yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan suunnitelman ylläpitoa, päivittämistä, toimeenpanoa sekä seurantaa. Suunnitelmassa kuvataan toimintakäytännöt lääkehoidon toteuttamisessa tapahtuneista poikkeamatilanteista sekä toimintakäytännöistä potilaalta palautuneiden ja käyttämättä jääneiden lääkkeiden käsittelystä. Lääkehoidon vastaavina sairaanhoitajina toimivat Minna Huhtamella ja Anitha Kanyerinyeri. 

Yksikön lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:                                                                                         Ylilääkäri Jarmo Anttila, jarmo.anttila@vakehyva.fi 
Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa:
Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi 

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Terveydenhuollon laitteella tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 §:n mukaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen. Toiminnanharjoittajan velvollisuuksista on säädetty terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain 24–26 §:ssä sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston antamissa määräyksissä 1-4/2010. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden aiheuttamista vaaratilanteista tehdään ilmoitus Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammattimaisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta.
Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa, joka löytyy VAKEn intrasta kohdasta Asiakas-ja potilasturvallisuus. Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.
Sairaalapalveluissa käytetään lääkintä-, hoito- ja diagnostiikkalaitteita, ohjelmistoja, hoitotarvikkeita, instrumentteja ja suonensisäisesti annosteltavia nesteitä. Yksikkökohtaisissa omavalvontasuunnitelmissa on kuvattu siellä käytössä olevat laitteet ja tarvikkeet. Lääkintälaitteet on kirjattu kahteen eri rekisteriin johtuen siirtymävaiheesta hyvinvointialueelle. Vantaalta siirtyneiden yksiköiden lääkintälaitteet ovat Mequsoft-rekisterissä ja Keravalta siirtyneiden yksiköiden lääkintälaitteet Spotilla-rekisterissä. Apuvälineet ovat omassa Effector-rekisterissään. Diagnostiikkalaitteet on vuokrattu HUS-diagnostiikkakeskukselta, joka ylläpitää niiden rekisteriä. Ohjelmistot rekisteröity VAKEn tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuriin. Hoitotarvikkeet tilataan HUS logistiikan ja VAKEn tilausportaaleiden kautta, joihin rekisteröityvät tilatut ja toimitetut tuotteet. Instrumenteissa käytetään pääasiassa kertakäyttötuotteita. Monikäyttöiset tuotteet on rekisteröinyt ja ne huoltaa HUS runkopalveluihin kuuluva välinehuolto. Suonensisäiset nesteet rekisteröi ja toimittaa tilausten pohjalta HUS Apteekki.
Laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät vaaratilanteet ilmoitetaan kohdassa 5.1 riskien tunnistaminen ja ilmoittaminen kuvatun mukaisesti. Ilmoitusten tekeminen, samoin kuin muut laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät ohjeet sekä velvollisuus niiden noudattamisesta, on osa perehdytystä.

Sairaalapalvelujen vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot:
Palvelualuejohtaja Pia Rantamäki, pia.rantamaki@vakehyva.fi 

Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
lähihoitaja Minna Kamil Aso, perushoitaja Sari Mustonen

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Osasto 1 toimii vuokratiloissa Katriinan sairaalassa. Kaikki käytössä olevat tilat on rakennettu sairaalakäyttöön, mutta ne eivät enää monin tavoin vastaa tämän päivän sairaalahoidon vaatimuksia. Haasteita aiheuttavat monen hengen potilashuoneet sekä liian vähäinen saniteetti- ja tukipalvelutilojen määrä. Käynnissä on ollut useamman vuoden ajan ns. Peijas-kampus hanke, jonka tavoitteena on saada VAKEn alueen sairaalapalvelut keskitettyä Peijaksen sairaala-alueelle.  
Kaikki käytössä olevat tilat ovat kulunvalvonnan ja vartiointipalvelujen piirissä. Tarkemmin tilojen suojauksesta kerrotaan kiinteistökohtaisissa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmissa.
Katriinan sairaalassa siivouspalvelut tuottaa SOL-siivouspalvelut. Jätteiden lajittelu tapahtuu yksiköissä, joista ne kuljetetaan jätehuoneeseen.

Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija. 
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Kaikki potilashuoneet eivät ole yhden hengen huoneita. Tämä on riski potilaan yksityisyyden suojalle. Huoneissa on potilaspaikkojen välissä väliverhot suojaamassa. Potilasasioita hoidettaessa huomioidaan yksityisyyden suoja.
Infektioiden torjuntaan on potilaspaikkojen välissä hygieniaväliverhot.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intrasta VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa.
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset.

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Osastonhoitaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Osastonhoitaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.

Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus Navisec-verkkokoulutusjärjestelmässä. Uudet työntekijät suorittavat koulutuksen perehdytysjaksonsa aikana, viimeistään koeajan päättymiseen mennessä.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaistu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta Tietoturva- ja tietosuoja.
Tietoturva seuraa ja raportoi tietoturvan toteutumista yksikössä, sekä koordinoi tietoturvapoikkeamien havainnointia ja näihin vastaamista. Yksikön henkilöstö on perehdytetty toimimaan poikkeama ja häiriötilanteen aikana. 
Osastonhoitaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Jokaiselle työntekijälle ohjataan yksikössä käytössä olevan teknologialaitteiden oikea käyttö perehdytyksen aikana.
Yksikössä on toimintavalmiudessa jatkuvuustyöasema. Sen tarkoituksena on kyseisessä tilanteessa takaa kriittisen tiedon saanti. Osastonhoitaja huolehtii, että jokainen työntekijä saa perehdytyksen aikana ohjauksen vikatilanteissa toimimiseen. Yksikön vuorovastaava osastonhoitajan valtuuttamana toimii vuorossa vastuuhenkilönä vikatilanteissa. Osastonhoitaja huolehtii, että vuorovastaavat ovat koulutettu tähän ja heillä on ajantasainen kirjallisen ohjeistus asiaan.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa jokaiselle potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan yhdessä myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. 
Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja Kati Liukko /palvelualuejohtaja Pia Rantamäki toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja Timo Aronkytö. 

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: 
Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi 

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. 
Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt. 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.  
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta Tietoturva- ja tietosuoja.

Palvelun saatavuuden määräajat:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa.

Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.

Hoitoon pääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Vuorokauden sisällä potilaan saapuessa järjestetään hänelle moniammatillinen aloituskokous. Aloituskokouksen tavoitteena on arvioida potilaan fyysistä, psyykkistä, sosiaalista ja kognitiivistä toimintakykyä sekä asettaa tavoitteet sairaalahoitojaksolle. Aloituskokoukseen osallistuvat yksikön moniammatillinen tiimi: sairaanhoitaja tai lähihoitaja, fysioterapeutti, lääkäri, tarvittaessa puheterapeutti, toimintaterapeutti. Potilaan toivoessa myös omainen tai omaiset kutsutaan kokoukseen. Aloituskokouksessa asetettuja tavoitteita seurataan säännöllisesti viikoittain moniammatillisessa tavoitekokouksessa sekä potilaskierroilla.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Ravitsemuspalvelut yksikössä tuottavat Attendo Majakka. Sol palvelut Oy jakaa ruuan osaston henkilöstön kanssa potilaille. Yksikköön potilaiden ruuat tilataan Aromi tilausjärjestelmän kautta: hoitajat tilaa potilaskohtaiset ruoat, laitoshuolto tilaa välitystuotteet.  

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Yksikön siivouspalveluista vastaa SOL palvelut Oy. Potilaiden pyykkihuollosta vastaa PURO ja sairaalan palvelutyöntekijät toimittavat puhtaat pyykit osastoille. Henkilökunnan suojavaatetuksesta vastaa Lindström Oy. Henkilökunta hakee työvaatteensa älyvaatevarastosta. Jätteiden lajittelu tapahtuu yksikössä, jossa on jätehuone sekajätettä ja pyykkiä varten. Sieltä ne haetaan pois sairaalan teknisen huollon toimesta.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatautien ja infektioidentorjuntayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät intranetistä.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri:
Ylilääkäri Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi      

Infektioiden ja tartuntatautien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin ja huolehtimalla siitä, että ostopalvelutuottajilla on käytössään samat ohjeet. Yleistä hygieniatasoa ja hygieniakäytäntöjä seurataan säännöllisillä ja erikseen sovittavilla laatukierroksilla.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Osastolle saapuvan potilaan tavarat säilytetään potilashuoneessa siihen varatussa kaapissa. Kaappi on mahdollista lukita. Potilaan tavaroita ei luetteloida, ellei hän sitä halua. Potilaan tavarat kirjataan kuitenkin potilastietojärjestelmä Apottiin. Sairaala ei vastaa potilaan huoneeseen jätetystä omaisuudesta. Tämä ohjataan potilaalle ja omaiselle yksikköön tullessa. Omaisuuden kirjaamiseen liittyvä ohje löytyy Apotti-oppaasta.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla.

Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti.

Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen. 

Muita yhteistyötahoja:
•    Eri ammattiryhmien opiskelijat ja oppilaitokset
•    Seurakunnat
•    Erilaiset yhdistykset
•    Yksityinen parturi, jalkahoitaja 
•    Vapaaehtoistyöntekijät

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Sairaalapalveluihin pääsy edellyttää lähetettä. Hoitoon ottamisesta ja hoidon päättämisestä vastaa johtava ylilääkäri tai hänen ohjeensa mukaan laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö.
Omatyöntekijän nimeäminen:
Potilaalle nimetään hoitojakson ajalle oma lääkäri, joka nimetään potilaspaikan mukaan. Potilaalle nimetään vuorokohtaisesti oma hoitaja. 

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveyden- ja sairaanhoitoa toteutettaessa on tarvittaessa laadittava tutkimusta, hoitoa ja lääkinnällistä kuntoutusta koskeva suunnitelma (laki 785/1992). Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas itse huolehtii hoidossaan. Suunnitelmaan kirjataan hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus ja keinot, työnjako, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi- ja lääkitystiedot. Hoitosuunnitelma laaditaan Apotti-potilastietojärjestelmään ja sen laatimiseen osallistuvat kaikki ammattiryhmät omalta osaltaan. Potilas ja hänen luvallaan myös läheiset osallistuvat suunnitelman laatimiseen, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin. Hoitosuunnitelman toteutumista seurataan osastohoidossa päivittäin.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies.
Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan.
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. 
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa tehtäväaluetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Yksikössä toteutetaan potilaan hoitopolkua, joka sisältää seuraavia kokonaisuuksia: tulotilanne, potilaaseen tutustuminen, hoidon ja kuntoutumisen suunnittelu, hoidon toteutus, hoidon seuranta ja arviointi, kotiutumisen/ jatkohoitoon siirtymisen valmistelu ja kotiin/ jatkohoitoon lähtö.  
Hoitopolku suunnitellaan moniammatillisesti, jossa jokaisella ammattiryhmällä on omat tehtävänsä. Moniammatillisessa aloituspalaverissa ja tavoitekokouksessa käydään läpi toimintakykyä ja sen edistymisen seurantaa. 
Moniammatillinen aloituspalaveri pidetään vuorokauden sisällä potilaan saavuttua osastolle. Moniammatillinen tavoitekokous on kerran viikossa. Potilaskierto on jokaisen potilaan kohdalla 2 kertaa viikossa. Päivittäin olevassa moniammatillisessa aamukokouksessa käydään läpi potilaiden akuutit asiat.  

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Sairaalapalveluissa mahdollistetaan potilaiden itsemääräämisoikeuteen liittyvien asioiden toteutuminen toimintaympäristön mahdollistamissa puitteissa. Suurin osa potilashuoneista on useamman hengen huoneita, mikä ei mahdollista täydellistä yksityisyyttä. Samoin laitosolosuhteet rajoittavat potilaiden mahdollisuutta päättää vapaasti jokapäiväisistä toiminnoista; ruokailut ovat ajoitettuja, vuoroaan esimerkiksi wc- ja suihkutiloihin voi joutua odottamaan ja televisio- tai radiolaitteita ei ole saatavilla jokaiselle potilaalle omaan käyttöön.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Suunnitelmaa ei ole.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 

Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi 

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisilta ja läheisiltä:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa.
Potilaat ja omaiset voivat tuoda esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit suullisesti tai kirjallisesti. Suullisen palautteen voi antaa yksikössä keskustelemalla henkilöstön ja/tai sen lähijohtajien kanssa. Kirjallisen palautteen voi antaa paperilla yksiköissä olevaan palautelaatikkoon tai sähköisesti käytössä olevaan asiakaspalautejärjestelmään. Palautteet käsitellään ja niihin annetaan vastaus palautteen antajan niin halutessa 14 vuorokauden sisällä.
Väärinkäytösilmoituksen voi tehdä epäillystä lakien tai sääntöjenvastaisesta toiminnasta tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoittajalla ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään. Ilmoitus tehdään täyttämällä hyvinvointialueen internetsivuilla oleva lomake. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä. Ilmoituksen käsittelijä antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa palautteen, jossa kerrotaan mitä toimenpiteitä ilmoituksen myötä on suoritettu, tai mitä tullaan suorittamaan, jotta ilmoituksen käsittely saadaan päätökseen.
Havaittuaan tietoturvapoikkeaman, haavoittuvuuden tai heikkouden VAKEn palveluissa, voi internetsivujen kautta tehdä myös siitä ilmoituksen. Kaikki ilmoitukset käsitellään ja niihin pyritään reagoimaan asianmukaisella tavalla mahdollisimman nopeasti.

Kaikki ilmoituskanavat ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen: 

Anna palautetta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista. 
Hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee vuosittain konsernipalvelujen kokoaman asiakaspalauteyhteenvedon toimialojen saamasta asiakaspalautteesta ja kehittämistoimenpiteistä, joka viedään tiedoksi myös aluevaltuustolle. Sairaalapalvelujen johtoryhmä käsittelee asiakaspalauteraportin kehittämistoimenpiteineen osavuosikatsausten yhteydessä.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Potilailta ja heidän omaisiltaan/läheisiltään saadut palautteet käsitellään henkilökunnan kanssa ja toimintaa kehitetään niistä nousevat asiat huomioiden.

8.5.    Muistutusten käsittely

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. 

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Muistutuksessa ilmi tulleet epäkohdat ja/tai puutteet huomioidaan ja korjataan toimintaa kehittäen.

Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot:
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja, pia.rantamaki@vakehyva.fi 
Kaisa Rajala johtava ylilääkäri, kaisa.rajala@vakehyva.fi 
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö, maritta.korkiamaki@vakehyva.fi 
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö, tarja.mietola-koivist@vakehyva.fi 

Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi 
Osoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista raportoidaan vähintään neljän kuukauden välein eri linjojen johtoryhmissä sekä yksikkökokouksissa.
VAKE-tasoista omavalvonnan seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa, mikä julkaistaan internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
 

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti omavalvonnan kehittämistyöryhmän vuosikellon (liite) mukaisesti ja seurannassa havaitut puutteellisuudet korjataan. Työryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa. Omavalvonnan kehittämistyöryhmän alatyöryhmät (lääkitysturvallisuus, hygienia- ja infektioturvallisuus, toimitila- ja laiteturvallisuus) työstävät ajankohtaisia kehittämiskohteita, uusia toimintatapoja ja ohjeita sekä valmistelevat henkilöstön perehdytysmateriaalia. Valmistellut asiat tuodaan omavalvonnan kehittämistyöryhmän kautta sairaalapalveluiden johtoryhmään hyväksyttäväksi ja sitä kautta viestittäväksi ja käyttöönotettavaksi kaikkiin yksiköihin.
Palveluiden laadun ja turvallisuuden seurantaan liittyvät mittarit ovat työn alla omavalvonnan kehittämistyöryhmässä ja vuoden 2024 aikana mittarit saadaan tuotantoon.
Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa sekä aina toiminnassa tapahtuessa muutoksia.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Tämä suunnitelma on laadittu 13.12.2024.

VAKEn sairaalapalveluiden omavalvontasuunnitelman raportointi ajalla 01-04/2025 osastolla 1 Katriinan sairaala

Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee Katriinan sairaalan osaston 1 omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa ajalla 01/. Raportti kattaa ajanjakson 01-04/2025. 

 1. Valvontakäyntien tai yksikön omat havainnot 

Laadunvalvonnan valvontakäynti on toteutettu 13.2.2025. Valvontakäynnille osallistui Osastonhoitaja Mari Pulkkinen, Ylilääkärit Jarmo Anttila ja Kaisa Halinen, Toimialuepäällikkö Tarja Mietola-Koivisto sekä laadunvalvojat Jenni Keisu ja Mikko Männikkö. 

Raportissa ei ilmennyt poikkeamia omavalvontasuunnitelman toteuttamiseen ja seurantaan liittyen. Muutamia kehityskohteita valvontakäynnillä huomattiin: 

1. Henkilökunnan osallistaminen omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja seurantaan. Tähän liittyen omavalvontaan liittyvää seurantaa käsitellään aktiivisemmin osastokokouksissa ja osallistetaan henkilökuntaa kehittämistoimenpiteiden suunnitteluun. 
2. Henkilöstön työhyvinvointia seurataan ainoastaan Pulssi-kyselyn avulla kerran kvartaalissa. Kehittämistoimenpiteenä otettu lähijohtajan toimesta tiiviimpi seuranta henkilökohtaisten, kasvotusten tapahtuvien keskustelujen muodossa käytäntöön. 
3. Tunnistettu, että kehittämiskohtia löytyy sairaalapalveluiden yhtenäisten toimintamallien käyttöönotossa omavalvonnan seurantaan liittyen. Keväällä 2025 on otettu käyttöön yhtenäinen seurantatapa ja osastoille on jalkautettu esimerkiksi käsihuuhdeseurantaan liittyvät, jokaista osastoa koskevat ohjeet ja raportointitapa. 
4. Potilaan moniammatillisen hoitosuunnitelman luomiseen liittyen tunnistetaan kehittämiskohtia eri ammattiryhmien kesken. Toimintaa on kevään 2025 aikana kehitetty sairaalapalveluiden yhteisissä kehittämisryhmissä, johon on osallistettu myös sairaalan henkilökuntaa. 
5. Tunnistettu, että potilaiden aktiivisempi kuntouttaminen vaatii kehittämistä ja jokaisen ammattiryhmän välistä hyvää viestintää. Aihetta on käsitelty yhteisissä moniammatillisissa kokouksissa ja otettu huomioon uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
6. Tunnistettu, että osastolla on laajaa monikulttuurisuutta ja erilaisia kielitaitotasoja. VAKElla on tarjottu erilaisia kielikoulutuksia ja lähijohtajan tukemana kielitaidon kehittymistä seurataan tiiviisti.      

2. Asiakaspalautteet 

Potilaiden ja läheisten palautteita on saatu ajalla 01-04/2025 yhteensä 3 kpl. 

Positiivisia 1kpl

Moitteita 1 kpl 

Kehitysehdotukset 1 kpl

Kehitysehdotukset ja niiden pohjalta tehdyt konkreettiset kehittämistoimenpiteet

- Verkkosivujen päivitys (maskin käyttö ja vierailuajat). Tätä palautetta edistetty ja pyydetty muutoksia myös osaston paikkamäärään sekä vierailuaikoihin.

Kaikkiin palautteisiin on reagoitu ja nämä käyty läpi henkilökunnan kanssa. 

 3. Henkilöstön osallistuminen 

Henkilöstö on osallistunut omavalvontasuunnitelman toteuttamiseen ja seurantaan seuraavasti: 

- Omavalvontaan liittyvät säännölliset työryhmäpalaverit kuten hygienia- ja infektioturvallisuustyöryhmä, turvallisuustyöryhmä, laitevastaavien työryhmä sekä lääkitystyöryhmä. Näihin osallistuu osaston vastuuhenkilöt ja täältä jalkautetaan myös uusia ohjeistuksia sekä kehitetään omavalvonnan kokonaisuutta. 

4. Mittarit ja seuranta 

Laadun ja turvallisuuden mittareita on käytössä mm:

- HaiPro, QPro ja Spro palautejärjestelmät henkilöstölle, potilaille sekä omaisille

- Käsihuuhdeseuranta kuukausitasolla

- Apotin skannausluvut, jolla voidaan seurata potilasturvallisuutta mm. lääkehoidon toteutumisessa sekä infektioturvallisuuden kannalta

5. Yhteenveto 

Valvontakäynnillä on todettu, että osaston omavalvonta toteutuu ohjeiden mukaisesti. Kehityskohtia työstetään osastolla parhaillaan. 

Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee Katriinan sairaalan osaston 1 omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa. Raportti kattaa ajanjakson 05-08/2025. 

1. Yksikön omat havainnot 

   Aikaisempia tunnistettuja kehityskohteita työstetään osastolla edelleen. Seuraavissa kehityskohteissa on mainittavaa käsiteltävältä ajanjaksolta.

   1. Henkilöstön työhyvinvoinnin seuranta. Osastolla on käyty herkästi neuvotteluita henkilöstön kanssa, ja olemme myös hyödyntäneet työterveyspalveluiden tukea. Henkilöstön työhyvinvointiin pyritään panostamaan henkilökohtaisten neuvotteluiden, työilmapiiriä tukevien työnohjauksien sekä työvuorosuunnittelun avulla. 

    

2. Asiakaspalautteet 

   Potilaiden ja läheisten palautteita on saatu ajalla 05-08/2025 yhteensä 5 kpl. Samassa palautteessa saattoi olla sekä positiivista, että negatiivista palautetta. Tämä huomioiden palautteet koostuivat seuraavasti:

   Positiivisia: 4

   Moitteita: 2

   Kehitysehdotuksia: 1

   Kaikkiin palautteisiin on reagoitu ja nämä käyty läpi henkilökunnan kanssa. Positiiviset palautteet koskivat henkilöstön ystävällisyyttä ja potilaan kohtaamisen taitoa, sekä potilaalle jäänyttä hyvää hoitojaksokokemusta. Myös potilashuoneen huonetoverin läsnäolosta oli kiitetty. Negatiivinen palaute koski yksittäisiä hoitajien kohtaamisia. Lisäksi viikonloppu koettiin pitkästyttävänä aikana, kun esimerkiksi terapiapalveluita ei ole potilaiden käytettävissä. 

   Kehitysehdotukset ja niiden pohjalta tehdyt konkreettiset kehittämistoimenpiteet:

   Toivottu potilaille luettavaksi esim. lehtiä. Lisäksi kaivataan rauhallista oleskelutilaa, jossa potilaat voisivat oleskella. Osastolla tällaista tilaa ei ole mahdollista toteuttaa, mutta potilaan voinnin salliessa tällainen tila on saatavilla sairaalan tiloissa aulakerroksessa. Tämä pyritään informoimaan aina potilaille, kun tarvetta esiintyy. 

    

3. Mittarit ja seuranta 

   Käytössä olevia mittareita hyödynnetään ja seurataan jatkuvasti. Erityisesti Apotin potilasturvallisuutta tukevien mittareiden jalkauttamista hoitotyöhön tehdään jatkuvasti. 

   HaiPron kautta tulleiden lääkehoitoon liittyvien vaaratilanteiden käsittely on tehty ajalta heinäkuu- syyskuu 2025, yhdessä ylilääkärin kanssa. Näitä käsitellään seuraavassa omavavontaraportissa. 

    

4. Yhteenveto 

   Yksikön omat havainnot on käyty läpi omavalvontasuunnitelman raportointimallin mukaisesti ja todettu, että osaston omavalvonta toteutuu ohjeiden mukaisesti. Osastolla panostetaan tällä hetkellä turvallisen lääkehoidon toteuttamiseen ja lääkehoidon osaamisen perehdyttämiseen.