Omavalvontasuunnitelma Sairaalapalvelut/Terapiapalvelut

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Terapiapalvelut
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Toimintaa kolmessa eri toimipisteessä    
Katriinan sairaala: Katriinankuja 4, 01760 Vantaa
Peijaksen sairaala, Akos 1-2: Sairaalakatu 1, 01400 Vantaa
Keravan terveysasema, Akos 3: Metsolantie 2, 04200 Kerava        
Toimintayksikön puhelin 0503121605 (Osastonhoitajan puhelinnumero)
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Osastonhoitaja
Anna Aaltonen    
Puhelin +358 503121605
Sähköposti anna.aaltonen@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Hetti Kirves    
Puhelin +358 40 545 0232
Sähköposti hetti.kirves@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Jarmo Anttila    
Puhelin +358406146550
Sähköposti jarmo.anttila@vakehyva.fi
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus: 

Sairaalapalvelut tuottavat perusterveydenhuollon tasoista sairaalapalvelua hyvinvointialueen asukkaille sairaalassa. Terapiapalvelut tuottavat fysioterapian ja toimintaterapian palveluita sairaalapalveluiden potilaille. Palvelualueeseen kuuluvat kaksi akuuttigeriatrista osastoa Peijaksen sairaalassa, yksi akuuttigeriatrinen osasto Keravan terveyskeskuksessa ja seitsemän hoito- ja kuntoutusosastoa sekä yksi yhteistyöosasto HUS:n kanssa Katriinan sairaalassa.
Potilaat ohjautuvat sairaalapalveluihin päivystyksen ja erikoissairaanhoidon kautta. Akos 1-3:lla fysioterapeutti arvioi jokaisen potilaan ja tekee potilaalle suunnitelman kuntoutumisen etenemiseksi. Kuntouttavilla osastoille 1-8 fysioterapiaan ohjaudutaan joko suoraan tai lääkärin määräyksellä. Toimintaterapeutille ohjaudutaan lääkärin määräyksellä tai ohjauksella. Toimintaterapeutti arvio määräyksellä tulleet potilaat ja tekee tarvittaessa suunnitelman kuntoutumisen etenemiseksi. Kuntoutus tapahtuu sairaalan tiloissa ja kotikäynteinä osastohoidossa oleville potilaille tai esimerkiksi apuvälinesovituksessa potilaan kanssa kyseisen palveluntuottajan toimipisteessä. 
Potilaan kotiutumisen lähestyessä osa potilaista ohjataan kotiuttamista edistävien palveluiden piiriin, missä työskentelee fysioterapeutti ja toimintaterapeutti. Terapeutit tekevät arvion ja suunnitelman potilaan kotiuttamisen tukemiseksi. Terapeutit voivat käydä potilaan luona osastolla ja kotiutumisen jälkeen yhdestä kolmeen kertaan potilaan kotona. 
 

Toiminta   Käyntimäärät keskimäärin kuukaudessa
Fysioterapia osastolla    3000
Kotiuttamista edistävät palvelut: Fysioterapia    35
Toimintaterapia osastolla    300
Kotiuttamista edistävät palvelut: Toimintaterapia    35

Arvot ja toimintaperiaatteet 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvoja ovat 
1.    Oikeudenmukaisuus 
•    Kohtaamme asiakkaat arvostavasti ja yksilöllisesti 
•    Selkeillä toimintamalleilla varmistamme yhdenvertaisen kohtelun 
•    Johdamme tasapuolisesti ja ammattitaitoisesti 
•    Toimimme yhdenvertaisesti, asiakaslähtöisesti ja läpinäkyvästi 
2.    Vastuullisuus 
•    Kehitämme osaamistamme jatkuvasti, ja toimimme tutkitun tiedon pohjalta 
•    Teemme parhaamme asiakkaan hyvinvoinnin eteen 
•    Kannamme vastuun työstämme ja arvostamme toisiamme 
•    Toimimme kustannustehokkaasti 
•    Toimimme ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävällä tavalla 
3.    Rohkeus 
•    Arvioimme toimintaamme aktiivisesti, ja haemme ratkaisuja haasteisiin 
•    Kannustamme henkilöstöä innovatiivisuuteen 
•    Uudistamme toimintaa asukkaiden, järjestöjen ja yritysten kanssa rohkeasti ja ennakoiden 
Teemme ennakkoluulottomasti muutoksista mahdollisuuksia 
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? 
Osastoilla voi olla satunnaisesti maksusitoumuksella toisen hyvinvointialueen asiakkaita. 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:  
Sairaanhoito- ja kuntoutuspalveluhoitojaksot     Kaunialan sairaala     Attendo Oy 
Kotisairaalahoito C-taso     Kotiin vietävä palvelu     Terhokoti 
Diagnostiset palvelut     Katriina, Kerava, Peijas     HUS diagnostiikkakeskus 
Apteekkipalvelut     Katriina, Kerava, Peijas     HUS Apteekki 
Lääkintälaitehuolto     Katriina, Kerava, Peijas     HUS Asvia 
Välinehuolto     Katriina, Kerava, Peijas     HUS Välinehuolto 
Turvapalvelut     Katriina     Securitas Oy 
Turvapalvelut     Kerava      Securitas Oy 
Turvapalvelut     Peijas     HUS kiinteistöt, Securitas Oy 
Ravitsemuspalvelut     Katriina, Kerava     Attendo Majakka 
Ravitsemuspalvelut     Peijas     HUS Asvia 
Siivouspalvelut     Katriina     SOL Oy 
Siivouspalvelut     Peijas      HUS Runkopalvelut
Tekstiilipalvelut, potilaat     Katriina, Kerava, Peijas     PURO 
Tekstiilipalvelut, henkilökunta     Kerava, Peijas     PURO 
Tekstiilipalvelut, henkilökunta     Katriina, Kultarikontie     Lindström Oy 
Kuoleman toteaminen          Etelä-Pohjanmaan Laatupäivystys Oy 
Vainajakuljetus          Calla Oy 
Jätehuolto     Katriina     Lassila-Tikanoja 
Lääkkeelliset kaasut (happi)     Katriina, Kerava     Woikoski

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa. 
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Osastonhoitaja
Anna Aaltonen    
Puhelin +358 503121605
Sähköposti anna.aaltonen@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Hetti Kirves    
Puhelin +358 40 545 0232
Sähköposti hetti.kirves@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Jarmo Anttila    
Puhelin +358406146550
Sähköposti jarmo.anttila@vakehyva.fi

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään vuosittain marraskuussa tai aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä hyvinvointialueen internetsivuilla ja paperisena versiona terapiapalveluiden toimipisteissä.
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Käypä hoito -suositukset

Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026

Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM)

Hygieniaohjeet

https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-terveydenhuollon-palvelut/SitePages/Tartuntatautien-ja-infektioiden-torjuntaohjeet.aspx

Siivousohjeet

https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-terveydenhuollon-palvelut/SitePages/Tartuntatautien-ja-infektioiden-torjuntaohjeet.aspx 

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Sairaalapalveluihin hoitoonpääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa.

Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti. 

Hoitoonpääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta. 

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Akuuttigeriatrisen kuntoutusosastojen (Akos 1-3) ylilääkärinä toimii Hetti Kirves ja kuntoutusosastojen (os. 1-8) toimii Jarmo Anttila. Osastonhoitaja Anna Aaltonen vastaa osaston henkilöstöhallinnosta, osaamisen varmistamisesta, henkilöstön resurssoinnista ja kehittämistehtävistä. Apulaisosastonhoitaja Katja Räsänen vastaa päivittäisestä henkilöstö resurssoinnista, toimii opiskelija- ja perehdyttämisvastaavana sekä huolehtii työvuorosuunnittelusta. 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Esihenkilöllä on päävastuu riskienhallinnasta toimintayksikössä. 
Vastuualue    Vastuuhenkilö
Apotti tukihenkilö

Kirsi-Marja Honkalammi (fysioterapia, Katriina)
Pirjo Rajakangas (fysioterapia, Katriina)
Niina Sohlsten (fysioterapia, Katriina)
Anniina Kosonen (fysioterapia, Peijas)
Hanna Tamminen (toimintaterapia)

Apuvälinevastaavat    

Susanna Harju (Katriina)
Alina Airikainen (Katriina)
Enni Huhtapelto (Kerava)
Jasmin Lounia (Peijas)

Turvallisuusvastaavat    

Minna Dahlberg (Katriina)
Pirjo Rajakangas (Katriina)
Keravan Akos 3:lla ja Peijaksen Akos 1-2:lla turvallisuusvastaavat määritelty osastolta.
 

Hygieniavastaavat    

Catharina Elander (Katriina)
Elina Heinonen (Katriina)
 

Effector pääkäyttäjät (osastolainaus)    

Anna Aaltonen 
Katja Räsänen
 

Opiskelijavastaavat    

Katja Räsänen
Pauliina Kiiskinen (Peijas)
Niina Sohlsten (Katriina)
Pirjo Rajakangas (Katriina)
Hanna Tamminen (Katriina)
Niina Guerrero (Kerava)

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö :
Osastonhoitaja
Anna Aaltonen    
Puhelin +358 503121605
Sähköposti anna.aaltonen@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Hetti Kirves    
Puhelin +358 5450232
Sähköposti hetti.kirves@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Jarmo Anttila    
Puhelin +358406146550
Sähköposti jarmo.anttila@vakehyva.fi

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Sairaalapalvelujen henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, potilastietojen käsittelyyn, tietosuojaan, turvallisuuteen sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. 
Perehtymiseen on materiaalia intranetissä muun muassa meillä töissä ja työn tueksi -sivustoilla. LOKI-koulutustenhallintajärjestelmän kautta ilmoittaudutaan Noheva-verkko-oppimisympäristössä toteutettuun perehdytysohjelmaan. Näiden lisäksi materiaalia on myös sairaalapalvelujen Teams-kanavilla. Lähijohtaja sopii uuden työntekijän kanssa tavoitteet perehtymiselle ja seuraa perehtymisen edistymistä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajien yhteinen tehtävä.
Sairaalapalveluissa kartoitetaan työntekijöiden osaamistarpeet ja käydään kehityskeskustelut vuosittain tammi-helmikuussa. Apuna tässä on myJopi-sovellus. Strategian, osaamistarpeiden, kehityskeskusteluiden, työhyvinvointitutkimusten, asiakaspalautteiden ja Haipro-järjestelmän kautta saatujen ilmoitusten perusteella laaditaan vuosittain täydennyskoulutussuunnitelma, mikä koostuu sairaalapalvelujen sisäisistä koulutuksista, VAKE-tasoisista koulutuksista ja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavista koulutuksista. Koulutustallenteet ja materiaalit viedään sairaalapalvelujen intraan kaikkien saataville. Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle.
Loki koulutustenhallintajärjestelmää käytetään myös täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen seurantaan. Lähijohtajat pääsevät seuraamaan työntekijöiden koulutuspäivien lukumäärää ja laatua järjestelmän raportointiosion kautta. Tarvittaessa työntekijät voidaan määrätä koulutuksiin, jos täydennyskoulutusvelvoite ei toteudu.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 2/2024
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumissuunnitelma)
Katriinan toimipiste, päivitetty 1.3.2024
Keravan toimipiste, päivitetty 25.3.2024
Peijaksen toimipiste, päivitetty 20.8.2024     
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Sairaalapalvelujen suunnitelma päivitetty: Valmistelussa
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 6/2023
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: Ei ole käytössä terapiapalveluissa

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat:
•    Psykososiaaliset kuormitustekijät
•    Tapaturman vaarat
•    Ergonomian / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät
•    Fysikaaliset vaaratekijät
•    Kemialliset altisteet
•    Biologiset altisteet
Riskienarviointi päivitetty: Yksikkökohtaiset arvioinnit päivitetty 2/2024. 
Potilas- / asiakasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien ilmoittamiseen ja raportointiin on käytössä HaiPro-ohjelmisto. SPro on vastaavasti tarkoitettu sosiaalihuoltolain mukaisiin epäkohta- ja epäkohdan uhka ilmoituksiin ja niiden raportointiin. Työturvallisuutta varantavat tapahtumat ilmoitetaan ja raportoidaan WPro-ohjelmistoa.
HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan potilaan turvallisuutta vaarantavat tapahtumat, jotka aiheuttavat tai voivat aiheuttaa haittaa potilaalle. HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan siis sekä läheltä piti -tapahtumia että haittatapahtumia. Ilmoitus tulee tehdä aina kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla 
voitaisiin toiminnasta saada turvallisempaa. Jos ilmoittaja on epävarma ilmoittamisesta, on varminta tehdä ilmoitus.
SPro-järjestelmään tehdään ilmoitus, jos tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Myös sairaalapalveluiden työntekijän tulee tehdä ilmoitus, jos hoidossa olevan potilaan kohdalla tulee epäily epäkohdasta tai puutteesta.

Alla olevaan taulukkoon on lueteltu kaikki hyvinvointialueella poikkeamien ilmoittamiseen käytössä olevat kanavat.
Riski, poikkeama, epäkohta tai ilmoitusvelvollisuus    Ilmoittamistapa    Vastuu viranomainen
Asiakas- ja potilasturvallisuuden vaaratapahtumat    HaiPro/Spro    
Väärinkäyttöilmoitus (ns. whistleblowing-direktiivi)    Väärinkäyttöilmoitus-
lomake (Intrassa)    
Ilmoitus sosiaalihuollon epäkohdasta (sosiaalihuoltolaki §48)    SPro    Tarvittaessa AVI
Työturvallisuusilmoitus (henkilöstöön kohdistuva haitta- tai vaaratapahtuma)    WPro    
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta    HaiPro    
Työturvallisuusilmoitus ja riskienhallinta    HaiPro    
Tietoturva- ja tietosuojapoikkeamat    Viipymättä yhteys esihenkilöön, tarkemmat ohjeet Intran tietoturva- ja tietosuojaosiossa.     
Tietoturvaloukkaus    Viipymättä yhteys esihenkilöön, tarkemmat ohjeet Intran tietoturva- ja tietosuojaosiossa.    
Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon hoitoilmoituskanta     HILMO    THL
Lääkkeiden ja rokotusten haittavaikutusilmoitukset    Fimean lomake    Fimea
Lääkinnällisten laitteiden poikkeamat    HaiPro & Fimean lomake    Fimea
Säteilyvaarailmoitukset        STUK
Valvottavat tartuntataudit        THL
Ruoka- ja vesivälitteisten epidemioiden ilmoittaminen        Ruokavirasto
Yhteistyö onnettomuuksien ehkäisemisessä (pelastuslaki §42)        Pelastuslaitos

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn.
Sairaalapalveluissa esihenkilöt vastaavat haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä. 
Korjaavat toimenpiteet kirjataan esihenkilöiden toimesta ohjelmistoon, jonka kautta ilmoitus on tehty (Haipro, SPro, WPro). Sovitut muutokset työskentelyssä, muistutus sovittujen toimintatapojen noudattamisesta tai muut korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon. Muille yhteistyötahoille viestitään sähköpostitse. 
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Riskiluokka    Riskitekijät    Selittävä tekijä
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Työn pakkotahtisuus
Kiire
Liian kovat vaatimukset tai tavoitteet    Potilaiden nopea vaihtuminen lisää työmäärää
Hoitohenkilökunnan vaihtuminen ja sen vaikutukset
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Väkivallan uhka    Osastolla työssä voi olla väkivallan uhka
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Yksin tehtävät kotikäynnit    Fysio- ja toimintaterapeutit voivat tehdä kotikäyntejä itsekseen, mikä nostaa riskiä esim. väkivallan osalta. 
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Vaikutus mahdollisuuksien puute    Hankinnoissa kestää esim. apuvälineitä ei ole saatavilla
Ergonomia / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät    Työtason korkeus    Kaikilla terapeuteilla ei ole käytössä sähköpöytää tai säädettävää pöytää tietokonetta käyttäessä.
Biologiset altisteet    Tartuntavaara, esim. bakteerit ja virukset    Osastoilla on erilaisia epidemioita (korona/noro/influenssa/yms) säännöllisesti.
 

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: 
Riskiluokka    Riskitekijät    Selittävä tekijä    Ennaltaehkäisy ja hallinta
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Työn pakkotahtisuus
Kiire
Liian kovat vaatimukset tai tavoitteet    Potilaiden nopea vaihtuminen lisää työmäärää
Hoitajien nopea vaihtuminen    v. 2024 syksyllä tarkastellaan fysioterapeutin työnkuvaa. Tavoitteena maltillinen työkuorma
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Väkivallan uhka    Osastolla työssä voi olla väkivallan uhka    Työntekijöitä ohjataan koulutuksiin
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Yksin tehtävät kotikäynnit    Fysio- ja toimintaterapeutit voivat tehdä kotikäyntejä itsekseen, mikä nostaa riskiä esim. väkivallan osalta.     Yksin tehtävät kotikäynnit varmistetaan alkuun, ettei ole tiedossa olevaa riskiä. Ohjataan myös koulutuksiin. 
Psykososiaaliset kuormitustekijät    Vaikutus mahdollisuuksien puute    Hankinnoissa kestää esim. apuvälineitä ei ole saatavilla    Toimintaa on avattu ja tehty läpinäkyväksi. 
Ergonomia / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät    Työtason korkeus    Kaikilla terapeuteilla ei ole käytössä sähköpöytää tai säädettävää pöytää tietokonetta käyttäessä.    Akuuteimmassa tarpeessa oleville pöydät hankittu. 
Biologiset altisteet    Tartuntavaara, esim. bakteerit ja virukset    Osastoilla on erilaisia epidemioita (korona/noro/influenssa/yms) säännöllisesti.    Koulutettu ja ohjeistettu suojautumisissa
            

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Riskienhallinnan ja korjaavia toimenpiteitä seurataan määritellyn aikataulun mukaisesti, kuitenkin vähintään vuosittain osastokokouksissa ja toimenpiteet kirjataan HaiPro Riskien arviointi -pohjaan. Osastokokouksessa kirjataan käsitellyt toimenpiteet. 
Riskienarviointi suoritetaan kerran vuodessa tai toiminnan muuttuessa terapiapalveluissa. Korjaavista toimenpiteistä tehdään suunnitelma tai kehittämisehdotus, ja uusi ohjeistus dokumentoidaan HaiPro riskien arviointi -pohjaan. Korvaavat toimenpiteet aikataulutetaan ja niihin sovitaan erikseen vastuuhenkilöt. Niiden toteutumista seurataan tarvittaessa osastokokouksissa. Sovituista korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan sähköpostilla, teamsilla ja osastokokouksessa. Muistiot tallennetaan terapiapalveluiden osaston teamsiin, josta jokainen työntekijä pääsee ne katsomaan ja käymään tarvittaessa aiheesta keskustelua.  
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä tapahtuu aina Sairaalapalvelujen johtoryhmän kautta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Ilmoitusvelvollisuus ja epäkohtailmoituksen tekemisen velvoite käydään läpi osastokokouksessa vuosittain omavalvontasuunnitelman tarkistuksen jälkeen. Uudet työntekijät ohjataan lukemaan omavalvontasuunnitelma työsuhteen alussa. 
Vaaratapahtumailmoituksen voi tehdä työntekijä ja asiakas/potilas tai läheinen/omainen. Ilmoittaminen perustuu luottamukselliseen ja syyttelemättömään vaaratapahtumien ilmoittamiseen ja käsittelyyn. Ilmoituksen tekemiseen ei tarvita käyttäjätunnuksia tai kirjautumista. Työntekijöiden vastuulla on epäkohtien tunnistaminen arjen työssä, niihin reagointi ja tiedon saattaminen johdon käyttöön. Työntekijät voivat tehdä ilmoituksen intranetistä löytyvän Asiakas- ja potilasturvallisuusvaaratapahtumailmoitus (HaiPro) -sovelluksen kautta. Vaaratapahtumailmoitusta tehdessä kiinnitetään huomiota tapahtumahetken olosuhteisiin, tapahtuman syntyyn vaikuttaviin tekijöihin sekä siihen, miten tapahtuman toistuminen voitaisiin estää. Ilmoituksen tekemisen tueksi on laadittu HaiPro asiakas- ja potilasturvallisuusilmoituksen täyttöohje. Asiakas/potilas tai läheinen/omainen voi tehdä internetissä asiakkaan/potilaan/läheisen vaaratilanneilmoituksen hoitoon, hoivaan tai palveluun liittyvästä vaaratilanteesta. 
Vaaratapahtumailmoitukset käsitellään kerran viikossa joko osastokokouksessa tai aamun osastopalaverissa.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Terapiapalveluissa työskennellään useammalla eri tehtävänimikkeellä ja vakituisia työntekijöitä on 29. Suurin osa työntekijöistä on terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Hyvinvointialueella ei vielä ole käytössä ajantasaista raportointijärjestelmää, josta tiedot olisi mahdollista poimia. Alla on lueteltuna kaikki nimikkeet työntekijämäärän mukaisessa suuruus- ja aakkosjärjestyksessä.

Fysioterapeutti
Toimintaterapeutti
Kuntohoitaja
Fysioterapeuttiopiskelija
Toimintaterapeuttiopiskelija
Osastonhoitaja
Apulaisosastonhoitaja

Sijaisten käytön periaatteet: 
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Jokaisen poissaolon kohdalla mietitään, tarvitaanko poissaoloon sijainen ja kuinka se järjestetään. Sairaalapalvelujen kokonaistilanne arvioidaan arkipäivisin päivittäisjohtamisen kokouksessa. Lyhytaikaisiin poissaoloihin sijaisen hankinta toteutetaan ensisijaisesti resurssipalveluiden sairaalan poolista. Lähijohtaja ilmoittaa tarpeen sähköpostitse resurssipalveluun. Resurssipalvelun käytöstä on sovittu pelisäännöt. Mikäli varahenkilöä ei ole saatavilla, voidaan tilata ulkopuolinen sijainen tai kysyä vapaaehtoisia työntekijöitä tekemään vuoro. Työntekijä voi saada vuorosta erillisen ohjeen mukaan korvauksen. Sijaisen hankinnasta vastaa virka-aikana lähijohtaja.

Lähijohtaja vastaa sijaisten järjestämisestä pitkäaikaisiin poissaoloihin. Henkilökuntaa rekrytoidaan sijaisuuksiin sisäisten sekä avoimien hakujen avulla.

Rekrytointi:
Sairaalapalveluihin rekrytoitaessa noudatetaan henkilöstöpalvelujen ohjeita, jotka löytyvät intranetistä. Palkkaava lähijohtaja tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki/Suosikki). Tämän lisäksi tarkistetaan, että sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä on hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito. Edellisten lisäksi valittavalta työntekijältä tai viranhaltijalta voidaan tietyissä tapauksissa tarkistaa luottotiedot ja hänelle voidaan tehdä suojelupoliisin toimesta turvallisuusselvitys. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön toisille työntekijöille.
Haastateltaessa työtehtävään hakijaa on haastattelijoita aina kaksi ja haastattelu pyritään pitämään läsnäolohaastatteluna. 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen 
Palkkaava lähijohtaja tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki/Suosikki).

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajien yhteinen tehtävä.
Sairaalapalveluissa kartoitetaan työntekijöiden osaamistarpeet ja käydään kehityskeskustelut vuosittain tammi-helmikuussa. Apuna tässä on myJopi-sovellus. Strategian, osaamistarpeiden, kehityskeskusteluiden, työhyvinvointitutkimusten, asiakaspalautteiden ja Haipro-järjestelmän kautta saatujen ilmoitusten perusteella laaditaan vuosittain täydennyskoulutussuunnitelma, mikä koostuu sairaalapalvelujen sisäisistä koulutuksista, VAKE-tasoisista koulutuksista ja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavista koulutuksista. Koulutustallenteet ja materiaalit viedään sairaalapalvelujen intraan kaikkien saataville. Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle.
Loki koulutustenhallintajärjestelmää käytetään myös täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen seurantaan. Lähijohtajat pääsevät seuraamaan työntekijöiden koulutuspäivien lukumäärää ja laatua järjestelmän raportointiosion kautta. Tarvittaessa työntekijät voidaan määrätä koulutuksiin, jos täydennyskoulutusvelvoite ei toteudu.

Tämän lisäksi tarkistetaan, että sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä on hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito.

Henkilöstön perehdytys:
Sairaalapalvelujen henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, potilastietojen käsittelyyn, tietosuojaan, turvallisuuteen sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. 
Perehtymiseen on materiaalia intranetissä muun muassa meillä töissä ja työn tueksi -sivustoilla. LOKI-koulutustenhallintajärjestelmän kautta ilmoittaudutaan Noheva-verkko-oppimisympäristössä toteutettuun perehdytysohjelmaan. Näiden lisäksi materiaalia on myös sairaalapalvelujen Teams-kanavilla. Lähijohtaja sopii uuden työntekijän kanssa tavoitteet perehtymiselle ja seuraa perehtymisen edistymistä.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitäminen on sekä työntekijöiden että lähijohtajien yhteinen tehtävä.
Sairaalapalveluissa kartoitetaan työntekijöiden osaamistarpeet ja käydään kehityskeskustelut vuosittain tammi-helmikuussa. Apuna tässä on myJopi-sovellus. Strategian, osaamistarpeiden, kehityskeskusteluiden, työhyvinvointitutkimusten, asiakaspalautteiden ja Haipro-järjestelmän kautta saatujen ilmoitusten perusteella laaditaan vuosittain täydennyskoulutussuunnitelma, mikä koostuu sairaalapalvelujen sisäisistä koulutuksista, VAKE-tasoisista koulutuksista ja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavista koulutuksista. Koulutustallenteet ja materiaalit viedään sairaalapalvelujen intraan kaikkien saataville. Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle.
Loki koulutustenhallintajärjestelmää käytetään myös täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen seurantaan. Lähijohtajat pääsevät seuraamaan työntekijöiden koulutuspäivien lukumäärää ja laatua järjestelmän raportointiosion kautta. Tarvittaessa työntekijät voidaan määrätä koulutuksiin, jos täydennyskoulutusvelvoite ei toteudu.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Opiskelijan ammattiryhmät:
•    Fysioterapeuttiopiskelija
•    Toimintaterapeuttiopiskelija
•    Yksittäisiä päiviä voi olla mukana esim. lähihoitaja- tai sairaanhoitajaopiskelija. 
Opiskelijat ohjautuvat Terapiapalveluihin Jobiili -järjestelmän kautta. Opiskelija ohjataan tietylle osastolle työharjoittelujakson ajaksi ja kyseisen osaston fysio- tai toimintaterapeutit toimivat ohjaavina henkilöinä harjoittelujakson ajan. Osastonhoitaja ja apualaisosastonhoitaja huolehtivat opiskelijalle avaimet ja tunnukset sekä käyvät läpi tietoturvaan liittyvät teemat pyytämällä allekirjoittamaan tietosuojasitoumuksen sekä annetaan perehdytyslomake. Työharjoittelujakson aikana ohjaaja käy aktiivisesti läpi opiskelijan etenemistä työharjoittelun aikana ja osallistuu koulun vaatimiin väliaikakeskusteluihin. Työharjoittelujakson päätteeksi osastonhoitaja käy loppukeskustelun opiskelijan kanssa.
Opiskelijaa pyydetään harjoittelujakson lopuksi täyttämään Gless-palaute. 
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Pulssi -kysely toteutetaan kolmen kuukauden välein Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella. VAKE-Pulssin vastauksien ja vastaajien kommenttien perusteella kertyvän datan reaaliaikainen ja älykäs analyysi auttaa tiimejä, lähijohtajia ja johtoa ymmärtämään paremmin organisaatiotaan ja kehittämään oikeita asioita hyvinvointia ja työn tekemisen edellytyksiä tukevaksi. Pulssikyselyssä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Kyselystä nousevien asioiden perusteella seuraamme yksikkömme työilmapiiriä ja johtamisen tasoa. Seurantamittaukset mahdollistavat tilanteen seuraamisen ja tarvittavien toimenpiteiden työstämisen. Kysely lähetetään automaattisesti työntekijän sähköpostiin. Asiasta muistutellaan Terapiapalveluiden TEAMS kanavalla sekä osastokokouksissa. 
Pulssi -kyselyn tulokset käydään läpi seuraavassa osastokokouksessa henkilöstön kanssa. Tulosten pohjalta mietitään missä on onnistuttu sekä kehityskohteita. 
VAKE-Pulssi kertoo työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. VAKE-Pulssin avulla henkilöstön ääni saadaan kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten osaston henkilöstömme voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Terapiapalveluissa työskentelee fysioterapeutteja, toimintaterapeutteja ja kuntohoitaja. Terveydenhuollon ammattien harjoittamisen vaatimukset on säädetty terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetussa laissa (559/1994). Terveydenhuollon ammateissa toimiessa työntekijältä edellytetään koulutusta ja Valviran laillistusta tai rekisteröintiä. Tämän lisäksi työskentely edellyttää riittäviä ammattitaitoja ja – tietoja sekä sitä, että työntekijä on kykenevä terveydentilansa ja toimintakykynsä puolesta toimimaan ammatissaan. Terveystoimialan ohjeistuksen mukaan työnantaja tarkistaa ennen päätöstä palvelukseen ottamisesta, että palkattavalla henkilöllä on tutkinnon lisäksi myös Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) myöntämä laillistus tai rekisteröinti. Toimiala edellyttää, että sekä laillistetut ammattihenkilöt että nimikesuojatut ammattihenkilöt on merkitty Valviran rekisteriin. Sama koskee myös ostopalveluina mahdollisesti työhön tulevia työntekijöiltä. 
Osaamisen seurannan yksi mittari on omasta työstä selviytyminen. Työskentelyn asianmukaisuus tulee ilmi asiakaspalautteiden kautta tai suoraan potilailta/heidän omaisiltaan ja työyhteisöltä. Mahdolliset epäkohdat otetaan puheeksi asianosaisen henkilön kanssa ja näin pyritään heti puuttumaan hankaliin tilanteisiin. 

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Fysioterapeuttien sijoittumiset osastoittain

Toimintaterapeuttien sijoittumiset osastoittain

Kotiuttamista edistävistä palveluissa (KEP) työskentelee yksi fysioterapeutti ja yksi toimintaterapeutti arkena klo 7-18 välisenä aikana. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Arkena toteutuvassa toiminnassa (yleistyöaika 10) työntekijät ovat sovitusti paikalla siten, että yllä oleva henkilöstömäärä toteutuu. Akos 1-2:lla (yleistyöaika 11) ja KEP:ssä on käytössä yhteisöllinen työvuorosuunnittelu sähköisessä Titania-työvuorosuunnittelussa. Apulaisosastonhoitaja huolehtii työvuorojen hienosäädöstä ja yhdessä osastonhoitajan kanssa hän varmistaa riittävän henkilöstövahvuuden jokaiseen työvuoroon. Vakanssilistaa seuraamalla varmistetaan, että jokaisessa toimessa on työntekijä.
Vuosilomat osastolla ns. ketjutetaan eli yhtä aikaa ei ole useita työntekijöitä poissa. Äkillisiä poissaoloja paikataan varahenkilöstöllä, kysymällä omia työntekijöitä vuoroihin tai viimeisenä vaihtoehtona yksityisen palveluntuottajan työntekijän vuokraamisella.  

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Jos henkilöstöä ei ole jostain syystä riittävästi osastolla niin toimintaa priorisoidaan. Ensisijaisesti hoidetaan potilaiden alkuarviot sekä kotiutukset. Tämän jälkeen tehdään kuntoutusta potilaille. 

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Terapiapalveluissa ei toteuteta lääkehoitoa.
Lääkehoitosuunnitelma on laadittava sosiaali-ja terveysministeriön Turvallinen lääkehoito -oppaan (2021:6) mukaisesti. STM:n opas löytyy osoitteesta: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162847
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaan lääkehoitoon. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (341/2011) mukaan lääkehoidon turvallisuus on yksi potilasturvallisuuden keskeisimmistä tekijöistä. Lääkehoitosuunnitelma varmistaa, että eri ammattinimikkeillä työskentelevän henkilöstön toimintatavat sekä valmiuksien ja lisäkoulutustarpeiden arviointi ja ylläpitäminen ovat yhtäläiset. Suunnitelma toimii myös lääkehoidon perehdytyksen työvälineenä. Suunnitelmallisesti ja laadukkaasti toteutettava lääkehoito lisää potilasturvallisuutta ja tuottaa kustannussäästöjä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma liitteineen löytyy intranetistä. 
Hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelman lisäksi jokaisella yksiköllä on oma lääkehoitosuunnitelmansa, jossa kuvataan tarkemmin lääkehoidon toteuttamista, lääkkeiden kulutuksen seurantaa ja valvontaa. Yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan suunnitelman ylläpitoa, päivittämistä, toimeenpanoa sekä seurantaa. Suunnitelmassa kuvataan toimintakäytännöt lääkehoidon toteuttamisessa tapahtuneista poikkeamatilanteista sekä toimintakäytännöistä potilaalta palautuneiden ja käyttämättä jääneiden lääkkeiden käsittelystä. Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelma löytyy intranetistä sairaalapalvelujen omilta sivuilta.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:

Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa:
Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Terveydenhuollon laitteella tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 §:n mukaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen. Toiminnanharjoittajan velvollisuuksista on säädetty terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain 24–26 §:ssä sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston antamissa määräyksissä 1-4/2010. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden aiheuttamista vaaratilanteista tehdään ilmoitus Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammattimaisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta.
Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa (löytyy Intrasta). Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.
Sairaalapalveluissa käytetään lääkintä-, hoito- ja diagnostiikkalaitteita, ohjelmistoja, hoitotarvikkeita, instrumentteja ja suonensisäisesti annosteltavia nesteitä. Yksikkökohtaisissa omavalvontasuunnitelmissa on kuvattu siellä käytössä olevat laitteet ja tarvikkeet. Lääkintälaitteet on kirjattu kahteen eri rekisteriin johtuen siirtymävaiheesta hyvinvointialueelle. Vantaalta siirtyneiden yksiköiden lääkintälaitteet ovat Mequsoft-rekisterissä ja Keravalta siirtyneiden yksiköiden lääkintälaitteet Spotilla-rekisterissä. Apuvälineet ovat omassa Effector-rekisterissään. Diagnostiikkalaitteet on vuokrattu HUS-diagnostiikkakeskukselta, joka ylläpitää niiden rekisteriä. Ohjelmistot rekisteröity VAKEn tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuriin. Hoitotarvikkeet tilataan HUS logistiikan ja VAKEn tilausportaaleiden kautta, joihin rekisteröityvät tilatut ja toimitetut tuotteet. Instrumenteissa käytetään pääasiassa kertakäyttötuotteita. Monikäyttöiset tuotteet on rekisteröinyt ja ne huoltaa HUS runkopalveluihin kuuluva välinehuolto. Suonensisäiset nesteet rekisteröi ja toimittaa tilausten pohjalta HUS Apteekki.
Terapiapalvelut, Effectoriin rekisteröidyt apuvälineet
•    Rollaattorit
•    Kävelytelineet
•    Pyörätuolit
•    Nostolaitteet 
•    Seisomateline
•    Siirtymälauta/liukulauta
•    Istuintyynyt
•    Siirtotelineet, pyörällinen
•    Suihkutuolit (pyörälliset)
Laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät vaaratilanteet ilmoitetaan kohdassa 5.2 riskien tunnistaminen ja ilmoittaminen kuvatun mukaisesti. Ilmoitusten tekeminen, samoin kuin muut laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät ohjeet sekä velvollisuus niiden noudattamisesta, on osa perehdytystä.

Toimintayksikön nimetty laitevastaava/apuvälinevastaava: 
Anna Aaltonen, osastonhoitaja
Susanna Harju (Katriina)
Alina Airikainen (Katriina)
Enni Huhtapelto (Kerava)
Jasmin Lounia (Peijas)

6.5 Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Sairaalapalvelut toimivat vuokratiloissa Katriinan sairaalassa, Keravan terveyskeskuksessa ja Peijaksen sairaalassa. 
Kaikki käytössä olevat tilat ovat kulunvalvonnan ja vartiointipalvelujen piirissä. Tarkemmin tilojen suojauksesta kerrotaan kiinteistökohtaisissa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmissa. Jokaisen kiinteistön siivous ja jätehuolto on järjestetty eri tavoin ja nämä on kuvattu alla:
Katriinan sairaalassa siivouspalvelut tuottaa SOL-siivouspalvelut. Jätteiden lajittelu tapahtuu yksiköissä, joista ne kuljetetaan jätehuoneeseen. B-talossa on lisäksi käytössä sekajätettä varten jätekuiluyhteys suoraan jätehuoneeseen.

Keravan terveyskeskuksessa siivouspalvelun tuottaa osastoille sairaalapalvelujen oma henkilöstö ja muissa tiloissa Keravan kaupunki. Jätteet kuljetetaan yksikköjen läheisyydessä oleviin jätehuoneisiin, josta sairaalapalvelujen huoltomiehet kuljettavat ne kiinteistön jätteenkeräyspisteeseen. Keravalla lääkejätteet (pistävät, viiltävät, nestemäiset, kiinteät) hoitaa Lassila & Tikanoja, paperijätteet hoitaa Lindholm ja Kiertokapula hoitaa muut jätteet (sopimuksista vastaa Keravan kaupunki).

Peijaksen sairaalassa siivouspalvelun ja jätehuollon (pääasiassa) tuottaa HUS runkopalvelut. Lääkejätteiden ja muiden erityisjätteiden hoidosta on sopimus Lassila & Tikanojan kanssa.
Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010.
Terapiapalveluiden tilat
Katriinan sairaala
Fysioterapeuttien tilat, pääsääntöisesti kirjaamista varten
Kuntosali
2 varastohuonetta terapiapalveluiden vieressä
Apuvälineiden päävarasta (A-talo, kellarikerros)
Toimintaterapeuttien tila (kirjaamista varten) ja harjoituskeittiö
Lastahuone (A-talo)
Harjoituskeittiö B-talon puolella
Kerava
Terapeuttien kirjaamistila (B-talo, h. 70)

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija. 
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Kaikki käytössä olevat tilat on rakennettu sairaalakäyttöön mutta ne eivät enää kaikin tavoin vastaa tämän päivän sairaalahoidon vaatimuksia. Haasteita aiheuttavat monen hengen potilashuoneet sekä liian vähäinen saniteetti- ja tukipalvelutilojen määrä. Toiminnan hajautuminen kolmeen eri kiinteistöön lisää tarvetta erilaisille logistisille ratkaisuille ja kasvattaa resurssien tarvetta. Käynnissä on ollut useamman vuoden ajan ns. Peijas-kampus hanke, jonka tavoitteena on saada VAKEn alueen sairaalapalvelut keskitettyä Peijaksen sairaala-alueelle.  

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intrasta VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa (sharepoint.com).
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa (sharepoint.com).
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2.

6.6     Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon ja kuntoutuksen kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Fysio- tai toimintaterapeutin tekemää suunnitelman kuntoutumisen näkökulmasta yhdessä potilaan kanssa, jos se vain on mahdollista. Potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden kuntoutus mahdollisuuksista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Kuntoutussuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 
Käytössä ovat myös Rover-laitteet, jotka antavat mahdollisuuden ainakin osittain kirjata reaaliajassa, vaikka potilaan luona.  Rover otetaan käyttöön laajemmin vuoden 2024 aikana. 
Terapiapalveluissa käytetään Effector -järjestelmää, mihin kirjataan potilaalle lainatut apuvälineet. 
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden. Tiedonkulku työvuorosta toiseen tapahtuu yksikkökohtaisesti sovitulla raportointitavalla.
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen. 
Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus Navisec-verkkokoulutusjärjestelmässä. Uudet työntekijät suorittavat koulutuksen perehdytysjaksonsa aikana, viimeistään koeajan päättymiseen mennessä. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käsittelee henkilötietoja eri lakisääteisiin käyttötarkoituksiin. EU:n yleinen tietosuoja-asetus edellyttää, että rekisterinpitäjä antaa rekisteröidylle kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot, joiden perusteella rekisteröity saa kattavan ja selkeän kuvan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudesta.

Tietosuojaselosteet on koottu hyvinvointialueen internetsivuille rekisteristä vastaavan toimialan mukaisesti. Tietosuojaselosteissa kerrotaan muun muassa siitä, kuka rekisterinpitäjä on, mihin tarkoituksiin rekisterien henkilötietoja kerätään, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste, mitä tietoja rekistereihin tallennetaan, kuinka kauan henkilötietoja tarvitaan ja luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin. https://vakehyva.fi/fi/henkilotietojen-kasittely Intrasivuilta löytyvät tietosuojaselosteet niistä rekistereistä, jotka koskevat vain henkilöstöä. https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-tietoturva-tietosuoja/SitePages/Tietosuojaselosteet.aspx

Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Tietoturva seuraa ja raportoi tietoturvan toteutumista yksikössä, sekä koordinoi tietoturvapoikkeamien havainnointia ja näihin vastaamista. Yksikön henkilöstö on perehdytetty toimimaan poikkeama ja häiriötilanteen aikana. 
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Tietoturvayksikkö tukee tietohallintoa ja toimialoja tietoturvallisten järjestelmien, prosessien ja toimintatapojen suunnittelemisessa ja toteuttamisessa. Lisäksi tietoturva seuraa ja raportoi tietoturvan toteutumista, sekä koordinoi tietoturvapoikkeamien havainnointia ja näihin vastaamista.
Tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat ohjeistukset löytyvät hyvinvointialueen intranetista https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-tietoturva-tietosuoja/sitepages/Tietoturva-ja-tietosuoja.aspx 
https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-tietoturva-tietosuoja/SitePages/Tietoturva--ja-tietosuojapolitiikka.aspx

Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Jokaiselle työntekijälle ohjataan yksikössä käytössä olevan teknologialaitteiden ja -järjestelmien oikea käyttö perehdytyksen aikana.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Osastoilla on toimintavalmiudessa jatkuvuustyöasema. Sen tarkoituksena on kyseisessä tilanteessa takaa kriittisen tiedon saanti. Lähijohtaja huolehtii, että jokainen työntekijä saa perehdytyksen aikana ohjauksen vikatilanteissa toimimiseen. Osastojen vuorovastaava lähijohtajan valtuuttamana toimii vuorossa vastuuhenkilönä vikatilanteissa. Osaston lähijohtaja huolehtii, että vuorovastaavat ovat koulutettu tähän ja heillä on ajantasainen kirjallisen ohjeistus asiaan.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon ja kuntoutuksen kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon sekä kuntoutuksen tarve ja tavoite, toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi. Kuntoutuksen suunnitelmaa laadittaessa jokaiselle potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja kuntoutusvaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Kuntoutusta suunniteltaessa sovitaan yhdessä myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset.

6.5.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Osastonhoitaja
Anna Aaltonen    
Puhelin +358 503121605
Sähköposti anna.aaltonen@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Hetti Kirves    
Puhelin +358 40 545 0232
Sähköposti hetti.kirves@vakehyva.fi

Ylilääkäri
Jarmo Anttila    
Puhelin +358406146550
Sähköposti jarmo.anttila@vakehyva.fiPalveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi 

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden. 
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt. 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.  
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. 

Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-tietoturva-tietosuoja/SitePages/Tietoturvaloukkaukset.aspx  
 

Palvelun saatavuuden määräajat:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa. 
Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.  
Hoitoon pääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.  

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Jokainen potilas arvioidaan osastolle tullessa fysioterapeutin toimesta Akos 1-3:lla. Kuntoutusosastoilla 1-8 arvioidaan tarpeen mukaan fysioterapeutin toimesta. Toimintaterapiassa arviot tehdään joko terveydenhuollon ammattilaisen pyynnöstä tai lääkärin määräyksestä. Terapeutti tekee arvion, jonka pohjalta asetetaan potilaan kuntoutuksen tavoitteet ja keinot. Tämän perusteella potilas toteuttaa kuntoutumista. Tavoitteiden toteutumista seurataan sairaalajakson aikana ja sairaalajakson päättyessä potilaan kuntoutusjaksosta tehdään loppuarvio ja tarpeen mukaan ohjataan jatkokuntoutuksen piiriin. 
Potilaan toimintakyvyn arvioinnissa käytetään tarpeen mukaan seuraavia mittareita 
 
Lääkärit 
Hoitajat 
Fysioterapeutit 
Toimintaterapeutit  
Gerpkl  
TMT (Apotissa)  
FBI-mod 
LBD 
BAI   

Palliatiivinen 
ESAS (Apotissa) 

MNA (Apotissa) 
Braden (Apotissa) 
FRAT (Apotissa) 
Kipu (VAS, NRS, PaiNad, Cpot, VRS) 
Barthel 
RAI 
MMSE 
CERAD 

Gerpkl hoitaja:  
MNA 
MMSE 
Cerad 
GDS-15 
Audit 
MoCA 
BDI 
BAI  
(löytyvät Apotista) 
 
CMAI-levottomuusasteikko  
ADL + IADL  
AKOS  
SPPB (lyhyt fyysisen suorituskyvyn testi)  
Berg (tasapainotesti) 
Puristusvoima (Apotissa)  
TUG (timed up and go) 


Katriina/Kerava 
SPPB  
Berg 
Puristusvoima (Apotissa)  

AKOS 
MMSE (Apotissa) 
CERAD (Apotissa) 
MoCa (Apotissa) 
LOTCA  
ABC-asteikko  
CDR  
MNA  
GDS-15  
OASIS  
Yläraajan arviointi (esim. avh-potilaille)  
FRAT (ei aktiivisesti käytössä)  
TMT  

Katriina/Kerava 
Kettle -testi 
Jamar / Saehan -puristusvoimamittari (Apotissa)  
Box and Block -testi   
Nine Hole Peg -testi 
LOTCA G (yli 70v.) ja LOTCA II - testit  
MoCA -testi  (Apotissa) 
TMT  

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Terapiapalveluissa ei vastata ruokahuollosta. 
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Katriinan sairaalassa siivouspalvelut ja apuvälineiden pyykkihuollon tuottaa SOL-siivouspalvelut. Jätteiden lajittelu tapahtuu yksiköissä, joista ne kuljetetaan jätehuoneeseen. B-talossa on lisäksi käytössä sekajätettä varten jätekuiluyhteys suoraan jätehuoneeseen.
Keravan terveyskeskuksessa siivouspalvelun tuottaa osastoille sairaalapalvelujen oma henkilöstö ja muissa tiloissa Keravan kaupunki. Jätteet kuljetetaan yksikköjen läheisyydessä oleviin jätehuoneisiin, josta sairaalapalvelujen huoltomiehet kuljettavat ne kiinteistön jätteenkeräyspisteeseen. Keravalla lääkejätteet (pistävät, viiltävät, nestemäiset, kiinteät) hoitaa Lassila & Tikanoja, paperijätteet hoitaa Lindholm ja Kiertokapula hoitaa muut jätteet (sopimuksista vastaa Keravan kaupunki).

Peijaksen sairaalassa siivouspalvelun ja jätehuollon (pääasiassa) tuottaa HUS runkopalvelut. Lääkejätteiden ja muiden erityisjätteiden hoidosta on sopimus Lassila & Tikanojan kanssa.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatautien ja infektioidentorjuntayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät intranetistä. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri: 
Ylilääkäri Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi      
Infektioiden ja tartuntatautien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin ja huolehtimalla siitä, että ostopalvelutuottajilla on käytössään samat ohjeet. Yleistä hygieniatasoa ja hygieniakäytäntöjä seurataan säännöllisillä ja erikseen sovittavilla laatukierroksilla.  

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Terapiapalvelut eivät vastaa asiakas- ja potilasvarojen tai arvotavaroiden säilyttämisestä. 
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Ei koske terapiapalveluita. 
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla. 
Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti. 
Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.

Muita yhteistyötahoja:
•    Eri ammattiryhmien opiskelijat ja oppilaitokset
•    Seurakunnat
•    Erilaiset yhdistykset
•    Yksityinen parturi, jalkahoitaja 
•    Vapaaehtoistyöntekijät
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Sairaalapalveluihin pääsy edellyttää lähetettä. Hoitoon ottamisesta ja hoidon päättämisestä vastaa johtava ylilääkäri tai hänen ohjeensa mukaan laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö.
Omatyöntekijän nimeäminen:
Terapiapalveluissa ei ole omatyöntekijä toimintaa. Jos potilas on fysio- tai toimintaterapian piirissä, niin potilaalla on nimetty fysio- tai toimintaterapeutti Apotissa, joka toteuttaa kuntoutusta ja vastaa toiminnan etenemisestä. 
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveyden- ja sairaanhoitoa toteutettaessa on tarvittaessa laadittava tutkimusta, hoitoa ja lääkinnällistä kuntoutusta koskeva suunnitelma (laki 785/1992). Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas itse huolehtii hoidossaan. Suunnitelmaan kirjataan hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus ja keinot, työnjako, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi- ja lääkitystiedot. Hoitosuunnitelma laaditaan Apotti-potilastietojärjestelmään ja sen laatimiseen osallistuvat kaikki ammattiryhmät omalta osaltaan. Potilas ja hänen luvallaan myös läheiset osallistuvat suunnitelman laatimiseen, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin. Hoitosuunnitelman toteutumista seurataan osastohoidossa päivittäin. Kotisairaalassa, LiiSassa ja poliklinikoilla käyntien tai muiden kontaktien yhteydessä.  

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon  
henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään  
laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies.

Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan. 
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.  

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. 
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa palvelualuetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä. 
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot:
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on toimia asiakkaan/potilaan oikeuksien edistämiseksi. Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo muistutuksen, kantelun tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä. Sosiaali- ja potilasasiavastaava on puolueeton taho, joka ei tee päätöksiä eikä ota kantaa lääketieteelliseen hoitoon tai henkilökunnan toimintaan.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien yhteystiedot ja ohjeistusta yhteydenotosta:

Voit ottaa yhteyttä
• Kun olet tyytymätön saamaasi palveluun, hoitoon tai 
kohteluun
• Kun tarvitset neuvoja asiakkaan tai potilaan oikeuksista sosiaalihuollossa, varhaiskasvatuksessa tai terveydenhuollossa
• Otathan ensin yhteyttä omaan palvelu- tai hoitoyksikköösi asiasi selvittämiseksi.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaali- ja 
potilasasiavastaavat: Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen
• Sosiaali- ja potilasasiavastaavan puhelinnumero: 09 4191 0230
• Puhelinajat maanantaisin ja tiistaisin klo 12–15, keskiviikkoisin ja torstaisin klo 9–11 
• (perjantaisin tai pyhien aattoina ei puhelinaikaa)
• Yhteydenotot sähköpostitse: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
• Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia.
• Tapaamiset sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta!
• Lisätietoa: 
https://vakehyva.fi/fi/palveluhakemisto/palvelu/sosiaali-japotilasasiavastaava#tab-introductio

Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista
Kuluttajaneuvonnasta saat tietoa ja ohjeita kuluttajaoikeudellisissa kysymyksissä ja riitatilanteissa.
P. 029 505 3050 (ma, ti, ke, pe klo 9–12 ja to klo 12–15) tai sähköisellä kaavakkeella https://www.kkv.fi/kuluttajaasiat/kuluttajaneuvonta/            

Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Jokainen potilas arvioidaan osastolle tullessa fysioterapeutin toimesta Akos 1-3:lla. Kuntoutusosastoilla 1-8 arvioidaan tarpeen mukaan fysioterapeutin toimesta. Toimintaterapiassa arviot tehdään joko terveydenhuollon ammattilaisen pyynnöstä tai lääkärin määräyksestä. Terapeutti tekee arvion, jonka pohjalta asetetaan potilaan kuntoutuksen tavoitteet ja keinot. Tämän perusteella potilas toteuttaa kuntoutumista. Tavoitteiden toteutumista seurataan sairaalajakson aikana ja sairaalajakson päättyessä potilaan kuntoutusjaksosta tehdään loppuarvio ja tarpeen mukaan ohjataan jatkokuntoutuksen piiriin. 
Arvion tavoitteiden perusteella potilas toteuttaa kuntoutumista ja potilaan edistymistä seurataan säännöllisesti terapeuttien toimesta. Kuntoutusosastoilla 1-7  toteutuu viikoittain tavoitekokoukset, joissa seurataan potilaan tilannetta ja tehdään jatkosuunnitelmia moniammatillisessa tiimissä. Fysio- ja toimintaterapeutit osallistuvat tarpeen mukaan potilaskieroille. Tavoitteiden toteutumista seurataan sairaalajakson aikana ja sairaalajakson päättyessä potilaan kuntoutusjaksosta tehdään loppuarvio ja tarpeen mukaan ohjataan jatkokuntoutuksen piiriin

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan. 
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.  
Sairaalapalveluissa mahdollistetaan potilaiden itsemääräämisoikeuteen liittyvien asioiden toteutuminen toimintaympäristön mahdollistamissa puitteissa. Suurin osa potilashuoneista on useamman hengen huoneita, mikä ei mahdollista täydellistä yksityisyyttä. Samoin laitosolosuhteet rajoittavat potilaiden mahdollisuutta päättää vapaasti jokapäiväisistä toiminnoista; ruokailut ovat ajoitettuja, vuoroaan esimerkiksi wc- ja suihkutiloihin voi joutua odottamaan ja televisio- tai radiolaitteita ei ole saatavilla jokaiselle potilaalle omaan käyttöön. 
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Suunnitelmaa ei ole.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa.     
Potilaat ja omaiset voivat tuoda esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit suullisesti tai kirjallisesti. Suullisen palautteen voi antaa yksikössä keskustelemalla henkilöstön ja/tai sen lähijohtajien kanssa. Kirjallisen palautteen voi antaa paperilla yksiköissä olevaan palautelaatikkoon tai sähköisesti käytössä olevaan asiakaspalautejärjestelmään. Palautteet käsitellään ja niihin annetaan vastaus palautteen antajan niin halutessa 14 vuorokauden sisällä. 
Väärinkäytösilmoituksen voi tehdä epäillystä lakien tai sääntöjenvastaisesta toiminnasta tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoittajalla ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään. Ilmoitus tehdään täyttämällä hyvinvointialueen internetsivuilla oleva lomake. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä. Ilmoituksen käsittelijä antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa palautteen, jossa kerrotaan mitä toimenpiteitä ilmoituksen myötä on suoritettu, tai mitä tullaan suorittamaan, jotta ilmoituksen käsittely saadaan päätökseen. 
Havaittuaan tietoturvapoikkeaman, haavoittuvuuden tai heikkouden VAKEn palveluissa, voi internetsivujen kautta tehdä myös siitä ilmoituksen. Kaikki ilmoitukset käsitellään ja niihin pyritään reagoimaan asianmukaisella tavalla mahdollisimman nopeasti. 
Kaikki ilmoituskanavat ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät osoitteesta https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta 
QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee vuosittain konsernipalvelujen kokoaman asiakaspalauteyhteenvedon toimialojen saamasta asiakaspalautteesta ja kehittämistoimenpiteistä, joka viedään tiedoksi myös aluevaltuustolle. Sairaalapalvelujen johtoryhmä käsittelee asiakaspalauteraportin kehittämistoimenpiteineen osavuosikatsausten yhteydessä.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot:
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. 
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa palvelualuetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä. 
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
VAKEtasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa, mikä julkaistaan internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi)

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Hyvinvointialueella on laadittu aluevaltuuston hyväksymä lakisääteinen omavalvontaohjelma.  https://vakehyva.sharepoint.com/sites/Laatu/SiteAssets/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FLaatu%2FSiteAssets%2FSitePages%2FOmavalvonta%2FOmavalvontaohjelma%2DVAKE%2Epdf&parent=%2Fsites%2FLaatu%2FSiteAssets%2FSitePages%2FOmavalvonta  
Omavalvontaohjelman raportointi perustuu lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta. Lain mukaan omavalvontaohjelma sekä omavalvontaohjelman toteutumisen seurantaan perustuvat havainnot ja niiden perusteella tehtävät toimenpiteet on julkaistava neljän kuukauden (4 kk) välein julkisessa tietoverkossa. VAKEn raportin sisältö perustuu omavalvontaohjelmaan, asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelmaan, lainsäädäntöön, valvontaviranomaisten huomioihin sekä tavoitteisiin. Raportissa huomioidaan VAKEn strategia ja osavuosikatsauksiin nostettavat asiat. Raportti julkaistaan samassa syklissä osavuosikatsausten kanssa. 
Yksikön omavalvontasuunnitelman seuranta on sisällytetty Sairaalapalveluiden vuosikelloon ja seuranta toteutetaan sen mukaan.
Terapiapalveluiden toimintasuunnitelma vuodelle 2024

Omavalvontasuunnitelman julkaisun 30.11.2024 jälkeen tehdyt päivitykset 
Päivämäärä     Muutos