Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Tietosuojaseloste, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016).Päivitetty 21.4.2026.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri
Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitusOsoite: PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueMuut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi
Rekisterin vastuuhenkilö: Lapsiperheiden ja aikuissosiaalityön palvelujen toimialajohtaja sekä vammaisten ja vanhusten palvelujen toimialajohtajaTietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
Hyvinvointialueen järjestämiä sosiaalihuollon palveluja ovat iäkkäiden palvelut, työikäisten palvelut, vammaispalvelut, lapsiperheiden palvelut, lastensuojelu sekä perheoikeudelliset palvelut.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Hyvinvointialueen lakisääteisistä velvoitteista säädetään muun muassa seuraavissa laeissa:
Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.
Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan palvelutarpeen arvioinnin sekä palvelujen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarvittavat tiedot lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näitä tietoja ovat muun muassa palvelun tarvetta koskevat tiedot, hakemustiedot ja yhteydenotot, ajanvaraus- ja käyntitiedot, yhteenvedot, lausunnot, asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit, asiakaskohtaiset suunnitelmat, palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto.
Asiakkaan perustietoina tallennetaan yksilöinti- ja yhteystiedot (kuten henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli ja muut tarpeelliset yhteystiedot).
Lisäksi käsitellään asiakkaan itse itsestään sekä taloudellisesta tilanteestaan tuottamaa tietoa tai tarjoamaa tietoa sekä kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja koskevia tietoja.
Hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteriin kuuluvat myös hyvinvointialueen lukuun tuotetuissa sosiaalihuollon palveluissa syntyneet tiedot sekä maksusitoumus- ja palvelusetelitoiminnasta syntyneet tiedot.Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnasta julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 mom. kohta 25 ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 4 §:n nojalla.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterin palvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan (kuten alaikäisen huoltajalta), muilta asianosaisilta ja vireillepanijoilta, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta viranomaisilta ja julkisoikeudellisilta yhteisöiltä. Tietoja saadaan ja ylläpidetään myös sosiaalihuollon yksiköissä syntyneiden tietojen perusteella.
Digi- ja väestötietovirastolta saadaan asiakkaiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot.Lisäksi asiakasta koskevia tietoja voidaan saada asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella taikka lainsäädännön perusteella. Hyvinvointialueella on muun muassa mahdollisuus pyytää asiakkaan suostumuksesta riippumatta tietoja asiakkaasta asiakastietolain 64 §:ssä mainituilla edellytyksillä valtion ja kunnan viranomaisilta sekä muulta julkisoikeudelliselta yhteisöltä, Kansaneläkelaitokselta, Eläketurvakeskukselta, eläkesäätiöltä ja muulta eläkelaitokselta, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä ja rahalaitoksilta. Tällöin pyydettävien tietojen tulee olla sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavia ja selvitysten tulee olla hyvinvointialueelle laissa säädetyn tehtävän vuoksi välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä hyvinvointialueelle annettujen tietojen tarkistamista varten.
Lisäksi hyvinvointialueella on mahdollisuus pyytää asiakkaan suostumuksesta riippumatta asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset terveydenhuollon palvelunantajilta asiakastietolain 53.5 §:ssä mainituilla edellytyksillä sekä muilta sosiaalihuollon palvelunantajilta asiakastietolain 55.2 §:ssä mainituilla edellytyksillä. Näiden perusteella hyvinvointialue voi saada tietoja myös yksityisiltä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujentuottajilta.
Lastensuojelun osalta sijoittajahyvinvointialueella on velvollisuus toimittaa tiedot sijoittamistaan lapsista sille hyvinvointialueelle, jonka alueelle lapset on sijoitettu lastensuojelulain 78 §:n nojalla.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. Ensisijaisesti tiedon luovuttaminen edellyttää asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumusta, mutta lain määrittelemissä tilanteissa tietoja voidaan luovuttaa myös suostumuksesta riippumatta. Viranomaisille ja yhteisöille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja, luovutetaan tietoja kirjallisen ja yksilöidyn tietopyynnön perusteella.
Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi asiakastietolain 53, 55 ja 56 §:ssä säädetyin edellytyksin sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajille, muulle suomalaiselle tai ulkomaiselle viranomaiselle sekä muulle yksityiselle henkilölle tai yhteisölle välttämättömin osin.
Hyvinvointialue voi luovuttaa tietoja myös valvontaviranomaisille kuten aluehallintovirastoille ja Valviralle valvontatehtävänsä suorittamista varten siten kuin laissa erikseen säädetään. Hyvinvointialue voi luovuttaa asiakastietoja myös poliisille, syyttäjäviranomaiselle tai tuomioistuimelle rikoksen selvittämiseksi taikka sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi asiakastietolain 63 §:n edellytysten täyttyessä. Tahoja, joille tietoa voidaan sosiaalietuuksia koskevien väärinkäytösten selvittämiseksi, ovat mm. toiset sosiaalihuollon viranomaiset, muut viranomaiset ja Kansaneläkelaitos. Hyvinvointialue luovuttaa myös selvityspyynnön tehneelle tuomioistuimelle lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta annetun lain 16 §:n mukaisen selvityksen vanhempien ja lapsen tilanteesta (ns. olosuhdeselvitys).
Perheoikeudellisista palveluista hyvinvointialue luovuttaa lastenvalvojatyössä vanhemmuuden selvittämisestä tehdyn pöytäkirjan ja tunnustamista koskevat asiakirjat liitteineen Digi- ja väestötietovirastolle vanhemmuuslain (775/2022) 26 §:n perusteella.
Lisäksi hyvinvointialue voi luovuttaa tietoa toimeksiantokumppanilleen virka-apupyynnön, toimeksiannon tai muun viranomaisen lukuun suoritettavan tehtävän toteuttamista varten siinä määrin kuin tieto on välttämätöntä julkisuuslain 26.3 § mukaisesti. Esimerkiksi poliisille voidaan luovuttaa tietoja, jotka ovat välttämättömiä sosiaalihuollon asiakaslain 22 §:n nojalla pyydettävän virka-aputehtävän suorittamiseksi.
Lisäksi tietoja siirretään tarvittaessa sopimukseen perustuen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluntuottajille. Hyvinvointialue voi tuottaa järjestämisvastuulleen kuuluvat palvelut itse, yhteistoiminnassa muiden hyvinvointialueiden kanssa tai hankkia ne sopimukseen perustuen muilta palveluntuottajilta. Hyvinvointialueen ostopalveluna ja palvelusetelin perusteella hankkimat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ovat hyvinvointialueen järjestämiä palveluja.
Toisiolain perusteella sosiaali- ja terveystietoja luovutetaan Findatalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten. Lisäksi hyvinvointialue luovuttaa toisiolain perusteella sosiaali- ja terveystietoja hakijalle tieteellistä tutkimusta, tilastointia, opetusta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja -valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten silloin, kun hakemus kohdistuu ainoastaan hyvinvointialueen aineistoon.
Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rajatuissa tilanteissa tietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävä. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterin tietoja säilytetään asiakastietolain (703/2023) ja sen säilytysaikaliitteen mukaisesti.Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot säilytetään 2 vuotta asiakkaan kuolemasta. Säilytysaika määräytyy sosiaalihuollon palvelutehtävän perusteella seuraavasti:
Edellä mainittujen säilytysaikojen poikkeukset ja muut säilytysajat ilmenevät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain liitteestä.Asiakastietojen luovutusta ja käsittelyä koskevat luovutus- ja käyttölokitiedot sekä luovutusilmoitukset säilytetään 12 vuotta lokitapahtumasta.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli ulkopuolinen taho käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, rekisterinpitäjä vastaa siitä, että riittävistä suojatoimenpiteistä ja salassapidosta on sovittu tietojenkäsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt vain tarvittavat käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla. Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännöllisesti, ja järjestelmien mahdollisia riskejä kartoitetaan ja seurataan jatkuvasti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset passivoidaan.
Määräajan säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään siinä yksikössä, jossa ne on laadittu tai jonne ne ovat saapuneet. Asiakirjat, jotka on laissa määrätty arkistoitavaksi, siirretään säilytysajan päätyttyä hyvinvointialueen päätearkistoon. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisteröidyllä on oikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.
Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.
Sampolan palvelukeskus: Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:
Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 HelsinkiPostiosoite: PL 800, 00531 HelsinkiPuhelin: 029 56 66700Sähköposti: tietosuoja@om.fi