Aktivera inställningscookies för att kunna använda automatiska översättningar.
Dataskyddsbeskrivning, EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).Upprättad 24.3.2025.
Vanda och Kervo välfärdsområdes socialvårds klientregister
Namn: Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelseAdress: PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueÖvriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets växel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi
Ansvarsperson för registret: Sektordirektör för barnfamiljers och vuxens socialt arbete och sektordirektör för funktionshinderservice och äldreomsorgDataskyddsombud och kontaktuppgifter: Vanda och Kervo välfärdsområdes dataskyddsombud, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Syftet med behandlingen av personuppgifter är:
De socialvårdstjänster som välfärdsområdet ordnar är tjänster för äldre, tjänster för personer i arbetsför ålder, funktionshinderservice, tjänster för barnfamiljer, barnskydd samt familjerättsliga tjänster.
Behandling av personuppgifter behövs för att uppfylla den personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldigheter (EU:s dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1 underpunkt c). Välfärdsområdets lagstadgade förpliktelser bestäms i bland annat följande lagar:
Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervo välfärdsområde följa Vanda och Kervo välfärdsområdes interna instruktioner och riktlinjer.
I socialvårdens klientregister sparas de uppgifter i klientens bedömning av servicebehov samt uppgifter om ordnande, planering, genomförande och uppföljning av tjänster som krävs enligt lag. Dessa uppgifter är bland annat information om servicebehov, ansökningsuppgifter och kontakt, tidsboknings- och besöksuppgifter, sammandrag, utlåtanden, anteckningar i samband med klientarbetet och klientkontakter, klientspecifika planer, service- och avgiftsbeslut och delgivningen av dem.
Som klientens grunduppgifter sparas identifierings- och kontaktuppgifter (såsom personbeteckning, namn, tilltalsnamn, födelsedatum, adress, telefonnummer, hemort, modersmål, kontaktspråk och andra nödvändiga kontaktuppgifter).
Därtill behandlas uppgifter som klienten skapar eller ger om sig själv och sin ekonomiska situation, samt förbud, begränsningar, samtycken och annan information om gjorda val.
Till välfärdsområdets socialvårds klientregister hör även de uppgifter som skapats för välfärdsområdets räkning inom socialvårdens tjänster samt uppgifter som producerats inom betalningsförbindelse- och servicesedelverksamheten.
Socialvårdens klientuppgifter är sekretessbelagda baserat på lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, 24 § 1. mom. 25. punkten) och lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023, § 4).
De uppgifter i socialvårdens klientregister som rör ordnandet av tjänster erhålls av klienten eller hens lagliga företrädare (såsom en minderårigs vårdnadshavare), övriga berörda parter och involverade i ärendet, personal inom social- och hälsovården, övriga myndigheter och offentligrättsliga samfund. Uppgifter fås och upprätthålls även baserat på de uppgifter som skapas inom socialvårdens enheter.
Klienternas identifierings- och kontaktuppgifter, såsom namn- och adressinformation, fås från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Därtill kan uppgifter om klienten erhållas baserat på klientens eller hens lagliga företrädares samtycke eller baserat på lag. Välfärdsområdet har baserat på de förutsättningar som nämns i kunduppgiftslagens § 64 bland annat möjlighet att be om uppgifter om klienten, oberoende av klientens samtycke, av statliga och kommunala myndigheter samt andra offentligrättsliga samfund, Folkpensionsanstalten, Pensionsskyddscentralen, pensionsstiftelser och andra pensionsanstalter, försäkringsanstalter, utbildningsanordnare och penninginstitut. I detta fall ska de uppgifter som begärs i väsentlig grad inverka på en klientrelation inom socialvården och utredningarna ska vara nödvändiga för välfärdsområdet på grund av dess lagstadgade uppgifter att utreda klientens behov av socialvård, för att ordna socialvård och genomföra åtgärder i anslutning till den samt för att kontrollera uppgifter som lämnats till välfärdsområdet. Dessutom har välfärdsområdet rätt att av tjänstetillhandahållare inom hälso- och sjukvården få uppgifter och utredningar som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården oberoende av klientens samtycke baserat på de förutsättningar som nämns i kunduppgiftslagens § 53.5 och av andra tjänstetillhandahållare inom socialvården baserat på de förutsättningar som nämns i kunduppgiftslagens § 55.2. Baserat på detta kan välfärdsområdet även få uppgifter av privata tjänstetillhandahållare inom social- och hälsovården.
I fråga om barnskydd ska ett placerarvälfärdsområde överlämna uppgifter om de barn som placerats åt det välfärdsområde där barnen har placerats, baserat på barnskyddslagens § 78.
Uppgifter i socialvårdens klientregister kan överlåtas, om överlåtandet av informationen har stiftats separat i lag. I första hand förutsätter överlåtandet av uppgifter klientens eller dennes lagliga företrädares samtycke, men i sådana situationer som lagen fastställer kan uppgifter även överlåtas oberoende av samtycke. Uppgifter överlåts till myndigheter och samfund med lagstadgad rätt att få uppgifterna baserat på skriftliga och precisa begäran om uppgifter.
Uppgifter kan exempelvis överlåtas för tryggande av vården av och omsorgen om en klient enligt förutsättningarna i kunduppgiftslagens § 53, 55 och 56 till tjänstetillhandahållare inom social- och hälsovården, till andra finländska eller utländska myndigheter samt till någon annan person eller sammanslutning i nödvändiga fall.
Välfärdsområdet kan även överlåta uppgifter till tillsynsmyndigheter såsom regionförvaltningsverket och Valvira för att de ska kunna fullgöra sina tillsynsuppgifter som det föreskrivs om separat i lag. Välfärdsområdet kan även överlåta kunduppgifter till polisen, en åklagarmyndighet och en domstol, om det är nödvändigt för utredande av ett brott, eller till en myndighet eller inrättning som behandlar sociala förmåner för utredande av oegentligheter som gäller en förmån när förutsättningarna i kunduppgiftslagens 63 § uppfylls. Parter som uppgifter kan överlåtas till för utredande av oegentligheter som gäller förmåner är andra myndigheter inom socialvården, andra myndigheter och Folkpensionsanstalten, med flera. Välfärdsområdet överlåter även en utredning om föräldrarnas och barnens situation till domstol som lämnat in ansökan i enlighet med lagen angående vårdnad om barn och umgängesrätt 16 § (så kallad utredning av förhållandena).
Från de familjerättsliga tjänsterna överlåter välfärdsområdet protokollet över föräldraskapsutredningen och de handlingar med bilagor som gäller erkännandet som gjorts av barnatillsyningsmannen till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata enligt föräldraskapslagen (775/2022) 26 §.
Därtill kan välfärdsområdet överlåta uppgifter till sin uppdragspartner för handräckning som myndigheten lämnar samt för något annat uppdrag som myndigheten givit eller någon uppgift som i övrigt handhas för myndighetens räkning om detta är nödvändigt för att uppdraget eller uppgiften skall kunna skötas i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 26.3 §. Till exempel kan uppgifter som är nödvändiga för att sköta en handräckningsuppgift i enlighet med lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården 22 § överlåtas till polisen.
Därtill kan uppgifter vid behov överföras till Vanda och Kervo välfärdsområdes tjänsteproducenter baserat på avtal. Välfärdsområdet får producera de tjänster som omfattas av dess organiseringsansvar självt eller i samarbete med andra välfärdsområden eller enligt avtal skaffa dem av andra tjänsteproducenter. Social- och hälsovårdstjänster som välfärdsområdet skaffar som köptjänst och servicesedel är tjänster som välfärdsområdet ordnar.
Baserat på lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården överlåts social- och hälsovårdsuppgifter till Findata för vetenskaplig forskning, statistikföring, utvecklings- och innovationsverksamhet, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter. Därtill överlåter välfärdsområdet baserat på lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården social- och hälsovårdsuppgifter åt den ansökande för vetenskaplig forskning, statistikföring, undervisning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter när ansökan riktas till enbart välfärdsområdets material.
Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdes datahanteringssystem, som finns i EU/EES-området. Information får enligt lag inte överlåtas utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I begränsade situationer kan information dock överföras till sådana länder utanför EU eller EES-området, för vilka Europeiska kommissionen har sett att nivån på dataskyddet är tillräckligt. Vidare kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES-området, när man har genomfört skyddsåtgärder enligt Europeiska dataskyddsförordningen, som standardklausuler rörande dataskydd och som bifogas avtalet och dessutom har man använt Europeiska dataskyddsstyrelsens instruerade kompletterande skyddsåtgärder.
Uppgifterna i socialvårdens klientregister bevaras i enlighet med kunduppgiftslagen (703/2023) och bilagan om bevarandetid i den.
Klientrelationshandling och basuppgifter om klienten bevaras 2 år efter klientens död. Bevarandetiden bestäms baserat på socialvårdens serviceuppgift enligt följande:
Avvikelser från de ovan nämnda bevarandetiderna och övriga bevarandetider finns i bilagan till lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården.
De utlämnings- och användningslogguppgifter samt anmälningar om utlämnande som rör utlämnande och behandling av klientuppgifter bevaras 12 år efter logghändelsen-
Registrets datasäkerhet samt personuppgifternas sekretess, integritet och användbarhet säkerställs med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Endast de personer som som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag får behandla en enskild persons uppgifter, och endast i den omfattning som arbetsuppgiften förutsätter. Därtill har de arbetstagare och tjänsteinnehavare som behandlar uppgifterna sekretess- och tystnadsplikt som grundar sig på lagen som även fortsätter efter att arbets- och tjänsteförhållandet avslutats. Om en extern aktör behandlar personuppgifter som finns i registret för personuppgiftsansvarigs räkning ansvarar den personuppgiftsansvarige för att man har avtalat om tillräckliga skyddsåtgärder och tillräcklig sekretess med personuppgiftsbiträdet.
Apparatur och program som upprätthålls av Vanda och Kervo välfärdsområde är tekniskt skyddade. Anställda som använder datasystem har endast sådana användningsrättigheter de behöver definierade enligt arbetsuppgifter samt personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. Användning av systemet kan övervakas med hjälp av användningslogguppgifter. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och möjliga risker inom systemen kartläggs och följs oavbrutet. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarrättigheterna och användarnamnen.
Pappersdokument som förvaras en viss tidsperiod förvaras i den enhet där de har upprättats eller dit de har anlänt. Dokument som enligt lag ska arkiveras överförs efter förvaringstiden till välfärdsområdets slutarkiv. Sekretessbelagt material förvaras i ett låst utrymme.
Den registrerade har rätt att:
Den registrerade har rätt att, sedan hen meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om hen som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få oklara och felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.
Den personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade korrigera, radera eller lägga till personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter om de är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till syftet för databehandlingen eller -insamlingen.
Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.
Den registrerade, som vill granska, rätta eller ta bort information som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna en förfrågan om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), som man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns formulär för begäran som passar olika ändamål.
Vidare kan den registrerade göra en begäran om granskning, korrigering eller borttagning av uppgifter som rör en själv med formulär som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Förfrågan lämnas till det verksamhetsställe i Vanda och Kervo välfärdsområde som du uträttar dina ärenden vid, till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din förfrågan.
Sampolas servicecenter: Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7.
Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska den personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska man även nämna de orsaker, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att göra ett överklagande hos tillsynsmyndigheten och använda andra rättsskyddsmetoder.
Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.
Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan den personuppgiftsansvarige antingen:
I dessa fall ska den personuppgiftsansvarige kunna visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.13 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.
Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 HelsingforsPostadress: PB 800, 00531 HelsingforsTelefon: 029 56 66700E-post: tietosuoja@om.fi