Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen Valvontarekisteri

1 Rekisterin nimi

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen Valvontarekisteri

2 Rekisterin pitäjä

Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus
Osoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Muut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö: Keski-Uudenmaan pelastuslaitos, pelastusjohtaja
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä

• pelastuslain (379/2011) 78 §:ssä tarkoitettua rakennusten ja muiden kohteiden turvallisuuteen liittyvää valvontatehtävää ja 84 §:ssä tarkoitettua valmiuden tarkastamista varten
• vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta annetun lain (390/2005) mukaisen 27 a §:n vaarallisten kemikaalien vähäistä teollista käsittelyä ja varastointia harjoittavien tuotantolaitosten valvonnan ja tarkastuksen sekä 28 §:n mukaisen sisäisen pelastussuunnitelman toteuttamiseksi
• pelastustoimen järjestämisestä annetun lain (613/2021) 4 §:n mukaisen järjestämisvastuun toteuttamiseksi ja 13 §:n mukaisen hyvinvointialueen seuranta- ja arviointivelvollisuuden toteuttamiseksi.

 EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi
• 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan pelastuslain 15, 16, 19, 21, 42, 62 ja 90 §:n mukaisia valvontaa varten saatuja tietoja. Lisäksi rekisteriin tallennetaan 89 §:ssä tarkoitettuja tietoja.

Valvontarekisteriin tallennetaan 80 §:n 4 momentissa tarkoitetut palotarkastuksesta pidettävään pöytäkirjaan merkityt tiedot sekä 84 §:ssä tarkoitetussa valmiuden tarkastamisessa saadut tiedot varautumisjärjestelyistä. Valvontarekisteriin tallennetaan 48 §:ssä tarkoitetut ulkoiset pelastussuunnitelmat.

Lisäksi rekisteriin tallennetaan pelastusviranomaisen valvontaan pelastuslain tai vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta annetun lain nojalla kuuluvia asiakirjoja sekä käsittelytietoja (JulkL 621/1999 18§, asetus 1030/1999 5 ja 6§).

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Pelastuslain 89§:ssä mainitut tietolähteet, pelastusviranomaiselle pelastuslain tai vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta annetun lain nojalla toimitettavat ilmoitus- ja muut asiakirjat. Turvallisuus- ja kemikaaliviraston valvontarekisteristä saatavat vaarallisia kemikaaleja laajamittaisesti käsittelevien laitosten tiedot toiminnanharjoittajista, sijainneista ja käsiteltävistä ja varastoitavista määristä. Tietoja kerätään myös rekisteröidyltä itseltään sekä muista viranomaisrekistereistä voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa olevat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, ainoastaan mahdollisten lainsäädännöllisten velvoitteiden näin vaatiessa.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tiedonhallintajärjestelmässä, joka sijaitsee EU/ETA-alueella. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Tietojen säilytysajat

Säilytys toteutetaan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy työtehtävien perusteella.

B Sähköisesti talletetut tiedot

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt - kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.

Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt toimitetaan edelleen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon, josta ne välitetään edelleen rekisterinpitäjälle.

Kirjaamon osoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamo PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi