Vanda och Kervo välfärdsområdets Mellersta Nylands räddningsverks Övervakningsregister

1 Registrets namn

Vanda och Kervo välfärdsområdets Mellersta Nylands räddningsverks Övervakningsregister

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse
Adress: Vanda och Kervo välfärdsområde, PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Övriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets telefonväxel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Ansvarig person för registerfrågor och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret:: Mellersta Nylands räddningsverk, räddningsdirektör
Dataskyddsombud och kontaktuppgifter: Vanda och Kervo välfärdsområdets dataskyddsombud tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrunderna för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig enligt

• räddningslagens (379/2011) 78 § för tillsynsuppgiften som rör säkerheten av byggnader och andra objekt och 84 § för inspektion av beredskapen
• lagen om säkerhet vid hantering av farliga kemikalier och explosiva varor (390/2005) 27 a § tillsyn och inspektion av produktionsanläggningar där det bedrivs liten industriell hantering och upplagring av farliga kemikalier; samt 28 § för genomförandet av en intern räddningsplan
• lagen för ordnandet av räddningsväsendet (613/2021) 4 § för genomförandet av organiseringsansvaret; och enligt 13 § för genomförandet av välfärdsområdets uppföljnings- och bedömningsskyldighet.

Grunderna enligt EU:s gemensamma dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är:

• artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandling av personuppgifter är nödvändig för att följa personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter
• artikel 6 punkt 1 underpunkt e, enligt vilken behandling av personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift i det allmännas intresse.

Utöver lagstiftning följer Vanda och Kervo välfärdsområde Vanda och Kervo välfärdsområdets interna anvisningar och riktlinjer.

5 Datainnehållet i registret

I registret får lagras uppgifter enligt räddningslagens 15, 16, 19, 21, 42, 62 och 90 § som fåtts för tillsyn. Dessutom lagras uppgifter som avses i 89 § i registret.

I övervakningsregistret lagras uppgifter enligt 80 § 4 mom. som antecknats i det protokoll som ska föras vid brandsyn och sådana uppgifter om beredskapsarrangemang som fåtts vid inspektion av beredskapen enligt 84 §. I övervakningsregistret lagras externa räddningsplaner som avses i 48 §.

Dessutom lagras de dokument och behandlingsuppgifter som hör till räddningsmyndighetens övervakning enligt
räddningslagen och lagen om säkerhet vid hantering av farliga kemikalier eller explosiva varor (JulkL 621/1999 18 §, förordning 1030/1999 5 och 6 §) i registret.

6 Lagenliga datakällor

Datakällor som nämns i räddningslagens 89 §, anmälnings- och andra handlingar som enligt räddningslagen eller
lagen om säkerhet vid hantering av farliga kemikalier och explosiva varor ska levereras till räddningsmyndigheten. Uppgifter som fås från Säkerhets- och kemikalieverkets övervakningsregister avseende verksamhetsutövare, lägen och hanterade och lagrade mängder för anläggningar som hanterar farliga kemikalier i stor skala. Uppgifter samlas även in av den registrerade själv samt från andra myndighetsregister inom ramen för gällande lagstiftning.

7 Lagenlig överföring av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter utanför EU eller EES

De uppgifter som ingår i registret behandlas endast av personer som är i Vanda och Kervo personer som är i välfärdsområdets tjänst, vars uppgifter kräver det. Uppgifter får enligt lag inte överlåtas till tredje parter, endast när eventuella lagenliga krävs enligt eventuella lagenliga skyldigheter.

Dessutom kan uppgifter överlåtas från fall till fall till de parter som begär dem enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Myndigheternas uppgifter och dokument är offentliga, såvida de inte uttryckligen sekretessbelagts i lagen.

Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdets datahanteringssystem, som som ligger EU/EES-området. Uppgifter överlåts inte utanför EU eller EES.

8 Tider för lagring av uppgifter

Lagring genomförs enligt välfärdsområdets datastyrningsplan. dataskyddsbestämmelser.

9 Principer för skydd av registret

A Manuellt material

Eventuellt manuellt material lagras i låsta system eller annat utrymme, dit  tillträdet bestäms utifrån arbetsuppgifter.

B Elektroniskt lagrade uppgifter

Utrustning och system som förvaltas av Vanda och Kervo välfärdsområde är skyddade och säkrade enligt dataskyddsbestämmelser. Anställda som använder datasystem har användningsrättigheter definierade enligt sina arbetsuppgifter samt systemspecifika personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarnamnen. De anställda har undertecknat ett dataskyddsavtal som rör användandet av datasystemen.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• granska uppgifter om sig själv
• begära att få sina uppgifter rättade
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning på behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som hen själv har lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• återkalla samtycket som hen har gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändiga fakta för att söka uppgifter, rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har lagrats i detta register eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdrivet dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen.

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Den registrerade, som vill kontrollera, rätta eller ta bort uppgifter som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna in en begäran om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), dit man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns blanketter för begäran om uppgifter som passar olika ändamål.

Dessutom kan den registrerade göra en begäran om kontroll, rättning eller radering av uppgifter som gäller hen själv, meden  blankett som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Begäran lämnas till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt i Vanda och Kervo välfärdsområdet. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din begäran.

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska även nämnas de skäl, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet och använda andra rättsskyddsmetoder.

Förfrågningar som rör den registrerades rättigheter skickas vidare till Vanda och Kervo välfärdsområdets registratur, varifrån de förmedlas vidare till personuppgiftsansvarige.

Registraturens adress: Registraturen vid Vanda och Kervo välfärdsområde, PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

11 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

12 Övriga ärenden som rör behandlingen av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen:

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

13 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter:

Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefon 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi