Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteri

1 Rekisterin nimi

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen luottamushenkilö- ja sidonnaisuus rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tarkastuslautakunta
Osoite: PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Muut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö: Tarkastuspäällikkö
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hyvinvointialueen keskeisten luottamushenkilöiden  ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitusten vastaanottaminen ja seuranta. Sidonnaisuuksien ilmoittamisen tarkoituksena on lisätä päätöksenteon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Lisäksi rekisterin tarkoituksena on luottamistoimien rekisteröinti, yhteydenpito ja luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten käsittely ja maksatus.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• 6 artiklan 1 kohdan a alakohta niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn rekisteröity on antanut suostumuksensa erityistä tarkoitusta varten
• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• tietosuojalaki (1050/2018)
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki hyvinvointialueesta (611/2021)
• laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003).

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteriin tallennetaan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden ilmoittamat tiedot johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin rekisteröityjä ovat kaikki aluehallituksen jäsenet ja varajäsenet heidän rekisteröintiään, yhteydenpitoaan sekä palkkioiden ja korvausten käsittelyä ja maksatusta varten. Sidonnaisuuksien osalta rekisteröityjä ovat hyvinvointialueen keskeiset luottamushenkilöt (aluehallituksen jäsenet ja varajäsenet, aluevaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat) sekä johtavat viranhaltijat (hyvinvointialuejohtaja sekä aluehallituksen ja lautakunnan esittelijät), joita koskee lakisääteinen ilmoitusvelvollisuus sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteriin tallennetaan:

• yksilöintiedot (kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika)
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• äidinkieli
• ammatti
• pankkiyhteystiedot
• puoluetiedot (kuten puolue ja puoluemaksun määrää koskeva tieto ja tieto puolueveron maksamista koskevan valtakirjan toimittamisesta)
• ilmoitusvelvollisen ilmoittamat luottamus- ja virkatehtävät, johtotehtävät ja luottamustoimet sekä merkittävä varallisuus (maan ja metsän omistus, osakkeenomistus, velka tai takaus) ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoidossa
• luovutetut tietotekniset laitteet sekä niiden saamisen edellytyksenä oleva tietoturva- ja tietosuojasitoumus
• rekisteröidyn suostumuksella tallennetaan mahdolliset ruoka - aineallergiat sekä apuvälinetieto.

Erityisinä henkilöryhminä koskevina tietoina käsitellään terveydentilaa koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista silloin, kun rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten. Henkilön terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnasta julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n nojalla.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin tiedot saadaan lähtökohtaisesti ilmoitusvelvollisilta itseltään kautta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sidonnaisuusilmoitukset luovutetaan aluevaltuustolle tiedoksi hyvinvointialuelain 125.2 §:n 5 kohdan mukaisesti. Lisäksi sidonnaisuusrekisteri julkistetaan yleisessä tietoverkossa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivustolla hyvinvointialuelain 89.4 §:n mukaisesti. Näin ollen kenellä hyvänsä on oikeus tutustua sidonnaisuustietoihin. Sidonnaisuusrekisteri löytyy verkkosivuilta: https://vakehyva-julkaisu.triplancloud.fi/ktwebscr/lumu_lumulist_sid.htm.

Sidonnaisuusrekisterin tiedot voivat sisältää julkisuuslain 24 §:ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja. Siltä osin, kun tiedot ovat salassa pidettäviä, ei niitä julkisteta tietoverkossa eikä luovuteta ilman lakisääteistä perustetta.

Muutoin rekisterintietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa ensisijaisesti rekisteröidyn kirjallisella suostumuksella. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty.

Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Lisäksi tietoja pidetään nähtävänä yleisessä tietoverkossa edellä kuvatuin tavoin. Tietoja ei muutoin luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8 Tietojen säilytysajat

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterin tiedot säilytetään luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän keston ajan. Sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterin tiedot säilytetään pysyvästi kansallisarkiston päätöksen (AL/10361/07.01.03.01/2017, 30.6.2017) mukaisesti. Sidonnaisuus tiedot säilytetään yleisessä tietoverkossa ilmoitusvelvollisen luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän keston ajan. Luottamustoimen tai viranhaltijan tehtävän päättyessä häntä koskevat tiedot poistetaan yleisestä tietoverkosta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli ulkopuolinen taho käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, rekisterinpitäjä vastaa siitä, että riittävistä suojatoimenpiteistä ja salassapidosta on sovittu tietojenkäsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.

A Sähköinen aineisto

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti.  Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla.

B Manuaalinen aineisto

Määräajan säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään siinä yksikössä, jossa ne on laadittu tai jonne ne ovat saapuneet. Asiakirjat, jotka on laissa määrätty arkistoitavaksi, siirretään säilytysajan päätyttyä hyvinvointialueen päätearkistoon. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt-kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita. Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/ tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

Vantaa-infot

• Korso: Lumo, Urpiaisentie 14
• Myyrmäki: Myyrmäkitalo, Paalutori 3
• Tikkurila: Dixi, Ratatie 11, 2. krs.

Keravan asiointipiste

Sampolan palvelukeskus: Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi