Vanda och Kervo välfärdsområdets register över förtroendevalda och deras bindningar

1 Registrets namn

Vanda och Kervo välfärdsområdets register över förtroendevalda och deras bindningar

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Vanda och Kervos välfärdsområdes revisionsnämnd
Adress: PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Övriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets växel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Ansvarsperson för registret och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret: Revisionschef
Dataskyddsombud och kontaktuppgifter: Vanda och Kervo välfärdsområdets dataskyddsombud, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrunderna för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter är mottagning och uppföljning av centrala förtroendevaldas och ledande tjänsteinnehavares av anmälningar om bindningar i välfärdsområdet. Syftet med anmälan av bindningar är att öka öppenheten och genomskinligheten med beslutsfattandet. Dessutom är registrets syfte registrering av förtroendeuppdrag, kontakt samt behandling och betalning av förtroendevaldas arvoden och ersättningar.

Grunderna enligt EU:s gemensamma dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är:

• utifrån artikel 6 punkt 1 underpunkt a för de uppifter,för  vars behandling som den registrerade har gett sitt samtycke till för ett specifikt ändamål
• artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• dataskyddslagen (1050/2018)
• lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• lagen om välfärdsområden (611/2021)
• lagen om tjänsteinnehavare i kommuner och välfärdsområden (304/2003).

Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervos välfärdsområde följa Vanda och Kervos välfärdsområdets interna instruktioner och riktlinjer. 

5 Datainnehållet i registret

I registret för förtroendevalda och bindningar lagras de uppgifter som förtroendevalda och tjänsteinnehavare har anmält om sina ledningsuppdrag samt förtroendeuppdrag i företag och andra gemenskaper som bedriver näringsverksamhet, betydande förmögenhet samt andra bindningar, som kan ha betydelse i skötseln av förtroende- och tjänstemannauppdrag.

Personer registrerade i registret för förtroendevalda och bindningar är alla områdesstyrelsens ledamöter och ersättare för deras registrering, kontakt samt behandling och betalning av arvoden och ersättningar. Registrerade för bindningar är välfärdsområdets centrala förtroendevalda (förtroendevalda och ersättare i välfärdsområdesfullmäktige, ordförande och vice ordförande i välfärdsområdesfullmäktige, ordförande och vice ordförande i nämnden) samt ledande tjänsteinnehavare (välfärdsområdesdirektör samt föredragande i välfärdsområdesfullmäktige och nämnden), som berörs av lagstadgad anmälningsskyldighet av bindningar, vilka kan ha betydelse för skötseln av förtroende- och tjänsteinnehavaruppdrag.

I registret för förtroendevalda och bindningar lagras:

• identifieringsuppgifter (som för- och efternamn, personbeteckning, födelsedatum)
• kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer, e-post)
• modersmål
• yrke
• bankuppgifter
• partiuppgifter (som parti och information som rör summan av partiavgiften och information som rör inlämnandet av fullmakt för betalning av partiskatt)
• förtroende- och tjänsteuppdrag som den anmälningsskyldige anmäler, ledningsuppdrag och förtroendeuppdrag samt betydande förmögenhet (mark- och skogsinnehav, aktieägande, skuld eller borgensförbindelse) och andra bindningar, som kan ha betydelse för skötseln av förtroende- och tjänsteuppdragen
• överlämnad datateknisk utrustning samt datasäkerhets- och dataskyddsbindelser som är en förutsättning för att få dem
• med den registrerades samtycke lagras eventuella mat- och andra allergier samt information om hjälpmedel.

Information som rör hälsotillståndet behandlas som särskilda 
persongrupper. Behandlingen är tillåten enligt EU:s allmänna dataförordning artikel 9 moment 2 underpunkt a, enligt vilken behandling av uppgifter är tillåtet när den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke för behandling av ifrågavarande personuppgifter för ett eller flera ändamål.

Information som rör personens hälsotillstånd är sekretessbelagda enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 §.

6 Lagenliga datakällor

Uppgifter i registret över förtroendevalda och bindningar får man i princip av de anmälningsskyldiga.

7 Lagenlig överföring av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter utanför EU eller EES

Anmälningarna över bindningar utlämnas till välfärdsområdesstyrelsen för kännedom enligt lagen om välfärdsområden 125.2 § punkt 5. Dessutom publiceras registret över bindningar i det offentliga datanätet på Vanda och Kervo välfärdsområdets webbplats enligt lagen om välfärdsområde 89.4 §. På så vis har vem som helst rätt att bekanta sig med uppgifter om bindningar. Registret över bindningar finns på webbsidan: https://vakehyva-julkaisu.triplancloud.fi/ktwebscr/lumu_lumulist_sid.htm

Registret över bindningar kan innehålla sekretessbelagda uppgifter som avses i lagen om offentlighet 24 §. För de delar, som uppgifterna är sekretessbelagda, publiceras de inte i datanätet eller utlämnas inte utan lagstadgade grunder.

Annars överlåter man inte lagenligt uppgifter i registret till tredje part. Uppgifterna kan i första hand överlåtas med registrerades skriftliga samtycke. Vidare kan uppgifter överlåtas, om överlåtandet av uppgifter har stiftats separat i lag.

Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdets datasystem, som finns i EU/EES-området. Dessutom håller man uppgifter tillgängliga för påseende i datanätet enligt sätt beskrivna ovan. Uppgifter överlåts inte utanför Europeiska unionen eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet

8 Tider för lagring av uppgifter

Uppgifter i registret över förtroendevalda och bindningar lagras under den tid som förtroendeuppdraget eller tjänsteinnehavarens uppdrag varar. Uppgifterna om anmälningar över bindningar och registret över bindningar lagras permanent enligt Riksarkivets beslut (AL/10361/07.01.03.01/2017, 30.6.2017). Uppgifter om bindningar lagras i det offentliga datanätet under den tid som den anmälningsskyldiges förtroendeuppdrag eller tjänsteinnehavarens uppdrag varar. När förtroendeuppdraget eller tjänsteinnehavarens uppdrag upphör så tas uppgifter som rör hen bort ur det offentliga datanätet.

9 Principer för skydd av registret

Registrets informationssäkerhet samt konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av personuppgifterna säkerställs med ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder. En enskild persons uppgifter får endast behandlas av de personer som behöver uppgifterna för skötseln av sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i den omfattning som arbetsuppgiften kräver det. Dessutom har arbetstagare och tjänsteutövare som behandlar uppgifter sekretess- och tystnadsplikt som grundar sig på lag, som fortsätter även efter att arbets- och tjänsteförhållandet har tagit slut. Om en utomstående part behandlar personuppgifter som hör till registret för registerhållarens räkning, ansvarar registerhållaren för att man har kommit överens om tillräckliga skyddsåtgärder och sekretess i avtalet som gjorts upp med personuppgiftsbiträdet.

A Elektroniskt material

Apparatur och program som upprätthålls av Vanda och Kervo välfärdsområde är tekniskt skyddade. Anställda som använder datasystem har användningsrättigheter definierade enligt sina arbetsuppgifter samt systemspecifika personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. Användning av systemen kan övervakas med hjälp av användningslogguppgifter.

B Manuellt material

Pappersdokument som ska lagras under en utsatt tid lagras på den enhet, där de har upprättats eller dit de har ankommit. Dokument, som enligt lag ska arkiveras, överförs efter lagringstidens slut till välfärdsområdets centralarkiv. Sekretessbelagt material lagras i låst utrymme.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• granska uppgifter om sig själv
• begära att få sina uppgifter rättade
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning på behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som hen själv lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• återkalla samtycket som hen har gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändiga fakta för att söka uppgifter, rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har lagrats i detta register eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdrivet dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen.

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Den registrerade, som vill kontrollera, rätta eller ta bort uppgifter som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna in en begäran om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), dit man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns blanketter för begäran om uppgifter som passar olika ändamål.

Dessutom kan den registrerade göra en begäran om kontroll, rättning eller radering av uppgifter som gäller hen själv, med blankett som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Begäran lämnas till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt i Vanda och Kervo välfärdsområdet. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din begäran.

Vandainfo

• Korso: Lumo, Gråsiskvägen 14
• Myrbacka: Myrbackahuset, Påltorget 3
• Dickursby: Dixi, Banvägen 11, 2 vån.

Kervos servicepunkt

Sampolas servicecenter: Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7.

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska även nämnas de skäl, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet och använda andra rättsskyddsmetoder.

11 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

12 Övriga ärenden som rör behandlingen av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen:

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

13 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter: 

Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Tfn 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi