Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Tietosuojaseloste, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016).Laadittu 31.3.2025.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen puhe- ja chatpalvelujen rekisteri
Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitusOsoite: PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueMuut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi
Rekisterin vastuuhenkilö: Konsernipalvelujen toimialajohtajaTietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on puhe- ja chatpalvelujen tarjonta, hallinta ja ylläpito sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottamista varten. Puhe- ja chatpalveluihin kuuluu yleinen neuvonta ja ohjaus palveluista, asiakasyhteydenottoja käsittely ja välittäminen hyvinvointialueen toimialoille sekä ajanvarauspalvelun toteuttaminen.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:
Erityisinä henkilötietoryhminä voidaan käsitellä terveydentilaa koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 momentin h alakohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista silloin, kun se on tarpeen terveydenhuollossa.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), tietosuojalaki (1050/2018), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), tiedonhallintalaki (906/2019), hallintolaki (434/2003) ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021).
Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.
Puhe- ja chatpalvelujen rekisteriin tallennetaan yhteydenottajan ilmoittamat yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi sekä asiakkaan puhelinnumero tai asiakkaan järjestelmään takaisinsoittoa varten kirjaama erillinen puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Mikäli asiakkaan numero on salainen tai numeron näyttö on estetty, ei puhelinnumeroa tallenneta. Lisäksi tallennetaan yhteydenottajan lähettämän viestin sisältö sekä siihen annettu vastaus sekä mahdolliset muut yhteydenottajan ilmoittamat tiedot.
Hyvinvointialueen palveluksessa olevien osalta tarvittavat henkilötiedot, kuten nimi-, titteli- ja osastotiedot, kuuluvat hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteriin.
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta itseltään yhteydenottojen kautta. Henkilötietoja saadaan, kun asiakas soittaa puhelinpalveluun tai asioi chat-palvelun kautta. Jos asiakas käyttää chat-palvelussa tunnistautumista, asiakkaan tunnistamisen tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta.
Hyvinvointialueen palveluksessa olevien osalta tiedot saadaan hyvinvointialueen henkilöstöasioiden rekisteristä sekä heidän itsensä tuottamina palvelun yhteydessä.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää sopimukseen perustuen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palvelujentuottajille.
Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa tai hyvinvointialueen alihankintaketjussa olevat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät.
Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Puhe- ja chatpalvelujen rekisterin tietoja säilytetään Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan. Chat-keskustelut tallennetaan kahden vuoden ajaksi.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli ulkopuolinen taho käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, rekisterinpitäjä vastaa siitä, että riittävistä suojatoimenpiteistä ja salassapidosta on sovittu tietojenkäsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt vain tarvittavat käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla. Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännöllisesti, ja järjestelmien mahdollisia riskejä kartoitetaan ja seurataan jatkuvasti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset passivoidaan.
Määräajan säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään siinä yksikössä, jossa ne on laadittu tai jonne ne ovat saapuneet. Asiakirjat, jotka on laissa määrätty arkistoitavaksi, siirretään säilytysajan päätyttyä hyvinvointialueen päätearkistoon. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisteröidyllä on oikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.
Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.
Sampolan palvelukeskus: Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:
Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 HelsinkiPostiosoite: PL 800, 00531 HelsinkiPuh. 029 56 66700Sähköposti: tietosuoja@om.fi