Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tallentava kamera- ja kulunvalvonnan rekisteri

1 Rekisterin nimi

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tallentava kamera- ja kulunvalvonnan rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus
Osoite: PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Muut yhteystiedot: Hyvinvointialueen vaihde 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö: Turvallisuus- ja varautumispäällikkö
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiloissa toimivien työntekijöiden sekä niissä asioivien ml. asiakkaiden turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen ja toiminnan valvominen sekä turvallisuutta, omaisuutta ja toimintaa vaarantavien tilanteiden ennalta ehkäiseminen ja selvittäminen. Kulunvalvontajärjestelmän avulla voidaan rajata henkilöiden kulkemista kiinteistössä.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisiin perusteisiin henkilötietojen käsittelylle:

• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi,
• 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), tietosuojalaki (1050/2018), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), työturvallisuuslaki (738/2002), rikoslaki (531/2000).

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Kameravalvonnan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot ovat kameravalvonnan tallentamat kuvat, videokuvat ja äänet, hyvinvointialueen omistamien tai vuokrakäytössä olevien rakennusten tiloissa ja niiden lähialueilla (esim. yleiset tilat, ulkoalueet, kiinteistön välitön läheisyys, sisäänkäynnit, odotusaulat, käytävät ja porraskäytävät) liikkuvista henkilöistä, mukaan lukien tallennusaika ja - paikka.

Kulunvalvonnan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot ovat työntekijöiden kulkutagien käyttäjätiedot, kuten nimi, henkilönumero, osasto, titteli/esimiestieto. Kulkutagit luvitetaan henkilökohtaisesti tarpeeseen.

Kameravalvonnan tallenteet ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 7 kohdan mukaan salassa pidettäviä.

Kameravalvonnasta informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä ”Alueella tallentava kameravalvonta” -kylteillä. 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan käytössä olevista tallentavista hyvinvointialueen omissa tai sen vuokraamissa tiloissa olevista kameravalvontajärjestelmistä ja niiden eri osista sekä kulunvalvontajärjestelmän kulkutunnisteista ja lukijalaitteista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Kamera- ja kulunvalvonnan tallentamia tietoja käsittelevät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa, lukuun tai sen toimeksiannosta henkilöt heidän työtehtäviänsä edellyttämässä laajuudessa. Kamera- ja kulunvalvonnan tallentamia tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta hyvinvointialueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty esimerkiksi valvontaviranomaisille tai poliisille esitutkintamateriaaliksi, kun kyseessä on rikostutkinta tai epäilyrikoksesta.

Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

8 Tietojen säilytysajat

Kameravalvonnan tietoja säilytetään pääsääntöisesti 30–365 vuorokautta niiden syntymisestä, jonka jälkeen tiedot hävitetään. Kulunvalvontaan liittyvät tiedot säilytetään seuraavasti:

• kulkutagille tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun työntekijän palvelussuhde päättyy ja kulkutagi palautetaan
• kulkutagin muodostama kulkuloki poistetaan järjestelmästä 2 vuoden varoajalla.

Mikäli tietoja tarvitaan edellä kerrottuihin tarkoituksiin pidempi aika, säilytetään niitä niin kauan kuin tarve edellyttää.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.Yksittäisen henkilön tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli ulkopuolinen taho käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, rekisterinpitäjä vastaa siitä, että riittävistä suojatoimenpiteistä ja salassapidosta on sovittu tietojenkäsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.

A Sähköinen aineisto

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt vain tarvittavat käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla.  Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännöllisesti, ja järjestelmien mahdollisia riskejä kartoitetaan ja seurataan jatkuvasti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset passivoidaan.

B Manuaalinen aineisto

Määräajan säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään siinä yksikössä, jossa ne on laadittu tai jonne ne ovat saapuneet. Asiakirjat, jotka on laissa määrätty arkistoitavaksi, siirretään säilytysajan päätyttyä hyvinvointialueen päätearkistoon. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.

Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

Vantaa-infot

• Korso: Lumo, Urpiaisentie 14
• Myyrmäki: Myyrmäkitalo, Paalutori 3
• Tikkurila: Dixi, Ratatie 11, 2. krs

Keravan asiointipiste

Sampolan palvelukeskus: Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi.