Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiarekisteri

1 Rekisterin nimi

'Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiarekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus
Osoite: PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Muut yhteystiedot
Hyvinvointialueen vaihde 09419191
kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö:
Hyvinvointialuejohtaja
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää hyvinvointialueen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisteriin tallennetaan hyvinvointialueen hallinnolliset asiat ja asiakirjat, mukaan lukien viranhaltija- ja toimielinpäätökset, viranomaispäätökset, hakemukset, yhteydenotot, pyynnöt, vaatimukset sekä sopimukset liiteasiakirjoineen. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi,
• 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), tietosuojalaki (1050/2018), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), tiedonhallintalaki (906/2019) ja hallintolaki (434/2003).

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiarekisteriin tallennetaan hyvinvointialueelle saapuvat ja siellä laadittavat hallinnolliset asiakirjat sekä niiden käsittelystä kertyvä tieto. Rekisteriin tallennettavien asioiden ja asiakirjojen tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti ja voi sisältää käsittelijöiden nimi- ja sähköpostiosoitetietoja sekä asianosaisten, viranomaisten ja sopimuskumppaneiden ym. henkilötietoja, kuten nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot ja terveys- ja sosiaalipalveluihin liittyviä tietoja. Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Osa asiakirjoista voi olla salassa pidettäviä viranomaisten toiminnasta julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin perusteella.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiarekisterin tiedot saadaan asiakkailta, asianosaisilta, ja muilta yksityishenkilöiltä sekä hyvinvointialueen henkilöstöltä, luottamushenkilöiltä, yrityksiltä, yhteisöiltä, sopimuskumppaneilta ja muilta viranomaisilta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiarekisterissä olevia henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön tai yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille asianosaisille, viranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja -laitoksille lainsäädännön mukaisesti.
Julkisia asiakirjoja luovutetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Toimielinpäätöksenteon julkiset päätökset ja liitteet sekä esityslistat julkaistaan hyvinvointialueesta annetun lain (611/2021, 34 § ja 145 §) ja hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa: https://vakehyva.cloudnc.fi/fi-FI.
Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rajatuissa tilanteissa tietoja voidaan kuitenkin siirtää sellaisiin EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävä. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

8 Tietojen säilytysajat

Asiarekisterin tietoja säilytetään Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävä sitä edellyttää. Lisäksi tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli ulkopuolinen taho käsittelee rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, rekisterinpitäjä vastaa siitä, että riittävistä suojatoimenpiteistä ja salassapidosta on sovittu tietojenkäsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa.
A Sähköinen aineisto
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt vain tarvittavat käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Järjestelmien käyttöä voidaan valvoa käyttölokitietojen avulla. Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännöllisesti, ja järjestelmien mahdollisia riskejä kartoitetaan ja seurataan jatkuvasti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset passivoidaan.
B Manuaalinen aineisto
Määräajan säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään siinä yksikössä, jossa ne on laadittu tai jonne ne ovat saapuneet. Asiakirjat, jotka on laissa määrätty arkistoitavaksi, siirretään säilytysajan päätyttyä hyvinvointialueen päätearkistoon. Salassa pidettävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.
Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

VANTAA-INFOT
Korso
Lumo, Urpiaisentie 14
Myyrmäki
Myyrmäkitalo, Paalutori 3
Tikkurila
Dixi, Ratatie 11, 2. krs

KERAVA
Sampolan palvelukeskus
Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Puh. 029 56 66700.
TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 21.3.2025
Sähköposti: tietosuoja@om.fi