Vanda och Kervo välfärdsområdets ärenderegister

1 Registrets namn

Vanda och Kervo välfärdsområdets ärenderegister

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse
Adress: PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Övriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets växel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi

3 Ansvarsperson för registret och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret: Välfärdsområdesdirektören
Dataskyddsombud och kontaktuppgifter: Vanda och Kervo välfärdsområdets dataskyddsombud, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättsgrunderna för behandlingen

Syftet med behandling av personuppgifter är att upprätthålla ett ärenderegister för ärenden som behandlas och som har behandlats av välfärdsområdet, där man registrerar uppgifter som rör ärende, ärendebehandling och dokument. I ärenderegistret lagras välfärdsområdets administrativa ärenden och dokument, inklusive tjänsteinnehavar- och nämndbeslut samt avtal.

Grunderna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är:

• artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige
• artikel 6 punkt 1 underpunkt e, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• dataskyddslagen (1050/2018)
• lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• lag om informationshantering (906/2019) och förvaltningslagen (434/2003).

Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervos välfärdsområde följa Vanda och Kervos välfärdsområdets interna instruktioner och riktlinjer.

5 Datainnehållet i registret

I ärenderegistret lagras administrativa dokument som kommer till välfärdsområdet och som upprättas där samt information som samlas in om deras behandling. Informationsinnehållet i ärenden och dokument som lagras i registret varierar från fall till fall och kan innehålla behandlarnas namn- och e-postuppgifter samt sakägares, myndigheters och avtalsparters etc. personuppgifter, som namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och uppgifter gällande hälso- och socialtjänster. I registret lagras endast uppgifter som är nödvändiga för ändamålet. En del av dokumenten kan vara sekretessbelagda enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 § moment 1.

6 Lagenliga datakällor

Uppgifterna i ärenderegistret fås av klienter, sakägare och andra privatpersoner samt välfärdsområdets anställda, förtroendemän, företag, samfund, avtalsparter och andra myndigheter.

7 Lagenlig överföring av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter som finns i ärenderegistret överförs från registret för personuppgifter utifrån lagstiftning eller individualiserad begäran om uppgifter till parter, myndigheter samt försäkringsbolag och -anstalter som är berättigade till dem enligt lagstiftning.

Offentliga dokument överförs enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Offentliga beslut och bilagor samt föredragningslistor för organets beslutsfattande publiceras enligt lagen om välfärdsområden (611/2021), 34 § ja 145 §) och enligt välfärdsområdets anvisningar i det allmänna datanätet på: https://vakehyva.cloudnc.fi/fi-FI.

Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdets datasystem, som finns i EU/EES-området. Uppgifter får enligt lag inte överföras utanför Europeiska unionen eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I begränsade situationer kan dock uppgifter överföras till sådana länder utanför EU eller EES-området, för vilka Europeiska kommissionen har ansett att nivån på datasekretessen är tillräcklig. Dessutom kan personuppgifter överföras till länder utanför EU eller EES-området, när man har genomfört skyddsåtgärder enligt europeiska allmänna dataskyddsförordningen, så som standardklausuler rörande dataskydd och som bifogas i avtalet och dessutom har man vid behov använt europeiska dataskyddsstyrelsens instruerande kompletterande skyddsåtgärder.

8 Tider för lagring av uppgifter

Uppgifter i registret för personuppgifter lagras enligt Vanda och Kervo välfärdsområdets datastyrningsplan, antingen permanent eller under en viss tid.

9 Principer för skydd av registret

Registrets informationssäkerhet samt konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av personuppgifterna säkerställs med ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Uppgifter får endast behandlas av de personer som behöver uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i den omfattning som arbetsuppgiften kräver det. Dessutom har arbetstagare och tjänsteutövare som behandlar uppgifter sekretess- och tystnadsplikt som grundar sig på lag, som fortsätter även efter att arbets- och tjänsteförhållandet har tagit slut. Om en utomstående part behandlar personuppgifter som hör till registret för registerhållarens räkning, ansvarar registerhållaren för att man har kommit överens om tillräckliga skyddsåtgärder och sekretess i avtalet som gjorts upp med personuppgiftsbiträdet.

A Elektroniskt material

Apparatur och program som upprätthålls av Vanda och Kervo välfärdsområde är tekniskt skyddade. Anställda som använder datasystem har endast nödvändiga användarrättigheter som har fastställts utifrån deras arbetsuppgifter samt personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. Användning av systemen kan övervakas med hjälp av användningslogguppgifter.  Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet, och eventuella risker med systemen kartläggs och följs upp kontinuerligt. När anställningsförhållandet upphör passiveras användningsrättigheterna och användarnamnen.

B Manuellt material

Pappersdokument som ska lagras under en utsatt tid lagras på den enhet, där de har upprättats eller dit de har ankommit. Dokument, som enligt lag ska arkiveras, överförs efter lagringstidens slut till välfärdsområdets centralarkiv. Sekretessbelagt material lagras i låst utrymme.

10 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• granska uppgifter om sig själv
• begära att få sina uppgifter rättade
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning på behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som hen själv lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• återkalla samtycket som hen har gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändiga fakta för att söka uppgifter, rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har förts in i detta register eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdrivet dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen.

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Den registrerade, som vill kontrollera, rätta eller ta bort information som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna in en begäran om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), dit man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns blanketter för begäran om uppgifter som passar olika ändamål.

Dessutom kan den registrerade göra en begäran om kontroll, rättning eller radering av uppgifter som gäller hen själv, med blankett som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Begäran lämnas till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt i Vanda och Kervo välfärdsområdet. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din begäran.

Vandainfo

• Korso: Lumo, Gråsiskvägen 14
• Myrbacka: Myrbackahuset, Påltorget 3
• Dickursby: Dixi, Banvägen 11, 2 vån.

Kervos servicepunkt

Sampolas servicecenter: Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7.

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska även nämnas de skäl, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet och använda andra rättsskyddsmetoder.

11 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

12 Övriga ärenden som rör behandlingen av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen:

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

13 Den registrerades rätt att överklaga (EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 77)

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter: 

Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Tfn 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi