Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Sivut on suunnattu yksityisille palveluntuottajille ja palvelusetelituottajille, jotka tuottavat palveluita Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle.
Mihin kannattaa olla yhteydessä, kun yritys tarvitsee valtuuttaa HUS:n tekemään yrityksen omien toimikorttien tilaamisen?
Kannattaa olla yhteydessä oman hyvinvointialueen rekisteröintipisteeseen asiasta. Oheisesta linkistä löytyy yhteystiedot: Rekisterointipisteet+hyvinvointialueittain.pdf
Kuka päättää, mitkä kirjaukset siirtyvät Kannasta OmaKantaan kehitysvammaisten ympärivuorokautisesta palvelussa ja päiväaikaisessa toiminnassa? Vai menevätkö kaikki päivittäiset kirjaukset OmaKantaan?
THL on linjannut, että kaikki päivittäismerkinnät tulevat menemään OmaKantaan, ellei asia tai yksittäinen asiakasasiakirja ole erityissisältöinen tai viivästetty. Lähtökohtaisesti asiakkailla on oikeus kaikkiin tietoihinsa. Viivästämisen syy tulee olla perusteltu ja perusteluissa noudatetaan THL:n luokituksia.
VAKE: Täysi-ikäisten asiakkaan kohdalla VAKEn osalta ei ole organisaatiotasoisia linjauksia liittyen näkyvyyden rajoittamiseen. Jos linjauksia tulee, niistä tiedotetaan erikseen. Alaikäisten kohdalla tämä viivästämisen aihe kehitysvammaisten asumis- /laitospalveluissa nousi esille viime tilaisuudessa yksityisille ja linjaukset alaikäisten kohdalla ovat parhaillaan organisaatioissa selvityksen alla.
Helsinki: Helsingin osalta ei myöskään ole mitään yleisiä linjauksia näkyvyyden rajoittamisesta. Tätä tulee aina miettiä asiakaskohtaisesti.
Olemme kommunikaation opetuspalveluiden tuottaja. Millaisia kirjauksia ja miten tarkkaan pitää kirjata, jos on esimerkiksi vain 8 opetustunnin päätös?
Asiakastietolain mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja palvelun antamiseen osallistuvan avustavan henkilön tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun ja potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot. Tarkemmat tarpeet kirjauksista tulee sopia palvelua ostaneen yksikön yhteyshenkilön kanssa.
Olemme ammatillinen perhekoti. Prosessit ovat meille selkeät, paitsi kirjaamiskäytännöt. Niistä ei vielä yhteisissä palavereissa ole tullut ohjeistuksia. Mitä asioita tullaan kirjaamaan Kantaan 1.9. alkaen? Tuleeko kaikilla hyvinvointialueilla olemaan samankaltaiset käytännöt?
Koska hyvinvointialueet päättävät toimintamalleistaan itsenäisesti, voinee olettaa linjauksissa olevan eroa.
Helsinki on määritellyt ne asiakirjat, joita yksityinen ammatillinen perhekoti käyttää kirjaamisessaan ja tallettaa Kantaan. Ne löytyvät täältä: Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat. Materiaalista löydät sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan määrittelemät ja yksityiseltä palveluntuottajalta vaadittavat sosiaalipalvelun toteutuksen asiakasasiakirjat palvelutehtävittäin.
Kerrotaanko meille mitä rakenteista asiakirjaa käytettävä lastensuojelun sijaishuollon päivittäiskirjausten tekemiseen vai arvaammeko itse Sosmetasta mitä alamme käyttämään ammatillisessa perhekodissa?
Käytetään merkintää asiakkaan arjesta, kun kyse on päivittäiskirjauksesta.
Helsinki: Ammatillisessa perhekodissa edellytettävät asiakirjat löytyvät dokumentista Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat
Voisitteko jakaa selkeästi ja kaikille yhteystiedot ja yhteyshenkilöt teiltä?
VAKE: Yleisistä Kantaan liittyvistä linjauksista voitte olla yhteydessä Kanta-palveluiden käyttöönottoprojektin sähköpostiosoitteeseen soshuolto-kantaprojekti@vakehyva.fi. Jos kyse on tarkemmista asioista, esim. kirjaamisen sisällöistä tai muusta käytännöstä, kannattaa olla suoraan yhteydessä sopimukseenne merkityn yhteyshenkilön kanssa.
Helsinki: Yleisistä Kantaan liittyvistä linjauksista voitte olla yhteydessä Kanta-palveluiden käyttöönottoprojektin sähköpostiosoitteeseen: sotepe.soskanta@hel.fi. Jos kyse on tarkemmista asioista esim. kirjaamisen sisällöistä kannattaa olla suoraan yhteydessä sopimukseenne merkityn yhteyshenkilön kanssa.
Lastensuojeluyksikkö. Mitkä kirjaukset menevät kantaan? Meneekö kaikki päivittäiskirjaukset Kantaan ja sieltä vielä OmaKantaan? Tai pysyykö perus päivittäiskirjaukset omassa järjestelmässä?
Kaikki kirjaukset viedään Kantaan. OmaKanta -näkyvyydestä on omat ohjeet. Lastensuojelun laitoshoidon ja lastensuojelun ammatillisen perhekodin päivittäiskirjaukset (merkintä asiakkaan arjesta) viivästetään OmaKannasta asiakkaan 18 ikävuoteen asti (Helsingin linjaus). Tästä materiaalista näkee laajemmin ohjeistuksia.
VAKE on juuri tehnyt samanlaisen linjauksen kuin Helsinki, että lastensuojelulaitosten päivittäiskirjaukset viivästetään OmaKannasta siihen asti, kunnes nuori on 18v.
Tarvitseeko iltapäiväkerhoon kirjaamiseen liittää avohilmo?
Valitettavasti emme tunnista iltapäiväkerhoa sosiaalipalveluksi, siksi pyydämme kysyjää osoittamaan kysymyksensä palvelua ostaneen yksikön yhteyshenkilöön.
Varmistan vielä, että pitääkö kaikkien hankkia varmennekortit ja kortinlukijat, vai onko oleellista ja riittääkö, että asiakastietojärjestelmä, jota käytetään (Nappula) on Kanta-yhteensopiva?
Ilman varmennekorttia ei pysty tallentamaan Kantaan tai hakemaan tietoa Kannasta. Koskee sekä sosiaalihuollon asiakastietovarantoa että tahdonilmaisupalvelua.
Kumpi on vastuussa asian sulkemisesta, palvelun tuottaja vai palvelunjärjestäjä?
Palvelunjärjestäjä vastaa aina asian avaamisesta ja sulkemisesta. Saman asian alla voidaan myöntää asiakkaalle myös muita palveluita.
Onko teillä selkeää näkemystä toimistosihteerien käyttöoikeuksille. Heidän roolinsa on laskutus ja heillä ei ole tarvetta päästä Kanta-tietoihin, mutta esim. asiakkaan läsnäolotietoihin ja mahdollisesti/poikkeuksellisesti päivittäiskirjaamiseen kyllä. Kysyn tätä, että osaamme rajata heidän käyttöoikeutensa oikein.
Asiakastietolain 14 §:n mukaan, kun palveluntuottaja antaa sosiaali- tai terveyspalveluja toisen palvelunantajan lukuun, vastaa palveluntuottaja käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossaan.
Käyttöoikeuksien määrittelyssä otettava huomioon:
Täytyykö kaikkien tehdä liittymishakemus?
Jos teillä on asiakastietolain mukaan kirjaamisvelvollisuus ja käytössänne sähköinen asiakastietojärjestelmä, on liityttävä Kantaan ja sitä varten tehtävä liittymishakemus.
Jatkokysymys: Missä sen teemme ja vaikka liitymme Kantaan vasta syksyllä, niin onko ok, että teemme liittymishakemuksen nyt?
Kyllä, hakemus kannattaa tehdä jo nyt. Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto. Ja tässä ylipäätään tietoa: Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto - Kanta.fi
Asiakastietojärjestelmään pääsee kirjautumaan myös ilman varmennekorttia. Täytyykö esimerkiksi IT-henkilöstölle (asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjä) hankkia DVV:n henkilöstökortti, koska tällä on teoriassa pääsy asiakastietoihin mutta EI kirjaa?
Toimijakortti on tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille, jotka työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Toimijakortti voidaan hankkia esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille tai it-konsulteille. Henkilöstökortit ja toimijakortit ovat sidottuja organisaatioon ja työsuhteeseen.
Sosmeta:n vammaispalvelun toteuttamissuunnitelmassa osa kentistä on pakollisia, mutta monet kentät eivät ole. Meillä on tällä hetkellä käytössä omat suunnitelmat palvelun tuottamiseen organisaation toimintaideologian mukaisesti. Kuinka paljon voimme soveltaa Sosmeta:n vammaispalvelun toteuttamissuunnitelmaa?
Kysymys on oikeastaan asiakastietojärjestelmätoimittajalle kuuluva. Kaikki asiakastietojärjestelmät ovat velvoitettuja rakentamaan asiakirjat THL:n määritelmien pohjalta. Miten mahdolliset poikkeukset voidaan toteuttaa ja onko se teknisesti mahdollista, kuuluu heille. Käytännössä mitään omia kenttiä ei voi olla, mutta niitä voi olla mahdollista sisällyttää THL:n määrittelemien kenttien sisälle.
Mistä nämä ajantasaiset asiat ja sosiaalipalvelut löytyvät? Näissä ilmeisesti on tullut muutoksia tässä matkan varrella, koska aiemmin esim. puhuttiin päihdehuollon asiasta ja nyt löytyy päihteiden käyttöön ja riippuvuuteen liittyvä asia (joka lienee sama).
Kyllä. Päihdehuolto sana on poistunut käytöstä lakimuutoksen myötä ja nykyinen asia on Päihteiden käyttö ja riippuvuudet sosiaalihuollon asia. Sosiaalipalveluina on Laitospalvelu, Tilapäinen asuminen, Tuettu asuminen, Sosiaalinen kuntoutus, Sosiaaliohjaus ja Sosiaalityö.
Asia ja sosiaalipalvelu määräytyvät palvelunjärjestäjän taholta ja ne kerrotaan teille. Jos toimitte itse palvelunjärjestäjänä, teidän tulee itse sisäisesti määrittää käyttämänne asiat.
Eli vanhojen asiakkuuksien osalta VAKE/Helsingin kaupunki lähettää asiakaskohtaisen asia-OID-koodin palveluntuottajalla?
VAKE: Kannan käyttöönoton yhteydessä toimitamme teille asian OID tunnisteen, mikäli palvelun järjestämisestä ei erikseen teihin olla yhteydessä toisesta toimintavasta. Mikäli VAKEssa avataan jossakin palvelussa vain 1 asia, voidaan teiltä pyytää asiatunnisteen hakua Kannan kautta.
Kannan kautta OID-koodista ei nouse mitään herätettä palvelua tuottavan organisaation tietojärjestelmiin. Tämän Kanta on jo tunnistanut jatkokehitykseen.
1.9.2026 jälkeen Helsinki ilmoittaa uuden asiakkaan henkilöturvatunnuksen ja asian OID-tunnisteen, johon palvelussa syntyvät kirjaukset tallennetaan.
Tuotamme sosiaalihuollon tukipalveluna siivouspalvelua ja käytämme sähköistä asiakasrekisteriä (Liket), johon tallennamme asiakkaiden yhteystiedot sekä kotiin ja siivouspalveluun liittyviä tietoja. Muita asiakastietoja järjestelmään ei tallenneta. Lisäksi käytössämme on Visma laskutusta varten. Miten meidän tulisi toimia 1.9. alkaen? Tuotamme kotisiivouspalveluita palvelusetelillä. Miten kirjaukset tehdään Kantaan?
VAKE: on pyritty tunnistamaan mitä sellaista tietoa tukipalvelujen tuottajalta tarvitaan, että asiakastietolain 17 §:n vaade toteutuu. Ja vaikka lain mukaan tukipalveluilla katsotaan olevan kirjaamisvelvollisuus, on VAKE määritellyt, ettei se velvoita siivous-, asiointi-, ateria-, vaatehuolto- ja liikkumista tukevaa palvelua tuottavia pieniä palveluntuottajia liittymään Kanta-palveluihin eikä kirjaamaan erillisiä sähköisiä asiakasasiakirjoja, niiden palveluntuottajien osalta, jotka toimittavat aterian tai siivouksen. Mikäli ateria- tai siivouspalvelu toteutetaan osana asumista ja näihin palveluihin liittyen on osa tarpeellista asiakastietoa, tulee näihin liittyvät kirjaukset tehdä. Asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot palvelun toteutuksesta saadaan muulla yhteistyöllä sosiaalipalvelun toteuttajan kanssa ja niistä sovitaan sopimuksissa erikseen.
Laskutukseen osalta palveluntuottajien on toimitettava suoritteet edelleen nykyisten prosessien mukaisesti
Jos asiakkaan tilanteesta nousee huoli, on tehtävä yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen tai ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta.
Millä hauilla Sosmetasta löytyy lastensuojelun päivittäismerkintätyyppi, kun kyse on lapsen sijaishuollosta ammatillisessa perhekodissa? Olen yrittänyt etsiä, sitä on ollut vaikea löytää.
Merkintä asiakkaan arjesta.
Tuleeko Helsingistä/VAKEsta helposti tavoitettavaa teknistä tukea mahdollisten Kanta-ongelmien varalle 1.9. jälkeen, jotta palvelut eivät häiriinny?
Ohjeet häiriötilanteissa toimimiseen tuotetaan myöhemmin ja tuodaan tiedoksi.
Saako jatkossa omaan järjestelmään kirjata omien rakenteiden alle? Meneekö kirjaukset enää ollenkaan omaan tietojärjestelmään?
Lähtökohtaisesti tietojärjestelmään tulee rakentaa vain rakenteisia asiakirjoja, jotka tulee tallentaa Kantaan. Tuottaessanne palvelua Helsingille tai VAKElle, teidän tulee käyttää vain rakenteisia asiakirjoja, joista asiakastiedot tallentuvat Kantaan rekisterinpitäjän rekisteriin. Mikäli tietojärjestelmätoimittajanne mahdollistaa kirjaamisen muualle kuin rakenteisiin asiakirjoihin, tulee teidän huomioida, että sekä rakenteiset asiakirjat että mahdolliset muut kirjaukset tulee poistaa omasta tietojärjestelmästänne asiakkuuden päättyessä.
Miten tämä kaikki menee yksityisten asiakkaiden kanssa? Kirjataanko yksityisten asiakkaiden asiat myös kantaan? Kotihoito ja kotisairaanhoito?
Yksityisten asiakkaiden osalta te olette palvelunjärjestäjä, ja teitä koskettaa palvelunjärjestäjän vastuu näiden asiakkaiden osalta. Hyvinvointialue / Helsinki ei avaa teille rekisterinkäyttöoikeutta näissä tapauksissa tai ohjeista tässä. Voitte kysyä lisätietoja THL:lta.
Miten henkilöstökortti muodostaa vahvan tunnistautumisen? Kun se ei voi muodostaa yhteyttä vahvaan valtakunnalliseen rekisteriin?
Tietoa varmenteista saat DVV:n sivuilta Tietoa varmenteista | Digi- ja väestötietovirasto | Digi- ja väestötietovirasto.
Kirjataanko Kantaan vain lastensuojeluasiakkaiden eli lasten ja heidän huoltajiensa asiat sikäli kuin ne koskevat lapsia? Sijaisvanhempien asioita ei kaiketi kirjata Kantaan?
Sijaisvanhempien asioita ei kirjata ja tallenneta Kantaan. Ainoastaan olennaiset lasta koskevat asiat ja huoltajien asioita siltä osin kuin koskevat lapsia.
Kantaan menevistä merkinnöistä: Vammaispalvelujen sosiaalipalveluissa kirjattavat asiakasasiakirjat tulee olla käytettävissä yksityisen palveluntuottajan Kanta-yhteensopivassa asiakastietojärjestelmässä. Meillä on käytössä Nappula, johon on ohjelmoitu meidän palveluamme palvelevat merkinnät. Käsittääkseni näin voidaan jatkaa, ja Kantaan siirrettävät merkinnät valitaan siinä vaiheessa, kun työntekijä siirtää kirjauksen Kantaan. Onko näin?
Lähtökohtaisesti tietojärjestelmään tulee rakentaa vain rakenteisia asiakirjoja, jotka tulee tallentaa Kantaan. Tuottaessanne palvelua Helsingille tai VAKElle, teidän tulee käyttää vain rakenteisia asiakirjoja, joista asiakastiedot tallentuvat Kantaan rekisterinpitäjän rekisteriin. Mikäli tietojärjestelmätoimittajanne mahdollistaa kirjaamisen muualle kuin rakenteisiin asiakirjoihin, tulee teidän huomioida, että sekä rakenteiset asiakirjat että mahdolliset muut kirjaukset tulee poistaa omasta tietojärjestelmästänne asiakkuuden päättyessä toimiessanne palveluntuottajana.
Helsinki on määritellyt palvelutehtävittäin, mitä Sosmetan mukaisia asiakirjoja tulee missäkin palvelutehtävässä olla. Tiedot löytyvät tästä dokumentista: Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat
VAKEn osalta olkaa yhteydessä asiakirjojen osalta palveluissa olevaan yhteyshenkilöönne.
Esperi Carella olemme linjanneet, ettemme tällä hetkellä hae henkilöstökortteja, ainoastaan ammattikortit tulevat ammattihenkilöille. Arvioimme tätä tarvetta tulevaisuudessa. asiakastietojärjestelmämme mahdollistaa tällaisten, ei sote ammattihenkilöiden asiakastyön kirjaamisen ilman ammattikorttia. Merkinnät tallentuvat HVA:n rekisteriin (ja sieltä sitten varantoon) mutta nämä henkilöt eivät voi tehdä rekisterihakua koska siihen tarvitaan ammattikortti.
Helsinki on linjannut, että yksityisen palveluntuottajan palveluksessa olevalla sosiaalipalvelua toteuttavalla henkilöstöllä on käytössään joko sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortti tai henkilöstökortti.
Vain erityistilanteissa korttikirjautumista ei vaadita. Esimerkiksi mobiilikäytössä voidaan hyväksyä muun vahvan tunnistautumisen käyttöä, kun tiedetään ettei palvelussa syntyvän asiakastiedon kirjaaminen tai tallentaminen edellytä ammattihenkilön sähköistä allekirjoitusta. Tarkemmin erityistilanteista sovitaan palvelua ostavan yksikön kanssa.
Jatkossa hankintasopimuksissa edellytetään edellä olevan linjauksen noudattamista.
VAKE ei ole linjannut vielä yksityisten palveluntuottajien varmennekorttivaatimuksista.
Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ja asiakastietojen sähköistä käsittelyä ohjataan asiakastietolakiin pohjautuvilla THL:n määräyksillä. Asiakastiedon kirjaamista koskeva lainsäädäntö on uudistunut 1.1.2024. Tämän vuoksi sosiaalihuollon palvelunantajien on liityttävä 65 §:n 1 momentin 1 kohdassa mainittuun valtakunnalliseen asiakastietovarantoon viimeistään 1.9.2026.
Valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto on mittava kehitystehtävä, joka edellyttää muutoksia sekä tietojärjestelmiin että käytäntöihin tiedonhallinnassa, palvelutuotannon organisoinnissa ja asiakastyön prosesseissa. Muutoksella on vaikutuksia sosiaalihuollon henkilöstön, tiedonhallinnan kehittäjien, tietojärjestelmäpalvelujen tarjoajien ja asiakastietojärjestelmien kehittäjien työhön.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakirjojen tallentaminen Kanta-palvelun asiakastietovarantoon aloitetaan myöhemmin ilmoitettuna ajankohtana.
Kantaan siirtymisen jälkeen asiakas alkaa nähdä OmaKannan kautta hänestä kirjattuja asiakastietoja, jotka sosiaalihuollon ammattilainen on hänestä tallentanut oman organisaationsa asiakastietojärjestelmään yhdessä sovittujen kirjaamiskäytäntöjen mukaisesti. Tämä parantaa tiedonkulkua asiakkaan ja ammattilaisen välillä. OmaKanta-palvelun kautta asiakas pystyy kuittaamaan Kanta-informoinnin sekä halutessaan rajaamaan tietojensa näkyvyyttä eri palveluntuottajien välillä. Lue lisää OmaKannasta.
Asiakastietovarannosta eli Kannasta asiakkaan tiedot ovat helposti ja ajantasaisesti ammattilaisten käytettävissä, vaikka asiakas muuttaisi paikkakunnalta toiselle. Pystyäkseen hakemaan jossain toisessa organisaatiossa kirjattua asiakastietoa Kannan kautta, tulee ammattilaisen olla kirjautuneena henkilökohtaisella varmennekortilla asiakastietojärjestelmään.
Sosiaalihuollon palveluntuottaja ja palvelunjärjestäjä voivat käsitellä ostopalveluissa syntyviä tietoja rekisterinkäyttöoikeuden avulla. Näin tiedot liikkuvat turvallisesti ja ne tallentuvat oikeaan rekisteriin.
Kannan rekisterinkäyttöoikeus helpottaa asiakastietojen käsittelyä silloin, kun palvelunjärjestäjä hankkii sosiaalipalvelun toiselta palvelunantajalta. Sen avulla esimerkiksi hyvinvointialueen sosiaalityöntekijä ja palveluntuottajan työntekijä voivat katsoa Kanta-palvelun avulla asiakkaan asian hoitoon liittyvät välttämättömät tiedot. Näkyvyydet on rajattu myös käyttöoikeusasetuksen mukaisilla työroolirajauksilla.
Lisäksi palveluntuottaja tallentaa palvelun tuottamisessa syntyneet tiedot suoraan palvelunjärjestäjän rekisteriin Kannassa. Lisätietoa rekisterinkäyttöoikeudesta.
Rekisterinkäyttöoikeus edellyttää yksityisen palveluntuottajan ammattilaisilta varmennekortin käyttöä. Lue lisää varmennekorttipalvelusta.