Omavalvontasuunnitelma Kivistön terveysasema

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Vantaankoskentie 69, 3.kerros, 01700 VANTAA
Postiosoite: PL 714, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Toimintayksikön puhelin, huom. palvelunumero 
A tiimi 09 41911081
B tiimi 09 41911082    
Palveluyksikön nimi: Kivistön terveysasema
Vastuuhenkilöiden nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 
Tehtäväaluepäällikkö Virve Ristolainen, puhelin +358401936615 virve.ristolainen@vakehyva.fi
Palvelualuejohtaja Anna Peitola, puhelin +358406120272
anna.peitola@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Terveysasema tarjoaa perusterveydenhuollon avopalveluja alueensa asukkaille sekä heille, jotka ovat valinnanvapauden puitteissa valinneet kyseisen terveysaseman. Terveysasemienväestömäärät 2024: Koivukylä 26 900, Länsimäki 30 800, Korso 30 100, Kerava 37 700, Myyrmäki 43 200, Martinlaakso 26 600, Kivistö 18 200 ja Tikkurila 72 200.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveydenhuollon palvelujen toimialan terveysasemapalvelujen palvelualueella toimii kahdeksan terveysasemaa. Terveysasemat tuottavat laadukkaita ja helposti saavutettavia lakisääteisiä ja väestön tarpeen mukaisia palveluja, tavoitteena alueen väestön terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen sekä toimintakyvyn tukeminen. 

Terveyskeskusten toiminnasta säädetään laissa:
•    terveydenhuoltolaki 1326/2010
•    sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaki 612/2021
•    potilaslaki 785/1992
•    laki terveydenhuollon ammattihenkilöstä 559/1994
•    Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 817/2015
•    laki sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä Uudellamaalla 617/2021
•    laki hyvinvointialueesta 611/2021

Vastaanottopalvelut

Hyvinvointialueen on järjestettävä alueensa asukkaiden sairaanhoitopalvelut (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 24 §). Terveysasema tuottaa alueellaan hoitajien ja lääkäreiden sekä kiireelliset että kiireettömät vastaanottopalvelut arkisin virka-aikaan. Arvion sairaanhoidon kiireellisyydestä tekee laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 51 §). Kiireellisellä hoidolla tarkoitetaan äkillisen sairastumisen, vamman, pitkäaikaissairauden vaikeutumisen tai toimintakyvyn alenemisen edellyttämää välitöntä arviota ja hoitoa (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 50 §). Perusterveydenhuollon avosairaanhoidon hoitotakuun lakimuutos astui voimaan 1.1.2025. Kiireettömän hoidon ensimmäinen hoitotapahtuma on järjestettävä 23-vuotta täyttäneillä kolmen kuukauden sisällä, jos potilaan hoitoon hakeutumisen syynä on sairastuminen, vamma, pitkäaikaissairauden vaikeutuminen, uusien oireiden esilletulo tai toimintakyvyn aleneminen, ja hoito kuuluu yleislääketieteen alaan. Alle 23-vuotaiden hoitotakuu säilyi ennallaan, hoito on järjestettävä arviointia seuraavien 14 vuorokauden aikana. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen strateginen tavoite säilyy ennallaan, päämääränä on järjestää hoito 14 vuorokauden sisällä kaikille ikäryhmille.

Omatiimi -toimintamalli otettiin käyttöön kaikilla hyvinvointialueen terveysasemilla toukokuussa 2024. Kivistön terveysasemalla otettiin omatiimi –toimintamalli käyttöön jo lokakuussa 2023. Omatiimit vastaavat kiireettömästä ja kiireellisestä hoidosta. Omatiimissäsi työskentelee muun muassa sairaanhoitajia, lääkäreitä ja terveydenhoitajia. Omatiimi konsultoi tarpeen mukaan myös muita sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia. Omatiimien käynnistymisen myötä terveysasemapalvelut ovat yhdenmukaistaneet ja selkeyttäneet yhteistyörakenteita ja -kanavia. Tavoitteena on turvata hoidon jatkuvuus, sujuvoittaa potilaan ohjautumista oikeisiin palveluihin ja edistää yhteistyötä toimijaverkoston välillä.

Terveysneuvonta, terveystarkastukset ja rokotukset

Terveysasema tarjoaa terveyden ja hyvinvoinnin edistämistä sekä sairauksien ehkäisyä tukevaa terveysneuvontaa alueensa asukkaille. Terveysneuvonta sisällytetään kaikkiin terveydenhuollon palveluihin. Lisäksi terveysasema järjestää tarpeelliset terveystarkastukset alueensa asukkaille (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 13 §), esimerkkinä työttömien terveystarkastukset. 

Kansallisen rokotusohjelman ja pandemiarokotusten järjestämistä ja toteuttamista säädellään lainsäädännöllä (tartuntatautilaki 1227/2016 ja sosiaali- ja terveysministeriön asetus rokotuksista 149/2017, jäljempänä rokotusasetus). Terveysasemat antavat kansallisen rokotusohjelman mukaisia maksuttomia rokotuksia alueensa asukkaille.

Kuntoutuspalvelut

Hyvinvointialueen on järjestettävä potilaan sairaanhoitoon liittyvä lääkinnällinen kuntoutus. (terveydenhuoltolaki 1326/2010,29 §). Terveysasemalla tuotetaan aikuisten kuntoutuspalveluja: fysio-, toiminta-, puhe- ja ravitsemusterapiaa sekä apuvälinepalveluja. Kuntoutuspalveluista on laadittu erilliset omavalvontasuunnitelmat yksiköittäin. Fysioterapian suoravastaanotto aloittaa toimintansa 9.1.2025 Kivistön terveysasemalla, muita kuntoutuksen palveluita ei ole terveysaseman tiloissa.

Päihde- ja mielenterveyspalvelut

Hyvinvointialueen on järjestettävä asukkaiden mielenterveyden hoito sekä asukkaiden päihde- ja riippuvuushoito (terveydenhuoltolaki 1326/2010,27 § ja 28 §).  Terveysasemalla tuotetaan perustason päihde- ja mielenterveyspalveluja. Vuoden 2025 rakenneuudistustyön tavoitteena on palvelujen yhdenvertaisuuden ja saatavuuden parantaminen. Keravan, Martinlaakson ja Tikkurilan terveysasemille on perustettu päihde- ja mielenterveystyöhön erikoistuneita matalan kynnyksen toimipisteitä, joissa toteutetaan alkuvaiheen arviointi ja hoito sekä korvaushoito 50–60 potilaalle. Päihde- ja mielenterveyspalveluista on laadittu erilliset omavalvontasuunnitelmat toimintayksiköittäin.

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 
•    VAKEn henkilöstövuokraus on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin.
•    Terveysasemien turvapalvelut hankitaan pääasiassa Securitas turvallisuuspalveluilta
•    Siivouspalvelut ostetaan SOL palveluyritykseltä.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: Jos palveluntuottajan tai tämän alihankkijan toiminnassa ilmenee epäkohtia tai puutteita, pyydetään asiasta selvitys. Asiakas- tai potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavista epäkohdista palvelunjärjestäjän on vaadittava niiden välitöntä korjaamista. Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimukset ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa. 

Esimerkiksi puhtauspalvelujen osalta Intrasta löytyy tilaus- sekä reklamaatio-ohjeet puhtauspalvelujen hankinnoille.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilöt: 
Kivistön terveysaseman omavalvontasuunnitelman laadintaan osallistui moniammatillinen työryhmä: tehtäväaluepäällikkö Virve Ristolainen, ylilääkäri Toni Vuori, apulaisylilääkäri Jenni Huhtala ja osastonhoitaja Merja Pehkonen. Työryhmä vastaa suunnitelman toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa ja aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelma on julkaistu internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi) Lisäksi asiakirja on saatavilla printtiversiona toimintayksikössä. 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Terveysasema noudattaa hyvinvointialueen laatuvaatimuksia ja -suosituksia sekä strategisia linjauksia. Laatua ohjaavat lisäksi lainsäädäntö ja kansalliset suositukset.  Esimerkiksi hoitoon pääsystä (hoitotakuu) säädetään terveydenhuoltolaissa (Terveydenhuoltolaki 1326/2010) Hoitotakuun määräajat määrittävät osaltaan terveysasemapalveluille asetettuja laatuvaatimuksia. 

Luettelo laatua ohjaavista suosituksista: 
•    Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022–2026 STM
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja -suunnitelma
•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen osallisuusohjelma 2023–2025
•    VAKE työohjepankki ja terveysasemapalvelujen ohjekirjasto
•    Käypä hoito -suositukset
•    Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) suositukset, ohjeet ja neuvontapalvelut terveydenhuollon ammattilaisille
•    Omalääkäri 2.0. (STM)

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Terveysasemapalveluilla on useita mittareita laadun ja vaikuttavuuden mittaamiseen. Muun muassa tiedot hoitotakuun toteutumisesta terveydenhuollon palveluissa julkaistaan hyvinvointialueen verkkosivuilla Hoitoon pääsy | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi). Edeltävän kuukauden hoitoon pääsyn tiedot päivitetään kuukauden kuluessa.

Palvelutoimintaa sekä palvelujen saatavuutta, saavutettavuutta ja hoidon jatkuvuutta seurataan useiden seurantamittareiden avulla. Esimerkkinä uusin, pian käyttöönotettava hoidon jatkuvuutta mittaava COCI- (Continuity of Care Index) mittari (Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen talousarvio 2024 ja taloussuunnitelma 2024—2026).

Terveysasemien palvelutoiminnan seuraamiseksi ja lähijohtamisen tueksi tuotetaan jatkuvaa ajantasaista tietoa. Lähijohtajilla on oikeudet tiedonseurantaan yksikkökohtaisesti. Tietoja käsitellään laajemmin muun muassa aluejohtoryhmissä. Hyvinvointialueelle rakennettu tietoallaskokonaisuus tulee mahdollistamaan entistä paremman analytiikan, tietojen yhdistelemisen sekä jatkuvan automaattisen tilannekuvaraportoinnin. 

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: 
Hyvinvointialueen vastuut laadunhallintaan ja johtamiseen liittyen on kuvattu tarkemmin Omavalvontaohjelmassa Omavalvontaohjelma 2024_0.pdf (vakehyva.fi) ja hallintosäännössä. Kokonaisvastuu laadunhallinnasta on toimialajohtajalla. Palvelualuejohtaja ja tehtäväaluepäällikkö sekä lähijohtajat vastaavat osaltaan laadun toteutumisesta. Tämän lisäksi jokainen yksikön työntekijä vastaa työnsä laadusta.
 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Lähijohtajalla on päävastuu riskienhallinnasta toimintayksikössä. Riskienhallinnassa laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi. Osana riskienhallinnan toimeenpanoa yksikössä toteutuneet haittatapahtumat kirjataan, analysoidaan, raportoidaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet. Yksikön lähijohtaja perehdyttää henkilökunnan omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa joka päivästä arjen työtä palveluissa. Yksikössä on lisäksi määritelty tarkempia eri toimintoihin liittyviä riskienhallinnan vastuutehtäviä esim. lääkehoitovastaava, lääkintälaitevastaava, nämä kuvattu tarkemmin dokumentissa kunkin asiakohdan alla.

Yksikön työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin, omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Riskienhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista. Riskienhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen keskusteluilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä havaintojaan.

Riskienhallinnan prosessi on käytännössä omavalvonnan toimeenpanon prosessi, jossa riskienhallinta kohdistetaan kaikille omavalvonnan osa-alueille.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: osastonhoitaja Merja Pehkonen

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Toimintayksikön henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toimintakulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen.  Myös opiskelijoiden perehdytykseen kiinnitetään huomiota.

Yksikön lähijohtaja toteuttavat yksikön henkilöstön kehityskeskustelut hyvinvointialueen laatiman aikataulun mukaisesti. Kehityskeskusteluiden välineenä käytetään myJopi-sovellusta. MyJopia hyödynnetään myös osaamistarpeiden kartoittamisessa ja koulutussuunnittelussa.

Yksikkö noudattaa hyvinvointialueen yleistä lääkehoidon suunnitelmaa sekä yksikön lääkehoitosuunnitelmaa. Tarkempi kuvaus tekstiosiossa Lääkehoito. Hyvinvointialueen Intranet -sivuilla on henkilöstölle useita ohjeita ja koulutuslinkkejä lääkehoidon osaamisen kehittämiseen.

Yleinen koulutussuunnitelma ja -ohjelma on hyvinvointialuetasoinen. Tarkemmat toimialan ja palvelualueen koulutussuunnitelmat sekä yksiköiden osaamisen kehittämisen tarpeet täydennetään vuosittain.

 Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 11/2024
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 11/2024 Kivistön palvelukeskuksen pelastussuunnitelma päivitetty 27.5.2025
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Terveysasemapalvelujen valmius- ja varautumissuunnitelma päivitettävänä (tilanne 10/2024)
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 
o    Lähijohtajien perehdytys Noheva, julkaistu 2023 
o    Hoitajien perehdytys Noheva, julkaistu 2023
o    Lääkäreiden perehdytys: VAKE:n lääkäreiden perehdytysohjeet
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 27.5.2025
•    Työolojen arviointi, päivitetty: 20.11.2024 
•    Kiinteistöön liittyvät ongelmatilanteet:

 5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn.

Henkilökunta kirjaa haittatapahtuman HaiPro/SPro järjestelmään. Lähijohtaja jäsentää tiedot tapahtumasta ilmoittajan kirjoittaman kuvauksen perusteella. Ilmoituksista kertyvän tiedon avulla suunnitellaan tarvittavia kehittämistoimia, joilla estetään samantyyppisten tapahtumien syntymistä ja parannetaan yleisesti toiminnan turvallisuutta. Tapahtumasta puhutaan työyhteisössä yleisellä tasolla. Käydään avoin yhteinen keskustelu siitä, mitä on voinut tai täytynyt tapahtua. Käsittely kehittää kyvykkyyttä vastata yllättäviin tilanteisiin jatkossa. Ilmoitus on arvokas palaute, joka auttaa kaikkia toimimaan entistä paremmin ja sujuvammin. Vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn on erillinen ohje.

Haittatapahtuman ilmoittamiseen liittyvät käytänteet käsitellään yksikössä säännöllisesti, jotta työntekijät ovat tietoisia ohjeistuksesta ja ilmoitusten merkityksestä. 

Riskienhallinnan prosessissa sovitaan todettujen haittatapahtumien ja epäkohtien korjaamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Muutosta vaativien laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi. Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset omavalvonnan seuranta-asiakirjaan.

Haittailmoituksien perusteella tehdyt korjaavat toimenpiteet käsitellään säännöllisesti yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Yksikön vakavat vaaratapahtumat, kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä lähijohtajalle, joka ilmoittaa asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): 
Yksikön keskeiset riskit liittyvät asiakas- ja potilasturvallisuusilmoituksissa säännöllisesti esille nousseisiin haittatapahtumiin mm. uhkatilanteisiin liittyen. Toiminnan keskeiset riskit liittyvät myös tietoturvaan. Työturvallisuusriskit arvioidaan lähijohtajien toimesta yhteistyössä henkilöstön kanssa, tarvittaessa otetaan yhteys työsuojeluun tai työterveyshuoltoon. 

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen yksikössä on kuvattu aiemmin tässä dokumentissa.   Asiakas- ja potilasturvallisuuden riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan on tarjolla laaja koulutustarjonta, joka sisältää myös pakollisia koulutuksia. Koulutusesimerkkejä: kliinisen työn osaamisen kehittämisen kokonaisuus, lääkehoito, uhkaavat tilanteet, asiakkaan- ja potilaan kohtaaminen sekä tietosuoja ja tietoturva. Lisäksi huomioidaan mm. valmius- ja varautumiskäytäntöjen säännöllinen läpikäynti. Myös hyvät perehdytyskäytännöt ennaltaehkäisevät riskejä.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimuksen ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun/riskienhallinnan toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa.

 5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Riskienhallinnan prosessissa sovitaan todettujen haittatapahtumien ja epäkohtien korjaamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Muutosta vaativien laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi. Lisäksi mm. valmius- ja varautumiskäytänteistä keskustellaan säännöllisesti. Muutokset käytänteissä/säädöksissä päivitetään toimintaohjeisiin. Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset omavalvonnan raportointiosioon. 

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Yksikkö käsittelee yhteiskokouksessa esimerkiksi valvontakäynneillä esille nostetut huomiot. Samoin käsitellään ja tehdään tarvittavat kehittämistoimet muun muassa AVIn käynnillä huomioiduista seikoista.

 Muistutuksiin ja kanteluihin on hyvinvointialuetasoiset prosessiohjeet, joita yksiköt noudattavat.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet:  Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira

Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet
•    Lastensuojeluun liittyvät ilmoitukset
•    Sosiaalihuollon tuen tarpeen arviointiin liittyvät ilmoitukset
•    Liikenteeseen liittyvät ilmoitukset
•    Pelastusviranomaiselle tehtävät ilmoitukset
•    Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle tehtävät ilmoitukset
Muut ilmoitusvelvollisuudet
•    Ammattihenkilön ilmoitusoikeudet
•    Oikeus ilmoittaa Valviralle potilas- ja asiakasturvallisuutta vaarantavasta toiminnasta
•    Oikeus tehdä ampuma-aseilmoitus
•    Oikeus ilmoittaa ajoterveyteen vaikuttavasta jatkuvasta päihteiden käytöstä
•    Oikeus ilmoittaa Liikenne- ja viestintävirastolle liikenteen (ilmailu-, raide- ja meriliikenne) henkilöluvan haltijan tai hakijan terveydentilasta
•    Oikeus ilmoittaa lääkkeiden tai rokotteen haittavaikutuksista
•    Oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta
•    Oikeus ilmoittaa edunvalvonnan tarpeesta

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Henkilöstön kanssa käydään asia läpi perehdytyksessä sekä henkilökunnan kokouksissa.

 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Kivistön terveysasemalla on 11 lääkärinvirkaa ja yksi apulaisylilääkärin virka. Viroista puolet on vakituisesti täytetty ja muita virkoja hoitaa sijainen. Vakituiset lääkärit ovat erikoislääkäreitä ja yleislääketieteeseen erikoistuvia lääkäreitä. Erikoistuvien lääkäreiden koulutukseen kuuluvat 6–24 kk pituiset jaksot muualla kuin omassa terveyskeskusvirassa. Pitkiä poissaoloja voi aiheutua myös mm. perhevapaiden vuoksi. Sijaisina toimivat koulutusvaiheen lääkärit, tyypillisesti 6–12 kk pituisissa työsuhteissa. Silloin kun sijaistilanne on hyvä, lääkäreiden määrä on riittävä. Sijaisten saatavuudessa voi tapahtua muutoksia, jolloin riittävyys voi olla ajoittain huonompaa. Loma-ajat vaikuttavat lääkäriaikojen saatavuuteen. Väestön kasvaessa henkilöstön riittävä määrä tulee huomioida uusien virkojen perustamisella. Viroista päättää aluevaltuusto.

Kivistön terveysasemalla on yhteensä 12 sairaanhoitajan, yksi terveydenhoitajan ja apulaisosastonhoitajan toimet sekä osastonhoitajan virka. Terveysasemalla on myös siviilipalvelusmies. Tyhjä vakanssi pyritään aina täyttämään. 

Sijaisten käytön periaatteet: 
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Terveysasemilla on luovuttu lähes täysimääräisesti vuokralääkärityövoiman käytöstä. Myös hoitajien vuokratyötä vähennetty merkittäväksi. Seure henkilöstöpalvelut on VAKEn ensisijainen henkilöstövuokrauksen kumppani.

Rekrytointi: VAKEn rekrytoinnin periaatteet on linjattu henkilöstökäsikirjassa.  Terveysaseman rekrytointiprosessiin osallistuva lähijohtaja noudattaa yhteisiä periaatteita ja kansallisia lakisääteisiä linjauksia. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita.

Hakijoiden soveltuvuuden arviointi tapahtuu hakemusten vertailun, haastatteluiden sekä tarvittaessa henkilöarvioinnin perusteella.  Rekrytointiprosessin tavoitteena valita avoinna olevaan tehtävään tai virkaan henkilö, jonka on tehtävän tai viran menestyksellisen hoitamisen kannalta kokonaisuutena arvioiden katsottu olevan hakijoista paras.

Hyvinvointialueen intranetsivustolle on laadittu rekrytoinnin tukimateriaali. Terveysasema hyödyntää materiaalia rekrytointiprosessissa. Intranetsivustoilta löytyy tietoa ja ohjeita rekrytointiprosessin eri vaiheisiin, rekrytointijärjestelmän käyttöön ja rekrytointiosaamisen kehittämiseen. Ohjeita ja tukimateriaaleja päivitetään sekä lisätään jatkuvasti.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Työnantaja tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki ja Suosikki - rekisterit).

Rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä ei koske terveydenhuollon palvelujen toimialaa.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Toimintayksikön henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toiminta­kulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Terveydenhuollon ammattihenkilölaissa (Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994) ja Sosiaalihuollon ammattihenkilölaissa (Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 817/2015) säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen.

 Yksikkö noudattaa hyvinvointialueen yleistä lääkehoidon suunnitelmaa sekä yksikön lääkehoitosuunnitelmaa. Tarkempi kuvaus luvussa 6.4 Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet. Hyvinvointialueen Intranet sivuilla on henkilöstölle useita ohjeita ja koulutuslinkkejä lääkehoidon osaamisen kehittämiseen.

Henkilöstön perehdytys: Terveysasema noudattaa hyvinvointialueen ja terveysasemapalvelujen palvelualueelle yhteisesti laadittuja perehdytyssuunnitelmia. Koko henkilöstöä ja eri henkilöstöryhmiä koskevat perehdytysmateriaali on kuvattu luvussa 5. Omavalvonnan riskienhallinta. Osiossa on maininnat myös mahdollisista yksikkökohtaisista perehdytyssuunnitelmista.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Yleinen koulutussuunnitelma ja -ohjelma on hyvinvointialuetasoinen. Lisäksi tarkemmat toimialan ja palvelualueiden ammatillisen osaamisen koulutustarpeet sekä koulutussuunnitelma täydennetään vuosittain. Tämän lisäksi yksiköt voivat tarjota henkilöstölle lisäkoulutusta tarpeiden mukaan.

Tehtäväalueen päällikkö ja yksikön lähijohtajat toteuttavat terveysaseman henkilöstön kehityskeskustelut hyvinvointialueen laatiman aikataulun mukaisesti. Kehityskeskusteluun liitetyn osaamistarvekartoituksen tuloksia hyödynnetään yleisen koulutussuunnitelman ja -ohjelman perustana.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: 
Hoitotyön opiskelijoilla on nimettynä kaksi ohjaajaa. Osastonhoitaja on vastuuhenkilönä. Lääketieteen opiskelijoita toimii terveysasemalla yliopiston opintoihin liittyen lyhyinä jaksoina, jolloin heidän työskentelyään valvoo valmistunut lääkäri. 5. vuosikurssin suorittaneilla opiskelijoilla on mahdollisuus toimia terveysasematyössä itsenäisesti työskennellen, jolloin opiskelijoilla on aina nimetty ohjaaja.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Pulssikyselyn tulokset käsitellään säännöllisesti yksikön tiimikokouksissa.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Lähijohtaja vastaa henkilöstön osaamisesta, seurannasta ja epäkohtiin puuttumisesta.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Resurssit on suunniteltu alueen väestömäärän mukaisesti. Kivistön alue on kasvava alue, joten se tulee huomioida resurssoinnissa.

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Lomat suunnitellaan niin, että toiminta turvataan. Poissaoloihin ei ole erillistä varahenkilöstöä.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Hoidetaan kiirevastaanoton potilaat ja kiireettömät vastaanottoajat siirretään.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: osastonhoitaja Merja Pehkonen. Lisäksi terveysasemalla on nimettynä kaksi lääkevastaavaa hoitajaa.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: ylilääkäri Toni Vuori
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Yksikkö noudattaa lainsäädäntöä sekä hyvinvointialueen yhteisiä linjauksia. Ohjeet ja suositukset hyvinvointialueen intranet sivustolla Lääkintälaiterekisteri. Sivustolla myös koulutuslinkit henkilöstölle.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: osastonhoitaja Merja Pehkonen

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Kivistön terveysasema sijaitsee kauppakeskus Kiviksen kolmannessa kerroksessa, osoitteessa Vantaankoskentie 69, Vantaalla. Tilat on alun perin suunniteltu terveysaseman käyttöön. Tilat koostuvat asiakkaille avoimista odotusauloista (2 kpl), 27 hoitohuoneesta, toimenpidehuoneesta, ilmaeristyshuoneesta, kolmipaikkaisesta tarkkailutilasta, potilastoimistosta, lääkehuoneesta, laboratoriotilasta, huuhteluhuoneesta sekä varastotiloista, kahdesta kokoushuoneesta sekä henkilökunnan sosiaalitiloista (pukuhuoneet ja kahvihuone). Asiakkaiden yksityisyys huomioidaan kaikissa asiakastilanteissa yksikön eri tiloissa. Terveysaseman pelastussuunnitelma on yksikkökohtainen.     Välineet ovat uusia ja henkilökuntaa on perehdytetty niiden käyttöön. Käyttökoulutusta järjestetään laitetoimittajien toimesta.

Hyvinvointialueen tilakeskus vastaa toimitiloihin liittyvien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden kuten jätehuolto- ja turvapalveluiden järjestämisestä sekä sisäisten asiakkuuksien hoidosta yhteistyössä hankintapalveluiden ja tietohallinnon kanssa. Tilakeskus seuraa lisäksi toimitilojen terveellisyyttä. Terveysaseman lähijohtaja voi tehdä ilmoituksen sisäilmaongelmasta.

Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikkö on laatinut ohjeita henkilöstölle terveydenhuollon varotoimiin, ohjeet on kuvattu intranettiin, terveysasema noudattaa laadittuja ohjeita. Ohjeet sisältävät muun muassa teemat siivous eri varotoimiluokissa, puhdistus ja desinfektio ja pyykin käsittely.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Palotarkastus on tehty kauppakeskus Kivikseen 23.10.2025.

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Ei havaintoja.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Riittävä ja säännöllinen henkilökunnan perehdytys

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Vioista ilmoitetaan osastonhoitajalle, joka huolehtii korjauksen järjestämisestä tai epäkohtien korjaamisesta.

Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intranetistä VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa.
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intranetistä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Yksikkö noudattaa hyvinvointialueen yhteisiä linjauksia, ohjeet ja suositukset tarkemmin muun muassa intranet sivustolla. Terveysaseman huuhteluhuoneessa on desinfektiolaite ja välineet lähetetään huoltoon HUS Välinehuoltoon.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti tietojärjestelmä

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Hyvinvointialueen Apottia käyttävät yksiköt noudattavat lakiin perustuvia, tietohallinnon ja Apotin laatimia ohjeita tietojärjestelmän käytöstä.

Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot yhteen ja samaan järjestelmään. Tietohallinto huolehtii henkilöstön koulutuksesta yhteistyössä toimi- ja palvelualueiden kanssa. Yksiköt varmistavat perehdytyksen sujuvuuden.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Tietoturvasuunnitelma 17.12.2024 aluehallitus.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Tietosuojan vaikutustenarvioinneista säädetään tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa. Tietosuojan vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on tunnistaa ja vähentää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä sekä tuottaa aineistoa, jolla tietosuojasääntelyn noudattaminen voidaan osoittaa. Vaikutustenarvioinnin tekeminen on pakollista, kun lainsäädännössä määritellyt kriteerit täyttyvät. Useimmiten sosiaali- ja terveydenhuollossa nämä edellytykset täyttyvät, koska käsitellään salassa pidettävää ja arkaluonteista tietoa. Yksikkö osallistuu tietosuojan vaikutusten arviointiin tarpeen mukaan ja hyvinvointialueen prosessin mukaisesti.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Yksikkö toimiin hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti. Häiriöstä ilmoitetaan viipymättä lähijohtajalle, tarkemmat ohjeet henkilökunnalle Intranetin tietoturva- ja tietosuojaosiossa.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Yksikkö toimii hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Tietohallinto vastaa teknologian soveltuvuudesta. Henkilöstölle on pakolliset koulutukset tietosuojaan liittyen. Apotin käytön koulutus on osa hyvinvointialuetasoista koulutusta.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Yksikkö toimii hyvinvointialueelle luotujen valmius- ja varautumisohjeiden mukaisesti. 

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Yksikkö toimii hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti. 

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on terveydenhuollon palvelujen toimialajohtaja ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt sekä tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Sosiaalihuollossa asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia, salassa pidettäviä henkilötietoja. Terveyttä koskevat tiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin ja niiden käsittely on mahdollista vain tietyin edellytyksin. Hyvältä tietojen käsittelyltä edellytetään, että se on suunniteltua koko käsittelyn ajalta asiakastyön kirjaamisesta alkaen arkistointiin ja tietojen hävittämiseen saakka.

Asiakas/potilastyön kirjaaminen
Potilas- ja asiakastiedot kirjataan ja käsitellään Apotti tietojärjestelmässä. Terveysaseman henkilöstö kirjaa ja käsittelee asiakas- ja potilastiedot lain edellyttämällä tavalla (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, tietosuojalaki 1050/2018, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, STM:n asetus potilasasiakirjoista 94/2022, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Lisäksi terveysaseman henkilöstö noudattaa hyvinvointialueen ohjeita ja suosituksia liittyen tietojen kirjaamiseen, käsittelyyn ja salassapitosäännösten noudattamiseen. Ohjeet Intranetissä. Henkilöstö allekirjoittaa tietosuojasitoumuksen työsopimuksen liitteenä.

Yksiköissä järjestettävän perehdytyksen lisäksi hyvinvointialueella on pakolliset tietosuoja- ja turvakoulutukset koko henkilöstölle.
Yksikölle laadittu salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä koskeva seloste löytyy hyvinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta https://vakehyva.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Palvelun saatavuuden määräajat: Terveydenhuoltolaki määrittää palvelujen saatavuuden määräajat kiireettömälle ja kiireiselle palvelulle. Kiireellisellä hoidolla tarkoitetaan äkillisen sairastumisen, vamman, pitkäaikaissairauden vaikeutumisen tai toimintakyvyn alenemisen edellyttämää välitöntä arviota ja hoitoa (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 50 §). Perusterveydenhuollon avosairaanhoidon hoitotakuun lakimuutos astui voimaan 1.1.2025. Kiireettömän hoidon ensimmäinen hoitotapahtuma on järjestettävä 23-vuotta täyttäneillä kolmen kuukauden sisällä, jos potilaan hoitoon hakeutumisen syynä on sairastuminen, vamma, pitkäaikaissairauden vaikeutuminen, uusien oireiden esilletulo tai toimintakyvyn aleneminen, ja hoito kuuluu yleislääketieteen alaan. Alle 23-vuotaiden hoitotakuu säilyi ennallaan, hoito on järjestettävä arviointia seuraavien 14 vuorokauden aikana. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen strateginen tavoite säilyy ennallaan, päämääränä on järjestää hoito 14 vuorokauden sisällä kaikille ikäryhmille.

Hoitoon pääsyä seurataan kaikissa yksiköissä säännöllisesti.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Terveysasemien perustehtävä on edistää väestön terveyttä ja hyvinvointia.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: ei koske yksikköä

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Palvelut ulkoistettu. Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimukset ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät intranetistä.

Terveysaseman henkilöstö noudattaa sekä kansallisia että hyvinvointialueen ohjeistuksia. Lisäksi terveysaseman henkilöstö osallistuu aihetta koskeviin koulutuksiin. Terveysasemalla huolehditaan asiakkaiden ja potilaiden informoinnista tarttuvien tautien ja hygienian osalta. Tiedottamisen yhteistyökumppanina toimii viestinnän palvelualue.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Terveysasemalla ei käsitellä asiakkaiden tai potilaiden arvotavaroita.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen on terveysasemien perustehtävä.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Toimialojen ja palvelualueiden väliset yhteiset prosessit ja ohjeet tukevat yhteistyötä ja parantavat tiedonkulkua.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Terveydenhuoltolaki määrittelee asiakkaan ja potilaan palveluihin sekä hoitoon pääsyn. Lisäksi hyvinvointialue voi asettaa omia tarkempia tavoitteita, joita yksikkö noudattaa.

Omatyöntekijän nimeäminen: Omatiimi -toimintamalli otettiin käyttöön kaikilla hyvinvointialueen terveysasemilla toukokuussa 2024. Omatiimit vastaavat kiireettömästä ja kiireellisestä hoidosta. Omatiimissäsi työskentelee muun muassa sairaanhoitajia, lääkäreitä ja terveydenhoitajia. Omatiimi konsultoi tarpeen mukaan myös muita sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia. Omatiimien käynnistymisen myötä terveysasemapalvelut ovat yhdenmukaistaneet ja selkeyttäneet yhteistyörakenteita ja -kanavia. Tavoitteena on turvata hoidon jatkuvuus, sujuvoittaa potilaan ohjautumista oikeisiin palveluihin ja edistää yhteistyötä toimijaverkoston välillä.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Terveydenhuollon palvelujen toimiala on laatinut osallisuussuunnitelman 2023—2025, perustana VAKEn osallisuusohjelma 2023—2025. Suunnitelmassa määritellyt tavoitteet toimivat perustana terveysasemapalvelujen asiakasosallisuudelle. Hyvinvointialueen osallisuusohjelma löytyy vakehyva internetsivustolta Osallisuus Osallisuus | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi). Terveydenhuollon toimialan osallisuussuunnitelma on puolestaan tallennettu Targetor -järjestelmään. 
Lisäksi kerätään jatkuvaa asiakaspalautetta QPro järjestelmän avulla.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Yksikkö tarjoaa asiakkaalle hänen yksilöllisten tarpeittensa mukaiset palvelut asiakaslähtöisesti ja vaikuttavasti hyvinvointialueen strategian mukaisesti. Kuuntelemme asiakkaita ja kohtelemme heitä kunnioittavasti. Huomioimme asiakkaan toiveet, mielipiteet, yksilölliset tarpeet sekä äidinkielen ja kulttuuritaustan. 

 Asiakas tai hänen läheisensä voi tehdä kirjallisen tai suullisen valituksen epäasiallisesta kohtelusta. Kirjallinen tai suullisen palautteen voi antaa toimintayksikössä suoraan henkilökunnalle. Terveysasemalla, kuten koko hyvinvointialueella, kerätään lisäksi jatkuvaa asiakaspalautetta asiakaspalautejärjestelmän QPron avulla. Asiakaspalautteet käsitellään yksiköissä säännöllisesti ja palveluja kehitetään palautteen perusteella.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa.

 Asiakkaille lisätietoa vakehyva.fi verkkosivulla Muistutus ja kantelu | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi) 
Henkilöstön tueksi Intranetissä ohjeet sivustolla Laatu, Muistutukset ja Kantelut.  
Muistutuksen vastaanottaja, kirjaamo@vakehyva.fi 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue Kirjaamo PL 1000, 01301 Vantaa

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Suunnitelmat laaditaan ja päivitetään yhdessä potilaan kanssa vastaanotolla.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Itsemääräämisoikeus on sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa johtava periaate, ja se tarkoittaa yksilön oikeutta määrätä omasta elämästään ja oikeutta päättää itseään koskevista asioista. Asiakasta ja potilasta pitää hoitaa yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Terveysasemapalvelujen asiakkaiden ja potilaiden palvelut ja hoito perustuvat pääsääntöisesti vapaaehtoisuuteen ja yhteisymmärrykseen.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Kehitysvammavastaanotto tarjoaa tukea ja hoitoa kehitysvammaisuuteen liittyvissä erityiskysymyksissä (mm. terveydentilan seuranta ja lääkitysten suunnittelu, kuntoutusasiat, lausuntoasiat). Kehitysvammavastaanoton työntekijät osallistuvat IMO- käsittelyprosessiin (IMO=itsemääräämisoikeus), jossa itsemääräämisoikeutta joudutaan toisinaan rajoittamaan potilaan/asiakkaan turvallisuuden varmistamiseksi tai muun hyväksyttävän syyn vuoksi.

 Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: IMO- käsittelyprosessista on luotu hyvinvointialuetasoisia ohjeita sekä terveysasemapalvelujen kehitysvammavastaanoton prosessikuvaus.

 8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Hyvinvointialueella on käytössä sähköinen asiakaspalautejärjestelmä QPro, josta ohjautuu jatkuvaa asiakaspalautetta yksikköön. Asiakaspalautteet käsitellään yksikössä säännöllisesti ja palveluja kehitetään palautteen perusteella. Lisäksi asiakkaat voivat antaa suoraa suullista tai kirjallista palautetta yksikön henkilökunnalle. Palautteet käsitellään säännöllisissä yksikkökokouksissa.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Yksikkö käsittelee saadut asiakaspalautteet ja toimintaa kehitetään saadun asiapalautteen perusteella. Lisäksi toimialan johtoryhmä käsittelee asiakaspalautteista laaditun yhteenvedon säännöllisesti ja päättää toimialan yhteisistä kehittämistoimenpiteistä.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Yksikön on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. Kohtuullisena aikana voidaan yleensä pitää 1–4 viikon vastausaikaa, jollei ole erityisiä perusteita pidempään käsittelyaikaan.

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Toimintaa kehitetään saadun palautteen perusteella.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: 
Lain mukaisesti neljän (4) kuukauden välein.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Suunnitelma ja kehittämistarpeet käyty läpi henkilökunnan kanssa 8.7.2025. Muutokset kirjattu alla olevaan muutoslokiin.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):

6.6.2025      Hoitotakuulain muutos 1.1.2025        Merja Kristersson
8.7.2025    Lääkehoitosuunnitelma päivitetty 27.5.2025    Osastonhoitaja Merja Pehkonen 
8.7.2025    Kappaleeseen 2 päivitetty terveysasemien määrä.    Osastonhoitaja Merja Pehkonen
8.7.2025    Päivitetty postiosoite    Osastonhoitaja Merja Pehkonen
8.7.2025    Kappaletta 2 päivitetty päihde- ja mielenterveyspalveluiden osalta.    Osastonhoitaja Merja Pehkonen
8.7.2025    Kivistön palvelukeskuksen pelastussuunnitelma päivitetty 27.5.2025    Osastonhoitaja Merja Pehkonen
8.7.2025    Päivitetty kohtaan 6.1 henkilöstömäärät ja sijaisten käytön periaatteet    Osastonhoitaja Merja Pehkonen
31.10.2025 Tehtäväaluepäällikön tiedot päivitetty     Osastonhoitaja Merja Pehkonen

31.10.2025 Pelastussuunnitelma päivitetty 23.10.2025     Osastonhoitaja Merja Pehkonen