Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueY-tunnus: 3221356–1Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAAPostiosoite: PL 1000 01301 VANTAAPuhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)Palveluyksikön nimi: Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:KATRIINAN SAIRAALAKäyntiosoite: Katriinankuja 4, 01760 Vantaa
KERAVAN TERVEYSASEMAKäyntiosoite: Metsolantie 2 A, 04200 Kerava
HYVINVOINTIALUEEN VAIHDEPuh. 09419191Ma–pe klo 8–17
Geriatrinen poliklinikkaSoittoaika joka arkipäivä klo 12.00-13.30Puhelinnumero sairaanhoitajalle 040 620 7984
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:Ylilääkäri Susanna Rapo-Pylkkö, tel 0401371245, susanna.rapo-pylkko@vakehyva.fiOsastonhoitaja Mikko Saarelainen, tel 0401869908, mikko.saarelainen@vakehyva.fi
Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Yli 70 v Vantaan ja Keravan asukkaiden muistidiagnostiikka, hoidon käynnistäminen, ohjaus, neuvonta ja seuranta. Ajoterveyden arviointi muistipoliklinikkakäynnin yhteydessä.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Yksikössä voi olla satunnaisesti maksusitoumuksella toisen hyvinvointialueen asiakkaita.
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.
Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt:
Ylilääkäri Susanna Rapo-Pylkkö, tel 0401371245, susanna.rapo-pylkko@vakehyva.fi
Osastonhoitaja Mikko Saarelainen, tel 0401869908, mikko.saarelainen@vakehyva.fi
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Omavalvontasuunnitelma tarkastetaan 1x vuodessa joulukuussa.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Yksikön toimintasuunnitelma on henkilöstölle nähtävillä sähköisenä Teamsissa. Potilaille ja omaisille suunnitelma on nähtävillä poliklinikoiden odotustiloissa sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla.
Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Käypä hoito -suositukset
Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026
Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM)
Hygieniaohjeet
Hygieniaohjeet löytyvät VAKEn intranetsivuilta työohjepankista.
Siivousohjeet
Siivousohjeet löytyvät VAKEn intranetsivuilta työohjepankista.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Yksikössä suoritetut asiakastyytyväisyyskyselyt, vuosittaiset henkilöstötyytyväisyyskyselyt, sekä asiakaspalautejärjestelmä QPro ja potilas-/asiakasturvallisuusilmoitukset HaiPro, työturvallisuusilmoitukset WPro.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn.
Sairaalapalveluissa lähijohtajat vastaavat haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.
Esihenkilöllä on päävastuu riskienhallinnasta toimintayksikössä. Yksikössä määriteltyjä riskienhallinnan vastuita ovat
Lääkehoito: Yksikössä ei toteuteta lääkehoitoa
Turvallisuus: Taru Rautiainen
Hygienia: Heidi Makkonen
Lääkintälaitteet: Taru Rautiainen
Jatkuvuustyöasemat: Anu Aalto
Ensiapu: Sara Hovilehti
Apotti: Hanna Virsu
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Henkilöstö perehdytetään potilastyöhön sekä potilastietojen käsittelyyn. Myös tietosuoja- ja turvallisuusasiat ovat keskeinen osa perehdytystä.
Perehdytysmateriaalia löytyy yksiköstä kirjallisena perehdytyskansiona. Lisäksi intrassa (sairaalan yhteinen sekä yksikön oma teams) on runsaasti hyvää perehdytysmateriaalia.
Lähijohtaja vastaa perehdytyksestä yhdessä uuden työntekijän kanssa. Jokaiselle uudelle työntekijälle määritellään perehdyttäjä ja työnsuunnittelussa huomioidaan tarvittava määrä perehdytystä. Perehdytyksessä voidaan hyödyntää myös sairaalan opetushoitajaa. Perehdytyksen edistymistä raportoidaan perehdytyslomakkeille.
Työntekijöiden osaamistarpeet kartoitetaan vuosittain lähijohtajan ja työntekijän välisessä kehitys- ja osaamistarvekartoituskeskustelussa. Näistä keskusteluista tehdään nostoja yksikön sekä koko sairaalan vuosittaiseen koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmassa on myös määriteltynä säännöllisesti suoritettavat, jokaiselle pakolliset koulutukset. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki järjestelmän kautta ja sinne poimiutuu samalla jokaiselle rekisteri käydyistä koulutuksista.
Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle vuosittain.
Sairaalassa on joka keskiviikko tarjolla koulutusta. Nämä koulutustilaisuudet myös nauhoitetaan ja ovat siten kuunneltavissa jälkikäteen. Lisäksi jokaisella on mahdollisuus tuoda lähijohtajalle tiedoksi itseään kiinnostavia ja työtehtävää hyödyntäviä koulutuksia.
Yksikössämme järjestetään myös vuosittain erilaisia yksikön profiilin mukaisia koulutuksia.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumissuunnitelma): päivitetty 10/23
Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitetty: päivitetty 11/2023
Perehdytyssuunnitelma, päivitetty: työn alla
Työolojen riskien arviointi: päivitetty 8/2023
Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat:
Riskienarviointi päivitetty: Yksikkökohtaiset arvioinnit päivitetty 10/2023.
Potilas- / asiakasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien ilmoittamiseen ja raportointiin on käytössä HaiPro-ohjelmisto. SPro on vastaavasti tarkoitettu sosiaalihuoltolain mukaisiin epäkohta- ja epäkohdan uhka ilmoituksiin ja niiden raportointiin. Työturvallisuutta varantavat tapahtumat ilmoitetaan ja raportoidaan WPro-ohjelmistoa.
Alla olevaan taulukkoon on lueteltu kaikki hyvinvointialueella poikkeamien ilmoittamiseen käytössä olevat kanavat.
Väärinkäyttöilmoitus-
lomake (Intrassa)
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Geriatrisella poliklinikalla lähijohtaja vastaa haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.
Korjaavat toimenpiteet kirjataan lähijohtajien toimesta ohjelmistoon, jonka kautta ilmoitus on tehty (Haipro, SPro, WPro). Sovitut muutokset työskentelyssä, muistutus sovittujen toimintatapojen noudattamisesta tai muut korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon. Muille yhteistyötahoille viestitään sähköpostitse.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.
Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Tietoturvariskit on pyritty minimoimaan, koska asiakastietojen käsittely, kirjaus ja dokumentointi tapahtuu Apotti-potilasjärjestelmän kautta.
Asiakaskohtaamisiin liittyy riskin mahdollisuus, esim. työntekijän ollessa yksin vastaanottohuoneessa asiakkaan tai asiakkaan ja omaisen kanssa. Henkilöhälytinpainikkeet käytössä työntekijöillä työntekijän turvaamiseksi, turvapalvelukeskus (ympärivuorokautinen) on poliklinikan vieressä ja apu tarvittaessa nopeasti saatavilla. Huomiota kiinnitetään myös huonesijoitteluihin ja jos mahdollisuuksien mukaan huoneesta poistumisteihin.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Henkilöhälyttimet, ennakoiminen esim 2 työntekijää tarvittaessa vastaanottotilanteessa tai esim vartija mukaan vastaanotolle jos haasteellinen tilanne tiedossa, työntekijöiden sijoittelu poliklinikalla. Tietoturvakoulutukset kaikille säännöllisesti (Navisec).
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä tapahtuu aina Sairaalapalvelujen johtoryhmän kautta.
Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Henkilökunnan kanssa käydään perehdytyksessä läpi heidän vastuullansa oleva ilmoitusvelvollisuus ja epäkohtailmoituksen tekeminen. Lisäksi täydennyskoulutusta tarjotaan, mikäli henkilökunnan osaamisessa havaitaan puutteita tässä asiassa. Yksikön toimintaa seurataan ja arvioidaan viikoittain tiimipalavereissa.
Henkilöstön määrä ja rakenne:
Geriatrisella poliklinikalla on 5 sairaanhoitajan vakanssia. Neljä sairaanhoitajaa työskentelee Katriinan toimipisteessä ja yksi Keravalla. Lisäksi Keravalla työskentelee kolmena päivänä viikossa sairaanhoitaja, jonka työpanos jakautuu myös terveysasemalle.
Osalla sairaanhoitajista on myös muistihoitajan koulutus.
Hoitohenkilökunnan lisäksi työskentelee Apulaisylilääkäri sekä vaihteleva määrä geriatreja ja erikoistuvia lääkäreitä. Ajoittain saatavilla on myös sihteerityöresurssia vuodeosastoilta.
Lähijohtajan työpanos jakautuu poliklinikan lisäksi myös vuodeosastolle.
Geriatrinen poliklinikka toimii arkipäivisin. Joka päivä yksi hoitajista on toimistovuorossa ja kaikki muut pitävät vastaanottoja.
Sijaisten käytön periaatteet:
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Äkillisiin puutoksiin ei pystytä sijaista järjestämään. Vastaanotot pyritään kuitenkin ensisijaisesti toteuttamaan ja tarvittaessa resurssia siirretään toimistotyöstä.
Vuosilomat ketjutetaan ja näin varmistetaan poliklinikan toiminta ympäri vuoden.
Rekrytointi:
Palkattaessa uutta työntekijää tulee hänen esittää tutkintotodistus. Lähijohtaja tarkastaa Julkiterhikistä Valviran rekisteröintinumeron ja oikeuden harjoittaa ko. ammattia. Tarvittaessa lähijohtaja soittaa hakijan ilmoittamalle suosittelijalle. Uudelle työntekijälle määritellään työsopimusta tehtäessä koeaika. Koeajan pituus on vakituisessa työsuhteessa 6 kuukautta ja määräaikaisessa puolet työsuhteen kestosta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen
Hakijan tulee esittää tutkinto- ja työtodistukset sekä henkilöllisyyspaperit.
Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Henkilöstö perehdytetään potilastyöhön sekä potilastietojen käsittelyyn. Myös tietosuoja- ja turvallisuusasiat ovat keskeinen osa perehdytystä. Mikäli hakija ei ole äidinkielenään suomea puhuva, hänelle tehdään tarvittaessa kielitesti, jotta varmistutaan hänen soveltumisestaan tehtävään.
Lääkäripalvelut poliklinikalla toteutuvat geriatrian erikoislääkäreiden valvonnassa, erikoistuvat lääkärit ovat jo pidemmällä erikoistumisessa olevia lääkäreitä, pääsääntöisesti geriatrian erikoisalalle.
Henkilöstön perehdytys:
Lääkäriperehdytys toteutetaan sairaalan perehdytyssuunnitelman mukaisesti, myös kirjallinen perehdytysmateriaali löytyy sairaalan sähköisestä perehdytyskansiosta ja se käydään aloittavan työntekijän kanssa läpi. Poliklinikalla erikoistuva lääkäri työskentelee seniorilääkärin ohjauksessa koko jakson ajan.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:
Työntekijöiden osaamistarpeet kartoitetaan vuosittain lähijohtajan ja työntekijän välisessä kehitys- ja osaamistarvekartoituskeskustelussa. Näistä keskusteluista tehdään nostoja yksikön sekä koko sairaalan vuosittaiseen koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmassa on myös määriteltynä säännöllisesti suoritettavat, jokaiselle pakolliset koulutukset. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki järjestelmän kautta ja sinne rakentuu samalla jokaiselle rekisteri käydyistä koulutuksista.
Lääkäreille on sairaalan omaa koulutusta, yliopiston koulutusta sekä ulkopuolisia koulutuksia erikoistumisvaatimusten mukaisesti.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Yksikössä tarjotaan opiskelijaohjausta erikoistuvien lääkärien opintojaksoilla. Lisäksi sairaanhoitajaopiskelijoita on mahdollista tulla tutustumaan poliklinikan toimintaan. Opiskelijaohjaus tapahtuu omien ammattiryhmien sisällä pääsääntöisesti, mutta talon yhteisiin toimintatapoihin tuetaan koko henkilöstön puolesta.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Pulssi-kyselyn tulokset käsitellään henkilöstön kanssa tiimipalaverissa, henkilöstöinfoissa ja esihenkilöfoorumeissa. Jatkokehittämistoimenpiteitä suunnitellaan yhdessä koko henkilöstön kanssa.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Yksikön toimintaa seurataan tiimipalaverissa, osastokierroilla sekä henkilöstön ja asiakkaiden palautteiden perusteella. Epäkohtiin puuttuminen tapahtuu tapauksesta riippuen, joko yhteisesti asioista tiedottamalla tai henkilökohtaisin tukitoimin.
Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Yksikön lääkärit ja sairaanhoitajat ovat töissä yksikössä arkipäivisin poliklinikan aukioloaikojen mukaisesti. Yksikössä ei ole erillistä päivittäisresurssoinnin vaatimuksia. Henkilöstön riittävyys varmistetaan hoitotakuun toteutumisen mukaan.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstön määrä yksikössä on arvoitu vastaamaan jonotilannetta ja hoitotakuun toteutmista. Vuosilomat on ketjutettu, jotta yksikkössä on aina henkilöstöä ja toiminta jatkuu ympäri vuoden.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Peruskysynnän ylittyessä tai henkilöstövajetilanteessa vastaanottojen jonotusajat pitenevät ja tarvittaessa voidaan tilannetta helpottaa hetkeksi tilapäisillä henkilöstön sijoitusmuutoksilla.
Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Lääkehoitosuunnitelma on laadittava sosiaali-ja terveysministeriön Turvallinen lääkehoito -oppaan (2021:6) mukaisesti. STM:n opas löytyy osoitteesta:
https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162847
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaan lääkehoitoon. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (341/2011) mukaan lääkehoidon turvallisuus on yksi potilasturvallisuuden keskeisimmistä tekijöistä. Lääkehoitosuunnitelma varmistaa, että eri ammattinimikkeillä työskentelevän henkilöstön toimintatavat sekä valmiuksien ja lisäkoulutustarpeiden arviointi ja ylläpitäminen ovat yhtäläiset. Suunnitelma toimii myös lääkehoidon perehdytyksen työvälineenä. Suunnitelmallisesti ja laadukkaasti toteutettava lääkehoito lisää potilasturvallisuutta ja tuottaa kustannussäästöjä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma liitteineen löytyy Intrasta.
Lisäksi jokaisella yksiköllä on oma lääkehoitosuunnitelmansa, jossa kuvataan tarkemmin lääkehoidon toteuttamista, lääkkeiden kulutuksen seurantaa ja valvontaa. Yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan suunnitelman ylläpitoa, päivittämistä, toimeenpanoa sekä seurantaa. Suunnitelmassa kuvataan toimintakäytännöt lääkehoidon toteuttamisessa tapahtuneista poikkeamatilanteista sekä toimintakäytännöistä potilaalta palautuneiden ja käyttämättä jääneiden lääkkeiden käsittelystä.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:
Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa:
Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa (löytyy Intrasta). Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.
Yksikön vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot
Taru Rautiainen taru.rautiainen@vakehyva.fi
Jokaisesta vastaanottohuoneesta löytyy verenpainemittari ja henkilövaaka. Lisäksi käytössä on verensokerimittarit.
Yhteiskäytössä oleva defibrillaattori sijaitsee Katriinan sairaalan pääaulassa.
Yksikön laitevastaava huolehtii määräaikaishuollot ja pitää yllä lääkelaiterekisteriä. Lääkintälaiterekisteri otetaan käyttöön 2024. Jokaisen työntekijän vastuulla on puuttua ja tehdä ilmoitus, mikäli havaitsee vaaratilanteita/ vikaa laitteissa ja tarvikkeista. Viallinen laite tulee poistaa käytöstä välittömästi. Jos laitteessa havaitaan virhe, siitä ilmoitetaan Tekniseen huoltoon.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava:
Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Sairaalapalvelut toimivat vuokratiloissa Katriinan sairaalassa, Keravan terveyskeskuksessa ja Peijaksen sairaalassa. Kaikki käytössä olevat tilat on rakennettu sairaalakäyttöön mutta ne eivät enää monin tavoin vastaa tämän päivän sairaalahoidon vaatimuksia.
Katriinan toimipisteessä on 7 vastaanottohuonetta sekä yksi toimistohuone.
Keravan toimipisteessä on yhteensä 2-3 vastaanottohuonetta.
Siivouksen hoitaa sopimuksen mukaisesti SOL ja tätä valvotaan mm aiemmin kuvatuilla laatukierroilla kerran kuussa.
Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija.
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Toimitilat siivotaan arkipäivisin laitoshuollon puolesta. Lisäksi asiakkaita ohjataan hygienian varmistamiseen vastaanottavan sairaanhoitajan ja lääkärin toimesta. Lääkinnälliset laitteet desinfioidaan ja puhdistetaan aina käytön jälkeen hygieniaohjeiden mukaisesti.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intranetistä sivulta toimitilat ja asunnot.
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät VAKEn intranetistä sivulta toimitilat ja asunnot.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2.
Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus Navisec-verkkokoulutusjärjestelmässä. Hyvinvointialueen käynnistyessä kaikkien vanhojen työntekijöiden tuli suorittaa koulutus vuoden 2023 loppuun mennessä. Uudet työntekijät suorittavat koulutuksen perehdytysjaksonsa aikana, viimeistään koeajan päättymiseen mennessä.
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset.
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Havaituista häiriöistä tehdään yksikössä ilmoitus organisaation sisäiseen tietoturvayksikön tiedoksi (tietoturva@vakehyva.fi). Käytössä on myös sähköinen tukipalelu Vakka palveluporttaali. Sitä kautta tehdään Apotti- ja häiriöilmoitukset. ICT-asiakastuki tarjoaa etätukia puhelimitse ja sähköpostitse.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana:
Omavalvonnaliset toimet tehdään häiriötilanteissa tietosuojaohjeistusten mukaisesti. Organisaatiossa ilmoitukset ja ohjeet lähetetään reaaliaikaisesti, kun häiriö havaitaan. Tietoturva ja tietosuoja-sivusto tarjoaa lisäohjeita intranetissä henkilöstölle. Apotti ja tietoturvavastaavat ovat apuna yksikössä osaamisen varmistamiseksi häiriötilanteiden aikana.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus:
Asianmukaisuus varmistetaan ICT-tukipalveluiden toimista. Lisäksi työntekijä saa perehdyksen teknologian turvalliseen ja asianmukaiseen käyttöön.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Jatkuvuustyöasemat turvaavat potilastietojärjestelmän toiminnan pitkittyneissä vikatilanteissa. ICT-tukipalvelut toimivat nopeasti häiriötilanteiden korjaamiseksi.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Asiakkaan tahto kirjataan Apottiin erilaisissa itsemääräämisoikeuksiin liittyvissä kysymyksissä. Asiakkaalta pyydetään suostumukset potilastiedon tallentamiseen ja luovuttamiseen. Asiakas pystyy tarkistamaan Omakannasta sovitut asiat.
Koko henkilöstön on myös suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus Navisec-verkkokoulutusjärjestelmässä vuosittain. Tietosuoja- ja turvaosaamisella varmistetaan jokaisen työntekijän, esihenkilön sekä rekisterinpitäjän oikeusturvaa. Tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen käyminen antaa perustiedot tietoturvan ja tietosuojan toimintatavoista.
Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja Kati Liukko / palvelualuejohtaja Pia Rantamäki toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja Timo Aronkytö.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä työntueksi kohdasta tietoturva ja tietosuoja.
Palvelun saatavuuden määräajat:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa.
Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.
Hoitoonpääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta. Tämän lisäksi asiaa seurataan säännöllisesti yksikkökokouksissa.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta:
Arviointi tehdään polikliinisesti ja tapauskohtaisesti arvioidaan kontrollikäyntien tarvetta. Poliklinikka jakson tai arvion jälkeen seuranta siirtyy avo- tai sosiaalipuolen piiriin. Tarvittessa asiakkaalle suunnitellaan uusi arvio tulevaisuuteen.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen:
Yksikössä ei ole ruokahuoltoa.
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen:
Sairaalapalvelut toimivat vuokratiloissa Katriinan sairaalassa, Keravan terveyskeskuksessa ja Peijaksen sairaalassa. Kaikki käytössä olevat tilat on rakennettu sairaalakäyttöön mutta ne eivät enää monin tavoin vastaa tämän päivän sairaalahoidon vaatimuksia
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät Intranetistä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri:
Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi
Infektioiden ja tarttuvien sairauksien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin.
Yksikössä pidetään siivous- ja hygieniapalveluiden laatukierto kuukausittain. Kierto tehdään yhteistyössä yksikön esihenkilön ja palveluntuottajan eli SOL:n kanssa.
Lisäksi tehdään yksikön sisäisiä hygieniakiertoja x 4 vuodessa. Näihin osallistuvat yksikön hygieniavastaava sekä lähijohtaja/ apulaisosastonhoitaja.
Sairaalan intrasta löytyy toimintaohjeet mm. erilaisten infektioiden ja tartuntatautien osalta. Tarvittaessa myös hygieniahoitaja on konsultoitavissa joka arkipäivä.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Yksikössä ei ole tarvetta tavaroiden säilyttämiselle poliklinikka toiminnan luonteen vuoksi. Löytötavarat ohjataan neuvontaan.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla.
Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti.
Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti. Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.
Muita yhteistyötahoja:
Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Sairaalapalveluihin pääsy edellyttää lähetettä. Hoitoon ottamisesta ja hoidon päättämisestä vastaa johtava ylilääkäri tai hänen ohjeensa mukaan laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveyden- ja sairaanhoitoa toteutettaessa on tarvittaessa laadittava tutkimusta, hoitoa ja lääkinnällistä kuntoutusta koskeva suunnitelma (laki 785/1992). Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas itse huolehtii hoidossaan. Suunnitelmaan kirjataan hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus ja keinot, työnjako, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi- ja lääkitystiedot. Hoitosuunnitelma laaditaan Apotti-potilastietojärjestelmään ja sen laatimiseen osallistuvat kaikki ammattiryhmät omalta osaltaan. Potilas ja hänen luvallaan myös läheiset osallistuvat suunnitelman laatimiseen, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin.
Potilaan toimintakyvyn arvioinnissa käytetään tarpeen mukaan seuraavia mittareita
Gerpkl
TMT (Apotissa)
FBI-mod
CFS
BAI
Gerpkl hoitaja:
MNA
MMSE
Cerad
GDS-15(/30)
Audit-C
MoCA
(löytyvät Apotista)
TMT
CMAI-levottomuusasteikko
Barthel + IADL
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon
henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään
laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies.
Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan.
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Käytössä on säännöllinen jononseuranta. Palvelu järjestetään hoitotakuun puitteissa. Yksikkö on ensisijaisesti diagnostinen yksikkö, seurantakäynnin jälkeen siirtyy asiakas seurantaan avosektorilla tai sosiaali/vanhuspalveluihin. Lakisääteisten palveluiden toteutumiseksi toimintaa arvioidaan säännöllisesti vuosittain, myös yhteistyössä sidosryhmien ja rinnakkaisten toimijoiden kanssa.
Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Suunnitelmaa ei ole.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa.
Potilaat ja omaiset voivat tuoda esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit suullisesti tai kirjallisesti. Suullisen palautteen voi antaa yksikössä keskustelemalla henkilöstön ja/tai sen lähijohtajien kanssa. Kirjallisen palautteen voi antaa paperilla yksiköissä olevaan palautelaatikkoon tai sähköisesti käytössä olevaan asiakaspalautejärjestelmään. Palautteet käsitellään ja niihin annetaan vastaus palautteen antajan niin halutessa 14 vuorokauden sisällä.
Väärinkäytösilmoituksen voi tehdä epäillystä lakien tai sääntöjenvastaisesta toiminnasta tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoittajalla ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään. Ilmoitus tehdään täyttämällä hyvinvointialueen internetsivuilla oleva lomake. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä. Ilmoituksen käsittelijä antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa palautteen, jossa kerrotaan mitä toimenpiteitä ilmoituksen myötä on suoritettu, tai mitä tullaan suorittamaan, jotta ilmoituksen käsittely saadaan päätökseen.
Havaittuaan tietoturvapoikkeaman, haavoittuvuuden tai heikkouden VAKEn palveluissa, voi internetsivujen kautta tehdä myös siitä ilmoituksen. Kaikki ilmoitukset käsitellään ja niihin pyritään reagoimaan asianmukaisella tavalla mahdollisimman nopeasti.
Kaikki ilmoituskanavat ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät osoitteesta https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta.
QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee vuosittain konsernipalvelujen kokoaman asiakaspalauteyhteenvedon toimialojen saamasta asiakaspalautteesta ja kehittämistoimenpiteistä, joka viedään tiedoksi myös aluevaltuustolle. Sairaalapalvelujen johtoryhmä käsittelee asiakaspalauteraportin kehittämistoimenpiteineen osavuosikatsausten yhteydessä.
Asiakaspalautteet käsitellään yksikössä kahden viikon välein yksikkökokouksessa.
Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot:
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja pia.rantamaki@vakehyva.fi
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri kaisa.rajala@vakehyva.fi
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö maritta.korkeamaki@vakehyva.fi
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö tarja.mitelola-kovisto@vakehyva.fi
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa palvelualuetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.
Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista raportoidaan vähintään neljän kuukauden välein eri linjojen johtoryhmissä sekä yksikkökokouksissa.
VAKEtasoista omavalvonnan seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa, mikä julkaistaan internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi)
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti omavalvonnan kehittämistyöryhmän vuosikellon (liite) mukaisesti ja seurannassa havaitut puutteellisuudet korjataan. Työryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa. Omavalvonnan kehittämistyöryhmän alatyöryhmät (lääkitysturvallisuus, hygienia- ja infektioturvallisuus, toimitila- ja laiteturvallisuus) työstävät ajankohtaisia kehittämiskohteita, uusia toimintatapoja ja ohjeita sekä valmistelevat henkilöstön perehdytysmateriaalia. Valmistellut asiat tuodaan omavalvonnan kehittämistyöryhmän kautta sairaalapalveluiden johtoryhmään hyväksyttäväksi ja sitä kautta viestittäväksi ja käyttöönotettavaksi kaikkiin yksiköihin.
Palveluiden laadun ja turvallisuuden seurantaan liittyvät mittarit ovat työn alla omavalvonnan kehittämistyöryhmässä ja vuoden 2024 aikana mittarit saadaan tuotantoon.
Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa sekä aina toiminnassa tapahtuessa muutoksia.
Hyvinvointialueen sairaalapalvelut -palvelualue muodostui vuonna 2023 uudistuksen myötä Vantaan ja Keravan kaupungeilta hyvinvointialueelle siirtyneistä sairaalapalveluita tuottavista yksiköistä. Ensimmäinen toimintavuosi keskittyi turvallisen, palvelutuotannon katkeamattoman tuotannon turvaamiseen. Vuonna 2024 kehittämisen keskiössä on potilaiden hoitopolkujen, yhteisten toimintamallien ja potilastietojärjestelmän yhtenäisen ja täysimääräisen käytön kehittäminen. Näiden lisäksi kehitetään yhtenäinen oppimismenettely-toimintamalli haiproista, työturvallisuusilmoituksista ja muistutuksista esiin nousseiden asioiden käsittelyyn.
Yksikön toiminnassa todetut kehittämistarpeet.
Tavoitteena vielä viimeistellä vastaanottojen sisältöjen yhtenäistäminen toimipisteiden välillä. Näin taataan tasalaatuinen ja laadukas hoito hyvinvointialueen asukkaille.
Seurantajakson raportti 1.1.-30.4.2025
Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee Geriatrian poliklinikan omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa. Raportti kattaa ajanjakson 1.1.-30.4.2025 ja sisältää tietoa toteutuneista toimenpiteistä, havaituista puutteista ja riskeistä, asiakaspalautteista, kehittämistoimista, henkilöstön osallistumisesta sekä mittareista ja seurannasta.
1. Valvontakäyntien tai yksikön omat havainnot
Laadun omavalvontaa on toteutettu yksikön sisäisesti seurantajakson aikana. Lisäksi suunniteltu laadunvalvontayksikön valvontakäyntiä vuodelle 2026. Omavalvonnan havainnot on varmistivat yksikön palveluiden olevan tarkoituksenmukaisia. Kehittämiskohteita noussut yksikön sidosryhmien kanssa, josta järjestetty kehittämisyhteistyötä sosiaalipalveluiden edustajien kanssa (muistiperheiden palveluohjaajat).
2. Asiakaspalautteet (potilaiden ja läheisten palautteet)
Asiakaspalautteiden määrä QPro:n kautta on vähäistä yksikössämme. Suurin osa asiakkaista antaa suullisesti palautetta. Palautteista valtaosa on positiivista. QPro:n kautta tarkastelujakson aikana olemme saaneet yhden palautteen. Kyseisessä palautteessa asiakas oli tyytymätön pitkään viiveeseen siirtymisessä sairaalapalveluista vanhuspalveluiden piiriin. Kyseinen palaute käsitelty muistiperheiden palveluohjauksen kanssa ja pohdittu mahdollisuuksia viiveen pienentämiseen. Sovittu toimenpiteistä kiireellisten tietojen kirjauksesta lähetteeseen muistiperheiden palveluohjaajille ja asiakkaalle yhteystietojen antamisesta, jos hänellä tilanteessa tapahtuu heikkenemistä odotusaikana.
3. Henkilöstön osallistuminen
Henkilöstö on osallistunut omavalvontasuunnitelman toteuttamiseen ja seurantaan aktiivisen palautteen keräämisen kautta, hai pro ilmoitusten käyttämisessä sekä kehityskohteiden nostamisessa säännöllisissä tiimipalavereissa (1x/vko). Lisäksi henkilöstö perehdytetty omavalvontasuunnitelmaan hyödyntämisessä osana laadunvalvontaa. Tästä on myös suunniteltu koulutusta henkilöstölle syyskuussa 2025.
4. Mittarit ja seuranta
Laadun ja turvallisuuden mittareita on seurattu seuraavasti:
- (Mittari 1) HaiPro (ei ilmoituksia seurantajaksolla)
- (Mittari 2) QPro (1 ilmoitus seuranta jaksolla)
- (Mittari 3) WPro (ei ilmoituksia seurantajaksolla)
5. Yhteenveto
Geriatrian poliklinikka 8.7.2025 Mikko Saarelainen
Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa toimintayksikön vastaava lähijohtaja Mikko Saarelainen ja ylilääkäri Susanna Rapo-Pylkkö
Seurantajaksoraportti 1.5.-30.9.2025
Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee Geriatrian poliklinikan omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa. Raportti kattaa ajanjakson 1.5.-31.8.2025 ja sisältää tietoa toteutuneista toimenpiteistä, havaituista puutteista ja riskeistä, asiakaspalautteista, kehittämistoimista, henkilöstön osallistumisesta sekä mittareista ja seurannasta.
Seurantajaksolla ei tullut asiakaspalautteita muita kuin positiivisia suullisia palautteita. Pyritään vahvistamaan palauutteen keräämistä seuraavalle jaksolle.
Kirjallisia asiakaspalautteita ei tullut jakson aikana. Tämä huomattu myös yksikön omissa havainnoissa omavalvontaan liittyen. Lähdimme tekemään toimenpiteitä palautteen keräämisen helpottamiseksi, jossa henkilökunta itse kerää palautetta ja kirjaa ne meidän järjestelmään.
Yksikön omavalvontaa käyvä koulutuksellinen osio on suunniteltu tapahtuvaksi seuraavan valvontajakson aikana.
- (Mittari 2) QPro (ei ilmoituksia seurantajaksolla)
Jaksolla havaittu tarpeet asiakaspalautteen aktiivisemmalle keräämiselle. Pyritään saada muutosta seuraavaan arviointijakson aikana.
Geriatrian poliklinikka 30.9.2025
Mikko Saarelainen lähijohtaja
Susanna Rapo-Pylkkö ylilääkäri
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa toimintayksikön vastaava johtaja.
Lähijohtaja Laura Järvinen
Ylilääkäri Susanna Rapo-Pylkkö
Lähijohtaja Mikko Saarelainen
Päivitetty: