Katriinan sairaala, omavalvontasuunnitelma, osasto 2

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: 

Osastonhoitaja Sari Wikström ja ylilääkäri Vili Arminen.

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: 

Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat: 

Vastuu riskienhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehittämisessä on toiminnasta vastaavalla taholla, mutta työntekijöiden tulee ilmoittaa havaituista riskeistä johdolle. 

Potilaat ja omaiset voivat laittaa palautetta ja kehittämisideoita Q-Pro- palautejärjestelmän kautta tai Q-Pro-paperilomakkeella, jonka sihteeri vie Q-Pro- sähköiseen järjestelmään. Palautteet käsitellään osastotunneilla ja moniammatillisissa aamutiimeissä. 

Vakka-portaalin kautta tehdään tikettejä/työpyyntöjä esimerkiksi yhteistyökumppaneille epäkohdista (siivouksen taso, potilasruokiin liittyvät epäkohdat, kiinteistössä olevat epäkohdat jne). 

Työntekijät ilmoittavat havaitut riskit HaiPro- ja Tutka- ilmoituksilla, sekä suoraan esihenkilölle kertomalla. 

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista: 

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista: 

Henkilöstön määrä ja rakenne: 

Osastolla 2. on yksi osastonhoitaja, yksi apulaisosastonhoitaja, 11 sairaanhoitajan vakanssia, 11 lähihoitajan vakanssia. 

Osastolla työskentelee lääkäreitä, terapeutteja, sihteeri sekä laitoshuollon työntekijöitä, sekä opiskelijat suorittavat osastolla työharjoitteluita. 

Aamuisin osastolla työskentelee seitsemän hoitajaa eli sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Iltavuorossa osastolla työskentelee kuusi hoitajaa, sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Yövuorossa työskentelee kaksi hoitajaa. 

Aamuvuoro voidaan tarvittaessa tehdä kuudella hoitajalla, mutta viidellä hoitajalla aamuvuoro on jo kriittinen eli silloin hankitaan sijainen. Osastolla pyritään siihen, että jokaisessa vuorossa on vähintään yksi IV-luvallinen sairaanhoitaja, jos IV-luvallista sairaanhoitajaa ei ole saatavilla, niin apua kysytään naapuriosastolta.  

Poikkeustilanteessa vuorovastaavan tai esihenkilön toimesta tehdään tilannekatsaus ja tarvittaessa toimintatapaa muutetaan.  

Joka arkipäivä klo 9:15 on sairaalapalveluiden päivittäisjohtamisen kokous, jossa käydään läpi sairaalan osastojen henkilökuntatilanne, sekä muut poikkeavat asiat läpi. 

Sijaisten käytön periaatteet:  

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: 

Osastolla pyritään aina täyttämään olemassa olevat henkilöstöpuutteet kaikissa vuoroissa. Käytettävissämme on sairaalan varahenkilöstö, jota koordinoi resurssikeskus. Joka arkiaamu päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään läpi kunkin osaston henkilöstöresurssit suhteessa potilasmäärään- ja hoitoisuuteen. 

Tämän lisäksi meillä on käytössä Seure henkilöstövuokrausyritys, josta hankimme sijaisia akuutteihin puutteisiin. Tarvittaessa myös osaston oma henkilökunta voi tehdä näitä puutevuoroja halutessaan.  

Lähijohtajan tulee huolehtia omasta ajankäytön hallinnasta esimerkiksi kalenteroimalla työtehtäviä, kokouksia jne. Tarvittaessa tulee kertoa omalle lähijohtajalle, jos ei selviä työnkuormituksesta. 

Rekrytointi: 

Henkilöstön rekrytoinnin periaatteet 

Palkattaessa työntekijöitä on otettava huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Rekrytointitilanteessa työnantajan tulee tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki/Suosikki) JulkiTerhikki. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön toisille työntekijöille. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä pitää olla hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito, jonka arviointi on työnantajan vastuulla. https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito 

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen 

Kuvaus   henkilöstön   rekrytoinnin periaatteista (kelpoisuudenvarmistaminen: JulkiTerhikki) ja kielitaidon varmistaminen. Palkattaessa uutta työntekijää tulee hänen esittää tutkintotodistus, joka lähetään HR:lle tiedoksi. Lähijohtaja tarkastaa JulkiTerhikistä Valviran rekisteröintinumeron ja oikeudet harjoittaa kyseistä ammattia.  

Työntekijän tulee esittää tutkinto- ja työtodistukset, sekä henkilöllisyyspaperit. Esihenkilö soittaa tarvittaessa suosittelijalle. Työhaastattelutilanteissa on aina kaksi lähijohtajaa haastattelemassa. 

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: 

Toimintayksikön hoito- ja hoivahenkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toimintakulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen. 

Jokaisella osastolla on lääkintälaiteohjeet kansiossa, joihin tulee tutustua. Myös perehdytysohjelmassa on mainittu lääkintälaitteita. Jokainen työntekijä tutustuu Vivago-potilashälytysjärjestelmään ja henkilökunnan hätäpainikkeen käyttöön. Jokainen työntekijä lukee vuosittain potilasturvallisuussuunnitelman, joka on Intrassa. Osastokokouksissa muistutetaan työntekijöitä, että esimerkiksi potilasturvallisuussuunnitelma löytyy sairaalaan Intrasta.  

Henkilöstön perehdytys: 

Uuden työntekijän tai opiskelijan tullessa osastolle annetaan perehdytysmateriaalia esimerkiksi lääkehoidosta, laitteista ja tietokoneohjelmistoista jne. Uudelle työntekijälle valitaan perehdyttäjä ja järjestetään tarvittaessa perehdytysvuoroja. Lähijohtaja huolehtii säännöllisistä perehdytyskeskusteluista työntekijän kanssa. Työntekijää pyydetään myös itse ottamaan vastuu perehdytyksen saamisesta. Sairaalassa pyritään siihen, että lääkeluvat suoritetaan neljän kuukauden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Tarvittaessa voimme käyttää opetushoitajaa perehdytyksen tukena. Kannustamme uusia työntekijöitä käymään erilaisissa sairaalan tarjoamissa koulutuksissa esimerkiksi keskiviikkokoulutukset ja osastojen omat perjantaivartit.  

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:  

Kuvaus henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja osaamisenjohtamisesta. Täydennyskoulutussuunnittelu- ja seurantamenettelyt, osaamisen, ammattitaidon ja sen kehittymisen seuranta, sekä vuosittaiset kehityskeskustelut. 

Kehityskeskusteluiden välineenä käytetään MyJopi-sovellusta. MyJopia hyödynnetään myös osaamistarpeiden kartoittamisessa ja koulutussuunnittelussa. Kehityskeskustelut käydään henkilökunnan kanssa vuosittain. 

Loki koulutustenhallintajärjestelmää käytetään myös täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumisen seurantaan. Lähijohtajat pääsevät seuraamaan työntekijöiden koulutuspäivien lukumäärää ja laatua järjestelmän raportointiosion kautta. Tarvittaessa työntekijät voidaan määrätä koulutuksiin, jos täydennyskoulutusvelvoite ei toteudu. 

Jokainen suorittaa kerran vuodessa Navisec tietoturvakoulutukset.  

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: 

Osastollamme on lähihoitaja- ja sairaanhoitajaopiskelijoita. Osastolla on opiskelijavastaavana apulaisosastonhoitaja. Apulaisosastonhoitaja vastaa opiskelijoiden harjoittelupaikkojen ilmoittamisesta ja koordinoinnista. Jokaiselle opiskelijalle nimetään kaksi ohjaajaa. Kuitenkin kaikkien tulee tarvittaessa opiskelijoita työvuorossa ohjata. Opiskelijat noudattavat heille suunniteltua työvuoroaikataulua ja sopivat ohjaajiensa kanssa käytännön järjestelyistä ja tavoitteista. Osastonhoitaja vastaa ja valvoo opiskelijayhteistyötä.  

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 

Esihenkilö muistuttaa Pulssi-kyselyyn vastaamisesta. Kyselyn päätyttyä käydään osastotunnilla läpi kyselyn tulokset niiltä osin, kun ne ovat saatavissa. Jos yksikön vastausmäärä on pieni, niin tuloksia ei yksikkökohtaisesti saada. Tarvittaessa tehdään kyselyn vastausten perusteella kehittämistoimenpiteitä, joista sovitaan yhdessä henkilöstön kanssa.  

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 

Sairaalapalveluilla on uusille työntekijöille olemassa perehdytysmateriaali. Perehtymistä valvoo osastonhoitaja, apulaisosastonhoitaja ja ennen kaikkea työntekijä itse.  

Apulaisosastonhoitaja käy perehdytyskeskusteluita säännöllisesti ja informoi osastonhoitajaa tarvittaessa perehdytyksen etenemisestä ja mahdollisista haasteista.  

Tarvittaessa perehtymisen tueksi voidaan pyytää opetushoitajaa.  

Ylilääkäri ja osastonhoitaja pitävät säännöllisesti kokouksia, joissa käydään osaston toimintaa ja osaamista läpi. Näissä kokouksissa voidaan ottaa esille, jos esiintyy haasteita esimerkiksi hoitotyön osaamisessa tai potilaan hoitopolun eri vaiheissa. Näiden pohjalta voidaan tehdä kehittämistyötä, jotta saadaan epäkohdat poistettua. 

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: 

Osastolla 2. on yksi osastonhoitaja, 1 apulaisosastonhoitaja 11 sairaanhoitajan vakanssia, 11 lähihoitajan vakanssia.  

Osastolla työskentelee lääkäreitä, terapeutteja, sihteeri sekä laitoshuollon työntekijöitä, sekä opiskelijat suorittavat osastolla työharjoitteluita.  

Aamuisin osastolla työskentelee kuusi-seitsemän hoitajaa eli sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Iltavuorossa osastolla työskentelee kuusi hoitajaa, sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Yövuorossa työskentelee 2 hoitajaa.  

Aamuvuoro voidaan tarvittaessa tehdä viidellä hoitajalla, mutta neljällä hoitajalla aamuvuoro on jo kriittinen eli silloin hankitaan sijainen. Osastolla pyritään siihen, että jokaisessa vuorossa on vähintään yksi IV-luvallinen sairaanhoitaja, jos IV-luvallista sairaanhoitajaa ei ole saatavilla, niin apua kysytään naapuriosastolta.   

Poikkeustilanteessa vuorovastaavan tai esihenkilön toimesta tehdään tilannekatsaus ja tarvittaessa toimintatapaa muutetaan. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: 

Osastolla pyritään aina täyttämään olemassa olevat henkilöstöpuutteet kaikissa vuoroissa jos henkilöstömitoitus on kriittinen. Käytettävissämme on sairaalan varahenkilöstö, jota koordinoi resurssikeskus. Joka arkiaamu päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään läpi kunkin osaston henkilöstöresurssit suhteessa potilasmäärään- ja hoitoisuuteen.  

Tämän lisäksi meillä on käytössä Seure henkilöstövuokrausyritys, josta hankimme sijaisia akuutteihin puutteisiin resurssikeskuksen toimesta. Mikäli näistä ei saada työntekijää vuoroon, niin resurssikeskus voi hakea työntekijää henkilöstövuokrausyrityksistä sopimusten mukaisesti. Tarvittaessa osaston oma henkilökunta voi halutessaan tehdä puutevuoroja. 
 

Työntekijät suunnittelevat omat työvuoronsa sähköisen Titanian kautta ja esihenkilö vastaa työvuorosuunnitelmasta.  

Vuosilomat suunnitellaan yhteisöllisesti neuvottelemalla työtoverin kanssa. Vuosilomat ketjutetaan henkilöstön ja sijaisten riittävyyden varmistamiseksi. 

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: 

Osastoilla on toimintamalli niin sanottuihin äkkillisiin henkilöstön puutetilanteisiin. Työvuorossa tehdään tällöin vain kaikki välttämätön esimerkiksi huolehditaan potilaiden lääkehoidosta, hygieniasta ja ruokailusta, sekä akuuttien asioiden hoitamisesta. Kaikki ammattiryhmät huomioidaan aamun sairaalapalveluiden päivittäisjohtamisen kokouksessa ja tarvittaessa siirrellään henkilöstöä osastolta. Myös osaston omassa päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään resurssitilanne läpi ja tehdään suunnitelma päivälle.  

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: 

Lääkehoitosuunnitelma on laadittava sosiaali-ja terveysministeriön Turvallinen lääkehoito -oppaan (2021:6) mukaisesti. STM:n opas löytyy osoitteesta: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162847  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaan lääkehoitoon. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (341/2011) mukaan lääkehoidon turvallisuus on yksi potilasturvallisuuden keskeisimmistä tekijöistä. Lääkehoitosuunnitelma varmistaa, että eri ammattinimikkeillä työskentelevän henkilöstön toimintatavat sekä valmiuksien ja lisäkoulutustarpeiden arviointi ja ylläpitäminen ovat yhtäläiset. Suunnitelma toimii myös lääkehoidon perehdytyksen työvälineenä. Suunnitelmallisesti ja laadukkaasti toteutettava lääkehoito lisää potilasturvallisuutta ja tuottaa kustannussäästöjä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma liitteineen löytyy Intrasta.   

Lisäksi jokaisella osastolla on oma lääkehoitosuunnitelmansa, jossa kuvataan tarkemmin lääkehoidon toteuttamista, lääkkeiden kulutuksen seurantaa ja valvontaa. Yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan suunnitelman ylläpitoa, päivittämistä, toimeenpanoa sekä seurantaa. Suunnitelmassa kuvataan toimintakäytännöt lääkehoidon toteuttamisessa tapahtuneista poikkeamatilanteista sekä toimintakäytännöistä potilaalta palautuneiden ja käyttämättä jääneiden lääkkeiden käsittelystä.   

Yksikön lääkehoitovastaavan nimi ja yhteystiedot  

Alijana Kamenica ja Veronica Oppong Sarfo  osasto 2, P. 040 820 6407/vuorovastaava 

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:  

ylilääkäri Vili Arminen, vili.arminen@vakehyva.fi  

Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa: 

Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi   

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: 

Terveydenhuollon laitteella tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 §:n mukaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen Toiminnanharjoittajan velvollisuuksista on säädetty terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain 24–26 §:ssä sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston antamissa määräyksissä 1-4/2010. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden aiheuttamista vaaratilanteista tehdään ilmoitus Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammattimaisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta.  

Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa (löytyy Intrasta). Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.  

Toimintayksikön nimetty laitevastaava:  

lähihoitaja Luciano Ferreira ja lähihoitaja Gary Galache P. 040 820 6407/vuorovastaava 

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 

Kaikki käytössä olevat tilat ovat kulunvalvonnan ja vartiointipalvelujen piirissä. Tarkemmin tilojen suojauksesta kerrotaan kiinteistökohtaisissa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmissa. Osastolla on kulunvalvonnalliset lääkehuoneet, joihin pääsee vain tietyt ammattiryhmät. Suurin osa huoneista on avattavissa iLoq-avaimella.  

Osastolla on mahdollisuus järjestää potilaille eristyshuoneita. Eristyshuoneet ovat tavallisia potilashuoneita, joista puuttuu välitila. Eristyshuoneista tiedotetaan potilashuoneen ovessa. Osaston haasteena on, kun jokaisessa huoneessa ei ole omaa vessaa/kylpyhuonetta.  

Osastolla on kanslioita, potilashuoneet/wc:t, jätehuone, kaksi erilaista tarvikevarastoa, liinavaatevarasto, henkilökunnan wc-tilat, lääkärinhuone, kylpyhuoneet, keittiö/-taukotila, potilaskeittiö ja siivousvarasto   

Siivouksen hoitaa sopimuksen mukaan SOL ja siivouksen laatua valvotaan kerran kuukaudessa olevalla laatukierrolla, joka toteutetaan SOL-esihenkilön ja osaston lähijohtajan toimesta. Osastolla on jätehuone, johon henkilökunta tuo jätteet lajitteluun ja potilaspyykin ja teknisen huollon henkilökunta toimittaa ne eteenpäin. Tartuntavaaralliset jätteet merkitään erivärisellä pyykkipussilla. Särmäjäte lajitellaan asianmukaisiin särmäjäteastioihin ja huolehditaan niiden oikea-aikaisesta tyhjentämisestä. Biologinen jäte sijaitsee osastolla 1. Henkilökunta laittaa sovittuun paikkaan lääkejätteen. Tableteille ja nestemäisille lääkkeille on omat lääkejäteastiat lääkehuoneissa. Sairaalan aerosolilääkejäte on keskitetty osaston 2. lääkehuoneeseen ja Biologinen jäte on osaston 1. huuhteluhuoneessa. 

Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010. 

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: 

Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija.  

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: 

Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa. 

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: 

Osastollamme on yhden-kolmen hengen potilashuoneita. Potilaiden välissä on paloturvallinen hygieniaverho, jotka vaihdetaan säännöllisesti. Vuorovastaava/oma hoitaja organisoi potilaat niin, että esimerkiksi eristyspotilaat ovat omassa huoneessaan ja eristyshuoneet asianmukaisesti merkitty tiedoksi kaikille. Osastolla pyritään siihen, että vain yksi hoitaja työvuorossa hoitaa eristyspotilaita, mikäli tämä on vain mahdollista. Perehdytyksessä kerrotaan henkilökunnalle, miten tulee toimia ja pukeutua eristyspotilaiden kanssa.  

Hygieniaverhot suojaavat potilaita ja tuovat yksityisuuden suojaa. Potilastietoja käsiteltäessä pyritään siihen, että potilas on yksin huoneessa tai siirtyy toiseen tilaan. Henkilökunta käy tietosuojakoulutuksen vuosittain ja tällä varmistamme osaamista. Tietosuojajäteastiat ovat helposti saatavilla osastolla ja kaikki potilasta koskevat potilasdokumentit hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteeseen. 

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: 

Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät Vaken intrasta Vakka-portaalista. 

Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta kohdasta toimitilat ja asunnot. 

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus. 

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: 

Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2. 

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät:  

Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. 

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: 

Jokaiselle työntekijälle haetaan henkilökohtaiset tietokoneelle kirjautumistunnukset ja Apotti-tunnukset. Henkilökuntaa perehdytetään Apotin käyttöön ja informoidaan saatavilla olevista Apotti-koulutuksista. Myös sairaalapalveluiden keskiviikkokoulutuksiin on varattu aikaa Apotti-koulutuksille. Tarvittaessa esihenkilö järjestää erillistä opastusta Apotin käyttöön, mikäli esimerkiksi perehdytyskeskusteluissa tulee esille haasteet Apotin käyttämisessä. 

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: 

VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä. 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: 

Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä. 

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: 

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana:  

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus:  

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: 

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: 

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:  toimialajohtaja Kati Liukko p. 040 489 1763, kati.liukko@vakehyva.fi,  hallintojohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi  

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi  

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:  

Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset.  

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät Intranetistä.   

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri:  

Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi   

Infektioiden ja tartuntatautien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin ja huolehtimalla siitä, että ostopalvelutuottajilla on käytössään samat ohjeet. Yleistä hygieniatasoa ja hygieniakäytäntöjä seurataan säännöllisillä ja erikseen sovittavilla laatukierroksilla.    

Yksikössä konsultoidaan tarvittaessa hygieniahoitajaa. Osastolla on laminoidut ohjeet tartuntatautien varoluokista ja eritys- ja suojaamiskäytännöistä.  

Osastolla pyritään heti oireiden ilmaannuttua eristämään potilas.   

Osaston hygieniavastaavat tekevät hygieniakierroksen kolmen kuukauden välein. Kierto käydään osastotunnilla läpi, jos on joitain erityisiä asioita. Tämän lisäksi esihenkilö tekee yhteistyössä laitoshuollon esihenkilön kanssa laatukierron, jossa tarkkaillaan siivouksen tasoa. Laatukierto tehdään kuukausittain. 

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: 

Sairaala ei vastaa potilaan henkilökohtaisesta omaisuudesta. Henkilökohtaisen omaisuuden säilyttäminen sairaalassa on potilaan omalla vastuulla.  

Potilaan omaisuuden luettelointi tai haltuunotto perustuu potilaan informoituun suostumukseen. Potilaalle on kerrottava, ettei omaisuutta tarvitse luetteloida, mikäli hän ei halua. Luettelointi on täysin vapaaehtoista. Luettelointi ei vaikuta vahingonkorvausvelvollisuuteen ja siihen, että jokainen potilas vastaa itse omaisuudestaan sairaalassa. Osaston potilashuoneissa on omaisuutta koskeva infotaulu.  

Apotin kirjaamisohje koskien vuodeosaston potilaan vastaanottamista:  

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: 

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: 

Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla.   

Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti.   

Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.   

Muita yhteistyötahoja:  

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien yhteystiedot:  

Sosiaali- ja potilasasiavastaava Miikkael Liukkonen  

Puh. 09 4191 0230  

Sosiaali- ja potilasasiavastaava Clarissa Kinnunen  

Puh. 040 775 5720  

Sähköposti: potilasasiavastaava@vakehyva.fi   

Sosiaali- ja potilasasiavastaavat ovat tavoitettavissa:  

Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.  

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on toimia asiakkaan/potilaan oikeuksien edistämiseksi. Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo muistutuksen, kantelun tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä. Sosiaali- ja potilasasiavastaava on puolueeton taho, joka ei tee päätöksiä eikä ota kantaa lääketieteelliseen hoitoon tai henkilökunnan toimintaan.  

Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista  

Kuluttajaneuvonnasta saat tietoa ja ohjeita kuluttajaoikeudellisissa kysymyksissä ja riitatilanteissa.  

P. 029 505 3050 (ma, ti, ke, pe klo 9–12 ja to klo 12–15) tai sähköisellä kaavakkeella https://www.kkv.fi/kuluttajaasiat/kuluttajaneuvonta/    

Osastolle tulleet muistutukset ja kantelut käsitellään henkilökunnan kanssa esimerkiksi osastokokouksessa ja toimintaa kehitetään palautteen pohjalta. Yksittäistä työntekijää koskeva palaute/kantelu käsitellään yhdessä työntekijän kanssa.   

Tavoiteaika muistutusten käsittelylle 3 viikkoa 

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: 

Osastolla toteutetaan geneeristä hoitopolkua, joka sisältää seuraavia kokonaisuuksia: potilaan tulotilanne, potilaaseen tutustuminen, hoidon- ja kuntoutumisen suunnittelu, hoidon toteutus, hoidon seuranta- ja arviointi, kotiutumisen/jatkohoitoon siirtymisen valmistelu ja kotiin/jatkohoitoon lähtö. 

Geneerinen hoitopolku tehdään moniammatillisesti, jossa jokaisella ammattiryhmällä on omat tehtävänsä. Moniammatillisessa aloituspalavereissa ja tavoitekokouksissa käydään läpi potilaan toimintakykyä ja sen edistymisen seurantaa läpi. 

Moniammatillinen aloituspalaveri pidetään parin vuorokauden sisällä potilaan saavuttua osastolle.  

Moniammatillinen tavoitekokous on kerran viikossa. 

Potilaskierto on jokaisen potilaan kohdalla pääsääntöisesti kaksi kertaa viikossa.  

Päivittäin olevassa moniammatillisessa aamukokouksessa käydään läpi potilaiden akuutit asiat. 

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: 

Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon   

henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään   

laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies.  

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: 

Suunnitelmaa ei ole. 

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: 

Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki. 

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle. 

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta. 

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:  

Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00  

Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00  

Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.  

Sähköpostiyhteydenotot: 

sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi 

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: 

Kehitetään palautteiden pohjalta toimintaamme ja tarvittaessa omavalvontasuunnitelmaa.   

Asiakaspalautetta kerätään jatkuvasti. Osastolle tulotilanteessa potilaalle annetaan paperinen palautelappu, jonka hän voi halutessaan palauttaa osaston palautepostilaatikkoon. Palautetta voi myös jättää sähköisesti VAKE:n internetsivujen kautta QPro - Esivalinta ja osaston tiloissa olevien QR-koodien kautta.  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa.   

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: 

Potilaspalautteita hyödynnetään osaston toiminnan kehittämisessä ja hoidon laadun parantamisessa. Keskustellaan hoitajien kanssa osastokokouksissa tai henkilökohtaisesti kahdenkeskisissä keskusteluissa. Tarvittaessa kehitetään toimintaa saatujen palautteiden perusteella. 

QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista.