Vantaan ja Keravan QPro asiakaspalautekysely -järjestelmään kerättävien sisältyvien henkilötietojen rekisteri

1 Rekisterin nimi

Vantaan ja Keravan QPro asiakaspalautekysely -järjestelmään
kerättävien sisältyvien henkilötietojen rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Osoite:
PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Muut yhteystiedot:
kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiantuntija- ja kehittämispalvelujen palvelualuejohtaja Elina Eeva

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietoja käsitellään järjestelmän kautta kerättävään asiakaspalautteeseen vastaamiseksi. Asiakaspalautetta kerätään hyvinvointialueen tarjoamien palveluiden laadun seuraamiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakkaan edun turvaamiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, ja
• 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Nimi, puhelinnumero, sähköposti, ikä, äidinkieli ja asiakkaan asema suhteessa hyvinvointialueeseen (asiakas/potilas/läheinen/muu).

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Lomaketiedot.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa olevat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, ainoastaan mahdollisten lainsäädännöllisten  velvoitteiden näin vaatiessa.

Käsittely tapahtuu hyvinvointialueella vain kyseessä olevassa järjestelmässä, joka sijaitsee EU/ETA-alueella. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Tietojen säilytysajat

Säilytys toteutetaan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietoja säilytetään järjestelmässä kolmen (3) vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan järjestelmästä ja arkistoidaan arkistolain (831/1994) vaatimalla tavalla. Manuaalisesti toimitettu tieto siirretään hyvinvointialueen toimesta järjestelmään mahdollisimman pian toimittamisesta ja manuaalinen asiakirja hävitetään välittömästi tämän jälkeen.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään järjestelmään siirtämiseen saakka lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virka- tai työtehtävien perusteella.

B Sähköisesti talletetut tiedot
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on toimitettava tätä tarkoittava pyyntö hyvinvointialueen kirjaamoon omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella. Lomakkeet löytyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilta https://vakehyva.fi/fi/tietopyynnot.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt osoitetaan:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Kirjaamo
PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
kirjaamo@vakehyva.fi

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puh. 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi