Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tekoälyavusteisen chatbotin tietosuojaseloste

Ohessa on Tietosuojaseloste, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016). Päivitetty 5. marraskuuta 2025. Chatbot on tällä hetkellä testikäytössä VAKEn julkisilla verkkosivuilla.

1 Rekisterin nimi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tekoälyavusteisen chatbotin antamaan yleiseen ohjaukseen ja neuvontaan sisältyvien henkilötietojen rekisteri 

2 Rekisterinpitäjä

 

Nimi

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus

 

Osoite

PL 1000, 01300 Vantaa

 

Muut yhteystiedot

Hyvinvointialueen vaihde 09419191

kirjaamo@vakehyva.fi

 

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

 

Rekisterin vastuuhenkilö:

Rekisterin vastuuhenkilö: 

Konsernipalvelujen toimialajohtaja 

 

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vakehyva.fi

 
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittely ei ole tarpeellista chatbot-asiakaspalvelijan antamassa yleisessä ohjauksessa ja neuvonnassa. Asiakkaita informoidaan keskustelun alkaessa siitä, että asiakaspalvelijachatbotin kanssa käytävään keskusteluun ei saa syöttää henkilötietoja. Mikäli asiakas syöttää järjestelmään henkilötietoja, poistetaan nämä automaattisesti järjestelmästä.  Asiakkaan chatbotin kanssa käymät keskustelut tallennetaan palvelun kehittämiseksi. Asiakkaan asiointitapahtumasta ei kerätä tunnistettavaa tietoa, kuten sijaintia tai ip-osoitetta.

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle on: 

- 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen   käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten   

velvoitteiden noudattamiseksi. 

 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen on huolehdittava asukkailleen järjestämisvastuulleen kuuluvista sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista sekä pelastustoimesta. Tämä sisältää myös sen, että hyvinvointialue antaa asukkailleen tarpeellista ohjausta ja neuvontaa palvelujen käytössä (Hyvinvointialuelaki (611/2021) 7 § ja Hallintolaki (434/2003) 8 §).  Hyvinvointialue hyödyntää ohjauksessa ja neuvonnassa tekoälypohjaisia järjestelmiä. Näiden käyttöä säätelee Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2024/1689 tekoälyjärjestelmistä (tekoälyasetus) sekä sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö. Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

 

Chatbot ei vaadi henkilötietoja sen käyttäjältä. 

 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

 

Chatbot ei vaadi henkilötietoja sen käyttäjältä. Chatbot hyödyntää tietolähteenään vakehyva.fi-sivuston julkisia tietoja ja muiden toimijoiden julkaisuja.

 
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Chatbot-keskusteluiden sisältämää tietoa käsittelevät ne Vantaan ja Keravan   hyvinvointialueen palveluksessa olevat henkilöt, joiden tehtävät edellyttävät chatbotin toiminnan parantamista ja kehittämistä. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille    osapuolille, ainoastaan mahdollisten lainsäädännöllisten   velvoitteiden näin vaatiessa.

 

Tietoja ei luovuteta ETA:n ulkopuolelle. 

 
8 Tietojen säilytysajat

Chatbot-keskusteluita säilytetään järjestelmässä 180 päivää  ratkaisun laadun parantamiseen.

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti tunnin kuluessa.

 
9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto 

-

 

B Sähköisesti talletetut tiedot 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. 

 
10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • pyytää tietojensa oikaisemista
  • vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. 

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

 

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta. 

 

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

 

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.

 

Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

 

VANTAA-INFOT

Korso 

Lumo, Urpiaisentie 14 

 

Myyrmäki 

Myyrmäkitalo, Paalutori 3 

 

Tikkurila 

Dixi, Ratatie 11, 2. krs

 

KERAVA

Sampolan palvelukeskus 

Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7 

 

Keravan terveysasema 

Metsolantie 2 / Potilastoimisto

 

 

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

 

 Chatbotin toteuttamaan yleiseen asiakasohjaukseen ja neuvontaan ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

 

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko: 

  • periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
  • kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

 

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

 

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki. 

Puh. 029 56 66700. 

Sähköposti: tietosuoja@om.fi