Omavalvontasuunnitelma vammaisten palvelujen hankinnan ja järjestämisen yksikkö

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Kielotie 7 B VANTAA
Postiosoite: PL 1151, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Vammaisten palvelujen järjestäminen ja hankinta
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Ei palvelupisteitä
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Maija Väänänen, tehtäväaluepäällikkö, maija.vaananen@vakehyva.fi, p. 040 548 3773
Mia Jalonen-Tuovila, yksikön lähijohtaja, mia.jalonentuovila@vakehyva.fi, p. 040 528 6140
Asumisen järjestäminen:
Erja Visti, erityissosiaaliohjaaja, vampa@vakehyva.fi, p. 040 612 0261
Suvi Piiparinen, palveluohjaaja, vampa@vakehyva.fi, p. 043 825 3209

Kotiin vietävien palvelujen järjestäminen:
Maija Rajamäki, palveluohjaaja, vamko@vakehyva.fi, p. 050 303 4434
Satu Ahonen, palveluohjaaja, vamko@vakehyva.fi, p. 040 524 0504
Kuljetuspalvelut
Satu Ahonen, palveluohjaaja, laatu.kuljetuspalvelut@vakehyva.fi, p. 040 524 0504
Maija Rajamäki, palveluohjaaja, laatu.kuljetuspalvelut@vakehyva.fi, p. 050 303 4434

Työ ja päivätoiminta sekä asiakaskohtainen laadunvalvonta:
Diana Eskelinen, laatukoordinaattori, tyojapaivatoiminta@vakehyva.fi, p. 043 825 9532

Perhehoito sekä Asiakaskohtainen laadunvalvonta:
Ida Sundström, laatukoordinaattori, vampa.asiakaskohtainenlaatu@vakehyva.fi, p. 040 185 0502
Sihteerityö
Julia Dillemuth, vampansihteerit@vakehyva.fi, p. 040615 8382
Maija Kammonen, vampansihteerit@vakehyva.fi, p. 050 303 4660
Marina Nikolashina, vampansihteerit@vakehyva.fi, p. 040 139 8249
Minna Stark, vampansihteerit@vakehyva.fi, p. 040 769 0019
Tiina Töyrylä, vampansihteerit@vakehyva.fi, p. 050 312 1780
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):

Palveluyksikkö järjestää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaisille henkilöille palveluita palvelutarpeen arviointiin perustuvan päätöksen mukaisesti. Asumispalveluista järjestetään tuettua asumista, yhteisöllistä asumista ja ympärivuorokautista asumista, kotiin vietäviä palveluita ja työ- ja päivätoimintaa sekä kuljetuspalveluiden laadunvalvonta. Palveluiden järjestämisen tapoina ovat hyvinvointialueen oma toimita, ostopalvelutoiminta ja palvelusetelit. Ostopalveluina tuotettavien palveluiden osalta yksikölle kuuluu myös asiakaskohtainen laadunvalvonta sekä palveluntuottajien toimintaan liittyvä asiakaskohtainen ohjaus.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluina toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei.

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 

Asiakkaiden palveluita järjestetään ostopalveluna kulloinkin kussakin palvelussa voimassa olevien puitesopimusten mukaisilta kumppaneilta.
Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu-, sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: 

Ostopalveluina tuotettavissa palveluissa yksikkö valvoo asiakaskohtaista palveluiden toteutumista sekä laatua. Palveluiden tuottamista ohjaa kunkin palvelun palvelukuvaus, jossa määritetään palveluiden sisältö, sen tuottamistapa ja tilaaja-asiakkaan kuvaus/vaateet tuotetulle palvelulle. Yksikkö ohjaa sekä tukee palveluntuottajia palveluiden tuottamisessa palvelukuvauksen mukaisesti ja laatuun liittyen vastaanottaa sekä selvittää palautteita, muistutuksia sekä kanteluita asiakkailta, heidän läheisiltään ja viranomaisilta. Lisäksi yksikkö tukee yhteistyötä asiakkaan/läheisten ja palveluntuottajien välillä. Ostopalvelutoiminnan valvonnassa yksikkö tukee järjestämisen tuen valvontayksikköä.
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 

Maija Väänänen ja Mia Jalonen-Tuovila. 

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:

Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa sekä aina toiminnan muuttuessa. Omavalvontasuunnitelmaa seurataan henkilöstön kanssa johtamisjärjestelmän mukaisissa palavereissa. 

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:

Omavalvonta julkaistaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen www-sivuilla.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Palvelut tulee järjestää 3kk kuluessa hakemuksen vireille tulosta palvelukuvauksen mukaisesti. 

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Yksikössä työskentelee laatukoordinaattoreita asiakaskohtaiseen laatuun ja sen valvontaan liittyen. Laatukoordinaattorit vastaanottavat palautteita koskien palvelutuotantoa ja ohjeistavat palveluntuottajia palveluiden tuottamisessa palvelukuvauksen mukaisesti.

Omaa toimintaa arvioidaan omavalvonnan kautta. Palveluiden järjestämisen laadun arvioinnissa seurataan palveluiden järjestämisen aikarajoja eli saadaanko asiakkaalle järjestymään palvelut lakisääteisessä määräajassa tai palvelukuvauksen määrittämässä ajassa. Palveluiden järjestämistä raportoidaan viikoittain sekä kuukausittain ja käydään läpi esimiehen johdolla viikoittain. Laadunvalvonta perustuu moniammatillisuuteen ja yhteiseen keskusteluun ja ammattilaisten yhteiseen näkemykseen toiminnasta ja tapahtuneesta poikkeamasta, sekä sen selvittämisestä. Muistutuksiin sekä kanteluihin vastataan organisaation ohjeiden mukaisesti. Annettuihin vastineisiin saatujen mahdollisten ratkaisujen ja ohjauksen perusteella kehitetään toimintaa edelleen.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Tehtäväalupäällikkö Maija Väänänen

Lähijohtaja Mia Jalonen-Tuovila

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Maija Väänänen
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Maija Väänänen
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Mia Jalonen-Tuovila
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 7 /2026
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 8/2026    
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 8/2026 
•    ATK-käyttökatkosuunnitelma

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Henkilökunta voi ilmoittaa vaara- ja työtapaturmista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    SPro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapahtuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puitteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puitteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus ja terveydensuojalait) Tiedonkulkuun ja –hallintaan liittyvät riskit:

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): Asiakasturvallisuuden vaarantavat riskit ovat palvelujen järjestämistä viivästyttävät riskit, tietojen hallintaan/järjestelmän hallintaan liittyvät riskit, tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja mahdolliset puutteelliset toimintaohjeet ja osaamisen vaje, sekä työntekijän muistin varaan pohjautuva työ. Tietosuojaan liittyvät riskit, kuten ostopalveluihin välitettävä asiakastieto ilman turvasähköpostia.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Työssä noudatetaan annettuja ohjeita, prosessikaavioiden mukaista toimintaa, kirjataan tehdyt toimenpiteet ja asiakkaasta saatu tieto, kontaktoidaan asiakkaan hoivasta/hoidosta vastaava taho viipymättä ja viedään palveluiden järjestämiseen liittyvä tieto viipymättä palveluntuottajalle, sekä varmistetaan tietojen siirtyminen. Yhteydenpidossa ostopalvelutuottajien kanssa käytetään turvasähköpostia ja oman toiminnan osalta asiakastietojärjestelmä Apottia.

Palvelun saatavuuteen liittyvät riskit:
- Palvelua ei järjestetä lain puitteissa säästösyistä
- Asumisen paikat ovat täynnä, jolloin asiakas jää jonoon
- Aloituspalaverin viivästyminen saattaa hidastaa palvelun aloitusta

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Tiedonkulkuun ja -hallintaan ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä on selkeät sovitut prosessit, riittävä koulutus
- Omat prosessit ovat selvillä ja kaikilla työntekijöillä on tieto siitä, miten toimitaan, kun päätös saapuu jonoon

Palvelun saatavuuteen liittyvien riskien ennaltaehkäisynä on selkeät sopimuskäytännöt ja riittävä yhteydenpito palvelun tuottajiin.
- Yhteistyöpalaverit palveluntuottajien kanssa sovitusti ja tarvittaessa

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Muistutuksiin ja kanteluihin vastaaminen, poikkeaminen ja palautteiden selvittäminen, sekä niihin liittyvä ohjaus. Poikkeamatilanteissa tiedotetaan aina ostopalvelutuotannosta vastaavaa päällikköä. Yksikön toiminnassa tapahtuneessa poikkeamatilanteessa selvitetään tapahtuneen juurisyy sekä selvitetään, miten virhe on päässyt tapahtumaan. Toimintaa arvioidaan arvioinnista saadun tiedon valossa ja tehdään tarvittavia muutoksia toiminnan ohjeisiin, jotta sama virhe ei toistu jatkossa. Tarvittaessa lisätään valvontaa toiminnan suhteen tai lisätään tuplatarkastus toimintaan.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Yksikön laatukoordinaattorit vastaanottavat ja käsittelevät asiakkailta/läheisiltä, eri viranomaisilta sekä palveluntuottajilta tulleita muistutuksia, palautteita, kanteluista ja selvityspyyntöjä. Näiden pohjalta ohjataan ostopalvelutuottajien toimintaa sekä valvotaan korjaavia toimenpiteitä asiakaskohtaisesti. Tehdään myös aktiivista yhteistyötä hyvinvointialueen järjestämisen tuen laatuyksikön kanssa.
Yksikön toiminta nojaa moniammatillisuuteen ja palveluiden järjestämisessä asiakkaan tilanne käydään usein moniammatillisesti keskustellen läpi, jotta asiakkaan palvelut järjestyvät määräajassa ja asiakkaan päätöksen mukaisesti yksilöllisinä ratkaisuina huomioiden tarvittaessa myös asiakkaan erityistarpeet. Palveluiden järjestämisessä noudatetaan lakisääteisiä määräaikoja, ohjeita ja organisaation päättämiä prosesseja. Tarvittaessa prosesseja viedään eteenpäin uudelleen arvioitaviksi, mikäli asiakkaiden palvelut eivät tule tarpeen mukaisesti järjestetyksi ja toiminnassa huomataan kehitettävää. Mikäli valvova viranomainen ohjaa tai antaa palautetta yksikön toiminnasta, niin toimintaa kehitetään annetun palautteen perusteella.
Jokaiseen viralliseen kanteluun/muistutukseen valmistelu kuuluu kyseiselle yksikölle ja selvityspyynnöt ohjataan oikeaan toimintayksikköön.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tarpeesta
Velvollisuus ilmoittaa vammaisen henkilön palvelun tarpeesta
Yleinen velvollisuus ilmoittaa suunnitteilla olevasta törkeästä rikoksesta
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Kuuluu osana perehdyttämistä, käydään vuosittain läpi tiimipalaverissa ja päivitetään tarvittaessa.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Palveluohjaajia: 3
Erityssosiaaliohjaaja: 1
Sosiaaliohjaaja: 1
Laatukoordinaattori: 2
Lähijohtaja: 1
Sihteerit: 5 
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia käytetään pitkiin sijaisuuksiin, kuten esimerkiksi opintovapaan tai perhevapaan sijaisuuksiin. Järjestämisen ja laadunvalvonnan työ on sen tyyppistä, että perehdyttäminen vie kauan ja näin ollen lyhytaikaisia sijaisia vaikea käyttää. Työ suunnitellaan niin, että työstä huolehditaan tiimimallisesti ja näin jonkun työntekijän poissaolo ei vaaranna perustehtävää.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei käytetä.
Rekrytointi:
Rekrytoinnit tapahtuvat julkisina hakuina. Käytössä oleva rekrytointijärjestelmä on Laura-rekrytointijärjestelmä
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen.
Ammattioikeudet varmistetaan tutkintotodistuksesta sekä JulkiTerhikistä.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstöä rekrytoitaessa arvioidaan henkilön osaaminen suhteessa tehtävään, johon työntekijää haetaan. Yksikössä voi työskennellä niin terveydenhuoltoalan kuin sosiaalialan koulutuksellakin. Laaja-alaista osaamista tarvitaan eri tehtävissä sekä tiimeissä ja monipuolisella osaamisella pystytään varmistamaan asiakkaiden ja palvelujen järjestyminen heidän tarpeidensa mukaisesti ja sujuvasti. Kielitaidosta varmistutaan rekrytointiprosessin aikana.
Henkilöstön perehdytys: Perehdytys tapahtuu tiimeissä siihen palvelun järjestämiseen, johon työntekijä on rekrytoitu. Tiimeissä varmistetaan, että kaikki osaavat järjestää kaikkia palveluita, joita tiimin järjestettäväksi kuuluu, jotta myös poissaolojen aikana palvelut pystytään järjestämään. Perehtyminen työhön tapahtuu yhden perehdyttäjä työntekijän sekä tiimin avulla käyttäen tiimien perehdytysohjeita, sekä esimiehen tuella. Esimies pitää perehdytyksen aikana perehdytyskeskusteluja työntekijälle ja perehdytystä jatketaan niin kauan kuin on tarpeellista, sekä sitä voidaan jatkaa työntekijän niin halutessa tai esimiehen ohjeistuksella myöhemminkin. 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Yksikössä tuetaan kouluttautumista ja ammattitaidon ylläpitämistä. Henkilöstä ohjataan ja tuetaan osallistumaan koulutuksiin. Vähintään kerran vuodessa osaaminen ja koulutustarve kartoitetaan esimiehen kanssa yhteisessä kehityskeskustelussa.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opiskelijoita ei ole mahdollista ottaa. 
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Pulssi-kysely neljä kertaa vuodessa, jossa henkilöstö pääsee arvioimaan toimintaa, esihenkilöä ja omaa työhyvinvointiaan numeraalisesti, sekä kirjallisen kommentoinnin kautta anonyymisti. Kyselyn tulokset käydään yksikkökokouksessa läpi ja niistä nostetaan kehittämissuunnitelmaan keskeisiä asioita yhdessä eteenpäin vietäväksi, sekä käytännön tasolla suunnitelmaan, miten kehitettäviä asioita viedään eteenpäin. 
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Esimies seuraa henkilöstön työskentelyä. Tiimien kanssa käydään viikoittain tiimikokoukset ja koko yksikössä yksikkökokous kerran viikossa. Näissä seurataan työskentelyä ja kehitetään tiimin, sekä koko yksikön toimintaa. Tiimin toiminnassa näkyvät haasteet käsitellään yhdessä tiimin kanssa avoimesti keskustellen. Osaamisen vajeeseen ja epäkohtiin puututaan nopeasti ja henkilökohtaisilla keskusteluilla, sekä tukemalla työtä yhteisiä ja henkilökohtaisia tavoitteita kohti.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Työyksikön vahvuus on 13 työntekijää. Yksikössä ei ole henkilöstömitoitusta.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: 
Toimintayksikössä arvioidaan jatkuvasti henkilöstön työpanoksen kohdentamista ja riittävyyttä suhteessa työmäärään. Työtilannetta arvioidaan keskustelemalla henkilöstön kanssa viikoittain säännöllisissä tiimipalavereissa ja viikkotiimissä. Tilannetta raportoidaan tehtäväaluepäällikön toimesta palvelualueelle.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Sisäisten sijaistusten turvin ja tilannekohtaisella työnjaolla. Tehtäväaluepäällikkö raportoi tilannetta palvelualueelle. 

6.4.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Käytössä on turvalliset työtilat. Parhaillaan varmistetaan, että käytössä on terveelliset työtilat. Jokainen on vastuussa, että käytössä on riittävät työvälineet omaan työhönsä.

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Työtilan ilmatilan mittaaminen ja mahdolliset korjaavat toimenpiteet menossa.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Jokaisella työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa epäkohdista. Toimitilassa on käytössä kiinteistön huoltoyhtiöt, jonne asiasta ilmoitetaan.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Jokaisella työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa epäkohdista. Toimitilassa on käytössä kiinteistön huoltoyhtiöt, jonne asiasta ilmoitetaan.

6.5.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti, Effector, Case M, Oima, Cloudia, Ace- puhelinjärjestelmä, Likuma
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Tietojärjestelmät ovat organisaation hankkimia keskeisiä työnteon välineitä ja näin ollen asiamukaisia. Järjestelmiin järjestetään yleisiä koulutuksia ja tarvittavaa täydennyskoulutusta. Jokainen työntekijä käy Apottikoulutukset osaamisen varmistamiseksi. Muiden järjestelmien käytön opastus ja perehdytys toteutetaan perehdyttäjän toimesta. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: on Mia Jalonen-Tuovila

VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on 
hyväksytty tammikuussa 2025. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan 
sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Palveluyksikön vastuuhenkilöksi kirjataan, 
kuka kyseisessä yksikössä vastaa siitä, että tietoturvasuunnitelmaa noudatetaan. Huomioi, että tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Vantaan ja Keravan hva on rekisterinpitäjä ja se toteutuu.
Palveluiden järjestämisen yksikkö huolehtii rekisterinpitäjän velvollisuuksista ja näin ollen ohjaa palveluntuottajia asiakirjojen tuottamisessa sekä arkistoitavaksi toimittamisessa. Yksikkö vastaanottaa ostopalveluista koskien tietopyyntöjä liittyen asiakasasiakirjoihin ja organisaation prosessin mukaisen käsittelyn ja annetun luvan jälkeen ohjaa palveluntuottajia asiakirjojen luovuttamisessa. Kotihoidon palveluntuottajilta edellytetään asiakastietojen tuottamista tietyin osin suoraan Era:n tai Kanta-integraation kautta Kanta-järjestelmään. Palveluntuottaja vastaa asiakkaiden Kanta-informoinnista sekä asiakkaiden luovutuslupien kirjaamisesta järjestelmään.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Vakka-portaalissa on ilmoituskanavat
- Tietojen kalastuksesta
- Tietoturvaloukkauksesta
- tietojärjestelmien poikkeavuuksista

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Koulutus ja perehdytys olemassa oleviin tietojärjestelmiin. 
Kerran vuodessa käydään tietosuoja sekä -turvakoulutukset. Tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen käyminen antaa perustiedot tietoturvan ja tietosuojan toimintatavoista.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Siirtyminen paikkaan, missä toimivat tietoyhteydet

6.6.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Maija Väänänen
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: 
Tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Kirjaaminen on jokaisen työntekijän vastuulla ja on tärkeä osa asiakastyötä. Kirjaaminen toteutuu asiakasyhteydenottotilanteiden jälkeen. 
Jokaisella sosiaalihuollon ammattihenkilöllä on kirjaamisvelvoite. Työskentelyssä pitää kirjata riittävällä laajuudella sellaiset tiedot, jotka ovat tarpeellisia asiakkaalle annetun sosiaalihuollon ja sosiaalipalvelun suunnittelemiseksi, järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Lisäksi on kirjattava palvelujen seurannan ja valvonnan kannalta oleelliset tiedot.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Jokainen työntekijä suorittaa vuosittain pakolliset tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset. Lähijohtajat seuraavat, että pakolliset koulutukset suoritetaan.
Tietosuoja- ja turvaosaamisella varmistetaan jokaisen työntekijän, esihenkilön sekä rekisterinpitäjän oikeusturvaa. Tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen käyminen antaa perustiedot tietoturvan ja tietosuojan toimintatavoista.
 

Palvelun saatavuuden määräajat: Palvelut järjestetään mahdollisimman pian, asiakkaan palvelutarpeen ollessa kiireellinen viivytyksettä. 3 kuukautta hakemuksen vireille saapumisesta.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Palveluntuottajat toimittavat säännöllisesti 6 kk välein asiakkaan Rai-arviot, palvelu- ja toteuttamissuunnitelmat. Pyydettäessä kaikki mahdolliset asiakasta koskevat asiakirjat. Nämä tallennetaan asiakkaan tietoihin Apottiin.
Palveluyksikön siivouksen järjestäminen: Kiinteistöhuolto, Sol-siivous
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Jokaisessa palvelussa palvelukuvauksen mukaisesti.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Apotin ja turvasähköpostin kautta tiedon siirtäminen.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Hyvinvointialueen ohjeistus palvelukohtaisesti ja palvelukuvauksen mukaisesti.

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: 
Asiakkaalle järjestetään palvelutarpeen ja päätöksen mukainen palvelu. Palvelu järjestetään siinä aikataulussa mitä kussakin palvelukuvauksessa kuvataan, sekä lain mukaan määritetään palvelujen alkamiselle.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: 
Palvelua järjestettäessä asiakkaaseen tai hänen nimeämäänsä läheiseen ollaan yhteydessä. Asiakas on jo palvelujen tarvetta arvioitaessa saanut tiedon siitä mitä palvelua hänelle haetaan ja saanut päätöksen kyseisestä palvelusta. Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä palvelusta, sekä oikeus esittää toiveita palvelun järjestämisestä. 

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Palveluiden järjestämisessä huomioidaan asiakkaan mielipide. Lähiomaisen tai nimetyn henkilön kanssa käydään keskustelu, mikäli asiakas ei itse kykene ilmaisemaan mielipidettään.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Muistutusten käsittely 

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Tehtäväaluepäällikkö Maija Väänänen
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Muistutuksen kohteena olevasta toimintayksiköstä pyydetään selvitys tapahtumien kulusta. 
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Muistutuksessa esille nousseet epäkohdat käsitellään palveluntuottajan ja toimintayksikön kanssa. 
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain mukaan hyvinvointialueen on laadittava vastuulleen kuuluvista tehtävistä ja palveluista omavalvontaohjelma. Omavalvontaohjelman osana ovat laissa erikseen säädetyt omavalvontasuunnitelmat ja potilasturvallisuussuunnitelmat. 
Omavalvontasuunnitelma julkaistaan julkisessa tietoverkossa.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:

Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään palautteiden tai jos toiminnassa tapahtuu muutoksia.
Päivitetty omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä.
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
4.5.2026 Mia Jalonen-Tuovila ja työyksikkö
27.8.2025 Mia Jalonen-Tuovila ja työyksikkö