Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä ROIDU

1 Rekisterin nimi    

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä ROIDU

2 Rekisterinpitäjä

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus

Osoite
PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

 Muut yhteystiedot
Hyvinvointialueen vaihde 09419191
kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava    

Rekisterin vastuuhenkilö:

Konsernipalvelujen toimialajohtaja Mikko Hokkanen

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tekstiviestillä lähtevien asiakaskyselyiden lähettäminen ja vastausten raportointi palvelujen toiminnan seurantaa ja kehittämistä varten sekä vapaamuotoisen asiakaspalautteen käsittely ja palautteen antajan pyytämän yhteydenoton toteuttaminen.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:
-    9 artiklan 2 kohdan a alakohta, jonka mukaan rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
-    9 artiklan kohdan h alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen terveys- tai sosiaalihuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa varten.

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Verkkopalautteessa asiakaspalautejärjestelmään tallentuu palautteen antajan nimi, puhelinnumero tai sähköpostiosoite palautteen käsittelyä varten, mikäli potilas haluaa palautteeseen vastauksen ja yhteydenoton. Asiakaspalaute on mahdollista kirjata myös ilman yhteystietoja.

Tekstiviestitse lähetettävien asiakastyytyväisyyskyselyiden mahdollistamiseksi Apotti- potilastietojärjestelmästä siirtyy asiakaspalautejärjestelmään palvelutapahtumista potilaan tekninen Tapahtuma-ID, puhelinnumero, asiointipäivämäärä ja kellonaika, käyntityyppi, äidinkieli, ikä, kunta ja palvelutapahtuman vastuuyksikön OID-koodi.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteet: 
1.    Palautteen antajalta itseltään
2.    Asiakas- ja potilastietojärjestelmästä (Apotti)

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle    

Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietojärjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Rajatuissa tilanteissa tietoja voidaan siirtää sellaisiin EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on katsonut tietosuojan tason olevan riittävä. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin silloin, kun on toteutettu Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset suojatoimet, kuten sopimukseen liitettävät tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet ja lisäksi on tarvittaessa käytetty Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeistamia täydentäviä suojatoimia.

8 Tietojen säilytysajat    

Palautteen antajan jättämät yhteystiedot poistetaan viivästetysti kvartaaleittain.

Palautteet säilyvät järjestelmässä tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti 5 vuotta. 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet   

 A Manuaalinen aineisto (paperilomakkeet)
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy työtehtävien perusteella. Paperilomakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot on siirretty asiakaspalautejärjestelmään.

B Sähköisesti talletetut tiedot 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. 

10 Rekisteröidyn oikeudet    

Rekisteröidyllä on oikeus:
-    tarkastaa itseään koskevat tiedot 
-    pyytää tietojensa oikaisemista 
-    vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
-    vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista 
-    vastustaa henkilötietojensa käsittelyä 
-    pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle 
-    oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen 
-    olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti sähköisen asioinnin palvelun (https://asiointi.vakehyva.fi/) kautta, jonne kirjaudutaan pankkitunnuksilla. Sähköisen asioinnin palvelussa Tietopyynnöt -kohdassa on eri tarkoituksiin sopivia tietopyyntölomakkeita.

Lisäksi rekisteröity voi tehdä pyynnön tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot lomakkeella, joka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla (vakehyva.fi/fi/tietopyynnöt) ja toimipisteillä. Pyyntö toimitetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Vantaa-infoon tai Keravan asiointipisteeseen. Varauduthan henkilöllisyytesi todentamiseen pyynnön esittämisen yhteydessä.

VANTAA-INFOT
Korso 
Lumo, Urpiaisentie 14

Myyrmäki 
Myyrmäkitalo, Paalutori 3

Tikkurila 
Dixi, Ratatie 11, 2. krs

KERAVA
Sampolan palvelukeskus 
Infopiste 1.krs, Kultasepänkatu 7

Keravan terveysasema 
Metsolantie 2 / Potilastoimisto

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko: 
-    periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
-    kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

13 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)    

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. 
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki. 
Puh. 029 56 66700. 
Sähköposti: tietosuoja@om.fi