OMAVALVONTASUUNNITELMA KOIVUKOTI

Palveluntuottajaa ja palveluyksikköä koskevat tiedot 

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Y-tunnus: 3221356–1

Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA

Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA

Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi:  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue        

Aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimiala

Vammaispalvelut, Asumispalvelut

Koivukodin asumisyksikkö                

Ruukkukuja 5, 4 krs.                     

01600 Vantaa

0400765759 (ohjaajat)

 

Vastuuhenkilön nimi, tehtävät ja yhteystiedot: Lähijohtaja Päivi Wilenius        

Puhelin 050 314 5068        

Sähköposti paivi.wilenius@vakehyva.fi

Yhteiseen palveluyksikköön kuuluvien palveluntuottajien nimet

Attendo SOL, VAV, ISS Palvelut Oy, Kivistön apteekki, Posti, HOK- elanto Oy, Securitas Oy, Lindström Oy, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, CGI Oy, Lassila & Tikanoja Oy, Seure Oy, Encore ympäristöpalvelut.

 

Ostopalvelujen laatu ja asiakasturvallisuus varmistetaan kilpailutuksen avulla hankinnan toimesta. Palveluista laaditaan hankintasopimukset ja palvelunkuvaukset. Lisäksi ostopalvelutuottajien kanssa pidetään yhteistyöpalavereita, joissa arvioidaan laatua. Alihankintana tuottavilla palveluntuottajilla on laadittuna omat omavalvontasuunnitelmat. Tarvittaessa ollaan yhteydessä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Hankintoihin, joka vastaa hankinnoista ja koordinoi sopimushallintaa.

Hankintojen yhteystiedot: hankinnat@vakehyva.fi 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):  

Koivukoti on aikuisille kehitysvammaisille/vammaisille tarkoitettu asumisyksikkö, joka sijaitsee Vantaan Myyrmäessä. Asumisyksikkö tarjoaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaispalveluiden asiakkaille palveluasumista, tehostettua palveluasumista, vaativaa tehostettua palveluasumista sekä tilapäisasumista. Asiakaspaikkoja on yhteensä 22, joista 21 on tarkoitettu pitkäaikaiseen palveluasumiseen ja 1 lyhytaikaiseen asumiseen (tilapäishoito).  

Yksikön toiminta-ajatuksena on tarjota asiakkaille ohjausta ja tukea asumiseen liittyvissä arjen asioissa yksilöllisen tarpeen mukaan. Asiakkaita tuetaan itsenäiseen elämään ja he saavat ohjaajilta tukea tarvitsemissaan elämän osa-alueissa. 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 

Tämän omavalvontasuunnitelman laatimiseen on osallistunut Koivukodin asumisyksikön lähijohtaja sekä yksikön ohjaajat lähijohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. Asumispalveluiden lähijohtajat ovat tehneet yhteisen pohjan omavalvontasuunnitelmalle, jota käytetään kaikissa asumisyksiköissä. VAKElla on määritelty 2024 hyvinvointialueen yhteiset raamit omavalvontasuunnitelman pohjalle, jossa huomioidaan Valviran omavalvontaa koskevat ohjeistukset ja määräykset.  Omavalvontasuunnitelmaa käydään säännöllisesti läpi yksikön tiimikokouksissa ja siihen perehtymisestä ylläpidetään lukukuittauslistaa. Uudet työntekijät perehtyvät omavalvontasuunnitelmaan perehtymisvaiheessa.  

Omavalvonnan toteutumisen suunnittelusta vastaa Koivukodin lähijohtaja Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: 

Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena. Jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, pitää omavalvontasuunnitelma päivittää. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä. Suositus on, että aiempia omavalvontasuunnitelmia säilytetään 2 vuoden ajan yksikössä.  

Omavalvontasuunnitelman seurantaa on tehtävä vähintään 4kk välein, joka raportoidaan. Päivityksiin kirjataan lyhyesti keskeiset muutokset. Seurantaa tehdään palautteiden perusteella tehtyjen kehittämistoimenpiteiden tai toimintatapojen muodossa, huomioiden salassapitosäädökset.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:

 Omavalvontasuunnitelman päivitetty viimeisin versio olla viiveettä nähtävillä. Tulostettuna suunnitelma on yksikön yleisissä tiloissa, eteisessä, kaikkien luettavana ja lisäksi suunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen nettisivuille ohjeiden mukaisesti. Ohjaajien käytettävissä on myös yksikön viranomaiskansioon tulostettu kappale sekä sähköisenä oleva omavalvontasuunnitelma yksikön Teams- kanavalla. 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ja päivitetty palvelukuvaus vammaispalveluiden asumispalveluille. Palvelujen yleisillä laatuvaatimuksilla pyritään takaamaan palvelujen laadukkuus, mutta ennen kaikkea myös asiakkaiden hyvinvointi ja mahdollisuus elää itsenäistä yksilöllistä elämää. Toimintaa ohjaa vammaispalvelulaki, erityishuoltolaki sekä tietyin osin sosiaalihuoltolaki.

Yksilöllisyys on tärkeää asumispalveluissa, missä palvelua tuotetaan asiakkaiden kotona. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuosituksissa kirjataan:

Ryhmämuotoisesti toteutettujen palveluiden on annettava asiakkaalle tosiasiallinen mahdollisuus elää yksilöllisesti ja toimia itsenäisesti. Erityisesti tulee varmistua asukkaiden mahdollisuudesta toimia yksilöllisesti asunnon ja asuinyhteisön ulkopuolella siitä huolimatta, että he tarvitsevat toisen henkilön apua. Liikkuminen asunnon ulkopuolella voi tapahtua esimerkiksi palveluyksikön henkilöstön tai henkilökohtaisen avustajan avulla. Oleellista on, että asukkaalla on mahdollisuus toimia asuntonsa ulkopuolella haluamallaan tavalla ja valitsemanaan ajankohtana.

Palveluiden laadukkuutta voidaan arvioida esimerkiksi joustavuuden, yksilöllisyyden, itsemääräämisoikeuden, turvallisuuden ja normaalisuuden perusteilla. Palveluiden riittävyys luo pohjan laadulle. Palvelujen riittävyyttä arvioitaessa voidaan lähtökohtana pitää sellaista palvelujen tasoa, joka luo jokaiselle ihmiselle edellytykset toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä ja antaa hänelle tarvittavan tuen ja turvallisuuden. Vertaamalla palvelusuunnitelmia, asiakkaiden palvelutoiveita, tehtyjä päätöksiä ja toteutunutta palvelukokonaisuutta saadaan kokonaisnäkemys, joka kuvaa kunnan vammaisten ihmisten asumispalveluiden toteutumista suhteessa tarpeisiin.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Vammaispalveluiden laadunhallinnan työkaluja ovat toiminnan asiakaslähtöisyys, sähköinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti, asumisentoteuttamisensuunnitelmat, jotka tulee päivittää aina asiakkaan tilanteen muuttuessa tai vähintään 6kk välein tai tarvittaessa, RAI-arvioinnit sekä asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakaspalaute. Asiakaspalautetta voi antaa suullisesti tai kirjallisesti QPro- kautta.

RAI-toimintakyky arviointi tehdään toteuttamissuunnitelman tueksi asiakkaalle kuukauden kuluessa asumisen aloittamisesta ja sen jälkeen vähintään puolen vuoden välein tai asiakkaan voinnin oleellisesti muuttuessa. RAI on ammattilaisen työväline ja luo siten pohjan suunnitelmalliselle ja tavoitteelliselle hoitotyölle sekä päätöksenteolle. Hoidon laatua voidaan kehittää vasta, kun tiedetään minkälaista hoitoa ja tukea asiakkaat tarvitsevat. RAI-järjestelmän avulla saadaan arvio asiakkaan tarpeista ja voimavaroista ja täten se tukee asiakkaan kotona asumista. Arvioinnin avulla saadaan tietoa asiakkaan kaikista toimintakyvyn osa-alueista ja hoito voidaan kohdentaa asiakkaan tarpeisiin. Arviointi antaa hoitajalle tulokseksi erilaisia tunnuslukuja. Niiden avulla tehdään yksilöllinen palvelutarpeen arviointi sekä hoito- ja palvelusuunnitelma.  Asumispalveluiden RAI-toimintakykymittarit ovat RAI-CHA, RAI-ID ja RAI-CHYmDD.  

Asiakaspalautetta suoraan asumispalveluiden kerätään asiakkailta ja omaisilta. Asiakkaille että omaisille tehdään kysely kaksi kertaa vuodessa, johon voi vastata sähköisesti, anonyymisti linkin kautta tai paperisena lomakkeena. Asiakkaita tuetaan vastaamisessa asumisyksiköiden ohjaajien toimesta.

VAKE vammaisten asiakasraati on aloittanut vuonna 2023. Raatilaiset ovat nostaneet toiveita eteenpäin vietävistä asioista, joita on ollut vammaisten henkilöiden kohtaaminen ja vammaisten henkilöiden näkyvyyden lisääminen. Näihin on tartuttu ja työnalla on opinnäytetyönä vammaisen henkilön kohtaamisopas, joka on tavoitteena lisätä henkilöstön ja opiskelijoiden perehdytykseen. Sisältö kohtaamisoppaaseen tulee raatilaisilta ja vammaisten asumispalveluiden asukkailta. Näkyvyyden lisäämistä on lähdetty työstämään viestinnän kanssa. Asiakasraati osallistuu hyvinvointialueen ja kaupunkien yhteistyössä järjestämiin tilaisuuksiin mm. esteettömyyskävelyyn.

Laadunhallinnan mittareita on asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset, RAI tulokset puolivuosittain, talouden seuranta ja laadunvalvonnan käynnit yksiköissä.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Hyvinvointialueen hallintosäännöissä määritellään viranhaltijoiden toimivalta:

Toimialajohtaja vastaa toimialansa toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti aluehallituksen ja hyvinvointialuejohtajan alaisuudessa.

Palvelualue johtaja vastaa toimialan vastaa palvelualueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti toimialajohtajan alaisuudessa.

Tehtäväalueen päällikkö vastaa tehtäväalueen (vammaisten asumisen) toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa.

Toimintayksikön lähijohtaja vastaa oman toimintayksikön toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti tehtäväalueen päällikön alaisuudessa. Lähijohtajan tehtävänä on päivittäisjohtaminen.  

Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:

Lähijohtaja vastaa arjessa riskienhallinnasta.

Yksikköön on nimetty erilaisia vastuutehtäviä, joihin on nimetty henkilöstöä. Esimerkiksi turvallisuusvastaava on tietoinen yksikön riskeistä, pitää turvakävelyitä säännöllisesti ja päivittää yhdessä lähijohtajan kanssa mm. yksikön palo- ja pelastussuunnitelmat. Yksikön hygieniavastaava ohjeistaa yksikköä hygieniahoitajilta saatavilla informaatioilla.

Asumispalvelujen lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 214 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:  

Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta on tehty suunnitelma toimialalle. Asumisyksiköihin suunnitelman jalkauttaminen on vielä kesken. Suunnitelmat tullaan tekemään yksikkökohtaisesti. Lähijohtaja vastaa niiden jalkauttamisesta yksikköön.

Asumispalvelujen lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 214 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:

Henkilöstöä perehdytetään yksikön asiakastyöhön ja toimintamalleihin. Ergonomiaan liittyvissä työtehtävissä ja hoitotoimenpiteissä, kuten siirroissa ja apuvälineiden käytössä perehdytetään esimerkiksi toimintaterapeutin avustuksella.

Yksikössä tehdään turvallisuuskävely vähintään vuosittain, ja turvallisuutta käydään läpi uusien työntekijöiden kanssa osana perehdytystä. Poistumisharjoitukset tehdään myös vuosittain ja tarvittaessa tähän voi pyytää Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen kouluttajan mukaan.

Henkilöstölle järjestetään säännöllisiä tai tarpeen mukaan järjestettäviä koulutuksia. Henkilöstölle järjestetään koulutuksia, jotka sisältävät paloturvallisuusluennon sekä alkusammutus harjoittelun sekä ensiapukursseja. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan Avekki, Haaste sekä muita turvallisuus - koulutuksia, joissa yhteisenä teemana on haastava käyttäytyminen ja toimintamallit. Lisäksi henkilöstölle järjestetään käsihygienia kertaus koulutuksia opetushoitajien toimesta.

Riskienarviointi tehdään 1krt/vuodessa työyhteisön kanssa. Riskinhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen.  

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:  

Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma

Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma

Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma

Lääkehoitosuunnitelma

Laitevastaavan käsikirja

Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet

Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet

Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet

Valmiussuunnitelma

Tietoturvasuunnitelma

Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset

Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet

Meillä töissä – käsikirja  

Osallisuusohjelma ja suunnitelmat

Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma

Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika:

Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 9/21

Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: päivitetään aina asioiden muuttuessa

Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 9/24

Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:

HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.

HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.

Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.

Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.

WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta.  

Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.  

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:

Haittatapahtumien havaitseminen, kirjaaminen, analysointi, raportointi ja käsittely tapahtuu Haipro- ja SosPro-ohjelmistossa. Lähijohtaja käy läpi läheltä piti- ja haittatapahtumat tiimipalavereissa. Isommat haittatapahtumat menevät tiedoksi johdolle. Ohjelmisto tuottaa raportin johdolle. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn kuuluu niiden kirjaaminen, analysointi ja raportointi. Vastuu riskinhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehitystyössä on lähijohtajalla ja ylemmällä johdolla, mutta työntekijöiden vastuulla on tiedon saattaminen johdon käyttöön. Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu myös niistä keskustelu työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa läheisten kanssa. Jos tapahtuu vakava, korvattavia seurauksia aiheuttanut haittatapahtuma, asiakasta tai läheistä informoidaan korvausten hakemisesta.  

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:  

Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): Koivukodin toimintaan vaikuttavia olemassa olevia ja mahdollisia riskejä on havainnoitu ja tunnistettu HaiPro-järjestelmän riskiarviointiosioon. Tämä arviointi tehdään yhdessä henkilöstön kanssa. Riskiarviointia toteutetaan lisäksi jatkuvasti päivittäisessä työssä ja havaitut riskit tiedotetaan lähijohtajalle. Riskit kirjataan riskienhallintaan ja riskin poistamiseksi tai minimoimiseksi tehdään suunnitelma ja määrätään vastuuhenkilöt toteuttamaan suunnitelmaa. Riskinhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen. 

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:  Riskienhallinnan olennainen osa on lähijohtajan, henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuteen liittyvien huomioiden kirjaaminen ja yhteinen käsittely työyhteisössä siten, että riskienhallintaa voidaan toteuttaa aktiivisesti ja läpinäkyvästi. Koivukodissa riskeihin liittyvää keskustelua käydään säännöllisesti viikoittaisissa tiimikokouksissa. Lisäksi yhteistyö läheisten kanssa on tiivistä ja läheisiä on tiedotettu eri keinoista antaa palautetta asiakkaan saamaan palveluun tai yksikön toimintaan liittyen.  

Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.  Riskejä pyritään tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään seuraavasti:  

Käytännön toimet:

Asianmukainen perehdytys: työvuoron kuvaukset

Työvuorosuunnittelussa kuormituksen huomioiminen  

Tarvittavat apuvälineet asiakkaiden siirtotilanteisiin

Toimintamallit uhka- ja väkivaltatilanteissa (käydään säännöllisesti tiimeissä läpi sekä asukaskokouksissa)

Ergonomiaan liittyvät ohjeistukset sekä tarvittavat apuvälineet sen parantamiseksi

 

Asiakkaiden asumisentoteuttamis- ja IMO-suunnitelmien säännöllinen päivittäminen

Päihtyneen tai aggressiivisen asiakkaan ohjaamiseen/kohtaamiseen liittyvät ohjeistukset

Hoitolaitteista pidetään laiterekisteriä.  

Sähköiset lääkintälaitteet huolletaan säännöllisesti.  

Työolojen arviointi toteutetaan vuosittain.  

Lääkevirhepoikkeamat ilmoitetaan HaiPro-ilmoituksen kautta.  

Henkilökunnan säännölliset koulutukset: palo- ja pelastus- (alkusammutus 1 x vuodessa, turvakävelyt 6 x vuodessa), ensiapu- (3 v välein), hygienia-, tietosuoja-, Apotti-, LoVe- (5 v välein), haastavasti käyttäytyvän asukkaan kohtaaminen -koulutukset.   Suomen kieli.

Asiakkaan ja hänen läheisten kanssa käydään läpi asiakasturvallisuuteen liittyviä asioita ja tapahtuneista viestitään avoimesti ja ratkaisukeskeisesti.  

Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:

Riskienhallinta on koko työyhteisöä koskevaa ja vaatii kaikkien sitoutumista, kykyä oppia virheistä sekä muutoksessa elämistä, jotta turvallisten ja laadukkaiden palveluiden tarjoaminen on mahdollista. Laatupoikkeamien, epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden sekä haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumien syiden selvittäminen ja niihin perustuen menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi.

Henkilöstön vastuulla on ilmoittaa läheltä piti– ja haittatapahtumat, jotta niitä voidaan käsitellä henkilöstön, asiakkaan ja tarvittaessa hänen läheisten kanssa. Mikäli riskin tai epäkohdan käsittely koskee asiakasta, se käydään asianomaisen henkilön kanssa erikseen läpi. Läheisille tiedotetaan vakavista poikkeamista esihenkilön toimesta erikseen tilanteen mukaan joko puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä.

Isommat haittatapahtumat menevät suoraan HaiPron kautta johdolle ja työsuojeluun tiedoksi.  

Riskit ja esille tulleet epäkohdat käsitellään Koivukodin asumisyksikössä esihenkilön johdolla asianosaisten kanssa sekä viikkopalavereissa. Tarkoituksena on, että laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittaessa toimintamalli muutoksen aikaansaamiseksi. Tarvittaessa haittatapahtumasta ollaan yhteydessä työsuojeluun tai yhteistyötahoon, jotta saadaan tarvittavat toimet suunniteltua ja toteutettua.

Sovitut asiat kirjataan muistioon, joka tallennetaan Teams-ympäristöön. Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan muistiot.  

 

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Valvovien viranomaisten selvityspyynnöt tulevat tehtäväaluepäällikölle joko hyvinvointialueen kirjaamonkautta suoraan tai laadunvalvonnan kautta. Muistutukset ja kantelut ohjautuvat suoraan kirjaamon kautta tehtäväalueelle.

Muistutus

Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Joko toimintayksikön tai johtavan viranhaltijan on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.

Kantelu

Kantelun voi tehdä viranomaisen, tai siihen palvelusuhteessa olevan henkilön, lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä. Kantelu tulee ensisijaisesti tehdä kirjallisena. Aluehallintovirasto käsittelee pääosin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyviä kanteluita, mutta Valvira käsittelee ne silloin, jos hoitovirheen epäillään johtaneen potilaan kuolemaan tai pysyvään, vaikeaan vammaan. Eduskunnan oikeusasiamiehen puoleen voi kääntyä, kun epäilee, että viranomainen tai virkamies ei ole noudattanut lakia tai täyttänyt velvollisuuksiaan tai jos kantelija epäilee, että perus- ja ihmisoikeudet eivät ole toteutuneet asianmukaisesti.

Selvityspyytöihin ja muistutuksiin vastaa pääsääntöisesti tehtäväaluepäällikkö ja lähijohtaja. Tarvittaessa vastuksen laatii hyvinvointialueen palvelualuejohtaja. Vastaus laaditaan kirjallisena ja se viedään CaseM järjestelmään ja toimitetaan selvityksen yms lähettäjälle pyynnössä olevan ohjeen mukaisesti.

Suullisen muistutuksen voi tehdä suoraan yksikköön. Yksikön lähijohtaja tuo asian tiedoksi tehtäväaluepäällikölle. Asia viedään tarvittaessa CaseM järjestelmään ja muistutukseen laaditaan kirjallinen vastine ja toimitetaan muistutuksen tekijälle.

Aluehallintovirasto voi tehdä valvontakäyntejä sovitusti tai erikseen ilmoittamatta. Näistä valvontakäynneistä ilmoitetaan tehtäväaluepäällikölle ja hän osallistuu niihin mahdollisuuksien mukaan. Aluehallintovirastolle kuten muillekin valvontaviranomaisille toimitetaan heidän pyytämänsä materiaalit annettuun päivämäärään mennessä. Erikseen ilmoittamille käynneille osallistuu ne työntekijät, jotka ovat paikalla ja he ilmoittavat erikseen sovitulla tavalla lähijohtajalle valvontakäynnin alkamisesta. Näitä tilanteita varten henkilöstöllä on käytössä ajantasainen viranomaiskansio mistä löytyy mm yksikön omavalvontasuunnitelma.

Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.

Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle.  

Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.

Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti.  

Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.

Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan.  

Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: esim. lastensuojelulaki (pikkukoivu)

Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira

Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tuen tarpeesta

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, joka on sosiaalihuollon tarpeessa, hänen tulee ohjata henkilö hakemaan sosiaalipalveluja tai otettava itse yhteyttä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan tai jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, ammattihenkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle.

Velvollisuus ilmoittaa iäkkään henkilön palvelutarpeesta

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö tai hyvinvointialueen sosiaalitoimen palveluksessa oleva henkilö on tehtävässään saanut tiedon sosiaali- tai terveydenhuollon tarpeessa olevasta iäkkäästä henkilöstä, joka on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan, hänen on salassapitosäännösten estämättä ilmoitettava asiasta viipymättä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle.

Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee ilmoittaa hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle myös silloin, kun iäkäs henkilö kotiutetaan terveydenhuollon laitoksesta. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen kotiuttamista.

Velvollisuus ilmoittaa epäkohdasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa

Sosiaalihuollon henkilöstöön kuuluvan tai vastaavissa tehtävissä toimivan henkilön pitää viipymättä ilmoittaa toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai sen uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä.

Mainitun ilmoituksen vastaanottaneen henkilön tulee käynnistää toimet epäkohdan tai sen uhan poistamiseksi. Henkilön on ilmoitettava asiasta salassapitosäännösten estämättä aluehallintovirastolle, jos epäkohtaa tai sen uhkaa ei korjata viivytyksettä.

Lisäksi:  

Oikeus ilmoittaa lääkkeiden tai rokotteen haittavaikutuksista

Lääkkeen määräämiseen tai toimittamiseen oikeutettuja henkilöitä kehotetaan ilmoittamaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle, jos he toteavat tai epäilevät, että lääkkeen käyttöön liittyy haittavaikutuksia. Erityisesti vakavista ja/tai odottamattomista haittavaikutuksista sekä uusien lääkkeiden haittavaikutuksista pitää tehdä ilmoitus.

Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on oikeus ilmoittaa toteamastaan tai epäilemästään rokotteen tai rokotuksen haittavaikutuksesta Fimealle.

Oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta

Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tai muulla terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevällä tai sen tehtäviä suorittavalla henkilöllä on oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille tiedot, jotka ovat välttämättömiä henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arvioinnissa tai estämisessä.

Tietojen luovuttaminen edellyttää, että henkilö on hoitotehtävässään saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan, kuten perhe- tai lapsensurman, kohteeksi.

Laissa on säädetty hyvinvointialueille vastaava oikeus sosiaalihuollossa.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Perehdytys, viikkopalaverit, henkilöstö osallistuu omavalvontasuunnitelman päivittämiseen ja on velvoitettu lukemaan sen 

Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Toimintayksikön vakituiseen henkilöstöön kuuluu 15 ohjaajaa, hoiva-avustaja, apulaisosastonhoitaja ja lähijohtaja.  

Henkilöstön läsnäolo yksikössä vaihtelee eri vuorokauden aikana. Aamuvuorossa on viisi ohjaajaa, (välivuorossa 1 ohjaaja) ja iltavuorossa viisi ohjaajaa. Yövuorossa on aina kaksi ohjaajaa. Aamuvuoro on pääsääntöisesti klo 7–15, (välivuoro 9-17), iltavuoro klo 13–21 ja yövuoro klo 20:30-07:30.  

 

Lähijohtaja: Sairaanhoitaja YAMK

Apulaisosastonhoitaja: Sairaanhoitaja YAMK  

Ohjaajat: 15 lähihoitajaa, 2 hoiva-avustajaa  

Tämän lisäksi alueellisen sairaanhoitajan tuki.  

Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisten käytöllä varmistetaan toimintayksikön toiminnan laatu silloin kun vakituista henkilöstöä ei ole työvuoroissa riittävästi. Sijaisia käytetään silloin kun kyseessä on:

sairauspoissaolo  

vuosiloma  

palkaton poissaolo  

koulutuksista johtuvat poissaolot  

vanhempainvapaat  

täyttämätön avoin vakanssi

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Yksikön vakanssit on täytetty vakituisilla tai tarvittaessa määräaikaisilla työntekijöillä. Pitkäaikaisien sijaisuuksien sopimukset tehdään määräaikaisina hyvinvointialueelle. Mikäli on tarve, sijaisia voidaan tilata Seuresta tai erikseen määritellyistä puitesopimuksen piirissä olevista yrityksistä.

Rekrytointi: Uuden henkilökunnan rekrytointiprosessista vastaa hyvinvointialueen HR-palvelut, joka avaa lähijohtajan valmiiksi valmistellut haut Laura-järjestelmän kautta.  

Palkattaessa työntekijöitä on otettava huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön toisille työntekijöille. Lähijohtaja määrittelee rekrytointi-ilmoituksessa vakanssin vaatimukset ja kertoo tehtävän ominaisuuksista.

Lähijohtaja tarkistaa hakijoiden pätevyyden sekä rekisteröitymisen ammattirekisteriin. Soveltuviksi katsottuihin hakijoihin ollaan yhteydessä ja haastatellaan. Luottotietojen tarkistus tehdään HR:n toimesta, kun palkataan yksikköön uusi työntekijä, tämä ilmoitetaan jo työpaikan hakuilmoituksessa. Lähijohtaja laatii ja allekirjoittaa valitulle työntekijälle työsopimuksen hyvinvointialueen ajantasaisten ohjeiden mukaisesti.

Rekrytointiprosessia on kuvattu tarkemmin Meillä töissä-käsikirjassa. Palkkaus- ja kelpoisuusasioihin liittyen esihenkilöt saavat tukea HR-palveluista. Rekrytoinnissa ja henkilöstön soveltuvuusvaatimuksissa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palvelukuvausta vammaisten asumiseen liittyen.  

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Lähijohtaja tarkastaa työntekijän tutkintotodistuksen, sekä ammattioikeudet JulkiTerhikki/JulkiSuosikki ammattihenkilörekisteristä. Vammaispalvelulain tullessa voimaan 2025 tarkastaa yksikön lähijohtaja kaikilta uusilta työntekijöiltä rikosrekisteriotteen, jonka työntekijä on hakenut itse esiteltäväksi työnantajalle. Rokotusvelvoite on kaikille työntekijöille tartuntalain mukainen.  

Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Ohjaajan vakanssilla on vaatimuksena vähintään lähihoitajan tutkinto. Ohjaajan tehtävässä voi työskennellä myös sote-alan ammattikorkeakoulun tutkinnon käynyt. Ohjaajan vakanssilla on mahdollista opiskella oppisopimuksella lähihoitajaksi. Epäpätevien työntekijöiden esim. opiskelijat, huomioidaan työvuorosuunnittelussa, ettei työntekijä työskentele yksin vuorossa vaan työparina on aina pätevä ohjaaja.

Kielitaito on osa asiakastyötä ja sitä arvioidaan työntekijältä jo työhaastattelussa. Muun kuin suomi kotikielenään puhuvan henkilön on todistettava riittävä kielitaito työhaastattelussa esim. S2 kielitaito todistuksella, sekä haastattelun aikana tehtävällä arviolla riittävästä kielitaidosta. Arviointi on työnantajan vastuulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä pitää olla hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito, jonka arviointi on työnantajan vastuulla. https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito  

Työntekijöiden kielitaidon on oltava riittävä kirjallisesti ja suullisesti, jotta ohjaaja voi raportoida kirjallisesti asiakastietojärjestelmään, sekä hoitaa suullisesti asiakkaiden tai yksikön asioita. Yksikössä pitää huomioida myös korvaavat kommunikointimenetelmät, joita käytetään asiakastyössä.

Päteviltä työntekijöiltä vaaditaan lääkeluvat, jotka määritellään VAKE tasoisessa sekä yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa.

Henkilöstön perehdytys:  

Työturvallisuuslaki velvoittaa perehdyttämään erityisesti uuden työntekijän ja aina työtehtävien muuttuessa. Työturvallisuuslaki 738/2002 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®

Aloittavalla työntekijälle sovitaan perehdytys vuorot ja selkeästi ketä työntekijöistä on perehdyttäjä. Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa riittävä tieto taito, jotta henkilö voi työskennellä yksikössä. Perehdytyksessä käytetään apuna perehdytyslomaketta, jota jokainen yksikkö voi muokata tukemaan oman yksikön perehdytystä.

Yksikössä on tärkeää käydä läpi perehdytyksen aikana asiakkaat ja heidän yksilöllinen ohjauksensa, ateriapalveluiden käytännöt, yksikkökohtainen turvallisuus ja muut yksikköön liittyvät käytänteet.

Intrassa on VAKE tasoinen Meillä töissä- käsikirja, josta löytyy kattavasti informaatiota. Työntekijän avuksi on hyvä käyttää apuna Aloittavan työntekijän muistilista (sharepoint.com)  

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:  Henkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseksi ja täydennyskouluttamiseksi astui voimaan 1.4.2024 uusi asetus, jossa ei määritellä toteutettavien koulutuspäivien määriä per ammattihenkilö.  Täydennyskoulutuksella tulee edistää henkilöstön jatkuvaa kehittämistä ja turvata asiakasturvallisuutta. Täydennyskoulutuksien tulee olla suunnitelmallisia ja niitä tulee seurata. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali-… 57/2024 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ®

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella laaditaan koulutussuunnitelma koko hyvinvointialueen laajuisesti sekä palvelualuekohtaiset sekä tehtäväalue kohtaiset koulutussuunnitelmat. Työntekijöiden yksilökohtaista kouluttautumista mietitään vuosittaisissa kehityskeskusteluissa.  

Työntekijöiltä vaaditaan hygieniapassikoulutus, ensiapukoulutus, sekä vuosittain Navisec- tietoturvakoulutukset sekä Apotti-koulutus, Työntekijänä vammaispalveluiden asumisessa-koulutus. Vuosittain tulisi käydä myös alkusammutuskoulutuksessa, joka sisältää samalla paloturvallisuusluennon. Yksiköiden ohjaajille suositellaan käymään käsihygienia-pajassa. VAKE:lla on olemassa sisäinen koulutustarjonta, joihin työntekijät voivat halutessaan ilmoittautua ja tehtäväalueen koulutussuunnitelman mukaisia lisäkoulutuksia järjestetään ammatti osaamiseen liittyen mm IMO-koulutuksia.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opistotason opiskelijat tulevat työharjoitteluun yksikköön Titus Harkka-järjestelmän kautta. Ammattikorkeakouluopiskelijat tulevat yksikköön harjoitteluun Jobiili- järjestelmän kautta.

Opiskelijoille nimitetään ainakin yksi ohjaaja yksiköstä, joka vastaa harjoittelun kokonaisuudesta. Opiskelija ei ole koskaan yksin vastuussa eikä työskentele yksin yksikössä. Opiskelijat tuovat omaan harjoitteluun liittyvät kriteeristöt, jotka käydään oman ohjaajan kanssa läpi. Työpaikkaohjaajalla on velvollisuus tutustua harjoittelun kriteereihin. Oppilaitokset järjestävät työpaikkaohjaajakoulutuksia.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Kehityskeskustelun yhteydessä on mahdollista antaa palautetta. Pulssikyselyt toimitetaan koko VAKE:n henkilöstölle ennalta määriteltyinä ajankohtina, useamman kerran vuoden aikana.  VAKE-Pulssi kyselyiden tuloksia käydään läpi henkilöstön kanssa, niitä seurataan myös ylemmän johdon toimesta ja niissä ilmenevään palautteeseen reagoidaan.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Vuosittain käydään kehityskeskustelut, mihin käydään läpi osaamistarvekartoitus sekä ennakkomateriaalit. Lähijohtajan velvollisuutena on tarkkailla ja seurata työyhteisön toimivuutta ja puuttua häirintään, epäasialliseen kohteluun tai kiusaamiseen. Olosuhteita voidaan seurata ja valvoa esimerkiksi havainnoimalla ja keskustelemalla työntekijöiden kanssa, työn vaarojen selvittämisen ja arvioinnin kautta sekä erilaisilla työhyvinvointikyselyillä.

Työskentelyolosuhteita ja työyhteisön tilaa on seurattava ja valvottava, jotta häiriöt ja epäkohdat voidaan havaita mahdollisimman varhain

Työnantajan tulee olla aktiivisesti läsnä työntekijöiden arjessa, vastuu erityisesti on lähiesihenkilöllä. Jokainen lähiesihenkilö valvoo omaa tiimiään ja ylempi esihenkilö lähiesihenkilöitä jne.  

Toiminta- ja puuttumisvelvollisuus

Toiminnallinen velvoite tarkoittaa työolosuhteiden rakentamista niin, että havaitaan epäkohtia ja sen jälkeen puututaan niihin

Kun havaitaan häiriö-/ongelmatilanne, on ryhdyttävä viipymättä käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin (yleensä viimeistään kahden viikon sisällä).

Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin alkaa siitä, kun työnantaja on saanut tiedon työntekijään kohdistuvasta, terveyttä vaarantavasta häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta. Tieto asiasta voi tulla paitsi työntekijältä itseltään myös esim. työterveyshuollon, työsuojeluorganisaation, luottamushenkilöiden tai muiden työntekijöiden kautta.

Vastuu toimenpiteistä on aina työnantajalla, ei esim. työterveyshuollolla. Eli pelkkä kiusatun ohjaaminen työterveyshuoltoon ei ole riittävä työsuojelullinen toimenpide.

Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Henkilöstö mitoitus tulisi olla Koivukodissa 0,9. Henkilöstömitoituksen ja resurssointi on yksikkökohtaisia ja asiakaslähtöisiä. Yksikön vakanssimäärä on määritetty sen mukaisesti minkälaisen avun tai ohjauksen tarpeessa olevia asukkaita yksikössä tulisi asumaan. Työvuorosuunnittelu tehdään asiakaslähtöisesti sekä yksikön mitoituksen mukaisesti.

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Henkilöstön voimavarojen riittävyys varmistetaan hyvällä työvuorosuunnittelulla, jossa turvataan työntekijöille riittävä vuorokausi- sekä viikkolepo, noudattaen työaikalakia. Työvuorosuunnittelua tehdään ohjaajalähtöisesti, huomioiden kuitenkin tasapuolisuus sekä yksikön vaateet.

Vapautuvat vakanssit avataan hakuun viivytyksettä ja pyritään täyttämään heti sopivan hakijan löydyttyä.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: päivitetty ohje yksikön ilmoitustaululla työvuorolistojen luona.

Ohje sijaishankintaan: päivitetty ohje yksikön ilmoitustaululla työvuorolistojen luona.

Erityisissä kriisitilanteissa ollaan yhteydessä palvelualuejohtajaan 040 481 7851.  

Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Asumispalvelujen lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 214 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi

yhdessä apulaisosastonhoitaja Anja Remes-Devecin kanssa

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti

Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: Yksikössä ei ole käytössä rajattua lääkevarastoa.  

Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:  

Koivukodin asumisyksikkö on VAV asunnot Oy:n Myyrinkodin kiinteistöä. Koivukodin asumisyksikön asiakkaat ovat asumisyksikössä vuokrasuhteessa, eli he ovat solmineet vuokrasopimuksen Vantaan kaupungin tilakeskuksen kanssa.

Asiakkaat sisustavat asuntonsa omilla huonekaluilla ja tavaroillaan, eivätkä huoneet ole muussa käytössä, vaikka asiakas olisi pitkäänkin poissa. Tarvittaessa asiakas on saanut asuntoonsa ja käyttöönsä tarvikkeita apuvälinelainaamosta.  

Yksikössä on asiakkaiden asuntojen lisäksi yhteisiä tiloja, kuten yhteiset ruokailu- ja oleskelutila, keittiö, ohjaajien toimisto, pyykkihuoltotilat, henkilökunnan pukuhuone, sekä henkilökunnan wc.  

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:

 

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:

Koivukodin asumisyksikön tiloissa on vesisammutusjärjestelmä (sprinklattu) ja paloturvallisuus on varmistettu automaattisella paloilmoitinjärjestelmällä.  

Koivukodin asumisyksikössä on käytössä iLoq-lukitusjärjestelmä. Jokaiselle käyttäjälle ohjelmoidaan kulkuavain. Yksikössä on käytössä tallentava kameravalvonta, joka kuvaa yksikön sisääntulokäyntejä sekä käytävätiloja. Kameravalvonta ei ulota asiakkaiden tai henkilökunnan yksityisyyttä loukkaaviin tiloihin.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:

Riskit, jotka liittyvät henkilöstön käytössä olevien toimitilojen ja välineiden lisäksi myös asiakkaiden ja potilaiden käytössä olevien tilojen terveydellisiin olosuhteisiin ovat esimerkiksi sisäilman laadun heikkeneminen, lämpötilan muutokset yksikössä, melu, hätäpoistumisteiden tukkeutuminen sekä asiakkaan yksityisyydensuoja.  

Sisäilmaa sekä lämpötilaa yksikössä seurataan ja ilmoitetaan viipymättä lähijohtajalle sekä VAV:n huoltoyhtiöön, jos huomataan puutteita. Hätäpoistumistiet pidetään vapaina koko ajan. Jos yksikössä on melua, tulee kuulo suojata ja pyrkiä keskeyttämään melu.  

Asiakkaan yksityisyydensuoja turvataan Koivukodin asumisyksikössä siten, että asiakkaiden asioita ei puhuta toisten asukkaiden tai ulkopuolisten kuullen. Asukkaiden tietoja ei myöskään ole missään näkyvillä. Ohjaajien toimistossa olevassa kalenterissa sekä päivän tiedotettavissa asioissa käytetään aina asukkaista nimikirjainlyhenteitä (Etunimen alkukirjain. Sukunimen alkukirjain). Tämän lisäksi jokainen työntekijä käy vuosittain Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen oman tietoturva-koulutuksen.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:

Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja lähijohtajalle. Kiinteistön huollosta vastaa VAV asunnot Oy.  

Jätehuolto on järjestetty taloyhtiön toimesta. Taloyhtiössä on roskien lajittelupiste, minne roskat viedään asiakkaiden ja ohjaajien toimesta.

Ohjaajien vastuulla on pitää yleisestä siisteydestä huolta asumisyksikössä. Ohjaajat huolehtivat siitä, että asiakkaan vaatehuolto ja oman asunnon siivous tehdään ensisijaisesti mahdollisimman itsenäisesti asiakkaan toimesta tai tarvittaessa palveluntuottajan avustamana tai suorittamana, mikäli asiakas ei toimintakykynsä vuoksi tähän kykene. Sen lisäksi asumisyksikössä käy Attendo SOL:n laitoshuoltaja osapäiväisesti arkisin siivoamassa. Siivoussuunnitelma päivitetään palveluntuottajan kanssa yksikön ja asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.  

 

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:

VAKE Tilakeskus vastaa ylläpitoa koskevista toimintamalleista, resursseista ja suunnitelmista. Isännöitsijät ovat vastuussa hankkimaan tarvittavat sopimukset tekijöiden kanssa esimerkiksi lumitöistä tai korjaustoimenpiteistä.

Kiinteistön ylläpitämisestä vastaa VAV asunnot Oy:n kiinteistöhuolto SOL Kiinteistöpalvelut Oy. Asumisyksikön työntekijät vastaavat siitä, että huoltopyynnöt ja vikailmoitukset ilmoitetaan viipymättä VAV asunnot Oy:lle.

Kiinteistöhuollon yhteystiedot: SOL Kiinteistöpalvelut Oy

Vikailmoitukset ja huoltopyynnöt: 010 235 1450

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:

Välineiden huoltoon järjestetään tarvittaessa koulutuksia.

Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät:  

Apotti potilastietojärjestelmä

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:

Henkilöstö koulutetaan Apotin käyttöön päivän mittaisella Apotti-koulutuksella, arjessa perehdyttämisellä sekä jatkuva osaamisen kehittäminen työyhteisön avulla. Apotin käyttämiseen saa tukea vammaispalveluiden Apotti-koordinaattorilta sekä yksiköissä tukihenkilöiltä

Lähijohtaja hakee työntekijälle tunnukset Apottiin, tunnuksissa voi Helpdeskin kautta saada apua, mikäli tunnuksien kanssa on ongelmaa virka-ajan ulkopuolella.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:

Tietoturvasuunnitelma laaditaan Vantaan- ja Keravan hyvinvointialueen tietoturvasuunnitelman mukaisesti. Tietoturvasuunnitelma on erillinen asiakirja, jota ei ole säädetty julkisesti nähtävänä pidettäväksi, mutta on osa yksikön omavalvonnan kokonaisuutta.

Vastuuhenkilönä Koivukodin lähijohtaja Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi.  

Tietoturvaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.

Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset.  

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:

Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.

 

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.

Huom! Mikäli tilanteeseen liittyy ainoastaan henkilötietojen vaarantuminen, henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen löytyy ohjeet: Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Omavalvonnalliset toimet poikkeama- ja häiriötilanteiden aikana suunnitellaan tehtäväaluekohtaisesti. Apotista saa tulostettua asiakastietoja puolen tunnin ajan katkon alkamisesta. Tämä edellyttää sitä, että työntekijät ovat kerran kuukaudessa kirjautuneet Apotti-tukiasemaan omilla Apotti-tunnuksilla.

Yksikössä on varauduttu poikkeama- ja häiriötilanteisiin myös esimerkiksi varastoidulla kotivaralla, eli elintarvikkeilla ja vedellä sekä taskulampuilla ja radiolla.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Henkilöstö perehdytetään teknologian käyttöön. Lähijohtaja avaa käyttäjätunnukset työntekijälle tietokoneelle. Työntekijän päivittäiset työtehtäviin käytettävät sovellukset ovat Apotti, sähköposti sekä TEAMS-kanava.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen löytyvät ohjeet yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.  

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Asiakkaan yksilölliset tarpeet ja itsemääräämisoikeuden toteutuminen on varmistettu Apotissa päivitettävän Itsemääräämisoikeussuunnitelman sekä asumisentoteuttamissuunnitelman avulla. Molemmat suunnitelmat päivitetään puolen vuoden välein, joista selviää asiakkaan yksilölliset tarpeet sekä itsemääräämisoikeuden toteutumisen suunnitelma.

Tämän lisäksi teknologiaa hyödynnetään esimerkiksi päiväohjelmien tekemiseen sekä muihin kuvamateriaalien valmistamiseen, mitkä tukevat asiakkaan yksilöllisiä tarpeita ja itsemääräämisoikeuden toteumista.

Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Päivi Wilenius 050 314 5068 paivi.wilenius@vakehyva.fi

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:  

Asiakastiedon kirjaaminen sosiaalihuollossa  

Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden päivittäisistä tapahtumista kaikissa vuoroissa. Päivittäiskirjaamisesta tehdään vuoroyhteenveto. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. Hyvinvointialueella on määritelty kirjaamiseen seuraavat minimikriteerit:  

Lähtökohdat:

Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava jokaisessa vuorossa.

Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden ja vuorojen välillä.

Jokaisella asiakkaalla on voimassa oleva, ajantasainen ja asiakkaan voimavaroja kuvaava asumisen toteuttamisen suunnitelma. Omaohjaaja päivittää asumisen toteuttamisen suunnitelman sekä IMO-suunnitelman 6kk välein.

Omaohjaaja tekee tilannearvion aina asiakkaan tilanteen muuttuessa, kuitenkin kerran vuodessa. Lyhytaikaishoivassa jokaisesta kriisinä tulleesta asiakkaasta.  

 

Hyvä kirjaaminen

Hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen tarkoittaa, että kirjataan asiakastyön hoitamisen kannalta oleellinen ja tarpeellinen tieto ja että kirjaaminen on asiakaslähtöistä ja eettisesti kestävää.

Kirjausten tulee olla ajantasaisia, paikkansa pitäviä, virheettömiä ja riittävän tarkkoja.

Kirjaamisen tulee olla asiallista, ymmärrettävää ja selkeää.

Käytettävien käsitteiden ja lyhenteiden tulee olla yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä.

 

Minimissään kirjattava:

Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset.

Lääkehoito + lääkityspoikkeamat.

Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä.

Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet.  

Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asukastilanteet.

 

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:

Yleiset tietosuojaohjeistukset

Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset.