PIKKUKOIVUN OMAVALVONTASUUNNITELMA

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue        
Aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimiala
Vammaispalvelut, Asumispalvelut
Pikku-Koivu                
Masurkkakuja 3                     
01390 Vantaa
0406835014 (ohjaajat)

Vastuuhenkilön nimi, tehtävät ja yhteystiedot: Lähijohtaja Päivi Wilenius        
Puhelin 050 314 5068        
Sähköposti paivi.wilenius@vakehyva.fi
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet:

Pikkukoivu on alle 18-vuotiaille kehitysvammaisille/vammaisille lapsille ja nuorille tarkoitettu lyhytaikaisenhoidon yksikkö, joka sijaitsee Vantaan Ilolassa. Asumisyksikkö tarjoaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaispalveluiden asiakkaille lyhytaikaista tehostettua palveluasumista. Asiakaspaikkoja on yhteensä (6) kuusi. Yksikön toiminta-ajatuksena on tarjota lyhytaikaista hoitoa perheille, joiden lapset ovat vammaispalveluiden asiakkaita. Lyhytaikainen hoito voi olla esimerkiksi tapa järjestää omaishoitajan vapaapäivät, tukea huoltajien jaksamista tai mahdollistaa lapsen hoito huoltajan sairastuessa.  

Yhteiseen palveluyksikköön kuuluvien palveluntuottajien nimet
Uudenmaan vammaispalvelut Oy Kiinteistöt, ISS, Attendo SOL, Posti, HOK- elanto Oy, Securitas Oy, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, CGI Oy, Seure Oy, Encore ympäristöpalvelut.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: 
Ostopalvelujen laatu ja asiakasturvallisuus varmistetaan kilpailutuksen avulla hankinnan toimesta. Palveluista laaditaan hankintasopimukset ja palvelunkuvaukset. Lisäksi ostopalvelutuottajien kanssa pidetään yhteistyöpalavereita, joissa arvioidaan laatua. Alihankintana tuottavilla palveluntuottajilla on mahdollisesti laadittuna omat omavalvontasuunnitelmat. Tarvittaessa ollaan yhteydessä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Hankintoihin, joka vastaa hankinnoista ja koordinoi sopimushallintaa.
Hankintojen yhteystiedot: hankinnat@vakehyva.fi
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Tämän omavalvontasuunnitelman laatimiseen on osallistunut Pikku-Koivun asumisyksikön lähijohtaja sekä yksikön ohjaajat lähijohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. Asumispalveluiden lähijohtajat ovat tehneet yhteisen pohjan omavalvontasuunnitelmalle, jota käytetään kaikissa asumisyksiköissä. VAKElla on määritelty 2024 hyvinvointialueen yhteiset raamit omavalvontasuunnitelman pohjalle, jossa huomioidaan Valviran omavalvontaa koskevat ohjeistukset ja määräykset.

 Omavalvontasuunnitelmaa käydään säännöllisesti läpi yksikön tiimikokouksissa ja siihen perehtymisestä ylläpidetään lukukuittauslistaa. Uudet työntekijät perehtyvät omavalvontasuunnitelmaan perehtymisvaiheessa. 

Omavalvonnan toteutumisen suunnittelusta vastaa Pikku- Koivun lähijohtaja Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena. Jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, pitää omavalvontasuunnitelma päivittää. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä. Suositus on, että aiempia omavalvontasuunnitelmia säilytetään 2 vuoden ajan yksikössä. 
Omavalvontasuunnitelman seurantaa on tehtävä vähintään 4kk välein, joka raportoidaan. Päivityksiin kirjataan lyhyesti keskeiset muutokset. Seurantaa tehdään palautteiden perusteella tehtyjen kehittämistoimenpiteiden tai toimintatapojen muodossa, huomioiden salassapitosäädökset.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelman päivitetty viimeisin versio olla viiveettä nähtävillä. Tulostettuna suunnitelma on yksikön yleisissä tiloissa, eteisessä, kaikkien luettavana ja lisäksi suunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen nettisivuille ohjeiden mukaisesti. Ohjaajien käytettävissä on myös yksikön viranomaiskansioon tulostettu kappale sekä sähköisenä oleva omavalvontasuunnitelma yksikön Teams- kanavalla.
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ja päivitetty palvelukuvaus vammaispalveluiden asumispalveluille. Palvelujen yleisillä laatuvaatimuksilla pyritään takaamaan palvelujen laadukkuus, mutta ennen kaikkea myös asiakkaiden hyvinvointi ja mahdollisuus elää itsenäistä yksilöllistä elämää. Toimintaa ohjaa vammaispalvelulaki sekä tietyin osin sosiaalihuoltolaki.
Yksilöllisyys on tärkeää asumispalveluissa.

Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuosituksissa kirjataan:
Ryhmämuotoisesti toteutettujen palveluiden on annettava asiakkaalle tosiasiallinen mahdollisuus elää yksilöllisesti ja toimia itsenäisesti. Erityisesti tulee varmistua asukkaiden mahdollisuudesta toimia yksilöllisesti asunnon ja asuinyhteisön ulkopuolella siitä huolimatta, että he tarvitsevat toisen henkilön apua. Liikkuminen asunnon ulkopuolella voi tapahtua esimerkiksi palveluyksikön henkilöstön tai henkilökohtaisen avustajan avulla. Oleellista on, että asukkaalla on mahdollisuus toimia asuntonsa ulkopuolella haluamallaan tavalla ja valitsemanaan ajankohtana.
Palveluiden laadukkuutta voidaan arvioida esimerkiksi joustavuuden, yksilöllisyyden, itsemääräämisoikeuden, turvallisuuden ja normaalisuuden perusteilla. Palveluiden riittävyys luo pohjan laadulle. Palvelujen riittävyyttä arvioitaessa voidaan lähtökohtana pitää sellaista palvelujen tasoa, joka luo jokaiselle ihmiselle edellytykset toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä ja antaa hänelle tarvittavan tuen ja turvallisuuden. Vertaamalla palvelusuunnitelmia, asiakkaiden palvelutoiveita, tehtyjä päätöksiä ja toteutunutta palvelukokonaisuutta saadaan kokonaisnäkemys, joka kuvaa kunnan vammaisten ihmisten asumispalveluiden toteutumista suhteessa tarpeisiin.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Vammaispalveluiden laadunhallinnan työkaluja ovat toiminnan asiakaslähtöisyys, sähköinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti, sekä asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakaspalaute sekä asiakas- ja omaistyytyväisyyskysely. Asiakaspalautetta voi antaa suullisesti tai kirjallisesti QPro- kautta.
Asiakaspalautetta suoraan asumispalveluiden kerätään asiakkailta ja omaisilta. Asiakkaille että omaisille tehdään kysely kaksi kertaa vuodessa, johon voi vastata sähköisesti, anonyymisti linkin kautta tai paperisena lomakkeena. Asiakkaita tuetaan vastaamisessa asumisyksiköiden ohjaajien toimesta.
VAKE vammaisten asiakasraati on aloittanut vuonna 2023. Raatilaiset ovat nostaneet toiveita eteenpäin vietävistä asioista, joita on ollut vammaisten henkilöiden kohtaaminen ja vammaisten henkilöiden näkyvyyden lisääminen. Näihin on tartuttu ja työnalla on opinnäytetyönä vammaisen henkilön kohtaamisopas, joka on tavoitteena lisätä henkilöstön ja opiskelijoiden perehdytykseen. Sisältö kohtaamisoppaaseen tulee raatilaisilta ja vammaisten asumispalveluiden asukkailta. Näkyvyyden lisäämistä on lähdetty työstämään viestinnän kanssa. Asiakasraati osallistuu hyvinvointialueen ja kaupunkien yhteistyössä järjestämiin tilaisuuksiin mm. esteettömyyskävelyyn.
Laadunhallinnan mittareita on asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset, talouden seuranta ja laadunvalvonnan käynnit yksiköissä.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Hyvinvointialueen hallintosäännöissä määritellään viranhaltijoiden toimivalta:
Toimialajohtaja vastaa toimialansa toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti aluehallituksen ja hyvinvointialuejohtajan alaisuudessa.
Palvelualue johtaja vastaa toimialan vastaa palvelualueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti toimialajohtajan alaisuudessa.
Tehtäväalueen päällikkö vastaa tehtäväalueen (vammaisten asumisen) toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa.
Toimintayksikön lähijohtaja vastaa oman toimintayksikön toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti tehtäväalueen päällikön alaisuudessa. Lähijohtajan tehtävänä on päivittäisjohtaminen. 
 

5.1. Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Lähijohtaja vastaa arjessa riskienhallinnasta.Yksikössä on varauduttu poikkeama- ja häiriötilanteisiin myös esimerkiksi varastoidulla kotivaralla, eli elintarvikkeilla ja vedellä sekä taskulampuilla ja radiolla. Lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta vastaava henkilö: Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta on tehty suunnitelma toimialalle. Asumisyksiköihin suunnitelman jalkauttaminen on vielä kesken. Suunnitelmat tullaan tekemään yksikkökohtaisesti. Lähijohtaja vastaa niiden jalkauttamisesta yksikköön. Lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Henkilöstöä perehdytetään yksikön asiakastyöhön ja toimintamalleihin. Ergonomiaan liittyvissä työtehtävissä ja hoitotoimenpiteissä, kuten siirroissa ja apuvälineiden käytössä perehdytetään tarvittaessa esimerkiksi toimintaterapeutin avustuksella.
Poistumisharjoitukset tehdään myös vuosittain ja tarvittaessa tähän voi pyytää Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen kouluttajan mukaan.
Henkilöstölle järjestetään säännöllisiä tai tarpeen mukaan järjestettäviä koulutuksia. Henkilöstölle järjestetään koulutuksia, jotka sisältävät paloturvallisuusluennon sekä alkusammutus harjoittelun sekä ensiapukursseja. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan Avekki, Haaste sekä muita turvallisuus - koulutuksia, joissa yhteisenä teemana on haastava käyttäytyminen ja toimintamallit. Lisäksi henkilöstölle järjestetään käsihygienia kertaus koulutuksia opetushoitajien toimesta.
Riskienarviointi tehdään 1krt/vuodessa työyhteisön kanssa. Riskinhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen. 

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista: 
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: Syksy 2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: Syksy 2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: päivitetään aina asioiden muuttuessa
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: Syksy 2025

5.2. Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Haittatapahtumien havaitseminen, kirjaaminen, analysointi, raportointi ja käsittely tapahtuu Haipro- ja SosPro-ohjelmistossa. Lähijohtaja käy läpi läheltä piti- ja haittatapahtumat tiimipalavereissa. Isommat haittatapahtumat menevät tiedoksi johdolle. Ohjelmisto tuottaa raportin johdolle. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn kuuluu niiden kirjaaminen, analysointi ja raportointi. Vastuu riskinhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehitystyössä on lähijohtajalla ja ylemmällä johdolla, mutta työntekijöiden vastuulla on tiedon saattaminen johdon käyttöön. Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu myös niistä keskustelu työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa läheisten kanssa. Jos tapahtuu vakava, korvattavia seurauksia aiheuttanut haittatapahtuma, asiakasta tai läheistä informoidaan korvausten hakemisesta.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3. Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): 
Pikku-Koivun toimintaan vaikuttavia olemassa olevia ja mahdollisia riskejä on havainnoitu ja tunnistettu HaiPro-järjestelmän riskiarviointiosioon. Tämä arviointi tehdään yhdessä henkilöstön kanssa. Riskiarviointia toteutetaan lisäksi jatkuvasti päivittäisessä työssä ja havaitut riskit tiedotetaan lähijohtajalle. Riskit kirjataan riskienhallintaan ja riskin poistamiseksi tai minimoimiseksi tehdään suunnitelma ja määrätään vastuuhenkilöt toteuttamaan suunnitelmaa.

 Riskinhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen. 

Yksikön piha on pitkälti luonnontilainen ja siellä ulkoileminen sisältää tällä hetkellä riskejä esim. Karkaamisriskin sekä kaatumisriskejä. Riskit on viety tiedoksi tilakeskukseen ja pihan muutostyöt ovat suunnittelussa. Turvallisen ulkoilun takaamiseksi on tehty suunnitelma henkilöstön kanssa siihen asti, kunnes pihalla voidaan ulkoilla turvallisesti.
Yksikössä työskennellään tavallisesti yksin öisin, tarvittaessa on kaksi yökköä.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: 
Riskienhallinnan olennainen osa on lähijohtajan, henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuteen liittyvien huomioiden kirjaaminen ja yhteinen käsittely työyhteisössä siten, että riskienhallintaa voidaan toteuttaa aktiivisesti ja läpinäkyvästi. Pikku-koivussa riskeihin liittyvää keskustelua käydään säännöllisesti viikoittaisissa tiimikokouksissa. Lisäksi yhteistyö läheisten kanssa on tiivistä ja läheisiä on tiedotettu eri keinoista antaa palautetta asiakkaan saamaan palveluun tai yksikön toimintaan liittyen. 

Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.  Riskejä pyritään tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään seuraavasti: 
Käytännön toimet:
•    Asianmukainen perehdytys: työvuoron kuvaukset
•    Työvuorosuunnittelussa kuormituksen huomioiminen 
•    Tarvittavat apuvälineet asiakkaiden siirtotilanteisiin
•    Toimintamallit uhka- ja väkivaltatilanteissa (käydään säännöllisesti tiimeissä läpi sekä asukaskokouksissa)
•    Ergonomiaan liittyvät ohjeistukset sekä tarvittavat apuvälineet sen parantamiseksi
•    Aggressiivisen asiakkaan ohjaamiseen/kohtaamiseen liittyvät ohjeistukset
•    Hoitolaitteista pidetään laiterekisteriä.  
•    Sähköiset lääkintälaitteet huolletaan säännöllisesti.  
•    Työolojen arviointi toteutetaan vuosittain.  
•    Lääkevirhepoikkeamat ilmoitetaan HaiPro-ilmoituksen kautta.  

  Henkilökunnan säännölliset koulutukset: palo- ja pelastus, ensiapu- (3 v välein), tietosuoja-, Apotti-, LoVe- (5 v välein), haastavasti käyttäytyvän asukkaan kohtaaminen -koulutukset.   Suomen kielen koulutukset.

  Asiakkaan ja hänen läheisten kanssa käydään läpi asiakasturvallisuuteen liittyviä asioita ja tapahtuneista viestitään avoimesti ja ratkaisukeskeisesti.  

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Alihankintana tulee ruoka yksikköön päivittäin sekä oheistarvikkeet, sopimuksiin on kirjoitettu, kuinka hankintojen kannalta toimitaan. Mikäli ruokia ei toimiteta sovitusti, ollaan yhteydessä toimittavaan keittiöön, sekä tehdään VAKKA-portaalista Tukipalvelut- tiketti. Tiketillä menee tieto hankinnoille tilanteesta.

Yksiköillä on mahdollista käydä ostamassa ruoka-aineita S-Business kortilla sopivista kaupoista, joista valmistaa ruokaa asiakkaalle. Asiakas voi halutessaan myös hankkia ruokaa itse varalle tai halutessaan tarvittaessa. Yksiköihin on myös ohjeistettu hankkimaan hätävarana ruoka-aineita, joita voidaan käyttää tarvittaessa.
Muiden ostopalvelu- ja alihankintatilanteiden kuten esim. sijaispalveluiden ja apteekkipalveluiden kohdalla on tärkeää olla yhteydessä järjestävään tahoon heti poikkeuksen tapahtuessa.

5.4. Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Riskienhallinta on koko työyhteisöä koskevaa ja vaatii kaikkien sitoutumista, kykyä oppia virheistä sekä muutoksessa elämistä, jotta turvallisten ja laadukkaiden palveluiden tarjoaminen on mahdollista. Laatupoikkeamien, epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden sekä haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumien syiden selvittäminen ja niihin perustuen menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi.

Henkilöstön vastuulla on ilmoittaa läheltä piti– ja haittatapahtumat, jotta niitä voidaan käsitellä henkilöstön, asiakkaan ja tarvittaessa hänen läheisten kanssa. Mikäli riskin tai epäkohdan käsittely koskee asiakasta, se käydään asianomaisen henkilön kanssa erikseen läpi. Läheisille tiedotetaan vakavista poikkeamista esihenkilön toimesta erikseen tilanteen mukaan joko puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä.

Isommat haittatapahtumat menevät suoraan HaiPron kautta johdolle ja työsuojeluun tiedoksi. 
Riskit ja esille tulleet epäkohdat käsitellään Pikku-Koivussa lähijohtajan johdolla asianosaisten kanssa sekä viikkopalavereissa. Tarkoituksena on, että laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittaessa toimintamalli muutoksen aikaansaamiseksi. Tarvittaessa haittatapahtumasta ollaan yhteydessä työsuojeluun tai yhteistyötahoon, jotta saadaan tarvittavat toimet suunniteltua ja toteutettua.

Sovitut asiat kirjataan muistioon, joka tallennetaan Teams-ympäristöön. Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan muistiot.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Valvovien viranomaisten selvityspyynnöt tulevat tehtäväaluepäällikölle joko hyvinvointialueen kirjaamon tai laadunvalvonnan kautta. Muistutukset ja kantelut ohjautuvat suoraan kirjaamon kautta tehtäväalueelle. Joko toimintayksikön tai johtavan viranhaltijan on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.
Aluehallintovirasto voi tehdä valvontakäyntejä sovitusti tai erikseen ilmoittamatta. Näistä valvontakäynneistä ilmoitetaan tehtäväaluepäällikölle ja hän osallistuu niihin mahdollisuuksien mukaan. Aluehallintovirastolle kuten muillekin valvontaviranomaisille toimitetaan heidän pyytämänsä materiaalit annettuun päivämäärään mennessä. Erikseen ilmoittamille käynneille osallistuu ne työntekijät, jotka ovat paikalla ja he ilmoittavat erikseen sovitulla tavalla lähijohtajalle valvontakäynnin alkamisesta. Näitä tilanteita varten henkilöstöllä on käytössä ajantasainen viranomaiskansio mistä löytyy mm yksikön omavalvontasuunnitelma.
Aluehallintoviraston tai laadunvalvonnan antaman ohjaus tai päätös otetaan huomioon yksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä. 

5.5. Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira
Huoli-ilmoitus
Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, joka on sosiaalihuollon tarpeessa, hänen tulee ohjata henkilö hakemaan sosiaalipalveluja tai otettava itse yhteyttä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan tai jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, ammattihenkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle. 
Velvollisuus ilmoittaa epäkohdasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa
Sosiaalihuollon henkilöstöön kuuluvan tai vastaavissa tehtävissä toimivan henkilön pitää viipymättä ilmoittaa toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai sen uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä.
Mainitun ilmoituksen vastaanottaneen henkilön tulee käynnistää toimet epäkohdan tai sen uhan poistamiseksi. Henkilön on ilmoitettava asiasta salassapitosäännösten estämättä aluehallintovirastolle, jos epäkohtaa tai sen uhkaa ei korjata viivytyksettä.

Lisäksi: 
Oikeus ilmoittaa lääkkeiden tai rokotteen haittavaikutuksista
Lääkkeen määräämiseen tai toimittamiseen oikeutettuja henkilöitä kehotetaan ilmoittamaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle, jos he toteavat tai epäilevät, että lääkkeen käyttöön liittyy haittavaikutuksia. Erityisesti vakavista ja/tai odottamattomista haittavaikutuksista sekä uusien lääkkeiden haittavaikutuksista pitää tehdä ilmoitus.
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on oikeus ilmoittaa toteamastaan tai epäilemästään rokotteen tai rokotuksen haittavaikutuksesta Fimealle.
Oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tai muulla terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevällä tai sen tehtäviä suorittavalla henkilöllä on oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille tiedot, jotka ovat välttämättömiä henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arvioinnissa tai estämisessä. Tietojen luovuttaminen edellyttää, että henkilö on hoitotehtävässään saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan, kuten perhe- tai lapsensurman, kohteeksi.
Laissa on säädetty hyvinvointialueille vastaava oikeus sosiaalihuollossa.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Perehdytys, viikkopalaverit, henkilöstö osallistuu omavalvontasuunnitelman päivittämiseen ja on velvoitettu lukemaan sen
 

6.1. Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Toimintayksikön vakituiseen henkilöstöön kuuluu 9 ohjaajaa, hoitoapulainen, 2 oppisopimusopiskelijaa, apulaisosastonhoitaja ja lähijohtaja. 
Henkilöstön läsnäolo yksikössä vaihtelee eri vuorokauden aikana. Aamuvuorossa on kaksi-viisi ohjaajaa ja iltavuorossa kaksi-viisi ohjaajaa. Yövuorossa on yksi-kaksi ohjaaja. Aamuvuoro on pääsääntöisesti klo 6/7–15, iltavuoro klo 13–21 ja yövuoro klo 20:30-07:30.  

Lähijohtaja: Sairaanhoitaja YAMK 
Apulaisosastonhoitaja: Sairaanhoitaja YAMK 
Ohjaajat: 1 asumisohjaaja (amk) 7 lähihoitajaa, 1 hoiva-avustajaa, 2 oppisopimusopiskelijaa
Tämän lisäksi alueellisen sairaanhoitajan tuki. 
Sijaisten käytön periaatteet: 
Sijaisten käytöllä varmistetaan toimintayksikön toiminnan laatu silloin kun vakituista henkilöstöä ei ole työvuoroissa riittävästi. Sijaisia käytetään silloin kun kyseessä on:
•    sairauspoissaolo 
•    vuosiloma 
•    palkaton poissaolo 
•    koulutuksista johtuvat poissaolot 
•    vanhempainvapaat 
•    täyttämätön avoin vakanssi
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: 
Yksikön vakanssit on täytetty vakituisilla tai tarvittaessa määräaikaisilla työntekijöillä. Pitkäaikaisien sijaisuuksien sopimukset tehdään määräaikaisina hyvinvointialueelle. Mikäli on tarve, sijaisia voidaan tilata Seuresta tai erikseen määritellyistä puitesopimuksen piirissä olevilta palveluntuottajilta.
Rekrytointi: 
Uuden henkilökunnan rekrytointiprosessista vastaa hyvinvointialueen HR-palvelut, joka avaa lähijohtajan valmiiksi valmistellut haut Laura-järjestelmän kautta. 
Palkattaessa työntekijöitä on otettava huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön toisille työntekijöille. Lähijohtaja määrittelee rekrytointi-ilmoituksessa vakanssin vaatimukset ja kertoo tehtävän ominaisuuksista.
Lähijohtaja tarkistaa hakijoiden pätevyyden sekä rekisteröitymisen ammattirekisteriin. Soveltuviksi katsottuihin hakijoihin ollaan yhteydessä ja haastatellaan. Luottotietojen tarkistus tehdään HR:n toimesta, kun palkataan yksikköön uusi työntekijä, tämä ilmoitetaan jo työpaikan hakuilmoituksessa. Lähijohtaja laatii ja allekirjoittaa valitulle työntekijälle työsopimuksen hyvinvointialueen ajantasaisten ohjeiden mukaisesti.
Rekrytointiprosessia on kuvattu tarkemmin Meillä töissä-käsikirjassa. Palkkaus- ja kelpoisuusasioihin liittyen esihenkilöt saavat tukea HR-palveluista. Rekrytoinnissa ja henkilöstön soveltuvuusvaatimuksissa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palvelukuvausta vammaisten asumiseen liittyen. 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 
Lähijohtaja tarkastaa työntekijän tutkintotodistuksen, sekä ammattioikeudet JulkiTerhikki / JulkiSuosikki ammattihenkilörekisteristä. Yksikön lähijohtaja kaikilta uusilta työntekijöiltä rikosrekisteriotteen, jonka työntekijä on hakenut itse esiteltäväksi työnantajalle. Rokotusvelvoite on kaikille työntekijöille tartuntalain mukainen. 

6.2. Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: 
Ohjaajan vakanssilla on vaatimuksena vähintään lähihoitajan tutkinto. Ohjaajan tehtävässä voi työskennellä myös sote-alan ammattikorkeakoulun tutkinnon käynyt. Ohjaajan vakanssilla on mahdollista opiskella oppisopimuksella lähihoitajaksi. Epäpätevien työntekijöiden, esimerkiksi opiskelijoiden kanssa, huomioidaan työvuorosuunnittelussa, ettei työntekijä työskentele yksin vuorossa vaan työparina on aina pätevä ohjaaja.
Kielitaito on osa asiakastyötä ja sitä arvioidaan työntekijältä jo työhaastattelussa. Muun kuin suomi kotikielenään puhuvan henkilön on todistettava riittävä kielitaito työhaastattelussa esim. S2 kielitaito todistuksella, sekä haastattelun aikana tehtävällä arviolla riittävästä kielitaidosta. Arviointi on työnantajan vastuulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä pitää olla hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito, jonka arviointi on työnantajan vastuulla. https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito 
Työntekijöiden kielitaidon on oltava riittävä kirjallisesti ja suullisesti, jotta ohjaaja voi raportoida kirjallisesti asiakastietojärjestelmään, sekä hoitaa suullisesti asiakkaiden tai yksikön asioita. Yksikössä pitää huomioida myös korvaavat kommunikointimenetelmät, joita käytetään asiakastyössä.
Päteviltä työntekijöiltä vaaditaan lääkeluvat, jotka määritellään VAKE tasoisessa sekä yksikkökohtaisessa lääkehoitosuunnitelmassa.
Henkilöstön perehdytys: 
Työturvallisuuslaki velvoittaa perehdyttämään erityisesti uuden työntekijän ja aina työtehtävien muuttuessa.Työturvallisuuslaki 738/2002 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®
Aloittavalla työntekijälle sovitaan perehdytys vuorot ja selkeästi ketä työntekijöistä on perehdyttäjä. Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa riittävä tieto taito, jotta henkilö voi työskennellä yksikössä. Perehdytyksessä käytetään apuna perehdytyslomaketta, jota jokainen yksikkö voi muokata tukemaan oman yksikön perehdytystä. Yksikössä on tärkeää käydä läpi perehdytyksen aikana asiakkaat ja heidän yksilöllinen ohjauksensa, ateriapalveluiden käytännöt, yksikkökohtainen turvallisuus ja muut yksikköön liittyvät käytänteet.
Intrassa on VAKE tasoinen Meillä töissä- käsikirja, josta löytyy kattavasti informaatiota. Työntekijän avuksi on hyvä käyttää apuna Aloittavan työntekijän muistilista (sharepoint.com) 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:  
Täydennyskoulutuksella tulee edistää henkilöstön jatkuvaa kehittämistä ja turvata asiakasturvallisuutta. Täydennyskoulutuksien tulee olla suunnitelmallisia ja niitä tulee seurata. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali-… 57/2024 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ® Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella laaditaan koulutussuunnitelma koko hyvinvointialueen laajuisesti sekä palvelualuekohtaiset sekä tehtäväalue kohtaiset koulutussuunnitelmat. Työntekijöiden yksilökohtaista kouluttautumista mietitään vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. 
Työntekijöiltä vaaditaan hygieniapassikoulutus, ensiapukoulutus, sekä vuosittain Navisec- tietoturvakoulutukset sekä Apotti-koulutus, Työntekijänä vammaispalveluiden asumisessa-koulutus. Vuosittain tulisi käydä myös alkusammutuskoulutuksessa, joka sisältää samalla paloturvallisuusluennon. Yksiköiden ohjaajille suositellaan käymään käsihygienia-pajassa. VAKE:lla on olemassa sisäinen koulutustarjonta, joihin työntekijät voivat halutessaan ilmoittautua ja tehtäväalueen koulutussuunnitelman mukaisia lisäkoulutuksia järjestetään ammatti osaamiseen liittyen mm IMO-koulutuksia.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Opistotason opiskelijat tulevat työharjoitteluun yksikköön Titus Harkka-järjestelmän kautta. Ammattikorkeakouluopiskelijat tulevat yksikköön harjoitteluun Jobiili- järjestelmän kautta.
Opiskelijoille nimitetään ainakin yksi ohjaaja yksiköstä, joka vastaa harjoittelun kokonaisuudesta. Opiskelija ei ole koskaan yksin vastuussa eikä työskentele yksin yksikössä. Opiskelijat tuovat omaan harjoitteluun liittyvät kriteeristöt, jotka käydään oman ohjaajan kanssa läpi. Työpaikkaohjaajalla on velvollisuus tutustua harjoittelun kriteereihin. Oppilaitokset järjestävät työpaikkaohjaajakoulutuksia.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Kehityskeskustelun yhteydessä on mahdollista antaa palautetta. Pulssikyselyt toimitetaan koko VAKE:n henkilöstölle ennalta määriteltyinä ajankohtina, useamman kerran vuoden aikana.  VAKE-Pulssi kyselyiden tuloksia käydään läpi henkilöstön kanssa, niitä seurataan myös ylemmän johdon toimesta ja niissä ilmenevään palautteeseen reagoidaan.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Vuosittain käydään kehityskeskustelut, mihin käydään läpi osaamistarvekartoitus sekä ennakkomateriaalit. Lähijohtajan velvollisuutena on tarkkailla ja seurata työyhteisön toimivuutta ja puuttua häirintään, epäasialliseen kohteluun tai kiusaamiseen. Olosuhteita voidaan seurata ja valvoa esimerkiksi havainnoimalla ja keskustelemalla työntekijöiden kanssa, työn vaarojen selvittämisen ja arvioinnin kautta sekä erilaisilla työhyvinvointikyselyillä.
Työskentelyolosuhteita ja työyhteisön tilaa on seurattava ja valvottava, jotta häiriöt ja epäkohdat voidaan havaita mahdollisimman varhain
Työnantajan tulee olla aktiivisesti läsnä työntekijöiden arjessa, vastuu erityisesti on lähiesihenkilöllä. Jokainen lähiesihenkilö valvoo omaa tiimiään ja ylempi esihenkilö lähiesihenkilöitä jne. 
Työnantajalla on toiminta- ja puuttumisvelvollisuus. Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin alkaa siitä, kun työnantaja on saanut tiedon työntekijään kohdistuvasta, terveyttä vaarantavasta häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta. Tieto asiasta voi tulla paitsi työntekijältä itseltään myös esim. työterveyshuollon, työsuojeluorganisaation, luottamushenkilöiden tai muiden työntekijöiden kautta. Kun havaitaan häiriö-/ongelmatilanne, on ryhdyttävä viipymättä käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin (yleensä viimeistään kahden viikon sisällä).
Vastuu toimenpiteistä on aina työnantajalla, ei esim. työterveyshuollolla. Eli pelkkä kiusatun ohjaaminen työterveyshuoltoon ei ole riittävä työsuojelullinen toimenpide.
Henkilöstön riittävyyden seuranta
Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Henkilöstö mitoitus tulisi olla Pikku-Koivussa 1-5. Henkilöstömitoitus ja resurssointi on asiakaslähtöistä. Yksikön vakanssimäärä on määritetty sen mukaisesti minkälaisen avun tai ohjauksen tarpeessa olevia asukkaita yksikössä tulisi asumaan. Työvuorosuunnittelu tehdään asiakaslähtöisesti sekä yksikön mitoituksen mukaisesti.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Henkilöstön voimavarojen riittävyys varmistetaan hyvällä työvuorosuunnittelulla, jossa turvataan työntekijöille riittävä vuorokausi- sekä viikkolepo, noudattaen työaikalakia. Työvuorosuunnittelua tehdään ohjaajalähtöisesti, huomioiden kuitenkin tasapuolisuus sekä yksikön vaateet. Vapautuvat vakanssit avataan hakuun viivytyksettä ja pyritään täyttämään heti sopivan hakijan löydyttyä. Yksikön lähijohtaja seuraa henkilöstön riittävyyttä yhdessä tehtäväalue-, palvelualue- sekä toimialajohtajan kanssa.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: ohje yksikössä
Kriisitilanteessa ollaan yhteydessä palvelualuejohtajaan 040 481 7851  
 

6.3.  Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Lähijohtaja: Päivi Wilenius, 050 14 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi
yhdessä apulaisosastonhoitaja Anja Remes-Devecin kanssa.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: Yksikössä ei ole käytössä rajattua lääkevarastoa. 

6.4.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 
Pikku-Koivun kiinteistö on omakotitalo, jonka tontin ja kiinteistön omistaa Uudenmaan vammaispalvelut Oy. Isännöinti on myös heidän toimestaan. Kiinteistöhuolto ISS. 
Huoneet ovat valmiiksi sisustettuja ja apuvälineet tuodaan kotoa jakson ajaksi. 
Yksikössä on huoneiden lisäksi yhteisiä tiloja, kuten ruokailu-/ oleskelutila /keittiö, piha, ohjaajien toimisto, sauna, kodinhoitohuone, henkilökunnan pukuhuone sekä henkilökunnan wc. 
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
terveydensuojeluviranomaisen tarkastus: ei tiedossa
paloviranomaisen tarkastus: syksy 2024
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Pikku-Koivun tiloissa on vesisammutusjärjestelmä (sprinklattu) ja paloturvallisuus on varmistettu automaattisella paloilmoitinjärjestelmällä. 
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Riskit, jotka liittyvät henkilöstön käytössä olevien toimitilojen ja välineiden lisäksi myös asiakkaiden ja potilaiden käytössä olevien tilojen terveydellisiin olosuhteisiin ovat esimerkiksi sisäilman laadun heikkeneminen, lämpötilan muutokset yksikössä, melu, hätäpoistumisteiden tukkeutuminen sekä asiakkaan yksityisyydensuoja. 
Sisäilmaa sekä lämpötilaa yksikössä seurataan ja ilmoitetaan viipymättä lähijohtajalle sekä huoltoon, jos huomataan puutteita. Hätäpoistumistiet pidetään vapaina koko ajan. Jos yksikössä on melua, tulee kuulo suojata ja pyrkiä keskeyttämään melu. 
Asiakkaan yksityisyydensuoja turvataan Pikkukoivussa siten, että asiakkaiden asioita ei puhuta toisten asukkaiden tai ulkopuolisten kuullen. Asukkaiden tietoja ei myöskään ole missään näkyvillä. Ohjaajien toimistossa olevassa kalenterissa sekä päivän tiedotettavissa asioissa käytetään aina asukkaista nimikirjainlyhenteitä (etunimen ja sukunimen alkukirjain). Tämän lisäksi jokainen työntekijä käy vuosittain Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen oman tietoturva-koulutuksen.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja lähijohtajalle. Kiinteistön huollosta vastaa Uudenmaan vammaispalvelut oy. 
Jätehuolto on järjestetty taloyhtiön toimesta. Taloyhtiössä on roskien lajittelupiste, minne roskat viedään asiakkaiden ja ohjaajien toimesta.
Ohjaajien vastuulla on pitää yleisestä siisteydestä huolta asumisyksikössä. Ohjaajat huolehtivat vaatehuollosta ja yksikön siivouksesta.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
UVP OY Kiinteistöt vastaa ylläpitoa koskevista toimintamalleista, resursseista ja suunnitelmista. Isännöitsijät ovat vastuussa hankkimaan tarvittavat sopimukset tekijöiden kanssa esimerkiksi lumitöistä tai korjaustoimenpiteistä.
Miika Saarinen, kiinteistöpäällikkö 040 304 7877 miika.saarinen@uvp.fi
ISS Palvelut Oy, Joonas Uusitalo puh. 050 442 0319
ISS Palvelukeskus puh. 0200 15500
Ulkoaluehuolto (nurmikot / lumityöt): ISS Palvelut Oy puh. 0200 155 00 (24h)

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huoltoon järjestetään tarvittaessa koulutuksia.

6.5.  Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Apotti potilastietojärjestelmä
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Henkilöstö koulutetaan Apotin käyttöön päivän mittaisella Apotti-koulutuksella, arjessa perehdyttämisellä sekä jatkuva osaamisen kehittäminen työyhteisön avulla. Apotin käyttämiseen saa tukea vammaispalveluiden Apotti-koordinaattorilta sekä yksiköissä tukihenkilöiltä.
Lähijohtaja hakee työntekijälle tunnukset Apottiin, tunnuksissa voi Helpdeskin kautta saada apua, mikäli tunnuksien kanssa on ongelmaa virka-ajan ulkopuolella.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
Tietoturvasuunnitelma laaditaan Vantaan- ja Keravan hyvinvointialueen tietoturvasuunnitelman mukaisesti. Tietoturvasuunnitelma on erillinen asiakirja, jota ei ole säädetty julkisesti nähtävänä pidettäväksi, mutta on osa yksikön omavalvonnan kokonaisuutta.
Vastuuhenkilönä Pikku-Koivun lähijohtaja Päivi Wilenius, 050 314 5068, paivi.wilenius@vakehyva.fi. 
Tietoturvaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.
Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset. 
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Huom! Mikäli tilanteeseen liittyy ainoastaan henkilötietojen vaarantuminen, henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen löytyy ohjeet: Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Omavalvonnalliset toimet poikkeama- ja häiriötilanteiden aikana suunnitellaan tehtäväaluekohtaisesti. Apotista saa tulostettua asiakastietoja puolen tunnin ajan katkon alkamisesta. Tämä edellyttää sitä, että työntekijät ovat kerran kuukaudessa kirjautuneet Apotti-tukiasemaan omilla Apotti-tunnuksilla.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Henkilöstö perehdytetään teknologian käyttöön. Lähijohtaja avaa käyttäjätunnukset työntekijälle tietokoneelle. Työntekijän päivittäiset työtehtäviin käytettävät sovellukset ovat Apotti, sähköposti sekä TEAMS-kanava.
Uudet hankinnat tehdään suunnitelmallisesti hyvinvointialueen hankintamenettelyn mukaisesti. Laitteistoissa ja sovelluksissa on omat ohjeet ja tukipalvelut.
Yksikön laitteiston toimintakuntoa ylläpidetään suunnitelmallisesti ja epäkohtiin reagoidaan.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen löytyvät ohjeet yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.  
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Tilapäishoidon lapsilla ei ole käytössä apotin itsemääräämissuunnitelmia.
Tämän lisäksi teknologiaa hyödynnetään esimerkiksi päiväohjelmien tekemiseen sekä muihin kuvamateriaalien valmistamiseen, mitkä tukevat asiakkaan yksilöllisiä tarpeita ja itsemääräämisoikeuden toteumista.

6.6.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: 
Asiakastietolain 7§:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava on hyvinvointialueen hallintojohtaja. 
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Asiakastiedon kirjaaminen sosiaalihuollossa 
Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden päivittäisistä tapahtumista kaikissa vuoroissa. Päivittäiskirjaamisesta tehdään vuoroyhteenveto. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. Hyvinvointialueella on määritelty kirjaamiseen seuraavat minimikriteerit: 
Lähtökohdat:
•    Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava jokaisessa vuorossa.
•    Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden ja vuorojen välillä.

Hyvä kirjaaminen
•    Hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen tarkoittaa, että kirjataan asiakastyön hoitamisen kannalta oleellinen ja tarpeellinen tieto ja että kirjaaminen on asiakaslähtöistä ja eettisesti kestävää.
•    Kirjausten tulee olla ajantasaisia, paikkansa pitäviä, virheettömiä ja riittävän tarkkoja.
•    Kirjaamisen tulee olla asiallista, ymmärrettävää ja selkeää.
•    Käytettävien käsitteiden ja lyhenteiden tulee olla yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä.

Minimissään kirjattava:
•    Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset.
•    Lääkehoito + lääkityspoikkeamat.
•    Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä.
•    Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet. 
Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asukastilanteet.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Yleiset tietosuojaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.
Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset
 

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Päivittäiskirjaaminen Apottiin sekä päivittäinen havainnointi ja yhteistyö muiden tahojen kanssa.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Yksikköön tilataan ruoka Attendo Vireko, Keravan keskuskeittiöltä. Attendo SOL:n ruokalista on neljän viikon kiertävä ruokalista ja se on nähtävissä yksikön ruokailutilassa sekä palveluntuottajan internet-sivujen kautta. Asiakkaan on mahdollista saada apua ja ohjausta kaupassa asiointiin ohjaajilta. Ruokailla saa myös omassa huoneessa. 

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Ohjaajat siivoavat Pikku-Koivussa. Ohjaajat huolehtivat vaatehuollosta ja siivouksesta.
Ohjaajien ja asiakkaiden käytössä on pyykinpesukone ja kuivausrumpu. 

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Yksikön hygieniakäytännöt perustuvat toimialan ja muiden valvovien viranomaisten ohjeisiin. Ohjaajilta vaaditaan hygieniapassia ja yksikössä on erikseen oma hygienian omavalvontaan liittyvä ohjeistus.
Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Toimintayksikön johtajan on seurattava tartuntatautien ja lääkkeille vastustuskykyisten mikrobien esiintymistä ja huolehdittava tartunnan torjunnasta. Johtajan on huolehdittava asiakkaiden ja henkilökunnan tarkoituksenmukaisesta suojauksesta ja sijoittamisesta sekä mikrobilääkkeiden asianmukaisesta käytöstä. Lisätietoa vakavien hoitoon liittyvien infektioiden seurannasta ja ilmoituskäytännöistä löytyy THL:n sivulta osoitteesta. Epidemioiden ja vakavien hoitoon liittyvien infektioiden ilmoittaminen (HARVI) - THL 
Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu käsidesin ja kertakäyttöhanskojen käyttäminen. Henkilökunnalla on ohjeistus eritetahrojen välittömään puhdistamiseen sekä tarvittavat välineet löytyvät siivouskomerosta. Lisäksi infektioaikana käytetään kasvomaskeja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti. 
Lisää tietoa saa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksiköstä: tartuntatauti@vakehyva.fi 

Kuntalaisten neuvontanumero 09 4191 1310 ma, ke ja pe klo 9-11

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Asiakkaiden käteisvaroja on mahdollista säilyttää yksikön toimistossa.

Asiakkaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Asiakkailla on mahdollisuus käyttää terveysaseman perusterveydenhuollon palveluita. Kehitysvammapoliklinikan palvelut ovat käytettävissä kehitysvammaisille asiakkaille ja sinne ollaan yhteydessä kehitysvammapoliklinikan sairaanhoitajan kautta. Lääkäriasiat hoidetaan pääasiassa jakson ulkopuolella huoltajien toimesta.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: 
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: 
Hammashoitoasiat hoidetaan pääasiassa jakson ulkopuolella huoltajien toimesta.
Suun terveydenhuoltoon asiakkaat kutsutaan vuosittain tai tarvittaessa tarkastukseen. Suun terveyttä asiakkailla edistetään ja ylläpidetään seuraamalla, ohjaamalla ja tarvittaessa avustamalla hampaiden pesussa.
Kiireetön sairaanhoito omalta terveysasemalta
Kiireellinen sairaanhoito: Hätäkeskus puh 112
Äkillisessä kuolemantapauksessa toimitaan erillisen ohjeen mukaisesti.
 

8.1. Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Asiakkaan voinnin muuttuessa ollaan yhteydessä hoitavaan tahoon tai hätäkeskukseen. Asiakkailla on nimettynä omalääkäri omalla terveysasemalla sekä osa asiakkaista on Kehitysvammapoliklinikan asiakkaita.
Omatyöntekijän nimeäminen: 
Sosiaalihuoltolain mukaan sosiaalihuollon asiakkaalle on nimettävä asiakkuuden ajaksi omatyöntekijä. Yksikössä nimetään/valitaan yhdessä asiakkaan kanssa hänelle omaohjaaja(t). 
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Asiakkaiden osallisuutta tuetaan yksikössä heidän voimavarojensa, toiveidensa ja tarpeidensa mukaisesti. Asiakkaiden toiveita kartoitetaan päivittäin keskustelemalla ja tarjoamalla erilaisia vaihtoehtoja. Asiakkaat saavat elää yksikössä oman näköistään elämäänsä ja osallistua halutessaan talon ulkopuolisiin toimintoihin, koulunkäyntiin, harrastuksiin.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Yksikössä jokaista asiakasta kohdellaan kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään. Yksikön asiakkaat kohdataan kunnioittaen ja heille puhutaan heitä arvostaen. Vuorovaikutukseen panostetaan käyttämällä tarvittaessa vaihtoehtoisia kommunikaatiomenetelmiä, jotta asiakas tulee varmasti ymmärretyksi, hän saa tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja ja ilmaista mielipiteitään. Epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen reagoidaan ja puututaan yksikössä välittömästi.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 
Muistutus toimitetaan osoitteella kirjaamo@vakehyva.fi
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
ohjaaja päivittää puolivuosittain tai tarvittaessa useammin suunnitelmat. Lähijohtaja seuraa, että suunnitelmat päivitetään.

8.2. Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Itsemääräämisoikeuden tukeminen ja näkyminen asiakkaan arjessa sekä arjen valintatilanteiden esiin nostaminen ovat yksikön toiminnassa keskiössä. Näihin asioihin henkilökuntaa koulutetaan. Työntekijät saavat perehdytystä kirjaamiseen ja heidän osaamistaan pidetään jatkuvasti yllä.
Työntekijöiden ohjauksellista näkökulmaa kehitetään. Asiakkaat otetaan mahdollisimman paljon mukaan arjen askareisiin. Asioita ei tehdä puolesta, vaan yhdessä asiakkaiden kanssa. Samalla lisätään asiakkaan osallisuutta. Vuorovaikutus- ja kommunikaatiotaitoja kehitetään ja osaamista asiakastyössä parannetaan. Aidon läsnäolon ja kunnioittavan ja vastavuoroisen kohtaamisen tulee toteutua arjessa. Yksikön henkilökunta pyrkii suuntaamaan asiakkaiden energiaa mielekkääseen tekemiseen ja liikunnalliseen toimintaan kuten ulkoiluun, mielekkäisiin harrastuksiin sekä yhteiskunnan tasavertaiseen osallisuuteen.   
Asiakkaillamme on oikeus päättää heidän omaa elämäänsä koskevista asioista, kuten: 
•    Rahan käyttäminen – Asiakkailla on oikeus käyttää rahavarojaan omien toiveidensa mukaisesti. Lompakossa olevien varojen käyttöä ohjaajat eivät voi rajoittaa.  
•    Terveys ja ruoka – Asiakkaat, jotka pystyvät, saavat annostella itse ruokansa, sekä päättää tarjolla olevista ruokavaihtoehdoista mieleisensä.  
•    Puhtaus ja siisteys – Asiakkaamme saavat itse päättää mieleisen vaatetuksensa sekä muun ulkoasunsa. Ohjaajat tukevat asiakkaita säänmukaiseen sekä puhtaisiin vaatteisiin pukeutumiseen.  
•    Esineiden hallussa pito – Ohjaajat eivät voi pitää hallussaan asiakkaiden esineitä ja tavaroita vasten asiakkaiden tahtoa. Tämä koskee esimerkiksi herkkuja, kännyköitä, tabletteja jne.  
•    Riskien arvioiminen – Asiakkailla on oikeus tehdä myös ns. huonoja päätöksiä! Ohjaajat auttavat asiakkaita pohtimaan päätöksiensä seurauksia ja antavat tietoa erilaisista vaihtoehdoista tuetun päätöksenteon periaatteella, mutta lopulta päätös on aina asiakkaalla itsellään.  
Itsemääräämisoikeuden tukemisessa ja toteuttamisessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen IMO-käsikirjaa sekä STM:n rajoitustoimenpidetaulukon ohjeistusta, jotka pohjautuvat kehitysvammaisten erityishuoltolain mukaisiin säädöksiin. Sosiaalihuollossa itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus uhkaa vaarantua. Itsemääräämisoikeutta rajoittavista toimenpiteistä tehdään tarvittaessa asianmukaiset kirjalliset päätökset.   
Itsemääräämisoikeutta koskevista periaatteista ja käytännöistä keskustellaan asiakkaan sekä asiakasta hoitavan lääkärin että omaisten ja läheisten kanssa ja ne kirjataan asiakkaan itsemääräämisoikeuden toteuttamissuunnitelmaan. Rajoittamistoimenpiteistä tehdään kirjaukset asiakastietoihin.  Rajoitustoimenpidepäätöksen tehdäkseen, toimintayksikön lähijohtajan on konsultoitava asiantuntijatyöryhmää, johon kuuluu lääkäri, psykologi ja sosiaalityöntekijä.   
Nämä ovat käytössä asiakkaiden turvallisuuden takia ja niistä tehdään kirjallinen päätös edellä mainitun prosessin mukaisesti. VAKE:ssa on IMO työryhmä.  
Lue lisää itsemääräämisoikeuden tukemisesta vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa Vammaispalvelujen käsikirjasta.
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
itsemääräämisoikeuden toteuttamisen suunnitelmaa päivittävät vähintään puolivuosittain asukkaan omaohjaaja, Itsemääräämisoikeus -työryhmä on konsultoitavissa itsemääräämisoikeudellisiin asioihin liittyen.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Jos asiakas on vaaraksi itselleen tai muille, voi Itsemääräämisoikeus-työryhmän kautta pyytää itsemääräämisoikeuden rajoittamista ja tarvittaessa lyhytaikaisesti sen voi Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

8.3. Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00, Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4. Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Asiakas, läheinen tai muu palautteen antaja voi antaa palautetta toiminnasta tai toimintayksiköstä suullisesti tai kirjallisesti. Palautetta otetaan jatkuvasti vastaan ja sitä voi antaa ohjaajille, lähijohtajalle, tehtäväaluepäällikölle sekä laatutiimille. Palautteen antaminen on mahdollista suullisesti ja kirjallisesti. 
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Ensisijaisesti kehittämisideoita ja palautetta kannattaa antaa keskustelemalla asiasta yksikössä ohjaajien kanssa. Näin palautteesi saavuttaa yksikön henkilökunnan välittömästi. Usein asiat myös selviävät ja ideat kehittyvät parhaiten keskustelun avulla. Jos asiasi ei ratkea suoraan toimintayksikössä, voit ottaa yhteyttä asumisyksikön lähijohtajaan. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa. Asiakas pääsee antamaan palautetta hyvinvointialueen verkkosivujen kautta osoitteessa https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta. 
Suullinen tai kirjallinen palaute käsitellään välittömästi ja palautteen perusteella ryhdytään tarvittaviin laadunvalvontatoimenpiteisiin. Palautteeseen laaditaan kirjallinen selvitys palautteen antajan sitä toivoessa ja aina jos kyseessä on asiakasturvallisuuteen vaikuttava asia. Kun palautteeseen laaditaan kirjallinen selvitys toimintayksikön ja tehtäväaluepäällikön toimesta, palaute menee tiedoksi hyvinvointialueen laatutiimille. Laatutiimi koostaa asumisyksikön esihenkilön ja tehtäväaluepäällikön selvityksen perusteella vastineen. Vastineessa kerrotaan palautteen käsittely ja toteutettavat laadunvalvontatoimenpiteet.  Laatutiimi lähettää vastineen asiakkaalle, palautteen antajalle, asumisyksikön lähijohtajalle sekä tehtäväaluepäällikölle. Palaute ja vastine tallennetaan hyvinvointialueen asiakirjojen tietokantaan. Tavoiteaika muistutusten käsittelylle on 2 viikkoa.  

8.5. Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Tehtäväaluepäällikkö Sanna Misukka; sanna.misukka@vakehyva.fi
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa.  
Muistutus toimitetaan osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Lähijohtaja vastaa korjaavista toimenpiteistä ja niiden valvonnasta yhdessä tehtäväaluepäällikön kanssa. Lähijohtaja raportoi tehtäväaluepäällikölle, miten korjaavat toimenpiteet tullaan toteuttamaan ja milloin ne on saatu käytäntöön.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista tulee seurata. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein. Salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista. VAKEssa raportointi ja julkaisu toteutetaan osana palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa. VAKEtasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Yksikön omavalvontasuunnitelmaa on käyty läpi yhdessä vammaispalveluiden lähijohtajien sekä laadunvalvonnan kanssa. Omavalvontasuunnitelmaa on päivitetty vastaamaan VAKEn uutta omavalvontasuunnitelman mallipohjaa ja viety VAKEn verkkosivuille. Omavalvontasuunnitelman säännöllinen päivittäminen ja seuranta on otettu huomioon.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Päivitetty 26.8.2025 keskeiset muutokset: poistettu päällekkäisiä informaatioita.
Omavalvontasuunnitelma päivitetty 5.12.2024, päivittäjä lähijohtaja Päivi Wilenius
Omavalvontasuunnitelma päivitetty 29.8.2025, päivittäjä lähijohtaja Päivi Wilenius