Omavalvontasuunnitelma Etsivä työ

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Etsivä työ
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Etsivä työ, toimipiste Vernissakatu 8, 01300 Vantaa.
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Tuomo Seppänen, palvelukeskuksen esimies, tuomo.seppanen3@vakehyva.fi, Reija Haara, reija.haara@vakehyva.fi, Hanna Tuomisto, johtava sosiaalityöntekijä, hanna.tuomisto@vakehyva.fi, Ulla Seppänen-Lång, toimintayksikön esihenkilö, ulla.seppanen-lang@vakehyva.fi

Yhteiseen palveluyksikköön kuuluvien palveluntuottajien nimet, Y-tunnukset ja yhteystiedot sekä yhteisen palveluyksikön valtuutetun palveluntuottajan nimi ja yhteystiedot, mikäli sellainen on: 
Ei ole
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):

Kohderyhmänä ovat palveluiden ulkopuolella olevat tai niihin heikosti kiinnittyvät työikäiset henkilöt. Asiakasmäärä vaihtelee työn luonteesta johtuen, kaikista kohdatuista ei synny asiakkuutta. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VAKE) vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä alueellaan ja on järjestämisvastuussa asukkaidensa sosiaali- ja terveydenhuollosta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella työskentely perustuu arvoihin, joita ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Arvot luovat organisaatiolle, sen organisaatiokulttuurille ja johtamiselle, yhteisen pohjan ja periaatteet. Hyvinvointialueen strategiaan on nostettu viisi näkökulmaa hyvinvointiin, jotka määrittelevät tavoitteita laaja-alaisesti ja heijastavat hyvinvointialueen arvoja. Ne ovat: 
1.    Vahvistamme hyvinvointia ja turvallisuutta
2.    Parannamme palveluita 
3.    Arvostamme henkilöstöämme  
4.    Toimimme yhdessä 
5.    Huolehdimme kestävästä taloudesta

Palvelut perustuvat lainsäädäntöön, esimerkiksi sosiaalihuoltolakiin ja muuhun lainsäädäntöön.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Ei
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Yksiköstä ei osteta palveluja
Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Omavalvontasuunnitelma laaditaan toimintayksikön johdon ja henkilökunnan yhteistyönä. Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisen seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaavat tiimin lähijohtajat. Laatimiseen, päivittämiseen ja toteutumisen seurantaan osallistuvat myös yksikön työntekijät.
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään säännöllisesti ja aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun, asiakas/potilasturvallisuuteen tai olosuhteisiin liittyviä muutoksia. Kun omavalvontasuunnitelmaa päivitetään, tulee suunnitelman viimeisin versio olla viiveettä julkaistuna ja julkisesti nähtävillä.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Suunnitelma tulee VAKEn verkkosivuille sekä ilmoitustaululle yksikön taukotilaan.  Omavalvontasuunnitelma on tehtävä sähköisesti ja julkaistava se julkisessa tietoverkossa tai muulla sen julkisuutta edistävällä tavalla sekä pidettävä omavalvontasuunnitelma julkisesti nähtävänä palveluyksikössä.
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Palvelua ohjaava keskeinen lainsäädäntö:
Lainsäädäntö Sosiaali- ja terveyspalvelut - Sosiaali- ja terveysministeriö (stm.fi). 
Lisäksi työskentelyä ohjaavat erilaiset suositukset, VAKEn strategia sekä hallitusohjelma.
VANTAAN JA KERAVAN HYVINVOINTIALUE- STRATEGIA (vakehyva.fi)
Etsivän työn toimintamalli (THL)
Kohti-liikkuvaa-moniammatillista-asunnottomuustyota-VALMIS.pdf
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Käytössä on asiakastietojärjestelmä Apotti. Apotin kirjaaminen perustuu THL:n määritelmiin. Yksikössä on mahdollisuus asioida myös anonyymisti, jonka vuoksi työn sisältöä tilastoidaan ja raportoidaan Forms-työkalun avulla. Raportteja käsitellään yhteisissä kokouksissa säännöllisesti. 
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Yksikköä johdetaan eri toimialoilta aikuissosiaalityön- ja vammaispalveluiden sekä terveydenhuollon palvelujen, toimialalta. Tiimissä lähijohtajina toimii palveluyksikön esimies Tuomo Seppänen, johtava sosiaalityöntekijä Hanna Tuomisto, toimintayksikön esihenkilö Ulla Seppänen-Lång sekä vastaava ohjaaja Reija Haara. Johtamista ohjaa VAKEn johtamislupaus. 
VAKEn johtamislupaus, jota noudatamme:
•    Luotan ihmisiin ja annan asiantuntijoille vastuuta
•    Tunnen tavoitteemme, asetan tavoitteet tiimilleni ja seuraan niiden edistymistä
•    Varmistan toimimisen yhteiseen suuntaan toimialojen yli
•    Varmistan, että vastuunjako tiimissäni on selkeää
•    Huolehdin avoimesta ja arvostavasta vuorovaikutuksesta; johdan esimerkillä
•    Kannustan rohkeuteen ja kokeiluun toiminnan kehittämiseksi
Lisää johtamislupauksesta ja johtamisen periaatteista kerrotaan VAKEn intrassa.
Johtamisen periaatteita tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa.
 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: 
Liisa Kankkunen, Ulla Seppänen-Lång ja Tuomo Seppänen. Ohjeet ja suunnitelmat pidetään ajan tasalla ja ne ovat kaikkien saatavilla teams-kansioissa sähköisesti ja osa ohjeista tulosteina taukotilassa.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Liisa Kankkunen ja Tuomo Seppänen, Ulla Seppänen-Lång
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Työturvallisuuteen, varautumiseen, valmiuteen ja hätätilanteisiin liittyvä ohjeistus käydään säännöllisesti läpi. Henkilöstö pitää osaamistaan yllä kouluttautumalla. Osa koulutuksista, kuten tietosuojaan liittyvät koulutukset ovat pakollisia ja ne käydään vuosittain. Mahdollisuutta lisäkoulutukseen sekä koko kiinteistöä koskevaan ohjeistukseen on selvitetty ja selvitetään. Jokainen huolehtii osaltaan siitä, että toimintaympäristön olosuhteet mahdollistavat turvallisen työn tekemisen, sekä turvallisen ja laadukkaan palvelun.
Alkusammutusharjoitukset ja sisällesuojautumisharjoitukset järjestetään säännöllisesti. 
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 17.6.2025
    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 4/2023
    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitettävä

5.2.   Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    SPro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta vakavasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Haipro-ilmoitukset tehdään viipymättä ja ne käsitellään riittävällä laajuudella esihenkilön toimesta. HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta. HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: 
Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Työnantaja on tarpeellisilla toimenpiteillä velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Tässä tarkoituksessa työnantajan on otettava huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. (Työturvallisuuslaki 8§)
VAKEssa riskienarviointia (Työturvallisuuslaki 10§) toteutetaan vuosittain HaiPro-järjestelmän avulla. Suurimpina riskitekijöinä 2025 riskiarvioinnissa ovat, ihmissuhdekuormitus, väkivallan uhka ja häirintä ja epäasiallinen kohtelu. Lisäksi liikkuvan työn ominaispiirteenä on ulkona liikkumiseen liittyviä riskitekijöitä.
Etsivän työn jalkautumista varten on olemassa ajantasaiset turvallisuusohjeet. Työtä tehdään 2-3 hengen tiiminä.  Ohjeiden noudattaminen on jokaisen vastuulla.
Ihmissuhdekuormitukseen liittyen tärkeää on työn tauotus, työnohjaus sekä säännölliset keskustelut. Väkivallan uhkaan varaudutaan tarkoilla turvallisuusohjeilla ja varautumissuunnitelmalla, joissa on määritelty esimerkiksi turvasana vaaratilanteita varten. Tiimissä tehdään tiivistä yhteistyötä turvallisuusyksikön kanssa.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Tiimillä on päivittyvä turvallinen työskentely ohje. Ohje on laadittu erityisesti etsivään työhön. 
Turvallisuuteen liittyvät asiat ovat tarvittaessa kokousten aiheena ja turvallisuusohjeita käydään läpi säännöllisesti. Apottiin on mahdollista merkitä, jos on huomioitava työskentelyssä asiakkaan mahdollisesti uhkaava tai aggressiivinen käytös. Oleellista on tilanteiden ennakointi ja havainnointi.
Lisäksi tietosuojaan liittyvissä tilanteissa noudatetaan VAKEn ohjeistusta ja tietosuojapoikkeamat ilmoitetaan sovitulla tavalla.
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ei koske yksikköä

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Palautteet sekä uhka- ja vaaratilanteet käsitellään esihenkilöiden toimesta sekä työntekijän ja tiimin kanssa. Kirjaaminen Haipro- tai Qpro-järjestelmään. Tietosuojapoikkeamissa toimitaan VAKEn ohjeistuksen mukaisesti.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjä ei ole tullut yksikköä koskien. Esimerkiksi Valviran/Avin/Eduskunnan oikeusasiamiehen/VAKEn valvonta- ja tuottajaohjausyksikön kautta tulleet selvityspyynnöt, ohjaus tai erilaiset päätökset tulevat yksikön tietoon esihenkilöiden kautta, jos pyyntöjä tukee. Selvityspyyntöihin vastataan riittävällä laajuudella ja viipymättä. Esimerkiksi muistutuksiin vastaamisen yhteydessä tarkastellaan myös kehittämistarpeita yksikön toiminnassa.

 5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
•    Lastensuojelulain 25§ mukainen ilmoitusvelvollisuus lapsesta, jonka tilanne edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Koko yksikön henkilökunta ovat ilmoitusvelvollisia. 
•    Sosiaalihuoltolaki 35§: Sosiaalihuollon ilmoitukset / Huoli-ilmoitukset (Työikäiset, ikääntyneet, lapset ja nuoret) 
•    Ilmoitus edunvalvonnan tarpeessa ilmeisesti olevasta henkilöstä (Laki holhoustoimesta 91§), ilmoitusoikeus
•    Valvontalaki 29§: Velvollisuus ilmoittaa epäkohdasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa
•    Yleinen velvollisuus ilmoittaa suunnitteilla olevasta törkeästä rikoksesta: Sosiaalihuollossa toimivien tekemistä ilmoituksista poliisille säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 18 §:n 2 ja 3 momentissa. Säännöksistä ensiksi mainitun mukaan sosiaalihuollon järjestäjän tai toteuttajan tulee pyydettäessä antaa asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksesta riippumatta tieto salassa pidettävästä asiakirjasta poliisille, jos se on tarpeen sellaisen rikoksen selvittämiseksi, josta säädetään ilmoitusvelvollisuus rikoslain 15 luvun 10 §:ssä, taikka jonka enimmäisrangaistus on vähintään neljä vuotta vankeutta. Pykälän 3 momentin mukaan salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa oma-aloitteisestikin tiedon, kun epäillään edellä 2 momentissa tarkoitettua rikosta taikka silloin, kun epäillään jonkun syyllistyneen siinä mainittua vähäisempään rikokseen, jos sosiaalihuollon järjestäjä ja toteuttaja arvioi sen olevan välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi.
•    Pelastuslaki (379/2011) 42 §:n mukaiset ilmoitukset. Jos viranomaiset virkatoimiensa yhteydessä havaitsevat tai muutoin saavat tietää rakennuksessa, asunnossa tai muussa kohteessa ilmeisen palonvaaran tai muun onnettomuusriskin, heidän tulee mahdollisten salassapitosäännösten estämättä ilmoittaa asiasta alueen pelastusviranomaiselle. Ilmoitus ilmeisestä palovaarasta tai muusta riskistä | Pelastustoimi
•    Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, ns. whistleblowing-direktiivi velvoittaa tietyt työnantajat perustamaan sisäisen anonyymin ilmoituskanavan väärinkäytösten ilmoittamista varten. VAKEssa on anonyymi ilmoituskanava väärinkäytösten ilmoittamiseen.
•    Terveydenhuoltolaki 32§: Jos sosiaalihuoltolain mukainen palvelutarpeen arviointi, päätösten tekeminen tai sosiaalihuollon toteuttaminen edellyttävät terveydenhuollon palveluja, on hyvinvointialueen terveydenhuollon ammattihenkilön osallistuttava sosiaalihuollon toimenpiteestä vastaavan työntekijän pyynnöstä henkilön palvelutarpeen arvioinnin tekemiseen ja asiakassuunnitelman laatimiseen. 
•    Rikoslain 15§ velvoittaa pelastustoimiin tarvittaessa
•    Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 56§: Sosiaalihuollon asiakastietojen luovuttaminen sosiaalihuollon asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi oikeuttaa tietojen vaihdon terveydenhuollon kanssa.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Ilmoitusvelvollisuuksia käydään läpi yhteisissä kokouksissa. Lisäksi VAKE järjestää lainsäädäntöön liittyvää koulutusta. Kannustetaan käymään asiaan liittyvissä infoissa/ koulutuksissa, etsimään tietoa ja pidetään asia arjessa esillä.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Kaksi sosiaaliohjaajaa, joilla on sosionomi (amk) koulutus sekä sairaanhoitaja, jolla on sairaanhoitaja (amk) koulutus.  Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto myöntää hakemuksesta oikeuden harjoittaa sekä sosionomin että sairaanhoitajan ammattia laillistettuina ammattihenkilöinä henkilöille, jotka ovat suorittaneet sosiaali- ja terveysalalle soveltuvat ammattikorkeakoulututkinnot Suomessa.
Palvelukeskuksen esimiehellä on ylempi korkeakoulututkinto, vastaavalla ohjaajalla korkeakoulututkinto, toimintayksikön esihenkilöllä ylempi korkeakoulututkinto. Johtavalla sosiaalityöntekijällä on sosiaalityöntekijän koulutus sekä johtamiseen liittyvää lisäkoulutusta, sekä työnantajan tarjoamaa että ulkoista koulutusta. 
Sijaisten käytön periaatteet: 
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Tiimeissä ei käytetä vuokratyövoimaa
Rekrytointi: 
Pääsääntöisesti sekä virka- että työsuhteisten tehtävien täytössä noudatetaan julkista hakumenettelyä. Hallintosäännön 8 luvun 54 §:ssä on määritelty poikkeukset, milloin virka voidaan täyttää ilman julkista hakumenettelyä. 
Kelpoisuusvaatimukseksi tulee määritellä alin koulutustaso, joka viran/tehtävän onnistuneen hoidon kannalta on mahdollinen. Suoraan laista tulevien kelpoisuusvaatimusten kohdalla tämä tarkoittaa laissa säädettyä koulutustasoa. Kelpoiseksi katsotaan hakija, joka täyttää kelpoisuusehdon hakuajan päättymiseen mennessä.
Hakuajan päätyttyä hakijoiden ansioita vertaillaan työhakemusten perusteella LAURA-rekrytointijärjestelmässä. Huomioon otetaan sellaiset tiedot ja taidot, jotka ovat objektiivisesti osoitettavissa, joilla on merkitystä kyseisen tehtävän hoidossa ja jotka käyvät ilmi hakuilmoituksesta.

Haastatteluun valitaan kelpoisuusehdot täyttävien henkilöiden joukosta yhteneväisillä, yhdenvertaisilla kriteereillä sopiva määrä potentiaalisia hakijoita. Haastatteluun kutsuttavien määrä suhteutetaan hakijoiden määrään.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Ammattioikeudet selvitetään ammattihenkilörekisteristä. Rikostaustan selvittäminen ei koske yksikköä.
Tartuntatautilain 48 pykälä koskee niitä sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköitä, joissa hoidetaan lääketieteellisesti arvioituna tartuntatautien vakaville seurauksille alttiita asiakkaita tai potilaita. Rokotukset saadaan työterveyshuollosta.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Säännölliset koulutukset perustuen henkilökohtaiseen suunnitelmaan sekä koko Vaken koulutussuunnitelmaan. 
Henkilöstön perehdytys: 
Etsivälle työlle laaditaan oma perehdytyssuunnitelma.
Terveydenhuollon toimialalta huumehoitopalveluiden perehdytyssuunnitelma. Yksikön suunnitelmaa voi hyödyntää myös etsivässä työssä. 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus (57/2024) sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön täydennyskoulutuksesta on tullut voimaan 1.4.2024. Asetuksella säädetään täydennyskoulutuksen laadusta, määrästä, arvioinnista ja seurannasta. Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön ammattitaitoa ja osaamista ylläpitävällä ja kehittävällä täydennyskoulutuksella tulee edistää henkilöstön jatkuvaa ammatillista kehittymistä sekä turvata asiakas- ja potilasturvalliset ja vaikuttavat palvelut. Täydennyskoulutuksesta sovitaan säännöllisissä kehityskeskusteluissa ja muissa arviointikeskusteluissa. Koulutusraportit saadaan Loki-koulutusjärjestelmästä.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: 
Opiskelijoilla on aina jaksosta vastaava työntekijä. Opiskelijaharjoitteluista laaditaan kirjallinen sopimus, jossa määritellään tavoitteet ja opiskelijan sekä ohjaajan vastuut.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 
Vakessa käytössä Pulssi-kysely, jota Etsivän työn tiimi ei ole voinut käyttää tehtäväaluejaosta ja pienestä työntekijämäärästä johtuen. Työn järjestämisestä ja erityispiirteistä käydään säännöllisiä keskusteluja.
Hyödynnetään työnohjausta.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 
Säännölliset kehityskeskustelut ja seurantakeskustelut. Koulutusjärjestelmä LOKIn raportit.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: 
Yksikössä ei ole lakisääteistä mitoitusvaatimusta.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: 
Yksikössä on käytössään tietty määrä vakansseja, joista kaikki ovat kokoaikaisia toimia. Työn rajaamista ja työn sisällöstä käydään jatkuvaa keskustelua ja arviointia. 
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: 
Kiireelliset ja akuutit tilanteet sijaistetaan yhteisvastuullisesti, tiimin toiminta on ollut mahdollista myös tauottaa esim. kesäloma-aikana.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Etsivässä työssä ei toteuteta lääkehoitoa, joten erillistä lääkehoitosuunnitelmaa ei tarvitse.
Etsivän työn tiimin mahdolliset lääkintälaitteet tulee terveydenhuollon toimialalta huumehoitopalveluista, jossa lääkintälaitevastaavana on apulaisosastonhoitaja Katja Saikkonen.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 
Työvälineiden (kannettava tietokone ja puhelin) käyttöön perehdytetään ja vanhentuneet välineet uusitaan. Hyvinvointialueen ICT-palvelut huolehtivat viestinnästä ja ohjeistuksista koskien välineitä. Toimitilojen ongelmissa otetaan yhteyttä huoltoyhtiöön. Lisäksi Vernissakadulla on yhteinen työryhmä, jossa edustajana yksiköstä on Liisa Kankkunen. Työryhmässä käydään läpi toimitiloihin liittyviä asioita säännöllisesti. 
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: 
Pelastussuunnitelma on päivitetty 4/2023 (Vernissakatu)
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Pelastussuunnitelmassa on todettu, että kiinteistössä toimivien henkilöiden on tunnettava tilat hyvin ja osattava auttaa tarvittaessa myös kiinteistössä olevia asiakkaita. Lisäksi tulee välttää tarpeettoman tavaran varastointia ja hätäpoistumisovista on päästävä kulkemaan ilman avainta.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Toimitiloissa on sovittu käytäntö sisäilman seurantaan ja muiden epäkohtien seurantaan. Yksiköllä on edustaja Vernissakadun koko kiinteistöä koskevassa työryhmässä. Myös työturvallisuuslakiin perustuvassa riskienkartoituksessa huomioidaan kiinteistön työskentelyolosuhteet. Vernissakadun tiloissa tulee järjestää yhteinen poistumisharjoitus ja sisällesuojautumisharjoitus. Asiaa edistetään yhteisen työryhmän ja tarvittaessa turvallisuusyksikön kanssa. 
Kotikäynneillä noudatetaan säännöllisesti päivitettävää kotikäyntiohjeistusta sekä huomioidaan esimerkiksi terveysturvallisuuteen liittyvät riskit sekä huomioidaan ilmoitusvelvollisuus liittyen ilmeiseen palonvaaraan tai muuhun onnettomuusriskiin.
Etsivässä ja liikkuvassa työssä täytyy huomioida turvallisuuteen liittyviä näkökohtia eri tavalla, miten esimerkiksi poistumistiet ja turvallisuusohjeet eri paikoissa (päiväkeskus, asukastilat jne) ja eri toimijoiden kesken on järjestetty. 
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: 
Toimitiloja koskevat epäkohta/ huoltoilmoitukset tehdään VAKKA-portaalin kautta tai ollaan suoraan yhteydessä huoltoyhtiöön, yhteystiedot löytyvät yksikön ilmoitustaululta.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palvelut järjestetään pääosin ulkoa vuokratuissa tiloissa. Konsernipalveluiden tilakeskus -palvelualue kantaa keskeisen vastuun tilojen viihtyvyydestä ja sisäympäristöstä sekä yhteydenpidosta hyvinvointialueen hallinnassa olevien tilojen vuokranantajiin. Vuokratilojen kiinteistönhuollon järjestäminen kuuluu pääosin vuokranantajien vastuulle. Konsernipalveluiden toimialan järjestämisen tuki ja hankinnat -palvelualue vastaa keskitetyistä puhtauspalveluhankinnoista.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: 
Etsivän työn tiimin mahdolliset lääkintälaitteet tulee terveydenhuollon toimialalta huumehoitopalveluista, jossa lääkintälaitevastaavana on apulaisosastonhoitaja Katja Saikkonen. Välineiden huolto ja kalibrointi edellä mainitun yksikön kautta.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: 
Kaikki työntekijät käyvät pakolliset Apottikoulutukset ja perehtyvät ohjeisiin. Lisäksi tukihenkilöt tuovat ajankohtaista tietoa koko yksikön käyttöön. Tietoturvaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.
Tietosuoja-asioihin kiinnitetään erityistä huomiota kotikäynneillä ja jalkautuessa. Työntekijöillä on käytössään näytönsuojat ja tietokoneet lukitaan aina työpisteeltä poistuttaessa. Läppärit kuljetetaan asianmukaisesti repussa tai laukussa.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: 
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. 
tietosuojavastaava@vakehyva.fi
tietoturva@vakehyva.fi 
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.
Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin tallennetaan kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat (asiakastietolaki 18 §). Sosiaalihuollon asiakasrekisterin käyttötarkoituksena asiakkaanpalvelun järjestäminen, suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta (asiakastietolaki 17 §). Lisäksi rekisteriä käytetään esimerkiksi tietojohtamisen ja tutkimuksen tarkoituksissa. Tällaista potilastietojen toissijaista käyttöä sääntelee toisiolaki eli laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019).
Hyvinvointialue voi tuottaa järjestämisvastuulleen kuuluvat palvelut itse tai tehdä sopimuksen niiden tuottamisesta esimerkiksi yksityisen palveluantajan tai toisen viranomaisen kanssa (hyvinvointialuelaki 9 § 1 mom.). Kun hyvinvointialue hankkii sosiaali- tai terveyspalveluja palveluntuottajalta, hyvinvointialue säilyy edelleen ostopalvelun yhteydessä kerättyjen asiakastietojen rekisterinpitäjänä. Tällöin palveluntuottaja on tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun.
Hyvinvointialueen ja palveluntuottajan on tehtävä keskenään sopimus, jossa on sovittava tarkemmin alkuperäisten asiakasasiakirjojen toimittamisesta palvelunantajalle ja asiakkaan oikeuksien toteuttamisesta sekä muista tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetuista seikoista (asiakastietolaki 14 §).  Tästä on sovittu puite- ja suoraostosopimuksissa.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Vaken ohjeistuksen mukaisesti, ks. Alla.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Huom! Mikäli tilanteeseen liittyy ainoastaan henkilötietojen vaarantuminen, henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen löytyy ohjeet: Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Jokainen on velvollinen perehtymään ohjeisiin sekä vastaa siitä, että laitteita käytetään tietoturvallisesti.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Kiinteistössä on jatkuvuustyöasema. Lisäksi kirjaukset voidaan tehdä jälkikäteen järjestelmään muistiinpanojen avulla.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Kirjaaminen toteutetaan mahdollisimman paljon asiakasta osallistaen. Lisäksi asiakkaita tuetaan digitaidoissa ja teknologian hyödyntämisessä.  

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: 
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja. 
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:

Määräytyvät lain, THL:n ja oman organisaation ohjeiden mukaisesti. Etsivässä työssä on mahdollista asioida myös anonyymisti, eikä kirjaamisvelvoitetta välttämättä synny. 
Potilas- ja asiakastiedot kirjataan ja käsitellään Apotti tietojärjestelmässä. Etsivän työn tiimi kirjaa ja käsittelee asiakas- ja potilastiedot lain edellyttämällä tavalla (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, tietosuojalaki 1050/2018, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, STM:n asetus potilasasiakirjoista 94/2022, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Lisäksi tiimi noudattaa hyvinvointialueen ohjeita ja suosituksia liittyen tietojen kirjaamiseen, käsittelyyn ja salassapitosäännösten noudattamiseen. Ohjeet löytyvät Intranetissä. Henkilöstö allekirjoittaa tietosuojasitoumuksen työsopimuksen liitteenä.
Etsivän työn tiimin kirjaamisesta ohjaa laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, 7 luku kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä: 47 §Asiakastietojen kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyössä ja 48 §Asiakastietojen kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon ja muiden toimialojen välisessä yhteistyössä.

Sosiaalihuollossa kirjaaminen on jokaisen työntekijän vastuulla. Kirjaamisvelvollisuus alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Myös tieto asiakkuuden päättymisestä kirjataan asiakasasiakirjaan. Kirjaukset on tehtävä viipymättä, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Ammattilainen harkitsee, mitä tietoja asiakastyöstä kirjaa. Asiakastyössä saatujen tietojen kirjaaminen on tärkeä osa asiakastyötä. 
Asiakasasiakirjoihin kirjataan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot. Asiakirjoissa käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Sosiaalihuoltolaissa ja useissa sosiaalihuoltoa koskevissa muissa säädöksissä on määritelty, mitä tietoja asiakasasiakirjoihin kirjataan. Kun ammattilainen kirjaa asiakastietoja yhdessä asiakkaan kanssa, he voivat samalla keskustella asiakirjoihin kirjattavista asioista sekä siitä, millä tavalla asioita sanoitetaan tai kuvataan asiakirjoihin. Keskustelu lisää luottamusta ja tuo esille esimerkiksi sen, mitä työntekijä pitää tilanteessa merkittävänä. Asiakas voi oikaista virheellisiä tulkintoja keskustelun aikana. Työntekijän ja asiakkaan mahdollisesti erilaiset näkemykset voidaan myös kirjata asiakasasiakirjoihin. Asiakastiedot kirjataan rakenteisesti eli kirjaamisessa noudatetaan ennalta sovittuja, yhtenäisiä tiedon rakenteita.
Lisätietoa: Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille - Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille - Oma työpöytä (yhteistyotilat.fi)
Osassa sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköistä annetaan sosiaalipalvelujen lisäksi terveyspalveluja. Näissä yksiköissä kirjatut potilastiedot tallennetaan Kanta-palveluihin. Sosiaalipalvelujen yhteydessä kirjatut potilastiedot tallennetaan jatkossa Kanta-palvelujen Potilastietovarantoon. Siellä ne ovat paremmin kaikkien asiakasta hoitavien terveydenhuollon ammattilaisten hyödynnettävissä, ja ammattilaiset saavat kattavan kokonaiskuvan potilaan terveydentilasta. Tämä parantaa potilasturvallisuutta.
Etsivän työn sairaanhoitajalla on työroolit sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon Apottiin, joten potilastietojen kirjaaminen onnistuu potilastietoihin ajantasaisesti.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava aina tietosuojaperiaatteita. Näitä periaatteita ovat:
•    Lainmukaisuus, asianmukaisuus ja läpinäkyvyys, jonka mukaan tietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.
•    Käyttötarkoitussidonnaisuus, jonka mukaan tiedot on kerättävä laillista käyttötarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä tarkoitusten kannalta yhteensopimattomalla tavalla.
•    Tietojen minimointi, jonka mukaan henkilötietojen on oltava olennaisia ja rajoitettuja suhteessa tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.
•    Tietojen täsmällisyys, jonka mukaan tietojen on oltava päivitettyjä. Käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
•    Säilytyksen rajoittaminen, jonka mukaan tietoja on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity voidaan tunnistaa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen tarkoitusten toteuttamista varten.
•    Eheys, luottamuksellisuus ja turvallisuus, jonka mukaan tietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjat ja niissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. 
Perusohjeet:
•    Käsittelen potilas- ja asiakastietoja sekä muita salassa pidettäviä tietoja huolellisesti.
•    Käsittelen henkilötietoja ainoastaan työtehtävieni edellyttämässä laajuudessa.
•    Pidän asiakirjat järjestyksessä ja arkistoin ne asianmukaisesti. Säilytän paperiset potilas- ja asiakastiedot asianmukaisesti lukituissa kaapeissa, en esimerkiksi työpöydälläni.
•    En säilytä henkilötietoja tarpeettomasti järjestelmien ulkopuolella ja poistan tarpeettomat henkilötiedot (sähköpostit, verkkolevyt, kyselyt, paperit tietoturvaroskiin). Tulostan henkilötietoja vain, kun se on perusteltua ja käytän aina turvatulostusta.
•    Huolehdin siitä, että kirjaan tiedot oikealle henkilölle ja postitan asiakirjat oikealle henkilölle.
•    Suljen henkilön tiedot järjestelmästä, kun asia on hoidettu loppuun. Lukitsen tietokoneeni aina poistuessani paikalta (Windows-näppäin + L).
•    Lähetän henkilötietoja sisältävää sähköpostia vain ammattilaisten kesken ja salattuna.
•    Informoin asiakasta henkilötietojen käsittelystä aina asiakassuhteen alkaessa tarjoamalla asiakkaalle informointiasiakirjan.
•    Ilmoitan viipymättä tietosuojapuutteista ja -loukkauksista tietosuojavastaavalle.
•    Etsin tietoa tietosuojasta ja noudatan ohjeita. Epäselvässä tilanteessa kysyn neuvoa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella valvotaan asiakastietojen käyttöä. Työnantaja seuraa lokitietoja säännöllisesti sovituilla sekä pistokokein tehdyillä tarkastuksilla. Tarkastukset eivät edellytä epäilyä henkilötietojen mahdollisesta luvattomasta käsittelystä. Säännönmukaisten ja pistokokein tehtävien lokitietojen tarkastusten lisäksi lokitiedot tarkastetaan välittömästi, jos herää epäilys henkilötietojen vääränlaisesta käsittelystä
 

Palvelun saatavuuden määräajat: Sosiaalihuoltolain määritelmien mukaan. 
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Suunnitelmallinen asiakastyö sisältää toimintakyvyn seurantaa ja palvelujen järjestämistä ja palveluihin ohjaamista.  Asiakkaiden toimintakyvyn edistäminen on osa yksikön perustyötä. Asiakkaiden toimintakykyjä seurataan säännöllisin tapaamisin. Tapaamiset ja suunnitelmat kirjataan Apottiin asiakassuunnitelmiin, toteuttamissuunnitelmiin ja muihin asiakirjapohjiin. Palvelu perustuu palvelutarpeen arvioon, jossa asiakkaan kokonaistoimintakykyä arvioidaan yhdessä asiakkaan kanssa.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Ei järjestetä yksikössä
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Ei järjestetä yksikössä
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: 
Huomioitu riskienarvioinnissa ja etsivän työn turvallisuusohjeissa. Huolehditaan käsihygieniasta ja noudatetaan yleistä varovaisuutta.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Ei järjestetä yksikössä
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: 
Terveydenhuoltolaki 1326/2010 ohjaa sairaanhoitajan tekemää hoidon tarpeen arviointia. 
Työn laadun varmistamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi henkilöstölle on laadittu laaja ohjekokonaisuus VAKEn intranettiin, työohjepankki. Ohjepankki sisältää eri toimialojen ja palvelualueiden ohjekokonaisuuksia. Ohjepankista löytyvät keskeisimmät palveluja koskevat ohjeet. 
Terveysasemapalvelujen henkilöstölle on koottu työohjepankin toimintaohjeista ohjekirjasto. Kirjasto sisältää kansallisten ohjeiden lisäksi laajan ohjevalikoiman ammattilaisille terveyden ja sairaanhoidon eri osa-alueilta. Ohjekirjasto sisältää myös potilasohjeita.  
Hoidon tarpeen arvion mukainen toiminta sairaanhoitajan toimesta kiireettömän tai kiireellisen arvion mukaisesti. Terveydenhuollon Apotin käyttö potilastietojen suhteen asiakkaan luvalla, terveysasemien virkalinjojen hyödyntäminen, ratkaisijalääkäreiden konsultointi, Apotin henkilöstöviestien hyödyntäminen ammattilaisten välillä asiakkaan asioissa, tarvittaessa 116 117 ja 112 hyödyntäminen.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: 
Yksikössä tehdään säännöllisesti yhteistyötä muiden sosiaali- ja terveyspalvelujen kanssa. Yksikön erityisosaamista tarjotaan myös muiden tueksi, kun asiakkaiden palveluihin saattaminen sitä edellyttää.
Yhteistyötä asiakkaan verkostojen kanssa tehdään pääsääntöisesti asiakkaan luvalla ja tilanteen niin vaatiessa myös muuten, mikäli tilanne sitä edellyttää ja lain kohta täyttyy. Asiakkaita tavataan verkostotapaamisissa asiakkaan niin halutessa.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: 
Hoidon tarpeen arvion mukainen toiminta sairaanhoitajan toimesta kiireettömän tai kiireellisen arvion mukaisesti. Terveydenhuollon Apotin käyttö potilastietojen suhteen asiakkaan luvalla, terveysasemien virkalinjojen hyödyntäminen, ratkaisijalääkäreiden konsultointi, Apotin henkilöstöviestien hyödyntäminen ammattilaisten välillä asiakkaan asioissa, tarvittaessa 116 117 ja 112 hyödyntäminen.
Suun terveydenhuollon palveluihin ohjaaminen kiireettömästi tai kiireellisesti VAKE ohjeiden mukaan Klikkaa oire -palvelun kautta tai soittamalla asiakaspalveluun. 
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Etsivä työ auttaa asiakasta löytämään tarvitsemaansa palvelua ja saattaa tarvittaessa palveluihin, mutta ei järjestä palveluita. 
Omatyöntekijän nimeäminen: Tiimin jäsenet eivät toimi omatyöntekijöinä.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: JulkL 11§ mukaisesti. Asiakasta informoidaan oikeudesta omiin tietoihin sekä asiakaskirjaukset tehdään mahdollisuuksien mukaan asiakasta mahdollisimman paljon osallistaen.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan Valvontalain 29§ koskee kaikkia. Lain mukaisesti henkilön on ilmoitettava viipymättä toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Vakessa on myös käytössä Spro-ilmoituskanava. Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia ilmoituksen seurauksena.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakkaita informoidaan mahdollisuudesta tehdä muistutus tai kantelu.
Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Joko toimintayksikön tai johtavan viranhaltijan on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.
Kantelun voi tehdä viranomaisen, tai siihen palvelusuhteessa olevan henkilön, lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä. Kantelu tulee ensisijaisesti tehdä kirjallisena. Aluehallintovirasto käsittelee pääosin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyviä kanteluita, mutta Valvira käsittelee ne silloin, jos hoitovirheen epäillään johtaneen potilaan kuolemaan tai pysyvään, vaikeaan vammaan. Eduskunnan oikeusasiamiehen puoleen voi kääntyä, kun epäilee, että viranomainen tai virkamies ei ole noudattanut lakia tai täyttänyt velvollisuuksiaan tai jos kantelija epäilee, että perus- ja ihmisoikeudet eivät ole toteutuneet asianmukaisesti.
Ohjeet löytyvät VAKEn intranetistä ja ovat henkilöstön saatavilla.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Yksikössä ei laadita asiakas- tai palvelusuunnitelmia. Yksikön työntekijät eivät toimi SHL:n mukaisina omatyöntekijöinä.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Suunnitelmat tehdään asiakkaan kanssa yhteistyössä yhteisellä tapaamisella. Asiakkaan näkemys kirjataan asiakas- ja palvelusuunnitelmaan. Yksikössä noudatetaan toipumisorientoitunutta työskentelyotetta, jossa keskeistä on asiakkaan osallisuuden vahvistaminen. Palvelutarpeen arviointia tehtäessä on kunnioitettava asiakkaan itsemääräämisoikeutta ja otettava huomioon hänen toiveensa, mielipiteensä ja yksilölliset tarpeensa. Erityistä huomiota on kiinnitettävä lasten ja nuorten sekä erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden itsemääräämisoikeuden kunnioittamiseen. 
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: 
Toipumisorientaation mukainen työskentelytapa. Yksikössä kouluttamisesta vastaa asiaan perehtynyt ammattilainen tai koulutusta tilataan.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Ei käytössä rajoittamistoimenpiteitä

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: 
Kerätään Qpro-järjestelmän avulla. Lisäksi palautetta saavat työntekijät ja yksikön lähijohtaja. Tulleet palautteet käsitellään lähijohtajan, työntekijän ja tiimin kanssa.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: 
Kerätään Qpro-järjestelmän avulla. Lisäksi palautetta saavat työntekijät ja yksikön lähijohtaja. Tulleet palautteet käsitellään lähijohtajan, työntekijän ja tiimin kanssa. Erityistä palautetta ei ole yksikköön tullut.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: 
Sosiaalityön esimies Liisa Kankkunen tai palvelukeskuksen esimies Tuomo Seppänen
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: 
Muistutukseen vastataan kirjallisesti ja pyydetään tarvittavat selvitykset asianosaisilta.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: 
Muistutukset käydään tarvittavin osin yhteisesti läpi ja tarkastetaan, onko toiminnassa tarvetta muutoksiin. Epäkohdat pyritään korjaamaan viipymättä.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: 
Julkaisu VAKEn ohjeen mukaan
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 4 kk välein

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
10.10.2024, 18.10.2024 (Yksikön lähijohtajat ja työntekijät)
5.2.2025 Tuomo Seppänen
28.4.2025 Hanna Korpi, Ulla Seppänen-Lång
30.4.2025 Hanna Korpi
9.5.2025 Nina Vartia
17.6.2025 Etsivän työn koko tiimi