Omavalvontasuunnitelma Lapsiperheiden kotiin vietävät palvelut, Tukisuhdetoiminta

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Lapsiperheiden kotiin vietävät palvelut, tukisuhdetoiminta

Käyntiosoite: Karsikkokuja 17, 4 krs. 01360 Vantaa

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet ja yhteystiedot:

• Sosiaalihuoltolain mukainen perhetyö: Karsikkokuja 17, 01360 Vantaa, Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa, Kultasepänkatu 7, 04250 Kerava
• Tehostettu perhetyö länsi: Patotie 2, 01600 Vantaa
• Tehostettu perhetyö itä-pohjoinen: Vernissakatu 6, 01300 Vantaa
• Kiireellinen ja nuorten tehostettu perhetyö: Hiekkaharjuntie 8A, 01300 Vantaa 
• Sijaishuollon tehostettu perhetyö ja MDFT-terapia: Vernissakatu 8, 01300 Vantaa

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 
Sosiaalihuoltolain mukainen perhetyö ja tukisuhdetoiminta: 
Outi Kaarema, toimintayksikön lähijohtaja outi.kaarema@vakehyva.fi p. 043 826 8699

Lapsiperheiden kotiin vietävät palvelut: 
Outi Jokinen, tehtäväaluepäällikkö, outi.jokinen@vakehyva.fi p. 050 303 5193 

Toiminta-ajatus, Tukisuhdetoiminta (sosiaalihuoltolaki 28 §, LSL 36§) 

Tukiperhe ja tukihenkilö on tarkoitettu lapselle, joka on sosiaalihuollon (SHL 28 §) tai lastensuojelun asiakkaana (LSL 36 §). Palvelu toteutetaan edellä mainittujen lakien ja säännösten mukaan. Sosiaalihuoltolakiin ja lastensuojelulakiin perustuvien tukitoimien tarkoituksena on edistää ja tukea lapsen myönteistä kehitystä sekä tukea ja vahvistaa vanhempien, huoltajien ja lapsen hoidosta ja kasvatuksesta vastaavien henkilöiden kasvatuskykyä ja -mahdollisuuksia. Tukiperheessä lapsi käy kerran kuukaudessa viikonlopun ja tukihenkilötoiminnassa tukihenkilö tapaa lasta 2 kertaa kuukaudessa.

Lapsiperheiden kotiin vietävät palvelut vastaa tukiperheiden sekä tukihenkilöiden rekrytoinnista, valmennuksesta, arvioinnista ja tuesta. Lapselle on nimettynä sosiaalihuoltolain mukainen omatyöntekijä tai lastensuojelulain mukainen lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä. Tukisuhdetoiminnasta vastaavat työntekijät etsivät omatyöntekijöiden/vastuu sosiaalityöntekijöiden hakemusten perusteella lapselle sopivan tukiperheen tai tukihenkilön. Palvelu on asiakkaalle maksutonta.

Asiakaspaikkamäärää ei ole rajoitettu. 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 

Tehtäväaluepäällikkö Outi Jokinen ja toimintayksikön lähijohtaja Outi Kaarema ovat vastuussa omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteuttamisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta. Omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja päivittämiseen ovat osallistuneet tukisuhdetoiminnan koordinaattorit Jari Honka ja Reetta Parikka. Toimintayksikkökokouksissa keskustellaan säännöllisesti omavalvonnasta sekä omavalvontasuunnitelman sisällön tarkentamisesta ja kehittämisestä. Keskusteluihin osallistuvat kaikki työryhmien jäsenet.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään säännöllisesti ja aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Kun omavalvontasuunnitelmaa päivitetään, julkaistaan suunnitelman viimeisin versio viiveettä. Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään neljän kuukauden välein yhdessä työntekijöiden edustajien kanssa.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nettisivuilla: www.vakehyva.fi 
Asiakas saa halutessaan luettavakseen myös omavalvontasuunnitelma paperiversion.
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Tukisuhdetoimintaa toteutetaan sosiaalihuoltolain 28§:ssä tai lastensuojelulain 36 § mukaisena palveluna. Tukisuhdetoimintaa myönnetään erityistä tukea tarvitsevan lapsen tai nuoren terveyden ja kehityksen turvaamiseksi sekä vanhemmuuden tueksi. 

Vapaaehtoisina tukijoina toimivilta tarkistetaan lasten ja nuorten kanssa toimivan rikosrekisteriote, tehdään kotikuntaselvitys sekä omavalvonnan puitteissa vuosittainen kotikäynti kaikkien tukiperheiden kotiin. Tukihenkilöille tehdään kotikäynti siinä tapauksessa, että he viettävät tuettavan kanssa aikaa kotona. Soveltuvuuteen kiinnitetään erityistä huomiota haastatteluissa sekä kurssin aikana.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Laatua valvotaan saatujen asiakaspalautteiden kautta, toimintaa toteuttavien vapaaehtoisten toimittaen kertomuslomakkeiden sekä aktiivisen yhteydenpidon avulla. Mikäli vapaaehtoisen tukijan toiminnassa ilmenee puutteita tai huomautettavaa, tukisuhteen jatkumista tarkastellaan ja arvioidaan yhdessä perheen omatyöntekijän kanssa. 

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Lapsiperheiden kotiin vietäviä palveluja johtaa tehtäväaluepäällikkö Outi Jokinen ja tukisuhdetoimintaa vastaava sosiaaliohjaaja Outi Kaarema.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Hyvinvointialueen toimialan linjajohdon vastuulla on riskienhallinnan ja turvallisuuden järjestäminen. Johdon vastuulla on ohjauksen ja turvallisen toiminnan mahdollistaminen sekä ohjeistuksen ja tiedon välittäminen. Lähiesihenkilön vastuulla on henkilöstön riittävä perehdytys ohjeistuksiin sekä työssään kohtaamiin riskitekijöihin. Työntekijän vastuulla on perehtyä saamiinsa ohjeistuksiin ja noudattaa niitä omassa työssään.   

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Päivitetään myöhemmin

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Toimintayksikössä on käytössä turvallinen kotikäynti- ohjeistus. Työntekijöille on järjestetty turvallisuuskoulutus asiakkaiden kohtaamiseen. Lisäksi jokainen työntekijä suorittaa vuosittain tietoturva ja –suojakoulutukset. Toimintayksikkökokouksissa käydään säännöllisesti läpi turvallisuuteen liittyviä asioita, osana viikkokokousta. 
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika:
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika:    
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika:
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika:

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Työntekijät on perehdytetty käyttämään HaiPro- järjestelmää. Ilmoitusten sisällöt käydään läpi viikkokokouksessa pyrkimyksenä tilanteista oppiminen ja vastaavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen jatkossa.  

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Tukisuhdetoiminnassa keskeiset havaitut riskit: 
Vakessa riskienarviointia toteutetaan vuosittain HaiPro-järjestelmän avulla. Riskiarvioinnin pääkohdat ja niiden ennaltaehkäisy ja hallinta on kirjattu alla olevaan taulukkoon.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Toimintayksikön lähijohtaja ja tehtäväaluepäällikkö vastaavat riskienhallinnan seurannasta sekä korjaavien toimenpiteiden kirjaamisesta ja tiedottamisesta.  

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Toistaiseksi näitä ei ole tullut. Tarvittaessa tehtäväaluepäällikkö vastaa tulleisiin selvityspyyntöihin ja yhdessä vastaavan sosiaaliohjaajan kanssa huomioi saatujen ohjeistusten viemisestä henkilöstön tietoon sekä vastaavat mahdollisten toimenpiteiden kehittämisestä ja käytäntöön viennistä.  

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Työntekijöillä on lastensuojelulain 25§ mukainen ilmoitusvelvollisuus, joka tarkoittaa, että he ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan toimivaltaiselle viranomaiselle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Heillä on myös tietyissä tilanteissa velvollisuus tehdä ennakollinen lastensuojeluilmoitus sosiaalihuoltoon jo ennen lapsen syntymää.  Lastensuojeluilmoituksen tekemiseen velvoitetuilla tahoilla on myös velvollisuus salassapitosäännösten estämättä tehdä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu seksuaalirikoksena tai henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistava teko. Tällaisia rikoksia ovat esimerkiksi lapsen seksuaalinen hyväksikäyttö ja pahoinpitely. Lisäksi heidän tulee tehdä lastensuojeluilmoitus. 

Työntekijöitä koskee myös Sosiaalihuoltolaki 35§ mukainen ilmoitusvelvollisuus sosiaalihuollon tarpeesta. Laki velvoittaa työntekijän ohjaamaan asiakkaan ottamaan yhteyttä sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi. Työntekijä voi tehdä yhteydenoton asiakkaan suostumuksella. Mikäli lapsen etu kuitenkin vaatii yhteydenottoa, mutta vanhempi ei ole siihen suostuvainen, on tehtävä lastensuojeluilmoitus. 

Vapaaehtoisia tukijoita kehotetaan tekemään lastensuojeluilmoitus, mikäli he havaitsevat vakavia puutteita lapsen kasvuoloissa.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Ilmoitusvelvollisuus on osa henkilöstön perehdytystä ja lisätukea saa tarvittaessa lähiesihenkilöltä.  

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 2 sosiaaliohjaajaa, joista toinen tukiperhekoordinaattori ja toinen tukihenkilökoordinaattori

Sijaisten käytön periaatteet: sosiaaliohjaajat sijaistavat toinen toisiaan, muita sijaisjärjestelyjä ei ole käytössä samanaikaisten poissaolojen varalle

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: ei käytetä

Rekrytointi: Toimintayksikön henkilöstön rekrytoinnista vastaa toimintayksikön vastaava sosiaaliohjaaja. Rekrytointi toteutetaan Laura-rekrytointijärjestelmän avulla. Hakijoiden kelpoisuus tarkistetaan JulkiTerhikistä ja hakijoiden henkilöllisyys tarkistetaan haastattelussa.  

Vapaaehtoisten tukijoiden rekrytoinnista vastaavat sosiaaliohjaajat.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ammattioikeudet varmistetaan aina ennen työhaastatteluun kutsumista. Rikostaustaote tarkistetaan viimeistään työsuhteen alkaessa.  

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Tukisuhdetoiminnan sosiaaliohjaajan työhön edellytetään koulutusvaatimuksena sosionomi (AMK) sekä riittävää suomen kielen kirjallinen ja suullinen osaaminen. Tutkintotodistusten oikeellisuus varmistetaan ennen työsuhteen alkua ja työntekijöiltä vaaditaan rekisteröityminen Valviran ylläpitämään ammattihenkilöiden rekisteriin. 

Henkilöstön perehdytys: Perehdytystä tehdään yhteistyössä työryhmän ja lähijohtajan kanssa. Yksikössä on käytössä yhteinen perehdytyssuunnitelma, jota seurataan jokaisessa perehdytyksessä. Toimintayksikön lähijohtaja järjestää vähintään kolme perehdytystapaamista ja arvioi yhdessä uuden työntekijän kanssa lisätapaamisten tarvetta. Tukisuhdetoiminnan sosiaaliohjaajat perehdyttävä toiminnan käytännöt ja sisällöt.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön edellytetään osallistuvan ammattitaitoa ylläpitävään ja täydentävään koulutukseen. Koulutuksessa huomioidaan koko työyhteisön koulutustarpeet ja henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa kartoitetaan yksilölliset koulutustarpeet, jotka kirjataan MyJopi alustalle. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki- järjestelmän kautta. Vuosittain pakollisia täydennyskoulutuksia ovat tietoturvaan liittyvät koulutukset.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opiskelijoille ilmoitetaan avoimista työharjoittelumahdollisuuksista Jobiilissa. Tiimistä nimetään 2 työntekijää, jotka vastaavat ensisijaisesti opiskelijan ohjauksesta. Toimintayksikön lähijohtaja tapaa opiskelijan vähintään 2 kertaa työharjoittelun aikana. Opiskelija allekirjoittaa vaitiolovelvollisuus- sopimuksen. Opiskelija saa työharjoittelun ajaksi käyttöönsä asiakastietojärjestelmä Apotin tunnukset.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstöltä kerätään anonyymia palautetta säännöllisesti 4 kertaa vuodessa, Vake-pulssissa. Kyselyn tulokset käydään työntekijöiden kanssa läpi ja toimintaa kehitetään saadun palautteen perusteella. Palautteen antamiseen rohkaistaan myös arkisissa kohtaamisissa kollegojen ja lähijohtajan kanssa. Tiimin lähijohtaja vastaa palautteen käsittelystä ja mahdollisten toimenpiteiden suunnittelusta ja seurannasta. 

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Henkilöstön osaamista vahvistetaan täydennyskoulutuksen lisäksi kollegiaalisilla, reflektiivisillä keskusteluilla sekä tiimilähijohtajan tapaamisilla. Toimintayksikön lähijohtajan vastuulla on puuttua havaittuihin epäkohtiin, antaa palautetta, ohjata toiminnan muuttamisessa ja sopia seurannasta. 

 6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Käytössä ei ole henkilöstömitoitusta.  
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Avoimet vakanssit pyritään täyttämään mahdollisimman pian.  

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Toimintaa supistetaan ja priorisoidaan tukisuhteiden pyörimisen kannalta oleelliset toiminnot.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: Yksikössä ei ole lääkehoitoa.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimitilat vastaavat palvelun tarpeisiin. Tilat ovat avoinna virka-aikoina.  Asiakastiloissa on wc:t ja tilat on suunniteltu esteettömiksi. Siivous toteutuu hyvinvointialueen sopimusten mukaisesti.  

Tukisuhdetoiminnan toimipiste on Karsikkokuja 17. Lisäksi sosiaaliohjaajat liikkuvat hyvinvointialueen eri toimipisteissä palavareissa. Omavalvonnan kotikäynnit toteutetaan tukijoiden kotona pääsääntöisesti Uudenmaan alueella, mutta myös yksittäisiä kauempia kohteita. Lisäksi sosiaaliohjaajilla on mahdollisuus tehdä toimistotöitä etänä.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Karsikkokuja 17 tilat on tarkastettu ja todettu asianmukaisiksi työpaikkaselvityksessä syyskuussa 2024. 

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: -

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Riskinä voi olla esimerkiksi tietoturvaloukkaus. Riskin toteutumista ehkäistään ohjeistamalla henkilöstö asianmukaiseen tiedon käsittelyyn ja lukitsemaan työasema aina siltä poistuessa.  Riskinä toimistolla uutta tukijaa haastatellessa on, että tapaamishuoneiden ovet eivät ole lukittuja ja ulkopuolinen henkilö voisi päästä tilaan yllättäen. Toimitiloissa riskiä on pyritty pienentämään asentamalla toimistotiloihin henkilöhälyttimiä eikä kaikkiin tiloihin ole avointa pääsyä.  

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Mahdollisista epäkohdista ilmoitetaan kiinteistöhuoltoon Vakka -tiketillä.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Päivitetään myöhemmin

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Henkilöstöllä on käytössään henkilökohtaiset kaksivaiheisesti suojatut työasemat sekä työpuhelimet. Henkilöstö on ohjeistettu työvälineiden huollon (lähituki) sijainnista ja yhteystiedoista.  

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Käytössä on Apotti asiakastietojärjestelmä.  
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilöstön perehdytyssuunnitelmaan kuuluvat pakolliset tietoturvakoulutukset (Navisec) sekä Apottikoulutukset. Toimintayksikön lähijohtaja varmistaa, että koulutukset on suoritettu. Tietoturvakoulutukset uusitaan vuosittain. Tehtäväalueella on Apottitukihenkilöitä. 

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on julkaistu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Tietoturvasuunnitelmasta perehdyttämisestä vastaa toimintayksikön lähiesihenkilö Outi Kaarema.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. 

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Poikkeavuuksista ja häiriöistä ilmoitetaan hyvinvointialueen it tukeen joko puhelimitse tai Vakka -tiketillä. Jokainen henkilöstön jäsen on velvoitettu ilmoittamaan havaitsemastaan poikkeamasta tai häiriöstä. Tarvittaessa ongelmasta ilmoitetaan myös lähijohtajalle, jos ongelma on laajempi ja koskettaa useampaa kuin yhtä käyttäjää tai jos ongelman ratkaisemiseen tarvitaan lähijohtajaa.  

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Kaikista poikkeamista ja häiriötilanteista ilmoitetaan heti lähijohtajalle. Tietoturvapoikkeama tarkoittaa tilannetta, jossa verkkopalvelussa tai -järjestelmässä ilmenee tietoturvaongelma tai haavoittuvuus, joka mahdollisesti häiritsee tai aiheuttaa vaaraa tiedoille tai järjestelmille. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai käytettävyys vaarantuvat. 

Tietoturvapoikkeamia voivat olla esimerkiksi 
•    Haittaohjelmatartunta, kuten kiristyshaittaohjelma tai virus 
•    Kyberhyökkäys, kuten palvelunestohyökkäys 
•    Haavoittuvuus tietojärjestelmässä 
•    Identiteettivarkaus 
•    Kadonnut tai varastettu työasema, puhelin tai tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku 
•    Käyttäjätilin vaarantuminen, esimerkiksi tilanne, jossa hyökkääjä pystyy esiintymään käyttäjänä 
•    Epätavalliset kirjautumisyritykset 
•    Tietomurto eli luvaton tunkeutuminen tietojärjestelmään tai palveluun 
•    Verkkosivuston kaappaus eli käyttäjä luulee vierailevansa VAKEn sivustolla, joka on todellisuudessa hyökkääjän rekisteröimä verkkoalue 
•    Tietovuoto, hyvinvointialueen salassa pidettäviä tietoja on vuotanut ja väärinkäytetty 
•    Onnistunut tietojenkalastelu, esimerkiksi haitallisen linkin klikkaaminen, tiedoston lataaminen tai tietojen luovuttaminen kalastelijoille 

Kalasteluviestit tulee aina raportoida Outlookista löytyvällä "Ilmoita tietojenkalastelusta" -painikkeella joko työpöytäsovelluksella, selainversiossa tai mobiiliapplikaatiolla. Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaus on tapahtuma, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. 
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksia voivat olla esimerkiksi 
•    Henkilötietoja on lähetty sähköpostitse tai kirjeitse väärälle henkilölle (asiakkaalle, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijälle tai muulle sivulliselle) 
•    Henkilötietoja on tulostettu tulostimeen niin, että ne ovat olleet muiden nähtävänä 
•    Sähköisesti tallennetut tai paperiset asiakirjat ovat voineet olla ulkopuolisen nähtävänä 
•    Lukitsemattomat tilat 
•    Huono äänieristys 
•    Asiakirjat ovat kadonneet tai varastettu (väliaikaisesti tai pysyvästi 
•    Asiakastietoihin on tehty väärä kirjaus 
•    Järjestelmän käyttäjällä on työtehtäviinsä nähden liian laajat käyttöoikeudet 
•    Ulkopuolinen henkilö on päässyt henkilötietoihin käsiksi tietojärjestelmässä tai ohjelmistossa 
•    Henkilötietoja sisältävä tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku, on kadonnut tai varastettu 

Henkilötietojen tietoturvaloukkaus voi olla tahallinen tai se voi myös johtua huolimattomasta tietojenkäsittelystä. Mikäli tapahtuu tietoturvaloukkaus, ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi 
•    virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä 
•    yhteydenotto tietohallintoon tai 
•    pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto 
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus ilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta. Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa.   

Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti. 

Tukisuhdetoiminta ei ole lähtökohtaisesti luonteeltaan kriisi- tai päivystysluonteista, joten tietojärjestelmän poikkeavuuksista huolimatta työtä on usein mahdollista jatkaa tavanomaiseen tapaan. Mikäli asiakastietojärjestelmään pääsy estyy pidemmäksi aikaan, on tätä varten erillinen ohjeistus.  

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Työssä käytetään ainoastaan it-tiimin esiasentamia mobiililaitteita ja työasemia, työprofiililla. Henkilöstöä opastetaan käytössä osana perehdytystä. IT-tuen käyttöopastusta pyydetään tarvittaessa myös puhelimitse tai lähitukena. 

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Henkilöstöllä on tiedossa lähituen osoite ja aukioloajat. Asiakastyötä on mahdollista toteuttaa äkillisistä teknologian vikatilanteista huolimatta ja liikkuva työ mahdollistaa lähituen hyödyntämisen joustavasti.  

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Työssä toteutetaan palaverien osalta asiakkaan osallistavaa kirjaamista. Maisa järjestelmä antaa asiakkaalle mahdollisuuden määrittää dokumenttien näkyvyyksien oikeuksia. Tukijoiden kirjoittamat raportit viedään asiakkaan XDS-arkistoon, josta asiakas voi halutessaan pyytää ne luettavaksi.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.  

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: tietosuojavastaava@vakehyva.fi 

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Asiakastietojen kirjaamisessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Asiakkaan tilanteesta kirjataan ilman tarpeetonta viivytystä palvelun järjestämisen kannalta oleellinen tieto, riittävässä laajuudessaan. Yksikössä toteutetaan asiakkaan osallistavaa dokumentointia ja suositaan reaaliaikaista dokumentaatiota. Asiakkaan tulee olla tietoinen siitä, mitä hänen asiassaan kirjataan asiakastietojärjestelmään.

Toimintayksikössä on koulutettu kirjaamisvalmentaja ja kirjaamiseen liittyviä käytänteitä arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti lähijohtajan ja tehtäväaluepäällikön vastuulla.  

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen lisäksi potilas- ja asiakastietojen hallinnassa ja käsittelyssä sovelletaan tietosuojalakia, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia, sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettua lakia. Henkilötietojen käsittelyssä on aina noudatettava tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. Työntekijöiden osaamista tuetaan vuosittaisilla pakollisilla tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksilla. 

Palvelun saatavuuden määräajat: Palvelulle ei ole asetettu määräaikoja, saatavuus on riippuvainen vapaaehtoisten tukijoiden saatavuudesta.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Tukisuhdetoiminta on luonteeltaan kannattelevaa toimintaa, jolla pyritään edesauttamaan ja ylläpitämään toimivia asioita asiakkaan elämässä. Tukisuhteen seurantapalaveri järjestetään vuosittain, ja siinä käydään läpi, mitä vaikutuksia tukisuhteella on ollut. 

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: -

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: -

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät VAKEn Intranetistä.  

Yksikön henkilöstön käytössä on suojavarusteita, kuten kasvomaskeja, käsineitä ja haalareita. Henkilöstön käytössä on myös käsien desinfiointiainetta. Työntekijät huolehtivat yhdessä työterveyshuollon kanssa riittävästä rokotesuojastaan. Yksikössä ei työskennellä sairaana ja tartuntariski pyritään minimoimaan asiakastyössä. Asiakkaita suositellaan siirtämään tapaaminen toiseen ajankohtaan, jos perheessä on tarttuvaa sairautta. Tapaamisen osallistujien kokoonpanoa ja tapaamisen sijaintia on myös mahdollista muokata niin, että tarttuvan taudin leviäminen estetään.  

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: 
Yksikössä ei säilytetä asiakkaiden omaisuutta.  

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: 
Yksikkö ei vastaa asiakkaiden terveydenhoidon toteuttamisesta. Tarvittaessa asiakasta ohjataan sairaanhoidon piiriin.
  
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: 
Asiakkaalta pyydetään aina erikseen suullinen lupa yhteistyöhön muiden palveluiden kanssa. Lupa dokumentoidaan Apottiin erikseen jokaisesta yhteistyökontaktista. 
 
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Tukisuhdetoiminnassa asiakas on lapsi ja näistä asioista vastaa vanhempi. 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Asiakkaat ohjautuvat palveluun perhesosiaalityöstä, lastensuojelusta tai jälkihuollosta  omatyöntekijän lähetteellä.  

Omatyöntekijän nimeäminen: Omatyöntekijä on nimetty lähetteen tehneestä yksiköstä. Tukiperhekoordinaattori Jari Honka voi toimia omatyöntekijänä tilanteissa, joissa tukisuhde on vakiintunut eikä muuta palveluntarvetta enää ole. Tällöin mahdollistetaan merkityksellisen, suhdeperustaisen tuen jatkuvuus kannattelevana palveluna.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakkaalla on pääsy asiakaskirjauksiin sähköisen Maisa järjestelmän avulla. Hän pääsee varmistamaan, että kirjattu tieto on paikkansa pitävää. Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen vapaaehtoisen tukijan kirjaamat kertomuslomakkeet, joilla raportoidaan tukisuhteen tapaamisia. Mikäli asiakirjoja ei luovuteta, tehdään asiasta valituskelpoinen kielteinen päätös. Asiakkaalle kerrotaan vapaaehtoisen tukijan vaitiolovellisuudesta. 

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Henkilöstö sitoutuu noudattamaan ammattieettisiä ohjeita ja periaatteita asiakkaan asiallisesta kohtelusta. Asiakkaisiin suhtaudutaan kunnioittavasti. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäasialliseen kohteluun tai käytökseen asiakkaita kohtaan, huomauttaa asiasta ja/tai tuoda asia esihenkilön tietoon. Esihenkilön tehtävänä on viime kädessä varmistaa, että jokainen työntekijä toimii asiakaskohtaamisissa asiallisesti ja eettisesti oikein. Epäkohdan tultua esiin, esihenkilö käy asian läpi työntekijän ja asiakkaan kanssa. Toimintakulttuurista käydään tarpeen mukaan yhteistä keskustelua ja tarkastellaan tietoisesti omaa ja yhteistä tapaa puhua asiakkaista ja asiakkaan kanssa. 

Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen tultua ilmi, asiakkaan on ensimmäisenä mahdollista keskustella asiasta oman työntekijänsä kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, asiakas voi itse ottaa yhteyttä tai lähiesihenkilö / yksikön esihenkilö on asiakkaaseen yhteydessä tapahtuneen läpikäymiseksi ja korjaavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Tarvittaessa järjestetään asiakkaan niin toivoessa keskustelutilaisuus, jotta tapahtumat käydään läpi ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. 

Asiakkaan tyytymättömyyden aiheet on suositeltavaa käsitellä ensisijaisesti keskustelulla palvelua antaneessa yksikössä. Asiaa voi selvitellä palvelua antaneen työntekijän, päätöksen tekijän tai tarvittaessa esihenkilön kanssa. Keskustelu on usein tehokkain ja nopein keino asian selvittämiseksi.    

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakkaalle kerrotaan työskentelyn aikana, että hänellä on oikeus muistutuksen tai kantelun tekemiseen.  

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Omatyöntekijä vastaa asiakassuunnitelmasta ja sen päivittämisestä. Tukisuhdetoiminnan palvelusuunnitelma ei ole Apotissa saatavilla.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Tukisuhdetoiminta on asiakkaille vapaaehtoista sosiaalihuollon palvelua. Asiakkaita tiedotetaan vapaaehtoisuudesta työskentelyn alkaessa. Työskentely voidaan päättää kesken sopimuskauden asiakkaan niin halutessa. 

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Vapaaehtoisuuden vuoksi erillistä suunnitelmaa ei ole laadittu. 

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Palvelussa ei käytetä rajoittamistoimenpiteitä. 

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle. 

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta. 
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:  
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00  
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00  
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.  
Sähköpostiyhteydenotot: 
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi 

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Toimialan asiakaspalautejärjestelmä koostuu kolmesta osasta:  
1. Jatkuva palaute: Jatkuvaa asiakaspalautetta kerätään pääasiassa hyvinvointialueen internet sivujen kautta. Jatkuvaa asiakaspalautetta saadaan myös suullisesti ja kirjallisesti. 
2. Kohdennetut asiakaskyselyt: Esimerkiksi erikseen toteutettavat asiakaspalautteet 
3. Lakisääteinen palaute:  
•    Oikaisuvaatimukset 
•    Muistutukset 
•    Kantelut 
•    Valitukset 
•    Vahingonkorvausvaatimukset 

Tukisuhdetoiminnassa on käytössä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä Qpro. Tavoitteena on ottaa käyttöön valtakunnallisen LATU-hankkeen tuottamat palautteen keräämiseen tarkoitetut materiaalit, mutta niiden sähköistäminen on kesken.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Asiakkailta saadut palautteet käsitellään viikoittain tiimikokouksessa. Tarvittaessa palaute käydään henkilökohtaisesti läpi sen työntekijän kanssa, kenelle palaute on nimetty. Palautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.  

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Tehtäväaluepäällikkö Outi Jokinen.  
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus tehdä sosiaalihuollon asiakaslain 23 § mukainen muistutus, jos hän on tyytymätön saamaansa palveluun, hoitoon tai kohteluun. Jos asiakas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi voi tehdä muistutusta, voi muistutuksen tehdä myös omainen, muu läheinen tai laillinen edustaja. Muistutuksen tekemiseen on mahdollista saada apua sosiaali- ja potilasasiavastaavalta.   
Muistutus tulee tehdä kirjallisesti. Valmiita lomakkeita löytyy internet sivulta tai se voi olla muu vapaamuotoinen kirjallinen muistutus. Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutusasiakirjoja ei tallenneta asiakas- tai potilastietoihin. 

Tehtäväaluepäällikkö valmistelee vastineen yhdessä toimintayksikön lähijohtajan kanssa, kokoaa tarvittavat asiakirjat ja tallentaa ne asianhallintajärjestelmään. Muistutukseen tulee vastata 3 viikon kuluessa muistutuksen saapumisesta. Toimialan vastuuhenkilö lähettää vastineen määrätylle taholle. 

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Mikäli muistutuksia tulee, ne käsitellään tiimissä ja kaikki puutteet pyritään korjaamaan viipymättä. Toimenpiteitä voivat olla henkilöstön ohjeistusten täsmentäminen, lisäkoulutus, työnkulun tarkistaminen ja kehittäminen sekä mahdollisesti resurssien oikean kohdentamisen tarkastelu.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:  
Omavalvontasuunnitelman sisältöä käsitellään tiimissä vähintään neljä kertaa vuodessa sekä aina toiminnassa tapahtuneiden muutosten tai omavalvontasuunnitelman päivittämisen myötä.
  
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Seuranta toteutetaan tiimikokouksessa neljän kuukauden välein.  

Muutosloki: