Omavalvontasuunnitelma Vastaanottoperheyksikkö

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Y-tunnus:3221356–1

Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA

Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA

Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Vastaanottoperheyksikkö

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot: Liljatie 24

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 

Lastensuojelulaitoksen esimies Tommi Hiltunen, tommi.hiltunen@vakehyva.fi 

Yksikön vastaava ohjaaja Tuulia Vainio, tuulia.vainio@vakehyva.fi, p. 0408476460

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):

Vastaanottoperheyksikkö (Vape) on osa Vantaan lastensuojelupalveluiden vastaanottotoiminnan yksikön toimintaa. Yksikön asiakkaana olevat lapset ovat sijoitettuna vastaanottoperheisiin, ja yksikön sosiaaliohjaajat tekevät heidän asiassaan arviointi- ja selvitystyötä. Vapessa on noin 30 vastaanottoperhettä, joissa on paikat noin 50-60 lapselle ja nuorelle. Vastaanottoperheisiin voidaan sijoittaa 0-17 –vuotiaita lapsia ja nuoria. Jälkihuollon sijoituksia VAKE:n vastaanottoperheyksikössä ei toteuteta. 

Vastaanottoperheyksikössä työskentelee 12 hengen tiimi, johon kuuluu yksikön vastaava ohjaaja, kaksi vastaanottoperheiden vastuutyöntekijää, kahdeksan asiakastyön sosiaaliohjaajaa ja kolme vanhemmuustyön sosiaaliohjaajaa. Kiireellisen sijoituksen aikana vastaanottotoiminnan yksiköissä tehdään lapsen ja perheen asiassa kokonaisvaltainen perheen tilanteen selvitys ja arviointi. Sosiaaliohjaaja tekee arviointi- ja selvitystyötä lapsen ja perheen kokonaistilanteesta kiireellisen tai avohuollon sijoituksen aikana. Sosiaaliohjaaja osallistuu neuvotteluihin sekä muihin tarvittaviin keskusteluihin ja tapaamisiin, ohjaa ja tukee vastaanottoperhettä, järjestelee perheen tapaamiset ja toimii tapaamisen valvojana tai tukijana, sekä pyrkii muodostamaan kokonaiskäsitystä sijoitetun lapsen voinnista ja perheoloista. Sosiaaliohjaaja tukee ja ohjaa biologisia vanhempia vanhemmuudessa vastaanottoperhesijoituksen aikana sekä mahdollisen jatkosijoitusprosessin alkaessa. Työ tapahtuu yhteistyössä lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän kanssa sekä Vapen vanhemmuustyötä tekevän sosiaaliohjaajan työparina. Sosiaaliohjaaja toimii myös tiiviissä yhteistyössä lapsen vastaanottoperheen kanssa. 

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?

VAKEn vastaanottoperheyksiköllä on sopimus Helsingin ja LUVNin vastaavien yksiköiden kanssa vastaanottoperheiden lainaamisesta puolin ja toisin tilanteessa, jossa omat paikat ovat täynnä.

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:

Jos omat paikat ovat täynnä ja lainaperhettäkään ei Helsingiltä tai LUVNilta löydy, voidaan vastaanottoperhepaikka myös ostaa. Palvelua ostetaan kilpailutetuilta palveluntuottajilta, palveluntuottajat ostojärjestyksessä:

Lisäksi:

Hyvinvointialue kilpailuttaa kyseiset palvelut säännöllisesti ja alihankkijoiden toimintaa valvotaan yhdessä hyvinvointialueen hankintayksikön kanssa.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:

Voimassa olevan sopimuksen mukaan.

Yksikön lähijohtaja yhdessä työntekijöiden kanssa varmistaa, että alihankintana tuotetut palvelut toteutuvat sovitun mukaisesti. Jos palveluiden sisällössä, laadussa tai asiakasturvallisuudessa tapahtuu muutoksia tai laatupoikkeamia, ilmoitetaan asiasta välittömästi yksikön lähijohtajalle. Poikkeustilanteissa lähijohtaja on yhteydessä alihankintana tuotettuun palveluntuottajaan viipymättä ja ilmoittaa poikkeamasta. 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 

Yksikön vastaava ohjaaja Tuulia Vainio yhdessä tiimin kanssa.  Omavalvontasuunnitelma käsitellään tiimin kokousrakenteissa sen valmistuttua ja aina päivityksen jälkeen.   

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:

Päivitetään kerran vuodessa marraskuussa. Seurataan yksikön tiimikokouksissa helmi-, touko-, elo- ja marraskuussa.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:

Yksikön omavalvontasuunnitelma on julkinen. Se on nähtävillä asiakkaille tapaamistilan aulassa ja vastaanottoperhehoitajille sähköisessä materiaalipankissa, ja se viedään vuoden 2025 aikana myös yksikön ulkoiselle nettisivulle.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Perhehoito perustuu perhehoitolakiin ja sen järjestäminen on hyvinvointialueen tehtävä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue järjestää vastaanottoperhehoidon itsenäisesti siten, että lapsille ja nuorille on aina käytettävissä 50 paikkaa VAKE:n omissa vastaanottoperheissä.  vantaan ja Keravan hyvinvointialue rekrytoi, valmentaa, kouluttaa ja perhehoitajia sekä järjestää tuen perhehoitajille. 

Vastaanottoperheyksikön tehtävä on järjestää vastaanottoperhehoito sijoitettaville lapsille sekä tehdä ammatillinen arviointi lapsen ja hänen perheensä kokonaistilanteesta ja antaa suositus jatkotuesta. Yksikön tehtävänä on myös järjestää tukea lapselle ja perheelle siirtymävaiheessa vastaanottoperhesijoituksen päättyessä.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Henkilökunta ilmoittaa havaitsemansa laatupoikkeamat, epäkohdat ja turvallisuusriskit omalle lähiesihenkilölleen ripeästi. Ilmoitus tehdään välittömästi suullisesti ja dokumen-toidaan tarvittaessa HaiPro- /WPro-järjestelmässä, joka on henkilökunnan käytössä ole-va sähköinen järjestelmä poikkeamien, haittatapahtumien ja läheltä piti-tilanteiden dokumentointiin, käsittelyyn, seurantaan ja raportointiin. 

HaiPro/WPro-järjestelmässä on kolme erilaista ilmoitusta: 

• Potilas/asiakasturvallisuusilmoitus: potilaan/asiakkaan turvallisuutta vaarantavat tapahtumat, jotka aiheuttavat tai voivat aiheuttaa haittaa asiakkaalle (läheltä piti - tapahtumat ja haittatapahtumat) 
• Työturvallisuusilmoitus: henkilöstön turvallisuutta vaarantavat tapahtumat, jotka aiheuttavat tai voivat aiheuttaa haittaa henkilöstölle 
• SPro-ilmoitus: SPro-järjestelmään ilmoitetaan epäkohdasta tai epäkohdan uhasta sosiaalihuollon toteuttamisessa. Ilmoitusvelvollisuus perustuu sosiaalihuoltolain pykälään 48.

HaiPro/WPro-ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva havaitessaan haittatapahtuman tai läheltä piti -tilanteen. Ilmoitus saapuu esihenkilön sähköpostiin ja se tulee käsitellä sähköisessä järjestelmässä mahdollisimman pian. Esihenkilö arvioi ris-kitilanteen vaikutuksia ja toimenpiteitä käsitellessään ilmoitusta. Esihenkilö voi siirtää ilmoituksen tiedoksi myös esim. omalle esihenkilölleen toimenpiteitä varten. Työturval-lisuusilmoitukset ohjautuvat myös työsuojelupäällikölle ja -valtuutetulle. 

Lisäksi käytössä on ilmoitusmenettely tietosuoja- ja turvaloukkausten ilmoittamiselle. Tietosuoja-/tietoturvailmoituksista ohjautuu tieto VAKEn tietosuojatiimille, joka yhdes-sä yksikön esihenkilön ja ilmoittajan kanssa käy läpi, tehdäänkö tapahtumasta ns. 72 h ilmoitus tietosuojavaltuutetulle ja asiakkaalle. Tietosuojatiimi avustaa tapahtuman kä-sittelyssä yksikön esihenkilöä. 

WPro-osiossa tehdään yksikön vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi säännöllisesti kerran vuodessa. Riskien arvioinnissa pyritään huomioimaan yksikön tyypilliset riskitilan-teet ja etsimään ennakollisesti keinoja näiden vähentämiseen. Arvioinnin sekä tapahtu-neiden vaaratilanteiden pohjalta laaditaan työyhteisöissä toimenpideohjelma riskien pienentämiseksi/poistamiseksi sekä seuranta-aikataulu. Yhteistyötä tehdään työsuoje-lun ja työterveyshuollon kanssa.

Vastuu riskienhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehittämisessä on toiminnasta vastaavalla taholla, mutta työntekijöiden tulee ilmoittaa havaituista riskeistä johdolle.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Yksikössä noudatetaan johtamisjärjestelmän ja vastuiden osalta hyvinvointialueen hallintosääntöä, delegoituja päätöksiä ja johtamisen Vastaanottotoiminnan johtajana toimii lastensuojelulaitoksen esihenkilö, joka on virassa. Hän on vastuussa koko yksiköstä, sen toiminnasta ja henkilöstöstä.

Vastaanottotoimintaan on asetettu sisäinen johtoryhmä, johon kuuluu lastensuojelulaitoiksen esihenkilö ja viisi yksikön vastaavaa ohjaajaa. Sisäinen johtoryhmä (sisäjory) kokoontuu kerran viikossa. Sen tehtävänä on tuottaa tilannekuvaa vastaanottotoiminnasta, jalkauttaa linjajohdosta tulevia päätöksiä ja toimintatapoja sekä toteuttaa yhteistä johtamista yksikön sisäisissä asioissa.

Vastaanottoperheyksikön lähijohtajana työskentelee yksikön vastaava ohjaaja.  Hän vastaa yksikön käytännön työn johtamisesta, rekrytoinnista (työntekijät ja perheet), työvuorosuunnittelusta, työnjohdollisista asioista, tiloista, omavalvonnasta ja laadusta, asiakastyön ohjaamisesta, työn kehittämisestä, resursoinnista (sekä henkilökunta että vastaanottoperhepaikat), vastaanottoperheiden tuesta ja ohjaamisesta, vastaanottoperheiden kehityskeskusteluista, yksikön työturvallisuudesta, laite- ja välinehankinnoista, täydennyskoulutuksen suunnittelusta, yksikön yhteistyöstä muiden palveluiden kanssa, yksikön esittelymateriaalista. Tehtäviin kuuluu yksikön virka-aikainen sijoituspäivystys, lapsen sijoituksen järjestäminen vastaanottoperheeseen ja tarvittaessa ostopalvelupaikan etsintä sekä tähän liittyvä sopimusvalmistelu. Yksikön vastaava ohjaaja on lastensuojelulaitoksen esihenkilön ensimmäinen sijainen.

Vastaanottoperheitä on noin 30. He ovat toimeksiantosuhteessa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueeseen ja heidän työtään ohjataan vastaanottoperheyksiköstä. Jokaiselle vastaanottoperheelle on nimetty oma vastuutyöntekijä.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Yksikön vastaava ohjaaja vastaa yksikön riskienhallinnasta, niiden arvioimisesta ja seurannasta. Koska vastaanottoperhetoiminnassa lapset eivät asu ympärivuorokautisessa yksikössä vaan vastaanottoperheissä, on riskienhallinta ulotettava myös vastaanottoperheisiin. Vastaanottoperheille on laadittu oma omavalvontasuunnitelmapohja, joka soveltuu nimenomaan vastaanottoperheissä annettavaan perhehoitoon. Perheet päivittävät suunnitelman kerran vuodessa, ja se käydään keskustellen läpi omavalvontakäynnillä. Omavalvontakäynnin toteuttaa perheelle nimetty vastuutyöntekijä työparinaan yksikön lähijohtaja tai joku yksikön sosiaaliohjaajista.
Vastaanottoperheyksikössä on kaksi vastaanottoperheiden vastuutyöntekijää, joiden tehtävänä on vastata vastaanottoperheiden tuen järjestämisestä erillisen tuen ja ohjauksen mallin mukaan. Vastuutyöntekijä järjestää perheiden ryhmätyönohjaukset, käy vuosittain ”Mikä auttaa jaksamaan” -keskustelun ja vo-perheen omavalvontakeskustelun sekä osallistuu vo-perheen kehityskeskusteluun. Vastuutyöntekijän tehtäviin kuuluu vo-perheiden hoitopäiväilmoitusten käsittely ja välittäminen maksatukseen sekä vo-perheiden vapaiden käytön hallinta. 
Alihankintana tuotettujen palveluiden osalta vastuu riskienhallinnasta on palvelun tuottajalla. Riskienhallinnan toteutumista käytännössä valvoo yksikön henkilöstö, joka on ohjeistettu ilmoittamaan havaitsemistaan laatuun, turvallisuuteen tai muuhun epäkohtaan liittyvästä asiasta/epäkohdasta/poikkeamasta viipymättä yksikön esihenkilölle. Yksikön esihenkilö on suunnitelman mukaisesti tämänkaltaisissa tilanteissa yhteydessä palveluntuottajan yhteyshenkilöön asian selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Yksikön vastaava ohjaaja, kunnes hyvinvointialueen valmius- ja jatkuvuussuunnitelma valmistuu.

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Perehdytys, koulutus ja harjoittelu sekä omista ja muiden virheistä oppiminen ovat vastaanottoperheyksikön riskienhallintaosaamisen kulmakivet.
Riskienhallinta on osana yksikön arkityötä. Siihen liittyviä teemoja käsitellään säännöllisesti yksikön viikoittaisissa tiimikokouksissa ja päivittäisillä aamuraporteilla. Tämä tulee yksikön henkilöstön osaamisen ylläpitämistä.
Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti yleiseen turvallisuuteen, asiakasturvallisuuteen, varautumiseen ja valmiuteen liittyen. Henkilöstön koulutukset pitävät sisällään muun muassa ensiapukoulutukset, tietoturva- ja tietosuojakoulutukset (Navisec), alkusammutuskoulutus (joka 3.vuosi) sekä palo, pelastus- ja poistumisharjoitukset yksikössä säännöllisesti tehdyn suunnitelman mukaisesti.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 10/2024
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika:    
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika:
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika:

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:

•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Henkilökunta ilmoittaa havaitsemansa laatupoikkeamat, epäkohdat ja turvallisuusriskit omalle lähiesihenkilölleen ripeästi. Ilmoitus tehdään välittömästi suullisesti ja do-kumentoidaan tarvittaessa HaiPro/Spro/WPro-järjestelmässä. Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva havaitessaan haitta-, uhka- tai läheltä piti -tilanteen. 
Ilmoituksen saavuttua lähijohtaja käsittelee tilanteen työntekijän ja/tai työyhteisön kanssa ja sovitaan välittömistä ja välillisistä toimista, joilla vastaavan tilanteen sattuminen ehkäistään tulevaisuudessa. Kaikki ilmoitukset käsitellään myös tiimikokouksessa. Ilmoitusten käsittelyn tavoitteena on epäkohdan tai epäkohdan uhan poistaminen, ennaltaehkäisy, tapahtumista oppiminen, haittojen minimointi sekä toimintatapojen kehittäminen turvallisemmaksi.
Käsitellyt ilmoitukset viedään myös sisäisen johtoryhmän kokouksiin ja merkitään pöytäkirjaan. Käsittelyn jälkeen sovitut asiat kirjataan HaiPro/SPro/WPro-ohjelmaan, jonka kautta niiden toteutumista myös voidaan seurata esimerkiksi viikkokokouksissa sekä erillisissä seurantapalavereissa. Yksikön lähijohtaja lähettää laajemmat asiakasturvallisuusasiat tehtäväalueen johtoryhmän käsittelyyn.

Yksikön lähijohtaja kirjaa HaiPro/WPro-järjestelmässä tehtyihin ilmoituksiin korjaavat toimenpiteet ja tarvittaessa pidemmän ajan kehittämissuunnitelman asian kor-jaamiseen. Toimenpiteet käydään läpi kokousrakenteissa ja kirjataan tiimimuistioon. Lisäksi korjaavia toimenpiteitä käsitellään yksikön sisäisessä johtoryhmässä ja kirjataan johtoryhmän muistioon. Seurattavat asiat aikataulutetaan vuosikelloon.     

Toimenpiteistä ja sovituista muutoksista tiedotetaan koko henkilökunnalle tiimikokouksissa ja kirjataan asia muistioon. Jokaisen tiimistä poissa olleen työntekijän vastuulla on lukea muistio. Muutokset päivitetään asiaan liittyviin yksikön toiminta- ja perehdytysohjeisiin. Tarvittaessa henkilökunnalle tiedotetaan asiasta sähköpostitse tai pikaviesteillä sekä yksikön Teams-kanavalla.    

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 

Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Riskienarvioinnissa keskeisimmiksi riskeiksi asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulmasta nousevat: 
•    Psykososiaalinen kuormitus
•    Liian suuret asiakasmäärät, kiire ja työn vaatimukset
•    Yksintyöskentely
•    Uhka- ja väkivaltatilanteet

Psykososiaalinen kuormitus liittyy asiakkaiden haastaviin ja kompleksisiin sekä pitkittyneisiin vaikeisiin elämäntilanteisiin ja niiden synnyttämään henkiseen kuormitukseen työntekijöissä. Asiakkaiden elämäntilanteet vaihtelevat, ja palvelussa oleminen saattaa olla heille kriisi. Työhön sisältyy myös vastaanottoperheiden ohjaaminen ja tukeminen työssä. Kiireellisen sijoituksen tilanteeseen liittyvät aiheet ovat välillä raskaita ja tunteisiin käyviä, ja työntekijöitä kuormittaa myös se, että heidän on tuettava asiakkaiden lisäksi myös vastaanottoperheitä.  

Yksikkö tuottaa palvelua kiireellisesti sijoitetuille lapsille ja nuorille sekä heidän perheilleen. Yksikössä ei ole käytössä henkilöstömitoitusta, ja asiakasmäärää ei ole vakioitu. Asiakasmääriä ei pystytä myöskään ennustamaan tai rajoittamaan. Asiakkaaksi on otettava kaikki vastaanottoperheisiin tai kiireellisesti läheisverkostoon sijoitetut lapset ja nuoret. Asiakasmäärät ovat olleet jatkuvassa kasvussa ja ruuhkahuiput ovat pitkittyneet. Liian suurten asiakasmäärien kanssa työntekijöille tulee kiire, asiakkaiden valinnan mahdollisuus sopivien tapaamisaikojen suhteen kapeutuu ja yksikössä tehtävä arviointiprosessi saattaa hidastua.

Uhka- ja väkivaltatilanteet ja niiden uhka sekä läheltä piti -tilanteet liittyvät asiakastyöstä nouseviin riskeihin suhteessa henkilöstöön. Yksikössä on ajoittain tilanteita, joissa henkilöstö kokee fyysistä tai henkistä uhkaa- ja/tai väkivaltaa asiakkaiden osalta tai erilaisissa asiakastilanteissa. 

Käytännön toimet mainittujen riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Psykososiaalisen kuormituksen osalta: 
•    Rakenteet, keskustelu ja yhteinen jakaminen. Päivittäinen aamuraportti, viikoittainen tiimikokous, joka kolmas viikko systeeminen viikkokokous.
•    Työtovereiden tuki ja työparityöskentely
•    Lähijohtajan tuki arjen työssä
•    Ryhmätyönohjaus kerran kuussa

Liian suurten asiakasmäärien osalta:
•    asiakasmääriin ei voi vaikuttaa 
•    ruuhkautuneessa tilanteessa pelkistetään prosesseja ja varmistetaan ydintoimintojen toteutuminen ja työntekijöiden jaksaminen.

Yksintyöskentelyn sekä väkivalta- ja uhkatilanteiden osalta:
•    Ennakointi ja huolellinen valmistautuminen
•    Turvallinen kotikäynti -ohjeen läpikäyminen ja yhteinen keskustelu tiimissä kerran vuodessa
•    Yksikön sisäinen käytäntö on, että asiakastapaamisilla ja kotikäynneillä ollaan työparin kanssa.
•    Tapaamisen tai kotikäynnin hoitaminen yksin erityisellä harkinnalla sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Työntekijän on arvioitava tapaamisen yksin hoitamiseen liittyvät riskit, keskusteltava lähijohtajan kanssa ja tiedotettava työvuorossa olevia kollegoita siitä, että on menossa tilanteeseen yksin.
•    Turvalaitteiden ja -käytäntöjen säännöllinen läpikäyminen tiimikokouksissa sen varmistamiseksi, että ne pysyvät mielessä.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Yksikön vastaava ohjaaja valvoo oman palveluyksikkönsä osalta alihankintana ostettujen palveluiden riskien hallinnasta ja niiden seurannasta. Henkilökunta on ohjeistettu ilmoittamaan mahdollista riskeistä viipymättä lähijohtajalle.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Riskit ja korjaavat toimenpiteet kirjataan hyvinvointialueella käytössä oleviin järjestelmiin. Henkilökunnalle tiedotetaan muutoksista tiimikokouksissa, asia kirjataan muistioon. Jokaisen tiimistä poissa olleen työntekijän vastuulla on lukea muistio. Muutokset päivitetään asiaan liittyviin yksikön toiminta- ja perehdytysohjeisiin. Tarvittaessa henkilökunnalle tiedotetaan asiasta sähköpostitse tai pikaviesteillä sekä yksikön Teams-kanavalla.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Muistutukset ja kantelut käsitellään asiaan liittyvien työntekijöiden ja perhehoitajien kanssa, ja luonnostellaan kirjallinen vastaus, joka toimitetaan vastaanottotoiminnan yksikön johtajana työskentelevälle lastensuojelulaitoksen esihenkilölle. Muistutukset ja kantelut käsitellään riittävällä laajuudella myös muun henkilöstön kanssa. Tarvittaessa tarkistetaan yksikössä käytössä olevat toimintaohjeet ja tehdään niihin korjauksia muistutusten tai kanteluiden osalta. 

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
1. Henkilöstöä koskee ilmoitusvelvollisuus lastensuojelun osalta 
Henkilöstöllä on velvollisuus tehdä lastensuojeluilmoitus, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Lastensuojeluilmoitus tulee tehdä viipymättä. Vaitiolovelvollisuus ei estä lastensuojeluilmoituksen tekemistä.

2. Henkilöstöä koskee ilmoitusvelvollisuus lapseen kohdistuvasta rikosepäilystä
Henkilöstöllä on velvollisuus salassapitosäännösten estämättä tehdä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu seksuaalirikoksena tai henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistava teko. Tällaisia rikoksia ovat esimerkiksi lapsen seksuaalinen hyväksikäyttö ja pahoinpitely. Lisäksi heidän tulee tehdä lastensuojeluilmoitus.  

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Yksikön lähijohtaja vastaa siitä, että ilmoitusvelvollisuus ja sen menettelyohjeet ovat osa työntekijöiden perehdytystä. Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia ilmoituksen seurauksena. Ilmoituksen vastaanottaja on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin epäkohdan tai epäkohdan uhan poistamiseksi.     

6.1. Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Koko henkilöstöllä pätevyysvaatimuksena sosiaaliohjaaja (Laki 817/2015 8§ mukainen laillistus)

Yksikön vastaava ohjaaja  vastaa yksikön käytännön työn johtamisesta, rekrytoinnista (työntekijät ja perheet), työvuorosuunnittelusta, työnjohdollisista asioista, asiakastyön ohjaamisesta, työn kehittämisestä, resursoinnista (sekä henkilökunta että vastaanottoperhepaikat), vastaanottoperheiden tuesta ja ohjaamisesta, vastaanottoperheiden kehityskeskusteluista, yksikön työturvallisuudesta, laite- ja välinehankinnoista, täydennyskoulutuksen suunnittelusta, yksikön yhteistyöstä muiden palveluiden kanssa, yksikön esittelymateriaalista. Tehtäviin kuuluu yksikön virka-aikainen sijoituspäivystys, lapsen sijoituksen järjestäminen vastaanottoperheeseen ja tarvittaessa ostopalvelupaikan etsintä sekä tähän liittyvä sopimusvalmistelu. Yksikön vastaava ohjaaja on vastaanottotoiminnan johtajan ensimmäinen sijainen. 
Vastaanottoperheiden vastuutyöntekijä (2 henkilöä, 50% työajasta tähän tehtävään) vastaa vastaanottoperheiden tuen järjestämisestä erillisen tuen ja ohjauksen mallin mukaan. Vastuutyöntekijä järjestää perheiden ryhmätyönohjaukset, käy vuosittain ”Mikä auttaa jaksamaan” -keskustelun ja vo-perheen omavalvontakeskustelun sekä osallistuu vo-perheen kehityskeskusteluun. Vastuutyöntekijän tehtäviin kuuluu vo-perheiden hoitopäiväilmoitusten käsittely ja välittäminen maksatukseen sekä vo-perheiden vapaiden käytön hallinta.  

Asiakastyön sosiaaliohjaaja (7 henkilöä) vastaa lapsen kokonaisvaltaisesta tilanteen selvittämisestä ja arvioinnista. Tehtäviin kuuluu lapsen ja vanhemman tuettujen tai valvottujen tapaamisten järjestäminen ja arviointi, työskentelyn kirjaaminen reaaliaikaisesti lasta osallistaen, pyydettyjen yhteenvetojen ja selvitysten laatiminen. Sosiaaliohjaajalle kuuluu myös sijoituksen aikainen vastaanottoperheiden tukeminen lapsen hoito- ja kasvatustyössä sekä sijoitettuna olevan lapsen tukeminen sijoituksen aikana. Moniammatillinen yhteistyö sijoituksen ja siirtymävaiheen aikana. Asiakas- ja viranomaisneuvotteluihin osallistuminen. Yhteistyö lapsen läheisverkoston kanssa.  

Vanhemmuustyön sosiaaliohjaaja (3 henkilöä) toimii asiakastyön sosiaaliohjaajan työparina vanhemmuuden arvioinnissa. Vanhemmuustyöntekijä vastaa vanhemman tuen tarpeen arvioinnista, vanhemman tukemisesta sijoituksen aikana ja nivelvaiheissa. Vanhemmuustyöntekijällä on valmius tukea vanhempaa kriisissä sijoituksen tapahduttua. Tehtäviin kuuluu lapsen ja vanhemman tuettujen tai valvottujen tapaamisten järjestäminen ja arviointi, työskentelyn kirjaaminen reaaliaikaisesti vanhempaa osallistaen, pyydettyjen yhteenvetojen ja selvitysten laatiminen. Moniammatillinen yhteistyö sijoituksen aikana ja siirtymävaiheessa. Asiakas- ja viranomaisneuvotteluihin osallistuminen. Yhteistyö lapsen läheisverkoston kanssa. 

Sijaisten käytön periaatteet: 
Yksikköön rekrytoidaan sijaisia ainoastaan kesälomakaudelle ja pitkiin (yli 2kk) sijaisuuksiin. Lyhytaikaisia sijaisia ei käytetä. 

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Ei käytetä.

Rekrytointi:
Vastaanottoperheyksikön rekrytoinnin suunnittelusta, aikatauluttamisesta ja käytännön toteutuksesta vastaa yksikön vastaava ohjaaja. Rekrytoinnissa noudatetaan VAKEn rekrytoinnin ohjeistuksia, linjauksia ja toimintatapoja. Yksiköön avautuvat tehtävät täytetään pääasiassa julkisen haun kautta, myös sisäinen halu on mahdollista. Yksikössä vaihtuvuus on melko vähäistä ja paikkoja on täytettävänä harvoin. 

Rekrytointiprosessiin valitaan yksikön sisältä rekrytointiryhmä, johon kuuluu yksikön vastaavan ohjaajan lisäksi 1-2 sosiaaliohjaajaa. Rekrytointiryhmä valmistelee työpaikkailmoituksen, valitsee yhdessä haastatteluun kutsuttavat hakijat ja toteuttaa haastattelut. Haastatteluiden jälkeen käydään rekrytointiryhmän kesken yhteinen keskustelu valinnasta, ja yksikön vastaava ohjaaja asettaa tämän keskustelun jälkeen haastatellut valintajärjestykseen ja soittaa suositukset suosittelijoilta. Suosittelijoiden kuulemisen jälkeen yksikön vastaava ohjaaja tekee päätösesityksen palkkaavalle viranhaltijalle, joka on lastensuojelulaitoksen esihenkilö. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Yksikön vastaava ohjaaja tarkistaa ammatinharjoittamisoikeuden Valviran rekisteristä ennen sopimuksen tekoa. Tiedot ammattioikeuksista kirjataan HR-järjestelmään. Ennen sopimuksen allekirjoittamista valitun työntekijän on myös esitettävä rikostaustaote. Otteen tarkastaminen kirjataan HR-järjestelmään.

6.2. Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Yhteinen VAKE-tasoinen koulutusohjelma perustuu henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa hyvinvointialuetasoisesti tunnistettuihin osaamisen kehittämisen teemoihin. Henkilöstölle on tarjolla sekä sisäistä että ulkoista koulutusta. 
Työntekijöillä on velvollisuus ja mahdollisuus oman ammatillisen osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Työnantajalla on velvollisuus mahdollistaa henkilökunnan täydennys- ja jatkokoulutukseen osallistuminen. Täydennyskoulutusta mahdollistetaan vuosittain. Palvelu- ja tehtäväalueella tarjotaan työntekijöille ammatillisen osaamisen vahvistamiseksi koulutusta sekä kaikilla työntekijöillä käytössä olevien menetelmien (mm. Perhearviointi, ADAD2) koulutuksia. Täydennyskoulutuksen lisäksi tiimeillä on ryhmätyönohjaus. Jokaisen työntekijän henkilökohtaiset koulutustarpeet käydään läpi kehityskeskusteluissa vuosittain. 

Henkilöstön perehdytys:
Uuden työntekijän perehdytys perustuu hyvinvointialueen ja toimialueen yhteisiin perehdytyssuunnitelmiin ja ohjeistuksiin. Vastaanottoperheyksikössä uuden työntekijän perehdytykseen osallistuvat nimetty perehdyttäjä, lähijohtaja, muu työyhteisö ja vastaanottoperheet. Lähijohtaja vastaa perehdytyksen toteutumisesta. Käytännön perehdytyssuunnitelman ja aikataulun laatiminen ja toteutus on delegoitu nimetylle perehdyttäjälle.  Yksikköön on laadittu oma perehdytyssuunnitelma. 

Uuden työntekijän perehdytyksessä omavalvontasuunnitelma, yksikön riskien hallinta, työturvallisuus (turvallisuuskävelyt) ja laadun varmistaminen ovat tärkeä osa perehdyttämistä. Hyvinvointialueen asiakasturvallisuus ja siihen liittyvät käytännöt sekä yksikön asiakasturvallisuuteen liittyvät toimintatavat ja käytännöt kuuluvat osaksi perehdytystä. Perehdytyksestä huolehditaan myös niiden työntekijöiden kohdalla, jotka ovat olleet esimerkiksi pitkillä työvapailla tms.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Työntekijöiden koulutustarpeet huomioidaan asiakastarpeesta lähtien. Vastaanottoperheyksikön työntekijöillä on kolmea erilaista tehtävän sisältöä; vastaanottoperheen vastuutyöntekijä, asiakastyön sosiaaliohjaaja ja vanhemmuustyöntekijä. Nämä tehtävien sisällöt huomioidaan ammattitaidon ylläpitämisessä ja koulutussuunnittelussa, ja varmistetaan, että kaikki työntekijät saavat riittävän tuen ammattitaitonsa ylläpitämiseen. Jokaisen työntekijän edellytetään myös itse edistävän omaa täydennyskoulutustaan, ja työntekijöitä kannustetaan etsimään osaamista tukevaa ja itseä kiinnostavaa täydennyskoulutusta.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Yksikön vastaava ohjaaja on opiskelijaohjaustoiminnan vastuuhenkilö, ja koordinoi opiskelijat Jobiili-järjestelmän kautta. Harjoitteluun hakeutuvat opiskelijat haastatellaan. Opiskelijoille nimetään tiimistä ohjaajapari. Ohjaajaparin tehtävänä on ohjata opiskelijan käytännön työtä ja osallistua yhteistyöhön oppilaitoksen kanssa harjoitteluun liittyen. Opiskelija on koko tiimin vastuulla harjoittelunsa aikana. Opiskelija on harjoittelunsa ajan työntekijöiden valvonnassa työvuoroissaan. 

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Henkilöstöltä kerätään palautetta VAKE-pulssi kyselyillä kolme kertaa vuodessa. Pulssikyselyn tulokset käsitellään koko henkilöstön yksikkökokouksessa ja tiimeissä. Kyselyistä esiin nousseista asioista keskustellaan yhdessä ja kehitetään toimintaa sen pohjalta.
Lisäksi palautetta kerätään jatkuvasti yksikön arjessa, ja käsitellään yhteisesti tiimikokouksissa. 

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Lähijohtaja seuraa ja johtaa asiakastyötä kirjauksia lukemalla ja tiimeihin sekä asiakasneuvotteluihin osallistumalla varmistaen asiakasprosessien etenemisen suunnitelman mukaisesti. Lähijohtaja vastaa työskentelyn asianmukaisuudesta asiakastyössä ja lasten hyvän hoidon ja kasvatuksen toteutumisesta vastaanottoperheissä. Asiakaspalautteen keräämisellä varmistetaan asiakaskokemuksen laatu. Epäkohtiin puututaan tiimitasoisesti tai henkilökohtaisesti riippuen epäkohdasta. Epäkohdat käsitellään VAKEn linjausten ja ohjeistusten mukaisesti.

6.3. Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Yksikössä ei ole käytössä henkilöstömitoitusta. Sisäisesti on linjattu, että yhdellä sosiaaliohjaajalla voi olla asiakkuudessa kerrallaan enintään kahdeksan asiakasta ja yksikköön voi olla sijoitettuna enintään 50 asiakasta. Tästä joudutaan kuitenkin poikkeamaan aina, kun yksikköön tulee enemmän asiakkaita, koska yksikkö ottaa kaikki palvelua tarvitsevat asiakkaat vastaan. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstön riittävyys varmistetaan siten, että pyritään täyttään avoimet vakanssit ja määräaikaiset sijaisuudet oikea-aikaisesti. Henkilöstön riittävyys varmistetaan myös työvuorosuunnittelulla, jolloin resurssi on jaettu tasaisesti.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:

Huomioidaan ensisijaisesti asiakastilanne suhteessa koko yksikön henkilökuntaan. Ruuhkautuneessa asiakastilanteessa tai esim. äkillisistä poissaoloista johtuvissa vajaamiehitystilanteissa työtehtäviä on mahdollisuus priorisoida ja aikatauluttaa uudelleen. Lähijohtaja vastaa kiiretilanteiden osalta työtehtävien priorisointijärjestyksestä siten, että asiakastyölle kooituu poikkeustilanteesta mahdollisimman vähän haittaa.

6.4. Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Toimeksiantosuhteinen perhehoito rinnastetaan yksityiskotiin. Lääkehoidon turvallisuus on siellä yhtä tärkeää kuin missä tahansa muuallakin. Turvallisen lääkehoidon perustana on hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma sekä lapsen tai nuoren yksilöllinen lääkehoitosuunnitelma. Hyvinvointialue on vastuussa lääkehoidon turvallisesta toteuttamisesta myös perhehoidon ostopalveluiden osalta. 

Perhehoitaja toteuttaa lapsi- tai nuorikohtaista lääkehoitosuunnitelmaa, joka yksikertaisimmillaan tarkoittaa reseptiä. Perhehoitajalta ei edellytetä sosiaali- tai terveysalan koulutusta. Lapsen tai nuoren lääkehoitosuunnitelman mukaisesti määritellään, mitä lääkehoidon tehtäviä perhehoitaja voi koulutustaustansa sekä perehdytyksen ja lisäkoulutuksen turvin hoitaa. Erityisen tärkeää on, että perhehoitaja tuntee annostelemiensa lääkkeiden vaikutukset, erityispiirteet, keskeisimmät riskit, annostelussa huomioitavat asiat, mahdolliset sivu- ja haittavaikutukset ja toimintatavat vaaratapahtumissa. 

Vastaanottoperheyksikön vastaava ohjaaja vastaa siitä, että perhehoitajat saavat perehdytyksen ja koulutuksen lääkehoitoon. Lääkehoidon perehdytyksen ja koulutuksen tulee tarjota riittävät tiedot ja taidot kaikista niistä lääkkeistä, joita kyseinen perhehoitaja toimeksiantosuhteessaan antaa hoidettavalle. Hyvinvointialueen lääkehoidosta vastaava lääkäri tai hänen valtuuttamansa lääkäri vastaa yhdessä muiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kanssa perehdytyksen ja koulutuksen järjestämisestä. Hyvinvointialue myös tarvittaessa varmistaa perhehoitajan riittävän lääkehoidon osaamisen sopivaksi katsomallaan tavalla.

Vastaanottoperheyksikköön sijoitetun lapsen nimetty sosiaaliohjaaja tai uudessa sijoituksessa päivystyksellistä sijoitusasiaa hoitava vastaanottoperheyksikön työntekijä vastaa siitä, että perhehoitaja saa sijoitettuna olevan lapsen ajankohtaiset ja tarpeelliset lääkitystiedot, reseptit ja mahdolliset olemassa olevat lääkkeet esim. kotoa, jotta perhehoitaja voi toteuttaa lääkehoitoa.

6.5. Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Palotarkastus toimisto- ja tapaamistiloissa  20.6.2022
Poistumisturvallisuusselvitys 12.7.2022
Sisäilmatutkimukset eri aikoina vuonna 2024
Perhekotien omavalvontakäynnit kerran vuodessa, viimeksi vuonna 2024. 

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palveluyksikön toiminnassa olevat toimitilat ja toimintaympäristö sekä käytössä olevat välineet ovat turvallisia ja soveltuvat käyttötarkoitukseensa. Toimitilojen turvallisuutta lisäävät kameravalvonta ulkotiloissa, henkilöturvajärjestelmä sisätiloissa ja kiertävä vartiointi yhdessä muiden hyvinvointialueen lastensuojelulaitosten kanssa.  Toimitiloissa on lukittavia kaappeja asiakasasiakirjojen turvallista säilyttämistä varten. Yksikössä ei synny tartuntavaarallista jätettä. 

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Tilat ovat tavanomaiset toimisto- ja tapaamistilat, joiden käyttöön ei liity erityisiä riskejä. Yksikön käytössä on auto, jonka määräaikaishuolloista ja akuuteista vikatilanteista vastaa nimetty autovastaava.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Kiinteistöön liittyvät epäkohdat kiinteistönhuollon (Vantti oy) ohjeen mukaisesti, kiireellisyyden mukaan joko Vakka-portaalin tai päivystysnumeron kautta.

6.6. Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Yksikössä on käytössä asiakastietojärjestelmä Apotti.

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Kaikilla työntekijöillä on henkilökohtaiset tunnukset asiakastietojärjestelmään. Suositeltava kirjautumistapa on sote-ammattikortilla kirjautuminen. Ennen Apotin käytön aloittamista jokainen käy tarvittavat Apotti-koulutukset ja saa tukea Apotin käytön aloittamiseen lähijohtajalta, perehdyttäjältä ja yksikön Apotti-tukihenkilöltä. 
Työntekijöiden tietosuoja- ja tietoturvaosaamista pidetään yllä vuosittaisilla, kaikille pakollisilla koulutuksilla. Lisäksi osaamista pidetään yllä yksikön arkityössä ja tiimikokouksissa.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatioita koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on laadittu syksyllä 2024. Palveluyksikön vastuuhenkilö on lastensuojelulaitoksen esihenkilö, jonka tehtävänä on varmistaa, että yksikössä toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti. 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. Vastaanottoperhetoimintaa tuotetaan omana palveluna, yhteistyössä muiden hyvinvointialueiden kanssa ja ostopalveluna. Palvelusopimuksessa sovitaan tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvistä vaatimuksista ja käytännön toteuttamistoimenpiteistä. Hyvinvointialueen palveluntoimittajien tai -tuottajien edellytetään noudattavan hyvinvointialueen tietoturva- ja tietosuojalinjauksia.
Yksikössä rekisterin pitäjän oikeuksista ja vastuista sekä niiden toteutumisesta vastaa yksikön lähijohtaja. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Hyvinvointialueella on tietoturvapolitiikka ja tietoturvaohjeistukset, jotka ohjaavat toimintaa myös poikkeus- ja häiriötilanteessa. Henkilökunnalla on velvollisuus raportoida havaitsemistaan poikkeavuuksista ja häiriöistä viipymättä
•    esihenkilölle 
•    palvelusta tai toiminnasta vastuulliselle taholle (esim. palvelun tukeen tai tietojärjestelmän pääkäyttäjälle) 
•    tietoturva- tai tietosuojapoikkeamien ilmoituskanavaan tai
•    tietoturvatoiminnolle tai tietosuojavastaavalle

Vakavat poikkeavuudet ja tietoturvallisuuden häiriöt ilmoitetaan ensisijaisesti soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Yksikössä on käytössä Apotin jatkuvuustyöasema ja käyttökatkosuunnitelma mahdollisia häiriöitä varten, jossa on kuvattu toimintatavat. Yksikön esihenkilö ja Apotti-tukihenkilö ovat koulutettuja käyttökatkoja varten ja jatkuvuustyöaseman käyttöön.  

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Käytössä oleva teknologia pohjautuu hyvinvointialueen ohjeistuksiin ja hankintaohjeisiin, joiden käytössä huomioidaan tietoturvan ja -suojan toteutuminen. Henkilöstöä ohjeistetaan ja koulutetaan näiden asianmukaiseen käyttöön. 

6.7. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja. Asiakastietojen käsittelyyn annetusta ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Yksikössä noudatetaan Terveyden- ja hyvinvointilaitoksen (THL) antamia ohjeistuksia asiakastiedon kirjaamisesta.
Kaikki tehty asiakastyö kirjataan. Kirjaaminen on jokaisen työntekijän vastuulla. Kirjaukset tehdään mahdollisuuksien mukaan viipymättä, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Ammattilainen harkitsee, mitä tietoja asiakastyöstä kirjaa. Asiakastyössä saatujen tietojen kirjaaminen on tärkeä osa asiakastyötä. 

Asiakasasiakirjoihin kirjataan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot. Asiakirjoissa käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

Kirjaamista ja henkilötietojen käsittelyä koskee esimerkiksi seuraavat yleiset periaatteet:
•    lainmukaisuus ja läpinäkyvyys
•    tietojen minimointi
•    tietojen täsmällisyys
•    käyttötarkoitussidonnaisuus.
Yksikössä pyritään dokumentoimaan mahdollisimman paljon hyödyntäen avointa dokumentaatiota ja osallistamalla asiakasta dokumentointiin. Kirjaamalla avoimesti ja yhdessä asiakkaan kanssa, vahvistetaan asiakkaan osallisuutta, luottamusta ja kuulluksi tulemista.  

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Yksikössä noudatetaan tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä. Henkilöstö suorittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietoturva- ja -suojakoulutukset vuosittain. Perhehoitajat saavat tehtäväänsä nähden sopivaa ja tarkoituksenmukaista ohjausta ja koulutusta tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn sekä salassapitoon liittyvissä asioissa.

Palvelun saatavuuden määräajat:

Vastaanottoperheyksikön palvelu on saatavilla ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä siten, että sijoituspyynnöstä tunnin sisällä sijoitettavalle lapselle on paikka vastaanottoperheessä. 

Virka-aikana sijoituspyynnöt tulevat yksikön omaan päivystyspuhelimeen. Virka-ajan ulkopuolella päivystyspuhelut käännetään Tammirinteentien vastaanotto-osastoille. Siellä on käytettävissä päivystävien vastaanottoperheiden lista. Vastaanottoperheyksikkö huolehtii siitä, että päivystäviä perheitä olisi saatavilla aina lapsille ja nuorille kaikissa ikäluokissa. Ruuhkautuneessa asiakastilanteessa varmistetaan, että päivystäviä vastaanottoperheitä on aina tarjolla alle kouluikäisille lapsille.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 

Vastaanottoperhetoiminnassa lasten välitön hoito ja huolenpito tapahtuu vastaanottoperheissä ja siitä vastaa toimeksiantosuhteessa oleva perhehoitaja. Perhehoitaja saa omalta sosiaaliohjaajalta sijoituksen alussa tarpeelliset tiedot lapsesta, ja aloitusneuvottelun jälkeen perhehoitajan kanssa käydään läpi sijoitukselle sovitut tavoitteet ja esim. lapsen ja vanhemman välisestä yhteydenpidosta sovitut asiat.

Lapsen oma sosiaaliohjaaja tapaa lasta vastaanottoperheessä ja ohjaa perhehoitajaa tämän tehtävässä tarkoituksenmukaisella tavalla. Perhehoitaja pitää yhteyttä sosiaaliohjaajaan ja havainnoi lasta ja lapsen toimintakykyä arjessa. perhehoitaja täyttää lapsesta kirjallisen puolistrukturoidun havainnointilomakkeen kerran kuussa ja toimittaa sen vastaanottoperheyksikköön. Perhehoitajan tekemä havainnointilomake siirretään Apottiin osaksi lapsen asiakirjoja. 

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen:

Ruokahuolto järjestetään vastaanottoperheissä.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 

Siivous ja pyykkihuolto järjestetään vastaanottoperheissä.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:

Vastaanottoperheet saavat tarpeellisen perehdytyksen ja ohjauksen hygieniakäytäntöihin ja infektioiden ennaltaehkäisyyn.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:

Asiakkaat kuuluvat perusterveydenhuollon piiriin, ja heille hankitaan tarpeellinen terveyden- ja sairaanhoito.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:

Yhteistyötä ja tiedonkulkua asiakkaan muun palvelukokonaisuuteen kuuluvien kanssa toteutetaan asiakkaan suunnitelmassa ja aloitusneuvottelussa sovitulla tavalla yhdessä lapsen huoltajien kanssa. Yhteistyötä eri verkostojen kanssa tehdään asiakkaan tarpeen mukaisesti ja asiakkaan luvalla.  

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:

Asiakkaat kuuluvat perusterveydenhuollon piiriin, ja hoito toteutetaan perhehoidossa yksityiskodeissa. Käytännöt ja ohjeet ovat samanlaiset, kuin kaikilla yksityiskodeissa asuvilla henkilöillä. Perhehoitajilla on velvollisuus olla välittömästi yhteydessä yksikköön kiireellisiin terveydenhuollon asioihin tai poikkeustilanteisiin (esim. äkillinen kuolemantapaus) liittyen.

8.1. Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:

Sosiaalityöntekijä tekee päätöksen lapsen sijoittamisesta vastaanottoperheeseen. Vastaanottoperheyksikkö on sitoutunut huolehtimaan siitä, että perhehoitopaikkoja on käytettävissä aina. 

Omatyöntekijän nimeäminen:

Asiakkaalle nimetään vastaanottoperheyksiköstä oma sosiaaliohjaaja ja vanhemmuustyöntekijä heti, kun päätös perheeseen sijoittamisesta on tehty.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:

Sijoituksen alussa ja viimeistään aloitusneuvottelussa lapsia ja heidän perheitään informoidaan tiedonsaantioikeuksiin liittyvistä asioista. Asiakkaille kerrotaan, että kaikki työskentely kirjataan Apottiin, ja kannustetaan asiakkaita käyttämään Maisaa kirjausten katseluun ja lukemiseen. 

Lapsia ja nuoria tavataan sijoituksen aikana sekä vastaanottoperheessä että toimistotapaamisilla. Isot lapset osallistuvat omia asioitaan koskeviin tapaamisiin ja neuvotteluihin, joihin on myös mahdollista valmistautua yhdessä perhehoitajan ja oman sosiaaliohjaajan kanssa. Sekä neuvotteluissa että muussa työskentelyssä käytetään tarvittaessa tulkkausta lapsen toivomalle kielelle. 

Vastaanottoperheissä laaditaan erillinen omavalvontasuunnitelma, jossa yhtenä osiona on osallisuuden varmistaminen. Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja aina tarvittaessa.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:

Vastaanottoperheen omavalvontasuunnitelman yhtenä tarkoituksena on varmistaa asiakkaan asiallsta ja hyvää kohtelua vastaanottoperhesijoituksen aikana. Jokaisella vastaanottiperheellä on nimetty vastuutyöntekijä, joka käy vastaanottoperheen kanssa kolme sisällöllistä ja tavoitteellista keskustelua vuoden aikana. 

Vastaanottoperheiden toimintaa ohjataan ja valvotaan vastaanottoperheyksiköstä. Ohjaus- ja valvontatehtävät jakautuvat vastaanottoperheen vastuutyöntekijälle, lapsen omalle sosiaaliohjaajalle, yksikön vastaavalle ohjaajalle sekä lapsen asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle. Lasta tavataan sijoituksen aikana vastaanottoperheessä. Tapaamisilla selvitetään lapsen toiveita ja mielipidettä vastaanottoperheessä olemiseen liittyen.

Jos asiakas on tyytymätön saamaansa kohteluun, hänellä on oikeus tehdä asiasta ilmoitus kenelle tahansa yksikön työntekijälle tai asiakkaan asioista vastaavalle viranhaltijalle. Ilmoituksen voi tehdä tarvittaessa myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai läheinen. Työntekijällä on velvollisuus viedä asia tiedoksi yksikön vastuuhenkilölle tai asiakkaan asioista vastaavalle viranhaltijalle.
Jos epäasiallista kohtelua havaitaan, pyritään tilanne heti selvittämään yhteistyössä kaikkien osapuolten kesken ja asiakasta kuunnellen. 

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:

Asiakasta ohjataan tarvittaessa tekemään asianmukainen muistutus tai kantelu toiminnasta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivujen palautekanavalta löytyy lisätietoa ja ohjeista muistutuksen tekoon (www.vakehyva.fi/fi/anna-palautetta). Yksikössä kerätään aktiivisesti asiakaspalautetta ja palautteita seurataan säännöllisesti. Palautteen voi tehdä joko nimettömästi tai nimellä.

Asiakas voi olla halutessaan yhteydessä sosiaaliasiamieheen, joka neuvoo ja avustaa sosiaalihuoltoon liittyvissä asioissa sekä tarvittaessa sosiaalihuollon palveluun ja kohteluun liittyvissä asioissa.  Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaaliasiamiehen palveluista löytyy lisätietoa osoitteesta www.vakehyva.fi/fi/palveluhakemisto/palvelu/sosiaali-ja-potilasasiamies.

Lapsia ja nuoria kannustetaan kertomaan ajatuksistaan omille vanhemmille, vastaanottoperheelle ja työntekijöille. Tarvittaessa lapsi saa tukea epäkohdista ilmoittamiseen.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:

Asiakkaan suunnitelmia päivitetään neuvotteluiden yhteydessä ja aina tarvittaessa. 

8.2. Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:

Vastaanottoperheen omavalvontasuunnitelmassa kuvataan ne tavat, joilla juuri siinä vastaanottoperheessä vahvistetaan asiakkaiden itsemääräämisoikeuteen liittyviä asioita kuten yksityisyyttä, vapautta päättää itse omista jokapäiväisistä toimista ja mahdollisuutta yksilölliseen ja omannäköiseen arkeen.

Vastaanottoperheyksikön työntekijät ja lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä pitävät yhteyttä lapseen ja varmistavat, että lapsen itsemääräämisoikeus vastaanottoperhehoidossa toteutuu riittävän hyvin.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:

Lapsen itsemääräämisoikeutta vahvistavat vastaanottoperheen omavalvontasuunnitelma, vastaanottoperhehoidon ABC perhehoitajille, lapsen asiakassuunnitelma ja lapsen palvelusuunnitelma.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:

Vastaanottoperhehoidossa lapsen itsemääräämisoikeutta ei pääsääntöisesti voida päätöksillä rajoittaa, pois lukien yhteydenpidon rajoittaminen, josta päätöksen voi tehdä lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä.

vastaanottoperheet ovat yksityiskoteja, joissa toteutetaan tavanomaista kotikasvatusta ja noudatetaan kodin sääntöjä. Lapseen liittyvistä säännöistä keskustellaan sekä lapsen itsensä että hänen vanhempiensa kanssa.

8.3. Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 

Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 

Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 

Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 

Sähköpostiyhteydenotot:

sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4. Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:

Lapsilta ja heidän vanhemmiltaan kerätään palautetta työskentelyn ohessa koko vastaanottoperhesijoituksen ajan. Viimeistään sijoituksen päättyessä lapsilta ja hänen läheisiltään pyydetään kirjallista palautetta lähettämällä heille sähköinen palautelinkki tai antamalla paperinen palautelomake. Käytössä on QPro-asiakaspalautejärjestelmä. 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:

Kaikki saadut palautteet käsitellään yksikön tiimikokouksissa. Palautteista pyritään tunnistamaan sellaiset asiat ja ilmiöt, joihin olisi mahdollista vaikuttaa esimerkiksi toimintaa, käytäntöjä tai ohjeita muuttamalla. kaikkiin yhteydenottoa toivoneisiin palautteenantajiin ollaan yhteydessä ja käydään heidän kanssaan palautekeskustelu henkilökohtaisesti.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:

Yksikössä muistutukset tulevat vastattavaksi johtavalle viranhaltijalle, joka on lastensuojelulaitoksen esihenkilö Tommi Hiltunen. 

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:

Vastaanottoperheyksikön tai vastaanottoperheen toimintaa koskevat muistutukset ja kantelut käydään läpi viipymättä.

Yksikön vastaava ohjaaja vastaa muistutusten käsittelystä yksikössä. Hän käy muistutuksen sisällön läpi tarpeellisten henkilöiden kanssa ja pyytää lisätietoa ja tarvittavia selvityksiä, joiden pohjalta koostetaan muistutusvastaus.  Lastensuojelulaitoksen esihenkilö tarkistaa vastauksena tehdyn asiakirjan ja hyväksyy sen allekirjoittamalla sekä huolehtii sen tiedoksi muistutuksen tehneelle.  

Tavoiteaika muistutusten käsittelylle on kaksi viikkoa – yksi kuukausi.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:

Muistutuksista esille tulleet epäkohdat ja puutteet käsitellään yksikön johtoryhmässä ja tiimeissä sekä tarvittaessa myös vastaanottoperheiden kanssa. Yksikön toiminnassa pyritään ottamaan huomioon muistutuksissa esille tuodut epäkohdat ja puutteet sekä tarvittaessa tekemään korjaavia toimenpiteitä näiden epäkohtien vähentämiseksi tai poistamiseksi. 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:

Omavalvontasuunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti nettisivuille ja pidetään nähtävillä asiakastiloissa. Suunnitelmaa päivitetään neljännesvuosittain ja aina tarvittaessa. Suunnitelma ja siihen tehtävät päivitykset käydään läpi yksikön viikoittaisissa tiimikokouksissa.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:

Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan päivittäisessä työssä ja kehittämistarpeet käsitellään viikoittain yksikön johtoryhmän kokouksessa.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):