Omavalvontasuunnitelma Palvelukeskus Hopeahovi ja Hoivakoti Vomma, 6.3.2025

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi (nimet): 
Palvelukeskus Hopeahovin asumispalveluyksikkö ja hoivakoti Vomma 
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Hopeahovin asumisyksikkö, pienkodit (1. krs) Carita, Bertta, Alli, Venla, Aapo, Eeva ja Elina 
Metsolantie 4, 04200 Kerava
Hoivakoti Vomma, pienkodit Kultasiipi (1. krs), Aamurusko ja Päivänsäde (2. krs)
Kisapolku 3, 04200 Kerava
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 

Helena Soilas, tehtäväaluepäällikkö
helena.soilas@vakehyva.fi, p. 0405284681

Hopeahovin asumisyksikkö               Hoivakoti Vomma
Sariann Signus, lähijohtaja                Merja Kippo, lähijohtaja
sariann.signus@vakehyva.fi              merja.kippo@vakehyva.fi                
p. 0406120669                                    p. 0406120584

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): Vanhusten palvelujen toimialan perustehtävä on vastata Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vanhusväestön lakisääteisistä ja tarpeen mukaisista palveluista. Tehtävänä on mahdollistaa vanhuksen oman näköinen kotona asuminen tai asuminen kodinomaisessa asumisympäristössä elämän loppuun asti. Toimiala on organisoitu kotona asumisen palvelujen palvelualueeseen sekä hoiva-asumisen palvelujen palvelualueeseen. 

Hoiva-asumisen palvelualue tuottaa pitkäaikaista ja lyhytaikaista ympärivuorokautista palveluasumista, yhteisöllistä asumista sekä arviointi- ja kuntoutustoimintaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yli 65-vuotiaille asukkaille. Asiakkaat ohjautuvat hoiva-asumisen palveluihin asiakasohjauksessa tehdyn laajan palvelutarpeen arvioinnin ja tämän pohjalta tehdyn palvelupäätöksen perusteella.  

Ympärivuorokautinen palveluasuminen on sosiaalihuoltolain 21 c § mukaista asumista esteettömässä ja turvallisessa asumisyksikössä. Ympärivuorokautista palveluasumista tarjotaan niille asiakkaille, jotka eivät enää pärjää itsenäisesti omassa kodissaan runsaidenkaan kotona annettavien palvelujen turvin. Ympärivuorokautinen palveluasuminen sisältää asiakkaan yksiköllisen tarpeen mukaisen hoidon ja huolenpidon, toimintakykyä ylläpitävän ja edistävän toiminnan, ateriat, vaatehuollon, siivouksen sekä osallisuutta ja kassakäymistä edistävän toiminnan. Ympärivuorokautista palveluasumista järjestetään henkilön tarpeen mukaan pitkäaikaisesti tai lyhytaikaisesti. 

Lyhytaikainen ympärivuorokautinen palveluasuminen voi olla tilapäistä tai säännöllisesti toistuvaa. Lyhytaikaista ympärivuorokautista palveluasumista tarjotaan omaishoitajan vapaapäiviksi, joilla tuetaan hoitavan läheisen voimavaroja. Oikea-aikaisella ja kotona asumista tukevalla lyhytaikaisella toiminnalla pyritään tukemaan asukkaan asumista omassa kodissa mahdollisimman pitkään. 

Lyhytaikainen kriisiasuminen on akuutista tarpeesta johtuva määräaikainen ympärivuorokautisen palveluasumisen jakso. Asiakas voidaan sijoittaa kriisipaikalle ennakoimattoman palvelun tarpeen vuoksi, joka johtuu esimerkiksi hoitajan sairastumisesta, kaltoin kohtelusta, asunnon menettämisestä tai muusta sosiaalisesta syystä. Asiakkaalla ei saa olla välitöntä sairaalahoitoa vaativaa hoitotarvetta. Yksikössä tarjotaan apua päivittäisissä toiminnoissa, lääkehoidossa, ravitsemuksessa ja arvioidaan palveluiden tarvetta.

Ympärivuorokautista lyhytaikaista arviointi- ja kuntoutustoimintaa tarjotaan niille asiakkaille, joiden toimintakyky tai terveys on heikentynyt ja kotona asumisen turvallisuutta on tarpeen arvioida. Arviointi- ja kuntoutustoiminnan tavoitteena on mahdollistaa asiakkaan kuntoutuminen esimerkiksi sairaalajakson jälkeen siten, että kotiutuminen ensisijaisesti omaan kotiin mahdollistuu. Arviointi- ja kuntoutusjaksolla asiakkaan toimintakykyä ja edellytyksiä kotona pärjäämiseen arvioidaan laaja-alaisesti, jonka perusteella pystytään arvioimaan asiakkaan palvelujen tarvetta sekä järjestämään hänelle tarvitsemansa palvelut asiakkaan kotiutuessa. 

Yhteisöllinen asuminen on sosiaalihuoltolain 21 b § mukaista asumista esteettömässä ja turvallisessa asumisyksikössä, jossa asiakkaan hallinnassa on hänen tarpeitaan vastaava asunto ja asukkaille on tarjolla sosiaalista kanssakäymistä edistävää toimintaa. Yhteisöllisen asumisen asiakkaille on mahdollista turvata myös yöaikaiset palvelut yksilöllisen tarpeen mukaisesti. Yhteisöllistä asumista tarjotaan hoiva-asumisen palvelualueilla omissa erillisissä yhteisöllisen asumisen yksiköissä sekä yksiköissä, joissa tuotetaan sekä yhteisöllistä asumista että ympärivuorokautista palveluasumista samassa paikassa. 

Hoivakoti Vomma tarjoaa ympärivuorokautista tehostettua palveluasumista 42 asukkaalle. Hopeahovin asumisyksikkö tarjoaa pitkäaikaista ja lyhytaikaista ympärivuorokautista palveluasumista 48 asukkaalle. Palvelusisältö on kuvattu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen 1.1.2025 voimaan astuneen vanhusten ympärivuorokautisen palveluasumisen palvelukuvauksessa.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei tuoteta tällä hetkellä. 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 

• Ateriapalvelu: Attendo Vireko
• Lääkkeet ja lääkkeiden annosjakelu: Tammiston uusi apteekki
• Hoitotarvikkeet: HUS, Essity
• Terveydenhuollon laitteet, huolto ja rekisteri: Spotilla, HUS
• Asiakasturva- ja hyvinvointijärjestelmä ja hoitajakutsujärjestelmä: 

       Hopeahovi: Vivago, Thunstall

       Vomma: Elsi (MariCare)

• Kiinteistöhuolto: 

       Hopeahovi: Keravan kaupunki

       Vomma: Huoltolinja

• Pyykkihuolto: Puro
• Siivouspalvelut: Keravan kaupunki
• Henkilöstön vuokraus/sijaiset: Seure

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: Valvontalain mukaan hyvinvointialue valvoo oman toimintansa ja alihankkijan toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Ostopalvelutuottajien palvelun sisältöä, laatua sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta seurataan jatkuvana toimintana.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ulkoisen palvelutuottajan palvelun laadun varmistamisessa noudatetaan laadittuja sopimushallinnan ohjeita ja -periaatteita. Hyvinvointialue on ohjeissa määritellyt sopimushallinnan vastuuhenkilöt ja toteuttamisen periaatteet. Sopimusten sisällön seurantaa toteutetaan päivittäin osana toimintaa ja vastuu puuttua mahdollisiin laatupoikkeamiin on toiminnan vastuuhenkilöillä. Yhteistyökumppaneiden kanssa järjestetään säännöllisiä yhteistyö- ja seurantapalavereja, joiden avulla kehitetään toimintaa. Toiminnan seurannassa ja kehittämisessä huomioidaan palveluun liittyvät työntekijä- ja asiakaspalautteet. Mahdollisista epäkohdista ostopalveluihin liittyen reklamoidaan tai palveluntuottajan kanssa järjestetään neuvottelu palvelun toteuttamisesta sopimuksen mukaisesti.

Attendo Virekon kautta saapuneiden ruokatuotteiden laatua valvotaan elintarvikkeiden omavalvontasuunnitelman mukaisesti. Jokainen keittiöön saapuva ruokaerä tarkastetaan sekä aistinvaraisesti että pakkausmerkinnöiltään. Mahdolliset reklamaatiot tehdään kirjallisesti sähköpostitse sekä tarvittaessa puhelimitse. Vireko teettää säännöllisesti asiakastyytyväisyyskyselyitä hoivakodin asukkaille. Hoivakodin työntekijät auttavat asukkaita kyselyyn vastaamisessa. Attendo järjestää tarvittaessa koulutuksia tilaajan esille nousseista tarpeista. Suoraa palautetta on mahdollista antaa puhelimitse.

Yksiköiden lääkehuolto järjestetään ensisijaisesti yhteistyössä Tammiston Uuden apteekin kanssa.  Keravan Keskusapteekista tilataan sellaiset akuutisti tarvittavat lääkkeet, jotka pitää saada Tammiston Uuden apteekin toimitusten ulkopuolella. Uuden asukkaan saapuessa vastaanottava lääkeluvallinen lähi- tai sairaanhoitaja tarkistaa asukkaan lääkityksen vertaamalla asukkaan mukana tulevaa lääkelistaa Apotin lääkelistaan, keskustelee mahdollisesti omaisen kanssa lääkityksestä ja tarvittaessa on yhteydessä lähettävään yksikköön. Hoitaja ilmoittaa yksikön vastuulääkärille uudesta asukkaasta ja vastuulääkäri tarkistaa uuden asukkaan lääkelistan.  Sairaanhoitaja valmistelee asukkaalle apteekkisopimukset Tammiston Uuteen apteekkiin. Asukkaan laskuista vastaava omainen allekirjoittaa ne. Sairaanhoitaja toimittaa apteekkisopimukset edellä mainittuihin apteekkeihin lääkelistojen kera ja samalla sopii apteekin kanssa, milloin aloitetaan annosjakelu ja lisää asukkaan Easymedi-järjestelmään. Annosjakelulääkkeet tilataan aina kahdeksi viikoksi kerrallaan. Ennen annosjakelurullan alkamista lääkeluvallinen hoitaja tarkistaa sen. Annosjakelurullasta tarkistetaan jaetut lääkkeet ja verrataan niitä Apotissa olevaan lääkelistaan, jolla varmistetaan, että annosjakelulääkitys vastaa asiakastietojärjestelmän lääkelistaa. Mikäli ne eroavat toisistaan, on hoitaja välittömästi yhteydessä apteekkiin. Tammiston Uusi apteekki teettää säännöllisesti asiakastyytyväisyyskyselyn tilaajalle. Apteekille on mahdollista antaa suoraa palautetta Easymedi-järjestelmän kautta, sähköpostitse tai puhelimitse.

Keravan kaupunki toteuttaa yksiköiden siivouspalvelut. Puhtauspalveluiden työntekijät, lähijohtaja ja henkilökunta seuraavat siivoussuunnitelman toteutumista. Puhtauspalveluiden esimiehen kanssa käydään keskustelua siivoustyön tasosta ja annetaan palautetta, jotta toiminta on siivoussuunnitelman mukaista. Puhtauspalveluiden esihenkilö osallistuu kutsuttuna yhteistyöpalaveriin ja käy myös pyydettäessä yksikössä.

Nimetyt vastuuhenkilöt tekevät keskitetysti hoitotarviketilaukset. Hoitotarvikkeita voi tilata palvelukuvauksen mukaisesti asukastarpeeseen. Tilausten tulee noudattaa taloudellisen ja ekologisen kestävyyden periaatteita. Saapuneet tilaukset tarkistetaan niiden saavuttua. HUS Valttiin saa tarvittaessa yhteyden puhelimitse tai sähköpostitse. Hoitotarvikejakelun kanssa yhteistyössä hankittavissa hoitotarvikkeissa ollaan yhteydessä tilanteen mukaan Kotiinkuljetus.fi-palveluportaalin tai Apotin työkorin kautta.

Terveydenhuollon laiterekisteriä omien laitteiden osalta ylläpidetään Spotilla-järjestelmässä. Hoivakoti Vommassa fysioterapeutilla ja lähijohtajalla on tunnukset järjestelmään. Hopeahovin asumisyksikössä tunnukset ovat vastaavilla sairaanhoitajilla ja esihenkilöllä. Järjestelmään dokumentoidaan muun muassa vuosihuollot, jotka suoritetaan alihankintana kulloinkin kilpailutettujen toimijoiden kautta. Hoivakoti Vomman ja Hopeahovin asumisyksikön CRP-laitteet ovat vuokralla HUS Vieritestausyksiköstä. Vain perehdytetyt henkilöt saavat käyttää yksiköidensä laitetta. Syvemmän perehdytyksen saanut vastuukäyttäjä perehdyttää yksikön peruskäyttäjiä. Laite kalibroidaan kerran viikossa sairaanhoitajan toimesta. Kerran vuodessa laitteeseen suoritetaan ulkopuolinen laadunarviointi sekä tasokontrolli.

Hoivakoti Vommassa on käytössä Elsi-älylattia. Elsiin ollaan alkuvuoden aikana kytkemässä myös hoitajaturvajärjestelmää, jonka käyttöön henkilökunta koulutetaan. Elsin pääkäyttäjiä ovat Vomman fysioterapeutti sekä nimetty lähihoitaja. Muu henkilökunta pääsee järjestelmään yleistunnuksilla, joilla on vain tarkasteluoikeus. Älylattia lisää asukasturvallisuutta erityisesti yöaikaan, sillä järjestelmä lähettää hoitajien puhelimiin viestin, kun asukas lähtee liikkeelle. Älyteknologia ei poissulje hoitajien läsnäolon tarvetta, jonka vuoksi yövuoroissa on kaksi hoitajaa, yksi kussakin kerroksessa. Hopeahovissa on käytössä Thunstallin liikehälyttimet yöaikaan klo 21-07.

Hopeahovissa on käytössä Thunstallin liikehälyttimet yöaikaan klo 21-07. Käytössä on myös Vivago potilaskutsu ja henkilöturva. Vivagon pääkäyttäjinä toimivat nimetyt vastaavat sairaanhoitajat. Muu henkilökunta pääsee järjestelmään yleistunnuksilla, joilla on vain tarkasteluoikeus. Jokaisella työntekijällä on oikeus tehdä henkilöhälytys ja kuitata niitä. Thustall ja Vivago teknologia lisäävät asukasturvallisuutta erityisesti yöaikaan ja pienkodeissa. Älyteknologia ei poissulje hoitajien läsnäolon tarvetta. 

Hoivakoti Vomma toimii Nikkarinkruunun omistamassa kiinteistössä, joka alihankkii kiinteistöpalvelut Huoltolinjalta. Kiinteistöpalveluille kuuluvat huoltotoimenpiteet on eritelty Nikkarinkruunun laatimassa vastuunjakotaulukossa, joka on lähijohtajan hallinnassa. Pienissä huoltotarpeissa voi olla suoraan yhteydessä Huoltolinjan palvelunumeroon, joka on esillä eteistilassa. Suuremmissa tai epäselvissä tilanteissa lähijohtaja on ensin yhteydessä Nikkarinkruunun vastuuhenkilöön puhelimitse tai sähköpostitse. Hopeahovi toimii Keravan kaupungin kiinteistössä, jota huoltaa Keravan kaupungin kiinteistötekniikka.

Nimetyt henkilöt tekevät säännölliset työvaatetilaukset Purosta. Vaatemäärät perustuvat vastuuhenkilöiden tekemään menekin arvioon. Pitkät pyhät tai kaudet, jolloin yleisesti on käytössä paljon sijaishenkilöstöä, hankaloittavat tarvittavien tilausmäärien saamista. Tarvittaessa vastuuhenkilöt voivat olla puhelimitse yhteydessä Puroon. Puro lähettää ennalta tiedossa olevista poikkeuksista tai muista tiedotettavista asioista kirjelmän pyykkien mukana.

Henkilöstövuokraustarve arvioidaan tarkoin ennen tilauksen tekoa. Yksiköiden yhteistyökumppani on Seure, jonne Resurssipalvelut tekee tarvittavat tilaukset. Sijaisilla tulee olla vuoroon tullessaan voimassa olevat Apotti-oikeudet. Lääkeluvan tarve määritellään erikseen puutostilauksen yhteydessä. Sijaiset noudattavat työssään yksikössä käytössä olevia ohjeita ja normeja. Lähijohdolla on heihin vuoron aikana työnjohdollinen oikeus ja mahdollisuus antaa työntekijälle suoraa palautetta vuoron aikana. Tarvittaessa lähijohtaja voi olla suoraan yhteydessä Seureen esimerkiksi Omaseure-järjestelmän kautta.

2.1.    Arvot ja hoivakulttuuri

Hoiva-asumisen palveluissa toteutetaan hyvinvointialueen strategian arvoja, missiota ja visiota. Hyvinvointialueen arvoiksi on määritelty oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Lisäksi hoivakulttuurin toteuttamisessa on huomioitu lainsäädäntö ja laatusuositukset, kuten laatusuositus aktiivisen ja toimintakykyisen ikääntymisen ja kestävien palvelujen turvaamiseksi. 

Sosiaalihuollon palvelujen tulee toteuttaa sosiaalihuollon lainsäädännön keskeisiä periaatteita. Palvelujen tulee edistää ja ylläpitää hyvinvointia sekä sosiaalista turvallisuutta, vähentää eriarvoisuutta ja edistää osallisuutta, turvata yhdenvertaisin perustein tarpeenmukaiset, riittävät ja laadukkaat sosiaalipalvelut sekä muut hyvinvointia edistävät toimenpiteet, edistää asiakaskeskeisyyttä sekä asiakkaan oikeutta hyvään palveluun ja kohteluun sosiaalihuollossa.

Asiakkaan arki rakentuu laadukkaan hoivan ja huolenpidon sekä yksilön oman näköisen arjen ympärille. Lähtökohtana on, että asiakkaan arki asumisyksikössä on mahdollisimman samanlaista kuin elämä asumisyksikön ulkopuolellakin. Arki on myös yhteistä aikaa muiden asukkaiden kanssa, arjen mielekkäitä kokemuksia ja aktiivisuutta. Kaiken toiminnan keskiössä on asiakas itse, ja asiakkaiden monimuotoisuutta kunnioitetaan ja sitä pidetään rikkautena. Läheisten kanssa tehdään yhteistyötä aktiivisesti. Henkilökunta vastaa omalla toiminnallaan asumisyksikön arjesta ja mahdollistaa erilaiset aktiviteetit, tapahtumat ja yhteisöllisyyden toteutumisen asumisyksikössä. Yhteistyötä tehdään myös kolmannen sektorin toimijoiden sekä vapaaehtoisten kanssa. Asiakkaita kannustetaan ja avustetaan osallistumaan päivittäiseen toimintaan asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaan. 

Asukkaiden toiveita ja tarpeita selvitetään elämäni tarina -kyselystä, hoitoneuvottelusta ja RAI:sta esiin tulleiden asioiden lisäksi päivittäin arjen lomassa, että asukaskokouksissa, joissa asukkaat voivat kertoa mielipiteitään hoivakodissa järjestetyistä tapahtumista ja esittää toiveita. Ryhmätoiminnoista ja aktiviteeteista saatu suullinen palaute ohjaa tulevien ryhmien ja aktiviteettien suunnittelua. Keskiössä on osallisuus, eli asiakkaalla on mahdollisuus sekä vaikuttaa itse tapahtumaan että osallistua siihen omista lähtökohdistaan. Osallistavassa suunnittelussa huomioidaan keskeisesti asukkaiden mielenkiinnonkohteet, taidot ja toiveet.

Asukkaiden toiveita ja tarpeita selvitetään moniammatillisessa yhteistyössä, johon osallistuu koko hoitohenkilökunta. Tämä varmistaa, että asukkaan tarpeet huomioidaan kokonaisvaltaisesti. Lisäksi yksiköissä vierailee kolmannen sektorin yhteistyökumppaneita, jotka tuovat yksiköihin kulttuuria, musiikkia ja erilaisia kokemuksia. Myös näitä tapahtumia ideoidaan yhdessä asukkaiden kanssa keskustellen.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä yhteinen omavalvontasuunnitelman mallipohja, jota on täydennetty hyvinvointialueen yhteisillä ohjeilla ja hoiva-asumista koskevilla tiedoilla. Hoiva-asumisen omavalvontasuunnitelman pohjaa täydennetään edelleen kyseistä palvelua koskettavilla tiedoilla. Yhteiseen omavalvontasuunnitelmapohjaan kirjoitetaan miten toiminnan vaatimusten ja yhteisesti sovittujen tavoitteiden toteutuminen konkreettisesti arjessa toteutetaan. Omavalvontasuunnitelman laatimisesta ja toteutumisen seurannasta vastaavat palvelun esihenkilöt yhteistyössä henkilökunnan kanssa. Omavalvontasuunnitelmat julkaisee hyvinvointialueen nettisivuille hoiva-asumisen toimistosihteeri tai hänen sijaisenaan palvelualueen asiantuntija. Yksikön esihenkilö(t) vastaa ajantasaisen omavalvontasuunnitelman sijoittamisesta saataville yksikössä. 

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma päivitetään säännöllisesti ja aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun, asiakas/potilasturvallisuuteen tai olosuhteisiin liittyviä muutoksia. Omavalvontasuunnitelmaan päivitettäessä huolehditaan siitä, että suunnitelman viimeisin versio on viiveettä julkaistuna ja julkisesti nähtävillä. Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta vastaa palvelun esihenkilö.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelma laaditaan sähköisesti ja julkaistaan VAKEn nettisivuilla sekä pidetään julkisesti nähtävänä palveluyksikössä. Omavalvontasuunnitelma pidetään palveluyksikössä julkisesti nähtävänä siten, että asiakkaat, omaiset ja yksikön omavalvonnasta kiinnostuneet voivat tutustua siihen ilman erillistä pyyntöä. 

Omavalvontasuunnitelma on tehty yhteistyössä vanhuspalveluiden johtoryhmän, yksiköiden lähijohtajien sekä työntekijöiden kanssa. Yksiköiden omavalvontasuunnitelma on tulostettuna ja nähtävillä sisääntuloaulan ilmoitustauluilla, sekä sähköisesti VAKE:n nettisivuilla. Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään yhdessä henkilökunnan kanssa säännöllisesti, kuitenkin vähintään neljän kuukauden välein. Päivitystyötä voidaan tehdä osana yksikkökokousta tai erillisenä kokoontumisena.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Hoiva-asumisen palvelualueella yksiköiden toimintaa ohjaavat keskeisesti Sosiaalihuoltolaki ja Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista. Laatusuositus aktiivisen ja toimintakykyisen ikääntymisen ja kestävien palveluiden turvaamiseksi 2024–2027 tukee hallitusohjelman, vanhuspalvelulain sekä sosiaalihuoltolain toimeenpanoa. Linkit lakeihin ja laatusuositukseen: 

• Sosiaalihuoltolaki 1301/2014 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®
• Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn… 980/2012 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®
• Laatusuositus aktiivisen ja toimintakykyisen ikääntymisen ja kestävien palvelujen turvaamiseksi 2024–2027 - Valto

Hoiva-asumisen yksiköiden toiminnassa noudatetaan lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhtenäisiä ympärivuorokautisen palveluasumisen sekä kotihoidon palvelukuvauksia. Palvelukuvauksessa esitetyt laatuvaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia yksikön toiminnalle. Kaikkien palvelukuvauksessa asetettujen vähimmäislaatuvaatimusten ja tavoitteiden tulee täyttyä täysimääräisesti tarjottavan palvelun osalta. 

Omavalvontasuunnitelma sekä vanhuspalveluiden palvelukuvaus toimii osana uuden työntekijän perehdytysmateriaalia. Omavalvontasuunnitelman ja vanhuspalveluiden palvelukuvauksen muuttuessa/päivittyessä käydään nämä yhdessä henkilöstön kanssa läpi toimintayksikkökokouksissa. Jokainen työntekijä on velvoitettu lukemaan suunnitelmat ja noudattamaan niitä päivittäisessä työssään.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Vantaan ja Keravan hallintosäännössä on kuvattu hyvinvointialueen johtaminen ja vastuut organisaatiorakenteen mukaisesti. Hallintosääntöön on kirjattu myös vastuut omavalvonnan ja valvonnan osalta. Jokainen johtamisvastuussa oleva henkilö on osaltaan vastuussa toiminnan omavalvonnasta sekä sen osana asiakas- ja potilasturvallisuuden toteutumisesta. Jokainen ammattihenkilö on vastuussa omasta työstään ja osallistuu osana päivittäistä työtään toiminnan kehittämiseen sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden edistämiseen omavalvonnan keinoin. Hyvinvointialueen eri asiantuntijat sekä tukipalveluiden edustajat tukevat johtoa ja henkilöstöä tehtävien toteuttamisessa.

Omavalvonta on hyvinvointialueen ensisijainen keino varmistaa palveluiden laatu ja asiakas- ja potilasturvallisuus. Omavalvontasuunnitelmaan on kuvattu keskeiset velvoitteet sekä niiden toteuttaminen ja seurannan menetelmät. Vanhuspalveluiden johtamisrakenteeseen on luotu menetelmät omavalvonnan seurannan toteuttamiseen. Omavalvonnan keskeisiä sisältöjä seurataan säännöllisesti laaditun vuosikellon mukaisesti. Sisältöjen toteutumisen seurannasta ja seurannan pohjalta tehdyt havainnot raportoidaan ja niitä käsitellään säännöllisesti kokouksissa aina työyhteisöistä hoiva-asumisen, vanhuspalveluiden ja hyvinvointialueen johtoryhmälle sekä aluehallitukselle saakka.

Henkilöstölle ja asiakkaille on luotu erilaisia vaikuttamiskanavia, joiden kautta he voivat ilmoittaa onnistumisia ja epäkohtia, joiden avulla toimintaa voidaan kehittää.  Tätä tietoa hyödynnetään omavalvonnan toteuttamisessa. 

Omavalvonta on osa jokapäiväistä toimintaa. Epäkohtia ja onnistumisia jaetaan työntekijöiden kesken sekä lähijohtajalle. Tärkeimpiä nostoja viedään tiimikokouksiin sekä yksikkökokouksiin. Lähijohtaja seuraa keskeisten velvoitteiden toteutumista Apotin kirjausten ja raporttien avulla sekä havainnoimalla yksikön arkea työntekijän ja asukkaan näkökulmasta.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Omavalvonnan avulla parannetaan palvelujen laatua ja turvallisuutta sekä asiakkaiden ja potilaiden oikeusturvaa. Lisäksi turvataan lakisääteisten palvelujen toteutuminen. Tieto laatupoikkeamasta voidaan saada esimerkiksi asiakaspalautteena, muistutuksena, kanteluna, huoli- tai epäkohtailmoituksena tai viranomaisilmoituksena. Laatupoikkeama voi ilmetä myös hyvinvointialueen omavalvontaa toteuttaessa esimerkiksi valvontakäynnin yhteydessä. Hoiva-asumisen palveluissa seurataan erilaisin järjestelmin ja mittarein laatua ja mahdollisia laatupoikkeamia. Laatupoikkeaman ilmetessä suunnitellaan tarpeelliset toimenpiteet ja toimenpiteiden seuranta. 

Yksiköiden esihenkilöt sekä tehtäväaluepäälliköt raportoivat kuukausittain yksikköä sekä tehtäväaluetta koskevat keskeiset havainnot ja tehdyt toimenpiteet ns. nelikenttäanalyysissä. Tämä tarkoittaa sitä, että toiminnan vastuuhenkilö kokoaa kuukausittain keskeisimmät havainnot ja tehdyt toimenpiteet sovittujen neljän kokonaisuuden alle, joita ovat asiakas, henkilöstö, prosessi ja talous. Vastaavasti seuraava vastuuhenkilö kokoaa keskeisimmät tiedot seuraavalle johtamisen tasolle. Tämän mallin avulla pienemmät asiat pystytään ratkaisemaan toiminnan tasolla ja ylemmälle tasolla tuodaan asioita, joihin mahdollisesti tarvitaan linjauksia tai toimintamallien tarkastamista.    

Hoiva-asumisen palvelualueella käytössä olevat laadunhallinnan työkalut ja mittarit: 

• Qpro -järjestelmän kautta seurataan asiakaspalautteita. Asiakaspalautteita voidaan saada myös suullisesti sekä kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla. 
• HaiPro -järjestelmän kautta seurataan asiakasturvallisuuteen ja potilasturvallisuuteen liittyviä läheltä piti- ja vaaratapahtumailmoituksia. 
• Spro-järjestelmän avulla seurataan tehtyjä epäkohtailmoituksia. 
• Henkilöstömitoituksen toteutumista seurataan päivittäin asiakastarpeen mukaisesti sekä kolmen viikon jaksoissa lakisääteisen mitoituksen toteutumisen varmistamiseksi työvuorosuunnittelujärjestelmä. Mitoituksen seurantaa tehdään työvuorosuunnittelujärjestelmässä sekä tiedolla johtamisen raporteilta. 
• Yhteisöllisen asumisen osalta seurataan välittömän työajan toteumaa Apotista. Välittömän asiakastyön tavoite yhteisöllisessä asumisessa on 70 %. Yhteisöllisessä asumisessa käytetään NFC-tunnisteita käynnin ajankohdan kirjaamisessa.
• VAKE-pulssi-kyselyllä seurataan henkilöstökokemusta ja työn sujuvuutta kolme kertaa vuodessa. 
• RAI-arviointimittaristoa käytetään toiminnan johtamisessa ja seurannassa.
• Päivittäiskirjaukset ja hoito- ja ohjaussuunnitelmat ohjaavat asiakaskohtaista toimintaa ja mittaavat toiminnan laatua. Kirjauksista tulee näkyä asiakkaiden saama palvelu ja sen laatu sekä palveluiden toteuttamiseen käytetty aika. Tämä tulee olla todennettavissa päivittäiskirjauksista. Hoito- ja ohjaussuunnitelmat laaditaan yksilöllisen asiakastarpeen mukaisesti. 

• Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotin koontinäytöiltä yksikön esihenkilö seuraa mm. RAI-arviointien, hoito- ja ohjaussuunnitelmien ajantasaisuutta ja rajoittamistoimenpiteiden käyttöä. 

   

RAI-arviointien sekä hoito- ja palvelusuunnitelmienajantasaisuus on nimetyn omahoitajan vastuulla. Toteutumista seuraavat yksikön sairaanhoitajat sekä lähijohtajat. Seurantaa helpottavat Apotista ajettavat raportit. Saatua palautetta käsitellään tilanteen mukaan yksittäisen henkilön, pienkodin tai koko henkilökunnan kesken kohtuullisessa ajassa. Toteutuvaa hoitajamitoitusta seurataan lähijohtajan sekä apulaisosastonhoitajan / vastaavan sairaanhoitajan toimesta päivittäin. Tarvittaessa puutoksiin tilataan sijainen Resurssipalveluiden kanssa yhteistyössä, jotta asukasturvallisuus voidaan taata jokaisessa vuorossa.

 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta, neuvonnasta ja valvonnasta niin oman palveluntuotannon kuin ostopalvelutuotannon osalta. VAKEssa palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta vastaa Valvonta ja tuottajaohjaus, joka sijoittuu osaksi konsernipalveluja. Valvonta ja tuottajaohjaus suunnittelee, toteuttaa ja kehittää valvontaa sekä kerää, analysoi ja kokoaa valvontatietoa. Tiimi toimii yhteistyörajapinnoissa, toimialojen tukena sekä tehden yhteistyötä palveluntuottajien ja valvontaviranomaisten kanssa. 

Valvonta- ja tuottajaohjaus järjestää palveluntuottajille neuvontaa ja tukea esimerkiksi vuosittaisten seminaarien sekä omavalvontasuunnitelmien laatimisen tuen kautta. Keskitetyn valvontatiimin avulla varmistetaan, että sosiaali- ja terveyspalvelujen valvonta on autonomista toimien erillään palvelutuotannosta. Valvonta- ja tuottajaohjaustiimissä valvontatyötä tekee siihen erikoistunut henkilökunta yhteistyössä toimialojen kanssa. Keskitetyn yksikön avulla varmistetaan omavalvonnan toteutumista, palvelujen laatua sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta ja pystytään reagoimaan tarvittaessa nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Laadunvalvontakäyntejä tehdään ennalta ilmoitetusti sekä ennalta ilmoittamatta yksiköihin säännöllisesti kerran vuodessa. Käynneistä kirjoitetaan yksikkökohtaiset raportit sekä annetaan yksiköille mahdolliset korjaustoimet/selvityspyynnöt sekä valvotaan näiden toimien toteutuminen. 

4.1.    RAI

RAI (Resident Assessment Instrument) on kansainvälinen hoidon, palvelun laadun ja kustannustehokkuuden parantamiseksi tehty standardoitu arviointijärjestelmä, joka perustuu ammattilaisten tekemään asiakaskohtaiseen toimintakyvyn ja palvelutarpeen arviointiin. Lain ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012) mukaan palveluntuottajalla on velvollisuus käyttää iäkkään henkilön palvelutarpeiden ja toimintakyvyn arvioinnissa RAI-arviointivälineistöä.

Hyvinvointialueella RAI-järjestelmää käytetään vanhuspalveluissa, vammaispalveluissa, aikuissosiaalityössä ja sairaalapalveluissa. Jokaisella on käytössään palveluun sopiva RAI-väline. Hoiva-asumisen yhteisöllisessä asumisessa käytetään interRAI-HC- välinettä, ympärivuorokautinen palveluasumisessa interRAI- LTCF- välinettä ja lyhytaikaisissa hoivan palveluissa interRAI-CHA-välinettä. Hyvinvointialueen välineet ovat kuvattuina RAI-intrasivustolla tarkemmin.

RAI-järjestelmän tarkempia ohjeita ja toimintamalleja henkilöstölle on kuvattu Vantaan ja Keravan RAI-intranetsivustolta. RAI-arvioinnista syntyvistä yksilötiedoista koostetaan myös yhteenvetoja ja keskiarvoja, jotka kuvaavat organisaation asiakasrakenteita, tarpeita sekä palvelujen toimintaa ja muutoksia. Tuloksia hyödynnetään toiminnan laadun arvioinnissa ja organisaation johtamisessa ja kehittämisessä. Lisäksi THL tuottaa RAI-arviointitiedosta kansallista vertailutietoa ja tutkimusta, joita hyödynnetään kehitettäessä palveluista asiakkaiden tarpeita vastaavia ja tuloksellisia.

Säännöllistä palvelua saavalle asiakkaalle tehdään kattava RAI-kokonaisarviointi hoidon alkaessa, hoidon aikana puolivuosittain sekä aina asiakkaan voinnin muuttuessa oleellisesti. Arviointi tehdään asiakasta haastatellen ja havainnoimalla. Läheinen/omainen voi osallistua mukaan. RAI-arviointi tuottaa asiakaskohtaisia mittareita ja herätteitä (CAPseja), joiden pohjalta ammattilaiset laativat asiakkaan hoivan, kuntoutuksen ja palvelun suunnitelman sekä seuraavat ja arvioivat suunnitelmalle asetettujen tavoitteiden toteutumista säännöllisesti.

RAI-arviointitiedon laadun varmistamiseksi jokainen arviointeja toteuttava ja tietoa käyttävä ammattilainen suorittaa hyvinvointialueen RAI-perehdytykseen sisältyvän koulutuskokonaisuuden. Yksiköissä on nimetyt RAI-tukihenkilöt, jotka tukevat ja vahvistavat yksiköissään osaamista esihenkilön rinnalla. Kaikkien ammattiryhmien roolit ja vastuut ovat kuvattuna tarkemmin henkilöstölle tehdyllä RAI-intrasivulla.

Hyvinvointialueella on asetettu laatuindikaattoreita, joiden avulla seurataan ja kehitetään organisaation toiminnan laatua. Laatuindikaattoreita seurataan reaaliaikaisesti Raisoft-järjestelmässä olevan laatumoduulin kautta osavuosikatsauksittain. Lisäksi Terveyden- ja hyvinvoinninlaitoksen tuottamista raporteista saadaan vertailutietoa muihin palveluntuottajiin kahdesti vuodessa. Hoiva-asuminen määrittelee itse oman toimintansa laatuindikaattorit ja niiden toteutumista seurataan säännöllisesti toimintayksiköiden kokouksissa, johtoryhmissä ja RAI-palauteraportti iltapäivissä. 

Laatuindikaattorit ja tavoitteet hoiva-asumisen palveluissa ajalla 2025–2027: 

Ympärivuorokautinen asuminen 

• Asiakas on määrittänyt hoidolle ainakin yhden tavoitteen, % ≥ 80 %
• Kipu: kova päivittäinen, % ≤ 4 %
• Ravitsemus: tahaton painonlasku, % ≤ 5 %
• Iho: painehaavat, kaikki asteet % ≤ 3 %
• Turvallisuus: kaatuminen 30vrk aikana, % ≤ 10 %
• Käynti päivystyksessä 90vrk aikana, % ≤ 5 %
• Monilääkitys: vähintään yhdeksän lääkettä, % ≤ 40 %
• Osallisuus: liikkumisrajoitteiden käyttö päivittäin, % ≤ 15 %
• Osallisuus: ilmaisee kokevansa yksinäisyyttä, % ≤ 10 %
• Osallisuus: asiakas ei itse osallistunut arviointiin, % ≤ 5 %
• Lisäksi seurataan: RUG18 -kustannuspaino ympärivuorokautisessa ympäristössä, AUDIT-C alkoholin ongelmakäytön tunnistaminen, PACTIVE fyysisen toiminnan edistämisen CAP-heräte ja lääkehoidon kokonaisarvioinnit. 

Yhteisöllinen asuminen

• Asiakas on määrittänyt hoidolle ainakin yhden tavoitteen, % 100 %
• Kipu: kova päivittäinen, % ≤ 4 %
• Ravitsemus: tahaton painonlasku, % ≤ 2 %
• Lääkitys: lääkäri ei tarkastanut, % (180vrk) SEURANTA, ≤7 %
• Turvallisuus: kaatuminen 90 vrk aikana, % ≤ 15 %
• Osallisuus: asiakas ei itse osallistunut arviointiin, % 0 %
• Osallisuus: tuntee itsensä yksinäiseksi, % ≤ 20 %
• Käynti päivystyksessä 90vrk aikana, % ≤ 5 %
• Iho: painehaavat, kaikki asteet % ≤ 3 %
• Monilääkitys: vähintään yhdeksän lääkettä, % ≤ 40 %
• Ensisijainen läheisauttaja ilmaisee uupumusta, ärtymystä tai masennusta, % ≤ 10 %
• Lisäksi seurataan: RUG18 -kustannuspaino kotihoitoympäristössä, AUDIT-C alkoholin ongelmakäytön tunnistaminen, PACTIVE fyysisen toiminnan edistämisen CAP-heräte ja RISK ympärivuorokautisen hoivaan joutumisriski.

Lyhytaikainen ympärivuorokautinen palveluasuminen

• Osallisuus: asiakkaan ilmaisemat palvelun tai hoidon tavoitteet, % ≥ 80 %
• Ensisijainen läheisauttaja ilmaisee uupumusta, ärtymystä tai masennusta, % ≤ 20 %
• Asiakas ei osallistunut RAI-arviointiin, % 0 %
• Lisäksi seurataan: yksinäisyyttä kokevat (ei masennusta), liiallinen alkoholinkäyttö AUDIT-C (=5tai enemmän), viimeksi kuluneen kolmen vuorokauden aikana mennyt ulos asunnosta tai rakennuksesta, jossa asuu, Kaatuminen 90 vrk aikana, arviointiin osallistuneet: perhe (avio- tai avopuoliso, lapsi, sukulainen tai muu vastaava) TAI muu henkilö (ystävä, naapuri, asioiden hoitaja, henkilökohtainen avustaja tai edunvalvoja), turvattomuutta kokevat. 

Arviointi- ja kuntoutustoiminta

• Yksinäisyyttä kokevat, ei masennusta, % ≤ 5 %
• Asiakas ei osallistunut RAI-arviointiin, % ≤ 5 %
• Osallisuus: asiakkaan ilmaisemat palvelun tai hoidon tavoitteet, % ≥ 80 %
• Lisäksi seurantaan: liiallinen alkoholinkäyttö AUDIT-C (=5tai enemmän), kova päivittäinen kipu, painevaurio tai painehaava, kaatuminen 90vrk aikana, arviointiin osallistuneet: perhe (avio- tai avopuoliso, lapsi, sukulainen tai muu vastaava) TAI muu henkilö (ystävä, naapuri, asioiden hoitaja, henkilökohtainen avustaja tai edunvalvoja), viimeksi kuluneen kolmen vuorokauden aikana mennyt ulos asunnosta tai rakennuksesta, jossa asuu, tahaton painonlasku.

RAI-intrasivuilla on kuvattuna tarkemmat ohjeistukset laatuindikaattoreiden tavoitteisiin pääsemiseksi ja seurantaan.

RAI-tiedon hyödyntäminen on osa palveluyksikön päivittäistä johtamista, toiminnan seurantaa ja arviointia. Palveluyksikön henkilökunta käy koulutuksen, jotta he ymmärtävät RAI-sisällön ja merkityksen. Laatutavoitteet ja arviointienherätteet/poikkeavuudet, sekä vertailukehittämisen tieto ohjaavat tarkastelemaan asukkaiden palvelua ja hoitoa, sekä kehittämään sitä yksilöllisestä asukastarpeesta. RAI-arviointitietoa käytetään asiakkaan palvelu-, kuntoutus- ja hoitosuunnitelman laadinnassa sekä suunnitelman toteutumisen seurannassa. Asiakkaalle tehdään yksilöllisiä tarpeita vastaava asiakas-, hoito- ja kuntoutussuunnitelma. 
 

Riskien hallinta tarkoittaa koordinoitua ja systemaattista toimintaa, jolla sosiaali-, terveys ja pelastustoimintaa johdetaan sekä ohjataan riskien osalta. Toimintaa vaarantavien ennakollinen riskien tunnistaminen päivittäisessä toiminnassa on omavalvontasuunnitelman ja omavalvonnan toimeenpanon keskeinen lähtökohta. Tunnistamalla mahdolliset riskit toimintaympäristössä ja toiminnassa, voidaan niitä ennaltaehkäistä sekä puuttua epäkohtiin suunnitelmallisesti.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut ja suunnitelmat

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista: 

•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
•    Monimuotoisuusohjelma 

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista: 

•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: Hopeahovi 6.10.2025, Vomma 1/2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: Hopeahovin asumisyksikkö 24.9.2024, hoivakoti Vomma 20.6.2024
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: ei erillistä valmiussuunnitelmaa. Hoivakoti Vommassa ja Hopeahovissa on erillinen kansio, jonne päivitetään varautumiseen liittyviä ohjeita. Hopeahovissa viimeisin päivitys 13.1.2025.
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: hoivakotien yhteinen perehdytyssuunnitelma päivitetty 12.1.2025. VAKE:lla käytössä lisäksi yleinen perehdytyslomake.
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: Hopeahovin asumisyksikkö 16.5.2024, Uusi lääkehoitosuunnitelma on parhaillaan päivityksessä sekä Hopeahovissa että Vommassa. 
•    Yksintyöskentelyohje sekä uhka- ja väkivaltatilanteiden menettelytapaohje, päivitysaika: Hopeahovi 13.1.2025, hoivakoti Vomma 28.7.2024

Päivitetyt ohjeet kerätään yksikössä Teamsiin. Jokainen työntekijä perehdytetään Teams-kansioiden sisältöön työsuhteensa alkuvaiheessa, ja työntekijöillä on velvollisuus tarkastella Teamsin sisältöä säännöllisesti. Kriittiset ohjeet, kuten palo- ja pelastussuunnitelma, on myös tulostettu valmiuskansioon. Tarvittaessa ohjeita käydään läpi yksikkökokouksissa, joissa tiedotetaan myös ohjeiden päivityksistä. Ohjeiden päivitysaikataulua ohjaa vanhuspalveluiden vuosikello. Ohjeita tulee päivittää aiemmin, mikäli toimintaan tulee olennaisia muutoksia. 

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Hyvinvointialueen jokaisella työntekijällä on vastuu huolehtia osaltaan siitä, että toimintaympäristö ja olosuhteet mahdollistavat turvallisen ja laadukkaan hoidon sekä työolosuhteet.  Toimintaa uhkaavia riskejä on tunnistettu ja tunnistetaan ennakkoon, niiden vaikutuksia turvallisuuteen arvioidaan sekä laaditaan riskien ehkäisyyn tarvittavat toimintaohjeet sekä vaikuttamisen kanavat. Keskeiset riskit, niiden seuranta ja seurannan pohjalta tehtävät kehittämistoimenpiteet on kirjattu tarkemmin omavalvontasuunnitelman asiakohtiin kuten henkilöstö, lääkehoito, laitteet ja toimitilat.

Palveluyksiköiden riskienhallinnasta vastaavat yksiköiden lähijohtajat yhdessä koko henkilökunnan kanssa. Riskienarvio on jatkuva prosessi, missä jokaisella työntekijällä on vastuu tuoda mahdollisia riskejä esiin käsiteltäväksi. Työntekijät laativat Haipro- ja läheltä piti-ilmoituksia, jotka lähijohtaja käsittelee määräajan sisään. Ilmoituksia käsitellään yhteisesti yksikkökokouksissa vähintään kuukausittain. Riskienarviota on hyvä päivittää säännöllisesti, mutta vähintään kerran vuodessa henkilökuntaa osallistaen.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021) edellyttää varautumista häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin ennakkoon tehtävillä valmiussuunnitelmilla sekä muilla toimenpiteillä ja että varautumisessa varmistetaan palvelujen jatkuvuuden turvaaminen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen valmiussuunnitelman julkinen versio löytyy hyvinvointialueen internetsivuilta. Hyvinvointialueen valmiussuunnitelma sisältää Hoiva-asumisen oman valmiussuunnitelman. Valmiussuunnitelma kuvaa miten organisaation kokonaisturvallisuus rakentuu ja miten häiriöihin varaudutaan normaali ja poikkeusoloissa. Hoiva-asumisen valmiussuunnitelma ei ole julkinen. 

Vastaava henkilö: vanhusten palvelujen palvelualuejohtaja Armi Hyry p. 050 3121 773

Lähijohtaja järjestää paikalle pelastuslaitoksen turvallisuuskouluttajan vuosittain. Turvallisuuskouluttajan kanssa on mahdollista harjoitella palo- ja pelastustaitojen lisäksi turvallista poistumista yksiköstä. Yksiköiden poistumisturvallisuuteen liittyvät tunnuspiirteet on kuvattu kunkin yksikön poistumisturvallisuusselvityksessä. Arjen ennakointiin kuuluvat esimerkiksi esteetön pääsy varauloskäynneille. Palon sattuessa henkilökunta tarkistaa automaattiselta paloilmoittimelta hälytyksen sijainnin ja toimii pelastusohjeiden mukaisesti. VAKE:n toimintaohjeen mukaan 1) varoitetaan muita huutamalla, 2) soitetaan 112, 3) yritetään sammuttaa tulipalo, mikäli se on turvallista, 4) siirrytään kokoontumispaikalle ja 5) opastetaan pelastusyksiköt paikalle, ensisijaisesti pääovelle paloilmoittimelle.

Hoivakoti Vommassa kiinteistön tilat on varustettu turva- ja merkkivalojärjestelmällä. Järjestelmä on integroitu palovaroittimeen. Taukotilassa on tarvittaessa taskulappuja sekä huomioliivejä tilannejohtajalle ja hänen avustajilleen, mitkä toimivat apuvälineinä myös sähkökatkon aikana. Sähkö- ja vesikatkoon liittyvät toimintaohjeet on kuvattu hoivakoti Vomman palo- ja pelastussuunnitelmassa.
Hopeahovin asumisyksikön kiinteistön tilat on varustettu automaattisella palohälytysjärjestelmällä, jonka hälytykset ohjautuvat palolaitokselle. Kiinteistön tiloissa on turvakyltit/opasteet. Sairaanhoitajien toimistossa on taskulappuja sekä huomioliivejä tilannejohtajalle ja hänen avustajilleen, mitkä toimivat apuvälineinä myös sähkökatkon aikana. Sähkö- ja vesikatkoon liittyvät toimintaohjeet on kuvattu Hopeahovin asumisyksikön palo- ja pelastussuunnitelmassa.

5.2.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Ilmoitusvelvollisuus ja epäkohtailmoituksen tekeminen käydään läpi henkilöstön kanssa osana perehdytystä. Lisäksi ilmoitusvelvollisuutta kerrataan säännöllisesti esimerkiksi osana yksikkökokouksia.

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus: 

•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus hyvinvointialueen ohjeissa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
•    Ilmoitusvelvollisuudet sosiaalihuollon tuen tarpeesta: tehdään lähete asiakasohjaukseen Apotin kautta. 
•    Ilmoitusvelvollisuus iäkkään henkilön palveluntarpeesta: tehdään lähete asiakasohjaukseen Apotin kautta. 
•    Ilmoitus edunvalvonnan tarpeessa ilmeisesti olevasta henkilöstä: tehdään ilmoitus Digi- ja väestötietovirastoon erillisellä lomakkeella.

Yksiköissä on tavoitteena ylläpitää ammatillisesti ja eettisesti vahvaa toimintakulttuuria, jossa epäkohtien esilletuominen on osa asukkaan hyvää hoitoa. Ilmoittamiskanavat käydään perehdytyksen yhteydessä, mutta työntekijälle tähdennetään, että epäkohdista on riittävää tuoda esimerkiksi sairaanhoitajalle tai lähijohtajalle tieto, joka lähtee edistämään tarvittavia toimenpiteitä. Ilmoitusvelvollisuuden tiedostaminen on osa ammattitaitoa.

5.3.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Henkilöstö ilmoittaa sovittujen käytäntöjen mukaisesti palveluyksikön esihenkilölle, jos hän tehtävissään havaitsee tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakas-, potilas- tai työturvallisuudessa, palvelun laadussa tai muun lainvastaisuuden. Hoiva-asumisessa ilmoittaminen tehdään ensisijaisesti HaiPro- ja Spro-ilmoitusjärjestelmiä käyttäen. Työntekijät ilmoittavat havaitsemansa ja/tai asiakkaan/läheisen palautteeseen perustuen epäkohdat, vaaratapahtumat tai niiden uhat ilmoitusjärjestelmien kautta. Todetut vaaratapahtumat, havaitut epäkohdat ja läheltä piti – tilanteet käsitellään, kirjataan, analysoidaan ja tarvittavat toimenpiteet toteutetaan sekä raportoidaan HaiPro- järjestelmään. 
Yksikön esihenkilö perehdyttää uudet työntekijät Valvontalain 29 § mukaiseen ilmoitusvelvollisuuteen ja opastaa HaiPro- ja Spro-järjestelmän käyttämiseen. Työntekijä ilmoittaa yksikön vastuuhenkilölle, mikäli hän havaitsee tai saa tietoonsa epäkohdan uhkia asiakkaan palvelun toteutumisessa. Keskeistä riskien ja epäkohtien tunnistamisessa on ennakoiva tunnistaminen ja havainnointi, jotta tarvittavia toimenpiteitä ehditään tehdä ennen ei-toivottujen tapahtumien toteutumista. Riskien hallinnassa keskeistä on työyksiköissä käytössä olevat prosessit, yhtenäiset toimintatavat ja kirjaamisen käytänteet.
Ilmoitukset riskien hallinnan järjestelmistä tulevat käsittelijöiden sähköpostiin. Yksikössä nämä viestit käsitellään päivittäin ja käsittelijä arvioi niiden kiireellisyyden. Mikäli tapahtuma vaatii toimenpiteitä, tulee se käsitellä heti. Yksikön esihenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan tai mahdollisen muun lainvastaisuuden korjaamiseksi. Kiireettömien ilmoituksen käsittely aloitetaan viikon kuluessa. 
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta (tulossa käyttöön vuoden 2024 aikana).
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.

Epäkohtien, haittatapahtumien ja läheltä piti-tilanteiden käsittely yksikössä

Vaaratapahtumailmoitukset käsitellään työyhteisössä esihenkilön toimesta, jonka tehtäviin kuuluu luoda toimintamallit vahingon läpikäymiseen. Vaaratapahtumailmoitukset käsitellään aina yhdessä yksikön henkilöstön kanssa. Käsittelyssä kiinnitetään huomiota avoimeen, rakentavaan ja syyllistämättömään keskusteluun työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa asiakkaan läheisen kanssa. Asiakas- ja potilas vaaratapahtuman käsittelyssä huomioidaan, että se ei aiheuta vahinkoa pelkästään asiakkaalle, vaan myös tapahtumassa osallisena ollut työntekijä tarvitsee tukea. Työntekijälle ja työyhteisölle järjestetään tapahtumasta riippuen heidän tarvitsemaansa tukea tilanteen käsittelyyn ja siitä oppimiseen. 
 

Lähijohtaja lähtee tarvittaessa selvittämään vaara- tai haittatapahtuman kulkua ilmoituksen saatuaan. Tapahtumaan saattaneet ja muut myötävaikuttavat tekijät ovat tärkeää saattaa tietoon, jotta tilanteista voidaan oppia ja jatkossa ennaltaehkäistä. Mikäli havaitaan, että toimintatavoissa tai -ohjeissa on selkeitä puutoksia, lähijohtaja ryhtyy välittömästi laatimaan kirjallista työohjetta tai kääntyy tarvittaessa ylemmän johdon puoleen hoivayksiköiden yhteisten toimintatapojen rakentamiseksi. Vaaratapahtumat käydään läpi yksikkökokouksessa kerran kuussa ja kohtalaisten tai vakavien vaaratapahtumien kohdalla aiemmin. Lähijohtajan on hyvä käydä vakavat vaaratilanteet läpi myös oman esihenkilön sekä tehtäväalueen johtoryhmän kanssa vertaistuen ja -oppimisen näkökulmista. Syyllistämätön kulttuuri on osa vanhuspalveluiden toimintakulttuuria, jota esimerkiksi valmentavan johtamisen työkalut tukevat.

5.4.    Vakavien epäkohtien ja vaaratapahtumien selvittely

Sosiaali- ja terveysministeriö on laatinut Vakavien vaaratapahtumien tutkinta oppaan sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille. Tätä opasta noudatetaan myös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vakavien vaaratapahtumisen tunnistamisessa ja käsittelyssä. 

Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä löytää konkreettisia keinoja puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena on oppia tapahtumasta, ei etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä. Hoiva-asumisen ja hyvinvointialueen tutkintaryhmän yhteyshenkilönä toimii Hoivan johdon asiantuntija. 

Vakavan vaaratapahtuman sattuessa tärkeintä on sujuva tiedonkulku. Hoiva-asumisen palveluissa on sovittu kriisiviestinnän periaatteet ja toimintatavat. Hoiva-asumisessa on sovittu toiminnan kannalta vakavat vaaratapahtumat, jotka ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Tällaisia tapahtumia voivat olla esimerkiksi asukkaan katoaminen tai vakava vaaratapahtuma, joka on uhannut asukkaan henkeä tai niiden uhat kuten tulipalot tai muut ulkoiset uhkat. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. 

Yksiköissä on nähtävillä ohjeistus virka-ajan ulkopuolisten vakavien vaaratilanteiden yhteydessä tapahtuvaan viestintään. Ohjeistuksessa on mainittu esimerkkeinä kuolemantapaus työtehtävissä, suurien omaisuusvahinkojen uhka sekä pidempi sähkö- tai vesikatkos. Ohje esitellään henkilöstölle osana perehdytystä, esimerkiksi turvallisuuskävelyn yhteydessä.

5.5.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Palveluyksikön keskeisten riskien tunnistamisessa hyödynnetään vuosittain tehtävää työturvallisuusriskien arviointia sekä omavalvonnan havainnoista saatavaa tietoa. Asiakaspalautteet, työntekijöiden vaaratapahtumailmoitukset, vakavat vaaratapahtumat ja muistutukset sekä kantelut antavat arvokasta tietoa työyksikön mahdollisista keskeisistä riskeistä, joihin voidaan kehittää suojaavia toimenpiteitä. 

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): psykososiaaliset kuormitustekijät, kuten asukkaiden hoidon vaativuus, asukkaiden käytöshäiriöt, työyhteisössä tapahtuva sovittujen toimintatapojen noudattamatta jättäminen, työn jatkuva keskeytyminen, työn pakkotahtisuus ja näistä tai muista tekijöistä koituva työuupumus, fyysiset kuormitustekijät kuten asukassiirrot ja työtahti, tapaturman vaarat kuten liukastuminen ja kaatuminen erityisesti asukkaiden kohdalla sekä biologiset vaaratekijät, kuten noro- ja COVID19-epidemiat asukkaiden ja henkilökunnan keskuudessa.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Psykososiaalisiin kuormitustekijöihin voidaan vaikuttaa muun muassa hyvän työilmapiirin rakentamisella, työntekijöiden aktiivisella osallistumisella työn suunnitteluun ja tasapuoliseen jakoon, kunnioittavalla ja yksilöllisellä asukkaan kohtaamisella, työntekijöiden työhön sitoutumisella sekä valmentavalla johtamisella. Fyysisiä kuormitustekijöitä voi vähentää vaihtelemalla työtehtäviä sekä suunnitelmallisuudella ja apuvälineiden hyödyntämisellä siirtotilanteissa. Tapaturman vaaroja voi ennaltaehkäistä tarkkailemalla, ettei lattia ole märkä esimerkiksi moppauksen tai asukkaan ruokailun jälkeen sekä panostamalla tukeviin, liukumattomiin kenkiin. Tarvittaessa asukkaasta täytetään kaatumisen arviointilomake, jolla voidaan ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Biologiset vaaratekijät ennaltaehkäistään kaikissa tilanteissa tavanomaisilla varotoimilla. Työyhteisö perehdytetään ohjeisiin ja työtapoihin. Yksikössä jokainen työntekijä suorittaa Tavanomaiset varotoimet -verkkokurssin oppiportissa. Jokainen työntekijä on vastuussa yleisestä hygieniatasosta. Tarvittaessa hygieniahoitajaa voi konsultoida puhelimitse tai sähköpostitse. Yksiköissä noudatetaan hygieniahoitajan antamia ohjeita. Yksikössä on nimetty hygieniavastaava, joka osallistuu kokouksiin ja perehdyttää henkilökuntaa mm. suojakäsineiden oikeaan ja tarkoituksenmukaiseen käyttöön, huuhteluhuonetyöskentelyyn jne. Lähijohtaja seuraa suojakäsineiden oikeaa ja tarkoituksen mukaista käyttöä ja huuhteluhuonetyöskentelyä.
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Palveluntuottajat, esimerkiksi ateriapalveluiden toimittajat, toimivat työssään oman työnantajansa säännösten mukaisesti. Ostopalvelutuottajiin liittyvä riskienhallinta liittyy vahvasti laadunvalvontaan, jota on kuvattu tarkemmin kappaleessa 2. 

5.6.    Riskienhallinnan seuranta

Hoiva-asumisessa seurataan osana johtamisjärjestelmää muun muassa seuraavia riskientunnistamisen lähteitä:
-    Vaaratapahtumien määrä ja tapahtumatyyppi
-    Reagointiaika
-    Kehittämistoimenpiteet
-    Vakavat vaaratapahtumat
-    Muistutusten ja kanteluiden määrä
-    Työtapaturmailmoitusten määrä
-    Riskienarvioinnista saatu tieto
Saadun tiedon pohjalta on luotu rakenteita, joiden avulla varmistetaan toiminnan turvallisuus aina kaikissa yksiköissä, vaikka havainto olisi tullut vain yhdestä kohteesta. Havainnot ja erityisesti niiden pohjalta tehdyt korjaavat toimenpiteet jaetaan osana laajennettua johtoryhmää.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Henkilöstön määrää ja rakennetta säätelee palveluntuottajan toimilupa, laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista sekä palvelukuvaus. Palveluyksikön henkilöstön määrä ja rakenne: 

Hopeahovin asumisyksikkö        (määrä)

Hoivakoti Vomma

•    Lähihoitaja                               24 
•    Sairaanhoitaja                          2
•    Hoiva-avustaja                         1
•    Hoito-apulainen                      2,5
•    Palvelutyöntekijä                      2
•    Fysioterapeutti                         1
•    Toiminnanohjaaja                     1
•    Apulaisosastonhoitaja              1
•    Esihenkilö                                  1

Sijaisten käytön periaatteet: Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ensisijaisesti palveluyksikön riittävällä henkilöstöresurssilla, asiakastarpeiden mukaisella työvuorosuunnittelulla, henkilöstön liikkumisella yksiköiden välillä sekä tarvittaessa sijaisia käyttämällä. Henkilöstövoimavarojen riittävyyttä seurataan päivittäin työvuorosuunnittelujärjestelmässä olevalla mitoituslaskurilla. 
 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Resurssipalvelut tukevat hoiva-asumisen yksiköitä sekä äkillisissä että pidempiaikaisissa sijaistarpeissa.  Lyhytaikaiset sijaisuudet hoidetaan Resurssipalvelujen varahenkilöstön tai Resurssipalveluiden kautta hankittavan vuokrahenkilöstön avulla, jos vanhuspalvelulain edellyttämä henkilöstömitoitus on uhkana alittua. Pidempiaikaisiin sijaisuuksiin pyritään ensisijaisesti palkkaamaan määräaikaisesti yksikköön työntekijä. 

Toiminnan esihenkilö vastaa henkilöstön riittävyydestä ja rekrytoinnista. 

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Alle 14 vrk sijaisuudet tilataan aina VAKEn Resurssipalvelujen kautta. Sijaisuuksiin hankintaan vuokratyöntekijä, mikäli yksikön henkilöstömitoitus ei muilla toimenpiteillä toteudu vähintään lain vaatimalla tasolla.  Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ensisijaisena kumppanina henkilöstövuokrauksessa toimii Seure. Hyvinvointialueella on käytössä myös lähihoitajia ja sairaanhoitajia koskeva henkilöstövuokrauksen puitesopimus, joiden molemmissa kategorioissa on valittuna kolme eri henkilöstöpalveluntuottajaa. VAKEn Resurssipalvelut vastaa myös puitesopimuksen kautta tilattavasta vuokrahenkilöstöstä.

Rekrytointi: Esihenkilö vastaa rekrytointiprosessista sen valmistelusta aina päättämiseen asti. Rekrytointi valmistellaan ja suunnitellaan hyvin, jotta rekrytointi sujuu asianmukaisesti ja siitä syntyy myös työnhakijoille hyvä kokemus. Rekrytointitiimi tukee rekrytointiprosessin läpiviennissä tarvittavissa vaiheissa. Jo hakemuksen suunnitteluvaiheessa monimuotoisuus huomioidaan ja kannustetaan eri taustaisia ja osaajia hakemaan avoimia tehtäviä.  Rekrytointiprosessin eri vaiheista löytyy kuvaukset ja ohjeet VAKEn intrasivuilta, jossa ne ovat esihenkilöiden saatavilla. Pääsääntöisesti tehtävien täytössä noudatetaan julkista hakumenettelyä. 

Esihenkilö vastaa siitä, että rekrytointi tehdään oikeilla tiedoilla ja hakee tarpeen mukaisesti täyttöluvan. Rekrytoinnin valmistelun jälkeen esihenkilö suunnittelee rekrytoinnin aikataulun huomioiden haastatteluihin kuluvan ajan. Hakuaika tehtäviin on vähintään 14 vuorokautta. Rekrytointisuunnitelma luodaan LAURA-rekrytointijärjestelmässä, jonka lomakkeelle esihenkilö kirjaa tarvittavat rekrytoinnin tiedot.  Rekrytointipalvelut julkaisevat työpaikkailmoituksen vastuuhenkilön täyttämän lomakkeen tietojen perusteella. Työpaikkailmoitukset julkaistaan automaattisesti VAKEn nettisivuille sekä tietyillä julkaisukanavilla (Työmarkkinatori, Laura.fi, Duunitori). 

Hakemukset käsitellään arvioiden työntekijän kelpoisuus ja hakijoiden ansioita vertaillaan työhakemusten perusteella LAURA-rekrytointijärjestelmässä. Erityistä huomiota kiinnitetään yhdenvertaisuuteen ja syrjimättömyyteen, ja hakijoita arvioidaan heidän pätevyytensä ja ansioidensa perusteella ilman ennakkoluuloja. Haastatteluun valitaan kelpoisuusehdot täyttävien hakijoiden joukosta yhteneväisillä kriteereillä sopiva määrä potentiaalisia hakijoita. 

Haastattelujen ja kokonaisarvioinnin perusteella valitaan tehtävään sopivin hakija.  Päätöksen rekrytoinnista tekee yksiköiden esihenkilöiden osalta tehtäväaluepäällikkö ja yksikön työntekijöiden osalta yksikön esihenkilö. Vastuuhenkilöiden valinnasta tehdään viranhaltijapäätös. Esihenkilö /tehtäväaluepäällikkö tiedottaa valituksi tulleelle hakijalle sekä valitsematta jääneille rekrytoinnin päättymisestä. Esihenkilö/tehtäväaluepäällikkö tekee valitun henkilön kanssa työsopimuksen.  

 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen, luottotietojen tarkastaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Palkattaessa työntekijöitä otetaan huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Rekrytoiva esihenkilö tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (JulkiTerhikki/JulkiSuosikki). Tarkastettu ammattihenkilön rekisteröintinumero kirjataan työsopimukseen. Mikäli henkilön oikeuksia toimia sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilönä on rajoitettu, rajoituksen sisällöstä tulee tiedustella numerosta 02 952 09550 tai sähköpostilla osoitteesta terhikki@valvira.fi.

Rekrytoinnin yhteydessä tarkastetaan hoiva-asumisen asumispalveluihin työhön otettavan henkilöstön luottotiedot. Rekrytoivan esihenkilön tulee ilmoittaa henkilölle etukäteen tieto luottotietojen selvittämisestä ja selvityksessä saaduista tiedoista ennen kuin niitä käytetään henkilöä koskevassa päätöksenteossa. Lisäksi henkilölle tulee ilmoittaa mistä luottotietorekisteristä tieto on hankittu. Rekrytointi tapahtuu kokonaisharkintaa käyttäen, jolloin rekrytointiyksikkö avustaa esihenkilöä luottotietojen merkityksen arvioinnissa kussakin yksittäistapauksessa.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta velvoittaa työnantajaa selvittämään rikostaustan iäkkäiden ja vammaisten kanssa työskenteleviltä henkilöiltä. Sääntelyllä pyritään ehkäisemään iäkkäiden ja vammaisten kokemia väärinkäytöksiä. Rikosrekisteritausta selvitetään vähintään kolme kuukautta kestäviin palvelussuhteisiin tulevilta. Toimen/viran hakuilmoituksessa on mainittava siitä, että tehtävään valittavan henkilön on esitettävä nähtäväksi rikosrekisterilain 6 §:n 2 momentissa tarkoitettu rikosrekisteriote. Asia tuodaan esiin myös haastattelussa.  Rikosrekisteriotteen pyytäminen on mahdollista myös kolmea kuukautta lyhyemmissä tehtävissä, mutta otetta ei lain mukaan ole pakko pyytää.

Esihenkilö pyytää rikosrekisteriotteen nähtäväksi, kun henkilö valitaan työ- tai virkasuhteeseen, joka kestää yhden vuoden aikana vähintään kolme kuukautta ja johon sisältyy pysyväisluontoisesti tai olennaisesti ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemista sekä iäkkäiden tai vammaisten henkilöiden avustamista, tukemista, hoitoa tai muuta huolenpitoa tai muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa iäkkään tai vammaisen henkilön kanssa. Rikosrekisteriote ei saa olla yli kuusi (6) kuukautta vanhempi. Työsopimusta ei saa tehdä ennen kuin rikosrekisteriote on esitetty. Rikosrekisteriotteen esittämisestä ja siitä ilmenevien tietojen käsittelystä löytyy ohje VAKEn Intrassa Meillä työssä -käsikirjasta. 

Tartuntalain 48 § mukainen suojan arviointi ja 55 § mukaiset selvitykset: Tartuntatautilain 48 § perusteella työnantajan on varmistuttava, että vakaville tartuntataudeille alttiita potilaita ja asiakkaita kohtaa vain riittävän kattavasti rokotettu henkilökunta. Työntekijällä ja työharjoitteluun osallistuvalla opiskelijalla on oltava joko rokotuksen tai sairastetun taudin antama suoja tuhkarokkoa ja vesirokkoa vastaan. Lisäksi edellytetään rokotuksen antama suoja influenssaa vastaan. Kaikilta asiakas- ja potilastyötä tekeviltä työntekijöiltä vaaditaan selvitys hengityselinten tuberkuloosista (tartuntatautilaki § 55) ja rokotustilanteesta.

 
Esihenkilö huolehtii rekrytointivaiheessa, että jokainen työntekijä täyttää selvityksen työntekijän tuberkuloosi- ja rokotustilanteen suhteen ja toimittaa selvityslomakkeen työterveyshuoltoon.  Työterveyshuolto tarkistaa rokotussuojan alkutarkastuksen yhteydessä, mikäli alkutarkastus tehdään.  Alkutarkastus tehdään, kun tarkastukseen on lakisääteinen peruste. Työterveyshuolto huolehtii rokotusten tehostamisesta ja tarvittaessa täydentää puuttuvan rokotussuojan myös työsuhteen aikana. 

Esihenkilö on virkansa puolesta sitoutunut noudattamaan annettuja rekrytointiohjeita ja toimimaan jokaisen rekrytoitavan kanssa tasapuolisesti ja johdonmukaisesti. Rekrytoitavan työntekijän tulee osoittaa rekrytointivaiheessa olevansa sitoutunut lainmukaisiin selvityksiin. Tartuntalain 48 § mukainen suojan arviointi ja 55 § mukaiset selvitykset suoritetaan heti työsuhteen alussa. Lisätietoa selvityksistä löytyy Intran Meillä töissä -käsikirjan osiosta Taustaselvitykset.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Terveydenhuollon ammattien harjoittamisen vaatimuksista säädetään terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetussa laissa (559/1994). Sosiaalihuollon ammattien harjoittamisesta säädetään laissa sosiaalihuollon ammattihenkilöistä (817/2015). Lisäksi Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (28.12.2012/980) säädetään henkilöstön määrästä, koulutuksesta ja tehtävärakenteesta.  Rekrytoinnissa varmistetaan, että palkattavalla henkilöstöllä on riittävästi tietoa ikääntyneiden sairauksista, ikääntymisen vaikutuksista toimintakykyyn sekä toimintakykyä ylläpitävistä työtavoista. Yksiköihin rekrytoidaan luotettavaa henkilöstöä, joka soveltuu vanhusten ja muistisairaiden hoitotyöhön. Monimuotoinen henkilöstö tukee monimuotoisten asiakkaiden tarpeita, sillä erilaiset taustat ja osaamiset mahdollistavat paremman ymmärryksen ja joustavuuden asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin vastaamisessa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä tulee lisäksi olla hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito, jonka arviointi on työnantajan vastuulla: https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito

Henkilöstön perehdytys: Toimintayksikön henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita, pitkäaikaisia sijaisia ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään perehdyttäjä. Lyhytaikaisten sijaisten kohdalla perehdytys tapahtuu kokeneemman hoitajan työparina työn ohella.

Perehdyttäminen on uuden työntekijän opastamista työhön, työyhteisöön ja työympäristöön. Perehdytys on kokonaisvaltainen prosessi. Perehdyttämisen tueksi käytetään Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhteistä perehdyttämissuunnitelman pohjaa, jota on täydennetty tehtävän mukaisesti. Toimintayksikkökohtaisella perehdytysohjelmalla varmistetaan, että työntekijä hallitsee työtehtävän, käytettävät koneet ja työvälineet sekä osaa toimia myös häiriö- ja poikkeustilanteissa. Perehdyttämisen ja työnopastuksen tueksi on hyvä olla kirjallinen suunnitelma, jolla seurataan opastuksen etenemistä ja varmistetaan työntekijän osaaminen. Työnopastukseen kuuluu myös työpaikan toimintamalleihin tutustuminen. Näitä ovat esimerkiksi yksintyöskentelyyn ja väkivallan uhkaan liittyvät toimintaohjeet. 

Esihenkilö vastaa uuden työntekijän perehdyttämisestä yhdessä työyhteisön muiden jäsenten kanssa. Esihenkilö huolehtii myös työtilojen, tarvittavien työvälineiden, sähköisten käyttäjätunnusten sekä kaiken tarpeellisen välineistön järjestämisestä. Uutta työntekijää kannustetaan olemaan myös itse aktiivinen kyselijä ja tiedonhakija, sillä oma aktiivisuus edistää perehtymistä.

Henkilöstön perehdytyksen tueksi löytyy koottuna materiaalia VAKEn Intranetistä sekä yksikön Teams-kanavista. Meillä töissä -käsikirja on VAKEn Intranetistä löytyvä sivusto, josta löytyy ohjeita lähijohtajille sekä työntekijöille työhön ja työsuhteeseen liittyvistä asioista. Työn tueksi Intra-sivustolta löytyy tukipalveluiden ohjeita perehdytyksen tueksi. Lisäksi Vanhuspalveluiden toimialla on omat Intra-sivut, jonne rakennetaan palvelualueiden ohjeita. Prosessien kuvaamiseksi on otettu keväällä 2024 käyttöön IMS-järjestelmä, jonne tullaan kuvaamaan prosesseja. 

Työyksikössä noudatetaan perehdytyssuunnitelmaa ja jokaiselle työntekijälle nimetään perehdyttäjä. Esihenkilö ja nimetty perehdyttäjä vastaa työntekijän perehdytyksestä. Henkilöstöltä kysytään koulutustarpeita, henkilöstö on ohjattu seuramaan mm. Lokissa tarjolla olevia koulutuksia ja hakeutumaan niihin, sekä hakeutumaan keskiviikkokoulutuksiin säännöllisesti. Yksikköön on nimetty myös eri vastuualueita, joiden nimetty työntekijä antaa tarvittaessa koulutusta/perehdytystä vastuualueensa asioista.  

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön täydennyskoulutuksista edellyttää, että henkilöstön ammattitaitoa ja osaamista ylläpitävällä ja kehittävällä täydennyskoulutuksella edistetään henkilöstön jatkuvaa ammatillista kehittymistä ja turvataan asiakas- ja potilasturvalliset sekä vaikuttavat, väestön terveyttä ja hyvinvointia edistävät sosiaali- ja terveyspalvelut. 
 

VAKEn vanhuspalvelujen toimialalla laaditaan vuosittain koulutussuunnitelma, jonka toteutumista seurataan osana toimialan, palvelualueiden, tehtäväalueiden ja yksiköiden johtamista. Henkilöstön koulutustarpeita kartoitetaan vuosittain osaamiskartoitus -lomakkeella kehityskeskustelujen yhteydessä ja saatua tietoa hyödynnetään koulutussuunnitelman laatimisessa. Myös laadun seurannan kautta kertynyt tieto ohjaa koulutustarpeiden määrittelyssä. 

Henkilöstölle järjestetään säännöllisiä koulutuksia koulutussuunnitelman mukaisesti. Osaamisen kehittämisessä kouluttautumisen keinoin hyödynnettävissä ovat hyvinvointialueen oma sisäinen koulutustarjonta sekä ulkoinen koulutustarjonta. Sisäistä 
koulutusta ovat sekä hyvinvointialueen kaikille yhteinen henkilöstökoulutus (yhteinen 
koulutustarjonta) että toimialojen omat koulutukset (toimialakohtainen koulutustarjonta). Lisäksi hyödynnettävissä ovat ulkoisten koulutustarjoajien järjestämät koulutukset.

Vanhuspalvelujen toimialalla järjestetään keskiviikkoisin säännöllisenä opetushoitajien koordinoimat sisäiset keskiviikkokoulutukset, joiden aiheet vaihtelevat ja joiden sisältö suunnitellaan toimialan tarpeiden näkökulmasta. Opetushoitajat toimivat henkilöstön osaamisen kehittämisen tukena. Tarpeen mukaan järjestetään kohdennetumpaa koulutusta työntekijöiden/toimintayksiköiden tarpeiden mukaisesti. 

Sisäisiin koulutuksiin ilmoittaudutaan LOKI-järjestelmässä. Hyvinvointialueella on käytössä verkko-oppimisympäristö Noheva, johon kehitetään sisältöä työntekijöiden osaamisen vahvistamiseksi. 
Kehityskeskusteluissa käydään läpi yksilölliset koulutustarpeet ja sen mukaan laaditaan henkilökohtainen koulutussuunnitelma. Henkilöstön koulutukset ovat koottuna työnantajan toimesta Lokiin.

Opiskelijat työryhmän jäseninä: Opiskelijoiden osalta esihenkilön on arvioitava tapauskohtaisesti opiskelijan valmiudet ja se, millaisten tehtävien hoitamiseen hänellä on riittävät edellytykset. Myös opiskelijan kohdalla varmistetaan kielellinen valmius tehtävässä toimimiseen. Esihenkilön on määriteltävä riittävän tarkasti opiskelijan tehtävät, vastuu, toiminnan rajat ja muut velvoitteet. Lisäksi on varmistettava, että opinnot on suoritettu hyväksytysti. Opiskelijalle tulee aina olla nimettynä ohjaaja. 

Opiskelijoilta kerätään säännöllistä palautetta. Opiskelijapalautteesta saatujen tulosten avulla kehitetään oppimisympäristöjämme ja niissä toteutettavaa opiskelijaohjausta. Lisäksi vastauksia tullaan käyttämään kansallisessa vertaisarvioinnissa hyvinvointialueiden kesken.  
 

Opiskelijalle nimetään aina vastuuohjaaja (ja varaohjaaja), joka on saanut koulutuksen ohjaamiseen, osaamisen varmistamiseen ja arviointiin. Opiskelijaa ohjataan vastaamaan palautekyselyyn ja antamaan aktiivisesti palautetta myös jaksonsa aikana.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstöltä kerätään säännöllisesti palautetta eri menetelmien avulla. Johtamisessa panostetaan välittömään vuoropuheluun ja ilmapiiriin, jolloin henkilöstö voi tuoda kehittämisehdotukset sekä onnistumiset esiin matalalla kynnyksellä. Riskienhallinnan osiossa kuvatut ilmoituskanavat ovat yksi henkilöstön palautteen antamisen menetelmä. 

Henkilöstölle pidetään säännöllisesti vuosittain kehityskeskustelut, joissa henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön ja kehittymiseen.  Palautetta kerätään systemaattisesti myös esimerkiksi henkilöstöinfoista kerättävällä palautekyselyllä. 

VAKE-Pulssi-kysely toteutetaan säännöllisesti. Pulssikyselyssä on kuusi kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Kyselyn vastaukset kertovat henkilöstön työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. VAKE-Pulssin kautta saadaan henkilöstön ääni kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten henkilöstö voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat. 

VAKE-Pulssin vastauksien ja vastaajien kommenttien perusteella kertyvän datan reaaliaikainen ja älykäs analyysi auttaa tiimejä, lähijohtajia ja johtoa ymmärtämään paremmin organisaatiotaan ja kehittämään oikeita asioita hyvinvointia ja työn tekemisen edellytyksiä tukevaksi. 

VAKE-Pulssi on keskeinen työkalu työpaikan kehittämisessä. Tuloksia hyödynnetään toimialojen johtoryhmissä sekä muilla kehittämiseen ja päätöksentekoon liittyvillä foorumeilla. Myös tiimeiltä odotetaan tulosten käsittelyä ja toimintatapojen kehittämistä tulosten pohjalta. Vastuuhenkilöt saavat ohjeita ja vinkkejä tulosten käsittelyyn ja kehitystoimenpiteiden asettamiseen. 

Henkilöstöä kannustetaan antamaan säännöllistä palautetta suullisesti tai kirjallisesti, sekä vastaamaan Pulssi kyselyyn. Palaute käsitellään henkilökohtaisesti asianomaisten kanssa. Pulssi kyselyn tulokset käsitellään toimintayksikkö kokouksessa ja lähdetään kehittämään toimintatapoja. Tällöin sovitaan kehitettävä toimintatapa/asia ja sen aikataulu, sekä vastuuhenkilöt.

Henkilöstön osaamien ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 
Henkilöstön osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan säännöllisesti esihenkilön, vastaavien sairaanhoitajien ja työyhteisön toimesta. Yksikössä kannustetaan tuomaan esiin osaamistarpeet tai epäkohdat. Nämä kuuluvat jokaisen vastuulle. Kehityskeskustelun yhteydessä kysytään osaamistarpeita. Yksikössä on ohjeistettuna, että osaamistarpeista tulee kertoa esihenkilölle, joka mahdollistaa tarpeen mukaisen tuen tai koulutuksen. Epäkohtiin puuttuminen on koko työyhteisön vastuulla. Esihenkilö käsittelee epäkohdat työntekijän kanssa ja samalla sovitaan työsuorituksen parantamisen aikataulusta, sekä mahdollisesta tuen tarpeesta.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Henkilöstömitoitusta ympärivuorokautisen palveluasumisen yksiköissä ohjaa Vanhuspalvelulaki. Toimintayksikössä tulee olla henkilöstö, jonka määrä, koulutus ja tehtävärakenne vastaavat toimintayksikön palveluja saavien iäkkäiden henkilöiden määrää ja heidän toimintakykynsä edellyttämää palvelun tarvetta ja joka turvaa heille laadukkaat palvelut. Vanhuspalvelulain mukaisesti välitön asiakastyö ja välilliset tehtävät tulee erottaa toisistaan. Hoivassa noudatetaan voimassa olevan lainsäädännön mukaista henkilöstömitoitusta. 
 

Henkilöstömitoitusta seurataan Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen (THL) laskentakaavan mukaan. Henkilöstömitoituksessa lasketaan yhteen kolmen viikon seurantajakson aikana toteutuneet välittömän asiakastyön tunnit, jotka jaetaan yhden henkilön laskennallisella kolmen viikon työajalla (114,75 h) ja saatu luku jaetaan ympärivuorokautisen palveluasumisen asiakkaiden määrällä.
 

Vastuuhenkilö arvioi henkilöstövoimavarojen riittävyyttä asukkaiden hoidon ja hoivan tarpeisiin perustuen. RAI-järjestelmästä saatavaa tietoa asukkaiden hoitoisuudesta hyödynnetään henkilöstömitoituksen määrittelyssä. Henkilöstöä voidaan palkata tilapäisesti lisää, mikäli asiakastilanne tai asiakasturvallisuus sitä edellyttää. Näitä tilanteita voi olla esimerkiksi saattohoito- ja infektiotilanteiden yhteydessä tai asukkaiden haastavan käytöksen yhteydessä. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen

Henkilöstömitoituksen toteutumista seurataan päivittäin. Resurssipalveluiden kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä, jotta henkilöstömitoitus toteutuu ja vuoroon saadaan tarvittaessa ostopalvelusijainen.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi

Mikäli henkilöstöä ei ole riittävästi, turvataan ensisijaisesti asukkaiden hyvä ja turvallinen perushoito. Tiimissä tapahtuva kommunikointi ja yhteistyö ovat tärkeässä roolissa. Työtehtävät jaetaan osaamisen mukaan esimerkiksi lääkeluvat huomioiden.

6.4.    Lääkehoito 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaan lääkehoitoon. Hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelman ohella Hoiva-asumisessa ja yksiköillä on laadittuna yksikkökohtaiset lääkehoitosuunnitelmat, joissa on lääkehoitotoiminnan kannalta olennaisia tarkennuksia ja lisäohjeita. Nämä lisäohjeet eivät voi kumota hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelman yhteisiä ohjeita. Tässä kappaleessa tarkoitetaan palveluyksikön omaa lääkehoitosuunnitelmaa. 

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Yksikön esihenkilön tehtävänä on seurata ja arvioida turvallisen lääkehoidon toteutumista omassa yksikössään. Esihenkilö vastaa, että yksikössä on ajantasainen lääkehoitosuunnitelma, joka on linjassa organisaation lääkehoitosuunnitelman kanssa. Esihenkilö huolehtii siitä, että lääkehoitosuunnitelmaa noudatetaan. Lääkehoitosuunnitelma päivitetään aina tarpeen vaatiessa, kuitenkin vähintään vuosittain. Esihenkilö kokoaa tarvittaessa lääkehoitosuunnitelman laatimista ja päivittämistä varten moniammatillisen työryhmän. 

Hopeahovin asumisyksikkö:
           Vastaava sairaanhoitaja Jasmiina Korpela
           Vastaava sairaanhoitaja Anni Kulmala
           Sairaanhoitaja Sonja Kettunen           
    
Hoivakoti Vomma:
           Apulaisosastonhoitaja Minna Mellin
           Sairaanhoitaja Monika Kylmälahti
           Sairaanhoitaja Iida Lunnas-Hyvärinen

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: Yksikön lääkehoitosuunnitelman hyväksyy ja lääkehoitoluvat myöntää yksikön lääkehoidon toiminnasta vastaava ylilääkäri tai hänen valtuuttamansa lääkäri.  

Ylilääkäri Kaisa Halinen

Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: Hoiva-asumisen palvelualueen yksiköissä ei ole tällä hetkellä käytössä rajattua lääkevarastoa. 

6.5.    Lääkinnälliset laitteet

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Sosiaali- ja terveydenhuollossa käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden tulee olla turvallisia niin asiakkaille kuin henkilöstölle. Laissa lääkinnällisistä laitteista (719/2021) on säädetty laitteiden ja tarvikkeiden turvallisesta käytöstä sekä vastuista ja velvoitteissa. Laki sisältää velvoitteita ja vastuita ammattimaiselle käyttäjälle, kuten hyvinvointialueen toimintayksiköille ja näiden yksittäisille työntekijöille. Lain vaatimukset voidaan jakaa karkeasti kolmeen tärkeään osa-alueeseen: yleisiin vaatimuksiin, velvollisuuteen ilmoittaa vaaratapahtumista ja velvollisuuteen ylläpitää lääkintälaitteiden seurantajärjestelmää. Yleiset vaatimukset sisältävät velvollisuuksia liittyen lääkintälaitteisiin perehtymiseen ja kouluttautumiseen, laitteiden hankintaan sekä käyttöön ja huoltoon. Lain yleisten vaatimusten yksityiskohtaisesta toteuttamisesta on laadittu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella Laitevastaavan käsikirja, jossa kuvataan tarkemmin lain velvoittama vastuuhenkilö ja yleiset vaatimukset. 

Lääkinnällisten laitteiden ammattimaisen käytön vastuuhenkilönä toimii hyvinvointialueella konsernipalvelujen toimialan asiantuntija ja kehittämispalveluista hoitotyön johtaja. Yksilön esihenkilö vastaa yksikön lääkintälaitteista ja varmistaa, että yksikössä on nimetty laitevastaava. Jokainen työntekijä vastaa osaltaan laiteturvallisuuden toteutumisesta ja siitä, että laitteiden käyttö on asianmukaista ja ilmoittaa välittömästi viallisista laitteista. Laitteen käyttäjällä on velvollisuus perehtyä laitteen oikeaan käyttöön. Yksiköissä on nimetyt laitevastaavat, joiden tehtäviin kuuluu perehtyä eri laitteisiin ja perehdyttää muuta henkilöstöä laitteiden käyttämiseen. Lisäksi kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat. Hoiva-asumisen palvelualueella koordinoivina lääkintälaitevastaavina toimii yksi tehtäväaluepäälliköistä sekä hoiva-asumisen asiantuntija. 

Hyvinvointialueen asiakas- ja potilasturvallisuuden ohjausryhmä toimii laiteturvallisuusasioissa ohjausryhmänä ja se on myös nimennyt lääkintälaitetyöryhmän, joka kokoontuu säännöllisesti lääkintälaiteasioiden edistämiseen liittyen. Laitekäsikirjan ohjeen mukaisesti kaikkien laitteiden parissa työskentelevien sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden tulee suorittaa Duodecim Oppiportin Laiteturvallisuus -verkkokurssi 5 vuoden välein. Laitevastaavan tulee suorittaa Duodecim Oppiportin Laitehallinnan perusteet verkkokoulutus.

Ammattilaisella on velvollisuus ilmoittaa lääkintälaitteisiin liittyvistä vaaratapahtumista, jotka ovat johtaneet tai olisivat voineet johtaa potilaan, laitteen käyttäjän tai muun henkilön terveyden vaarantumiseen. Ilmoitus on tehtävä myös silloin, kun laitteen tai tarvikkeen osuus tapahtumaan on epäselvä. Ilmoitus tulee tehdä Fimeaan ja lääkintälaitteen valmistajalle. Lisäksi vaaratapahtumasta/läheltä piti-tilanteesta tehdään aina vaaratapahtumailmoitus HaiPro -järjestelmässä. Ilmoitukset tehdään Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Laitevastaavan käsikirjan ohjeen mukaisesti. Vaaratapahtumia seurataan ja niihin liittyviä mahdollisia trendejä käsitellään lääkintälaitetyöryhmässä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköllä tulee olla käytössä lääkintälaitteiden seurantajärjestelmä, johon lääkintälaitteet on kirjattu ja jonka avulla voidaan seurata esimerkiksi laitteiden huoltoja ja niihin liittyviä vaaratapahtumia. VAKElla käytössä on kaksi lääkintälaiterekisteriä. HUS-lääkintätekniikan Medusa-rekisteriin on syötetty Vantaan yksiköiden käytössä olevat laitteet, ja Keravan yksiköiden osalta lääkintälaitteet ovat Spotilla järjestelmässä. Lääkintälaiterekisterissä on mm. merkinnät laitteen käyttöönotosta, huolloista ja kalibroinneista. 

Toimintayksikön nimetty laitevastaava:

Hoivakoti Vomma: fysioterapeutti Juho Valjakka (apuvälineet), lähijohtaja Laura Takala (lääkinnälliset laitteet)

Hopeahovin asumisyksikkö: vastaava sairaanhoitaja Jasmiina Korpela ja Anni Kulmala (lääkinnälliset laitteet), fysioterapeutti Laura Pihkala (apuvälineet),  esihenkilö Sariann Signus

Lääkinnällisten laitteita saa käyttää koulutuksen saatuaan. Asukkaan henkilökohtaiset apuvälineet tulevat apuvälinelainaamosta, jossa apuvälineiden asianmukaisuudesta ja turvallisuudesta huolehditaan. Henkilökunta huolehtii asukkaan tarpeen tai huollon tarpeen apuvälinelainaamoon. Yksikön omat apuvälineet ja sängyt huolletaan säännöllisesti huolto-ohjelman mukaisesti ulkopuolisen toimijan toimesta. Asukkaalla voi olla käytössään myös itse omistamia apuvälineitä, joiden huollon tarpeessa henkilökunta voi avustaa, mutta huollon järjestämisestä koituvat sekä muut mahdolliset kustannukset ovat tällöin asukkaan vastuulla.

6.6.    Toimitilat ja välineet

Palvelukuvaus edellyttää, että asumisyksikön tilat ovat asianmukaiset, kodikkaat ja viihtyisät. Asiakkaat voivat oleskella, liikkua ja toimia asumisyksikössä esteettömästi ja turvallisesti. Tilojen tulee mahdollistaa esteetön ja turvallinen liikkuminen myös toimintarajoitteisille asiakkaille. Tilat ja tilojen sijainti ovat asiakkaiden tarpeiden mukaisia ja mahdollistavat sosiaalisen kanssakäymisen.  

Yleisten tilojen tulee olla kalustettu ikääntyneille ja toimintakyvyltään rajoittuneille asiakkaille soveltuvilla kalusteilla. Yleisissä tiloissa tulee olla riittävä määrä tukikaiteita. Lisäksi WC- ja pesutiloissa tulee olla tarvittavat tukikaiteet, wc-korokkeet ja suihkutuolit.  

Hoiva-asumisessa asiakkailla on käytössä hoitajakutsujärjestelmä asiakaskohtaisesti. 
Tilaturvallisuudessa on huomioitu ennakollisesti esimerkiksi riittävä palo-osastointi, poistumistiet ja asukkaiden vuoteissa olevat pelastuslakanat. Toimitilojen tekniset vaatimukset kuten lämmönsäätely eri vuodenaikoina ja ilmanvaihto sekä laatu ovat osa turvallisuutta. Hoiva-asumisen kiinteistöissä on tupakointi kielletty sisätiloissa. 

Hopeahovin asumisyksikön tilat ovat yhdessä kerroksessa eriytettynä 7 pienkotiin. Pienkotien lisäksi käytössä on kaksi toimistotilaa ja erillinen lääkehuone. Hoitajaturvajärjestelmänä on Vivago. Asukkaiden yöaikaiset liikehälytykset tulevat Thunstall-järjestelmän kautta hoitajan puhelimeen. Hoivakoti Vommassa asukastiloja on kahdessa kerroksessa. Kellarikerroksessa sijaitsee tukitiloja. Maakerroksessa on asuintilojen lisäksi toimistotiloja, lääkehuone sekä yhteisiä tiloja, kuten kuntosali ja taukotila. Vomman hoitajakutsujärjestelmä on kytketty Elsi-älylattiaan.

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on varmistanut, että palveluyksikön tilat ovat asianmukaiset ja palveluun soveltuvat, sekä näissä ei ole havaittu turvallisuusriskejä. Lähijohtaja raportoi mahdollisesta epäkohdasta näiden suhteen omalle päällikölleen.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Terveyssuojelulain mukaiset tarkastukset perustuvat terveyssuojelulakiin, jonka keskeisenä tehtävänä on väestön ja yksilön terveyden ylläpitäminen ja ennaltaehkäiseminen sekä poistaa elinympäristöstä sellaisia tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa terveyshaittaa. Palveluntuottajan on järjestettävä toiminta niin, että terveydensuojelulaki toteutuu ja tunnistettava toimintansa terveyshaittoja aiheuttavat riskit ja seurattava niihin vaikuttavia tekijöitä omavalvonnassaan. Vantaan- ja Keravan hyvinvointialueella terveyssuojelulain mukaiset tarkastukset tekevät ympäristökeskuksen terveyssuojelutarkastajat. Tarkastuksista kirjataan terveystarkastajan laatima tarkastuskertomus, jossa on ovat kirjattuna havainnot sekä edellytetyt toimenpiteet. 
 

Terveydensuojeluviranomaisen tarkastus: Hopeahovi 30.10.2023, Vomma 31.5.2017
Oiva-tarkastus: Hopeahovi 9.10.2023, Vomma 27.7.2021
Pelastusviranomaisen lausunnot ja tarkastukset: Hopeahovi 18.11.2024, Vomma 26.06.2023

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: 

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: 

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: 

Hopeahovi: Keravan kaupunki, Kaupunkitekniikka

Vikailmoitukset: Tehdään erillisen sähköisen asiointikanavan kautta

Vikapäivystys 040 3184140 (klo 15.30-07.00 ja viikonloppuna vuorokauden ympäri)

Hoivakoti Vomma: 

Huoltolinja p. 0207656290 24/7 tai erillisen sähköisen asiointikanavan kautta.
 

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: 

VAKEn tilakeskus hoitaa kiinteistön pitkäjänteisen ylläpidon ja suunnittelun ja huolehtii mm. alla olevat asia. 

•    Sijainti ja ympäristö 
•    Tilojen ylläpito, seuranta ja dokumentointi sekä mahdolliset muutokset 
•    Ilmanvaihto, sisäilman laatu, lämpöolot, melu, valaistus yms.
•    Huoltosuunnitelmat kiinteistöön ja teknisiin laitteisiin liittyen 
•    Ilmanvaihtolaitteiden nuohous ja puhdistus 
•    Jätehuolto ja haittaeläimet 

6.7.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Hoiva-asumisen palveluissa on käytössä Apotti -asiakas- ja potilastietojärjestelmä. 

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Tietohallinnon toimiala vastaa VAKEn tietojärjestelmien ja tietotekniikan toimivuudesta. Se huolehtii laitteiden, ohjelmistojen ja verkkojen ylläpidosta ja kehittämisestä. Tietohallinto varmistaa, että tiedot ovat turvassa ja saatavilla. Lisäksi se tukee toimialoja teknologian hyödyntämisessä. 

VAKEn Asiakas- ja potilasturvallisuusjärjestelmä -tiimi vastaa omalta osaltaan Apotin jatkuvista palveluista yhdessä hyvinvointialueen Tietohallinnon asiantuntijoiden kanssa. Tiimin vastuulle kuuluu mm.  Apotin kehittäminen, koulutukset, tukihenkilötoiminta. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen uudet työntekijät mukaan lukien vastuuhenkilöt suorittavat työroolinsa mukaiset Apotti-koulutuksen osana perehdytystä. Tämän lisäksi työntekijät voivat syventää Apotti-osaamistaan hyödyntäen Apotin kattavaa koulutustarjontaa. 

Hoiva-asumisessa on nimettynä koordinoiva Apottitukihenkilö ja yksiköissä Apotti-tukihenkilöt, jotka tukevat ja ohjaavat henkilöstöä Apotti-järjestelmän käytössä. Tukihenkilöt seuraavat aktiivisesti järjestelmään tulevia uusia päivityksiä ja keräävät tiedotteista omaa palvelualuetta/toimintayksikköänsä koskevat sisällöt. He vastaavat, että omalla palvelualueella/yksikössä tiedetään ja ymmärretään, mitä tuleva muutos tarkoittaa kunkin työntekijän ja työnkulun kannalta. Tukihenkilötoiminta varmistaa Apotin oikeat ja tehokkaat kirjaamistavat jatkuvasti muuttuvan järjestelmän käytössä. Häiriötiedotteiden sisältöjen eteenpäin viestiminen kuuluu koordinoivan tukihenkilön työnkuvaan.

Esihenkilö vastaa työroolin mukaisten AD- ja Apotti -tunnusten tilaamisesta uudelle työntekijälle sekä tunnusten poistamisesta käytöstä, kun työntekijä ei enää työskentele kyseisissä tehtävissä. Työntekijä sitoutuu työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä noudattamaan tietosuojaa koskevaa ohjeistusta. 
Henkilöstö suorittaa tietoturvan Navisec-koulutuksen, sekä Apotti-potilastietojärjestelmän koulutuksen. Yksikössä on nimetyt Apotti ja kirjaamisen tukihenkilöt, jotka kouluttavat yksikössä tarvittaessa henkilöstöä. Lähijohtaja järjestää koulutukselle tarvittaessa aikaa. Jokaiselle työntekijälle tilataan lähijohtajan tai vastaavan sairaanhoitajan toimesta Vakehyva-verkkoon kirjautumisen ja Apotti-järjestelmän oikeudet.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka julkaistaan syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on määritetty rekisterinpitovastuulliset henkilöt. Tuotannossa huolehditaan, ettei synny erillisiä henkilörekistereitä. Tietosuojavaikutusten arvioinnista huolehditaan aina ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa.  

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Tietojärjestelmiin liittyvissä ongelmissa ja pyynnöissä otetaan ensisijaisesti yhteys tietohallintoon VAKKA-portaalin kautta, mikäli ongelman vuoksi työnteko ei ole estynyt. VAKKA-portaalista löytyy työn tueksi itsepalveluohjeita haku -toiminnolla.  Mikäli kyseessä on työtä estävä ongelma, tulee soittaa IT-asiakastukeen, joka palvelee 24/7.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Asiakas- ja potilastietojärjestelmän häiriöiden varalle on laadittu toimintaohjeet, joiden tarkoituksena on ohjeistaa henkilöstöä niin, että toiminnan turvallisuutta varmistetaan myös käyttökatkotilanteissa. Käyttökatkojen aikana yksiköissä toimitaan Apotin toimintaoppaasta löytyvän ”Käyttöohje käyttökatkon varalle” -ohjeen mukaisesti. Jokainen työntekijä on velvoitettu käymään Apotin verkkokurssi BCA999V: Toiminta Apotti -järjestelmän käyttökatkoksissa. 

Apotti-jatkuvuustyöasemalle tallentuu asiakas- ja potilastietoja ajastetusti 4 tunnin välein. Tietoja hyödynnetään silloin, kun Apottiin tai lukutilassa olevaan Apottiin ei pääse. Näitä tilanteita ovat suunnitellusti Apotin versio- ja korjauspäivitykset sekä suunnittelemattomasti esim. sähkö- tai tietoliikennekatkot. Tällöin BCA Printing-ohjelmasta tulostetaan asiakas- ja potilastiedot Jatkuvuustyöaseman oheistulostimella. Jatkuvuustyöasema ja oheistulostin toimivat sähkökatkosten aikana varavirran avulla. 

Hopeahovissa jokaisessa pienkodissa on lukitussa kaapissa asukkaan hoitoon tarvittavat dokumentit (diagnoosit, lääkelista, allergiat, hoito- ja palvelusuunnitelma) asukaskohtaisissa kansioissa. Hoivakoti Vommassa on käytössä työtä ohjaavat kortit, joista näkyvät olennaisimmat asukkaan tiedot. Lääkehuoneessa on jokaisen asukkaan lääkelistat.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Teknologia on hankittu asianmukaisilta toimijoilta ja henkilöstö on saanut koulutuksen teknologian käyttöön.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Teknologian vikatilanteita varten löytyy ilmoitustaululta keskeisimmät toimintaohjeet. Hopeahovissa asukkaiden hoitoon liittyvät keskeiset tiedot löytyvät pienkodeista lukitusta kaapista. Hoivakoti Vommassa on käytössä työtä ohjaavat kortit, joista näkyvät olennaisimmat asukkaan tiedot.
 

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Yksiköissä käytetään teknologiaa (liikkumisen tunnistamista) hoivatyön ja asukasturvallisuuden tukemiseksi. Kerättyä dataa ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä sillä pyritä rajaamaan asukkaan liikkumista.

6.8.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Minna Lahnalampi Lahtinen, Vanhusten palvelujen toimialajohtaja

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: 
Tiia Tuovinen, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asia on käsitelty (Laki sosiaalihuollon asiakirjoista §4). 
 

Kirjaamisen tulee olla rakenteista ja yhdenmukaista. Yhtenäiset kirjaamiskäytännöt helpottavat kirjaamistyötä sekä varmistavat tiedon laatua ja lisäävät potilasturvallisuutta.  Hyvin laaditut kirjaukset ovat osa hoitajan ja asiakkaan oikeusturvaa. Laadukkaalla kirjaamisella on myös tärkeä rooli sote-palveluiden järjestämisestä ja rahoituksesta päätettäessä.  
Kirjaaminen tehdään hoiva-asumisen palveluissa Apotti -asiakastietojärjestelmään jokaisessa työvuorossa. 

Kirjaaminen on asiakkaan hoidon ja hoito- ja ohjaussuunnitelmien toteutuksen kirjaamista. Vuoron aluksi työntekijä tarkastaa vastuullaan olevien asiakkaiden Apotin Tehtäväkeskuksen ja Omakeskuksen hoidettavat tehtävät. Vuoron aikana tulee kirjata asiakaskohtaisesti vähintään tärkeimpiin päivittäiskirjaamisen osioihin, jotka ovat: peruselintoiminnot, liikkuminen, aktiviteetti, ravinto, hygienia ja pukeutuminen, iho, ulostaminen ja virtsaaminen sekä mielialan seuranta/kognitio. Tarpeen vaatiessa kirjataan myös muihin päivittäiskirjauksen osioihin. Asiakkaan osallistuminen erilaisiin aktiviteetteihin ja niistä kieltäytyminen kirjataan päivittäin. Lisäksi kirjataan jokaisessa vuorossa asiakkaan mielipide sekä vuoroyhteenveto. Kirjaaminen tehdään lähtökohtaisesti asiakkaan luona vuorovaikutuksessa, kuitenkin tietosuoja varmistaen (näyttösuojat, koneen lukitseminen). 
 

VAKEn Intranetistä löytyy organisaation omia kirjaamisohjeita, jotka opastavat ammattilaisia kirjaamisessa. Intranetin asiakastiedon kirjaaminen sosiaalihuollossa -sivustolta löytyy laajasti ohjeita sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyen. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotin kirjaamisohjeet ovat saatavilla Apotti-oppaasta. Käytössä on myös Apotin harjoitteluympäristö, jossa kirjaamista voi harjoitella. 
Henkilöstöllä on tunnukset ja oikeudet kirjaamista varten. Ostopalveluyritysten sijaiset ovat velvoitettuja olemaan yhteydessä yksikön lähijohtajaan tai vastaavaan sairaanhoitajaan/apulaisosastonhoitajaan ennalta, mikäli häneltä puuttuu kirjaamisen oikeudet, jotta ne voidaan tilata tulevaan työvuoroon. Yksikössä on olemassa hätätilanteita varten myös sijaisten Apotti lomake, jonka tiedot siirretään Apottiin ohjeen mukaisesti. Yksikön lähijohtaja ja sairaanhoitajat tarkastelevat Apotti tukihenkilöiden kanssa kirjauksia ja tarvittaessa annetaan täsmäkoulutusta yksikössä tai ohjataan Apotti koulutuksiin.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Hyvä tietojen käsittely edellyttää, että se on suunniteltu aina asiakastyön kirjaamisesta arkistointiin ja hävittämiseen saakka asiakkaan tietosuoja ja tietoturva sekä yksityisyyden suoja huomioiden. 

Asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Euroopan yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) määrittelee henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn. Tietosuoja-asetusta täydentää kansallinen tietosuojalaki (1050/2018). Henkilötietojen käsittelyn kansallisia perussäännöksiä ovat myös perustuslain pykälä 10.1 ja Euroopan unionin perusoikeuskirjan pykälä 8. Sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädäntö, kuten potilaslaki (785/1992) ja asiakaslaki (812/2000) määrittelevät laillisen oikeuden käsitellä potilaan ja asiakkaan henkilötietoja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa.

Rekisterinpitäjällä eli hyvinvointialueella on velvollisuus tiedottaa asiakasta siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään sekä millaisissa rekistereissä niitä säilytetään. Rekisteröidyt eli asiakkaat ja potilaat löytävät lisätietoa henkilötietojen käsittelystä hyvinvointialueen verkkosivuilta kirjaamalla hakuun Henkilötietojen käsittely.

Asiakkaalla on oikeus tietää, mitä tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen on tallentanut ja miten tietoja on käytetty. Ammattihenkilöiden sähköisesti kirjaamia tietoja voi tarkastella myös Maisa-asiakasportaalissa ja Omakannassa. Asiakas voi myös pyytää korjausta virheellisiin ja epätarkkoihin tietoihin. Tietopyyntöihin liittyvät ohjeet ja lomakkeet löytyvät hyvinvointialueen verkkosivulta kirjaamalla hakutoimintoon Tietopyynnöt.

VAKEn sisäisen valvontasuunnitelman mukaan esihenkilön vastuulla on hakea kerran vuodessa yksikkönsä yhden työntekijän sormenjälkiraportti noin kuukauden ajalta Apotista. Sormenjälkiraportti on lokiraportti ammattihenkilön käsittelemistä kansalaisten tiedoista määritellyltä ajanjaksolta. Tällä menetelmällä tarkistetaan satunnaisotannalla, ettei henkilöstö väärinkäytä asiakastietojärjestelmää. Tarvittaessa väärinkäytöksiin puututaan työnjohdollisin menetelmin. 

Intranetistä löytyvien tietosuojaa ja tietoturvaa koskevien ohjeiden ja toimintatapojen avulla tarkennetaan annettuja määräyksiä ja ohjataan niiden soveltamista käytäntöön. Henkilökunnalle on määritetty pakolliset tietosuoja ja tietoturvakoulutukset, jotka huomioidaan työntekijän perehdytyksessä ja uusitaan vuosittain. 

Intran perehdytys, kirjaamisosaaminen ja asiakastietojen käsittely on osa työntekijän perehdytysohjelmaa. Henkilöstö on velvoitettu lukemaan Intraa jokaisessa työvuorossaan ja toimimaan ohjeistusten mukaisesti, sekä tuomaan lähijohtajansa tietoon osaamistarpeensa. Kirjaamisen laatua ja asiakastietojen käsittelyä seurataan pistokokein yksikössä. Lähijohtaja seuraan tietosuoja- ja tietoturvakoulutusten toteutumista.

7.1.    Palvelun saatavuus

Vanhuspalvelulaki 980/2012 18 § mukaan päätös ikääntyneen muiden kuin kiireellisten sosiaalipalvelujen myöntämisestä on tehtävä ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun kirjallinen tai suullinen hakemus on tullut vireille. Iäkkäällä henkilöllä on oikeus saada hänelle myönnetyt muut kuin kiireelliset sosiaalipalvelut ilman aiheetonta viivytystä. Niitä koskeva päätös on kuitenkin toimeenpantava viimeistään kolmen kuukauden kuluttua asian vireilletulosta. Aika voi olla tätä pidempi, jos asian selvittäminen erityisestä syystä vaatii pidempää aikaa tai toimeenpanon viivästymiselle on muu asiakkaan tarpeeseen liittyvä erityinen peruste. 
 

Sosiaalihuoltolain 36 § mukaan Palvelutarpeen arviointi on aloitettava viimeistään 7. arkipäivänä yhteydenotosta, jos henkilö on yli 75-vuotias, palvelutarpeen arviointi on aloitettava 7. arkipäivänä vireilletulosta ja valmistuttava 3 kuukaudessa. Muussa tapauksessa arviointi on aloitettava viipymättä ja saatettava loppuun ilman aiheetonta viivytystä. Kiireellisen avun tarve on selvitettävä välittömästi, kun tieto avuntarpeesta tulee sosiaalihuoltoon.

Hoiva-asumisessa osana omavalvontaa seurataan asukkaan hoitoon pääsyn määräaikoja sekä asukasjonotilannetta. Asiakaspaikkojen sujuva täyttö tukee määräaikojen pysymistä lakisääteisissä rajoissa sekä asukasjonotilanteen hallintaa. 

7.2.    Hoidon suunnittelu ja toteutus

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Vanhuspalvelulain 3 luku määrittää ikäihmisen palveluiden tarpeen arvioinnista ja tarpeisiin vastaamisesta. Osana palvelutarpeen arviointia asiakkaille laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa lakisääteinen asiakassuunnitelma. Suunnitelman tavoitteena on luoda asiakkaalle saumaton, joustava, yksilöllinen ja yksilöllisiin tarpeisiin suunniteltu kokonaisuus. 

Hoiva-asumisessa jokaisella asiakkaalla on nimettynä omahoitaja/omatyöntekijä. Omahoitajuus/omatyöntekijyys on tärkeä osa asukkaan kokonaisvaltaista hoitotyötä. Omahoitaja/omatyöntekijä huolehtii yhdessä muun hoitotiimin kanssa asukkaan yksilöllisyyden, itsemääräämisoikeuden ja viihtyvyyden toteutumisesta sekä hoito- ja ohjaussuunnitelman toteutuksesta. Omahoitaja/omatyöntekijä tuntee asukkaan parhaiten, joten hän toimii asukkaan asioidenhoitajana sekä valvoo hoito- ja ohjaussuunnitelman toteutumista. 

Hoiva-asumisessa jokaiselle asiakkaalle laaditaan yksilöllinen, konkreettinen, moniammatilliseen arviointiin perustuva hoito- ja ohjaussuunnitelma asiakkaan muuttaessa yksikköön. Suunnitelmassa kuvataan asiakkaan voimavarat ja niiden vahvistaminen, toiveet sekä kokonaisvaltaisen hoidon toteuttaminen.  Suunnitelmassa ja hoidon toteuttamisessa huomioidaan kaikki toimintakyvyn ulottuvuudet, joita ovat asukkaan fyysinen, sosiaalinen, psyykkinen ja kognitiivinen toimintakyky. Lisäksi suunnitelmassa otetaan huomioon toimintakyvyn heikkenevistä ennakoivat riskitekijät kuten ravitsemus, turvattomuus, sosiaalisten suhteiden vähäisyys tai kipu.  Suunnitelmassa kuvataan, miten asiakasi itse osallistuu suunnitelman tavoitteiden toteuttamiseen sekä miten tuetaan asiakasta sosiaalisten suhteiden ylläpidossa. Asiakkaan hoito- ja ohjaussuunnitelmaan kirjataan asiakkaan pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet ja toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnitelmassa huomioidaan asiakkaan sairauksien hyvä hoito sekä asiakkaan voimavarojen ja toimintakyvyn säilyttäminen ja kuntoutuminen.  Suunnitelma luo pohjan asiakkaan päivittäisen hoidon kirjaamiselle.

Asiakkaan omahoitaja/omatyöntekijä vastaa hoito- ja ohjaussuunnitelman laatimisesta ja sen säännöllisestä arvioimisesta yhdessä asiakkaan, läheisen ja muun työryhmän kanssa. Asiakas ja hänen läheisensä osallistuvat hoito- ja ohjaussuunnitelman laadintaan ja arviointiin. Asiakkaan hoito- ja ohjaussuunnitelman perustaksi kerätään myös tietoja hänen elämästään (elämäntarina): ihmissuhteista, arvoista, vakaumuksista, mieltymyksistä, elämän merkkitapahtumisista, työstä, harrastuksista jne. Tiedon avulla suunnitellaan ja toteutetaan ihmisen yksilöllistä elämää hoivakodissa ja pyritään tutustumaan ihmiseen. Tiedot kirjataan ja säilytetään asiakkaan asiakirjoissa.  

Hoito- ja ohjaussuunnitelman laatimisessa hyödynnetään RAI-arvioinnista saatua tietoa.  RAI-arviointi tehdään asiakkaalle yhden (1) kuukauden kuluessa hoidon aloittamisesta ja sen jälkeen vähintään puolen vuoden välein. Asiakasta ja läheistä tiedotetaan, mikä on RAI ja miten se liittyy palveluihin. Hoito- ja ohjaussuunnitelma tulee viimeistellä viimeistään kuukauden kuluessa asiakkaan muutosta siten, että se perustuu asiakkaan ajantasaiseen RAI-arviointiin.  Hoito- ja ohjaussuunnitelman laatimisessa hyödynnetään lisäksi myös tarvittavia muita mittareita, joita ovat mm.  kaatumisvaaran arviointia (Frat), painehaavariskimittausta (Braden) sekä vajaaravitsemustilan arviointia (MNA) koskevat mittaukset. 

Asiakkaan hoito- ja ohjaussuunnitelmaa arvioidaan vähintään kuuden (6) kuukauden välein RAI:n päivittämisen yhteydessä ja aina tarvittaessa asiakkaan tilanteen muuttuessa. Arvioinnin perusteella tehdään tarvittavat muutokset hoito- ja ohjaussuunnitelmaan. Hoito- ja ohjaussuunnitelman arviointi- sekä päivityspäivämäärät merkitään selkeästi hoito- ja ohjaussuunnitelmaan.  Yksikön esihenkilö seuraa ja varmistaa oman yksikkönsä RAI-arviointien sekä hoito- ja ohjaussuunnitelmien ajantasaisuutta Apotin lähijohtajan koontinäytöltä. Lähijohtaja raportoi näihin liittyvät huomiot kuukausiraportoinnin yhteydessä.

Asiakkaan hoidon toteutuksessa kiinnitetään huomiota jatkuvaan palvelutarpeen arviointiin sekä seurantaan, joilla varmistetaan, että asiakkaan hoito- ja ohjaussuunnitelma on ajan tasalla ja että hoito toteutuu asiakkaan tarpeen ja yhdessä hoitoneuvottelussa sovitun mukaisesti. Asiakkaan palvelutarpeessa voi tapahtua muutoksia hoitojakson aikana. 

Asiakkaan toimintakykyä arvioidaan jatkuvasti ja esimerkiksi tilanteissa, joissa asiakas on kuntoutunut päätöksentekohetkestä, tulee asiakkaalle mahdollistaa siirtyminen omaan kotiin tai kevyemmän palvelun piiriin, jos se on asiakkaan edun ja toiveiden mukaista. Mikäli yksikössä havaitaan asiakkaan palvelutarpeen muuttuneen, tulee siihen reagoida viipymättä. Yksiköstä toimitetaan Apotin työkoriviestillä asumisen arviointitiimiin asiakkaan ajantasainen RAI-arvio sekä asiakastietojärjestelmään kirjattu arvio asiakkaan tilanteesta, joka kuvaa asiakkaan toimintakykyä, voimavaroja ja niissä mahdollisesti tapahtuneita muutoksia. Palvelutarpeen muuttumisen myötä järjestetään hoitoneuvottelu, jossa sovitaan, kuka vastaa asiakkaan palvelutarpeen mukaiseen palveluun siirtymiseen liittyvien asioiden hoitamisesta. 

RAI-arviointi tehdään asukkaalle yhden kuukauden kuluessa hoidon aloittamisesta ja sen jälkeen vähintään puolen vuoden välein. Hoito- ja palvelusuunnitelma tulee viimeistellä viimeistään kuukauden kuluessa asiakkaan muutosta siten, että se perustuu asiakkaan ajantasaiseen RAI-arviointiin. Asukkaan omahoitaja vastaa hoito- ja palvelusuunnitelman laatimisesta ja sen säännöllisestä arvioimisesta yhdessä asiakkaan, läheisen ja muun työryhmän kanssa. Asiakas ja hänen läheisensä osallistuvat hoito- ja palvelusuunnitelman laadintaan ja arviointiin. Omahoitajan vastuut on kirjattu yksiköiden tehtävänkuvaukseen. Esihenkilö seuraa koko yksikön RAI- sekä hoito- ja palvelusuunnitelmien ajantasaisuutta Apotista säännöllisesti ja tarvittaessa muistuttaa omahoitajaa päivitystarpeesta. Sairaanhoitajat seuraavat kukin oman vastuukoti(e)nsa asukkaiden arviointien ajantasaisuutta ja myös osallistuvat RAI-arviointeihin. Säännöllisissä tiimipalavereissa käydään läpi asukasasioita, jolloin tulee ilmi mahdollinen asukkaan tilanteen oleellinen muutos ja RAI-arvioinnin sekä hoito- ja palvelusuunnitelman päivityksen tarve. Omahoitaja saa tarvittaessa päivitykseen apua yksikön RAI-vastaavalta tai Apotti-tukihenkilöltä.

7.3.    Ravitsemus ja ruokahuolto

Asiakkaiden hyvän ravitsemukset toteuttamisessa noudatetaan kansallisten ravitsemus- ja ruokasuositusten lisäksi THL:n Vireyttä seniorivuosiin – ikääntyneiden ruokasuositusta. Ravitsemushoito on olennainen osa asiakkaan hyvää elämää ja hoitoa. Hyvinvointialueen asiakkaille ja yksiköissä asuville asiakkaille tarjottavat ateriat ovat ravitsemuksellisesti täysipainoisia, valtakunnallisiin ravitsemussuosituksiin pohjautuvia, terveyttä edistäviä ja maistuvia aterioita, joissa huomioidaan asiakkaiden erilaiset tarpeet. Ruokalistat ovat laadittuna ennakkoon, ne ovat helppolukuisia ja sijoitettuna yksikössä siten, että ne ovat asukkaiden ja läheisten esteettömästi saatavilla. Ruokailuajat on määritelty ja ne ovat asiakkaiden ja läheisten nähtävillä. 

Hoiva-asumisen palveluissa arvioidaan säännöllisesti asiakkaan ravitsemustilaa ja pyritään tunnistamaan vajaaravitsemusriski ajoissa.  Vajaaravitsemustilan arviointiin ja vajaaravitsemustilan tunnistamiseen käytetään säännöllistä painon seurantaa vähintään kuukausittain, RAI- yksilötason ravitsemusmittaria sekä MNA-menetelmää. Ravitsemuksen suunnittelussa huomioidaan asiakkaan mahdolliset, terveydenhuollon ammattihenkilön arvioinnin perusteella tarvitsemat erityisruokavaliot (mukaan lukien uskontoon ja eettiseen vakaumukseen liittyvät ruokavaliot) sekä tarve rakennemuunnellulle ruoalle. Asiakkaan ravitsemuksen suunnittelussa huomioidaan asiakkaan terveydentila sekä ravitsemuksen tila. Tarvittaessa asiakkaan ravitsemuksen toteuttamiseen ja suunnittelussa konsultoidaan lääkäriä tai esimerkiksi ravitsemusterapeuttia/suuhygienistiä. 

Asiakkailla on mahdollisuus päivittäiseen ruokailuun yhteisissä tiloissa. Asiakasta kannustetaan ruokailuhetkissä omatoimisuuteen, mutta tarvittaessa asiakasta avustetaan ruokailussa hänen tarpeidensa mukaisesti. Asiakasta osallistetaan yksilöllisten voimavarojen mukaan ravitsemukseen liittyvissä toiminnoissa. Asiakas annostelee voimavarojensa mukaan ruoan lautaselleen itse, valitsee juoman, leivän ja jälkiruoan. Lisäksi asiakas voi osallistua voimavarojensa ja toiveidensa mukaisesti esimerkiksi pöytien kattamiseen. 

Asiakkaiden ravitsemushoidon toteutuksen tueksi on ammattihenkilöille laadittu hyvinvointialueella Ravitsemuskäsikirja. Ravitsemuskäsikirjan tavoitteena on edistää asumispalvelujen asiakkaiden ravitsemushoitoa ja ylläpitää asiakkaiden terveyttä ja elämänlaatua. Ravitsemuskäsikirja sisältää kuvauksen palveluissa käytössä olevista ruokavalioista ja sekä keskeisistä periaatteista ja tilauskäytänteistä. Lisäksi noudatetaan palvelualueella koostettua ohjeistusta ”Asiakkaan ravitsemustilan seuranta ja hyvän ravitsemuksen edistäminen hoiva-asumisessa”. Yksiköissä on nimetyt ravitsemusvastaavat sekä heille nimetyt sijaiset, jotka huolehtivat asiakkaiden ateriatilausten tekemisestä. 

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: VAKElla hoiva-asumisen yksiköiden ateriapalvelut tuotetaan ostopalveluna. Hoiva-asumisen palvelualueella on tällä hetkellä kolme eri ateriapalveluita tuottavaa palveluntuottajaa. Hyvinvointialue seuraa sopimuskauden aikana säännöllisesti ateriapalveluiden laatua yhteistyössä palveluntuottajan kanssa sopimukseen kirjatuin toimenpitein, raportein ja mittarein.

Palveluyksiköt ovat asukkaiden koteja, joissa sijaistee yhteiset keittiötilat. Hyvinvointialueen ohjeen mukaisesti osana omavalvontaa toimintayksiköt laativat suunnitelman siitä, miten varmistamme elintarvikehygienian toteutumisen.  Elintarvikkeisiin liittyvän omavalvonnan peruskoulutusvideo, omavalvontasuunnitelman pohja sekä muut ohjeet/lomakkeet omavalvontaan liittyen ovat yksiköiden saatavilla ja hyödynnettävissä hyvinvointialueen Intranet -sivuilta.  

Ruokahuollosta, ruoan valmistuksesta ja ruokalistojen suunnittelusta yksiköissä vastaa Attendo Vireko. Asukkaiden ravitsemuksen pohjana ovat kansalliset ikäihmisten ravitsemussuositukset ja -ohjeistukset. Ruokailun järjestämisessä on huomioitava lisäksi erityisruokavaliot kuten ruoka-aineyliherkkyydet ja -allergiat niin, että kaikki osapuolet voivat tuntea olonsa turvalliseksi. Uskontoon tai eettiseen vakaumukseen perustuvat ruokavaliot ovat osa monikulttuurista palvelua. Yksiköissä tarjoillaan päivittäin aamiainen klo 8-9, lounas klo 11.30, iltapäiväkahvi/välipala noin klo 14, päivällinen klo 16 ja iltapala klo 19-21. Tarvittaessa asukkaalle voidaan tarjoilla yöpalaa. Yöpaaston ei tulisi ylittää 11 tuntia. Asukkaat ruokailevat yhteisessä ruokatilassa tai omassa huoneessaan jokaisen yksilöllisen toiveen mukaan. Läheiset ovat tervetulleita mukaan ruokailuhetkeen.

7.4.    Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy

Hoitoon liittyvien infektioiden ennaltaehkäisystä on säädetty tartuntatautilaissa (1277/1227, 17§). Laki sisältää velvoitteen, että terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Toimet tulee sovittaa yhteen terveydenhuoltolain 8. §:ssä säädettyjen potilasturvallisuutta edistävien toimien kanssa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on laatinut Suosituksia omavalvontasuunnitelman hygieniakäytännöt- ja infektioidentorjuntaosioihin -sivuston, jonka sisältöjä käytetään hygieniakäytäntöjen ja infektioiden ennaltaehkäisyn tukena. 

Tavanomaiset varotoimet muodostavat turvallisen hoivan perustan. Käsihygienia on tärkeä osa tavanomaisia varotoimia. Yleisen hygieniatason ylläpitäminen ja seuranta on kaikkien yksikössä toimivien tehtävä. Yksikössä on nimetty hygieniavastaava, joka ohjaa ja perehdyttää henkilökuntaa hygieniaan liittyen.  Hygieniavastaava osallistuu VAKElla järjestettäviin hygieniayhdyshenkilöiden koulutuksiin ja kokouksiin. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikön tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla ja valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella. Tartuntatautien ja infektoiden torjuntayksikkö tiedottaa ajankohtaisista ohjeista sekä pitää yllä intranetistä löytyvää materiaalia tartuntatautien ja infektioiden torjunnasta.  Tarvittaessa hygieniahoitajaa konsultoidaan puhelimitse tai sähköpostitse. Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikkö järjestää koulutuksia, ja hygieniahoitajat osallistuvat mahdollisuuksien mukaan pyydettäessä yksikkökokouksiin toivotuilla aiheella. 

Hygieniahoitajat tekevät kierrot yksiköissä erikseen sovittaessa. Kierrot toteutuvat muutaman vuoden välein sekä aina tarpeen mukaan.  Kierrolla kiinnitetään huomiota tilojen toimivuuteen aseptiikan ja infektioiden torjunnan näkökulmasta, yksikön hygieniakäytänteisiin sekä tilojen ja työtapojen yleiseen toimivuuteen. Huomiota kiinnitetään myös työntekijöiden käsihygieniaan. Hygieniakierrolta kirjoitetaan hygieniahoitajan toimesta raportti, joka sisältää huomiota kuvitettuna sekä mahdollisia korjaustoimenpiteitä vaativia asioita. Korjaustoimien osalta tehdyt toimet lähetetään dokumentoituina hygieniahoitajalle. Yleinen siisteys ja viihtyisyys sekä hyvän käsihygienian toteuttaminen ohjeiden mukaisesti ovat jokaisen työntekijän vastuulla. 

Hoiva-asumisen palvelualueella tullaan ottamaan käyttöön infektioiden torjunnan omavalvontalomake, jonka avulla yksilön esihenkilö ja hygieniavastaava tarkastavat vuosittain yksikön infektioiden torjunnan käytänteet ja mahdolliset kehittämiskohteet. Näin mahdollistetaan yksikön toiminnan, tilojen ja käytäntöjen tarkastelu injektiotorjunnan näkökulmasta.  Omavalvontalomakkeen pohjana toimii asiakas- ja potilasturvallisuuskeskuksen laatima infektiontorjuntatoimien omavalvontalomake.  

Palveluyksikön siivouksen järjestäminen: 
Keravan kaupunki toteuttaa yksiköiden siivouspalvelut. Siivouspalvelut ovat sitoutuneet noudattamaan erikseen sovittua vähimmäisvaatimustasoa. Puhtauspalveluiden työntekijät, lähijohtaja ja henkilökunta seuraavat siivoussuunnitelman toteutumista. Puhtauspalveluiden esimiehen kanssa käydään tarvittaessa keskustelua siivoustyön tasosta, ja hän käy pyydettäessä yksiköissä. Siivouskomeroissa Hopeahovissa ja Vommassa hoitajien eritetahrapakeissa on käsihuuhdetta, hanskoja, roskapusseja, sulavia pyykkipusseja, käsipyyhkeitä, Oxivir-pintadesinfiointiainetta sekä kuituliinoja. Hygieniavastaavat tarkistavat sovitusti sisällön kuukausittain. Yleiset tilat on kalustettu ikääntyneille ja toimintakyvyltään rajoittuneille asukkaille soveltuvilla kalusteilla, jotka on helppo pitää puhtaina. Tilat pidetään kodikkaina, hygieenisyys huomioiden.
 

Palveluyksikön pyykkihuollon järjestäminen: 
Yksikön vuokraamat työvaatteet pesee Puro. Likaiset liinavaatteet pesee Valmennustalo Reeli. Liinavaatteet haetaan kolme kertaa viikossa ja samalla toimitetaan puhtaat tilalle. Vommassa työvaatetoimitus on kaksi kertaa viikossa. Hopeahovissa työvaatteet tulevat keskitetysti terveysaseman toimituksesta. Asukaskohtaiset pyykit pestään yksikössä. Asukkaiden vaatteiden pesusta huolehtii nimetty palvelutyöntekijä. Puron työntekijät ovat koulutettu oman organisaation mukaisesti, ja he noudattavat oman organisaation omavalvontasuunnitelmaa ja ohjeita. Palvelutyöntekijä sekä Reelin työntekijät noudattaa VAKE:n hygieniaohjeistuksia soveltuvin osin.
 

Käsihuuhteiden sijoittaminen yksikössä:
Käsihuuhteita on sijoitettu jokaiseen asuinhuoneeseen, yksikön sisäänkäynnin yhteyteen sekä laajasti yleisiin tiloihin asukasturvallisuus huomioiden. Jokaisen työntekijän velvollisuus on vaihtaa tyhjentynyt käsihuuhdeannostelija uuteen huomatessaan edellisen tyhjentyneen. Lisäksi henkilökunnalla on mahdollisuus kantaa mukanaan pieniä, henkilökohtaisia käsihuuhdepulloja taskussaan. Nimetty henkilö on vastuussa siitä, että varastossa on asianmukainen määrä käsihuuhdetta käyttöön otettavaksi.

7.5.    Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttäminen ja käsittely

Asiakkaiden käteisvarojen säilyttämisessä noudatetaan laadittua ohjeistusta ”Asiakkaan käteisvaroihin liittyvä ohjeistus Vanhusten palveluissa”. Asiakas itse, hänen läheisensä tai edunvalvojansa huolehtivat asiakkaan varoista ja taloudellisista asioista. Asiakkaan varojen hoitaminen perustuu lainsäädännön antamiin valtuuksiin. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella ei ole oikeutta eikä velvollisuutta huolehtia asiakkaan taloudellisista asioista.  

Lähtökohtaisesti asiakas itse huolehtii omien raha-asioidensa hoitamisesta. Asiakas pitää hallussaan tiliotteensa, pankkikorttinsa ja tunnuslukunsa sekä hoitaa itse laskujensa maksamisen ja käteisvarojensa käsittelyn.  Tällöin henkilökunta ei vastaa asiakkaan rahan käytöstä eikä sen seurannasta. Jos asiakas tarvitsee apua ja ohjausta raha-asioidensa hoidossa, sitä tulee hänelle antaa. Mikäli asiakas ei ole kykenevä huolehtimaan omista raha-asioistaan, tulee työntekijän tehdä ilmoitus edunvalvonnan tarpeessa ilmeisesti olevasta henkilöstä.  

Mikäli asiakkaalle on nimetty edunvalvoja, hoitaa edunvalvoja kokonaisuudessaan asiakkaan raha-asiat. Mikäli asiakkaalla on tarve tehdä hankintoja, ollaan yksiköstä yhteydessä edunvalvojaan asian eteenpäin viemiseksi.   

7.6.    Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen

VAKEn hoiva-asumisen yksiköiden lääkäripalvelut tuottaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sairaalapalvelut 1.1.2025 alkaen.

Ympärivuorokautiseen palveluasumiseen, yhteisölliseen asumiseen ja arviointi- ja kuntoutustoimintaan on tehty opas ja toimintaohjekortit päivystyksellisiä tilanteita varten.  Ohjeissa kuvataan yleisimmät äkilliset akuutit tilanteet ja toimintaohjeet niissä. Ohjeissa on selkeästi kuvattu, mitä tahoa milloinkin konsultoidaan ja milloin soitetaan hätäkeskukseen.

Lääkäripalvelut ympärivuorokautisessa palveluasumisessa: 
Lääkäripalvelujen toimintamalliin kuuluvat säännöllisten palvelujen piiriin tulevien asiakkaiden tulotarkastukset 1kk sisällä palveluun saapumisesta. Vuosittaiset kontrollitarkastukset tehdään säännöllisesti asiakkaan syntymäpäiväkuukauden mukaisesti. Vuositarkastuksessa arvioidaan mm. lääkehoidon kokonaisuus, sairauksien tila ja seuranta, hoitolinjaukset, ravitsemus ja yleinen tilanne. Lisäksi tehdään tarpeen mukaan lääkärin arviointi asiakkaan voinnin muuttuessa.

Lääkäri kiertää säännöllisten palvelujen yksiköiden osalta kerran viikossa yksikkökohtaisesti etäkierron, jonka lisäksi lääkäri tekee lähikierron yksikössä kerran kuukaudessa. Etäkierrolla hoidetaan sellaiset kiireettömät asiat, jotka eivät voi odottaa lähikiertoon, seuranta-asiat, omaisten yhteydenottopyynnöt sekä todistus- ja läheteasiat. Lähikierrolla hoidetaan uusien asiakkaiden tulotarkastukset, vuositarkastukset, mahdolliset akuutit asiat ja toimenpiteet.

Virka-aikana yksiköt voivat konsultoida kiireettömissä asiakkaan asioissa omalääkäriä puhelimitse. Klo 8–22 välisenä aikana yksiköt voivat soittaa akuuteissa asioissa päivystyspuhelimeen. Klo 22–24 välisenä aikana soitetaan aina ensin Liikkuvaan Sairaalaan (LiiSa) ja jos LiiSa suosittaa, soitetaan Peijaksen sairaalan ensiarviolääkärille. Klo 24–08 soitetaan Peijaksen sairaalan päivystykseen konsultointia varten ja ennen kuin asiakasta lähetetään päivystykseen. 

Lääkäripalvelut lyhytaikaisen palveluasumisen yksiköissä:
Lyhytaikaishoidon asiakkaan lääkäri on yleensä oman alueen terveysaseman lääkäri, jota voidaan konsultoida tarvittaessa Apotin työkoriviestillä tai puhelimitse esimerkiksi päivystystilanteissa. Henkilökunta arvioi jokaisen akuutin tilanteen yksiköllisesti ja on yhteydessä joko Liikkuvaan sairaalaan, päivystykseen tai hätäkeskukseen.

Lääkäripalvelut arviointi- ja kuntoutusyksiköissä:
Arviointi- ja kuntoutusyksiköissä työskentelee nimetyt lääkärit.  Kuntoutusyksikön lääkäri ottaa osaa yksikön asiakkaiden lääketieteelliseen kuntoutukseen osana osaston monimuotoista tiimiä ja ottaa myös kantaa jatkosuunnitelmiin ja selvittelyihin, esim. muistitutkimuksien tarpeeseen. Lääkäri tekee myös tarvittavat todistukset ja lausunnot.   

Kuntoutusyksikön lääkäri käy paikan päällä kerran viikossa ja kiertää yksikön asiakkaat yhdessä yksikön hoitajan kanssa.  Lääkäri osallistuu kerran viikossa järjestettäviin kuntoutuskokouksiin.  Nimetyt lääkärit ovat yksikön hoitajien tavoitettavissa arkisin virka-aikana akuuteissa asioissa. Mikäli nimettyä lääkäriä ei saada kiinni, ollaan yhteydessä apulaisylilääkäriin. Virka-ajan ulkopuolella konsultoidaan ensisijaisesti Liikkuvaa Sairaalaa, joka tarvittaessa ottaa yhteyttä Peijaksen sairaalan päivystykseen.
 

Liikkuvan sairaalan palvelut
Liikkuvan sairaalan eli LiiSan- palvelut toimivat yksiköiden päivystyksellisenä tukena. LiiSa toteuttaa hoidon tarpeen arviointia ja pystyy tarvittaessa aloittamaan i.v. tasoisen lääkehoidon. Tavoitteena on välttää päivystyskäynnit tuomalla päivystykselliset palvelut asiakkaan luokse. Suonen sisäisen tai lihakseen annettavan lääkehoidon jatkuessa voi kotisairaala resurssien puitteissa toteuttaa lääkehoidon yksikössä. Tavoitteena on välttää asukkaan siirtäminen sairaalaan.
 

Ohje kuolemantapausten varalta
Kuolemantapauksia varten on olemassa toimintaohjeet, jotka löytyvät VAKEn Intranetistä. 

Suun terveydenhuolto
Suun terveydenhuollon järjestää hyvinvointialueen hammashuolto, jonka suuhygienistit käyvät kerran vuodessa säännöllisiä palveluita tuottavissa yksiköissä tekemässä asiakkaiden hampaiden/suuntarkastuksia. Tarvittaessa suuhygienistit ohjeistavat henkilöstöä asiakkaiden suun terveyden ylläpitämiseen liittyvissä asioissa ja ohjaavat tarvittavaa jatkohoitoa. Kiireelliset suun terveydenhuollon tilanteet hoidetaan Hyvinvointialueen hammashoidon kiireellisen hoidon ajanvarauksella.

 
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Muu sosiaali- ja terveydenhuollon sidosryhmien kanssa tapahtuva yhteistyö suunnitellaan yksilöllisesti kunkin asukkaan tarpeen mukaan. Oleellisista hoitotiedoista tehdään Apottiin hoitotyön merkintä, mikäli tiedot eivät nouse hoitajien nähtäville. Myös nimetyn lääkärin tulee olla tietoinen mahdollisista muista hoitokontakteista. Tulevat ajanvaraukset merkitään Apotin Omakeskukseen. Omaisyhteistyö on tärkeässä roolissa sujuvassa palveluyhteistyössä. Tarvittaessa hoitohenkilökunnan jäsen lähtee saattamaan asukasta palvelukäynnille, mikäli omainen on estynyt tai muutoin ei ole käytettävissä saattotilanteeseen.

Yksiköissä on nimetty suuhygieniavastaavat, joiden tehtäviin kuuluu järjestää vuosittainen suuhygienistin käynti yksikköön. Suun terveydenhuolto on myös itse aktiivinen järjestämään vuosittaiset käynnit. Palvelukuvauksen mukaisesti hoitohenkilökunnan tulee antaa riittävää ja oikea-aikaista apua suun puhtaudesta huolehtimiseen. Avun tarpeen tulee ilmetä hoito- ja palvelusuunnitelmasta ja avun saannin päivittäisistä hoitotyön kirjauksista, joita esihenkilö seuraa säännöllisesti osana johtamista. Kiireetön sairaanhoito toteutetaan yksiköissä edellä kuvatusti kunkin yksilöllisen tarpeen mukaan. Kiireellistä hoitoa vaativissa tilanteissa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen erillistä ohjeistusta yhteistyöstä sekä konsultaatiokäytännöistä. Hoitohenkilökunnalle järjestetään säännöllisesti koulutusta esimerkiksi Liikkuvan sairaalan hyödyntämisestä erityisesti virka-ajan ulkopuolellaturhien sairaalasiirtojen välttämiseksi.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Sosiaalipalveluja myönnetään hyvinvointialueen asukkaille yksilökohtaisen, laajan palvelutarpeen arvioinnin perusteella. Sosiaalihuollon palveluiden määräajoista säädetään sosiaalihuoltolaissa (1301/2012), toimeentulotuesta annetussa laissa (1412/1997) ja laissa ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012) eli ns. vanhuspalvelulaissa. Kiireellisissä tapauksissa palveluja on järjestettävä myös hyvinvointialueella tilapäisesti oleskeleville.

Vanhuspalvelulain mukaan päätös ikääntyneen henkilön muiden kuin kiireellisten sosiaalipalvelujen myöntämisestä on tehtävä ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun kirjallinen tai suullinen hakemus on tullut vireille. Iäkkäällä henkilöllä on oikeus saada hänelle myönnetyt muut kuin kiireelliset sosiaalipalvelut ilman aiheetonta viivytystä. Niitä koskeva päätös on kuitenkin toimeenpantava viimeistään kolmen kuukauden kuluttua asian vireilletulosta. Aika voi olla tätä pidempi, jos asian selvittäminen erityisestä syystä vaatii pidempää aikaa tai toimeenpanon viivästymiselle on muu asiakkaan tarpeeseen liittyvä erityinen peruste.

Asiakaspaikan sujuva vapautumisen ja täyttämisen prosessi turvaa osaltaan uuden asiakkaan mahdollisuutta muuttaa asumispalveluun mahdollisimman pian palvelupäätöksen saatuaan. Palvelualueella pyritään minimoimaan viiveet asukaspaikan siirtyessä asukkaalta toiselle. Yksiköt ilmoittavat vapautuneet asukaspaikat aina välittömästi asiakasohjaukseen. Asiakasohjaus vastaa asiakkaiden sijoittamisesta yksikköön. Mikäli hoitoon pääsyn määräajat eivät ole toteutuneet, voi asiakas tai hänen läheisensä olla yhteydessä sosiaali- ja potilasasiavastaaviin, jotka neuvovat ja antavat ohjausta oikeuksista ja etuuksista.

 
Omatyöntekijän nimeäminen: Sosiaalihuoltolain mukainen omatyöntekijä nimetään asiakkaalle asiakasohjausyksiköstä tarpeen mukaan. Omatyöntekijä huolehtii osaltaan siitä, että asukkaan palvelut järjestetään palvelutarpeen arvioinnin mukaisesti.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakkaan osallisuudella tarkoitetaan vuorovaikutusta, asiakkaan kuuntelemista ja hänen mahdollisuuttaan vaikuttaa omaan hoitoonsa tai palveluunsa. Asiakasosallisuudella tarkoitetaan omaa palvelua laajemmin asiakkaan mahdollisuutta vaikuttaa ja osallistua palveluiden suunnitteluun, kehittämiseen tai arviointiin. Asiakkaan aktiivisen roolin varmistaminen lisää palvelun turvallisuutta, vahvistaa asiakkaan sitoutumista omaan hoitoonsa tai palveluun ja kasvattaa erinomaisen asiakaskokemuksen ja palvelun vaikuttavuuden mahdollisuutta. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen osallisuusohjelma ohjaa alueen asukkaiden, palvelun käyttäjien, henkilöstön ja sidosryhmien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien sekä niiden edistämisen toteutumista. Ohjaavana teemana osallisuusohjelmassa on tasa-arvoinen ja yhdenvertainen osallisuus. Vanhuspalveluissa on lisäksi laadittu oma osallisuussuunnitelma.  

Asukas voi tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja arkipäivässä esimerkiksi valitsemalla päivärytminsä, harrastuksensa ja sosiaaliseen toimintaan osallistumisensa määrän. Yksiköissä on tarjolla erilaista toimintaa, johon asukas voi osallistua omien mieltymystensä mukaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi asukkaiden ottamista mukaan yksikön arjen toimintaan, kannustamista ja tukemista heille mielekkääseen toimintaan. Asukkaiden osallisuus ja itsemäärääminen kytkeytyvät toisiinsa.

Yksikössä järjestetään asukaskokouksia, joissa asukkaat voivat osaltaan vaikuttaa elämäänsä ja arjen asioihin palvelutalossa. Asukaskokouksissa käsitellään jokapäiväiseen elämään liittyviä asioita, asukkaiden toiveita ja ajatuksia yhteisestä toiminnasta. Kokouksissa kysytään palautetta ja kuullaan mahdollisia huolia.

 
Asukkaan muuttaessa yksikköön järjestetään yhdessä asukkaan ja läheisen kanssa hoitoneuvottelu, jossa sovitaan yhteydenottotavoista tietosuojan puitteissa. Hoitoneuvottelussa voidaan yhdessä asukkaan ja hänen läheisensä kanssa käydä hoitosuunnitelmaa läpi ja keskustella mieltä askarruttavista asioista.
Läheisillä on tärkeä rooli asukkaiden osallisuuden tukemisessa. Läheisiä kannustetaan olemaan herkästi yhteydessä henkilökuntaan. Läheisille järjestetään säännöllisesti, vähintään kaksi kertaa vuodessa, läheisten iltoja tai muita tapaamisia, joissa kerrotaan yksiköiden toiminnasta ja kuullaan läheisiä. Tavoitteena on luoda läheisiin hyvä keskusteluyhteys, jotta asukkaan hyvä elämä yksikössä mahdollistuu yhteistyössä läheisten kanssa. 

Yksiköissä on ohjeistettu, että asukkailla tulee olla mahdollisuus osallistua sekä itseään koskevan RAI-arvioinnin että hoito- ja palvelusuunnitelmansa laadintaan. Hoito- ja palvelusuunnitelma tulee laatia asukaslähtöisesti ja sen tulee palvella asukkaan yksilöllisiä toiveita. Apottiin tehtävässä päivittäiskirjaamisessa tulee huomioida osio asukkaan mielipiteestä. Yksiköissä järjestetään asukaskokous pienkodeittain keskimäärin kerran kuukaudessa. Kokouksissa keskustellaan ohjatusti asukkaita koskevista aiheista, ja kokouksesta laaditaan virallinen pöytäkirja, joka ladataan yksikön Teamsiin. Tietosuojan nojalla pöytäkirjasta ei saa ilmetä yksilöiviä tietoja. Asukkaan osallistuminen asukaskokoukseen kirjataan Apottiin. Läheiset ovat tervetulleita osallistumaan asukkaiden arkeen sekä yhteisiin tapahtumiin. Läheisten iltoja järjestetään yksiköissä kaksi kertaa vuodessa.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään.
Yksiköissä pyritään luomaan asukasta kunnioittava ja arvostava ilmapiiri. Hyvän ilmapiirin luomiseen vaikuttavat ystävällinen käytös, kuuntelu ja ajan antaminen sekä lempeä puhe. Asialliseen kohteluun kuuluvat olennaisesti myös yksityisyyden suojan sekä itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen. Hoitajien jaksamiseen panostaminen, hoitajavaihtuvuuteen vaikuttaminen sekä kiireettömyyden tunteen luonti parantavat asukkaiden kokemusta asiallisesta kohtelusta. Havaittaessa epäasiallista kohtelua, voi asukas tai omainen antaa palautetta toiminnasta lähijohtajalle, tehtäväaluepäällikölle, laatutiimille tai kirjaamolle. Asukas, omainen tai muu palautteen antaja voi antaa palautetta toiminnasta tai toimintayksiköstä suullisesti tai kirjallisesti. Suullinen tai kirjallinen palaute käsitellään välittömästi ja palautteen perusteella ryhdytään tarvittaviin laadunvalvontatoimenpiteisiin. Mikäli epäasiallisen kohtelun havaitsija on työntekijä, työntekijän on velvollisuus puuttua tilanteeseen välittömästi antamalla suoraa palautetta asianomaiselle sekä raportoimalla asiasta lähijohtajalle, joka ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakkaan oikeusturvakeinoja ovat esimerkiksi muistutuksen tai kantelun tekeminen. Sosiaalihuollossa asiakas voi lisäksi hakea muutosta saamaansa päätökseen. Lisäksi potilasvahingosta voi hakea korvausta Potilasvakuutuskeskuksesta.
Yksikössä on esillä tiedot palautteenantokanavista sekä sosiaali- ja potilasasiavastaavan yhteystiedot.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Itsemääräämisoikeus on jokaiselle kuuluva perusoikeus, joka muodostuu oikeudesta henkilökohtaiseen vapauteen, koskemattomuuteen ja turvallisuuteen. Itsemääräämisoikeus pohjautuu Suomen perustuslakiin (731/1999). Siihen liittyvät läheisesti oikeudet yksityisyyteen ja yksityiselämän suojaan. Henkilökohtainen vapaus suojaa henkilön fyysisen vapauden ohella myös hänen tahdonvapauttaan ja itsemääräämisoikeuttaan. Henkilökunnan tehtävänä on kunnioittaa ja vahvistaa asiakkaan itsemääräämisoikeutta sekä tukea hänen osallistumistaan palveluiden suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Vanhuspalvelulain 14 §:n 2 momentin mukaan pitkäaikaista hoitoa ja huolenpitoa turvaavat sosiaali- ja terveyspalvelut on toteutettava niin, että iäkäs henkilö voi kokea elämänsä turvalliseksi, merkitykselliseksi ja arvokkaaksi ja että hän voi ylläpitää sosiaalista vuorovaikutusta sekä osallistua mielekkääseen, hyvinvointia, terveyttä ja toimintakykyä edistävään ja ylläpitävään toimintaan. 

Ihmislähtöinen hoiva ohjaa toimintakulttuuria VAKEn hoiva-asumisen palveluissa. Henkilöstö tutustuu uuteen asiakkaaseen ja hänen historiaansa, jotta asiakkaalle voidaan tarjota oman näköistä elämää. Asiakkaan omaa näkemystä kunnioitetaan häntä koskevissa päätöksissä. Asiakas tekee elämäänsä koskevia valintoja arkipäivässä esimerkiksi valitsemalla päivärytminsä ja sosiaaliseen toimintaan osallistumisensa määrän. Palveluasumisessa on tarjolla erilaista toimintaa, johon asiakas voi osallistua omien mieltymystensä mukaan. Henkilökunta kunnioittaa ensisijaisesti asiakkaan toiveita ja valintoja, vaikka ne tuntuisivat joskus läheisen tai työntekijän näkökulmasta vääriltä tai asiakkaalle epäedullisilta, jos ne eivät akuutisti tai vakavasti vaaranna asiakkaan tai toisen asiakkaan terveyttä ja turvallisuutta. Muistisairaus ei poista asukkaan itsemääräämisoikeutta (Muistiliitto). 

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Suunnitelma itsemääräämisoikeuden vahvistamisesta ja toteutumisesta sisältyy asiakkaan hoito- ja ohjaussuunnitelmaan, joka tehdään asukkaan, läheisten ja hoitohenkilöstön yhteisen hoitoneuvottelun pohjalta. Hoitosuunnitelmassa huomioidaan asukkaan yksilölliset tarpeet ja tottumukset.

Hoiva-asumisen palveluissa noudatetaan rajoittamisen osalta laadittua ohjeistusta: Ohje liikkumisen rajoittamiseen asumispalvelusyksikössä. Ohjeen laatimisesta ja päivittämisestä vastaavat sairaalapalvelujen ylilääkäri ja johtava ylilääkäri. Ohjeen hyväksyy sairaalapalvelujen johtoryhmä. 

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Asumispalveluissa rajoitteiden käyttöä pyritään välttämään ja vähentämään työntekijöiden toiminnalla ja hoitokäyttäytymisellä: kiireetön ja rauhallinen lähestymistapa rauhoittavat asiakasta ja vähentävät rajoittamisen tarvetta. Myös yksilöllisellä aktiivisella arkitoiminnalla voidaan ehkäistä ja vähentää tarvetta käyttää rajoitteita. Lisäksi henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti muistisairaiden ja käytösoireisten asukkaiden kohtaamiseen. 

Itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus uhkaa vaarantua, eikä muita keinoja ole käytettävissä. Rajoitustoimenpiteet on toteutettava lievimmän rajoittamisen periaatteen mukaisesti ja turvallisesti henkilön ihmisarvoa kunnioittaen. Itsemääräämisoikeuden rajoittaminen on tärkeä hoitopäätös, josta on keskusteltava asiakkaan itsensä kanssa. Mikäli asiakas ei pysty päättämään hoidostaan itse, asiasta pitää keskustella asiakkaan läheisten kanssa. Lääkärin päätös kirjataan aina asiakasasiakirjoihin. 

Fyysisiä liikkumisen rajoitteita voivat olla esimerkiksi turvavyöt, ylös nostetut sängynlaidat, hygieniahaalarin käyttö. Hoitaja toimii lääkärin ohjeiden mukaisesti ja päättää rajoituksien käyttämisestä. Vaikka lupa rajoittamistoimenpiteen käyttöön on, käytön tarvetta tulee harkita jokaisella käyttökerralla erikseen. Kaikista rajoitustoimenpiteistä tehdään merkinnät asiakasasiakirjoihin ja kirjataan rajoittamistoimenpiteen käytön aloitusaika, toteuttamistapa, käytettävät rajoitusvälineet, rajoitustoimenpiteen käytön lopettaminen. 

Yksikköä koskevissa poikkeuksellisissa olosuhteissa, esim. pandemiatilanne asukkaiden liikkumista yksikössä ja yksiköstä pois tai muita perusoikeuksia ei voida rajoittaa perusteetta tai ylimitoitetusti. Vain tartuntatautilääkäri voi tehdä päätöksen asukkaan mahdollisesta karanteenista tai tehdä päätöksen eristysmääräyksestä yksikössä. Virallinen karanteeni tai eristysmääräys on aina hallinnollinen päätös. Yksikössä noudatetaan aina hyvinvointialueen infektioyksikön ohjeita, eikä rajoiteta oma-aloitteisesti asukkaiden liikkumista tai läheisten tapaamista poikkeuksellisissakaan olosuhteissa.

Itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen on osa yksiköiden toimintakulttuuria. Itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen näkyy esimerkiksi asukkaan valinnassa olla ottamatta lääkkeitä tai olla syömättä. Hoitohenkilöstö pyrkii turvaamaan asukkaiden terveydelle olennaisen hoidon, mutta viime kädessä asukas itse määrittää vastaanottamansa hoidon. Tätä kunnioitetaan asukkaan elämän loppuun saakka, esimerkiksi noudattamalla asukkaan laatimaa hoitotahtoa.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa: Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Sosiaali- ja potilasasiavastaaville ei saa laittaa salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset tulee sopia aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 09 4191 0230 ja puhelinajat: 
•    Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
•    Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
•    Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 

Sähköpostiyhteydenotot: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi 
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien yhteystiedot ovat nähtävillä yksiköiden eteistilassa, ja ne päivitetään tarpeen mukaan.

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella halutaan tuottaa asiakkaille toimivia ja vaikuttavia palveluja sekä hyvä kokemus jokaisen kohtaamisen yhteydessä. Asiakaskokemuksen ymmärtäminen lähtee halukkuudesta kysyä ja vastaanottaa palautetta. Tietoa asiakkaan palvelukokemuksesta ja asiakastyytyväisyydestä saadaan systemaattisella ja monikanavaisella jatkuvan palautteen keräämisellä. 

Hyvinvointialueella käytössä olevan Qpro -asiakaspalautejärjestelmän avulla asiakkaat voivat antaa palautetta verkkosivuilla tai paperilomakkeella. Asiakaspalautteen avulla seurataan mm. asiakastyytyväisyyttä, asiakkaiden osallisuutta, palvelujen laatua ja vaikuttavuutta. Lisäksi palautetta voi antaa aina myös suullisesti tai kirjallisesti työntekijöille, yksiköiden esihenkilöille, tehtäväaluepäälliköille, palvelualuejohtajalle tai hyvinvointialueen kirjaamoon. 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Toimialoilla on nimetty nimetyt palautteen tallentajat, jotka kirjaavat paperisessa muodossa saapuneet asiakaspalautteen QPro-järjestelmään. Hoiva-asumisen palveluissa paperisen asiakaspalautteen tallentajana toimii toimistosihteeri. 

Yksiköiden esihenkilöt toimivat saapuneiden palautteiden käsittelijöinä ja kehittämisehdotusten esittelijöinä ja he saavat sähköpostihälytteen jokaisesta saapuneesta asiakaspalautteesta. Saapuneet palautteet käydään läpi säännöllisesti henkilöstön kanssa yksikkökokouksissa ja toimintaa kehitetään saatujen palautteiden perusteella.

Hoiva-asumisen palvelualueen koonti asiakaspalautteista ja nostot kehittämiskohteista tehdään osavuosikatsausten yhteydessä neljä kertaa vuodessa. Lisäksi vanhusten palvelujen toimialojen nimetyt pääkäsittelijät ja käsittelijät kokoavat raportteja asiakaspalautteiden määrällisistä ja laadullisista osioista hyvinvointialueen ja toimialan raportointiprosesseja noudattaen. Asiakaspalauteraportit ja palautteista nousseet toimialakohtaiset kehittämistarpeet raportoidaan 2. ja 4. osavuosikatsaukseen. 

Palautteen antamisen mahdollisuus on kuvattu yksiköiden eteisaulassa sijaistevassa julisteessa sekä esitteissä. Jokaisessa hoitohenkilökunnan käyttämässä tietokoneessa on QR-koodilla varustettu tarra, josta esimerkiksi omainen pääsee älypuhelimella suoraan palautekanavalle. Hoitohenkilökuntaa muistutetaan säännöllisesti esimerkiksi yksikkökokouksissa, että myös työntekijät voivat kirjata asukkaan antaman palautteen suoraan järjestelmään. Saapuneet palautteet käsitellään yksikkökokouksissa. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Sosiaalihuollon asiakkaalla ja terveydenhuollon potilaalla on lakiin perustuva oikeus tehdä muistutus. Muistutuksen voi tehdä hoitonsa tai palvelunsa laatuun taikka saamaansa kohteluun tyytymätön. Jos asiakas/potilas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi kykene itse tekemään muistutusta tai jos hän on kuollut, muistutuksen voi tehdä hänen laillinen edustajansa, omaisensa tai muu läheisensä. 

Muistutuksen voi tehdä vapaamuotoisesti tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella, ja se toimitetaan hyvinvointialueen kirjaamoon. Muistutuksen käsittelee sosiaali- tai terveydenhuollosta vastaava henkilö. Muistutukseen on oikeus saada perusteltu kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa, jonka katsotaan olevan 1–4 viikkoa. Mikäli muistutuksen vastausaika pitenee, tulee asiakasta tiedottaa määräajan puitteissa selvityksen etenemisestä ja aikataulusta.

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutukseen liittyvän selvityksen antaa yksikön vastuuhenkilö. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaisesti tehtäväaluepäällikkö päättää vastauksen antamisesta tehtäväalueensa toimintaa koskevaan muistutukseen, kanteluun ja muuhun vastaavaan selvityspyyntöön.
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Annettu muistutus velvoittaa antamaan kirjallisen selvityksen ja tuomaan esille oman näkemyksensä asian kulusta. Muistutus sekä siihen annettu vastaus tallennetaan CaseM -tiedonhallintajärjestelmään, jolloin jää kirjallinen jälki siitä, että oletettu epäkohta on nostettu esille, siihen on reagoitu ja muistutuksen tekijä on saanut vastauksen. Jokaiseen saapuvaan muistutukseen reagoidaan vakavasti ja vastaus laaditaan huolella.  VAKEssa muistutuksen käsittelystä on laadittu prosessikuvaus, jonka mukaisesti toimitaan. Lisäksi hoiva-asumisessa on tarkennettu prosessin aikataulu palvelualueella. 

Hyvässä muistutusvastauksessa:
•    Kuvataan selkeästi ja tiiviisti keskeiset tapahtumat ja todetaan tehdyt selvitykset.
•    Vastataan muistutuksessa esitettyihin ongelmakohtiin ja kysymyksiin.
•    Otetaan selkeästi kantaa, onko asiassa toimittu oikein vai onko todettavissa virheellistä menettelyä tai laiminlyöntiä.
•    Ilmoitetaan, onko yksikössä syytä ryhtyä muistutuksen johdosta kehittämistoimenpiteisiin tai muuttaa toimintakäytänteitä ja jos on, niin millä tavalla. 

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Muistutus tarjoaa yksikölle mahdollisuuden korjata toimintaansa, reflektoida omaa tekemistä ja mahdollistaa asian hoitamisen kuntoon ennen kuin siitä tulee mahdollisesti isompi haaste tai ongelma. Muistutuksissa esille tuodut asiat käydään esihenkilön johdolla läpi yksikkökokouksissa säännöllisesti ja suunnitellaan tarpeen mukaiset toimenpiteet. 
Kehittämistoimenpiteet riippuvat saadun palautteen luonteesta. Kehittämistoimi voi koskea yksittäistä asukasta tai toimintaa yleisesti. Kehittämistoimenpiteiden tarkoituksena voi olla esimerkiksi parantaa hoidon laatua, ennaltaehkäistä mahdollisia potilas- tai työturvallisuusriskejä, lisätä asukkaiden välistä tasa-arvoa tai muutoin korjata havaittuja puutteita.
 

Hoiva-asumisen palveluissa omavalvonnan toteutumista seurataan päivittäin osana työtä. Seurannasta saatua tietoa ja saadun tiedon pohjalta tehtyjä toimenpiteitä seurataan johtamisessa kuukauden välein sekä osavuosiraporttien yhteydessä. 

Hyvinvointialueen osavuosiraporteissa on Hoiva-asumisen omavalvonnan toteuttamisen koonti ja vuoden 2025 aikana aloitetaan omavalvontasuunnitelma tasoinen raportointi hyvinvointialueen yhtenäisten käytäntöjen mukaisesti. 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Palveluntuottajan tulee seurata omavalvontasuunnitelman toteutumista. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein. Salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Suunnitelma ja kehittämistarpeet käyty läpi henkilökunnan kanssa 1–2/2025.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): Jatkossa tähän kirjataan, mikäli omavalvontasuunnitelman sisältöä on päivitetty, päivityspäivämäärä, päivittäjä sekä lyhyesti keskeiset muutokset, joita on tehty.

23.5.2025 / hoiva-asumisen johtoryhmä: Lääkinnällisten laitteiden osalta täsmennetty pakollisesti suoritettavat koulutukset ja päivitetty palvelualueen koordinoivan lääkintälaitevastaavan tiedot. Kirjattu omavalvontasuunnitelmaan päivystyksellisten tilanteiden oppaan ja taskukorttien käyttöönotto, täsmennetty kellonajat Liikkuvan sairaalan konsultoinnin osalta.

3.6.2025 / tehtäväaluepäällikkö, asiantuntija: päivitetty kiinteistöhuoltoa koskevan yhteydenottokanavan tiedot sekä Vomman lähijohtajan muuttunut tieto. 

6.10.2025/ Helena Soilas, Sariann Signus: päivitetty Hopeahovin osalta Vivagoa koskevia tietoja, omavalvontasuunnitelman päivitysaika, lääkehoitosuunnitelman päivitystä koskeva tieto, henkilöstön määrä ja rakenne, lääkehoidon ja lääkehoitosuunnitelman päivityksen vastuuhenkilöt, lääkinnällisten laitteiden vastuuhenkilöt. 

21.10.2025 / Anna-Katriina Siivonen: Päivitetty tietosuojavastaavan yhteystiedot