Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus:3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Kotoutumista tukevat sosiaalipalvelut
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Vernissakatu 6, 2.krs, 01300 VantaaKielotie 7 A, 4 krs, 01300 Vantaa (Kotoutumista tukeva jälkihuolto) Sampola, Kultasepänkatu 7, 3. krs, 04250 Alikerava
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Vernissakatu 6: Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden päällikköPuhelin: 050 312 2044 Sähköposti: etunimi.sukunimi@vakehyva.fi
Kielotie 7A: Mari Kuronen-Hakkarainen, johtava sosiaalityöntekijä Puhelin: 040 5053309 Sähköposti: mari.kuronen-hakkarainen@vakehyva.fi
Sampola: Sari Mutka, johtava sosiaalityöntekijä Puhelin: 043 826 9109 Sähköposti: sari.mutka@vakehyva.fi
Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Palvelut on tarkoitettu:
Keskeisin sosiaalihuollon palvelua ohjaava laki ovat sosiaalihuoltolaki ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Erityislakeina Kotoutumista tukevissa sosiaalipalveluissa ohjaa laki kotoutumisen edistämisestä, laki kansainvälistä suojelua hakevien vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta.
Kotoutumista tukevien sosiaalipalvelujen toiminta-ajatuksena on tukea edellä mainittuja asiakasryhmiä Vantaalle ja Keravalle kotoutumisessa ja auttaa tilanteissa, jotka estävät kotoutumista tai muutoin aiheuttavat tuen tarvetta. Lisäksi annetaan ohjausta ja neuvontaa yhteistyössä muun palveluverkoston kanssa. Sosiaalipalveluja tarjotaan asiakkaan omatoimisuutta tukien.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Laissa kotoutumisen edistämiseksi Hyvinvointialueen tehtäväksi on määritelty asumisen ja palveluiden järjestäminen alaikäisinä ilman huoltajaa tulleille lapsille. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on ELY-keskuksen kanssa laadittu sopimus, jonka perusteella Vantaa ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi perheryhmäkotia. Ko. perheryhmäkodeilla on laadittu erilliset omavalvontasuunnitelmat.
ELY-keskuksen kanssa laaditun sopimuksen nojalla järjestetään itsenäistymisen tuki 18-22 vuotiaille ilman huoltajaa tulleille pakolaisstatuksen saaneille nuorille.
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Yksiköiden siivouksesta huolehtii SOL-palvelut. SOL-siivouspalveluiden kanssa säännölliset katselmuskierrokset, joissa tarkastetaan siivouksen taso. Mahdollista epäkohdista ja palautteen osalta ollaan yhteydessä suoraan SOL-palvelujen esihenkilöön. SOL-palveluiden esihenkilöt osallistuvat myös säännöllisesti kiinteistökokouksiin.
Paperittomien hätämajoituksen tuottaa A-klinikkasäätiö. Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden omat työntekijät ilmoittavat mahdollisista epäkohdista tai laatupoikkeamista. Palvelusopimuksen mukaan myös palveluntuottaja on velvollinen ilmoittamaan mahdollista toiminnan häiriöistä, epäkohdista tai laatupoikkeamista Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden omatyöntekijälle. Tarvittaessa ollaan yhteydessä hankintayksikköön tai järjestämisen tukeen.
Tulkkipalveluita tuottavat sopimuksen mukaisesti Semantix ja Tulka, erityistapauksissa (kuten kuulovammaisten tulkkaukset) myös muut toimijat. Mikäli tulkkauksen laadussa on poikkeamia, ollaan suoraan yhteydessä palveluntuottajaan ja tarvittaessa esihenkilö on yhteydessä hankintoihin sopimusten osalta.
Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt:
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen. Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelma laaditaan kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden vastaavan esihenkilön ja henkilökunnan yhteistyönä.
Omavalvontasuunnitelma käydään läpi henkilöstökokouksessa tarvittaessa ja muutokset viedään suunnitelmaan neljän kuukauden välein. Päivitykset suunnitelmaan viedään yllä olevien vastuuhenkilöiden toimesta.
Omavalvontasuunnitelman läpikäyminen on osa perehdytystä.
Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävillä toimipisteiden ilmoitustauluilla. Omavalvontasuunnitelma julkaistaan myös VAKEn nettisivuilla.
Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Järjestettävät palvelut perustuvat sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 27.8.2021/784, joka määrittelee keskeiset menettelytavat asiakastyössä sekä tietosuojakysymyksissä. Lisäksi noudatetaan lakia kotoutumisen edistämisestä 681/2023 sekä lakia kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta lakia toimeentulotuesta.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Varmistamme ja valvomme, että toimintamme on yllä mainittujen lakien mukaista.
Asiakasprosessin vaiheiden sujuvuutta arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti, jotta ne ovat asiakaslähtöisiä ja tehokkaita. Asiakasvirtaa seurataan kuukausittain PowerBI- ohjelman kautta, Qpro:n asiakaspalaute käsitellään ja asiakkaille vastataan palautteisiin.
Lisäksi työntekijöiden asiakastapaamisiin käytettyä aikaa, asiakkuusaikaa sekä palvelutarpeenarvioiden ja suunnitelmien määrää/edistymistä seurataan.
Henkilöstö osallistuu säännöllisesti koulutukseen ja kehittää osaamistaan liittyen sosiaalihuoltolain ja muiden lakien vaatimusten täyttämiseksi. Loki-järjestelmästä ja HR-järjestelmästä on mahdollisuus saada raportti henkilöstön koulutuksista.
Laadun varmistamiseksi työyhteisöltä ja asiakkailta saatava palaute on tärkeää. Kehityskeskusteluissa, tiimikokouksissa sekä mentoroinneista saaduista palautteista ja asiakkaiden palautteissa voidaan käsitellä sekä työntekijöiden että asiakkaiden näkemyksiä palvelun laadusta ja sen parantamismahdollisuuksista.
Pidämme säännöllisesti yhteyttä pääkaupunkiseudun muihin kotoutumista tukeviin sosiaalipalveluihin yhteisillä foorumeilla, jotta voimme vertailla omia käytäntöjämme. Näin tunnistamme myös hyviä käytäntöjä ja sekä huomaamme mitkä toiminnot kaipaavat kehittämistä.
Teemme myös riskien arvioinnin vuosittain ja sen avulla pyrimme tunnistamaan ja vähentämään haitallisia tekijöitä työympäristöstä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toteutetaan Pulssi-kysely, joka arvioi johtamista sekä henkilöstön tyytyväisyyttä.
Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Maahanmuuttajapalveluiden päällikkö huolehtii riskien arvioinnin toteutuksesta vuosittain.
Yksikössä on kirjalliset ohjeet uhka- ja vaaratilanteita varten ja ne löytyvät Sharepointista.
Yksikön henkilöstö tunnistaa riskejä työssään, noudattaa annettuja ohjeita ja raportoi havaitut riskit tai vaaratilanteet suoraan omalle lähijohtajalle ja SOSpro tai HIpro – järjestelmien kautta.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Maahanmuuttajapalveluiden päällikkö tai hänen sijaisensa.
Vastuut: Valmiussuunnitelma päivitetään tarvittaessa ja se käydään läpi henkilön perehdytyksessä ja se löytyy Sharepointista.
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Uusille työntekijöille järjestetään perehdytysvaiheessa turvakävely ja osana perehdytysohjelmaa työntekijät tutustuvat Sharepointista löytyviin poikkeustilanneohjeisiin.
Vake järjestää EA-koulutuksia työntekijöille.
Huoneissa on poistumisohjeet sekä laput huoneen tarkistamista varten.
Taskulamput, joiden lataamisesta muistutukset 2 kertaa vuodessa Outlook-kalenterivarauksina
Yksikössä on transistoriradio sekä juomavettä ja sankoja vesi- ja sähkökatkojen varalta.
Yksikössä on Apotin valmiusasema, josta saadaan tiedot asiakkaiden ajanvarauksista, mikäli on sähkökatko tai katko tietojärjestelmissä.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
Ohjeet löytyvät VAKEn intrasta tai internetsivuilta:
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika:
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Kun epäkohtia, vaara- ja haittatapahtumia sekä läheltä piti- tilanteita tulee ilmi, tuodaan ne lähijohtajan tietoon. Muutosta vaativien laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi. Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset omavalvonnan seuranta-asiakirjaan.
Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset joko henkilöstökokouksen muistioon tai johtoryhmän muistioon. Myös omavalvontasuunnitelmaan ja henkilökunnan ohjeistukseen tehdään tarvittavat muutokset.
Korjaavista toimenpiteistä keskustellaan tiimi- ja henkilöstökokouksissa ja niistä tiedotetaan myös linjajohtoa tarvittaessa. Mikäli korjaava toimenpide koskee asiakasta tai yhteistyökumppania, toimenpiteistä ilmoitetaan myös heille. Mikäli muutos koskee koko toimintaa, ilmoitetaan siitä asiakkaille asiakaskäynneillä ja tiedotteilla odotustilassa.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä.
Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Yksikössä toteutetaan riskienarviointia vuosittain keväällä HaiPro-järjestelmän avulla.
Asiakkaiden taholta tulevaa painostusta esimerkiksi päätöstentekoon liittyen sekä sanallista loukkaamista tai rasistista kohtelua.
Vernissakadun toimipisteen asiakasaulassa ainoastaan hissit ja asiakkaat sekä odottavat lukkojen takana aulassa työntekijää.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Mikäli painostusta tai epäasiallista kohtelua tulee asiakkaiden kohdalta, työntekijä tuo asian oman esihenkilön tietoisuuteen. Asiakkaan kanssa käydään keskustelemalla läpi asioinnin pelisäännöt.
Asiakkaita, joita ei tunneta, tavataan alakerrassa tapaamishuoneissa ja he eivät tule hissiaulaan odottamaan. Vaaratilanteissa (esim. palohälytys) tarkistetaan, että kukaan ei jää lukkojen taakse aulaan.
Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Riskienarviointi tehdään edustuksellisesti kerran vuodessa ja siellä sovitaan vastuuhenkilöt ja aikataulut toimenpiteille. Riskienarviointi esitellään henkilöstökokouksessa ja siellä raportoidaan myös tehdyt muutokset. Jos muutokset koskevat asiakkaita, niistä tiedotetaan asiakkaita asiakaskäynneillä.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Valvovien tahojen selvityspyynnöt, ohjaus ja päätös käsitellään esihenkilöiden kanssa ja tarvittaessa työntekijöiden kanssa ja toimintaa tarkastellaan ja muutetaan valvovien viranomaisten ohjauksen mukaiseksi.
Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet:
Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden työntekijät ovat velvollisia ilmoittamaan epäkohdasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa velvollisia tekemään lastensuojeluilmoituksen ja ilmoittaa lapseen kohdistuvasta rikosepäilystä. Lisäksi henkilöstöllä on velvollisuus ilmoittaa iäkkään henkilön palvelutarpeesta tai henkilön sosiaalihuollon tuen tarpeesta, mikäli tehtävissään on saanut tietoonsa tällaisen henkilön.
Lisäksi henkilöstöllä on yleinen velvollisuus ilmoittaa tietoonsa tulleesta suunnitteilla olevasta törkeästä rikoksesta ja oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta.
Tarvittaessa on mahdollisuus konsultoida Vaken juristia.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Ilmoitusvelvollisuus käydään läpi osana perehdytystä.
Henkilöstön määrä ja rakenne:
Vernissakatu 6: 2 johtavaa sosiaalityöntekijää, 1 vastaava ohjaaja, 1 sihteeri, 2 palveluneuvojaa, 1 ohjaaja, 1 lähihoitaja, 8 sosiaaliohjaajaa, 8 sosiaalityöntekijää, 1 psykologi, 2 projektityöntekijää.
Kielotie 7A: 3 sosiaalityöntekijää, 3 sosiaaliohjaajaa, 1 psykologi
Sampola: 1 sosiaalityöntekijä, 1 sosiaaliohjaaja
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia otetaan ainoastaan palkattomien vapaiden sijaistukseen ja heidän tulee täyttää vähintään sijaiskelpoisuusehdot.
Rekrytointi: Rekrytoinneista päätetään Vaken delegointisäännön mukaisesti. Henkilön soveltuvuus arvioidaan haastattelun ja hakemuksen perusteella tehdyssä ansiovertailussa. Lisäksi pyydetään suositukset aiemmalta työnantajalta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Rekrytoidessa tarkistetaan JulkiTerhikistä ammattioikeudet. Uusien työntekijöiden rokotussuoja varmistetaan työterveyshuollosta (Aava) tartuntalain 48§ nojalla, koska asiakkaina on tartuntatautien vakaville seurauksille alttiita asiakkaita. Lasten kanssa työskenteleviltä edellytetään rikosrekisteriote.
Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Työntekijät suorittavat tietosuojakoulutukset vuosittain. Lisäksi henkilöstö osallistuu hyvinvointialueen järjestämiin koulutuksiin. Myös ulkopuolisiin koulutuksiin osallistutaan henkilökohtaisten kehittymissuunnitelmissa määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti. Soveltuvista koulutuksista ilmoitetaan koko työyhteisölle sähköpostilla tai oman esihenkilön välityksellä. Jokainen työntekijä tutustuu omavalvontasuunnitelmaan osan perehdytystä.
Henkilöstön perehdytys: Yksikössä on laaja perehdytysohjelma, joka räätälöidään uudelle työntekijälle. Perehdyttämiseen osallistuu useampi henkilö työyhteisössä. Lisäksi käytössä on mentorointimalli, jolloin perehdytys jatkuu pitkäkestoisemmin ja jossa työntekijällä on mahdollisuus reflektoida omaa työtä ja ammatillisuutta kokeneempien kollegoiden kanssa.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Lähijohtaja varmistaa, että jokainen työntekijä osallistuu riittävästi koulutuksiin, jotka pitävät yllä hänen ammattitaitoaan. Koulutuksiin osallistumista seurataan LOKI-järjestelmän kautta.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Jokaiselle harjoittelijalle nimetään yksikössä oma harjoitteluohjaaja. Johtaminen on lähijohtajan vastuulla. Kaikkien harjoittelijoiden osalta alussa käydään läpi vaitiolovelvollisuuteen liittyvät asiat sekä perehdytys yksikön toimintaan. Tilapäisenä sosiaalityöntekijänä (virkamääräyksellä) toimivien sosiaalityöntekijöiden ohjauksesta, tuesta ja valvonnasta vastaavat johtavat sosiaalityöntekijät.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstöltä kerätään palautetta sekä tiimikokouksissa sekä kahdenkeskisissä keskusteluissa
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Mikäli henkilöstön osaamisessa on puutteita, asiasta keskustellaan työntekijän kanssa ja häntä tuetaan hankkimaan tarvittava osaaminen joko perehdytyksen tai koulutuksen kautta. Mikäli työskentely ei ole asianmukaista, asia otetaan puheeksi työntekijän kanssa.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Asiakasvirtausta ja määriä seurataan kuukausitasolla ja mikäli siinä merkittävää kasvua, tiedotetaan asiasta linjajohtoon.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Mikäli henkilöstöä ei ole riittävästi, työt jaetaan sitä, että kiireelliset ja välttämättömät palvelut pystytään toteuttamaan
Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet: Palveluyksikössä ei toteuteta lääkehoitoa, eikä käytetä lääkinnällisiä laitteita.
Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Vernissakatu 6: Vernissakatu 8:n 1. kerroksessa on odotusaula asiakkaille, jotka asioivat ensimmäistä kertaa tai akuutissa palvelutarpeessa. Omatyöntekijät tapaavat ajanvarauksella asiakkaita 1. kerroksen tapaamishuoneissa tai omissa työhuoneissaan Vernissakatu 6:n 2 kerroksessa. Huoneissa on pako-ovet ja työntekijöillä on hälyttimet.
Kielotie 7A: Työntekijät tapaavat asiakkaat huoneissaan. Asiakkaat asioivat ajanvarauksella, ja vartijalla on tieto asiakkaista. Vartija on läsnä virka-aikana vastaanottopisteessä. Työntekijöillä on hälyttimet.
Sampolassa työntekijä tapaa asiakkaat työhuoneessaan. Tilassa on vartija sekä hälytysjärjestelmä.
Vernissakatu 6:n ja Kielotie 7A:n tiloissa on havaittu huonoa sisäilmaa ja tilojen ilmanlaatua tullaan mittaamaan.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Mikäli tiloissa havaitaan puutteita tai epäkohtia, ollaan yhteydessä tilapalveluihin ja/tai linjajohtoon. Myös työsuojeluvaltuutettuun voi olla yhteydessä tarvittaessa. Siivouksesta ollaan yhteydessä SOL-siivouspalveluiden palvelupäällikköön. Kiinteistöissä järjestetään säännöllisin väliajoin myös kiinteistökokoukset, jossa kiinteistöön liittyviä asioita voida tuoda yhteiseen keskusteluun.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Kiinteistökohtaiset, joka kiinteistössä oma suunnitelmansa.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät. Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Yksikössä käytetään Apottia, Ulkomaalaisrekisteriä, Väestötietojärjestelmää sekä Kelan tietokantaa. Esihenkilö perehdyttää uuden työntekijän sekä opiskelijat tietosuoja-asioihin. Asiakkailta pyydetään suostumus tietojen luovuttamiseen. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti koulutuksia liittyen asiakastietojärjestelmien, erityisesti Apotin käyttöön.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: VAKEssa on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Vastuuhenkilö tietoturvasuunnitelman noudattamisesta on maahanmuuttajapalveluiden päällikkö.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Kalasteluviestit raportoidaan Outlookista löytyvällä "Ilmoita tietojenkalastelusta" -painikkeella. Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Yksikössä on jatkuvuustyöasema, josta saadaan päivän ajanvaraukset ja asiakkaiden tiedot, jotta heihin voidaan olla yhteydessä, mikäli palvelua ei voida järjestää. Työntekijät osallistuvat koulutukseen valmiusaseman käytöstä ja harjoittelevat sen käyttöä kuukausittain.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus:
Käyttöoikeudet myönnetään järjestelmiin roolipohjaisesti ja järjestelmiin kirjaudutaan sote-kortilla. Yksikössä huolehditaan GDPR:n ja muiden säädösten noudattamisesta.
Henkilöstölle tarjotaan opastusta järjestelmien käyttöön. Järjestelmistä on myös saatavilla kirjalliset ohjeet. Henkilöstöllä voi pyytää tarvittaessa apua tukipalveluista, kuten IT-helpdeskistä. Henkilöstö suorittaa vuosittain tietoturvakoulutukset sekä siihen liittyvän tentin. Mikäli henkilöstö havaitsee ongelmia teknologian käytössä, heitä rohkaistaan antamaan palautetta omalle esihenkilölle.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Apotin vikatilanteessa käytössä on jatkuvuustyöasema. Muissa vikatilanteissa otetaan yhteys IT-tukeen.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Asiakkuuden alussa asiakkaalle kerrotaan asiakastietojärjestelmästä ja hänen oikeuksistaan saada kaikki itseään koskevat tiedot. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on palvelualuejohtaja Henna Kaukonen-Nyholm ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja Riikka Rajahalme.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Kirjaaminen tulee tehdä viipymättä ja asianmukaisesti. Ajat asiakkaille varataan siten, että myös kirjaamiseen jää aikaa asiakastapaamisella ja välittömästi sen jälkeen.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Työntekijät käsittelevät asiakastietoja sekä muita salassa pidettäviä tietoja huolellisesti. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan työtehtävien edellyttämässä laajudessa. Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia. Asiakirjat arkistoidaan ja paperiset tiedot pidetään lukituissa kaapeissa. Henkilötietoja ei säilytetä järjestelmien ulkopuolella ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietoja tulostetaan vain, kun se on perusteltua. Varmistetaan että kirjataan ja postitetaan asiakirjat oikealle henkilölle. Henkilön tiedot suljetaan järjestelmästä heti, kun asia on hoidettu loppuun ja lukitaan tietokone paikalta poistuessa (Windows-näppäin+ L). Henkilötietoja sisältävää sähköpostia lähetetään salattuna vain ammattilaisten kesken lähetetään.
Palvelun saatavuuden määräajat: Palvelutarpeen arvio aloitetaan viipymättä, tavoiteaika on viikon sisällä palveluun hakeutumisesta. Asiakkuusaika kestää enintään ensimmäisestä oleskeluluvasta riippuen 2-3 vuotta, ilman huoltajaa tulleiden itsenäistymisen tuessa 22 ikävuoden loppuun saakka.
Asiakkaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaiden fyysistä, psyykkistä, kognitiivista ja sosiaalista toimintakykyä edistetään suunnitelmassa mainitulla toimenpiteillä ja tavoitteiden toteutumista seurataan osana suunnitelman tavoitteiden seurantaa ja arviointia.
Palveluyksikön siivouksen järjestäminen: Siivouksesta vastaa SOL- siivouspalvelut. Siivous on kaksi kertaa viikossa toimistotiloissa. Vuosittain suoritetaan peruspesu, jolloin tekstiilipintaiset huonekalut puhdistetaan, lattiat vahataan sekä yläpinnat pyyhitään.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Kotoutumista tukevissa sosiaalipalveluissa noudatetaan yleisiä tartuntatauteihin liittyviä hygieniaohjeita (esim, käsien pesu), THL:n sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntatautiyksikön ohjeita. Infektioiden ja tarttuvien sairauksien leviäminen ennaltaehkäistään hyvällä hygienialla, turvaväleillä sekä etäasioimalla oireisten asiakkaiden kanssa. Asiakkaille kerrotaan myös työskentelyn alussa, ettei sairaana asioida vaan aika perutaan.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Palveluntuottajat ovat yhteydessä asiakkaan omatyöntekijään suojatulla sähköpostilla tai puhelimitse. Palvelusopimuksiin on kirjattu, että palvelutuottajalla on vastuu ilmoittaa kaikista asiakkaan tilanteeseen liittyvistä muutoksista välittömästi asiakkaan omalle työntekijälle.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:
Asiakas ohjataan terveyspalveluihin. Äkillisessä kuolemantapauksessa otetaan yhteyttä hätäkeskukseen soittamalla numeroon 112.
Asiakkaan palveluihin pääsyn varmistaminen: Asiakkaat hakeutuvat palveluun joko toisen viranomaisen huoli-ilmoituksella, itsenäisesti muuttaessa kuntaan tai sosiaalineuvonnan kautta. Jokaiselle asiakkuuskriteerit täyttävälle asiakkaalle laaditaan palvelutarpeen arvio.
Omatyöntekijän nimeäminen: Asiakkaalle nimetään omatyöntekijä ennakkotietojen perusteella (siirtoasiakirjat, huoli-ilmoitus). Omatyöntekijä on yhteydessä asiakkaaseen palvelutarpeen arvion tekemiseksi. Erityistä tukea tarvitseville asiakkaille nimetään sosiaalityöntekijä omatyöntekijäksi.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakas osallistuu oman palvelutarpeen arvion ja suunnitelman tekemiseen ja asiakaskäynnin tiedot kirjataan Apotti-järjestelmään ja asiakas pystyy lukemaan tiedot Maisasta. Tällä hetkellä tiedot saa vain suomen kielellä. Asiakkaalla on oikeus pyytää kaikki häntä koskevat tiedot tietopyynnöllä.
Asiakkaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiasta on kohdeltava kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään. Anti-rasistisella ja traumalähtöisellä työotteella varmistamme asiakkaan kunnioittavan kohtaamiseen. Mikäli epäasiallista kohtelua havaitaan, lähijohtaja puuttuu siihen välittömästi huomauttamalla siitä työntekijälle.
Asiakkaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Asiakkaalle kerrotaan asiakkuuden alkuvaiheessa käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista eli asiakas voi hakea muutosta saamaansa päätökseen, hän voi tehdä muistutuksen kohtelustaan maahanmuuttajapalveluiden päällikölle tai sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle taikka kantelun aluehallintovirastoon. Sosiaaliasiamies antaa asiakkaalle tietoa tämän oikeuksista ja avustaa tarvittaessa asiakasta esimerkiksi muistutuksen tekemisessä.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Asiakkaalle tehdään sosiaalihuoltolain mukainen palvelutarpeen arvio, jonka perusteella palvelusta päätetään. Tarvittaessa asiakkaalle laaditaan palvelusuunnitelma, jonka tavoitteiden toteutumista arvioidaan omatyöntekijän kanssa säännöllisin väliajoin.
Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Sosiaalihuollon palveluissa jokaisella on oikeus tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja ja päätöksiä. Henkilökunnan tehtävänä on kunnioittaa ja vahvistaa asiakaan itsemääräämisoikeutta ja tukea hänen osallistumistaan palvelujensa suunnitteluun ja toteuttamiseen. Asiakas osallistuu itse aktiivisesti oman palvelutarpeen arvion tekemiseen eli hän kertoo siinä elämäntilanteestaan ja tuen tarpeistaan.
Asiakastapaamiset hoidetaan tiloissa, jossa on mahdollista puhua luottamuksellisesti ja asiakkaalla on oikeus saada tulkki, jotta hän ymmärtää ja tulee ymmärretyksi.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
Säännöllisesti palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakaspalautetta saadaan asiakastapaamisen yhteydessä sekä Qpron kautta. Ongelmana Qpron käytössä on ollut, että se on toistaiseksi vain virallisilla kielillä. Asiakkaat antavat myös kirjallista palautetta.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Omatyöntekijä tai johtava työntekijä käy palautteen läpi ja mikäli löytyy aihetta muuttaa koko yksikön toimintaa, palaute tuodaan ensin omalle lähijohtajalle ja sitä kautta johtoryhmän tietoon, josta se viedään henkilöstökokoukseen keskusteltavaksi ja toiminnan muutoksesta sovittavaksi.
Muistutusten käsittely
Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Maahanmuuttajapalveluiden päällikkö tai hänen sijaisena.
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Muistutukseen vastataan mahdollisimman ripeästi, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä kirjallisesti.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat tai puutteet tuodaan keskusteluun kotoutumista tukevien sosiaalipalvelujen johtoryhmän viikoittain pidettävässä kokouksessa. Mikäli epäkohdat ja puutteet vaativat toiminnan muuttamista tai kehittämistä, suunnitellaan se yhdessä henkilökunnan kanssa henkilöstökokouksessa ja muutokset kirjataan omavalvontasuunnitelmaan.
Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelma on tehty syksyn 2024 ja kevään 2025 aikana.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan jatkuvasti ja palautteen, riskien arvionnin tai Haipro-ilmoituisten perusteella tehdyt kehittämistoimenpiteet päivitetään omavalvontasuunnitelmaan ja muutoslokiin vähintään neljän kuukauden välein. Omavalvontasuunnitelma löytyy Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nettisivuilta.