Kytötien asumisyksikkö omavalvontasuunnitelma

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Vammais- ja vanhuspalveluiden toimiala
Vammaispalvelut, Asumispalvelut
Kytötien asumisyksikkö            
Kytötie 18 B 43, 01360 Vantaa
p. 043 825  4536                
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:

Tehtäväaluepäällikkö Saija Puolanmaa vs.  saija.puolanmaa@vakehyva.fi   
Lähijohtaja Nina Nyberg
puhelin 043 825 8096
sähköposti nina.nyberg@vakehyva.fi

Kytötien asuntojen määrä 15 ja yhteisöllisen asumisen asiakkaita 15 ja tuetun asumisen asiakkaita 3, joilla oma asunto.
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus:
Kytötien asumisyksikkö sijaitsee Vantaan Koivukylässä, ja se on Setlementtiasuntoihin integroitunut kehitysvammaisten yhteisöllisen asumisen yksikkö. Yhteisöllisen asumisen asukkaita on 14 ja Tuettun asumisen asukkaita 3. Yksikön toiminta-ajatuksena on tarjota asiakkaille ohjausta ja tukea asumiseen liittyvissä arjen asioissa yksilöllisten tarpeiden mukaan. Asiakkaita tuetaan itsenäiseen elämään, ja he saavat ohjaajilta tukea tarvitsemissaan elämän osa-alueissa.
Yksikön asukkaat käyvät koulussa, töissä tai työtoiminnassa. Vapaapäiviksi on yleensä suunniteltu ohjaajan ohjauskäynnit asukkaan luona sekä mahdolliset yhteiset retket ja harrastustoiminta. Lisäksi huomioidaan akuutisti hoidettavat asiat, kuten lääkärikäynnit ja muut päivittäiset asiat.
Ohjaajat suunnittelevat toimintaa yhdessä asukkailta kerättyjen toiveiden mukaisesti, yleensä puolen vuoden jaksoissa.

Arvot oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus ohjaavat toimintaamme. Yhteisesti sovitut arvot ja toimintaperiaatteet muodostavat työyhteisössä vallitsevan toimintakulttuurin, joka näkyy myös asiakastyössä. Asiakas kohdataan käynnin aikana arvostavasti, ammattimaisesti ja kokonaisvaltaisesti. 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 
Apteekki, annosjakelu: Tammiston Uusi Apteekki
Elintarvikkeet Valio tukku ja Prisma
Setlementti asunnot omistaa kiinteistön. Huoltoyhtiö toimii setlementti asuntojen alaisuudessa.
Vartiointipalvelu Securitas

Turvapalvelu: Tunstall, asiakkailla on mahdollisuus hankkia omakustanteinen ranneke hätätilanteiden varalle ja turvapalvelukautta on mahdollista saada erilaisia turvallisuutta varmistavia lisälaitteita.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: 
Ostopalvelujen laatu ja asiakasturvallisuus varmistetaan kilpailutuksen avulla hankinnan toimesta. Palveluista laaditaan hankintasopimukset ja palvelukuvaukset. Lisäksi ostopalvelutuottajien kanssa pidetään yhteistyöpalavereja, joissa arvioidaan laatua. Alihankintana tuottavilla palveluntuottajilla on omat omavalvontasuunnitelmansa. Tarvittaessa ollaan yhteydessä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hankintatoimeen, joka vastaa hankinnoista ja koordinoi sopimushallintaa.

Hankintojen yhteystiedot: hankinnat@vakehyva.fi

Työvaatteet hyvinvointialueen omana hankintana, pyykkihuolto toteutuu talon pesutuvalla.

Palveluntuottaja sitoutuu seuraamaan ja kehittämään tuottamansa palvelun laatua. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutukselliseen yhteistyöhön tilaajan kanssa palvelun laadun varmistamiseksi. Yhteydenpito on jatkuvaa siten, että mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut ja että palvelun edelleen kehittäminen on osa normaalia toimintaa. Palveluntuottaja sitoutuu osallistumaan tilaajan kanssa käytäviin yhteistyöpalavereihin, tiedotustilaisuuksiin tai seminaareihin.

Palveluntuottajalla on määritelty toimintaa ohjaavat arvot ja toiminta-ajatus, joihin koko yksikön henkilökunta on sitoutunut. Palveluntuottaja on keskustellut henkilökuntansa kanssa, mitä toimintakykyä tukevalla ja kuntouttamista edistävällä työotteella ymmärretään ja miten tämän avulla asiakkaita voidaan tukea jokapäiväisessä elämässään itsemäärämisoikeuden mukaisesti.

Palvelun tuottajan tulee varmistaa, että palvelutuottajan laatua ja laadun tuottamista ohjaavat dokumentit ovat myös asiakkaiden, omaisten ja tilaajan saatavilla. Palvelutuottajan tulee seurata toteuttamista ja palvelun laatua ja kehittää toimintaansa havaintojen perusteella.

Työyksikössä annetaan palautetta toiminnasta, laadusta ja havainnoista VAKE:n sisäisesti laadittujen omien ohjeiden mukaisesti sekä QPro palautejärjestelmän kautta.

Yhteisöllisessä asumisessa toteutetaan hyvinvointialueen strategian arvoja, missiota ja visiota. Hyvinvointialueen arvoiksi on määritelty oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Lisäksi toteuttamisessa on huomioitu lainsäädäntö ja laatusuositukset. 

Sosiaalihuollon palvelujen tulee toteuttaa sosiaalihuollon lainsäädännön keskeisiä periaatteita. Palvelujen tulee edistää ja ylläpitää hyvinvointia sekä sosiaalista turvallisuutta, vähentää eriarvoisuutta ja edistää osallisuutta, turvata yhdenvertaisin perustein tarpeenmukaiset, riittävät ja laadukkaat sosiaalipalvelut sekä muut hyvinvointia edistävät toimenpiteet, edistää asiakaskeskeisyyttä sekä asiakkaan oikeutta hyvään palveluun ja kohteluun sosiaalihuollossa sekä vammaispalveluissa.

Asiakkaan arki rakentuu laadukkaan hoidon/ohjauksen, sekä yksilön oman näköisen arjen ympärille. Lähtökohtana on että asiakkaan arki kotona on mahdollisimman samanlaista kuin elämä kodin ulkopuolellakin. Arjen tukeminen kotona on yhteistä aikaa, arjen mielekkäitä kokemuksia ja aktiivisuutta. Kaiken toiminnan keskiössä on asiakas itse. Asiakkaiden monimuotoisuutta kunnioitetaan ja sitä pidetään rikkautena. Läheisten kanssa tehdään yhteistyötä aktiivisesti. Henkilökunta tukee omalla toiminnallaan asiakkaan kodin arkea. Yhteistyötä tehdään myös kolmannen sektorin toimijoiden sekä vapaaehtoisten kanssa. 
 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä yhteinen omavalvontasuunnitelman mallipohja, jota on täydennetty hyvinvointialueen yhteisillä ohjeilla. Yhteisöllisen asumisen palveluiden omavalvontasuunnitelman pohjaa täydennetään edelleen kyseistä palvelua koskettavilla tiedoilla. Yhteiseen omavalvontasuunnitelmapohjaan kirjoitetaan miten toiminnan vaatimusten ja yhteisesti sovittujen tavoitteiden toteutuminen konkreettisesti arjessa toteutetaan. Omavalvontasuunnitelman laatimisesta vastaa tehtäväaluepäällikkö ja toteutumisen seurannasta vastaa palvelujen lähijohtaja yhteistyössä henkilökunnan kanssa. Omavalvonta suunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen nettisivuille. Tehtäväalueiden päälliköt vastaavat ajantasaisen omavalvontasuunnitelman sijoittamisesta kaikkien saataville yksiköihin yhdessä lähijohtajien kanssa.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Omavalvonnan toteutumisen seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaa yksikön lähijohtaja Nina Nyberg, 043 8258096, nina.nyberg@vakehyva.fi.

Omavalvontasuunnitelma on laadittu yhdessä henkilökunnan kanssa. Omavalvonnan organisoinnista ja johtamisesta vastaa yksikön lähijohtaja ja tehtäväaluepäällikkö. He vastaavat siitä, että toiminta täyttää laissa säädetyt vaatimukset ja tavoitteet, että toiminnassa on riittävästi koulutettua ja ammattitaitoista henkilökuntaa, tilat ja laitteet ovat asianmukaiset sekä sosiaalihuollon ja vammaispalveluiden asumispalvelut ovat näyttöön perustuvaa ja sillä on vaikuttavuutta.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontaohjelman toteutumista on seurattava palveluja saavilta asiakkailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään sekä palveluyksikön henkilöstöltä säännöllisesti kerättävän palautteen perusteella.  Omavalvontasuunnitelmaa käsitellään yksikkökokouksissa, ja se on osa uusien työntekijöiden perehdytystä. Omavalvontaan perehtymisestä ylläpidetään kaikissa yksiköissä lukukuittauslistaa.

Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena. Jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, omavalvontasuunnitelma on päivitettävä. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viivytyksettä. Suosituksena on, että aiempia omavalvontasuunnitelmia säilytetään 2 vuoden ajan yksikössä.
Omavalvontasuunnitelman seurantaa on tehtävä vähintään 4 kuukauden välein, ja seuranta raportoidaan. Päivityksiin kirjataan lyhyesti keskeiset muutokset. Seurantaa tehdään palautteiden perusteella tehtyjen kehittämistoimenpiteiden tai toimintatapojen muodossa, huomioiden salassapitosäädökset.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelman päivitetty viimeisin versio pitää olla viivytyksettä nähtävillä. Tulostettuna suunnitelma on yksikön yleisissä tiloissa, eteisessä, kaikkien luettavana, ja lisäksi suunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen nettisivuilla ohjeiden mukaisesti. Ohjaajien käytettävissä on myös yksikön viranomaiskansioon tulostettu kappale sekä sähköinen versio omavalvontasuunnitelmasta yksikön Teams-kanavalla. 

 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ja päivitetty palvelukuvaus vammaispalveluiden asumispalveluille. Palvelukuvauksessa esitetyt laatuvaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia yksikön toiminnalle. Kaikkien palvelukuvauksessa asetettujen vähimmäisvaatimusten ja tavoitteiden tulee täyttyä täysimääräisesti tarjottavan palveluosalta. Laatuvaatimuksia seurataan kuukausittain nelikenttäanalyysin avulla. 

Palvelujen yleisillä laatuvaatimuksilla pyritään takaamaan palvelujen laadukkuus, mutta ennen kaikkea myös asiakkaiden hyvinvointi ja mahdollisuus elää itsenäistä yksilöllistä elämää. Yksiköntoimintaa toimintaa ohjaa vammaispalvelulaki, erityishuoltolaki sekä tietyin osin sosiaalihuoltolaki. Henkilöstön perehdytyksessä käydään läpi palvelukuvaus ja toimintaa keskeisesti säätelevät lait ja asetukset. Omavalvontasuunnitelmaa käydään säännöllisesti läpi yksikköpalavereissa, jonka perusteella henkilökunta on tietoinen omavalvonnan vaateista ja kanavista.

Yksilöllisyys on tärkeää asumispalveluissa, missä palvelua tuotetaan asiakkaiden kotona. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuosituksissa kirjataan:

Ryhmämuotoisesti toteutettujen palveluiden on annettava asiakkaalle todellinen mahdollisuus elää yksilöllisesti ja toimia itsenäisesti. Erityisesti on varmistettava, että asukkailla on mahdollisuus toimia yksilöllisesti asunnon ja asuinyhteisön ulkopuolella siitä huolimatta, että he tarvitsevat toisen henkilön apua. Liikkuminen asunnon ulkopuolella voi tapahtua esimerkiksi palveluyksikön henkilöstön tai henkilökohtaisen avustajan avulla. Oleellista on, että asukkaalla on mahdollisuus toimia asuntonsa ulkopuolella haluamallaan tavalla ja valitsemanaan ajankohtana.

Palveluiden laatua voidaan arvioida esimerkiksi joustavuuden, yksilöllisyyden, itsemääräämisoikeuden, turvallisuuden ja normaalisuuden perusteella. Palveluiden riittävyys luo pohjan laadulle. Palveluiden riittävyyttä arvioitaessa voidaan lähtökohtana pitää sellaista palvelujen tasoa, joka luo jokaiselle ihmiselle edellytykset toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä ja antaa hänelle tarvittavan tuen ja turvallisuuden. Vertaamalla palvelusuunnitelmia, asiakkaiden palvelutoiveita, tehtyjä päätöksiä ja toteutunutta palvelukokonaisuutta saadaan kokonaisnäkemys, joka kuvaa kunnan vammaisten ihmisten asumispalveluiden toteutumista suhteessa tarpeisiin.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Vammaispalveluiden laadunhallinnan työkaluja ovat toiminnan asiakaslähtöisyys, sähköinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti, asumisentoteuttamissuunnitelmat, jotka tulee päivittää aina asiakkaan tilanteen muuttuessa tai vähintään 6 kuukauden välein tai tarvittaessa, RAI-arvioinnit sekä asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakaspalaute. Asiakaspalautetta voi antaa suullisesti tai kirjallisesti QPro:n kautta.

RAI (Resident Assessment Instrument) on kansainvälinen hoidon, palvelun laadun ja kustannustehokkuuden parantamiseksi tehty standardoitu arviointijärjestelmä, joka perustuu ammattilaisten tekemään asiakaskohtaiseen toimintakyvyn ja palvelutarpeen arviointiin. 

Hyvinvointialueella RAI-järjestelmää käytetään vanhuspalveluissa, vammaispalveluissa, aikuissosiaalityössä ja sairaalapalveluissa. Jokaisella on käytössään palveluun sopiva RAI-väline.  Vammaispalveluiden RAI-välineet ovat interRAI-CHA, interRAI-ID ja lastenlyhytaikaishoidossa interRAI-CHYmDD.

RAI-järjestelmän tarkempia ohjeita löytyy Vantaan ja Keravan RAI-intranetsivustolta. RAI-arvioinnista syntyvistä yksilötiedoista koostetaan myös yhteenvetoja ja keskiarvoja, jotka kuvaavat organisaation asiakasrakenteita, tarpeita sekä palvelujen toimintaa ja muutoksia. Tuloksia hyödynnetään toiminnan ja organisaation johtamisessa ja kehittämisessä. Lisäksi THL tuottaa RAI-arviointitiedosta kansallista vertailutietoa ja tutkimusta, joita hyödynnetään kehittäessä palveluista asiakkaiden tarpeita vastaavia ja tuloksellisia.

Säännöllistä palvelua saavalle asiakkaalle tehdään kattava RAI-kokonaisarviointi hoidon alkaessa, hoidon aikana puolivuosittain sekä aina asiakkaan voinnin muuttuessa oleellisesti. Asiakasohjauksessa toteutetaan kertaluonteisia arviointeja palvelujen tarpeen kartoittamiseksi. Arviointi tehdään asiakasta haastatellen ja havainnoimalla. Läheinen/omainen voi osallistua mukaan. RAI-arviointi tuottaa asiakaskohtaisia mittareita ja herätteitä (CAPseja), joiden pohjalta ammattilaiset laativat asiakkaan asumisen, kuntoutuksen ja palvelun suunnitelman sekä seuraavat ja arvioivat suunnitelmalle asetettujen tavoitteiden toteutumista säännöllisesti.

RAI-arviointietiedon laadun varmistamiseksi jokainen arviointeja toteuttava ja tietoa käyttävä ammattilainen suorittaa hyvinvointialueen RAI-perehdytykseen sisältyvän koulutuskokonaisuuden. Yksiköissä on nimetyt RAI-tukihenkilöt, jotka tukevat ja vahvistavat yksiköissään osaamista lähijohtajan rinnalla. Tarkemmat kuvaukset löytyvät RAI-intrasivuilta. Kaikkien ammattiryhmien roolit ja vastuut ovat kuvattuna tarkemmin RAI-intrasivuilla.

Hyvinvointialueella on asetettu laatuindikaattoreita, joiden avulla seurataan ja kehitetään organisaation toiminnan laatua. Laatuindikaattoreita seurataan reaaliaikaisesti Raisoft-järjestelmässä oloven laatumoduulin kautta osavuosikatsauksittain. Lisäksi Terveyden- ja hyvinvointilaitoksen tuottamista raporteista saadaan vertailutietoa muihin palvelutuottajiin kahdesti vuodessa.

Toimialat määrittelevät itse oman toimintansa ja niiden toteutumista säännöllisesti toimintayksiköiden kokouksissa, johtoryhmissä ja RAI-palauteraportti iltapäivissä. 

Vammaisten asumisen laatuindikaattorit:

RAI arvioitujen asiakkaiden määrä 
Puhetta tukevien ja korvaavien menetelmien käyttö: tavoite 
Haastavaa käyttäytymistä 
Asiakas itse on osallistunut arviontiin 
Ohjattuihin toimintoihin osallistuminen 
 

Tehtäväalueen työyksiköissä käydään säännöllisesti läpi RAI arviointien kattavuutta ja sieltä nostettuja huomioita. RAI arviointia hyödyntäen laaditaan asiakkaan henkilökohtainen asumisentoteuttamissuunnitelma tavoitteineen. THL:ltä saadaan kaksi kertaa vuodessa EasyRAIder tietokannan palauteraportit, joita hyödynnetään yksiköiden toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa, arvioinnissa sekä johtamisessa.

RAI arviointien tekemiseen on vammaispalveluihin tehty THL:n kanssa yhteistyössä tukimateriaali arvioinnin täyttämiseen asiakkaan kanssa yhdessä. 

Asiakasraati:
VAKE:n vammaisten asiakasraati aloitti toimintansa vuonna 2023. Raatilaiset ovat nostaneet esiin toiveita, kuten vammaisten henkilöiden kohtaaminen ja näkyvyyden lisääminen. Näihin on tartuttu, ja työn alla on opinnäytetyönä vammaisen henkilön kohtaamisopas, joka on tarkoitus lisätä henkilöstön ja opiskelijoiden perehdytykseen. Kohtaamisoppaan sisältö tulee raatilaisilta ja vammaisten asumispalveluiden asukkailta. Näkyvyyden lisäämistä on lähdetty työstämään viestinnän kanssa. Asiakasraati osallistuu hyvinvointialueen ja kaupunkien yhteistyössä järjestämiin tilaisuuksiin, mm. esteettömyyskävelyyn.

Toimialan johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Toimialajohtaja vastaa toimialansa toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti aluehallituksen ja hyvinvointialuejohtajan alaisuudessa.

• vastaa toimialan johtamisesta ja kehittämisestä
• vastaa toimialan kokonaistoiminnasta ja taloudesta; henkilöstön, toiminnan ja talouden suunnittelu, toteutuksen ohjaus ja arvioint
• vastaa toimialan tuloksellisuudesta strategisesta ohjauksesta
• toimialarajat ylittävien prosessien hallinnointi
• vastaa kokonaisviestinnästä toimialakohtaisesti
• verkosto- ja sidostyöryhmä toimialatasolla
• johtamisjärjestelmän toimivuuden varmistaminen ja kehittäminen(mittarit ja arviointi) yhdessä johtoryhmän kanssa
• raportoi toiminnasta ja taloudesta hyvinvointialueen johdolle ja poliittisille päättäjille

Palvelualuejohtaja vastaa palvelualueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti toimialajohtajan alaisuudessa.

• vastaa palvelualueen johtamisesta ja kehittämisestä sekä muutosten jalkauttamisesta
• vastaa palvelualueen kokonaistoiminnasta ja taloudesta: henkilöstön, toiminnan ja talouden suunnittelu, toteutuksen ohjaus ja arviointi.
• vastaa palvelualueen kokoanaisviestinnästä
• vastaa verkosto- ja sidosryhmäyhteistyöstä palvelualuetasoisesti
• esittää tarvittavia toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi toimialan johtoryhmälle
• vastaa palvelurajat ylittävien prosessien hallinnoinnista
• vastaa johtamisjärjestelmän toimivuuden varmistamisesta ja kehittämisestä (mittarit ja arviointi) yhdessä johtoryhmän kanssa
• vastaa omalta osaltaan palvelualueen yhteisiestä toiminnasta, tuloksesta ja kehityksestä yhdessä muiden palvelualuejohtajien ja toimialajohtajan kanssa
• raportoi toiminnasta ja taloudesta toimialajohtajalle

Tehtäväaluepäällikkö vastaa tehtäväalueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa (hallintosääntö)

• vastaa omalta osaltaan vastuulleen kuuluvan kokonaisuuden henkilöstön, asiakkuuksien, talouden ja toiminnan johtamisesta, kehittämisestä asetettujen tavoitteiden mukaisesti
• vastaa tehtäväalueen toiminnan ja talouden suunnittelusta, henkilöstösuunnittelusta sekä toteutuksen ohjauksesta ja arvioinista
• vastaa tehtäväalueen tuloksellisuudesta ja strategisesta ohjauksesta
• vastaa vastuualuerajat ylittävien prosessien sujuvuudesta ja tehokkuuden optimoinnista omalla tehtäväalueellaan
• vastaa toimialan ja palvelualueen tavoitteiden jalkauttamisesta oman tehtäväalueensa toimintaan
• arvioi tuloksellisuutta suhteessa tavoitteisiin yhdessä sovittujen mittarien avulla
• raportoi yhteisesti sovitulla raportointivälineillä toimminnasta ja taloudesta palvelualuejohtajalle lähiesihenkilöiden tekemien analyysien perusteella
• vastaa oman työnsä kehittämisestä

Lähijohtaja vastaa toimintayksikön toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointistrategian mukaisesti tehtäväalueen päällikön alaisuudessa (hallintosääntö)

• Vastaa yksikölle perustehtävässä nimetyn palvelun toteuttamisesta ja sen tuloksellisuudesta sekä operatiivisesta johtamisesta ja kehittämisestä
• vastaa yksikön toiminnan ja talouden suunnitelusta sekä toteutuksen ohjauksesta ja arvioinnista
• vastaa tehtäväalueen tavoitteiden jalkauttamisesta oman yksikkönsä toimintaan
• arvioi tuloksellisuutta suhteessa tavoitteisiin sovittujen mittareiden avulla
• esittää tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavia toimenpiteitä tehtäväalueen johtoryhmälle
• vastaa oman yksikkönsä henkilöstösuunnittelusta ja henkilöstön optimaalisesta käytöstä ja osaamisesta yhteistyössä resurssikeskuksen kanssa
• vastaa prosessien sujuvuudesta ja operatiivisesta johtamisesta
• vastaa omalta osaltaan hoitoketjun ja yksikörajat ylittävien prosessien sujuvuudesta
• verkosto- ja sidosryhmätyö yksikkötasolla
• raportoi yhteisesti sovituilla raportointivälineillä toiminnasta ja taloudesta tehtäväaluepäällikölle
• vastaa oman työnsä kehittämisestä

Työntekijä vastaa oman toimenkuvansa mukaisista työtehtävistä ja työsopimuksessa mainituista asioista.

Vammaispalveluiden asumisenpalvelualueella käytössä olevat laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

• Qpro -järjestelmän kautta seurataan asiakaspalautteita. Asiakaspalautteita voidaan saada myös suullisesti sekä kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla.
• HaiPro -järjestelmän kautta seurataan asiakasturvallisuuteen ja potilasturvallisuuteen liittyviä läheltä piti- ja vaaratapahtuma ilmoituksia.
• Spro - järjestelmän avulla seurataan tehtyjä epäkohtailmoituksia
• Henkilöstön riittävyyden seurantaa tehdään välittömän asiakastyöajan toteutumista seuraamalla asiakastietojärjestelmä Apotista.
• VAKE-pulssi-kyselyllä seurataan henkilöstökokemusta ja työn sujuvuutta kolme kertaa vuodessa.
• Päivittäiskirjaukset ja asumisentoteuttamissuunnitelmat ohjaajvat asiakaskohtaista toimintaa ja mittaavat toiminnan laatua. Kirjauksista tulee näkyä asiakkaiden saama palvelu ja sen laatu sekä palveluiden toteuttamiseen käytetty aika. Tämä tulee olla todennettavissa päivittäiskirjauksista. Asumisentoteuttamissuunnitelma laaditaan yksilöllisen asiakastarpeen mukaisesti.

 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:

Yksiköissä tehdään vuosittain työpaikan WPro riskien arviointi analyysi. Riskikartoitus tehdään yhdessä henkilöstön kanssa.

Turvallisuus- ja varautumisyksikkö on osa Keski-Uudenmaan pelastuslaitos-toimialaa, mutta vastaa hyvinvointialueen kaikista turvallisuuden osa-alueista kuten esimerkiksi henkilö, tila ja tietosuojaturvallisuudesta. Tarkoituksena on tukea ja auttaa hyvinvointialueen toimialojen yksiköitä turvallisuuden ja varautumisen suunnittelussa sekä käytännön ratkaisuissa. Yksikkö toteuttaa systemaattisesti eri toimialojen yksiköiden turvallisuuskäytänteiden riskiarviointia yhdessä tilahallinnon, tietohallinnon, työsuojelun sekä pelastustoimen asiantuntijoiden kanssa. Seurantaa toteututetaan myös oma valvonnan keinoin.

Yksittäiset turvajärjestelmät eivät aina takaa turvallista työympäristöä vaan usein peruspilarina ovat yksiköiden luomat ohjeistukset, toimintatavat ja näiden kehittäminen. Vastuu turvallisen työympäristön rakentamisessa sekä sen ylläpitämisestä on jokaisella työntekijällä ja lähijohtajalla. Hyvinvointialueen turvallisuus on kaikkien yhteinen asia, joka tarvitsee onnistuakseen jokaisen henkilön sitoutumista ja pitkäjänteistä turvallisuuskulttuurin- ja ajattelutavan ylläpitämistä.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: 

Yksikön lähijohtaja ja tehtäväaluepäällikkö

Poikkeustilanteita varten on määritelty erillinen ohjeistus.

Lähijohtaja vastaa arjessa riskienhallinnasta.

Yksikköön on nimetty erilaisia vastuutehtäviä:
Lääke-, ravitsemus-, hygienia-, turvallisuus-, media-, tilaus- ja Titania-vastaavat. Lisäksi on apottitukihenkilö, eco-tuki ja RAI-vastaavat.
Esimerkiksi turvallisuusvastaava on tietoinen yksikön riskeistä, pitää turvakävelyitä säännöllisesti ja päivittää yhdessä lähijohtajan kanssa mm. yksikön palo- ja pelastussuunnitelmat. Yksikön hygieniavastaava ohjeistaa yksikköä hygieniahoitajilta saatavilla olevilla tiedoilla.
Lääkevastaava huolehtii yhdessä yksiköstä vastaavan sairaanhoitajan kanssa lääkkeiden oikeasta säilytyksestä ja huolehtii tarvittaessa asiakkaan vanhentuneiden lääkkeiden palauttamisesta apteekkiin hävitettäväksi. Ravitsemusvastaava suunnittelee ruokalistat, huolehtii keittiön, jääkaappien ja pakastimien siisteydestä sekä seuraa lämpötiloja ja kirjaa lukemat niille tarkoitettuun kansioon. Eco-tukihenkilö huolehtii mm. jätteiden lajittelun toimivuudesta yksikössä.
RAI-vastaava huolehtii RAI-arviointien oikea-aikaisesta tekemisestä ja muistuttaa arviointien aloittamisesta sekä tukee arviointien tekemisessä ongelmatilanteissa. Apottitukihenkilöltä saa ohjeistusta Apotin käytöstä, ja hän informoi Apotissa tapahtuvista muutoksista.
Titania-vastaava suunnittelee työvuorolistat aikataulujen mukaisesti ottaen huomioon ohjaajien vapaatoiveet. Media-vastaava huolehtii yksikön sosiaalisen median julkaisuista ja päivittää sivuja myös yhdessä asukkaiden kanssa. Tilausvastaava huolehtii yhdessä muiden ohjaajien kanssa yksikköön tarvittavien kulutustuotteiden tilaamisesta.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:

Nina Nyberg, 043 825 8096, nina.nyberg@vakehyva.fi

Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta on tehty suunnitelma toimialalle. Asumisyksiköihin suunnitelman jalkauttaminen on vielä kesken. Suunnitelmat tullaan tekemään yksikkökohtaisesti, ja lähijohtaja vastaa niiden jalkauttamisesta yksikköön.

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Turvallisuus ja varautuminen yksikkö vastaa hyvinvointialueen kaikista turvallisuuden osa-alueista kuten henkilö-, tila- ja tietosuojaturvallisuudesta. Yksikön tarkoituksena on tukea ja auttaa hyvinvointialueen toimialojen yksiköitä turvallisuuden ja varautumisen suunnittelussa sekä käytännön ratkaisuissa.

Yksikkö toteuttaa systemaattisesti eri toimialojen yksiköiden turvallisuuskäytänteiden riskiarviointia yhdessä tilahallinnon, tietohallinnon ja pelastustoimen asiantuntijoiden kanssa. Seurantaa toteutetaan myös omavalvonnan keinoin.

Työnantaja järjestää yksikön mukaan esim. paloturvallisuuskoulutusta, turvallisuuskävely, ensiapu sekä yleiseen ja henkilökohtaiseen turvallisuuteen liittyvää koulutusta.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista (jotka eivät ole julkisia asiakirjoja):

•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: tulossa marraskuussa 2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: lokakuu 2023   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Päivityksessä
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: Päivityksessä 
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: Toukokuu 2025
•    työterveyden kanssa tehty työpaikkaselvitys: Työterveys kutsuu koolle yleensä kolmen vuoden välein.

Ohjeet päivitetään, mikäli toiminta muuttuu tai vähintään kerran vuodessa.

Henkilöstöä perehdytetään yksikön asiakastyöhön ja toimintamalleihin. Ergonomiaan liittyvissä työtehtävissä ja hoitotoimenpiteissä, kuten siirroissa ja apuvälineiden käytössä, perehdytetään esimerkiksi toimintaterapeutin avustuksella.
Yksikössä tehdään turvallisuuskävely vähintään vuosittain, sekä aina uusien työntekijöiden kanssa osana perehdytystä. Poistumisharjoitukset tehdään myös vuosittain, ja tarvittaessa tähän voidaan pyytää Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen kouluttaja mukaan järjestämään todenmukaista tilannetta harjoitukseen.
Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti tai tarpeen mukaan koulutuksia, jotka sisältävät paloturvallisuusluennon sekä alkusammutus-harjoittelun ja ensiapukursseja. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan Avekki-, Haaste- sekä muita turvallisuuskoulutuksia, joissa yhteisenä teemana on haastava käyttäytyminen ja toimintamallit. Henkilöstölle järjestetään myös käsihygieniaan liittyviä kertauskoulutuksia opetushoitajien toimesta.
Riskienarviointi tehdään kerran vuodessa työyhteisön kanssa. Riskienhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi, sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen.

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:

HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.

HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.

Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.

WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 

Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:

Haiprot käsitellään työyksikössä annettujen ohjeistusten mukaisesti. Priorisoinnin mukaisesti haiprot ja työturvallisuus ilmoitukset käsitellään heti ilmoituksen tullessa. Ne käsitellään sekä työyksikössä että johdon toimesta ja toimenpiteet toteutetaan suunnitellusti. Hyvinvointialue seuraa lisäksi erilaisilla mittareilla palvelujen laatua ja mahdollisia poikkeamia, esimerkiksi HaiPron ja SPron kautta. 

Yksiköissä tehdään jatkuvaa työtä asiakasturvallisuuden parantamiseksi. Jokaisen yksikön työntekijän sekä lähijohtajan velvollisuus on tehdä ilmoitus havaitsemistaan, vaara- ja läheltä piti-tilanteista. Toimintayksikön lähijohtajalle tulee tieto sähköisesti tehdystä ilmoituksesta ja ne käsitellään kuukausittain yksikkökokouksissa ja tarvittaessa välittömästi yhdessä työyksikön henkilökunnan kanssa. Käsittelyn pohjalta mietitään yhdessä haittatapahtumien ja läheltäpiti -tilanteiden juurisyitä ja mietitään yhdessä toimintatapoja näiden ehkäisemiseksi ja toiminnan turvallisuuden kehittämiseksi. Ilmoitukset käsitellään aina oppimisen eikä syyllistämisen näkökulmasta. Haitta- ja vaaratilanteista tulee informoida aina myös asiakasta ja/tai läheistä.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:

Vakava vaaratapahtuma on yleensä seuraus, joka johtaa kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen tai sen jatkamiseen, ja jonka taustalla on selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet vaaratapahtuman sattuessa on varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta, jonka tarkoituksena on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä, vaan sen tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja estää vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Kuolemat, vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asiasta eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi.
Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavasta vakavien vaaratapahtumien oppaasta. Vakavista vaaratapahtumista tehdään ilmoitus toimialajohtajalle Minan Lahnalampi-Lahtinen puh. 050 569 6227 ja Palvelualuejohtajalle.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit
Yksiköiden keskeiset riskit ovat:

• Yksintyöskentely: Yksintyöskentelyn riskejä hallitaan vartijakutsun ja ohjeistuksen avulla, jotka on erityisesti suunniteltu yksintyöskentelyn turvallisuuteen.
• Sääolosuhteet: Talvella ja muissa sääolosuhteissa liikkumisen riskejä, kuten liukastumiset ja muut mahdolliset vaarat, seurataan ja pyritään minimoimaan.
• Uhka- ja väkivaltatilanteet: Uhkaavat tilanteet, erityisesti rauhattomalla alueella sijaitsevan asuinympäristön vaikutukset, huomioidaan turvallisuussuunnitelmissa.
• Ulkoiset uhkat: Yksikössä huomioidaan ulkoiset uhkat, kuten ympäristön turvallisuus, ja toimitaan niiden vähentämiseksi.
• Haittaeläimet: Kerrostaloasumisessa mahdolliset haittaeläimet voivat aiheuttaa riskejä asukkaille ja yksikön toiminnalle.
• Työergonomia: Hyvä työergonomia on erityisesti huomioitava riskienhallinnan osa-alue, erityisesti siirroissa ja apuvälineiden käytössä.
• Vaativa lääkehoito: Yksikössä käytetään biologisia suuririskisiä lääkkeitä, mikä asettaa erityisiä turvallisuusvaatimuksia lääkehoitoon.

Asiakas- ja potilasturvallisuus on keskeinen osa sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen laatua ja riskien hallintaa. Asiakas- ja potilasturvallisuuteen kuuluu keskeisesti riskien ennaltaehkäisy, turvallinen ja laadukas palvelu/hoito, lääkehoito ja laitteet, haittatapahtumista oppiminen sekä toimintatapojen jatkuva kehittäminen.

Asiakas- ja potilasturvallisuus edellyttää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden, toimintayksiköiden, toimintayksiköiden ja johdon sitoutumista turvallisiin toimintatapoihin ja niiden kehittämiseen.

Hyvinvointialueelle on laadittu asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma.

Turvallisuuslaki 2002/738, Terveydensuojelulaki 763/1994

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

Riskinhallinnan tavoitteena on parantaa laatua ja asiakasturvallisuutta tunnistamalla ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen.

Kytötien asumisyksikössä työskennellään osa vuorosta yksin, joten erityistä huomiota kiinnitetään yksintyöskentelyyn ja sen riskeihin.

Käytännön toimet riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

Asiakasturvallisuusasiat tulee olla aktiivisesti esillä yksikön toiminnassa ja sisäisissä kokouksissa. Lähijohtaja informoi henkilöstöä säännöllisesti asiakasturvallisuuteen liittyvistä asioista, kuten havaituista riskeistä sekä kertoo potilas- ja asiakasturvallisuuden edistämiseen liittyvistä ohjeista ja suosituksista. Lähijohtajat varmistavat, että yhteisesti sovitut riskien hallintakäytännöt ovat osa päivittäistä toimintaa. Henkilöstö osallistuu toimintayksikön potilas- ja asiakasturvallisuus- tai omavalvontasuunnitelman päivitykseen ja seurantaan.

Työpaikkakokouksissa on huolehdittava, että kaikille työntekijöille annetaan mahdollisuus osallistua asioiden käsittelyyn. Lähijohtaja toimii kokouksen puheenjohtajana, huolehtii asioiden kirjaamisesta sekä laajakantoisten asioiden viemisestä edustukselliseen yhteistoimintaa.

Kytötien riskien hallinta:

•    Perehdytys: Työvuorojen kuvaukset ja perehdytys yksin työskentelyn riskeihin.
•    Uhka- ja väkivaltatilanteiden toimintamallit: Tilanteet käydään säännöllisesti läpi tiimipalavereissa, ja henkilöstö perehdytetään oikeisiin toimintaohjeisiin.
•    Ergonomiaohjeistukset: Työergonomian parantaminen perehdytyksissä ja päivittäisessä työssä, erityisesti apuvälineiden käytössä ja siirroissa.
•    Hygieniaohjeistukset: Selkeät ohjeet arjen ja epidemiatilanteiden hygieniakäytännöistä.
•    Tarvittavat koulutukset: Säännölliset ja tarpeen mukaan järjestettävät koulutukset, kuten paloturvallisuus, ensiapu, ja haastava käyttäytyminen.
•    Asiakkaiden asumisentoteuttamis- ja IMO-suunnitelmat: Suunnitelmien päivittäminen asiakkaan tarpeiden mukaan.
•    HaiPro: Riskienhallintajärjestelmän käyttö ja dokumentointi.
•    Yhteydenpito kiinteistöhuollon kanssa: Esimerkiksi tuholaistorjunnan ja paloturvallisuuden osalta, sekä muiden taloyhtiön turvallisuusohjeistusten noudattaminen.
•    Päihtyneen tai aggressiivisen asiakkaan ohjaaminen/kohtaaminen: Ohjeistukset yksintyöskentelyssä, erityisesti väkivalta- ja uhkatilanteiden varalta.
•    Lääkehoidon riskit: Biologisten suuririskisten lääkkeiden käsittelyyn liittyvät ohjeistukset ja turvallisuustoimenpiteet.
•    Kielitaidon puute asiakastyössä: Erityistä huomiota kielitaidon riittävyyteen asiakastyössä, jotta kommunikaatio ja ymmärrys asiakkaiden tarpeista on varmistettu.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:

Kytötien yksikössä valmistetaan ruoka itse, ja ruokatarvikkeet hankitaan pääasiassa tukusta. Lisäksi ruokaa voidaan ostaa lähi S-marketista tai Prismasta S-Business kortilla. Asiakas voi myös itse hankkia ruokaa varalle tai halutessaan, ja yksiköihin on annettu ohjeistus hankkia hätävararuuan tarvikkeita, joita voidaan käyttää tarvittaessa.

Ostopalvelu- ja alihankintatilanteet:

•    Ruokatarvikkeet: Ruokatarvikkeiden hankinta varmistetaan luotettavilta toimittajilta. Ruokatarvikkeiden säilyvyys ja laatu tarkistetaan säännöllisesti. Hätävararuuat ovat olemassa varalta, ja asiakas voi halutessaan hankkia ruokaa itse, mikä varmistaa vaihtoehdot, jos tavanomaiset hankintakanavat eivät ole käytettävissä.
•    Sijaispalvelut ja apteekkipalvelut: Muiden ostopalvelu- ja alihankintatilanteiden, kuten sijaispalveluiden ja apteekkipalveluiden, osalta on tärkeää noudattaa tarkkoja yhteydenottokäytäntöjä. Mikäli poikkeuksia tapahtuu, kuten apteekista ei voida toimittaa tarvittavia lääkkeitä, ohjaaja ottaa yhteyttä järjestävään tahoon välittömästi.
•    Apteekkipalvelut: Mikäli apteekista ei saada tarvittavia lääkkeitä tai toimitus ei onnistu, ohjaaja voi yhdessä asiakkaan kanssa käydä toisessa apteekissa hankkimassa lääkkeet käteisellä, mikä varmistaa asiakkaille tarvittavan lääkityksen saannin ilman viivettä.

Omavalvonnan varmistaminen käytännössä:

•    Säännölliset tarkastukset: Ruokatarvikkeiden, lääkkeiden ja muiden välttämättömien tarvikkeiden saatavuus varmistetaan jatkuvalla tarkastelulla ja tarvittaessa varatilanteiden ennakoimisella.
•    Viivästysten ja ongelmien raportointi: Poikkeustilanteet, kuten toimitusongelmat, raportoidaan välittömästi johdolle, jotta voidaan toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet ja etsiä vaihtoehtoisia ratkaisuja.
•    Yhteistyö ostopalveluiden ja alihankkijoiden kanssa: Säännöllinen yhteydenpito ostopalvelu- ja alihankintayritysten kanssa varmistaa, että kaikki tarvittavat palvelut ja tuotteet saadaan ajallaan ja sovitusti.
Tämä käytäntö varmistaa, että Kytötien yksikössä asiakas saa tarvitsemansa palvelut ja tuotteet myös poikkeus- ja häiriötilanteissa.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskien hallintaan kuuluu suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja riskien poistamiseksi ja minimoimiseksi. Osana riskienhallinnan toimeenpanoa toteutuneet haittatapahtumat kirjataan, analysoidaan, raportoidaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet. Lähijohtajan vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laisssa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa jokapäiväistä arjen työtä.

Seuraavat toimenpiteet varmistavat, että riskienhallinta toteutuu käytännössä ja että mahdolliset epäkohtia ja vaaratilanteet käsitellään systemaattisesti:

1. Korjaavat toimenpiteet ja niiden toteuttaminen
Laatupoikkeamien, epäkohtien, läheltä piti -tilanteiden ja haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, jotka estävät tilanteen toistumisen tulevaisuudessa. Näitä toimenpiteitä voivat olla:
•    Tapahtumien syiden selvittäminen ja analysointi.
•    Menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi ja asiakaslähtöisemmiksi.
•    Tarvittavien koulutusten ja ohjeistusten päivittäminen.
•    Toimintatapojen tarkistaminen ja muokkaaminen niin, että ne vastaavat toimintaympäristön vaatimuksia.

2. Ilmoittaminen ja käsittely
Henkilöstön vastuulla on ilmoittaa läheltä piti -tilanteet ja haittatapahtumat välittömästi, jotta ne voidaan käsitellä ja analysoida tehokkaasti. Ilmoittaminen on keskeinen osa riskienhallintaa, sillä se varmistaa, että tapahtumat saavat oikea-aikaisen käsittelyn ja korjaavat toimenpiteet käynnistetään ilman viivästystä.
•    Ilmoittaminen: Kaikki läheltä piti -tilanteet ja haittatapahtumat on ilmoitettava heti. Tämä takaa sen, että kaikki mahdolliset vaaratilanteet, jotka voivat vaikuttaa asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen tai laatuun, tulevat esille ajoissa ja niitä voidaan käsitellä välittömästi.
•    Lähijohtajan rooli: Lähijohtajan tehtävänä on varmistaa, että kaikki tulleet haittatapahtumat käsitellään heti, kun hän saa niistä tiedon. Hän on vastuussa siitä, että tapahtumat menevät eteenpäin asianmukaisille tahoille, kuten johdolle, työsuojeluun tai muille vastuuhenkilöille, mikäli tarpeen.
•    Tiedon eteenpäin siirtäminen: Lähijohtaja varmistaa, että kaikki tapahtumat, jotka vaativat laajempaa käsittelyä, menevät tiedoksi muille tarvittaville tahoille. Tämä voi tarkoittaa raportointia esim. HaiPro-järjestelmässä, tiedon jakamista muille osastoille tai turvallisuusvastaaville.
•    Korjaavat toimenpiteet: Ilmoittaminen käynnistää myös korjaavat toimenpiteet, joiden avulla pyritään estämään vastaavat tapahtumat tulevaisuudessa. Kaikkien osapuolten, erityisesti lähijohtajan, vastuulla on seurata toimenpiteiden toteutumista ja varmistaa, että ne ovat tehokkaita.
•    Asiakkaan ja läheisten tiedottaminen: Jos riskin tai epäkohdan käsittely koskee asiakasta, tilanne käydään henkilökohtaisesti asianomaisen kanssa läpi. Jos tilanne on vakava, asiasta tiedotetaan myös asiakkaan läheisille. Tämä voi tapahtua puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä riippuen tilanteen vakavuudesta.
•    HaiPro-järjestelmä: Isommat haittatapahtumat ja poikkeamat ilmoitetaan HaiPro-järjestelmän kautta, josta ne menevät tiedoksi johdolle ja työsuojeluun. Tämä varmistaa, että mahdolliset työturvallisuuteen liittyvät ongelmat saavat laajemman käsittelyn ja tarvittavat toimenpiteet käynnistetään nopeasti.

3. Riskien ja epäkohtien käsittely työyhteisössä
Kytötien asumisyksikössä riskit ja epäkohtia käsitellään seuraavasti:
•    Viikkopalaverit: Riskit ja esille tulleet epäkohdat käsitellään säännöllisesti viikkopalavereissa, joissa esihenkilö johtaa keskustelua. Tavoitteena on selvittää juurisyyt ja suunnitella tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi.
•    Palaverimuistiot: Sovitut asiat ja toimenpiteet kirjataan palaverimuistioon, joka tallennetaan yhteiseen Teams-ympäristöön. Tämä varmistaa, että kaikki työntekijät ovat tietoisia käsitellyistä asioista ja päätöksistä.
•    Työntekijöiden vastuullisuus: Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan palaverimuistiot ja varmistamaan, että he ovat ajan tasalla käsitellyistä asioista.

4. Yhteistyö työsuojelun ja muiden yhteistyötahojen kanssa
•    Työsuojelu ja yhteistyötahot: Mikäli haittatapahtuma tai muu riski vaatii laajempaa käsittelyä, ollaan tarvittaessa yhteydessä työsuojeluun tai muihin yhteistyötahoihin. Tällöin suunnitellaan ja toteutetaan tarvittavat toimenpiteet yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa.
•    Tavoitteena turvallisempi toimintaympäristö: Kaikki käsiteltävät riskit ja epäkohtia käsitellään niin, että ne eivät toistu, ja turvallisuusnäkökohdat paranevat jatkuvasti.

5. Seuranta ja jatkuva parantaminen
Korjaavien toimenpiteiden toteutumista seurataan jatkuvasti. Riskien ja epäkohtien käsittely ei lopu niiden ilmoittamiseen ja kirjaamiseen, vaan niihin liittyvät toimenpiteet arvioidaan ja tarkistetaan säännöllisesti. Tämä mahdollistaa sen, että palvelut pysyvät turvallisina ja laadukkaina myös muuttuvissa olosuhteissa.

6. Viestintä ja tiedottaminen
Koko henkilöstön on tärkeää olla tietoinen tapahtumista, ja sen varmistamiseksi, että kaikilla on sama käsitys toimenpiteistä, tiedotetaan muistioiden ja viestien kautta. Tiedottaminen tapahtuu seuraavasti:
•    Tiedotteet ja muistioiden jakaminen: Tiedottaminen tapahtuu myös tiimeissä ja työyhteisön sisällä, jotta kaikki työntekijät saavat ajantasaista tietoa ja voivat osallistua turvallisuuden kehittämiseen.
•    Palaverit ja koulutukset: Tilanteiden ja turvallisuuskäytäntöjen käsittely jatkuu säännöllisesti palaverien ja koulutusten avulla, jotta turvallisuuskulttuuri pysyy vahvana.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä
Valvovien viranomaisten (esim. Aluehallintovirasto, työ- ja sosiaalivirastot) selvityspyyntöjen käsittelyssä noudatetaan selkeää ja systemaattista prosessia, joka takaa, että kaikki pyynnöt, ohjeistukset ja päätökset käsitellään asianmukaisesti ja niihin reagoidaan nopeasti.
1.    Selvityspyyntöjen ja kanteluiden saapuminen:
o    Tehtäväaluepäällikölle: Selvityspyynnöt saapuvat joko hyvinvointialueen kirjaamon kautta suoraan tai laadunvalvonnan kautta. Kantelut ja muistutukset ohjautuvat aina kirjaamon kautta tehtäväalueelle, jossa ne käsitellään.
o    Toiminnan ohjaus: Tiedoksi saapuvat selvityspyynnöt ja valvontakäyntien materiaalit käsitellään palveluyksikössä asianmukaisesti. Mikäli viranomaiset ovat antaneet korjaustoimenpiteitä koskevia ohjeita, ne toteutetaan kohtuullisessa ajassa saadun tiedon mukaisesti.
2.    Valvontakäynnit:
o    Suunnitellut ja ilmoitetut valvontakäynnit: Aluehallintovirasto (tai muu valvovaa viranomaista edustava taho) voi tehdä valvontakäyntejä etukäteen ilmoitettuna tai yllättäen. Suunnitelluista valvontakäynneistä ilmoitetaan tehtäväaluepäällikölle, joka osallistuu käynteihin mahdollisuuksien mukaan.
o    Ilmoittamattomat valvontakäynnit: Jos valvontakäynti tapahtuu ilman ennakkovaroitusta, paikalla olevat työntekijät huolehtivat, että käynnistä ilmoitetaan lähijohtajalle. Tällaisiin tilanteisiin on varattu ajantasainen viranomaiskansio, jossa on kaikki tarvittavat materiaalit ja dokumentit, kuten yksikön omavalvontasuunnitelma.
3.    Korjaavat toimenpiteet ja kehittäminen:
o    Korjaustoimenpiteet: Jos valvovien viranomaisten pyynnöissä tai käynneissä ilmenee korjaustoimenpiteitä, yksikkö vastaa näiden toteuttamisesta kohtuullisen aikarajan sisällä. Korjaavat toimenpiteet kirjataan ja viedään eteenpäin seurannan ja toteutuksen varmistamiseksi.
o    Toiminnan kehittäminen: Viranomaisilta saatu ohjaus, päätökset ja mahdolliset muistutukset tai kannanotot otetaan huomioon palveluyksikön toiminnan ja käytäntöjen kehittämisessä. Palveluyksikkö seuraa jatkuvasti, että kaikki valvontaviranomaisten tekemät ohjeistukset ja määräykset otetaan huomioon ja että niitä noudatetaan.
4.    Yhteistyö ja tiedonkulku:
o    Valvovien viranomaisten pyytämät materiaalit toimitetaan ajallaan viranomaisille, ja niihin vastataan sovitun aikarajan puitteissa. Tässä prosessissa mukana olevat työntekijät varmistavat, että kaikki dokumentaatio ja pyydetyt materiaalit ovat ajantasaisia ja oikeellisia.
o    Työntekijöillä on käytettävissään viranomaiskansio, joka pitää sisällään keskeiset asiakirjat ja ohjeistukset valvontakäyntejä ja tarkastuksia varten.
Viranomaistarkastukset ja ohjeistukset otetaan huomioon yksikön toiminnan ja kehittämisen osana, mikä parantaa turvallisuutta, laatua ja asiakaspalvelun tasoa.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Huoli-ilmoitus on ilmoitus vammaisen tai kehitysvammaisen henkilön palveluntarpeesta

• kun herää huoli vammaisen tai kehitysvammaisen henkilön hyvinvoinnista, terveydestä tai turvallisuudesta
• jotta henkilö saa tarvitsemaansa apua ja tukea myös silloin, kun ei sitä itse välttämättä osaa tai ymmärrä pyytää

Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa vammaisen/kehitysvammaisen henkilön tilanteesta huolestunut henkilö. Viranomaisilla on ilmoitusvelvollisuus, jos vammaisesta tai kehitysvammaisesta henkilöstä herää huoli.

Kiireellisissä, henkeä tai terveyttä uhkaavissa tilanteissa, ole yhteydessä hätäkeskukseen 112. Virka-ajan ulkopuolella kiireellisissä asioissa ole yhteydessä sosiaali- ja kriisipäivystykseen p. 09 4191 5800.

Vammaisia ja kehitysvammaisia koskevat huoli-ilmoitukset käsitellään vammaisneuvonnassa. Ilmoituksen perusteella selvitetään henkilön avuntarpeet ja järjestetään tarvittava apu ja tuki. Vaitiolovelvollisuuden vuoksi yksityishenkilöön liittyviä tietoja ei voida antaa huoli-ilmoituksen tekijälle.

Huoli-ilmoituksen voi tehdä vammaisneuvontaan:

• Apotissa "ilmoitus vammaisen/kehitysvammaisen palvelutarpeesta"
• sähköisesti Maisa-asiakasportaalin kautta "tee sosiaalihuollon ilmoitus"
• soittamalla vammaisneuvontaa arkisin klo 9-15 puh. 09 4191 7020
• sähköpostitse vammaisneuvonta@vakehyva.fi

 

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira
Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tuen tarpeesta
Lisäksi: 
Oikeus ilmoittaa lääkkeiden tai rokotteen haittavaikutuksista
Lääkkeen määräämiseen tai toimittamiseen oikeutettuja henkilöitä kehotetaan ilmoittamaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle, jos he toteavat tai epäilevät, että lääkkeen käyttöön liittyy haittavaikutuksia. Erityisesti vakavista ja/tai odottamattomista haittavaikutuksista sekä uusien lääkkeiden haittavaikutuksista pitää tehdä ilmoitus.
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on oikeus ilmoittaa toteamastaan tai epäilemästään rokotteen tai rokotuksen haittavaikutuksesta Fimealle.
Oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tai muulla terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevällä tai sen tehtäviä suorittavalla henkilöllä on oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille tiedot, jotka ovat välttämättömiä henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arvioinnissa tai estämisessä.
Tietojen luovuttaminen edellyttää, että henkilö on hoitotehtävässään saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan, kuten perhe- tai lapsensurman, kohteeksi.
Laissa on säädetty hyvinvointialueille vastaava oikeus sosiaalihuollossa.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Perehdytys, viikkopalaverit, henkilöstö osallistuu omavalvontasuunnitelman päivittämiseen ja on velvoitettu lukemaan sen
 

6.1.    Kytötien asumisyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstö määrä ja rakenne:

Lähijohtaja: 1

Ohjaajat: 5

Alueellinen sairaanhoitaja: 1

 Työvuorot ovat aamuvuoro 7–15, välivuoro 10–18 ja iltavuoro 13–21, vuorossa työskennellään yksin. Työ on suurimmalta osaltaan ohjauksellista työtä, yksikön asukkaat käyvät töissä, koulussa tai työtoiminnassa. 

Sijaisten käytön periaatteet: 
Sijaisten käytöllä varmistetaan toimintayksikön toiminnan laatu silloin kun vakituista henkilöstöä ei ole työvuoroissa riittävästi. Sijaisia käytetään silloin kun kyseessä on:
•    sairauspoissaolo 
•    vuosiloma 
•    palkaton poissaolo 
•    koulutuksista johtuvat poissaolot 
•    vanhempainvapaat 
•    täyttämätön avoin vakanssi

Sijaisten käytön periaatteet, vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentäminen.

Äkillisissä poissaoloissa toimitaan seuraavalla ohjeistuksella:

1. Työn uudelleen organisointi ja arviointi, onko tarve hankkia paikkaava resurssi. Työyksikkö ja työnjako arvioivat tilanteen yhteistyössä sovitusti.
2. Henkilöstöresurssin liikuttaminen yksiköiden välillä asiakastarpeen mukaisesti
3. Vuoronvaihto, jos tarve ylihuomiselle ja resurssit antavat myöden
4. Resurssipalveluiden varahenkilö(kontaktoidaan resurssipalveluilta)
5. Seuren sijainen. Resurssipalvelut hoitavat tilauksen ja tilaus tehdään vain asiakastarpeeseen (minimi 4 tuntia).
6. Sijainen puitesopimuskumppaneilta. Resurssipalvelut hoitavat tilauksen. Tilaus tehdään vain asiakastarpeeseen (minimi 4 tuntia).
7. Oman henkilöstön lisätyöt ja ylityöt

 

Rekrytointi: 
Uuden henkilökunnan rekrytointiprosessista vastaa hyvinvointialueen HR-palvelut, joka avaa lähijohtajan valmiiksi valmistellut haut Laura-järjestelmän kautta.

Lähijohtaja vastaa rekrytointiprosessista sen suunnittelusta, valmistelusta aina päättämiseen asti. Tällöin rekrytointi sujuu asianmukaisesti ja siitä syntyy myös työnhakijoille hyvä kokemus. Rekrytointitiimi tukee rekrtytointiprosessin läpiviennissä tarvittavissa vaiheissa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 

Rekrytointivaiheessa lähijohtaja tarkistaa hakijan henkilöllisyyden, julkiTerhikistä ammattioikeutta koskevat tiedot sekä pyytää tutkinto- ja työtodistukset nähtäväksi.

Rikosrekisteriote pyydetään iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä.

1.1.2024 alusta voimaan tulleen laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta, joka velvoittaa työnantajaa selvittämään rikostaustan iäkkäiden ja vammaisten kanssa työskenteleviltä henkilöiltä. Sääntelyllä pyritään ehkäisemään iäkkäiden ja vammaisten kokemia väärinkäytöksiä.

Lähijohtajan tekemä työntekijän rokotussuojan tarkistaminen perustuu Tartuntatautilain 48 §, joka koskee niitä toimintayksiköitä, joissa hoidetaan lääketieteellisesti arvioituna tartuntatautien vakaville seurauksille alttiita asiakkaita ja asukkaita.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen.

Henkilöstön osaamisen kehittämis tarpeiden pohjalta on laadittu vuosittainen koulutussuunnitelma henkilöstön osaamisen kehittämiseksi. Henkilöstön koulutustarpeet on koottu kehityskeskustelujen yhteydessä, ja koulutustarpeiden pohjalta toimialat ovat tunnistaneet henkilöstön tärkeimmät kehittämisen ja kouluttamisen tarpeet vuosittain.

Yhteinen, VAKE-tasoinen koulutusohjelma perustuu henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa hyvinvointialuetasoisesti tunnistettuihin osaamisen kehittämisen teemoihin. Henkilöstöpalveluissa tuotetaan keskitetysti oppimis- ja koulutusratkaisuja näihin hyvinvointialuetasoisesti nostettuihin koulutustarpeisiin. Kaikkiaan keskitetyn koulutustuotannon pääpaino on verkko-oppimisratkaisuissa.

Koulutusohjelman koulutukset löytyvät pääosin Lokista ja myös ilmoittautuminen niihin tapahtuu sitä kautta. Koulutukseen osallistumisen periaatteena on, että työntekijä lähijohtajan kanssa tunnistaa koulutustarpeet kehityskekustelussasi, jolloin koulutus perustuu omaan kehittymissuunnitelmaan.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä pitää olla hänen hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito. Työnantajan velvollisuus on arvioida, että henkilöllä on riittävä kielitaito työtehtäviinsä. Kielitestiä toteutetaan lähijohtajan toimesta tarpeen mukaisesti rekrytointivaiheessa. Kielitaito on olennainen osa asiakastyötä, ja se arvioidaan jo työhaastattelussa. Muun kuin suomea äidinkielenään puhuvan henkilön on todistettava riittävä kielitaito, esimerkiksi S2-kielitutkinnolla tai haastattelussa tehtävällä kielitaidon arvioinnilla. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä edellytetään tehtäviensä mukaisesti riittävää suullista ja kirjallista kielitaitoa, ja työnantaja vastaa kielitaidon arvioinnista.
https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito 

Henkilöstön perehdytys:

Onnistuneella perehdytyksellä lisätään henkilöstön osaamista, parannetaan työn laatua, tuetaan työsssä jaksamista ja vähennetään työtapaturmia ja poissaoloja. Onnistunut perehdytys tukee myös organisaation houkuttelevuutta työnantajana. Uuden työntekijän vastaanottaminen ja perehdytyksen hoitaminen hyvin viestii koko henkilöstölle meidän tavastamme arvostaa kaikkia työntekijöitämme.

Perehdyttäminen on uuden työntekijän opastamista työhön, työyhteisöön ja työympäristöön. Perehdytys on kokonaisvaltainen prosessi. Perehdyttämisen tueksi löytyy yksiköistä perehdyttämissuunnitelma.

Lähijohtaja perehdyttää uuden työntekijän työhön yhdessä työyhteisön muiden jäsenten kanssa. Lähijohtaja huolehtii myös työtilojen, tarvittavien työvälineiden, sähköisten käyttäjätunnusten sekä kaikkien tarpeellisen välineistön järjestämisestä. Uuden työntekijän kannattaa olla myös itse aktiivinen kyselijä ja tiedonhakija, sillä oma aktiivisuus edistää perehtymistä.

Hyvinvointialueen uusille työntekijöille on suunnitteilla perehdytysmalli. Toimialat voivat järjestää uusille työntekijöille omia perehdytystilaisuuksia. 

Perehdytyksessä käydään keskustelua eri keskustelujen avulla lähijohtajan ja työntekijän välillä sekä osaamiskartoitusta hyödyntäen. 

Työturvallisuuslaki velvoittaa perehdyttämään erityisesti uuden työntekijän ja aina työtehtävien muuttuessa. Työturvallisuuslaki 738/2002 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®
Aloittavalla työntekijälle sovitaan perehdytys vuorot ja selkeästi ketä työntekijöistä on perehdyttäjä. Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa riittävä tieto taito, jotta henkilö voi työskennellä yksikössä. Perehdytyksessä käytetään apuna perehdytyslomaketta, jota jokainen yksikkö voi muokata tukemaan oman yksikön perehdytystä.
Yksikössä on tärkeää käydä läpi perehdytyksen aikana asiakkaat ja heidän yksilöllinen ohjauksensa, ateriapalveluiden käytännöt, yksikkökohtainen turvallisuus ja muut yksikköön liittyvät käytänteet.
Intrassa on VAKE tasoinen Meillä töissä- käsikirja, josta löytyy kattavasti informaatiota. Työntekijän avuksi on hyvä käyttää apuna Aloittavan työntekijän muistilista (sharepoint.com) 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseksi ja täydennyskouluttamiseksi astui voimaan 1.4.2024 uusi asetus, jossa ei määritellä toteutettavien koulutuspäivien määriä per ammattihenkilö.  Täydennyskoulutuksella tulee edistää henkilöstön jatkuvaa kehittämistä ja turvata asiakasturvallisuutta. Täydennyskoulutuksien tulee olla suunnitelmallisia ja niitä tulee seurata. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali-… 57/2024 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ®
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella laaditaan koulutussuunnitelma koko hyvinvointialueen laajuisesti sekä palvelualuekohtaiset sekä tehtäväalue kohtaiset koulutussuunnitelmat. Työntekijöiden yksilökohtaista kouluttautumista mietitään vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. 

Ohjaajan tehtävässä edellytetään vähintään lähihoitajan tutkintoa. Ohjaajana voi toimia myös sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulun tutkinnon suorittanut henkilö. Lisäksi ohjaajan vakanssissa on mahdollista opiskella oppisopimuksella lähihoitajaksi. Epäpätevien työntekijöiden, kuten opiskelijoiden, työvuorosuunnittelussa huomioidaan, ettei työntekijä ole yksin vuorossa, vaan hänellä on aina pätevä työpari.

Työntekijöiltä vaaditaan hygieniapassikoulutus, ensiapukoulutus, sekä vuosittain Navisec- tietoturvakoulutukset sekä Apotti-koulutus, Työntekijänä vammaispalveluiden asumisessa-koulutus. Vuosittain tulisi käydä myös alkusammutuskoulutuksessa, joka sisältää samalla paloturvallisuusluennon. Yksiköiden ohjaajille suositellaan käymään käsihygienia-pajassa. VAKE:lla on olemassa sisäinen koulutustarjonta, joihin työntekijät voivat halutessaan ilmoittautua ja tehtäväalueen koulutussuunnitelman mukaisia lisäkoulutuksia järjestetään ammatti osaamiseen liittyen muun muassa IMO-koulutuksia.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma tukee VAKE:n toimialojen palvelutuotannon tavoitteiden toteutumista. Henkilöstö- ja koulutussuunnittelu on osa toiminnan ja talouden suunnittelua sekä johtamista.

Oppimisen ja uudistumisen osalta tunnistetaan henkilöstön osaamisen kehittämisen tarpeet ja palvelutarpeiden mukaista ammattitaitoa. Kehittämistarpeiden pohjalta laaditaan vuosittainen koulutusohjelma henkilöstön osaamisen kehittämiseksi. Henkilöstön koulutustarpeet on koottu kehityskeskustelujen yhteydessä-yksilötasolta palvelualueittain ja toimialoittain. Koulutustarpeiden pohjalta toimialat ovat tunnistaneet ja priorisoineet tärkeimmät henkilöstön kehittämisen ja kouluttamisen tarpeet vuosittain. Toimialoilta on koottu osaamisen kehittämisen kumppaniverkosto, jonka kanssa yhteistyössä on edelleen tarkennettu ja yhteensovitettu hyvinvointialuetasoista koulutussuunnitelmaa sekä työstetty sitä koulutusohjelmaksi. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma laaditaan vuosittain.

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007) edellyttää henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laatimista yhteistoimintamenettelyssä. Yhteistoimintalain lisäksi henkilöstön kouluttamisesta säädetään ammatillisen osaamisen kehittämistä koskevassa laissa (1136/2013) ja koulutuksen korvaamisen laissa (1140/2013).

Loki on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen koulutusten ja osaamisen hallintajärjestelmä. Lokin kautta haetaan hyvinvointialueen sisäisiin koulutuksiin omapalvelusta. Lokista löytyy sisäisen koulutuskalenteri, josta pääset tutustumaan tarjontaan ja hakemaan koulutuksiin. Yksiköiden kehittämispäivät hallinnoidaan Lokin kautta.

VAKE:ssa on käytössä LOVe, lääkehoidon osaamisen varmistaminen palvelu. Palvelusta löytyy kursseja erilaisiin osaamisen varmistamisen tarpeisiin. Tarjolla olevat kurssit ovatu tuotettu STM:n Turvallinen lääkehoito-oppaan suositusten mukaisesti. Työntekijät suorittavat sovitut kurssit oman työtehtävän ja ammattiosaamisen perusteella.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:

Työpaikkaohjaajat ovat merkittävässä roolissa opiskelijan ammatillisen osaamisen kehittymisessä. He ohjaajavat ammatillista perustutkintoa suorittavien opiskelijoiden työssäoppimista työpaikalla. Työpaikkaohjaajana toimisessaan he suunnittelevat, ohjaavat ja arvioivat opiskelijoiden oppimista työpaikalla. Tämä tehtävä edellyttää ammattitaitoa ja yhteistyötä työssäoppimista ohjaavien opettajien kanssa.

Opistotason opiskelijat tulevat työharjoitteluun yksikköön Titus Harkka-järjestelmän kautta. Ammattikorkeakouluopiskelijat tulevat yksikköön harjoitteluun Jobiili- järjestelmän kautta.
Opiskelijoille nimitetään ainakin yksi ohjaaja yksiköstä, joka vastaa harjoittelun kokonaisuudesta. Opiskelija ei ole koskaan yksin vastuussa eikä työskentele yksin yksikössä. Opiskelijat tuovat omaan harjoitteluun liittyvät kriteeristöt, jotka käydään oman ohjaajan kanssa läpi. Työpaikkaohjaajalla on velvollisuus tutustua harjoittelun kriteereihin. Oppilaitokset järjestävät työpaikkaohjaajakoulutuksia.

Työpaikkaohjaajan tehtävät:

• vastaa opiskelijan ohjauksesta
• perehdyttää opiskelijaa yhdessä työyhteisön kanssa
• perehtyy oppimisen tavoitteisiin ja tutkinnonperusteisiin
• suunnittelee, organisoi ja ohjaa tavoitteisiin perustuvia työtehtäviä
• antaa palautetta opiskelijan kehittymisestä
• tekee yhteistyötä opettajan kanssa
• tutustuu arviointikriteereihin
• suunnittelee osaamisen näyttöjä
• arvioi opiskelijan osoittamaa osaamista yhdessä opettajan kanssa
• kehittää omaa ohjausosaamistaan

Ohjaaja, apulaisosastonhoitaja, vastaava ohjaaja ja lähihoitaja vastaavat yhdessä, että opiskelijan ohjaus tapahtuu asianmukaisesti.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:

Käytössämme on säännöllinen VAKE-Pulssi kysely. VAKE-Pulssi kertoo henkilöstömme työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. VAKE-Pulssin kautta saamme henkilöstön äänen kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten meidän henkilöstömme voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat. VAKE-Pulssin vastauksien ja vastaajien komenttien perusteella kertyvän datan reaaliaikainen ja älykäs analyysi auttaa tiimejä, lähijohtajia ja johtoa ymmärtämään paremmin organisaatiotaan ja kehittämään oikeita asioita hyvinvointia ja työntekemisen edellytyksiä tukevaksi.

VAKE:ssa kehityskeskusteluiden välineenä käytetään MyJopi-sovellusta. MyJopin avulla helpotamme, nopeutamme ja systematisoimme kehityskeskusteluamme. Lisäksi saamme kehityskeskusteluissa henkilökohtaiseen kehittymiseen ja uraan kirjattuja vastauksia hyödynnettyä toimiala- sekä VAKE tasoisessa koulutus- ja urasuunnittelussa. Kehityskeskustelut ovat osa myös palautteen käsittelemistä. Kehityskeskustelun yhteydessä on mahdollista antaa palautetta. 

One to one keskusteluja käydään työyksiköissä työntekijä-lähijohtaja-tehtäväaluepäällikkö tasoisesti.

THL työhyvinvointikysely toteutetaan joka toinen vuosi.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:

QPro- asiakaspalautejärjestelmän avulla hyvinvointialueen asiakkaat voivat antaa verkkosivuilla tai paperilomakkeella jatkuvaa palautetta alueen sosiaali- ja terveyspalveluista (PREM-mittari).

Asiakaspalautteiden avulla seurataan mm.

• asiakastkyykötöyväisyyttä (NPS suositteluindeksi)
• asiakkaiden osallisuutta
• palvelujen laatua
• palvelujen vaikuttavuutta

Palautteiden laadukas ja systemaattinen käsittely nostaa esille palvelujen ja prosessien kehittettäviä osa-alueita. Palautteiden avulla voidaan myös seurata pitkällä aikavälillä palvelujen kehittämistyön tuloksellisuutta.

Asiakas voi antaa palautteen suullisesti, jolloin työntekijä voi yhdessä asiakkaan kanssa tai asiakkaan suostumuksella kirjata palautteen QPro-järjestelmään ulkoisen verkkosivun kautta.

Asiakas voi antaa palautteen suoraan VAKEn verkkosivuilla anna palautetta-sivustolla. Käytössä on myös paperinen asiakaspalautelomake. Palautetta on mahdollista antaa suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

 Lähijohtajan velvollisuutena on tarkkailla ja seurata työyhteisön toimivuutta ja puuttua häirintään, epäasialliseen kohteluun tai kiusaamiseen. Olosuhteita voidaan seurata ja valvoa esimerkiksi havainnoimalla ja keskustelemalla työntekijöiden kanssa, työn vaarojen selvittämisen ja arvioinnin kautta sekä erilaisilla työhyvinvointikyselyillä.
Työskentelyolosuhteita ja työyhteisön tilaa on seurattava ja valvottava, jotta häiriöt ja epäkohdat voidaan havaita mahdollisimman varhain.
Työnantajan tulee olla aktiivisesti läsnä työntekijöiden arjessa, vastuu erityisesti on lähiesihenkilöllä. Jokainen lähiesihenkilö valvoo omaa tiimiään ja ylempi esihenkilö lähiesihenkilöitä jne. 

Toiminta- ja puuttumisvelvollisuus
Toiminnallinen velvoite tarkoittaa työolosuhteiden rakentamista niin, että havaitaan epäkohtia ja sen jälkeen puututaan niihin kun havaitaan häiriö-/ongelmatilanne, on ryhdyttävä viipymättä käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin viimeistään kahden viikon sisällä.

Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin alkaa siitä, kun työnantaja on saanut tiedon työntekijään kohdistuvasta, terveyttä vaarantavasta häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta. Tieto asiasta voi tulla paitsi työntekijältä itseltään myös esim. työterveyshuollon, työsuojeluorganisaation, luottamushenkilöiden tai muiden työntekijöiden kautta.
Vastuu toimenpiteistä on aina työnantajalla, ei esim. työterveyshuollolla. Eli pelkkä kiusatun ohjaaminen työterveyshuoltoon ei ole riittävä työsuojelullinen toimenpide.

 

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Lähijohtaja seuraa päivittäin henkilöstön riittävyyttä ja tekee siihen liittyviä toimenpiteitä. AVI on laatinut toiminnalle tiettyjä valtakunnallisia tavoitteita, jotka ovat toiminnan tavoitteita.

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: 
Yhteisöllisessä asumisessa ei ole lakiin perustuvaa henkilöstömitoitusta. Henkilöstön määrän tulee riittää vastaamaan asiakkaiden tarpeita ja tukemaan heidän osallisuuttaan ja sosiaalista kanssakäymistä.Henkilöstön on kyettävä vastaamaan asiakkaiden yksilöllisiin ja myös muuttuviin palvelutarpeisiin, eikä henkilöstömäärää tule laskea vain desimaalin perusteella. Henkilöstömitoituksen ja resurssointi on yksikkökohtaisia ja asiakaslähtöisiä. Yksikön vakanssimäärä on määritetty sen mukaisesti minkälaisen avun tai ohjauksen tarpeessa olevia asukkaita yksikössä tulisi asumaan.
Kytötien asumisyksikkö on yhteisöllistä asumista. Asumisyksikön vakituiseen henkilöstöön kuuluu viisi ohjaajaa ja lähijohtaja.
Henkilöstön läsnäolo yksikössä vaihtelee eri vuorokauden aikana. Aamuvuorossa on 1 ohjaaja, välivuorossa 1 ohjaaja ja iltavuorossa 1 ohjaajaa. Kytötien asumisyksikössä ei toteuteta yövalvontaa.

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: 
Lähijohtaja vastaa oman yksikkönsä henkilöstösuunnittelusta, henkilöstön optimaalisesta käytöstä ja riittävyydestä yhteistyössä resurssikeskuksen kanssa. Henkilöstön riittävyyden seurannassa hyödynnetään NHG:n kuukausittaista raporttia, Apotista saatavia raportteja asiakasmääristä, käyntien määristä ja välittömän työnajan prosenttien raporttia.

Työvuorosuunnittelussa hyödynnetään myös NHG:stä saatavia tietoja työntekijäresurssien kohdentamisesta asiakastarpeeseen nähden.

Henkilöstön voimavarojen riittävyys varmistetaan hyvällä työvuorosuunnittelulla, jossa turvataan työntekijöille riittävä vuorokausi- sekä viikkolepo, noudattaen työaikalakia. Työvuorosuunnittelua tehdään ohjaajalähtöisesti, huomioiden kuitenkin tasapuolisuus sekä yksikön vaateet.
Vapautuvat vakanssit avataan hakuun viivytyksettä ja pyritään täyttämään heti sopivan hakijan löydyttyä

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:

Yksikön lähijohtajan ja resurssikeskuksen tueksi on perustettu teams-kanava, jolla viestitään henkilöstön riittävyydestä sijaistarpeista.

Asumisyksikön lähijohtaja ilmoittaa henkilöstöpuutokset Resurssipalveluille, jotka järjestävät tarvittaessa perehdytettyjä varahenkilöitä. Mikäli varahenkilöitä ei ole saatavilla, puutosvuoro voidaan avata tarvittaessa Seureen. Tarvittaessa voidaan käyttää myös puitesopimusyritysten työntekijöitä. Resurssipalveluista on saatavilla päivitetty ohjeistus puitesopimusyritysten käyttöön erityisesti viikonloppuja ja juhlapyhiä varten.

Viikonloppuna on vastaavilla ohjaajilla kiertävä päivystysvuoro. Vastaavalle ohjaajalle voi päivystysvuoron aikana ilmoittaa yksikön puutosvuorot. 
Mikäli viikonloppuna ilmenee äkillisiä puutoksia muuna aikan kuin vastaavan ohjaajan päivystysvuoron aikana, yksikön työntekijät voivat laittaa puutosvuoron tarvittaessa hakuun joko puitesopimusyritykselle tai Vaken sisäiseen Singnal-ryhmään. Singnal-ryhmä on vammaispalveuissa käytössä oleva ryhmä, johon voivat liittyä kaikki yksiköiden työntekijät. Ryhmän jäsenet voivat napata itselleen äkillisesti avoimia vuoroja, jotka on ilmoitettu ryhmässä.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelma ohjaa yhtenäisesti ja hallitusti toteutettavaa lääkehoitoon. Hyvinvointialueen lääkehoitosuunnitelman ohella palvelualueella on yksikkökohtainen lääkehoitosuunnitelma, jossa on lääkehoitotoiminnan kannalta olennaisia tarkennuksia tai lisäohjeita yksiköiden toimintaan.

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:

Lähijohtaja Nina Nyberg

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti

Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: Yhteisöllisen asumisen palveluissa ei ole yksiköissä rajattua lääkevarastoa.

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:

Noudatetaan VAKE:n käsikirjaa ja lääkintärekisterin asioista, annettuja ohjeita. 
Sosiaalihuollon yksiköissä käytetään paljon erilaisia lääkinnällisiksi laitteiksi luokiteltuja välineitä ja hoitotarvikkeita, joihin liittyvistä käytännöistä säädetään lääkinnällisistä laitteista annetussa laissa. Lääkinnällisellä laitteella tarkoitetaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa sairauden tai vamman diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon, lievitykseen tai anatomian tai fysiologisen toiminnon tutkimukseen tai korvaamiseen. Hoitoon käytettäviä laitteita ovat mm. pyörätuolit, rollaattorit, sairaalasängyt, nostolaitteet, verensokeri-, kuume- ja verenpainemittarit, kuulolaitteet, haavasidokset ym. vastaavat.

Ammattimaista käyttäjää koskevat velvoitteet on määritelty lääkinnällisistä laitteista annetun lain 31–35 § pykälässä. Organisaation on muun muassa nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa siitä, että yksikössä noudatetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettua lakia ja sen nojalla annettuja säädöksiä.

Sosiaali- ja terveystoimialalle on hankittu HUS-lääkintätekniikalta yhteinen lääkintä-laiterekisteri, johon on syötetty toimialan laitteet. Lääkintälaiterekisterissä on merkinnät muun muassa laitteen käyttöönotosta, huolloista, kalibroinneista jne. HUS-lääkintätekniikka huolehtii laitteiden käyttöönottotarkastuksesta (+rekisteröi laitteen) ja isosta osasta huoltoja jne. Yksiköille jää tehtäväksi työtilausten tekeminen sekä laitteiden lähettäminen huoltoon, korjaukseen tai kalibrointiin rekisterin aikataulun mukaisesti tai tarvittaessa. 

Terveydenhuollon laitteita koskevat vaaratilanneilmoitukset tehdään Fimealle. HaiPro on ohjelma, jolla henkilökunta tekee potilas- ja asiakasturvallisuusilmoitukset. Ohjelmasta avautuu myös linkki Fimean sivuille silloin kun olet tapahtumatyypiksi valinnut "Laitteeseen tai sen käyttöön liittyvä" -tapahtuma. Kun laiteesta on tehty vaaratilanneilmoitus, tulee asia kirjata myös HUSin lääkintätekniikan lääkintälaitteiden korjaustilaukseen.  

Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Lähijohtaja Nina Nyberg

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 
Kytötien asumisyksikkö toimii integroituna Setlementti asuntojen kerrostaloyhtiössä. Isännöinti on asuntoyhtiön mukaisesti VAV-isännöinti. Asiakkaat ovat asumisyksikössä vuokrasuhteessa Setlementti asuntoihin eli he ovat solmineet vuokrasopimuksen omaan asuntoon. Asunnot sijaitsevat kahdessa kerrostalossa. 

Ohjaajien toimitila on toimistotiloiksi sopiva. Työvälineitä ovat mm. tietokoneet, kopiokone ja toimistokalusteet mm. sähköpöydät. Toimitiloihin ei ole ulkopuolisilla pääsyä. 

Asiakkaat sisustavat asuntonsa omilla huonekaluilla ja tavaroillaan, eivätkä huoneet ole muussa käytössä, vaikka asiakas olisi pitkäänkin poissa. Tarvittaessa asiakas on saanut asuntoonsa ja käyttöönsä tarvikkeita apuvälinelainaamosta. 
Yksikössä on asiakkaiden asuntojen lisäksi yhteisiä tiloja, kuten yhteiset ruokailu- ja oleskelutilat, jossa on myös ohjaajien toimisto ja wc/kylpyhuone.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Paloviranomaisen tarkastus on tehty taloyhtiön toimesta 27.9.2023

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Rakennuksien ulkoalue, yleiset tilat sekä irtaimistovarastot olivat yleisilmeeltään siistit. Toimisto- ja asukastilat olivat yleisilmeeltään siistit. Kulku rakennuksien poistumisreittien kautta oli esteetön. 
Muut havainnot Rakennuksen ulkoalue oli yleisilmeeltään siisti ja kulku ajoväyliä pitkin oli esteetön pelastustoiminnan operatiivinen työ huomioiden. Tekniset tilat Tekniset tilat on opastettu asianmukaisesti. Tekniset tilat olivat yleisilmeeltään siistit.  
Alkusammutuskalusto: Alkusammutuskalusto oli esteettömästi saatavilla. Alkusammutuskalusto on tarkastettu asianmukaisesti.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:

Henkilökunnan perehdytyksessä käydään läpi toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyviä riskejä sekä annetaan käyttäjäkoulutusta tarvittaessa. Palo- ja pelastustilanteisiin on varauduttu: Nimetty turvallisuusvastaava huolehtii säännölliset turvakävelyt ja uusien työntekijöiden/opiskelijoiden perehdytyksen.

Asumisyksikön toimitilat ovat pienet. Yksikössä huolehditaan tarkkaan siisteydestä ja ohjaajat tiedostavat palokuormariskitekijät. Ohjaajat tarkistavat säännöllisin väliajoin esimerkiksi sähköjohtojen ja pistorasioiden kunnon ja tilaavat tarvittaessa huollon. Kulkureitit pidetään avoimena eikä niihin kerätä turhaa tavaraa. 

Yksikön toimitilojen erityishaasteet:
Häiriötilanteisiin kuten vesikatkoihin on varauduttu ylimääräisillä vesiastioilla, joita asukkailla on omissa huoneistoissaan valmiina. Lisäksi varautumisessa huolehditaan riittävä kotivara huomioiden asiakasmäärä yksikössä. Koska yksikön säilytys tilat ovat pienet, varautuminen kohdentuu enemmän ruoka-aineissa kuiva-aineisiin.  Asiakkaita tiedotetaan tilanteesta missä tarvitaan varautumista ja jokaiselle asumisyksikön asiakkaalle ohjeistetaan omien kotivarojen kerääminen.

Kytötien asumisyksikön piha-alueen ja parkkipaikan turvallisuus, liittyy pääasiassa huollon toimintaan ja ympäristöstä tuleviin uhkaaviin tilanteisiin. Haasteena talvikunnossapidon riittämättömyys, asiaa edistetään kiinteistöhuollon kanssa. Ulkopuolisiin uhkiin on henkilöstöllä toimintaohjeet.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.
Kytötien asumisyksikön huollosta vastaa Setlementti asuntojen huoltoyhtiö. Huoltopyynnöt menevät Setlementti asunnoille ja he tilaavat tarvittavan huollon.  Securitas huolehtii tarpeen vaatiessa taloyhtiön ovien aukomisesta.
Securitaksen palvelunumero: 0600 135 13

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat.

Tilakeskus vastaa hyvinvointialueen palvelujen järjestämistä varten tarvittavien toimitilojen rakennuttamisesta, vuokraamisesta tai ostamisesta sekä niihin liittyvien prosessien hallinnoinnista. Tilakeskus vastaa toimitiloihin liittyvien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden kuten jätehuolto- ja turvapalveluiden järjestämisestä sekä sisäisten asiakkuuksien hoidosta yhteistyössä hankintapalveluiden ja tietohallinnon kanssa. Tietohallinto tarjoaa tukea tilapalveluille järjestelmien kehittämisen ja hankintojen saralla.
UVP / VAKE Tilakeskus vastaa ylläpitoa koskevista toimintamalleista, resursseista ja suunnitelmista. Isännöitsijät ovat vastuussa hankkimaan tarvittavat sopimukset tekijöiden kanssa esimerkiksi lumitöistä tai korjaustoimenpiteistä.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Yksikössä käytössä Apotti potilastietojärjestelmä, joka on asiakastietolainmukainen tietojärjestelmä ja vastaa käyttötarkoitukseltaan yksiköiden toimintaa ja tiedot löytyvät Valviran tietojärjestelmärekisteristä. 

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Henkilökunnalle annetaan laite- ja järjestelmäkohtaista käyttäjäkoulutusta. 

Esimerkiksi työntekijä suorittaa Apotti-potilastietojärjestelmän määrittelemät kurssitl perehdyttämisvaiheessa. Apotti-tukihenkilö tuo yksikköön potilastietojärjestelmän päivityksiin liittyvät muutokset ja lisäosat työntekijöiden tietoon. Apotin Aapeli järjestelmässä on mahdollista käydä kertaamassa kurssin sisällöt ja halutessaan työntekijä voi lisätä Apotti tuntemustaan uusilla kursseilla. Vammaispalveluiden Apotin asiantuntija ja ICT asiakasvastaavat ovat käytettävissä Apotin käyttöön liittyvissä haasteellisissa tilanteissa.

Lähijohtajan tulee kerran vuodessa pyytää jonkun yksikön työntekijän Apotin lokitiedot kuukauden ajalta ja tarkistaa, että ne vastaavat tietojärjestelmän käytön asianmukaisuutta.

Lähijohtaja hakee tunnukset, tunnuksissa voi Helpdeskin kautta saada apua, mikäli tunnuksien kanssa on ongelmaa virka-ajan ulkopuolella.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on julkaistu syksyllä 2024. Lähijohtaja vastaa siitä, että yksikössä noudatetaan tietoturvasuunnitelmaa. 

Vastuuhenkilönä lähijohtaja Nina Nyberg

Tietoturvaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.

Jokainen yksikön työntekijä velvoitetaan suorittamaan palkolliset tietoturva- ja tietosuojakoulutuksen Navisecin kerran vuodessa. Lähijohtaja valvoo, että koulutus käydään vuosittain.  Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset. 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöistä ilmoitetaan Vakka-tiketin kautta sekä tarvittaessa ITC asiakkuusvastaavalle. 

Vakka-portaalin kautta voi tehdä palvelupyynnön koskien Apottia, HR-palveluita, tunnuksia ja käyttöoikeuksia sekä tehdä ilmoituksen häiriöstä tai tietoturvaloukkauksesta.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Yksiköissä on jatkuvuustyöasema, joka otetaan käyttöön poikkeama ja häiriötilanteissa turvaamaan potilas- ja asiakastiedot. Työntekijän tulee kirjautua kuukausittain ja päivityksen jälkeen annettujen ohjeiden mukaisesti. 

Jatkuvuustyöasemasta lisää tietoa Intrasta Apotin jatkuvuustyöasema (BCA PC).

Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen löytyvät ohjeet yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.  
Apotti-jatkuvuustyöasemasta saa kriittisiin toimintoihin tulosteet. Asiakastuki käytössä 24/7, mistä saa ohjeistusta ja toimintaohjeet.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:

Etäpalveluilla tarkoitetaan ihmisten välisen vuorovaikutukseen perustuvia reaaliaikaisia digitaalisia palveluja, joissa vähintään yksi osapuoli on eri paikassa kuin muut. 

Kytötien asumisyksikössä asuu itsenäisesti asuvia kehitysvammaisia, jotka pääsääntöisesti käyttävät puhetta ja puhelinta viestintä välineenä. Mikäli yksikköön tarvitaan muunlaisia kommunikaation apuvälineitä tai apua kommunikaatiossa yksikkö voi ottaa yhteyttä asukkaan perheen lisäksi apuvälinelainaamoon ja Vaken vammaisten asumisyksiköiden erikoisohjaajiin, jotka pystyvät jalkautumaan yksiköihin ja avustamaan kommunikaatioon liittyvissä asioissa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä 
vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä 
ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
 Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattilaisen vastuulla. Kirjaamisvelvoite alkaa, kun palveluantaja on saanut tiedon henkilön palvelutarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan palvelua. Kirjaukset tulee tehdä asiakkaan asian käsittelyn jälkeen viipymättä. Kirjausten kieli on oltava selkeää sekä ymmärrettävää. Yhteisöllisessä asumisessa tavoitteena on kirjata mahdollisimman kuvaavasti. Kirjauksista tulee käydä ilmi asiakkaan toimintakyky, kokonaistilanne, vointi sekä tapaamisen aikaiset tapahtumat. Asiakastiedot kirjataan rakenteisesti eli kirjaamisessa noudatetaan ennalta sovittuja, yhtenäisiä tiedon rakenteita. Lisää rakenteisesta kirjaamisesta sekä kirjamisen ohjeita löytyy THL:n ohjeista Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet - THL.

Kirjaamisessa noudatetaan tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukaisesta huomioimisesta ja käytännöistä.

Hyvinvointialueella on määritelty kirjaamiseen seuraavat minimikriteerit: 
Lähtökohdat:
•    Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava jokaisessa vuorossa.
•    Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden ja vuorojen välillä.
•    Jokaisella asiakkaalla on voimassa oleva, ajantasainen ja asiakkaan voimavaroja kuvaava asumisen toteuttamisen suunnitelma. Omaohjaaja päivittää asumisen toteuttamisen suunnitelman sekä IMO-suunnitelman 6kk välein.

Hyvä kirjaaminen
•    Hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen tarkoittaa, että kirjataan asiakastyön hoitamisen kannalta oleellinen ja tarpeellinen     tieto ja että kirjaaminen on asiakaslähtöistä ja eettisesti kestävää.
•    Kirjausten tulee olla ajantasaisia, paikkansa pitäviä, virheettömiä ja riittävän tarkkoja.
•    Kirjaamisen tulee olla asiallista, ymmärrettävää ja selkeää.
•    Käytettävien käsitteiden ja lyhenteiden tulee olla yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä.

Minimissään kirjattava:
•    Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset.
•    Lääkehoito + lääkityspoikkeamat.
•    Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä.
•    Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet. 
Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asukastilanteet.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Yleiset tietosuojaohjeistukset
Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset. 
 

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Yllä mainitut fyysinen, psyykkinen, kognitiivinen ja sosiaalinen toimintakyvyn edistäminen ovat osa yksikön päivittäistä työtä. Työtä tukevat suunnitelmat, kirjaukset, RAI, IMO ja yhteistyö muiden tahojen kanssa. Äkillisissä voinnin muutoksissa konsultoidaan virka-aikana alueellista sairaanhoitajaa ja/tai soitetaan perusterveydenhuoltoon omalle tiimille. Muuna aikana tulee konsultoida Peijaksen päivystävää lääkäriä.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Yksikköön tilataan ruokatarvikkeet Valio-tukusta tai käydään ostamassa S-bisness kortilla tarvittavat tarvikkeet. Ohjaajilla pitkäaikainen kokemus ruokahuollon järjestämisestä ja taloudellisesta suunnittelusta.  
Yksikön asiakkaat käyvät halutessaan myös itsenäisesti kaupassa. Asiakkaan on mahdollista saada apua ja ohjausta kaupassa asiointiin ohjaajilta. Ruokailla saa myös omassa huoneessa ja ruokaa voi valmistaa myös yhteiskeittiössä halutessaan.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Ohjaajat huolehtivat siitä, että asiakkaan vaatehuolto ja oman asunnon siivous tehdään ensisijaisesti mahdollisimman itsenäisesti asiakkaan toimesta tai tarvittaessa palveluntuottajan avustamana tai suorittamana, mikäli asiakas ei toimintakykynsä vuoksi tähän kykene.
Ohjaajien käytössä on yksikön oma pyykinpesukone. Asiakkaat käyttävät joko omia pyykkikoneita tai taloyhtiön pyykkituvan yleisessä käytössä olevaa konetta. Asiakas saa pyykkihuollon toteuttamiseen ohjaajilta tarvitsemansa tuen.

  
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:

Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikön tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla ja valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella.

Yksikön hygieniakäytännöt perustuvat toimialan ja muiden valvovien viranomaisten ohjeisiin. Ohjaajilta vaaditaan hygieniapassia ja yksikössä on erikseen oma hygienian omavalvontaan liittyvä ohjeistus ruokahuollon omavalvontasuunnitelma. 
Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Toimintayksikön johtajan on seurattava tartuntatautien ja lääkkeille vastustuskykyisten mikrobien esiintymistä ja huolehdittava tartunnan torjunnasta. Johtajan on huolehdittava asiakkaiden ja henkilökunnan tarkoituksenmukaisesta suojauksesta ja sijoittamisesta sekä mikrobilääkkeiden asianmukaisesta käytöstä. Lisätietoa vakavien hoitoon liittyvien infektioiden seurannasta ja ilmoituskäytännöistä löytyy THL:n sivulta osoitteesta. Epidemioiden ja vakavien hoitoon liittyvien infektioiden ilmoittaminen (HARVI) - THL 
Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu käsidesin ja kertakäyttöhanskojen käyttäminen. Henkilökunnalla on ohjeistus eritetahrojen välittömään puhdistamiseen sekä tarvittavat välineet löytyvät siivouskomerosta. Lisäksi infektioaikana käytetään kasvomaskeja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti. 

Lisää tietoa saa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksiköstä: tartuntatauti@vakehyva.fi 
Kuntalaisten neuvontanumero 09 4191 1310 ma, ke ja pe klo 9–11

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Asiakkaiden käteisvaroja on mahdollista säilyttää yksikön toimistossa, niin että niistä pidetään käteisvaraseurantaa. Asiakas saa halutessaan omia käteisvaroja käyttöönsä Asiakkaiden käteisvaroista ja säilyttämisestä vammaispalveluissa on tehty pysyväisyysohje.

Yksikössä asiakkaat ovat itsenäisiä ja käteisvara seurantaa ei ole tarve tällä hetkellä järjestää.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Kaikilla asiakkailla on mahdollisuus käyttää terveysaseman perusterveydenhuollon palveluita. Asiakkaat pääsevät tarvittaessa erikoissairaanhoitoon terveyskeskuksen tai ostopalvelulääkärin lähetteellä. VAKE Kehitysvammapoliklinikan palvelut ovat käytettävissä kehitysvammaisille asiakkaille ja sinne ollaan yhteydessä kehitysvammapoliklinikan sairaanhoitajan kautta.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:

Sosiaalihuollon asiakas voi tarvita useita palveluja yhtäaikaisesti, erityisesti vammaispalveluiden yhteisöllisen asumisen asiakkailla on monenlaisia tarpeita, jolloin monialainen yhteistyö korostuu. Monialaisuus saman asiakkaan hoidossa haastaa tiedonkulkua. Palvelusta siirtymä toiseen ovat riskialttiita tiedonkulun näkökulmasta. Jotta palvelukokonaisuudesta muodostuisi asiakkaan kannalta toimiva ja hänen tarpeitaan vastaava, vaaditaan palvelunantajien välistä yhteistyötä, tiedonkulkua korostaen eri toimijoiden välillä. Tavallisimpia yhteistyökumppaneita asiakkaan hoidossa ovat lääkärit ja muut terveyspalveluiden toimijat, vammaispalvelut, avustajat, apteekki, työ- ja päivätoiminta, sosiaalityö ja läheisverkosto.

Tiedonkulkua ja tiedon löytämistä helpottaa se, että suuri osa yhteistyökumppaneista käyttää Apotti Asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Kaikki tieto ei kuitenkaan näy kaikille. Yhteistyötä ja viestiää tehdään paljon apotissa tapahtuvan sähköisen ja tietoturvallisen viestinnän keinoin sekä puhelimitse. Asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmaan/ asumisen toteuttamissuunnitelmaan tulee kirjata asiakkaan hoitoverkostoon kuuluvat yhteistyötahot yhteistietoineen, jotta asiakkaan hoitoon liittyviä asioita voidaan puolin ja toisin tarkentaa sekä varmistetaan tiedonkulku.  Tietoja välitetään asiakkaan suostumuksella. Joskus yhteisen tilannekuvan syntymistä helpotetaan asiakkaan kotona tapahtuvalla kokouksella, johon osallistuvat asiakkaan lisäksi hänen läheisensä ja kaikki tarvittavat hoitotahot.

Yhteistyötä tehdään kolmannen sektorin esimerkiksi järjestöjen kanssa. Sosiaaliohjaaja tekee yhteistyötä järjestöjen, seurakuntien ja vapaaehtoisten kanssa. Asiakkaan suostumuksella ja luvalla sosiaaliohjaaja voi toimia asiakkaan yhteyshenkilönä kolmanteen sektoriin palvelua järjestettäessä. Kaikenlaisessa yhteistyössä ja viestinnässä huomioidaan tietoturva- ja salassapito-ohjeistukset.

Kytötien asumisyksikön ohjaajat ovat asukaan suostumuksella ja pyynnöstä aktiivisesti yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisiin, joko puhelimitse tai apottikoriviesteillä.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: 
Suun terveydenhuoltoon asiakkaat kutsutaan vuosittain tai tarvittaessa tarkastukseen. Suun terveyttä asiakkailla edistetään ja ylläpidetään seuraamalla, ohjaamalla ja tarvittaessa avustamalla hampaiden pesussa.
Kiireetön sairaanhoito terveysasemalta
Kiireellinen sairaanhoito hätäkeskus

Kuoleman tapaukset yksikössä:
Kuoleman tapausten osalta on olemassa toimialakohtainen ohjeistus, joka löytyy Intrasta.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakkaaksi tulon prosessin mukaisesti. 

Omatyöntekijän nimeäminen: 

Sosiaalihuoltolain mukaan sosiaalihuollon asiakkaalle on nimettävä asiakkuuden ajaksi omatyöntekijä. Kytötien asumisyksikössä nimetään asiakkaalle omaohjaajat. Omaohjaajan tehtäviin kuuluu asiakkaan RAI-arvioinnin, IMO-suunnitelman sekä asumisen toteuttamissuunnitelman tekeminen/päivittäminen, osallistuminen asiakasta koskeviin verkostopalavereihin sekä asiakkaan kokonaisvaltaisen tilanteen tuntemus sekä siitä tiedottaminen muille työntekijöille.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Asiakkaiden osallisuutta tuetaan yksikössä heidän voimavarojensa, toiveidensa ja tarpeidensa mukaisesti. Asiakkaiden toiveita kartoitetaan päivittäin keskustelemalla ja tarjoamalla erilaisia vaihtoehtoja. Kerran viikossa pidettävissä asukaskokouksissa kartoitetaan asiakkaiden toiveita yksikön toimintaan liittyen. Asiakkaat saavat elää yksikössä oman näköistään elämäänsä ja osallistua halutessaan talon ulkopuolisiin toimintoihin, kuten työ- ja päivätoimintaan, koulunkäyntiin, työelämään, harrastuksiin sekä erilaisiin kulttuuri- ja liikuntatapahtumiin. Tarvittaessa asiakkaita avustetaan tukihenkilöiden ja henkilökohtaisten avustajien hakemisessa sekä muissa asiakkaaseen liittyvässä.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Yksikössä jokaista asiakasta kohdellaan kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään. Yksikön asiakkaat kohdataan kunnioittaen ja heille puhutaan heitä arvostaen. Vuorovaikutukseen panostetaan käyttämällä tarvittaessa vaihtoehtoisia kommunikaatiomenetelmiä, jotta asiakas tulee varmasti ymmärretyksi, hän saa tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja ja ilmaista mielipiteitään. Epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen reagoidaan ja puututaan yksikössä välittömästi.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 

Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 
Muistutus toimitetaan osoitteella kirjaamo@vakehyva.fi

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelusuunnitelmien laadinta, seuranta, toteutus ja päivitys:
Oma-ohjaaja päivittää yhdessä asiakkaan kanssa puolivuosittain tai tarvittaessa seuraavat suunnitelmat: asumisentoteuttamisen suunnitelma, RAI-arviointi ja IMO-suunnitelma. Tiimissä käydään läpi päivitetyt dokumentit ja varmistetaan niiden ajantasaisuus. Ohjaajat huolehtivat siitä, että suunnitelmat otetaan osaksi arjen toimintaa ja ne näkyvät päivittäisessä kirjaamisessa.

 

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen
Itsemääräämisoikeus on asiakkaan oikeus tehdä itseään koskevia päätöksiä ja valintoja. Sen kunnioittaminen on keskeinen osa laadukasta ja arvostavaa asiakastyötä, ja se näkyy kaikessa yksikön toiminnassa. Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden tukeminen ei tarkoita vain lainsäädännön noudattamista, vaan myös käytännön toimenpiteitä ja asenteita, jotka mahdollistavat asiakkaiden aktiivisen osallistumisen omaan hoitoonsa ja arkeensa.

IMO-suunnitelma (Itsemääräämisoikeuden suunnitelma):
Jokaiselle asiakkaalle laaditaan henkilökohtainen IMO-suunnitelma, joka tukee ja varmistaa itsemääräämisoikeuden toteutumisen. Suunnitelma määrittelee asiakkaan oikeudet, valintatilanteet ja mahdolliset erityistarpeet itsemääräämisoikeuden osalta.
IMO-suunnitelman laatiminen ja päivitys tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa, ottaen huomioon hänen toiveensa, tarpeensa ja elämänhallinnan tavoitteensa.

Koulutus ja perehdytys henkilökunnalle:
Yksikön henkilökunta saa säännöllistä koulutusta ja perehdytystä itsemääräämisoikeuden periaatteista ja käytännön toteuttamisesta asiakastyössä. Koulutuksessa korostetaan asiakkaan osallisuuden ja itsemääräämisoikeuden tukemista kaikissa arjen valintatilanteissa.
Työntekijöille annetaan ohjeistusta asiakirjanpidosta ja kirjaamisesta siten, että asiakkaan itsemääräämisoikeus tulee näkyväksi ja ymmärrettäväksi dokumentaatiossa. Tällöin asiakasta koskevat päätökset ja suunnitelmat ovat selkeästi näkyvissä ja seurattavissa.

Asiakkaan osallisuuden ja osallistumisen tukeminen:
Asiakkaat pyritään ottamaan mukaan arjen askareisiin ja päätöksentekoon mahdollisimman laajasti. Tätä toteutetaan siten, että asiakkaalle ei tehdä asioita puolestaan, vaan yhdessä hänen kanssaan. Tämä tukee asiakkaan kokemusta omasta hallinnasta ja osallistumisesta omiin asioihinsa.
Asiakkaiden osallisuutta pyritään lisäämään kaikilla tasoilla, niin arkisten valintojen tekemisessä kuin yhteiskunnan tasavertaisessa osallisuudessa, esimerkiksi osallistumalla mielekkäisiin yhteisöllisiin aktiviteetteihin tai ulkoiluun.

Vuorovaikutus ja kommunikaatio:

Asiakkaiden itsemääräämisoikeus toteutuu parhaimmillaan silloin, kun vuorovaikutus ja kommunikaatiotaidot ovat läsnä arjessa. Työntekijät kehittävät vuorovaikutus- ja kommunikaatiotaitojaan, jotta he pystyvät aidosti ja kunnioittavasti kuuntelemaan asiakkaiden toiveita ja tarpeita. Tämä luo pohjan vastavuoroiselle kohtaamiselle, jossa asiakkaan mielipide ja tahtotila otetaan huomioon.
Aidon läsnäolon ja asiakkaan kunnioittamisen varmistaminen on osa päivittäistä asiakastyötä. Tavoitteena on, että asiakas kokee tulevansa ymmärretyksi ja kuulluksi kaikissa tilanteissa.

Aktiviteetit ja mielekäs toiminta:
Yksikön henkilökunta tukee asiakkaita löytämään mielekkäitä tekemisiä, kuten liikunnallisia aktiviteetteja (esimerkiksi ulkoilua, kävelyjä) ja harrastuksia, jotka rikastuttavat heidän arkeaan ja edistävät hyvinvointia.
Asiakkaiden energia pyritään ohjaamaan positiivisiin ja voimaannuttaviin aktiviteetteihin, jotka tukevat heidän elämänhallintaansa ja elämänlaatuaan.

Itsemääräämisoikeuden tukeminen käytännössä:
Kaikissa arjen valintatilanteissa asiakasta kannustetaan tekemään itse päätöksiä mahdollisuuksien mukaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ruokavalintojen tekemistä, pukeutumista, päivittäisten askareiden valitsemista tai vaikka ohjelmointia mielekkäisiin aktiviteetteihin.
Itsemääräämisoikeuden tukeminen ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan se on kunnioittavaa ja voimaannuttavaa asiakastyötä, joka tukee asiakkaan itsenäisyyttä ja elämänhallintaa.

Jatkuva arviointi ja kehittäminen:
Työntekijöiden osaamista pidetään yllä jatkuvalla koulutuksella ja palautteen keruulla. Tavoitteena on, että työntekijät voivat kohdata asiakkaan kunnioittavasti ja että asiakas saa mahdollisuuden elää niin itsenäisesti ja tasavertaisesti kuin mahdollista.
Itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen on siis jatkuvaa arjen käytäntöjen ja asiakastyön kehittämistä, jossa asiakas otetaan mukaan kaikilla elämän osa-alueilla, ja hänen itsemääräämisoikeutensa kunnioittaminen on keskiössä.

Asiakkaillamme on oikeus päättää heidän omaa elämäänsä koskevista asioista, kuten: 
•    Rahan käyttäminen – Asiakkailla on oikeus käyttää rahavarojaan omien toiveidensa mukaisesti. Lompakossa olevien varojen käyttöä ohjaajat eivät voi rajoittaa.  
•    Terveys ja ruoka – Asiakkaat, jotka pystyvät, saavat annostella itse ruokansa, sekä päättää tarjolla olevista ruokavaihtoehdoista mieleisensä.  
•    Puhtaus ja siisteys – Asiakkaamme saavat itse päättää mieleisen vaatetuksensa sekä muun ulkoasunsa. Ohjaajat tukevat asiakkaita säänmukaiseen sekä puhtaisiin vaatteisiin pukeutumiseen.  
•    Työ/toiminta – Asiakkaillamme on subjektiivinen oikeus työ- ja päivätoimintaan. Heidän ei ole pakko käydä työ- ja päivätoiminnassa, mikäli eivät sinne halua mennä. 
•    Esineiden hallussa pito – Ohjaajat eivät voi pitää hallussaan asiakkaiden esineitä ja tavaroita vasten asiakkaiden tahtoa. Tämä koskee esimerkiksi herkkuja, kännyköitä, tabletteja jne.  
•    Riskien arvioiminen – Asiakkailla on oikeus tehdä myös ns. huonoja päätöksiä! Ohjaajat auttavat asiakkaita pohtimaan päätöksiensä seurauksia ja antavat tietoa erilaisista vaihtoehdoista tuetun päätöksenteon periaatteella, mutta lopulta päätös on aina asiakkaalla itsellään.  

Itsemääräämisoikeuden tukeminen ja toteuttaminen

Itsemääräämisoikeuden tukemisessa ja toteuttamisessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen IMO-käsikirjaa sekä STM:n rajoitustoimenpidetaulukon ohjeistusta, jotka pohjautuvat kehitysvammaisten erityishuoltolain mukaisiin säädöksiin.
Sosiaalihuollossa itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus on vakavasti uhattuna. Tällöin rajoitustoimenpiteistä tehdään tarvittaessa asianmukaiset kirjalliset päätökset.

Itsemääräämisoikeutta koskevista periaatteista ja käytännöistä keskustellaan aina asiakkaan itsensä, asiakasta hoitavan lääkärin, sekä asiakkaan omaisten ja läheisten kanssa. Nämä keskustelut ja periaatteet kirjataan asiakkaan itsemääräämisoikeuden toteuttamissuunnitelmaan.
Jos asiakasta koskee rajoittamistoimenpide, siitä tehdään asianmukaiset kirjaukset asiakastietoihin. Rajoitustoimenpidepäätöksen tekemiseksi toimintayksikön lähijohtajan on aina konsultoitava asiantuntijatyöryhmää, johon kuuluvat lääkäri, psykologi ja sosiaalityöntekijä.

Lue lisää itsemääräämisoikeuden tukemisesta vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa Vammaispalvelujen käsikirjasta.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Asumisen toteuttamissuunnitelma ja IMO eli itsemääräämisoikeuden toteuttamisen suunnitelma, itsemääräämisoikeus työryhmä ja omaohjaaja
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Yksikössä ei ole käytössä rajoitustoimenpiteitä. Mikäli niitä tarvittaisiin, toimitaan tarkoin määritettyjen ohjeiden mukaisesti, niin lyhytaikaisessa kuin pitkäaikaisessa rajoittamisessa, joka kerta tulee arvioida rajoittamisen tarpeellisuus. Jokainen rajoittamistoimenpide kirjataan tarkasti Apottiin. 
Pitkäaikaisesta rajoittamisesta päätöksen tekee Vaken Imo-työryhmä ja tarvittaessa lyhytaikaisesta rajoittamisesta voi päättää lähijohtaja.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:

Asiakas, läheinen tai muu palautteen antaja voi antaa palautetta toiminnasta tai toimintayksiköstä suullisesti tai kirjallisesti. Palautetta otetaan jatkuvasti vastaan ja sitä voi antaa ohjaajille, lähijohtajalle, tehtäväaluepäällikölle sekä laatutiimille. Palautteen antaminen on mahdollista suullisesti ja kirjallisesti.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palautteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä
Asiakaspalautteen käsittely on keskeinen osa palveluyksikön toiminnan kehittämistä, ja sen avulla pyritään parantamaan palvelun laatua, asiakasturvallisuutta ja asiakaskokemusta. Asiakkaiden, potilaiden, omaisten ja läheisten palautteet otetaan vakavasti ja käsitellään systemaattisesti.

1.    Palaute yksikössä ja lähijohtajalle:
o    Suullinen ja kirjallinen palaute: Ensisijaisesti palautetta voidaan antaa suullisesti keskustelemalla ohjaajien kanssa. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin ja asioiden selviämisen keskustelun kautta. Jos palautteen antaja ei saa ratkaisua suoraan yksikössä, hän voi ottaa yhteyttä yksikön lähijohtajaan, joka huolehtii asian eteenpäin viemisestä.
o    Keskustelu ja kehittämisideat: Kehittämisideat ja palautteet voivat myös syntyä keskusteluissa, joissa voidaan yhdessä kehittää palveluja ja toimintamalleja. Tämä avaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen kehittämiseen.

2.    QPro-palautejärjestelmä:
o    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä QPro-asiakaspalautejärjestelmä, joka on suunniteltu sosiaali- ja terveyspalvelujen laadun seurantaan ja kehittämiseen. Asiakkaat, omaiset ja läheiset voivat antaa palautetta verkkosivujen kautta (https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta).
o    Työntekijöiden rooli: Myös työntekijät voivat täyttää palautelomakkeen asiakkaan kanssa, mikä mahdollistaa palautteen antamisen yhdessä asiakkaan kanssa.

3.    Palaute ja sen käsittely:
o    Välitön käsittely: Suullinen tai kirjallinen palaute käsitellään välittömästi, ja palautteen perusteella ryhdytään tarvittaviin laadunvalvontatoimenpiteisiin.
o    Kirjallinen selvitys: Jos palautteessa on kysymyksiä asiakasturvallisuudesta tai jos asiakas sitä toivoo, palautteen käsittelystä laaditaan kirjallinen selvitys. Selvitys laaditaan yhteistyössä toimintayksikön ja tehtäväaluepäällikön kanssa.

4.    Laatutiimin rooli:
o    Kun palautteen käsittely on saatu päätökseen, palautteeseen liittyvä vastine toimitetaan asiakaslähtöisesti, ja se sisältää tiedot palautteen käsittelystä ja toteutettavista laadunvalvontatoimenpiteistä.
o    Vastineen jakaminen: Laatutiimi lähettää vastineen asiakkaalle, palautteen antajalle, asumisyksikön lähijohtajalle ja tehtäväaluepäällikölle. Tiedot tallennetaan hyvinvointialueen asiakirjojen tietokantaan, jotta ne ovat helposti saatavilla ja voidaan hyödyntää jatkossa toiminnan kehittämisessä.

5.    Palaute ja kehittäminen:
o    Asiakaspalautteet ja saatu vastine ovat tärkeitä työkaluja toiminnan kehittämisessä. Ne auttavat tunnistamaan kehittämistarpeita ja mahdollisia puutteita, joita voidaan korjata tulevaisuudessa.
o    Tavoiteaika muistutusten käsittelylle on 2 viikkoa

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Tehtäväaluepäällikkö Sanna Misukka 

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa.

Muistutus
Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Joko toimintayksikön tai johtavan viranhaltijan on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.

Kantelu
Kantelun voi tehdä viranomaisen, tai siihen palvelusuhteessa olevan henkilön, lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä. Kantelu tulee ensisijaisesti tehdä kirjallisena. Aluehallintovirasto käsittelee pääosin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyviä kanteluita, mutta Valvira käsittelee ne silloin, jos hoitovirheen epäillään johtaneen potilaan kuolemaan tai pysyvään, vaikeaan vammaan. Eduskunnan oikeusasiamiehen puoleen voi kääntyä, kun epäilee, että viranomainen tai virkamies ei ole noudattanut lakia tai täyttänyt velvollisuuksiaan tai jos kantelija epäilee, että perus- ja ihmisoikeudet eivät ole toteutuneet asianmukaisesti.

Selvityspyytöihin ja muistutuksiin vastaa pääsääntöisesti tehtäväaluepäällikkö ja lähijohtaja. Tarvittaessa vastuksen laatii hyvinvointialueen palvelualuejohtaja. Vastaus laaditaan kirjallisena ja se viedään CaseM järjestelmään ja toimitetaan selvityksen lähettäjälle pyynnössä olevan ohjeen mukaisesti.

Suullisen muistutuksen voi tehdä suoraan yksikköön. Yksikön lähijohtaja tuo asian tiedoksi tehtäväaluepäällikölle. Asia viedään tarvittaessa CaseM järjestelmään ja muistutukseen laaditaan kirjallinen vastine ja toimitetaan muistutuksen tekijälle.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista tulee seurata. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein. Salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista. VAKEssa raportointi ja julkaisu toteutetaan osana palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa. VAKE tasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Uusi pohja tehty 10-11/2024, sen toimivuutta seurataan ja kehitetään 3/2025

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Uusi pohja tehty pvm ja päivittäjät:
Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena, jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, pitää päivitykset tehdä omavalvontasuunnitelmaan. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä.