Omavalvontasuunnitelma Neuvolan perheohjaus

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Lapsiperheiden varhaisen tuen palvelut (tehtäväalue), neuvolan perheohjaus (yksikkö)
Tehtäväalueeseen kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Kultasepänkatu 7, 2.krs, 04250 Kerava, Aurinkokivenkuja 1, 01700 Vantaa, Ojahaantie 1, 01600 Vantaa, Myyrmannin liikekeskus, Iskoskuja 3A, 01600 Vantaa, Pehtoorintie 3, 01510 Vantaa, Kielotie 40, 01300 Vantaa, Laukkarinne 6, 01200 Vantaa, Karsikkokuja 15, 01360 Vantaa, Naalipolku 6A 1.krs, 01450 Vantaa, Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Neuvolan perheohjaus: 
Tiimin lähijohtaja Susanna Vinkki  susanna.vinkki@vakehyva.fi p. +358 40 612 0401
Lapsiperheiden varhaisen tuen palvelut:
Tehtäväaluepäällikkö Hanna Hukkanen  hanna.hukkanen@vakehyva.fi  p. +358 40 612 0625

Toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Lapsiperheiden varhaisen tuen palvelut tuottaa lapsiperheiden kotiin ja arkiympäristöön vietäviä sosiaalihuoltolain mukaisia sekä varhaisen tuen palveluja.
Palveluita tuotetaan sosiaalihuoltolain (1301/2014) 6§, 18a§, 16§ ja, LSL 36§ mukaisesti resurssien puitteissa. Sosiaalipalveluilla tarkoitetaan sosiaalihuoltolain (1301/2014) 3§ mukaan hyvinvointialueen sosiaalipalveluja sekä muita toimia, joilla sosiaalihuollon ammattihenkilöt ja muu asiakastyöhön osallistuva henkilöstö edistävät ja ylläpitävät yksilön, perheen ja yhteisön toimintakykyä, sosiaalista hyvinvointia, turvallisuutta ja osallisuutta; (26.8.2022/790).
Tehtäväalueen tuottamiin sosiaalipalveluihin kuuluvat lapsiperheiden kotipalvelu, lapsiperheiden ohjaus ja neuvonta sekä neuvolan perheohjaus. Palveluita tarjotaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella asuville lapsiperheille, jotka tarvitsevat neuvontaa, tukea, ohjausta ja apua kotiinsa sekä arkiympäristöönsä. 
Asiakaspaikkamäärää ei ole rajoitettu. Palveluita tuotetaan sekä omana työnä että ostopalveluna.

Neuvolan perheohjaus (sosiaalihuoltolaki 16§)
Neuvolan perheohjaus on hyvinvointialueen sosiaalihuollon varhaisen tuen maksutonta palvelua alle kouluikäisten lasten perheille ja vauvaa odottaville. Perheohjaaja työskentelee tavoitteellisesti vanhempien kanssa yhdessä keskustellen ja ratkaisuja pohtien. Työskentelyn tueksi laaditaan toteuttamissuunnitelma. Tapaamiset järjestetään pääsääntöisesti perheen kotona, mutta myös tapaamiset neuvolalla tai etänä (puhelu, videotapaaminen) ovat mahdollisia. Palvelu on tilapäistä, ja asiakkuuden kestosta ja tapaamisista sovitaan yhdessä perheen kanssa. Palvelua tarjotaan 2–10 kertaa asiakkuuden aikana, tapaamiset järjestetään noin 2- 4 viikon välein.
Perheohjaajan tapaamisten teemoina voivat olla esimerkiksi:
Raskausajan tuki, arjenhallinnan kysymykset, pari- ja perhesuhteiden tuki, tuki muuttuvissa elämäntilanteissa, uniohjaus, lapsen kasvatuskysymykset, vanhempana jaksaminen ja toimiminen sekä vanhemman mielialan haasteet.
Asiakas voi hakeutua palveluun suoraan esimerkiksi soittamalla neuvolan perheohjaajalle, tekemällä Maisassa hakemuksen; Lapsiperheiden palvelujen hakemus, sosiaaliohjaus (neuvolan perheohjaus) tai neuvolan terveydenhoitajan tai muun ammattilaisen tekemällä palvelulähetteellä. Palvelu on asiakkaalle maksutonta.
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Tehtäväaluepäällikkö Hanna Hukkanen, tiimin lähijohtaja Susanna Vinkki sekä perheohjaajat Laura Puhakka, Kirsi Hann ja Mirjami Paasikallio
Tiimikokouksissa keskustellaan säännöllisesti omavalvonnasta sekä omavalvontasuunnitelman sisällön tarkentamisesta ja kehittämisestä. Keskusteluihin osallistuvat kaikki tiimin jäsenet.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään säännöllisesti ja aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Kun omavalvontasuunnitelmaa päivitetään, julkaistaan suunnitelman viimeisin versio viiveettä. Lapsiperheiden varhaisen tuen palvelujen tehtäväalueen neuvolan perheohjauksen omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään neljän kuukauden välein yhdessä työntekijöiden edustajien kanssa.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nettisivuilla: www.vakehyva.fi 
Asiakas saa halutessaan luettavakseen myös omavalvontasuunnitelma paperiversion. Tämä tulee pyytää tiimin lähijohtajalta.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 
Perheohjausta toteutetaan sosiaalihuoltolain 30.12.2014/1301 16 § mukaisena palveluna.
Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Kuitenkin aina ilman aiheetonta viivytystä. Asiakkuus päättyy, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perustetta. (Sosiaalihuoltolaki 33§) Palvelun tulee alkaa vireilletulosta kolmen kuukauden sisällä. (Sosiaalihuoltolaki 45§)
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: 
Asiakkailta kerätään säännöllisesti palautetta QPro- asiakaspalautteella. Sieltä seurataan erityisesti NPS (Net promoter score) lukua. Luvulla seurataan sitä, että kuinka todennäköisesti palvelua suositellaan. Lisäksi saadaan asiakkaiden käsitys siitä, että millaisena kokevat neuvolan perheohjauksen palveluna, sisältönä sekä asiakastyytyväisyyden.
Asiakastyön laatua seurataan myös asiakastyön dokumenttien kautta.

Tehtäväalueen johtamisjärjestelmä ja vastuut: 
Lapsiperheiden varhaisen tuen palveluita johtaa tehtäväaluepäällikkö Hanna Hukkanen ja neuvolan perheohjauksen tiimiä johtaa tiimin lähijohtaja Susanna Vinkki. He ovat yhdessä vastuussa, että omavalvontasuunnitelmaa noudatetaan neuvolan perheohjauksen toteuttamisessa.

5.1 Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Tehtäväalueen toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Hyvinvointialueen toimialan linjajohdon vastuulla on riskienhallinnan ja turvallisuuden järjestäminen. Johdon vastuulla on ohjauksen ja turvallisen toiminnan mahdollistaminen sekä ohjeistuksen ja tiedon välittäminen. Lähiesihenkilön vastuulla on henkilöstön riittävä perehdytys ohjeistuksiin sekä työssään kohtaamiin riskitekijöihin. Työntekijän vastuulla on perehtyä saamiinsa ohjeistuksiin ja noudattaa niitä omassa työssään.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Päivitetään myöhemmin
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: 
Lapsiperheiden varhaisen tuen palvelujen tehtäväalueelle on laadittu turvallinen kotikäynti- ohjeistus. Koko tehtäväalueen työntekijöille on järjestetty turvallisuus koulutus asiakkaiden kohtaamiseen. Lisäksi jokainen työntekijä suorittaa vuosittain tietoturva ja –suojakoulutukset. Neuvolan perheohjauksen tiimeissä käydään säännöllisesti läpi turvallisuuteen liittyviä asioita.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo tehtäväalueen riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika:
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika:    
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika:
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 
 

5.2 Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Työntekijät on perehdytetty käyttämään HaiPro- järjestelmää. Ilmoitusten sisällöt käydään läpi säännöllisesti neuvolan perheohjauksen tiimeissä ja käydään läpi, että mitä tilanteista opittiin.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.
 

5.3 Palveluyksikön keskeiset riskit

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Neuvolan perheohjausta ei tuoteta ostopalveluna eikä alihankintana

5.4 Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Tiimilähijohtaja ja tehtäväaluepäällikkö vastaavat riskienhallinnan seurannasta sekä korjaavien toimenpiteiden kirjaamisesta ja tiedottamisesta.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Toistaiseksi näitä ei ole tullut. Tarvittaessa tehtäväaluepäällikkö vastaa tulleisiin selvityspyyntöihin ja yhdessä tiimin esihenkilön kanssa. Huomioidaan saatujen ohjeistusten viemisestä henkilöstön tietoon.  Esihenkilöt vastaavat mahdollisten toimenpiteiden kehittämisestä ja käytäntöön viennistä. 

5.5 Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Työntekijöillä on lastensuojelulain 25§ mukainen ilmoitusvelvollisuus, joka tarkoittaa, että he ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan toimivaltaiselle viranomaiselle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Heillä on myös tietyissä tilanteissa velvollisuus tehdä ennakollinen lastensuojeluilmoitus sosiaalihuoltoon jo ennen lapsen syntymää. 
Lastensuojeluilmoituksen tekemiseen velvoitetuilla tahoilla on myös velvollisuus salassapitosäännösten estämättä tehdä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu seksuaalirikoksena tai henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistava teko. Tällaisia rikoksia ovat esimerkiksi lapsen seksuaalinen hyväksikäyttö ja pahoinpitely. Lisäksi heidän tulee tehdä lastensuojeluilmoitus.
Työntekijöitä koskee myös Sosiaalihuoltolaki 35§ mukainen ilmoitusvelvollisuus sosiaalihuollon tarpeesta. Laki velvoittaa työntekijän ohjaamaan asiakkaan ottamaan yhteyttä sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi. Työntekijä voi tehdä yhteydenoton asiakkaan suostumuksella. Mikäli lapsen etu kuitenkin vaatii yhteydenottoa, mutta vanhempi ei ole siihen suostuvainen, on tehtävä lastensuojeluilmoitus.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: 
Ilmoitusvelvollisuus on osa henkilöstön perehdytystä ja lisätukea saa tarvittaessa lähiesihenkilöltä. 

6.1 Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Neuvolan perheohjauksessa on 15 työntekijää. Kaikki ovat koulutukseltaan sosionomi AMK. Työntekijöiden nimikkeet: 1 sosiaaliohjaaja, 2 neuvolan perhetyöntekijää, 12 perheohjaajaa. Tiimin lähijohtaja on koulutukseltaan sosionomi YAMK ja hänen nimikkeensä on perhetyön esihenkilö.

Sijaisten käytön periaatteet: Neuvolan perheohjauksessa ei käytetä sijaisia.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Neuvolan perheohjauksessa ei käytetä vuokrattua työvoimaa eikä alihankintana toteutettavaa työvoimaa.

Rekrytointi: Neuvolan perheohjauksen rekrytoinnista vastaavat yhdessä Lapsiperheiden varhaisentuen palvelujen tehtäväaluepäällikkö sekä tiimin lähijohtaja. Rekrytointi toteutetaan Laura- rekrytointi järjestelmän avulla. Rekrytoinnissa suositaan yleensä ensin ryhmähaastattelua, mistä valitaan hakijoita yksilöhaastatteluun. Hakijoiden kelpoisuus tarkistetaan Julkiterhikistä sekä ryhmähaastattelussa tarkistetaan hakijoiden henkilöllisyys.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ammattihenkilöiden ammattioikeus varmistetaan Julkiterhikistä. Neuvolan perheohjauksessa ei selvitetä rikostaustaa, koska ammattihenkilöt eivät ole kahden kesken lasten kanssa, huoltaja on aina tapaamisissa läsnä.

6.2 Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Neuvolan perheohjaukseen ei rekrytoida henkilöitä, jotka eivät täytä koulutusvaatimusta (Sosionomi AMK). Työntekijöiltä edellytetään riittävää suomen kielen kirjallista ja suullista osaamista. 

Henkilöstön perehdytys: Lapsiperheiden varhaisen tuen palveluihin on laadittu yhteinen perehdytysrunko. Perehdytyksestä vastaa yhdessä tiimin työntekijät sekä esihenkilö. Uusi työntekijä perehtyy käytännön työhön yhdessä toisen työntekijän kanssa 1- 2 viikon ajan. Perehdytystä tarjotaan työntekijälle niin kauan kuin se on tarpeen, esihenkilö käy säännöllistä keskustelua työntekijän kanssa ja varmistaa, että hänellä on riittävät tiedot työstä suoriutumiseen.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön ammattitaitoa ylläpidetään muun muassa täydennyskoulutuksilla sekä vertaisoppimisella (tiimissä jaetaan tietoa muille työntekijöille käydystä koulutuksesta). Täydennyskoulutuksen sisällöstä keskustellaan vähintään kerran vuodessa käytävässä kehityskeskustelussa. Nämä kirjataan käytössä olevaan MyJopi alustaan. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki- järjestelmän kautta. Vuosittain pakollisia täydennyskoulutuksia ovat tietoturvaan liittyvä koulutus.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opiskelijoille ilmoitetaan avoimista työharjoittelu mahdollisuuksista Jobiilissa. Neuvolan perheohjauksen tiimistä sovitaan 2-3 työntekijää, jotka vastaavat opiskelijan ohjauksesta. Tiimin esihenkilö tapaa opiskelijan vähintään 2 kertaa työharjoittelun aikana. Opiskelija allekirjoittaa vaitiolovelvollisuus- sopimuksen. Opiskelija saa työharjoittelun ajaksi käyttöönsä asiakastietojärjestelmä Apotin tunnukset.

Tehtäväalueen henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 
Vaken henkilöstöltä kerätään anonyymia palautetta säännöllisesti 4 kertaa vuodessa, Vake-pulssissa. Kyselyn tulokset käydään työntekijöiden kanssa läpi ja toimintaa kehitetään saadun palautteen perusteella. Palautteen antamiseen rohkaistaan myös arkisissa kohtaamisissa kollegojen ja lähijohtajan kanssa. Tiimin lähijohtaja vastaa palautteen käsittelystä ja mahdollisten toimenpiteiden suunnittelusta ja seurannasta.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Henkilöstön osaamista vahvistetaan täydennyskoulutuksen lisäksi kollegiaalisilla, reflektiivisillä keskusteluilla sekä tiimilähijohtajan tapaamisilla. Tiimilähijohtajan vastuulla on puuttua havaittuihin epäkohtiin, antaa palautetta, ohjata toiminnan muuttamisessa ja sopia seurannasta. Työntekijät käyttävät työssään Apotin aikataulupohjaa. Tiimille on laadittu suoran asiakastyön velvoite (vähintään 50%) työajasta. Esihenkilö seuraa sitä Apotin raporteilta. 
 

6.3 Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Neuvolan perheohjaukselle ei ole olemassa henkilöstömitoitusta.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Mikäli neuvolan perheohjauksesta vapautuu vakanssi, pyritään se täyttämään rekrytoinnilla viipymättä.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Neuvolan perheohjauksen työntekijät työskentelevät pääsääntöisesti oman neuvolansa alueella. Kaikilla on velvollisuus tehdä työtä myös koko Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella, mikäli asiakastyön tarve näin edellyttää.

6.4 Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Neuvolan perheohjauksessa ei ole lääkehoitoa eikä näin ollen myöskään lääkehoitosuunnitelmaa.

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: -
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: -
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:-
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: -

6.5 Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimitilat vastaavat palvelun tarpeisiin. Tilat ovat avoinna virka-aikoina.  Asiakastiloissa on wc:t ja tilat on suunniteltu esteettömiksi. Siivous toteutuu hyvinvointialueen sopimusten mukaisesti.   

Neuvolan perheohjaajien työhuoneet sijaitsevat neuvoloiden yhteydessä. Työhuoneet on järjestelty niin, että toimintaympäristön turvallisuus toteutuu.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Päivitetään myöhemmin
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: -

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Neuvolan perheohjauksen kaikki asiakastieto on asiakastietojärjestelmä Apotissa. Apottiin kirjaudutaan työntekijän henkilökohtaisilla tunnuksilla sote-ammattikorttia käyttäen. Työntekijällä on oikeus katsoa vain omien asiakkaidensa tietoja.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Epäkohdista ollaan yhteydessä kunkin kiinteistön huollosta vastaavaan tahoon tai alueisännöitsijään.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Työtä tehdään pääsääntöisesti asiakkaiden kodeissa.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Päivitetään myöhemmin.

6.6 Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Neuvolan perheohjauksella on oma Apotti- koordinaattori, hän toimii koko lapsiperheiden varhaisen tuen palvelujen Apotti- kooedinaattorina. Uudet työntekijät käyvät Apotin peruskäyttöön liittyvät koulutukset. Apotti- koordinaattori on laatinut neuvolan perheohjaukselle eri työnkulkuihin käyttöohjeet. Apotti- koordinaattori ja esihenkilö tapaavat säännöllisesti Apotti- asioissa. Esihenkilö tilaa uusille työntekijöille Apotti- tunnukset.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on julkaistu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Tietoturvasuunnitelmaan perehdyttämisestä vastaa tiimin lähiesihenkilö Susanna Vinkki.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: 
Hyvinvointialue on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. Neuvolan perheohjausta ei tuoteta ostopalveluna eikä alihankintana.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: 
Poikkeavuuksista ja häiriöistä ilmoitetaan hyvinvointialueen it tukeen joko puhelimitse tai Vakka -tiketillä. Jokainen henkilöstön jäsen on velvoitettu ilmoittamaan havaitsemastaan poikkeamasta tai häiriöstä. Tarvittaessa ongelmasta ilmoitetaan myös lähijohtajalle, jos ongelma on laajempi ja koskettaa useampaa kuin yhtä käyttäjää tai jos ongelman ratkaisemiseen tarvitaan lähijohtajaa. 

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Kaikista poikkeamista ja häiriötilanteista ilmoitetaan heti lähijohtajalle. Tietoturvapoikkeama tarkoittaa tilannetta, jossa verkkopalvelussa tai -järjestelmässä ilmenee tietoturvaongelma tai haavoittuvuus, joka mahdollisesti häiritsee tai aiheuttaa vaaraa tiedoille tai järjestelmille. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai käytettävyys vaarantuvat. 
Tietoturvapoikkeamia voivat olla esimerkiksi 
•    Haittaohjelmatartunta, kuten kiristyshaittaohjelma tai virus 
•    Kyberhyökkäys, kuten palvelunestohyökkäys 
•    Haavoittuvuus tietojärjestelmässä 
•    Identiteettivarkaus 
•    Kadonnut tai varastettu työasema, puhelin tai tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku 
•    Käyttäjätilin vaarantuminen, esimerkiksi tilanne, jossa hyökkääjä pystyy esiintymään käyttäjänä 
•    Epätavalliset kirjautumisyritykset 
•    Tietomurto eli luvaton tunkeutuminen tietojärjestelmään tai palveluun 
•    Verkkosivuston kaappaus eli käyttäjä luulee vierailevansa VAKEn sivustolla, joka on todellisuudessa hyökkääjän rekisteröimä verkkoalue 
•    Tietovuoto, hyvinvointialueen salassa pidettäviä tietoja on vuotanut ja väärinkäytetty 
•    Onnistunut tietojenkalastelu, esimerkiksi haitallisen linkin klikkaaminen, tiedoston lataaminen tai tietojen luovuttaminen kalastelijoille 
Kalasteluviestit tulee aina raportoida Outlookista löytyvällä "Ilmoita tietojenkalastelusta" -painikkeella joko työpöytäsovelluksella, selainversiossa tai mobiiliapplikaatiolla. 
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen. 
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus on tapahtuma, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. 
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksia voivat olla esimerkiksi 
•    Henkilötietoja on lähetty sähköpostitse tai kirjeitse väärälle henkilölle (asiakkaalle, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijälle tai muulle sivulliselle) 
•    Henkilötietoja on tulostettu tulostimeen niin, että ne ovat olleet muiden nähtävänä 
•    Sähköisesti tallennetut tai paperiset asiakirjat ovat voineet olla ulkopuolisen nähtävänä 
•    Lukitsemattomat tilat 
•    Huono äänieristys 
•    Asiakirjat ovat kadonneet tai varastettu (väliaikaisesti tai pysyvästi 
•    Asiakastietoihin on tehty väärä kirjaus 
•    Järjestelmän käyttäjällä on työtehtäviinsä nähden liian laajat käyttöoikeudet 
•    Ulkopuolinen henkilö on päässyt henkilötietoihin käsiksi tietojärjestelmässä tai ohjelmistossa 
•    Henkilötietoja sisältävä tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku, on kadonnut tai varastettu 
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus voi olla tahallinen tai se voi myös johtua huolimattomasta tietojenkäsittelystä. Mikäli tapahtuu tietoturvaloukkaus, ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi 
•    virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä 
•    yhteydenotto tietohallintoon tai 
•    pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto 
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus ilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta. Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa.   

Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti. 
Neuvolan perheohjauksessa ei ole käytössä Apotin jatkuvuustyöasemia. Työ ei ole lähtökohtaisesti luonteeltaan kriisi- tai päivystysluonteista, joten tietojärjestelmän poikkeavuuksista huolimatta työtä on usein mahdollista jatkaa tavanomaiseen tapaan. Mikäli asiakastietojärjestelmään pääsy estyy pidemmäksi aikaan, on tätä varten erillinen ohjeistus.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Työssä käytetään ainoastaan it-tiimin esiasentamia mobiililaitteita ja työasemia, työprofiililla. Henkilöstöä opastetaan käytössä osana perehdytystä. IT-tuen käyttöopastusta pyydetään tarvittaessa myös puhelimitse tai lähitukena.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: 
Henkilöstöllä on tiedossa lähituen osoite ja aukioloajat. Asiakastyötä on mahdollista toteuttaa äkillisistä teknologian vikatilanteista huolimatta ja liikkuva työ mahdollistaa lähituen hyödyntämisen joustavasti. 

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: 
Työssä toteutetaan aina mahdollisuuksien mukaan osallistavaa kirjaamista ja sähköinen dokumentointi on kiinteä osa työtä. Maisa järjestelmä antaa asiakkaalle mahdollisuuden määrittää dokumenttien näkyvyyksien oikeuksia. 
 

6.7 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen tehtäväalueen asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Asiakastietojen kirjaamisessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Asiakkaan tilanteesta kirjataan ilman tarpeetonta viivytystä palvelun järjestämisen kannalta oleellinen tieto, riittävässä laajuudessaan. Yksikössä toteutetaan asiakkaan osallistavaa dokumentointia ja suositaan reaaliaikaista dokumentaatiota. Asiakkaan tulee olla tietoinen siitä, mitä hänen asiassaan kirjataan asiakastietojärjestelmään. Kirjaamiseen liittyviä käytänteitä arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti tiimin lähijohtajan ja yksikön johtajan vastuulla. 

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen lisäksi potilas- ja asiakastietojen hallinnassa ja käsittelyssä sovelletaan tietosuojalakia, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia, sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettua lakia.

Henkilötietojen käsittelyssä on aina noudatettava tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. Työntekijöiden osaamista tuetaan vuosittaisilla pakollisilla tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksilla.

Palvelun saatavuuden määräajat: Palvelun tulee alkaa vireilletulosta kolmen kuukauden sisällä. (Sosiaalihuoltolaki 45§) Kuitenkin aina ilman aiheetonta viivytystä.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Neuvolan perheohjauksessa laaditaan kaikille asiakkaille toteuttamissuunnitelma. Toteuttamissuunnitelma laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa asiakastietojärjestelmä Apotissa. Työskentely perustuu toteuttamissuunnitelmassa laadittujen tavoitteiden pohjalle ja asiakaskirjaukset laaditaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Tarvittaessa tavoitteita tarkennetaan tai muutetaan vastamaan paremmin asiakkaan tarpeeseen.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: -

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Osana neuvoloiden yleistä siivousta.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät VAKEn Intranetistä.  
Tehtäväalueen henkilöstön käytössä on suojavarusteita, kuten kasvomaskeja, käsineitä ja haalareita. Henkilöstön käytössä on myös käsien desinfiointiainetta. Työntekijät huolehtivat yhdessä työterveyshuollon kanssa riittävästä rokotesuojastaan. Yksikössä ei työskennellä sairaana ja tartuntariski pyritään minimoimaan asiakastyössä. Asiakkaita suositellaan siirtämään tapaaminen toiseen ajankohtaan, jos perheessä on tarttuvaa sairautta. Tapaamisen osallistujien kokoonpanoa ja tapaamisen sijaintia on myös mahdollista muokata niin, että tarttuvan taudin leviäminen estetään.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: -

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Tehtäväalue ei vastaa asiakkaiden terveydenhoidon toteuttamisesta. Tarvittaessa asiakasta ohjataan sairaanhoidon piiriin.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Neuvolan perheohjaus on sosiaalihuollon palvelua. Jotta asiakkaan tietoja voidaan vaihtaa terveydenhuollon edustajan kanssa, tulee siihen pyytää asiakkaalta kirjallinen lupa. Neuvolan perheohjauksen ja terveydenhuollon esimerkiksi neuvolan terveydenhoitajan tiedonvaihtoon on laadittu Suostumuslomake neuvolan perheohjauksen tiedonvaihtoon. Asiakas voi antaa myös rajoitetun tiedonvaihtoluvan. Sosiaalihuollon ammattilaisten väliseen tiedonvaihtoon riittää asiakkaan suullinen lupa, tämä kirjataan asiakastietojärjestelmä Apottiin. Neuvolan perheohjaaja tekee aina kirjauksen asiakkaan tietoihin käymästään tiedonvaihdosta.

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Neuvolan perheohjaus ei ole vastuussa em. asioista

8.1 Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Asiakas voi itse olla suoraan yhteydessä neuvolan perheohjaajaan ja sopia tapaamisesta. Ammattilainen tekee Apotissa palvelulähetteen neuvolan perheohjaukseen ja työntekijä kontaktoi asiakkaan.

Omatyöntekijän nimeäminen: Neuvolan perheohjaaja, joka työskentelee asiakkaan kanssa, toimii asiakkaan omatyöntekijänä.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakkaalla on pääsy asiakaskirjauksiin sähköisen Maisa järjestelmän avulla. Hän pääsee varmistamaan, että kirjattu tieto on paikkansa pitävää. Asiakkaalla on oikeus saada tulostettuna kaikki häntä koskevat asiakirjat. Mikäli asiakirjoja ei luovuteta, tehdään asiasta valituskelpoinen kielteinen päätös. Asiakkaalle kerrotaan neuvolan perheohjaajan toimesta muun muassa vaitiolovellisuudesta sekä asiakastiedon kirjaamisesta Apottiin. Asiakas on aktiivinen toimija koko prosessin ajan.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Henkilöstö sitoutuu noudattamaan ammattieettisiä ohjeita ja periaatteita asiakkaan asiallisesta kohtelusta. Asiakkaisiin suhtaudutaan kunnioittavasti. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäasialliseen kohteluun tai käytökseen asiakkaita kohtaan, huomauttaa asiasta ja/tai tuoda asia esihenkilön tietoon. Esihenkilön tehtävänä on viime kädessä varmistaa, että jokainen työntekijä toimii asiakaskohtaamisissa asiallisesti ja eettisesti oikein. Epäkohdan tultua esiin, esihenkilö käy asian läpi työntekijän ja asiakkaan kanssa. Toimintakulttuurista käydään tarpeen mukaan yhteistä keskustelua ja tarkastellaan tietoisesti omaa ja yhteistä tapaa puhua asiakkaista ja asiakkaan kanssa.

Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen tultua ilmi, asiakkaan on ensimmäisenä mahdollista keskustella asiasta oman työntekijänsä kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, asiakas voi itse ottaa yhteyttä tai lähiesihenkilö / yksikön esihenkilö on asiakkaaseen yhteydessä tapahtuneen läpikäymiseksi ja korjaavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Tarvittaessa järjestetään asiakkaan niin toivoessa keskustelutilaisuus, jotta tapahtumat käydään läpi ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. 
Asiakkaan tyytymättömyyden aiheet on suositeltavaa käsitellä ensisijaisesti keskustelulla palvelua antaneessa yksikössä. Asiaa voi selvitellä palvelua antaneen työntekijän, päätöksen tekijän tai tarvittaessa esihenkilön kanssa. Keskustelu on usein tehokkain ja nopein keino asian selvittämiseksi.   

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakkaalle kerrotaan työskentelyn aikana, että hänellä on oikeus muistutuksen tai kantelun tekemiseen. 
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Neuvolan perheohjauksen toteuttamissuunnitelma laaditaan  ensimmäisellä tai toisella tapaamisella. Sitä päivitetään tarpeen mukaan työskentelyn aikana. Neuvolan perheohjauksen työskentely pohjautuu toteuttamissuunnitelmassa sovittuihin asioihin.

8.2 Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Neuvolan perheohjaus on asiakkaille vapaaehtoista sosiaalihuollon palvelua. Asiakkaita tiedotetaan vapaaehtoisuudesta ennen palvelun aloitusta.
Tehtäväalueen asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:-
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Palvelussa ei käytetä rajoittamistoimenpiteitä.

8.3 Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
 

8.4 Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: 

Toimialan asiakaspalautejärjestelmä koostuu kolmesta osasta: 
1. Jatkuva palaute: Jatkuvaa asiakaspalautetta kerätään pääasiassa hyvinvointialueen internet sivujen kautta. Jatkuvaa asiakaspalautetta saadaan myös suullisesti ja kirjallisesti.

2. Kohdennetut asiakaskyselyt: Esimerkiksi erikseen toteutettavat asiakaspalautteet

3. Lakisääteinen palaute: 
•    Oikaisuvaatimukset
•    Muistutukset
•    Kantelut
•    Valitukset
•    Vahingonkorvausvaatimukset 

Neuvolan perheohjauksessa on käytössä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä Qpro. Asiakkaille toimitetaan tekstiviestillä linkki, minkä avulla hän voi palautetta antaa. Lisäksi palautetta voidaan antaa kirjallisesti paperiversiona asiakkaan niin toivoessa. Palautetta kerätään vähintään kerran asiakkuuden aikana. 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Neuvolan perheohjauksen tiimissä käsitellään vähintään kuukausittain saatu asiakaspalaute. Asiakaspalautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä sekä ylläpitämisessä. Mikäli asiakas antaa työntekijän nimellä varustettua palautetta, kerrotaan se myös työntekijälle itselleen. Myös rakentava palaute käsitellään työntekijän kanssa.
 

8.5 Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Tehtäväaluepäällikkö Hanna Hukkanen

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus tehdä sosiaalihuollon asiakaslain 23 § mukainen muistutus, jos hän on tyytymätön saamaansa palveluun, hoitoon tai kohteluun. Jos asiakas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi voi tehdä muistutusta, voi muistutuksen tehdä myös omainen, muu läheinen tai laillinen edustaja. Muistutuksen tekemiseen on mahdollista saada apua sosiaali- ja potilasasiavastaavalta.  
Muistutus tulee tehdä kirjallisesti. Valmiita lomakkeita löytyy internet sivulta tai se voi olla muu vapaamuotoinen kirjallinen muistutus. Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutusasiakirjoja ei tallenneta asiakas- tai potilastietoihin.

Yksikön Vastuuhenkilö valmistelee vastineen yhdessä tiimin esihenkilön kanssa, kokoaa tarvittavat asiakirjat ja tallentaa ne asianhallintajärjestelmään. Muistutukseen tulee vastata 3 viikon kuluessa muistutuksen saapumisesta. Toimialan vastuuhenkilö lähettää vastineen määrätylle taholle. 

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Mikäli muistutuksia tulee, ne käsitellään tiimissä ja kaikki puutteet pyritään korjaamaan viipymättä. 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Omavalvontasuunnitelman sisältöä käsitellään tiimissä vähintään neljä kertaa vuodessa sekä aina toiminnassa tapahtuneiden muutosten tai omavalvontasuunnitelman päivittämisen myötä.  

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Seuranta toteutetaan 2.1.2025 neuvolan perheohjauksen tiimissä. Siinä huomioidaan muun muassa asiakaspalautteiden tuomat kehitysedotukset sekä Haipro- ilmoitukset.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):