Omavalvontasuunnitelma Lännen-, pohjoisen- ja idän aikuisten sosiaalityö

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue  

Y-tunnus: 3221356–1

Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA

Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA

Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: Lännen aikuisten sosiaalityö, pohjoinen aikuisten sosiaalityö ja idän aikuisten sosiaalityö  

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:  

Aikuisten sosiaalityön toimipisteet sijaitsevat neljässä eri toimipisteessä:

Lännen aikuisten sosiaalityö: Jönsaksentie 4, 4.krs, 01600 Vantaa

Pohjoinen aikuisten sosiaalityö: Karsikkokuja 15 3.krs 01360 Vantaa sekä Kultasepänkatu 7, 04250 Kerava

Idän aikuisten sosiaalityö: Vernissakatu 8C, 1.krs, 01300 Vantaa  

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:  
Aikuisten sosiaalityön lähijohtajat p. 09 4191 91 aikuissosiaalityo@vakehyva.fi  
(johtavat sosiaalityöntekijät, sosiaalityön esimies, tehtäväaluepäällikkö) 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):  

Aikuisten sosiaalityö tukee 25–64-vuotiaita aikuisia, jotka tarvitsevat tukea esimerkiksi taloudellisissa, sosiaalisissa tai terveydellisissä haasteissa. Toiminnan keskiössä on asiakkaan tilanteen kokonaisvaltainen ymmärtäminen ja yksilöllisesti räätälöityjen ratkaisujen tarjoaminen. Yksikkö toimii ennaltaehkäisevästi ja korjaavasti yhteistyössä eri toimijoiden, kuten terveydenhuollon, työllisyyspalveluiden ja järjestöjen, kanssa. Palvelut suunnitellaan asiakaslähtöisesti, ja ne tuotetaan sekä läsnä- että etäpalveluina. Toiminta-ajatus perustuu sosiaalihuoltolakiin ja muuhun lainsäädäntöön, joka ohjaa sosiaalipalvelujen järjestämistä ja toteuttamista. 

Tavoitteena on edistää asiakkaiden hyvinvointia, ehkäistä syrjäytymistä ja tukea arjen hallintaa sekä osallisuutta. Yksikkö pyrkii tarjoamaan nopeaa ja vaikuttavaa apua asiakkailleen, vastaten alueelliseen palvelutarpeeseen. 

Palvelut:

Aikuisten sosiaalityö tarjoaa seuraavia palveluja:

Sosiaaliohjaus: Sosiaaliohjauksella tarkoitetaan yksilöiden, perheiden ja yhteisöjen neuvontaa, ohjausta ja tukea palvelujen käytössä sekä yhteistyötä eri tukimuotojen yhteensovittamisessa. Tavoitteena on yksilöiden ja perheiden hyvinvoinnin ja osallisuuden edistäminen vahvistamalla elämänhallintaa ja toimintakykyä.

Sosiaalityö: Sosiaalityöllä tarkoitetaan yksilö- ja perhekohtaista asiakas- ja asiantuntijatyötä, jossa rakennetaan yksilön tai perheen tarpeita vastaava sosiaalisen tuen ja palvelujen kokonaisuus, sovitetaan se yhteen muiden toimijoiden tarjoaman tuen kanssa sekä ohjataan ja seurataan sen toteutumista ja vaikuttavuutta. Sosiaalityö on luonteeltaan muutosta tukevaa työtä, jonka tavoitteena on yhdessä yksilöiden, perheiden ja heidän yhteisöjensä kanssa lieventää elämäntilanteen vaikeuksia, vahvistaa yksilöiden ja perheiden omia toimintaedellytyksiä ja osallisuutta sekä edistää yhteisöjen sosiaalista eheyttä.

Asiakasryhmät:

Aikuisten sosiaalityön asiakasryhmään kuuluvat 25–64-vuotiaat aikuiset, jotka kohtaavat sosiaalisia haasteita. Näitä voivat olla:

Työttömät tai pitkäaikaistyöttömät.

Yksinhuoltajat tai perheelliset, joilla on taloudellisia tai arjessa selviytymisen haasteita.

Päihde- tai mielenterveysongelmista kärsivät.

Henkilöt, jotka tarvitsevat tukea asumisen järjestämisessä tai ovat vaarassa syrjäytyä.

Asiakkaat, jotka kohtaavat akuutteja kriisitilanteita, kuten avioero, työkyvyttömyys tai muu elämäntilanteen muutos.

Asiakasmäärät:

Aikuisten sosiaalityön asiakasmäärä vaihtelee alueellisesti ja riippuu alueesta. Keskimäärin asiakaskontakteja on aikuisten sosiaalityössä 300-400 per toimintayksikkö viikkotasolla.  

Aikuisten sosiaalityön toiminta on kattavaa, asiakaslähtöistä ja joustavaa. Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut aikuisten sosiaalityössä tuotetaan monikanavaisesti, jotta ne tavoittavat mahdollisimman hyvin asiakaskunnan tarpeet. Palvelupisteet ja niiden erilaiset toimintatavat takaavat, että palvelut ovat saavutettavissa sekä fyysisesti että digitaalisesti. Tämä auttaa edistämään asiakkaiden hyvinvointia ja tukee heitä kohti itsenäisempää ja tasapainoista elämää.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei  

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:  

Aikuisten sosiaalityössä tuotetaan seuraavia palveluja ostopalveluna:  

Asumispalveluiden hankinta mielenterveys- ja päihdekuntoutujille  

Työikäisten työ- ja päivätoiminta sosiaalisena kuntoutuksena  

Kriisimajoitus ja hätämajoitus sekä erillisasunnoissa että yhteisömuotoisena  

Aikuisväestön tuettu asuminen Niittäjäntien yksikössä  

Nuorten asumispalvelut ja itsenäistymisen tuki  

Sosiaalihuollon asiakkaiden kotisiivouspalvelu  

Neuropsykiatrinen valmennus  

Toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalvelut ja vainajien siirtokuljetukset  

Kotihoidon turvapalvelut  

Ylläpitosiivoukset ja raivaussiivoukset  

Erillisostona hankittavat palvelut asiakkaan palvelutarpeen mukaisesti

Ostopalveluiden tuottajat ovat hyvinvointialueen kilpailuttamat yritykset.  

 

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:.  

Palveluntuottajan on valvontalain mukaisesti huolehdittava siitä, että sekä oman yksikön toiminta että ostopalveluiden tuottama toiminta ovat laadukkaita, asianmukaisia ja turvaavat asiakkaiden ja potilaiden turvallisuuden. Tämä toteutetaan  valvontajärjestelmällä.  

Kaikki ostopalvelusopimukset laaditaan kirjallisesti, ja niissä määritellään tarkasti palvelun sisältö, laatuvaatimukset ja vastuut. Ostopalvelun tuottaja raportoi säännöllisesti antamastaan ostopalvelusta palveluntilaajalle. Palveluntuottajiin pidetään yhteyttä tapaamisin, sähköpostilla ja puhelimitse. Raportit voivat sisältää esimerkiksi palvelun sisällön raportoinnin, tiedon palvelun toteutumisen ajallaan ja mahdolliset poikkeamatilanteet. Ostopalvelun tuottaja raportoi välittömästi kaikista poikkeamatilanteista, jotka liittyvät asiakasturvallisuuteen. Näihin sisältyvät esimerkiksi virheet palvelussa tai palvelun viivästymiset. Palautetta kerätään asiakkailta  ostopalveluiden tuottamista palveluista. Näiden perusteella arvioidaan ostopalveluiden laatua. Hankintasopimuksiin liittyvät reklamaatiot tehdään erillisen lomakkeen kautta.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on erillinen laadunvalvonnan yksikkö, joka vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta. Ohjaus- ja valvontavastuu koskee ostopalvelutuotantoa. Valvonta ja tuottajaohjaus vastaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen ohjauksesta ja valvonnasta.  Valvonta ja tuottajaohjaus sijoittuu konsernipalvelujen alle, osaksi järjestämisen tuki ja hankinnat -yksikköä. Valvonta ja tuottajaohjaus järjestää palveluntuottajille neuvontaa ja tukea, mm. vuosittaisten seminaarien sekä omavalvontasuunnitelmien laatimisen tuen kautta. Valvonta ja tuottajaohjaustiimissä valvontatyötä tekee siihen erikoistunut henkilökunta yhteistyössä toimialojen kanssa. Keskitetyn yksikön avulla varmistetaan palvelujen laatu, sekä asiakas- ja potilasturvallisuus ja pystytään reagoimaan tarvittaessa nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Laadunvalvonnan yksikköön saa yhteyden osoitteessa: laadunvalvonta@vakehyva.fi 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt:  

Aikuisten sosiaalityön lähijohtaja sekä yksiköiden lähijohtajat vastaavat omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta sekä päivittämisestä. Henkilöstö osallistuu toiminnan arviointiin ja toteuttamiseen osana omia työtehtäviänsä sekä tiimeissä ja johtoryhmässä edustajansa kautta. Perehdytyssuunnitelmassa huomioidaan omavalvontasuunnitelma. Omavalvontaan liittyviä asioita on määritelty tarkemmin työsuojelusuunnitelmassa. Julkaisemisesta internettiin vastaa palveluyksikön toimistosihteeri.  

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:  

Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun, asiakas/potilasturvallisuuteen tai olosuhteisiin liittyviä muutoksia. Kun omavalvontasuunnitelmaa päivitetään, suunnitelman viimeisin versio on julkisesti nähtävillä. Omavalvontasuunnitelmien seuranta on 4kk välein.  

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:  

Omavalvontasuunnitelma tehdään sähköisesti ja se julkaistaan julkisessa tietoverkossa tai muulla sen julkisuutta edistävällä tavalla sekä omavalvontasuunnitelma pidetään julkisesti nähtävänä palveluyksikössä. Omavalvontasuunnitelma pidetään yksikössä julkisesti nähtävänä siten, että asiakkaat, omaiset ja yksikön omavalvonnasta kiinnostuneet voivat tutustua siihen ilman erillistä pyyntöä. Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä sähköisesti osoitteessa www.vakehyva.fi sekä yksikön ilmoitustaululla.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Aikuisten sosiaalityön palveluyksikön toiminnassa laatuvaatimukset ja -suositukset määrittävät palvelujen asianmukaisuuden, vaikuttavuuden ja asiakaslähtöisyyden. Näiden perustana ovat erityislainsäädäntö, kuten sosiaalihuoltolaki, laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä, asiakaslaki ja valvontalaki. Näitä täydentävät kansalliset laatusuositukset, kuten sosiaalihuollon yleiset laatusuositukset.  

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:  

Laadunhallinta sosiaalityössä tarkoittaa toimintatapojen, palveluprosessien ja asiakastyön jatkuvaa kehittämistä ja arviointia tavoitteena turvata asiakkaiden tarpeita vastaavat palvelut. Laadunhallinnan toteuttaminen perustuu systemaattiseen ja läpinäkyvään suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin. Keskeistä on asiakaslähtöisyys ja palvelujen yhdenmukaisuuden varmistaminen, erityisesti kun toimitaan monialaisten tiimien ja kompleksisten asiakastarpeiden parissa. 

Laadunhallinnan toteuttamistapoja ovat muun muassa jatkuva parantaminen, palautteen kerääminen ja hyödyntäminen, toimintamallien arviointi sekä henkilöstön koulutus ja osallistaminen. Työkalut, kuten hyvinvointimittari, mahdollistavat yksityiskohtaisen asiakastiedon hyödyntämisen ja palveluprosessien parantamisen.  

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:  

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä sosiaalityössä muodostuu eri vastuutasoista ja -rooleista. Johtamisjärjestelmä takaa toiminnan sujuvuuden, vastuiden selkeyden ja laadunhallinnan, erityisesti omavalvonnan osalta.  

Johtoryhmän yhteystiedot löytyvät hyvinvointialueen nettisivuilta: https://vakehyva.fi/fi/tietoa-meista/yhteystietoja 

5.1. Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:  

Palveluyksikön riskienhallinta on keskeinen osa laadunhallintaa ja asiakasturvallisuuden varmistamista. Riskienhallinnasta vastaa yksikön lähijohtajat. Heidän vastuullaan on varmistaa, että yksikössä on käytössä toimivat riskienhallinnan prosessit ja että ne kattavat kaikki toiminnan osa-alueet. Käytännössä riskienhallintaa tehdään työolojen arviointien ja HaiPro – ilmoitusten kautta.  

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:  

Sosiaalityön esimies, p. 09 4191 91 aikuissosiaalityo@vakehyva.fi  

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:  

Palveluyksikössä henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen on olennainen osa toiminnan laadun ja asiakasturvallisuuden ylläpitämistä. Riskienhallintaosaamista kehitetään systemaattisesti säännöllisten koulutusten, toimintamallien ja jatkuvan seurannan avulla. 

Henkilöstö osallistuu riskienhallintaa käsitteleviin koulutuksiin. Koulutuksissa käsitellään ajankohtaisia aiheita, kuten asiakasturvallisuutta, tietosuojaa ja poikkeamatilanteiden hallintaa. Koulutusten sisältö päivitetään säännöllisesti vastaamaan muuttuvia lainsäädäntöjä ja toimintaympäristön tarpeita. Uudet työntekijät perehdytetään kattavasti yksikön riskienhallintakäytäntöihin, kuten tietoturvaan ja asiakasturvallisuuden varmistamiseen.  

Palveluyksikössä on kirjalliset riskienhallinnan ohjeistukset, jotka sisältävät toimintaohjeet muun muassa asiakasturvallisuuden varmistamiseen, HaiPro-ilmoitusten tekemiseen ja tietosuojariskeihin. Ohjeistukset ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla ja niitä päivitetään säännöllisesti. Työntekijöiden saatavilla on myös yksikön varautumissuunnitelma, joka on osa uusien työntekijöiden perehdytysmateriaalia.  

Henkilöstölle on annettu työkalut ja mallit riskien tunnistamiseen ja arviointiin. Näiden avulla työntekijät voivat ennakoida mahdollisia riskejä ja suunnitella toimenpiteitä niiden minimoimiseksi. Henkilöstöä ohjeistetaan tekemään HaiPro-ilmoituksia kaikista poikkeamatilanteista. Näin yksikkö voi analysoida ja oppia tilanteista sekä kehittää toimintaansa riskienhallinnan näkökulmasta. HaiPro-ilmoituksia käsitellään säännöllisesti tiimipalavereissa, joissa myös jaetaan oppeja ja kehitetään toimintatapoja. Riskienhallinnan osaamista seurataan osana yksikön omavalvontaa. Työvälineenä käytetään myös työolojen arviointia.  

Riskienhallinta on säännöllinen aihe tiimipalavereissa, joissa työntekijät voivat jakaa kokemuksiaan ja kehittää yhdessä uusia toimintatapoja riskien ennaltaehkäisemiseksi. Henkilöstön kokemuksia ja havaintoja hyödynnetään riskienhallintakäytäntöjen kehittämisessä. 

Palveluyksikössä henkilöstön riskienhallinnan osaaminen varmistetaan säännöllisten koulutusten, käytännön harjoitusten, selkeiden ohjeiden ja jatkuvan seurannan avulla. Työntekijöiden osallistuminen ja palautteen hyödyntäminen ovat keskeisiä keinoja riskienhallinnan jatkuvassa kehittämisessä, mikä takaa laadukkaat ja turvalliset palvelut sekä asiakkaille että henkilöstölle.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:  

Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma

Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma

Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma

Lääkehoitosuunnitelma

Laitevastaavan käsikirja

Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet

Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet

Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet

Valmiussuunnitelma

Tietoturvasuunnitelma

Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset

Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet

Meillä töissä – käsikirja  

Osallisuusohjelma ja suunnitelmat

Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma

Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: kaikkien yksiköiden osalta tehty syksyllä 2024  

Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika:    kiinteistökohtaiset päivittämiset hoitaa isännöitsijät  

Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: päivitetty vuodelle 2024  

Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: päivitetty vuodelle 2024

5.2. Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:  

HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.

HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.

Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.

Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.

WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta.  

Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.  

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:  

Palveluyksikössä epäkohtien, vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsittely on järjestelmällinen ja oppimiseen perustuva prosessi, jolla pyritään varmistamaan toiminnan jatkuva kehittäminen ja asiakasturvallisuuden parantaminen. Tilanteiden käsittelyssä painotetaan avointa tiedonkulkua, henkilöstön osallistamista sekä asiakkaiden näkemyksen huomioon ottamista. 

Kaikki havaitut epäkohdat, haittatapahtumat ja läheltä piti -tilanteet kirjataan yksikön käytössä olevaan HaiPro-järjestelmään. Henkilöstö on perehdytetty raportointikäytäntöihin, ja jokaisen työntekijän velvollisuus on ilmoittaa havainnoistaan viipymättä. Myös asiakkaiden ilmoitukset mahdollisista epäkohdista otetaan huomioon ja kirjataan. 

Kaikki raportoidut tapahtumat käsitellään viikkopalaverissa tai muussa säännöllisessä tiimikokouksessa. Näissä tilaisuuksissa arvioidaan tapahtumien syyt, mahdolliset riskitekijät ja tarvittavat korjaavat toimenpiteet. Tiimikäsittely tarjoaa mahdollisuuden moniammatilliseen näkökulmaan, jossa tilanteiden taustatekijöitä voidaan tarkastella eri asiantuntijuuksien kautta. Jokaisesta tapahtumasta laaditaan korjaava toimenpidesuunnitelma, joka voi sisältää esimerkiksi henkilöstön lisäkoulutusta, ohjeistusten päivittämistä tai palveluprosessien tarkistamista. Asiakkaat otetaan mukaan kehittämistoimenpiteiden suunnitteluun esimerkiksi keskustelujen tai asiakaspalautteen keräämisen kautta, jotta muutokset vastaavat heidän tarpeitaan. Onnistuneista toimintatavoista ja opituista asioista tiedotetaan henkilöstölle säännöllisesti, jotta kaikki voivat hyötyä yksittäisten tapausten opeista.

Tilanteiden käsittelystä ja niihin liittyvistä päätöksistä tiedotetaan henkilöstölle esimerkiksi tiimikokouksissa, sähköpostitse tai yksikön sisäisen viestintäkanavan kautta. Vakavampien tapausten käsittelystä ja toimenpiteistä raportoidaan yksikön johdolle ja tarvittaessa koko organisaatiolle. Merkittävät tapahtumat ja niiden analyysit jaetaan sisäjohtoryhmässä, jotta kokemuksia voidaan hyödyntää myös muissa yksiköissä. Tarvittaessa tehdään yhteiset kehittämispäätökset.

Mikäli tapahtuma liittyy suoraan asiakkaaseen, hänelle tarjotaan mahdollisuus keskusteluun, jossa selitetään tapahtuman kulku ja käsittelyprosessi. Asiakas voi myös esittää omia näkemyksiään ja kehitysehdotuksiaan. Asiakkaalle tiedotetaan selkeästi, mitä toimenpiteitä on tehty hänen turvallisuutensa tai palvelukokemuksensa parantamiseksi. Asiakaspalautteista kerättyjä havaintoja käytetään osana tilanneanalyysia ja toimintatapojen kehittämistä.

Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta seurataan esimerkiksi tiimikokouksissa tai osana omavalvontaa. Tarvittaessa toimenpiteitä tarkistetaan, jos alkuperäiset ratkaisut eivät tuota haluttua tulosta. Toistuvien tilanteiden ilmaantuessa riskienhallintakäytäntöjä arvioidaan laajemmin, ja toimintamallit päivitetään tarvittaessa.

Epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden käsittely palveluyksikössä on systemaattinen prosessi, joka korostaa tiedonkulkua, oppimista ja yhteistyötä. Tilanteiden käsittelyyn osallistuvat niin henkilöstö kuin asiakkaat, ja siitä saadut opit hyödynnetään toimintatapojen kehittämisessä. Näin varmistetaan yksikön toiminnan turvallisuus, laatu ja asiakaslähtöisyys.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:  

Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä lähijohtajalle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3. Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):  

Sosiaalityön palveluyksiköissä asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistaminen on olennainen osa toiminnan laatua ja vastuullisuutta. Riskienhallintaa toteutetaan systemaattisesti vuosittaisella riskienarvioinnilla, johon käytetään esimerkiksi HaiPro-järjestelmää. Riskienarvioinnissa tunnistetut pääkohdat ja muut konkreettiset riskit keskittyvät sekä asiakasturvallisuuteen että henkilöstön turvallisuuteen, huomioiden työturvallisuus- ja terveydensuojelulain vaatimukset. 

Tunnistettuja riskejä joita yksikössä on tunnistettu erityisesti asiakas- ja potilasturvallisuuden näkökulmasta on asiakkaiden kanssa tapahtuva yksin työskentely, joka altistaa työntekijät erilaisille riskeille, kuten väkivallan uhkalle ja fyysisille vaaratilanteille.  

Jokainen tunnistettu riski kirjataan HaiPro-järjestelmään, jonka avulla seurataan riskien toteutumista ja tehtyjä korjaavia toimenpiteitä. Lisäksi riskienhallintasuunnitelma päivitetään vuosittain ja siihen sisällytetään uusia havaintoja ja parannuksia.

Työntekijöiden aktiivinen osallistuminen riskien tunnistamiseen ja hallintaan on olennainen osa asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistamista. Näin palveluyksikön toiminta pysyy turvallisena, laadukkaana ja lainsäädännön vaatimusten mukaisena.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:  

Yksin työskentely asiakkaiden kanssa on sosiaalityössä tunnistettu riski asiakas- ja potilasturvallisuudelle sekä työntekijän turvallisuudelle. Tämä riski liittyy erityisesti tilanteisiin, joissa työntekijä kohtaa asiakkaita heidän omassa ympäristössään, kuten kotikäynneillä, tai käsittelee haastavia asiakastilanteita yksin toimistolla. Riskien hallitsemiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi palveluyksiköissä on kehitetty käytännön toimintamalleja, joilla varmistetaan turvallisuus kaikissa tilanteissa.  

Uusille työntekijöille annetaan kattava perehdytys yksin työskentelyn riskeihin ja niihin liittyviin turvallisuuskäytäntöihin. Työntekijöille tarjotaan säännöllistä koulutusta esimerkiksi uhkatilanteiden hallinnasta. Ennen kotikäyntejä tai muita yksin tehtäviä työtehtäviä arvioidaan asiakkaan tilanteeseen liittyvät riskit, kuten mahdolliset väkivaltaisuus- tai päihdekäyttäytymisriskit. Riskinarviointi perustuu asiakkaasta saatavilla olevaan tietoon, kuten aiempiin tapaamisiin tai muihin havaintoihin. Tarvittaessa sovitaan, että erityistä tukea vaativiin tilanteisiin lähtee mukaan toinen työntekijä. Yksikössä on ennalta määritellyt toimintamallit, joita noudatetaan, jos työntekijä joutuu uhkaavaan tilanteeseen. Yksiköissä on käytössä hälytysnapit, joilla saa kutsuttua vartijan paikalle tarvittaessa. Asiakkaiden kohtaamisista tehdään asianmukaiset kirjaukset, ja potentiaaliset vaaratilanteet raportoidaan esimerkiksi HaiPro-järjestelmään. 

Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jota päivitetään säännöllisesti kerätyn tiedon ja kokemusten perusteella. HaiPro-järjestelmän kautta raportoidut vaaratilanteet analysoidaan, ja niiden pohjalta kehitetään käytäntöjä edelleen. Lisäksi henkilöstön säännöllinen osallistuminen riskien arviointiin ja toimintamallien kehittämiseen parantaa yksikön valmiuksia kohdata mahdollisia uhkatilanteita.

Yksin työskentelyssä turvallisuuden takaaminen vaatii sekä ennakoivia että reaktiivisia toimia, joissa korostuvat selkeät toimintamallit, työnantajan tarjoama tuki ja teknologian hyödyntäminen. Näin varmistetaan sekä asiakas- että työntekijäturvallisuus kaikissa tilanteissa.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on erillinen laadunvalvonnan yksikkö, joka vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta. Ohjaus- ja valvontavastuu koskee ostopalvelutuotantoa. Valvonta ja tuottajaohjaus vastaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen ohjauksesta ja valvonnasta.  Valvonta ja tuottajaohjaus sijoittuu konsernipalvelujen alle, osaksi järjestämisen tuki ja hankinnat -yksikköä. Valvonta ja tuottajaohjaus järjestää palveluntuottajille neuvontaa ja tukea, mm. vuosittaisten seminaarien sekä omavalvontasuunnitelmien laatimisen tuen kautta. Valvonta ja tuottajaohjaustiimissä valvontatyötä tekee siihen erikoistunut henkilökunta yhteistyössä. Laadunvalvontaa saa yhteyden osoitteessa laadunvalvonta@vakehyva.fi  
 

5.4. Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:  

Palveluyksikössä riskienhallinnan seuranta ja arviointi ovat keskeisiä asiakas- ja potilasturvallisuuden sekä toiminnan laadun varmistamisessa. Systemaattinen riskienhallinta edellyttää jatkuvaa tiedon keräämistä, analysointia ja toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointia. Tähän liittyvät seuranta, korjaavien toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedottaminen toteutetaan seuraavilla tavoilla. 

Yksikössä hyödynnetään systemaattista riskien arviointia, kuten HaiPro-järjestelmää, johon kirjataan poikkeamat ja vaaratilanteet. Vuosittain tai tarpeen mukaan toteutetaan laajempi riskikartoitus (työolojen arivointi), jossa arvioidaan aiemmin tunnistettuja riskejä ja mahdollisia uusia uhkia. Riskienhallinnan seurantatiedot kerätään esimerkiksi asiakas- ja työntekijäpalautteista, vaaratilanneilmoituksista ja tilastollisista tiedoista. Lähijohtajat ja johto analysoivat kerättyä tietoa yhdessä henkilöstön kanssa havaitakseen toistuvia riskejä tai kehityskohteita. Riskienhallintaa seurataan säännöllisissä tiimi- ja yksikköpalavereissa, joissa käydään läpi poikkeamatilanteet ja niiden korjaavat toimenpiteet. 

Kun riskienhallinnan seurannassa havaitaan puutteita tai vaaratilanteita, laaditaan korjaussuunnitelma. Tämä sisältää konkreettiset toimet, vastuut ja aikataulun. Korjaavat toimenpiteet voivat liittyä esimerkiksi henkilöstön lisäkoulutukseen, toimintamallien tarkentamiseen tai tilojen turvallisuuden parantamiseen. Kaikki poikkeamat ja niihin liittyvät korjaavat toimenpiteet kirjataan HaiPro-järjestelmään. Kirjaamiseen sisällytetään selkeä kuvaus tilanteesta, toteutetuista toimista ja toimenpiteiden vaikutuksista. Korjaavien toimenpiteiden vaikutuksia seurataan systemaattisesti määritetyn aikataulun mukaisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi asiakaspalautteen avulla tai seuraamalla toistuvien vaaratilanteiden määrää. Lähijohtajat vastaavat siitä, että sovitut toimenpiteet on toteutettu ja niiden vaikuttavuutta arvioitu. 

Henkilöstölle tiedotetaan havaituista riskeistä, toteutetuista korjaavista toimenpiteistä ja niiden tuloksista esimerkiksi tiimipalavereissa tai sähköpostitse.  

Palveluyksikön riskienhallinnan seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen ovat jatkuva prosessi, joka edellyttää selkeää toimintamallia, henkilöstön sitoutumista ja yhteistyötä. Asiakkaiden ja potilaiden turvallisuus asetetaan etusijalle, ja kaikki poikkeamat käsitellään niin, että niistä opitaan ja toiminta kehittyy entistä turvallisemmaksi. Tiedottaminen on tärkeä osa riskienhallintaa, koska se lisää kaikkien osapuolten tietoisuutta riskien hallinnasta.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:  

Mahdolliset valvovien viranomaisten selvityspyynnöt, ohjaukset ja päätökset ovat tärkeä osa valvontaprosessia, ja niiden käsittely yksikön toiminnassa huomioidaan huolellisesti.   
Kun yksikkö saa selvityspyynnön esimerkiksi Valviralta tai Avilta, lähijohtaja koordinoi selvityksen laatimisen. Selvitys laaditaan yhteistyössä siihen kuuluvan henkilöstön kanssa, ja tarvittaessa käytetään oikeudellista asiantuntemusta. Jos valvontakäynnillä annetaan ohjausta tai kirjataan havaintoja kehittämiskohteista, yksikön johto ja henkilöstö käsittelevät ohjeet ja havainnot sisäisissä palavereissa. Ohjauksen perusteella laaditaan konkreettinen suunnitelma toimenpiteistä, joilla havaitut mahdolliset puutteet tai kehittämiskohteet korjataan. Valvovan viranomaisen päätökset otetaan huomioon yksikön omavalvontasuunnitelmassa ja päivittäisissä toimintakäytännöissä.

5.5. Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:  

Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.

Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle.  

Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.

Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti.  

Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.

Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan.  

Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet:  

Palveluyksikön toimintaa ohjaavat useat lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet, joiden tarkoituksena on edistää asiakkaiden ja muiden yhteiskunnan jäsenten hyvinvointia, turvallisuutta ja oikeuksien toteutumista. Nämä ilmoitusvelvollisuudet koskevat erityisesti tilanteita, joissa työntekijät havaitsevat riskejä tai puutteita asiakkaiden turvallisuudessa tai hyvinvoinnissa. Ilmoitusvelvollisuudet perustuvat muun muassa lastensuojelulakiin, sosiaalihuoltolakiin ja rikoslakiin, ja niiden noudattamista tuetaan yksikössä selkeillä ohjeilla ja henkilöstön koulutuksella.

lastensuojelulain mukainen ilmoitusvelvollisuus; Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden sekä muiden viranomaisten tulee tehdä viipymättä ilmoitus lastensuojeluun, jos he tehtävässään havaitsevat tai saavat tietoonsa lapsen, jonka kasvuolosuhteet vaarantavat hänen terveyttään tai kehitystään, tai lapsen, joka on vaarassa esimerkiksi laiminlyönnin, kaltoinkohtelun tai väkivallan vuoksi

sosiaalihuoltolain mukainen ilmoitusvelvollisuus; Sosiaalihuoltolain mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muiden viranomaisten on ilmoitettava kunnan sosiaaliviranomaisille aikuisesta tai perheestä, joka on avun tarpeessa esimerkiksi taloudellisten ongelmien, syrjäytymisriskin, väkivallan tai muun vastaavan tilanteen vuoksi.

rikoslain mukainen ilmoitusvelvollisuus; Henkilöstöllä on velvollisuus tehdä ilmoitus poliisille, jos he työssään saavat tietoonsa alaikäiseen kohdistuvan seksuaalirikoksen, henkeen tai terveyteen kohdistuvan rikoksen tai perheväkivallan.

velvollisuus ilmoittaa epäkohdasta asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa: Sosiaalihuollon henkilöstöön kuuluvan tai vastaavissa tehtävissä toimivan henkilön pitää viipymättä ilmoittaa toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai sen uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Ilmoitus voidaan tehdä salassapitosäännösten estämättä.

velvollisuus ilmoittaa palovaarasta; velvollisuus salassapitosäännösten estämättä ilmoittaa alueen pelastusviranomaiselle rakennuksen, asunnon tai muun kohteen ilmeisestä palonvaarasta tai muusta onnettomuusriskistä.

velvollisuus ilmoittaa eläinsuojeluun;  
sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö ja sote- palveluiden tuottaja ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan viipymättä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän tehtävässään saanut tietää avun tarpeessa olevasta eläimestä ja ilmoittamaan viranomaiselle asian arvioimiseksi välttämättömiä tietoja 
 

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:  

Palveluyksikössä henkilöstön ilmoitusvelvollisuuden ja -oikeuksien tuntemus on keskeinen osa toiminnan eettisyyden ja asiakasturvallisuuden varmistamista. Epäkohtailmoitusten tekemisestä tiedottaminen ja henkilöstön osaamisen varmistaminen ovat jatkuva prosessi, jossa korostetaan ilmoitusten merkitystä toiminnan kehittämisessä ja mahdollisten ongelmien ehkäisemisessä.

Kaikki uudet työntekijät perehdytetään ilmoitusvelvollisuutta ja epäkohtailmoituksia koskeviin käytäntöihin osana palveluyksikön perehdytysohjelmaa. Perehdytys sisältää tiedon lainsäädännöstä, kuten sosiaalihuoltolain 48 §:stä, sekä käytännön ohjeet ilmoitusten tekemiseen.

Ilmoitusvelvollisuudesta ja epäkohtailmoitusten käytännöistä keskustellaan henkilöstön kanssa vähintään kerran vuodessa tiimi- tai yksikkökokouksissa. Tällöin varmistetaan, että kaikki työntekijät ovat ajan tasalla ilmoitusten tekemisen perusteista ja prosesseista.

Yksikössä on saatavilla kirjallinen ohjeistus, joka sisältää selkeät menettelytavat epäkohtailmoitusten tekemiseksi. Henkilöstölle tiedotetaan ilmoitusvelvollisuudesta säännöllisesti yksikön sisäisessä viestinnässä, kuten sähköpostitse, intranetissä ja ilmoitustauluilla. Näin varmistetaan, että tieto tavoittaa kaikki työntekijät.

Työntekijöille korostetaan, että epäkohtailmoituksen tekeminen on paitsi velvollisuus myös oikeus, eikä ilmoituksen tekemisestä saa seurata kielteisiä vaikutuksia tekijälleen. Ilmoitusten käsittelyssä noudatetaan aina luottamuksellisuutta. Työntekijöitä rohkaistaan ottamaan yhteyttä esimieheen tai muuhun vastuuhenkilöön, mikäli he tarvitsevat tukea epäkohtien tunnistamisessa tai ilmoituksen laatimisessa.

Kaikki tehdyt ilmoitukset käsitellään viipymättä, ja niistä raportoidaan tiimipalavereissa, jotta henkilöstö saa tietoa tilanteiden käsittelystä ja mahdollisista toimenpiteistä. Ilmoitusvelvollisuutta koskevaa tietoa päivitetään säännöllisesti henkilöstön koulutusten ja uusien ohjeiden muodossa. Esimerkiksi lainsäädäntömuutokset käydään henkilöstön kanssa läpi tarvittaessa.

Palveluyksikössä ilmoitusvelvollisuuden ja epäkohtailmoitusten käytäntöjen tuntemus varmistetaan kattavan perehdytyksen, säännöllisten keskustelujen ja kirjallisten ohjeiden avulla. Henkilöstöä tuetaan tekemään ilmoituksia avoimessa ja luottamuksellisessa ilmapiirissä. Epäkohtailmoitusten käsittely ja niiden kautta opitut asiat jaetaan henkilöstön kanssa, mikä vahvistaa yksikön toimintaa ja asiakasturvallisuutta. 

6.1. Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:  

Aikuisten sosiaalityössä työskentelee yhteensä sosiaalityöntekijöitä 21kpl (laillistettu sosiaalityöntekijä, maisterin tutkinto), sosiaaliohjaajia 26kpl (Sosionomi AMK) ja erityissosiaaliohjaajia 2kpl (ylempi sosiaalialan korkeakoulututkinto).  

Sijaisten käytön periaatteet:  

Palveluyksikössä sijaisten käytön periaatteet on määritelty varmistamaan toiminnan jatkuvuus, palvelujen laatu ja asiakasturvallisuus kaikissa tilanteissa. Sijaisjärjestelyt toteutetaan suunnitelmallisesti ja resurssitarpeet huomioiden. Sijaisia käytetään muun muassa seuraavissa tilanteissa; henkilöstön pidempiaikaiset poissaolot sekä henkilöstövajaukset.  

Sijaisia käytetään tarvittaessa tilanteissa, joissa henkilöstön poissaolo vaarantaisi asiakastyön laadun, aikataulujen toteutumisen tai asiakasturvallisuuden. Yksikön lähijohtaja vastaa sijaisuuden tarpeen arvioinnista ja sijaisen hankkimisesta. Sijaiset hankintaa ulkoisen rekrytoinnin kautta.  

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Vuokrattua työvoimaa tai alihankittua työvoimaa ei käytetä  

Rekrytointi:  

Palveluyksikön rekrytointiprosessi on suunniteltu varmistamaan, että tehtäviin valitut henkilöt täyttävät sosiaalityön ammatilliset pätevyysvaatimukset, soveltuvat asiakastyöhön ja tukevat yksikön tavoitteita laadukkaiden palvelujen tuottamisessa. Rekrytointiprosessissa korostuvat huolellinen suunnittelu, avoimuus ja hakijoiden arviointi.

Palveluyksikön lähijohtajat vastaa rekrytoinnista ja toimii rekrytointiprosessin koordinoijana. Lähijohtaja huolehtii siitä, että rekrytointi toteutetaan yksikön tarpeiden ja organisaation henkilöstökäytäntöjen mukaisesti. Rekrytointi käynnistyy, kun tiimissä havaitaan tarve uudelle työntekijälle esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuuden, työmäärän kasvun tai uusien tehtävien vuoksi. Lähijohtaja arvioi tehtävän tarpeen ja määrittelee rekrytoinnin tavoitteet. Työpaikkailmoitus laaditaan tarkasti, korostaen työn vaatimuksia, vastuullisuutta ja tehtävän edellyttämää pätevyyttä. Ilmoituksessa kuvataan myös yksikön tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Ilmoitus julkaistaan tarkoituksenmukaisilla alustoilla, kuten organisaation verkkosivuilla ja TE-palveluissa. Lähijohtaja vastaa hakemusten läpikäymisestä ja arvioi hakijoiden pätevyyttä ja soveltuvuutta työtehtävään. Hakijoilta tarkistetaan koulutustausta ja ammatillinen pätevyys, esimerkiksi sosiaalihuollon ammattihenkilölain mukainen rekisteröinti. Lähijohtaja järjestää haastattelut yhdessä muiden tiimin jäsenten tai henkilöstöhallinnon edustajien kanssa. Haastatteluissa kartoitetaan: Hakijan ammatillinen osaaminen ja kokemus, Hakijan vuorovaikutustaidot ja kyky toimia sosiaalityön asiakastilanteissa. ja Hakijan arvot ja toimintatavat suhteessa yksikön tavoitteisiin.

Rekrytoinnissa varmistetaan, että hakija täyttää sosiaalityöntekijän kelpoisuusvaatimukset (sosiaalihuollon ammattihenkilölaki). Lisäksi huomioidaan tehtävään tarvittavat erityisosaamiset, kuten kriisityön tai perhetyön kokemus. Haastattelujen lisäksi voidaan käyttää esimerkiksi tehtäväkohtaisia case-harjoituksia tai muita käytännön arviointimenetelmiä, joilla varmistetaan hakijan kyky soveltaa osaamistaan työtehtävissä. Hakijan antamat referenssit tarkistetaan. Lähijohtaja tekee valintapäätöksen yhteistyössä rekrytointiin osallistuneiden henkilöiden kanssa. Valinnan jälkeen hakijalle tarjotaan paikka ja laaditaan työsopimus. Valittu henkilö perehdytetään kattavasti yksikön toimintaan, asiakastyöhön ja käytännön työmenetelmiin. Perehdytyksellä varmistetaan, että uusi työntekijä voi aloittaa tehtävänsä sujuvasti ja laadukkaasti. Jokaisen rekrytointiprosessin jälkeen lähijohtaja arvioi rekrytointimenettelyn toimivuutta ja tekee tarvittavat kehittämistoimenpiteet seuraavaa prosessia varten.

Palveluyksikön rekrytointiprosessi varmistaa, että tehtäviin valitaan osaavat ja tehtävään soveltuvat ammattilaiset. Rekrytoinnista vastaa lähijohtaja, joka huolehtii prosessin suunnittelusta, toteutuksesta ja työntekijöiden perehdyttämisestä. Huolellinen hakijoiden arviointi ja kattava perehdytys edistävät yksikön toiminnan laatua ja asiakkaiden turvallisuutta.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:  

Palveluyksikössä huolehditaan siitä, että sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt täyttävät lakisääteiset pätevyys- ja kelpoisuusvaatimukset. Tämä sisältää ammattioikeuksien varmistamisen, rikostaustan selvittämisen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä sekä tarvittaessa henkilöstön rokotussuojan tarkistamisen tartuntatautilain mukaisesti. Tartuntatautilain 48 pykälä koskee niitä sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköitä, joissa hoidetaan lääketieteellisesti arvioituna tartuntatautien vakaville seurauksille alttiita asiakkaita tai potilaita. Vammaisten henkilöiden kanssa työskentelevien työntekijöiden rikostaustan selvittäminen tulee sovellettavaksi vammaispalvelulain (675/2023) voimaantulosta lukien.

6.2. Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:  

Palveluyksikössä, jossa työskentelee sosiaaliohjaajia ja sosiaalityöntekijöitä, henkilöstön osaaminen, ammattitaito ja kielitaito ovat keskeisiä tekijöitä laadukkaiden ja asiakaslähtöisten palvelujen tuottamisessa. Näiden varmistaminen perustuu lainsäädännön vaatimuksiin, yksikön omiin prosesseihin ja henkilöstön jatkuvaan ammatilliseen kehittymiseen. 

Sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä, kuten sosiaaliohjaajilta ja sosiaalityöntekijöiltä, edellytetään tehtävään soveltuvaa tutkintoa ja Valviran hyväksyntää, joka oikeuttaa toimimaan laillistettuna ammattihenkilönä. Sosiaalityöntekijöiltä vaaditaan ylempi korkeakoulututkinto (YTM tai HTM) ja pääaineena sosiaalityö. Sosiaaliohjaajilla tulee olla tehtävään soveltuva sosiaalialan tutkinto (esimerkiksi AMK-tasoinen sosionomi-tutkinto). 

Lainsäädäntö korostaa henkilöstön riittävän osaamisen ja ajantasaisen tiedon merkitystä, erityisesti asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistamiseksi. Rekrytoinnissa varmistetaan, että hakijoilla on tehtävän vaatima koulutus ja lainsäädännön edellyttämä kelpoisuus. Kielitaito arvioidaan osana haastatteluprosessia, erityisesti huomioiden yksikön asiakaskunnan tarpeet. Uudet työntekijät saavat kattavan perehdytyksen yksikön toimintaan, ohjeistuksiin ja omavalvontasuunnitelmaan. Perehdytys sisältää myös tietoa asiakkaiden erityistarpeista ja paikallisesti sovituista toimintakäytännöistä. 

Henkilöstölle järjestetään säännöllistä koulutusta esimerkiksi sosiaalihuollon lainsäädännöstä, tietosuojasta, asiakastyön menetelmistä, kriisinhallinnasta ja moniammatillisesta yhteistyöstä. Sosiaalityöntekijöille ja sosiaaliohjaajille tarjotaan mahdollisuus osallistua lisäkoulutuksiin, seminaareihin ja verkostotapaamisiin ammatillisen osaamisen päivittämiseksi. Henkilöstön ammattitaidon kehittymistä tuetaan säännöllisellä työnohjauksella, joka tarjoaa mahdollisuuden reflektoida omaa työtä ja saada tukea haastaviin asiakastilanteisiin. Uusille työntekijöille voidaan nimetä kokenut kollega mentoriksi, joka tukee käytännön työssä. 

Lähijohtajat seuraavat työntekijöiden osaamista vuosittaisissa kehityskeskusteluissa, joissa arvioidaan työntekijän vahvuuksia ja tunnistetaan mahdolliset koulutustarpeet. Kehityskeskustelujen pohjalta laaditaan henkilökohtaiset koulutussuunnitelmat. 

Työntekijöiden kielitaito arvioidaan rekrytoinnin yhteydessä.  Tarvittaessa järjestetään työntekijöille kielikoulutusta, erityisesti silloin, kun paikallisen kielen osaaminen tarvitsee kehittämistä. Asiakastyössä käytetään tarvittaessa tulkkipalveluita, jotta asiakkaiden oikeus tulla ymmärretyksi ja saada tietoa saavutettavalla tavalla toteutuu.

Palveluyksikössä asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen, ammattitaidon ja kielitaidon varmistaminen toteutetaan suunnitelmallisesti rekrytoinnista jatkuvaan koulutukseen ja osaamisen seurantaan. Lainsäädännön vaatimukset toimivat perustana, mutta käytännön toimenpiteillä varmistetaan, että henkilöstö on kykenevä vastaamaan yksikön asiakkaiden moninaisiin tarpeisiin ja turvaamaan laadukkaat palvelut.  

Henkilöstön perehdytys:  

Palveluyksikössä perehdytys on suunnitelmallinen ja tavoitteellinen prosessi, joka varmistaa uusien työntekijöiden sujuvan siirtymisen osaksi työyhteisöä ja tukee heidän kykyään toteuttaa laadukasta ja asiakaslähtöistä sosiaalityötä. Perehdytys perustuu perehdytyssuunnitelmaan, joka sisältää käytännön ohjeet, tavoitteet ja aikataulut. Tärkeänä osana perehdytyksessä ovat myös mentorit, ohjekäsikirjat ja koulutukset, jotka yhdessä muodostavat kattavan tuen uuden työntekijän oppimiselle. 

Perehdytyksen sisältö ja kesto räätälöidään työntekijän aiemman osaamisen, työkokemuksen ja tarpeiden mukaisesti. Perehdytys ei rajoitu ensimmäisiin työpäiviin, vaan se jatkuu järjestelmällisesti työntekijän perehtymistä tukevien tavoitteiden mukaisesti. Perehdytysprosessi perustuu vuorovaikutukseen. Työntekijälle annetaan mahdollisuus kysyä, kokeilla ja keskustella, jotta hän voi oppia ymmärtämään yksikön toimintatavat käytännössä. Perehdytyksen aikana uusi työntekijä saa henkilökohtaisen mentorin, joka tarjoaa käytännön tukea, neuvoja ja ohjausta työn arjessa. Jokaiselle uudelle työntekijälle laaditaan yksilöllinen perehdytyssuunnitelma. Suunnitelmaan sisältyy selkeä aikataulu ja seurannan kohdat, joissa tarkistetaan perehdytyksen eteneminen. 

Uudelle työntekijälle nimetään kokenut mentori, joka toimii tukihenkilönä ensimmäisten kuukausien ajan. Mentorin tehtävänä on ohjata käytännön työtehtävissä, vastata kysymyksiin ja tukea työntekijää ammatillisessa kasvussa. 

Uusi työntekijä saa käyttöönsä yksikön ohjekäsikirjan, joka sisältää yksikön toimintaa ja asiakastyötä koskevat käytännön ohjeet.  Ohjekäsikirjaa voidaan hyödyntää itsenäisen oppimisen tukena. Koulutukset tukevat perehdytyksen sisältöjä ja syventävät uutta tietoa.  Perehdytyksen etenemistä seurataan säännöllisissä tapaamisissa lähijohtajan tai mentorin kanssa. Perehdytyksen päättyessä työntekijä ja lähijohtaja arvioivat prosessin onnistumista ja keräävät palautetta perehdytyksen kehittämiseksi.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:  

Työnantajan on huolehdittava siitä, että henkilöstön ammattitaito ja osaaminen pysyvät ajan tasalla ja vastaavat tehtävien ja työympäristön muuttuvia vaatimuksia. Tämä edellyttää järjestelmällistä täydennyskoulutusta, joka tukee henkilöstön ammatillista kehittymistä ja varmistaa organisaation toiminnan laadun. Pohjalla sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön täydennyskoulutuksesta.  

Työnantaja tarjoaa henkilöstölle säännöllisesti täydennyskoulutusta, joka perustuu työtehtävien tarpeisiin, toimialan kehitykseen sekä lainsäädännön ja muiden vaatimusten edellyttämiin muutoksiin. Koulutus on suunnitelmallista ja tavoitteellista, ja sen sisältö määritellään yhteistyössä henkilöstön kanssa. Täydennyskoulutuksen tavoitteena on varmistaa, että henkilöstö kykenee suoriutumaan tehtävistään tehokkaasti ja turvallisesti. 

Henkilöstön ammattitaitoa arvioidaan säännöllisesti osana organisaation laadunhallintaa. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota sekä yksilön osaamiseen että organisaation kokonaisvaltaiseen osaamistasoon.  

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:  

Sosiaalityön opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta harjoittelujaksoilla on suunniteltu tukemaan heidän oppimistaan ja varmistamaan harjoittelun turvallisuus ja tavoitteiden mukainen toteutuminen. Käytännön harjoittelu tarjoaa opiskelijoille tilaisuuden kehittää ammatillista osaamistaan, soveltaa oppimaansa teoriaa käytäntöön ja perehtyä sosiaalityön arkeen valvotusti ja tuetusti. Ohjaus keskittyy opiskelijan oppimisen tukemiseen ja ammatillisen kasvun edistämiseen. Harjoittelun johtamisessa varmistetaan, että opiskelijan oppimisympäristö on turvallinen ja harjoittelujakson tavoitteet saavutetaan. Valvonta on keskeinen osa harjoittelun turvallisuuden ja laadun varmistamista. Valvonta toteutuu muun muassa siten, että harjoittelun ohjaaja on päivittäin paikalla ja väliarviointeja pidetään säännöllisesti. Ohjauksen, johdon ja valvonnan vaikuttavuutta arvioidaan harjoittelun päätyttyä.  

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:  

Palveluyksikön toiminnan kehittämiseksi ja henkilöstön työhyvinvoinnin tukemiseksi palautteen kerääminen, käsittely ja hyödyntäminen on järjestetty systemaattisesti. Henkilöstöltä kerätään säännöllisesti palautetta, joka tarjoaa arvokasta tietoa yksikön toiminnan tilasta, kehittämiskohteista ja onnistumisista. Henkilöstölle toteutetaan kolme kertaa vuodessa pulssi-kysely, joka kartoittaa keskeisiä osa-alueita, kuten työhyvinvointia.  

Pulssi kertoo henkilöstömme työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. VAKE-Pulssin kautta saamme henkilöstön äänen kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten meidän henkilöstö voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat.  

Pulssin vastauksien ja vastaajien kommenttien perusteella kertyvän datan reaaliaikainen ja älykäs analyysi auttaa tiimejä, lähijohtajia ja johtoa ymmärtämään paremmin organisaatiotaan ja kehittämään oikeita asioita hyvinvointia ja työn tekemisen edellytyksiä tukevaksi. Pulssikyselyssä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. 

Pulssi on keskeinen työkalu työpaikan kehittämisessä. Tuloksia hyödynnetään toimialojen johtoryhmissä sekä muilla kehittämiseen ja päätöksentekoon liittyvillä foorumeilla. Myös tiimeiltä odotetaan tulosten käsittelyä ja toimintatapojen kehittämistä tulosten pohjalta. Lähijohtajat saavat ohjeita ja vinkkejä tulosten käsittelyyn ja kehitystoimenpiteiden asettamiseen.  

Tämän lisäksi henkilöstölle järjestetään vuosittaiset kehityskeskustelut, joissa työntekijöillä on mahdollisuus tuoda esiin palautetta yksilö- ja yksikkötasolla. Henkilöstöllä on jatkuva mahdollisuus antaa palautetta esimiehille tai sähköisten palautekanavien kautta.  

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:  

Sosiaalityön organisaatiossa henkilöstön osaamisen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta on keskeinen osa laadunhallintaa ja palveluiden vaikuttavuuden varmistamista. Tavoitteena on varmistaa, että henkilöstö toimii ammattitaitoisesti, eettisesti ja lainsäädännön mukaisesti, sekä puuttua ripeästi mahdollisiin epäkohtiin. 

Kehityskeskusteluissa arvioidaan työntekijän osaamista, ammatillista kehittymistä ja koulutustarpeita. Osaamistarpeita arvioidaan jatkuvasti yksikkö- ja organisaatiotasolla. Säännöllinen täydennyskoulutus varmistaa, että henkilöstön osaaminen pysyy ajantasaisena suhteessa lainsäädäntöön, työmenetelmiin ja sosiaalityön käytännön tarpeisiin. Lähijohtajat seuraavat henkilöstön työskentelyä arjessa sekä asiakaspalautteiden kautta. Työtehtävien suorittamista arvioidaan suhteessa työn tavoitteisiin, asiakaslähtöisyyteen ja ammattieettisiin periaatteisiin. Asiakastyön dokumentaation tarkastus varmistaa, että kirjaamiset ovat lainmukaisia, selkeitä ja ajantasaisia. Tämä toimii myös työskentelyn laadun arvioinnin välineenä.  

Tiimipalavereissa tarkastellaan työskentelyä yhteisten tavoitteiden ja käytäntöjen näkökulmasta. Asiakkaiden antama palaute analysoidaan ja huomioidaan työskentelyn laadun ja asianmukaisuuden arvioinnissa.  Mahdolliset ongelmatilanteet selvitetään ja niihin reagoidaan organisaation toimintamallien mukaisesti. Lähijohtaja seuraa henkilöstön työskentelyä aktiivisesti ja tukee työntekijöitä tavoitteiden saavuttamisessa. 

Havaittuihin epäkohtiin puututaan viipymättä, jotta mahdolliset vaikutukset asiakastyöhön ja työyhteisöön voidaan minimoida. Epäkohtien käsittelyssä noudatetaan organisaation toimintamalleja, jotka voivat sisältää keskusteluja, toimintatapojen tarkistamista ja tarvittavia korjaavia toimenpiteitä. Epäkohtien yhteydessä arvioidaan, ovatko käytetyt työmenetelmät tai prosessit asianmukaisia. Tarvittaessa toimintatapoja uudistetaan ja niihin tarjotaan lisäkoulutusta.

Työntekijälle voidaan järjestää lisäohjausta, työnohjausta tai koulutusta, jos epäkohdat liittyvät osaamiseen tai työtehtävien hallintaan. Korjaavien toimenpiteiden vaikutuksia seurataan säännöllisesti. Epäkohtien käsittelyprosessi dokumentoidaan asianmukaisesti.

Tämä järjestelmällinen lähestymistapa tukee koko työyhteisön toimintaa ja varmistaa, että aikuissosiaalityö täyttää eettiset, ammatilliset ja yhteiskunnalliset vaatimukset.

6.3. Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:  
 

Palveluyksikön henkilöstömitoitus on 50 työntekijää. Resurssoinnissa huomioidaan sosiaalihuoltolain 49§ mukaisesti se, että sosiaalihuollon toimeenpanoon kuuluvia tehtäviä varten hyvinvointialueen käytettävissä tulee olla riittävästi sosiaalihuollon ammattihenkilöitä sekä muuta asiakastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Asiakastyöhön osallistuu lain mukaisesti virkasuhteisia sosiaalityöntekijöitä. Sosiaalipalveluja tuottavassa toimintayksikössä on henkilöstö, jonka määrä, koulutus ja tehtävärakenne vastaavat toimintayksikön palveluja saavien henkilöiden määrää ja palvelun tarvetta.  

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:  

Henkilöstön riittävyys on keskeinen tekijä sosiaalityön laadun, vaikuttavuuden ja työntekijöiden jaksamisen varmistamisessa. Sosiaalityön organisaatiossa henkilöstön riittävyyden seuranta ja varmistaminen toteutetaan suunnitelmallisesti ja ennakoivasti, hyödyntäen konkreettisia toimintamalleja.  

Työmäärää seurataan systemaattisesti käyttämällä esimerkiksi asiakasmäärien, tapauskohtaisten vaativuustasojen ja työn sisältöjen analysointia. Asiakaskohtaisten resurssitarpeiden arviointi auttaa tasapainottamaan työmäärää. Henkilöstöltä kerätään säännöllistä palautetta työmäärästä, resurssien riittävyydestä ja kuormitustekijöistä. Palautteiden avulla voidaan tunnistaa mahdollisia aliresursoinnin riskejä ja ryhtyä ennakoiviin toimenpiteisiin. Organisaatio seuraa henkilöstöresursseja tilastojen avulla, mukaan lukien työntekijämäärät suhteessa asiakasmääriin. Säännöllinen riskianalyysi tunnistaa kriittisiä tilanteita, joissa henkilöstöresurssit voivat osoittautua riittämättömiksi, kuten lomakausina, äkillisissä sairastapauksissa tai asiakasmäärien äkillisessä kasvussa. 

Henkilöstötarpeet kartoitetaan vuosittain strategisen suunnittelun yhteydessä, jolloin ennakoidaan tulevat rekrytointitarpeet ja resurssitarpeet esimerkiksi lakimuutosten, toimintaympäristön muutosten tai asiakasmäärien kasvun perusteella. Pidemmän aikavälin henkilöstöstrategia varmistaa riittävän resurssien saatavuuden tulevaisuudessa. Tehostettu rekrytointi varmistaa, että avoimet työpaikat täytetään nopeasti.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:  

Mikäli henkilöstön riittämättömyys havaitaan, tilanne analysoidaan välittömästi, ja tehdään suunnitelma resurssien lisäämiseksi. Suunnitelma voi sisältää työn priorisoinnin, henkilöstön lisäresursoinnin tai väliaikaiset järjestelyt työkuorman tasaamiseksi.

6.4. Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikössä ei toteuteta lääkehoitoa, eikä käytetä lääkinnällisiä laitteita.

6.5. Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:  

Sosiaalityön palveluyksikössä varmistetaan, että toimitilat, toimintaympäristöt ja välineet ovat turvallisia, asianmukaisia ja palvelun tarkoitukseen soveltuvia. Näin tuetaan asiakkaiden ja työntekijöiden hyvinvointia, palveluiden laatua ja turvallisuutta.  

Uusia toimitiloja käyttöön otettaessa tehdään perusteellinen alkukartoitus tilojen turvallisuudesta ja soveltuvuudesta. Toimitiloja tarkastetaan säännöllisesti työympäristön turvallisuuden ja esteettömyyden varmistamiseksi. Riskikartoitukset tehdään vähintään kerran vuodessa, ja mahdolliset puutteet korjataan viipymättä. Tilojen suunnittelussa ja valinnassa huomioidaan sosiaalityön erityistarpeet, kuten asiakastapaamisten yksityisyys, esteettömyys ja mahdollisuus turvalliseen työskentelyyn. Asiakastapaamiseen tarkoitetut tilat varustetaan asianmukaisesti, esimerkiksi turvallisuushälytyksillä ja ergonomisilla kalusteilla. Tilojen siisteydestä ja hygieniasta huolehditaan asianmukaisilla siivouskäytännöillä.  

Työntekijöille tarjotaan säännöllisesti työturvallisuuskoulutusta, jossa käsitellään tilojen ja välineiden turvallinen käyttö, ensiaputoimenpiteet ja toimintamallit hätätilanteissa. Erityistä huomiota kiinnitetään riskialttiiden tilanteiden, kuten haastavien asiakastapaamisten, turvalliseen hoitamiseen. Uusien toimitilojen käyttöönoton yhteydessä henkilöstölle järjestetään perehdytystä niiden käyttöön liittyvistä turvallisuusvaatimuksista.

Palveluyksiköllä on riskienhallintasuunnitelma, jossa on määritelty toimintatavat turvallisuuspuutteiden tai muiden epäkohtien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Työntekijöitä kannustetaan ilmoittamaan mahdollisista tiloihin, välineisiin tai toimintaympäristöön liittyvistä epäkohdista välittömästi lähijohtajalle. Ilmoituksen jälkeen epäkohdat käsitellään ripeästi, ja tarvittavat korjaustoimenpiteet toteutetaan. Toimitilojen ja välineiden turvallisuutta ja soveltuvuutta arvioidaan jatkuvasti osana organisaation laatu- ja turvallisuusjärjestelmää. Henkilöstöltä ja asiakkailta kerätään palautetta tilojen ja välineiden toimivuudesta, ja palautteen perusteella tehdään tarvittavia parannuksia. Palveluyksikön turvallisuudesta ja tilojen soveltuvuudesta raportoidaan johdolle osana organisaation riskienhallintaa.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:  Työsuojelun ja työterveyshuollon säännölliset käynnit yksiköissä, viimeisin käynti kesällä 2024 lännen sekä pohjoisen osalta.  

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:  

Palveluyksikön toimitiloissa suoritetuissa tarkastuksissa ja hyväksyntäprosesseissa ei havaittu merkittäviä puutteita tai riskitekijöitä. Tilat täyttävät niille asetetut vaatimukset turvallisuuden, toimivuuden ja esteettömyyden osalta. Tilojen kunnossapito, ilmanvaihto ja esteettömyys on järjestetty asianmukaisesti, ja työympäristö tukee sekä asiakkaiden että henkilöstön hyvinvointia.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:  

Sosiaalityössä toimitilojen ja välineiden turvallinen käyttö on tärkeää niin henkilöstön kuin asiakkaiden ja potilaiden hyvinvoinnin varmistamiseksi. Lisäksi sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (545/2015, asumisterveysasetus) mukaiset terveydelliset olosuhteet ja ulkopuolisten asiantuntijoiden pätevyysvaatimukset ohjaavat toimintaa. Riskienhallinta sisältää ennaltaehkäisevät toimenpiteet, tehokkaan reagoinnin havaittuihin riskeihin sekä asiakkaiden yksityisyyden suojan varmistamisen. 

Mahdollisiin riskien hallintakeinoihin kuuluvat säännölliset tarkastukset ja huoltotoimenpiteet toimitiloissa, nopea reagointi ongelmiin, ergonomian huomioiminen työtilojen suunnittelussa, selkeä ohjeistus vaaratekijöiden tunnistamiseen ja asiakastilojen suunnittelussa huomioidaan asiakkaan yksityisyyden suoja.  

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:  

Palveluyksiköissä toimitilojen ylläpito, huolto sekä epäkohtailmoitusten käsittely ovat keskeisiä toiminnan sujuvuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Toimivat menettelyt ja selkeä vastuunjako varmistavat, että tilojen mahdolliset puutteet tunnistetaan ja korjataan viipymättä, ja tiedonkulku on tehokasta kaikkien osapuolten välillä.  

Palveluyksikön toimitilojen ylläpito ja huolto kuuluvat yleensä vuokranantajan, kiinteistön omistajan tai ulkoistetun kiinteistönhuollon vastuulle. Näiden tahojen kanssa laaditaan sopimukset, joissa määritellään huoltovelvoitteet ja toimintamallit ongelmatilanteissa. Palveluyksikössä lähijohtaja vastaa siitä, että toimitiloihin liittyvät tarpeet ja puutteet tunnistetaan ja niistä ilmoitetaan asianmukaisesti kiinteistön ylläpidosta vastaaville tahoille. Toimitilojen kuntoa ja turvallisuutta seurataan säännöllisillä tarkastuskierroksilla. Tarkastukset suorittaa usein kiinteistönhuolto tai tilahallinnan vastuuhenkilö yhteistyössä palveluyksikön edustajan kanssa. Jokaisessa palveluyksikössä on näkyvillä tiedot huoltopalveluista ja henkilöistä, joihin voidaan ottaa yhteyttä kiireellisissä huoltokysymyksissä.

Työntekijöiden tulee ilmoittaa välittömästi havaitsemistaan toimitiloihin liittyvistä epäkohdista. Lähijohtaja vastaa siitä, että ilmoitukset käsitellään ja välitetään eteenpäin oikealle taholle, kuten kiinteistönhuollolle, turvallisuuspäällikölle tai tilahallinnon edustajalle. Kiireellisissä tilanteissa, joissa epäkohdat uhkaavat välittömästi turvallisuutta tai toiminnan jatkumista (esim. vesivahinko, sähkövika), ilmoitus tehdään suoraan kiinteistönhuollolle puhelimitse. Tiedotetaan myös palveluyksikön lähijohtajalle ja muille tarvittaville henkilöille.

Jokainen epäkohtailmoitus kirjataan, ja käsittelystä pidetään kirjaa, jotta voidaan seurata, että tarvittavat korjaustoimet on toteutettu. Lähijohtaja vastaa siitä, että henkilöstölle tiedotetaan ilmoituksen käsittelyn etenemisestä ja mahdollisista tilapäisistä järjestelyistä. Lähijohtaja tekee säännöllisesti yhteenvedon havaitusta epäkohdista ja niiden korjaustoimenpiteistä osana yksikön toimintakertomusta tai laatuarviointia. Henkilöstölle tiedotetaan mahdollisista muutoksista, kuten huoltotöiden aikatauluista tai toimitilojen käyttöön liittyvistä rajoituksista, esimerkiksi sähköpostilla, sisäisissä viestintäkanavissa tai henkilöstöpalavereissa.

Hätätilanteita varten palveluyksiköllä on varasuunnitelmat ja ohjeet tilojen turvallisesta evakuoinnista ja käytön rajoittamisesta, mikäli toimitilat muodostavat välittömän riskin. Henkilöstöllä on mahdollisuus antaa palautetta toimitiloihin liittyvistä huoltokäytännöistä ja ilmoitusprosessien toimivuudesta, jotta toimintamalleja voidaan kehittää edelleen.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:  

Konsernipalveluiden tilakeskus vastaa hyvinvointialueen toimitilaverkkosuunnittelusta, hyvinvointialueen käyttöön tulevien toimitilojen investointien suunnittelusta sekä rakennushankkeiden yleisaikataulujen laadintaan ja seurantaan liittyvistä tehtävistä.  

Tilakeskus vastaa hyvinvointialueen palvelujen järjestämistä varten tarvittavien toimitilojen rakennuttamisesta, vuokraamisesta tai ostamisesta sekä niihin liittyvien prosessien hallinnoinnista. Tilakeskus seuraa toimitilojen terveellisyyttä, ottaa vastaan lähijohtajien tekemät ilmoitukset sisäilmaongelmista ja aloittaa sisäilmaongelmien selvittämisen. 

Tilakeskus vastaa toimitiloihin liittyvien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden kuten jätehuolto- ja turvapalveluiden järjestämisestä sekä sisäisten asiakkuuksien hoidosta yhteistyössä hankintapalveluiden ja tietohallinnon kanssa.

Tilakeskus vastaa kiinteistö- ja vuokrahallinnosta sekä toimitiloihin liittyvästä sisäisestä laskennasta.  

Tilakeskuksen yhteystiedot: toimitilat@vakehyva.fi  

 

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:  

Uusille työntekijöille ja sijaisille järjestetään perehdytys, jossa käydään läpi tärkeimmät työssä käytettävät välineet (kuten tietokone), niiden käyttö ja turvallisuusohjeet. Tavoitteena on varmistaa, että henkilöstö osaa käyttää työssä tarvitsevia välineitä turvallisesti ja tehokkaasti, tunnistaa mahdolliset riskit sekä puuttua välineiden toimintahäiriöihin. Mahdollisten vikojen tai toimintahäiriöiden osalta välineet poistetaan käytöstä välittömästi, ja ne toimitetaan korjattavaksi. Aikuissosiaalityössä ei käytetä lääkinnällisiä välineitä.  

6.6. Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät:  

Hyvinvointialueella käytetään Apottia, joka täyttää asiakastietolain mukaiset vaatimukset ja jonka tiedot löytyvät Valviran tietojärjestelmärekisteristä ja joka vastaa myöskin käyttötarkoitukseltaan palveluntuottajan toimintaa.  

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:  

Tietojärjestelmien käytön tehokkuus ja asianmukaisuus varmistetaan selkeillä toimintamalleilla, jatkuvalla koulutuksella sekä osaamisen seurannalla.

Henkilöstölle haetaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset tietojärjestelmiin työsuhteen alussa. Tunnuksia tilattaessa määritellään käyttäjän rooli ja järjestelmäoikeudet työntekijän tehtävien mukaisesti. Tunnusten hallinnasta vastaa järjestelmän pääkäyttäjä. Henkilöstön käyttöoikeuksia tarkastellaan säännöllisesti ja päivitetään tehtävämuutosten tai työsuhteen päättymisen yhteydessä. Järjestelmän käyttöä seurataan säännöllisesti lokitietojen avulla, mikä mahdollistaa tietoturvaloukkauksien ja väärinkäytösten havaitsemisen.  Käyttäjiä muistutetaan jatkuvasti tietosuojan ja -turvan merkityksestä. Esimerkiksi potilas- ja asiakastietojen käsittelyssä noudatetaan tarkasti tietosuojalainsäädäntöä. Kaikille käyttäjille on saatavilla selkeät käyttöohjeet Apotista ja prosessikuvaukset järjestelmän toiminnoista. Ohjeita päivitetään säännöllisesti järjestelmäpäivitysten ja toimintatapojen muutosten mukaisesti.

Jokainen uusi työntekijä käy läpi perehdytyskoulutuksen, joka kattaa Apotti järjestelmän käyttämisen. Perehdytyskoulutuksen aikana varmistetaan, että työntekijä hallitsee järjestelmän keskeiset toiminnot ennen itsenäistä työskentelyä. Henkilöstölle tarjotaan säännöllisesti täydennyskoulutuksia, jotka käsittelevät järjestelmäpäivityksiä, uusia ominaisuuksia ja tehokkaampia toimintatapoja. Työntekijöiden järjestelmäosaamista arvioidaan säännöllisesti esimerkiksi osaamistesteillä tai käytännön työssä havaittujen tarpeiden perusteella. Arvioinnin perusteella voidaan tarjota yksilöllistä lisäkoulutusta niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tukea järjestelmän käytössä. Yksikössä on nimettyjä käyttäjätukihenkilöitä, jotka auttavat ongelmatilanteissa ja ohjaavat henkilöstöä järjestelmän käytössä. Käyttäjätuki voi sisältää henkilökohtaista opastusta, pikaohjeita tai pienryhmäkoulutuksia.

Tietojärjestelmän käytöstä kerätään palautetta säännöllisesti, ja sen perusteella päivitetään toimintatapoja ja koulutussisältöjä. Henkilöstön kehitysehdotukset otetaan huomioon järjestelmän käytön parantamisessa ja uusien toimintamallien suunnittelussa.

Yksiköllä on selkeät toimintamallit järjestelmien häiriötilanteiden varalle. Näihin kuuluu esimerkiksi siirtyminen manuaaliseen tiedonkirjaukseen tai varajärjestelmän käyttöön. Henkilöstö saa koulutusta toimintahäiriöiden hallintaan, ja tilanteiden käsittelyä harjoitellaan osana riskienhallintaa. Järjestelmän tietoturvaa ylläpidetään säännöllisillä ohjelmistopäivityksillä ja käyttöoikeuksien tarkistuksilla. Työntekijöille tarjotaan jatkuvaa tietoturvaan liittyvää koulutusta.  

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:  

Hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja.  Palveluyksikössä yksiköiden lähijohtajat vastaavat siitä, että henkilöstö noudattaa tietoturvasuunnitelmaa.  
 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:  

Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:  

Tietojärjestelmien poikkeavuudet ja tietoturvahäiriöt voivat vakavasti vaikuttaa sosiaalityön yksikön toimintaan, asiakasturvallisuuteen ja tietosuojaan. Tämän vuoksi yksikössä on selkeät ja ennakkoon määritellyt toimintamallit poikkeavuuksista ja häiriöistä ilmoittamiseen. Näillä käytännöillä pyritään turvaamaan palvelujen jatkuvuus, asiakastiedon suojaaminen sekä järjestelmien nopea palautuminen normaaliin käyttöön. 

Jokaisen työntekijän velvollisuus on ilmoittaa välittömästi tietojärjestelmän käytössä havaituista poikkeavuuksista. Ilmoitus tehdään suoraan lähijohtajalle ja tietohallintoon organisaation sisäisten ohjeiden mukaisesti. Jokainen työntekijä on myös velvoitettu ilmoittamaan välittömästi havaitsemastaan tietoturvauhkasta lähijohtajalle ja tietoturvasta vastaavalle taholle.  

Hyvinvointialueella on sisäiset ohjeistukset henkilöstölle tietoturvapoikkeuksen ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta. Henkilöstölle on vuosittain myös pakolliset tietoturvakoulutukset. Hyvinvointialueella on myös sisäiset tietoturvaohjeistukset, joita työntekijät noudattavat.  

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana:  

Poikkeama- ja häiriötilanteiden hallinta on keskeinen osa palveluyksikön omavalvontaa, ja sen tavoitteena on varmistaa toiminnan jatkuvuus, asiakas- ja potilasturvallisuus sekä tietosuoja myös häiriötilanteissa. Palveluyksikössä on selkeät toimintamallit, joiden avulla toimitaan esimerkiksi asiakastietojärjestelmän käyttökatkojen aikana tai muiden toimintaa haittaavien poikkeamien sattuessa. Apottiin liittyen on käyttökatkosuunnitelma ja yksiköllä on varautumissuunnitelma mahdollisiin häiriötilanteisiin.  

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus:  

Palveluyksiköissä teknologian käyttö tukee asiakastyön tehokkuutta, tiedonkulkua ja palvelun laatua. Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen on keskeistä toiminnan sujuvuuden ja tietosuojan turvaamiseksi. Henkilöstön opastus ja koulutus takaavat, että käytettävät työvälineet ja järjestelmät tukevat työntekijöiden ammatillista toimintaa ja asiakkaiden tarpeita.  

Teknologian soveltuvuutta arvioidaan säännöllisesti käyttökokemusten ja palautteen perusteella. Henkilöstöä kannustetaan antamaan palautetta teknologian toimivuudesta, käyttöliittymän helppoudesta ja mahdollisista kehityskohteista. Teknologiaa kehitetään jatkuvasti vastaamaan muuttuvia tarpeita, kuten etätyöskentelyn lisääntyminen tai asiakastyön digitalisaation vaatimukset.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:  

Palveluyksikössä teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin varaudutaan ennalta laadittujen toimintasuunnitelmien, selkeiden ohjeistusten ja säännöllisen koulutuksen avulla. Tavoitteena on varmistaa palvelun jatkuvuus ja asiakasturvallisuus myös teknisten häiriöiden aikana.

Teknologian vikatilanteita ja huoltoviiveitä varten yksikössä on laadittu riskiarvio ja toimintasuunnitelma, joka kattaa yleisimmät häiriötilanteet. Palveluyksikössä on käytettävissä paperisia lomakkeita ja muita välineitä, joiden avulla kriittinen toiminta voidaan varmistaa vikatilanteissa. Tärkeimmille teknologisille järjestelmille, kuten asiakastietojärjestelmä Apotille, on olemassa yksikössä jatkuvuustyöasema.  

Yleisimpiä vikatilanteita ja huoltoviiveitä varten on laadittu yksityiskohtaiset ohjeistukset, jotka ovat saatavilla hyvinvointialueen intrassa.  

Teknisten häiriöiden tai vikatilanteiden ilmetessä työntekijöitä ohjeistetaan tekemään viipymättä ilmoitus tietohallintoon.  

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:  

Teknologian hyödyntäminen tarjoaa mahdollisuuksia yksilöllisten tarpeiden tunnistamiseen ja asiakkaan itsemääräämisoikeuden tukemiseen. Palveluyksikössä varmistetaan, että teknologian käyttö palvelee asiakasta  hänen oikeuksiaan kunnioittaen, ja sen avulla pyritään edistämään asiakaslähtöisyyttä ja palveluiden saavutettavuutta.

6.7. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:  

Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:  

tietosuojavastaava@vakehyva.fi  

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:  

Asiakas- ja potilastietojen kirjaaminen on olennainen osa sosiaalityön toimintaa. Kirjaamisen tarkoituksena on varmistaa tiedon ajantasaisuus, luotettavuus ja kattavuus, jotta asiakkaan palveluprosessi on saumaton ja hänen oikeutensa toteutuvat. Palveluyksikössä noudatetaan selkeitä käytäntöjä kirjaamisen laadun, viivytyksettömyyden ja asiakasta osallistavan toimintatavan varmistamiseksi.

Tiedot kirjataan mahdollisimman pian asiakaskontaktin, tapaamisen tai toimenpiteen jälkeen, jotta tiedot ovat ajantasaisia ja oikeellisia. Asiakasta informoidaan häntä koskevien tietojen kirjaamisesta ja tietojen käytöstä. Asiakasta kannustetaan tarkistamaan ja täydentämään häntä koskevia tietoja. Asiakkaan näkemykset ja toiveet otetaan huomioon kirjaamisessa. Tapaamisen aikana asiakasta voidaan pyytää vahvistamaan keskeiset tiedot, jotka kirjataan esimerkiksi palvelusuunnitelmaan. Jos mahdollista, asiakkaalle voidaan näyttää kirjaukset jo tapaamisen aikana esimerkiksi näytöltä, jotta hän voi antaa lisäkommentteja tai korjauksia. Palveluprosessin tavoitteet, toimenpiteet ja niiden vaikutukset kirjataan yhteistyössä asiakkaan kanssa siten, että asiakas ymmärtää ja hyväksyy kirjauksen sisällön.

Kirjaukset tehdään tarkasti, mutta tiiviisti, keskittyen olennaisiin tietoihin asiakkaan palvelun ja oikeusturvan näkökulmasta. Lähijohtajat tarkistavat säännöllisesti kirjausten laatua ja antavat tarvittaessa palautetta ja ohjeistusta työntekijöille. Mahdolliset puutteet, kuten epäselvät tai puutteelliset kirjaukset, korjataan välittömästi yhteistyössä työntekijän kanssa. Kirjaamisessa varmistetaan, että tiedot koskevat vain asiakasta ja ovat palvelun kannalta tarpeellisia.  Henkilöstölle tarjotaan säännöllisesti koulutusta kirjaamiskäytännöistä, tietosuojaan liittyvistä velvoitteista sekä asiakaslähtöisestä kirjaamisesta.

Kirjaamiskäytäntöjä ja järjestelmiä arvioidaan säännöllisesti esimerkiksi asiakaspalautteen, henkilöstön havaintojen ja sisäisen laaduntarkastuksen perusteella. Tarpeen mukaan kirjaamiskäytäntöjä kehitetään, jotta ne vastaavat asiakkaiden tarpeita ja lainsäädännön vaatimuksia. Tietojärjestelmien käytettävyyttä kehitetään jatkuvasti, jotta kirjaaminen on mahdollisimman helppoa ja tehokasta. Esimerkiksi lomakkeet ja valmiit rakenteet helpottavat tiedon syöttämistä ja varmistavat sen yhdenmukaisuuden.

Näillä käytännöillä palveluyksikössä varmistetaan, että asiakas- ja potilastietojen kirjaaminen tukee palveluprosessin laatua, asiakkaan osallistamista ja tietosuojan toteutumista. Asianmukaisesti kirjattu tieto mahdollistaa paremman asiakaspalvelun ja luotettavan tiedon jakamisen tarvittaessa.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:  

Palveluyksikössä tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja asiakas- sekä potilastietojen käsittelyn asianmukainen toteutus ovat ensiarvoisen tärkeitä asiakkaiden oikeuksien turvaamiseksi. Yksikössä on käytössä selkeät ja systemaattiset käytännöt, joilla varmistetaan tietosuojan noudattaminen kaikissa työtehtävissä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) periaatteita. Asiakastietoja käsitellään vain ennalta määritettyihin, palvelujen toteutukseen liittyviin tarkoituksiin. Hyvinvointialueella toimii nimetty tietosuojavastaava, joka vastaa tietosuojan ja GDPR:n noudattamisesta sekä antaa ohjeistusta ja tukea henkilöstölle. Tietosuojavastaava seuraa tietosuojakäytäntöjen ajantasaisuutta ja valvoo niiden käytännön toteutusta.

Kaikki työntekijät perehdytetään tietosuojaan ja GDPR:n vaatimuksiin osana työsuhteen aloitusta. Säännöllisiä täydennyskoulutuksia järjestetään tietosuojalainsäädännön muutosten, teknologian uudistusten ja havaittujen tarpeiden perusteella.

Asiakastietoja kerätään ja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää. Käyttöoikeudet asiakas- ja potilastietoihin myönnetään roolipohjaisesti työntekijän tehtävien mukaisesti. Käyttäjien toimia valvotaan lokitietojen avulla, ja käyttöoikeuksia tarkastetaan säännöllisesti. Asiakastiedot säilytetään tietoturvallisesti sähköisissä järjestelmissä. Säilytysaikoja noudatetaan lain ja organisaation ohjeiden mukaisesti. Tiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään turvallisesti esimerkiksi tietosuojamääräysten mukaisella tietojen tuhoamisella.

Asiakastietojärjestelmät ja muut teknologiset ratkaisut täyttävät tietoturvavaatimukset, kuten salauksen ja käyttäjäidentiteetin vahvan tunnistamisen. Järjestelmät päivitetään säännöllisesti tietoturvauhkien minimoimiseksi. Palveluyksikössä on selkeä toimintamalli tietoturvahäiriöiden tunnistamiseen, ilmoittamiseen ja hallintaan. Mahdolliset tietoturvaloukkaukset käsitellään viipymättä, ja niistä tiedotetaan tietosuojavastaavaa sekä tarvittaessa tietosuojavaltuutettua.

Paperiset asiakastiedot säilytetään lukituissa tiloissa, ja niihin on pääsy vain niillä työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Työtilat ja päätelaitteet on suojattu asiattomalta pääsyltä.

Asiakkailla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Asiakkaita ohjataan, kuinka he voivat käyttää tietosuojaoikeuksiaan. Henkilöstöä ja asiakkaita kannustetaan antamaan palautetta tietosuojakäytännöistä ja niiden toteutumisesta. Palautteiden pohjalta tehdään parannuksia. Palveluyksikön tietosuojaa ja tietoturvakäytäntöjä arvioidaan säännöllisesti riskiarvioinnin kautta.

Palvelun sisällön omavalvonta 

Palvelun saatavuuden määräajat:  

Aikuissosiaalityön palveluyksikössä noudatetaan lainsäädännön ja organisaation linjausten mukaisia määräaikoja, jotka varmistavat asiakkaiden palvelujen saatavuuden oikea-aikaisesti ja asiakaslähtöisesti. Määräajat koskevat erityisesti palvelutarpeen arvioinnin ja selvittämisen aloitusta sekä kiireellisen avun tarjoamista.

Palvelutarpeen arviointi on aloitettava viipymättä, kun kunnan sosiaalihuollon viranomaiselle on tehty yhteydenotto, josta käy ilmi mahdollinen tuen tarve. Tämä koskee tilanteita, joissa asiakas itse, hänen läheisensä tai viranomainen tuo esille huolen asiakkaan tilanteesta. Ei-kiireellisissä tilanteissa asiakas pyritään kontaktoimaan 1-3 arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. Ensikontaktin yhteydessä selvitetään asiakkaan tuen tarve ja annetaan mahdolliset kiireelliset ohjeet tai neuvot.

Palvelutarpeen arviointi pyritään pääsääntöisesti saamaan päätökseen kolmen kuukauden kuluessa sen aloittamisesta. Arviointiin sisältyy asiakkaan tilanteen kokonaisvaltainen tarkastelu, tuen tarpeen selvittäminen ja palvelujen yhteensovittaminen.

Mikäli asiakkaan tilanne on kiireellinen, apua ja palveluja tulee tarjota välittömästi tai viimeistään saman työpäivän aikana, riippuen tilanteen vakavuudesta. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa asiakkaan hyvinvointi tai turvallisuus on välittömästi vaarassa.

Palvelutarpeen arvioinnin jälkeen mahdolliset päätökset sosiaalipalveluiden myöntämisestä tehdään ilman aiheetonta viivytystä.  

Palveluyksikkö seuraa säännöllisesti määräaikojen toteutumista osana laadunhallintaa. Tämä varmistaa, että asiakkaat saavat palvelua lain edellyttämällä tavalla. Asiakasta informoidaan aina hänen tilanteeseensa liittyvistä määräajoista ja mahdollisista viivästyksistä selkeästi ja ymmärrettävästi.

Näiden määräaikojen noudattaminen edistää palvelujen oikea-aikaisuutta, varmistaa asiakkaiden yhdenvertaisuuden ja tukee aikuissosiaalityön vaikuttavuutta. Palveluyksikkö huolehtii, että henkilöstö on tietoinen määräajoista ja että asiakkaat saavat tarvitsemaansa apua viivytyksettä.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta:  

Sosiaalityön palveluyksikössä asiakkaiden toimintakyvyn edistäminen ja seuranta ovat keskeinen osa työtä, jolla tuetaan heidän kokonaisvaltaista hyvinvointiaan ja osallisuuttaan. Fyysinen, psyykkinen, kognitiivinen ja sosiaalinen toimintakyky huomioidaan yksilöllisesti palvelutarpeen arvioinnissa, ja palvelut suunnitellaan asiakkaan tarpeiden ja voimavarojen mukaisesti.

Asiakkaan fyysistä toimintakykyä kartoitetaan palvelutarpeen arvioinnissa yhteistyössä tarvittaessa muiden toimijoiden, kuten terveydenhuollon ammattilaisten, kanssa. Tarvittaessa asiakas ohjataan kuntoutuspalveluihin, apuvälineiden käyttöön tai terveyspalveluiden piiriin.  Fyysistä toimintakykyä seurataan osana asiakkaan palveluprosessia ja arvioidaan säännöllisesti palvelusuunnitelman päivityksen yhteydessä.

Asiakkaan psyykkinen toimintakyky kartoitetaan palvelutarpeen arvioinnissa, ja mahdolliset mielenterveyden tuen tarpeet huomioidaan. Asiakkaat ohjataan tarvittaessa hyvinvointialueen mielenterveyspalveluihin, kuten terapiaan tai vertaistukiryhmiin. Psyykkisen toimintakyvyn muutoksia seurataan säännöllisesti asiakastapaamisten yhteydessä ja arvioidaan osana palvelusuunnitelmaa.

Asiakkaan kognitiivisen toimintakyvyn arvioinnissa tunnistetaan esimerkiksi muistiongelmat, oppimisvaikeudet tai muut haasteet, jotka voivat vaikuttaa hänen kykyynsä käsitellä tietoa tai tehdä päätöksiä. Tarvittaessa asiakas ohjataan terveydenhuollon palveluiden piiriin.  Kognitiivista toimintakykyä seurataan osana asiakkaan kokonaisvaltaista palveluprosessia, ja muutoksiin reagoidaan yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.

Sosiaalisen toimintakyvyn edistämisessä korostetaan asiakkaan osallisuutta ja mahdollisuuksia ylläpitää sosiaalisia suhteita sekä osallistua yhteisölliseen toimintaan. Asiakkaille tarjotaan tukea yhteiskunnallisen osallistumisen lisäämiseksi, kuten ryhmätoimintaa, vapaaehtoistoimintaa tai vertaistukiryhmiä. Asiakkaan sosiaalisen toimintakyvyn kehitystä seurataan tapaamisten ja palvelusuunnitelmien päivitysten yhteydessä. Myös asiakaspalautetta hyödynnetään osallisuustoimien vaikutusten arvioinnissa.

Asiakkaan toimintakyvyn edistämisessä tehdään tiivistä yhteistyötä muiden toimijoiden, kuten terveydenhuollon, kuntoutuksen, koulutuksen ja järjestöjen kanssa. Palveluyksikön henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti tunnistamaan ja tukemaan fyysistä, psyykkistä, kognitiivista ja sosiaalista toimintakykyä.

Näillä toimintamalleilla varmistetaan, että asiakkaan toimintakykyä tuetaan kokonaisvaltaisesti ja tavoitteellisesti. Seuranta ja arviointi takaavat, että palvelut vastaavat asiakkaiden muuttuvia tarpeita ja tukevat heidän hyvinvointiaan sekä itsenäistä selviytymistään.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen:  

Yksikössä ei järjestetä ruokahuoltoa.  

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen:  

Yksikössä ei järjestetä siivousta tai pyykkihuoltoa.  

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:  

Palveluyksikössä hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy ovat keskeisiä toimenpiteitä asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuuden ja hyvinvoinnin varmistamiseksi. Noudattamalla tarkkoja hygieniaohjeita ja ennaltaehkäiseviä käytäntöjä ehkäistään tartuntatautien leviämistä ja luodaan turvallinen toimintaympäristö. Epidemioihin ja pandemioihin varaudutaan erityisillä toimintasuunnitelmilla, jotka ovat kaikkien henkilöstön jäsenten tiedossa.

Henkilöstön ja asiakkaiden on suositeltavaa pestä kädet saippualla ja vedellä tai käyttää käsihuuhdetta ennen ja jälkeen asiakaskohtaamisten sekä mahdollisten pintojen koskettamisen. Käsihuuhdetta on saatavilla yksikön sisääntulojen, työpisteiden ja asiakastilojen yhteydessä. Tilat ja välineet, kuten asiakastietokoneet ja huonekalut, puhdistetaan säännöllisesti. Tarpeen mukaan välineet desinfioidaan käytön jälkeen.

Henkilöstöä ohjeistetaan jäämään pois työpaikalta, jos heillä on tartuntatautien oireita. Tarvittaessa käytössä ovat suojamaskit, hanskat ja muut suojavälineet, joita käytetään erityisesti epidemioiden aikana. Henkilöstöä kannustetaan tartuntatautien ehkäisemiseksi rokottautumaan suositusten mukaisesti (esim. influenssa ja COVID-19).

Epidemiatilanteissa henkilöstöä ohjeistetaan muun muassa pesemään kädet useammin, tilojen puhtaanapitoa tehostetaan, turvavälejä suositellaan pidettäväksi, kasvomaskeja suositellaan pidettävän, asiakastapaamiset pidetään tarvittaessa etäyhteyksin.  

Hygieniakäytäntöjä ja infektioiden ennaltaehkäisyyn liittyviä ohjeistuksia tarkastellaan säännöllisesti ja päivitetään tilanteen vaatimusten mukaisesti. Henkilöstön ja asiakkaiden palautteet hygienia- ja turvallisuuskäytännöistä otetaan huomioon ohjeistusten kehittämisessä.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:  

Yksikössä ei järjestetä arvotavaroiden säilytystä tai asiakas- tai potilasvaroja.  

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:  

Asiakkaat huolehtivat itse terveyden- ja sairaanhoidon toteutuksesta.  

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:  

Asiakkaan palvelukokonaisuus edellyttää sujuvaa yhteistyötä ja tehokasta tiedonkulkua eri sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien sekä -tuottajien välillä. Palveluyksikössä tiedonkulun ja yhteistyön toteuttamiseen on kehitetty selkeitä toimintamalleja, joiden avulla varmistetaan, että asiakas saa tarvitsemansa palvelut oikea-aikaisesti ja saumattomasti.

Yhteistyön lähtökohtana on asiakkaan tarpeiden kokonaisvaltainen huomioiminen ja hänen etunsa asettaminen etusijalle. Asiakas pidetään mukana palvelujen suunnittelussa, ja hänen näkemyksensä huomioidaan kaikissa yhteistyön vaiheissa. Tiedonkulussa noudatetaan tarkasti tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), ja asiakastiedot jaetaan vain asiakkaan suostumuksella tai lain sallimissa puitteissa. Asiakasinformointi varmistetaan, ja asiakkaalle kerrotaan, miten hänen tietojaan käsitellään yhteistyön aikana. 

Moniammatillisia asiakastapaamisia hyödynnetään asiakastilanteissa, jotka vaativat eri alojen asiantuntemusta. Näihin tiimeihin voivat kuulua sosiaalityöntekijöitä, terveydenhuollon ammattilaisia, kuntoutuksen asiantuntijoita ja muita toimijoita. Yhteinen tietojärjestelmä Apotti mahdollistaa ajantasaisen tiedonkulun eri toimijoiden välillä. Tiedot kirjataan selkeästi ja kattavasti, jotta kaikki palvelukokonaisuuteen osallistuvat voivat hyödyntää samaa tietopohjaa asiakkaan tilanteesta.

Asiakkaalle laaditaan yksilöllinen palvelusuunnitelma, joka toimii yhteistyön ohjaavana dokumenttina. Palvelusuunnitelma sisältää selkeät tavoitteet, sovitut toimenpiteet ja vastuut eri toimijoille. Asiakaspolkuja kehitetään niin, että asiakkaan siirtyminen palvelusta toiseen on sujuvaa ja katkeamatonta.

Palvelutuottajien välillä pidetään säännöllisiä kokouksia ja päivityksiä asiakkaan tilanteesta. Yhteydenpito voidaan toteuttaa eri kanavien kautta, kuten puhelimitse, sähköisesti tai kasvokkain pidettävissä tapaamisissa.

Asiakkaiden kokemuksia yhteistyöstä ja tiedonkulusta kerätään säännöllisesti, ja palautetta hyödynnetään yhteistyön kehittämisessä. Yhteistyön sujuvuutta ja tiedonkulun laatua arvioidaan säännöllisesti esimerkiksi asiakastapausten tarkastelun yhteydessä. Havaittuihin puutteisiin puututaan nopeasti, ja toimintamalleja kehitetään jatkuvasti.

Näillä toimintamalleilla palveluyksikkö varmistaa, että yhteistyö ja tiedonkulku muiden sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden kanssa tukee asiakkaan hyvinvointia ja edistää saumattoman palvelupolun toteutumista.

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:  

Asiakkaiden suunhoidon tarpeet arvioidaan osana palvelutarpeen arviointia ja ohjataan tarvittaessa asiakas ohjataan suun terveydenhuollon ammattilaisille, kuten hammashoitajalle tai hammaslääkärille. Asiakkaiden terveydentilaa seurataan jatkuvasti osana palveluprosessia. Esimerkiksi säännöllisissä tapaamisissa voidaan havaita oireita tai vaivoja, jotka vaativat kiireetöntä hoitoa. Asiakas ohjataan perusterveydenhuollon tai muiden hoitopalvelujen piiriin tarpeen mukaisesti. Mikäli asiakas tarvitsee tukea kiireettömän sairaanhoidon ajanvarauksessa, henkilökunta auttaa järjestelyissä ja varmistaa, että asiakas saa tarvitsemansa hoidon. Asiakkaille tiedotetaan heidän oikeuksistaan käyttää terveydenhuollon palveluja.

Henkilöstö on koulutettu tunnistamaan tilanteet, joissa asiakkaan terveydentila vaatii välitöntä lääkärin tai ensihoidon apua. Henkilöstö ottaa viipymättä yhteyttä hätänumeroon (112) ja toimii annettujen ohjeiden mukaisesti.

Mikäli asiakkaan epäillään menehtyneen, henkilöstö ottaa viipymättä yhteyttä hätänumeroon (112) ja toimii annettujen ohjeiden mukaisesti.

8.1. Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:  

Palveluyksikössä asiakkaan pääsy palveluihin varmistetaan tarjoamalla helppoja ja monikanavaisia yhteydenottotapoja, noudattamalla lainmukaisia määräaikoja ja tekemällä tiivistä yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Palveluprosessia kehitetään jatkuvasti asiakaspalautteen ja seurannan perusteella, jotta jokaiselle asiakkaalle voidaan tarjota tarpeenmukainen ja oikea-aikainen tuki.

Omatyöntekijän nimeäminen:  

Palveluyksikössä omatyöntekijän nimeäminen perustuu sosiaalihuoltolain periaatteisiin, joissa korostetaan asiakkaan tarpeisiin vastaavaa, yksilöllistä ja jatkuvaa tukea. Omatyöntekijän nimeäminen edistää asiakaslähtöisyyttä, luottamuksellista vuorovaikutusta ja palveluprosessin sujuvuutta.

Omatyöntekijä nimetään jokaiselle asiakkaalle, jonka elämäntilanne edellyttää pitkäaikaisempaa ja yksilöllistä sosiaalityön tukea. Nimitys tehdään heti palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä tai palveluprosessin alkaessa, jotta asiakas saa selkeän yhteyshenkilön, joka vastaa hänen asioidensa kokonaisvaltaisesta koordinoinnista. Omatyöntekijän tehtävä on olla asiakkaan ensisijainen kontakti palveluyksikössä koko palveluprosessin ajan. Tämä varmistaa, että asiakas saa jatkuvaa tukea samalta henkilöltä ja että hänen tilanteensa ymmärretään kokonaisvaltaisesti. Asiakkaalle kerrotaan, kuka hänen omatyöntekijänsä on, ja häntä kannustetaan ottamaan yhteyttä suoraan omatyöntekijään kaikissa häntä koskevissa asioissa.

Omatyöntekijä vastaa asiakkaan palvelutarpeen arvioinnista, palvelusuunnitelman laatimisesta ja palvelujen toteutumisen seurannasta. Omatyöntekijä on asiakkaan ensisijainen yhteyshenkilö sekä sisäisesti että ulkoisesti, koordinoiden tarvittaessa muiden palveluntarjoajien, kuten terveydenhuollon, TE-toimiston tai järjestöjen, kanssa. Omatyöntekijä tukee asiakasta hänen tavoitteidensa saavuttamisessa ja auttaa häntä tekemään päätöksiä omista asioistaan. Omatyöntekijän toiminnan vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti yksikön omavalvonnassa sekä asiakaspalautteen perusteella.

Omatyöntekijän nimeäminen on keskeinen osa sosiaalityön asiakaslähtöistä toimintatapaa. Se mahdollistaa yksilöllisen tuen, selkeyttää palveluprosessia ja edistää asiakkaan hyvinvointia tarjoamalla jatkuvan ja luotettavan yhteyshenkilön. Omatyöntekijän nimeämisen periaatteita ovat tarvelähtöisyys, jatkuvuus ja asiakaslähtöisyys, joita seurataan ja kehitetään säännöllisesti asiakastarpeiden ja palautteen pohjalta.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:  

Palveluyksikössä asiakkaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen on keskeinen periaate, joka pohjautuu sosiaalihuoltolakiin, asiakaslakiin ja yleisiin hyvän hallinnon periaatteisiin. Tavoitteena on, että asiakas ymmärtää häntä koskevat päätökset, palvelut ja toimenpiteet ja voi aktiivisesti osallistua niiden suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:  

Palveluyksikössä asiakkaan ja potilaan asiallinen kohtelu on perusta laadukkaalle ja luotettavalle palvelulle. Asiallinen kohtelu tarkoittaa asiakkaan kunnioittavaa, arvostavaa ja tasapuolista kohtaamista hänen oikeuksiaan ja ihmisarvoaan kunnioittaen. Palveluyksikössä on käytössä toimintamallit, joilla asiallinen kohtelu varmistetaan ja epäasialliseen kohteluun puututaan viipymättä.

Palveluyksikössä painotetaan asiakaslähtöisyyttä, avoimuutta ja tasa-arvoa kaikissa kohtaamisissa. Henkilöstöä ohjeistetaan toimimaan asiakkaiden kanssa ammatillisesti, empaattisesti ja heidän yksilöllisiä tarpeitaan kunnioittaen. Asiakkaalle tiedotetaan hänen oikeudestaan tulla kohdelluksi arvokkaasti ja tasapuolisesti. Asiakkaalla on oikeus tuoda esiin kokemuksensa kohtelusta esimerkiksi palautteenantokanavien kautta.

Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti koulutusta asiakaslähtöisestä työskentelystä, vuorovaikutustaitojen kehittämisestä ja monimuotoisuuden huomioimisesta. Asiakaspalautetta kerätään säännöllisesti, ja se analysoidaan asiallisen kohtelun toteutumisen arvioimiseksi. Palaute otetaan huomioon yksikön toiminnan kehittämisessä.

Henkilöstöä ohjeistetaan tunnistamaan ja puuttumaan epäasialliseen käytökseen viipymättä. Asiakas voi ilmoittaa epäasiallisesta kohtelusta suullisesti tai kirjallisesti esimerkiksi suoraan henkilöstölle, lähijohtajalle tai palautekanavien kautta. Mikäli työntekijä havaitsee epäasiallista kohtelua, hänen velvollisuutensa on raportoida asiasta lähijohtajalle. Lähijohtaja vastaa tilanteen ripeästä ja objektiivisesta selvittämisestä. Selvityksessä pyritään varmistamaan kaikkien osapuolten oikeudenmukainen kohtelu.

Mikäli epäasiallista kohtelua on tapahtunut, tilanteeseen puututaan yksilöllisten tarpeiden mukaisesti. Havaitut epäasiallisen kohtelun syyt pyritään poistamaan toimintatapoja tai -kulttuuria muuttamalla. Asiakkaalle tiedotetaan asian käsittelyn etenemisestä ja mahdollisista toimenpiteistä. Kaikki epäasiallista kohtelua koskevat tapaukset dokumentoidaan asianmukaisesti, ja niitä käytetään toiminnan kehittämiseen ja koulutusten suunnitteluun.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:  

Palveluyksikössä varmistetaan, että asiakkaat ja potilaat ovat tietoisia käytettävissään olevista oikeusturvakeinoista. Asiakkaan ja potilaan oikeus tulla informoiduksi oikeusturvakeinoista on olennainen osa oikeudenmukaista ja asiakaslähtöistä palvelua. Tiedottaminen tapahtuu selkeästi, ymmärrettävästi ja asiakkaan tarpeet huomioiden, jotta hän voi hyödyntää oikeusturvakeinojaan tarvittaessa.

Asiakkaille annetaan tietoa oikeusturvakeinoista selkeällä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Tietoa tarjotaan asiakkaan tarpeiden mukaisesti eri kielillä ja saavutettavissa muodoissa. Asiakkaalle tai potilaalle annetaan tieto hänen oikeusturvakeinoistaan heti, kun asia sitä edellyttää, kuten päätöksenteon yhteydessä tai mahdollisen tyytymättömyyden ilmetessä.

Oikeusturvakeinoja koskevat tiedot ovat helposti saatavilla esimerkiksi hyvinvointialueen verkkosivuilla tai henkilöstön antamana suullisena ohjeistuksena. Asiakasta informoidaan hänen oikeudestaan tehdä muistutus palveluyksikön toiminnasta, mikäli hän kokee tulleensa kohdelluksi epäasiallisesti tai kokee tyytymättömyyttä palveluun. Asiakkaalle annetaan tieto mahdollisuudesta tehdä kantelu valvoville viranomaisille, kuten aluehallintovirastolle (AVI) tai Valviralle, jos hän kokee palvelussa puutteita tai laiminlyöntejä. Sosiaalihuollon päätöksistä informoidaan asiakasta hänen oikeudestaan hakea muutosta. Asiakkaalle kerrotaan selkeästi, miten ja missä ajassa muutosta voi hakea esimerkiksi oikaisuvaatimuksella tai valittamalla hallinto-oikeuteen. Päätöksissä mainitaan aina muutoksenhakuohjeet.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:  

Sosiaalityön palveluyksikössä asiakkaan ja potilaan lakisääteiset suunnitelmat, kuten asiakassuunnitelmat, ovat keskeinen osa laadukasta ja tavoitteellista palveluprosessia. Suunnitelmien laatiminen, seuranta, toteuttaminen ja päivittäminen perustuvat lainsäädännön vaatimuksiin ja asiakkaan tarpeisiin. Näillä suunnitelmilla varmistetaan, että palvelut vastaavat asiakkaan yksilöllisiä tarpeita ja hänen oikeutensa toteutuvat.

Suunnitelman laadinta perustuu sosiaalihuollon lainsäädäntöön. Suunnitelma laaditaan kirjallisesti ja yhteistyössä asiakkaan kanssa. Suunnitelman laadinnassa huomioidaan asiakkaan yksilölliset tarpeet, voimavarat ja elämäntilanne. Asiakas osallistuu aktiivisesti suunnitelman laadintaan, ja hänen näkemyksiään ja toiveitaan kuunnellaan. Asiakkaan mahdolliset tukiverkostot, kuten omaiset tai läheiset, voivat osallistua suunnitelman laatimiseen asiakkaan suostumuksella. Suunnitelma sisältää selkeästi määritellyt tavoitteet, tarvittavat palvelut ja niiden toteuttamistavat. Suunnitelmaan kirjataan myös vastuutahot ja aikataulut.

Suunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti asiakastapaamisten ja arviointien yhteydessä. Seurannassa varmistetaan, että asiakkaalle tarjotut palvelut vastaavat hänen tarpeitaan ja suunnitelmassa määriteltyjä tavoitteita. Suunnitelman mukaiset palvelut toteutetaan tiiviissä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa, kuten muiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten sekä palveluntarjoajien kanssa. Omatyöntekijä varmistaa, että suunnitelma pysyy ajan tasalla ja että sen toteuttaminen etenee sovitusti. Asiakasta kannustetaan osallistumaan aktiivisesti suunnitelman toteuttamiseen ja arviointiin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi palveluiden vaikutusten seurantaa ja palautteen antamista.

Suunnitelma päivitetään, kun asiakkaan tilanteessa tapahtuu olennaisia muutoksia. Päivitys tehdään yhteistyössä asiakkaan ja mahdollisesti hänen tukiverkostonsa kanssa. Päivitystarve arvioidaan säännöllisesti osana palveluprosessia.

Asiakkaalle annetaan selkeä ja kattava tieto suunnitelman sisällöstä, sen tavoitteista ja palveluista. Asiakas saa tarvittaessa kopion suunnitelmasta, ja suunnitelman sisältö käydään läpi yhdessä. Henkilöstölle tarjotaan säännöllisesti koulutusta suunnitelmien laadinnasta ja asiakaslähtöisestä työskentelystä.

Näiden menettelytapojen avulla varmistetaan, että asiakkaan ja potilaan lakisääteiset suunnitelmat laaditaan, toteutetaan, seurataan ja päivitetään asianmukaisesti. Suunnitelmat toimivat keskeisenä työvälineenä, joka edistää asiakkaan tavoitteiden saavuttamista ja hänen yksilöllisten tarpeidensa huomioimista.

8.2. Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:  

Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen ja sen toteutumisen varmistaminen ovat keskeisiä periaatteita palveluyksikön toiminnassa. Itsemääräämisoikeus tarkoittaa, että asiakas saa tehdä omat päätöksensä ja vaikuttaa itseään koskeviin asioihin riippumatta hänen elämäntilanteestaan tai tarvitsemastaan tuesta. Tämä periaate perustuu sosiaalihuoltolakiin, asiakaslakiin ja muihin asiakasta suojaaviin säädöksiin.

Jokaiselle asiakkaalle tarjotaan mahdollisuus osallistua aktiivisesti oman palvelusuunnitelmansa laadintaan. Suunnitelmassa määritellään yhdessä asiakkaan tavoitteet, palvelut ja toimenpiteet, joita asiakas haluaa toteutettavan. Asiakkaalle annetaan riittävästi tietoa vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista, jotta hän voi tehdä perusteltuja päätöksiä. Tiedottaminen tapahtuu ymmärrettävästi ja asiakkaan tarpeet huomioiden.

Palveluyksikkö varmistaa asiakkaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen tukemalla heidän osallisuuttaan ja kunnioittamalla heidän päätöksiään. Asiakkaan autonomia ja hänen oikeutensa vaikuttaa omiin asioihinsa ovat keskiössä kaikessa toiminnassa, ja niitä edistetään jatkuvasti toiminnan kehittämisen ja koulutuksen kautta.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:  

Palveluyksikössä asiakkaan itsemääräämisoikeuden vahvistaminen on keskeinen osa toimintaa, ja sen tueksi on laadittu kattavia suunnitelmia ja ohjeistuksia. Näiden tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat voivat tehdä omia päätöksiään ja osallistua aktiivisesti heitä koskevien asioiden suunnitteluun ja toteutukseen. Vastuu näiden suunnitelmien ja ohjeiden seurannasta ja päivittämisestä on nimetty yksikön vastuuhenkilölle.  

Asiakkaalle laaditaan tarvittaessa yksilöllinen asiakassuunnitelma, joka perustuu asiakkaan tarpeisiin, toiveisiin ja tavoitteisiin. Suunnitelma sisältää asiakkaan omat näkemykset ja valinnat koskien palveluja ja tukitoimenpiteitä. Asiakkaan aktiivinen osallistuminen suunnitelman laatimiseen varmistetaan esimerkiksi keskusteluilla ja riittävällä tiedottamisella. Työntekijöiden perehdyttämisessä korostetaan asiakaslähtöisen toiminnan periaatteita, joissa korostetaan asiakkaan osallisuutta, kuulluksi tulemista ja itsemääräämisoikeuden kunnioittamista kaikissa tilanteissa.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Rajoitustoimenpiteitä ei tehdä aikuisten sosiaalityössä  

8.3. Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:  

Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00  

Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00  

Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.  

Sähköpostiyhteydenotot:

sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4. Asiakaspalaute

Säännöllisesti palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:  

Hyvinvointialueen asiakastyöhön on sisäänrakennettuna jatkuvan palautteen toimintamalli, jolloin työskentelyä ohjaa asiakkailta saatu positiivinen ja negatiivinen palaute työskentelyn eri vaiheissa ja toimintoja kehitettäessä. Hyvinvointialueen internet sivuilla on palautelomake ja asiakas voi laittaa suoraan palautetta myös yksikön lähiesimiehelle esimerkiksi sähköpostilla. Aikuisten sosiaalipalvelut osallistuu myös hyvinvointialueen kirjallisiin asiakaspalautekyselyihin sekä mahdollisiin muihin hyvinvointialueen tuottamiin asiakaspalautekyselyihin.  Asiakaspalautetta kerätään myös osana päivittäistä kanssakäymistä asiakkaiden kanssa.  
 
Hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä koostuu kolmesta osasta:    

- Jatkuva asiakaspalaute (jatkuvaa asiakaspalautetta kerätään pääasiassa hyvinvointialueen internet-sivujen kautta. Jatkuvaa asiakaspalautetta saadaan myös suullisesti ja kirjallisesti asiakaspalautelomakkeilla ja sähköpostitse)    

- Kohdennetut asiakaskyselyt (mm. erikseen toteutettavat asiakaspalautteet (mm. sähköinen asiointi)    

- Lakisääteinen palaute (oikaisuvaatimukset, muistutukset, kantelut, valitukset, vahingonkorvausvaatimukset)  

 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:  

Palveluyksikössä asiakaspalautteen kerääminen, käsittely ja hyödyntäminen on suunniteltu systemaattiseksi osaksi toiminnan kehittämistä. Palautetta kerätään säännöllisesti sekä sähköisesti että muilla menetelmillä, jotta asiakkaiden ja heidän läheistensä näkemykset voidaan huomioida toiminnan suunnittelussa ja parantamisessa.

Asiakkaat, heidän omaisensa ja läheisensä voivat antaa palautetta sähköisen palautekanavan kautta milloin tahansa. Lisäksi palautetta kerätään esimerkiksi palvelutilanteissa ja säännöllisesti järjestettävien asiakaskyselyiden avulla. Kaikki saatu palaute kirjataan ja analysoidaan, ja se jaotellaan teemoittain (esim. kehitysehdotukset, positiivinen palaute, palvelujen sujuvuus). Palautteet käsitellään tiimikokouksissa säännöllisesti, yleensä kuukausittain, jolloin myös toistuvat teemat ja kehittämiskohteet tulevat esille. Positiivinen palaute nostetaan esille tiimikokouksissa, ja se jaetaan henkilöstölle kannustavana ja motivoivana tekijänä. Hyvät käytännöt, joista asiakkaat antavat kiitosta, pyritään tunnistamaan ja juurruttamaan osaksi yksikön toimintaa.

Palautteen perusteella määritellään konkreettiset kehittämistoimenpiteet, kuten prosessien päivittäminen, viestinnän parantaminen tai henkilöstön lisäkoulutukset. Kehitysehdotuksille asetetaan selkeät vastuut ja aikataulut, jotta niiden toteutuminen voidaan varmistaa. Palautteeseen liittyvien toimenpiteiden etenemistä seurataan säännöllisesti. Jos palautteen antaja on jättänyt yhteystietonsa, hänelle annetaan palaute siitä, miten hänen esittämänsä asiat on otettu huomioon. Palautteen käsittely toimii osana yksikön laadunhallintaa, ja siitä saatuja tietoja hyödynnetään yksikön toiminnan pitkän aikavälin kehittämisessä.

8.5. Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutus tehdään toimintayksikköön johtavalle viranhaltijalle.  

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:  

Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. Tehtäväaluepäällikkö vastaa muistutukseen. Tilanteen taustat hän saa tietoonsa yksikön lähiesimieheltä. Mikäli muistutus koskee samalla useampaa perhepalvelujen tulosyksikköä, lähijohtajien laatiman vastauksen allekirjoittaa tulosalueen johtaja.  Muistutusten vastaamisen tavoiteaika on 30 vuorokautta.    

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:  

Palveluyksikössä muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet käsitellään systemaattisesti, jotta toiminnan laatua ja asiakasturvallisuutta voidaan jatkuvasti parantaa. Muistutusten käsittelyprosessiin kuuluu seuraavat vaiheet

Jokainen muistutus kirjataan ja käsitellään viipymättä. Mahdolliset korjaavat toimenpiteet käynnistetään heti, mikäli tilanne sitä vaatii.

Muistutusten sisältöjä analysoidaan, ja niistä pyritään tunnistamaan toimintatapoihin, viestintään tai palveluprosesseihin liittyvät juurisyyt. Tämä auttaa ymmärtämään, miten vastaavat tilanteet voidaan jatkossa ehkäistä.

Muistutusten sisältöjä ja toistuvia aiheita käsitellään säännöllisesti yksikön sisäisissä palavereissa ja tarvittaessa myös moniammatillisissa ryhmissä. Tämä luo pohjan pitkäjänteiselle kehittämistyölle.

Muistutusten perusteella tehdään tarvittavat muutokset yksikön toimintaan, kuten prosessien parantaminen, henkilöstön ohjeistaminen tai lisäkoulutusten järjestäminen.

Toteutettuja korjaavia toimenpiteitä seurataan ja arvioidaan, jotta varmistetaan niiden vaikuttavuus ja toiminnan jatkuva laadun parantaminen.

Muistutusten käsittely on kiinteä osa palveluyksikön laadunhallintaa. 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:  

Palveluyksikkö  seuraa omavalvontasuunnitelman toteutumista. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein. VAKEssa raportointi ja julkaisu toteutetaan osana palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa. VAKEtasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa.  

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:  

Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan vähintään neljän kuukauden välein järjestettävissä arviointi- ja kehittämistapaamisissa, joissa tarkastellaan toiminnan laatua, asiakasturvallisuutta ja kehittämistarpeita. Tapaamisissa käsitellään saadun palautteen, HaiPro-ilmoitusten sekä muiden seurantamenetelmien kautta esiin nousseet kehityskohteet ja toimenpiteet.

Kuluneen 4 kuukauden asiakaspalautteet analysoidaan ja jaotellaan teemoittain, kuten palvelun sujuvuus, viestintä ja henkilöstön toiminta. Positiiviset palautteet tunnistetaan ja niistä johdetut hyvät käytännöt juurrutetaan toimintaan. Kehitysehdotusten perusteella laaditaan konkreettiset parannustoimenpiteet. Asiakaspalautteen mukaan toteutetaan esimerkiksi prosessien parannuksia.  

Neljän kuukauden välein laaditaan omavalvonnan seurantaraportti, joka sisältää yhteenvedon edellisessä seurantajaksossa toteutuneista toimenpiteistä ja niiden vaikuttavuudesta. Raportissa arvioidaan omavalvontasuunnitelman mukaisen toiminnan toteutumista ja nostetaan esille kehityskohteet.

Henkilöstön koulutustarpeet arvioidaan palautteiden perusteella, ja tarvittaessa järjestetään täsmäkoulutuksia. Henkilöstö osallistuu kehittämistyöhön tiimikokouksissa, joissa tarkastellaan omavalvonnan seurantatuloksia ja esitetään ratkaisuehdotuksia.  

Kehityskohteet ja uudet toimenpiteet priorisoidaan, ja niiden toteutukselle laaditaan selkeä aikataulu, jossa määritellään vastuuhenkilöt ja tavoiteajankohdat. Toteutuneiden toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan seuraavalla seurantakierroksella.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):  

Täyttöohjeen muutosloki

Päivitys pvm.  

Aiheen otsikko ja kuvaus

Päivittäjä