Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueY-tunnus: 3221356–1Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAAPostiosoite: PL 1000 01301 VANTAAPuhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)Palveluyksikön nimi: Lapsiperheiden sosiaalityö; palvelutarpeen arviointi ja perhesosiaalityöPalveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:1) Vernissakatu 8 c, 2. krs, 01300 Vantaa 2) Vernissakatu 6, 4. krs, 01300 Vantaa3) Kultasepänkatu 7, 3. krs. 04250 Kerava Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: Minna Makkonen, tehtäväaluepäällikkö p. 040 612 0402, etunimi.sukunimi@vakehyva.fi
Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): Palvelutarpeen arvioinnin ja perhesosiaalityön yksikön perustoimintaan sisältyvät sosiaalihuoltolain mukainen neuvonta ja ohjaus, sosiaalityö sekä sosiaalihuoltolain mukainen ehkäisevä lastensuojelutyö ja kiireellinen lastensuojelutyö. Asiakkaina ovat alle 18-vuotiaat lapset ja nuoret. Sosiaalityö on sosiaalihuoltolain mukainen sosiaalipalvelu. Lain mukaan sosiaalityö on sosiaalialan ammattilaisen toteuttamaa asiakas- ja asiantuntijatyötä, jossa rakennetaan yksilön, perheen tai yhteisön tarpeita vastaava sosiaalisen tuen ja palvelujen kokonaisuus, sovitetaan se yhteen muiden toimijoiden tarjoaman tuen kanssa sekä ohjataan ja seurataan sen toteutumista ja vaikuttavuutta (Sosiaalihuoltolaki 1301/2014). Tavoitteena on ylläpitää ja edistää asiakkaan ja hänen perheensä turvallisuutta ja itsenäistä suoriutumista sekä ehkäistä syrjäytymistä. Sosiaalipalvelut ovat tarveharkintaista palvelua. Perheellä voi olla jokin erityinen ongelmatilanne, johon tarvitaan tukemista, neuvontaa ja ohjausta. Haasteita voi olla esimerkiksi elämänhallintaan liittyvissä asioissa tai isoissa muutos- ja kriisitilanteissa. Lisäksi lapsen arkea haittaava perheenjäsenen mielenterveysongelmat, päihteidenkäyttö tai lapsen kaltoinkohtelu ovat syitä hakeutua palveluihin.
Yksikön toimintoja ovat • Palvelutarpeen arviointi alle 18-vuotiaista lapsista, joista on vastaanotettu joko lapselta itseltään, läheiseltä tai muulta taholta yhteydenotto tai ilmoitus. Lasten osalta arvioidaan tarvittaessa myös mahdollinen lastensuojelun tarve ja muut kiireelliset lastensuojelun tukitoimet. Lisäksi palvelutarpeen arviointi odottavalle äidille ja syntymättömälle vauvalle, josta on vastaanotettu ennakollinen lastensuojeluilmoitus. • Perhesosiaalityössä tuetaan lapsiperhettä yhdessä tehdyn suunnitelman mukaisesti. Perheelle voidaan suunnitelmaan ja tarpeeseen perustuen tarjota erilaisia tukitoimia mm. perhetyötä, lapsiperheiden kotipalvelua, tukiperhettä. Muita huomioitavia asioita: • sosiaalihuoltolain mukainen työskentely • asiakaslähtöinen sosiaalityö (yksilöllisyys, suunnitelmallisuus) • syrjäytymisen ennaltaehkäisy • suunnitelmallinen sosiaalityö, muutossosiaalityö • psykososiaalinen työ • arjessa tukeminen • kriisitilanteiden hoito • lapsen oikeudet • rakenteellinen sosiaalityö
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:Yksiköstä myönnetään erilaisia tukimuotoja perheille ja nuorille, joista osa hankitaan ostopalveluna mm. ammatillinen tukihenkilötyö tai perhetyö. Hankinnoista, kilpailutuksista ja sopimuksista vastaa Konsernipalvelut. Hankinnoissa noudatetaan kilpailutussopimusta. Palveluntuottajina toimivat kilpailutuksessa hyväksytyt palveluntuottajat, joiden listaus löytyy yhteiseltä sähköiseltä alustalta.
Ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: Yksikössä seurataan ostettujen palvelujaksojen toteutumista. Palveluntuottajat toimittavat jokaisesta ostetusta palvelujaksosta loppuyhteenvedon asiakkaan työntekijälle. Mikäli työntekijä havaitsee puutteita palveluntuottajan toiminnassa, välittää hän tiedon eteenpäin esihenkilölleen, joka informoi asiasta Vantaan ja Keravan hankintapalveluja.
Palveluntuottaja ja palvelun tilannut työntekijä/esihenkilö seuraavat yhteistyössä palvelun laatua ja vaikuttavuutta. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutukselliseen yhteistyöhön tilaajan kanssa palvelun laadun varmistamiseksi. Yhteydenpito on jatkuvaa siten, että mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut ja että palvelun edelleen kehittäminen on osa normaalia toimintaa. Sosiaalihuollon ja lastensuojelun palvelujen asiakasohjauksen yhteinen ohjaus- ja valvontaryhmä kokoontuu neljä kertaa vuodessa ja koordinoi ostopalveluita ja palveluntuottajia koskevien reklamaatioiden selvittämistä ja suunnitelmallista palveluntuottajien ohjausta ja valvontaa (mm. valvontakäynnit).
Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Omavalvontasuunnitelmaa on laadittu yhteistyössä tiimien esihenkilöiden ja tehtäväaluepäällikön kanssa. Lapsiperheiden sosiaalityön palveluiden tehtäväaluepäällikkö Minna Makkonen, minna.makkonen@vakehyva.fi
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma päivitetään tarpeen mukaisesti toiminnan muutoksien yhteydessä sekä tarkistetaan neljän kuukauden välein. Tiimien esihenkilöt käyvät omavalvontasuunnitelman päivityksen yhteydessä läpi, jonka jälkeen se käsitellään olennaisin osin toimipisteen henkilöstön kanssa tiimikokouksissa. Henkilöstö osallistuu toiminnan arviointiin ja toteuttamiseen osana omia työtehtäviänsä. Omavalvontasuunnitelma kuuluu uusien työntekijöiden perehdytysmateriaaliin. Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelma on julkinen. Se on Vantaan ja Keravan asukkaille sekä hyvinvointialueen työntekijöille ja yhteistyökumppaneille nähtävillä yksikköjen asiakastiloissa ilmoitustaululla. Lisäksi se on julkaistuna hyvinvointialueen verkkosivuilla.
Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja –suositukset sekä mittarit: Yksikössä on monia erilaisia lakisääteisiä tehtäviä. Aikarajavelvoite koskee lastensuojeluilmoituksen käsittelyaikaa sekä palvelutarpeen arviointia. Lastensuojeluilmoitukset tulee käsitellä seitsemän arkipäivän sisällä ja palvelutarpeen arvioinnin tulee valmistua kolmen kuukauden määräajassa vireilletulosta. Arviointien valmistumisaikaa seurataan viikoittain tiimitasolla ja kuukausittain yksikkötasolla.
Sosiaalihuollon keskeiset periaatteet: Asiakastyössä toteutetaan sosiaalihuollon keskeisiä periaatteita. Sosiaalihuoltolain 30 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada sosiaalihuollon toteuttajalta laadultaan hyvää sosiaalihuoltoa ja hyvää kohtelua ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava siten, että hänen vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioitetaan eikä hänen ihmisarvoaan loukata. Sosiaalihuoltoa koskevia päätöksiä ja ratkaisuja tehtäessä ja sosiaalihuoltoa toteutettaessa on ensisijaisesti otettava huomioon asiakkaan etu siten kuin 4 ja 5 §:ssä säädetään.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä: Yksikön toiminnasta vastaavat yksikön esihenkilö sekä tiimien lähijohtajat. Yksikön johtoryhmään kuuluvat yksikön esihenkilö sekä kuusi johtavaa sosiaalityöntekijää.
Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Hyvinvointialueen toimialan linjajohdon vastuulla on riskienhallinnan ja turvallisuuden järjestäminen. Johdon vastuulla on ohjauksen ja turvallisen toiminnan mahdollistaminen sekä ohjeistuksen ja tiedon välittäminen. Lähiesihenkilön vastuulla on henkilöstön riittävä perehdytys ohjeistuksiin sekä työssään kohtaamiin riskitekijöihin. Työntekijän vastuulla on perehtyä saamiinsa ohjeistuksiin ja noudattaa niitä omassa työssään. Avoin ilmapiiri työyhteisössä kannustaa henkilöstöä tuomaan aktiivisesti esille havaitsemansa poikkeamat, riskit ja epäkohdat. Henkilöstö osallistuu turvallisuutta parantavien toimenpiteiden noudattamiseen sekä riskien arviointiin. Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Valmiussuunnitelmaa ollaan laatimassa. Tieto päivitetään myöhemmin.
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Työolojen vaarojen ja riskien arviointia tehdään yksiköissä vähintään vuosittain käymällä WPro riskienarviointi analyysi läpi henkilöstön edustajien ja tiimien lähijohtajien kanssa. Analyysi sisältää työturvallisuuteen ja henkilöstön työhyvinvointiin liittyviä kysymyksiä. Analyysi käydään koko henkilöstön kanssa läpi tarkistuksen jälkeen. Uudet työntekijät perehdytetään toimipisteen turvallisuusohjeisiin, jotka ovat saatavilla yksikön yhteisellä sähköisellä alustalla. Yksikön haipro-ilmoitukset käydään johtoryhmässä läpi ja tehdään tarvittavia toimenpiteitä esille nousseiden asioiden korjaamiseksi. Toiminnasta vastaavan johdon ja tiimien lähijohtajien tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Riskienhallinta vaatii sitoutumista ja aktiivisia toimia koko henkilökunnalta. Työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Riskienhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista. Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:• Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma• Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma• Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma• Lääkehoitosuunnitelma• Laitevastaavan käsikirja• Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet• Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet• Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet• Valmiussuunnitelma• Tietoturvasuunnitelma• Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset• Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet• Meillä töissä – käsikirja • Osallisuusohjelma ja suunnitelmat• Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma• KaksikielisyysohjelmaLuettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:• Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: syksy 2023• Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: syksy 2023• Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: kevät 2024, yksikkötasoinen päivitys tulossa myöhemmin.• Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: kevät 2024
Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:• HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.• HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.• Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.• Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.• WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. • Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:Ilmoitukset käydään aina läpi lähiesihenkilön sekä yksikön esihenkilön kanssa. Ilmoitukset menevät automaattisesti turvallisuus- ja varautumisyksikköön tiedoksi. Työyhteisöä laajemmin koskettavat asiat käsitellään asianosaisten kanssa. Epäkohdista tiedotetaan tarvittavia tahoja ja kehitetään toimenpiteitä, joilla estää tapahtuman toistuminen. Yksikön ilmoitukset ja toimenpiteet käsitellään palvelualuejohtoryhmässä puolivuosittain.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapaturma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.
Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):Yksikön toiminnassa riskeiksi on tunnistettu työn luonteesta johtuva ihmissuhdekuormitus ja väkivallan uhka koskien tilanteita, joissa työskennellään yksikön asiakkaiden kanssa. Riskejä sisältyy myös arkaluontoisten henkilö- ja potilastietojen käsittelyyn ja säilytykseen (tietojen huolimaton käsittely). Riskejä toimille voi aiheutua myös riittämättömästä henkilöstömitoituksesta tai toimintakulttuurista.Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Henkilöstöä kannustetaan tekemään matalalla kynnyksellä ilmoituksia asiakas- tai työntekijäturvallisuuden vaarantaneista tilanteista. Riskitekijöitä pyritään ennakoivasti välttämään siten, että toimipisteissä on vartijapalvelut tai kiertävä vartija. Tarvittaessa kutsutaan paikalle vartija tai poliisi turvaamaan ennakoidusti riskialtis asiakastapaaminen. Kotikäynnit tehdään parityönä, hälytysjärjestelmät pidetään kunnossa ja suoritetaan poistumisharjoituksia. Vuosilomia ja koulutuksia suunniteltaessa huomioidaan, että asiakastyössä on paikalla riittävä henkilöstö toiminnan kannalta. Asiakasturvallisuuteen ja työn kuormittavuuteen liittyvistä riskitekijöistä keskustellaan tiimeissä sekä yksiköiden kokouksissa. Toiminnasta vastaavan johdon ja esihenkilöiden tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Toiminnasta vastaavien on huolehdittava siitä, että turvallisuuden varmistamiseen on osoitettu riittävästi voimavaroja. Riskienhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen keskusteluilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä havaintojaan.Riskienhallinnassa laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi. Osana riskienhallinnan toimeenpanoa toteutuneet haittatapahtumat kirjataan, analysoidaan, raportoidaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet. Esihenkilön vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa joka päivästä arjen työtä palveluissa.Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Reklamaatiotilanteissa työntekijä on yhteydessä asiakasohjaukseen. Mahdollisissa jatkotoimenpiteissä mukana on Järjestämisen tuen ja hankinta yksikkö, johon valvonta ja tuottajaohjaus kuuluvat.Palveluntuottajalla on oltava käytössä omavalvontajärjestelmän laatuvaatimukset: • Palveluntuottaja on kirjannut toiminta-ajatuksen ja toimintaa ohjaavat arvot, joihin se on sitouttanut työntekijänsä, ja jotka ovat kaikkien asiakkaiden ja heidän omaistensa tiedossa ja näkyvillä. • Palveluntuottajalla on kuvattuna asiakasturvallisuutta varmistava riskienhallintajärjestelmä sekä menettelytapa, kirjalliset ohjeet ja toimintamallit, joiden mukaan se suorittaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet alihankkijoiden ja työntekijöiden toiminnan mahdollisiin epäkohtiin tai sen uhkiin puututtaessa. • Toiminta-ajatuksessa huomioidaan lapsen oikeuksien toteutuminen sekä tutkittuun tietoon perustuvien menetelmien käyttö ja ammattieettiset säädökset. • Palveluntuottajalla on ilmoitusvelvollisuus havaitsemistaan epäkohdista sekä käynnistää toimenpiteet epäkohtien poistamiseksi. Nämä menettelyt tulee olla kuvattuna omavalvontasuunnitelmassa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että näistä toimenpiteistä tehdään viipymättä ilmoitus Tilaajalle.
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira) on antanut 25.06.2014 määräyksen yksityisten sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta. Omavalvonnalla tarkoitetaan palvelujen tuottajan omatoimista laadun ja asiakasturvallisuuden varmistamista siten, että toiminnassa toteutuvat lainsäädännön, lupaehtojen ja palvelujen tuottajan itse omalle toiminnalleen asettamat laatuvaatimukset. Palveluntuottajalla on sosiaalihuoltolain 48 §:n mukaisesti ilmoitusvelvollisuus havaitsemastaan epäkohdasta sekä 49 §:n mukaisesti käynnistää toimenpiteet epäkohdan poistamiseksi. Nämä menettelyt tulee olla kuvattuna omavalvontasuunnitelmassa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että näistä toimenpiteistä tehdään viipymättä ilmoitus tilaajalle.
Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Toimenpiteistä ja muutoksista tiedotetaan henkilöstöä tiimikokouksissa sekä yksikön yhteisissä kokouksissa. Muutoksista tiedotetaan lisäksi sähköisillä alustoilla (sähköposti, Teams, intra). Yhteistyötahoja sekä kuntien asukkaita tiedotetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internet sivuilla sekä tarpeen vaatiessa kirjeitse tai sähköpostilla. Tilanteen vaatiessa tiedotetaan välittömästi asianosaisia pelastus- ja työsuojelusuunnitelman mukaisesti. Yksikön esihenkilön ja tiimien lähijohtajien velvollisuus on varmistaa, että ohjeistukset ovat henkilöstöllä tiedossa ja saatavilla. Toimenpiteiden seuranta toteutuu yksikön koko henkilöstön toimesta. Jokainen on velvollinen seuraamaan sovittujen toimintatapojen ja ohjeiden noudattamista sekä raportoimaan lähijohtajalle, mikäli sovittuja toimenpiteitä ei noudateta. Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Muistutukset ja kantelut sekä muut valvovien viranomaisten selvityspyynnöt käsittelee yksikön esihenkilö tiimien lähijohtajien kanssa. Selvitykset laaditaan yhdessä asiaan mahdollisesti liittyvien työntekijöiden sekä heidän lähiesihenkilöiden kanssa. Mahdolliset muutokset toimintaohjeisiin käsitellään yhdessä koko henkilöstön kanssa.
Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:• Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.• Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. • Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.• Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. • Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.• Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. • Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Henkilöstön kanssa käydään vähintään kerran vuodessa läpi ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet mitkä heitä koskevat. Uuden työntekijän aloittaessa, nämä asiat kuuluvat perehdytykseen.
Henkilöstön määrä ja rakenne: Yksikössä on neljä palvelutarpeen arvioinnin tiimiä sekä kaksi perhesosiaalityön tiimiä. Yksikössä on yhteensä 69 vakanssia. Ammattinimikkeitä ovat: sihteeri, sosiaaliohjaaja, erityissosiaaliohjaaja, sosiaalityöntekijä, johtava sosiaalityöntekijä sekä yksikön esihenkilö.
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia palkataan viransijaisuuksiin. Kesällä pitkien vuosilomien ajaksi voidaan palkata sijaisia tarpeen mukaan.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Yksikössä ei käytetä vuokratyövoimaa. Rekrytointi: Henkilöstön rekrytoinneissa toteutetaan hyvinvointialueen määrittämiä periaatteita ja ohjeistusta sekä lakisääteisiä kelpoisuusvaatimuksia. Rekrytoivan esihenkilön on mahdollista saada rekrytointiprosessin eri vaiheissa tukea rekrytointiasiantuntijoilta hakuilmoitusten laadintaan, haastatteluun sekä henkilöarviointiin. Hauissa noudatetaan kahden viikon hakuaikaa ja soveltuvimmiksi arvioidut hakijat haastatellaan. Yleisenä periaatteena on, että toistaiseksi avoinna olevat toimet ja virat toteutetaan julkisina hakuina. Samoin kuin yli vuoden kestävät sijaisuudet. Alle vuoden kestävä sijaisuus voidaan täyttää sisäisellä haulla. Virassa olevien sosiaaliohjaajien ja sosiaalityöntekijöiden lyhytaikaisetkin (alle vuoden) sijaisuudet pyritään laittamaan avoimeen hakuun, mikäli sisäisellä haulla ei sijaisuutta saada täytettyä. Sosiaaliohjaajien ja sosiaalityöntekijöiden rekrytoinnissa noudatetaan sosiaalihuollon ammattihenkilölakia. Uusien työntekijöiden soveltuvuutta tehtävään arvioidaan koeajan aikana. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Lasten kanssa työskenteleviltä edellytetään rikosrekisteriotteen esittämistä, joka saa olla enintään kolme kuukautta vanha. Henkilöstöllä on mahdollisuus hankkia tartuntatautilain § 48 mukainen rokotussuojaus työterveyshuollon kautta. Henkilöstölle ilmoitetaan vuosittain kausirokotuksien aikatulusta. Uusilta työntekijöiltä edellytetään rokotussuojauksen olevan kunnossa.
Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen
Henkilöstön perehdytys: Uudelle työntekijälle laaditaan kirjallinen perehdytyssuunnitelma, joka käydään yhdessä läpi uuden työntekijän ja lähiesihenkilön kanssa. Perehdytyssuunnitelmaan kirjataan osa-alueet sekä perehdytyksen päivämäärä sekä eri osa-alueiden perehdytyksestä vastaava henkilö. Omavalvontasuunnitelma on osana perehdytystä. Sosiaalityöntekijöille tarjotaan mentorointia kokeneemmalta kollegalta. Perehdytyssuunnitelman yhteydessä kartoitetaan uuden työntekijän ensimmäisen vuoden välttämättömät ja tarpeelliset koulutukset. Kaikki lähijohtajat ovat käyneet valmentavan johtamiskoulutuksen talvella 2023–2024.
Jokainen työntekijä suorittaa vuosittain sähköisen Navisec tietoturvakoulutuksen, jonka aiheita ovat mm. asiakastiedon käsittely ja lainsäädäntö.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Vuosittain esihenkilön ja työntekijän välillä käytävän tulos- ja kehityskeskustelun yhteydessä kirjataan työntekijän kehitys- ja koulutussuunnitelma, jossa määritellään tarvittavat ammatilliset koulutukset. Lähiesihenkilö seuraa työntekijänsä koulutussuunnitelman toteutumista. Kehityskeskusteluiden välineenä käytetään MyJopi-sovellusta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on kattava ja laaja koulutustarjonta eri ammattiryhmien erilaisiin ammatillisiin koulutustarpeisiin. Lisäksi asiakastyötä tekevälle henkilöstöllä on säännöllinen, kerran kuukaudessa toteutuva työnohjaus. Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Tapahtuu tiimien lähiesihenkilöiden sekä opiskelijoiden ohjaajien avulla. Opiskelijoiden ohjauksessa hyödynnetään perehdytyssuunnitelmaa. Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: VAKEpulssi kysely toteutetaan noin 3-4 kertaa vuodessa. Tulokset käsitellään tiimeissä sekä tehtävä- ja palvelualuetasoisesti. Mahdollisiin haasteisiin pyritään löytämään konkreettisia parannuskeinoja ja tehdään suunnitelma niiden toteuttamisesta.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Lähiesihenkilöt seuraavat ja valvovat henkilöstön osaamista ja asianmukaisuutta. Havaittuihin epäkohtiin puututaan keskustellen sekä tarvittaessa työnjohdollisin toimenpitein.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Henkilöstön riittävyys varmistetaan rekrytoimalla henkilöstöä vakanssien vapautuessa.Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Yksikön sisällä tuetaan tiimejä, mikäli yhdessä tiimissä tulee äkillinen pula henkilöstöstä esim. useampi sairastuminen tai muu henkilöstövaje. Tilanteen pitkittyessä asiasta tiedotetaan linjassa ylempää johtotasoa ja tarvittaessa suunnitellaan vakanssien sisäisiä siirtoja.
Palveluyksikössä ei toteuteta lääkehoitoa, eikä käytetä lääkinnällisiä laitteita.
Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimitilat vastaavat palvelun tarpeisiin. Tilat ovat avoinna virka-aikoina. Asiakastiloissa on vahtimestareita ja/tai vartijoita neuvomassa asiakkaita ja varmistamassa turvallisen toimintaympäristön. Asiakastiloissa on wc:t ja tilat on suunniteltu esteettömiksi. Siivous toteutuu hyvinvointialueen sopimusten mukaisesti. Asiakastiloissa on kameravalvonta ja hälytysjärjestelmät. Asiakkaita vastaanotetaan joko asiakasvastaanottoon tarkoitetuissa vastaanottohuoneissa (Vernissakatu 6 ja 8 c sekä Kultasepänkatu 7) ja tai työntekijän työhuoneissa (muut toimipisteet). Lisäksi asiakkaita tavataan heidän omissa kodeissaan tai muussa lapsen luontaisessa ympäristössä, kuten kouluissa tai päiväkodeissa.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Mahdollisista poikkeamista tiedotetaan lähijohtajaa ja/tai isännöitsijää tai akuuteissa tilanteissa taloyhtiön päivystystä.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Tieto päivitetään myöhemmin.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Tieto päivitetään myöhemmin.
Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Asiakastietojärjestelmä Apotti Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Apotin käyttöön perehdytetään jokainen uusi työntekijä. Apotin omat koulutukset kuuluvat perehdytyssuunnitelmaan. Henkilöstö suorittaa vuosittain Navisec tieturvakoulutuksen. Tietojärjestelmiin on jatkuvaa koulutusta ja perehdytysvaiheessa oma koulutus. Lähijohtajat tilaavat tietojärjestelmien tunnukset uusille työntekijöille. Kirjaamiseen liittyvää keskustelua ja perehdytystä toteutetaan jatkuvasti tiimeissä sekä erillisinä koulutuksina. Lähiesihenkilöt vastaavat henkilöstön perehdytyksestä.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on julkaistu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Tietoturvapoikkeamista ilmoitetaan lähijohtajalle sekä tietoturvayksikköön intran ohjeistuksen mukaisesti.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Kaikista poikkeamista ja häiriötilanteista ilmoitetaan heti lähijohtajalle. Yksikössä on jatkuvuustyöasema sähkö- ja toimintahäiriötilanteita varten. Tietoturvapoikkeama tarkoittaa tilannetta, jossa verkkopalvelussa tai -järjestelmässä ilmenee tietoturvaongelma tai haavoittuvuus, joka mahdollisesti häiritsee tai aiheuttaa vaaraa tiedoille tai järjestelmille. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai käytettävyys vaarantuvat.
Tietoturvapoikkeamia voivat olla esimerkiksi• Haittaohjelmatartunta, kuten kiristyshaittaohjelma tai virus• Kyberhyökkäys, kuten palvelunestohyökkäys• Haavoittuvuus tietojärjestelmässä• Identiteettivarkaus• Kadonnut tai varastettu työasema, puhelin tai tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku• Käyttäjätilin vaarantuminen, esimerkiksi tilanne, jossa hyökkääjä pystyy esiintymään käyttäjänä• Epätavalliset kirjautumisyritykset• Tietomurto eli luvaton tunkeutuminen tietojärjestelmään tai palveluun• Verkkosivuston kaappaus eli käyttäjä luulee vierailevansa VAKEn sivustolla, joka on todellisuudessa hyökkääjän rekisteröimä verkkoalue• Tietovuoto, hyvinvointialueen salassa pidettäviä tietoja on vuotanut ja väärinkäytetty• Onnistunut tietojenkalastelu, esimerkiksi haitallisen linkin klikkaaminen, tiedoston lataaminen tai tietojen luovuttaminen kalastelijoille
Kalasteluviestit tulee aina raportoida Outlookista löytyvällä "Ilmoita tietojenkalastelusta" -painikkeella joko työpöytäsovelluksella, selainversiossa tai mobiiliapplikaatiolla.Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen.
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus on tapahtuma, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksia voivat olla esimerkiksi• Henkilötietoja on lähetty sähköpostitse tai kirjeitse väärälle henkilölle (asiakkaalle, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijälle tai muulle sivulliselle)• Henkilötietoja on tulostettu tulostimeen niin, että ne ovat olleet muiden nähtävänä• Sähköisesti tallennetut tai paperiset asiakirjat ovat voineet olla ulkopuolisen nähtävänä• Lukitsemattomat tilat• Huono äänieristys• Asiakirjat ovat kadonneet tai varastettu (väliaikaisesti tai pysyvästi• Asiakastietoihin on tehty väärä kirjaus• Järjestelmän käyttäjällä on työtehtäviinsä nähden liian laajat käyttöoikeudet• Ulkopuolinen henkilö on päässyt henkilötietoihin käsiksi tietojärjestelmässä tai ohjelmistossa• Henkilötietoja sisältävä tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku, on kadonnut tai varastettu
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus voi olla tahallinen tai se voi myös johtua huolimattomasta tietojenkäsittelystä. Mikäli tapahtuu tietoturvaloukkaus, ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi
• virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä• yhteydenotto tietohallintoon tai• pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus ilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta. Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa. Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tarjoaa henkilöstölle erilaisia koulutuksia työssä käytettävän teknologian käyttöön. Lähiesihenkilö varmistaa, että henkilöstö osaa käyttää työssään tarvittavaa teknologiaan oikein.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin on tärkeä osa riskienhallintaa ja jatkuvuuden varmistamista. Asiakastietojärjestelmän suunnitelluista käyttökatkoista tiedotetaan koko henkilöstöä hyvissä ajoin ja käyttökatkot on pääsääntöisesti sijoitettu yöaikaan tai viikonloppuihin, jolloin yksikössä ei ole asiakaspalvelua.
Apotti-jatkuvuustyöasemalle (BCA PC-koneelle) tallentuu asiakas- ja potilastietoja ajastetusti 4 tunnin välein. Tietoja hyödynnetään silloin, kun Apottiin tai lukutilassa olevaan Apottiin ei pääse. Näitä tilanteita ovat suunnitellusti Apotin versio- ja korjauspäivitykset sekä suunnittelemattomasti esim. sähkö- tai tietoliikennekatkot. Tällöin BCA Printing-ohjelmasta tulostetaan asiakas- ja potilastiedot jatkuvuustyöaseman oheistulostimella. Jatkuvuustyöasema ja oheistulostin toimivat sähkökatkosten aikana varavirran avulla.
Asiakkaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Asiakkaalla on pääsy omiin sekä alaikäisen huollettavansa asiakaskirjauksiin sähköisen Maisa järjestelmän avulla. Siten asiakas pääsee varmistamaan, että kirjattu tieto on paikkansa pitävää.
Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja. Asiakastietojen käsittelyyn annetusta ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Henkilöstöllä on käytössä kannettavat tietokoneet, jotka mahdollistavat kirjaamisen toteutumisen viivytyksettä. Asiakkaalla on pääsy asiakaskirjauksiin sähköisen Maisa järjestelmän avulla. Hän pääsee varmistamaan, että kirjattu tieto on paikkansa pitävää.
Asiakastietojen kirjaaminen on olennainen osa sosiaalihuollon yksikön toimintaa. Tässä keskeisiä käytäntöjä, joilla varmistetaan tietojen oikeellisuus ja turvallisuus:
Riittävät ja tarpeelliset tiedot:• Kirjataan kaikki palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.• Varmistetaan, että tiedot ovat ajantasaisia ja tarkkoja.
Selkeä ja ymmärrettävä kieli:• Käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä, jotta tiedot ovat helposti luettavissa ja ymmärrettävissä kaikille osapuolille.• Vältetään ammattijargonia ja käytetään tarvittaessa tarkentavia selityksiä.
Tietojen kirjaaminen viivytyksettä:• Asiakirjamerkinnät tehdään mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, jotta tiedot ovat tuoreita ja tarkkoja. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki oleellinen tieto tulee kirjattua.
Rakenteinen kirjaaminen:• Käytetään rakenteista kirjaamista, jossa tiedot tallennetaan ennalta sovittujen rakenteiden mukaisesti. Tämä helpottaa tietojen hakua ja hyödyntämistä myöhemmin.
Tietoturva ja yksityisyys:• Huolehditaan, että kaikki kirjaukset tehdään tietoturvallisesti ja niin, että asiakkaiden yksityisyys säilyy.
Yhteistyö potilaan kanssa:• Tiedot kirjataan yhdessä asiakkaan kanssa aina kun mahdollista. Tämä lisää luottamusta ja varmistaa, että tiedot ovat oikein.• Asiakasta osallistetaan kirjaamiseen ja hänen kanssaan keskustellaan siitä, mitä tietoja kirjataan ja miksi.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot on säädetty pysyvästi salassa pidettäviksi. Jo tieto siitä, että henkilö on sosiaali- tai terveydenhuollon asiakas, on salassa pidettävä. Salassa pidettävää asiakastietoa ei saa näyttää tai luovuttaa eikä siitä saa kertoa sivulliselle.
Asiakastietoja käsittelevillä työntekijöillä on kaikkea asiakkaasta saatua tietoa koskeva vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen. Asiakastiedot on säilytettävä ja suojattava niin, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja niin, ettei tietojen voida luvattomasti muuttaa, hävittää tai luovuttaa sivullisille. Sekä paperimuodossa että tietokoneella tai muutoin sähköisessä muodossa olevat tiedot on suojattava asianmukaisesti. Paperimuotoisia potilastietoja on säilytettävä esimerkiksi lukitussa kaapissa tai lukitussa huoneessa. Asiakkaan asioista ei saa puhua niin, että ulkopuoliset kuulevat sen.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen luvaton hankkiminen omiin tarkoituksiin tai käsittely uteliaisuudesta on ehdottoman kiellettyä ja voi johtaa rangaistuksiin. Tietojärjestelmiin tallentuu tiedot kaikesta tietojen käsittelystä. Epäiltäessä tietojen väärinkäyttöä voidaan lokirekisteristä selvittää kaikki yksittäisen käyttäjän suorittamat tietojen käsittelytapahtumat. Mikäli viranhaltijat tai työntekijät havaitsevat tietoturvaa tai tietosuojaa uhkaavia tekijöitä tai riskejä taikka heidän tietoonsa tulee mahdollinen luvaton toiminta asiakastietojen käsittelyssä, asiasta tulee ilmoittaa välittömästi esihenkilölle, jonka tehtävänä on ryhtyä asianmukaisiin toimiin tietojen käytön valvonnasta annetun ohjeen mukaisesti.
Palvelun saatavuuden määräajat: Palvelutarpeen arviointi on aloitettava viipymättä ja sen on valmistuttava 3 kk kuluessa. Suunnitelmallisessa työskentelyssä asiakassuunnitelma päivitetään vuosittain. Palveluyksikön siivouksen järjestäminen: Siivouspalvelut on järjestetty Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tilakeskuksen kautta kaikkiin toimipisteisiin.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät VAKEn Intranetistä.Työntekijöiden käytettävissä on kasvomaskeja ja käsidesiä. Työntekijät ohjeistetaan ajankohtaisen tartuntatautitilanteen mukaan käyttämään asiakastapaamisissa kasvomaskia, desinfioimaan / pesemään käsiä asiakastapaamisten välillä, ennen ruokailua ja wc-käyntien yhteydessä sekä yskimään ja aivastamaan nenäliinaan tai hihaan. Vastaavat ohjeistukset ovat tarpeen mukaan esillä potilaille julisteina ja potilaita opastetaan tarvittaessa ja tartuntatautitilanteen niin vaatiessa käyttämään kasvomaskia.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Yhteistyö asiakkaan muiden palvelun tuottajien kanssa toimii verkostoyhteistyönä. Asiakkaan luvalla voidaan verkostoneuvotteluissa vaihtaa tietoja. Ostopalvelutuottajat toimittavat säännöllisesti kuukausiraportin työskentelystä. Lisäksi yhteisissä verkostoneuvotteluissa suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa palvelun etenemistä ja tavoitteita.
Asiakkaan palveluihin pääsyn varmistaminen:
Asiakas ohjautuu yksikön palveluihin, kun alaikäisestä lapsesta tai nuoresta on saapunut lastensuojeluilmoitus tai sosiaalihuoltolain mukainen yhteydenotto. Kaikki yhteydenotot ja lastensuojeluilmoitukset saapuvat virka-aikana lapsiperheiden ja lastensuojelun päivystykseen sekä virka-ajan ulkopuolella sosiaali- ja kriisipäivystykseen. Kiireettömissä tilanteissa, joissa lapsella ei ole asiakkuutta lastensuojelussa tai perhesosiaalityössä aloitetaan palvelutarpeen arviointi. Arvioinnin aikana lasta ja perhettä tavataan sekä selvitetään yhdessä mahdollinen tuen tarve. Arvioinnin aikana pyritään olemaan yhteydessä lapsen ja perheen kanssa toimiviin yhteistyötahoihin, kuten lapsen kouluun tai päiväkotiin.
Mikäli palvelutarpeen arvioinnin aikana todetaan lapsen hyötyvän sosiaalihuoltolain mukaisista palveluista ja asiakkuudesta, aloitetaan lapsella perhesosiaalityön asiakkuus. Perhesosiaalityössä lapselle nimetään omatyöntekijä. Asiakkuus voi tulla vireille myös lastensuojelun kautta tai kuntasiirtona, jolloin asiakkuus siirtyy suoraan perhesosiaalityöhön.
Omatyöntekijän nimeäminen: Erityistä tukea tarvitsevan lapsen omatyöntekijänä toimii sosiaalityöntekijä tai tilapäinen sosiaalityöntekijä. Ei erityistä tukea tarvitsevan lapsen omatyöntekijänä toimii joko sosiaaliohjaaja (sosionomi amk) tai erityissosiaaliohjaaja (sosionomi yamk).
Asiakkaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakkaalla on pääsy asiakaskirjauksiin sähköisen Maisa järjestelmän avulla. Hän pääsee varmistamaan, että kirjattu tieto on paikkansa pitävää. Asiakkaalla on oikeus saada tulostettuna kaikki häntä tai hänen huollettavanaan olevaa lasta koskevat asiakirjat, ellei se ole vastoin lapsen etua. Mikäli asiakirjoja ei luovuteta, tehdään asiasta valituskelpoinen kielteinen päätös. Perhesosiaalityössä pyritään osallistavaan dokumentointiin, jolloin asiakasta koskevat asiakirjat laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakkaita pyritään osallistamaan suunnitelman laatimiseen. Asiakassuunnitelmat sekä arviointien yhteenvedot toimitetaan yli 12-vuotiaille lapsille sekä heidän huoltajilleen. Niiden sisältö on pyritty käymään yhdessä läpi varmistaen, että asianosaisilla on tiedossa kirjatut tavoitteet ja että tavoitteisiin on kirjattu asianosaisten mielipiteet ja näkemykset asiaan liittyen.
Asiakkaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan sekä informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Henkilöstö sitoutuu noudattamaan ammattieettisiä ohjeita ja periaatteita asiakkaan asiallisesta kohtelusta. Asiakkaisiin suhtaudutaan kunnioittavasti. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäasialliseen kohteluun tai käytökseen asiakkaita kohtaan, huomauttaa asiasta ja/tai tuoda asia esihenkilön tietoon. Esihenkilön tehtävänä on viime kädessä varmistaa, että jokainen työntekijä toimii asiakaskohtaamisissa asiallisesti ja eettisesti oikein. Epäkohdan tultua esiin, esihenkilö käy asian läpi työntekijän ja asiakkaan kanssa. Toimintakulttuurista käydään tarpeen mukaan yhteistä keskustelua ja tarkastellaan tietoisesti omaa ja yhteistä tapaa puhua asiakkaista ja asiakkaan kanssa.Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen tultua ilmi, asiakkaan on ensimmäisenä mahdollista keskustella asiasta oman työntekijänsä kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, asiakas voi itse ottaa yhteyttä tai lähiesihenkilö / yksikön esihenkilö on asiakkaaseen yhteydessä tapahtuneen läpikäymiseksi ja korjaavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Tarvittaessa järjestetään asiakkaan niin toivoessa keskustelutilaisuus, jotta tapahtumat käydään läpi ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.Asiakkaan tyytymättömyyden aiheet on suositeltavaa käsitellä ensisijaisesti keskustelulla palvelua antaneessa yksikössä. Asiaa voi selvitellä palvelua antaneen työntekijän, päätöksen tekijän tai tarvittaessa esihenkilön kanssa. Keskustelu on usein tehokkain ja nopein keino asian selvittämiseksi. Mikäli keskustelu palvelua antaneessa yksikössä ei auta, voi asiakas tehdä muistutuksen. Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus tehdä sosiaalihuollon asiakaslain 23 § mukainen muistutus, jos hän on tyytymätön saamaansa palveluun, hoitoon tai kohteluun. Jos asiakas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi voi tehdä muistutusta, voi muistutuksen tehdä myös omainen, muu läheinen tai laillinen edustaja. Muistutuksen tekemiseen on mahdollista saada apua sosiaali- ja potilasasiavastaavalta. Muistutus tulee pääsääntöisesti tehdä kirjallisesti. Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutus käsitellään siinä toimintayksikössä, jota muistutus koskee ja yksikön esihenkilö vastaa muistutukseen kirjallisesti kohtuullisessa ajassa, jona pidetään pääsääntöisesti yhtä kuukautta. Muistutusasiakirjoja ei tallenneta asiakas- tai potilastietoihin.Kirjallinen muistutus tulee toimittaa osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA. Muistutukseen annetusta vastauksesta ei voi valittaa, eikä muistutuksen tekeminen rajoita asiakkaan oikeutta käyttää asiassa muita oikeusturvakeinoja. Jos muistutukseen annettu vastaus ei tyydytä asianomaista, hänellä on mahdollisuus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Asiakkaalla tai hänen omaisellaan on oikeus tehdä kantelu, jos hän on tyytymätön sosiaali- tai terveydenhuollossa saamaansa palveluun tai hoitoon. Kahta vuotta vanhemmasta asiasta tehtyä kantelua ei tutkita, ellei siihen ole erityistä syytä. Lisätietoa kantelusta:• Aluehallintoviraston internetsivut• Valviran internetsivut• Eduskunnan oikeusasiamiehen internetsivutHuomioitavaa on, että muistutus on kanteluun nähden ensisijainen menettely. Jos asiassa ei ole tehty muistutusta, ja valvontaviranomainen arvioi, että kantelu on tarkoituksenmukaisinta käsitellä muistutuksena, viranomainen voi siirtää asian muistutuksena käsiteltäväksi toimintayksikköön tai sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle.
Asiakkaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakassuunnitelmat tehdään omatyöntekijän ja hoitoa/palvelua antavan yksikön ja asiakkaan kanssa yhteistyössä. Perhesosiaalityön yksikössä annettavasta sosiaalihuoltolain mukaisesta palvelusta tehdään asiakassuunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa.
Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Yksikössä pyritään aktiivisesti reaaliaikaisessa dokumentoinnissa avoimuuteen ja osallistavaan asiakastyöhön. Palvelutarpeen arviot ja suunnitelmat laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa ja ne toimitetaan/ annetaan asiakkaalle mahdollisimman nopeasti niiden valmistuttua. Lapsen kuulemiseen ja lapsen kohtaamiseen on järjestetty ja järjestetään koulutusta. Lapsi huomioidaan aina myös niissä tilanteissa, joissa asiakkuus on alkanut perheen aikuisten omista huolista esim. perheen taloudellisiin ongelmiin liittyvissä asioissa.Palveluyksikön asiakkaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Tarkentuu myöhemmin.
Asiakkaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Yksikön asiakkailla on laaja itsemääräämisoikeus asioissaan. Akuutissa lastensuojelullisessa tilanteessa voi lapsiperheiden palvelutarpeen arvioinnin sosiaalityöntekijä päättää kiireellisistä lastensuojelulain mukaisista toimenpiteistä mm. vastentahtoinen lapsen kiireellinen sijoitus yksin tai vanhemman kanssa. Kun kiireellinen sijoitus on tehty, siirtyy lapsen asiakkuus lastensuojeluun.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. Sähköpostiyhteydenotot:sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internet sivuilla on asiakaspalautelomake, jonne voi antaa nimettömänä tai nimellä palautetta. Työskentelyä ohjaa asiakkailta saatu positiivinen ja negatiivinen palaute työskentelyn eri vaiheissa ja toimintoja kehitettäessä. Asiakkaille jaetaan aktiivisesti sähköiseen asiakaspalautelomakkeeseen QR-koodia. Saadut palautteet käsitellään tarvittaessa viikoittain tiimikokouksessa sekä palautekoonnit kaksi kertaa vuodessa johtoryhmässä. Toimialan asiakaspalautejärjestelmä koostuu kolmesta osasta: 1. Jatkuva asiakaspalaute Jatkuvaa asiakaspalautetta kerätään pääasiassa hyvinvointialueen internet sivujen kautta. Jatkuvaa asiakaspalautetta saadaan myös suullisesti ja kirjallisesti asiakaspalautelomakkeilla ja sähköpostitse.
2. Kohdennetut asiakaskyselyt Esimerkiksi erikseen toteutettavat asiakaspalautteet (mm. sähköinen asiointi)
3. Lakisääteinen palaute • oikaisuvaatimukset • muistutukset • kantelut • valitukset • vahingonkorvausvaatimukset
Asiakkailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet otetaan huomioon yksikön toiminnassa ja tehdään tarvittavat muutokset asian suhteen. Palautteiden sisältöjä käydään säännöllisesti läpi yksikön johtoryhmässä, jossa päätetään mahdollisista toimenpiteistä. Toimenpiteitä voivat olla henkilöstön ohjeistusten täsmentäminen, lisäkoulutus, työnkulun tarkistaminen ja kehittäminen sekä mahdollisesti resurssien oikean kohdentamisen tarkastelu.
Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Yksikön esihenkilö tai tehtäväaluepäällikkö. Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Tyytymättömyyden aiheet on suositeltavaa käsitellä ensisijaisesti keskustelulla palvelua antaneessa yksikössä. Asiaa voi selvitellä palvelua antaneen työntekijän, päätöksen tekijän tai tarvittaessa esihenkilön kanssa. Keskustelu on usein tehokkain ja nopein keino asian selvittämiseksi. Mikäli keskustelu ei auta, voi asiakas tai tämän läheinen tehdä muistutuksen. Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus tehdä sosiaalihuollon asiakaslain 23 § mukainen muistutus, jos hän on tyytymätön saamaansa palveluun, hoitoon tai kohteluun. Jos asiakas ei sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi voi tehdä muistutusta, voi muistutuksen tehdä myös omainen, muu läheinen tai laillinen edustaja. Muistutuksen tekemiseen on mahdollista saada apua sosiaali- ja potilasasiavastaavalta. Muistutus tulee tehdä kirjallisesti. Valmiita lomakkeita löytyy internet sivulta tai se voi olla muu vapaamuotoinen kirjallinen muistutus. Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutus käsitellään siinä toimintayksikössä, jota muistutus koskee ja yksikön johdon tulee vastata muistutukseen kirjallisesti kohtuullisessa ajassa, jona pidetään pääsääntöisesti yhtä kuukautta. Muistutusasiakirjoja ei tallenneta asiakas- tai potilastietoihin.Kirjallinen muistutus tulee toimittaa osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA.Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet otetaan huomioon yksikön toiminnassa ja tehdään tarvittavat muutokset asian suhteen. Muistutusten sisältöjä käydään säännöllisesti läpi yksikön johtoryhmässä, jossa päätetään mahdollisista toimenpiteistä. Toimenpiteitä voivat olla henkilöstön ohjeistusten täsmentäminen, lisäkoulutus, työnkulun tarkistaminen ja kehittäminen sekä mahdollisesti resurssien oikean kohdentamisen tarkastelu.
Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Yksikön johtoryhmä seuraa omavalvontasuunnitelman toteutumista, joka raportoidaan vähintään neljän kuukauden välein. VAKEssa raportointi ja julkaisu toteutetaan osana palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa. VAKEtasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Neljän kuukauden välein seurataan toteutumista ja mahdolliset muutokset kirjataan suunnitelmaan.
Muutosloki: