Keltamokoti Omavalvontasuunnitelma

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)

Palveluyksikön nimi: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimiala
Vammaispalvelut, Asumispalvelut
Keltamokoti            
Savikkatie 13, 01300 Vantaa
                
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Lähijohtaja Nina Nyberg
puhelin 043 825 8096
sähköposti nina.nyberg@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus:
Keltamokoti sijaitsee Vantaan Tikkurilassa. Keltamokoti on liikuntaesteisten tehostetun palveluasumisen yksikkö. Asukkaita on 10. Yksikön toiminta-ajatuksena on tarjota asiakkaille ympärivuorokautista ohjausta ja tukea asumiseen liittyvissä arjen asioissa yksilöllisten tarpeiden mukaan. Asiakkaita tuetaan itsenäiseen elämään, ja he saavat ohjaajilta tukea tarvitsemissaan elämän osa-alueissa. Arjen pohjana on asukkaiden suunnittelemat viikko-ohjelmat.  Asumisympäristössä on pyritty huomioimaan pyörätuolilla liikkuminen. Sijaintinsa puolesta monet eri palvelut löytyvät läheltä.     
           
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 
apteekki, annosjakelu: Tammiston Uusi Apteekki
Elintarvikkeet Valio tukku ja Prisma
Huoltoyhtiö M2- asunnot 
Vartiointipalvelu Securitas

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: 
Ostopalvelujen laatu ja asiakasturvallisuus varmistetaan kilpailutuksen avulla hankinnan toimesta. Palveluista laaditaan hankintasopimukset ja palvelukuvaukset. Lisäksi ostopalvelutuottajien kanssa pidetään yhteistyöpalavereja, joissa arvioidaan laatua. Alihankintana tuottavilla palveluntuottajilla on omat omavalvontasuunnitelmansa. Tarvittaessa ollaan yhteydessä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hankintatoimeen, joka vastaa hankinnoista ja koordinoi sopimushallintaa.

Hankintojen yhteystiedot: hankinnat@vakehyva.fi
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Omavalvonnan toteutumisen seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaa yksikön lähijohtaja Nina Nyberg, 043 8258096, nina.nyberg@vakehyva.fi.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelman laatimiseen osallistuvat asumisyksikön lähijohtaja sekä yksikön ohjaajat lähijohtajan kanssa sovittujen ohjeiden mukaisesti. Asumispalveluiden lähijohtajat ovat luoneet yhteisen pohjan omavalvontasuunnitelmalle, jota käytetään kaikissa asumisyksiköissä. VAKE:lla on määritelty 2024 hyvinvointialueen yhteiset raamit omavalvontasuunnitelman pohjalle, jossa otetaan huomioon Valviran omavalvontaa koskevat ohjeistukset ja määräykset. Omavalvontasuunnitelmaa käsitellään yksikkökokouksissa, ja se on osa uusien työntekijöiden perehdytystä. Omavalvontaan perehtymisestä ylläpidetään kaikissa yksiköissä lukukuittauslistaa.
Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena. Jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, omavalvontasuunnitelma on päivitettävä. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viivytyksettä. Suosituksena on, että aiempia omavalvontasuunnitelmia säilytetään 2 vuoden ajan yksikössä.
Omavalvontasuunnitelman seurantaa on tehtävä vähintään 4 kuukauden välein, ja seuranta raportoidaan. Päivityksiin kirjataan lyhyesti keskeiset muutokset. Seurantaa tehdään palautteiden perusteella tehtyjen kehittämistoimenpiteiden tai toimintatapojen muodossa, huomioiden salassapitosäädökset.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelman päivitetty viimeisin versio pitää olla viivytyksettä nähtävillä. Tulostettuna suunnitelma on yksikön yleisissä tiloissa, eteisessä, kaikkien luettavana, ja lisäksi suunnitelma julkaistaan hyvinvointialueen nettisivuilla ohjeiden mukaisesti. Ohjaajien käytettävissä on myös yksikön viranomaiskansioon tulostettu kappale sekä sähköinen versio omavalvontasuunnitelmasta yksikön Teams-kanavalla.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ja päivitetty palvelukuvaus vammaispalveluiden asumispalveluille. Palvelujen yleisillä laatuvaatimuksilla pyritään takaamaan palvelujen laadukkuus, mutta ennen kaikkea myös asiakkaiden hyvinvointi ja mahdollisuus elää itsenäistä yksilöllistä elämää. Toimintaa ohjaa vammaispalvelulaki, erityishuoltolaki sekä tietyin osin sosiaalihuoltolaki.

Yksilöllisyys on tärkeää asumispalveluissa, missä palvelua tuotetaan asiakkaiden kotona. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuosituksissa kirjataan:

Ryhmämuotoisesti toteutettujen palveluiden on annettava asiakkaalle todellinen mahdollisuus elää yksilöllisesti ja toimia itsenäisesti. Erityisesti on varmistettava, että asukkailla on mahdollisuus toimia yksilöllisesti asunnon ja asuinyhteisön ulkopuolella siitä huolimatta, että he tarvitsevat toisen henkilön apua. Liikkuminen asunnon ulkopuolella voi tapahtua esimerkiksi palveluyksikön henkilöstön tai henkilökohtaisen avustajan avulla. Oleellista on, että asukkaalla on mahdollisuus toimia asuntonsa ulkopuolella haluamallaan tavalla ja valitsemanaan ajankohtana.

Palveluiden laatua voidaan arvioida esimerkiksi joustavuuden, yksilöllisyyden, itsemääräämisoikeuden, turvallisuuden ja normaalisuuden perusteella. Palveluiden riittävyys luo pohjan laadulle. Palveluiden riittävyyttä arvioitaessa voidaan lähtökohtana pitää sellaista palvelujen tasoa, joka luo jokaiselle ihmiselle edellytykset toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä ja antaa hänelle tarvittavan tuen ja turvallisuuden. Vertaamalla palvelusuunnitelmia, asiakkaiden palvelutoiveita, tehtyjä päätöksiä ja toteutunutta palvelukokonaisuutta saadaan kokonaisnäkemys, joka kuvaa kunnan vammaisten ihmisten asumispalveluiden toteutumista suhteessa tarpeisiin.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Vammaispalveluiden laadunhallinnan työkaluja ovat toiminnan asiakaslähtöisyys, sähköinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti, asumisentoteuttamissuunnitelmat, jotka tulee päivittää aina asiakkaan tilanteen muuttuessa tai vähintään 6 kuukauden välein tai tarvittaessa, RAI-arvioinnit sekä asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakaspalaute. Asiakaspalautetta voi antaa suullisesti tai kirjallisesti QPro:n kautta.

RAI-toimintakykyarviointi tehdään toteuttamissuunnitelman tueksi asiakkaalle kuukauden kuluessa asumisen aloittamisesta ja sen jälkeen vähintään puolen vuoden välein tai asiakkaan voinnin oleellisesti muuttuessa. RAI on ammattilaisen työväline ja luo siten pohjan suunnitelmalliselle ja tavoitteelliselle hoitotyölle sekä päätöksenteolle. Hoidon laatua voidaan kehittää vasta, kun tiedetään, minkälaista hoitoa ja tukea asiakkaat tarvitsevat. RAI-järjestelmän avulla saadaan arvio asiakkaan tarpeista ja voimavaroista, ja täten se tukee asiakkaan kotona asumista. Arvioinnin avulla saadaan tietoa asiakkaan kaikista toimintakyvyn osa-alueista, ja hoito voidaan kohdentaa asiakkaan tarpeisiin. Arviointi antaa hoitajalle tulokseksi erilaisia tunnuslukuja, joiden avulla tehdään yksilöllinen palvelutarpeen arviointi sekä hoito- ja palvelusuunnitelma. Asumispalveluiden RAI-toimintakykymittarit ovat RAI-CHA, RAI-ID ja RAI-CHYmDD.

Asiakaspalautetta kerätään suoraan asumispalveluista asiakkailta ja omaisilta. Asiakkaille ja omaisille tehdään kysely kaksi kertaa vuodessa, johon voi vastata sähköisesti, anonyymisti linkin kautta tai paperisena lomakkeena. Asiakkaita tuetaan vastaamisessa asumisyksiköiden ohjaajien toimesta.

VAKE:n vammaisten asiakasraati aloitti toimintansa vuonna 2023. Raatilaiset ovat nostaneet esiin toiveita, kuten vammaisten henkilöiden kohtaaminen ja näkyvyyden lisääminen. Näihin on tartuttu, ja työn alla on opinnäytetyönä vammaisen henkilön kohtaamisopas, joka on tarkoitus lisätä henkilöstön ja opiskelijoiden perehdytykseen. Kohtaamisoppaan sisältö tulee raatilaisilta ja vammaisten asumispalveluiden asukkailta. Näkyvyyden lisäämistä on lähdetty työstämään viestinnän kanssa. Asiakasraati osallistuu hyvinvointialueen ja kaupunkien yhteistyössä järjestämiin tilaisuuksiin, mm. esteettömyyskävelyyn.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Hyvinvointialueen hallintosäännöissä määritellään viranhaltijoiden toimivalta:

Toimialajohtaja vastaa toimialansa toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti aluehallituksen ja hyvinvointialuejohtajan alaisuudessa.

Palvelualuejohtaja vastaa palvelualueensa toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti toimialajohtajan alaisuudessa.

Tehtäväalueen päällikkö vastaa tehtäväalueensa (vammaisten asumisen) toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa.

Toimintayksikön lähijohtaja vastaa oman toimintayksikkönsä toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti tehtäväalueen päällikön alaisuudessa. Lähijohtajan tehtävänä on päivittäisjohtaminen.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Lähijohtaja vastaa arjessa riskienhallinnasta.

Yksikköön on nimetty erilaisia vastuutehtäviä:
Lääke-, ravitsemus-, hygienia-, turvallisuus-, media-, tilaus- ja Titania-vastaavat. Lisäksi on apottitukihenkilö, eco-tuki ja RAI-vastaavat.

Esimerkiksi turvallisuusvastaava on tietoinen yksikön riskeistä, pitää turvakävelyitä säännöllisesti ja päivittää yhdessä lähijohtajan kanssa mm. yksikön palo- ja pelastussuunnitelmat. Yksikön hygieniavastaava ohjeistaa yksikköä hygieniahoitajilta saatavilla olevilla tiedoilla.

Lääkevastaava huolehtii yhdessä yksiköstä vastaavan sairaanhoitajan kanssa lääkkeiden oikeasta säilytyksestä ja huolehtii tarvittaessa asiakkaan vanhentuneiden lääkkeiden palauttamisesta apteekkiin hävitettäväksi. Ravitsemusvastaava suunnittelee ruokalistat, huolehtii keittiön, jääkaappien ja pakastimien siisteydestä sekä seuraa lämpötiloja ja kirjaa lukemat niille tarkoitettuun kansioon. Eco-tukihenkilö huolehtii mm. jätteiden lajittelun toimivuudesta yksikössä.

RAI-vastaava huolehtii RAI-arviointien oikea-aikaisesta tekemisestä ja muistuttaa arviointien aloittamisesta sekä tukee arviointien tekemisessä ongelmatilanteissa. Apottitukihenkilöltä saa ohjeistusta Apotin käytöstä, ja hän informoi Apotissa tapahtuvista muutoksista.

Titania-vastaava suunnittelee työvuorolistat aikataulujen mukaisesti ottaen huomioon ohjaajien vapaatoiveet. Media-vastaava huolehtii yksikön sosiaalisen median julkaisuista ja päivittää sivuja myös yhdessä asukkaiden kanssa. Tilausvastaava huolehtii yhdessä muiden ohjaajien kanssa yksikköön tarvittavien kulutustuotteiden tilaamisesta.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Nina Nyberg, 043 825 8096, nina.nyberg@vakehyva.fi

Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta on tehty suunnitelma toimialalle. Asumisyksiköihin suunnitelman jalkauttaminen on vielä kesken. Suunnitelmat tullaan tekemään yksikkökohtaisesti, ja lähijohtaja vastaa niiden jalkauttamisesta yksikköön.

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Henkilöstöä perehdytetään yksikön asiakastyöhön ja toimintamalleihin. Ergonomiaan liittyvissä työtehtävissä ja hoitotoimenpiteissä, kuten siirroissa ja apuvälineiden käytössä, perehdytetään esimerkiksi toimintaterapeutin avustuksella.
Yksikössä tehdään turvallisuuskävely vähintään vuosittain, sekä aina uusien työntekijöiden kanssa osana perehdytystä. Poistumisharjoitukset tehdään myös vuosittain, ja tarvittaessa tähän voidaan pyytää Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen kouluttaja mukaan järjestämään todenmukaista tilannetta harjoitukseen.

Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti tai tarpeen mukaan koulutuksia, jotka sisältävät paloturvallisuusluennon sekä alkusammutus-harjoittelun ja ensiapukursseja. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan Avekki-, Haaste- sekä muita turvallisuuskoulutuksia, joissa yhteisenä teemana on haastava käyttäytyminen ja toimintamallit. Henkilöstölle järjestetään myös käsihygieniaan liittyviä kertauskoulutuksia opetushoitajien toimesta.

Riskienarviointi tehdään kerran vuodessa työyhteisön kanssa. Riskienhallinnassa laatua ja asiakasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi, sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista (jotka eivät ole julkisia asiakirjoja):

•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: tulossa joulukuussa 2024
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: marraskuu 2023   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Päivityksessä
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: Päivityksessä 
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: Lokakuu 2024
•    työterveyden kanssa tehty työpaikkaselvitys: Työterveys kutsuu koolle yleensä kolmen vuoden välein.

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
- HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva      ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
- HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
- Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
-Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
-WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
-Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Toimintayksikön esihenkilö käy henkilöstön kanssa läpi läheltä piti -tilanteet ja haittatapahtumat tiimipalavereissa viikoittain. Suuremmat haittatapahtumat viedään tiedoksi johdolle, ja ohjelmisto tuottaa raportin johdolle. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn kuuluu niiden kirjaaminen, analysointi ja raportointi.
Vastuu riskinhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehitystyössä on esihenkilöllä ja ylemmällä johdolla, mutta työntekijöiden vastuulla on tiedon saattaminen johdon käyttöön. Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu myös niistä keskustelu työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa läheisten kanssa. Mikäli tapahtuu vakava, korvattavia seurauksia aiheuttanut haittatapahtuma, asiakasta tai läheistä informoidaan korvausten hakemisesta.

Lisäksi yhteistyö läheisten kanssa on tiivistä, ja läheisiä on tiedotettu eri keinoista antaa palautetta asiakkaan saamaan palveluun tai yksikön toimintaan liittyen

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:
Vakava vaaratapahtuma on yleensä seuraus, joka johtaa kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen tai sen jatkamiseen, ja jonka taustalla on selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet vaaratapahtuman sattuessa on varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta, jonka tarkoituksena on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi.

Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä, vaan sen tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja estää vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Kuolemat, vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asiasta eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi.

Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavasta vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Riskienarviointi toteutetaan vuosittain ja tarpeen vaatiessa HaiPro-järjestelmässä. Sieltä nousseet riskit käsitellään ja niihin reagoidaan.
Keskeisiä riskitekijöitä ovat muun muassa:
•    Yksintyöskentely: Yksintyöskentelyn riskejä hallitaan vartijakutsun ja ohjeistuksen avulla, jotka on erityisesti suunniteltu yksintyöskentelyn turvallisuuteen.
•    Sääolosuhteet: Talvella ja muissa sääolosuhteissa liikkumisen riskejä, kuten liukastumiset ja muut mahdolliset vaarat, seurataan ja pyritään minimoimaan.
•    Uhka- ja väkivaltatilanteet: Uhkaavat tilanteet, erityisesti rauhattomalla alueella sijaitsevan asuinympäristön vaikutukset, huomioidaan turvallisuussuunnitelmissa.
•    Ulkoiset uhkat: Yksikössä huomioidaan ulkoiset uhkat, kuten ympäristön turvallisuus, ja toimitaan niiden vähentämiseksi.
•    Haittaeläimet: Kerrostaloasumisessa mahdolliset haittaeläimet voivat aiheuttaa riskejä asukkaille ja yksikön toiminnalle.
•    Työergonomia: Hyvä työergonomia on erityisesti huomioitava riskienhallinnan osa-alue, erityisesti siirroissa ja apuvälineiden käytössä.
•    Lääkehoito: Yksikössä huolehditaan asukkaiden lääkkeistä, jotka ovat pääsääntöisesti Anja-pussi jakelussa ja lääkkeet viedään asukkaille. Riskinä on lääkkeiden oikea aikainen antaminen ja väärät lääkkeet asiakkaalle.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

Riskinhallinnan tavoitteena on parantaa laatua ja asiakasturvallisuutta tunnistamalla ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskinhallintaan kuuluu myös suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi sekä toteutuneiden haittatapahtumien kirjaaminen, analysointi, raportointi ja jatkotoimien toteuttaminen.

Keltamokodissa työskennellään vuorossa kaksistaan, mutta asiakkaalle mennään yleensä yksin, joten erityistä huomiota kiinnitetään yksintyöskentelyyn ja sen riskeihin.

Käytännön toimet riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

•    Perehdytys: Työvuorojen kuvaukset ja perehdytys yksin työskentelyn riskeihin.
•    Uhka- ja väkivaltatilanteiden toimintamallit: Tilanteet käydään säännöllisesti läpi tiimipalavereissa, ja henkilöstö        perehdytetään oikeisiin toimintaohjeisiin.
•    Ergonomiaohjeistukset: Työergonomian parantaminen perehdytyksissä ja päivittäisessä työssä, erityisesti    apuvälineiden käytössä ja siirroissa.
•    Hygieniaohjeistukset: Selkeät ohjeet arjen ja epidemiatilanteiden hygieniakäytännöistä.
•    Tarvittavat koulutukset: Säännölliset ja tarpeen mukaan järjestettävät koulutukset, kuten paloturvallisuus, ensiapu,  ja haastava käyttäytyminen.
•    Asiakkaiden asumisentoteuttamis- ja IMO-suunnitelmat: Suunnitelmien päivittäminen asiakkaan tarpeiden    mukaan.
•    HaiPro: Riskienhallintajärjestelmän käyttö ja dokumentointi.
•    Yhteydenpito kiinteistöhuollon kanssa: Esimerkiksi tuholaistorjunnan ja paloturvallisuuden osalta, sekä muiden  taloyhtiön turvallisuusohjeistusten noudattaminen.
•    Päihtyneen tai aggressiivisen asiakkaan ohjaaminen/kohtaaminen: Ohjeistukset yksintyöskentelyssä, erityisesti  väkivalta- ja uhkatilanteiden varalta.
•    Lääkehoidon riskit: Biologisten suuririskisten lääkkeiden käsittelyyn liittyvät ohjeistukset ja turvallisuustoimenpiteet.
•    Kielitaidon puute asiakastyössä: Erityistä huomiota kielitaidon riittävyyteen asiakastyössä, jotta kommunikaatio ja  ymmärrys asiakkaiden tarpeista on varmistettu.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:

Keltamokodissa ei valmisteta varsinaisesti ruokaa, vaan ruokatarvikkeita hankitaan pääsääntöisesti erilaisiin toimintahetkiin ja tapahtumiin. Ruokatarvikkeet hankitaan tukusta tai Prismasta S-Business kortilla.  Yksikköön on annettu kuitenkin ohjeistus hankkia elintarvikkeita valmiussuunnitelman mukaisesti poikkeustilanteita varten.

Ostopalvelu- ja alihankintatilanteet:

•    Ruokatarvikkeet: Ruokatarvikkeiden hankinta varmistetaan luotettavilta toimittajilta. Ruokatarvikkeiden säilyvyys ja  laatu tarkistetaan säännöllisesti. Hätävararuuat ovat olemassa varalta, ja asiakas voi halutessaan hankkia ruokaa itse,  mikä varmistaa vaihtoehdot, jos tavanomaiset hankintakanavat eivät ole käytettävissä.
•    Sijaispalvelut ja apteekkipalvelut: Muiden ostopalvelu- ja alihankintatilanteiden, kuten sijaispalveluiden ja  apteekkipalveluiden, osalta on tärkeää noudattaa tarkkoja yhteydenottokäytäntöjä. Mikäli poikkeuksia tapahtuu, kuten  apteekista ei voida toimittaa tarvittavia lääkkeitä, ohjaaja ottaa yhteyttä järjestävään tahoon välittömästi.
•    Apteekkipalvelut: Mikäli apteekista ei saada tarvittavia lääkkeitä tai toimitus ei onnistu, ohjaaja voi yhdessä asiakkaan  kanssa käydä toisessa apteekissa hankkimassa lääkkeet käteisellä, mikä varmistaa asiakkaille tarvittavan lääkityksen  saannin ilman viivettä.

Omavalvonnan varmistaminen käytännössä:

•    Säännölliset tarkastukset: Ruokatarvikkeiden, lääkkeiden ja muiden välttämättömien tarvikkeiden saatavuus  varmistetaan jatkuvalla tarkastelulla ja tarvittaessa varatilanteiden ennakoimisella.
•    Viivästysten ja ongelmien raportointi: Poikkeustilanteet, kuten toimitusongelmat, raportoidaan välittömästi johdolle,  jotta voidaan toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet ja etsiä vaihtoehtoisia ratkaisuja.
•    Yhteistyö ostopalveluiden ja alihankkijoiden kanssa: Säännöllinen yhteydenpito ostopalvelu- ja alihankintayritysten  kanssa varmistaa, että kaikki tarvittavat palvelut ja tuotteet saadaan ajallaan ja sovitusti.
 Tämä käytäntö varmistaa, että Keltamokodin yksikössä asiakas saa tarvitsemansa palvelut ja tuotteet myös poikkeus- ja  häiriötilanteissa.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen
Riskienhallinta on keskeinen osa turvallisten ja laadukkaiden palveluiden tarjoamista. Koko työyhteisön sitoutuminen ja kyky oppia virheistä ovat tärkeitä tekijöitä, jotta epäkohtia ja turvallisuusriskejä voidaan vähentää ja estää niiden toistuminen. Seuraavat toimenpiteet varmistavat, että riskienhallinta toteutuu käytännössä ja että mahdolliset epäkohtia ja vaaratilanteet käsitellään systemaattisesti:

1. Korjaavat toimenpiteet ja niiden toteuttaminen
Laatupoikkeamien, epäkohtien, läheltä piti -tilanteiden ja haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, jotka estävät tilanteen toistumisen tulevaisuudessa. 

Näitä toimenpiteitä voivat olla:
•    Tapahtumien syiden selvittäminen ja analysointi.
•    Menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi ja asiakaslähtöisemmiksi.
•    Tarvittavien koulutusten ja ohjeistusten päivittäminen.
•    Toimintatapojen tarkistaminen ja muokkaaminen niin, että ne vastaavat toimintaympäristön vaatimuksia.

2. Ilmoittaminen ja käsittely
Henkilöstön vastuulla on ilmoittaa läheltä piti -tilanteet ja haittatapahtumat välittömästi, jotta ne voidaan käsitellä ja analysoida tehokkaasti. Ilmoittaminen on keskeinen osa riskienhallintaa, sillä se varmistaa, että tapahtumat saavat oikea-aikaisen käsittelyn ja korjaavat toimenpiteet käynnistetään ilman viivästystä.

•    Ilmoittaminen: Kaikki läheltä piti -tilanteet ja haittatapahtumat on ilmoitettava heti. Tämä takaa sen, että kaikki mahdolliset vaaratilanteet, jotka voivat vaikuttaa asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen tai laatuun, tulevat esille ajoissa ja niitä voidaan käsitellä välittömästi.
•    Lähijohtajan rooli: Lähijohtajan tehtävänä on varmistaa, että kaikki tulleet haittatapahtumat käsitellään heti, kun hän saa niistä tiedon. Hän on vastuussa siitä, että tapahtumat menevät eteenpäin asianmukaisille tahoille, kuten johdolle, työsuojeluun tai muille vastuuhenkilöille, mikäli tarpeen.
•    Tiedon eteenpäin siirtäminen: Lähijohtaja varmistaa, että kaikki tapahtumat, jotka vaativat laajempaa käsittelyä, menevät tiedoksi muille tarvittaville tahoille. Tämä voi tarkoittaa raportointia esim. HaiPro-järjestelmässä, tiedon jakamista muille osastoille tai turvallisuusvastaaville.
•    Korjaavat toimenpiteet: Ilmoittaminen käynnistää myös korjaavat toimenpiteet, joiden avulla pyritään estämään vastaavat tapahtumat tulevaisuudessa. Kaikkien osapuolten, erityisesti lähijohtajan, vastuulla on seurata toimenpiteiden toteutumista ja varmistaa, että ne ovat tehokkaita.
•    Asiakkaan ja läheisten tiedottaminen: Jos riskin tai epäkohdan käsittely koskee asiakasta, tilanne käydään henkilökohtaisesti asianomaisen kanssa läpi. Jos tilanne on vakava, asiasta tiedotetaan myös asiakkaan läheisille. Tämä voi tapahtua puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä riippuen tilanteen vakavuudesta.
•    HaiPro-järjestelmä: Isommat haittatapahtumat ja poikkeamat ilmoitetaan HaiPro-järjestelmän kautta, josta ne menevät tiedoksi johdolle ja työsuojeluun. Tämä varmistaa, että mahdolliset työturvallisuuteen liittyvät ongelmat saavat laajemman käsittelyn ja tarvittavat toimenpiteet käynnistetään nopeasti.

3. Riskien ja epäkohtien käsittely työyhteisössä
Keltamokodin riskejä ja epäkohtia käsitellään seuraavasti:
•    Viikkopalaverit: Riskit ja esille tulleet epäkohdat käsitellään säännöllisesti viikkopalavereissa, joissa esihenkilö johtaa keskustelua. Tavoitteena on selvittää juurisyyt ja suunnitella tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi.
•    Palaverimuistiot: Sovitut asiat ja toimenpiteet kirjataan palaverimuistioon, joka tallennetaan yhteiseen Teams-ympäristöön. Tämä varmistaa, että kaikki työntekijät ovat tietoisia käsitellyistä asioista ja päätöksistä.
•    Työntekijöiden vastuullisuus: Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan palaverimuistiot ja varmistamaan, että he ovat ajan tasalla käsitellyistä asioista.

4. Yhteistyö työsuojelun ja muiden yhteistyötahojen kanssa
•    Työsuojelu ja yhteistyötahot: Mikäli haittatapahtuma tai muu riski vaatii laajempaa käsittelyä, ollaan tarvittaessa yhteydessä työsuojeluun tai muihin yhteistyötahoihin. Tällöin suunnitellaan ja toteutetaan tarvittavat toimenpiteet yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa.
•    Tavoitteena turvallisempi toimintaympäristö: Kaikki käsiteltävät riskit ja epäkohtia käsitellään niin, että ne eivät toistu, ja turvallisuusnäkökohdat paranevat jatkuvasti.

5. Seuranta ja jatkuva parantaminen
Korjaavien toimenpiteiden toteutumista seurataan jatkuvasti. Riskien ja epäkohtien käsittely ei lopu niiden ilmoittamiseen ja kirjaamiseen, vaan niihin liittyvät toimenpiteet arvioidaan ja tarkistetaan säännöllisesti. Tämä mahdollistaa sen, että palvelut pysyvät turvallisina ja laadukkaina myös muuttuvissa olosuhteissa.

6. Viestintä ja tiedottaminen
Koko henkilöstön on tärkeää olla tietoinen tapahtumista, ja sen varmistamiseksi, että kaikilla on sama käsitys toimenpiteistä, tiedotetaan muistioiden ja viestien kautta. Tiedottaminen tapahtuu seuraavasti:
•    Tiedotteet ja muistioiden jakaminen: Tiedottaminen tapahtuu myös tiimeissä ja työyhteisön sisällä, jotta kaikki työntekijät saavat ajantasaista tietoa ja voivat osallistua turvallisuuden kehittämiseen.
•    Palaverit ja koulutukset: Tilanteiden ja turvallisuuskäytäntöjen käsittely jatkuu säännöllisesti palaverien ja koulutusten avulla, jotta turvallisuuskulttuuri pysyy vahvana.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä
Valvovien viranomaisten (esim. Aluehallintovirasto, työ- ja sosiaalivirastot) selvityspyyntöjen käsittelyssä noudatetaan selkeää ja systemaattista prosessia, joka takaa, että kaikki pyynnöt, ohjeistukset ja päätökset käsitellään asianmukaisesti ja niihin reagoidaan nopeasti.

1.    Selvityspyyntöjen ja kanteluiden saapuminen:
o    Tehtäväaluepäällikölle: Selvityspyynnöt saapuvat joko hyvinvointialueen kirjaamon kautta suoraan tai laadunvalvonnan kautta. Kantelut ja muistutukset ohjautuvat aina kirjaamon kautta tehtäväalueelle, jossa ne käsitellään.
o    Toiminnan ohjaus: Tiedoksi saapuvat selvityspyynnöt ja valvontakäyntien materiaalit käsitellään palveluyksikössä asianmukaisesti. Mikäli viranomaiset ovat antaneet korjaustoimenpiteitä koskevia ohjeita, ne toteutetaan kohtuullisessa ajassa saadun tiedon mukaisesti.
2.    Valvontakäynnit:
o    Suunnitellut ja ilmoitetut valvontakäynnit: Aluehallintovirasto (tai muu valvovaa viranomaista edustava taho) voi tehdä valvontakäyntejä etukäteen ilmoitettuna tai yllättäen. Suunnitelluista valvontakäynneistä ilmoitetaan tehtäväaluepäällikölle, joka osallistuu käynteihin mahdollisuuksien mukaan.
o    Ilmoittamattomat valvontakäynnit: Jos valvontakäynti tapahtuu ilman ennakkovaroitusta, paikalla olevat työntekijät huolehtivat, että käynnistä ilmoitetaan lähijohtajalle. Tällaisiin tilanteisiin on varattu ajantasainen viranomaiskansio, jossa on kaikki tarvittavat materiaalit ja dokumentit, kuten yksikön omavalvontasuunnitelma.
3.    Korjaavat toimenpiteet ja kehittäminen:
o    Korjaustoimenpiteet: Jos valvovien viranomaisten pyynnöissä tai käynneissä ilmenee korjaustoimenpiteitä, yksikkö vastaa näiden toteuttamisesta kohtuullisen aikarajan sisällä. Korjaavat toimenpiteet kirjataan ja viedään eteenpäin seurannan ja toteutuksen varmistamiseksi.
o    Toiminnan kehittäminen: Viranomaisilta saatu ohjaus, päätökset ja mahdolliset muistutukset tai kannanotot otetaan huomioon palveluyksikön toiminnan ja käytäntöjen kehittämisessä. Palveluyksikkö seuraa jatkuvasti, että kaikki valvontaviranomaisten tekemät ohjeistukset ja määräykset otetaan huomioon ja että niitä noudatetaan.
4.    Yhteistyö ja tiedonkulku:
o    Valvovien viranomaisten pyytämät materiaalit toimitetaan ajallaan viranomaisille, ja niihin vastataan sovitun aikarajan puitteissa. Tässä prosessissa mukana olevat työntekijät varmistavat, että kaikki dokumentaatio ja pyydetyt materiaalit ovat ajantasaisia ja oikeellisia.
o    Työntekijöillä on käytettävissään viranomaiskansio, joka pitää sisällään keskeiset asiakirjat ja ohjeistukset valvontakäyntejä ja tarkastuksia varten.
Viranomaistarkastukset ja ohjeistukset otetaan huomioon yksikön toiminnan ja kehittämisen osana, mikä parantaa turvallisuutta, laatua ja asiakaspalvelun tasoa.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 

Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet | Valvira
Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tuen tarpeesta
Lisäksi: 
Oikeus ilmoittaa lääkkeiden tai rokotteen haittavaikutuksista
Lääkkeen määräämiseen tai toimittamiseen oikeutettuja henkilöitä kehotetaan ilmoittamaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle, jos he toteavat tai epäilevät, että lääkkeen käyttöön liittyy haittavaikutuksia. Erityisesti vakavista ja/tai odottamattomista haittavaikutuksista sekä uusien lääkkeiden haittavaikutuksista pitää tehdä ilmoitus.
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on oikeus ilmoittaa toteamastaan tai epäilemästään rokotteen tai rokotuksen haittavaikutuksesta Fimealle.
Oikeus ilmoittaa poliisille henkeen ja terveyteen kohdistuvasta vaarasta
Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tai muulla terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevällä tai sen tehtäviä suorittavalla henkilöllä on oikeus salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille tiedot, jotka ovat välttämättömiä henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arvioinnissa tai estämisessä.
Tietojen luovuttaminen edellyttää, että henkilö on hoitotehtävässään saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan, kuten perhe- tai lapsensurman, kohteeksi.
Laissa on säädetty hyvinvointialueille vastaava oikeus sosiaalihuollossa.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Perehdytys, viikkopalaverit, henkilöstö osallistuu omavalvontasuunnitelman päivittämiseen ja on velvoitettu lukemaan suunnitelma.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Ohjaajia työskentelee yksikössä yhteensä 8 ohjaajaa ja työvuorot ovat aamuvuorot 6:45–14:45 ja 7–15, iltavuorot 13–21 ja 13-20:45 ja yövuoro 20:45-7:15 Aamu ja iltavuoroissa työskennellään pareittain ja yövuorossa työskennellään yksin. Työ sisältää sekä hoito että ohjauksellista työtä. Lisäksi yhdellä ohjaajalla aina vuorossaan on lääkehoidon kokonaisvastuu.  

Henkilöstön määrä ja rakenne: 
8 ohjaajan vakanssia ja lähijohtajalla on yht. 3 yksikköä. Sairaanhoitajan tuki: alueellinen sairaanhoitaja
Sijaisten käytön periaatteet: 
Sijaisten käytöllä varmistetaan toimintayksikön toiminnan laatu silloin kun vakituista henkilöstöä ei ole työvuoroissa riittävästi. Sijaisia käytetään silloin kun kyseessä on:
•    sairauspoissaolo 
•    vuosiloma 
•    palkaton poissaolo 
•    koulutuksista johtuvat poissaolot 
•    vanhempainvapaat 
•    täyttämätön avoin vakanssi

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä

Keltamokodin vakanssit on täytetty vakituisilla työntekijöillä tai pitkäaikaisilla sijaisilla. Tarvittaessa pitkäaikaisiin sijaisuuksiin tehdään määräaikaisia sopimuksia hyvinvointialueelle. Mikäli sijaisia tarvitaan, niitä voidaan hankkia henkilöstövuokrausyrityksestä Seure tai muista puitesopimuksen piiriin kuuluvista henkilöstövuokrausyrityksistä.

Rekrytointi: 
Uuden henkilökunnan rekrytointiprosessista vastaa hyvinvointialueen HR-palvelut, joka avaa lähijohtajan valmiiksi valmistellut haut Laura-järjestelmän kautta. 
Palkattaessa työntekijöitä on otettava huomioon erityisesti henkilöiden soveltuvuus ja luotettavuus. Tämän lisäksi yksiköllä voi olla omia henkilöstön rakenteeseen ja osaamiseen liittyviä rekrytointiperiaatteita, joista avoin tiedottaminen on tärkeää niin työn hakijoille kuin työyhteisön toisille työntekijöille. Lähijohtaja määrittelee rekrytointi-ilmoituksessa vakanssin vaatimukset ja kertoo tehtävän ominaisuuksista.
Lähijohtaja tarkistaa hakijoiden pätevyyden sekä rekisteröitymisen ammattirekisteriin. Soveltuviksi katsotut hakijat kontaktoidaan ja haastatellaan. Luottotietojen tarkistus tehdään HR:n toimesta, kun palkataan yksikköön uusi työntekijä, tämä ilmoitetaan jo työpaikan hakuilmoituksessa. Lähijohtaja laatii ja allekirjoittaa valitulle työntekijälle työsopimuksen hyvinvointialueen ajantasaisten ohjeiden mukaisesti.
Rekrytointiprosessia on kuvattu tarkemmin Meillä töissä-käsikirjassa. Palkkaus- ja kelpoisuusasioihin liittyen esihenkilöt saavat tukea HR-palveluista. Rekrytoinnissa ja henkilöstön soveltuvuusvaatimuksissa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palvelukuvausta vammaisten asumiseen liittyen. 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 
Lähijohtaja tarkastaa työntekijän tutkintotodistuksen, sekä ammattioikeudet JulkiTerhikki /Suosikki ammattihenkilörekisteristä. Vammaispalvelulain tullessa voimaan 2025 tarkastaa yksikön lähijohtaja kaikilta uusilta työntekijöiltä rikosrekisteriotteen, jonka työntekijä on hakenut itse esiteltäväksi työnantajalle. Rokotusvelvoite on kaikille työntekijöille tartuntalain mukainen. 

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen
Ohjaajan tehtävässä edellytetään vähintään lähihoitajan tutkintoa. Ohjaajana voi toimia myös sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulun tutkinnon suorittanut henkilö. Lisäksi ohjaajan vakanssissa on mahdollista opiskella oppisopimuksella lähihoitajaksi. Epäpätevien työntekijöiden, kuten opiskelijoiden, työvuorosuunnittelussa huomioidaan, ettei työntekijä ole yksin vuorossa, vaan hänellä on aina pätevä työpari.
Kielitaito on olennainen osa asiakastyötä, ja se arvioidaan jo työhaastattelussa. Muun kuin suomea äidinkielenään puhuvan henkilön on todistettava riittävä kielitaito, esimerkiksi S2-kielitutkinnolla tai haastattelussa tehtävällä kielitaidon arvioinnilla. Arviointi on työnantajan vastuulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä edellytetään tehtäviensä mukaisesti riittävää suullista ja kirjallista kielitaitoa, ja työnantaja vastaa kielitaidon arvioinnista.
https://www.valvira.fi/terveydenhuolto/ammattioikeudet/kielitaito 
Työntekijöiden kielitaidon ja lääkkeiden käsittelyn vaatimukset
Työntekijöiden kielitaidon on oltava riittävä sekä suullisesti että kirjallisesti, jotta ohjaaja voi raportoida asiakastietojärjestelmään ja hoitaa suullisesti asiakkaiden tai yksikön asioita. Yksikössä tulee myös huomioida tarvittaessa korvaavat kommunikointimenetelmät, joita voidaan käyttää asiakastyössä.
Pätevältä henkilöstöltä edellytetään lääkeluvat, jotka määritellään VAKE-tason ja yksikkökohtaisen lääkehoitosuunnitelman mukaisesti.

Henkilöstön perehdytys: 
Työturvallisuuslaki velvoittaa perehdyttämään erityisesti uuden työntekijän ja aina työtehtävien muuttuessa. Työturvallisuuslaki 738/2002 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®
Aloittavalla työntekijälle sovitaan perehdytys vuorot ja selkeästi ketä työntekijöistä on perehdyttäjä. Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa riittävä tieto taito, jotta henkilö voi työskennellä yksikössä. Perehdytyksessä käytetään apuna perehdytyslomaketta, jota jokainen yksikkö voi muokata tukemaan oman yksikön perehdytystä.
Yksikössä on tärkeää käydä läpi perehdytyksen aikana asiakkaat ja heidän yksilöllinen ohjauksensa, ateriapalveluiden käytännöt, yksikkökohtainen turvallisuus ja muut yksikköön liittyvät käytänteet.
Intrassa on VAKE tasoinen Meillä töissä- käsikirja, josta löytyy kattavasti informaatiota. Työntekijän avuksi on hyvä käyttää apuna Aloittavan työntekijän muistilista (sharepoint.com) 

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitämiseksi ja täydennyskouluttamiseksi astui voimaan 1.4.2024 uusi asetus, jossa ei määritellä toteutettavien koulutuspäivien määriä per ammattihenkilö.  Täydennyskoulutuksella tulee edistää henkilöstön jatkuvaa kehittämistä ja turvata asiakasturvallisuutta. Täydennyskoulutuksien tulee olla suunnitelmallisia ja niitä tulee seurata. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali-… 57/2024 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ®
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella laaditaan koulutussuunnitelma koko hyvinvointialueen laajuisesti sekä palvelualuekohtaiset sekä tehtäväalue kohtaiset koulutussuunnitelmat. Työntekijöiden yksilökohtaista kouluttautumista mietitään vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. 
Työntekijöiltä vaaditaan hygieniapassikoulutus, ensiapukoulutus, sekä vuosittain Navisec- tietoturvakoulutukset sekä Apotti-koulutus, Työntekijänä vammaispalveluiden asumisessa-koulutus. Vuosittain tulisi käydä myös alkusammutuskoulutuksessa, joka sisältää samalla paloturvallisuusluennon. Yksiköiden ohjaajille suositellaan käymään käsihygienia-pajassa. VAKE:lla on olemassa sisäinen koulutustarjonta, joihin työntekijät voivat halutessaan ilmoittautua ja tehtäväalueen koulutussuunnitelman mukaisia lisäkoulutuksia järjestetään ammatti osaamiseen liittyen muun muassa IMO-koulutuksia.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Opistotason opiskelijat tulevat työharjoitteluun yksikköön Titus Harkka-järjestelmän kautta. Ammattikorkeakouluopiskelijat tulevat yksikköön harjoitteluun Jobiili- järjestelmän kautta.
Opiskelijoille nimitetään ainakin yksi ohjaaja yksiköstä, joka vastaa harjoittelun kokonaisuudesta. Opiskelija ei ole koskaan yksin vastuussa eikä työskentele yksin yksikössä. Opiskelijat tuovat omaan harjoitteluun liittyvät kriteeristöt, jotka käydään oman ohjaajan kanssa läpi. Työpaikkaohjaajalla on velvollisuus tutustua harjoittelun kriteereihin. Oppilaitokset järjestävät työpaikkaohjaajakoulutuksia.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Kehityskeskustelun yhteydessä on mahdollista antaa palautetta. Pulssikyselyt toimitetaan koko VAKE:n henkilöstölle ennalta määriteltyinä ajankohtina, useamman kerran vuoden aikana.  VAKE-Pulssi kyselyiden tuloksia käydään läpi henkilöstön kanssa, niitä seurataan myös ylemmän johdon toimesta ja niissä ilmenevään palautteeseen reagoidaan.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Vuosittain käydään kehityskeskustelut, mihin käydään läpi osaamistarvekartoitus sekä ennakkomateriaalit. Lähijohtajan velvollisuutena on tarkkailla ja seurata työyhteisön toimivuutta ja puuttua häirintään, epäasialliseen kohteluun tai kiusaamiseen. Olosuhteita voidaan seurata ja valvoa esimerkiksi havainnoimalla ja keskustelemalla työntekijöiden kanssa, työn vaarojen selvittämisen ja arvioinnin kautta sekä erilaisilla työhyvinvointikyselyillä.
Työskentelyolosuhteita ja työyhteisön tilaa on seurattava ja valvottava, jotta häiriöt ja epäkohdat voidaan havaita mahdollisimman varhain.
Työnantajan tulee olla aktiivisesti läsnä työntekijöiden arjessa, vastuu erityisesti on lähiesihenkilöllä. Jokainen lähiesihenkilö valvoo omaa tiimiään ja ylempi esihenkilö lähiesihenkilöitä jne. 
Toiminta- ja puuttumisvelvollisuus
Toiminnallinen velvoite tarkoittaa työolosuhteiden rakentamista niin, että havaitaan epäkohtia ja sen jälkeen puututaan niihin
Kun havaitaan häiriö-/ongelmatilanne, on ryhdyttävä viipymättä käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin viimeistään kahden viikon sisällä.
Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin alkaa siitä, kun työnantaja on saanut tiedon työntekijään kohdistuvasta, terveyttä vaarantavasta häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta. Tieto asiasta voi tulla paitsi työntekijältä itseltään myös esim. työterveyshuollon, työsuojeluorganisaation, luottamushenkilöiden tai muiden työntekijöiden kautta.
Vastuu toimenpiteistä on aina työnantajalla, ei esim. työterveyshuollolla. Eli pelkkä kiusatun ohjaaminen työterveyshuoltoon ei ole riittävä työsuojelullinen toimenpide.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: 
Henkilöstömitoituksen ja resurssointi on yksikkökohtaisia ja asiakaslähtöisiä. Yksikön vakanssimäärä on määritetty sen mukaisesti minkälaisen avun tai ohjauksen tarpeessa olevia asukkaita yksikössä tulisi asumaan.
Keltamokoti on tehostettua palveluasumista. Asumisyksikön vakituiseen henkilöstöön kuuluu kahdeksan ohjaajaa ja lähijohtaja.
Henkilöstön läsnäolo yksikössä vaihtelee eri vuorokauden aikana. Aamuvuorossa on 2 ohjaaja, iltavuorossa 2 ohjaajaa ja yövuorossa 1 ohjaaja. 
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: 
Henkilöstön voimavarojen riittävyys varmistetaan hyvällä työvuorosuunnittelulla, jossa turvataan työntekijöille riittävä vuorokausi- sekä viikkolepo, noudattaen työaikalakia. Työvuorosuunnittelua tehdään ohjaajalähtöisesti, huomioiden kuitenkin tasapuolisuus sekä yksikön vaateet.
Vapautuvat vakanssit avataan hakuun viivytyksettä ja pyritään täyttämään heti sopivan hakijan löydyttyä

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Asumisyksikön lähijohtaja ilmoittaa henkilöstöpuutokset Resurssipalveluille, jotka järjestävät tarvittaessa perehdytettyjä varahenkilöitä. Mikäli varahenkilöitä ei ole saatavilla, puutosvuoro voidaan avata tarvittaessa Seureen. Tarvittaessa voidaan käyttää myös puitesopimusyritysten työntekijöitä. Resurssipalveluista on saatavilla päivitetty ohjeistus puitesopimusyritysten käyttöön erityisesti viikonloppuja ja juhlapyhiä varten.
Vammaispalveluissa on käytössä sisäinen sijaishaku Singnal-ryhmä, johon voivat liittyä kaikki yksiköiden työntekijät. Ryhmän jäsenet voivat napata itselleen äkillisesti avoimia vuoroja, jotka on ilmoitettu ryhmässä.
Mikäli viikonloppuna ilmenee äkillisiä puutoksia, yksikön työntekijät voivat laittaa puutosvuoron tarvittaessa hakuun joko puitesopimusyritykselle tai Vaken sisäiseen Singnal-ryhmään.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Lähijohtaja Nina Nyberg
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Sosiaalihuollon yksiköissä käytetään paljon erilaisia lääkinnällisiksi laitteiksi luokiteltuja välineitä ja hoitotarvikkeita, joihin liittyvistä käytännöistä säädetään lääkinnällisistä laitteista annetussa laissa. Lääkinnällisellä laitteella tarkoitetaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa sairauden tai vamman diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon, lievitykseen tai anatomian tai fysiologisen toiminnon tutkimukseen tai korvaamiseen. Hoitoon käytettäviä laitteita ovat mm. pyörätuolit, rollaattorit, sairaalasängyt, nostolaitteet, verensokeri-, kuume- ja verenpainemittarit, kuulolaitteet, haavasidokset ym. vastaavat.

Ammattimaista käyttäjää koskevat velvoitteet on määritelty lääkinnällisistä laitteista annetun lain 31–35 § pykälässä. Organisaation on muun muassa nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa siitä, että yksikössä noudatetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettua lakia ja sen nojalla annettuja säädöksiä.
Sosiaali- ja terveystoimialalle on hankittu HUS-lääkintätekniikalta yhteinen lääkintä-laiterekisteri, johon on syötetty toimialan laitteet. Lääkintälaiterekisterissä on merkinnät muun muassa laitteen käyttöönotosta, huolloista, kalibroinneista jne. HUS-lääkintätekniikka huolehtii laitteiden käyttöönottotarkastuksesta (+rekisteröi laitteen) ja isosta osasta huoltoja jne. Yksiköille jää tehtäväksi työtilausten tekeminen sekä laitteiden lähettäminen huoltoon, korjaukseen tai kalibrointiin rekisterin aikataulun mukaisesti tai tarvittaessa. 

Terveydenhuollon laitteita koskevat vaaratilanneilmoitukset tehdään Fimealle. HaiPro on ohjelma, jolla henkilökunta tekee potilas- ja asiakasturvallisuusilmoitukset. Ohjelmasta avautuu myös linkki Fimean sivuille silloin kun olet tapahtumatyypiksi valinnut "Laitteeseen tai sen käyttöön liittyvä" -tapahtuma. Kun laiteesta on tehty vaaratilanneilmoitus, tulee asia kirjata myös HUSin lääkintätekniikan lääkintälaitteiden korjaustilaukseen.  
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Lähijohtaja Nina Nyberg

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: kts vanha OVS
Keltamokoti toimii M2 asuntojen rivitaloyhtiössä. Isännöinti on asuntoyhtiön mukaisesti M2-isännöinti. Asiakkaat ovat asumisyksikössä vuokrasuhteessa M2 asuntoihin eli he ovat solmineet vuokrasopimuksen omaan asuntoon. Asunnot sijaitsevat Savikkatie 13 taloyhtiössä. 
Asiakkaat sisustavat asuntonsa omilla huonekaluilla ja tavaroillaan, eivätkä huoneet ole muussa käytössä, vaikka asiakas olisi pitkäänkin poissa. Tarvittaessa asiakas on saanut asuntoonsa ja käyttöönsä tarvikkeita apuvälinelainaamosta. 
Yksikössä on asiakkaiden asuntojen lisäksi yhteisiä tiloja, kuten yhteiset ruokailu- ja oleskelutilat, jossa on myös ohjaajien toimisto ja wc/kylpyhuone.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Paloviranomaisen tarkastus on tehty taloyhtiön toimesta 20.11.2023
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Rakennuksien ulkoalue, yleiset tilat sekä irtaimistovarastot olivat yleisilmeeltään siistit. Toimisto- ja asukastilat olivat yleisilmeeltään siistit. Kulku rakennuksien poistumisreittien kautta oli esteetön. 
Yleisistä tiloista poistettava liiat jatkojohdot. Suositellaan asennettavaksi kiinteät pistorasiat.
Muut havainnot Rakennuksen ulkoalue oli yleisilmeeltään siisti ja kulku ajoväyliä pitkin oli esteetön pelastustoiminnan operatiivinen työ huomioiden. Tekniset tilat Tekniset tilat on opastettu asianmukaisesti. Tekniset tilat olivat yleisilmeeltään siistit.  
Alkusammutuskalusto: Alkusammutuskalusto oli esteettömästi saatavilla. Alkusammutuskalusto on tarkastettu. 
Toiminnanharjoittajan tulee huolehtia henkilöstön osaamisesta mahdollisessa tulipalotilanteessa. Koulutuksia tulee järjestää säännöllisesti.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Asumisyksikön yhteiset toimitilat ovat isot. Toimisto sijaitsee samassa tilassa yhteistentilojen kanssa. Yksikössä huolehditaan tarkkaan siisteydestä ja ohjaajat tiedostavat palokuormariskitekijät. Ohjaajat tarkistavat säännöllisin väliajoin esimerkiksi sähköjohtojen ja pistorasioiden kunnon ja tilaavat tarvittaessa huollon. 
Kulkureitit pidetään avoimena eikä niihin kerätä turhaa tavaraa. 
Häiriötilanteisiin kuten vesikatkoihin on varauduttu ylimääräisillä vesiastioilla, joita asukkailla on omissa huoneistoissaan valmiina. Lisäksi varautumisessa huolehditaan riittävä kotivara huomioiden asiakasmäärä yksikössä. Yksikössä on tilaa huolehtia varautumiseen tarvittavista tarvikkeista.  Asiakkaita tiedotetaan tilanteesta missä tarvitaan varautumista ja jokaiselle asumisyksikön asiakkaalle ohjeistetaan omien kotivarojen kerääminen.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.
Keltamokodin huollosta vastaa M2 asuntojen huoltoyhtiö. Huoltopyynnöt menevät M2 asunnoille ja he tilaavat tarvittavan huollon.  Securitas huolehtii tarpeen vaatiessa taloyhtiön ovien aukomisesta.
Securitaksen palvelunumero: 0600 13513
UVP / VAKE Tilakeskus vastaa ylläpitoa koskevista toimintamalleista, resursseista ja suunnitelmista. Isännöitsijät ovat vastuussa hankkimaan tarvittavat sopimukset tekijöiden kanssa esimerkiksi lumitöistä tai korjaustoimenpiteistä.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Apotti. 
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Perehdyttäminen, Apotti koulutus ja jatkuva osaamisen kehittäminen työyhteisön avulla. Vammaispalveluiden koordinaattori ja yksiköissä tukihenkilöt. 
Lähijohtaja hakee tunnukset, tunnuksissa voi Helpdeskin kautta saada apua, mikäli tunnuksien kanssa on ongelmaa virka-ajan ulkopuolella.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKEn tietoturvasuunnitelman mukaisesti. Tietoturvasuunnitelma on erillinen asiakirja, jota ei ole säädetty julkisesti nähtävänä pidettäväksi, mutta on osa yksikön omavalvonnan kokonaisuutta.
Vastuuhenkilönä lähijohtaja Nina Nyberg

Tietoturvaohjeistukset on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen työntekijöille, joilla on käytössään hyvinvointialueen laitteet ja/tai pääsy hyvinvointialueen tietojenkäsittelyn ympäristöön. Ohjeistukset on luotu auttamaan käyttäjiä suojaamaan henkilökohtaisia tunnuksiaan, laitteitaan ja näissä olevaa hyvinvointialueen omistamaa tietoa, ja samalla ymmärtämään mitä riskejä on olemassa ja miten niiden tapahtumista voidaan estää.

Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset. 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Huom! Mikäli tilanteeseen liittyy ainoastaan henkilötietojen vaarantuminen, henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen löytyy ohjeet: Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen löytyvät ohjeet yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.  
Apotti-jatkuvuustyöasemasta saa kriittisiin toimintoihin tulosteet. Asiakastuki käytössä 24/7, mistä saa ohjeistusta ja toimintaohjeet.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Keltamokodissa asuu itsenäisesti asuvia liikuntaesteisiävammaisia, jotka pääsääntöisesti käyttävät puhetta ja puhelinta viestintä välineenä. Mikäli yksikköön tarvitaan muunlaisia kommunikaation apuvälineitä tai apua kommunikaatiossa yksikkö voi ottaa yhteyttä asukkaan perheen lisäksi apuvälinelainaamoon ja Vaken vammaisten asumisyksiköiden erikoisohjaajiin, jotka pystyvät jalkautumaan yksiköihin ja avustamaan kommunikaatioon liittyvissä asioissa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä 
vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä 
ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt 
Asiakastiedon kirjaaminen sosiaalihuollossa: 
Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden päivittäisistä tapahtumista kaikissa vuoroissa. Päivittäiskirjaamisesta tehdään vuoroyhteenveto. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. 

Hyvinvointialueella on määritelty kirjaamiseen seuraavat minimikriteerit: 
Lähtökohdat:
•    Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava jokaisessa vuorossa.
•    Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden ja vuorojen välillä.
•    Jokaisella asiakkaalla on voimassa oleva, ajantasainen ja asiakkaan voimavaroja kuvaava asumisen toteuttamisen suunnitelma. Omaohjaaja päivittää asumisen toteuttamisen suunnitelman sekä IMO-suunnitelman 6kk välein.

Hyvä kirjaaminen:
•    Hyvä sosiaalihuollon kirjaaminen tarkoittaa, että kirjataan asiakastyön hoitamisen kannalta oleellinen ja tarpeellinen tieto ja että kirjaaminen on asiakaslähtöistä ja eettisesti kestävää.
•    Kirjausten tulee olla ajantasaisia, paikkansa pitäviä, virheettömiä ja riittävän tarkkoja.
•    Kirjaamisen tulee olla asiallista, ymmärrettävää ja selkeää.
•    Käytettävien käsitteiden ja lyhenteiden tulee olla yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä.

Minimissään kirjattava:
•    Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset.
•    Lääkehoito + lääkityspoikkeamat.
•    Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä.
•    Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet.

Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asukastilanteet.

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Yleiset tietosuojaohjeistukset
Vuosittain käytävät koulutukset henkilöstölle tietoturvaan ja tietosuojaan liittyville asioille. Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus. Tieto suoritetuista koulutuksista menee sisäisen koulutusjärjestelmän raportille, josta esihenkilö pääsee tarkastamaan koulutukset. 
 

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Yllä mainitut fyysinen, psyykkinen, kognitiivinen ja sosiaalinen toimintakyvyn edistäminen ovat osa yksikön päivittäistä työtä. Työtä tukevat suunnitelmat, kirjaukset, RAI, IMO ja yhteistyö muiden tahojen kanssa.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Yksikköön tilataan ruokatarvikkeet Valio-tukusta tai käydään ostamassa S-bisness kortilla tarvittavat tarvikkeet. Ohjaajilla pitkäaikainen kokemus ruokahuollon järjestämisestä ja taloudellisesta suunnittelusta.  
Yksikön asiakkaat käyvät itsenäisesti kaupassa. Asiakkaan on mahdollista saada apua ja ohjausta kaupassa asiointiin ohjaajilta, sekä ruoan valmistukseen kotona.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Ohjaajat huolehtivat siitä, että asiakkaan vaatehuolto ja oman asunnon siivous tehdään ensisijaisesti mahdollisimman itsenäisesti asiakkaan toimesta tai tarvittaessa palveluntuottajan avustamana tai suorittamana, mikäli asiakas ei toimintakykynsä vuoksi tähän kykene.
Ohjaajien käytössä on yksikön oma pyykinpesukone. Asiakkaat käyttävät omia pyykkikoneita. Asiakas saa pyykkihuollon toteuttamiseen ohjaajilta tarvitsemansa tuen.  

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Yksikön hygieniakäytännöt perustuvat toimialan ja muiden valvovien viranomaisten ohjeisiin. Ohjaajilta vaaditaan hygieniapassia ja yksikössä on erikseen oma hygienian omavalvontaan liittyvä ohjeistus ruokahuollon omavalvontasuunnitelma. 

Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Toimintayksikön johtajan on seurattava tartuntatautien ja lääkkeille vastustuskykyisten mikrobien esiintymistä ja huolehdittava tartunnan torjunnasta. Johtajan on huolehdittava asiakkaiden ja henkilökunnan tarkoituksenmukaisesta suojauksesta ja sijoittamisesta sekä mikrobilääkkeiden asianmukaisesta käytöstä. Lisätietoa vakavien hoitoon liittyvien infektioiden seurannasta ja ilmoituskäytännöistä löytyy THL:n sivulta osoitteesta. Epidemioiden ja vakavien hoitoon liittyvien infektioiden ilmoittaminen (HARVI) - THL 

Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu käsidesin ja kertakäyttöhanskojen käyttäminen. Henkilökunnalla on ohjeistus eritetahrojen välittömään puhdistamiseen sekä tarvittavat välineet löytyvät siivouskomerosta. Lisäksi infektioaikana käytetään kasvomaskeja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti. 

Lisää tietoa saa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksiköstä: tartuntatauti@vakehyva.fi 
Kuntalaisten neuvontanumero 09 4191 1310 ma, ke ja pe klo 9–11

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Asiakkaiden käteisvaroja on mahdollista säilyttää yksikön toimistossa, niin että niistä pidetään käteisvaraseurantaa. Asiakas saa halutessaan omia käteisvaroja käyttöönsä Asiakkaiden käteisvaroista ja säilyttämisestä vammaispalveluissa on tehty pysyväisyysohje.
Yksikössä asiakkaat ovat itsenäisiä ja käteisvara seurantaa ei ole tarve järjestää.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Kaikilla asiakkailla on mahdollisuus käyttää terveysaseman perusterveydenhuollon palveluita. Asiakkaat pääsevät tarvittaessa erikoissairaanhoitoon terveyskeskuksen tai ostopalvelulääkärin lähetteellä.  

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Keltamokodin ohjaajat ovat asukaan suostumuksella ja pyynnöstä aktiivisesti yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisiin, joko puhelimitse tai apottikoriviesteillä.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä 
Suun terveydenhuoltoon asiakkaat kutsutaan vuosittain tai tarvittaessa tarkastukseen. Suun terveyttä asiakkailla edistetään ja ylläpidetään seuraamalla, ohjaamalla ja tarvittaessa avustamalla hampaiden pesussa.
Kiireetön sairaanhoito terveysasemalta
Kiireellinen sairaanhoito hätäkeskus

Kuoleman tapaukset yksikössä:
Kuoleman tapausten osalta on olemassa toimialakohtainen ohjeistus, joka löytyy Intrasta.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Asiakkaan voinnin muuttuessa ollaan yhteydessä hoitavaan tahoon tai hätäkeskukseen. 
Omatyöntekijän nimeäminen: 
Sosiaalihuoltolain mukaan sosiaalihuollon asiakkaalle on nimettävä asiakkuuden ajaksi omatyöntekijä. Kerokujan asumisyksikössä nimetään asiakkaalle omaohjaajat. Omaohjaajan tehtäviin kuuluu asiakkaan RAI-arvioinnin, IMO-suunnitelman sekä asumisen toteuttamissuunnitelman tekeminen/päivittäminen, osallistuminen asiakasta koskeviin verkostopalavereihin sekä asiakkaan kokonaisvaltaisen tilanteen tuntemus sekä siitä tiedottaminen muille työntekijöille.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Asiakkaiden osallisuutta tuetaan yksikössä heidän voimavarojensa, toiveidensa ja tarpeidensa mukaisesti. Asiakkaiden toiveita kartoitetaan päivittäin keskustelemalla ja tarjoamalla erilaisia vaihtoehtoja. Kerran kuukaudessa pidettävissä asukaskokouksissa kartoitetaan asiakkaiden toiveita yksikön toimintaan liittyen. Lisäksi joka viikko tarjotaan erilaista asiakkaiden toiveiden mukaista iltapäiväohjelmaan.  Asiakkaat saavat elää yksikössä oman näköistään elämäänsä ja osallistua halutessaan talon ulkopuolisiin toimintoihin, kuten työ- ja päivätoimintaan, koulunkäyntiin, työelämään, harrastuksiin sekä erilaisiin kulttuuri- ja liikuntatapahtumiin. Tarvittaessa asiakkaita avustetaan tukihenkilöiden ja henkilökohtaisten avustajien hakemisessa sekä muissa asiakkaaseen liittyvässä.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Yksikössä jokaista asiakasta kohdellaan kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään. Yksikön asiakkaat kohdataan kunnioittaen ja heille puhutaan heitä arvostaen. Vuorovaikutukseen panostetaan käyttämällä tarvittaessa vaihtoehtoisia kommunikaatiomenetelmiä, jotta asiakas tulee varmasti ymmärretyksi, hän saa tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja ja ilmaista mielipiteitään. Epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen reagoidaan ja puututaan yksikössä välittömästi.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa. 
Muistutus toimitetaan osoitteella kirjaamo@vakehyva.fi

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelusuunnitelmien laadinta, seuranta, toteutus ja päivitys:
Oma-ohjaaja päivittää yhdessä asiakkaan kanssa puolivuosittain tai tarvittaessa seuraavat suunnitelmat: asumisentoteuttamisen suunnitelma, RAI-arviointi ja IMO-suunnitelma. Tiimissä käydään läpi päivitetyt dokumentit ja varmistetaan niiden ajantasaisuus. Ohjaajat huolehtivat siitä, että suunnitelmat otetaan osaksi arjen toimintaa ja ne näkyvät päivittäisessä kirjaamisessa.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen
Itsemääräämisoikeus on asiakkaan oikeus tehdä itseään koskevia päätöksiä ja valintoja. Sen kunnioittaminen on keskeinen osa laadukasta ja arvostavaa asiakastyötä, ja se näkyy kaikessa yksikön toiminnassa. Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden tukeminen ei tarkoita vain lainsäädännön noudattamista, vaan myös käytännön toimenpiteitä ja asenteita, jotka mahdollistavat asiakkaiden aktiivisen osallistumisen omaan hoitoonsa ja arkeensa.

IMO-suunnitelma (Itsemääräämisoikeuden suunnitelma):
Jokaiselle asiakkaalle laaditaan henkilökohtainen IMO-suunnitelma, joka tukee ja varmistaa itsemääräämisoikeuden toteutumisen. Suunnitelma määrittelee asiakkaan oikeudet, valintatilanteet ja mahdolliset erityistarpeet itsemääräämisoikeuden osalta.
IMO-suunnitelman laatiminen ja päivitys tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa, ottaen huomioon hänen toiveensa, tarpeensa ja elämänhallinnan tavoitteensa.

Koulutus ja perehdytys henkilökunnalle:
Yksikön henkilökunta saa säännöllistä koulutusta ja perehdytystä itsemääräämisoikeuden periaatteista ja käytännön toteuttamisesta asiakastyössä. Koulutuksessa korostetaan asiakkaan osallisuuden ja itsemääräämisoikeuden tukemista kaikissa arjen valintatilanteissa.
Työntekijöille annetaan ohjeistusta asiakirjanpidosta ja kirjaamisesta siten, että asiakkaan itsemääräämisoikeus tulee näkyväksi ja ymmärrettäväksi dokumentaatiossa. Tällöin asiakasta koskevat päätökset ja suunnitelmat ovat selkeästi näkyvissä ja seurattavissa.

Asiakkaan osallisuuden ja osallistumisen tukeminen:
Asiakkaat pyritään ottamaan mukaan arjen askareisiin ja päätöksentekoon mahdollisimman laajasti. Tätä toteutetaan siten, että asiakkaalle ei tehdä asioita puolestaan, vaan yhdessä hänen kanssaan. Tämä tukee asiakkaan kokemusta omasta hallinnasta ja osallistumisesta omiin asioihinsa.
Asiakkaiden osallisuutta pyritään lisäämään kaikilla tasoilla, niin arkisten valintojen tekemisessä kuin yhteiskunnan tasavertaisessa osallisuudessa, esimerkiksi osallistumalla mielekkäisiin yhteisöllisiin aktiviteetteihin tai ulkoiluun.
Vuorovaikutus ja kommunikaatio:
Asiakkaiden itsemääräämisoikeus toteutuu parhaimmillaan silloin, kun vuorovaikutus ja kommunikaatiotaidot ovat läsnä arjessa. Työntekijät kehittävät vuorovaikutus- ja kommunikaatiotaitojaan, jotta he pystyvät aidosti ja kunnioittavasti kuuntelemaan asiakkaiden toiveita ja tarpeita. Tämä luo pohjan vastavuoroiselle kohtaamiselle, jossa asiakkaan mielipide ja tahtotila otetaan huomioon.
Aidon läsnäolon ja asiakkaan kunnioittamisen varmistaminen on osa päivittäistä asiakastyötä. Tavoitteena on, että asiakas kokee tulevansa ymmärretyksi ja kuulluksi kaikissa tilanteissa.

Aktiviteetit ja mielekäs toiminta:
Yksikön henkilökunta tukee asiakkaita löytämään mielekkäitä tekemisiä, kuten liikunnallisia aktiviteetteja (esimerkiksi ulkoilua, kävelyjä) ja harrastuksia, jotka rikastuttavat heidän arkeaan ja edistävät hyvinvointia.
Asiakkaiden energia pyritään ohjaamaan positiivisiin ja voimaannuttaviin aktiviteetteihin, jotka tukevat heidän elämänhallintaansa ja elämänlaatuaan.

Itsemääräämisoikeuden tukeminen käytännössä:
Kaikissa arjen valintatilanteissa asiakasta kannustetaan tekemään itse päätöksiä mahdollisuuksien mukaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ruokavalintojen tekemistä, pukeutumista, päivittäisten askareiden valitsemista tai vaikka ohjelmointia mielekkäisiin aktiviteetteihin.
Itsemääräämisoikeuden tukeminen ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan se on kunnioittavaa ja voimaannuttavaa asiakastyötä, joka tukee asiakkaan itsenäisyyttä ja elämänhallintaa.

Jatkuva arviointi ja kehittäminen:
Työntekijöiden osaamista pidetään yllä jatkuvalla koulutuksella ja palautteen keruulla. Tavoitteena on, että työntekijät voivat kohdata asiakkaan kunnioittavasti ja että asiakas saa mahdollisuuden elää niin itsenäisesti ja tasavertaisesti kuin mahdollista.
Itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen on siis jatkuvaa arjen käytäntöjen ja asiakastyön kehittämistä, jossa asiakas otetaan mukaan kaikilla elämän osa-alueilla, ja hänen itsemääräämisoikeutensa kunnioittaminen on keskiössä.

Asiakkaillamme on oikeus päättää heidän omaa elämäänsä koskevista asioista, kuten: 
•    Rahan käyttäminen – Asiakkailla on oikeus käyttää rahavarojaan omien toiveidensa mukaisesti. Lompakossa olevien varojen käyttöä ohjaajat eivät voi rajoittaa.  
•    Terveys ja ruoka – Asiakkaat, jotka pystyvät, saavat annostella itse ruokansa, sekä päättää tarjolla olevista ruokavaihtoehdoista mieleisensä.  
•    Puhtaus ja siisteys – Asiakkaamme saavat itse päättää mieleisen vaatetuksensa sekä muun ulkoasunsa. Ohjaajat tukevat asiakkaita säänmukaiseen sekä puhtaisiin vaatteisiin pukeutumiseen.  
•    Työ/toiminta – Asiakkaillamme on subjektiivinen oikeus työ- ja päivätoimintaan. Heidän ei ole pakko käydä työ- ja päivätoiminnassa, mikäli eivät sinne halua mennä. 
•    Esineiden hallussa pito – Ohjaajat eivät voi pitää hallussaan asiakkaiden esineitä ja tavaroita vasten asiakkaiden tahtoa. Tämä koskee esimerkiksi herkkuja, kännyköitä, tabletteja jne.  
•    Riskien arvioiminen – Asiakkailla on oikeus tehdä myös ns. huonoja päätöksiä! Ohjaajat auttavat asiakkaita pohtimaan päätöksiensä seurauksia ja antavat tietoa erilaisista vaihtoehdoista tuetun päätöksenteon periaatteella, mutta lopulta päätös on aina asiakkaalla itsellään.  

Itsemääräämisoikeuden tukeminen ja toteuttaminen

Itsemääräämisoikeuden tukemisessa ja toteuttamisessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen IMO-käsikirjaa sekä STM:n rajoitustoimenpidetaulukon ohjeistusta, jotka pohjautuvat kehitysvammaisten erityishuoltolain mukaisiin säädöksiin.
Sosiaalihuollossa itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus on vakavasti uhattuna. Tällöin rajoitustoimenpiteistä tehdään tarvittaessa asianmukaiset kirjalliset päätökset.

Itsemääräämisoikeutta koskevista periaatteista ja käytännöistä keskustellaan aina asiakkaan itsensä, asiakasta hoitavan lääkärin, sekä asiakkaan omaisten ja läheisten kanssa. Nämä keskustelut ja periaatteet kirjataan asiakkaan itsemääräämisoikeuden toteuttamissuunnitelmaan.
Jos asiakasta koskee rajoittamistoimenpide, siitä tehdään asianmukaiset kirjaukset asiakastietoihin. Rajoitustoimenpidepäätöksen tekemiseksi toimintayksikön lähijohtajan on aina konsultoitava asiantuntijatyöryhmää, johon kuuluvat lääkäri, psykologi ja sosiaalityöntekijä.

Lue lisää itsemääräämisoikeuden tukemisesta vammaispalveluissa ja kehitysvammahuollossa Vammaispalvelujen käsikirjasta.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Asumisen toteuttamissuunnitelma ja IMO eli itsemääräämisoikeuden toteuttamisen suunnitelma, itsemääräämisoikeus työryhmä ja omaohjaaja
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Yksikössä ei ole käytössä rajoitustoimenpiteitä. 
Mikäli niitä tarvittaisiin, toimitaan tarkoin määritettyjen ohjeiden mukaisesti, niin lyhytaikaisessa kuin pitkäaikaisessa rajoittamisessa, joka kerta tulee arvioida rajoittamisen tarpeellisuus. Jokainen rajoittamistoimenpide kirjataan tarkasti Apottiin. 
Pitkäaikaisesta rajoittamisesta päätöksen tekee Vaken Imo-työryhmä ja tarvittaessa lyhytaikaisesta rajoittamisesta voi päättää lähijohtaja.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakas, läheinen tai muu palautteen antaja voi antaa palautetta toiminnasta tai toimintayksiköstä suullisesti tai kirjallisesti. Palautetta otetaan jatkuvasti vastaan ja sitä voi antaa ohjaajille, lähijohtajalle, tehtäväaluepäällikölle sekä laatutiimille. Palautteen antaminen on mahdollista suullisesti ja kirjallisesti.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palautteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä
Asiakaspalautteen käsittely on keskeinen osa palveluyksikön toiminnan kehittämistä, ja sen avulla pyritään parantamaan palvelun laatua, asiakasturvallisuutta ja asiakaskokemusta. Asiakkaiden, potilaiden, omaisten ja läheisten palautteet otetaan vakavasti ja käsitellään systemaattisesti.

1.    Palaute yksikössä ja lähijohtajalle:
Suullinen ja kirjallinen palaute: Ensisijaisesti palautetta voidaan antaa suullisesti keskustelemalla ohjaajien kanssa. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin ja asioiden selviämisen keskustelun kautta. Jos palautteen antaja ei saa ratkaisua suoraan yksikössä, hän voi ottaa yhteyttä yksikön lähijohtajaan, joka huolehtii asian eteenpäin viemisestä.
Keskustelu ja kehittämisideat: Kehittämisideat ja palautteet voivat myös syntyä keskusteluissa, joissa voidaan yhdessä kehittää palveluja ja toimintamalleja. Tämä avaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen kehittämiseen.

2.    QPro-palautejärjestelmä:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä QPro-asiakaspalautejärjestelmä, joka on suunniteltu sosiaali- ja terveyspalvelujen laadun seurantaan ja kehittämiseen. Asiakkaat, omaiset ja läheiset voivat antaa palautetta verkkosivujen kautta (https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta).
Työntekijöiden rooli: Myös työntekijät voivat täyttää palautelomakkeen asiakkaan kanssa, mikä mahdollistaa palautteen antamisen yhdessä asiakkaan kanssa.

3.    Palaute ja sen käsittely:
Välitön käsittely: Suullinen tai kirjallinen palaute käsitellään välittömästi, ja palautteen perusteella ryhdytään tarvittaviin laadunvalvontatoimenpiteisiin.
Kirjallinen selvitys: Jos palautteessa on kysymyksiä asiakasturvallisuudesta tai jos asiakas sitä toivoo, palautteen käsittelystä laaditaan kirjallinen selvitys. Selvitys laaditaan yhteistyössä toimintayksikön ja tehtäväaluepäällikön kanssa.

4.    Laatutiimin rooli:
Kun palautteen käsittely on saatu päätökseen, palautteeseen liittyvä vastine toimitetaan asiakaslähtöisesti, ja se sisältää tiedot palautteen käsittelystä ja toteutettavista laadunvalvontatoimenpiteistä.
Vastineen jakaminen: Laatutiimi lähettää vastineen asiakkaalle, palautteen antajalle, asumisyksikön lähijohtajalle ja tehtäväaluepäällikölle. Tiedot tallennetaan hyvinvointialueen asiakirjojen tietokantaan, jotta ne ovat helposti saatavilla ja voidaan hyödyntää jatkossa toiminnan kehittämisessä.

5.    Palaute ja kehittäminen:
Asiakaspalautteet ja saatu vastine ovat tärkeitä työkaluja toiminnan kehittämisessä. Ne auttavat tunnistamaan kehittämistarpeita ja mahdollisia puutteita, joita voidaan korjata tulevaisuudessa. Tavoiteaika muistutusten käsittelylle on 2 viikkoa

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Tehtäväaluepäällikkö Sanna Misukka 

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Palvelun laatuun tai asiakkaan saamaan kohteluun tyytymättömällä on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Muistutuksen voi tehdä tarvittaessa myös hänen laillinen edustajansa, omainen tai läheinen. Muistutuksen vastaanottajan on käsiteltävä asia ja annettava siihen kirjallinen, perusteltu vastaus kohtuullisessa ajassa.

Muistutus
Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Joko toimintayksikön tai johtavan viranhaltijan on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.

Kantelu
Kantelun voi tehdä viranomaisen, tai siihen palvelusuhteessa olevan henkilön, lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä. Kantelu tulee ensisijaisesti tehdä kirjallisena. Aluehallintovirasto käsittelee pääosin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyviä kanteluita, mutta Valvira käsittelee ne silloin, jos hoitovirheen epäillään johtaneen potilaan kuolemaan tai pysyvään, vaikeaan vammaan. Eduskunnan oikeusasiamiehen puoleen voi kääntyä, kun epäilee, että viranomainen tai virkamies ei ole noudattanut lakia tai täyttänyt velvollisuuksiaan tai jos kantelija epäilee, että perus- ja ihmisoikeudet eivät ole toteutuneet asianmukaisesti.
Selvityspyytöihin ja muistutuksiin vastaa pääsääntöisesti tehtäväaluepäällikkö ja lähijohtaja. Tarvittaessa vastuksen laatii hyvinvointialueen palvelualuejohtaja. Vastaus laaditaan kirjallisena ja se viedään CaseM järjestelmään ja toimitetaan selvityksen lähettäjälle pyynnössä olevan ohjeen mukaisesti.

Suullisen muistutuksen voi tehdä suoraan yksikköön. Yksikön lähijohtaja tuo asian tiedoksi tehtäväaluepäällikölle. Asia viedään tarvittaessa CaseM järjestelmään ja muistutukseen laaditaan kirjallinen vastine ja toimitetaan muistutuksen tekijälle.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista tulee seurata. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein. Salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista. VAKE:ssa raportointi ja julkaisu toteutetaan osana palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa. VAKE tasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Uusi pohja tehty 10–11/2024, sen toimivuutta seurataan ja kehitetään 3/2025

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Uusi pohja tehty pvm. ja päivittäjät
Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena, jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, pitää päivitykset tehdä omavalvontasuunnitelmaan. Päivitettävä omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä.