AKOS 3 - Omavalvontasuunnitelma

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Akos 3

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Akos 3 
Metsolantie 2                     
04200 Kerava     
Toimintayksikön puhelin 040 612 0282

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Lähijohtaja Piri Eriksson, Puhelin: +358406120281,                                                 
Sähköposti: piri.eriksson@vakehyva.fi 
Ylilääkäri Hetti Kirves, Puhelin: +358405450232,                                                            Sähköposti: hetti.kirves@vakehyva.fi

Terapiapalveluiden omavalvontasuunnitelma:
2024_Terapiapalvelu_Sairaalapalvelut_omavalvontasuunnitelma.docx

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): 

Akos 3 on akuuttigeriatrinen osasto, minkä tehtävänä on tuottaa pääsääntöisesti yli 55vuotiaille hyvinvointialueen asukkaille laadukasta, ammattitaitoista, terveyttä edistävää ja kuntouttavaa lyhytaikaista perusterveydenhuoltoon kuuluvaa sairaalatasoista osastohoitoa.   

Yksikössä voi olla satunnaisesti maksusitoumuksella toisen hyvinvointialueen asiakkaita. 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 

Alihankintana ostetaan seuraavia palveluita 

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:

Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.    

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 

Osastonhoitaja Piri Eriksson, Puhelin: +358406120281,                                                Sähköposti: piri.eriksson@vakehyva.fi 

Ylilääkäri Hetti Kirves, Puhelin: +358405450232,                                                                Sähköposti: hetti.kirves@vakehyva.fi

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:

Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään vuosittain marraskuussa tai aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Päivittäminen tehdään yksikössä moniammatillisesti esihenkilön ja henkilökunnan yhteistyönä.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:

Akos 3:n omavalvontasuunnitelma tulee nähtäville hyvinvointialueen nettisivuille. Henkilöstölle omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yksikön sähköisellä alustalla (teams).

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Käypä hoito -suositukset

Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma  
2022-2026

Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM) Suosituksia ja ohjeita - Sosiaali- ja terveysministeriö

Hygieniaohjeet  

Hygieniaohjeet löytyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen intranetin työohjepankista.

Siivousohjeet

Siivousohjeet löytyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen intranetin työohjepankista.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa.
Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti. 
Hoitoon pääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Akuuttiosastojen ylilääkärinä toimii Hetti Kirves. Osaston lääkärit työskentelevät ylilääkärin alaisuudessa. Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala vastaa koko sairaalapalveluiden lääkäritoiminnasta. 

Lähijohtajana yksikössä toimii Piri Eriksson. Hänen alaisuudessaan toimivat osastolla työskentelevät lähi-/ perushoitajat ja sairaanhoitajat. Hoitotyön lähijohtaja vastaa yksikön toiminnasta, henkilöstöhallinnosta ja resurssoinnista sekä on päävastuussa hoitotyön kehittämisestä. Lähijohtaja vastaa ja seuraa taloutta ja toimintaa. Lähijohtajan sijaisena toimii Akos 2 yksikön lähijohtaja.    

Apulaisosastonhoitajana yksikössä toimii Saara Hartikainen. Apulaisosastonhoitajan vastuulla on opiskelijayhteistyö. Apulaisosastonhoitaja osallistuu yhdessä lähijohtajan kanssa yksikön päivittäisjohtamiseen, resurssoinnin järjestämiseen, työvuorosuunnitteluun, yksikön kehittämiseen ja osaamisen varmistamiseen.  Apulaisosastonhoitaja vastaa uusien työntekijöiden perehdyttämisestä. 

Osastolla työskentelee osastonsihteeri ja hoitoapulaisia, joiden esihenkilönä toimii tukipalveluiden lähijohtaja.

Yksikön terapiapalveluista vastaa terapiapalveluiden lähijohtaja Anna Aaltonen. 
Toimintaa ohjaavat VAKE.n yhteiset ohjeistukset ja toimintamallit.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn. 
Sairaalapalveluissa lähijohtajat vastaavat haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.

Lähijohtajalla on päävastuu riskienhallinnasta.  Yksikössä määriteltyjä vastuu alueita: 

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Ylilääkäri Hetti Kirves, Puhelin: +358405450232                                                                                                   Sähköposti: hetti.kirves@vakehyva.fi
Osastonhoitaja Piri Eriksson, Puhelin: +358406120281                                                                                        Sähköposti: piri.eriksson@vakehyva.fi

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 3/2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 3/2024    
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Sairaalapalveluiden suunnitelma päivitetty 12/2023
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 11/2024
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 5/2024

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat: 
•    Psykososiaaliset kuormitustekijät 
•    Tapaturman vaarat 
•    Ergonomian / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät 
•    Fysikaaliset vaaratekijät 
•    Kemialliset altisteet 
•    Biologiset altisteet

Riskienarviointi päivitetty: Yksikkökohtaiset arvioinnit päivitetty 3/2024.  
Potilas- / asiakasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien ilmoittamiseen ja raportointiin on käytössä HaiPro-ohjelmisto. SPro on vastaavasti tarkoitettu sosiaalihuoltolain mukaisiin epäkohta- ja epäkohdan uhka ilmoituksiin ja niiden raportointiin. Työturvallisuutta vaarantavat tapahtumat ilmoitetaan ja raportoidaan WPro-ohjelmistossa. 
 
HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan potilaan turvallisuutta vaarantavat tapahtumat, jotka aiheuttavat tai voivat aiheuttaa haittaa potilaalle. HaiPro-järjestelmään ilmoitetaan siis sekä läheltä piti -tapahtumia että haittatapahtumia. Ilmoitus tulee tehdä aina kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla  
voitaisiin toiminnasta saada turvallisempaa. Jos ilmoittaja on epävarma ilmoittamisesta, on varminta tehdä ilmoitus. 
 
SPro-järjestelmään tehdään ilmoitus, jos tehtävissään huomaa tai saa tietoonsa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan sosiaalihuollon toteuttamisessa. Myös sairaalapalveluiden työntekijän tulee tehdä ilmoitus, jos hoidossa olevan potilaan kohdalla tulee epäily epäkohdasta tai puutteesta.

Alla olevaan taulukkoon on lueteltu kaikki hyvinvointialueella poikkeamien ilmoittamiseen käytössä olevat kanavat. 
 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn. 
Akos 3:lla lähijohtaja vastaa haittatapahtumien ja läheltä piti tilanteiden käsittelystä ja ohjaa ne tarvittaessa ylemmälle taholle käsittelyyn. Ilmoitukset käsitellään viikottain ja näitä käsitellään tarvittaessa akuutisti aamukokouksissa ja koosteina osastopalavereissa.  

Korjaavat toimenpiteet kirjataan lähijohtajien toimesta ohjelmistoon, jonka kautta ilmoitus on tehty (Haipro, SPro, WPro). Sovitut muutokset työskentelyssä, muistutus sovittujen toimintatapojen noudattamisesta tai muut korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon. Muille yhteistyötahoille viestitään sähköpostitse.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Yksikössä keskeisemmän riskin riskienarvioinnissa muodostaa psyykkinen kuormitus, kuten kiire, melu ja sekavat aggressiiviset potilaat. 

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Pyritään huolehtimaan riittävästä henkilöstöresurssista. Työnjaon selkeyttämisellä on pyritty vaikuttamaan kiireen tunteeseen ja töiden tasaiseen jakautumiseen. Työtä jaetaan tarvittaessa myös vuoron aikana.  Tiedossa oleviin uhkatilanteisiin ei mennä koskaan yksin, vaan kollegan kanssa, kiinteistössä vartija 24/7, joka pyydetään tarvittaessa yksikköön turvaamaan niin henkilökunnan kuin muiden potilaiden turvallisuutta.  

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.    

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Yksikön lähijohtaja vastaa korjaavien toimenpiteiden etenemisestä, kirjaamisesta ja tiedottamisesta.  Riskienhallinnan kokonaisuutta käydään yksikössä läpi yksikkökokouksissa ja tarpeen mukaan tuolloin vuorossa olevan henkilöstön kesken.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä tapahtuu aina Sairaalapalvelujen johtoryhmän kautta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Lähijohtaja käy henkilöstön kanssa läpi palveluyksikön ohjeistuksen ilmoitusvelvollisuudesta ja epäkohtailmoituksen tekemisestä.
Jokaisella työntekijällä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäkohtaan. Ilmoituksen voi tehdä vapaamuotoisena asiasta riippuen omalle lähijohtajalle tai muulle asianomaiselle taholle. Vastaanottaja arvioi, onko kyseessä muuhun järjestelmään esim. Haipro ohjattava ilmoitus vai kirjataanko asiasta epäkohtailmoitus.

Lisätietoa ilmoitusvelvollisuudesta ja oikeuksista:
 Ammattihenkilön ilmoitusvelvollisuuksia ja -oikeuksia | Valvira

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Akos 3:lla on 16 sairaanhoitajan vakanssia ja 10 lähi-/ perushoitajan vakanssia. Lisäksi yksikössä työskentelee lääkäreitä, fysioterapeutteja, hoitoapulaisia, sosiaaliohjaaja, palveluohjaaja. Yksikön toiminnasta vastaa osastonhoitaja yhteistyössä apulaisosastonhoitajan kanssa.

Sijaisten käytön periaatteet: 
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Yksikössä pyritään aina täyttämään kaikki olemassa olevat henkilöstöpuutteet kaikissa vuoroissa. Käytettävissämme on sairaalan varahenkilöstö, jota koordinoi resurssikeskus. Joka arkiaamu sairaalan päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään läpi kunkin yksikön henkilöstöresurssit suhteessa potilasmäärään ja hoitoisuuteen. Tämän lisäksi käytössä on Seure henkilöstövuokrausyritys, josta hankimme tarvittaessa sijaisia akuutteihin puutteisiin. Mikäli näistä ei saada työntekijää vuoroon niin resurssikeskus voi hakea työntekijää kriittisiin henkilöstöpuutoksiin muista henkilöstövuokrausyrityksistä sopimusten mukaisesti. Tarvittaessa myös osaston oma henkilökunta voi tehdä halutessaan lisävuoroja.      

Arkisin sijaisjärjestelyistä vastaa yksikön lähijohtaja yhdessä apulaisosastonhoitajan kanssa. Viikonloppuisin ja arkipyhinä työvuoropuutokset ilmoitetaan yksikön vuorovastaavalle, joka koordinoi sijaisjärjestelyä. Viikonloppuisin ja arkipyhinä on käytettävissä myös sairaalan varahenkilöstöä ja heitä voi sijoittaa mahdollisuuksien mukaan äkillisiin puutoksiin. Tästä sijoittelusta vastaa koko sairaalan osalta osasto 7:n vuorovastaava hoitaja. Tarvittaessa myös oma henkilöstö voi tehdä puutevuoroja.

Rekrytointi:
Palkattaessa uutta työntekijää hänet haastatellaan lähijohtajan ja apulaisosastonhoitajan tai kahden lähijohtajan toimesta. Työntekijän tulee esittää haastattelussa tutkinto- ja työtodistukset sekä todistaa henkilöllisyytensä. Lähijohtaja tarkastaa Julkiterhikistä Valviran rekisteröintinumeron ja oikeuden harjoittaa ko ammattia sekä soittaa suosittelijalle. Työnhakuprosessissa arvioidaan työntekijän soveltuvuus kyseiseen työtehtävään. 
Uudelle työntekijälle määritellään työsopimusta tehtäessä koeaika. Koeajan pituus on vakituisessa työsuhteessa 6 kuukautta ja määräaikaisessa puolet työsuhteen kestosta  

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen
Lähijohtaja tarkastaa Julkiterhikistä Valviran rekisteröintinumeron ja oikeuden harjoittaa ko ammattia jokaisen uuden työntekijän kohdalla. 

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle vuosittain. 
Sairaalassa on joka keskiviikko tarjolla koulutusta. Nämä koulutustilaisuudet myös nauhoitetaan ja ovat siten kuunneltavissa jälkikäteen. Lisäksi jokaisella on mahdollisuus tuoda lähijohtajalle tiedoksi itseään kiinnostavia ja työtehtävää hyödyntäviä koulutuksia.    

Henkilöstön perehdytys:
Henkilöstö perehdytetään potilastyöhön sekä potilastietojen käsittelyyn. Myös tietosuoja ja turvallisuusasiat ovat keskeinen osa perehdytystä. 
Perehdytysmateriaalia löytyy yksiköstä kirjallisena perehdytyskansiona sekä yksikön teamsistä. Lisäksi intrassa on runsaasti hyvää perehdytysmateriaalia. 
Lähijohtaja ja apulaisosastonhoitaja vastaavat perehdytyksestä yhdessä uuden työntekijän kanssa. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään perehdyttäjä ja työvuorosuunnittelussa huomioidaan tarvittava määrä perehdytysvuoroja. Perehdytyksen edistymistä raportoidaan perehdytyslomakkeille ja perehdytyskeskusteluja käydään perehdytyksen edetessä. Työntekijällä itsellään on myös vastuu perehdytyksen etenemisestä ja vastuu tuoda esiin yksikön lähijohtajalle ja apulaisosastonhoitajalle, jos kokee tarvitsevansa lisäperehdytystä.  Työntekijä huolehtii itse kuittaukset perehdytyslomakkeelle perehdytyksen saatuaan.
 

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Työntekijöiden osaamistarpeet kartoitetaan vuosittain lähijohtajan ja työntekijän välisessä kehitys- ja osaamistarvekartoituskeskustelussa. Näistä keskusteluista tehdään nostoja yksikön sekä koko sairaalan vuosittaiseen koulutussuunnitelmaan.   
Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki järjestelmän kautta ja tiedot koulutukseen osallistumisesta tallentuu työntekijän tietoihin.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Yksikössä toimii sairaanhoitaja- ja lähihoitajaopiskelijoita, lääketieteen opiskelijoita sekä fysioterapeutti opiskelijoita. Sairaanhoitaja- ja lähihoitajaopiskelijoiden ohjaamisen järjestämisestä vastaa yksikön apulaisosastonhoitaja lähijohtajan valtuuttamana. Sairaanhoitajaopiskelijat ohjautuvat yksikköön Jobiili-järjestelmän kautta, lähihoitajaopiskelijat Tiitus-järjestelmän kautta. Apulaisosastonhoitaja valvoo ja ohjaa yksikössä tapahtuvaa hoitotyön opiskelijoiden ohjausta yhdessä lähijohtajan kanssa. Fysioterapeuttiopiskelijoiden ohjaamisvastuu on terapiapalveluiden lähijohtaja Anna Aaltosella ja lääketieteenopiskelijoiden ylilääkäri Hetti Kirveellä.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Yksikön työntekijöiltä kerätään neljä (4) kertaa vuodessa palautetta organisaation VAKEpulssi-kyselyn avulla. Kysely jaetaan hr:n toimesta kaikille työntekijöille sähköpostilla ja kyselystä informoidaan myös yksikön Teams-kanavalla sekä yksikön palavereissa. Kyselyn tulokset käydään läpi yksikön osastokokouksessa ja mietitään yhdessä tarvittaessa kehittämistoimenpiteitä. Jokainen yksikön työntekijä saa tiedon tuloksista ja mahdollisista toimenpiteistä osastokokousmuistiosta.  

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Osaston henkilöstön osaamista seurataan säännöllisesti sekä heitä kannustetaan omatoimisesti tuomaan esille osaamishaasteita. Yksikön lähijohtaja puuttuu epäkohtiin välittömästi ja järjestää tarvittaessa lisäkoulutusta henkilöstölle. Yksikön henkilöstö velvoitetaan osallistumaan täydennyskoulutuksiin vähintään 3 päivää vuodessa/henkilö. Lähijohtaja mahdollistaa työntekijöille koulutukset.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Arkisin aamuvuoroissa työskentelee 7-8 hoitajaa, iltavuoroissa 6-7 hoitajaa ja yövuoroissa 3 hoitajaa, kun potilasmäärä osastolla on 28 potilasta. 
Viikonloppuisin ja arkipyhinä aamuvuoroissa työskentelee 6-7 hoitajaa, iltavuoroissa 5-6 hoitajaa ja yövuoroissa 3 hoitajaa, kun potilasmäärä osastolla on 28 potilasta.

Kaikilla yksikössä työskentelevillä hoitajilla on voimassa olevat lääkeluvat. Perehdytys vaiheessa voi hoitaja olla sen aikaa lääkeluvaton, kun perehdytys ja lääkeluvan tentit ja näytöt on suoritettu sekä osaaminen varmistettu. Tällöin muu henkilöstö vastaa kyseisen hoitajan potilaiden lääkehoidosta.  
Vakituisesti yksikössä työskentelevien lähi-/perushoitajien lääkehoitolupa kattaa myös vaativan p.o . lääkehoidon eli he voivat antaa peruslääkityksen lisäksi myös N kipulääkkeitä. 
Työvuorosuunnittelussa pyritään siihen, että aamu- ja iltavuoroissa työskentelee vähintään 3 sairaanhoitajaa, yövuoroissa kaksi. 

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Yksikön työvuorosuunnittelua ohjaa henkilöstön tavoitemiehitys, minkä pohjalta yksikkö suunnittelee työvuorot yhteisöllisesti. Apulaisosastonhoitaja seuraa työvuorosuunnittelua ja lähijohtaja vastaa ja hyväksyy työvuorosuunnitelmat. Työvuorosuunnitteluun on luotu yksikössä pelisäännöt ja suunnittelua ohjaa tavoite miehitys, mihin on määritelty mm. Vuorokohtainen miehitys sekä iv-luvallisten sairaanhoitajien minimitarve. 
Poissaolot paikataan osaston tilanne huomioiden. Sairaalapalveluiden yhteinen varahenkilöresurssi jaetaan arkiaamuisin lähijohtajien päivittäisjohtamisen kokouksessa.  
Vuosilomasuunnittelun perusperiaate on vuosilomien sijoittuminen tasaisesti vuosiloma-ajanjaksolle kokonaisille vuosilomajanoille. Tällä varmistetaan oman henkilöstön riittävyys kaikissa vuoroissa ja tasainen vuosilomasuunnittelu mahdollistaa vuosilomasijaisen palkkaamisen vuosilomien ajalle. 

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Tilanteissa, joissa yrityksistä huolimatta ei saata työvuoro poissaoloja paikattua oman henkilökunnan, varahenkilöstön tai keikkafirman kautta, kartoitetaan muiden yksiköiden tilanne sekä osastolle jäävien potilaiden määrä. Henkilöstöpuute tilanteessa vuoron työt priorisoidaan ja hoidetaan vain välitöntä hoitoa vaativat tehtävät. Mm. Potilaan suihku tai haavahoito voidaan henkilöstöpuutostilanteessa siirtää tarvittaessa seuraavaan vuoroon. 

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaavat henkilöt:
Osastonhoitaja Piri Eriksson, Puhelin: +358406120281,                                                                                       Sähköposti: piri.eriksson@vakehyva.fi 
Ylilääkäri Hetti Kirves, Puhelin: +358405450232,                                                                                                  Sähköposti: hetti.kirves@vakehyva.fi

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:

Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa:
Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi

Yksikkötasoisen lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:

Ylilääkäri Hetti Kirves

Osastonhoitaja Piri Eriksson

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Terveydenhuollon laitteella tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 §:n mukaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen. Toiminnanharjoittajan velvollisuuksista on säädetty terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain 24–26 §:ssä sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston antamissa määräyksissä 1-4/2010. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden aiheuttamista vaaratilanteista tehdään ilmoitus Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammattimaisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta. 
 
Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa (löytyy Intrasta). Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.

Akos 3:lla käytettävissä olevat laitteet ja tarvikkeet: verisuoniskanneri, residuaali ultraäänilaite, pika-crp/hb mittari, pca-pumput, verenpainemittarit, saturaatiomittarit, potilassängyt, potilasnostin, kuumemittarit, verensokerimittarit, alkometri, defibrilaattori, digi-EKG-laite, tippalaskuri, lääkejääkaappi, laminaarikaappi. 

Akos 3 laitevastaava huolehtii laitteiden huollot ja ylläpitää laiterekisteriä.  

 Laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät vaaratilanteet ilmoitetaan kohdassa 5.2. kuvatun mukaisesti. Ilmoitusten tekeminen, samoin kuin muut laitteisiin ja tarvikkeisiin liittyvät ohjeet sekä velvollisuus niiden noudattamisesta, on osa perehdytystä. 
Yksikön laitevastaava huolehtii määräaikaishuollot ja yllä pitää lääkintälaiterekisteriä Spotillaa.  Jokaisen työntekijän vastuulla on puuttua ja tehdä ilmoitus, mikäli havaitsee vaaratilanteita/ vikaa laitteissa ja tarvikkeista.  Viallinen laite tulee poistaa käytöstä välittömästi.  
Lääkejääkaappien lämpötilaa seurataan päivittäin.  

Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Satu Saarinen ja Kirsi Kumpulainen

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Toimitilat sijaitsevat terveyskeskusrakennuksen toisessa kerroksessa. Osastotilat ovat vanhat, eivätkä vastaa monilta osin tämän hetken tarvetta. Potilashuoneet ovat pääasiassa 2-3 hengen potilashuoneita, potilaiden wc-tilat sijaitsevat osaston käytävällä.

Poistumistie löytyy osaston molemmista päistä.

Kulku vierailuajan ulkopuolella tapahtuu sähköisen kulkutunnisteen avulla ja vierailijoiden kulkua valvoo vartija.  

Yksikön lukittuun lääkehuoneeseen kulku tapahtuu sähköisen tunnisteen avulla ja tilaa valvotaan kameravalvonnalla. Lääkehuone tilat on remontoitu vuonna 2019.    

Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija. 
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Yksikön potilashuoneet yhtä huonetta lukuunottamatta on 2-3hengen potilashuoneita. Mahdollisuuksien mukaan kolmen hengen potilashuoneisiin sijoitetaan potilaita vain kaksi. Yksityisyyden suoja ei täysin mahdollistu esimerkiksi potilaskierroilla, jos potilashuoneessa useampi potilas ja potilaat eivät toimintakyvyltään siinä kunnossa, että osa voisi poistua potilashuoneesta potilaskierron ajaksi. 
Eristystoimia vaativissa infektio tilanteissa yksikössä pyritään mahdollisuuksien mukaan järjestämään eristystä vaativalle potilaalle yhden hengen huone. Tarvittaessa potilashuoneissa toteutetaan verhoeristys eli potilaspaikkojen välissä olevien antimikrobisten verhojen avulla rajataan eristystä vaativa alue potilaspaikalla.  

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intrasta VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa.
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. 
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Koko henkilöstön on suoritettava kaikille pakollinen tietoturva- ja tietosuojakoulutus Navisec-verkkokoulutusjärjestelmässä vuosittain. Uudet työntekijät suorittavat koulutuksen perehdytysjaksonsa aikana, viimeistään koeajan päättymiseen mennessä.
Uudet työntekijät ohjataan tarvittaessa Apotti-koulutuksiin koeaikana.

Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetin tietoturva- ja tietosuojaosiosta.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Tietoturva seuraa ja raportoi tietoturvan toteutumista yksikössä, sekä koordinoi tietoturvapoikkeamien havainnointia ja näihin vastaamista. Yksikön henkilöstö on perehdytetty toimimaan poikkeama ja häiriötilanteen aikana. 
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Jokaiselle työntekijälle ohjataan yksikössä käytössä olevan teknologialaitteiden oikea käyttö perehdytyksen aikana.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Yksikössä on toimintavalmiudessa Apotin jatkuvuustyöasema. Sen tarkoituksena on häiriö tilanteessa taata kriittisen tiedon saanti. Jokaisen työntekijän tulee käydä Apotin käyttökatkoon liittyvä koulutus.  Yksikön vuorovastaava lähijohtajan valtuuttamana toimii vuorossa vastuuhenkilönä vikatilanteissa. Yksikön osastokokouksissa käydään säännöllisesti keskustelua aiheesta ja muistutetaan kirjautumaan säännöllisesti jatkuvuustyöasemalle, jotta kirjautuminen kyseiselle työasemalle käyttökatkotilanteessa onnistuu.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Potilaan kanssa yhdessä sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat, nämä tiedot kirjataan Apottiin.  Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja Kati Liukko /palvelualuejohtaja Pia Rantamäki toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja Timo Aronkytö.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi 

Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden. 

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt. 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.  
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetin tietoturva- ja tietosuojaosista.

Palvelun saatavuuden määräajat:
Sairaalapalveluihin hoitoonpääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa. 
 
Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.  
 
Hoitoonpääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta:
Akuuttiosastolla moniammatillinen potilaskierto toteutetaan jokaisena arkipäivänä. Potilaskierroilla arvioidaan potilaan sairaalahoidon tavoitetta ja kotiutumisen edellytystä. Potilaskierrolle osallistuvat yksikön moniammatillinen tiimi: vuorokohtainen sairaanhoitaja tai lähihoitaja, lääkäri, potilas ja tarvittaessa fysioterapeutti, toimintaterapeutti ja palveluohjaaja.  Akuuttiosastolla ei ole varsinaista hoitosuunnitelmaa, vaan hoitoa ohjataan Apotti-järjestelmän määräysten avulla.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Ravitsemuspalvelut yksikössä tuottavat Attendo Majakka. VAKE tukipalveluiden hoitoapulaiset jakavat ruuan osaston henkilöstön kanssa potilaille. Potilaiden ruuat tilataan Aromi tilausjärjestelmän kautta.  

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Yksikön siivouspalveluista vastaa VAKE tukipalveluiden hoitoapulaiset. Potilaiden pyykkihuollosta vastaa PURO ja sairaalan huoltomiehet toimittavat puhtaat pyykit osaston aulaan. Henkilökunnan suojavaatetuksesta vastaa Puro. Henkilökunta hakee työvaatteensa vaatevarastosta vuoro kohtaisesti. Jätteiden lajittelu tapahtuu yksikössä, osaston alassa sijaitsee lukittu jätehuone, jossa on keräys sekajätteelle, pahville, biologiselle jätteelle ja särmäjätteelle. Potilaspyykille on samassa tilassa keräysrullakko. Sairaalan huoltomiehet huolehtivat jätteet ja likapyykin tilasta eteenpäin. Biojäte kerätään ruokavaunujen yhteydessä  ja toimitetaan ravintokeskuksen kautta biojätekeräykseen.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatautien ja infektioidentorjuntayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät intranetistä. 
 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri: 
Ylilääkäri Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi      
Infektioiden ja tartuntatautien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin ja huolehtimalla siitä, että ostopalvelutuottajilla on käytössään samat ohjeet. Yleistä hygieniatasoa ja hygieniakäytäntöjä seurataan yksikössä säännöllisillä ja erikseen sovittavilla yksikön hygieniavastaavan toteuttamilla laatukierroksilla.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Osastolle saapuvan potilaan tavarat säilytetään potilashuoneessa siihen varatussa lukitussa kaapissa. Haluamansa tavarat, potilas voi säilyttää omalla potilaspaikallaan yöpöydän laatikossa, tämä ei ole lukittu. Potilaan tavarat kirjataan potilastietojärjestelmä Apottiin omaisuus kohtaan, niiltä osin kuin tavarat ovat hoitajan nähtävillä. Suljettua laukkua ei avata jollei potilas erikseen tähän anna lupaa. Sairaala ei vastaa potilaan huoneeseen jätetystä omaisuudesta. Tämä ohjataan potilaalle yksikköön tullessa.  Ohjeistukset kirjaamiseen löytyy Apotti-oppaasta.   

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla.   
 
Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti.   
 
Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.   
 
Muita yhteistyötahoja:  
•    Eri ammattiryhmien opiskelijat ja oppilaitokset  

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Sairaalapalveluihin pääsy edellyttää lähetettä. Hoitoon ottamisesta ja hoidon päättämisestä vastaa johtava ylilääkäri tai hänen ohjeensa mukaan laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö.

Omatyöntekijän nimeäminen:
Yksikössä jokaisella potilaalla on vuorokohtainen omahoitaja, joka huolehtii potilaan asioista kyseisen vuoron ajan. 

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveyden- ja sairaanhoitoa toteutettaessa on tarvittaessa laadittava tutkimusta, hoitoa ja lääkinnällistä kuntoutusta koskeva suunnitelma (laki 785/1992). Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas itse huolehtii hoidossaan. Suunnitelmaan kirjataan hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus ja keinot, työnjako, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi- ja lääkitystiedot. Hoitosuunnitelma laaditaan Apotti-potilastietojärjestelmään ja sen laatimiseen osallistuvat kaikki ammattiryhmät omalta osaltaan. Potilas ja hänen luvallaan myös läheiset osallistuvat suunnitelman laatimiseen, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin.  

Akos 3:lla ei ole käytössä Apotin hoitosuunnitelmaa vaan hoito-ohjeet toteutetaan lyhyen akuuttihoidon jakson ajan määräyksinä Apotti-järjestelmässä.  
Moniammatillinen potilaskierto, johon osallistuu potilas, lääkäri, hoitaja ja tarpeen mukaan fysioterapeutti, toteutetaan jokaisena arkipäivänä.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies. 
 
Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan. 
 
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.  

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä.  
 
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin. 
 
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa tehtäväaluetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä.  
 
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot: 
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja 
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri 
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö 
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö 
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi 
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA 
 
Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista: 
Kuluttajaneuvonnasta saat tietoa ja ohjeita kuluttajaoikeudellisissa kysymyksissä ja riitatilanteissa. 
P. 029 505 3050 (ma, ti, ke, pe klo 9–12 ja to klo 12–15) tai sähköisellä kaavakkeella https://www.kkv.fi/kuluttajaasiat/kuluttajaneuvonta/             
 
Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Akuuttiosastoilla ei ole käytössä varsinaista hoitosuunnitelmaa, vaan hoitosuunnitelman asiat ohjataan Apotissa määräys-toimintojen kautta. Potilaan hoitoa arvioidaan jokaisessa vuorossa ja tarvittaessa muutetaan määräyksiä hoidon tarpeen muuttuessa. Moniammatillinen potilaskierto (potilas, hoitaja, lääkäri) toteutuu jokaisena arkipäivänä. Yksikön työntekijöiden sisäisessä aamukokouksessa tarvittaessa aktivoidaan laajemman moniammatillisen tiimin kokoontuminen potilaan asioiden äärelle.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Sairaalapalveluissa mahdollistetaan potilaiden itsemääräämisoikeuteen liittyvien asioiden toteutuminen toimintaympäristön mahdollistamissa puitteissa. Suurin osa potilashuoneista on useamman hengen huoneita, mikä ei mahdollista täydellistä yksityisyyttä. Samoin laitosolosuhteet rajoittavat potilaiden mahdollisuutta päättää vapaasti jokapäiväisistä toiminnoista; ruokailut ovat ajoitettuja, vuoroaan esimerkiksi wc- ja suihkutiloihin voi joutua odottamaan ja televisio- tai radiolaitteita ei ole saatavilla jokaiselle potilaalle omaan käyttöön.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Suunnitelmaa ei ole.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa. 
Potilaat ja omaiset voivat tuoda esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit suullisesti tai kirjallisesti. Suullisen palautteen voi antaa yksikössä keskustelemalla henkilöstön ja/tai sen lähijohtajien kanssa. Kirjallisen palautteen voi antaa paperilla yksiköissä olevaan palautelaatikkoon tai sähköisesti käytössä olevaan asiakaspalautejärjestelmään. Palautteet käsitellään ja niihin annetaan vastaus palautteen antajan niin halutessa 14 vuorokauden sisällä. 
 
Väärinkäytösilmoituksen voi tehdä epäillystä lakien tai sääntöjenvastaisesta toiminnasta tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoittajalla ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään. Ilmoitus tehdään täyttämällä hyvinvointialueen internetsivuilla oleva lomake. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä. Ilmoituksen käsittelijä antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa palautteen, jossa kerrotaan mitä toimenpiteitä ilmoituksen myötä on suoritettu, tai mitä tullaan suorittamaan, jotta ilmoituksen käsittely saadaan päätökseen. 
 
Havaittuaan tietoturvapoikkeaman, haavoittuvuuden tai heikkouden VAKEn palveluissa, voi internetsivujen kautta tehdä myös siitä ilmoituksen. Kaikki ilmoitukset käsitellään ja niihin pyritään reagoimaan asianmukaisella tavalla mahdollisimman nopeasti. 
 
Kaikki ilmoituskanavat ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät osoitteesta https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta 
 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista.  
 
Hyvinvointialueen johtoryhmä käsittelee vuosittain konsernipalvelujen kokoaman asiakaspalauteyhteenvedon toimialojen saamasta asiakaspalautteesta ja kehittämistoimenpiteistä, joka viedään tiedoksi myös aluevaltuustolle. Sairaalapalvelujen johtoryhmä käsittelee asiakaspalauteraportin kehittämistoimenpiteineen osavuosikatsausten yhteydessä.

8.5.    Muistutusten käsittely

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä.

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti.
Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot:

Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa tehtäväaluetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelman toteutumista raportoidaan vähintään neljän kuukauden välein eri linjojen johtoryhmissä sekä yksikkökokouksissa.
VAKEtasoista omavalvonnan seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa, mikä julkaistaan internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi)

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti omavalvonnan kehittämistyöryhmän vuosikellon mukaisesti ja seurannassa havaitut puutteellisuudet korjataan. Työryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa. Omavalvonnan kehittämistyöryhmän alatyöryhmät (lääkitysturvallisuus, hygienia- ja infektioturvallisuus, toimitila- ja laiteturvallisuus) työstävät ajankohtaisia kehittämiskohteita, uusia toimintatapoja ja ohjeita sekä valmistelevat henkilöstön perehdytysmateriaalia. Valmistellut asiat tuodaan omavalvonnan kehittämistyöryhmän kautta sairaalapalveluiden johtoryhmään hyväksyttäväksi ja sitä kautta viestittäväksi ja käyttöönotettavaksi kaikkiin yksiköihin.

Palveluiden laadun ja turvallisuuden seurantaan liittyvät mittarit ovat työn alla omavalvonnan kehittämistyöryhmässä ja vuoden 2024 aikana mittarit saadaan tuotantoon.

Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa sekä aina toiminnassa tapahtuessa muutoksia.

VAKEn sairaalapalveluiden yksiköiden omavalvontasuunnitelman raportointi Akos 3

Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee sairaalapalveluiden Akos 3:n omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa. Raportti kattaa ajanjakson 1.1.-30.4.2025 ja sisältää tietoa toteutuneista toimenpiteistä, havaituista puutteista ja riskeistä, asiakaspalautteista, kehittämistoimista, henkilöstön osallistumisesta sekä mittareista ja seurannasta.

 1. Valvontakäyntien tai yksikön omat havainnot 

Laadunvalvonnan valvontakäynti on toteutettu yksikössä 18.03.2025. Valvontakäynnille osallistui valvontayksikön 2 valvojaa, HUS-apteekin edustaja ja yksiköstä osastonhoitaja, apulaisosastonhoitaja, ylilääkäri, tehtäväaluepäällikkö, fysioterapeutti, sihteeri ja 2 hoitotyönedustaa. 

Valvontakäynnin raportissa toiminnan todettu täyttävän lain vaatimukset. Raportin mukaan toiminta on vaikuttanut asianmukaiselta, kehittämismyönteiseltä ja laadukkaalta sairaalaosastolta. Valvontakäynnillä ei havaittu potilasturvallisuutta vaarantavia riskejä tai poikkeamia. 

Valvontakäyntiraportin nostoja: 

• Jatkossa omavalvontasuunnitelman hyödyntäminen osana uusien työntekijöiden perehdystä. Tämä otetetaan yksikössä osaksi perehdystystä. 
• Ravitsemus ja yöpaaston pituus, käynnillä tunnistettu, että iltapalavaihtoehdot eivät vastaa potilaiden tarpeita, jolloin potilas jättää syömättä ja yöpaasto muodostuu liian pitkäksi. Valvontakäynnin jälkeen yhteistyöpalaverissa ateriapalveluitatuottavan toimijan kanssa sovittu iltapalan tilaukseen vaihtoehtoja. Yksikössä seurataan ja varmistetaan, että tarjolla vaihtoehtoinen iltapala.

Valvontakäynnin osallistujat:

2. Asiakaspalautteet (potilaiden ja läheisten palautteet)

Asiakaspalautteita seurantajaksolla yhteensä 37. Palautteet pääasiassa positiivisia. Palautteista ei noussut huomioitavia kehittämiskohteita tai poikkeamia.

 3. Henkilöstön osallistuminen 

Henkilöstö on osallistunut omavalvontasuunnitelman toteuttamiseen ja seurantaan seuraavasti: 

Omavalvontasuunnitelma on ollut 2024 toteuttamisen ajan yksikön teamsissä nähtävillä ja kommentoitavana. Omavalvontasuunnitelmaa on käyty läpi myös yksikön osastokokouksissa. 

4. Mittarit ja seuranta 

Laadun ja turvallisuuden mittareita on seurattu seuraavasti: 

- Haipro ja työturvallisuusilmoitukset käsitellään yksikössä säännöllisesti. Kuukausittain moniammatillisessa osastokokouksessa käydään läpi moniammatillista huomiota vaativat ilmoitukset.

- Potilaan hoitopolkuun liittyvä kirjaaminen Apotissa. Seurantajaksolla siirrytty seuraamaan viikottain potilaan sisäänkirjaukseen vaadittavia kirjauksia Apotin raporteista. Tuloksia käyty viikottaisissa osastokokouksissa ja yksikön aamukokouksissa läpi. Seuranta jatkuvaa.

- Apotista kerätään kuukausittain tilastoa lääkehoidon skannauksista, mikä kertoo oikeasta lääkehoidon prosessista ja varmistaa turvallisen lääkehoidon lääkkeen jaon ja lääkkeen antamisen osalta. Tulokset käydään yksikössä kuukausittain läpi osastokokouksessa, Skannausluvut seurantajaksolla tavoitetasolla.

- VIP Score. Kuukausittain saamme tilastoa Apotista potilaan kanyylin pistopaikan arvioinnista. Tulokset käydään kuukausittain läpi yksikössä. Seurantajaksolla arvointi yksikössä toteutunut tavoitetasolla. 2024 aiheesta käyty yksikössä koulutusta ja toiminta käyty jokaisen hoitajan kanssa läpi.

5. Yhteenveto 

Akos 3:n valvontakäynnillä ei noussut potilasturvallisuutta vaarantavia riskejä tai poikkeamia. Asiakaspalautteet olleet pääsääntöisesti positiivisia.

Haipro ja työturvallisuusilmoitukset käsitellään säännöllisesti. Apotin dokumentaation kautta seurataan potilaan laadukkaan hoidon toteutumista sisäänkirjaustietojen, lääkehoidon ja pistopaikan arvioinnin osalta. 

Akos 3, 10.6.2025, osastonhoitaja Piri Eriksson

Omavalvonnan seuranta ajalla 1.5-31.8.2025

Tämä omavalvontasuunnitelman seurantaraportti käsittelee sairaalapalveluiden Akos 3:n omavalvontasuunnitelman toteutumista ja sen seurantaa. Raportti kattaa ajanjakson 1.5.-31.8.2025 ja sisältää tietoa toteutuneista toimenpiteistä, havaituista puutteista ja riskeistä, asiakaspalautteista, kehittämistoimista, henkilöstön osallistumisesta sekä mittareista ja seurannasta.

 1. Valvontakäyntien tai yksikön omat havainnot 

Laadunvalvonnan valvontakäynti on toteutettu yksikössä 18.03.2025. Valvontakäyntiraportin nostot kuvattu edellisessä omavalvonnan raportoinnissa.  

• Omavalvontasuunnitelma on otettu osaksi uuden työntekijän perehdytystä. 
• Ravitsemus ja yöpaaston pituus. Yksikössä varmistettu, että potilaille on saatavilla myöhäisiltapalaa.

2. Asiakaspalautteet (potilaiden ja läheisten palautteet)

• Asiakaspalautteita seurantajaksolla yhteensä 44. Palautteet pääasiassa positiivisia. Palautteista ei noussut huomioitavia kehittämiskohteita tai poikkeamia. Palautteista nousee ystävällinen ja ammattitaitoinen henkilökunta sekä potilaan kohtaaminen.

3. Henkilöstön osallistuminen 

Omavalvontasuunnitelma on ollut 2024 toteuttamisen ajan yksikön teamsissä nähtävillä ja kommentoitavana. Omavalvontasuunnitelmaa on käyty läpi myös yksikön osastokokouksissa. Riskienhallinnan arvioinnin päivitys tulossa loppuvuoden 2025 aikana.

4. Mittarit ja seuranta 

Laadun ja turvallisuuden mittareita on seurattu seuraavasti: 

• Haipro ja työturvallisuusilmoitukset käsitellään yksikössä säännöllisesti. Kuukausittain moniammatillisessa osastokokouksessa tai tarpeen mukaan aamun moniammatillisessa palaverissa käydään läpi moniammatillista huomiota vaativat ilmoitukset. Ilmoitusten pohjalta järjestetään tarvittaessa lisäkoulutusta.
• Potilaan hoitopolkuun liittyvä kirjaaminen Apotissa. Seurantajaksolla on seurattu viikottain potilaan sisäänkirjauksen vaadittavia kirjauksia Apotin raporteista. Tuloksia käyty viikottaisissa osastokokouksissa ja yksikön aamukokouksissa läpi. Seuranta jatkuvaa.
• Apotista kerätään kuukausittain tilastoa lääkehoidon skannauksista, mikä kertoo oikeasta lääkehoidon prosessista ja varmistaa turvallisen lääkehoidon lääkkeenjaon ja lääkkeen antamisen osalta. Skannausluvut seurantajaksolla tavoitetasolla.
• VIP Score. Seuraamme kuukausittain Apotin tilastoa potilaan kanyylin pistopaikan arvioinnista. Tulokset käydään kuukausittain läpi yksikössä. Seurantajaksolla arvointi yksikössä toteutunut tavoitetasolla. Seuranta siirtymässä viikottaiseksi.

5. Yhteenveto 

• Akos 3:n asiakaspalautteet olleet pääsääntöisesti positiivisia.
• Haipro ja työturvallisuusilmoitukset käsitellään säännöllisesti. 

•  Apotin dokumentaation kautta seurataan potilaan laadukkaan hoidon toteutumista sisäänkirjaustietojen, lääkehoidon ja pistopaikan arvioinnin osalta. 

   

 Akos 3, 17.10.2025, osastonhoitaja Piri Eriksson

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Omavalvontasuunnitelman julkaisun 1.3.2024 jälkeen tehdyt päivitykset