Omavalvontasuunnitelma Keravan työ- ja toimintakeskus

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000, 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Keravan työ- ja toimintakeskus
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Elisa Tuomisto, työ- ja päivätoiminnan esimies, p. 0503124510
elisa.tuomisto@vakehyva.fi

Toni Kinnunen, tehtäväaluepäällikkö, p. 0503121717
toni.kinnunen@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakasryhmä sekä määrä):
Keravan työ- ja toimintakeskus tarjoaa monimuotoista työtoimintaa työikäisille vammaispalveluiden asiakkaille. Työtoiminnan tavoitteena on tukea, ylläpitää ja edistää asiakkaan työ- ja toimintakykyä, elämänhallintataitoja sekä työllistymistä ja osallisuutta yhteiskuntaan. Työtoiminnassa edistetään kokonaisvaltaisesti asiakkaan hyvinvointia ja tuetaan sosiaalisia taitoja. Työtoiminnassa opetellaan työelämän taitoja asiakkaan yksilölliset tarpeet, toiveet ja valmiudet huomioiden.

Asiakaspaikkamäärä on n. 40. Lähtökohtaisesti palvelu on suunnattu kevyttä sanallista tukea tarvitseville asiakkaille, jotka pystyvät työskentelemään isossa ryhmässä.

Yritys -työtoiminnassa tehdään perinteisinä alihankintatöinä erilaisia pakkaus-, vaihe- ja kokoonpanotöitä, ja yhteistyökumppaneinamme on useita lähialueen yrityksiä. Työtoiminnassa valmennetaan asiakkaita lisäksi mm. ateriapalvelun ja laitoshuollon työtehtäviin. Oma -työtoiminnassa kudotaan mm. mattoja ja liinoja, askarrellaan kortteja ja nikkaroidaan ötökkähotelleja. Uniikisti valmistettuja tuotteita myydään työkeskuksessa sen aukioloaikana sekä toisinaan erilaisissa pop up -tapahtumissa.

Työtoiminnan lisäksi työkeskuksessa tehdään yhdessä muutakin toimintakykyä ja osallisuutta tukevaa toimintaa, kuten erilaista jumppaa, ulkoilua, musiikkituokioita, sekä vierailuja erilaisiin kulttuuritapahtumiin. Pidämme viikottain myös koko talon yhteisen työpaikkakokouksen.

Palvelu on asiakkaille maksutonta. Kehitysvammaisille asiakkaille työtoimintaan järjestetään työtoiminnan matkat maksutta joko talon omalla autolla, taksilla tai julkisilla kulkuvälineillä. Kuljetuspalvelu toteutetaan suurimmalle osalle asiakkaista (lähialueella asuville) talon omalla autolla. Pidemmällä asuvat kulkevat työmatkat tarvittaessa taksilla. Osa asiakkaista kulkee työtoimintaan julkisia liikennevälineitä käyttäen, pyöräillen tai kävellen. Tilatuista lounaista laskutetaan asiakkaalta ateriamaksu hyvinvointialueen asiakasmaksuhinnaston mukaisesti.  Työtoiminnasta ei makseta palkkaa, mutta asiakkaille maksetaan osallistumisesta pientä työosuusrahaa, mikä on verotonta tuloa asiakkaalle. Suurin osa työkeskuksen asiakkaista saa toimeentulonsa eläkkeestä ja muista sosiaalituista.

Keravan työ- ja toimintakeskus on avoinna arkisin, ma-to klo 8-16 ja pe klo 8-14.15.
 

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?

Tällä hetkellä toteutamme kahdelle Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen asukkaalle työtoimintaa ostopalveluna.
 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Kuljetuspalvelut:
Logi Point Oy
Rahtitie 3, 01530 Vantaa
puh. 09 8386 6333
keskus@logipoint.fi

Lounaspalvelut:
Attendo / Vireko Oy
PL 750, Itämerenkatu 9, 00181 Helsinki
palaute@vireko.fi
Ateriapalvelupäällikkö Maria Lång
041 732 0611   
maria.lang@vireko.fi

Kiinteistöhuolto:
Keravan kaupunki, kiinteistötekniikka
Vikailmoitukset virka-aikaan: www.kerava.fi – yhteystiedot – sivulla 2 ” Kaupungin omistamien kiinteistöjen vikailmoitukset” – täytä lomake. Suora linkki vikailmoituslomakkeelle täällä.
Virka-ajan ulkopuolella ja hätätilanteissa: 0403184140 (24h)

Isännöinti:
Keravan kaupunki, kiinteistöpalvelut
Petri Koskinen, Kiinteistöpäällikkö
0403182694
petri.koskinen@kerava.fi

Paloturvallisuus:
PIL Paloilmoitinliike Consulting Oy
0103869800
pil.info@paloilmoitinliike.fi
Huurrekuja 7, 04360 Tuusula

Siivous:
Keravan kaupunki
Siivoustyönjohtaja: Elisa Koivuluoma
elisa.koivuluoma@kerava.fi
0403182234

Pahvinkeräys:
Kiertokapula
Vankanlähde 7, 13100 Hämeenlinna
Puh. 075 753 0000

Tietosuojajätteet:
Encore Ympäristöpalvelut Oy
Työpajankatu 13 A, 00580 Helsinki

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:

Palveluiden osalta sisältö-, laatu- ja asiakasturvallisuusvaatimuksista vastaa palveluntuottaja itse sopimuksen mukaisesti.

Seuraamme edellä mainittujen palveluiden toteutumista osaltamme, annamme tarvittaessa palautetta tai pyydämme selvityspyynnön palvelun laadusta. Yhteistyötapaamisia järjestetään tuottajien kanssa tarpeen mukaan.

Lounaspalvelut toteuttavat asiakastyytyväisyyskyselyt kahdesti vuodessa.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö:
Elisa Tuomisto, työ- ja päivätoiminnan esimies

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:

Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa sekä silloin kun toiminnassa tapahtuu muutoksia sisältöön, laatuun tai turvallisuuteen liittyen. Päivityksestä vastaa toimintayksikön esihenkilö. Esihenkilön tehtävänä on myös varmistaa, että henkilöstö tuntee omavalvontasuunnitelman sisällön ja että omavalvontasuunnitelmaa toteutetaan arjessa.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:

Ajan tasalla oleva omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävänä yksikön ilmoitustaululla sekä VAKE:n internetsivuilla. Suunnitelma löytyy lisäksi yksikön SharePointista sekä perehdytyskansiosta.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja –suositukset:

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta. 

Laadunvalvontayksikön tehtävänä on hyvinvointialueen valvonnan suunnittelu, toteutus ja kehittäminen sekä valvontatiedon kerääminen, analysointi ja kokoaminen. Laadunvalvontatiimi toimii yhteistyörajapinnoissa, toimialojen tukena sekä tehden yhteistyötä palveluntuottajien sekä valvontaviranomaisten kanssa. Laadunvalvontatiimi järjestää myös työ- ja päivätoiminnan yksikköön neuvontaa ja tukea.  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työ- ja päivätoiminnan palvelukuvaus määrittää vammaisten henkilöiden päiväaikaisen toiminnan hankintaa ja kuvaa ehdottomat vähimmäislaatuvaatimukset palvelujen tuottamiseen. Palvelukuvaukseen nostetut laatukriteerit tulevat Kehitysvamma-alan neuvottelukunnan (KVANK) Työn ja päivätoiminnan valiokunta teoksesta Osallisuuden ja työn laatukriteerit | verneri.net  KVANK on kehittänyt Osallisuutta ja työllistymistä edistävän toiminnan laatukriteereiden itsearviointityökalun työ- ja päivätoimintaa toteuttavien organisaatioiden käyttöön.
 

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Laatukriteereiden tarkoituksena on kehittää päiväaikaisen toiminnan palveluja ja toimintakäytäntöjä. Tavoitteena on parantaa heikoimmassa työmarkkina-asemassa olevien toimintakykyä ja madaltaa työllistymisen kynnystä. Toiminnan tavoitteeksi asetetaan entistä selkeämmin vammaisten henkilöiden osallisuuden ja työllistymisen edistäminen.  

Keskeisimmät työ- ja päivätoiminnan laatukriteerit: 

·    Tuki valintojen ja suunnitelmien tekemiseen 

·    Tuki muutoksiin ja siirtymävaiheisiin 

·    Tuki lähiympäristöön liittymiseen 

·    Tuki mahdollisimman suuren itsenäisyyden saavuttamiseen 

·    Tuki terveyteen ja hyvinvointiin 

·    Tuki itseilmaisuun, luovuuteen ja merkityksellisissä sosiaalisissa rooleissa toimimiseen 

·    Tuki palvelujen sisältöihin ja toimintatapoihin vaikuttamiseen 

·    Tuki opintoihin tai työhön pääsemiseen. 

Laatukriteerit ohjaavat työ- ja päivätoiminnan tuottaman palvelun sisältöä ja asiakkaiden tavoitteita ja asiakaskohtaamisia. Kriteereitä tulee pohtia työyhteisöissä, kuinka ne tulevat näkyviksi ja konkretiaan arjessa, osaksi asiakkaan elämää ja palvelua.  

Valvontakäyntejä on toteutettu 1–2 kertaa vuodessa. Valvontakäyntien yhteydessä tehdään nostoja yksiköiden toiminnan kehittämiseen ja onnistumisiin liittyen. Laadunvalvonta toimii myös yksiköiden arjen tukena ja yhteiskumppanina, joiden puoleen voimme kääntyä erilaisissa asiakkaan palveluihin liittyvissä kysymyksissä. 

Vuoden 2024 työ- ja päivätoiminnan yksiköiden yhteiseksi kehittämisenkohteeksi nostettiin laadunvalvontakäynneillä kirjaamisen kehittäminen. Tämän palautteen perusteella perustettiin kirjaamistyöryhmä, joka tuotti yhtenäiset kirjaamisen ohjeet työ- ja päivätoimintaan. Vahvuuksia yksiköissämme olivat mm. asiakasosallisuus, asiakastyytyväisyys, henkilöstön viihtyvyys ja sitoutuneisuus sekä johtaminen.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Esihenkilö vastaa yksikön kokonaisvaltaisen toiminnan edellytyksistä sekä sujuvuudesta ja että yksikössä noudatetaan turvallisuuteen liittyviä lakeja ja määräyksiä. Työntekijän velvollisuutena on noudattaa ohjeita ja ilmoittaa viipymättä havaitsemistaan turvallisuusriskeistä ja muista epäkohdista ja poikkeamista. Jokainen ammattilainen on vastuussa omasta työstään ja työyhteisön toimivuudesta, toiminnan kehittämisestä sekä asiakasturvallisuuden edistämistä.
 
Esihenkilö on vastuussa siitä, että yksikön toimintaa ohjaavat toimintamallit ja menettelytavat, asiakirjat ja suunnitelmat tehdään ja päivitetään asianmukaisesti. Työntekijät osallistuvat edellä mainittujen toimintamallien ja suunnitelmien tekemiseen ja huolehtivat, että toimivat ohjeistusten mukaisesti. Jokaisen ammattilaisen vastuulla on huolehtia myös muut hänelle osoitetut työtehtävät ja vastuualueet.  

Vammaisten työ- ja päivätoiminta kuuluu aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimialaan, aikuissosiaalityön palvelujen palvelualueeseen ja työllistymistä ja osallisuutta tukevien palveluiden tehtäväalueeseen. Työ- ja päivätoiminnan esihenkilöä johtaa työllistymistä ja osallisuutta tukevien palveluiden tehtäväaluepäällikkö, joka vastaa tehtäväalueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa. 

Aluehallitus johtaa hyvinvointialueen toimintaa, hallintoa ja taloutta. Hyvinvointialuejohtaja johtaa aluehallituksen alaisena hyvinvointialueen hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Hyvinvointialueen eri rooleissa olevien esihenkilöiden tehtävistä ja vastuista on määritelty tarkemmin hallintosäännössä.  

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Riskienhallinnan tärkein osa on esihenkilön, henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuteen liittyvien huomioiden tunnistaminen, kirjaaminen ja yhteinen käsittely työyhteisössä siten, että riskienhallintaa voidaan toteuttaa aktiivisesti ja läpinäkyvästi. Yksikössä riskeihin liittyvää keskustelua käydään säännöllisesti viikoittaisissa työpaikkakokouksissa, joissa myös mahdolliset tehdyt ilmoitukset käsitellään yhdessä. 

Yksikön toimintaan vaikuttavia olemassa olevia ja mahdollisia riskejä on havainnoitu ja tunnistettu HaiPro-järjestelmän riskiarviointiosioon. Tämä arviointi tehdään vuosittain yhdessä henkilöstön kanssa. Riskiarviointia toteutetaan lisäksi jatkuvasti päivittäisessä työssä ja havaitut riskit tiedotetaan esihenkilölle. Riskit kirjataan riskienhallintaan ja riskin poistamiseksi tai minimoimiseksi tehdään suunnitelma ja määrätään vastuuhenkilöt toteuttamaan suunnitelmaa.  

Alla on lueteltuna riskienhallintaan liittyvät vastuut ja työnjaot: 

•    Omavalvontasuunnitelman laatimiseen osallistuvat: yksikön esihenkilö ja henkilökunta
•    Uusien työntekijöiden perehdytyksestä vastaavat: yksikön esihenkilö, nimetty perehdyttäjä ja lisäksi kollektiivisesti koko yksikön henkilökunta.
•    Turvallisuusvastaavana toimivat: Yksikön esihenkilö ja ohjaaja Joni Kuronen (joni.kuronen@vakehyva.fi, 0406120633)
•    Työsuojeluvaltuutettuna toimii: Karoliina Mattila (karoliina.mattila@vakehyva.fi, 0404822189)

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Elisa Tuomisto

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:

Henkilökunnan säännölliset koulutukset:

•    Palo- ja turvallisuuskoulutukset:
o    alkusammutus kahden vuoden välein
o    turvallisuuskävely 1 x vuodessa + tarvittaessa
o    poistumisharjoitus 1 x vuodessa sekä
o    paloletkun testiharjoitus 1 x vuodessa
•    Ensiapukoulutus 3 vuoden välein
•    Tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset vuosittain
•    AVEKKI –koulutus 3 vuoden välein    

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

•    Riskien arviointi HaiPro -järjestelmässä
•    Turvallisuussuunnitelma
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma
•    Tietojärjestelmien käyttökatkosuunnitelma
•    Perehdytyssuunnitelma
•    Keittiön omavalvontasuunnitelma
•    Työpaikkaselvitysraportti

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
HaiPro on asiakas- ja työturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva järjestelmä. Kaikista asiakas- tai työturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tehdään ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta sekä työpöytäsovelluksena. Kaikki tehdyt ilmoitukset käsitellään sekä käydään läpi yhteisissä viikkopalavereissa. Ilmoitus kannattaa tehdä aina kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla voidaan toiminnasta saada turvallisempaa.

SPro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva järjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.

Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:

Haittatapahtumien havaitseminen, kirjaaminen, analysointi, raportointi ja käsittely tapahtuu Haipro-järjestelmässä. Yksikön esihenkilö saa ilmoituksen, käsittelee ja käy läpi läheltä piti- ja haittatapahtumat työpaikkakokouksissa. Yhdessä pyrimme löytämään keinot ja toimenpiteet, millä ehkäistä vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Kaikki työturvallisuuteen liittyvät tapahtumat sekä muut ilmoitukset tarpeen mukaan menevät tiedoksi esimiehen lisäksi tehtäväaluepäällikölle sekä työsuojeluvaltuutetulle. Mikäli poikkeaman koskee asiakasta, se käydään asianomaisen henkilön ja hänen lähipiirinsä kanssa tarvittaessa erikseen läpi.

Jokaisella työntekijällä on työntekijän ilmoitusvelvollisuus havaitsemiinsa epäkohtiin sosiaalihuoltolain ammattihenkilöstön ilmoitusvelvollisuuden 48§:n pykälän mukaan.

Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja tarvittaessa esimiehelle.
 

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta:
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.

Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle, joka ilmoittaa asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit:

•    Psykososiaaliset kuormitustekijät: asiakkaiden epäasiallinen käytös ja asiakkaiden keskinäiset riidat, mihin henkilöstö joutuu puuttumaan
•    Tapaturman vaarat: liukastuminen, kompastuminen, sähkölaitteet ja viiltovaara
•    Egonomia: raskaat nostot, selän asento isojen ja painavien laatikoiden kanssa
•    Fysikaaliset vaaratekijät: jatkuva melu sekä iskumelu, kylmät ja kuumat esineet ja lämpötilan vaihtelut
•    Kemialliset altisteet: siivouskemikaalit, pölyt ja kuidut sekä kuuma vesihöyry
•    Biologiset altisteet: bakteerit ja virukset - tartuntavaara 

Terveydensuojelulain 2 §:n mukaan toiminnanharjoittajan on tunnistettava toimintansa terveyshaittaa aiheuttavat riskit ja seurattava niihin vaikuttavia tekijöitä (omavalvonta). Toiminnanharjoittajan on suunnitelmallisesti ehkäistävä terveyshaittojen syntyminen. 

Tunnistettujen riskien toimenpiteet on kuvattuna tarkemmin HaiPro -järjestelmän riskien arvioinnissa. Ajankohtainen yhteenvetoraportti löytyy yksikön neuvotteluhuoneen ilmoitustaululta sekä sharepointista.

Käytännön toimet asiakasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

•    Asiakastuntemus
•    IMO-suunnitelmat
•    Yhteinen toimintamalli ja pelisäännöt häiriökäyttäytymiseen liittyen
•    Koulutukset
•    Turvallisuutta edistävä työtapa sekä erilaisten suojavälineiden asianmukainen käyttö (kuulosuojaimet, viiltohanskat, kuljetuskärryt, patakintaat yms.)
•    Jatkuva arkinen keskustelu ja valvonta liittyen tapaturmien ehkäisyyn
•    Lämpötilojen mittaaminen, lisäpatterien käyttö ja tilojen tuuletus
•    Kemikaalien turvallinen käyttö ja säilytys lukitussa tilassa
•    Riittävä ensiapuvalmius ja ensiapuvälineistö
•    Yhdessä tehty riskien kartoitus sekä toimenpiteet riskien hallitsemiseksi
•    HaiPro –ilmoitusten käsittely yhdessä - yhteisten toimintamallisen kehittäminen

Valmiuksia asiakasturvallisuuden kehittämiseen lisätään koulutuksilla, tarkastuksilla, palautteen ja sisäisen valvonnan avulla. Havaitut turvallisuus poikkeamat kirjataan ja käsitellään aikaisemmin kuvatulla tavalla ja tehdyt korjaavat päätökset kirjataan muistioon ja perehdytetään henkilökunnalle. Potilas- ja asiakasturvallisuusohjeistus henkilöstölle löytyy Intran-sivuilta.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:

Ostopalveluita tuottavat yritykset ovat osaltaan vastuullisia riskienhallinnan toteutumisesta. Heillä on omat suunnitelmansa tätä varten. Epäkohdissa ja poikkeamatilanteissa ollaan aina yhteydessä palvelun tuottajaan.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:

Laatupoikkeamien, epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden sekä haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumien syiden selvittäminen ja niihin perustuen menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi. Menettelytapojen muutokset kirjataan ylös tarvittaviin asiakirjoihin sekä työpaikkakokousmuistioon, jossa asiaa on käsitelty. Tarvittaessa tietoa menettelytapojen muutoksesta jaetaan yhteistyötahoille siihen sopivalla tavalla (sähköposti, Apotti-viesti, puhelu tms.)

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön esihenkilölle 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan esihenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:

Henkilöstön perehdytyksessä sekä työpaikkakokouksessa vähintään kerran vuodessa tai kun ohjeistus muuttuu.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:

Keravan työ- ja toimintakeskuksessa vakituisia työntekijöitä on 5: 4 ohjaajaa + toimintayksikön esimies. Esimies johtaa myös toista työ- ja päivätoiminnan yksikköä, Malminiityn työ- ja toimintakeskusta. Esimies on paikalla Keravan työ- ja toimintakeskuksessa keskimäärin 2 päivää viikossa; keskiviikkoisin ja perjantaisin. Tämän lisäksi yksikössä on usein palkkatukityöllistettyä henkilöstöä

Sijaisten käytön periaatteet:

Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ensisijaisesti aina ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen Laura-järjestelmässä. Lyhyissä poissaoloissa (vuosilomat, koulutuspäivät yms.) sijaisten käyttöä harkitaan tarkoin.

Akuuteissa poissaolotilanteissa ensisijaisena toimenpiteenä on yksikön toiminnan uudelleenjärjestely: toiminnan mukauttaminen ja henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. Mikäli tämä ei ole riittävää, tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista työ- ja päivätoiminnan yksiköistä. Näillä toimenpiteillä pärjätään usein, sillä yleisesti ottaen henkilöstö on hyvin vähän poissa työstä, ja asiakaskunta on pääasiallisesti sanallisesti ohjattavia.

Mikäli yllä mainituista keinoista ei ole apua, ja henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön esihenkilöllä (sekä tarpeen mukaan myös muilla työ- ja päivätoiminnan yksiköiden esihenkilöillä).

Seuren kautta hankitaan sijaisia lyhytaikaisiin sijaisuuksiin (alle 14vrk), mutta yksikkökohtaisen tarpeen mukaan voidaan käyttää myös pidempiaikaisia sijaisuuksia. Pitkissä sijaisuuksissa suositellaan kuitenkin työsopimuksen tekemistä suoraan VAKEen.

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:

Sijaistyövoiman käyttö on vain satunnaista.

Rekrytointi:

Rekrytoiva esihenkilö vastaa yksikön rekrytoinnista ja sen koko prosessista. VAKE:n rekrytointitiimi tukee rekrytointiprosessin läpiviennissä tarvittavissa vaiheissa. Täytettävälle tehtävälle pitää olla varattu palkkarahat henkilöstö- ja talousarviosuunnitelmassa.

Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työlainsäädäntö ja työehtosopimukset. Rekrytoinnissa käytetään Laura -järjestelmää, ja rekrytoinneissa noudatetaan julkista hakumenettelyä. Ammattihenkilöille on määritelty kelpoisuusedellytykset, jotka ilmoitetaan työpaikkailmoituksessa. Soveltuvuus tehtävään arvioidaan haastattelun ja toimitettujen työ- ja tutkintotodistusten perusteella. Uusien työntekijöiden koeajan pituus on vakituisilla 6 kk ja määräaikaisilla puolet työsuhteen pituudesta, mutta korkeintaan 6 kk.
 

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeus varmistetaan rekrytointivaiheessa Valviran Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä Julkiterhikistä: JulkiTerhikki (valvira.fi). Työn alkaessa työsopimusta tehdessä HR-järjestelmä myös ohjaa tarkistukseen, ja työsopimuksen tietoihin merkitään Julkiterhikistä poimittu rekisteröintinumero.

Työskentely edellyttää aina rikostaustaotteen esittämistä ennen työn alkamista. Jo rekrytointivaiheessa tuodaan esille (sekä hakutekstissä että haastattelussa), että toimeen valitun henkilön tulee esittää rikostaustaote. Esitetty rikostaustaote ei saa olla 6kk vanhempi. Yksikön esihenkilö vie henkilöstötietojärjestelmään otteen esittämispäivämäärän. Ote palautetaan viipymättä tiedon tallentamisen jälkeen työntekijälle, eikä siitä saa ottaa jäljennöstä. 

Rikosrekisteriotteesta ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä tehdessään päätöstä siitä, annetaanko henkilölle tehtäviä vammaisten henkilöiden kanssa. Vaitiolovelvollisuuteen sisältyy, ettei tietoa saa paljastaa sivulliselle senkään jälkeen, kun henkilö ei enää hoida sitä tehtävää, jossa hän on tiedon saanut.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:

Esihenkilön vastuulla on varmistaa, että jokaisella yksikössä työskentelevällä on asianmukainen koulutus, riittävä osaaminen ja ammattitaito, sekä sujuva suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito.
 

Henkilöstön perehdytys:

Esihenkilö ja nimetyt työntekijät huolehtivat uusien työntekijöiden sekä opiskelijoiden perehdytyksestä. Yksikössä on perehdytyskansio sekä henkilökohtainen perehdytyssuunnitelmarunko, missä on nimettynä perehdytyksen osa-alueet sekä vastuuperehdyttäjä. Myös yksikön kaikki työntekijät sitoutuvat osaltaan uusien työntekijöiden perehdyttämiseen yhteisvastuullisesti. Jokainen yksikössä työskentelevä on myös itse velvollinen aktiivisesti perehtymään yksikön toimintaohjeisiin, omavalvontasuunnitelmaan, intran ohjeistuksiin ym. Perehdytykseen liittyvään materiaaliin.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta:

Koulutustarve arvioidaan yksilöllisissä tai ryhmämuotoisissa kehityskeskusteluissa, ja ne kirjataan sähköisessä MyJopi -järjestelmässä osaamistarvekartoitus -lomakkeeseen. Täältä koulutustarpeet kulkeutuu myös toimialan tietoon ja ne huomioidaan koulutussuunnitelmien rakentamisessa. Henkilökunta voi osallistua VAKE:n sisäisiin koulutuksiin sekä ulkopuolisten toimijoiden järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksiin haetaan LOKI-järjestelmän kautta. Esimies mahdollistaa ja varmistaa, että kaikilla on hyvät ja tasapuoliset mahdollisuudet osallistua koulutuksiin. Koulutuksilla tuetaan työntekijän taitoja ja valmiuksia.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tukee myös työntekijöiden omaehtoista koulutusta. Ohjeet intrassa.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:

Otamme ensisijaisesti harjoittelujaksoille ammattikorkeakouluasteen opiskelijoita (sosionomi yms.). Kaikki harjoittelujaksoon liittyvät varaukset hoidetaan keskitetysti harjoittelupaikkavarausjärjestelmä Jobiilin kautta. Mikäli Jobiilissa ei ole varauksia, voimme ottaa myös toisen asteen opiskelijoita (lähihoitaja) harjoittelujaksolle, näistä voidaan sopia puhelimitse.

Esihenkilö laatii Jobiiliin työharjoitteluilmoituksen sekä huolehtii, että harjoittelupaikkailmoitukset ovat järjestelmissä ajantasaisia - mainittava erityisesti, jos yksikössä on alle 18-vuotiaita asiakkaita. Oppilaitoksen tehtävänä on puolestaan huolehtia opiskelijan soveltuvuus harjoittelujaksopaikkaan (mm. rikostaustaotteen pyytäminen lasten kanssa työskentelyä varten).

Toisen asteen (lähihoitaja) harjoittelujaksosta allekirjoitetaan aina kirjallinen koulutussopimus (esihenkilö allekirjoittaa), missä selviää tarkat vastuunjaot opiskelijan, työpaikan sekä oppilaitoksen välillä. Jobiilin kautta varatuilla harjoittelujaksoilla on koulujen ja hyvinvointialueemme yhteinen yleinen sopimus, ja erillistä sopimusta ei tämän vuoksi tarvita.

Jokaiselle opiskelijalle nimetään aina vastuuohjaajat. Esihenkilö vastaa opiskelijoiden toiminnasta työpaikalla.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:

Tärkeimpänä palautteenkeruuna pidämme arkista avointa keskustelua. Viikottain toteutuvassa työpaikkakokouksessa pohdimme aina myös yhteisesti kehittämistarpeita ja niihin ratkaisuja.

Hyvinvointitasoiset työhyvinvointikyselyt toteutuvat vuosittain. Kyselyn tuloksista nostetaan kehittämistoimenpiteitä, sekä tunnistetaan vahvuuksia, mitä pyritään yhdessä vahvistamaan entisestään.

Tämän lisäksi neljästi vuodessa toteutetaan VAKE-pulssi -kysely, missä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Pulssi -kysely kertoo henkilöstömme työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. Kyselyn kautta saamme henkilöstön äänen kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten henkilöstö voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat. Tulokset käydään aina läpi henkilöstön kanssa.
 

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:

Esihenkilö vastaa henkilöstön osaamisen ja työskentelyn asianmukaisuudesta. Hyvällä rekrytoinnilla ja perehdytyksellä varmistetaan, että henkilöstö tuntee työn periaatteet, tavoitteet sekä arvot, mitkä toimivat työn tekemisen lähtökohtana. Ryhmämuotoinen työskentely mahdollistaa myös kollektiivisen huolenpidon siitä, että työtä tehdään eettisesti ja asiakasta kunnioittaen. Esihenkilön läsnäolo yksikössä ja päivittäinen arkinen vuorovaikutus henkilöstön kanssa mahdollistaa jatkuvan havainnoinnin arjen työssä. 

Palvelun laatua seurataan säännöllisesti myös asiakaspalautteiden, asiakastyytyväisyyskyselyiden ja laadunvalvontakäyntien kautta. Henkilökuntaamme velvoittaa valvontalain mukainen ilmoitusvelvollisuus havaitsemistaan epäkohdista. Havaittuihin epäkohtiin tai sen uhkiin puututaan välittömästi, ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään viipymättä.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:

Laissa ei määritellä vaatimuksia henkilöstömitoitukselle. Yksikön asiakaspaikkatilannetta, asiakas- ja työturvallisuutta sekä palvelun laatua arvioidaan viitteellisellä asiakasmitoituksen seurantataulukon avulla. Taulukko löytyy ajantasaisena yksikön SharePoint –sivustolta.

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:

Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ensisijaisesti aina ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen. Henkilöstön riittävyyden varmistaminen on yksikön esihenkilön vastuulla.

Yksiköllä on käytössä päivä- ja tuntikohtainen asiakasmitoituksen seurantataulukko, mikä toimii viitteellisenä apuvälineenä henkilöstön riittävyyden arvioinnissa sekä apuvälineenä esim. ruuhkahuippujen tunnistamisessa, tasaisen työnjaon sekä asiakas- ja työturvallisuuden toteutumisessa. Mitoitustaulukon avulla arvioidaan myös yksikön asiakaspaikkatilannetta.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:

Akuuteissa poissaolotilanteissa ensisijaisena toimenpiteenä on yksikön toiminnan uudelleenjärjestely: toiminnan mukauttaminen ja henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. Mikäli tämä ei ole riittävää, tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista työ- ja päivätoiminnan yksiköistä. Kuljettajien poissaoloihin liittyvä toimintaohje on laadittu erikseen, ja se löytyy kirjallisena yksikön sharepointista.

Mikäli yllä mainituista keinoista ei ole apua, ja henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön esihenkilöllä.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Yksikössä ei toteuteta lääkehoitoa, eikä yksikössä ole lääkevarastoa (joditabletit poislukien) eikä lääkinnällisiä laitteita.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:

Yksikön toimitilat on vuokrattu Keravan kaupungilta. Samassa kiinteistössä toimii myös hyvinvointialueen muita yksiköitä, sekä Keravan kaupungin toimistoja. Toimitilat sijaitsevat yhdessä kerroksessa maan tasalla. Toimitilat ovat yhteensä n.750m2, ja koostuvat pääosin isosta ja avarasta työsalialueesta. Tämän lisäksi tiloissa on keittiö, ruokasali, 3 toimistotilaa, wc- ja pukuhuonetilat sekä varastohalli. Toimitilat soveltuvat hyvin yksikön käyttötarkoituksiin. Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle. Sähkölaitteitä käytetään turvallisuusohjeistusten mukaisesti.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:

Laadunvalvontakäynti: 7.3.2024
Palotarkastus: 9.9.2025
Elintarvikeviranomaisen tarkastus 8.5.2023. Oiva-raportti kaikkien nähtävillä keittiöllä.
Työpaikkaselvitys: 4.12.2023

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:

Toimitilat ja välineet koko henkilöstön mielestä tarkoituksenmukaisia ja toimivia. Kellaritilaan kaivattaisiin vielä enemmän valaistusta sekä kaidetta turvallisen kulkemisen varmistamiseksi.

Huomautuksia työpaikkaselvityksessä ja laadunvalvontakäynnillä on saanut:

• Yksikön kellaritila, missä ollut vesivahinko ja sen aiheuttamat vauriot seinissä. Myös kellarin väestönsuojatila ollut huonokuntoinen. Nämä molemmat remontoitu syksyllä 2024. Kellaritiloista puuttuu vielä kaide sekä riittävä valaistus turvallisen kulkemisen varmistamiseksi. Todettu kuitenkin että kellaritilassa ei työskennellä, ja siellä on tarve käydä harvoin, jonka vuoksi suurempi toimenpiteitä tai remontteja ei tehdä. Kellarissa asioidessa kiinnitetään huomiota riittävään valaistukseen (taskulamppu yms), ja erityisen varovaiseen kulkemiseen rappusissa.
• Esteellinen pääsisäänkäynti; lokakuussa asennettu pääsisäänkäynnille rampit, minkä jälkeen pääsisäänkäynti esteetön

• Puuttuva virallinen pelastussuunnitelma. Dokumentti on kiinteistön omistajan vastuulla. Tästä tehty ilmoitus pelastusviranomaiselle 2024, ja asia selvittelyssä. 

   

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:

Toimitiloissa lämpötilan vaihtelut suuria: talvella kylmä ja kesällä kuuma. Lämpötiloja dokumentoidaan ja tarvittaessa yhteistyössä pohditaan korjaavia ratkaisuja yhdessä työsuojeluvaltuutetun kanssa. Kesällä tuuletus, tuulettimet, työn tauotus ja riittävä juominen on todettu hyviksi keinoiksi, kesä kuumimman ajan (heinäkuu) yksikkö on suljettuna. Kylmiä ilmoja varten on ostettu lisälämmittimiä.

Yksikön kellarissa ollut vesivahinko, mikä saatu vastikään korjattua. Tarkkailtava, ettei sateella vettä pääse tulemaan kellariin. Kellariin vievät portaat epäturvalliset, kaiteella ja valaisimen lisäämisellä turvallisuutta voitaisiin parantaa. Näitä pyydetty kiinteistön omistajalta, mutta pyyntöä ei ole vielä toteutettu. Portaikossa kuljetaan harvoin, tällöin noudetatettava erityistä varovaisuutta.

Yksikössä käytössä myös paljon sähköllä toimivia laitteita. Laitteita käytetään turvallisesti, ja asiakkaita valvotaan ja ohjeistetaan laitteiden turvalliseen käyttöön. Vialliset sähkölaitteet poistetaan välittömästi käytöstä.

Yleisesti riskit on kuvattuna tarkemmin HaiPro -järjestelmän riskien arvioinnissa. Ajantasainen yhteenvetoraportti myös nähtävillä tulostettuna neuvotteluhuoneen ilmoitustaululla.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:

Kaikki huoltotarpeet ilmoitetaan kiinteistöhuoltoon. Epäkohtailmoitukset viedään tiedoksi kiinteistön omistajalle esihenkilön kautta. Tässä tukena on myös työsuojeluvaltuutettu sekä hyvinvointialueen ylempi johto.

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:

Tiedossa kiinteistön omistajalla, ei niinkään yksikössä tai esihenkilöllä. 

V. 2024 remontoitu talon kellari ja väestönsuojatilat.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:

Erilaiset työssä tarvittavat laitteet (saumurit, vaa’at ja työkoneet) huolletaan tarpeen mukaan. Erillisiä koulutuksia ei tarvita, yleisten turvallisuusohjeiden noudattaminen riittää. Asiakkaiden käyttäessä perehdytettävä laitteiden käyttöön ja mahdollisiin riskeihin, sekä valvottava käyttöä.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti. Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työtoimintaan.

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:

Esihenkilö tilaa työntekijälle tarvittavat henkilökohtaiset tunnukset työtehtävissään tarvitsemiin sovelluksiin. Esihenkilö myös huolehtii tunnusten ja oikeuksien sulkemisesta työsuhteen päätyttyä. 

Uuden työntekijän perehdytyksessä huomioidaan tietojärjestelmien asianmukaiseen käyttöön opastaminen. Hyvinvointialueella on oma, sisäinen koulutuskalenteri, josta jokainen työntekijä ilmoittautuu tarvittaviin koulutuksiin. Lisäksi uudet työntekijät suorittavat tarvittavat Apotti-koulutukset sekä hyvinvointialueen vaatimusten mukaan tietosuojakoulutukset.  

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:

VAKE:lle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja.
Yksikön vastuuhenkilönä toimii Elisa Tuomisto.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:

Kaikki työntekijät, jotka käyttävät asiakasrekisteriä työtehtävissään ovat allekirjoittaneet pääkäyttäjän tietosuojasitoumuksen. Käyttöoikeustiedot säilyvät rekisterissä, mutta käyttöoikeudet passivoidaan työsuhteen päättyessä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.      

Asiakastietoja käsitellään yksikössä huolellisesti ja ainoastaan työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa ja ne arkistoidaan asianmukaisesti. Henkilötietoja ei säilytetä tarpeettomasti järjestelmien ulkopuolella ja tarpeettomat henkilötiedot (sähköpostit, verkkolevyt, kyselyt, paperit laitetaan tietoturvaroskiin) poistetaan. Henkilötietoja tulostetaan vain, jos se on perusteltua ja yksikössä on tulostamiseen käytössä turvatulostin.  Asiakastiedon kirjaamisessa ollaan huolellisia. Henkilön tiedot suljetaan järjestelmästä, kun asia on hoidettu loppuun. Tietokone lukitaan aina kun poistutaan työpisteeltä. Henkilötietoja sisältävää sähköpostia lähetetään vain ammattilaisten kesken ja turvapostilla.

Asiakkaita informoidaan henkilötietojen käsittelystä informointiasiakirjalla palvelun alkaessa. Tietosuojapuutteista ja –loukkauksista ilmoitetaan viipymättä tietosuojavastaavalle. Tietosuojaan liittyvä huoneentaulu on esillä yksikön seinällä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:

Tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytetään tietoturvaloukkaus ilmoitus ja ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin. Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Ohjeistukset ja lisätietoa löytyy Intran Tietoturva ja tietosuoja sivustolta.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 

Sähkökatkosten tai muiden Apotin tai muiden tietojärjestelmien toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet tietojärjestelmien käyttökatkosten aikana.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 

Kaikki yksikön työntekijät suorittavat Navisec-järjestelmässä tietosuojan verkkokoulutukset vuosittain. Esihenkilöille koulutus on 3 –osainen, muulle henkilöstölle 2 –osainen.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:

Yksiköllä on oma ohjeistus, jossa on kuvattu varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin. Suunnitelma löytyy yksiön omalta SharePoint sivustolta sekä neuvotteluhuoneesta löytyvästä käyttökatkosuunnitelmakansiosta.  

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: 

Asiakkaiden palvelun toteuttamisen suunnitelma ja IMO-suunnitelma (suunnitelma itsenäisen suoriutumisen ja itsemääräämisoikeuden tukemiseksi) tehdään Apottiin yhteistyössä asiakkaan tai tarvittaessa hänen lähipiirinsä kanssa. Suunnitelmat tarkistetaan puolen vuoden välein tai aina tarvittaessa. Päivittäiskirjaukset tehdään mahdollisuuksien mukaan yhdessä asiakkaan kanssa.  

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:

Elisa Tuomisto

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Veera Välitalo, lakimies 
veera.valitalo@vakehyva.fi 
0408614551 
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 

Kirjaamisvelvoitteesta on säädetty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 4 §:ssä. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaisia ja riittäviä. THL on ohjannut asiakastyön kirjaamista antamalla asiaa koskevan määräyksen 1/2021.   

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Apotti-järjestelmä. Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työtoimintaan. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella työ- ja päivätoiminnassa on määritelty yhtenäiset käytännöt kirjaamisen suhteen.

Esihenkilön ja/tai vastaavan ohjaajan/toiminnanohjaajan tehtävänä on varmistaa, että työntekijöillä on tarvittavat tunnukset (Vakehyva-tunnus ja Apotti-tunnus) voimassa kirjaamiseen liittyen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on laadittu ohjeet tunnusten hakemiseksi.  

Kirjaaminen on oleellinen osa asiakastyötä ja kirjaamiselle on varattava aikaa päivittäin. Kirjaamista ohjaa lainsäädäntö. Kirjaamisen laatu varmistetaan hyvällä perehdytyksellä ja koulutuksilla. Yksikössä on esillä kirjaamista ohjaavia huoneentauluja, sekä ohjeistukset hyvän kirjaamisen ja eettisen kirjaamisen perusperiaatteista. Kirjaamiseen liittyvä ohjeistus on kaikkien työntekijöiden saatavilla Kirjaamisen Teams -ryhmässä. Lisäksi kirjaamisesta keskustellaan säännöllisesti yksikön palavereissa.  

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 Tämän lisäksi on käytössä kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), joka täydentää ja täsmentää tietosuoja-asetusta. Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa myös toimialakohtainen lainsäädäntö. 

Palvelun saatavuuden määräajat:

Asiakkaan on saatava päätös palvelusta kolmen kuukauden sisällä palvelun hakemisesta. Palvelun alkamiseen ei ole määritelty määräaikaa.

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta:

Yksikössä tehdään jokaiselle asiakkaalle työ- ja päivätoiminnan suunnitelma Apotti -järjestelmässä 1 - 3kk sisällä asiakkaan työtoiminnan aloittamisesta. Suunnitelmassa selvitetään monipuolisesti asiakkaan toimintakyky ja omat toiveet koskien hänen omaa elämäänsä, arvioidaan aikaisempien tavoitteiden toteutumista ja asetetaan asiakkaan kanssa yhdessä tarvittaessa uusia tavoitteita. Suunnitelma tarkistetaan ja päivitetään kuuden kuukauden välein + aina tarvittaessa. Yksikössä tehdyn toteuttamissuunnitelman toteutumista seurataan jatkuvasti arjessa ja sitä muutetaan tarvittaessa.  

Jokaisella asiakkaalla on omaohjaaja, jonka vastuulla on tehdä ja käydä läpi suunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa, tehdä asiamukainen kirjaaminen Apotti-asiakastietojärjestelmään ja tiedottaa sekä perehdyttää muu työyhteisö ko. asiakkaan suunnitelman sisältöön ja asiakkaan kanssa sovittuihin tavoitteisiin, jotka tarkistetaan puolivuosittain. 

Asiakastyömme lähtökohtana on, että asiakas on oman elämänsä asiantuntija ja hänet huomioidaan kokonaisvaltaisesti.  Yksikössä järjestettävä toiminta suunnitellaan ja toteutetaan niin, että se mahdollistaa asiakkaiden työ- ja toimintakyvyn tukemisen ja tavoitteiden saavuttamisen. Päivittäinen kirjaaminen peilaa asiakkaiden suunnitelmaan, jossa on kuvattu asiakkaan tarpeet, toiveet ja konkreettiset tavoitteet sekä keinot, joilla näihin vastataan.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 

Yksikössä on oma jakelukeittiö ja ruokasali, missä asiakkaat ruokailevat. Lounaspalvelun toteuttaa Attendo Vireko Oy. Ruoka tulee joka arkiaamupäivä kylmä-/lämpökärryssä toimitettuna Attendon Keravan keittiöpisteeltä, ja keittiöstä vastaava ohjaaja asettaa lounaan tarjolle. Keittiöstä vastaava työntekijä vastaa myös keittiön omavalvontakokonaisuudesta. Kaikilla yksikön ohjaajilla on hygieniapassi.

Lounaslista on nähtävillä yksikön seinällä, sekä Attendo/Virekon nettisivuilla. Lounas tarjoillaan yksikön jakelukeittiössä.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 

Yksikön siivouksesta vastaa Keravan kaupunki oma siivousohjelmansa mukaisesti.

Jätehuolto on järjestetty kiinteistön toimesta.

Pyykkihuollosta vastaa yksikön henkilöstö. Pyykkihuollon tehtävät ovat yksi työkeskuksen työtoiminnan tehtävistä, joten pyykkihuolto toteutuu yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:

Pääsääntöisesti työkeskuksen henkilöstö ei vastaa asiakkaiden hygieniasta, mutta voi sanallisesti ohjata siinä ja valvoa sitä, jos työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelmassa on niin yhteisesti sovittu. Päävastuu hygieniasta on asiakkaan asumispalveluissa tai kotona. Osalla asiakkaista on haasteita henkilökohtaisessa hygienian hoidossa, mikä tuo mukanaan mm. sosiaalisia haasteita. Näissä asiakasta pyritään ohjaamaan erilaisiin päivittäisiin toimiin työpäivän jälkeen, mutta lopulta päätökset tekee asiakas itse.

Käsien pesua painotetaan yleisesti ja ohjataan korostetusti erityisesti influenssa-aikana. Työkeskuksen asiakkailla on totuttu tapa pestä kädet aina ennen vesi-, kahvi- ja ruokataukoa, mutta tämä vaatii kuitenkin valvontaa ja toisinaan myös ohjausta.

Jätteet lajitellaan kunnan ja yksikön ohjeiden mukaisesti. Talon sisällä on omat kierrätysastiat sekä keittiössä että työsalin puolella. Jätekatoksessa on omat astiat kierrätysohjeiden mukaisesti.

Kaikilla työkeskuksessa työskentelevillä on hygieniakoulutus ja –passi. Passitodistukset on nähtävillä keittiön omavalvontasuunnitelmakansiossa.

Hygieniaohjeistuksia seurataan ja käydään yhdessä läpi epidemia- ja pandemiatilanteessa ja toiminnassa sovelletaan senhetkisiä ajankohtaisia ohjeita (VAKE:n omat ohjeistukset, STM, THL) hygieniaan ja suojautumiseen liittyen.

Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla.

Asiakasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:

Yksikössä ei säilytetä asiakkaiden varoja tai arvotavaroita.

Asiakkaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:

Asiakkaan terveyden- ja sairaanhoidosta huolehditaan pääsääntöisesti kotona tai asumisyksikössä. Työkeskuksessa tuetaan tarvittaessa ohjaamalla asiakasta terveydenhuollon piiriin, ja asiakkaan luvalla ollaan yhteydessä myös asiakkaan kotiin tai asumiseen, tai suoraan terveydenhuoltoon asian tiimoilta. Päivittäistä tukea on saatavilla esimerkiksi diabetekseen liittyvään verensokeriseurantaan yksilöllisen tarpeen ja erillisen ohjeen mukaan.

Sairastuminen kesken työpäivän on aihe lähettää asiakas takaisin kotiin lepäämään.

Asiakkaan terveyden kannalta ehdottoman kriittiset tiedot (kuten eilepsia yms.) löytyy esitietolomakkeesta ja tarpeen mukaan myös työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelmasta (josko on oleellinen tieto työpäivien aikana).

Äkillistä ja kriittistä hoitoa vaativissa tapauksissa otetaan yhteys tilannekohtaisesti joko hätäkeskukseen (112) tai päivystysapuun (116117).

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:

Asiakkaan omaohjaaja vastaa ensisijaisesti yhteistyön ylläpitämisestä yhdessä asiakkaan kanssa. Yksikössä monialaista yhteistyötä tehdään esimerkiksi asiakkaiden asumisyksikön ohjaajien, palveluohjaajien, fysio-, puhe- ja toimintaterapeuttien, henkilökohtaisten avustajien sekä tukihenkilöiden kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään muiden työ- ja päivätoiminnan yksiköiden, työvalmennuksen sekä koulujen kanssa.

Tarvittaessa järjestetään asiakkaiden asiakkuuksiin liittyviä yhteistyöpalavereja, joissa monialaisesti käsitellään asiakkaan asioita. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimivien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien kanssa asiakastietoa sisältävä viestintä tapahtuu Apotissa.  Jos yhteistyötaholla ei ole Apotti järjestelmää käytössään, tiedonkulku toteutetaan salatulla sähköpostilla tai puhelimitse.

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:

Asiakkaiden kaiken terveyden- ja sairaanhoidon järjestämisestä vastaa asiakas itse ja/tai hänen läheisensä, asumisyksiköiden ohjaajat, edunvalvoja ja asiakkaan muu nimeämä henkilö.
Äkillistä ja kriittistä hoitoa vaativissa tapauksissa otetaan yhteys hätäkeskukseen numeroon 112. Myös päivystysavusta numerosta 116117 saa lisäneuvoja tarvittaessa muissa kuin henkeä uhkaavissa tilanteissa.

Kuolemantapauksissa soitetaan 112 ja toimitaan annettujen ohjeiden mukaisesti.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:

Työ- ja päivätoimintaan tulevat uudet asiakkuudet käsitellään viikoittain yhteistyöpalaverissa Järjestämisen tuen yksikön kanssa. Asiakkaalle järjestetään tutustumiskäynti valittuun yksikköön. Tutustumiskäynnin jälkeen sovitaan mahdollisesta palvelun aloittamisesta yksikössä. Asiakkaalle voidaan myös järjestää tutustumis-/kokeilujakso.

Omatyöntekijän nimeäminen:

Jokaisella asiakkaalla on nimetty omaohjaaja.

Asiakkaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:

Työ- ja päivätoiminnan asiakkaalla on oikeus saada tietoa häntä koskevista asioista ja päätöksistä. Kunnioitamme asiakkaidemme itsemääräämis- ja tiedonsaantioikeutta, jonka vuoksi asioista puhutaan suoraan ja rehellisesti suoraan asiakkaalle. Asiakas saa myös tutustua hänestä talletettuihin tietoihin ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. 

Yksikön henkilöstön on selvitettävä työ- ja päivätoimintojen asiakkaalle hänen oikeutensa ja velvollisuutensa sekä erilaiset vaihtoehdot ja niiden vaikutukset samoin kuin muut seikat, joilla on merkitystä hänen asiassaan. Selvitys annetaan niin, että asiakas riittävästi ymmärtää sen sisällön ja merkityksen. Jos henkilöstö ei hallitse asiakkaan käyttämää kieltä tai asiakas ei aisti- tai puhevian tai muun syyn vuoksi voi tulla ymmärretyksi, huolehditaan tulkin hankkimisesta.

Yksikön asiakkaat osallistuvat arjessa toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen, tuottamiseen, kehittämiseen, ja/tai arviointiin. Meille on tärkeää että asiakas kokee tulleensa kuulluksi ja nähdyksi sekä pääsee osallistumaan ja vaikuttamaan omaan päiväänsä/viikkoonsa.
Asiakkaan toteuttamissuunnitelmaa, palvelutarpeen arviota tai IMO-suunnitelmaa(suunnitelma itsenäisen suoriutumisen ja itsemääräämisoikeuden tukemiseksi), , tulee asiakkaan ääni tulla kuulluksi. Myös päivittäis-/viikko kirjausta tehtäessä asiakasta pyritään aina kuulemaan.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:

Asiakkaat kohdataan tasavertaisesti, luottamuksellisesti ja ammattimaisesti, ihmisarvoa ja itsemääräämisoikeutta korostaen. Työskentelyssä korostuu asiakkaan osallistumisen, osallisuuden ja kuntoutumisen edistäminen hänen omassa elämässänsä ja siihen liittyvässä merkityksellisessä toiminnassa. Huolehdimme toiminnassa ja viestinnässä yksityisyyden suojan toteutumisesta.

Noudatamme sosiaalialan ammattihenkilöiden eettisiä ohjeita (https://talentia.e-julkaisu.com/2017/eettiset-ohjeet/).

Yksikössä kiinnitämme erityistä huomiota ja tarvittaessa reagoimme epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen asiakasta kohtaan - meillä on nollatoleranssi asiakkaiden kaltoinkohteluun. Kaltoinkohtelu voi olla fyysistä väkivaltaa, psyykkistä tai sosiaalista kaltoinkohtelua, seksuaalista hyväksikäyttöä, taloudellista hyväksikäyttöä, hoidon ja avun laiminlyöntiä tai muuta oikeuksien rajoittamista ja loukkaamista sekä asiakkaan ihmisarvoa alentavaa kohtelua. Psyykkinen ja sosiaalinen kaltoinkohtelu voi olla sanallista: määräilyä, moittimista tai rankaisemista tai karkeaa, epäasiallista tai lapsenomaista kielenkäyttöä. Se voi myös olla asiakkaan toiveiden ja tahdon huomiotta jättämistä, eristämistä ja yksin jättämistä vastoin tahtoa, vähättelyä ja mitätöintiä. Fyysistä kaltoinkohtelua ovat kovakouraisuus, liikkumisen rajoittaminen, pakottaminen tiettyihin toimenpiteisiin ja pahoinpitely.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:

Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioittaen. Tosiasialliseen hoitoon ja palveluun liittyvät päätökset tehdään ja toteutetaan asiakkaan ollessa palvelujen piirissä.

Mikäli asiakas ei ole tyytyväinen saamaansa palveluun, palautetta kannattaa antaa ensisijaisesti keskustelemalla asiasta siinä yksikössä, jota palaute koskee. Näin palaute menee nopeasti ja suoraan oikealle henkilölle. Usein asiat myös selviävät parhaiten keskustelun avulla. Jos asia ei ratkea, asiakas voi ottaa yhteyttä kyseisen yksikön esimieheen tai tehtäväaluepäällikköön. Asiakkaalla tai hänen edustajallaan on myös lainmukainen oikeus tehdä muistutus, jos hän on tyytymäyön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Kantelun voi tehdä viranomaisen tai palvelusuhteessa olevan henkilön lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä.

Yksikön ilmoitustaululla on nähtävillä potilas- ja sosiaaliasiavastaavien yhteystiedot, mistä saa tarpeen mukaan lisätietoa.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:

Työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelmat tehdään 1-3kk päästä palvelussa aloittamisesta, ja sitä päivitetään 6kk välein. Tämän lisäksi kehitysvammaisille asiakkaille laaditaan suunnitelma itsemääräämisoikeuden vahvistamisesta. Myös tämä päivitetään yhdessä asiakkaan kanssa puolivuosittain.

Yksikön esihenkilö seuraa säännöllisesti ja vastaa siitä, että suunnitelmat ovat voimassa sekä asianmukaisia. Suunnitelmia päivitettäessä asiakkaan tavoitteista keskustellaan usein myös yhteisessä viikottaisessa palaverissa, jotta koko henkilöstö tuntee asiakkaiden tavoitteet ja suunnitellut keinot niiden toteutumiseksi.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:

Asiakkaiden työtoiminnan toteuttamissuunnitelma ja IMO-suunnitelma tehdään ja päivitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakkaan toimintamallisuuksien ja toiveiden mukaan laadittujen suunnitelmien tekemisessä voi olla osallisena lähipiiri ja tai asiakkaalle itselleen muut tärkeät edustajat. Haluamme varmistaa, että asiakkaan ääni ja mielipide tulevat kuuluksi. Mitä enemmän apua ja tukea tarvitsevasta henkilöstä on kyse, sitä suuremmassa osassa ovat lähipiiri ja päivittäinen kohtaaminen ammattilaisen kanssa. Edellä mainittujen suunnitelmien tavoitteet ja sisältö tulee näkyä arjen toiminnassa ja kirjaamisessa.

Ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat ovat keskeinen asia itsemääräämisoikeuden toteutumisessa ja itsemääräämisoikeutta tukevien toimintamallien kehittämisessä. Ennakointi keskittyy rajoittamisen sijaan tukemiseen. Suunnitelmissa kuvataan yksityiskohtaisesti henkilön itsemääräämisen mahdollisuudet, voimavarat ja keinot, sekä avun ja tuen tarpeet, joilla hänen on mahdollista saavuttaa itsemäärääminen omien toimintamahdollisuuksiensa mukaisesti.

Asiakkailla on oikeus osallistua ja vaikuttaa toiminnan sisältöön. Jatkuvasti arjessa asiakkailta saatavien palautteiden ja toiveiden lisäksi järjestämme säännöllisesti asiakaskokouksia. Niistä saamme arvokasta tietoa toimintaan, toiveisiin, kokemuksiin, mielenpäällä oleviin asioihin, ajatuksiin ja odotuksiin liittyen. Arjessa ja asiakaskokouksissa käsitellään niin yksikön sisäisiä arjen asioita kuin yhteiskunnallisiakin teemoja.

Itsemääräämisoikeuden toteutuminen edellyttää positiivista riskiarviointia ja riskinottoa – kaikilla tulee olla lupa myös epäonnistua. Matka kohti oman näköistä elämää tapahtuu kokeilujen, oppimisen ja erehtymisen kautta.

Ammattietiikka on koko työyhteisöä koskeva yhteisöllinen asia, jossa asiakkaan näkemyksille on annettava tasavertainen arvo. Suurin muutos itsemääräämisoikeuden edistämisessä tehdään asenteissa ja kohtaamisessa, joka vaatii toteutuakseen aitoa juurisyihin pureutuvaa reflektointia. Itsemääräämisen eettinen tarkastelu on osa arkeamme ja aihe kulkee mukana työpaikkapalavereissamme. 

Käymme yksiköissä itsemääräämisoikeuteen liittyvää keskustelua ja pohdintaa sekä noudatamme Talentia ry:n ammattieettisen lautakunnan määrittelemiä sosiaalialan ammattihenkilön eettisiä ohjeita. Asiakkaan oma mielipide ja näkemys huomioiden, keskustelujen kautta pyrimme aina löytämään asiakkaan itsemääräämisoikeutta parhaiten tukevia ratkaisuja. Ratkaisut eivät saa aiheuttaa haittaa muille henkilöille, rajoittaen heidän itsemääräämisoikeuttaan.

Itsemääräämisoikeutta voidaan tarvittaessa tukea myös kohtuullisin mukautuksin ja positiivisen erityiskohtelun keinoin.

Työntekijöiden ammattitaidolla ja vuorovaikutustaidoilla sekä itsemääräämisoikeuteen liittyvillä koulutuksilla on erittäin suuri merkitys, kuinka asiat näyttäytyvät toiminnassa. Työ- ja päivätoiminnan palvelualueille on koulutettu IMO vastaavia, jotka toimivat yksiköiden apuna ja tukena IMO liittyvissä asioissa. Koko henkilöstö on suorittanut myös AVEKKI -koulutuksen. 

Kannustamme yksiköitä järjestämään Itsemääräämisoikeuteen liittyviä teemapäiviä ja -viikkoja. Toiminnassamme hyödynnetään myös erilaisia itsemääräämisoikeutta tukevia menetelmiä ja toimintamalleja, esim:

Vuorovaikutus ja kommunikointi kuuluvat kaikille - Papunet
OIVA-vuorovaikutusmalli - Papunet
Kommunikointipassi - Papunet
Tietoa huomioivasta yhdessäolosta HYP - Papunet
Tuettu päätöksenteko | Tukiliitto

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:

Työtoiminnassa jokaiselle asiakkaalle on nimetty omaohjaaja, joka huolehtii, että asiakkaan toteuttamissuunnitelmat ja kehitysvammaisten asiakkaiden kohdalla myös ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat (IMO) ovat ajan tasalla. Omaohjaaja on tarvittaessa yhteydessä lähipiiriin ja muihin yhteistyötahoihin.

Muiden kuin kehitysvammaisten asiakkaiden kohdalla ei tehdä erillistä IMO-suunnitelmaa, mutta asiakkaiden toteuttamissuunnitelmat ja tavoitteet laaditaan yhdessä asiakkaiden kanssa itsemääräämisoikeuden tukeminen ja vahvistaminen huomioiden.

Ohjeita ja apua suunnitelmien tekemiseen saa esim. 

•    Koko henkilöstölle avoin työ- ja päivätoiminnan Kirjaamisen Teams -kanava
•    Apotti tukihenkilöiltä ja IMO vastaavilta (lähin IMO-passin omaava Tavitien tai Malminiityn työ- ja toimintakeskuksessa)
•    Itsemääräämisoikeus haltuun! -oppaasta, mikä on itsemääräämisoikeuteen liittyvää tietoutta sisältävä opas työ- ja päivätoimintaan. Opas löytyy yksikön SharePoint –sivulta sekä perehdytyskansiosta

VAKEn IMO -käsikirja on työstämisvaiheessa, josta jatkossa saa kootusti tietoa, ohjeita ja toimintamalleja itsemääräämisoikeuteen liittyen.

Asiakkaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:

Tämänhetkisen ymmärryksen mukaan vammaispalvelulain muutoksen myötä mitkään rajoitustoimenpiteet eivät ole sallittuja työtoiminnan asiakkailla. Eli rajoittamistoimenpiteitä yksikössä ei ole sallittuja toteuttaa. Hätätilanteissa soitetaan tarvittaessa 112. 

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.

Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 

•    Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
•    Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
•    Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:

Asiakkaat, omaiset ja läheiset voivat antaa palautetta seuraavasti:
•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internetsivujen QPro-ohjelman kautta: https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta. Yksikössä esillä runsaasti materiaalia (julisteita, QR-koodeja yms, minkä kautta palautetta voi antaa)
•    Suullisesti henkilökunnalle tai esimiehelle
•    Paperikyselyllä ruokasalin edustalla, palautus palautelaatikkoon, mikä löytyy lomakkeiden luota
•    Sähköpostitse henkilökunnalle tai esimiehelle

Asiakkaat ja omaiset voivat antaa palautetta ja kehittämisideoita suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti myös suoraan toimintakeskuksen esihenkilölle ja henkilöstölle. Henkilökunnalla on velvollisuus käsitellä palaute, viedä tarvittaessa asiaa eteenpäin ja yhdessä kehittää toimintaansa tähän perustuen.

Kerran vuodessa toteutetaan yksikköön liittyvä asiakastyytyväisyyskysely. Yksikön ateriapalveluntuottaja toteuttaa myös 2 kertaa vuodessa asiakastyytyväisyyskyselyn liittyen lounaspalveluun.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:

Kaikki saadut palautteet käsitellään yhdessä yksikön viikkopalaverissa, ja tarvittaessa tehtäväalueen johtoryhmässä. Palauteet huomioidaan toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Palautteesta käydään myös keskustelua asiakkaiden kanssa toiminnan yhdessä kehittämiseksi. Myös vuosittaisilla laadunvalvontakäynneillä raportoidaan yksikössä saadut palautteet.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:

Yksikön esihenkilö Elisa Tuomisto.

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:

Asiakkaalla on lain mukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen.

Mikäli asiakas, omainen tai läheinen haluaa tehdä muistutuksen, hänelle lähetetään sähköisesti, tai tulostetaan muistutuslomake: Palveluun, hoitoon tai kohteluun liittyvä muistutus (410004), mikä palautetaan täytettynä yksikköön esihenkilölle.

Yksikön esihenkilö lähettää muistutuksen kirjaamoon asian avaamista varten (kirjaamo@vakehyva.fi). Muistutus käsitellään asianmukaisesti ja kirjallinen vastaus annetaan viivyttelemättä perusteluineen (3 viikon sisällä muistutuksen vastaanottamisesta). VAKE:n intrasivuilla on määritelty tarkemmin muistutusprosessi ja toimintatavat. Muistutus sekä kirjallinen vastine on tallennettava CaseM -asianhallintajärjestelmään.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:

Yksikön toimintaa koskevat muistutukset ja kantelut käydään yksiköissä läpi ja havaittuihin laatupoikkeamiin puututaan välittömästi.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:

Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja aina toiminnan muuttuessa. Yksikön työntekijät perehtyvät omavalvontasuunnitelmaan aina sen päivityksen yhteydessä ja yksikön esihenkilö vastaa siitä, että omavalvontasuunnitelmaa toteutetaan ja hyödynnetään yksikön arjessa.     

Tarkistusaikataulu sekä muutosloki löytyy tämän dokumentin viimeisellä sivulla.
Omavalvontasuunnitelma löytyy yksikön ilmoitustaululta sekä VAKE:n internetsivuilta.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:

Palautteen perusteella tehdyt kehittämistoimenpiteet ja toistuvista HaiProista nousseet toimintatapojen muutokset.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
29.11.2024 Elisa Tuomisto

28.3.2025 Elisa Tuomisto. Keskeiset muutokset: vammaispalvelulain muutos – entiset lakiviittaukset poistettu tekstistä, päivitetty riskien arviointi tuoreimman arvioinnin mukaiseksi sekä päivitetty osio liittyen itsemääräämisoikeuden rajoittamiseen. 

25.6.2025 Elisa Tuomisto. Keskeiset muutokset: työ- ja toimintakeskuksen tuotteiden myynti on siirtynyt Valmennustalo Luxista työkeskuksen tiloihin

18.9.2025: Elisa Tuomisto. Keskeiset muutokset: täsmennetty opiskelijoiden harjoittelujaksoon liittyviä seikkoja sekä päivitetty palotarkastuksen ajankohta.