Omavalvontasuunnitelma Valmennustalo Jenga

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Santaniitynkatu 1, 04250 Kerava
Postiosoite: PL  2014, 04251, Kerava
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo.8-17)
Palveluyksikön nimi: Valmennustalo Jenga/kuntouttava työtoiminta
Santaniitynkatu 1 04520 Kerava
Vastuuhenkilö: Esihenkilö     Minna Liljelund 
                Puhelin: 040 612 0435
                Sähköposti: minna.liljelund@vakehyva.fi

Valmennustalo Jenga järjestää kuntouttavaa työtoimintaa ja työkokeilupaikkoja  vantaalaisille ja keravalaisille työttömille henkilöille. Toimintaa ohjaa mm. laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä sosiaalihuoltolaki. Jenga tarjoaa asiakkailleen lisäksi uraohjausta sekä sosiaaliohjausta. Tavoitteena on asiakkaiden kuntouttaminen ja jatkopolkujen löytäminen jakson aikana.
Asiakaspaikkoja 70
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei tuota.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava Minna Liljelund ja koko valmennustalo Jengan henkilökunta. 
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteuttaminen: Omavalvontasuunnitelma laaditaan sosiaalihuollon laadun, turvallisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa tai kun toiminnassa tapahtuu merkittäviä laatuun tai asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: on nähtävillä Valmennustalo Jengan seinällällä, Teams-kanavilla ja verkossa.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä sosiaalihuoltolaki. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvoja ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Valmennustalon toimintaperiaatteet perustuvat asiakkaiden osallisuuden, omatoimisuuden ja työllistymisen edistämiseen ja tukemiseen.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Asiakkaat voivat antaa palautetta wepropol-asiakaspalautelomakkeella, jaksoarviointitilaisuuksia ja Vaken nettisivujen palautelomakkeella Anna palautetta I Vantaa ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi). Käytössä on myös QPro-kysely. Työntekijöillä on mahdollisuus osallistua työn kannalta merkittäviin koulutuksiin ja verkostoihin. Henkilöstölle suoritetaan säännöllisesti Pulssikyselyitä ja työhyvinvointikyselyitä liittyen työhyvinvointiin. Tulosten pohjalta mietitään kehittämisen toimenpiteitä.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Yksikössä toimii esihenkilö, jolla on alaisuudessaan myös toinen toimintayksikkö. Esihenkilö vastaa yksikössä tehtävästä työstä ja työnlaadusta yhdessä henkilöstön kanssa. Esihenkilöllä on tukena Tehtäväaluepäällikkö

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Vantaa ja Keravan Hyvinvointialueella on käytössä Hairpro työturvallisuusjärjestelmä, johon tehdään vuosittain työolojen arvioiti. Työolojen arvioinnissa kartoitetaan mahdolliset työssä esiintyvät riskitekijät ja mietitään keinoja uhka- ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn. Työolojen arvioitiin ottaa osaa koko henkilökunta.
Tapahtuneista läheltä piti tilanteista sekä uhka- ja vaaratilanteista tehdään Hairpro ilmoitus. Tapahtuneet ilmoitukset käsitellään työpaikkakokouksissa, jolloin mietitään keinoja tilantee korjaamiseksi.
Esihenkilö vastaa toimintayksikkönsä riskienhallinnasta yhdessä henkilöstön kanssa.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Minna Liljelund
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Ea koulutukset säännöllisesti, Poistumisharjoitukset tehdään säännöllisesti.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: kesäkuu 2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 24.9.2024   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 24.9.2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 1.9.2024

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Työpaikan kokouksissa käsitellään säännöllisesti järjestelmään saapuneet tapahtumat ja tilanteet ja mietitään ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä asiaan.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): Asiakkaat työskentelevät erilaisissa pajaympyröissä, joissa on muita asiakkaita. Asiakkailla voi olla mielenterveyden ja päihteiden ongelmaa, mikä voi vaikuttaa asiakkaan käytökseen työpajalla.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Kirjaaminen asiakastietojärjestelmä Apottiin parantaa tiedonkulkua ja haittatapahtumista tehdään ilmoitus Harpro-järjestelmään. Oletetusti päihtynyt tai aggressiivisesti asiakas ohjataan pois yksikön tiloista kahden henkilökunnan edustaja toimesta.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Hairpro ilmoitukset käsitellään työyhteisössä ja tehdään toimenpiteitä niiden pohjalta. Ennaltaehkäisyyn panostetaan. Käytössä on varhaisen tuen malli. Avoin vuorovaikutus asiakkaiden ja henkilöstön välillä.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Selvityspyynnöt menevät päälliköille, pyyntöihin kommentoidaan esihenkilön toimesta Apottia apuna käyttäen oman palvelun osalta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Henkilöstöä muistutetaan säännöllisesti kokouksissa ilmoitusvelvollisuudesta liittyen epäkohtiin toiminnassa.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 5 vakinaista työntekijää; esimies, 5 työ- ja yksilövalmentajaa sekä 2 määräaikaista työpajaohjaajaa ja sihteeri.  Lisäksi Valmennustalo Jengassa työskentelee sosiaaliohjaaja.
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia ei käytetä.  Ensisijaisesti katsotaan, että onko muilla pajoilla tilaa, tai ohjataan etätehtäviin.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei käytössä.
Rekrytointi: Uusien työntekijöiden rekrytointi tapahtuu Laura-rekrytointi järjestelmän kautta. Esihenkilö haastattelee työntekijät, mukana on henkilöstön edustaja. Tukea rekrytointiin saa HR-palvelun kautta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Yksikön henkilökunnalta ei vaadita ammattioikeuksia

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstö voi hakeutua koulutuksiin LOKI-järjestelmä kautta kehittääkseen ja päivittääkseen osaamistaan. Lisäksi tarjolla on ulkoisia koulutuksia sekä erilaisia verkostoja, joihin on mahdollisuus osallistua. Esihenkilö seuraa henkilöstönä osaamista ja varmistaa kaikille yhtäläisen mahdollisuuden päästä koulutuksiin.
Henkilöstön perehdytys: Valmennustalo Jengassa on sisäiset ohjeet ja säännöt sekä perehdytyskansio uusille työntekijöille. Vake tarjoaa täydennys- ja lisäkoulutustilaisuuksia sisäisesti. Lisäksi käydään läpi tiimien kesken asiakastyön kehittämistä liittyviä asioita säännöllisesti.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön ammattitaitoa seurataan vuosittaisilla kehityskeskusteluilla siinä tehdyn suunnitelman pohjata. Esihenkilö suosittelee erilaisia koulutuksia henkilöstölle. Esihenkilö seuraa lakisääteisten koulutusten toteutumista sekä täydennyskoulutusten toteutumista.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Yksikössä nimetään opiskelijalle ohjaaja, joka huolehtii opiskelijan harjoittelun etenemisestä. Vastuu on viimekädessä esihenkilöllä ja joka ohjaa henkilöstä opiskelijan ohjaamisen koulutuksiin
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Vake -pulssi kysely kerätään 4 kertaa vuodessa ja tulokset käsitellään yhdessä henkilökunnan kanssa. Kehittämisehdotuksiin pyritään vastaamaan ja hyödyntämään toiminnassa mahdollisuuksien mukaan. Palautteiden laadukas ja systemaattinen käsittely nostaa esille palvelujen ja prosessien kehitettäviä osa-alueita. Palautteiden avulla seurataan myös pitkällä aikavälillä palvelujen kehittämistyön tuloksellisuutta. TTL.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Henkilöstöllä on vähintään 2 asteen ammatillinen koulutus ja koulutusta tai osaamista sosiaalialalta. Henkilöstö suorittaa vuosittain tietoturvakoulutukset. 
Epäkohtiin puututaan  

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Varsinaista laskennallista mitoitusta ei ole.  Jokaiselle pajalle on laskettu oma maksimaalinen mitoituksensa.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Olemassa olevat vakanssit pyritään pitämään täytettyinä käynnistämällä rekrytoinnit viipymättä tarpeen tulessa tietoon. Henkilöstä liikkuu tarvittaessa pajalta toiseen. Poissaolojen myöntämisessä käytettään harkintaa.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Tarvittaessa asiakkaat voivat saada etätehtävän, jos henkilöstöä ei ole riittävästi

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: lääkehoitoa ei toteuteta.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: lääkehoitosuunnitelmaa ei ole.
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: lääkevarastoa ei ole.
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: lääkinnällisiä laitteita ei ole.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: laitevastaava ei ole.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Asiakkaiden yhteisiä tiloja ovat pajat, WC-tilat sekä ruokailutila. Asiakkaat pysyttelevät pääasiassa omalla pajallaan toimintapäivän ajan. Henkilökunnalla on käytössä omat tai jaetut yhteiskäyttöhuoneet. Jokainen pajan henkilöstö vastaa pajansa laitteiden kunnosta ja turvallisuudesta sekä informoi tarvittaessa esihenkilöä epäkohdista.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Työpaikkaselvitys 3.5.2023, Laadunvalvonnan valvontakäynti 23.5.2024
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Ensiapuvalmius on oltava kaikilla henkilökunnan jäsenillä.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Tietoturva: Läppäreissä ja näytöissä on tarvittaessa näytönsuojat. Henkilöstö käy kerran vuodessa tietosuoja koulutukset. Laitteissa on tarpeen mukaan turvasuojat.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Epäkohdan havaitessa soitto kiinteistö huoltoon.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Kiinteistön omistajan vastuulla.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Huollot tilataan huoltomieheltä. Kannettavat tietokoneet ja  kopiokoneet ovat Liesing laitteita.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti ja Walmu (Walmusta luovutaan vuoden 2024 lopussa)
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilöstö on osallistunut Apottikoulutuksiin ja valmennustalossa on Apottitukihenkilö, joka tarvittaessa opastaa järjestelmän käytössä.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: VAKElla on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Vastuuhenkilö Minna Liljelund
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Häiriöstä tehdään tikettejä Vakka-portaaliin.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Ei vaikuta toimintaan.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Käytössä kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet. Ohjeita saamme Intrasta. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Ei vaikuta toimintaan.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Teams palavereita asiakkaan asioissa hänen niin halutessaan. Asiakkailla on mahdollisuus asioida sähköisesti asiakaskoneelta, Henkilöstä auttaa asiakasta tarvittaessa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Jengan esihenkilö.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Valmennustalolla sosiaaliohjaajat kirjaavat asiakastietojärjestelmä Apottiin kuntouttavan työtoimintaan liittyviä asiakaskirjauksia. Sosiaaliohjaajat saavat perehdytyksen kirjaamiseen työ aloittaessaan. Lisäksi tarjolla on kirjaamiskoulutusta. 
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Asiakastietoja käsitellään tietosuoja huomioiden. Tietosuoja koulutukset ovat pakollisia koko henkilöstölle vuosittain.

Palvelun saatavuuden määräajat: Pajoille tullaan jonotoiminnan kautta. Kaikille pajoille ei ole jonoja. Hakijat käsitellään saapumisjärjestyksessä.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaille tehdään aktivointisuunnitelma, jonka pohjalta palvelua lähdetään toteuttamaan. Kuntouttavan työtoiminnan asiakkaiden työ- ja toimintakykyä seurataan jaksoarvioinnein 3 kuukauden välein. Tämän lisäksi pajoilla pajahenkilöstä ja sosiaaliohjaaja käyvät keskusteluja asiakkaan kanssa, mikäli työ – tai toimintakyvyssä tapahtuu muutoksia. Huomiot kirjataan Apottiin.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: Asiakkaat huolehtivat itse omasta ruokailusta.
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Puhtauspalelupaja huolehtii talon siivouksesta tekemällä ylläpitosiivousta päivittäin. Lisäksi käsidesiä on tarjolla ympäri taloa.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Töihin tullaan vai terveenä. Työssä käytetään suojavälineitä ja desinfiointiaineita tarpeen mukaan.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Asiakkaat huolehtivat itse tavaroistaan.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Yksikössä ei toteuteta.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Kuntouttavan työtoiminnan sosiaaliohjaajien ja terveysohjaajien välinen yhteistyö (työttömien terveystarkastus), omavalmentajat, päihdeyksiköt. Valmennustalon pajahenkilöstä on osa asiakkaan moniammatillista tiimiä.
Asiakastieto kulkee Apotin välityksellä sekä moniammattilaisissa tiimi palavereissa.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:
Asiakkaat ohjataan kunnallisiin terveydenhoidon palveluihin. Hyödynnetään yleistä hätänumeroa.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Asiakkaan hakiessa palveluun, yhteistyötä tehdään sosiaaliohjauksen ja pajojen välillä.
Omatyöntekijän nimeäminen: Asiakkaalle on nimetty yksikössä omatyöntekijä.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakas on mahdollisuuksien mukaan kirjaamisessa, hänellä on oikeus lukea itsestään tehtyjä kirjauksia ja häntä tiedotetaan tästä oikeudesta.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Mikäli havaitaan tai kuullaan asiakkaan epäasiallisesta kohtelusta, otetaan asia puheeksi välittömästi ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Sosiaali- ja potilasasiavastaavan tehtävä on edistää sosiaali- ja terveystoimen asiakkaiden oikeusturvaa. Hän toimii tarvittaessa välittäjän asiakkaan ja viranhaltijoiden välillä samalla, kun asiakkaalla on käytössä myös viralliset valituskanavat.
Sosiaali- ja potilasvastaava neuvoo terveydenhuoltoalan henkilökunnan antamaan hoitoon tai kohteluun liittyvissä ongelmissa, avustaa potilasvahinkoasioissa tai muistutuksen tekemisessä, ja edellyttää että potilas/asiakas ottaa mahdollisimman pian yhteyttä viimeisimpään hoitopakkaan asioiden selvittämiseksi.
Tiedot löytyvät Valmennustalon seinältä.
Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista.
Kuluttajaneuvontaa varten maistraatteihin on perustettu valtakunnallinen neuvontapalvelunumero 029 505 3050, josta asiakas saa maksutta opastusta ja riitatilanteessa sovitteluapua. Neuvonta palvelee arkisin klo.9.00–15.00.
Neuvoja avustaa ja sovittelee kuluttajan ja yrityksen välisessä ristiriitatilanteessa, ohjaa kuluttajaa oikean tiedon äärelle sekä antaa kuluttajalle ja elinkeinonharjoittajalle tietoa kuluttajan oikeudellisesta asemasta, esim. virheen hyvityksestä, sopimuksista ja maksamisesta. Hän neuvoo asunto- ja kiinteistökaupan ongelmissa sekä huoneenvuokra-asioissa ja avustaa muita kuluttajansuojaviranomaisia.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakkaalle tehdään kuntouttavan työtoiminnan sopimus 3 kuukauden välein aktivointisuunnitelman pohjalta. Suunnitelmassa on kirjattuna tavoitteet, joita seurataan.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Asiakkaat ovat palvelussa vapaaehtoisesti ja heidän toiveitaan kuunnellaan toiminnassa. asiakkaat voivat antaa palautetta palvelustaan henkilöstölle.
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Ei ole käytössä.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Asiakkaan itsemääräämisoikeutta ei rajoiteta, ellei siitä aiheudu vaaraa tai haittaa muille. Rajoitustoimenpiteet eivät ole käytössä.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
webropol-asiakaspalautelomakkeella, jaksoarviointitilaisuuksissa, Vaken nettisivujen palautelomakkeella   Anna palautetta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi)     
Asiakaspalautejärjestelmän avulla hyvinvointialueen asiakkaat voivat antaa verkkosivuilla tai paperilomakkeella jatkuvaa palautetta alueen sosiaali- ja terveyspalveluista.  
Asiakaspalautteiden avulla seurataan mm. 
asiakastyytyväisyyttä  
asiakkaiden osallisuutta 
palvelujen laatua 
palvelujen vaikuttavuutta 
Palautteiden laadukas ja systemaattinen käsittely nostaa esille palvelujen ja prosessien kehitettäviä osa-alueita. Palautteiden avulla voidaan myös seurata pitkällä aikavälillä palvelujen kehittämistyön tuloksellisuutta.
Yksiköiden esihenkilöt toimivat järjestelmään saapuneiden palautteiden käsittelijöinä ja kehittämisehdotusten esittelijöinä.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Palautteet käsitellään henkilöstön kesken sekä annetaan asiakkaalle vastaus palautteeseen mahdollisimman pian.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutuksen kohteena olevan yksikön esihenkilö, joka vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhalijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.
Muistutuksen voi tehdä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesi, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamovakehyvä.fi. Asiakirjan voi toimittaa myös Vantaa-infoihin Tikkurilassa, Myyrmäessä ja Korsossa.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Mikäli toiminnassa on ollut moitittavaa, ryhdytään kehittämistoimenpiteisiin asian korjaamiseksi.

9.    Omavalvonnan säännöllinen seuranta
Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Omavalvontasuunnitelma tarkastetaan neljännesvuosittain.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Kehittämistarpeet kirjataan omavalvontasuunnitelmaan sekä muutoslokiin.
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
27.11.2024 Minna Liljelund

02.04.2025 Minna Liljelund 
12.06.2025 Minna Liljelund
30.09.2025 Minna Liljelund