Omavalvontasuunnitelma Kädentaitopaja Käenkukka

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Kädentaitopaja Käenkukka
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Kädentaitopaja Käenkukka kuuluu työ- ja päivätoiminnan palvelualue 1, johon kuuluu myös Kädentaitopaja Kapussi ja Solkikujan työ- ja toimintakeskus.
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
•    Kädentaitopaja Käenkukan lähijohtaja, työ- ja päivätoiminnan esimies: Tarja Oikarinen, tarja.h.oikarinen@vakehyva.fi p. 050-314 5103

•    Vastaava ohjaaja: Marika Portin, marika.portin@vakehyva.fi p. 040-593 9261

•    Työllistymistä ja osallisuutta tukevat palvelut, tehtäväaluepäällikkö: Toni Kinnunen, toni.kinnunen@vakehyva.fi p. 050-312 1717

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Kädentaitopaja Käenkukka tarjoaa työtoimintaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työikäisille vammaispalvelun asiakkaille.  Yksikön toiminta painottuu kädentaitoihin ja taiteen parissa työskentelyyn. Toiminnan tavoitteena on tukea kokonaisvaltaista elämänhallintaan ja vahvistaa työelämätaitoja.
Tällä hetkellä asiakkaita on 17. Palvelua tarjotaan arkipäivisin klo 9-15 välillä, osa- tai kokopäiväisesti, asiakkaan tarpeesta riippuen. Tarjoamme myös vammaispalvelun koululaisille ja opiskelijoille työelämänharjoittelujaksoja.
Arvot ja toimintaperiaatteet. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvot ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus.
Kädentaitopaja Käenkukan toimintaperiaatteet perustuvat asiakkaiden osallisuuden ja itsemääräämisoikeuden edistämiseen ja tukemiseen. Toiminnassa korostuu yhteisöllisyys, luovuus ja innokkuus. Lähtökohtanamme on, että jokainen asiakas voi kokea itsensä tervetulleeksi omana itsenään.
Jokaisella asiakkaalla on yksilöllisesti räätälöidyt toimintakykyyn sopivat ja tarpeeksi haastavat työtoiminnan tehtävät, jotka mahdollistavat uuden oppimisen ja voimaantumisen. Tuetun päätöksenteon keinoin tuemme asiakkaiden itsenäisiä valintoja, ratkaisuja ja niiden vaikutuksia. Työtehtävät lähtevät asiakkaiden omista toiveista, jotka motivoivat ja lisäävät omatoimisuutta.
Ohjaajien läsnä olevan ohjauksen ja kuntouttavan työotteen keinoin kannustetaan ja motivoidaan uusiin kokeiluihin.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Ei tuota. Palveluissamme on vain Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asukkaita.
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
•    Kiinteistön omistaja ja kiinteistönhuolto: VAV, 24/7 p. 010 2351450.

•    Vartiointi: Securitas p. 020-4911

•    Ateriapalvelut: Attendo / Vireko Oy PL 750, Itämerenkatu 9, 00181 Helsinki. Myyrinkodin keittiö p. 041 7320718, keittiöpäällikkö 041 7320717, keittio.myyrinkoti@vireko.fi

•    Asiakaskuljetukset: Logi Point Oy, Rahtitie 3, 01530 Vantaa p. 09-838 66333, keskus@logipoint.fi

•    Puhtauspalvelut: SOL Palvelut Oy. Vanha Porvoontie 231, 01380 Vantaa. Kristina Lepistik Puh 040-176 3402

•   Postipalvelut: Vaken toimipisteiden välisessä kirje- ja pakettilähetyksissä käytetään Vaken sisäpostia. Ulkoinen posti, Posti group Oyj. Postintaival 7 A, 00230 Helsinki p. 020 4511

  •    Vuokramattopalvelu. Lindström Oy, Hermannin rantatie 8, 00580 Helsinki.

•    Henkilöstövuokraus. Seure p. 09-32973750

•    Tietosuojajäte. Encore ympäristöpalvelut p. 09-85677020.

•    Mobiilimaksupääte: Ceepos-kassajärjestelmä. Computer Program Unit Oy, Muuntamontie 2, 80100 Joensuu. P. 010-8419010

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:
Vaken hankinta kilpailuttaa ostopalveluna tuotetut palvelut, joista laaditaan hankintasopimukset ja palvelukuvaukset sekä tehdään tarvittavat omavalvontasuunnitelmat. Palveluntuottaja vastaa sopimuksen mukaisesti sisällöstä, laadusta ja turvallisuudesta.

Palvelujenkäyttäjinä seuraamme palveluiden toteutumista ja tarvittaessa annamme palautetta, pyydämme selvityspyynnön ja osallistumme yhteistyötapaamisiin. Palvelutuottajat järjestävät myös omia asiakastyytyväisyyskyselyjä.

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Laatimisesta ja päivittämisestä vastaa yksikön lähijohtaja, työ- ja päivätoiminnan esimies Tarja Oikarinen.
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään 3 x vuodessa tai aina tarvittaessa. Yksikön työntekijät osallistuvat omavalvontasuunnitelman laatimiseen. Lähijohtaja vastaa, ja työntekijät huolehtivat, että suunnitelman sisältö ja asioiden toteuttaminen arjessa toteutuu. Omavalvontasuunnitelma on osa perehdytysmateriaalia.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelman on julkisesti nähtävänä yksikön seinällä sekä VAKE:n verkkosivuilla https://vakehyva.fi/fi Suunnitelma on luettavissa myös yksikön sharepointissa ja perehdytyskansiossa.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta.
Valvonnan ja tuottajaohjauksen tehtävänä on hyvinvointialueen valvonnan suunnittelu, toteutus ja kehittäminen sekä valvontatiedon kerääminen, analysointi ja kokoaminen. Tiimi toimii yhteistyörajapinnoissa, toimialojen tukena sekä tehden yhteistyötä palveluntuottajien sekä valvontaviranomaisten kanssa. Valvonta- ja tuottajaohjaus järjestää palveluntuottajille neuvontaa ja tukea. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työ- ja päivätoiminnan palvelukuvaus määrittää vammaisten henkilöiden päiväaikaisen toiminnan hankintaa ja kuvaa ehdottomat vähimmäislaatuvaatimukset palvelujen tuottamiseen. Palvelukuvaukseen nostetut laatukriteerit tulevat Kehitysvamma-alan neuvottelukunnan (KVANK) Työn ja päivätoiminnan valiokunta teoksesta Osallisuuden ja työn laatukriteerit | verneri.net  KVANK on kehittänyt Osallisuutta ja työllistymistä edistävän toiminnan laatukriteereiden itsearviointityökalun työ- ja päivätoimintaa toteuttavien organisaatioiden käyttöön.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Laatukriteereiden tarkoituksena on kehittää päiväaikaisen toiminnan palveluja ja toimintakäytäntöjä, ns. työ- ja päivätoimintaa. Tavoitteena on parantaa heikoimmassa työmarkkina-asemassa olevien toimintakykyä ja madaltaa työllistymisen kynnystä. Toiminnan tavoitteeksi asetetaan entistä selkeämmin vammaisten henkilöiden osallisuuden ja työllistymisen edistäminen.  
Keskeisimmät työ- ja päivätoiminnan laatukriteerit:
Tuki valintojen ja suunnitelmien tekemiseen
Tuki muutoksiin ja siirtymävaiheisiin
Tuki lähiympäristöön liittymiseen
Tuki mahdollisimman suuren itsenäisyyden saavuttamiseen
Tuki terveyteen ja hyvinvointiin
Tuki itseilmaisuun, luovuuteen ja merkityksellisissä sosiaalisissa rooleissa toimimiseen
Tuki palvelujen sisältöihin ja toimintatapoihin vaikuttamiseen
Tuki opintoihin tai työhön pääsemiseen.
Laatukriteerit ohjaavat työ- ja päivätoiminnan tuottaman palvelun sisältöä ja asiakkaiden tavoitteita ja asiakaskohtaamisia. Kriteereitä pohditaan työyhteisöissä, kuinka ne tulevat näkyviksi ja konkretiaan arjessa, osaksi asiakkaan elämää ja palvelua. 
Valvontakäyntejä on toteutettu noin 1–2 kertaa vuodessa. Valvontakäyntien yhteydessä tehdään nostoja yksiköiden toiminnan kehittämiseen ja onnistumisiin liittyen. Laadunvalvonta toimii myös yksiköiden arjen tukena ja yhteiskumppanina, joiden puoleen voimme kääntyä erilaisissa asiakkaan palveluihin liittyvissä kysymyksissä.
Vuoden 2024 työ- ja päivätoiminnan yksiköiden yhteiseksi kehittämisenkohteeksi nostettiin kirjaamisen kehittäminen. Noston perusteella koottu kirjaamistyöryhmä tuotti yhtenäiset kirjaamisen ohjeet työ- ja päivätoimintaan. Vahvuuksia yksiköissämme olivat mm. asiakasosallisuus ja asiakkaiden toteuttamissuunnitelmat, joista sai hyvin käsityksen asiakkaan voimavaroista ja haasteita.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Kädentaitopaja Käenkukan lähijohtaja vastaa yksikön kokonaisvaltaisen toiminnan edellytyksistä sekä sujuvuudesta ja että, yksikössä noudatetaan turvallisuuteen liittyviä lakeja ja määräyksiä. Työntekijän velvollisuutena on noudattaa ohjeita ja ilmoittaa viipymättä havaitsemistaan turvallisuusriskeistä. Jokainen ammattilainen on vastuussa omasta työstään ja työyhteisön toimivuudesta, toiminnan kehittämisestä sekä asiakasturvallisuuden edistämistä.
Käenkukan lähijohtaja on vastuussa, että yksikön toimintaa ohjaavat toimintamallit ja menettelytavat, asiakirjat ja suunnitelmat, (kts. 5.1) tehdään ja päivitetään asianmukaisesti. Työntekijät osallistuvat edellä mainittujen toimintamallien ja suunnitelmien tekemiseen ja huolehtivat, että toimivat ohjeistusten mukaisesti. Jokaisen ammattilaisen vastuulla on huolehtia myös muut hänelle osoitetut työtehtävät ja vastuualueet.
Vammaisten työ- ja päivätoiminta kuuluu aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimialaan. Työ- ja päivätoiminnan lähijohtajia johtaa työllistymistä ja osallisuutta tukevien palveluiden tehtäväaluepäällikkö, joka vastaa tehtäväalueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa.

Aluehallitus johtaa hyvinvointialueen toimintaa, hallintoa ja taloutta. Hyvinvointialuejohtaja johtaa aluehallituksen alaisena hyvinvointialueen hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Hyvinvointialueen eri rooleissa olevien lähijohtajien tehtävistä ja vastuista on määritelty tarkemmin hallintosäännössä.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Riskienarviointi ja hallinta on lähijohtajan vastuulla, mutta turvallisuus on kaikkien asia. Jokaisen työntekijän velvollisuus on tuoda esille niin työntekijöiden ja asiakkaiden turvallisuuteen liittyvät huomiot ja tapahtumat. Em. kirjataan Haipro- järjestelmään ja asia käsitellään työpaikkapalaverissa. Turvallisuusriskin vakavuusasteen mukaan, yhteys esim. työsuojeluun tai isännöintiin. Turvallisuus asioita ja riskienarviointia käsitellään säännöllisesti työpaikkapalavereissa. Tavoitteena on turvallisuus asioiden hyvä ennakointi ja tapahtumien minimointi.
Käenkukan työolojen arviointi on tehty yhdessä lähijohtajan ja henkilöstön kanssa 12/2023. Riskienhallintaan liittyviä teemoja ja vastuita on jaettu työyhteisön jäsenten kesken.
•    Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, päivittämisestä ja toteuttamisesta vastaa yksikön lähijohtaja ja henkilökunta.  
•    Perehdytyksestä vastaa yksikön lähijohtaja, nimetty perehdyttäjä ja koko henkilökunta. Perehdytyksessä hyödynnetään yksikön omaa perehdytyskansioita ja –lomaketta sekä Uuden työntekijän -opasta, joka löytyy Intrasta.  
•    Läheltä piti tilanteista ja tapahtumista tulee tehdä aina ilmoitukset Haipro-järjestelmään. Jokainen työntekijä on vastuussa ilmoitusten tekemisestä. Lähijohtaja käsittelee ilmoitukset henkilökunnan kanssa.
•    Lääkehoidon työ- ja päivästoiminnan kokonaisuudesta vastaa työ- ja päivätoiminnan nimetty sairaanhoitaja Marja-Leena Viljanen. Yksikön oman lääkehoitosuunnitelman päivityksestä vastaa lääkehoitovastaava sairaanhoitaja Rebecca Ahava ja lähijohtaja. Yksikössä ei toteuta tällä hetkellä lääkehoitoa. 
•    Turvallisuusvastaavana toimii yksikön lähijohtaja ja työntekijä Rebecca Ahava. He päivittävät pelastus- ja valmiussuunnitelman ja huolehtivat turvallisuuskävelyjen ja poistumisharjoituksien toteutumisesta.
•    Työ- ja päivätoiminnan työsuojeluvaltuutettu on Karoliina Mattila, p. 040-4822189 karoliina.mattila@vakehyva.fi  

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Lähijohtaja ja osaltaan yksikön nimetty turvallisuusvastaava.  
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Turvallisuus ja riskienhallinta on osa perehdytystä ja aiheena yksikön viikkopalavereissa. Työntekijät osallistuvat riskienhallinnan ja omavalvonnan tekemiseen ja arjen toteuttamiseen. Jokainen työntekijä lukee ja kuittaa, että on perehtynyt suunnitelmien sisältöön. Valvontakäynnit ovat myös osa riskienhallintaa.
Riskienhallintaa tukevat koulutukset:
EA (3 vuoden välein)
Palo- ja pelastuskoulutukset (suositus 3 vuoden välein) 
Muut turvallisuuskoulutukset (esim. Uhka- ja vaaratilanteiden hallinta, haastavasti käyttäytyvän asiakkaan kohtaaminen, vähäeleinen kohtaaminen)
Hygieniapassikoulutus (suoritettaessa toistaiseksi voimassa)
Tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset vuosittain
Apottikoulutukset
AVEKKI (suositus 2-3 vuoden välein)
LOVe lääkehoito (5 vuoden välein)
IMO itsemääräämisoikeus (suositeltava)

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi HaiPro -järjestelmässä (12/2023)
•    Pelastussuunnitelma (3/2025)
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma (3/2025)
•    Tietojärjestelmien käyttökatkosuunnitelma 
•    Perehdytyssuunnitelma (3/2025)
•    Lääkehoitosuunnitelma (11/2023)

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Haittatapahtumien havaitseminen, kirjaaminen, analysointi, raportointi ja käsittely tapahtuu Haipro-järjestelmässä. Yksikön lähijohtaja käy läpi läheltä piti- ja haittatapahtumat työpaikkapalaverissa. Isommat haittatapahtumat menevät tiedoksi tehtäväaluepäällikölle sekä työsuojeluvaltuutetulle. 
Jokaisella työntekijällä on työntekijän ilmoitusvelvollisuus havaitsemiinsa epäkohtiin sosiaalihuoltolain ammattihenkilöstön ilmoitusvelvollisuuden 48§:n pykälän mukaan.
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltoon ja lähijohtajalle.
Asiakas- ja potilasturvallisuusilmoitus täytetään silloin, kun kyseessä on asiakkaan turvallisuuden vaarantava tapahtuma tai läheltä-piti-tilanne, joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa haittaa asiakkaalle. 
Työturvallisuusilmoitus tehdään silloin, kun kyseessä on tapahtuma, joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa haittaa henkilöstölle. Työtapaturmien lisäksi siis raportoidaan myös läheltä piti -tilanteet. Näin pyritään ennakoivaan turvallisuuden parantamiseen. Ilmoitus kannattaa tehdä aina kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla voidaan toiminnasta saada turvallisempaa.
Poikkeamat käsitellään Kädentaitopaja Käenkukan työpaikkapalaverissa lähijohtajan johdolla. Poikkeaman korjaamiseksi tehdyt päätökset ja sovitut toimintatavat kirjataan muistioon, joka tallennetaan Sharepoint-ympäristöön. Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan muistiot.  Mikäli poikkeaman käsittely koskee asiakasta, se kirjataan myös Apottiin ja tapahtumasta käydään jälkikeskustelu asianomaisen henkilön ja mahdollisten muiden tapahtumassa mukana olleiden kanssa.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):

Psykososiaaliset kuormitustekijät: yksintyöskentely, jatkuva valppaana olo, ihmissuhdekuormitus, liian kovat vaatimukset/tavoitteet, väkivallan uhka
Tapaturman vaarat: Liukastuminen, kompastuminen, 
Esineet ja aineet: esineiden tippuminen ja - kaatuminen, viiltohaava, pistohaava
Ergonomia: Työpisteen siisteys ja järjestys, työtason korkeus, työasentoon liittyvät haasteet
Ruumiillinen kuormitus: työn tauotus, työtilojen riittävyys
Fysikaaliset vaaratekijät: Ilmanvaihto, työpaikan lämpötila, kuumat ja kylmät esineet
Kemialliset altisteet: Tekstiilipöly, höyryt ja huuruut
Biologiset vaaratekijät: Tartuntavaara, bakteerit ja virukset
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Perehdytys, säännölliset työpaikkapalaverit ja asiakaskokoukset sekä ajantasaiset ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat. 
Pelastus-, valmius- ja lääkehoitosuunnitelmien sekä työolojen arviointien ajantasaisuus. Haipro-ilmoitusten käsittely, jossa pohditaan keinoja tapahtumien välttämiseksi ja poistamiseksi. 
Työyhteisön selkeät toimintamallit arjen hallinnassa ja haastaviin tilanteisiin liittyen. Turvallisuutta edistävä työskentelytapa. 
EA koulutusten ja ensiapuvälineistön ajantasaisuus.
Asiakastuntemus, asiakkaiden toimintakyvyn ja toimintamahdollisuuksien mukainen ohjaus ja toiminta.
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Kilpailutetut ostopalveluja tuottavat tahot sitoutuvat noudattamaan sopimuksen mukaisia turvallisuuteen ja laatuun liittyviä tekijöitä.
He ovat velvollisia perehdyttämään oman henkilöstönsä ja tekemään tarvittavat työohjeistukset, omavalvontasuunnitelmat sekä riskikartoitukset. Palveluntuottajat tekevät myös asiakastyytyväisyyskyselyjä, joiden pohjalta he saavat tietoa palvelun laadusta. Palvelukäyttäjinä olemme velvollisia seuraamaan palvelun laatua, antamaan heille palautetta ja ilmoittamaan mahdollisista epäkohdista.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Seuraamme tutkailmoitusten määrää ja tapahtumien luonnetta sekä niihin liittyviä kehittämistoimenpiteitä. Jokainen ilmoitus käsitellään työpaikkapalaverissa, jossa pohditaan tapahtumien juurisyitä sekä toimintamalleja, joilla estää ja minimoida jatkossa vastaavat tapahtumat. Sovitut toimintamallien ja -käytänteiden muutokset kirjataan palaverimuistioon ja tarvittaessa esim. Apottiin, mikäli toiminnanmuutos liittyy asiakkaaseen. Tarvittaessa olemme yhteydessä muihin asianomaisiin/yhteistyötahoihin, joihin asia liittyy.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Yksiköömme ei ole kohdistunut esim. Valviran tai AVIn selvityspyyntöjä, mutta mahdolliset selvityspyynnöt otetaan käsittelyyn ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin VAKEn ohjeistusten mukaisesti.
Viimeisimmän valvontakäynnin 3/2024 yhteydessä Käenkukan vahvuudeksi nostettiin asiakasosallisuus ja vaikuttavuus sekä kirjaaminen. Haasteeksi pienyksikön kuormittavuus, vastuut jakautuvat kahden työntekijän kesken.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Ilmoitusvelvollisuus on osa perehdytystä. Asia on säännöllisesti esillä työpaikkapalavereissa ja jokainen työntekijä perehtyy mm. tähän omavalvontasuunnitelmaan. Mikäli työntekijä havaitsee epäkohtia, tulee hänen viipymättä ilmoittaa asiasta lähijohtajalle.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Kädentaitopaja Käenkukka kuuluu työ- ja päivätoiminnan alue 1, johon kuuluu myös Kädentaitopaja Kapussi ja Solkikujan työ- ja toimintakeskus. 
Käenkukassa työskentelee vakituisesti kaksi työntekijää nimikkeellä toimintaohjaaja. Toisen heistä koulutus on sairaanhoitaja ja artenomi AMK, toisen kasvatustieteen maisteri ja artenomi AMK. 
Palvelualueelle 1 on nimetty yksi lähijohtaja ja yksi toiminnanohjaaja. He työskentelevät Käenkukassa kumpikin noin yhden päivän viikossa. 
Lähijohtajan koulutus on sosionomi YAMK, lähiesimiestyön ammattitutkinto, artesaani, kehitysvammaistenohjaaja. 
Toiminnanohjaajan koulutus on Sosionomi AMK ja YAMK, liikunnanohjaaja.
Sijaisten käytön periaatteet: 
Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen Laura-järjestelmässä. Lyhyissä poissaoloissa (vuosilomat, koulutuspäivät yms.) sijaisten käyttöä harkitaan tarkoin.
Poissaolotilanteissa:
1. Yksikön toiminnan uudelleenjärjestely ja mukauttaminen sekä henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. 
2. Henkilöstö resurssien liikkuminen oman palvelualueen sisällä (Solkikuja, Kapussi, Käenkukka)
3. Tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista VAKEn työ- ja päivätoiminnan yksiköistä.
4. Mikäli yllä mainituista keinoista ei ole apua, ja henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. 
5. VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön lähijohtajalla sekä toiminnanohjaajalla.
Seuren kautta hankitaan sijaisia lyhytaikaisiin sijaisuuksiin (alle 14vrk), mutta yksikkökohtaisen tarpeen mukaan voidaan käyttää myös pidempiaikaisia sijaisuuksia. Pitkissä sijaisuuksissa suositellaan kuitenkin työsopimuksen tekemistä suoraan VAKEen.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Sijaistyövoimankäyttö on satunnaista.
Rekrytointi:
Käenkukan lähijohtaja vastaa yksikön rekrytoinnista ja sen koko prosessista. VAKE:n rekrytointitiimi tukee rekrytointiprosessin läpiviennissä tarvittavissa vaiheissa. Täytettävälle tehtävälle pitää olla varattu palkkarahat henkilöstö- ja talousarviosuunnitelmassa.
Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työlainsäädäntö ja työehtosopimukset. Rekrytoinnissa käytetään Laura -järjestelmää, ja rekrytoinneissa noudatetaan julkista hakumenettelyä. Ammattihenkilöille on määritelty kelpoisuusedellytykset, jotka ilmoitetaan työpaikkailmoituksessa. Soveltuvuus tehtävään arvioidaan haastattelun ja toimitettujen työ- ja tutkintotodistusten perusteella. Uusien työntekijöiden koeajan pituus on vakituisilla 6 kk ja määräaikaisilla puolet työsuhteen pituudesta, mutta korkeintaan 6 k.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeus varmistetaan rekrytointivaiheessa Valviran Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä Julkiterhikistä: JulkiTerhikki (valvira.fi). Työsopimusta tehdessä HR-järjestelmä ohjaa tarkistukseen, ja työsopimuksen tietoihin merkitään Julkiterhikistä poimittu rekisteröintinumero.
Työskentely edellyttää aina rikostaustaotteen esittämistä ennen työn alkamista. Jo rekrytointivaiheessa tuodaan esille (sekä hakutekstissä että haastattelussa), että toimeen valitun henkilön tulee esittää rikostaustaote. Esitetty rikostaustaote ei saa olla 6kk vanhempi. Yksikön lähijohtaja vie henkilöstötietojärjestelmään otteen esittämispäivämäärän, jonka jälkeen Ote palautetaan työntekijälle, eikä siitä saa ottaa jäljennöstä. 
Rikosrekisteriotteesta ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä tehdessään päätöstä siitä, annetaanko henkilölle tehtäviä vammaisten henkilöiden parissa. Vaitiolovelvollisuuteen sisältyy, ettei tietoa saa paljastaa sivulliselle senkään jälkeen, kun henkilö ei enää hoida sitä tehtävää, jossa hän on tiedon saanut.
Käenkukan työntekijöiden ammattioikeudet ja rikostausta selvitykset on tehty asianmukaisesti.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Lähijohtajan vastuulla on varmistaa, että jokaisella yksikössä työskentelevällä on asianmukainen koulutus, riittävä osaaminen ja ammattitaito, sekä sujuva suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Käenkukan työntekijöillä on toimintaa vastaavat kelpoisuudet, koulutukset ja osaaminen.  
Henkilöstön perehdytys:
Lähijohtaja ja nimetyt työntekijät huolehtivat uusien työntekijöiden sekä opiskelijoiden perehdytyksestä. Yksikössä on perehdytyskansio sekä henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma, missä on nimettynä perehdytyksen osa-alueet sekä vastuuperehdyttäjä. 
Jokainen yksikössä työskentelevä on myös itse velvollinen aktiivisesti perehtymään yksikön toimintaohjeisiin, omavalvontasuunnitelmaan, intran ohjeistuksiin ym. perehdytykseen liittyvään materiaaliin.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Koulutustarve arvioidaan kehittymissuunnitelmissa/ kehityskeskusteluissa, ja ne kirjataan sähköisesti MyJopi -järjestelmään, osaamistarvekartoitus -lomakkeeseen. Koulutustarpeet kulkeutuu toimialan tietoon ja ne huomioidaan koulutussuunnitelmien rakentamisessa. Lähijohtaja seuraa koulutuksiin osallistumista.
Henkilökunta voi osallistua VAKE:n sisäisiin koulutuksiin sekä ulkopuolisten toimijoiden järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksiin haetaan LOKI-järjestelmän kautta. Lähijohtaja varmistaa, että kaikilla on hyvät ja tasapuoliset mahdollisuudet osallistua koulutuksiin. Koulutuksilla tuetaan työntekijän taitoja ja valmiuksia. 
Työ- ja päivätoiminnan täydennyskoulutuksia ovat mm. LOVe lääkehoito, AVEKKI, itsemääräämisoikeus, puhetta tukevat ja korvaavat menetelmät sekä vähäeleinen kohtaaminen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tukee myös työntekijöiden omaehtoista koulutusta. Ohjeet intrassa.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Kädentaitopaja Käenkukan työssäoppimisjaksolle otamme sekä toisen asteen (esim. lähihoitaja), että ammattikorkeakouluasteen opiskelijoita (esim. sosionomi). 
Sosiaali- ja terveysalan työssäoppimisjaksot varataan keskitetysti harjoittelupaikkavarausjärjestelmä Jobiilin ja Tiitus -harkan kautta. 
Harjoittelujaksosta allekirjoitetaan kirjallinen koulutussopimus, josta selviää vastuunjaot opiskelijan, työpaikan sekä oppilaitoksen välillä. Jokaiselle opiskelijalle nimetään vastuuohjaajat. Lähijohtaja vastaa myös opiskelijoiden toiminnasta työpaikalla.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Tärkeää palautetta saamme arjen avoimen keskustelun myötä. Viikoittaisessa työpaikkapalaverissa pohdimme yhteisesti toimintaa, kehittämistarpeita ja ratkaisuja. Onnistumis- ja kehityskeskustelut ja niiden seurantakeskustelut toteutetaan 2 kertaa vuodessa. Ne ovat myös tärkeä väylä tuoda asioita yhteiseen keskusteluun, asettaa tavoitteita ja pohtia toimenpiteitä.

Työhyvinvointikyselyt toteutuvat vuosittain. Kyselyn tuloksista nostetaan kehittämistoimenpiteitä, sekä tunnistetaan vahvuuksia, mitä pyritään yhdessä vahvistamaan entisestään.

Joka toinen kuukausi toteutetaan VAKE-pulssi -kysely, missä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Pulssi -kysely kertoo henkilöstömme työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta. Kyselyn kautta saamme henkilöstön äänen kuuluviin ja tietoa siitä, miten henkilöstö voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat. Tulokset käydään aina läpi henkilöstön kanssa.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Lähijohtaja vastaa henkilöstön osaamisen ja työskentelyn asianmukaisuudesta. Hyvällä rekrytoinnilla ja perehdytyksellä varmistetaan, että henkilöstö tuntee työn periaatteet, tavoitteet sekä arvot, mitkä toimivat työn tekemisen lähtökohtana. 
Työyhteisössä tulee huolehtia myös kollektiivisesti, että työtä tehdään eettisesti, asiakasta kunnioittaen. Lähijohtajan läsnäolo ja arkinen vuorovaikutus henkilöstön kanssa mahdollistaa havainnoinnin arjen työssä. Palvelun laatua seurataan säännöllisesti asiakaspalautteiden, asiakastyytyväisyyskyselyiden ja laadunvalvontakäyntien kautta. Henkilökuntaamme velvoittaa valvontalain mukainen ilmoitusvelvollisuus havaitsemistaan epäkohdista. Havaittuihin epäkohtiin tai sen uhkiin puututaan välittömästi, ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään viipymättä.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Vammaisten työ- ja päivätoiminnassa ei ole lainmäärittämää henkilöstömitoitusta, mutta ylläpidämme omaa viitteellistä mitoitustaulukkoa, jolla voimme arvioida ja todentaa henkilöstö- ja asiakasmäärää sekä työturvallisuutta ja palvelunlaatua. 
Henkilöstömäärä suhteutetaan asiakkaiden tuen ja ohjauksen tarpeeseen sekä asiakasmäärään.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstön riittävyys varmistetaan ensisijaisesti ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen. Henkilöstön riittävyyden varmistaminen on yksikön lähijohtajan vastuulla.
Yksiköllä on käytössä päivä- ja tuntikohtainen asiakasmitoitustaulukko, mikä toimii viitteellisenä apuvälineenä henkilöstön riittävyyden arvioinnissa sekä apuvälineenä esim. ruuhkahuippujen tunnistamisessa, tasaisen työnjaon sekä asiakas- ja työturvallisuuden toteutumisessa. Mitoitustaulukon avulla arvioidaan myös yksikön asiakaspaikkatilannetta.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Akuuteissa poissaolotilanteissa ensisijaisena toimenpiteenä on yksikön toiminnan uudelleenjärjestely: ryhmien yhdistäminen, toiminnan mukauttaminen ja henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. Henkilöstö resurssien liikkuminen oman palvelualueen sisällä (Solkikuja, Kapussi, Käenkukka). Tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista VAKEn työ- ja päivätoiminnan yksiköistä. Mikäli henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. 
VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön lähijohtajalla sekä toiminnanohjaajalla.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
“Sosiaalihuollon yksiköissä, joiden asiakkaiden palveluntarve ei edellytä kokoaikaista sairaanhoitajaa, kuten kehitysvammaisten yksiköissä, tulee olla nimetty sairaanhoitaja, joka vastaa yksikön lääkehoidon käytännön kokonaisuudesta ja joka tosiasiassa käy yksikössä arvioimassa lääkehoidon asianmukaisuutta, ottaa näyttöjä jne.”
Aikuissosiaalityön palvelujen palvelualueella, työllistymistä ja osallisuutta tukevien palvelujen työ- ja päivätoimintakeskusten lääkehoidon kokonaisuudesta vastaa vastaava ohjaaja Marja-Leena Viljanen, joka on koulutukseltaan sairaanhoitaja.

Lääkehoidon tentit voi suorittaa joka toinen torstai keskitetysti opetushoitajien, tai sovitusti sh Marja-Leena Viljasen valvonnassa. Lääkehoidon näytöt suoritetaan vammaistenasumisyksikössä sairaanhoitajan valvonnassa.

Käenkukan yksikössä ei toteuta lääkehoitoa, asiakkailla ei ole päiväaikaisen lääkehoidon tarvetta tai he hoitavat sen itsenäisesti. 
Yksikköön on kuitenkin laadittu lääkehoitosuunnitelma ja tarvittaessa lääkehoidosta vastaa sairaanhoitaja koulutuksen omaava työntekijä Rebecca Ahava. Yksikön lähijohtaja vastaa, ja työntekijä itse huolehtii, että LOVe tentti on ajantasainen ja että tarvittaessa yksikössä on edellytykset turvallisen lääkehoidon toteuttamiselle.  

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti hyväksyy ja allekirjoittaa lääkehoitosuunnitelman.
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Hyvinvointialueen lääkinnällisten laitteiden ammattimaisen käytön vastuuhenkilönä toimii konsernipalvelujen toimialan asiantuntija ja kehittämispalveluista hoitotyön johtaja Raija Hietikko. Lähijohtaja vastaa yksikön lääkintälaitteista ja varmistaa, että yksikössä on nimetty laitevastaava tai lääkintälaitevastaavat.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Käenkukassa ei ole lääkinnällisiä laitteita.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Kädentaitopaja Käenkukka sijaistee Vantaan Kaivokselassa, VAV kerrostalon kivijalan toimitiloissa. Käytössä on 93,5 neliötä. Yksikössä on 2 toimintatilaa, 2 pientä keittiötilaa ja 2 WC-tilaa. Tilat sijaitsevat maan tasalla. Tiloja käyttää päivittäin myös asumisohjaajat.
Tilat soveltuvat käyttöön, mutta ne ovat rajalliset ja uusia tiloja kartoitetaan. Tilat ovat osittain esteelliset ja tilanpuutteen vuoksi apuvälineiden käyttö on rajallinen. 
Tiloihin liittyvissä ongelmista ilmoitetaan lähijohtajalle ja otetaan yhteys huoltoon, tarvittaessa kiinteistön ja vaken isännöintiin sekä kiinteistön omistajaan.
Kädentaitokoneiden ja laitteiden toiminnasta ja huollosta vastaamme itse. Mobiilimaksupääte asioihin liittyen teemme yhteistyötä VAKEn  ICT-infrapalveluiden ja  Ceepos-kassajärjestelmästä vastaavan Computer Program Unit Oy kanssa.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Koko kiinteistön palotarkastus 11/2023
Kädentaitopaja Käenkukan oma pelastussuunnitelma päivitetty 3/2024
VAKEn valvontakäynti ollut 3/2024
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Kiinteistö on hyvässä kunnossa. Toimitilat ja välineet ovat tarkoituksenmukaisia ja toimintaan soveltuvia, mutta pienyksikön haasteena on tilan puute. Tilat asettavat rajoituksia asiakasmäärälle ja mahdollisuudelle eriyttää tiloja/ toimintoja sekä tavaroiden säilytykseen.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Yksikön toimitiloissa on paljon kädentaitoihin liittyvää materiaalia ja laitteita mm. silitysrautoja, ompelukoneita, saksia, joiden käyttöön liittyy aina riski. Kiinnitämme huomioita laitteiden kuntoon, riittävään ohjaukseen ja asiakkaan osaamiseen laitteita käytettäessä.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Kiinteistön liittyvät yleiset tiedotteet voimme lukea rappukäytävän ilmoitustaululta, kiinteistön verkkosivuilta ja osin sähköpostista.
Työolojen arvioinnit 1 x vuodessa ja aina tarvittaessa, jossa tehdään nostoja ja toimenpiteitä turvallisuuden kehittämiseen.
Akuuteissa asioissa olemme aina yhteydessä huoltoon 24/7.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Kiinteistön omistajan ja huollon välittämien tiedotteiden myötä olemme osittain tietoisia kiinteistön tilanteesta. Saatavillamme on toimitilakohteen yhteystiedot ja vastuuhenkilöt, pelastussuunnitelmat ja ohjeistukset poikkeustilanteisiin.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Käenkukan työntekijät ovat koulutettuja käyttämään yksikön koneita ja laitteita kuten työasemat, maksupäätteet, tietoturvatulostin, ompelukoneet, kangaspuut jne. He ilmoittavat lähijohtajalle koneiden ja laitteiden huoltotarpeista. Lähijohtajan vastuun lisäksi, yksikössä on nimetty vastuutyöntekijät esim. Apottivastaava, turvallisuusvastaava, mobiilimaksupäätevastaava, lääkehoitovastaava jne.
Kiinteistön koneisiin ja laitteisiin liittyvät huoltotoimet ja ongelmat esim. ilmanvaihto, lämmitysjärjestelmät, aina yhteys huoltoon 24/7 ja ilmoitus lähijohtajalle.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti. Käenkukassa kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työtoimintaan.

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Lähijohtaja tilaa työntekijälle tarvittavat henkilökohtaiset tunnukset työtehtävissään tarvitsemiin sovelluksiin. Uuden työntekijän perehdytyksessä huomioidaan tietojärjestelmien asianmukaiseen käyttöön opastaminen. Hyvinvointialueella on sisäinen koulutuskalenteri, josta jokainen työntekijä ilmoittautuu tarvittaviin koulutuksiin. Lisäksi uudet työntekijät suorittavat tarvittavat Apotti-koulutukset sekä hyvinvointialueen vaatimusten mukaan tietosuojakoulutukset. 
Yksikössä on nimetty Apotti tukihenkilö, joka osallistuu tukihenkilötilaisuuksiin ja tuo Apottiin liittyvää tietoa omaan yksikköön. Lähijohtaja huolehtii tunnusten ja oikeuksien sulkemisesta työsuhteen päätyttyä.  
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKE:lle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Kaikki työntekijät, jotka käyttävät asiakasrekisteriä työtehtävissään ovat allekirjoittaneet pääkäyttäjän tietosuojasitoumuksen. Käyttöoikeustiedot säilyvät rekisterissä, mutta käyttöoikeudet passivoidaan työsuhteen päättyessä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.      
Asiakastietoja käsitellään yksikössä huolellisesti ja ainoastaan työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa. Henkilötietoja ei säilytetä tarpeettomasti järjestelmien ulkopuolella ja tarpeettomat henkilötiedot (sähköpostit, verkkolevyt, kyselyt, paperit laitetaan tietoturvaroskiin) poistetaan. Henkilötietoja tulostetaan vain, jos se on perusteltua ja yksikössä on tulostamiseen käytössä turvatulostin.  Asiakastiedon kirjaamisessa ollaan huolellisia. Henkilön tiedot suljetaan järjestelmästä, kun asia on hoidettu loppuun. Tietokone lukitaan aina kun poistutaan työpisteeltä. Henkilötietoja sisältävää sähköpostia lähetetään vain ammattilaisten kesken ja salattuna.
Asiakkaita informoidaan henkilötietojen käsittelystä informointiasiakirjalla palvelun alkaessa. Tietosuojapuutteista ja –loukkauksista ilmoitetaan viipymättä tietosuojavastaavalle. Tietosuojaan liittyvä huoneentaulu on esillä yksikön seinällä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytetään tietoturvaloukkaus ilmoitus ja ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin. Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Ohjeistukset ja lisätietoa löytyy Intran Tietoturva ja tietosuoja sivustolta.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen ohjeet löytyvät yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet, sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.      
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Kaikki yksikön työntekijät suorittavat Navisec-järjestelmässä tietosuojan verkkokoulutukset vuosittain. Uudet työntekijät suorittavat koulutukset perehdytyksen aikana (1-3kk.)    
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Yksiköllä on oma poikkeustilanne ohjeistus, jossa on kuvattu varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin. Suunnitelma löytyy yksiön omalta SharePoint sivustolta sekä yksikön tiloista.
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Ohjeistus löytyy yksikön käyttökatkokansiosta.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Asiakkaiden palvelun toteuttamisen suunnitelma ja IMO-suunnitelma tehdään Apottiin yhteistyössä asiakkaan tai tarvittaessa hänen lähipiirinsä kanssa. Suunnitelmat tarkistetaan puolen vuoden välein tai aina tarvittaessa. Päivittäiskirjaukset tehdään mahdollisuuksien mukaan yhdessä asiakkaan kanssa.  

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: 
Työ- ja päivätoiminnan esimies Tarja Oikarinen
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Veera Välitalo, lakimies 
veera.valitalo@vakehyva.fi 
0408614551 
tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Kirjaamisvelvoitteesta on säädetty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 4 §:ssä. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaisia ja riittäviä. THL on ohjannut asiakastyön kirjaamista antamalla asiaa koskevan määräyksen 1/2021.   
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Apotti-järjestelmä. Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työ- ja päivätoimintaan. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. 
Lähtökohdat:
-    Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava päivittäin. 
-    Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden välillä. 
-    Jokaisella asiakkaalla on voimassa oleva, ajantasainen ja asiakkaan voimavaroja kuvaava suunnitelma. Omaohjaaja päivittää suunnitelman 6kk välein yhdessä asiakkaan kanssa. 
-    Omaohjaaja tekee tilannearvion aina asiakkaan tilanteen muuttuessa tai tarvittaessa.

Minimissään kirjattava: 
-    Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset. 
-    Lääkehoito + lääkityspoikkeamat. 
-    Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä. 
-    Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet.  
-    Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asiakastilanteet.  
Lähijohtaja tai toiminnanohjaajan tehtävänä on varmistaa, että työntekijöillä on tarvittavat tunnukset (Vakehyva-tunnus ja Apotti-tunnus) voimassa kirjaamiseen liittyen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on laadittu ohjeet tunnusten hakemiseksi.  
Kirjaaminen on oleellinen osa asiakastyötä ja kirjaamiselle on varattava aikaa päivittäin. Kirjaamista ohjaa lainsäädäntö. Kirjaamisen laatu varmistetaan perehdytyksellä ja koulutuksilla. Yksikössä on esillä kirjaamista ohjaava Omaohjaajan huoneentaulu, sekä ohjeistukset hyvän kirjaamisen ja eettisen kirjaamisen perusperiaatteista. Kirjaamiseen liittyvä ohjeistus on kaikkien työntekijöiden saatavilla Kirjaamisen Teams -ryhmässä. Lisäksi kirjaamisesta keskustellaan säännöllisesti yksikön palavereissa.  
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 Tämän lisäksi on käytössä kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), joka täydentää ja täsmentää tietosuoja-asetusta. Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa myös toimialakohtainen lainsäädäntö. 

Palvelun saatavuuden määräajat:
Asiakkaan on saatava päätös palvelusta kolmen kuukauden sisällä palvelun hakemisesta. Palvelun alkamiseen ei ole määritelty määräaikaa.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Jokaiselle asiakkaalle työ- ja päivätoiminnan suunnitelma Apotti -järjestelmässä 1 - 3kk sisällä asiakkaan työtoiminnan aloittamisesta. Suunnitelmassa selvitetään monipuolisesti asiakkaan toimintakyky ja omat toiveet koskien hänen omaa elämäänsä, arvioidaan aikaisempien tavoitteiden toteutumista ja asetetaan asiakkaan kanssa yhdessä tarvittaessa uusia tavoitteita. Suunnitelma tarkistetaan ja päivitetään kuuden kuukauden välein tai aina tarvittaessa. Yksikössä tehdyn toteuttamissuunnitelman toteutumista seurataan jatkuvasti arjessa ja sitä muutetaan tarvittaessa.  
Jokaisella asiakkaalla on omaohjaaja, jonka vastuulla on tehdä ja käydä läpi suunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa, tehdä asiamukainen kirjaaminen Apotti-asiakastietojärjestelmään ja tiedottaa sekä perehdyttää muu työyhteisö ko. asiakkaan suunnitelman sisältöön ja asiakkaan kanssa sovittuihin tavoitteisiin, jotka tarkistetaan puolivuosittain. 
Asiakastyömme lähtökohtana on, että asiakas on oman elämänsä asiantuntija ja hänet huomioidaan kokonaisvaltaisesti.  Yksikössä järjestettävä toiminta suunnitellaan ja toteutetaan niin, että se mahdollistaa asiakkaiden työ- ja toimintakyvyn tukemisen ja tavoitteiden saavuttamisen. Päivittäinen kirjaaminen peilaa asiakkaiden suunnitelmaan, jossa on kuvattu asiakkaan tarpeet, toiveet ja tavoitteet sekä keinot, joilla näihin vastataan.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Myyrinkodissa toimiva Attendo / Vireko Oy vastaa lounasaterioiden valmistamisesta ja toimittamisesta Käenkukan yksikköön. Attendolla on neljän viikon kiertävä ruokalista ja se on nähtävillä yksikön seinällä ja verkossa. Ateriatilaukset tehdään Aromi järjestelmän kautta. Pienimuotoisia elintarviketäydennyksiä teemme S-Business korttia hyödyntäen.
Asiakkailla on mahdollisuus osallistua maksulliseen ruokailuun tai syödä omia eväitä. Valvonta-ateria yhteydessä ohjaajat avustavat ja omalla esimerkillään opastavat terveelliseen lautasmallin rakentamiseen ja viettävät yhteisöllistä hetkeä.
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Yksikön hygieniakäytännöt perustuvat toimialan ja muiden valvovien viranomaisten ohjeisiin. Ohjaajilta vaaditaan hygieniapassia, jos he käsittelevät ruokaa.
Käenkukan siivouksesta vastaa SOL. Ylläpitosiivous toteutuu 2 x viikossa ja perussiivous tilataan 1 x vuodessa. Siivoussuunnitelmaa päivitetään palveluntuottajan kanssa yksikön tarpeiden mukaisesti. Laitoshuoltaja siivoaa koko yksikön tilat siivoussuunnitelman mukaisesti.
Yksikön ohjaajat ja asiakkaat huolehtivat myös päivittäisen järjestyksen ja yleisen siivouksen ylläpidosta, roskien viemisestä sekä pienimuotoisista keittiötöitä ja pyykkäyksestä. Yksikössä on saatavilla esim. käsidesiä, maskeja, kertakäyttöessuja, näppäimistön puhdistusliinoja jne.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita. Työtoiminnassa päävastuu asiakkaan hygieniasta on asiakkaan asumispalveluissa tai kotona. Ohjaamme, opastamme ja autamme asiakkaita hyvään käsienpesuun.
Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu käsidesin ja kertakäyttöhanskojen käyttäminen. Henkilökunnalla on ohjeistus eritetahrojen välittömään puhdistamiseen sekä tarvittavat välineet löytyvät siivouskomerosta. 
Kaikilla työntekijöillä on hygieniapassikoulutus. Seuraamme Hygieniaohjeistuksia ja toiminnassa sovelletaan ajankohtaisia ohjeita (VAKE:n omat ohjeistukset, STM, THL) hygieniaan ja suojautumiseen liittyen.
Lisätietoa vakavien hoitoon liittyvien infektioiden seurannasta ja ilmoituskäytännöistä löytyy THL:n sivulta osoitteesta. Epidemioiden ja vakavien hoitoon liittyvien infektioiden ilmoittaminen (HARVI) - THL
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Yksikössä ei säilytetä asiakkaiden varoja tai arvotavaroita. Asiakkaita ja yhteistyö kumppaneita tiedotetaan, ettemme vastaa toimintayksikköön tuoduista henkilökohtaisista tavaroista.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Asiakkaan terveyden ja sairaanhoidon asioista huolehditaan pääsääntöisesti kotona tai asumispalveluissa, tai asiakas huolehtii niistä itsenäisesti. Tuemme ja opastamme asiakkaita tarvittaessa terveyteen liittyvissä päivittäisissä asioissa ja ohjaamme terveydenhuollon pariin. 
Asiakkaan luvalla, tai terveyden ja turvallisuuden ollessa uhattuna, voimme olla yhteydessä asiakkaan kotiin tai asumispalveluihin, tai suoraan terveydenhuoltoon. 
Jotta asiakkailla olisi kaikin puolin turvallista osallistua toimintaan, ohjeistamme, että toimintaan ei saa tulla sairaana. Asiakkailla on oikeus fyysisen ja tai psyykkisen jaksamisen sekä oireilun vuoksi olla myös kotona.  
Asiakkaille on varattava riittävä toipumisaika, puolikuntoisena ja toipilaana ei voi myöskään toimintaan osallistua. Lepo on tärkeää. Asiakkaan läheisten ja asumisyksiköiden tulee olla tavoitetavissa asiakkaan toiminta-aikana. Toimintapäivän aikana sairastunut ei voi jäädä loppupäiväksi toimintayksikköön, vaan hän lähtee omaan kotiin lepäämään. Tähän pitää jokaisen läheisen ja asumisyksikön varautua ja järjestää kesken päivän kotiin lähtevän asiakkaan kotiinkuljetus esim. asiakkaan omaa kuljetuskorttia hyödyntäen.
Kaikilla asiakkailla on mahdollisuus käyttää terveysaseman perusterveydenhuollon palveluita. Asiakkaat pääsevät tarvittaessa erikoissairaanhoitoon terveyskeskuksen lähetteellä. Kehitysvammapoliklinikan palvelut ovat käytettävissä kehitysvammaisille asiakkaille ja sinne ollaan yhteydessä kehitysvammapoliklinikan sairaanhoitajan kautta.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Asiakkaan omaohjaaja vastaa ensisijaisesti yhteistyön ylläpitämisestä yhdessä asiakkaan kanssa. Yksikössä monialaista yhteistyötä tehdään esimerkiksi asiakkaiden asumisyksikön ohjaajien, palveluohjaajien, fysio-, puhe- ja toimintaterapeuttien, henkilökohtaisten avustajien sekä tukihenkilöiden kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään muiden työ- ja päivätoiminnan yksiköiden, työvalmennuksen sekä koulujen kanssa.
Tarvittaessa järjestetään asiakkuuksiin liittyviä yhteistyöpalavereja, joissa monialaisesti käsitellään asiakkaan asioita. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimivien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien kanssa asiakastietoa sisältävä viestintä tapahtuu Apotissa.  Jos yhteistyötaholla ei ole Apotti järjestelmää käytössään, tiedonkulku toteutetaan salatulla sähköpostilla tai puhelimitse.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:
Asiakkaiden terveyden- ja sairaanhoidon järjestämisestä vastaa asiakas itse ja/tai hänen läheisensä, asumisyksiköiden ohjaajat, edunvalvoja ja asiakkaan muu nimeämä henkilö. 
Työ- ja päivätoiminnassa noudatetaan äkillisissä sairaustapauksissa, Kuinka toimia poikkeustilanteessa -ohjeistusta. Kuolemantapauksissa soitetaan 112 ja toimitaan saatavien ohjeiden mukaisesti.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Työ- ja päivätoimintaan tulevat uudet asiakkuudet käsitellään viikoittain yhteistyöpalaverissa Järjestämisen yksikön kanssa. Asiakkaalle järjestetään tutustumiskäynti valittuun yksikköön. Tutustumiskäynnin jälkeen sovitaan mahdollisesta palvelun aloittamisesta yksikössä. Asiakkaalle voidaan myös järjestää tutustumis-/kokeilujakso.   
Omatyöntekijän nimeäminen:
Käenkukan asiakkaille on nimetty omatyöntekijä vammaisten asiakasohjausyksikössä (palveluohjaaja, sosiaaliohjaaja tai erityissosiaaliohjaaja) sekä omaohjaajat Kädentaitopaja Käenkukassa.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Työ- ja päivätoiminnan asiakkaalla on oikeus saada tietoa häntä koskevista asioista ja päätöksistä. Kunnioitamme asiakkaidemme itsemääräämis- ja tiedonsaantioikeutta, jonka vuoksi asioista puhutaan suoraan ja rehellisesti asiakkaalle itselleen. Asiakas saa tutustua hänestä talletettuihin tietoihin ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. 
Henkilöstön on selvitettävä työ- ja päivätoimintojen asiakkaalle hänen oikeutensa ja velvollisuutensa sekä erilaiset vaihtoehdot ja niiden vaikutukset samoin kuin muut seikat, joilla on merkitystä hänen asiassaan. Selvitys annetaan niin, että asiakas riittävästi ymmärtää sen sisällön ja merkityksen. Jos henkilöstö ei hallitse asiakkaan käyttämää kieltä, tai asiakas ei aisti- tai puhevian tai muun syyn vuoksi voi tulla ymmärretyksi, huolehditaan tulkin hankkimisesta.
Yksikön asiakkaat osallistuvat arjessa toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen, kehittämiseen ja/tai arviointiin. Meille on tärkeää, että asiakas kokee tulleensa kuulluksi ja nähdyksi sekä pääsee osallistumaan ja vaikuttamaan omaan päiväänsä/viikkoonsa. Osallisuutta tuetaan jatkuvasti arjen kohtaamisisissa ja asiakaskokouksissa. 
Toimintaa ja osallistumismahdollisuuksia arjessa toteutetaan siten, että jokaisella asiakkaalla on oikeus tulla ymmärretyksi omaa kommunikaatio menetelmää käyttäen.
Asiakkaan toteuttamissuunnitelmaa, palvelutarpeen arviota tai IMO-suunnitelmaa tehdessä huolehditaan, että asiakas tulee kuulluksi. Päivittäis-/viikko kirjausta tehtäessä asiakasta pyritään aina kuulemaan.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Asiakkaat kohdataan tasavertaisesti, luottamuksellisesti ja ammattimaisesti, ihmisarvoa ja itsemääräämisoikeutta korostaen. Työskentelyssä korostuu asiakkaan osallistumisen, osallisuuden ja kuntoutumisen edistäminen hänen omassa elämässänsä ja siihen liittyvässä merkityksellisessä toiminnassa. Huolehdimme toiminnassa ja viestinnässä yksityisyyden suojan toteutumisesta. Noudatamme sosiaalialan ammattihenkilöiden eettisiä ohjeita (https://talentia.e-julkaisu.com/2017/eettiset-ohjeet/).

Kiinnitämme erityistä huomiota ja tarvittaessa reagoimme epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen asiakasta kohtaan - meillä on nollatoleranssi asiakkaiden kaltoinkohteluun. Kaltoinkohtelu voi olla fyysistä väkivaltaa, psyykkistä tai sosiaalista kaltoinkohtelua, seksuaalista hyväksikäyttöä, taloudellista hyväksikäyttöä, hoidon ja avun laiminlyöntiä tai muuta oikeuksien rajoittamista ja loukkaamista sekä asiakkaan ihmisarvoa alentavaa kohtelua. Psyykkinen ja sosiaalinen kaltoinkohtelu voi olla sanallista: määräilyä, moittimista tai rankaisemista tai karkeaa, epäasiallista tai lapsenomaista kielenkäyttöä. Se voi myös olla asiakkaan toiveiden ja tahdon huomiotta jättämistä, eristämistä ja yksin jättämistä vastoin tahtoa, vähättelyä ja mitätöintiä. Fyysistä kaltoinkohtelua ovat kovakouraisuus hoitotoimenpiteissä, liikkumisen rajoittaminen, pakottaminen tiettyihin toimenpiteisiin ja pahoinpitely.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioittaen. Tosiasialliseen hoitoon ja palveluun liittyvät päätökset tehdään ja toteutetaan asiakkaan ollessa palvelujen piirissä.

Mikäli asiakas ei ole tyytyväinen saamaansa palveluun, palautetta kannattaa antaa ensisijaisesti keskustelemalla asiasta siinä yksikössä, jota palaute koskee. Näin palaute menee nopeasti ja suoraan oikealle henkilölle. Usein asiat myös selviävät parhaiten keskustelun avulla. Jos asia ei ratkea, asiakas voi ottaa yhteyttä kyseisen yksikön esimieheen tai tehtäväaluepäällikköön. Asiakkaalla tai hänen edustajallaan on myös lainmukainen oikeus tehdä muistutus, jos hän on tyytymäyön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Kantelun voi tehdä viranomaisen tai palvelusuhteessa olevan henkilön lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä.
Potilas- ja sosiaaliasiavastaavien yhteystiedot ovat nähtävillä yksikön seinällä ja niistä saa tarvittaessa lisätietoa.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelmat tehdään 1-3kk päästä palvelussa aloittamisesta, ja sitä päivitetään 6kk välein. Tämän lisäksi kehitysvammaisille asiakkaille laaditaan suunnitelma itsemääräämisoikeuden vahvistamisesta. Myös tämä päivitetään yhdessä asiakkaan kanssa puolivuosittain.
Yksikön lähijohtaja ja toiminnanohjaaja seuraavat säännöllisesti ja vastaavat siitä, että suunnitelmat ovat voimassa sekä asianmukaisia. Jokaisen työntekijä tulee myös itse huolehtia, että noudattaa lakisääteistä suunnitelmien tekemisen päivittämisen velvoitetta.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Asiakkaiden työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelma ja IMO-suunnitelma tehdään ja päivitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakkaan toimintamallisuuksien ja toiveiden mukaan laadittujen suunnitelmien tekemisessä voi olla osallisena lähipiiri ja tai asiakkaalle itselleen muut tärkeät edustajat. Haluamme varmistaa, että asiakkaan ääni ja mielipide tulevat kuuluksi. Mitä enemmän apua ja tukea tarvitsevasta henkilöstö on kyse, sitä suuremmassa osassa ovat lähipiiri ja päivittäinen kohtaaminen ammattilaisen kanssa. Tällöin monet asiakkaan itsemääräämisoikeutta ja hyvinvointia koskevat ratkaisut perustuvat asiakkaan tulkintaan ja havainnointiin. Edellä mainittujen suunnitelmien tavoitteet ja sisältö tulee näkyä arjen toiminnassa ja päivittäiskirjaamisessa.
Ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat ovat keskeinen asia itsemääräämisoikeuden toteutumisessa ja itsemääräämisoikeutta tukevien toimintamallien kehittämisessä. Ennakointi keskittyy rajoittamisen sijaan tukemiseen. Suunnitelmissa kuvataan yksityiskohtaisesti henkilön itsemääräämisen mahdollisuudet, voimavarat ja keinot, sekä avun ja tuen tarpeet, joilla hänen on mahdollista saavuttaa itsemäärääminen omien toimintamahdollisuuksiensa mukaisesti. 
Asiakkailla on oikeus osallistua ja vaikuttaa toiminnan sisältöön. Jatkuvasti arjessa asiakkailta saatavien palautteiden ja toiveiden lisäksi järjestämme säännöllisesti asiakasraateja/ asiakaskokouksia. Niistä saamme arvokasta tietoa toimintaan, toiveisiin, kokemuksiin, mielenpäällä oleviin asioihin, ajatuksiin ja odotuksiin liittyen.
Arjessa ja asiakaskokouksissa käsitellään niin yksikön sisäisiä arjen asioita kuin yhteiskunnallisiakin teemoja. Aiheena myös itsemääräämisoikeus, johon kuuluu sekä oikeuksia että velvollisuuksia. Itsemääräämisoikeuden toteutuminen edellyttää positiivista riskiarviointia ja riskinottoa – kaikilla tulee olla lupa myös epäonnistua. Matka kohti oman näköistä elämää tapahtuu kokeilujen, oppimisen ja erehtymisen kautta.
Ammattietiikka on koko työyhteisöä koskeva yhteisöllinen asia, jossa asiakkaan näkemyksille on annettava tasavertainen arvo. Suurin muutos itsemääräämisoikeuden edistämisessä tehdään asenteissa ja kohtaamisessa, joka vaatii toteutuakseen aitoa juurisyihin pureutuvaa reflektointia. Itsemääräämisen eettinen tarkastelu on osa arkeamme ja aihe kulkee mukana työpaikka- ja tiimipalavereissamme. 
Käymme yksiköissä itsemääräämisoikeuteen liittyvää keskustelua ja pohdintaa sekä noudatamme sosiaalialan ammatti eettisiä ohjeita Lukusali - Talentia, Asiakkaan oma mielipide ja näkemys huomioiden, keskustelujen kautta pyrimme aina löytämään asiakkaan itsemääräämisoikeutta parhaiten tukevia ratkaisuja. Ratkaisut eivät saa aiheuttaa haittaa muille henkilöille, rajoittaen heidän itsemääräämisoikeuttaan.
Itsemääräämisoikeutta tuetaan myös kohtuullisin mukautuksin Vammaisten henkilöiden oikeudet | Yhdenvertaisuusvaltuutettu ja positiivisen erityiskohtelun Positiivinen erityiskohtelu | Yhdenvertaisuusvaltuutettu keinoin. 
Työntekijöiden itsemääräämisoikeuteen liittyvillä koulutuksilla on merkitystä, kuinka asiat näyttäytyvät toiminnassa. Työ- ja päivätoiminnan palvelualueille on koulutettu IMO vastaavia, jotka toimivat yksiköiden apuna ja tukena IMO liittyvissä asioissa. Suurin osa henkilöstöstä on suorittanut myös AVEKKI koulutuksen. 
Kannustamme yksiköitä järjestämään Itsemääräämisoikeuteen liittyviä teemapäiviä ja -viikkoja. Toiminnassamme hyödynnetään myös erilaisia itsemääräämisoikeutta tukevia menetelmiä ja toimintamalleja, esim:
Vuorovaikutus ja kommunikointi kuuluvat kaikille - Papunet
OIVA-vuorovaikutusmalli - Papunet
Kommunikointipassi - Papunet
Tietoa huomioivasta yhdessäolosta HYP - Papunet
Tuettu päätöksenteko | Tukiliitto
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Työ- ja päivätoiminnan jokaiselle asiakkaalle on nimetty omaohjaaja, joka huolehtii, että asiakkaan toteuttamissuunnitelmat ja kehitysvammaisten asiakkaiden kohdalla myös ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat (IMO) ovat ajan tasalla. Omaohjaaja on tarvittaessa yhteydessä lähipiiriin ja muihin yhteistyötahoihin.
Muiden kuin kehitysvammaisten asiakkaiden kohdalla ei tehdä erillistä IMO-suunnitelmaa, mutta asiakkaiden toteuttamissuunnitelmat ja tavoitteet laaditaan yhdessä asiakkaiden kanssa itsemääräämisoikeuden tukeminen ja vahvistaminen huomioiden.
Ohjeita ja apua suunnitelmien tekemiseen saa esim. 
•    Työ- ja päivätoiminnan Kirjaamisen teams
•    Apotti tukihenkilöiltä ja IMO vastaavilta 
•    Itsemääräämisoikeus haltuun! oppaasta       
VAKEn IMO käsikirja on työstämisvaiheessa, josta jatkossa saa kootusti tietoa, ohjeita ja toimintamalleja itsemääräämisoikeuteen liittyen.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Rajoittamistoimenpiteiden tunnistaminen, täsmentynyt kirjaaminen sekä rajoittamisen jälkiselvittely ovat oleelliset elementit, joilla minimoidaan ja vältetään rajoittamista. 
Itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa vain, jos henkilön tekemä päätös todennäköisesti vaarantaa henkilön itsensä tai muiden terveyttä tai turvallisuutta. Tai se vahingoittaa merkittävästi omaisuutta ja henkilön itsemääräämisoikeus on todettu alentuneeksi. Lähijohtaja vastaa ja työntekijän huolehtivat, että kaikki ovat tietoisia millaisia rajoitustoimenpiteitä työ- ja päivätoiminnassa, ja aina kyseisen asiakkaan kohdalla on mahdollista toteuttaa.
•    Asiakkaan itsemääräämisoikeutta tulee kunnioittaa niin pitkälle kuin mahdollista.
•    Rajoittamista tulee välttää ja etsiä aina lievintä mahdollista keinoa ratkaista tilanne.
•    Rajoittamistoimenpidettä saa käyttää vain viimesijaisena keinona.
•    Toimenpiteen on oltava eettisesti perusteltavissa ja se on suoritettu turvallisesti ja asiakkaan ihmisarvoa kunnioittaen.
•    Henkilökunnan puute ei oikeuta asiakkaan rajoittamiseen.
•    Toimenpide on lopetettava heti, kun sen käyttäminen ei ole enää välttämätöntä.
•    Asiakkaan tilaa on seurattava toimenpiteen luonteen ja asiakkaan tilanteen edellyttämällä tavalla.
Mikäli tilanne kuitenkin vaatii rajoittamista, sen tulee aina perustua lakiin. Noudatamme sosiaali- ja terveysministeriön rajoitustoimenpideohjeistusta. STM laatimassa taulukossa Rajoitustoimenpidetaulukko.pdf on kuvattu rajoitustoimet, joita voidaan käyttää järjestettäessä kehitysvammaisten asiakkaiden päivä- tai työtoimintaa ja jossa on riittävä määrä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilöitä.
•    42 f § Kiinnipitäminen (lyhytaikainen)
•    42 g § Aineiden ja esineiden haltuunotto
•    42 h § Henkilöntarkastus
•    42 k § Rajoittavien välineiden tai asusteiden käyttö päivittäisissä toiminnoissa
Mikäli asiakkaan tehostetun palveluasumisen yksikössä tai laitoksessa on tehty kirjallinen päätös, alla olevia rajoitustoimia voidaan käyttää myös työ- tai päivätoiminnan yksikössä.
•    42 m § Valvottu liikkuminen
•    42 n § Poistumisen estäminen (3 momentti)
Rajoitustoimenpiteiden jälkiselvittelyn vaiheet:
•    Tilanteen läpikäyminen yhdessä asiakkaan, sekä muiden tilanteessa olleiden asianomaisten kanssa.
•    Tapahtuma ja jälkiselvittely kirjataan asiakastieto- ja tutkajärjestelmään.
•    Tapahtuman jälkiselvittely työyhteisössä.
•    Uusien toimintakäytänteiden pohtiminen ja toimintamallien muuttaminen, joiden tavoitteena on rajoittamistoimenpiteiden lievemmät keinot/ rajoittamistoimenpiteistä luopuminen. 
•    Tilanteen luonteesta ja tapahtumasta riippuen, yhteys muihin tahoihin (esim. VAKEn IMO ryhmä, työsuojelu)

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakkaat, omaiset ja läheiset voivat antaa palautetta seuraavasti:

•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internetsivujen QPro-ohjelman kautta: https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta. Yksikössä esillä runsaasti materiaalia (julisteita, QR-koodeja yms, minkä kautta palautetta voi antaa)
•    Suullisesti tai kirjallisesti henkilökunnalle tai esimiehelle
•    Sähköpostitse henkilökunnalle tai esimiehelle

Palautetta ja kehittämisideoita voi antaa suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti myös suoraan toimintakeskuksen lähijohtajalle ja henkilöstölle. Henkilökunnalla on velvollisuus käsitellä palaute, viedä tarvittaessa asiaa eteenpäin ja yhdessä kehittää toimintaansa tähän perustuen.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Kaikki saadut palautteet käsitellään yhdessä yksikön viikkopalaverissa, ja tarvittaessa tehtäväalueen johtoryhmässä. Palauteet huomioidaan toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Palautteesta käydään myös keskustelua asiakkaiden kanssa toiminnan yhdessä kehittämiseksi. Myös vuosittaisilla valvontakäynneillä raportoidaan yksikössä saadut palautteet.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: 
Yksikön lähijohtaja Tarja Oikarinen.
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Asiakkaalla on lain mukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen.
Mikäli asiakas, omainen tai läheinen haluaa tehdä muistutuksen, hänelle lähetetään sähköisesti, tai tulostetaan muistutuslomake: Palveluun, hoitoon tai kohteluun liittyvä muistutus (410004), mikä palautetaan täytettynä yksikköön lähijohtajalle.
Yksikön lähijohtaja lähettää muistutuksen kirjaamoon asian avaamista varten (kirjaamo@vakehyva.fi). Muistutus käsitellään asianmukaisesti ja kirjallinen vastaus annetaan viivyttelemättä perusteluineen (3 viikon sisällä muistutuksen vastaanottamisesta). VAKE:n intrasivuilla on määritelty tarkemmin muistutusprosessi ja toimintatavat. Muistutus sekä kirjallinen vastine on tallennettava CaseM -asianhallintajärjestelmään.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Yksikön toimintaa koskevat muistutukset ja kantelut käydään läpi yksiköissä. Havaittuihin laatupoikkeamiin puututaan ja tehdään tarvittaessa toiminnanmuutoksia.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Lähijohtaja on vastuussa omavalvontasuunnitelman toteutumisen seurannasta neljän kuukauden välein. 
Yksikön työntekijät osallistuvat seurantaan ja arviointiin, ja jokainen perehtyy tehtyihin muutoksiin. Työyhteisössä kirjatut omavalvontasuunnitelman muutokset päivitetään niin paperiversioihin kuin verkkosivuille, verkkosivujenpäivittäjäksi on nimetty tehtäväalueen asiantuntija Mervi Aalto.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Suunnitelmaan päivitetään esim. palautteiden, työolojen arvioinnin ja haipro-ilmoitusten myötä esille tulleet kehittämistarpeet ja niihin liittyvät toimintamallien muutokset.
Tämä omavalvontasuunnitelma on tehty 30.11.2024. 
Seuraava seuranta ja arviointi tapahtuu 30.9.2025 tai tarvittaessa aiemmin.
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Päivitys pvm.    Aiheen otsikko ja kuvaus    Päivittäjä
30.11.2024 Tarja Oikarinen
31.3.2025 Tarja Oikarinen
2.7.2025 Tarja Oikarinen
30.9.2025 Tarja Oikarinen