Katriinan sairaala Omavalvontasuunnitelma, Osasto 7

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Sairaalapalvelut osasto 7
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Katriinankuja 4, 01760 Vantaa
p. 0438269580

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Ylilääkäri Vili Arminen
vili.arminen@vakehyva.fi 
p. 0403541490

Lähijohtaja Laura Järvinen
laura.jarvinen@vakehyva.fi 
p. 0503121990 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): 

• Potilaat tulevat hoitoon pääosin päivystyksestä, erikoissairaanhoidon osastoilta tai osastosiirtoina sairaalan sisältä. 
• Osasto 7 on profiloitunut konfuusiopotilaiden hoitoon. 

Sairaalapalvelujen palvelualue tuottaa hyvinvointialueen asukkaille perusterveydenhuollon sairaanhoito- ja kuntoutuspalveluja vuodeosastoilla, poliklinikoilla ja kotiin vietynä palveluna. Palvelualueeseen kuuluvat kaksi akuuttigeriatrista osastoa Peijaksen sairaalassa, seitsemän hoito- ja kuntoutusosastoa sekä yksi yhteistyöosasto HUS:n kanssa Katriinan sairaalassa ja yksi akuuttigeriatrinen osasto sekä Keravan terveyskeskuksessa. Lisäksi palvelualueeseen kuuluvat geriatriset poliklinikkapalvelut Katriinassa ja Keravan terveyskeskuksessa sekä koko alueen kattavat kotisairaalapalvelut ja LiiSa -liikkuva sairaalapalvelu.  

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? 

Yksikössä voi olla satunnaisesti maksusitoumuksella toisen hyvinvointialueen asiakkaita. 

Arvot ja toimintaperiaatteet  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvoja ovat  

1. Oikeudenmukaisuus  

• Kohtaamme asiakkaat arvostavasti ja yksilöllisesti  
• Selkeillä toimintamalleilla varmistamme yhdenvertaisen kohtelun  
• Johdamme tasapuolisesti ja ammattitaitoisesti  
• Toimimme yhdenvertaisesti, asiakaslähtöisesti ja läpinäkyvästi  

2. Vastuullisuus  

• Kehitämme osaamistamme jatkuvasti, ja toimimme tutkitun tiedon pohjalta  
• Teemme parhaamme asiakkaan hyvinvoinnin eteen  
• Kannamme vastuun työstämme ja arvostamme toisiamme  
• Toimimme kustannustehokkaasti  
• Toimimme ekologisesti, sosiaalisesti ja taloudellisesti kestävällä tavalla  

3. Rohkeus  

• Arvioimme toimintaamme aktiivisesti, ja haemme ratkaisuja haasteisiin  
• Kannustamme henkilöstöä innovatiivisuuteen  
• Uudistamme toimintaa asukkaiden, järjestöjen ja yritysten kanssa rohkeasti ja ennakoiden  
• Teemme ennakkoluulottomasti muutoksista mahdollisuuksia  

Terapiapalveluiden omavalvontasuunnitelma: 

 2024_Terapiapalvelu_Sairaalapalvelut_omavalvontasuunnitelma.docx 

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:

Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.  

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Ylilääkäri Vili Arminen
vili.arminen@vakehyva.fi  
p.0403541490 

Lähijohtaja Laura Järvinen
laura.jarvinen@vakehyva.fi 
p. 0503121990

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään aina kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Omavalvontasuunnitelma tarkastetaan 1x vuodessa joulukuussa.

Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Yksikön toimintasuunnitelma on henkilöstölle nähtävillä sähköisenä Teamsissa. Yksikön profiilista johtuen omavalvontasuunnitelma ei ole saatavilla yleisissä tiloissa. Potilaat ja omaiset saavat sen pyydettäessä henkilökunnalta, löytyy kansliasta. 
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä myös VAKE:n internetsivuilla.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:

Käypä hoito -suositukset 

Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026 

Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM) 

Hygieniaohjeet 

Hygieniaohjeet löytyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työohjepankista.

Siivousohjeet 

Siivousohjeet löytyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työohjepankista.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Sairaalapalveluihin hoitoonpääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa.

Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti. 

Hoitoonpääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta. 

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Katriinan sairaalan kuntoutusosastojen Ylilääkärinä toimii Vili Arminen.

Hoitotyön lähijohtaja vastaa yksikön toiminnasta, henkilöstöhallinnosta ja resurssoinnista. Lähijohtajalla on myös päävastuu yksikön kehittämisestä hoitotyön osalta. Lähijohtaja vastaa ja seuraa taloutta ja toimintaa tilastojen näkökulmasta. Lähijohtajan sijaisena esim vuosilomien aikana, toimii aina toinen ennalta nimetty lähijohtaja toisesta yksiköstä.

Apulaisosastonhoitajan vastuulla on yksikön opiskelijayhteistyö. Apulaisosastonhoitaja osallistuu myös yhdessä lähijohtajan kanssa yksikön kehittämiseen, osaamisen varmistamiseen ja tarvittaessa resurssointiin.

Osaston lääkärit ovat johtavan ylilääkärin alaisuudessa. Osastolla työskentelee osastonsihteeri, jonka esihenkilö on tukipalveluiden lähijohtaja. 

Laitoshuollon työntekijät (SOL) ovat laitoshuollon esihenkilön alaisuudessa.

Osaltaan toimintaa ohjaavat Vaken:n yhteiset ohjeistukset ja toimintamallit.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn. 
Sairaalapalveluissa lähijohtajat vastaavat haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.

Lähijohtajalla on päävastuu riskienhallinnasta toimintayksikössä.

Yksikössä määriteltyjä riskienhallinnan vastuita: 
Lääkehoito: Johanna Laari, Niina Soini, Eija Hakkarainen
Turvallisuus: Stiina Perkiö, Elsa Ollila-Rantanen 
Hygienia: Sinikka Kokkinen, Edel Njagi 
Lääkintälaitteet: Robert Matheka, Gina Kabeya, Katja Sorja
Jatkuvuustyöasemat: Laura Järvinen, Stiina Perkiö, Elina Mynttinen
Vivago: Saara Päivärinta
Apotti: Marjo Käyhkö, Maarika Kolli, Katja Sorja

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Ylilääkäri Vili Arminen
vili.arminen@vakehyva.fi  
p. 0403541490

Lähijohtaja Laura Järvinen
laura.jarvinen@vakehyva.fi 
p. 0503121990

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Henkilöstö perehdytetään potilastyöhön sekä potilastietojen käsittelyyn. Myös tietosuoja ja turvallisuusasiat ovat keskeinen osa perehdytystä. 
Perehdytysmateriaalia löytyy yksiköstä kirjallisena perehdytyskansiona. Lisäksi intrassa          ( sairaalan yhteinen sekä yksikön oma teams) on runsaasti hyvää perehdytysmateriaalia. 
Lähijohtaja ja apulaisosastonhoitaja vastaavat perehdytyksestä yhdessä uuden työntekijän kanssa. Jokaiselle uudelle työntekijälle määritellään perehdyttäjä ja työvuorosuunnittelussa huomioidaan tarvittava määrä perehdytysvuoroja. Perehdytyksessä voidaan hyödyntää myös sairaalan opetushoitajaa. Perehdytyksen edistymistä raportoidaan perehdytyslomakkeille. 
Työntekijöiden osaamistarpeet kartoitetaan vuosittain lähijohtajan ja työntekijän välisessä kehitys- ja osaamistarvekartoituskeskustelussa. Näistä keskusteluista tehdään nostoja yksikön sekä koko sairaalan vuosittaiseen koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmassa on myös määriteltynä säännöllisesti suoritettavat, jokaiselle pakolliset koulutukset. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki järjestelmän kautta ja sinne poimiutuu samalla jokaiselle rekisteri käydyistä koulutuksista. 
Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle vuosittain. 
Sairaalassa on joka keskiviikko tarjolla koulutusta. Nämä koulutustilaisuudet myös nauhoitetaan ja ovat siten kuunneltavissa jälkikäteen. Lisäksi jokaisella on mahdollisuus tuoda lähijohtajalle tiedoksi itseään kiinnostavia ja työtehtävää hyödyntäviä koulutuksia. 
Yksikössämme järjestetään myös vuosittain erilaisia yksikön profiilin mukaisia koulutuksia.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma Omavalvontaohjelma 2024_0.pdf
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma Keski-Uudenmaan+pelastuslaitoksen+omavalvontaohjelma+2024-2026.pdf
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:

•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 7/24
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys) Katriinan toimipiste, päivitysaika: 3/24
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 12/23
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 2/24
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 8/24

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
Riskien tunnistamiseen on käytössä WPro-ohjelmisto, jolla työyksiköt tunnistavat ja arvioivat: 
•    Psykososiaaliset kuormitustekijät 
•    Tapaturman vaarat 
•    Ergonomian / tuki- ja liikuntaelinten kuormitustekijät 
•    Fysikaaliset vaaratekijät 
•    Kemialliset altisteet 
•    Biologiset altisteet

Riskienarviointi päivitetty: Yksikkökohtaiset arvioinnit päivitetty 8/2024.  
Potilas- / asiakasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien ilmoittamiseen ja raportointiin on käytössä HaiPro-ohjelmisto. SPro on vastaavasti tarkoitettu sosiaalihuoltolain mukaisiin epäkohta- ja epäkohdan uhka ilmoituksiin ja niiden raportointiin. Työturvallisuutta varantavat tapahtumat ilmoitetaan ja raportoidaan WPro-ohjelmistoa. 
Alla olevaan taulukkoon on lueteltu kaikki hyvinvointialueella poikkeamien ilmoittamiseen käytössä olevat kanavat.

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn. 
Osastolla 7 lähijohtaja tai apulaisosastonhoitaja vastaavat haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelystä ja tarvittaessa niiden käsittelyn siirtämisestä eteenpäin. Ilmoitukset käsitellään viikoittain/ kiireelliset seuraavana arkipäivänä. Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden koosteraportit käydään läpi johtoryhmissä osavuosikatsausten yhteydessä.
Korjaavat toimenpiteet kirjataan lähijohtajien toimesta ohjelmistoon, jonka kautta ilmoitus on tehty (Haipro, SPro, WPro). Sovitut muutokset työskentelyssä, muistutus sovittujen toimintatapojen noudattamisesta tai muut korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon. Muille yhteistyötahoille viestitään sähköpostitse.  

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):

Jatkuva valppaana olo ja väkivallan uhka. Kyseessä konfuusio-osasto, jossa hoidetaan muistisairaita sekä äkillisesti sekavia potilaita.

Selän asento ja toistuva nostelu.

Tartuntavaara esim. bakteerit ja virukset.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:

Väkivaltatilanteita pyritään ennaltaehkäisemään riittävällä henkilökuntaresurssilla. Lähijohtaja huolehtii, että jokaisessa työvuorossa on riittävästi henkilökuntaa. Tarvittaessa vartijan käyttö. Jokaisella on työvuorossa henkilöturvahälytin, jonka avulla saa hälytettyä apua. Tarvittaessa parityöskentely.

Jokainen kiinnittää huomiota ergonomisiin työskentelyasentoihin. Tarvittaessa parityöskentely sekä apuvälineiden käyttäminen. Fysioterapeuteilta voi myös tarvittaessa pyytää opastusta.

Asianmukainen suojautuminen tartuntavaaratilanteissa. Ohjeet saatavilla osastolla sekä sairaalan intrasivuilla. Huolehditaan myös suojavarusteiden riittävyydestä osastolla. Osaston profiilin takia eristyspotilaiden hoito ei välttämättä toteudu optimaalisella tavalla, kaikki potilaat eivät kykene noudattamaan annettuja ohjeita esim. eristyshuoneessa olemisesta. Tarvittaessa myös Vaken hygieniahoitajaa voidaan konsultoida.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ostetusta palvelukokonaisuudesta vastaava palveluntuottaja vastaa alihankintana tuotettujen palvelujen laadusta. Ostopalvelujen laatu ja asiakas-/potilasturvallisuus varmistetaan seuraamalla ja arvioimalla säännöllisesti palvelutuotantoa suhteessa ostettuun palveluun ja siitä laadittuun sopimukseen ja palvelukuvaukseen. Laadun poikkeamista ilmoitetaan palveluntuottajalle viipymättä ja sovitaan poikkeamien korjaamisesta. Alihankinnan palveluntuottajilta vaaditaan omavalvontasuunnitelmat kuin omalta palvelutuotannolta ja ne huomioidaan palvelusopimuksia laadittaessa.  

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Lähijohtaja vastaa toimenpiteiden, kirjaamisesta ja tiedottamisesta. Seurantaa tehdään yhdessä moniammatillisen tiimin kanssa säännöllisesti.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä tapahtuu aina Sairaalapalvelujen johtoryhmän kautta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:

•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Lähijohtaja käy henkilöstön kanssa läpi palveluyksikön ohjeistuksen ilmoitusvelvollisuudesta ja epäkohtailmoituksen tekemisestä.

Velvollisuus ilmoittaa iäkkään henkilön palvelutarpeesta:

• Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee ilmoittaa hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle myös silloin, kun iäkäs henkilö kotiutetaan terveydenhuollon laitoksesta. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen kotiuttamista. 

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, joka on sosiaalihuollon tarpeessa, hänen tulee ohjata henkilö hakemaan sosiaalipalveluja tai otettava itse yhteyttä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan tai jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, ammattihenkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle. 

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö tai hyvinvointialueen sosiaalitoimen palveluksessa oleva henkilö on tehtävässään saanut tiedon sosiaali- tai terveydenhuollon tarpeessa olevasta iäkkäästä henkilöstä, joka on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan, hänen on salassapitosäännösten estämättä ilmoitettava asiasta viipymättä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle. 

Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tuen tarpeesta:

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, joka on sosiaalihuollon tarpeessa, hänen tulee ohjata henkilö hakemaan sosiaalipalveluja tai otettava itse yhteyttä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan tai jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, ammattihenkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle. 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Yksikössä on 9 sairaanhoitajan vakanssia ja 6 perus-/ lähihoitajan vakanssia. Lisäksi eripituisissa sijaisuuksissa on vuosilomansijaisia.  
Apulaisosastonhoitajan työpanos jakautuu kahteen yksikköön. 
Yksikössä työskentelee myös lääkäreitä, osastonsihteeri, fysioterapeutti, toimintaterapeutti. Käytettävissä on tarvittaessa myös puheterapeutti, sosiaalityöntekijä sekä palveluohjaaja.
Oppilaitosyhteistyön myötä harjoittelujaksoilla on säännöllisesti lähihoitaja- ja sairaanhoitajaopiskelijoita. 
                                                    
Lähijohtajat ovat vastuussa oman työnsä organisoinnista niin, että tarvittaviin osa-alueisiin järjestyy riittävästi aikaa. Tarvittaessa oman lähijohtajan kanssa keskustellaan ja sovitaan työn tekemisestä, jos työn tekemiselle ei löydy riittävästi aikaa. Lähijohtajien lisäksi sairaalapalveluissa on apulaisylilääkäreitä, apulaisosastonhoitajia, opetushoitaja sekä nimettyjä vastuuhenkilöitä huolehtimassa omista vastuualueistaan mahdollisimman itsenäisesti. Vastuualueita pyritään jakamaan henkilökunnalle tasaisesti ja omien mielenkiinnonkohteiden mukaan. 
 

Sijaisten käytön periaatteet: 
Yksikössä pyritään aina täyttämään kaikki olemassa olevat henkilöstöpuutteet kaikissa vuoroissa. Käytettävissämme on sairaalan varahenkilöstö, jota koordinoi resurssikeskus. Joka arkiaamu sairaalan päivittäisjohtamisen kokouksessa käydään läpi kunkin yksikön henkilöstöresurssit suhteessa potilasmäärään ja hoitoisuuteen. Tämän lisäksi meillä on käytössä Seure henkilöstövuokrausyritys, josta hankimme sijaisia akuutteihin puutteisiin. Mikäli näistä ei saada työntekijää vuoroon niin resurssikeskus voi hakea työntekijää henkilöstövuokrausyrityksistä sopimusten mukaisesti. Tarvittaessa myös osaston oma henkilökunta voi tehdä näitä puutevuoroja.      
Arkisin sijaisjärjestelyistä vastaa yksikön lähijohtaja, tarvittaessa apunaan Apulaisosastonhoitaja. Viikonloppuisin ja arkipyhinä puutokset ilmoitetaan yksikön vuorosta vastaavalle hoitajalle ja hän koordinoi sijaisjärjestelyä. Viikonloppuisin ja arkipyhinä on käytettävissä myös sairaalan varahenkilöstöä ja heitä voi sijoittaa mahdollisuuksien mukaan äkillisiin puutoksiin. Tästä sijoittelusta vastaa koko sairaalan osalta osasto 7:n vuorosta vastaava hoitaja. Tarvittaessa myös oma henkilöstö voi tehdä näitä puutevuoroja.

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Akuuteissa henkilöstöpuutoksissa voidaan käyttää Seure henkilöstövuokrausta.

Rekrytointi:
Hakijan tulee esittää tutkinto- ja työtodistukset sekä henkilöllisyyspaperit. Tarvittaessa lähijohtaja soittaa hakijan ilmoittamalle suosittelijalle.  Työhaastattelutilanteissa on aina kaksi lähijohtajaa haastattelemassa.  

Mikäli hakija ei puhu äidinkielenään suomea, hänelle tehdään tarvittaessa kielitesti, jotta varmistutaan hänen soveltumisestansa tehtävään.

Uudelle työntekijälle määritellään työsopimusta tehtäessä koeaika. Koeajan pituus on vakituisessa työsuhteessa 6 kuukautta ja määräaikaisessa puolet työsuhteen kestosta

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen 
Palkattaessa uutta työntekijää tulee hänen esittää tutkintotodistus, joka lähetetään HR:lle tiedoksi. Lähijohtaja tarkastaa Julkiterhikistä Valviran rekisteröintinumeron ja oikeuden harjoittaa ko ammattia.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Toimintayksikön hoito- ja hoivahenkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toimintakulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen.

Henkilöstön perehdytys:
Henkilöstö perehdytetään potilastyöhön sekä potilastietojen käsittelyyn. Myös tietosuoja ja turvallisuusasiat ovat keskeinen osa perehdytystä. Välineiden käyttö ja ohjeet kuuluvat myös perehdytykseen. 
Perehdytysmateriaalia löytyy yksiköstä kirjallisena perehdytyskansiona. Lisäksi intrassa ( sairaalan yhteinen sekä yksikön oma teams) on runsaasti hyvää perehdytysmateriaalia. 
Lähijohtaja ja apulaisosastonhoitaja vastaavat perehdytyksestä yhdessä uuden työntekijän kanssa. Jokaiselle uudelle työntekijälle määritellään perehdyttäjä ja työvuorosuunnittelussa huomioidaan tarvittava määrä perehdytysvuoroja. Perehdytyksessä voidaan hyödyntää myös sairaalan opetushoitajaa. Perehdytyksen edistymistä raportoidaan perehdytyslomakkeille.

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Työntekijöiden osaamistarpeet kartoitetaan vuosittain lähijohtajan ja työntekijän välisessä kehitys- ja osaamistarvekartoituskeskustelussa. Näistä keskusteluista tehdään nostoja yksikön sekä koko sairaalan vuosittaiseen koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmassa on myös määriteltynä säännöllisesti suoritettavat, jokaiselle pakolliset koulutukset. Koulutuksiin ilmoittaudutaan Loki järjestelmän kautta ja sinne poimiutuu samalla jokaiselle rekisteri käydyistä koulutuksista. 
Tavoitteena on työtehtävistä riippuen mahdollistaa 3-10 päivää täydennyskoulutusta jokaiselle työntekijälle vuosittain. 
Sairaalassa on joka keskiviikko tarjolla koulutusta. Nämä koulutustilaisuudet myös nauhoitetaan ja ovat siten kuunneltavissa jälkikäteen. Lisäksi jokaisella on mahdollisuus tuoda lähijohtajalle tiedoksi itseään kiinnostavia ja työtehtävää hyödyntäviä koulutuksia. 
Yksikössämme järjestetään myös vuosittain erilaisia yksikön profiilin mukaisia koulutuksia. 
Lääkehoito-osaaminen varmistetaan viiden vuoden välein (sairaanhoitajat, lähihoitajat, perushoitajat) verkkokoulutuksella LOVE-lääkehoidon osaaminen, teoriaopinnoilla, tenttimisellä sekä käytännön näytöillä.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Sairaanhoitajaopiskelijat varaavat harjoittelut Jobiili järjestelmän kautta ja lähihoitajaopiskelijat Tiitus järjestelmän kautta. Harjoittelujaksot toteutetaan yhteistyössä oppilaitosten kanssa.  Osastolla voi olla kerrallaan yksi sairaanhoitajaopiskelija ja yksi lähihoitajaopiskelija. Jokaiselle opiskelijalle pyritään nimeämään kaksi ohjaajaa. Opiskelijat noudattavat ohjaajien työvuoroja.
Opiskelijat tekevät oppimistavoitteet harjoittelujaksolle ja niiden pohjalta ohjaajat arvioivat opiskelijan edistymistä.
Osastollamme apulaisosastonhoitaja koordinoi opiskelijoiden harjoittelupaikkavarauksia sekä on muutoinkin ohjaajien apuna harjoittelujakson aikana käytännön asioissa.
Fysioterapeuttiopiskelijoiden ohjaamisvastuu on terapiapalveluiden lähijohtaja Anna Aaltosella ja lääketieteenopiskelijoista vastaa Ylilääkäri Jarmo Anttila.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Henkilöstöltä kerätään säännöllisesti palautetta Pulssi-kyselyllä. Kyselyn tulokset käsitellään osastokokouksissa. Tarvittaessa tulosten perusteella nostetaan asioita ja kehittämistarpeita, joiden kehittäminen aloitetaan lähijohtajan toimesta.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen:
Osaston henkilöstön osaamista seurataan säännöllisesti sekä heitä kannustetaan oma-aloitteisesti tuomaan esille osaamishaasteita ja koulutustarpeita. Yksikön lähijohtaja puuttuu epäkohtiin välittömästi ja järjestää tarvittaessa lisäkoulutusta henkilöstölle. Yksikön henkilöstö velvoitetaan osallistumaan täydennyskoulutuksiin vähintään 3 päivää vuodessa/henkilö. Lähijohtaja mahdollistaa työntekijöille koulutukset. 
Vuosittain kehityskeskustelujen yhteydessä tehdään myös osaamistarvekartoitus.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Aamu- ja iltavuoroihin resursoidaan neljä hoitajaa, joista vähintään yksi on iv luvallinen sairaanhoitaja.  
Yövuorossa on aina kaksi hoitajaa. Yöhoitajat hoitavat myös hybridiosasto 8:n potilaat, joita on 7. 
Kaikilla yksikön sairaanhoitajilla ja lähihoitajilla on voimassa olevat lääkehoitoluvat. Lähihoitajien lääkehoitolupa kattaa myös vaativan po lääkehoidon eli he voivat antaa peruslääkityksen lisäksi myös N kipulääkkeitä. 
Tilapäisesti vuorossa voi työskennellä yksi lääkeluvaton hoitaja kerrallaan (esim. Akuutti resurssivaje, lääkeluvaton sijainen). Tällöin vuoron muut hoitajat huolehtivat kyseisen hoitajan potilaiden lääkehoidon.  

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstön riittävyys turvataan ensisijaisesti asianmukaisella työvuorosuunnittelulla. Työvuorosuunnittelusta vastaa viime kädessä lähijohtaja.
Vuosilomat suunnitellaan yhtenäisille janoille. Tämän myötä myös vuosilomasijaisten saaminen helpottuu.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Jos äkillistä henkilöstöpuutosta ei yrityksistä huolimatta saada paikattua, turvataan potilaille kuitenkin kaikki välttämätön hoito. Tällaisessa tilanteessa työtehtäviä joudutaan mahdollisesti priorisoimaan. Ensisijaisesti jokaiselle huolehditaan ruoka, lääkkeet, välttämättömät hoitotoimenpiteet sekä wc toiminnot. Esimerkiksi suihkussa avustamista tai kävelyharjoituksia joudutaan siirtämään seuraavaan työvuoroon/ päivään.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:

Ylilääkäri Vili Arminen
vili.arminen@vakehyva.fi  
p. 0403541490

Osastonhoitaja Laura Järvinen
laura.jarvinen@vakehyva.fi 
p. 0503121990

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja:

Sairaalapalvelujen lääkehoitosuunnitelmasta vastaa:
Johtava ylilääkäri Kaisa Rajala, kaisa.rajala@vakehyva.fi 

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Hyvinvointialueen kullakin toimialalla on omat koordinoivat lääkintälaitevastaavat, jonka lisäksi yksiköissä on omat lääkintälaitevastaavat. Laitevastaavien tehtävästä kuvataan tarkemmin Laitevastaavien käsikirjassa (löytyy Intrasta). Kaikkien laitevastaavien tulee suorittaa Duodecimin Oppiportin Laiteturvallisuus-verkkokoulutus. Lisäksi kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, jotka työskentelevät lääkinnällisten laitteiden parissa, edellytetään suoritettavan Duodecimin Oppiportin Laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein. Yksiköt määrittelevät tarkemmin muista, yksikköä koskevista lääkintälaitekoulutuksista.

Kuvaus toimipaikassa olevista terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista:
Verenpainemittarit, happisaturaatiomittarit, kuumemittarit (korva/kainalo), verensokerimittareita, henkilövaaka, potilasnosturi, suihkutuoleja, liikuteltava imulaite. Lääkkeitä varten on lääkejääkaappi- sekä viileäkaappi. Osastolla on käytössä myös suonensisäiseen nesteytykseen liittyviä tarvikkeita ja nesteitä. 
Osaston käytössä oleva elvytyskärry ja defibrillaattori sijaitsee osasto 3:n lääkärinkansliassa. 
Lisäksi osastojen yhteiskäytössä on P-CRP ja P-Hb mittarit. 
Yhteiskäyttövarastosta löytyy lisäksi EKG laite sekä virtsanresiduaalimittari. 
Yksikön laitevastaava huolehtii määräaikaishuollot ja pitää yllä lääkelaiterekisteriä. Lääkintälaiterekisteri (Medusa) otettiin käyttöön 2024. Vastuuhenkilöt koulutetaan uuden rekisterin käyttöön.  Jokaisen työntekijän vastuulla on puuttua ja tehdä ilmoitus, mikäli havaitsee vaaratilanteita/ vikaa laitteissa ja tarvikkeista.  Viallinen laite tulee poistaa käytöstä välittömästi. Jos laitteessa havaitaan virhe, siitä ilmoitetaan Tekniseen huoltoon. 
Lääkejääkaappien lämpötilapoikkeamista tulee viesti yksikön puhelimeen. 
 

Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Sh Robert Matheka, Lh Gina Kabeya, Sh Katja Sorja

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Kaikki käytössä olevat tilat on rakennettu sairaalakäyttöön mutta ne eivät enää monin tavoin vastaa tämän päivän sairaalahoidon vaatimuksia. Haasteita aiheuttavat kahden hengen potilashuoneet sekä liian vähäinen saniteetti- ja tukipalvelutilojen määrä. Toiminnan hajautuminen kolmeen eri kiinteistöön lisää tarvetta erilaisille logistisille ratkaisuille ja kasvattaa resurssien tarvetta. Käynnissä on ollut useamman vuoden ajan ns. Peijas-kampus hanke, jonka tavoitteena on saada VAKEn alueen sairaalapalvelut keskitettyä Peijaksen sairaala-alueelle.   

Kaikki käytössä olevat tilat ovat kulunvalvonnan ja vartiointipalvelujen piirissä. Tarkemmin tilojen suojauksesta kerrotaan kiinteistökohtaisissa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmissa. 
Yksikön tilat ovat osittain yhteiset hybridiosasto 8:n kanssa. Tämä yhteistyö tilojen suhteen on kuitenkin järjestetty toimivaksi. 

Potilashuoneet 4-7 sekä 10-17 ovat osasto 7:n käytössä. 
Yhteisessä käytössä on varastotilaa, jätehuone, lääkehuone sekä henkilökunnan tauko- ja wc tilat.                         
Yksikön kaikki ovet ovat lukittuina potilasprofiilin takia. 
Avainhallinnasta hankittaviin avaimiin lähijohtaja määrittelee jokaiselle kulkualueet. Nämä on määritelty ammattiryhmittäin. Esimerkiksi opiskelijat eivät pääse lääkehuoneeseen.        

 Siivouksen hoitaa sopimuksen mukaisesti SOL ja tätä valvotaan mm aiemmin kuvatuilla laatukierroilla kerran kuussa. Yksikössä on jätehuone, johon henkilökunta/ SOL henkilökunta tuo jätteet ja potilaspyykin. Teknisen huollon työntekijät toimittavat ne eteenpäin. Tartuntavaaralliset jätteet merkitään erivärisellä pyykkipussilla. Särmäjäte lajitellaan asianmukaisiin särmäjäteastioihin ja huolehditaan niiden oikea-aikaisesta tyhjentämisestä. Henkilökunta laittaa sovittuun paikkaan lääkejätteen. Tableteille ja nestemäiselle lääkejätteelle on omat lääkejäteastiat lääkehuoneissa. Biologinen jäte on osasto 4 huuhteluhuoneessa.                       

Kappaleessa 6.4 on kerrottu lääkintälaitteiden lisäksi käytettävät välineet, joita koskee terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki 629/2010.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Sairaalapalvelujen yksiköt toimivat kiinteistöissä, joihin tehdään vuosittain lakisääteinen palotarkastus. Palotarkastukseen osallistuvat pelastuslaitoksen lisäksi kiinteistön omistajan edustaja ja päätoimija. 
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Palotarkastuksissa tehdään kiinteistökohtaisia havaintoja. Edellisissä tarkastuksissa ei ole tullut esille huomautettavaa, asioiden on todettu olevan kunnossa.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Osastolla 7 on yhden- ja kahdenhengen potilashuoneita. Potilaskierrot toteutetaan osaston kansliassa ja näin varmistetaan potilaan yksityisyydensuoja. Lääkärit käyvät tapaamassa/tutkimassa potilaat potilashuoneissa.
Infektioidentorjunta toteutetaan siitä erikseen annettujen ohjeiden mukaisesti.

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intrasta VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa (sharepoint.com).
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa (sharepoint.com).
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.

Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Välineiden huolto on kuvattu kappaleessa 6.4. Välineiden käytön vaatimat ohjeet ja koulutus ovat osa perehdytystä ja täydennyskoulutusta, mikä on kuvattu kappaleessa 6.2.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen. 

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKElle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. Yksiköillä ei ole nimettyjä vastuuhenkilöitä.

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Terveydenhuollon palvelujen toimialan rekisterinpitäjä on toimialajohtaja Kati Liukko. Sairaalapalvelujen yksiköiden henkilöstö on henkilötietojen käsittelijä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta tietoturva ja tietosuoja.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Häiriötilanteessa on käytössä Apottijärjestelmän jatkuvuustyöasema. Jatkuvuustyöasemalta saadaan hoitoon kriittisesti liittyvät tiedot esim. lääkitystiedot.
Jatkuvuustyöaseman toimintavalmius testataan säännöllisesti.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Häiriötilanteessa on käytössä Apottijärjestelmän jatkuvuustyöasema. Jatkuvuustyöasemalta saadaan hoitoon kriittisesti liittyvät tiedot esim. lääkitystiedot.

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä:
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä kohdasta tietoturva ja tietosuoja.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtajat:

Toimialajohtaja Kati Liukko

kati.liukko@vakehyva.fi 

p. 0404891763

Hyvinvointialueen hallintojohtaja Timo Aronkytö

timo.aronkyto@vakehyva.fi 

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: Veera Välitalo tietosuojavastaava@vakehyva.fi   

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Potilastyön kirjaamiseen käytetään Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää. Hoidon ja kuntoutuksen dokumentointi on osa potilas- ja työturvallisuutta ja sillä edistetään laadukkaan, potilaslähtöisen hoidon toteutumista. Potilastietojärjestelmään tallennetaan hoidon kannalta oleellinen tieto, joita ovat hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi ja lääkitys. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas tai hänen läheisensä huolehtivat. Suunnitelmasta annetaan tarvittaessa kopio potilaalle. Potilaalta kysytään suostumus tietojen katseluun ja informoidaan Kanta-arkistoon menevistä tiedoista. Niistä kerrotaan suullisesti ja otetaan tarvittaviin suostumuksiin ja asiakirjoihin allekirjoitus. Tarvittaessa informoidaan läheiset. 
Potilaan tiedot kirjataan päivittäin joka vuorossa sähköisesti Apotti-tietojärjestelmään. Kirjaaminen pyritään toteuttamaan mahdollisimman reaaliaikaisesti. Päivittäisessä kirjaamisessa huomioidaan ja arvioidaan hoidon toteutumista hoitosuunnitelmaan nähden. 

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Potilastietoja saa katsoa ja käsitellä ainoastaan hoitoon tai palveluun liittyvissä tehtävissä. Potilastietojen katselu tai käyttö omiin tarkoituksiin tai uteliaisuuden tyydyttämiseksi on kiellettyä ja rikoslain mukaan rangaistavaa. Jo tieto terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta on salassa pidettävää tietoa. Sivullisia henkilöitä ovat kaikki, jotka eivät osallistu asiakkaan hoitoon tai palveluun liittyviin tehtäviin. Sivullisia ovat mm. puoliso ja muut läheiset, toiset asiakkaat ja hoitoon osallistumattomat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt. 
Lähijohtaja huolehtii uuden työntekijän perehdyttämisestä tietoturva- ja tietosuojaohjeisiin sekä työntekijän omissa työtehtävissä tarvittavaan erityisosaamiseen. Lähijohtaja tilaa työntekijöille käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Jokainen työntekijä tai työhön osallistuja on velvollinen tutustumaan hyvinvointialueen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaan ohjeistukseen, käymään koulutuksen ja allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen sitoutumaan kyseisten ohjeistusten sekä laissa säädetyn salassapitovelvollisuuden noudattamiseen.  
Hyvinvointialueella on käytössä lakiin perustuva lokivalvonta ja tietojen käyttöä seurataan säännöllisesti. Lokivalvonnan tavoitteena on sekä asiakkaan, että henkilöstön oikeusturvan toteutuminen ja tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttäminen. Dokumentointivelvollisuuden täyttämiseksi kaikista tietoturvapoikkeamista tulee tehdä ilmoitus siinä yksikössä, missä asia huomataan. Lähijohtaja vastaa ilmoitusten tekemisestä ja eteenpäin toimittamisesta. Tietoturvaloukkauksen ilmoitusprosessi ja ohjeet löytyvät intranetistä  Ilmoita henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Palvelun saatavuuden määräajat:
Sairaalapalveluihin hoitoon pääsyä ohjataan lakisääteisten määräaikojen osalta ainoastaan polikliinisissa palveluissa eli määräajat koskevat geriatrista ja palliatiivista poliklinikkaa, jotka tuottavat muuta kuin 14 vuorokauden enimmäisajan piiriin tarkoitettua perusterveydenhuollon kiireetöntä hoitoa. 
Ensimmäinen hoito- tai kuntoutustapahtuma on järjestettävä potilaan terveydentila ja toimintakyky, palveluiden tarve ja hänen sairautensa tai vammansa ennakoitavissa oleva kehitys huomioon ottaen kohtuullisessa ajassa, kuitenkin kolmen kuukauden kuluessa hoidon tarpeen arviosta eli siitä, kun lähete poliklinikalle saapui taikka poliklinikalla aikaisemmin tehdyn hoito- tai kuntoutussuunnitelman mukaisesti.  
Hoitoon pääsyä seurataan sairaalan johtoryhmän kokouksissa kuukausittain osana toiminnan ja talouden raportoinnin kokonaisuutta.  

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 
Sairaalaan on laadittu geneerinen hoitopolkumalli, jota yksiköissä pääosin noudatetaan.

Tulotilanne: ennakoitu ja tervetullut saapuminen. Yksikössämme on ennakkotiedot saapuvasta potilaasta. Osastolle saapuessa hoitaja vastaanottaa potilaan.

Potilaaseen tutustuminen: nykytilan ja oleellisen hoitohistorian kartoittaminen. Hoitaja haastattelee potilasta sekä kontaktoi omaisen/ läheisen.

Hoidon ja kuntoutumisen suunnittelu: tavoitteiden asettaminen hoitojaksolle. Suunnitelman laatiminen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehdään moniammatillisessa yhteistyössä eri ammattiryhmien kanssa. Tärkeässä roolissa on myös potilaan ja omaisen näkemys hoidon ja kuntoutuksen tavoitteista.

Hoidon toteutus: päivittäinen hoito- ja kuntoutus moniammatillisen tiimin toimesta. Joka aamu yksikössä on aamutiimi, jossa käsitellään lyhyesti akuuteimmat potilaiden hoitoon liittyvät asiat.

Hoidon seuranta ja arviointi: Yksikössä on viikoittain moniammatillinen tavoitekokous. Kokouksessa moniammatillinen tiimi yhdessä arvioi potilaan hoidon ja kuntoutumisen edistymistä ja tavoitteita. Lisäksi kahdesti viikossa pidetään potilaskierto, jossa keskitytään potilaan vointiin ja hoitoon lääketieteellisestä näkökulmasta.

Kotiutumisen/ jatkohoitoon siirtyminen valmistelu: tavoitteena turvallinen ja oikea-aikainen kotiutuminen.

Kotiin/ jatkohoitoon lähtö.

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Ruokahuollosta vastaa Attendo Majakka. Ruuanjakelusta huolehtii SOL työntekijät yhdessä hoitohenkilökunnan kanssa.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Siivouksen hoitaa sopimuksen mukaisesti SOL ja tätä valvotaan mm  laatukierroilla kerran kuussa. Yksikössä on jätehuone, johon henkilökunta/ SOL henkilökunta tuo jätteet ja potilaspyykin. Teknisen huollon työntekijät toimittavat ne eteenpäin. Tartuntavaaralliset jätteet merkitään erivärisellä pyykkipussilla. Särmäjäte lajitellaan asianmukaisiin särmäjäteastioihin ja huolehditaan niiden oikea-aikaisesta tyhjentämisestä. Henkilökunta laittaa sovittuun paikkaan lääkejätteen. Tableteille ja nestemäiselle lääkejätteelle on omat lääkejäteastiat lääkehuoneissa. Biologinen jäte on osasto 4 huuhteluhuoneessa.  

Henkilöstön työvaatteet toimittaa Lindström. Sairaalassa on älyvaatevarasto, josta työvaatteet haetaan sekä likaiset palautetaan.

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät Intranetistä. 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tartuntataudeista vastaava lääkäri: 
Kirsi Valtonen, kirsi.valtonen@vakehyva.fi   

Infektioiden ja tarttuvien sairauksien leviämistä ennaltaehkäistään perehdyttämällä henkilöstö voimassa oleviin ohjeisiin.   
Yksikössä pidetään siivous- ja hygieniapalveluiden laatukierto kuukausittain. Kierto tehdään yhteistyössä yksikön lähijohtajan ja palveluntuottajan eli SOL:n kanssa.  
Lisäksi tehdään yksikön sisäisiä hygieniakiertoja x 4 vuodessa. Näihin osallistuvat yksikön hygieniavastaava sekä lähijohtaja/ apulaisosastonhoitaja. 
Sairaalan intrasta löytyy toimintaohjeet mm. erilaisten infektioiden ja tartuntatautien osalta. Tarvittaessa myös hygieniahoitaja on konsultoitavissa joka arkipäivä.                    

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Sairaala ei vastaa potilashuoneisiin jätetystä omaisuudesta. Potilaan omaisuuden luettelointi ja haltuunotto perustuu potilaan informoituun suostumukseen. Potilaalle on kerrottava, ettei omaisuutta tarvitse luetteloida, mikäli hän ei halua. Luettelointi on täysin vapaaehtoista. Luettelointi ei vaikuta vahingonkorvausvelvollisuuteen eikä siihen, että jokainen potilas vastaa omasta omaisuudestaan sairaalassa.

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Yhteistyötä tehdään asiakkaan/potilaan asioissa sekä toiminnan sisällöstä ja työstä nousevista tilanteista eri toimijoiden kanssa sekä palvelualue- että yksikkötasoisesti. Tiedonkulku yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetaan toimintaohjeilla, yhteisillä kokouksilla ja/tai koulutuksilla sekä suorilla kontakteilla.  
Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Yksikössä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä asiakkaiden/potilaiden asioissa erikoissairaanhoidon yksiköiden, palveluohjaajien, kotihoidon, asumispalveluiden, kuntoutuspalveluiden, apuvälinelainaamon ja hoitotarvikejakelun kanssa. Palvelualuetasoisesti yhteistyötä tehdään pääasiassa työnjakoon, hoitoketjun sujuvuuteen, sopimuksiin ja niiden sisältöihin liittyen. Yhteydenpito toteutuu puhelimitse, tapaamisilla tai sähköisesti.  
 
Alihankintana tuotettujen palvelujen osalta yhteistyötä on vastaavasti sekä yksikkö- että palvelualuetasoisesti.  Laatu-, sisältö- ja turvallisuuspoikkeamista henkilökunta tekee Vakka-ilmoituksia tai tuo palautetta lähijohtajalle havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaessa lähijohtaja antaa palautetta palveluntuottajalle sovittua reklamaatio-ohjeita käyttäen.  
 
Muita yhteistyötahoja: 
1.    Eri ammattiryhmien opiskelijat ja oppilaitokset 
2.    Seurakunnat 
3.    Erilaiset yhdistykset 
4.    Yksityinen parturi, jalkahoitaja  
5.    Vapaaehtoistyöntekijät 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Sairaalapalveluihin pääsy edellyttää lähetettä. Hoitoon ottamisesta ja hoidon päättämisestä vastaa johtava ylilääkäri tai hänen ohjeensa mukaan laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö.

Omatyöntekijän nimeäminen:
Jokaiselle potilaalle on nimettynä omahoitaja/omahoitajat. Hoitajalla voi olla yhtä aikaa nimettynä kolme omaa potilasta. Oma hoitaja määrittyy osaltaan potilaiden määrän perusteella ja osaltaan tarvittavan erityisosaamisen perusteella.
Kun oma hoitaja ei ole työvuorossa potilaalle nimetään vuorokohtaisesti omahoitaja.
Yksikön lääkärit määrittelevät hoitovastuussa olevan lääkärin.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveyden- ja sairaanhoitoa toteutettaessa on tarvittaessa laadittava tutkimusta, hoitoa ja lääkinnällistä kuntoutusta koskeva suunnitelma (laki 785/1992). Hoitosuunnitelmaa laadittaessa potilaalle annetaan tietoa hänen sairauksistaan ja niiden hoitovaihtoehdoista sekä niihin liittyvistä riskeistä. Hoitosuunnitelmassa sovitaan myös niistä asioista, joista potilas itse huolehtii hoidossaan. Suunnitelmaan kirjataan hoidon tarve ja tavoite, hoidon toteutus ja keinot, työnjako, seuranta ja arviointi sekä diagnoosi- ja lääkitystiedot. Hoitosuunnitelma laaditaan Apotti-potilastietojärjestelmään ja sen laatimiseen osallistuvat kaikki ammattiryhmät omalta osaltaan. Potilas ja hänen luvallaan myös läheiset osallistuvat suunnitelman laatimiseen, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin. Hoitosuunnitelman toteutumista seurataan osastohoidossa päivittäin.  

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon  
henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies. 

Sairaalapalveluiden henkilökunta on ammatillisessa koulutuksessaan perehtynyt kyseisiin lakeihin ja ne käydään läpi myös perehdytyksessä. Epäasiallista kohtelua havaitessaan jokaisella on velvollisuus puuttua siihen ja tehdä siitä Haipro-ilmoitus. Lähijohtajat käsittelevät ilmoitukset ja puuttuvat epäkohtiin niitä havaitessaan. 

Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen yhteydessä potilasta ja tarvittaessa hänen läheistään informoidaan tapahtuneesta, asia käsitellään lähijohtajan/-johtajien johdolla ja asia kirjataan potilasasiakirjoihin. Lisäksi tehdään ilmoitus haittatapahtuma- ja vahinkoilmoitusjärjestelmä HaiProon.  
 

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Muistutuksen vastaanottaja, virka-asema ja yhteystiedot  
Pia Rantamäki, sairaalapalvelujen palvelualuejohtaja. pia.rantamaki@vakehyva.fi  Katriinankuja 4, 01760 Vantaa. Puh. 0403534602     
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien yhteystiedot: Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen Puh. 09 4191 0230 
Yhteydet sähköpostitse: sosiaali- ja potilasasiavastaava@vakehyva.fi . Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta! 
 
Sosiaali- ja potilasasiavastaavat ovat tavoitettavissa: 
•    Arkisin maanantaisin ja tiistaisin 12:00-15:00 
•    Arkisin keskiviikkoisin ja torstaisin 9:00-11:00 
Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
 
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on toimia asiakkaan/potilaan oikeuksien edistämiseksi. Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo muistutuksen, kantelun tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä. Sosiaali- ja potilasasiavastaava on puolueeton taho, joka ei tee päätöksiä eikä ota kantaa lääketieteelliseen hoitoon tai henkilökunnan toimintaan. 

Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista 
Kuluttajaneuvonnasta saat tietoa ja ohjeita kuluttajaoikeudellisissa kysymyksissä ja riitatilanteissa. 
P. 029 505 3050 (ma, ti, ke, pe klo 9–12 ja to klo 12–15) tai sähköisellä kaavakkeella Kuluttajaneuvonta - Kilpailu- ja kuluttajavirasto              
Osastolle tulleet muistutukset, kantelut ja muut valvontapäätökset käsitellään henkilökunnan kanssa esim. Osastokokouksessa ja toimintaa kehitetään palautteen perusteella. Yksittäistä työntekijää koskeva palaute/ kantelu käsitellään yhdessä kyseisen työntekijän kanssa.                      
Tavoiteaika muistutusten käsittelylle 3 viikkoa.                          
 

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Potilaan hoitosuunnitelmaa tehdään, seurataan ja toteutetaan yhdessä moniammatillisen tiimin toimesta. Hoitosuunnitelman osa-alueet kirjataan potilastietojärjestelmä Apottiin. Moniammatillinen tiimi tekee omalta osaltaan Apottiin myös päivittäisiä kirjauksia koskien potilaan hoitotyötä, kuntoutusta sekä lääketieteellistä hoitoa.
Moniammatillinen tavoitekokous pidetään kerran viikossa ja siitä kirjataan Apottiin merkintä. Samoin viikoittain toteutettavasta potilaskierrosta. Tämän vuoden lopulta alkaen potilaskiertoja pidetään 2x viikossa.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) 15§ velvoittaa terveydenhuollon  
henkilöstöä huomioimaan säädökset potilaan oikeuksista. Potilaan oikeudet määritellään  
laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Keskeistä laissa on, että hoitoon tarvitaan potilaan suostumus, potilaalle annetaan tiedot hänen terveydentilastaan ja hoidostaan, jonottamaan joutuvalle ilmoitetaan odottamisen syy ja sen arvioitu kesto, hoitoon tyytymätön voi tehdä muistutuksen ja että hoitolaitoksella on oltava potilasta avustava potilasasiamies.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Suunnitelmaa ei ole.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Sairaalapalveluihin on laadittu erillinen toimintaohje suojaamis- ja rajoittamistoimenpiteisiin liittyen, mikä löytyy intranetin työohjepankista. Ohje sisältää konkreettiset menettelytavat. Ohjeesta vastaa palvelualuejohtaja Pia Rantamäki.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä asiakaspalautejärjestelmä QPro. Palautejärjestelmä on sosiaali- ja terveyspalvelujen jatkuvaa laadun seurantaa ja kehittämistä varten. QPro-asiakaspalautejärjestelmä tarjoaa sähköisen alustan asiakaspalautteiden keräämiseksi. Verkkosivujen kautta asiakkaiden ja omaisten on mahdollista antaa palautetta saamastaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusta. Myös työntekijä voi täyttää lomakkeen asiakkaan kanssa.     
Potilaat ja omaiset voivat tuoda esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit suullisesti tai kirjallisesti. Suullisen palautteen voi antaa yksikössä keskustelemalla henkilöstön ja/tai sen lähijohtajien kanssa. Kirjallisen palautteen voi antaa paperilla yksiköissä olevaan palautelaatikkoon tai sähköisesti käytössä olevaan asiakaspalautejärjestelmään. Palautteet käsitellään ja niihin annetaan vastaus palautteen antajan niin halutessa 14 vuorokauden sisällä. 
Väärinkäytösilmoituksen voi tehdä epäillystä lakien tai sääntöjenvastaisesta toiminnasta tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoittajalla ei tarvitse olla kattavia todisteita, mutta ilmoituksessa tulee kertoa kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti, jotta asia pystytään käsittelemään. Ilmoitus tehdään täyttämällä hyvinvointialueen internetsivuilla oleva lomake. Ilmoittajan vastuulla on antaa asian edistämiseksi tarvittavat tiedot. Puutteellisia ilmoituksia ei voida käsitellä. Ilmoituksen käsittelijä antaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa palautteen, jossa kerrotaan mitä toimenpiteitä ilmoituksen myötä on suoritettu, tai mitä tullaan suorittamaan, jotta ilmoituksen käsittely saadaan päätökseen. 
Havaittuaan tietoturvapoikkeaman, haavoittuvuuden tai heikkouden VAKEn palveluissa, voi internetsivujen kautta tehdä myös siitä ilmoituksen. Kaikki ilmoitukset käsitellään ja niihin pyritään reagoimaan asianmukaisella tavalla mahdollisimman nopeasti. Palautetta voi myös jättää sähköisesti Vaken internet sivujen kautta ja osastolla olevien QR-kooditarrojen kautta. 

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
QPron kautta saatujen asiakaspalautteiden avulla seurataan asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin sekä saadaan tietoa palveluiden laadusta ja kehittämistarpeista. QPron kyselylomake on muotoiltu THL:n asiakaspalauterakenne huomioiden, ja se tuottaa kansallisesti yhdenmukaista ja vertailtavaa laatutietoa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluista.  
Asiakaspalautteet käydään läpi yksikössä viikoittain.

8.5.    Muistutusten käsittely

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä.  
Muistutuksen voi tehdä kirjallisesti vapaamuotoisella kirjeellä tai muistutuslomakkeella, mikä lähetetään hyvinvointialueen kirjaamoon. Kirjaamo ohjaa muistutuksen vastattavaksi oikealle henkilölle. Hallintosääntö määrittää viranhaltijan, jonka tehtävään vastauksen antaminen kuuluu. Vastauksen antaa tehtäväaluepäällikkö, kun muistutus koskee yhtä tehtäväaluetta ja palvelualuejohtaja, kun muistutus koskee kahta tai useampaa palvelualuetta. Sairaalapalveluista vastaukset annetaan kolmen viikon sisällä.  

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on toimia asiakkaan/potilaan oikeuksien edistämiseksi. Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo muistutuksen, kantelun tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä. Sosiaali- ja potilasasiavastaava on puolueeton taho, joka ei tee päätöksiä eikä ota kantaa lääketieteelliseen hoitoon tai henkilökunnan toimintaan. 

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien yhteystiedot: 
Sosiaali- ja potilasasiavastaava Miikkael Liukkonen 
Puh. 09 4191 0230 

Sosiaali- ja potilasasiavastaava Clarissa Kinnunen 
Puh. 040 775 5720 

Sähköposti: potilasasiavastaava@vakehyva.fi   

Sosiaali- ja potilasasiavastaavat ovat tavoitettavissa: 
•    Arkisin maanantaisin ja tiistaisin 12:00-15:00 
•    Arkisin keskiviikkoisin ja torstaisin 9:00-11:00 
Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 

Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista 
Kuluttajaneuvonnasta saat tietoa ja ohjeita kuluttajaoikeudellisissa kysymyksissä ja riitatilanteissa. 
P. 029 505 3050 (ma, ti, ke, pe klo 9–12 ja to klo 12–15) tai sähköisellä kaavakkeella  Kuluttajaneuvonta - Kilpailu- ja kuluttajavirasto       
 

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Muistutuksen vastaanottajat, virka-asema ja yhteystiedot: 
Pia Rantamäki, palvelualuejohtaja 
Kaisa Rajala, tehtäväaluepäällikkö, johtava ylilääkäri 
Maritta Korkiamäki, tehtäväaluepäällikkö 
Tarja Mietola-Koivisto, tehtäväaluepäällikkö 
Sähköposti: kirjaamo@vakehyva.fi  
Postiosoite: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään sairaalapalveluissa osavuosikatsausten yhteydessä ja ne huomioidaan toiminnan kehittämisessä.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
VAKEtasoista seurantaa tehdään lisäksi kvartaaleittain laadun ja omavalvontaohjelman raportoinnissa, mikä julkaistaan internetsivuilla Omavalvonta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seurannasta, kehittämistarpeista ja toimenpiteistä vastaavat Ylilääkäri Vili Arminen sekä lähijohtaja Laura Järvinen