Omavalvontasuunnitelma Ruukkukujan päivätoimintakeskus

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Ruukkukuja 5, 01600 Vantaa
Postiosoite: Ruukkukuja 5, 01600 Vantaa
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–16)
Palveluyksikön nimi: Ruukkukujan päivätoimintakeskus
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Ei ole
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 
Katri Nieminen, työ- ja päivätoiminnan lähijohtaja, katri.nieminen@vakehyva.fi p. 0403505220
Toni Kinnunen, tehtäväaluepäällikkö, toni.kinnunen@vakehyva.fi p. 0503121717 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Ruukkukujan päivätoimintakeskus tarjoaa päivätoimintaa työikäisille vammaispalveluiden asiakkaille. Palvelua järjestetään sosiaalihuolto- ja vammaispalvelulain perusteella. Toiminta toteutetaan aina ryhmämuotoisena. Toiminnan tarkoituksena on tarjota asiakkaalle yksilöllistä, monipuolista ja tavoitteellista toimintaa, ammattitaitoisen ja motivoituneen henkilökunnan tuottamana. Luomme toiminnassamme kohtaavaa kulttuuria. Tekemistämme leimaa yhteisöllisyys, luovuus ja innokkuus. Lähtökohtanamme on, että jokainen asiakas voi kokea itsensä toimintaan tervetulleeksi rohkeasti omana itsenään. 

Toiminnan tavoitteena on tukea asiakkaidemme osallisuutta, itsemääräämisoikeutta, itsenäisyyttä ja vaikuttamista oman elämän sisältöön, edistää heidän hyvinvointiaan sekä tuoda sisältöä päivittäiseen arkeen. Haluamme tuottaa asiakkaillemme elämyksiä ja mahdollisuuksia kokea uusia ja erilaisia asioita. Haluamme myös mahdollistaa matalan kynnyksen kokeiluja ja kokemuksia päivätoiminnan eri muotoihin. 
Toiminnan sisältö räätälöidään ja määritellään jokaisen asiakkaan yksilöllisten tarpeiden ja toiveiden mukaisesti. Ohjaajat vastaavat toiminnan sisällön suunnittelusta, toteutuksesta ja arvioinnista, yhdessä asiakkaiden kanssa. Asiakasosallisuus ja asiakaslähtöisyys ovat työmme arvopohja. 
Päivätoiminta pitää sisällään erilaisia osallistavia luovan toiminnan ryhmiä; mm. kädentaitoja, musiikkia, liikuntaa, ulkoilua lähialueen luonnossa ja lähialueen palveluiden hyödyntäminen esim. kirjasto, kaupat, kahvilat ja mahdollisuuksien mukaan retket eri kohteisiin. Toimintatuokioiden teemoja ovat esimerkiksi tanssi ja kehontuntemus, kommunikointi- ja keskusteluryhmät, multisensorisin menetelmin toteutetut aistituokiot, ruuanlaitto ja leipominen-, multimedia-, luku- ja kirjallisuuspiirit sekä monia muita erilaisia vaihtuvia teemallisia toimintoja, vuodenajat ja kalenterin juhlapäivät huomioiden. Ajankohtaiset asiat ja yhteiskunnallinen osallistuminen ovat myös osa toimintaamme ja olemme aktiivisesti mukana sosiaalisessa mediassa. 
Ruukkukujalla on tällä hetkellä 23 asiakasta.
Meille tärkeitä asioita ovat asiakkaiden sekä työntekijöiden välinen yhteisöllisyys, asiakkaiden kunnioitus jokaisen erityistarpeet huomioiden, osallisuus, vaikuttavuus, valinnanvapaus ja yhteiskunnallisen osallistuminen sekä näkyvyys.  Pidämme yllä työyhteisötaitoja, ammatillisuutta ja innovatiivisuutta, jotta työhyvinvointi toteutuu. Kestävä kehitys näkyy yksikön toiminnassa mm. hankintoja tehdessä.    
Henkilökunnan työtä säätelevät ammatillisuus, vammaistyön periaatteet, toimintakykyä lisäävä ja ylläpitävä työtapa, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvot ja toimintaan liittyvä lait, kuten sosiaalihuoltolaki, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, vammaispalvelulaki ja laki kehitysvammaisten erityishuollosta. Asiakkailla on nimetty omaohjaaja, joka toimii asiakkaan yhteistyökumppanina yhdessä muun henkilökunnan kanssa. Asiakastyötä suunniteltaessa ja toteuttaessa käytämme työn tukena muiden ammattiryhmien osaamista. Ammatilliseen työskentelyymme kuuluu oman tiimin tietojen ja taitojen hyödyntäminen sekä jakaminen.   

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Ei tuota.
Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Kuljetuspalvelut: 
LogiPointOy 
Rahtitie 5, 01560 Vantaa
puh. 09 8386 6333 , keskus@logipoint.fi  
Lounaspalvelut: 
Attendo / Vireko Oy 
PL 750, Itämerenkatu 9, 00181 Helsinki 
palaute@vireko.fi 
Ateriapalvelupäällikkö Maria Lång 
041 732 0611    
maria.lang@vireko.fi 
Kiinteistönhuolto ja puhtauspalvelut
SOL-kiinteistöpalvelut Oy 
Huoltopyynnöt VAV:n palvelunumeron kautta (24h) 
010 235 1450 
Kristina Lepistik Puh 040-176 3402  

 Postipalvelut:  
Posti group Oyj 
Postintaival 7 A, 00230 Helsinki 
Vaihde: 020 4511

Henkilöstövuokraus: 
           Seure p. 09-32973750 
Tietosuojajäte :
           Encore ympäristöpalvelut p. 09-85677020.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:
Ostopalvelujen laatu ja asiakasturvallisuus varmistetaan kilpailutuksen avulla hankinnan toimesta. Palveluista laaditaan hankintasopimukset ja palvelunkuvaukset. Lisäksi ostopalvelutuottajien kanssa pidetään yhteistyöpalavereita, joissa arvioidaan laatua. Alihankintana tuottavilla palveluntuottajilla on laadittuna omat omavalvontasuunnitelmat.   
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Tämän omavalvontasuunnitelman laatimiseen on osallistunut Ruukkukujan päivä- toimintakeskuksen esihenkilö sekä yksikön työntekijät. Esihenkilö on noudattanut laatimisessa Valviran ohjeistusta liittyen omavalvontasuunnitelman sisältöön. Omavalvontasuunnitelmaa käydään säännöllisesti läpi yksikön työpaikkakokouksissa. Uudet työntekijät perehtyvät omavalvontasuunnitelmaan perehtymisvaiheessa. 
Omavalvonnan toteutumisen suunnittelusta vastaa yksikön lähijohtaja Katri Nieminen, 0403505220, katri.nieminen@vakehyva.fi.

Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään aina, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa.  
Omavalvontasuunnitelman julkisuus:
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internet sivuilla, teams-työtilassa sekä yksikön ilmoitustaululla.

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa järjestämisvastuullaan olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen palveluntuottajien ohjauksesta ja valvonnasta. 
Valvonnan ja tuottajaohjauksen tehtävänä on hyvinvointialueen valvonnan suunnittelu, toteutus ja kehittäminen sekä valvontatiedon kerääminen, analysointi ja kokoaminen. Tiimi toimii yhteistyörajapinnoissa, toimialojen tukena sekä tehden yhteistyötä palveluntuottajien sekä valvontaviranomaisten kanssa. Valvonta- ja tuottajaohjaus järjestää palveluntuottajille neuvontaa ja tukea.  
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työ- ja päivätoiminnan palvelukuvaus määrittää vammaisten henkilöiden päiväaikaisen toiminnan hankintaa ja kuvaa ehdottomat vähimmäislaatuvaatimukset palvelujen tuottamiseen. Palvelukuvaukseen nostetut laatukriteerit tulevat Kehitysvamma-alan neuvottelukunnan (KVANK) Työn ja päivätoiminnan valiokunta teoksesta Osallisuuden ja työn laatukriteerit | verneri.net  KVANK on kehittänyt Osallisuutta ja työllistymistä edistävän toiminnan laatukriteereiden itsearviointityökalun työ- ja päivätoimintaa toteuttavien organisaatioiden käyttöön

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:  
Laatukriteereiden tarkoituksena on kehittää päiväaikaisen toiminnan palveluja ja toimintakäytäntöjä, ns. työ- ja päivätoimintaa. Tavoitteena on parantaa heikoimmassa työmarkkina-asemassa olevien toimintakykyä ja madaltaa työllistymisen kynnystä. Toiminnan tavoitteeksi asetetaan entistä selkeämmin vammaisten henkilöiden osallisuuden ja työllistymisen edistäminen.  
Keskeisimmät työ- ja päivätoiminnan laatukriteerit: 
Tuki valintojen ja suunnitelmien tekemiseen 
Tuki muutoksiin ja siirtymävaiheisiin 
Tuki lähiympäristöön liittymiseen 
Tuki mahdollisimman suuren itsenäisyyden saavuttamiseen 
Tuki terveyteen ja hyvinvointiin 
Tuki itseilmaisuun, luovuuteen ja merkityksellisissä sosiaalisissa rooleissa toimimiseen 
Tuki palvelujen sisältöihin ja toimintatapoihin vaikuttamiseen 
Tuki opintoihin tai työhön pääsemiseen. 
Laatukriteerit ohjaavat työ- ja päivätoiminnan tuottaman palvelun sisältöä ja asiakkaiden tavoitteita ja asiakaskohtaamisia. Kriteereitä tulee pohtia työyhteisöissä, kuinka ne tulevat näkyviksi ja konkretiaan arjessa, osaksi asiakkaan elämää ja palvelua.  
Valvontakäyntejä on toteutettu noin 1–2 kertaa vuodessa. Valvontakäyntien yhteydessä tehdään nostoja yksiköiden toiminnan kehittämiseen ja onnistumisiin liittyen. Laadunvalvonta toimii myös yksiköiden arjen tukena ja yhteiskumppanina, joiden puoleen voimme kääntyä erilaisissa asiakkaan palveluihin liittyvissä kysymyksissä. 
Vuoden 2024 työ- ja päivätoiminnan yksiköiden yhteiseksi kehittämisenkohteeksi nostettiin kirjaamisen kehittäminen. Tämän perusteella olemme koonneet kirjaamisen työryhmän, jonka tavoitteena on määritellä kirjaamiselle yhteiset kriteerit, ohjeet ja käytänteet sekä pohtia keinoja kirjaamisen tasalaatuisuuden saavuttamiseksi. Vahvuuksia yksiköissämme olivat mm. asiakasosallisuus ja asiakkaiden toteuttamissuunnitelmat, joista sai hyvin käsityksen asiakkaan voimavaroista ja haasteita

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Ruukkukujan päivätoiminkeskuksen lähijohtaja vastaa yksikön kokonaisvaltaisen toiminnan edellytyksistä sekä sujuvuudesta ja että, yksikössä noudatetaan turvallisuuteen liittyviä lakeja ja määräyksiä. Työntekijän velvollisuutena on noudattaa ohjeita ja ilmoittaa viipymättä havaitsemistaan turvallisuusriskeistä. Jokainen ammattilainen on vastuussa omasta työstään ja työyhteisön toimivuudesta, toiminnan kehittämisestä sekä asiakasturvallisuuden edistämistä. 
Yksikön lähijohtaja on vastuussa, että yksikön toimintaa ohjaavat toimintamallit ja menettelytavat, asiakirjat ja suunnitelmat, (kts. 5.1) tehdään ja päivitetään asianmukaisesti. Työntekijät osallistuvat edellä mainittujen toimintamallien ja suunnitelmien tekemiseen ja huolehtivat, että toimivat ohjeistusten mukaisesti. Jokaisen ammattilaisen vastuulla on huolehtia myös muut hänelle osoitetut työtehtävät ja vastuualueet.  
Vammaisten työ- ja päivätoiminta kuuluu aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden toimialaan. Työ- ja päivätoiminnan lähijohtajia johtaa työllistymistä ja osallisuutta tukevien palveluiden tehtäväaluepäällikkö, joka vastaa tehtäväalueen toiminnasta ja taloudesta sekä johtaa ja kehittää toimintaa hyvinvointialuestrategian mukaisesti palvelualuejohtajan alaisuudessa. 
Aluehallitus johtaa hyvinvointialueen toimintaa, hallintoa ja taloutta. Hyvinvointialuejohtaja johtaa aluehallituksen alaisena hyvinvointialueen hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Hyvinvointialueen eri rooleissa olevien lähijohtajien tehtävistä ja vastuista on määritelty tarkemmin hallintosäännössä

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Riskienhallinnan olennainen osa on lähiesihenkilön, henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuteen liittyvien huomioiden kirjaaminen ja yhteinen käsittely työyhteisössä siten, että riskienhallintaa voidaan toteuttaa aktiivisesti ja läpinäkyvästi. Ruukkukujan päivätoimintakeskuksessa riskeihin liittyvää keskustelua käydään säännöllisesti viikoittaisissa työpaikkakokouksissa, joissa kaikki viikon aikana tehdyt ilmoitukset käsitellään yhdessä. 
Ruukkukujan päivätoimintakeskuksen toimintaan vaikuttavia olemassa olevia ja mahdollisia riskejä on havainnoitu ja tunnistettu HaiPro-järjestelmän riskiarviointiosioon. Tämä arviointi on tehty yhdessä henkilöstön kanssa ja se on käsitelty henkilöstön kanssa 18.3.2025 työpaikkakokouksessa. Riskiarviointia toteutetaan lisäksi jatkuvasti päivittäisessä työssä ja havaitut riskit tiedotetaan esihenkilölle. Riskit kirjataan riskienhallintaan ja riskin poistamiseksi tai minimoimiseksi tehdään suunnitelma ja määrätään vastuuhenkilöt toteuttamaan suunnitelmaa.  
Alla on lueteltuna riskienhallintaan liittyvät vastuut ja työnjaot: 
•    Omavalvontasuunnitelman laatimiseen osallistuvat: Tehtäväaluepäällikkö, yksikön esihenkilö ja yksikön henkilökunta.  
•    Uusien työntekijöiden perehdytyksestä vastaavat: Yksikön esihenkilö, nimetty perehdyttäjä ja yksikön henkilökunta. Perehdytyksessä käytetään Uuden työntekijän -opasta, joka löytyy Intrasta.  
•    Paloturvallisuus- ja pelastusvastaavana toimivat: Yksikön esihenkilö ja nimetty vastuuohjaaja Henna Aalto.  
•    Työsuojeluvaltuutettuna toimii: Karoliina Mattila, 0404822189, karoliina.mattila@vakehyva.fi  
•    Lääkehoitovastaavina toimivat: Yksikön esihenkilö ja lääkeluvalliset ohjaajat.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Lähijohtaja Katri Nieminen katri.nieminen@vakehyva.fi

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Henkilökunnan säännölliset koulutukset: palo- ja pelastus- (alkusammutus 1 x vuodessa, turvakävelyt 2 x vuodessa/tarvittaessa), ensiapu- (3v välein), hygienia-, tietosuoja-, Apotti-, LoVe- (5v välein), haastavasti käyttäytyvän asukkaan kohtaaminen -koulutukset.     
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen laatukoordinaattorit tekevät vuosittain valvontakäyntejä yksikköön. Tarkoituksena on ylläpitää palvelun hyvää laatua ja tarvittaessa tarttua epäkohtiin.    
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 18.3.2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 17.1.2024, palotarkastus 7.3.2025
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Syksy 2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 7.5.2024
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 11.4. 2025

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Haittatapahtumien havaitseminen, kirjaaminen, analysointi, raportointi ja käsittely tapahtuu Haipro-järjestelmässä. Toimintayksikön esihenkilö käy läpi läheltä piti- ja haittatapahtumat työpaikkakokouksissa. Isommat haittatapahtumat menevät tiedoksi tehtäväaluepäällikölle sekä työsuojeluvaltuutetulle. 
Jokaisella työntekijällä on työntekijän ilmoitusvelvollisuus havaitsemiinsa epäkohtiin sosiaalihuoltolain ammattihenkilöstön ilmoitusvelvollisuuden 48§:n pykälän mukaan.
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle. 
Asiakas- ja potilasturvallisuusilmoitus täytetään silloin, kun kyseessä on asiakkaan turvallisuuden vaarantava tapahtuma tai läheltä-piti-tilanne, joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa haittaa asiakkaalle. Työturvallisuusilmoitus tehdään silloin, kun kyseessä on tapahtuma, joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa haittaa henkilöstölle. Työtapaturmien lisäksi siis raportoidaan myös läheltä piti -tilanteet. Näin pyritään ennakoivaan turvallisuuden parantamiseen. Ilmoitus kannattaa tehdä aina kun ilmoittaja kokee, että johonkin asiaan puuttumalla voidaan toiminnasta saada turvallisempaa.
Poikkeamat käsitellään Ruukkukujan päivätoimintakeskuksen työpaikkakokouksessa lähijohtajan johdolla. Poikkeaman korjaamiseksi tehdyt päätökset ja sovitut toimintatavat kirjataan muistioon, joka tallennetaan Sharepoint-ympäristöön. Palaveriin osallistumattomat työntekijät ovat velvollisia lukemaan muistiot ja antamaan muistioon lukukuittauksen. Mikäli poikkeaman käsittely koskee asiakasta, se käydään asianomaisen henkilön kanssa erikseen läpi.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Asiakasturvallisuuden näkökulma: Ihmissuhdekuormitus, mahdollinen väkivallan uhka
Muut riskit: Tapaturmat, Fysikaaliset vaaratekijät sisäilma, pölyt
Biologiset altisteet, tartuntavaara 
Terveydensuojelulain 2 §:n mukaan toiminnanharjoittajan on tunnistettava toimintansa terveyshaittaa aiheuttavat riskit ja seurattava niihin vaikuttavia tekijöitä (omavalvonta). Toiminnanharjoittajan on suunnitelmallisesti ehkäistävä terveyshaittojen syntyminen. Yksikön tilojen terveellisyyteen vaikuttavat sekä kemialliset ja mikrobiologiset epäpuhtaudet että fysikaaliset olosuhteet, joihin kuuluvat muun muassa sisäilman lämpötila ja kosteus, melu (ääniolosuhteet), ilmanvaihto (ilman laatu), säteily ja valaistus. Näihin liittyvät riskit on tunnistettu ja niiden hallintakeinot on suunniteltu työterveyden suorittamassa työpaikkaselvityksessä sekä työolojen arvioinnissa, joka tehdään vuosittain HaiPro-järjestelmässä.  

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
IMO suunnitelmat
Asiakastuntemus
Koulutukset
HaiProjen käsittely
Valmiuksia asiakasturvallisuuden kehittämiseen lisätään koulutuksilla, tarkastuksilla, palautteen ja sisäisen valvonnan avulla. Havaitut turvallisuus poikkeamat kirjataan ja käsitellään aikaisemmin kuvatulla tavalla ja tehdyt korjaavat päätökset kirjataan muistioon ja perehdytetään henkilökunnalle. Potilas- ja asiakasturvallisuusohjeistus henkilöstölle löytyy Intran-sivuilta täältä. 
Ruukkukujan päivätoimintakeskuksen pelastussuunnitelma, riskikartoitus sekä poistumisturvallisuusselvitys, päivitetään kerran vuodessa tai toiminnan olennaisesti muuttuessa. Pelastussuunnitelma ja siihen liittyvät liitteet löytyvät yksikön perehdytyskansiosta.

Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Ostopalveluita tuottavat yritykset ovat osaltaan vastuullisia riskienhallinnan toteutumisesta. Heillä on omat suunnitelmansa tätä varten. Epäkohdissa ja poikkeamatilanteissa ollaan heti yhteydessä palvelun tuottajaan. 
Ostopalveluja tuottavat tahot sitoutuvat noudattamaan sopimuksen mukaisia turvallisuuteen ja laatuun liittyviä tekijöitä. 
He ovat velvollisia perehdyttämään omat työntekijät ja tekemään tarvittavat työohjeistukset, omavalvontasuunnitelmat sekä riskikartoitukset. Palveluntuottajat tekevät myös asiakastyytyväisyyskyselyjä, joiden pohjalta he saavat tietoa palvelun laadusta. Palvelukäyttäjinä olemme myös velvollisia seuraamaan palvelun laatua, antamaan heille palautetta ja ilmoittamaan mahdollisista epäkohdista

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Laatupoikkeamien, epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden sekä haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumien syiden selvittäminen ja niihin perustuen menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi. Menettelytapojen muutokset kirjataan ylös tarvittaviin asiakirjoihin sekä työpaikkakokousmuistioon, jossa asiaa on käsitelty. Tarvittaessa tietoa menettelytapojen muutoksesta jaetaan yhteistyötahoille siihen sopivalla tavalla (sähköposti, Apotti-viesti, puhelu tms.)  
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Yksiköömme ei ole kohdistunut esim. Valviran tai AVIn selvityspyyntöjä, mutta mahdolliset selvityspyynnöt otettaisiin käsittelyyn ja ryhdyttäisiin tarvittaviin toimenpiteisiin VAKEn ohjeistusten mukaisesti.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Työpaikkakokouksessa säännöllisesti viikoittain
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 
Toimintayksikön vakituiseen henkilöstöön kuuluu 2 ohjaajaa, sekä 2 toimintaohjaajaa, ja lähijohtaja (yhteinen Tavitien työ- ja toimintakeskuksen kanssa). Yksikössä työskennellään arkisin viitenä päivänä viikossa klo. 8-15.39 välisenä aikana. 
Esihenkilö: fysioterapeutti, lähiesimiestyön ammattitutkinto 
Toimintaohjaajat: sosionomi sekä terveydenhoitaja
Ohjaajat: lähihoitaja
Sijaisten käytön periaatteet: 
Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ensisijaisesti aina ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen Laura-järjestelmässä. Lyhyissä poissaoloissa (vuosilomat, koulutuspäivät yms.) sijaisten käyttöä harkitaan tarkoin. 
Akuuteissa poissaolotilanteissa ensisijaisena toimenpiteenä on yksikön toiminnan uudelleenjärjestely: ryhmien yhdistäminen, toiminnan mukauttaminen ja henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. Mikäli tämä ei ole riittävää, tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista työ- ja päivätoiminnan yksiköistä. 
Mikäli yllä mainituista keinoista ei ole apua, ja henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön lähijohtajalla sekä toiminnanohjaajalla/vastaavalla ohjaajalla. 
Seuren kautta hankitaan sijaisia lyhytaikaisiin sijaisuuksiin (alle 14vrk), mutta yksikkökohtaisen tarpeen mukaan voidaan käyttää myös pidempiaikaisia sijaisuuksia. Pitkissä sijaisuuksissa suositellaan kuitenkin työsopimuksen tekemistä suoraan VAKEen.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Sijaistyövoiman käyttö on vain satunnaista.
Rekrytointi:
Rekrytoiva lähijohtaja vastaa yksikön rekrytoinnista ja sen koko prosessista. VAKE:n rekrytointitiimi tukee rekrytointiprosessin läpiviennissä tarvittavissa vaiheissa. Täytettävälle tehtävälle pitää olla varattu palkkarahat henkilöstö- ja talousarviosuunnitelmassa. 
Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työlainsäädäntö ja työehtosopimukset. Rekrytoinnissa käytetään Laura -järjestelmää, ja rekrytoinneissa noudatetaan julkista hakumenettelyä. Ammattihenkilöille on määritelty kelpoisuusedellytykset, jotka ilmoitetaan työpaikkailmoituksessa. Soveltuvuus tehtävään arvioidaan haastattelun ja toimitettujen työ- ja tutkintotodistusten perusteella. Uusien työntekijöiden koeajan pituus on vakituisilla 6 kk ja määräaikaisilla puolet työsuhteen pituudesta, mutta korkeintaan 6 kk.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeus varmistetaan rekrytointivaiheessa Valviran Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä Julkiterhikistä: JulkiTerhikki (valvira.fi). Työn alkaessa työsopimusta tehdessä HR-järjestelmä myös ohjaa tarkistukseen, ja työsopimuksen tietoihin merkitään Julkiterhikistä poimittu rekisteröintinumero.
Työskentely edellyttää aina rikostaustaotteen esittämistä ennen työn alkamista. Jo rekrytointivaiheessa tuodaan esille (sekä hakutekstissä että haastattelussa), että toimeen valitun henkilön tulee esittää rikostaustaote. Esitetty rikostaustaote ei saa olla 6kk vanhempi. Yksikön lähijohtaja vie henkilöstötietojärjestelmään otteen esittämispäivämäärän. Ote palautetaan viipymättä tiedon tallentamisen jälkeen työntekijälle, eikä siitä saa ottaa jäljennöstä. 
Rikosrekisteriotteesta ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä tehdessään päätöstä siitä, annetaanko henkilölle tehtäviä vammaisten henkilöiden kanssa. Vaitiolovelvollisuuteen sisältyy, ettei tietoa saa paljastaa sivulliselle senkään jälkeen, kun henkilö ei enää hoida sitä tehtävää, jossa hän on tiedon saanut.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen:
Lähijohtajan vastuulla on varmistaa, että jokaisella yksikössä työskentelevällä on asianmukainen koulutus, riittävä osaaminen ja ammattitaito, sekä sujuva suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito.
Henkilöstön perehdytys:
Lähijohtaja ja nimetyt työntekijät huolehtivat uusien työntekijöiden sekä opiskelijoiden perehdytyksestä. Yksikössä on perehdytyskansio sekä henkilökohtainen perehdytyssuunnitelmarunko, missä on nimettynä perehdytyksen osa-alueet sekä vastuuperehdyttäjä. Jokainen yksikössä työskentelevä on myös itse velvollinen aktiivisesti perehtymään yksikön toimintaohjeisiin, omavalvontasuunnitelmaan, intran ohjeistuksiin ym. Perehdytykseen liittyvään materiaaliin.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
Lähijohtaja seuraa koulutuksiin osallistumista. Koulutustarve arvioidaan yksilöllisissä tai ryhmämuotoisissa kehittymissuunnitelmissa/kehityskeskusteluissa, ja ne kirjataan sähköisessä MyJopi -järjestelmässä osaamistarvekartoitus -lomakkeeseen. Täältä koulutustarpeet kulkeutuu toimialan tietoon ja ne huomioidaan koulutussuunnitelmien rakentamisessa. Henkilökunta voi osallistua VAKE:n sisäisiin koulutuksiin sekä ulkopuolisten toimijoiden järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksiin haetaan LOKI-järjestelmän kautta. Lähijohtaja' mahdollistaa ja varmistaa, että kaikilla on hyvät ja tasapuoliset mahdollisuudet osallistua koulutuksiin. Koulutuksilla tuetaan työntekijän taitoja ja valmiuksia.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tukee myös työntekijöiden omaehtoista koulutusta. Ohjeet intrassa.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Otamme sekä toisen asteen (lähihoitaja) että ammattikorkeakouluasteen opiskelijoita (sosionomi/sh/th yms.) harjoittelujaksolle. Kaikki sosiaali- ja terveysalan harjoittelut hoidetaan keskitetysti harjoittelupaikkavarausjärjestelmä Jobiilin ja Tiitus -harkan kautta. Harjoittelujaksosta allekirjoitetaan aina kirjallinen koulutussopimus, missä selviää tarkat vastuunjaot opiskelijan, työpaikan sekä oppilaitoksen välillä. Jokaiselle opiskelijalle nimetään aina vastuuohjaajat. Lähijohtaja vastaa myös opiskelijoiden toiminnasta työpaikalla.
Kesän loma-ajan toiminnassa on työllistetty kesätyönä opiskelijoita, ja heille on määritelty selkeästi vähemmän vastuita (mm. ei lääkehoitoa, ei kirjaamista yms. vastuullisia tehtäviä). Ohjaajaharjoittelijat ovat toimineet osana työryhmää, missä valtaosa on vakituista työ- ja päivätoiminnan henkilöstöä. Opiskelijan palkkaamisesta sijaisuuteen on VAKE-tasoisesti omat ohjeensa intrassa.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen:
Tärkeimpänä palautteenkeruuna pidämme arkista avointa keskustelua. Viikoittaisessa työpaikkakokouksessa pohdimme aina myös yhteisesti kehittämistarpeita ja niihin ratkaisuja.

Hyvinvointitasoiset työhyvinvointikyselyt toteutuvat vuosittain. Kyselyn tuloksista nostetaan kehittämistoimenpiteitä, sekä tunnistetaan vahvuuksia, mitä pyritään yhdessä vahvistamaan entisestään.

Tämän lisäksi joka toinen kuukausi toteutetaan VAKE-pulssi -kysely, missä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Pulssi -kysely kertoo henkilöstömme työn sujuvuudesta ja henkilöstökokemuksesta ja kyselyn kautta saamme henkilöstön äänen kuuluviin ja jatkuvaa tietoa siitä, miten henkilöstö voi ja miten työn tekemisen edellytykset toteutuvat. Tulokset käydään aina läpi henkilöstön kanssa.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 
Lähijohtaja vastaa henkilöstön osaamisen ja työskentelyn asianmukaisuudesta. Hyvällä rekrytoinnilla ja perehdytyksellä varmistetaan, että henkilöstö tuntee työn periaatteet, tavoitteet sekä arvot, mitkä toimivat työn tekemisen lähtökohtana. Ryhmämuotoinen työskentely mahdollistaa myös kollektiivisen huolenpidon siitä, että työtä tehdään eettisesti ja asiakasta kunnioittaen. Lähijohtajan läsnäolo yksikössä ja päivittäinen arkinen vuorovaikutus henkilöstön kanssa mahdollistaa jatkuvan havainnoinnin arjen työssä. Palvelutoiminnan laatua seurataan säännöllisesti myös asiakaspalautteiden, asiakastyytyväisyyskyselyiden ja laadunvalvontakäyntien kautta. Henkilökuntaamme velvoittaa valvontalain mukainen ilmoitusvelvollisuus havaitsemistaan epäkohdista. Havaittuihin epäkohtiin tai sen uhkiin puututaan välittömästi, ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään viipymättä.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Laissa ei määritellä vaatimuksia henkilöstömitoitukselle. Yksikön asiakaspaikkatilannetta, asiakas- ja työturvallisuutta sekä palvelun laatua arvioidaan viitteellisellä asiakasmitoituksen seurantataulukon avulla.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan ensisijaisesti aina ennakoiden hyvällä henkilöstö- ja toiminnansuunnittelulla. Avoimille vakansseille (esim. opinto- ja perhevapaat) rekrytoidaan sijainen. Henkilöstön riittävyyden varmistaminen on yksikön lähijohtajan vastuulla.
Yksiköllä on käytössä päivä- ja tuntikohtainen asiakasmitoituksen seurantataulukko, mikä toimii viitteellisenä apuvälineenä henkilöstön riittävyyden arvioinnissa sekä apuvälineenä esim. ruuhkahuippujen tunnistamisessa, tasaisen työnjaon sekä asiakas- ja työturvallisuuden toteutumisessa. Mitoitustaulukon avulla arvioidaan myös yksikön asiakaspaikkatilannetta.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Akuuteissa poissaolotilanteissa ensisijaisena toimenpiteenä on yksikön toiminnan uudelleenjärjestely: ryhmien yhdistäminen, toiminnan mukauttaminen ja henkilöstön sijoittelu optimaalisesti. Mikäli tämä ei ole riittävää, tiedustellaan henkilöstön saatavuutta muista työ- ja päivätoiminnan yksiköistä.
Mikäli yllä mainituista keinoista ei ole apua, ja henkilökunnan lisätarve on välttämätön työ- ja asiakasturvallisuuden takaamiseksi, voidaan turvautua sijaishankintaan. VAKEssa sijaisten hankinta on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin. Seuren sijaiset tilataan OmaSeuresta, tilausoikeus on yksikön lähijohtajalla sekä toiminnanohjaajalla/vastaavalla ohjaajalla.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Sosiaalihuollon yksiköissä, joiden asiakkaiden palveluntarve ei edellytä kokoaikaista sairaanhoitajaa, kuten kehitysvammaisten yksiköissä, tulee olla nimetty sairaanhoitaja, joka vastaa yksikön lääkehoidon käytännön kokonaisuudesta ja joka tosiasiassa käy yksikössä arvioimassa lääkehoidon asianmukaisuutta, ottaa näyttöjä jne.  
Aikuissosiaalityön palvelujen palvelualueella työllistymistä ja osallisuutta tukevien palvelujen työ- ja päivätoimintakeskusten lääkehoidon kokonaisuudesta vastaava sairaanhoitaja on Marja-Leena Viljanen.
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Hallintoylilääkäri Annariina Jyvälahti hyväksyy ja allekirjoittaa lääkehoitosuunnitelman.     
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: 
Toimintakeskuksissa ei ole rajattua lääkevarastoa, joditabletteja ei lasketa lääkevarastoksi.  
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:

Ruukkukujan päivätoimintakeskus sijaitsee Myyrinkodin tiloissa kellarikerroksessa. Toimintayksikön käytössä ovat seuraavat tilat: 1.ryhmätila 19 m2, 2.ryhmätila 38,5 m2, päiväsali 57 m2 ja toimisto 27,5 m2. Lisäksi yksikön tiloissa on pieni keittiö sekä kaksi wc-tilaa.  

Teknologiset ratkaisut 
Myyrinkodin kiinteistössä on käytössä ILog avainhallinta, josta vastaa Certego Oy. Lisäksi kiinteistössä on Securitas Oy:n vartiointipalvelu. 
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.  Riskejä pyritään tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään.
•    Sähkölaitteet huolletaan säännöllisesti.   
•    Työolojen arviointi toteutetaan vuosittain.   
•    Asiakas- ja työturvallisuus poikkeamat ilmoitetaan HaiPro-ilmoituksen kautta.   
•    Henkilökunnan säännölliset koulutukset: palo- ja pelastus- (alkusammutus 1 x vuodessa, turvakävelyt 2 x vuodessa/tarvittaessa), ensiapu- (3v välein), hygienia-, tietosuoja-, Apotti-, LoVe- (5v välein), haastavasti käyttäytyvän asukkaan kohtaaminen -koulutukset.    
•    Asiakkaiden kanssa käydään läpi asiakasturvallisuuteen liittyviä asioita ja tapahtuneista viestitään avoimesti ja ratkaisukeskeisesti.  
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Poistumisturvallisuusselvitys tehty 27.6.2023
Riskienarviointi toukokuussa 2025
Turvallisuuskierros 7.4.2025
Työpaikkaselvitys 6.5.2025

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Sisäilman laatu puhututtaa, tätä varten säännölliset talokokoukset puolivuosittain. Säätöjä ja korjauksia ilmanvaihtoon tehty kesällä 2025, asia talokokouksen asialistalla 5/2025.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.  

Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Fyysisiin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin liittyvät ongelmat ilmoitetaan välittömästi huoltomiehelle ja esimiehelle.  

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Rakennuksessa toimii aktiivinen Talotoimikunta, joka kokoontuu tarvittaessa. Mukana edustaja kaikilta toimialoilta, isännöitsijä sekä vuokranantaja. Talotoimikunnan kokouksissa tiedotetaan ajantasaisesti rakennuksen kuntoon liittyvistä asioista ja korjauksista.
Talokokouksien pöytäkirjat löytyvät kalenterikutsuista sekä tarvittaessa isännöitsijältä

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö 

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti. Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työ- ja päivätoimintaan.
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Esihenkilö tilaa työntekijälle tarvittavat henkilökohtaiset tunnukset työtehtävissään tarvitsemiin sovelluksiin. Esihenkilö myös huolehtii tunnusten ja oikeuksien sulkemisesta työsuhteen päätyttyä. 
Uuden työntekijän perehdytyksessä huomioidaan tietojärjestelmien asianmukaiseen käyttöön opastaminen. Hyvinvointialueella on oma, sisäinen koulutuskalenteri, josta jokainen työntekijä ilmoittautuu tarvittaviin koulutuksiin. Lisäksi uudet työntekijät suorittavat tarvittavat Apotti-koulutukset sekä hyvinvointialueen vaatimusten mukaan tietosuojakoulutukset.   
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
VAKE:lle on oma koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaistu syksyllä 2024. Tietoturvasuunnitelma ei ole julkinen asiakirja.
Yksikön vastuuhenkilö: Katri nieminen katri.nieminen@vakehyva.fi, sekä Henna Aalto henna.aalto@vakehyva.fi

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Kaikki työntekijät, jotka käyttävät asiakasrekisteriä työtehtävissään ovat allekirjoittaneet tietosuojasitoumuksen. Käyttöoikeustiedot säilyvät rekisterissä, mutta käyttöoikeudet passivoidaan työsuhteen päättyessä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.      
Asiakastietoja käsitellään yksikössä huolellisesti ja ainoastaan työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa ja ne arkistoidaan asianmukaisesti. Henkilötietoja ei säilytetä tarpeettomasti järjestelmien ulkopuolella ja tarpeettomat henkilötiedot (sähköpostit, verkkolevyt, kyselyt, paperit laitetaan tietoturvaroskiin) poistetaan. Henkilötietoja tulostetaan vain, jos se on perusteltua ja yksikössä on tulostamiseen käytössä turvatulostin.  Asiakastiedon kirjaamisessa ollaan huolellisia. Henkilön tiedot suljetaan järjestelmästä, kun asia on hoidettu loppuun. Tietokone lukitaan aina kun poistutaan työpisteeltä. Henkilötietoja sisältävää sähköpostia lähetetään vain ammattilaisten kesken ja salattuna.
Asiakkaita informoidaan henkilötietojen käsittelystä informointiasiakirjalla palvelun alkaessa. Tietosuojapuutteista ja –loukkauksista ilmoitetaan viipymättä tietosuojavastaavalle. Tietosuojaan liittyvä huoneentaulu on esillä yksikön seinällä.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytetään tietoturvaloukkaus ilmoitus ja ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin. Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Ohjeistukset ja lisätietoa löytyy Intran Tietoturva ja tietosuoja sivustolta.

Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Näihin liittyen ohjeet löytyvät yksikön toimistosta Apotti jatkuvuustyöaseman vierestä. Lisäksi yksikössä on Apotti jatkuvuustyöasema-kansio, josta löytyy ohjeet, sekä tulostettuja kirjaamispohjia, jos kirjaaminen koneella ei ole mahdollista.    
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Kaikki yksikön työntekijät suorittavat Navisec-järjestelmässä tietosuojan verkkokoulutukset vuosittain. Uudet työntekijät suorittavat koulutukset perehdytyksen aikana (1-3kk.)    
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Yksiköllä on oma “Kuinka toimia poikkeustilanteissa” -ohjeistus, jossa on kuvattu varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin. Suunnitelma löytyy yksiön omalta SharePoint sivustolta sekä yksikön ilmoitustaululta.  
Sähkökatkosten tai muiden Apotin-toimintaan liittyvien häiriöiden osalta on laadittu toimintaohjeet kirjaamiseen käyttökatkosten aikana. Ohjeistus löytyy yksikön käyttökatkokansiosta.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: 
Asiakkaiden palvelun toteuttamisen suunnitelma ja IMO-suunnitelma tehdään Apottiin yhteistyössä asiakkaan tai tarvittaessa hänen lähipiirinsä kanssa. Suunnitelmat tarkistetaan puolen vuoden välein tai aina tarvittaessa. Päivittäiskirjaukset tehdään mahdollisuuksien mukaan yhdessä asiakkaan kanssa.  

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Katri Nieminen
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Veera Välitalo, lakimies 
veera.valitalo@vakehyva.fi 
0408614551 
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Kirjaamisvelvoitteesta on säädetty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 4 §:ssä. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaisia ja riittäviä. THL on ohjannut asiakastyön kirjaamista antamalla asiaa koskevan määräyksen 1/2021.   
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä Apotti-järjestelmä. Yksikössä kirjataan Apottiin asiakkaiden osallistumisesta työ- ja päivätoimintaan. Kirjaamisessa tulee näkyä asiakkaan mielipide ja tavoitteena on kirjata mahdollisimman paljon yhdessä asiakkaan kanssa. 
Lähtökohdat: 
-    Jokaisesta läsnä olevasta asiakkaasta on kirjattava päivittäin. 
-    Riittävä tiedonsiirto asiakkaasta on turvattava työntekijöiden välillä. 
-    Jokaisella asiakkaalla on voimassa oleva, ajantasainen ja asiakkaan voimavaroja kuvaava suunnitelma. Omaohjaaja päivittää suunnitelman 6kk välein yhdessä asiakkaan kanssa. 
-    Omaohjaaja tekee tilannearvion aina asiakkaan tilanteen muuttuessa tai tarvittaessa.

Minimissään kirjattava: 
-    Vointi ja toimintakyky sekä niihin liittyvät muutokset. 
-    Lääkehoito + lääkityspoikkeamat. 
-    Kuvaileva kommunikointi työntekijän ja asiakkaan välillä. 
-    Asiakkaiden oikeuksien ja itsemääräämisen toteuttaminen / tehdyt rajoitustoimenpiteet.  
-    Erityistilanteet: esim. kaatumiset, haavat, tapaturmat, asiakkaiden välienselvittelyt, mustelmien ilmaantuminen, haastavat asiakastilanteet.  
Lähijohtajan ja/tai vastaavan ohjaajan tehtävänä on varmistaa, että työntekijöillä on tarvittavat tunnukset (Vakehyva-tunnus ja Apotti-tunnus) voimassa kirjaamiseen liittyen. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on laadittu ohjeet tunnusten hakemiseksi.  
Kirjaaminen on oleellinen osa asiakastyötä ja kirjaamiselle on varattava aikaa päivittäin. Kirjaamista ohjaa lainsäädäntö. Kirjaamisen laatu varmistetaan hyvällä perehdytyksellä ja koulutuksilla. Yksikössä on esillä kirjaamista ohjaava Omaohjaajan huoneentaulu, sekä ohjeistukset hyvän kirjaamisen ja eettisen kirjaamisen perusperiaatteista. Kirjaamiseen liittyvä ohjeistus on kaikkien työntekijöiden saatavilla Kirjaamisen Teams -ryhmässä. Lisäksi kirjaamisesta keskustellaan säännöllisesti yksikön palavereissa.  
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 Tämän lisäksi on käytössä kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), joka täydentää ja täsmentää tietosuoja-asetusta. Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa myös toimialakohtainen lainsäädäntö.  
 

Palvelun saatavuuden määräajat:
Asiakkaan on saatava päätös palvelusta kolmen kuukauden sisällä palvelun hakemisesta. Palvelun alkamiseen ei ole määritelty määräaikaa.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta:
Yksikössä tehdään jokaiselle asiakkaalle työ- ja päivätoiminnan suunnitelma Apotti -järjestelmässä 1 - 3kk sisällä asiakkaan työtoiminnan aloittamisesta. Suunnitelmassa selvitetään monipuolisesti asiakkaan toimintakyky ja omat toiveet koskien hänen omaa elämäänsä, arvioidaan aikaisempien tavoitteiden toteutumista ja asetetaan asiakkaan kanssa yhdessä tarvittaessa uusia tavoitteita. Suunnitelma tarkistetaan ja päivitetään kuuden kuukauden välein tai aina tarvittaessa. Yksikössä tehdyn toteuttamissuunnitelman toteutumista seurataan jatkuvasti arjessa ja sitä muutetaan tarvittaessa.  
Jokaisella asiakkaalla on omaohjaaja, jonka vastuulla on tehdä ja käydä läpi suunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa, tehdä asiamukainen kirjaaminen Apotti-asiakastietojärjestelmään ja tiedottaa sekä perehdyttää muu työyhteisö ko. asiakkaan suunnitelman sisältöön ja asiakkaan kanssa sovittuihin tavoitteisiin, jotka tarkistetaan puolivuosittain. 
Asiakastyömme lähtökohtana on, että asiakas on oman elämänsä asiantuntija ja hänet huomioidaan kokonaisvaltaisesti.  Yksikössä järjestettävä toiminta suunnitellaan ja toteutetaan niin, että se mahdollistaa asiakkaiden työ- ja toimintakyvyn tukemisen ja tavoitteiden saavuttamisen. Päivittäinen kirjaaminen peilaa asiakkaiden suunnitelmaan, jossa on kuvattu asiakkaan tarpeet, toiveet ja tavoitteet sekä keinot, joilla näihin vastataan.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: 
Ruukkukujan päivätoimintakeskukseen tilataan ruoka Attendo Virecon  keittiöltä. Attendo:n ruokalista on neljän viikon kiertävä ruokalista ja se on nähtävissä yksikön seinältä sekä palveluntuottajan internet-sivujen kautta. Tarvittavia muita elintarvikehankintoja tehdään S-Businesscard -kortilla läheisestä S-Marketista tai muusta S-ryhmän kaupasta.   
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Yksikön hygieniakäytännöt perustuvat toimialan ja muiden valvovien viranomaisten ohjeisiin. Ohjaajilta vaaditaan hygieniapassia, jos he käsittelevät ruokaa. Yksikössä on erikseen oma elintarvikeomavalvontaan liittyvä ohjeistus. 
Yksikössä käy SOL:n laitoshuoltaja osapäiväisesti arkisin siivoamassa. Siivoussuunnitelmaa päivitetään palveluntuottajan kanssa yksikön tarpeiden mukaisesti. Laitoshuoltaja siivoaa koko yksikön tilat siivoussuunnitelman mukaisesti. Siivoussuunnitelma löytyy yksikön siivoushuoneesta.  
Jätehuolto on järjestetty kiinteistön toimesta.
Pyykkihuolto ohjaajien toimesta. Pyykkihuolto satunnaista, sisältää tyynynpäällisiä, pyyhkeitä sekä työvaatteita.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:
Tartuntatautilain 17 §:n mukaan sosiaalihuollon toimintayksikön on torjuttava suunnitelmallisesti hoitoon liittyviä infektioita.  
Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu käsidesin ja kertakäyttöhanskojen käyttäminen. Henkilökunnalla on ohjeistus eritetahrojen välittömään puhdistamiseen sekä tarvittavat välineet löytyvät siivouskomerosta. Lisäksi infektioaikana käytetään kasvomaskeja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti.  
Lisätietoa vakavien hoitoon liittyvien infektioiden seurannasta ja ilmoituskäytännöistä löytyy THL:n sivulta osoitteesta. Epidemioiden ja vakavien hoitoon liittyvien infektioiden ilmoittaminen (HARVI) - THL 
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:
Ei koske työ- ja päivätoiminnan yksiköitä
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:
Kaikilla asiakkailla on mahdollisuus käyttää terveysaseman perusterveydenhuollon palveluita. Asiakkaat pääsevät tarvittaessa erikoissairaanhoitoon terveyskeskuksen lähetteellä. Kehitysvammapoliklinikan palvelut ovat käytettävissä kehitysvammaisille asiakkaille ja sinne ollaan yhteydessä kehitysvammapoliklinikan sairaanhoitajan kautta. Asiakkaiden terveyden- ja sairaanhoidon järjestämisestä vastaa asiakas itse, hänen läheisensä, asumisyksiköiden ohjaajat, edunvalvoja ja asiakkaan muu nimeämä henkilö.   
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:
Asiakkaan omaohjaaja vastaa ensisijaisesti yhteistyön ylläpitämisestä yhdessä asiakkaan kanssa. Yksikössä monialaista yhteistyötä tehdään esimerkiksi asiakkaiden asumisyksikön ohjaajien, palveluohjaajien, fysio-, puhe- ja toimintaterapeuttien, henkilökohtaisten avustajien sekä tukihenkilöiden kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään muiden työ- ja päivätoiminnan yksiköiden, työvalmennuksen sekä koulujen kanssa.
Tarvittaessa järjestetään asiakkaiden asiakkuuksiin liittyviä yhteistyöpalavereja, joissa monialaisesti käsitellään asiakkaan asioita. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimivien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien kanssa asiakastietoa sisältävä viestintä tapahtuu Apotissa.  Jos yhteistyötaholla ei ole Apotti järjestelmää käytössään, tiedonkulku toteutetaan salatulla sähköpostilla tai puhelimitse.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:
Asiakkaiden terveyden- ja sairaanhoidon järjestämisestä vastaa asiakas itse ja/tai hänen läheisensä, asumisyksiköiden ohjaajat, edunvalvoja ja asiakkaan muu nimeämä henkilö. 
Työ- ja päivätoiminnassa noudatetaan äkillisissä sairaustapauksissa “Kuinka toimia poikkeustilanteessa” -ohjeistusta. Kuolemantapauksissa soitetaan 112 ja toimitaan saatavien ohjeiden mukaisesti.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: 
Työ- ja päivätoimintaan tulevat uudet asiakkuudet käsitellään viikoittain yhteistyöpalaverissa Järjestämisen yksikön kanssa. Asiakkaalle järjestetään tutustumiskäynti valittuun yksikköön. Tutustumiskäynnin jälkeen sovitaan mahdollisesta palvelun aloittamisesta yksikössä. Asiakkaalle voidaan myös järjestää tutustumis-/kokeilujakso. 
Omatyöntekijän nimeäminen:
Jokaisella Ruukkukujan päivätoimintakeskuksen asiakkaalla on oma ohjaaja, jonka vastuulla on tehdä ja käydä läpi suunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa, tehdä asiamukainen kirjaaminen Apotti-asiakastietojärjestelmään ja tiedottaa sekä perehdyttää muu työyhteisö ko. asiakkaan suunnitelman sisältöön ja asiakkaan kanssa sovittuihin tavoitteisiin, jotka tarkistetaan puolivuosittain. 
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Ruukkukujan päivätoimintakeskuksessa asiakkaat kohdataan kunnioittaen ja heille puhutaan heitä arvostaen. Vuorovaikutukseen panostetaan käyttämällä tarvittaessa kommunikaatiota tukevia menetelmiä, kuten tukiviittomia, kuvia, puhelaitteita, tabletteja ja piirtämistä. Kommunikaatiossa panostetaan siihen, että asiakas tulee varmasti ymmärretyksi. Asiakas saa tehdä omaa elämäänsä koskevia valintoja ja ilmaista mielipiteitään. Epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen reagoidaan ja puututaan yksikössä välittömästi. 
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.   
Muistutuksen voi tehdä täyttämällä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesti, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.   
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi tai postitse osoitteeseen Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA, josta se ohjataan oikeaan yksikköön käsittelyyn. Muistutuksen kohteena olevan yksikön lähijohtaja yhdessä tehtäväaluepäällikön kanssa vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.  

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilas- ja sosiaalivastaavien tehtävänä on edistää sosiaali- ja terveystoimen asiakkaiden oikeusturvaa. Vastaava toimii tarvittaessa välittäjänä asiakkaan ja viranhaltijoiden välillä samalla, kun asiakkaalla on käytössään myös viralliset valituskanavat. Potilas- ja sosiaalivastaava: 
•    neuvoo terveydenhuoltoalan henkilökunnan antamaan hoitoon tai kohteluun liittyvissä ongelmissa.    
•    avustaa potilasvahinkoasioissa tai muistutuksen tekemisessä.  
•    edellyttää, että potilas/asiakas ottaa mahdollisimman pian yhteyttä viimeisimpään hoitopaikkaan asioiden selvittämiseksi  

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Ruukkukujan päivätoimintakeskuksessa tehdään jokaiselle asiakkaalle työ- ja päivätoiminnan suunnitelma Apotti -järjestelmässä 1 - 3kk sisällä asiakkaan päivätoiminnan aloittamisesta. Suunnitelma tarkistetaan ja päivitetään kuuden kuukauden välein tai aina tarvittaessa. Yksikössä tehdyn toteuttamissuunnitelman toteutumista seurataan jatkuvasti arjessa ja sitä muutetaan tarvittaessa.  

8.2.    Itsemääräämisoikeus

 
Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Asiakkaiden työ- ja päivätoiminnan toteuttamissuunnitelma ja IMO-suunnitelma tehdään ja päivitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakkaan toimintamallisuuksien ja toiveiden mukaan laadittujen suunnitelmien tekemisessä voi olla osallisena lähipiiri ja tai asiakkaalle itselleen muut tärkeät edustajat. Haluamme varmistaa, että asiakkaan ääni ja mielipide tulevat kuuluksi. Mitä enemmän apua ja tukea tarvitsevasta henkilöstä on kyse, sitä suuremmassa osassa ovat lähipiiri ja päivittäinen kohtaaminen ammattilaisen kanssa. Tällöin monet asiakkaan itsemääräämisoikeutta ja hyvinvointia koskevat ratkaisut perustuvat asiakkaan tulkintaan ja havainnointiin. Edellä mainittujen suunnitelmien tavoitteet ja sisältö tulee näkyä arjen toiminnassa ja kirjaamisessa. 
Ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat ovat keskeinen asia itsemääräämisoikeuden toteutumisessa ja itsemääräämisoikeutta tukevien toimintamallien kehittämisessä. Ennakointi keskittyy rajoittamisen sijaan tukemiseen. Suunnitelmissa kuvataan yksityiskohtaisesti henkilön itsemääräämisen mahdollisuudet, voimavarat ja keinot, sekä avun ja tuen tarpeet, joilla hänen on mahdollista saavuttaa itsemäärääminen omien toimintamahdollisuuksiensa mukaisesti.  
Asiakkailla on oikeus osallistua ja vaikuttaa toiminnan sisältöön. Jatkuvasti arjessa asiakkailta saatavien palautteiden ja toiveiden lisäksi järjestämme säännöllisesti asiakasraateja/ asiakaskokouksia. Niistä saamme arvokasta tietoa toimintaan, toiveisiin, kokemuksiin, mielenpäällä oleviin asioihin, ajatuksiin ja odotuksiin liittyen. 
Arjessa ja asiakaskokouksissa käsitellään niin yksikön sisäisiä arjen asioita kuin yhteiskunnallisiakin teemoja. Aiheena myös itsemääräämisoikeus, johon kuuluu sekä oikeuksia että velvollisuuksia. Itsemääräämisoikeuden toteutuminen edellyttää positiivista riskiarviointia ja riskinottoa – kaikilla tulee olla lupa myös epäonnistua. Matka kohti oman näköistä elämää tapahtuu kokeilujen, oppimisen ja erehtymisen kautta. 
Ammattietiikka on koko työyhteisöä koskeva yhteisöllinen asia, jossa asiakkaan näkemyksille on annettava tasavertainen arvo. Suurin muutos itsemääräämisoikeuden edistämisessä tehdään asenteissa ja kohtaamisessa, joka vaatii toteutuakseen aitoa juurisyihin pureutuvaa reflektointia. Itsemääräämisen eettinen tarkastelu on osa arkeamme ja aihe kulkee mukana työpaikka- ja tiimipalavereissamme.  
Käymme yksiköissä itsemääräämisoikeuteen liittyvää keskustelua ja pohdintaa sekä noudatamme sosiaalialan ammattieettisiä ohjeita Lukusali - Talentia, . Asiakkaan oma mielipide ja näkemys huomioiden, keskustelujen kautta pyrimme aina löytämään asiakkaan itsemääräämisoikeutta parhaiten tukevia ratkaisuja. Ratkaisut eivät saa aiheuttaa haittaa muille henkilöille, rajoittaen heidän itsemääräämisoikeuttaan. 
Itsemääräämisoikeutta tuetaan myös kohtuullisin mukautuksin Vammaisten henkilöiden oikeudet | Yhdenvertaisuusvaltuutettu ja positiivisen erityiskohtelun Positiivinen erityiskohtelu | Yhdenvertaisuusvaltuutettu keinoin.  
Työntekijöiden itsemääräämisoikeuteen liittyvillä koulutuksilla on merkitystä, kuinka asiat näyttäytyvät toiminnassa. Työ- ja päivätoiminnan palvelualueille on koulutettu IMO vastaavia, jotka toimivat yksiköiden apuna ja tukena IMO liittyvissä asioissa. Suurin osa henkilöstöstä on suorittanut myös AVEKKI koulutuksen.  
Kannustamme yksiköitä järjestämään Itsemääräämisoikeuteen liittyviä teemapäiviä ja -viikkoja. Toiminnassamme hyödynnetään myös erilaisia itsemääräämisoikeutta tukevia menetelmiä ja toimintamalleja, esim: 
Vuorovaikutus ja kommunikointi kuuluvat kaikille - Papunet 
OIVA-vuorovaikutusmalli - Papunet 
Kommunikointipassi - Papunet 
Tietoa huomioivasta yhdessäolosta HYP - Papunet 
Tuettu päätöksenteko | Tukiliitto

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö:
Työ- ja päivätoiminnan jokaiselle asiakkaalle on nimetty omaohjaaja, joka huolehtii, että asiakkaan toteuttamissuunnitelmat ja LKE päätöksellä olevien asiakkaiden kohdalla myös ennakoivat itsemääräämisoikeussuunnitelmat (IMO) ovat ajan tasalla. Omaohjaaja on tarvittaessa yhteydessä lähipiiriin ja muihin yhteistyötahoihin. 
Muilla päätöksillä olevien asiakkaiden kohdalla ei tehdä erillistä IMO-suunnitelmaa, mutta asiakkaiden toteuttamissuunnitelmat ja tavoitteet laaditaan yhdessä asiakkaiden kanssa itsemääräämisoikeuden tukeminen ja vahvistaminen huomioiden. 
Ohjeita ja apua suunnitelmien tekemiseen saa esim.  
•    Työ- ja päivätoiminnan Kirjaamisen teams 
•    Apotti tukihenkilöiltä ja IMO vastaavilta  
•    Itsemääräämisoikeus haltuun! oppaasta        
VAKEn IMO käsikirja on työstämisvaiheessa, josta jatkossa saa kootusti tietoa, ohjeita ja toimintamalleja itsemääräämisoikeuteen liittyen.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Rajoittamistoimenpiteiden tunnistaminen, täsmentynyt kirjaaminen sekä rajoittamisen jälkiselvittely ovat oleelliset elementit, joilla minimoidaan ja vältetään rajoittamista. 
Itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa vain, jos henkilön tekemä päätös todennäköisesti vaarantaa henkilön itsensä tai muiden terveyttä tai turvallisuutta. Tai se vahingoittaa merkittävästi omaisuutta ja henkilön itsemääräämisoikeus on todettu alentuneeksi. Lähijohtaja vastaa ja työntekijän huolehtivat, että ovat tietoisia millaisia rajoitustoimenpiteitä työ- ja päivätoiminnassa, ja aina kyseisen asiakkaan kohdalla on mahdollista toteuttaa. 
•    Asiakkaan itsemääräämisoikeutta tulee kunnioittaa niin pitkälle kuin mahdollista. 
•    Rajoittamista tulee välttää ja etsiä aina lievintä mahdollista keinoa ratkaista tilanne. 
•    Rajoittamistoimenpidettä saa käyttää vain viimesijaisena keinona. 
•    Toimenpiteen on oltava eettisesti perusteltavissa ja se on suoritettu turvallisesti ja asiakkaan ihmisarvoa kunnioittaen. 
•    Henkilökunnan puute ei oikeuta potilaan rajoittamiseen. 
•    Toimenpide on lopetettava heti, kun sen käyttäminen ei ole enää välttämätöntä. 
•    Asiakkaan tilaa on seurattava toimenpiteen luonteen ja asiakkaan tilanteen edellyttämällä tavalla. 
Mikäli tilanne kuitenkin vaatii rajoittamista, noudatamme sosiaali- ja terveysministeriön rajoitustoimenpideohjeistusta. STM laatimassa taulukossa 5828bf8d-02a7-44d2-bf80-78a2f9299cc0 on kuvattu rajoitustoimet, joita voidaan käyttää järjestettäessä erityishuollossa olevien asiakkaiden päivä- tai työtoimintaa ja jossa on riittävä määrä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilöitä. 
•    42 f § Kiinnipitäminen (lyhytaikainen) 
•    42 g § Aineiden ja esineiden haltuunotto 
•    42 h § Henkilöntarkastus 
•    42 k § Rajoittavien välineiden tai asusteiden käyttö päivittäisissä toiminnoissa 
Mikäli asiakkaan tehostetun palveluasumisen yksikössä tai laitoksessa on tehty kirjallinen päätös, alla olevia rajoitustoimia voidaan käyttää myös työ- tai päivätoiminnan yksikössä. 
•    42 m § Valvottu liikkuminen 
•    42 n § Poistumisen estäminen (3 momentti) 
Rajoitustoimenpidetilanteen jälkiselvittelynvaiheet: 
•    Tilanteen läpikäyminen yhdessä asiakkaan, sekä muiden tilanteessa olleiden asianomaisten kanssa. 
•    Jälkiselvittely kirjataan asiakastieto- ja tutkajärjestelmään. 
•    Tapahtuman jälkiselvittely työyhteisössä. 
•    Uusien toimintakäytänteiden pohtiminen ja toimintamallien muuttaminen, joiden tavoitteena on rajoittamistoimenpiteiden lievemmät keinot/ rajoittamistoimenpiteistä luopuminen.  
•    Tilanteen luonteesta ja tapahtumasta riippuen, yhteys muihin tahoihin (esim. VAKEn IMO ryhmä, työsuojelu)

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakkaat, omaiset ja läheiset voivat antaa palautetta seuraavasti: 
•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen internetsivujen QPro-ohjelman kautta: https://vakehyva.fi/fi/anna-palautetta. Yksikössä esillä runsaasti materiaalia (julisteita, QR-koodeja yms, minkä kautta palautetta voi antaa) 
•    Suullisesti henkilökunnalle tai esimiehelle 
•    Paperikyselyllä yksikön aulassa, palautus palautelaatikkoon 
•    Sähköpostitse henkilökunnalle tai esimiehelle 
 
Asiakkaat ja omaiset voivat antaa palautetta ja kehittämisideoita suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti myös suoraan toimintakeskuksen lähijohtajalle ja henkilöstölle. Henkilökunnalla on velvollisuus käsitellä palaute, viedä tarvittaessa asiaa eteenpäin ja yhdessä kehittää toimintaansa tähän perustuen.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Kaikki saadut palautteet käsitellään yhdessä yksikön viikkopalaverissa, ja tarvittaessa tehtäväalueen johtoryhmässä. Palautteet huomioidaan toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Palautteesta käydään myös keskustelua asiakkaiden kanssa toiminnan yhdessä kehittämiseksi. Myös vuosittaisilla laadunvalvontakäynneillä raportoidaan yksikössä saadut palautteet

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Yksikön lähijohtaja
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Asiakkaalla on lain mukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. 
Mikäli asiakas, omainen tai läheinen haluaa tehdä muistutuksen, hänelle lähetetään sähköisesti, tai tulostetaan muistutuslomake: Palveluun, hoitoon tai kohteluun liittyvä muistutus (410004), mikä palautetaan täytettynä yksikköön lähijohtajalle. 
Yksikön lähijohtaja lähettää muistutuksen kirjaamoon asian avaamista varten (kirjaamo@vakehyva.fi). Muistutus käsitellään asianmukaisesti ja kirjallinen vastaus annetaan viivyttelemättä perusteluineen (4 viikon sisällä muistutuksen vastaanottamisesta). VAKE:n intrasivuilla on määritelty tarkemmin muistutusprosessi ja toimintatavat. Muistutus sekä kirjallinen vastine on tallennettava CaseM -asianhallintajärjestelmään.

Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Yksikön toimintaa koskevat muistutukset ja kantelut käydään yksiköissä läpi ja havaittuihin laatupoikkeamiin puututaan välittömästi.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja aina toiminnan muuttuessa. Yksikön työntekijät perehtyvät omavalvontasuunnitelmaan aina sen päivityksen yhteydessä ja yksikön lähijohtaja vastaa siitä, että omavalvontasuunnitelmaa toteutetaan ja hyödynnetään yksikön arjessa.     
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:  
•    Palautteen perusteella tehdyt kehittämistoimenpiteet  
•    Toistuvista HaiProista nousseet toimintatapojen muutokset   
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): 
Päivitys pvm.     Aiheen otsikko ja kuvaus     Päivittäjä 
19.02.2025 Katri Nieminen
20.3.2025 Katri Nieminen
16.6.2025 Katri Nieminen
11.9 2025 Päivitys ajalta 1.5-31.8.2025   Päivämääräpäivitykset      Katri Nieminen