Salli evästeet, jotta voit käyttää automaattisia käännöksiä
Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueY-tunnus: 3221356–1Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAAPostiosoite: PL 1000 01301 VANTAAPuhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)Palveluyksikön nimi: Lasten ja nuorten psyykkisen hyvinvoinnin yksikkö
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Lasten tiimi:
- Pakkalankuja 5, 01510 Vantaa- Vernissakatu 4, 01300 Vantaa- Jönsaksentie 4, 01600 Vantaa
Nuorten tiimi:
- Rajatorpantie 8b, 01600 Vantaa- Vernissakatu 6, 01300 Vantaa- Kultasepänkatu 7, 0425 Kerava
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Johanna Haukka, yksikön esihenkilö, johanna.haukka@vakehyva.fi ja 043 826 9440
Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Psyykkisen hyvinvoinnin yksikössä arvioidaan, tutkitaan ja hoidetaan lasten (n 5.-12-vuotiaat) ja nuorten (13–21-vuotiaat) mielenterveys- ja päihdehäiriöitä, kun toimintakyky kotona, koulussa tai vapaa-ajalla on selkeästi heikentynyt tai kasvu ja kehitys häiriintynyt. Yksikössä työskentelee myös neuropsykologeja, jotka tekevät sekä neuropsykologin arviointeja sekä tutkimuksia.
Yksikön potilasmäärä on noin 1100.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Yksikön palvelut ovat käytettävissä Vantaan ja Keravan alueelle sijoitetuille lapsille, mikäli heillä todetaan tarvetta mielenterveys-, päihde- ja riippuvuuspalveluille.
Ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Yksikössä voidaan tuottaa ostopalveluna: - Neuropsykiatrista valmennusta- Neuropsykiatrista kuntoutusta- Psykologin arvioita ja tutkimuksia- Ryhmämuotoisia palveluja, esimerkiksi nuorten mielenterveyttä tukevia ryhmiä
Palvelun tuottajina toimivat VAKEn lastensuojelun ja sosiaalipalvelujen kilpailutukseen osallistuneet ja palveluntuottajiksi hyväksytyt palveluntuottajat. Tieto palveluntuottajista löytyy VAKEn Teamsista.
Ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen: Yksikössä seurataan ostettujen palvelujaksojen toteutumista. Palveluntuottajat toimittavat jokaisesta ostetusta palvelujaksosta loppuyhteenvedon asiakkaan työntekijälle tai tiimiesihenkilölle. Mikäli työntekijä havaitsee puutteita palveluntuottajan toiminnassa, välittää hän tiedon eteenpäin esihenkilölleen, joka informoi asiasta Vantaan ja Keravan hankintapalveluja.
Palveluntuottaja ja palvelun tilannut työntekijä/esihenkilö seuraavat yhteistyössä palvelun laatua ja vaikuttavuutta. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutukselliseen yhteistyöhön tilaajan kanssa palvelun laadun varmistamiseksi. Yhteydenpito on jatkuvaa siten, että mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut ja että palvelun edelleen kehittäminen on osa normaalia toimintaa.
Palveluntuottajan ja tilaajan yhteistyökeskustelut pidetään säännöllisesti esim. yhteistyötapaamisten, ohjaus- ja valvontakäyntien muodossa. VAKElla on oikeus tehdä valvontakäyntejä palveluntuottajan tiloihin myös ennalta ilmoittamatta.
Sosiaalihuollon ja lastensuojelun palvelujen asiakasohjauksen yhteinen ohjaus- ja valvontaryhmä kokoontuu neljä kertaa vuodessa ja koordinoi ostopalveluita ja palveluntuottajia koskevien reklamaatioiden selvittämistä ja suunnitelmallista palveluntuottajien ohjausta ja valvontaa (mm. valvontakäynnit).
Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Omavalvontasuunnitelman laatimiseen osallistuvat yksikön esihenkilön johdolla lasten tiimin esihenkilö (psykologi), nuorten tiimin esihenkilö (sosiaalityöntekijä) sekä ylilääkäri, jotka varmistavat, että henkilöstön toiminta on omavalvontasuunnitelman mukaista. Omavalvontasuunnitelma käydään henkilöstön kanssa läpi erityisesti päivittämisten jälkeen työryhmien viikkotiimeissä. Uuden työntekijän aloittaessa omavalvontasuunnitelmaan perehtyminen on osa perehdytysohjelmaa.
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja sen toteutumista arvioidaan neljän kuukauden välein. Omavalvontasuunnitelma päivitetään aina, kun toiminta muuttuu oleellisesti, palvelujen laatuun tai potilasturvallisuuteen tulee muutoksia tai kun lainsäädäntö muuttuu.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä toimipisteiden odotustilojen ilmoitustauluilla tai muussa vastaavassa julkisessa paikassa ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla.
Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Yksikössä annettavaan hoitoon sovelletaan kolmen kuukauden hoitotakuuta. Yksikössä hoitosuunnitelmat tehdään Käypä hoito suositusten mukaisesti.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:Yksikössä seurataan hoitotakuun toteutumista. Yksikössä on kirjattu hoitoprosessit ja niitä toteutetaan jokaisessa hoitosuhteessa yhdenvertaisesti kaikille potilailla. Kaikilla potilailla on samat mahdollisuudet saada esimerkiksi ostopalveluna toteutettavia hoitomuotoja. Potilaalle nimetään työntekijä, mutta mikäli potilas on tyytymätön, on hänellä mahdollisuus vaihtaa työntekijää. Jokainen yksikössä työskentelevä työntekijä on oman ammattikuntansa laillistettu edustaja.
Yksikön johtoryhmä vastaa, että edellä mainitut asiat toteutuvat käytännössä.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Yksikön toiminnasta vastaavat yksikön esihenkilö sekä vastaava ylilääkäri yhteisvastuullisesti. Vastuu on jaettu siten, että ylilääkäri vastaa hoidon laadusta. Yksikön esihenkilön vastuulla on yksikön henkilöstöresurssin varmistaminen sekä henkilöstöresurssien kohdentaminen. Yksikölle on asetettu johtoryhmä, johon kuuluvat yksikön esihenkilö, kaksi tiimiesihenkilöä sekä ylilääkäri. Hoitotakuun toteutumista seurataan kuukausittain.
Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Yksikön esihenkilö vastaa yksikön riskien vuosittaisesta arvioinnista, seurannasta ja olosuhteiden muuttuessa uuden riskiarvioin laatimisesta. Riskien arviointiin osallistuvat arjessa myös tiimiesihenkilöt.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Valmiussuunnitelmaa ollaan laatimassa. Tieto päivitetään myöhemmin.
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Työntekijöiden kanssa käydä säännöllisesti läpi, miten ja millaisista tilanteista tehdään työturvallisuus tai potilasturvallisuusilmoitus Haipro-järjestelmään. Yksiköstä tulleet haipro-ilmoitukset käsitellään säännöllisesti henkilöstön kanssa ja käydään läpi toimenpiteet mihin ilmoitukset ovat johtaneet.
Esihenkilön vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa joka päivästä arjen työtä palveluissa.
Toiminnasta vastaavan johdon ja esihenkilöiden tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Yksikön esihenkilön on huolehdittava siitä, että turvallisuuden varmistamiseen on osoitettu riittävästi voimavaroja. Esihenkilön vastuulla on saada aikaan myönteinen asenneympäristö turvallisuuskysymysten käsittelylle. Riskienhallinta vaatii sitoutumista ja aktiivisia toimia koko henkilökunnalta. Työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Riskienhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
• Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma• Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma• Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma• Lääkehoitosuunnitelma• Laitevastaavan käsikirja• Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet• Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet• Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet• Valmiussuunnitelma• Tietoturvasuunnitelma• Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset• Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet• Meillä töissä – käsikirja • Osallisuusohjelma ja suunnitelmat• Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma• Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
• Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: päivitetään 9/2024• Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: • Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika:• Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika:• Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 29.11.2024.
Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
• HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.• HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.• Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.• Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.• WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. • Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta.
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: HaiPro-, SPro- tai Wpro-ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva havaitessaan haitta-, uhka- tai läheltä piti -tilanteen. Ilmoitus tulee yksikön esihenkilön sähköpostiin. Korkean riskiluokan vaara-, uhka- ja haittatilanteet raportoidaan välittömästi toimintayksiköstä vastaavalle viranhaltijalle, jotta korjaavat toimenpiteet voidaan käynnistää tapahtumien välttämiseksi jatkossa.
Haipro-ilmoituksen käsitellään välittömästi niiden kirjauduttua järjestelmään. Kaikki Haipro-ilmoitukset käydään läpi yksikön johtoryhmässä sekä tiimikokouksissa. Ilmoitusten käsittelyn yhteydessä käydään läpi olisiko tapahtuman voinut estää ja mikäli olisi, niin miten varmistetaan, ettei tilanne toistu. Mikäli tapahtumaa ei olisi voinut estää, niin käydään läpi, miten tilanne on hoidettu ja miten jatkossa vastaavaan riskiin voidaan varautua.
Käsittelyn jälkeen sovitut asiat kirjataan HaiPro/SPro/WPro-ohjelmaan, jonka kautta niiden toteutumista myös voidaan seurata esimerkiksi viikkokokouksissa sekä erillisissä seurantapalavereissa. Yksikön esihenkilö vie laajemmat asiakasturvallisuusasiat tehtäväalueen johtoryhmän käsittelyyn.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.
Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): Yksikön toiminnassa riskeiksi on tunnistettu työn luonteesta johtuva ihmissuhdekuormitus ja väkivallan uhka koskien tilanteita, joissa työskennellään yksikön potilaiden kanssa. Riskejä sisältyy myös arkaluontoisten henkilö- ja potilastietojen käsittelyyn ja säilytykseen (tietojen huolimaton käsittely). Riskejä toimille voi aiheutua myös riittämättömästä henkilöstömitoituksesta tai toimintakulttuurista.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:Toiminnasta vastaavan johdon ja esihenkilöiden tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Toiminnasta vastaavien on huolehdittava siitä, että turvallisuuden varmistamiseen on osoitettu riittävästi voimavaroja.
Riskienhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen keskusteluilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä havaintojaan.
Riskienhallinnassa laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi. Osana riskienhallinnan toimeenpanoa toteutuneet haittatapahtumat kirjataan, analysoidaan, raportoidaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet. Esihenkilön vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa joka päivästä arjen työtä palveluissa.
Potilaiden jakamien haastavien ja vaikeiden elämäntilanteiden ja ongelmia synnyttämä emotionaalinen kuormitus ajoittain suurta. Lasten, nuorten ja perheiden ongelmien ja vaikeiden elämäntilanteiden kuuleminen ja ajoittain rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa tilanteisiin kuormittavat.
Työryhmillä on viikoittaiset yhteiset kokoukset, joissa mahdollista jakaa hoitotyöstä nousevaa ihmissuhdekuormitusta ja työssä kohdattuja haastavia tilanteita. Esihenkilöiltä saa tukea tarvittaessa, myös säännöllisinä keskusteluina. Työntekijöillä on lisäksi kuukausittainen ryhmätyönohjaus, jossa ohjaajan tuella voi käsitellä kuormittavia asiakasasioita. Myös kollegoiden tuki tärkeää ja arjessa jokainen tukee toistaan tarjoten mahdollisuuden yhteiseen pohtimiseen ja asioiden purkamiseen. Työnantaja tarjoaa myös koulutuksia, joissa käydään läpi työn ihmissuhdekuormituksen hallintaa ja käsittelyä. Tarvittaessa työntekijällä on mahdollisuus keskusteluihin työpsykologin kanssa.
Potilaiden tausta- ja esitietojen perusteella pyritään tunnistamaan potilaat, joiden kohdalla uhkatekijät korostuvat. Tällaisia potilaita tavataan työparin kanssa. Akuutin uhan muodostavia potilaita ei ole välttämätöntä tavata kasvotusten, vaan tapaaminen voidaan toteuttaa etätapaamisena. Kotikäynnillä tavataan vain tuttua potilasta, jonka osalta aiemman arvion mukaan ei ole riskiä väkivallasta. Tarpeen mukaan on mahdollista kutsua vartiointipalveluista henkilö turvaamaan tapaamista, jos se on välttämätön järjestää läsnätapaamisena. Työntekijöiden velvollisuutena on kertoa esihenkilölle uhkaaviksi kokemistaan asiakastilanteista tai toteutuneita vaaratilanteista. Esihenkilö tarjoaa keskustelutukea ja tarpeen mukaan ohjaa työntekijän työterveyshuollon palveluihin. Uhkaaviin tilanteisiin varautumisesta keskustellaan myös työyhteisössä yhteisesti ja jokaisella on velvollisuus mennä apuun tilanteissa, joissa toiseen työntekijään kohdistuu väkivallan uhkaa. Varautuminen uhkatilanteisiin sisältää myös työtilojen käyttöön ja sisustukseen liittyvät asiat kuten pako-ovet ja huoneen istumajärjestyksen miettiminen niin, että työntekijän on mahdollista tarpeen mukaan poistua nopeasti huoneesta. Osassa huoneissa on myös hälytysnapit, joilla voi kutsua apua.
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Laadukkaan palvelun toteuttamiseksi palveluntuottajan on määriteltävä toimintaa ohjaavat arvot ja toiminta-ajatuksen, joihin henkilökunta on sitoutunut. Palveluntuottajalla on oltava käytössä omavalvontajärjestelmä.
Omavalvontajärjestelmää koskevat laatuvaatimukset: • Palveluntuottaja on kirjannut toiminta-ajatuksen ja toimintaa ohjaavat arvot, joihin se on sitouttanut työntekijänsä, ja jotka ovat kaikkien asiakkaiden ja heidän omaistensa tiedossa ja näkyvillä. • Palveluntuottajalla on kuvattuna asiakasturvallisuutta varmistava riskienhallintajärjestelmä sekä menettelytapa, kirjalliset ohjeet ja toimintamallit, joiden mukaan se suorittaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet alihankkijoiden ja työntekijöiden toiminnan mahdollisiin epäkohtiin tai sen uhkiin puututtaessa. • Toiminta-ajatuksessa huomioidaan lapsen oikeuksien toteutuminen sekä tutkittuun tietoon perustuvien menetelmien käyttö ja ammattieettiset säädökset. • Palveluntuottajalla on ilmoitusvelvollisuus havaitsemistaan epäkohdista sekä käynnistää toimenpiteet epäkohtien poistamiseksi. Nämä menettelyt tulee olla kuvattuna omavalvontasuunnitelmassa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että näistä toimenpiteistä tehdään viipymättä ilmoitus Tilaajalle. Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira) on antanut 25.06.2014 määräyksen yksityisten sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta. Omavalvonnalla tarkoitetaan palvelujen tuottajan omatoimista laadun ja asiakasturvallisuuden varmistamista siten, että toiminnassa toteutuvat lainsäädännön, lupaehtojen ja palvelujen tuottajan itse omalle toiminnalleen asettamat laatuvaatimukset. Palveluntuottajalla on sosiaalihuoltolain 48 §:n mukaisesti ilmoitusvelvollisuus havaitsemastaan epäkohdasta sekä 49 §:n mukaisesti käynnistää toimenpiteet epäkohdan poistamiseksi. Nämä menettelyt tulee olla kuvattuna omavalvontasuunnitelmassa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että näistä toimenpiteistä tehdään viipymättä ilmoitus tilaajalle.
Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Potilasturvallisuusasiat ovat aktiivisesti esillä yksikön toiminnassa ja sisäisissä kokouksissa. Esihenkilö informoi henkilöstöä säännöllisesti potilasturvallisuuteen liittyvistä havainnoista sekä kertoo potilasturvallisuuden edistämiseen liittyvistä ohjeista ja suosituksista. Esihenkilöt varmistavat, että yhteisesti sovitut riskien hallintakäytännöt ovat osa päivittäistä toimintaa.
Sovittujen korjaavien toimenpiteiden seuranta tapahtuu yksikön esihenkilön, tiimiesihenkilöiden ja asiasta riippuen tietyn toimipisteen, työntekijäryhmän, työntekijät tai koko henkilöstön kesken. Korjaavat toimenpiteet kirjataan haitta- ja vaarailmoituksen käsittelyvaiheessa ilmoituksen yhteyteen, jolloin myös sovitaan seurannan toteutustapa ja aikataulu.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Muistutukset, kantelu- ja muut viranomaispäätökset käsitellään aina tehtäväalueen johtoryhmässä sekä yksikön johtoryhmässä. Henkilöstön kanssa ne käsitellään yksikön henkilöstökokouksessa. Muistutusten, kantelu- ja muiden viranomaispäätösten jälkeen tarkistetaan toimintaohjeet ja käydään ne läpi henkilöstön kanssa, jotta toimintaohjeet ovat kaikilla tiedossa.
Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
• Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.• Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. • Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.• Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. • Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.• Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. • Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet:
Velvollisuus tehdä lastensuojeluilmoitus
Velvollisuus tehdä lastensuojeluilmoitus koskee muun muassa seuraavia henkilöitä:
• kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt • sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottajan palveluksessa olevat henkilöt• lasten päivähoidon palvelujen tuottajan palveluksessa olevat henkilöt• sosiaali- ja terveydenhuollon, sosiaalipalvelujen tai lasten päivähoidon itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivat henkilöt.
Yksikön työntekijät ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan hyvinvointialueelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Heillä on myös tietyissä tilanteissa velvollisuus tehdä ennakollinen lastensuojeluilmoitus hyvinvointialueen sosiaalihuoltoon jo ennen lapsen syntymää.
Velvollisuus ilmoittaa lapseen kohdistuneista rikosepäilyistä
Lastensuojeluilmoituksen tekemiseen velvoitetuilla tahoilla on velvollisuus salassapitosäännösten estämättä tehdä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu seksuaalirikoksena tai henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistava teko. Tällaisia rikoksia ovat esimerkiksi lapsen seksuaalinen hyväksikäyttö ja pahoinpitely. Lisäksi heidän tulee tehdä lastensuojeluilmoitus. Velvollisuus ilmoittaa sosiaalihuollon tuen tarpeesta
Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on tehtävässään saanut tietää henkilöstä, joka on sosiaalihuollon tarpeessa, hänen tulee ohjata henkilö hakemaan sosiaalipalveluja tai otettava itse yhteyttä hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan tai jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, ammattihenkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle viranomaiselle.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Henkilöstön kanssa käydään vähintään kerran vuodessa läpi ilmoitusvelvollisuudet ja -oikeudet mitkä heitä koskevat. Uuden työntekijän aloittaessa, nämä asiat kuuluvat perehdytykseen. Henkilöstön kanssa käydään läpi, miten ilmoituksen käytännössä tehdään ja ohjeistus ilmoitusten tekemiseen löytyy myös yksikön omasta käsikirjasta.
Henkilöstön määrä ja rakenne:
Yksikössä on kaksi tiimiä.
Lasten tiimissä on 24 vakanssia. Lasten tiimissä työskentelee psykologeja, neuropsykologeja, sosiaalityöntekijä, sairaanhoitajia, psykoterapeutteja, toimintaterapeutti sekä lähijohtaja.
Nuorten tiimissä 18 vakanssia. Nuorten tiimissä työskentelee psykologeja, sosiaalityöntekijä, psykoterapeutti, sairaanhoitajia sekä lähijohtaja. Yksikössä työskentelee tämä lisäksi yksikön esihenkilö sekä toimistosihteeri.
Sijaisten käytön periaatteet: Yksikössä palkataan sijaisia vain työ- tai virkasuhteiden pitkäaikaisiin sijaisuuksiin. Kausisijaisia ei käytetä.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Yksikössä ei käytetä vuokratyövoimaa.
Rekrytointi: Rekrytoinnit tapahtuvat pääsääntöisesti ulkoisina eli julkisina hakuina LAURA-rekrytointijärjestelmän kautta. Tarvittaessa rekrytointi voi tapahtua sisäisenä hakuna. Rekrytoivan esihenkilön on mahdollista saada rekrytointiprosessin eri vaiheissa tukea rekrytointiasiantuntijoilta (hakuilmoitusten laadinta, haastattelut, henkilöarvioinnit). Hauissa noudatetaan 2 viikon hakuaikaa ja soveltuvimmiksi arvioidut hakijat haastatellaan. Suomalaisen ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaminen edellyttää opiskelijalta hyvää suomen kielen taitoa, mikä lisäksi opintoihin kuuluu kielikokeen suorittaminen. Kielitaito varmistetaan lisäksi haastattelussa. Valinta tehdään tehtävän osaamis- ja taitovaatimuksiin parhaiten sopivista henkilöistä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ennen työsopimuksen tai virkamääräyksen tekemistä rekrytoivat esihenkilö tarkistaa JulkiTerhikistä valitun henkilön ammattinimikkeen sekä pyytää rikosrekisteriotteen nähtäväksi. Henkilöstöllä on mahdollisuus hankkia tartuntatautilain § 48 mukainen rokotussuojaus työterveyshuollon kautta. Henkilöstöllä ilmoitetaan vuosittain kausirokotuksien aikatulusta. Uusien työntekijöiden palkkaamisehto on, että rokotussuojaus on kunnossa.
Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstöllä on käytössä 10 koulutuspäivää kalenterivuosittain. Henkilöstö sopii esihenkilönsä kanssa mihin päivät käytetään. Yksikössä järjestetään omia koulutuspäiviä huomioiden henkilöstön osaamiskartoituksissa esille nousseet teemat. Henkilöstöllä on mahdollisuus ja velvollisuus osallistua jatko- ja täydennyskoulutuksiin sekä työnohjaukseen ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.
Toimialat ja palvelualueet järjestävät palvelutuotantoon ja ammatillisen osaamisen päivittämiseen liittyvää koulutusta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilöstö osallistuu myös HUSin järjestämiin alueellisiin koulutuksiin. Tehtäväalueelle on tehty yhteinen koulutussuunnitelma, jota noudatetaan yksikössä. Henkilöstön kielitaito tarkistetaan rekrytointitilanteessa.
Kehityskeskusteluiden välineenä käytetään myJopi-sovellusta. MyJopia hyödynnetään myös osaamistarpeiden kartoittamisessa ja koulutussuunnittelussa. Vuosittain käydyissä tulos- ja kehityskeskusteluissa laaditaan työntekijän koulutuksen tarpeen arvioinnin lisäksi henkilökohtainen koulutussuunnitelma osaamisen ylläpitämiseksi ja uudistumiseksi. Jokaisen lääkehoitoa toteuttavan työntekijän tiedollinen ja taidollinen osaaminen varmennetaan viiden vuoden välein suoritettavalla LOVe-koulutuksella ja näytöillä lääkehoitosuunnitelman mukaisesti.
Henkilöstön perehdytys: Uuden työntekijän perehdyttäminen perustuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen perehdyttämisen sekä toimialojen ohjeisiin. Uuden työntekijä lähijohtaja vastaa uuden työntekijän perehdytyksen suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta. Yksikön esihenkilöt sekä perehdytykseen nimetyt henkilöt perehdyttävät työntekijän työn ydinsisältöihin ja erilaisten sähköisten järjestelmien käyttöön (mm. Apotti, HaiPro, SPro, WPro). Potilastietojärjestelmä Apotin käyttöön on erillinen koulutussuunnitelma, jonka jokainen yksikön työntekijä käy läpi. Perehdytysjakson päätteeksi lähiesihenkilö järjestää palautekeskustelun työntekijän kanssa. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään mentori, joka on yksikössä pidempään työskennellyt työntekijä.
Omavalvontasuunnitelma ja opastus riskien ja laatupoikkeaminen tiedostamiseen ja havainnointiin on osa kaikkea perehdytystä. Uudet työntekijät perehdytetään hyvinvointialueen potilas- ja asiakasturvallisuussuunnitelmaan sekä yksikön potilas- ja asiakasturvallisuuskäytäntöihin ja toimintatapoihin (mm. turvallisuuskävelyt). Perehdytyksestä huolehditaan työtehtävien muuttuessa tai pitkään työvapailla olleiden työntekijöiden palatessa työhönsä. Perehdyttämiseen sisältyvät potilas- ja asiakasturvallisuuden asiakohdat kuvataan työyksikön perehdyttämissuunnitelmassa ja siinä huomioidaan myös sosiaalihuoltolain ja terveydenhuoltolain mukaiset ilmoitusvelvollisuudet.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstöllä on mahdollisuus ja velvollisuus osallistua jatko- ja täydennyskoulutuksiin sekä työnohjaukseen ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Hyvinvointialueen koulutus on pääsääntöisesti suunnattu koko henkilöstölle ja se toteutetaan johtoryhmän vuosittain hyväksymän koulutussuunnitelman mukaan. Toimialat ja palvelualueet järjestävät palvelutuotantoon ja ammatillisen osaamisen päivittämiseen liittyvää koulutusta.
Vuosittain käydyissä tulos- ja kehityskeskusteluissa laaditaan työntekijän koulutuksen tarpeen arvioinnin lisäksi henkilökohtainen koulutussuunnitelma osaamisen ylläpitämiseksi ja uudistumiseksi. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue järjestää henkilöstölle yleistä potilas- ja asiakasturvallisuuskoulutusta kahden eri verkkokoulutuksen muodossa (Duodecimin oppiportin Potilasturvallisuus -koulutuskokonaisuus ja Potilasturvaportin Potilasturvallisuutta taidolla -koulutus), joista ainakin toinen tulee suorittaa 5-vuoden välein. Jokainen uusi työntekijä toimittaa todistuksen esimiehelleen.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:Opiskelijan harjoittelun ohjauksesta ja perehdyttämisestä vastaa lähiesihenkilö ja opiskelijavastaavaksi nimetty. Opiskelijoiden perehdytyksessä käytetään samoja periaatteita kuin muun henkilöstön perehdytyksessä.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstö vastaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen organisoimaan VAKE-pulssi-kyselyyn aina kun se on auki. Pulssikyselyssä on 6 kysymystä työhyvinvointiin ja työn sujuvuuteen liittyen. Kyselyn tulokset käsitellään yksikön johtoryhmässä ja tämän jälkeen tiimeissä. Mikäli kyselystä nousee kehittämiskohteita, johtoryhmä tekee suunnitelman toteutuksesta.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Työntekijöiden suoran potilastyön osuutta työajasta seurataan sekä työsuoritteiden että mittamaalla kuinka suuri prosentti työajasta menee suoraan asiakastyöhön. Mikäli työntekijällä tavoite jää saavuttamatta, käy esihenkilö tukikeskustelun työntekijän kanssa.
Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Yksikön toimintaa ei säätele henkilöstömitoitusta koskeva lainsäädäntö.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Mikäli yksikössä vapautuu vakanssi, se avataan hakuun välittömästi.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Jos henkilöstöä ei ole riittävästi, pyritään mukauttamaan ja priorisoimaan työtehtäviä ja kohdentamaan työpanos perustehtävän kannalta kriittisimpään hoitotyöhön. Mahdollisuuksien mukaan kartoitetaan muista palveluista saatava tuki työlle (mm. henkilöstöresurssin lainaaminen) sekä kolmannen sektorin ja ostopalveluiden / vuokratyövoiman käytön mahdollisuus.
Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Ylilääkäri Jaana Wessman
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: Ylilääkäri Jaana Wessman
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Kaikilta yksikön työntekijöiltä edellytetään suoritettavan Duodecimin opinportin kautta laitehallinnan perusteet-verkkokurssi 5 vuoden välein.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Toimipistekohtaisesti on nimetty vastuusairaanhoitaja.
Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Potilasvastaanottotyötä tehdään kuudessa eri toimipisteessä, jotka kaikki ovat yhteiskäytössä muiden toimijoiden ja palveluiden kanssa. Tiloissa on asiakkaille odotustiloja ja wc-tiloja (osassa inva-varustus ja vaipanvaihtopiste). Potilaiden vastaanotolle on varattu eri kokoisia äänieristettyjä huoneita, joissa on tarvittavaa välineistöä keskustelujen ja hoidollisen työskentelyn tueksi (mm. asiakastuoleja ja leluja). Huoneet ovat henkilöstön yhteiskäytössä ja niiden varaamiseen on käytössä sähköisiä varausjärjestelmiä. Huoneissa on käyttötarkoituksen mukaisesti lukittavia kaappeja asiakastietoja sisältävien materiaalien säilyttämistä varten
Toimitilojen odotusaulat ovat auki toimipisteen aukioloaikojen puitteissa. Vastaanottohuoneet sekä toimistohuoneet ovat lukittuja. Osassa toimipisteitä on sähköinen kulunvalvontajärjestelmä. Vastaanottohuoneissa on hälytysnapit vaara- ja uhkatilanteiden varalta. Osassa toimipisteistä on kameravalvonta ja vartijapalveluita. Yksikössä ei synny tartuntavaarallista jätettä.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Henkilöstö voi tehdä havaitsemastaan epäkohdasta itse VAKKA-tiketin, ilmoittaa epäkohdasta toimistosihteerille tai omalle lähiesihenkilölleen, joka huolehtii, että ilmoitus ohjautuu oikeaan paikkaan.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tilapalvelut vastaa yksikön käytössä olevien kiinteistöjen ylläpitoa koskevista suunnitelmista.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Yksikön toimipisteistä löytyvät lääkinnälliset laitteet ovat: - Verenpainemittari- vaaka- pituusmitta- oto/oftalmokoskooppi- rekfleksivasara- näkötaulutLääkinnällisten laitteet hankitaan hyvinvointialueen määrittelemiltä tahoilta, jotta ne ovat laitteet ovat terveydenhuollon yksikön käyttöön soveltuvia. Lääkinnällisistä laitteista vastaavat sairaanhoitajat huolehtivat välineiden määräaikaishuoltojen toteutumisesta.
Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Yksikössä on käytössä potilastietojärjestelmä Apotti.
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Jokainen työntekijä kirjautuu omalla sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortilla tai henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla järjestelmään. Potilasvastaanottoajasta osa on varattu tapaamisen kirjaamiselle. Työntekijät on perehdytetty siihen millä edellytyksillä he voivat potilastietojärjestelmästä tietoja katsella.
Uudet työntekijät perehdytetään kirjaamisen periaatteisiin. Kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä käsitellään säännöllisesti työryhmien viikkokokouksissa. Kirjaamiseen liittyvien periaatteiden toteutuminen työntekijän arkityössä käydään läpi kehityskeskusteluissa. Esihenkilöt myös valvovat tarvittaessa kirjaamisen asianmukaisuutta ja toteutumista.
Henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät ohjeet ja säädökset läpikäydään uuden työntekijän perehdytyksessä, jolloin työntekijää opastetaan tutustumaan asiaan liittyvään aineistoon hyvinvointialueen intrassa. Perehdytyksestä vastaa lähiesihenkilö. Hyvinvointialue järjestää myös yhteisiä koulutuksia.
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, joka on julkaistu syksyllä 2024. Yksikön esihenkilö varmistaa, että yksikössä toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Tietoturvapoikkeama tarkoittaa tilannetta, jossa verkkopalvelussa tai -järjestelmässä ilmenee tietoturvaongelma tai haavoittuvuus, joka mahdollisesti häiritsee tai aiheuttaa vaaraa tiedoille tai järjestelmille. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa tietojen ja palvelujen eheys, luottamuksellisuus tai käytettävyys vaarantuvat.
Tietoturvapoikkeamia voivat olla esimerkiksi• Haittaohjelmatartunta, kuten kiristyshaittaohjelma tai virus• Kyberhyökkäys, kuten palvelunestohyökkäys• Haavoittuvuus tietojärjestelmässä• Identiteettivarkaus• Kadonnut tai varastettu työasema, puhelin tai tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku• Käyttäjätilin vaarantuminen, esimerkiksi tilanne, jossa hyökkääjä pystyy esiintymään käyttäjänä• Epätavalliset kirjautumisyritykset• Tietomurto eli luvaton tunkeutuminen tietojärjestelmään tai palveluun• Verkkosivuston kaappaus eli käyttäjä luulee vierailevansa VAKEn sivustolla, joka on todellisuudessa hyökkääjän rekisteröimä verkkoalue• Tietovuoto, hyvinvointialueen salassa pidettäviä tietoja on vuotanut ja väärinkäytetty• Onnistunut tietojenkalastelu, esimerkiksi haitallisen linkin klikkaaminen, tiedoston lataaminen tai tietojen luovuttaminen kalastelijoille
Kalasteluviestit tulee aina raportoida Outlookista löytyvällä "Ilmoita tietojenkalastelusta" -painikkeella joko työpöytäsovelluksella, selainversiossa tai mobiiliapplikaatiolla.
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus on tapahtuma, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksia voivat olla esimerkiksi• Henkilötietoja on lähetty sähköpostitse tai kirjeitse väärälle henkilölle (asiakkaalle, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijälle tai muulle sivulliselle)• Henkilötietoja on tulostettu tulostimeen niin, että ne ovat olleet muiden nähtävänä• Sähköisesti tallennetut tai paperiset asiakirjat ovat voineet olla ulkopuolisen nähtävänä• Lukitsemattomat tilat• Huono äänieristys• Asiakirjat ovat kadonneet tai varastettu (väliaikaisesti tai pysyvästi)• Asiakastietoihin on tehty väärä kirjaus• Järjestelmän käyttäjällä on työtehtäviinsä nähden liian laajat käyttöoikeudet• Ulkopuolinen henkilö on päässyt henkilötietoihin käsiksi tietojärjestelmässä tai ohjelmistossa• Henkilötietoja sisältävä tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku, on kadonnut tai varastettu
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus voi olla tahallinen tai se voi myös johtua huolimattomasta tietojenkäsittelystä. Mikäli tapahtuu tietoturvaloukkaus, ryhdytään välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi• virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä• yhteydenotto tietohallintoon tai• pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto
Henkilötietojen tietoturvaloukkausilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta. Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa.
Tapauksen täyttäessä sekä tietoturvapoikkeaman että henkilötietojen tietoturvaloukkauksen piirteet, toimitaan molempien ohjeistuksien mukaisesti.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Jokaisessa toimipisteessä on jatkuvuustyöasema, joka on varustettu varavirtalähteellä. Jatkuvuustyöasemalta voidaan poikkeus- tai häiriötilanteessa tulostaa yksikön potilaslista. Jokainen työntekijä käy kerran kuukaudessa kirjautumassa jatkuvuustyöasemalla, jotta kuka vain voi tarvittaessa tulostaa tarvittavat raportit jatkuvuustyöasemalta.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tarjoaa henkilöstölle erilaisia koulutuksia työssä käytettävän teknologian käyttöön. Lähiesihenkilö varmistaa, että henkilöstö osaa käyttää työssään tarvittavaa teknologiaan oikein.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin on tärkeä osa riskienhallintaa ja jatkuvuuden varmistamista.
Asiakastietojärjestelmän suunnitelluista käyttökatkoista tiedotetaan koko henkilöstöä hyvissä ajoin ja käyttökatkot on pääsääntöisesti sijoitettu yöaikaan tai viikonloppuihin, jolloin yksikössä ei ole asiakaspalvelua.
Apotti-jatkuvuustyöasemalle (BCA PC-koneelle) tallentuu asiakas- ja potilastietoja ajastetusti 4 tunnin välein. Tietoja hyödynnetään silloin, kun Apottiin tai lukutilassa olevaan Apottiin ei pääse. Näitä tilanteita ovat suunnitellusti Apotin versio- ja korjauspäivitykset sekä suunnittelemattomasti esim. sähkö- tai tietoliikennekatkot. Tällöin BCA Printing-ohjelmasta tulostetaan asiakas- ja potilastiedot jatkuvuustyöaseman oheistulostimella. Jatkuvuustyöasema ja oheistulostin toimivat sähkökatkosten aikana varavirran avulla.
Jatkuvuustyöaseman tunnistaa siihen liitetystä oranssista tai keltaisesta Apotti-jatkuvuustyöasema -tarrasta sekä samassa kokonaisuudessa olevasta varavirtalaitteesta ja oheistulostimesta. Joissakin tapauksissa jatkuvuustyöasema on lukittu paikoilleen.
Jatkuvuustyöasemaa ei saa sammuttaa ja jokaisen työntekijän tulee käydä kirjautumassa etukäteen BCA Printing –sovellukseen. BCA Printing –sovellukseen on kirjauduttava vähintään kerran kuukaudessa (4 tunnin viive uuden salasanan aktivoitumisessa BCA Printing -ohjelmaan) ja aina salasanan vaihdon jälkeen. Tämän lisäksi jatkuvuustyöasema pitää käynnistään uudelleen vähintään 1 x kk ja varmistaa, että tietokone jää tämän jälkeen päälle.
Yksikön palvelutuotanto keskeytetään, mikäli kyseessä arvioidaan olevan toimintaan keskeisellä tavalla vaikuttava pitkä vikatilanne tai huoltoviive.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja. Asiakastietojen käsittelyyn annetusta ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt:
Potilastietojen kirjaaminen on olennainen osa terveydenhuollon yksikön toimintaa. Tässä keskeisiä käytäntöjä, joilla varmistetaan tietojen oikeellisuus ja turvallisuus:- Riittävät ja tarpeelliset tiedot:o Kirjataan kaikki palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.o Varmistetaan, että tiedot ovat ajantasaisia ja tarkkoja.- Selkeä ja ymmärrettävä kieli:o Käytetään selkeää ja ymmärrettävää kieltä, jotta tiedot ovat helposti luettavissa ja ymmärrettävissä kaikille osapuolille.o Vältetään ammattijargonia ja käytetään tarvittaessa tarkentavia selityksiä.- Tietojen kirjaaminen viivytyksettä:o Asiakirjamerkinnät tehdään mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, jotta tiedot ovat tuoreita ja tarkkoja. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki oleellinen tieto tulee kirjattua.- Rakenteinen kirjaaminen:o Käytetään rakenteista kirjaamista, jossa tiedot tallennetaan ennalta sovittujen rakenteiden mukaisesti. Tämä helpottaa tietojen hakua ja hyödyntämistä myöhemmin.- Tietoturva ja yksityisyys:o Huolehditaan, että kaikki kirjaukset tehdään tietoturvallisesti ja niin, että asiakkaiden yksityisyys säilyy.- Yhteistyö potilaan kanssa:o Tiedot kirjataan yhdessä potilaan kanssa aina kun mahdollista. Tämä lisää luottamusta ja varmistaa, että tiedot ovat oikein.o Potilaan kanssa keskustellaan siitä, mitä tietoja kirjataan ja miksi.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot on säädetty pysyvästi salassa pidettäviksi. Jo tieto siitä, että henkilö on sosiaali- tai terveydenhuollon asiakas, on salassa pidettävä. Salassa pidettävää asiakastietoa ei saa näyttää tai luovuttaa eikä siitä saa kertoa sivulliselle.
Asiakastietoja käsittelevillä työntekijöillä on kaikkea potilaasta saatua tietoa koskeva vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen.
Potilastiedot on säilytettävä ja suojattava niin, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja niin, ettei tietojen voida luvattomasti muuttaa, hävittää tai luovuttaa sivullisille. Sekä paperimuodossa että tietokoneella tai muutoin sähköisessä muodossa olevat tiedot on suojattava asianmukaisesti. Paperimuotoisia potilastietoja on säilytettävä esimerkiksi lukitussa kaapissa tai lukitussa huoneessa. Potilaan asioista ei saa puhua niin, että ulkopuoliset kuulevat sen.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen luvaton hankkiminen omiin tarkoituksiin tai käsittely uteliaisuudesta on ehdottoman kiellettyä ja voi johtaa rangaistuksiin. Tietojärjestelmiin tallentuu tiedot kaikesta tietojen käsittelystä. Epäiltäessä tietojen väärinkäyttöä voidaan lokirekisteristä selvittää kaikki yksittäisen käyttäjän suorittamat tietojen käsittelytapahtumat. Mikäli viranhaltijat tai työntekijät havaitsevat tietoturvaa tai tietosuojaa uhkaavia tekijöitä tai riskejä taikka heidän tietoonsa tulee mahdollinen luvaton toiminta asiakastietojen käsittelyssä, asiasta tulee ilmoittaa välittömästi esihenkilölle, jonka tehtävänä on ryhtyä asianmukaisiin toimiin tietojen käytön valvonnasta annetun ohjeen mukaisesti.
Palvelun saatavuuden määräajat: Yksikön hoidossa on kolmen kuukauden hoitotakuuaika hoidontarpeen arvioinnista.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Yksikön hoito järjestetään kansallisten käypä hoitosuositusten sekä lainsäädännön mukaisesti. Yksikössä on määritelty potilaaksituloprosessi, hoitosuunnitelma tehdään jokaiselle potilaalle ja sen toteutumista sekä vaikutuksia seurataan säännöllisesti.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: ei ruokahuoltoa
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Ei pyykkihuoltoa. Siivouspalvelut on järjestetty Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tilakeskuksen kautta kaikkiin toimipisteisiin.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät VAKEn Intranetistä.Työntekijöiden käytettävissä on kasvomaskeja ja käsidesiä. Työntekijät ohjeistetaan ajankohtaisen tartuntatautitilanteen mukaan käyttämään asiakastapaamisissa kasvomaskia, desinfioimaan / pesemään käsiä asiakastapaamisten välillä, ennen ruokailua ja wc-käyntien yhteydessä sekä yskimään ja aivastamaan nenäliinaan tai hihaan. Vastaavat ohjeistukset ovat tarpeen mukaan esillä potilaille julisteina ja potilaita opastetaan tarvittaessa ja tartuntatautitilanteen niin vaatiessa käyttämään kasvomaskia.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Yksikössä ei säilytetä asiakkaiden varoja tai arvotavaroita.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:Yksikössä ei toteuteta potilaan muuta terveyden- tai sairaanhoitoa kuin mitä yksikön perustehtävään kuuluu.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Tieto täsmentyy myöhemmin.
Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Yksikköön ohjaudutaan sote-ammattilaisen lähetteellä. Kaikki yksikköön saapuneet lähetteet käsitellään saapumisjärjestyksessä. Hyväksytyt lääkärin lähetteet asetetaan ajanvarausjonoon. Muilta kuin lääkäreiltä tulevat lähetteet käsitellään moniammatillisessa potilaaksiottokonsultaatiossa. Potilaaksiottokonsultaatioon on asianosaisen potilaan ja huoltajien lupa. Potilaaksiottokonsultaatiossa tehdään hoidontarpeen arivointi ja sen perusteella voidaan asettaa asiakas yksikön ajanvarausjonoon.
Ajanvarausjonossa olevat potilaat eivät ole vielä hoitosuhteessa yksikköön, vaan hoitovastuu säilyy lähettävällä taholla siihen asti, kunnes hoito alkaa yksikössä. Potilaille nimetään omatyöntekijä jonotusjärjestyksen mukaisesti.
Omatyöntekijän nimeäminen: Potilaalle nimetään omatyöntekijä, kun hän on seuraavana jonossa.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Potilaille annetaan Kanta-informointi heti hoitosuhteen alussa. Potilaita ja heidän läheisiään kannustetaan antamaan aktiivisesti palautetta ja kertomaan palvelun sujuvuudesta. Näistä asioista kysytään myös suoraan suullisesti potilailta. Tämän lisäksi kannustetaan potilaita ja heidän läheisiään anonyymisti sähköisen palautteen antamiseen. Työntekijät tarjoavat potilaille mahdollisuutta keskustella esihenkilöiden kanssa, mikäli yksikön toiminnassa havaitaan puutteita.
Potilaat ja hänen huoltajansa ovat aktiivisesti osallisena hoitosuunnitelman laatimisessa sekä toteutumisen arvioinnissa. Hoitosuunnitelmaa laadittaessa käydään se tarkasti läpi asianosaisten kanssa ja varmistetaan, että he ymmärtävät hoitosuunnitelman sisällön.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Henkilöstö sitoutuu noudattamaan ammattieettisiä ohjeita ja periaatteita potilaan asiallisesta kohtelusta. Potilaisiin suhtaudutaan tasaveroisina kumppaneina ja heihin suhtaudutaan kunnioittavasti. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäasialliseen kohteluun tai käytökseen potilaita kohtaan, huomauttaa asiasta ja/tai tuoda asia esihenkilön tietoon. Esihenkilön tehtävänä on viime kädessä varmistaa, että jokainen työntekijä toimii potilaskohtaamisissa asiallisesti ja eettisesti oikein. Epäkohdan tultua esiin, esihenkilö käy asian läpi työntekijän ja potilaan kanssa. Toimintakulttuurista käydään tarpeen mukaan yhteistä keskustelua ja tarkastellaan tietoisesti omaa ja yhteistä tapaa puhua potilaista ja potilaan kanssa.
Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen tultua ilmi, potilaan on ensimmäisenä mahdollista keskustella asiasta oman työntekijänsä kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, potilas voi itse ottaa yhteyttä tai lähiesihenkilö / yksikön esihenkilö on potilaaseen yhteydessä tapahtuneen läpikäymiseksi ja korjaavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Tarvittaessa järjestetään potilaan niin toivoessa keskustelutilaisuus, jotta tapahtumat käydään läpi ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. Muistutukseen on annettavakirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. Kohtuullisena aikana voidaan yleensä pitää 1–4 viikon vastausaikaa, jollei ole erityisiä perusteita pidempään käsittelyaikaan.
Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutus käsitellään perheneuvolapalvelujen yksikössä ja yksikön esihenkilöiden tulee vastata muistutukseen kirjallisesti kohtuullisessa ajassa, jona pidetään pääsääntöisesti yhtä kuukautta.
Yksikön esihenkilö vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen takia on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen takia annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
Asiakas lähettää kirjallisen muistutuksen osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA.
Jos muistutukseen annettu vastaus ei tyydytä asianomaista, hänellä on mahdollisuus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä viranomaisen, tai siihen palvelusuhteessa olevan henkilön, lainvastaisesta menettelystä tai velvollisuuden täyttämättä jättämisestä. Kantelu tulee ensisijaisesti tehdä kirjallisena.
Aluehallintovirasto käsittelee pääosin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyviä kanteluita. Eduskunnan oikeusasiamiehen puoleen voi kääntyä, kun epäilee, että viranomainen tai virkamies ei ole noudattanut lakia tai täyttänyt velvollisuuksiaan tai jos kantelija epäilee, että perus- ja ihmisoikeudet eivät ole toteutuneet asianmukaisesti.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Hoitosuhteen alussa potilaille kerrotaan miten toimia ja annetaan kirjalliset ohjeet, miten toimia, mikäli on tyytymätön palveluun. Tämän lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilla on kerrottu miten toimia, mikäli on tyytymätön palveluun.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Hoitosuunnitelma laaditaan alkuarvion jälkeen yhteistyössä potilaan hoitotiimin kanssa (lääkäri, hoitohenkilöstö ja potilas sekä hänen huoltajat). Hoitosuunnitelman toteutuminen kirjataan joka käynnin yhteydessä potilastietojärjestelmään. Hoitosuunnitelmaa päivitetään, mikäli se jostain syystä ei ole toteutunut.
Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Yksikön hoito on vapaaehtoista potilaille. Potilas itse tai hänen huoltajansa voivat päättää lopettaa hoitosuhteen yksikössä
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Tarkentuu myöhemmin.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Lasten ja nuorten psyykkisen hyvinvoinnin yksikössä ei tehdä toimenpiteitä tai päätöksiä, joilla rajattaisiin potilaan itsemääräämisoikeutta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat:
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina.
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi
Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Yksikön toimipisteissä on QR-koodeja, joiden kautta pääsee Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sähköiseen palautejärjestelmään. Vastaanottohuoneissa on tarjolla paperisia palautelomakkeita palautuskuorien kanssa, joiden avulla potilas voi antaa palautetta saamastaan palvelusta. Työntekijät pyytävät aktiivisesti potilaita sekä heidän huoltajiaan antamaan palautetta aina vastaanoton jälkeen ja erityisesti hoitosuhteen päättyessä.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Sähköiseen palautejärjestelmään kirjatut palautteet käsitellään viikoittain yksikön johtoryhmän kokouksessa sekä kuukausittain tehtäväalueen johtoryhmässä. Palautteet käydään säännöllisesti läpi myös tiimien viikkokokouksissa.
Mikäli palautteesta käy ilmi tarve muuttaa toimintatapoja tai ohjeistuksia, yksikön johtoryhmä valmistelee asiaa ja tiimiesihenkilöt vievät tarkennetut ohjeet henkilöstölle. Palautteita käytetään myös palvelumallien ja menetelmien kehittämisessä sekä palveluiden uudelleen kohdentamisessa potilaiden tarpeita vastaaviksi.
Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Yksikön esihenkilö/tehtäväaluepäällikkö
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Epäasiallisen kohtelun, haittatapahtuman tai vaaratilanteen tultua ilmi, potilaan on ensimmäisenä mahdollista keskustella asiasta oman työntekijänsä kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, potilas voi itse ottaa yhteyttä työntekijän lähiesihenkilöön / yksikön esihenkilöön tai lähiesihenkilö / yksikön esihenkilö on potilaaseen yhteydessä tapahtuneen läpikäymiseksi ja korjaavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Tarvittaessa järjestetään potilaan niin toivoessa keskustelutilaisuus, jotta tapahtumat käydään läpi ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.
Mikäli keskustelu yksikössä ei auta, potilas voi tehdä muistutuksen. Muistutuksen voi tehdä myös potilaan omainen, muu läheinen tai laillinen edustaja. Muistutuksen tekemiseen on mahdollista saada apua sosiaali- ja potilasasiavastaavalta. Muistutus tulee pääsääntöisesti tehdä kirjallisesti.
Muistutuksessa tulee kertoa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mihin asiaan tai asioihin on tyytymätön saamissaan sosiaali- tai terveydenhuollon palveluissa. Jos mahdollista, muistutukseen tulee nimetä myös henkilö tai henkilöt, joiden toimintaan on tyytymätön. Muistutus käsitellään yksikössä ja yksikön esihenkilöiden tulee vastata muistutukseen kirjallisesti kohtuullisessa ajassa, jona pidetään pääsääntöisesti yhtä kuukautta.
Yksikön esihenkilö vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen takia on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu.
Potilas lähettää kirjallisen muistutuksen osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Kirjaamo, PL 1000, 01301 VANTAA.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti muistutusprosessin aikana ja muistutuksen vastineena tehdyn selvityksen jälkeen yksikön johtoryhmässä. Kun epäkohdat on tunnistettu, ryhdytään toimenpiteisiin niiden korjaamiseksi. Tämä voi sisältää esimerkiksi henkilöstön koulutusta, prosessien uudistamista tai resurssien uudelleen kohdentamista. Korjaavien toimenpiteiden jälkeen seurataan tilannetta ja arvioidaan, ovatko toimenpiteet olleet tehokkaita. Tämä auttaa varmistamaan, että vastaavia ongelmia ei synny uudelleen.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Saapuneet muistutukset käydään yksikön johtoryhmässä läpi. Muistutukset käydään myös tiimikokouksissa läpi. Mikäli muistutus on johtanut jonkin toimintatavan muuttamiseen tai ohjeistuksen tarkentamiseen, käydään se tarkasti henkilöstön kanssa läpi.
Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Yksikön johtoryhmä seuraa omavalvontasuunnitelman toteutumista. Suunnitelma toteutumisesta raportoidaan vähintään neljän kuukauden välein.
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta:
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):