Omavalvontasuunnitelma Valmennustalo Luxi

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Valmennustalo Luxi
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet ja yhteystiedot: Valmennustalo Luxi, Lummetie 2 bA, 01300 Vantaa
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: Heli Sengezer, palveluesihenkilö, p. 050-304 5539, heli.sengezer@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä): Valmennustalo Luxi järjestää kuntouttavaa työtoimintaa sekä työkokeilua vantaalaisille ja keravalaisille työttömille henkilöille. Asiakaspaikkoja on yhteensä noin 120.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella? Ei.
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Heli Sengezer, palveluesihenkilö
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma laaditaan yhdessä valmennustalon pajahenkilökunnan ja esihenkilön kanssa. Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään vuoden välein tai useammin, mikäli tulee merkittäviä muutoksia koskien laatua ja turvallisuutta. Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuus tarkistetaan 4 kertaa vuodessa.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä Valmennustalo Luxin seinällä ja työyhteisön Teams-kanavalla. Lisäksi suunnitelma on luettavissa Vaken verkkosivulla.
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Valmennustalo Luxi tarjoaa kuntouttavaa työtoimintaa ja työkokeilupaikkoja vantaalaisille ja keravalaisille työttömille henkilöille. Toimintaa ohjaavia lakeja ovat mm. laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä sosiaalihuoltolaki.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvoja ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Valmennustalo Luxin omat toimintaperiaatteet perustuvat asiakkaiden osallisuuden, omatoimisuuden ja työllistymisen edistämiseen ja tukemiseen.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Valmennustalo Luxin toiminnasta vastaa palveluesihenkilö. Jokaisella pajalla, joita Luxissa ovat keittiö, Opastin, Valokeila-valmennus, Motto-maahanmuuttajanaisten ryhmä, kädentaidot, puhtauspalvelut sekä nuorten paja, on vakituiset työvalmennusohjaajat, joilla on kokonaisnäkemys pajan tehtävien käytännön toteutuksesta. Lisäksi pajoilla toimii palkkatuettua henkilökuntaa ja räätälöidysti työkokeilijoita apuna asiakasohjauksessa. 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Valmennustalo Luxissa tehdään vuosittain HaiPro järjestelmään työolojen arviointi, jossa kartoitetaan työn riskitekijät ja mietitään uhka- ja vaaratilanteisiin varautumista. 
Haprohon ilmoitetaan myös kaikki yksikössä tapahtuvat vaara- ja uhkatilanteet sekä läheltä piti tilanteet. Tilanteita käydään läpi myös talokokouksissa, joissa mietitään varautumisohjeita.
Riskienhallinnasta vastaa palveluesimies yhdessä henkilökunnan kanssa.
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Palveluesihenkilö
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: 
Palveluesihenkilö sekä henkilöstön edustaja osallistuvat säännöllisesti koko kiinteistöä koskevaan turvallisuuspalaveriin, josta tieto tuodaan henkilöstölle kahden viikon välein järjestettävään talokokoukseen. 
Valmennustalon oma turvallisuustiimi kokoontuu keväällä ja syksyllä, jossa käydään läpi mahdolliset esiin tulleet riskit ja uhat, ja pohditaan toimintaohjeita niihin. Tieto keskustelusta välitetään henkilöstölle. 
Pelastusviranomaisten kanssa järjestettävä henkilöstön sammutus- ja paloturvallisuuskoulutus järjestetään säännöllisesti. Talossa järjestetään säännölliset turvakävelyt, joihin etenkin uudet työntekijät osallistuvat, mutta myös kertaamaan kannustetaan. Viimeisin pelastautumisharjoitus tehty 16.10.2024.
Työntekijöitä neuvotaan tekemään HAIPRO ilmoituksia kaikista vaara- ja riskitilanteista, myös läheltä piti -tilanteista. Ilmoitus menee työsuojeluun ja palveluesihenkilölle. Haitasta tai riskistä riippuen asia käsitellään yhdessä esimiehen ja pajahenkilöstön tai työsuojelun kanssa. Pyritään miettimään ennaltaehkäisevät toimenpiteet.
Henkilökuntaa kannustetaan osallistumaan tarjolla oleviin, aiheeseen liittyviin koulutuksiin (mm. haastavan asiakkaan kohtaaminen, ensiapukoulutus jne.)
Luettelo riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista on jokaisen työntekijän nähtävillä yhteisessä teams-kansiossa. Ohjeet löytyvät seuraavista teemoista: pelastussuunnitelma, päihdelinjaukset ja säännöt valmennustaloilla sekä toimintaohjeet hälytystilanteissa ja poikkeustilanteissa.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 28.3.2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 6/2024   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 20.6.2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: kesäkuu .2025

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait): tapaturmat (liukastuminen, keittiöpajalla palovammat ja veitsien käsittelyssä mahdollisesti sattuvat haavat), sairauskohtaukset, murrot, ilkivalta, päihteistä mahdollisesti johtuvat tilanteet, tulipalo
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Jokainen työntekijä on velvollinen raportoimaan havaitsemistaan riskeistä ensin oman pajan työvalmennusohjaajalle, asiakkaan sosiaaliohjaajalle ja toiseksi palveluesimiehelle. Riskiä arvioidaan ja tarvittaessa tehdään toimenpiteet riskien minimoimiselle.
Vastuu riskienhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehittämisessä on toiminnasta vastaavalla taholla, mutta työntekijöiden tulee ilmoittaa havaituista riskeistä johdolle.
Talolle laaditut riskienhallinnan ja omavalvonnan toimeenpanon ohjeet: päihdelinjaukset ja säännöt valmennustaloilla, Haipro- ja Qpro-ilmoitukset, turvakävelyt, paloharjoitukset, sammutusharjoitukset, sisäänsuojautuminen ja sen harjoittelu.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Työntekijöitä neuvotaan tekemään HAIPRO ilmoituksia kaikista vaara- ja riskitilanteista, myös läheltä piti -tilanteista. Ilmoitus menee työsuojeluun ja palveluesihenkilölle. Haitasta tai riskistä riippuen asia käsitellään yhdessä esimiehen ja pajahenkilöstön tai työsuojelun kanssa. Pyritään miettimään ennaltaehkäisevät toimenpiteet. Yksikössä tehdään vuosittain työolojenarviointi yhdessä henkilökunnan kanssa, jossa arvioidaan riskit ja puutteet ja tehdään suunnitelma niiden korjaamiseksi tai poistamiseksi. Korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan talo- ja verkostokokouksissa tai sähköpostitse.
Henkilökunta osallistuu omavalvontasuunnitelman luomiseen ja yksikössä on oma turvallisuustiimi, joka havainnoi kiinteistön ja työyksikön turvallisuuteen liittyvistä asioista.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Muistutukset ohjautuu tehtäväaluepäällikölle, asiakaspalautteet lähijohtajalle ja ne käsitellään henkilökunnan kanssa ja tehdään tarvittaessa muutoksia toimintaan. Valmennustalolla sekä pajahenkilöstö että sosiaaliohjaajat kirjaavat asiakastietojärjestelmään, josta voidaan selvityspyyntöihin kerätä tiedot.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.

Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Valmennustalon yhteisessä verkostopalaverissa henkilökuntaa muistutetaan epäkohtien ja riski- ja vaaratilanteiden ilmoitusvelvollisuudesta sekä HAIpro- että asiakastietojärjestelmän käytöstä.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: Valmennustalo Luxissa on 
•    1 palveluesihenkilö
•    7 vakinaista työvalmennusohjaajaa
•    1 vakinainen yksilövalmentaja'
•    4-6 palkkatuettua pajaohjaajaa 
•    1 palkkatuettu sihteeri
•    1 palkkatuettu vahtimestari
•    2-4 työkokeilijaa, määrä vaihtelee asiakkaiden vaihtuvista tilanteista johtuen
Sijaisten käytön periaatteet: Pyritään hoitamaan sijaistus talon sisäisesti tai valmennustalojen välillä. Ulkopuolista sijaistusta ei tarvita.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: 0
Rekrytointi: Henkilöstö rekrytoidaan työlainsäädännön ja työehtosopimusten mukaisesti, joissa on määritelty työntekijän ja työnantajan oikeudet ja velvollisuudet. Rekrytointiprosessi toteutetaan hyvinvointialueen HR:n ja henkilöstöasiantuntijoiden intraan laatimien ohjeiden mukaisesti. Osa hakijoista haastatellaan ja kaikille hakijoille ilmoitetaan rekrytoinnin etenemisestä. 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ei koske kyseistä palvelua, ei vaadita.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstölle on tarjolla Vaken koulutusjärjestelmässä sisäisiä koulutuksia oman osaamisen ja kehittymisen vahvistamiseksi. Tämän lisäksi Vake tarjoaa ulkoisia koulutuksia, joihin voi hakea mukaan.
Henkilöstön perehdytys: Henkilöstö perehdytetään Vaken perehdytyssuunnitelman mukaisesti, johon on lisätty oman yksikön ja pajan perehdytysasioita. Uusi työntekijä suorittaa pakolliset tietoturva- ja suojakoulutukset, perehtyy asiakastietojen käsittelyyn, asiakastyöhön sekä pajan sisältöön. Perehdytyksestä vastaa lähijohtaja ja pajan henkilöstö.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön osaamista ja koulutustarvetta seurataan kerran vuodessa käytävissä kehityskeskusteluissa
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Opiskelijalle nimetään ohjaaja, joka huolehtii perehdytyksestä ja harjoittelun etenemisestä. Opiskelijan läsnäolosta tiedotetaan koko valmennustaloa. Loppukeskustelussa on mukana yleensä ohjaaja ja lähijohtaja.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kerätään kahden kuukauden välein henkilöstöltä palautetta ja kehitysehdotuksia Pulssi-kyselyllä. Kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa. Lisäksi kahden vuoden välein suoritetaan työhyvinvointikysely.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Lähijohtaja puuttuu tarvittaessa henkilöstön työn suorittamiseen liittyviin puutteisiin, kirjauksiin tai epäasialliseen käytökseen heti sen havaitessaan tai saadessaan tietoon. 
Koulutustarve käydään läpi kerran vuodessa kehityskeskustelussa.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Varsinaista henkilöstömitoitusta ei ole. Valmennustalo Luxissa työskentelee vakituisena 1 lähijohtaja, 7 työvalmennusohjaajaa ja 1 yksilövalmentaja sekä määräaikaisena 4-6 työpajaohjaajaa, 1 vahtimestari ja 1 sihteeri. Määräaikaisen henkilökunnan määrä vaihtelee saatavuuden mukaan.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Jokaisella pajalla on vähintään 1 vakituinen työntekijä. Määräaikaista henkilöstöä haetaan aina ennen kuin edellisellä työntekijällä loppuu työsuhde. Henkilöstö sijaistaa toisiaan tai tarvittaessa toisella valmennustalolla.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Mikäli henkilöstöä ei ole riittävästi ja sitä ei saada järjestettyä muilta pajoilta tai valmennustaloilta, järjestetään asiakkaille yhteistä tekemistä ja varmistetaan, että työtoimintapäivät tulee toteutetuiksi.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Yksikössä ei toteuteta lääkehoitoa, ei tarvetta
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: ei tarvetta
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: ei tarvetta
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Defibrillaattorikoulutus ollut 2023, laite löytyy Liidon aulasta Liidon vahtimestarin kopin luota.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Vantaan kaupunki

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Valmennustalo Luxi sijaitsee Tikkurilassa, lähellä Tikkurilan juna-asemaa. Kulkuyhteydet Luxiin ovat erittäin hyvät. Luxissa on kädentaitopaja, puhtauspaja, keittiöpaja, tietotekniikkapaja, valokeilavalmennus, maahanmuuttajanaisten ryhmä ja Nuortenpaja. Lisäksi Luxissa työskentelee 4 sosiaaliohjaajaa ja 1 yksilövalmentaja. 
Luxin tiloja käyttävät myös työvalmennus Virtaamo toimistotilanaan ja asiakastapaamisiin. 
Luxin tilat eivät ole esteettömiä. Tilojen välissä on painavia teräsovia ja kynnyksiä ja WC-tilat ovat hyvin pieniä. 
Kiinteistössä on paljon eri toimijoita, mm. Vantaan kaupungin nuorten palvelu Ohjaamo ja nuorten pajat, Nicehearts sekä vaihtuvia koululuokkia väistötiloissa.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: 
•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäinen tarkastus 28.3.2024
•    Pelastusviranomaisen jälkitarkastus 28.11.2023 
•    Terveysviranomaisen tarkastus: Oiva-raportti 14.8.2023

Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäinen tarkastus: EA-koulutukset käymättä/päivittämättä osalla työntekijöistä
Terveysviranomaisen tarkastus: Oiva-raportti, A kaikissa kohdissa.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Eri pajoilla koneet ja laitteet ja niiden huolellinen perehdytys. Keittiöllä isoja laitteita ja kuumia koneita ja helloja. Puhtauspajalla siivouskoneita ja niiden käytön hallinta.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Jokainen työntekijä, mutta erityisesti vahtimestari huomioi kiinteistön huoltoon liittyvät asiat ja raportoi joko itse kiinteistöhuoltoon tai lähijohtajalle epäkohdista tai huollon tarpeesta. 
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: kiinteistön omistaja, kiinteistöhuolto, tilakeskus.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Siivous- ja keittiökoneiden huollot tilataan huoltopalvelusta.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilökunnalle on tarjottu ja järjestetty Apottikoulutusta ja kirjaamiskoulutusta. Apottitukihenkilöt auttavat ja tukevat muuta henkilökuntaa Apotin käytössä. Lähijohtaja seuraa Apottikirjausta säännöllisesti ja verkostokokouksissa pohditaan yhdessä ammattimaista kirjaamista. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksy 2024
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. Asiakastietoja käsitellään lähtökohtaisesti tietoturvallisesti Apotissa käyttäen E-tunnisteita henkilötunnusten sijaan. Kalentereihin ei merkitä asiakastietoja. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Häiriöistä tehdään tikettejä Vakka-portaaliin.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: ei vaikutusta toimintaan
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Jos tukea tarvitaan, IT-palveluihin, järjestelmiin tai laitteisiin liittyviä ohjeita löytyy Vaken Intrasta. Ohjeet ja tilauslomakkeet löytyvät parhaiten Vakka-portaalista. Portaalin vapaasanahaku-kenttä antaa listan ohjeista ja lomakkeista, liittyen kulloiseenkin tarpeeseen. Tarvittaessa it-tukeen ollaan puhelimitse yhteydessä.
Apottiin liittyvät koulutukset järjestetään Apotin toimesta. Toimipisteellä on nimetyt Apotti-tukihenkilöt, jotka tukevat käytännön työskentelyssä. Tukihenkilöitä koordinoi kuntouttavan työtoiminnan Apotti koordinaattori, joka huolehtii mm. muutoksiin ja kehittämiseen liittyvästä Apotin ja tukihenkilöiden välillä. Ohjeistusta löytyy laajasti myös Apotin tukiportaalista ja itse Apotista.
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: tuki IT-tuesta
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Asiakkaalle yritetään tarjota vaihtoehtoisia tapoja, kun hyödynnetään teknologiaa ja annetaan tukea ja neuvontaa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo, tietosuojavastaava(at)vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Valmennustalo Luxissa on käytössä asiakastietojärjestelmä Apotti, johon pajahenkilöstö, työhönvalmentaja ja sosiaaliohjaajat kirjaavat asiakkaan tapaamiset ja päivittäiskirjaukset.
Kirjaamisvelvoitteesta on säädetty laissa ja kirjaamisella varmistetaan sekä asiakkaan että henkilöstön oikeusturva. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaista ja riittävää.   
Esimies hakee henkilöstölleen oikeudet Apotti- järjestelmään työroolin mukaisesti Sote-ammattikorttia tai -henkilöstökorttia käyttäen. Henkilöstö käy Apotti-peruskoulutukset ja oman työroolinsa mukaiset lisäkoulutukset. Apotti tukihenkilö vastaa uuden työntekijän alkuperehdytyksestä. Kirjaaminen tapahtuu työtoiminnan tekemien laatukriteereiden mukaisesti. Kirjaaminen on päivittäistä. Opiskelijoiden kirjaamista valvoo opiskelijalle nimetty ohjaaja.  

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. 
Tietosuoja-asioita ohjaa tietosuojalaki. Henkilöstölle on annettu kirjallinen ohjeistus, jotka he ovat allekirjoittaneet. 
Kaikki asiakastiedot ja paperit säilytetään asianmukaisesti lukollisessa kaapissa ja hävitetään asianmukaisesti. 
Vaken työasemat ja puhelimet ovat salasanasuojattuja. Etäkokouksia varten ohjaajilla on käytössään kuulokkeet, jotta asiat eivät kuulu ulkopuolisille henkilöille.   
Tietosuojaan liittyvät asiat sisältyvät perehdytykseen. Hyvinvointialue järjestää aiheeseen liittyvää koulutusta ja perehdytystä. Kaikki vakanssipohjaiset työntekijät ovat käyneet hyvinvointialueen kaikille työntekijöille tarkoitetut tietosuojakoulutukset (3 kpl) ja tehneet tietosuojatestin.  Koulutukset on uusittava vuosittain. 
Tietoturvaohjeistukset löytyvät perehdytyskansioista ja kaikki hyvinvointialueen tietosuojaohjeistukset löytyvät Intrasta.

Kaikki työntekijät ovat käyneet hyvinvointialueen kaikille työntekijöille tarkoitetut tietosuojakoulutukset (3 kpl) ja tehneet tietosuojatestin.  Koulutukset on uusittava vuosittain.
 

7.    Palvelun sisällön omavalvonta
Palvelun saatavuuden määräajat: Joillekin pajoille on jonoa. Asiakkaat tulevat pääosin kaupunkien työllisyyspalveluiden lähettäminä
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaille laaditaan asiakasohjauksessa suunnitelma järjestettävästä työllistymistä edistävästä palvelusta. Suunnitelmaan laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa tavoitteet. Tavoitteita seurataan kolmen kuukauden välein järjestettävässä jaksoarvioinnissa ja tarvittaessa laaditaan uudet tavoitteet seuraavalle kolmelle kuukaudelle. Jaksoarviointikeskusteluun osallistuu asiakas, sosiaaliohjaaja, pajahenkilöstö ja asiakkaan TE-palvelujen omavalmentaja.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: Valmennustalo Luxissa on keittiöpaja, joka valmistaa lounaan ja aamukahvit. Asiakas voi halutessaan ruokailla valmennustalolla tai syödä omia eväitä ruokalassa. Asiakkaille on oma jääkaappi, jossa he voivat säilyttää omia eväitä.
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Siivouksesta vastaa puhtauspalvelupaja. Valmennustalon wc-tilat siivotaan kaksi kertaa päivässä ja toimistotilat ja yleiset tilat viikkosuunnitelman mukaan. Puhtauspaja pesee sekä oman pajan että keittiöpajan työvaatteet ja -kengät.
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Valmennustalo Luxin hygieniavastaava on Inka Myllyniemi. Tietotekniikkapajan näppäimistöt pyyhitään säännöllisesti ja asiakkaita ja henkilöstöä kehotetaan pesemään käsiänsä säännöllisesti. Keittiöpajan työntekijät ja asiakkaat noudattavat erityistä huolellisuutta hygieniaan liittyen mm. pesemällä kädet aina kun saapuvat keittiötiloihin.
Työvaatteet vaihdetaan päivittäin ja huolehditaan, että työjalkineet ovat työhön ja tehtävään soveltuvia.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Asiakkailla on käytössä lukollisia lokeroita sekä pukukaapit.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Asiakkaat käyttävät tarvittaessa terveyskeskuksen palveluita. Asiakkaat ovat vakuutettuja kuntouttavan työtoiminnan aikana. 
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Tiedonvaihto tapahtuu pääosin asiakastietojärjestelmä Apotin kautta.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen järjestämä hammashuolto ja terveyspalvelut.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Omavalmentaja, sosiaaliohjaaja ja asiakas laatii ja päivittää asiakkaan työllistymis- ja/tai aktivointisuunnitelman. Sen perusteella tehdään kuntouttavan työtoiminnan sopimus, johon kirjataan asiakkaan tavoitteet, toimintapäivät ja kellonajat sekä paja. Pajahenkilöstö saa tarvittavat tiedot suunnitelmasta asiakastietojärjestelmästä. Kuntouttavan työtoiminnan jaksoarvioinnit toteutetaan kolmen kuukauden välein.  

Työkokeilijoiden osalta tehdään sopimus työkokeilusta päättävän, valmennustalon ja asiakkaan kesken. Jakson lopussa valmennustalo ja asiakas tekevät arvioinnin, joka toimitetaan työkokeilun päättäneelle taholle.  

Omatyöntekijän nimeäminen: 
Kuntouttavan työtoiminnan asiakkaalla on työllisyyspalvelussa omavalmentaja sekä valmennustaloilla nimetty sosiaaliohjaaja.  
Asiakas tullessaan pajan asiakkaaksi saa oman sosiaaliohjaajan, johon voi olla yhteydessä ja pyytää neuvoa tarvittaessa. Lisäksi valmennustalolla työskentelee työhönvalmentaja, joka auttaa opiskelupaikan tai työpaikan haussa.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: 
Asiakkaan työtoiminnasta kirjataan päivittäiskirjaukset Apottiin. Asiakkaalla on oikeus lukea häntä koskevat kirjaukset ja häntä tiedotetaan asiasta. Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suullisella (vain itselle) tai kirjallisella suostumuksella (itselle ja sivullisille) tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Sivullisia ovat kaikki henkilöt, joilla ei työtehtäviensä puolesta ole oikeutta käsitellä asiakkaan tietoja, myös asiakkaan läheiset. Henkilöllisyys tulee aina tarkistaa tietoja luovutettaessa.  
Asiakkaat voivat osallistua palvelun kehittämiseen: Asiakaspalautteita antamalla, jaksoarviointikeskusteluissa, asiakasraadissa. Asiakaspalautetta kerätään ja toimintaa kehitetään palautteiden perusteeella: Webropol asiakaspalautteella 1krt/3kk, jaksoarvioinnin yhteydessä 1krt/3kk sekä Vaken nettisivujen asiakaspalautesivuilla on mahdollisuus antaa palautetta. Palautteet käydään läpi ja toimintaa kehitetään mahdollisuuksien mukaan.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioittaen. Tosiasialliseen hoitoon ja palveluun liittyvät päätökset tehdään ja toteutetaan asiakkaan ollessa palvelujen piirissä.  
Mikäli asiakas ei ole tyytyväinen saamaansa palveluun, palautetta kannattaa antaa ensisijaisesti keskustelemalla asiasta siinä yksikössä, jota palaute koskee. Näin palaute menee nopeasti ja suoraan oikealle henkilölle. Usein asiat myös selviävät parhaiten keskustelun avulla. Jos asia ei ratkea, asiakas voi ottaa yhteyttä kyseisen yksikön esimieheen tai tehtäväaluepäällikköön.
Valmennustalo Luxissa kiinnitetään huomiota ja tarvittaessa reagoidaan epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen asiakasta kohtaan. 
Asiakkaiden kohtaaminen ja kohtelu tapahtuu ammatillisesti, niissäkin tilanteissa, joissa mielipiteet ovat eroavaisia. Ammatillisuuteen kuuluu ystävällinen, kuntouttava ja yksilökeskeinen työote, joka tukee asiakkaiden työhyvinvointia.  
Mikäli asiakas kokee tulleensa huonosti kohdelluksi, asiaa on selvitettävä viipymättä. Ohjaaja keskustelee asiasta asiakkaan kanssa ja tarvittaessa kutsutaan esimies tai muut asianosaiset mukaan.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakas voi olla yhteydessä esimieheen myös itse tilanteissa, jossa kokee epäasiallista kohtelua. Jos asiakas kokee, että asia ei tule selvitetyksi, hänet ohjataan ottamaan yhteys tarvittaessa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen potilas- ja asiakasvastaavaan tai tekemään muistutus kirjaamo@vakehyva.fi   
Henkilökunnan perehdytykseen kuuluu ammatillisuus ja vastuullinen työkäyttäytyminen. Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa ja puuttua, jos he havaitsevat epäasiallista kohtelua.
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakkaalle tehdään työllistymis- tai aktivointisuunnitelma, ennen palveluun saapumista. Tähän suunnitelmaan kirjataan tavoitteet jaksolle. Tavoitteita seurataan 3 kk välein käytävässä jaksoarviokeskustelussa.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:. Palvelua toteutetaan rajoittamatta henkilön itsemääräämisoikeutta. Asiakkaalla on oikeus esittää toive kenen kanssa asioi joissakin asioissa (esim. sukupuolisensitiiviset asiat).  

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: ei laadittu suunnitelmaa
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Valmennustalo Luxissa ei voida rajoittaa itsemääräämisoikeutta.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Asiakkailta kerätään palautetta säännöllisesti Wepropol kyselyn kautta. Lisäksi asiakkaiden on mahdollista jättää kirjallista palautetta Luxin postilaatikkoon. Lisäksi asiakkaiden ja läheisten on mahdollista antaa palautetta Vantaan ja keravan hyvinvointialueen nettisivulla olevasta Qpro-palautejärjestelmän kautta. Valmennustalo Luxissa toimii myös asiakastiimi, jolta kerätään palautetta ja kehittämistoiveita.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Asiakaspalautteen perusteella palvelua kehitetään ja tarvittaessa muutetaan. Asiakaspalautteita käydään läpi säännöllisesti verkostokokouksissa.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutuksen kohteena olevan yksikön esimies, joka vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.   
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.  
Muistutuksen voi tehdä täyttämällä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesti, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.  
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi. Asiakirjoja voi toimittaa myös Vantaa-infoihin Tikkurilassa, Myyrmäessä ja Korsossa. 
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen: Mikäli toiminnassa on ollut moitittavaa, ryhdytään kehittämistoimenpiteisiin asian korjaamiseksi.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Valmennustalo Luxin omavalvontasuunnitelma tarkastetaan ja päivitetään neljä kertaa vuodessa tai kun toiminnassa tapahtuu muutoksia. 
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Ajan tasalla olevan omavalvontasuunnitelman pitää olla julkisesti nähtävänä yksikössä siten, että asiakkaat, omaiset ja omavalvonnasta kiinnostuneet voivat helposti ja ilman erillistä pyyntöä tutustua siihen. Omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävillä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nettisivuilla.  
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): 16.6.2025 Heli Sengezer, omavalvontasuunnitelman päivittäminen uudelle pohjalle.
30.9.2025 Tarkastettu, ei muutoksia Heli Sengezer