Omavalvontasuunnitelma Keravan perheryhmäkoti

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Keravan perheryhmäkoti
Palveluyksikön käyntiosoite: Metsolantie 4, 04200 Kerava
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 
Sabina Stenman, yksikön vastaava ohjaaja, sabina.stenman@vakehyva.fi, 040 847 3203

 

Keravan perheryhmäkoti tarjoaa tuettua asumista alaikäisille, yksin ilman huoltajaa maahan tulleille, noin 13-17 -vuotiaille nuorille, joille on myönnetty oleskelulupa. Yksikössä on henkilökuntaa yhteensä kahdeksan, joista 6 on kolmivuorotyötä tekevää työntekijää, 1 yötyöntekijä sekä päivätyötä tekevä yksikön vastaava ohjaaja. Henkilökuntaa on yksikössä ympärivuorokautisesti. Yksikön perustehtävä on kasvatus-, ohjaus- ja kotouttamistyö yhdessä nuorten, Kotoutumista tukevien sosiaalipalveluiden ja muun verkoston kanssa. Yksikön henkilökunnan tehtävänä on tukea nuorta tämän arjen asioissa ja opastaa itsenäiseen elämään kotoutumisen ohella.

Yksikön toimintaa ohjaava lainsäädäntö ei ole niin selkeää kuin esimerkiksi lastensuojelulaitoksia ohjaava lainsäädäntö. Perheryhmäkotia ohjaa usean lain useat pykälät: Perheryhmäkodin perustamista ohjaa laki kotoutumisen edistämisestä 3 luku. Kyseisessä laissa määritellään muun muassa perheryhmäkodin perustamista, laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta annetussa laissa määritellään tilojen tarkastamisesta ja aineiden ja esineiden haltuunotosta. Lastensuojelulaki määrittelee perheryhmäkodin tilat ja ohjaajaresurssit. 

Yksikön toimintaa ohjaavat Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhteiset arvot, joita ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Arvot huomioidaan työssä niin nuorten kuin yksikön henkilökunnan kohdalla pitäen toiminnassa yllä yhdenvertaisuuden periaatetta unohtamatta kunkin yksilöllisiä tarpeita. Yksikössä pyritään rohkeasti kokeilemaan uusia toimintatapoja ja purkamaan tarvittaessa vanhoja kyseenalaistamalla vanhat tavat. Olemme avoimia nuoria ja toisiamme kohtaan, emmekä toimi kenenkään selän takana ja kaikki päätökset perustavat avoimeen päätöksentekoon. Toimintaamme vaikuttaa myös vastuullisuus: toiminnan pitää olla taloudellisesti, ekologisesti ja sosiaalisesti järkevää ja perusteltua. Yksikössä on pyritty huomioimaan esimerkiksi ekologisuus toimivan kierrätyksen avulla, järkevällä ruokahuollolla ja talous on ennalta suunniteltua. 
 

Yksikön vastaava ohjaaja yhdessä yksikön henkilökunnan kanssa laatii omavalvontasuunnitelman. Omavalvontasuunnitelmaan tutustuminen kuuluu yksikön perehdytykseen. Omavalvontasuunnitelman päivityksen jälkeen jokainen henkilökunnan jäsen lukee suunnitelman, jolloin voi tuoda omia huomioitaan ilmi.  Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään 4 kk välein sekä aina tarvittaessa, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia.

Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yksikön yleisissä tiloissa, sähköisesti yksikön SharePointissa sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen intrassa. 
 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 

Yksikön toiminta perustuu lainsäädäntöön monelta eri osin, kuten esimerkiksi henkilöstömäärään ja nuorten lukumäärään yksikössä. Yksikön toimintaa ohjaa myös monet suositukset, miten asiakkaat tulee arjessa kohdata ja osallistaa mahdollisuuksien mukaan yksikön toimintaan. Yksikön asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava kunnioittaen hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään.

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Yksikön nuorilta pyydetään säännöllisesti palautetta nuorten kokouksissa, jotka järjestetään kuukauden välein ja tarvittaessa useammin. Yksikön työntekijöillä on säännölliset tiimikokoukset, jossa annettua palautetta tarvittaessa käsitellään.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Yksikön vastaava ohjaaja vastaa yksikön arjen johtamisesta ja huolehtii myös rekrytoinneista sekä henkilöstöön liittyvistä asioista. Tehtäväaluepäällikkö on yksikön vastaavan ohjaajan lähijohtaja. Yksikön vastaavan ohjaajan sijaisena toimii tarvittaessa Uusiniityntien perheryhmäkodin yksikön vastaava ohjaaja. 
 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Yksikön riskienhallinnasta vastaa yksikön vastaava ohjaaja VAKE:n ohjeiden mukaisesti. Yksikön vastaava ohjaa delegoi esimerkiksi mahdolliset hankinnat, jotka liittyvät riskienhallintaan, yksikön työntekijöille. 
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Uuden työntekijän perehdytyksessä käydään läpi mahdollisia riskienhallintaan liittyviä asioita, kuten esimerkiksi häiriöt veden- ja sähkönjakelussa. Yksikön tiimikokouksissa ja päivittäisessä johtamisessa muistutetaan yllä olevista asioista säännöllisesti. 
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 11/2024
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 10/2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 9/2024
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 10/2024

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Yksikön työntekijöitä kannustetaan tuomaan havaittuja epäkohtia esiin mahdollisimman pian niiden havaitsemisesta. Epäkohtia voi tuoda esiin suoraan yksikön vastaavalle ohjaajalle, sekä niistä voidaan käydä keskustelua yhteisesti tiimin kesken. Työntekijöiden tulisi myös ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista Haipro- järjestelmässä. Ilmoituksen tekemisestä ei seuraa kielteisiä vastatoimia työntekijälle vaan niiden avulla toimintaa voidaan kehittää. Työyhteisössä käydään keskustelua mahdollisuuksista välttää toimintaa haittaavat riskit ja muokataan mahdollisuuksien mukaan toimintatapoja. Määritellään yhdessä korjaavat toimenpiteet ja tarvittaessa laaditaan ohjeistus, joka saatetaan jokaisen työntekijän tietoon.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä lähijohtajalle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit
Riskit toiminnassa arvioidaan HaiPro- järjestelmän avulla. Mahdollisia asiakasturvallisuuden vaarantavia tilanteita voivat olla vuorot, joissa työskennellään yksin. 
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Yksikön henkilöstömäärää nostetaan matalalla kynnyksellä sijaisten avulla, jos koetaan, että lisäresursseille on tarvetta. Yksikössä on käytössä vartijakutsut, jotka välittyvät Securitaksen paikallisvartijoille. Vasteaika kutsuihin vaihtelee hyvin paljon ja on riippuvainen siitä missä lähin paikallisvartija on.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Ilmoitukset käsitellään yksikössä henkilökunnan kanssa. Työyhteisössä käydään keskustelua mahdollisuuksista välttää toimintaa haittaavat riskit ja muokataan mahdollisuuksien mukaan omaa työtapaa. Korjaavat toimenpiteet määritellään tarvittaessa yhdessä ja niistä laaditaan kirjallinen ohjeistus. Sovitut muutokset ja korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle sähköpostitse, raporteilla sekä yhteisissä tiimeissä.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Mahdollisiin selvityspyyntöihin vastataan mahdollisimman nopeasti ja uudet ohjeistukset/päätökset tuodaan arkeen ilman viivytyksiä. Yksikön vastaavan ohjaajan vastuulla on vastata selvityspyyntöihin ja tarvittaessa osallistaa yksikön henkilökuntaa.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
•    
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Yksikön asiakkaat ovat alaikäisiä, joten tarvittaessa yksikön työntekijöillä on velvollisuus tehdä lastensuojelulain mukainen lastensuojeluilmoitus, jos nuoren tilanne niin vaatii.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Uuden työntekijän perehdytyksessä käydään läpi ilmoitusvelvollisuus koskien esimerkiksi lastensuojeluilmoitusta.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 
Yksikössä työskentelee seitsemän kasvatushenkilökuntaan kuuluvaa ohjaajaa, joista yksi toimii yötyöntekijänä lähihoitajan nimikkeellä. Vakituisen työsuhteeseen vaaditaan sosiaali- tai terveysalan tai kasvatusalan (AMK) tutkinto. Yötyötä tekevän lähihoitajan työsuhteeseen vaaditaan lähihoitajan ammattitutkinto. 
Sijaisten käytön periaatteet: 
Yksikön sijaiset tilataan Seure Henkilöstöpalvelut Oy:sta.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Tarve sijaisille vaihtelee kausittain, johtuen esimerkiksi sairaspoissaoloista ja työntekijävaihdoksista. Vuokratyövoimalla täydennetään vain yksittäisiä vuoroja ja vakituisen työntekijän irtisanoutuessa rekrytointi avataan mahdollisimman pian.
Rekrytointi: 
Yksikön vastaava ohjaaja huolehtii rekrytoinnista yhdessä Maahanmuuttajapalveluiden päällikön kanssa. Uudet työntekijät haastatellaan ja haastattelun aikana käydään läpi yksikön toimintaa ja kerrotaan hakijalle mitä häneltä odotetaan. Haastattelun aikana arvioidaan työntekijän soveltuvuutta tehtävään. 
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 
Uudelta työntekijältä pyydetään nähtäväksi rikostaustaote lasten kanssa työskenteleviltä. Ammattioikeudet varmistetaan sosiaalihuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä JulkiSuosikista tai terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä JulkiTerhikistä.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: 
Yksikön työntekijät ovat sosionomi (AMK), yhteisöpedagogi (AMK), sairaanhoitaja (AMK) tai lähihoitaja koulutuksen omaavia henkilöitä. Työntekijöiden soveltuvuus työtehtäviin arvioidaan rekrytointivaiheessa. Alkuperäiset opinto- ja työtodistukset tarkistetaan haastattelun yhteydessä. Uusien työntekijöiden koeajan pituus on vakituisilla 6kk ja määräaikaisilla puolet työsuhteen pituudesta, mutta korkeitaan 6kk. 
Henkilöstön perehdytys: 
Yksikön vastaava ohjaaja on päävastuussa uuden työntekijän perehdytyksestä. Vastaava ohjaaja delegoi osan perheryhdytyksestä muulle henkilökunnalle. Perehdytyksessä käytetään pohjana VAKE:n perehdytyspohjaa, joka on muokattu vastaamaan yksikön tarpeita. 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
VAKE tarjoaa henkilöstölle täydennyskoulutusta ja tarvittaessa henkilöstöä kehotetaan osallistumaan ulkopuolisiin koulutuksiin, jotka ovat yksikön perustehtävän kannalta perusteltuja. 
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: 
Yksikön henkilökunnasta nimetään yksi opiskelijaohjaaja, joka on päävastuussa opiskelijan harjoittelun ohjauksesta. Opiskelijan valvonta on jokaisen yksikön työntekijän vastuulla ja tarvittaessa epäkohdista on ilmoitettava yksikön vastaavalle ohjaajalle.
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 
Yksikön vastaava ohjaaja pyrkii keräämään palautetta arjessa säännöllisillä keskusteluilla yksikön työntekijöiden kanssa. Tarvittaessa palaute käsitellään yhdessä tiimin kesken ja kehitetään sen avulla yksikön toimintaa.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 
Yksikön työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa epäkohdista, jos sellaisia havaitaan esimerkiksi toisen työntekijän työskentelyssä. Epäkohtiin puututaan työnjohdollisin toimenpitein, jos sellaiseen on tarvetta ja perusteet ovat olemassa.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Yksikön henkilökunnan resurssin määrittelee lastensuojelulaki.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstö pyritään sitouttamaan toimintaan pitkäjänteisesti ja mahdolliset uudet rekrytoinnit avataan viipymättä, jotta henkilöstön riittävyys varmistetaan.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Tarvittaessa vakituisen henkilöstön puutoksia paikataan tilapäisesti Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n kautta. 

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Yksikön vastaava ohjaaja, Sabina Stenman
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Suvi Taskinen, Keravan terveyskeskus, terveyskeskuslääkäri. 
Aila Seppäläinen, Keravan terveyskeskus, terveydenhoitaja
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Yksikön toimitiloissa ei ole sellaisia välineitä, kuten esimerkiksi lääkinnällisiä laitteita, jotka edellyttäisivät erillisiä lupia tai viranomaisten hyväksyntää. 
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Kiinteistö on vuokrattu Keravan kaupungilta, vuokranantaja vastaa kiinteistönhuollosta. Huoltopyynnöt tehdään sähköisesti osoitteessa: Keravan kaupunki (haahtela.fi). 
Kiireellisissä ongelmatilanteissa yhteys suoraan työnjohtoon:
    040 318 2385
    ja virka-ajan ulkopuolella päivystäjään 040 318 4140
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Kiinteistön kokonaishuolenpidosta vastaa Keravan kaupunki.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Yksikössä käytetään asiakastietojärjestelmä Apottia. Asiakkaiden tietoihin kirjataan päivittäiskirjaukset jokaisesta vuorosta (aamu-, ilta- ja yövuoroista). Asiakkaiden suunnitelmat, kuten hoito- ja kasvatussuunnitelma kirjataan myös Apotti järjestelmään. 
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Henkilöstölle perehdytetään työsuhteen alussa Apotin perusteet. Työntekijällä on mahdollisuus tarvittaessa osallistua Apotin verkko- ja lähikoulutuksiin, jossa osaamista syvennetään. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: 
VAKE:lle on koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaistu syksyllä 2024. 
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Mikäli kyseessä on tietoturvaloukkaus, on ryhdyttävä välittömästi myös korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi
•    virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä.
•    yhteydenotto tietohallintoon tai
•    pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto.
Henkilötietojen tietoturvaloukkausilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta.
Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa.  
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Tilanteet, joissa asiakastietojärjestelmä Apottia ei ole mahdollista käyttää, kirjoittaa henkilökunta päivittäiskirjaukset word-tiedostoon tai paperille, josta ne siirretään myöhemmin Apottiin. Huolehditaan, että asiakkaiden lääkelistat ovat tulostettuna lääkekaappiin, jotta häiriötilanteen aikana voidaan toteuttaa turvallista lääkehoitoa. Merkitään lääkkeenantotiedot myös paperille. 
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Yksikön henkilökunta on velvoitettu käymään kerran vuodessa tietosuoja- ja tietoturva koulutukset. Yksikön vastaava ohjaaja varmistaa, että jokainen yksikön työntekijä suorittaa kyseiset koulutukset. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Toimitaan kuten mainittu kohdassa ”omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteissa”.  Kts. liite .. Valmiussuunnitelma

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Yksikön vastaava ohjaaja, Sabina Stenman
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Jokaisesta yksikön asiakkaasta kirjataan päivittäin jokaisen vuoron lopuksi (aamu-, ilta ja yövuorot). Kirjauksiin kirjataan keskeisimmät asiat nuoren päivästä, kirjauksiin ei sisällytetä työntekijän omaa tulkintaa tai olettamuksia. Asiakkaista tehdään kuukausittain kuukausiyhteenvedot, jotka välitetään asiakkaan sosiaalityöntekijälle Apotissa sekä edustajalle salatulla sähköpostilla nähtäväksi.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Työntekijät perehdytetään tietosuoja käytänteisiin työsuhteen alussa, jokainen suorittaa vuosittain myös pakolliset tietosuoja- ja tietoturva koulutukset.
 

Palvelun saatavuuden määräajat:

Yksikköön on mahdollista muuttaa heti, kun asiakaspaikka vapautuu. Yksiköllä ei ole erikseen määriteltyä määräaikaa, jolloin tyhjät asiakaspaikat on täytettävä, koska yksikön toiminnalla ei voida vaikuttaa siirtyviin asiakkaisiin, jotka tulevat esimerkiksi ryhmäkodista saatuaan Maahanmuuttovirastolta oleskeluluvan Suomeen. 

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 

Asiakkaiden kokonaisvaltaista hyvinvointia pyritään edistämään turvallisella arjella, joka on ennalta-arvattavaa ja suunniteltua. Jokaisella yksikön asiakkaalla on 1-2 omaohjaajaa, jotka vastaavat asiakkaan asioista yhdessä sosiaalityöntekijän kanssa. Yksikön nuoria tuetaan koulunkäynnissä ja esimerkiksi harrastuksien hankinnassa. Arjen rutiinit ovat yksikön nuorille tärkeitä ja auttavat myös kotoutumaan suomalaiseen yhteiskuntaan.

Hoito- ja kasvatussuunnitelmat tehdään kuuden kuukauden välein, jolloin arvioidaan myös kulunutta aikaa ja suunnitellaan tarpeen mukaan tulevaisuutta. Yksikön nuorien elämäntilanteet ovat hyvin erilaisia riippuen esimerkiksi elämäntaustoista, iästä ja perhesuhteista. 

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen:

Yksikköön tilataan Aimotukusta kaksi kertaa viikossa ruokahuoltoon liittyviä elintarvikkeita. Yksikön ohjaajat valmistavat päivittäin yhden lämpimän aterian. Nuorilla on myös itsellään mahdollisuus tehdä ruokaa ja yksikön toiminnassa kannustetaan siihen, että nuoret harjoittelevat ruoan valmistusta ja keittiön siistimistä. Yksikön nuoret voivat palautteellaan vaikuttaa ruokahuoltoon.

Itsenäistymisharjoitteluasunnoissa asiakkaat harjoittelevat oman ruokahuollon suunnittelua ja toteutusta. Asiakkaille on varattu oma budjettinsa elintarvikkeiden hankintaan.  Asiakkaat suunnittelevat ja toteuttavat hankinnat yhdessä yksikön työntekijöiden kanssa. Asiakkailla on mahdollisuus saada apua myös ruokahuollon suunnitteluun ja ruoanlaittoon yksikön työntekijöiltä. 

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 

Yksikön nuoret ovat itse vastuussa oman huoneensa siisteydestä ja tarvittaessa ohjaajat auttavat siivouksessa. Keravan puhtauspalvelut käyvät yksikössä kaksi kertaa viikossa ja siivoavat yleiset tilat sekä henkilökunnan tilat. Yksikön työntekijöiden työtehtäviin kuuluu yksikön siisteydestä huolehtiminen, jotta esimerkiksi keittiössä säilyy riittävä hygieniataso. 

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:

Asiakkaita kannustetaan huolehtimaan oman huoneensa siisteydestä ja pesemään säännöllisesti käsiä, kun tulevat esimerkiksi keittiöön. 

Mahdolliset infektiot hoidetaan niiden voimassa olevien ohjeistuksien mukaan mitä on kulloisessakin tilanteessa.  Yksikön työntekijät voivat tarvittaessa konsultoida VAKE:n Tartuntatautien ja infektioiden torjuntayksikköä, jotka kertovat tarvittavat toimenpiteet.

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:

Yksikön henkilökunta ei säilytä asiakkaiden varoja tai arvotavaroita. Yksikön asiakkaat saavat kuukausirahan pankkitililleen tai jos pankkitiliä ei ole niin kuukausiraha annetaan käteisenä. 

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:

Muuttaessaan yksikköön asiakkaat käyvät Kotouttamista tukevien terveyspalvelujen terveydenhoitajan tarkastuksessa, jos sellaista ei ole tehty esimerkiksi ryhmäkodissa. Tällöin tehdään niin sanottu alkutarkastus, joka sisältää muun muassa laboratorionäytteitä ja varmistetaan voimassa olevat rokotukset. 

Yksikön henkilökunnalla on mahdollisuus konsultoida Kotouttamista tukevien terveyspalvelujen terveystiimiä esimerkiksi psyykkiseen vointiin liittyvissä asioista. Nuorten selkeät fyysiset vaivat hoidetaan Keravan terveysasemalla. 

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:

Kaikki yhteistyö muiden sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöiden kanssa on asiakkaan kanssa ennalta sovittua, informoitua ja tarvittaessa tiedonjakamiseen on pyydetty asiakkaalta kirjallinen suostumus. 

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:

Yksikön nuoret ohjataan esimerkiksi hammaslääkäriin, kun he muuttavat yksikköön. Osa nuorista ei ole koskaan käynyt hammaslääkärissä ja ymmärrys suunhoidosta on hyvin heikkoa. Kiireetön sairaanhoito hoidetaan Keravan terveysasemalla ja kiireellinen sairaanhoito iän mukaan, joko Peijaksen päivystyksessä tai Uuden lastensairaalan päivystyksessä.

Jos yksikössä sattuisi äkillinen kuolemantapaus, yksikön henkilökunta on yhteydessä hätäkeskukseen. Sosiaalityöntekijä ja edustaja informoivat mahdollista nuorten perhettä. Yksikön nuorille ja työntekijöille järjestetään kriisiapua, jossa on mahdollisuus käsitellä tapahtunutta. Työntekijöiden kriisiapua tulee työterveydestä ja nuorille tarjottava kriisiapu VAKE:n sisältä.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Asiakas asuu perheryhmäkodissa, kunnes täyttää 18- vuotta tai kunnes perheenyhdistäminen toteutuu. Perheryhmäkodin henkilökunta huolehtii asiakkaiden hoidosta ja huolenpidosta yhdessä muun verkoston kanssa.

Omatyöntekijän nimeäminen:
Perheryhmäkodissa jokaisella asiakkaalla on 1-2 omaohjaajaa, jotka ovat vastuussa arjen hoito- ja kasvatustyöstä, yhdessä muun työryhmän kanssa. Asiakkaalle on myös nimetty sosiaalityöntekijä Kotoutumista tukevista sosiaalipalveluista. 

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Asiakas osallistuu häntä koskettaviin neuvotteluihin, kuten hoito- ja kasvatussuunnitelman laatimiseen ja päivittämiseen. Neuvotteluissa käytetään tarvittaessa tulkkia, jotta asiakas ymmärtää ja tulee ymmärretyksi. Asiakkaalla on oikeus saada tietoa asiakastietojärjestelmä Apottiin tehdyistä kirjauksista. Asiakirjat kuten kuukausiyhteenvedot annetaan asiakkaalle nähtäväksi ja kommentoitavaksi, käytetään tarvittaessa tulkkia, jotta vältytään väärinymmärryksiltä. Asiakas voi myös lukea sosiaalityöntekijän tekemiä kirjauksia Maisa- asiakasportaalista. 

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Turvaamme asiakkaillemme oikeuden hyvää kohteluun ihmisarvoa kunnioittaen. Asiakkaillamme on oikeus yhdenvertaiseen kohteluun, tasa-arvoon ja syrjimättömyyteen. Epäasialliseen kohteluun puututaan välittömästi. Asiasta käydään keskustelua asianomaisten kesken ja epäkohta selvitetään. Yksikön työntekijöillä on oikeus ja velvollisuus puuttua epäasialliseen kohteluun ja tiedottaa yksikön vastaavaa ohjaajaa näistä tilanteista. Yksikön työntekijän käyttäytyessä epäasiallisesti asiakasta kohtaan, voidaan tarvittaessa käyttää työnjohdollisia seuraamuksia.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo ja tarvittaessa avustaa muistutuksen teossa sekä neuvoo, miten kantelu, potilasvahinkoilmoitus, oikaisuvaatimus tai muu asiakkaan oikeusturvaan liittyvä asia voidaan panna vireille toimivaltaisessa viranomaisessa.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Yksikössä asiakkaille tehdään hoito- ja kasvatussuunnitelma, joka päivitetään puolen vuoden välein. Asiakkaan omaohjaajat ovat vastuussa suunnitelman laadinnasta, seurannasta, toteuttamisesta sekä päivittämisestä. Hoito- ja kasvatussuunnitelman laatimiseen osallistuu asiakas, hänen edustajansa sekä sosiaalityöntekijä ja omaohjaaja perheryhmäkodilta. Hoito- ja kasvatussuunnitelman toteutumista seurataan arjessa ja siitä raportoidaan kuukausikoosteiden muodossa. 

8.2.    Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:

Yksikön henkilökunnan tehtävänä on kunnioittaa ja vahvistaa asiakkaan itsemääräämisoikeutta ja tukea hänen osallisuuttaan. Yksikön asiakkaat osallistuvat hoito- ja kasvatussuunnitelman laatimiseen, sekä muihin neuvotteluihin, joissa käsitellään heihin liittyviä asioita. Näihin sekä muihin keskusteluihin on mahdollisuus ottaa tulkki, jonka avulla varmistetaan, että asiakas ymmärtää ja tulee ymmärretyksi. 
Arjessa yksikön toimintaa suunnitellaan yhdessä asiakkaiden ja henkilökunnan kanssa säännöllisissä nuorten kokouksissa. 
Yksikön työntekijät kunnioittavat asiakkaiden yksityisyyttä. Asiakkaiden kanssa käydyt arkaluontoiset keskustelut käydään sellaisissa rauhallisissa tiloissa, joissa toteutuu yksityisyyden suoja. Työntekijät eivät keskustele asiakkaiden asioista muiden kuullen, nämä keskustelut tapahtuvat ainoastaan työntekijöiden suljetuissa tiloissa ilman ulkopuolisia.  Asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa, sekä tarpeettomat henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään pikimmiten tietosuojajätteenä. Yksikön työntekijät eivät mene asiakkaiden huoneisiin ilmoittamatta, ilmoitus esimerkiksi koputtamalla. Yksikön työntekijät eivät käy tarpeettomasti asiakkaiden huoneissa, tähän tulee olla perusteltu syy, joka myös kerrotaan nuorelle. 

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
Itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus uhkaa vaarantua, eikä muita keinoja ole käytettävissä. Yksikössä voidaan käyttää näissä tilanteissa rajoitustoimenpiteenä aineiden ja esineiden haltuunottoa, sekä tilojen tarkastamista (Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011). Toimenpiteet on suoritettava turvallisesti ja ihmisarvoa kunnioittaen, eikä niistä saa aiheutua tarpeetonta haittaa asukkaalle tai vahinkoa omaisuudelle. Virallisen päätöksen rajoitustoimenpiteestä tekee yksikön vastaava ohjaaja tai hänen sijaisensa. Kirjallinen päätös saatetaan tiedoksi ELYyn sekä asiakkaan sosiaalityöntekijälle.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakaspalautetta kerätään arjessa asiakkaiden kanssa käydyissä keskusteluissa, sekä nuorten kokouksissa kerran kuussa. Asiakkaat voivat antaa palautetta suoraan yksikön työntekijöille sekä yksikön vastaavalle ohjaajalle. 
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Asiakkailta saatu palaute käsitellään henkilökunnan kesken yhteisissä tiimikokouksissa. Tarvittaessa palautetta voidaan myös käsitellä henkilökunnan kanssa arjessa päivittäin pidettävillä raporteilla. Saatua palautetta arvioidaan ja huomioidaan toiminnassa mahdollisuuksien mukaan. Palautteen koskiessa työntekijän toimintaa, käsittelee vastaava ohjaaja asian asianomaisten kesken. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Jari Salonen, Tehtäväaluepäällikkö jari.salonen@vakehyva.fi
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Toimintayksikön vastuuhenkilön on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet, huomioidaan yksikön omavalvonnassa. Jos havaitaan, että perheryhmäkodin tai työntekijän toiminnassa on asiakasturvallisuutta vaarantavia toimintakäytäntöjä, puututaan asiaan välittömästi ja korjataan toimintaa niiltä osin. 
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: 10/2024
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Suunnitelman päivitys viim 5/2025
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): - 11.3.25 Päivitetty muistutuksen saajan yhteystiedot, yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman

16.10.2024 Päivitetty Muistutuksen saajan yhteystiedot, yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman