Omavalvontasuunnitelma Keravan perheryhmäkoti

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Keravan perheryhmäkoti
Palveluyksikön käyntiosoite: Metsolantie 4, 04200 Kerava
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: 
Sabina Stenman, yksikön vastaava ohjaaja, sabina.stenman@vakehyva.fi, 040 847 3203

 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:

Yksikön vastaava ohjaaja vastaa yksikön arjen johtamisesta ja huolehtii myös rekrytoinneista sekä henkilöstöön liittyvistä asioista. Tehtäväaluepäällikkö on yksikön vastaavan ohjaajan lähijohtaja. Yksikön vastaavan ohjaajan sijaisena toimii tarvittaessa Uusiniityntien perheryhmäkodin yksikön vastaava ohjaaja. 
 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi:
Yksikön riskienhallinnasta vastaa yksikön vastaava ohjaaja VAKE:n ohjeiden mukaisesti. Yksikön vastaava ohjaa delegoi esimerkiksi mahdolliset hankinnat, jotka liittyvät riskienhallintaan, yksikön työntekijöille. 

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Uuden työntekijän perehdytyksessä käydään läpi mahdollisia riskienhallintaan liittyviä  
asioita, kuten esimerkiksi häiriöt veden- ja sähkönjakelussa. Yksikön tiimikokouksissa ja  
päivittäisessä johtamisessa muistutetaan riskienhallintaan liittyvistä asioista  
säännöllisesti. Henkilöstölle järjestetään alkusammutuskoulutuksia sekä jokainen kouluttautuu ensiaputaitoihin ja tutustuu yksikön turvallisuuteen liittyviin suunnitelmiin kuten pelastussuunnitelmaan.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 2025 
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 2025
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 2025
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 2024

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Yksikön työntekijöitä kannustetaan tuomaan havaittuja epäkohtia esiin mahdollisimman pian niiden havaitsemisesta. Epäkohtia voi tuoda esiin suoraan yksikön vastaavalle ohjaajalle, sekä niistä voidaan käydä keskustelua yhteisesti tiimin kesken. Työntekijöiden tulisi myös ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista Haipro- järjestelmässä. Ilmoituksen tekemisestä ei seuraa kielteisiä vastatoimia työntekijälle vaan niiden avulla toimintaa voidaan kehittää. Työyhteisössä käydään keskustelua mahdollisuuksista välttää toimintaa haittaavat riskit ja muokataan mahdollisuuksien mukaan toimintatapoja. Määritellään yhdessä korjaavat toimenpiteet ja tarvittaessa laaditaan ohjeistus, joka saatetaan jokaisen työntekijän tietoon.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä lähijohtajalle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit
Riskit toiminnassa arvioidaan HaiPro- järjestelmän avulla. Mahdollisia asiakasturvallisuuden Mahdolliset riskit on arvioitu yhdessä yksikön työntekijöiden kanssa HaiPro-järjestelmän kautta vuosittain. Suurimpana haasteena on nähty vuorot, joissa ollaan yksin, kuten esimerkiksi yövuorot ja satunnaiset iltavuorot. Yksikön asiakkaiden psyykkinen vointi vaihtelee ja satunnaisesti yksikössä on uhkatilanteita, jotka pääsääntöisesti kohdistuvat esineisiin ja ovat sanallista uhkailua. Tällöin työvuoroja vahvistetaan kulloisenkin tarpeen mukaan niin, että kenenkään ei tarvitse olla työvuoroissa yksin ja asiakkaan kanssa käydään läpi niitä tilanteita, joissa on ollut uhkaavaa käytöstä.  

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Ilmoitukset käsitellään yksikössä henkilökunnan kanssa. Työyhteisössä käydään keskustelua mahdollisuuksista välttää toimintaa haittaavat riskit ja muokataan mahdollisuuksien mukaan omaa työtapaa. Korjaavat toimenpiteet määritellään tarvittaessa yhdessä ja niistä laaditaan kirjallinen ohjeistus. Sovitut muutokset ja korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilökunnalle sähköpostitse, raporteilla sekä yhteisissä tiimeissä.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä:
Mahdollisiin selvityspyyntöihin vastataan mahdollisimman nopeasti ja uudet ohjeistukset/päätökset tuodaan arkeen ilman viivytyksiä. Yksikön vastaavan ohjaajan vastuulla on vastata selvityspyyntöihin ja tarvittaessa osallistaa yksikön henkilökuntaa.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
•    
Muut lakisääteiset palveluyksikön toimintaa koskevat ilmoitusvelvollisuudet ja menettelyohjeet: 
Yksikön asiakkaat ovat alaikäisiä, joten tarvittaessa yksikön työntekijöillä on velvollisuus tehdä lastensuojelulain mukainen lastensuojeluilmoitus, jos nuoren tilanne niin vaatii.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Uuden työntekijän perehdytyksessä käydään läpi ilmoitusvelvollisuus koskien esimerkiksi lastensuojeluilmoitusta.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 
Yksikössä työskentelee seitsemän kasvatushenkilökuntaan kuuluvaa ohjaajaa, joista yksi toimii yöohjaajana. Vakituisen työsuhteeseen vaaditaan sosiaali- tai terveysalan tai kasvatusalan (AMK) tutkinto. Yöohjaajan työsuhteeseen vaaditaan lähihoitajan ammattitutkinto.

Sijaisten käytön periaatteet: 
Yksikön sijaiset tilataan Seure Henkilöstöpalvelut Oy:sta.

Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä:
Tarve sijaisille vaihtelee kausittain, johtuen esimerkiksi sairaspoissaoloista ja työntekijävaihdoksista. Vuokratyövoimalla täydennetään vain yksittäisiä vuoroja ja vakituisen työntekijän irtisanoutuessa rekrytointi avataan mahdollisimman pian.
 

Rekrytointi: 
Yksikön vastaava ohjaaja huolehtii rekrytoinnista. Uudet työntekijät haastatellaan ja haastattelun aikana käydään läpi yksikön toimintaa ja kerrotaan hakijalle mitä häneltä odotetaan. Haastattelun aikana arvioidaan työntekijän soveltuvuutta tehtävään. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: 
Uudelta työntekijältä pyydetään nähtäväksi rikostaustaote lasten kanssa työskenteleviltä. Ammattioikeudet varmistetaan sosiaalihuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä JulkiSuosikista tai terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä JulkiTerhikistä.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: 
Yksikön työntekijät ovat sosionomi (AMK), yhteisöpedagogi (AMK), sairaanhoitaja (AMK) tai lähihoitaja koulutuksen omaavia henkilöitä. Työntekijöiden soveltuvuus työtehtäviin arvioidaan rekrytointivaiheessa. Alkuperäiset opinto- ja työtodistukset tarkistetaan haastattelun yhteydessä. Uusien työntekijöiden koeajan pituus on vakituisilla 6kk ja määräaikaisilla puolet työsuhteen pituudesta, mutta korkeitaan 6kk. 
 

Henkilöstön perehdytys: 
Yksikön vastaava ohjaaja on päävastuussa uuden työntekijän perehdytyksestä. Vastaava ohjaaja delegoi osan perheryhdytyksestä muulle henkilökunnalle. Perehdytyksessä käytetään pohjana VAKE:n perehdytyspohjaa, joka on muokattu vastaamaan yksikön tarpeita. 

Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: 
VAKE tarjoaa henkilöstölle täydennyskoulutusta ja tarvittaessa henkilöstöä kehotetaan osallistumaan ulkopuolisiin koulutuksiin, jotka ovat yksikön perustehtävän kannalta perusteltuja. 
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: 

Yksikön henkilökunnasta nimetään yksi opiskelijaohjaaja, joka on päävastuussa opiskelijan harjoittelun ohjauksesta. Opiskelijan valvonta on jokaisen yksikön työntekijän vastuulla ja tarvittaessa epäkohdista on ilmoitettava yksikön vastaavalle ohjaajalle.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 
Yksikön vastaava ohjaaja pyrkii keräämään palautetta arjessa säännöllisillä keskusteluilla yksikön työntekijöiden kanssa. Tarvittaessa palaute käsitellään yhdessä tiimin kesken ja kehitetään sen avulla yksikön toimintaa.

Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: 
Yksikön työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa epäkohdista, jos sellaisia havaitaan esimerkiksi toisen työntekijän työskentelyssä. Epäkohtiin puututaan työnjohdollisin toimenpitein, jos sellaiseen on tarvetta ja perusteet ovat olemassa.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset:
Yksikön henkilökunnan resurssin määrittelee lastensuojelulaki.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Henkilöstö pyritään sitouttamaan toimintaan pitkäjänteisesti ja mahdolliset uudet rekrytoinnit avataan viipymättä, jotta henkilöstön riittävyys varmistetaan.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Tarvittaessa vakituisen henkilöstön puutoksia paikataan tilapäisesti Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n kautta. 

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
 

Yksikön vastaava ohjaaja, Sabina Stenman 

Terveydenhoitaja, Aila Seppäläinen 

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Suvi Taskinen, Keravan terveyskeskus, terveyskeskuslääkäri. 
Aila Seppäläinen, Keravan terveyskeskus, terveydenhoitaja

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 
Yksikössä ei ole lääkinnällisiä laitteita.

6.5.    Toimitilat ja välineet

Yksikön toimitiloissa ei ole sellaisia välineitä, kuten esimerkiksi lääkinnällisiä laitteita, jotka edellyttäisivät erillisiä lupia tai viranomaisten hyväksyntää. 
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Kiinteistö on vuokrattu Keravan kaupungilta, vuokranantaja vastaa kiinteistönhuollosta. Huoltopyynnöt tehdään sähköisesti osoitteessa: Keravan kaupunki (haahtela.fi). 
Kiireellisissä ongelmatilanteissa yhteys suoraan työnjohtoon:
    040 318 2385
    ja virka-ajan ulkopuolella päivystäjään 040 318 4140
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Kiinteistön kokonaishuolenpidosta vastaa Keravan kaupunki.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Yksikössä käytetään asiakastietojärjestelmä Apottia. 

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen:
Henkilöstölle perehdytetään työsuhteen alussa Apotti asiakastietojärjestelmän perusteet. Työntekijällä on mahdollisuus tarvittaessa osallistua Apotti koulutuksiin, jossa osaamista syvennetään. Henkilöstö suorittaa vuosittain tietoturva ja tietosuojakoulutukset. Uudet työntekijät ohjeistetaan käymään sosiaalihuollon kirjaamiskoulutuksia.  

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: 
VAKElle on tehty koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma. Lisätietoa THL:n määräys 3/2024 tietoturvasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista. Huomioi, että tietoturvasuunnitelma on ei-julkinen asiakirja. 

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa:
Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen:
Ensisijaisesti tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan soittamalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakastukeen 010 302 1801.
Mikäli kyseessä on tietoturvaloukkaus, on ryhdyttävä välittömästi myös korjaaviin toimenpiteisiin, joita voivat tapauksen mukaan olla esimerkiksi
•    virheellisten tietojen korjaaminen järjestelmässä.
•    yhteydenotto tietohallintoon tai
•    pyydettävä virheellisen henkilötiedon saanutta henkilöä hävittämään saamansa tieto.
Henkilötietojen tietoturvaloukkausilmoitus –lomake tulee täyttää jokaisesta tietoturvaloukkauksesta.
Mikäli kyse on erittäin korkean riskin aiheuttavasta tietoturvaloukkauksesta, niin tällöin loukkauksesta on informoitava välittömästi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaavaa, tietoturvatoimintoa sekä toimialan johtoa.  
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: 
Tilanteet, joissa asiakastietojärjestelmä Apottia ei ole mahdollista käyttää, kirjoittaa henkilökunta päivittäiskirjaukset word-tiedostoon tai paperille, josta ne siirretään myöhemmin Apottiin. Huolehditaan, että asiakkaiden lääkelistat ovat tulostettuna lääkekaappiin, jotta häiriötilanteen aikana voidaan toteuttaa turvallista lääkehoitoa. Merkitään lääkkeenantotiedot myös paperille. 
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Yksikön henkilökunta on velvoitettu käymään kerran vuodessa tietosuoja- ja tietoturva koulutukset. Yksikön vastaava ohjaaja varmistaa, että jokainen yksikön työntekijä suorittaa kyseiset koulutukset. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin:
Toimitaan kuten mainittu kohdassa ”omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteissa”.  Kts. liite .. Valmiussuunnitelma

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Yksikön vastaava ohjaaja, Sabina Stenman
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: 
Yksikössä kirjataan päivittäin Apottiin asiakaskohtaisesti. Asiakkaiden tietoihin kirjataan päivittäiskirjaukset jokaisesta vuorosta ja kuukausiyhteenvedot. Raportit ovat kirjaus nuoren päivästä, ja ne eivät sisällä esimerkiksi työntekijän omaa tulkintaa. Nuoren omaohjaajat tekevät kuukausiyhteenvedot, jotka käydään läpi nuoren kanssa ennen, kun ne kirjataan valmiiksi ja nuorella on mahdollista kommentoida kuukausiyhteenvetoa. Kuukausiyhteenveto lähetetään salattuna sähköpostilla nuoren edustajalle ja Apotin sisällä nuoren sosiaalityöntekijälle. Yksikön henkilökunnalla on oikeus tarkastella vain yksikön nuorten tietoja ja kirjauksia. 

Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Työntekijät perehdytetään tietosuoja käytänteisiin työsuhteen alussa, jokainen suorittaa vuosittain myös pakolliset tietosuoja- ja tietoturva koulutukset.
 

Palvelun saatavuuden määräajat:

Yksikköön on mahdollista muuttaa heti, kun asiakaspaikka vapautuu. Yksiköllä ei ole erikseen määriteltyä määräaikaa, jolloin tyhjät asiakaspaikat on täytettävä, koska yksikön toiminnalla ei voi vaikuttaa siirtyviin asiakkaisiin, jotka tulevat esimerkiksi ryhmäkodista saatuaan Maahanmuuttovirastolta oleskeluluvan Suomeen.   

Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: 

Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen:

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy:

Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt:

Yksikön henkilökunta ei säilytä asiakkaiden varoja tai arvotavaroita. Yksikön asiakkaat saavat kuukausirahan pankkitililleen tai jos pankkitiliä ei ole niin kuukausiraha annetaan käteisenä. 

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen:

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa:

Kaikki yhteistyö muiden sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöiden kanssa on asiakkaan kanssa ennalta sovittua, informoitua ja tarvittaessa tiedonjakamiseen on pyydetty asiakkaalta kirjallinen suostumus. 

Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen:

Yksikön nuoret ohjataan esimerkiksi hammaslääkäriin, kun he muuttavat yksikköön. Osa nuorista ei ole koskaan käynyt hammaslääkärissä ja ymmärrys suunhoidosta on hyvin heikkoa. Kiireetön sairaanhoito hoidetaan Keravan terveysasemalla ja kiireellinen sairaanhoito iän mukaan, joko Peijaksen päivystyksessä tai Uuden lastensairaalan päivystyksessä.

Jos yksikössä sattuisi äkillinen kuolemantapaus, yksikön henkilökunta on yhteydessä hätäkeskukseen. Sosiaalityöntekijä ja edustaja informoivat mahdollista nuorten perhettä. Yksikön nuorille ja työntekijöille järjestetään kriisiapua, jossa on mahdollisuus käsitellä tapahtunutta. Työntekijöiden kriisiapua tulee työterveydestä ja nuorille tarjottava kriisiapu VAKE:n sisältä.

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Asiakas asuu perheryhmäkodissa, kunnes täyttää 18- vuotta tai kunnes perheenyhdistäminen toteutuu. Perheryhmäkodin henkilökunta huolehtii asiakkaiden hoidosta ja huolenpidosta yhdessä muun verkoston kanssa.

Omatyöntekijän nimeäminen:
Perheryhmäkodissa jokaisella asiakkaalla on 1-2 omaohjaajaa, jotka ovat vastuussa arjen hoito- ja kasvatustyöstä, yhdessä muun työryhmän kanssa. Asiakkaalle on myös nimetty sosiaalityöntekijä Kotoutumista tukevista sosiaalipalveluista. 

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Asiakas osallistuu häntä koskettaviin neuvotteluihin, kuten hoito- ja kasvatussuunnitelman laatimiseen ja päivittämiseen. Neuvotteluissa käytetään tarvittaessa tulkkia, jotta asiakas ymmärtää ja tulee ymmärretyksi. Asiakkaalla on oikeus saada tietoa asiakastietojärjestelmä Apottiin tehdyistä kirjauksista. Asiakirjat kuten kuukausiyhteenvedot annetaan asiakkaalle nähtäväksi ja kommentoitavaksi, käytetään tarvittaessa tulkkia, jotta vältytään väärinymmärryksiltä. Asiakas voi myös lukea hänestä tehtyjä kirjauksia Maisa- asiakasportaalista. Asiakkaita ohjeistetaan Maisa-asiakasportaalin käytössä.  

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Turvaamme asiakkaillemme oikeuden hyvää kohteluun ihmisarvoa kunnioittaen. Asiakkaillamme on oikeus yhdenvertaiseen kohteluun, tasa-arvoon ja syrjimättömyyteen. Epäasialliseen kohteluun puututaan välittömästi. Asiasta käydään keskustelua asianomaisten kesken ja epäkohta selvitetään. Yksikön työntekijöillä on oikeus ja velvollisuus puuttua epäasialliseen kohteluun ja tiedottaa yksikön vastaavaa ohjaajaa näistä tilanteista. Yksikön työntekijän käyttäytyessä epäasiallisesti asiakasta kohtaan, voidaan tarvittaessa käyttää työnjohdollisia seuraamuksia.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo ja tarvittaessa avustaa muistutuksen teossa sekä neuvoo, miten kantelu, potilasvahinkoilmoitus, oikaisuvaatimus tai muu asiakkaan oikeusturvaan liittyvä asia voidaan panna vireille toimivaltaisessa viranomaisessa.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat:
Yksikössä asiakkaille tehdään hoito- ja kasvatussuunnitelma, joka päivitetään puolen vuoden välein. Asiakkaan omaohjaajat ovat vastuussa suunnitelman laadinnasta, seurannasta, toteuttamisesta sekä päivittämisestä. Hoito- ja kasvatussuunnitelman laatimiseen osallistuu asiakas, hänen edustajansa sekä sosiaalityöntekijä ja omaohjaaja perheryhmäkodilta. Hoito- ja kasvatussuunnitelman toteutumista seurataan arjessa ja siitä raportoidaan kuukausikoosteiden muodossa. 

8.2.    Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:

Asiakkaiden kokonaisvaltaista hyvinvointia pyritään edistämään turvallisella, ennakoitavalla ja suunnitellulla arjella. Selkeät rakenteet ja rutiinit tukevat lasten fyysistä, psyykkistä, kognitiivista ja sosiaalista toimintakykyä sekä luovat perustan turvallisuuden tunteelle ja arjen hallinnalle.

Jokaisella yksikön asiakkaalla on nimetyt omaohjaajat, jotka vastaavat asiakkaan asioiden koordinoinnista ja seurannasta yhteistyössä sosiaalityöntekijän sekä muiden tarvittavien verkostojen kanssa. Omaohjaajatyöskentelyn kautta varmistetaan yksilöllinen tuki, jatkuvuus ja asiakkaan elämäntilanteen kokonaisvaltainen huomiointi.

Yksikön lapsia tuetaan aktiivisesti koulunkäynnissä, opiskelussa ja oppimiseen liittyvissä asioissa. Lisäksi heitä kannustetaan ja tuetaan harrastuksiin ja vapaa-ajan toimintoihin, jotka edistävät fyysistä kuntoa, sosiaalisia taitoja, itseluottamusta ja osallisuutta. Fyysistä toimintakykyä sekä arjessa selviytymistä vahvistetaan ohjaamalla lapsia osallistumaan päivittäisiin askareisiin ja oman toimintakyvyn mukaisiin tehtäviin.

Arjen rutiinit ovat yksikön lapsille tärkeitä ja tukevat heidän psyykkistä hyvinvointiaan sekä kykyä hahmottaa arkea ja tulevaisuutta. Säännöllinen päivärytmi, ennakoitavat toimintatavat ja selkeä ohjaus tukevat myös kognitiivista toimintakykyä. Rutiinit auttavat lapsia kotoutumaan suomalaiseen yhteiskuntaan ja vahvistavat itsenäistymisen valmiuksia.

Suomen kielen taito ja sen harjoittelu ovat keskeinen osa lapsen kotoutumisen edistämistä. Yksikön henkilökunta käyttää arjessa suomen kieltä keskustellessaan asiakkaiden kanssa, jotta nuoret saavat mahdollisuuden harjoitella kieltä luontevasti päivittäisissä tilanteissa. Kielen harjoittelu turvallisessa ympäristössä vahvistaa nuoren itsevarmuutta sekä tukee koulunkäyntiä ja asiointia yksikön ulkopuolella.Tarvittaessa käytetään tulkkeja tilanteissa, joissa käsitellään monimutkaisempia tai erityisen merkityksellisiä asioita, jotta nuori varmasti ymmärtää käsiteltävän sisällön ja tulee itse ymmärretyksi.

Hoito- ja kasvatussuunnitelmat laaditaan ja päivitetään kuuden kuukauden välein. Päivitysten yhteydessä arvioidaan kulunutta ajanjaksoa, seurataan asiakkaan toimintakyvyn kehitystä sekä suunnitellaan tulevaa ja kartoitetaan mahdollisia uusia tuen tarpeita. Toimintakyvyn muutoksiin pyritään reagoimaan ajoissa ja tukitoimia muokataan tilanteen mukaisesti.
Yksikön nuorten elämäntilanteet ovat hyvin erilaisia ja niihin vaikuttavat muun muassa aiemmat elämäntaustat, ikä, perhesuhteet ja kotoutumisen vaihe. Tämän vuoksi tuki toteutetaan yksilöllisesti, nuoren voimavarat ja tarpeet huomioiden, yhteistyössä nuoren, hänen verkostojensa ja viranomaisten kanssa.
 

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat:
 

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakaspalautetta kerätään arjessa asiakkaiden kanssa käydyissä keskusteluissa, sekä nuorten kokouksissa kerran kuussa. Asiakkaat voivat antaa palautetta suoraan yksikön työntekijöille sekä yksikön vastaavalle ohjaajalle. 
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Asiakkailta saatu palaute käsitellään henkilökunnan kesken yhteisissä tiimikokouksissa. Tarvittaessa palautetta voidaan myös käsitellä henkilökunnan kanssa arjessa päivittäin pidettävillä raporteilla. Saatua palautetta arvioidaan ja huomioidaan toiminnassa mahdollisuuksien mukaan. Palautteen koskiessa työntekijän toimintaa, käsittelee vastaava ohjaaja asian asianomaisten kesken. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Jari Salonen, Tehtäväaluepäällikkö jari.salonen@vakehyva.fi
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat:
Asiakkaalla tai potilaalla on lainmukainen oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle, jos hän on tyytymätön saamaansa hoitoon tai kohteluun. Muistutuksen voi tehdä myös asiakkaan laillinen edustaja, omainen tai muu läheinen. Toimintayksikössä on tiedotettava oikeudesta muistutuksen tekemiseen ja sen tekeminen on oltava mahdollisimman vaivatonta. Toimintayksikön vastuuhenkilön on kirjattava muistutus, käsiteltävä se asianmukaisesti ja annettava kirjallinen vastaus viivyttelemättä perusteluineen.
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat ja puutteet, huomioidaan yksikön omavalvonnassa. Jos havaitaan, että perheryhmäkodin tai työntekijän toiminnassa on asiakasturvallisuutta vaarantavia toimintakäytäntöjä, puututaan asiaan välittömästi ja korjataan toimintaa niiltä osin. 
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: 

Omavalvontasuunnitelma jaetaan yksikön henkilökunnalle ja se on nähtävillä yksikön ilmoitustaululla. Omavalvontasuunnitelma laitetaan näkyville VAKE:n sivuille ohjeistuksen mukaisesti. 

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Omavalvontasuunnitelmaa tarkastellaan neljän kuukauden välein saadun palautteen avulla ja päivitetään myös aina silloin, kun yksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia. 

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): - 

1.4.2026 Päivitetty suunnitelmaa kokonaisvaltaisesti ja tarkentaen mm.: Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja menettelytavat, sekä henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus. 

11.10.25 Päivitetty muistutuksen saajan yhteystiedot, yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman

16.10.2024 Päivitetty Muistutuksen saajan yhteystiedot, yksikön vastaava ohjaaja Sabina Stenman