Omavalvontasuunnitelma Valmennustalo Koutsi

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Valmennustalo Koutsi
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet ja yhteystiedot: Tuupakantie 4, PL 740 
01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue 
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: Heli Sengezer, palveluesimies, 050 304 5539 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Valmennustalo Koutsi tarjoaa kuntouttavaa työtoimintaa ja työkokeilupaikkoja vantaalaisille ja keravalaisille työttömille henkilöille. Toimintaa ohjaa mm. laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä sosiaalihuoltolaki. Koutsi tarjoaa asiakkailleen lisäksi yksilövalmennusta sekä sosiaaliohjausta. Tavoitteena on asiakkaiden kuntoutuminen ja jatkopolkujen löytyminen jakson aikana.
Asiakaspaikkoja n. 80-90.
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Ei tuota

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Heli Sengezer
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma laaditaan sosiaalihuollon laadun, turvallisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa tai kun toiminnassa tapahtuu merkittäviä laatuun tai asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Teams ja Verkkosivuilla

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen arvoja ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Valmennustalo Koutsin omat toimintaperiaatteet perustuvat asiakkaiden osallisuuden, omatoimisuuden ja työllistymisen edistämiseen ja tukemiseen. Palvelussa otetaan huomioon asiakkaiden toiveet ja tarpeet yksilöllisesti.  
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Asiakkaat voivat antaa palautetta webropol-asiakaspalautelomakkeella, jaksoarviointitilaisuuksissa ja Vaken nettisivujen palautelomakkeella   Anna palautetta | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi). Käytössä on myös palautelaatikko ja QPro-kysely. Työntekijöillä on mahdollisuus osallistua työn kannalta merkittäviin koulutuksiin ja verkostoihin. Henkilöstölle suoritetaan säännöllisesti Pulssikyselyitä ja työhyvinvointikyselyitä liittyen työhyvinvointiin. Tulosten pohjalta mietitään kehittämisen toimenpiteitä.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Yksikössä toimii esihenkilö, jolla on alaisuudessaan myös toinen toimintayksikkö. Esihenkilö vastaa yksikössä tehtävästä työstä ja työnlaadusta yhdessä henkilöstön kanssa. Esihenkilöllä on tukenaan Tehtäväalue päällikkö.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Vantaan ja Keravan Hyvinvointialueella on käytössään Haipro työturvallisuusjärjestelmä, johon tehdään vuosittain työolojen arviointi. Työolojen arvioinnissa kartoitetaan mahdolliset työssä esiintyvät riskitekijät ja mietitään keinoja uhka- ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn. Työolojen arviointiin ottaa osaa koko henkilökunta.  
Tapahtuneista läheltä piti tilanteista sekä uhka- ja vaaratilanteista tehdään Haipro ilmoitus.  Tapahtuneet ilmoitukset käsitellään työpaikkakokouksissa, jolloin mietitään keinoja tilanteen korjaamiseksi.
Esihenkilö vastaa toimintayksikkönsä riskienhallinnasta yhdessä henkilöstön kanssa. 
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Koutsin esihenkilö
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Henkilöstö käy vähintään kolmen vuoden välein Palo- ja alkusammutus koulutuksen sekä ensiapukurssin. Yksikössä tehdään vuosittain turvallisuuskävelyitä ja uuden työntekijän aloittaessa hänen kanssaan tehdään turvallisuuskävely. Vaaratilanteiden sattuessa tilanteet käsitellään yhteisesti ja siitä opitaan.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 3.1.2025
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 23.9.2025   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 9.9.2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 1.9.2025
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: yksikössä ei toteuteta lääkehoitoa
•    Lastensuojelulaitoksen lastensuojelulain 61 b §:n mukainen hyvää kohtelua koskeva suunnitelma, päivitysaika: Ei koske toimintaa

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Työpaikka kokouksissa käsitellään säännöllisesti järjestelmään saapuneet tapahtumat ja tilanteet ja mietitään ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä asiaan.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Asiakkaat työskentelevät erilasissa pajaympäristöissä, joissa on muita asiakkaita sekä erilaisia työkoneita ja teräaseita. Asiakkailla voi olla mielenterveyden ja päihteiden ongelmaa, mikä voi vaikuttaa asiakkaiden käytökseen työpaikalla.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Kirjaaminen Asiakastietojärjestelmä Apottiin parantaa tiedonkulkua ja haittatapahtumista tehdään ilmoitus Haipro-järjestelmään. Oletetusti päihtynyt tai aggressiivinen asiakas ohjataan pois yksikön tiloista kahden henkilökunnan edustajan toimesta.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Haipro ilmoitukset käsitellään työyhteisössä ja tehdään toimenpiteitä niiden pohjalta.  Ennaltaehkäisyyn panostetaan. Käytössä on varhaisen tuen malli. Avoin vuorovaikutus asiakkaiden ja henkilöstön välillä.
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Selvityspyynnöt menevät päälliköille, pyyntöihin kommentoidaan esihenkilön toimesta Apottia apuna käyttäen oman palvelun osalta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Henkilöstöä muistutellaan säännöllisesti kokouksissa ilmoitusvelvollisuudesta liittyen epäkohtiin toiminnassa.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 1 esihenkilö, 8 vakituista työvalmennusohjaajaa tai Työvalmentajaa, 4 määräaikaista pajaohjaajaa, Sihteeri ja Vahtimestari. Lisäksi talossa on 2 toisen esihenkilön alaisuudessa olevaa sosiaaliohjaajaa.
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia ei käytetä. Kiertävä keittiötyöntekijä on 5 valmennustalon yhteinen. Henkilöstön poissaollessa asiakkaita voidaan siirtää muille pajoille.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei käytössä
Rekrytointi: Uusien työntekijöiden rekrytointi tapahtuu Laura -rekrytointi järjestelmän kautta. Esihenkilö haastattelee työntekijät, mukana on henkilöstön edustus. Tukea rekrytointiin saa HR-palveluilta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ei koske palvelua

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstö voi hakeutua koulutuksiin LOKI-järjestelmän kautta kehittääkseen ja päivittääkseen osaamistaan. Lisäksi tarjolla on ulkoisia koulutuksia sekä erilaisia verkostoja, joihin on mahdollisuus osallistua. Esihenkilö seuraa Henkilöstönsä osaamista ja varmista kaikille yhtäläisen mahdollisuuden päästä koulutuksiin. 
Henkilöstön perehdytys: Perehdyttäminen tapahtuu Vantaan ja Keravan yhteisen perehdytyssuunnitelman mukaisesti. Yksikkö on henkilökohtaistanut suunnitelman omaan yksikköönsä ja pajaan sopivaksi. 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön ammattitaitoa seurataan vuosittaisilla kehityskeskusteluilla siinä tehdyn suunnitelman pohjalta. Esihenkilö suosittelee erilaisia koulutuksia henkilöstölleen. Esihenkilö seuraa lakisääteisten koulutusten toteutumista sekä täydennyskoulutusten toteutumista.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Yksikössä nimetään opiskelijalle ohjaaja, joka huolehtii opiskelijan harjoittelun etenemisestä. Vastuu on viimekädessä esihenkilöllä ja joka ohjaa henkilöstöä opiskelijan ohjaamisen koulutuksiin. 
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstö vastaa säännöllisesti Pulssi kyselyihin, jotka käsitellään työyhteisön kesken ja tehdään kehittämisen toimenpiteitä. Lisäksi henkilöstö osallistuu joka 2. työhyvinvointikyselyyn, jonka pohjalta kehitetään toimintaa. Kehityskeskustelussa annetaan palautetta henkilökohtaisesti.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Esihenkilön havaitessa puutteita henkilöstön toiminnassa joko henkilökohtaisesti, palautteiden perusteella tai kirjausten perusteella, ottaa hän asian puheeksi työntekijän tai työyhteisön kanssa. Esihenkilö seuraa keskustelussa sovittujen asioiden toteutumista.  

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Varsinaista laskennallista mitoitusta ei ole. Jokaiselle pajalle on laskettu oma maksimaalinen mitoituksensa.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Olemassa olevat vakanssit pyritään pitämään täytettyinä käynnistämällä rekrytoinnit viipymättä tarpeen tullessa tietoon. Henkilöstö liikkuu tarvittaessa pajalta toiseen. Poissaolojen myöntämisessä käytetään harkintaa. 
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Asiakkaita siirretään toisille pajoille, töitä priorisoidaan ja tarpeen vaatiessa asiakkaita lähetetään etätoimintaan.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: lääkehoitoa ei toteuteta
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: lääkehoitosuunnitelmaa ei ole
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: lääkevarastoa ei ole
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: lääkinnällisiä laitteita ei ole
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Laitevastaava ei ole

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Asiakkaiden yhteisiä tiloja ovat pajat, WC-tilat, aulatilat sekä ruokala. Asiakkaat pysyttelevät pääasiassa omalla pajallaan työtoimintapäivän ajan. Henkilökunnalla on käytössä joko omat huoneet tai jaetut yhteiskäyttöhuoneet sekä omat WC tilat. Jokaisen pajan henkilöstö vastaa pajansa laitteiden kunnosta ja turvallisuudesta sekä Informoi tarvittaessa esimiestä epäkohdista.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Sisäinen tarkastus tehty 25.3.2024
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Ensiapu valmius on oltava kaikilla henkilökunnan jäsenillä
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Tietoturva: Läppäreissä ja näytöissä on tarvittaessa näytönsuojat. Henkilöstö käy kerran vuodessa tietosuoja koulutukset. Laitteissa on tarpeen mukaiset turvasuojat. Osassa toimistoja on pako-ovi. Ovet pidetään tarvittaessa lukossa ja sisään tullaan hallitusti vahtimestarin kautta.
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Epäkohdan havaitessa soitto ja sähköinen ilmoitus kiinteistön huoltoon.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Kiinteistön omistajan ja Tilakeskuksen vastuulla
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Huollot tilataan laitevalmistajalta tai huoltomieheltä. Kannettavat tietokoneet ja kopiokoneet ovat Liesing laitteita.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilöstölle on olemassa Apotti koulutuksia, Apotti tukihenkilöt käyvät tukihenkilö tapaamisissa ja tuovat tietoa muulle henkilöstölle. Kirjaamisesta keskustellaan työpaikkakokouksissa. Esihenkilö seuraa asianmukaisen kirjaamisen toteutumista. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: VAKEn oma tietosuojasuunnitelma julkaistaan 2024.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Exceleissä olevat, raportoinnin kannalta oleelliset tiedot, on suojattu lukolla, Käytössä E-tunnisteet. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Häiriöistä tehdään tikettejä Vakka -portaaliin
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Ei vaikuta toimintaan.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Käytössä kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet. Ohjeita saamme Intrasta. Talon Digipajan työntekijä opastaa käytössä. Asiakastyötä tekeville on ladattu työkännykkään 112-sovellus. Talossa on nauhoittava kameravalvonta. Asiakastiedotusta tehdään mm. Info TV:n välityksellä. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Ei vaikuta toimintaan
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Teams palavereita asiakkaan asioissa hänen niin halutessaan. Asiakkailla mahdollisuus asioida sähköisesti asiakaskoneelta, henkilöstö auttaa asiakasta tarvittaessa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Koutsin esihenkilö
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo, tietosuojavastaava(at)vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Apottiin kirjataan ajantasaisesti, asiakasta kunnioittavasti ja hyvän kirjaamisen kriteereitä noudattaen.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Asiakastietoja käsitellään tietosuoja huomioiden. Tietosuoja koulutukset ovat pakollisia koko henkilöstölle vuosittain.

Palvelun saatavuuden määräajat: Pajoille tullaan jonotoiminnan kautta. Kaikille pajoille ei ole jonoja. Hakijat käsitellään saapumisjärjestyksessä.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaille tehdään aktivointisuunnitelma, jonka pohjalta palvelua lähdetään toteuttamaan.  Kuntouttavan työtoiminnan asiakkaiden työ- ja toimintakykyä seurataan jaksoarvioinnein 3 kuukauden välein. Tämän lisäksi pajoilla pajahenkilöstö ja sosiaaliohjaaja käyvät keskusteluja asiakkaan kanssa, mikäli työ- tai toimintakyvyssä tapahtuu muutoksia. Huomiot kirjataan Apottiin.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: Asiakkaat huolehtivat itse omasta ruokailustaan. Keittiöpaja valmistaa aamiaisen, lounaan ja päiväkahvit henkilöstölle ja asiakkaille. Työntekijöillä, jotka käsittelevät helposti pilaantuvia pakkaamattomia elintarvikkeita pitää olla selvitys elintarviketyöntekijän terveydentilasta. Selvityksen tekee työterveyshuollon tai terveyskeskuksen lääkäri tai hoitaja. Tavallisesti selvitys sisältää lääkärin tai hoitajan tekemän haastattelun tai hygieniaopastuksen sekä tarvittaessa salmonellatutkimuksen. Selvitys vaaditaan myös keittiössä toimivilta asiakkailta. 
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Puhtauspalvelupaja huolehtii talon siivouksesta tekemällä ylläpitosiivousta päivittäin. Paja huolehtii myös työvaatteiden pesusta. Lisäksi käsidesiä ja maskeja on tarjolla ympäri taloa. Digipajan asiakaskoneiden näppäimistöjä pyyhitään säännöllisesti. 
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Töihin tullaan vain terveinä. Työssä käytetään suojavälineitä ja desinfiointiaineita tarpeen mukaan.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Asiakkaat huolehtivat itse tavaroistaan pukuhuoneissa olevissa kaapeissa.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Yksikössä ei toteuteta.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Kuntouttavan työtoiminnan sosiaaliohjaajien ja     terveysohjaajien välinen yhteistyö (työttömien terveystarkastus), omavalmentajat, päihdeyksiköt. Valmennustalon pajahenkilöstö on osa asiakkaan moniammatillista tiimiä. 
Asiakastieto kulkee Apotin välityksellä sekä moniammatillisissa tiimi palavereissa.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Asiakas ohjataan kunnallisiin terveydenhoidon palveluihin. Hyödynnetään yleistä hätänumeroa.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Asiakkaan hakiessa palveluun, yhteistyötä tehdään sosiaaliohjauksen ja pajojen välillä.
Omatyöntekijän nimeäminen: Asiakkaalle on nimetty yksiköstä omatyöntekijä.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakas on mahdollisuuksien mukaan mukana kirjaamisessa, hänellä on oikeus lukea itsestään tehtyjä kirjauksia ja häntä tiedotetaan tästä oikeudesta.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Mikäli havaitaan tai kuullaan asiakkaan epäasiallisesta kohtelusta, otetaan asia puheeksi välittömästi ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Sosiaali- ja potilasasiavastaavan tehtävänä on edistää sosiaali- ja terveystoimen asiakkaiden oikeusturvaa. Hän toimii tarvittaessa välittäjänä asiakkaan ja viranhaltijoiden välillä samalla, kun asiakkaalla on käytössään myös viralliset valituskanavat.  
Sosiaali- ja potilasasiavastaava neuvoo terveydenhuoltoalan henkilökunnan antamaan hoitoon tai kohteluun liittyvissä ongelmissa, avustaa potilasvahinkoasioissa tai muistutuksen tekemisessä, ja edellyttää, että potilas/asiakas ottaa mahdollisimman pian yhteyttä viimeisimpään hoitopaikkaan asioiden selvittämiseksi.  
Tiedot löytyvät Valmennustalon seinältä.
Kuluttajaneuvonnan yhteystiedot sekä tiedot sitä kautta saatavista palveluista 
Kuluttajaneuvontaa varten maistraatteihin on perustettu valtakunnallinen neuvontapalvelunumero 029 505 3050, josta asiakas saa maksutta opastusta ja riitatilanteessa sovitteluapua. Neuvonta palvelee arkisin kello 9.00- 15.00.   
Neuvoja avustaa ja sovittelee kuluttajan ja yrityksen välisessä ristiriitatilanteessa, ohjaa kuluttajaa oikean tiedon äärelle sekä antaa kuluttajalle ja elinkeinonharjoittajalle tietoa kuluttajan oikeudellisesta asemasta, esim. virheen hyvityksestä, sopimuksista ja maksamisesta. Hän neuvoo asunto- ja kiinteistökaupan ongelmissa sekä huoneenvuokra-asioissa ja avustaa muita kuluttajansuojaviranomaisia.   
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakkaalle tehdään kuntouttavan työtoiminnan sopimus 3 kuukauden välein aktivointisuunnitelman pohjalta. Suunnitelmassa on kirjattuna tavoitteet, joita seurataan. 

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Asiakkaat ovat palvelussa vapaaehtoisesti ja heidän toiveitaan kuunnellaan toiminnassa. Asiakkaat voivat antaa palautetta palvelustaan henkilöstölle.
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Ei ole käytössä
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Asiakkaan itsemääräämisoikeutta ei rajoiteta, ellei siitä aiheudu vaaraa tai haittaa muille. Rajoitustoimenpiteet eivät ole käytössä.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Asiakkaat voivat antaa palautetta jatkuvan Webropol-kyselyn kautta. He voivat antaa palauteta työntekijöille ja esihenkilölle suoraan suullisesti ja sähköpostilla. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä myös QPro -palaute järjestelmä. Koutsissa on myös palautelaatikko.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Palautteet käsitellään Henkilöstön kesken sekä annetaan asiakkaalle vastaus palautteeseen mahdollisimman nopeasti. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutuksen kohteena olevan yksikön esimies, joka vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.  
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat
Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.  
Muistutuksen voi tehdä täyttämällä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesti, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.  
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi. Asiakirjoja voi toimittaa myös Vantaa-infoihin Tikkurilassa, Myyrmäessä ja Korsossa.  
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Mikäli toiminnassa on ollut moitittavaa, ryhdytään kehittämistoimenpiteisiin asian korjaamiseksi.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Omavalvonta suunnitelma tarkastetaan neljännesvuosittain
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: kehittämistarpeet kirjataan omavalvontasuunntelmaan sekä muutoslokiin.
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
12.6.2025 Pirjo Sjölund
23.9.2025 Muutos esihenkilötietoon ja osoitteeseen sekä päivityksiä erilaisten suunnitelmien päivittämisen päivämääriin. Uravalmennusta tekevän henkilön nimike vaihtunut Yksilövalmentajaksi. Pirjo Sjölund