Omavalvontasuunnitelma Työvalmennus Virtaamo

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Työvalmennus Virtaamo
Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet ja yhteystiedot: Ruukkukuja 5, Lummetie 2 
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: Pirjo Sjölund, työ- ja päivätoiminnan esimies, 0438259139

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Työvalmennus Virtaamo tuottaa työvalmennusta tuetun työllistymismallin mukaisesti vantaalaisille ja keravalaisille oppivelvollisuutensa suorittaneille vammaisille henkilöille.   
Asiakasmäärä noin 200-230.

Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?
Ei tuota

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Pirjo Sjölund
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma laaditaan sosiaalihuollon laadun, turvallisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa tai kun toiminnassa tapahtuu merkittäviä laatuun tai asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia.
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Teams ja internetsivut 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Palvelu on asiakkaalle vapaaehtoista ja palvelussa kunnioitetaan asiakkaan itsemääräämisoikeutta. Töitä haetaan asiakkaan toiveiden ja kykyjen mukaan, senhetkiset työmarkkinat huomioiden. Palvelussa tähdätään asiakkaiden palkkatyöllistymiseen. Tapaamiset kirjataan asiakastietojärjestelmä Apottiin.
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Asiakkaille suoritetaan yksikön toimesta kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskysely, jonka pohjalta mietitään palvelun kehittämistä. Suunnitelmissa on perustaa myös Virtaamoon asiakasraati vuoden 2025 alussa, jonka kautta asiakkaat saavat mahdollisuuden vaikuttaa Virtaamon palveluiden kehittämiseen. Työntekijöillä on mahdollisuus osallistua työn kannalta merkittäviin koulutuksiin ja verkostoihin. Henkilöstölle suoritetaan säännöllisesti Pulssikyselyitä ja työhyvinvointikyselyitä liittyen työhyvinvointiin. Tulosten pohjalta mietitään kehittämisen toimenpiteitä. Esihenkilö seuraa asiakastyön Apotti kirjauksia säännöllisesti. Virtaamolle on suoritettu sisäinen laadunvalvontakäynti syyskuussa 2024, jossa on todettu, että Virtaamo täyttää laadunvalvonnan kriteerit ja tuottaa laadukasta palvelua.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Yksikössä toimii esihenkilö, jolla on alaisuudessaan myös toinen toimintayksikkö. Esihenkilö vastaa yksikössä tehtävästä työstä ja työnlaadusta yhdessä henkilöstön kanssa. Esihenkilöllä on tukenaan tehtäväaluepäällikkö.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössään Haipro-työturvallisuusjärjestelmä, johon tehdään vuosittain työolojen arviointi. Työolojen arvioinnissa kartoitetaan mahdolliset työssä esiintyvät riskitekijät ja mietitään keinoja uhka- ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn. Työolojen arviointiin ottaa osaa koko henkilökunta.  
Henkilöstölle on hankittu turvakengät ja tarvittavat suojaimet.
Tapahtuneista läheltä piti tilanteista sekä uhka- ja vaaratilanteista tehdään Haipro- ilmoitus.  Tapahtuneet ilmoitukset käsitellään työpaikkakokouksissa, jolloin mietitään keinoja tilanteen korjaamiseksi tai ennaltaehkäisemiseksi.
Esihenkilö vastaa toimintayksikkönsä riskienhallinnasta yhdessä henkilöstön kanssa. 
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Virtaamon esihenkilö
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: Henkilöstö käy vähintään kolmen vuoden välein palo- ja alkusammutus koulutuksen sekä EA1- ensiapukurssin. Yksikössä tehdään vuosittain turvallisuuskävelyitä ja uuden työntekijän aloittaessa hänen kanssaan tehdään turvallisuuskävely. Vaaratilanteiden sattuessa tilanteet käsitellään yhteisesti ja siitä opitaan.
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 27.8.2024
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 10/2024   
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 21.10.2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 18.4.2026
•    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: yksikössä ei toteuteta lääkehoitoa
•    Lastensuojelulaitoksen lastensuojelulain 61 b §:n mukainen hyvää kohtelua koskeva suunnitelma, päivitysaika: Ei koske toimintaa

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: Virtaamon tiimikokouksissa käsitellään kuukausittain vaara- ja haittatapahtumat, mikäli niitä on tullut. Samalla mietitään yhteisesti, miten tapahtuma voitaisiin ennaltaehkäistä jatkossa.
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Asiakkaat työskentelevät erilaisissa työympäristöissä, joissa on paikalla myös muuta henkilöstöä sekä mahdollisesti asiakkaita ja muita sidosryhmien edustajia. Riskit ovat työpaikkakohtaisia. Asiakkaiden tulee noudattaa kunkin työpaikan turvallisuusohjeistuksia.
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Kirjaaminen asiakastietojärjestelmä Apottiin parantaa tiedonkulkua ja haittatapahtumista tehdään ilmoitus Haipro- järjestelmään.  

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen:
Käytössä on henkilöstön osalta varhaisen tuen malli. Haipro- ilmoitukset käsitellään työyhteisössä ja tehdään toimenpiteitä niiden pohjalta. Ennaltaehkäisyyn panostetaan. 
Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: Selvityspyynnöt menevät päälliköille, pyyntöihin kommentoidaan esihenkilön toimesta Apottia apuna käyttäen oman palvelun osalta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä:
Henkilöstä muistutetaan säännöllisesti kokouksissa ilmoitusvelvollisuudesta liittyen epäkohtiin toiminnassa. Ilmoittajaan ei saa työnantajan puolesta kohdistaa vastatoimia epäkohtiin liittyvien tietojen ilmoittamisesta.
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 1 esihenkilö ja 9 työvalmentajaa (esihenkilö on yhteinen työvalmennus Luotsaamon kanssa).
Sijaisten käytön periaatteet: Työvalmentajat sijaistavat tarvittaessa toisiaan. Apua saadaan tarvittaessa myös Työvalmennus Luotsaamosta, joka tuottaa työvalmennusta samalle asiakaskunnalle.
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei käytössä
Rekrytointi: Uusien työntekijöiden rekrytointi tapahtuu Laura -rekrytointi järjestelmän kautta. Esihenkilö haastattelee työntekijät yhdessä henkilöstön edustajien kanssa. Tukea rekrytointiin saa HR-palveluilta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ei koske palvelua

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Esihenkilö huomioi tämän rekrytointia tehdessään, että työvalmentajien kelpoisuusvaatimuksena on korkeakoulu- tai vastaava opistoasteen tutkinto. Henkilöstöä kannustetaan hakeutumaan koulutuksiin LOKI-järjestelmän kautta kehittääkseen ja päivittääkseen osaamistaan. Lisäksi tarjolla on ulkoisia koulutuksia sekä erilaisia verkostoja, joihin on mahdollisuus osallistua. Esihenkilö seuraa henkilöstönsä osaamista ja varmistaa kaikille yhtäläisen mahdollisuuden päästä koulutuksiin. Suurin osa henkilöstöstä on käynyt ruotsin kielen kurssin. Tarvittaessa henkilöstön on mahdollista saada työnohjausta.
Henkilöstön perehdytys: Perehdyttäminen tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhteisen perehdytyssuunnitelman mukaisesti. Yksikkö on muokannut suunnitelman omaan yksikköönsä sopivaksi ja jakanut perehdyttämisen osa-alueita eri työntekijöille. Uusi työntekijä kulkee alussa kokeneemman työvalmentajan mukana perehtymässä kaikkiin työvaiheisiin. Esihenkilö ja henkilöstö seuraavat perehtymisen edistymistä.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön ammattitaitoa seurataan vuosittaisilla kehityskeskusteluilla, joiden perusteella laaditaan jokaiselle työntekijälle omat vuosittaiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan puolivuosittain. Esihenkilö suosittelee erilaisia koulutuksia henkilöstölleen. Esihenkilö seuraa lakisääteisten koulutusten toteutumista sekä täydennyskoulutusten toteutumista.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Yksikössä nimetään opiskelijalle ohjaaja, joka huolehtii opiskelijan harjoittelun etenemisestä. Vastuu on viimekädessä esihenkilöllä, joka ohjaa henkilöstöä opiskelijan ohjaamisen koulutuksiin. 
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstö vastaa säännöllisesti Pulssi-kyselyihin, jotka käsitellään työyhteisön kesken ja joiden perusteella tehdään kehittämisen toimenpiteitä. Lisäksi henkilöstö osallistuu joka toinen vuosi työhyvinvointikyselyyn, jonka pohjalta kehitetään toimintaa. Kehityskeskusteluissa esihenkilöllä ja henkilöstöllä on mahdollisuus antaa vastavuoroisesti palautetta kasvotusten. Palautetta annetaan ja saadaan jatkuvasti myös osana normaalia työkulttuuria. 
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Esihenkilön havaitessa puutteita henkilöstön toiminnassa, joko henkilökohtaisesti, palautteiden perusteella tai kirjausten perusteella, ottaa hän asian puheeksi työntekijän tai työyhteisön kanssa. Esihenkilö seuraa keskusteluissa sovittujen asioiden toteutumista.  

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Laskennallista lakisääteistä mitoitusta ei ole. Pyrkimyksenä on, että yhtä työvalmentajaa kohden on noin 25 asiakasta. Esihenkilö seuraa Apotin kautta työntekijäkohtaista asiakasmäärää.
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Olemassa olevat vakanssit pyritään pitämään täytettyinä. Rekrytoinnit käynnistetään viipymättä rekrytointitarpeen tullessa tietoon. Poissaolojen myöntämisessä käytetään harkintaa ja pyritään ajoittamaan esimerkiksi lomajaksot niin, että henkilöstöä on riittävästi palvelun tuottamiseen.
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Asiakastapaamisia, tukikäyntejä ja muita töitä priorisoidaan kiireellisyyden perusteella. Tarpeen vaatiessa esihenkilö toimii apuna töiden priorisoinnissa.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: Lääkehoitoa ei toteuteta
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: Lääkehoitosuunnitelmaa ei ole
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: Lääkevarastoa ei ole
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Lääkinnällisiä laitteita ei ole
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Laitevastaava ei ole

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Virtaamolla on käytössään Vantaalla 3 toimistohuonetta Myyrmäessä (Ruukkukuja 5) ja 1 toimistohuone Tikkurilassa (Lummetie 2bA) sekä Keravalla mahdollisuus käyttää Keravan työkeskuksen jaettua toimistoa (Santaniitynkatu 1). Lisäksi on tarvittaessa mahdollista käyttää työ- ja päivätoimintakeskus Juho-Kustin yhtä huonetta. Työ on liikkuvaa ja asiakkaita tavataan paljon muun muassa asiakkaiden työpaikoilla sekä hyvinvointialueen ennalta varattavissa tiloissa. Työvalmentajilla on mahdollisuus yhteen etätyöpäivään kuukaudessa, ja tarvittaessa tehdä hybridityötä.
Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Sisäinen tarkastus tehty 10.9.2024
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Ei erityisiä huomioita toimitiloihin liittyen.
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot: Työ on liikkuvaa, joten kannettava tietokone ja puhelin kulkee mukana. Kannettavissa tietokoneissa on näytönsuojaimet, koneet on suojattu salasanoin. 
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Epäkohdan havaitessa soitto kiinteistön huoltoon. Epäkohtailmoituksiin vastataan yhdessä päällikön kanssa.
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Kiinteistön omistajan ja Tilakeskuksen vastuulla. Havaituista puutteista ilmoitetaan huoltoon ja kiinteistön omistajalle.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Kannettavat tietokoneet ja kopiokoneet ovat leasing-laitteita. 

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilöstölle on olemassa Apotti -koulutuksia, Apotti -tukihenkilöt käyvät tukihenkilötapaamisissa ja tuovat tietoa muulle henkilöstölle. Kirjaamisesta keskustellaan työpaikkakokouksissa. Apotin käytöstä on tehty tiimin sisäisesti kirjaamisen käsikirja, josta saa apua tarvittaessa. Esihenkilö seuraa asianmukaisen kirjaamisen toteutumista. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietoturvasuunnitelman pitäisi lähiaikoina valmistua, suunnitelmasta vastaa VAKEn tietoturvayksikkö. Esihenkilö huolehtii, että suunnitelmaa noudatetaan.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Tilastoja varten tehdyissä Exceleissä ei ole kirjattuna asiakkaiden henkilöturvatunnuksia, käytämme sen sijaan Apotin E-tunnisteita. Excelit on tallennettu suojattuun Teams-kansioon, johon pääsevät vain yksikön työntekijät. 
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Häiriöistä tehdään tikettejä Vakka -portaaliin
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Ei vaikuta toimintaan.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Käytössä ainoastaan kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet. Ohjeita saamme Intrasta. Henkilöstö päivittää laitteitaan annettujen ohjeiden mukaisesti. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Palvelussa ei ole henkeä ylläpitävää toimintaa. Tukea tietoteknisiin pulmiin saadaan IT-tuesta.
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Teams -palavereita järjestetään asiakkaan asioissa tämän niin halutessa. Asiakkailla on mahdollisuus asioida sähköisesti työntekijän koneelta. Työvalmentaja auttaa asiakasta tarvittaessa. Apottiin on tehty itsemääräämisoikeussuunnitelma erityishuoltolain piirissä oleville asiakkaille.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.
Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo, tietosuojavastaava(at)vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Apottiin kirjataan ajantasaisesti, asiakasta kunnioittavasti ja hyvän kirjaamisen kriteereitä noudattaen.
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: Asiakastietoja käsitellään tietosuoja huomioiden. Tietosuojakoulutukset ovat pakollisia koko henkilöstölle vuosittain.
 

Palvelun saatavuuden määräajat: Jonoja palveluun ei ole. Hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä.
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaille tehdään urasuunnitelma ja asiakkaan toimintakykyä seurataan tapaamisilla ja tukikäynneillä asiakkaan työpaikalla. Asiakastapaamiset ja niissä tehdyt huomiot kirjataan Apottiin.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: Asiakkaat ja työvalmentajat huolehtivat itse ruokailustaan työpaikalla.
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: Siivous on ulkoistettu. Työvaatteet pestään itse. 
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Töihin tullaan vain terveinä. Oman jaksamisen mukaan mahdollisuus tehdä töitä myös kotoa käsin. Työssä käytetään tarvittaessa suojavälineitä kulloisenkin hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaisesti ja desinfiointiaineita käytetään tarpeen mukaan puhelimen ja näppäimistön puhdistamiseen.
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Asiakkaat huolehtivat itse omaisuudestaan.
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Yksikössä ei toteuteta.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Asiakastieto kulkee Apotin välityksellä sekä moniammatillisissa tiimipalavereissa.
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Asiakas ohjataan tarvittaessa kunnallisiin terveydenhoidon palveluihin sekä tarvittaessa hyödynnetään yleistä hätänumeroa.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: Asiakkaan hakiessa palveluun, yhteistyötä tehdään asiakasohjauksen ja asiakkaan muun verkoston kanssa.
Omatyöntekijän nimeäminen: Asiakkaan omatyöntekijä on asiakasohjauksessa. Asiakkaalle on nimetty Virtaamosta oma työvalmentaja.
Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakas on mahdollisuuksien mukaan mukana kirjaamisessa, hänellä on oikeus lukea itsestään tehtyjä kirjauksia ja häntä tiedotetaan tästä oikeudesta.
Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: Mikäli havaitaan tai kuullaan asiakkaan epäasiallisesta kohtelusta, otetaan asia puheeksi välittömästi ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: 
Sosiaali- ja potilasasiamiehen tehtävänä on edistää sosiaali- ja terveystoimen asiakkaiden oikeusturvaa. Asiamies toimii tarvittaessa välittäjänä asiakkaan ja viranhaltijoiden välillä samalla, kun asiakkaalla on käytössään myös viralliset valituskanavat. 
Potilas- ja sosiaaliasiamies neuvoo terveydenhuoltoalan henkilökunnan antamaan hoitoon tai kohteluun liittyvissä ongelmissa, avustaa potilasvahinkoasioissa tai muistutuksen tekemisessä, ja edellyttää, että potilas/asiakas ottaa mahdollisimman pian yhteyttä viimeisimpään hoitopaikkaan asioiden selvittämiseksi. 
Asiakasta informoidaan tarvittaessa näistä mahdollisuuksista.

Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakkaalle tehdään urasuunnitelma kolmen kuukauden sisällä palvelu aloittamisesta. Suunnitelmaa päivitetään vuosittain tai tarpeen mukaan. Suunnitelmassa on kirjattuna tavoitteet, joita seurataan. 

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Asiakkaat ovat palvelussa vapaaehtoisesti ja heidän toiveitaan kuunnellaan töiden etsinnässä. Asiakkaat voivat antaa palautetta palvelustaan henkilöstölle ja lopettaa palvelun niin halutessaan. 
Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Erityishuoltolain piirissä oleville asiakkaille tehdään itsemääräämisoikeussuunnitelma työvalmennuksen osalta Apottiin ja sitä päivitetään vuosittain.
Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: Asiakkaan itsemääräämisoikeutta ei rajoiteta, ellei toiminnasta aiheudu vaaraa tai haittaa itselle tai muille. Rajoitustoimenpiteet eivät ole käytössä.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään: Asiakkailta kerätään palautetta vuosittain Webropol -kyselyllä. Asiakkaat voivat antaa palautetta työntekijöille ja esihenkilölle myös suoraan suullisesti, tekstiviestitse ja sähköpostilla. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on lisäksi käytössä QPro -palautejärjestelmä.
Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Palautteet käsitellään henkilöstön kesken sekä annetaan asiakkaalle vastaus yksilöityyn palautteeseen mahdollisimman nopeasti. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutuksen kohteena olevan yksikön esimies vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.  
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat
Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.  
Muistutuksen voi tehdä täyttämällä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesti, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.  
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi. Asiakirjoja voi toimittaa myös Vantaa-infoihin Tikkurilassa, Myyrmäessä ja Korsossa.  
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Mikäli toiminnassa on ollut moitittavaa, ryhdytään kehittämistoimenpiteisiin asian korjaamiseksi.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa ja julkaistaan Virtaamon nettisivuilla. 
Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Korjaustoimenpiteitä tehdään aina, kun havaitaan jokin puute tai kehittämisen tarve toiminnassa.
Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
Vantaalla 8.11.2024
18.9.2025 Pirjo Sjölund Vantaalla Pirjo Sjölund 
Asiakasmäärä noin 200-230 
Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 18.4.2026 
Henkilöstön määrä ja rakenne: 1 esihenkilö ja 9 työvalmentajaa (esihenkilö on yhteinen työvalmennus Luotsaamon kanssa) 
Sijaisten käytön periaatteet: Työvalmentajat sijaistavat tarvittaessa toisiaan. Apua saadaan tarvittaessa myös Työvalmennus Luotsaamosta, joka tuottaa työvalmennusta samalle asiakaskunnalle.
Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Laskennallista lakisääteistä mitoitusta ei ole. Pyrkimyksenä on, että yhtä työvalmentajaa kohden on noin 25 asiakasta. Esihenkilö seuraa Apotin kautta työntekijäkohtaista asiakasmäärää. 
Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: Virtaamolla on käytössään Vantaalla 3 toimistohuonetta Myyrmäessä (Ruukkukuja 5)