Omavalvontasuunnitelma Työvalmennus Luotsaamo

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Neilikkatie 17 VANTAA
Postiosoite: PL 1000 01301 VANTAA
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palveluyksikön nimi: Työvalmennus Luotsaamo

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet ja yhteystiedot: 
Korson vanhustenkeskus, Metsotie 23, 01450 Vantaa 
Simonkylän vanhustenkeskus, Simontie 5 B, 01300 Vantaa 
Malminiityn asumis- ja toimintakeskus, Uusiniityntie 3–5, 01350 Vantaa 
Myyrinkoti ja Myyrmäen vanhustenkeskus, Ruukkukuja 5-7, 01600 Vantaa 
Hämeenkylän vanhustenkeskus, Kylväjänkuja 12, 01630 Vantaa 
Koivukylän hoivakoti, Karsikkokuja 13, 01360 Vantaa    
Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot: Pirjo Sjölund, työ- ja päivätoiminnan esihenkilö p. 043 825 9139/ pirjo.sjolund@vakehyva.fi

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Työvalmennus Luotsaamo tuottaa räätälöidysti työvalmennusta vammaispalveluiden ja työllisyyspalveluiden asiakkaille. Työvalmennuksen seurauksena syntyy tukipalveluita vanhusten erityisasumiselle, kuten pesulapalveluita Simonkylän vanhustenkeskuksessa, Korson vanhustenkeskuksessa, Myyrmäen vanhustenkeskuksessa, Malminiityn asumis- ja toimintakeskuksessa ja Koivukylän hoivakodissa.   Hyödynnämme valmennuksessa moniammatillista yhteistyötä työvalmennus Virtaamon, asiakasohjauksen, oppilaitosten ja asiakkaiden lähiverkoston kanssa. 
Olemme sitoutuneet toiminnassamme tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseen. Yksikössä voi työskennellä asiakkaan tilanteen mukaan palkkatuetussa työssä, työkokeilussa, kuntouttavassa työtoiminnassa tai tuetussa työtoiminnassa (Ehl tai Shl:n §27 d mukainen toiminta). Toimintaamme ohjaudutaan yksilöllisen suunnitelman mukaisesti vammaispalveluiden tai työllisyyspalveluiden kautta. 
Työvalmennus Luotsaamon asiakkuudessa ovat vammaispalvelun asiakkaat ja pitkäaikaistyöttömät, 50-60 hlöä. 
Tuottaako palveluyksikkö palveluja ostopalveluna toiselle palveluntuottajalle tai -järjestäjälle lain tai sopimuksen perusteella?  Ei tuota. 
 

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: Pirjo Sjölund
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen, seuranta ja toteutuminen: Omavalvontasuunnitelma laaditaan sosiaalihuollon laadun, turvallisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa tai kun toiminnassa tapahtuu merkittäviä laatuun tai asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuutta seurataan neljä kertaa vuodessa. 
Omavalvontasuunnitelman julkisuus: Teams ja Intrasivut 

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset: Palvelu on asiakkaalle vapaaehtoista ja palvelussa kunnioitetaan asiakkaan itsemääräämisoikeutta. Asiakas allekirjoittaa työsopimuksen omasta toiveestaan ja työssäkäynti perustuu vapaaehtoisuuteen.  Työskentely edellyttää kuitenkin sitoutumista yksikön työlainsäädännön mukaisten sääntöjen ja ohjeiden noudattamiseen. 
Toimimme hyvinvointialueen arvojen mukaisesti. Yhdessä muodostetut arvot, joihin uskomme ovat oikeudenmukaisuus, vastuullisuus ja rohkeus. Yksilökeskeisellä ja kuntouttavalla työotteella tuemme eri tahoilta ohjautuneiden asiakkaidemme osallisuutta, itsenäisyyttä ja vaikuttamista oman elämänsä sisältöön. Edistämme asiakkaidemme hyvinvointia tarjoamalla tukea työhön. Työjaksoa suunnitellaan ja arvioidaan yhdessä asiakkaan ja tarvittaessa hänen verkostonsa kanssa. Vastaamme asiakkaiden yksilöllisiin erityistarpeisiin voimavaroja tukien.  
Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit: Asiakkaille suoritetaan yksikön toimesta säännöllisesti asiakastyytyväisyyskysely, jonka pohjalta mietitään palvelun kehittämistä. 
Vakanssipohjaisilla työntekijöillä on mahdollisuus osallistua työn kannalta merkittäviin koulutuksiin ja verkostoihin. Henkilöstölle suoritetaan säännöllisesti Pulssikyselyitä ja työhyvinvointikyselyitä liittyen työhyvinvointiin. Tulosten pohjalta mietitään kehittämisen toimenpiteitä.
Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut: Yksikössä toimii esihenkilö, joka vastaa yksikössä tehtävästä työstä ja työnlaadusta yhdessä henkilöstön kanssa. Esihenkilöllä on tukenaan Tehtäväalue päällikkö.

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: Vantaan ja Keravan Hyvinvointialueella on käytössään Haipro- työturvallisuusjärjestelmä, johon tehdään vuosittain työolojen arviointi. Työolojen arvioinnissa kartoitetaan mahdolliset työssä esiintyvät riskitekijät ja mietitään keinoja uhka- ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn. Työolojen arviointiin osallistuu koko henkilökunta.  
Tapahtuneista läheltä piti tilanteista sekä uhka- ja vaaratilanteista tehdään Haipro- ilmoitus.  Tapahtuneet ilmoitukset käsitellään työpaikkakokouksissa, jolloin mietitään keinoja tilanteiden ennaltaehkäisyyn. 
Esihenkilö vastaa toimintayksikkönsä riskienhallinnasta yhdessä henkilöstön kanssa. 
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö: Pirjo Sjölund
Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen: 
Yksiköissä tehdään vuosittain työolojen arviointi sekä jokaisen toimipisteen ajantasainen palo- ja pelastussuunnitelma.    
Henkilökunnan perehdytyksessä otetaan huomioon työergonomia, aseptinen työskentely, infektioiden leviämisen ennaltaehkäisy, riittävien suojainten käyttö sekä talon toimintaohjeet (turvallisuuskävelyt). Työvalmennus Luotsaamoon on nimetty oma turvallisuusvastaava, joka osallistuu hyvinvointialueen yhteisiin turvallisuuskoulutuksiin ja pitää turvallisuusasioita esillä yhteisissä tiimipalavereissa. Esihenkilö, vastaava ohjaaja, työvalmentajat     ja ohjaajat perehtyvät toimipistekohtaisiin turvallisuuskävelyohjeisiin ja perehdyttävät asiakkaat niihin. 
Vakanssipohjainen henkilöstö käy vähintään kolmen vuoden välin Palo- ja alkusammutus koulutuksen sekä ensiapu kurssin. 
Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
•    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
•    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
•    Lääkehoitosuunnitelma
•    Laitevastaavan käsikirja
•    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
•    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
•    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
•    Valmiussuunnitelma
•    Tietoturvasuunnitelma
•    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
•    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
•    Meillä töissä – käsikirja 
•    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
•    Kaksikielisyysohjelma
Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
•    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 02.02.2022
•    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 06.11.2019
•    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: 14.06.2024
•    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 4.9.2024 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen oma perehdytyspohja käytössä

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    Spro on sosiaalihuollon epäkohtailmoituksien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. SPro-ilmoitus tehdään aina asiakkaaseen tai asiakkaisiin kohdistuvasta epäkohdasta tai sen uhasta. SPro-järjestelmä löytyy intran etusivulta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 
Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen:
Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Omavalvontasuunnitelmassa tulee olla kuvattuna millä tavoin tieto vakavista vaaratapahtumista välitetään organisaation sisällä: Kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle, jotka ilmoittavat asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Alla olevassa luettelossa on mainittu mahdollisia riskejä toimintayksikössä ja toimintatavat näissä tapauksissa.  

5.3.2 Tiloihin ja laitteisiin liittyvät riskit (pesulapalvelu)  
•    Toimintayksiköissä on ajantasaiset palo- ja pelastussuunnitelmat kaikkien nähtävillä. Palo- ja pelastussuunnitelmat ovat yhteiset niiden erityisasumisyksiköiden kanssa, joissa toimipisteet sijaitsevat. Jokaisella toimipisteellä on omat kopiot suunnitelmista ja ne käydään läpi uusien työntekijöiden kanssa. Lisäksi jokaisessa toimipisteessä on selkokielinen, lyhennetty versio pelastussuunnitelman tärkeimmistä ohjeista ns. Pikaohje.  Suunnitelmien päivittäminen tapahtuu yhteistyössä erityisasumisen yksiköiden kanssa.   
•    Lisäksi työvalmennus Luotsaamon teams-työtilasta löytyy materiaalia ja ohjeistuksia työ- ja asiakasturvallisuuteen, hygieeniseen työskentelyyn ja tartuntatautien ehkäisyyn sekä laitteiden oikeaoppiseen käyttöön.  
•    Palolaitos tekee säännölliset palotarkastukset toimintayksiköissä. 
•    Tarvittavat tiloihin ja tilojen laitteisiin kohdistuvat korjaustoimet tekee kiinteistöhuolto tai sopimushuoltoyhtiö (laitekorjaukset) työvalmennus Luotsaamon pyynnöstä.  
•    Kaikista toimipisteistä löytyy tarvittava ensiapuvälineistö.  Osassa toimipisteissä on oma alkusammutusvälineistö ja osassa välineistö jaetaan erityisasumisen ja mahdollisten muiden toimijoiden kanssa.   
•    Pesulan laitteisiin liittyy riski vesivahingoista (pesukone tai putkisto vuotaa) ja pyykin jälkikäsittelyssä käytetään myös kuumenevia laitteita kuten mankelia ja silitysrautaa, joiden käyttöön liittyy palovammariski. Mankelin käytössä on olemassa myös puristumisvaara (esim. käyttäjän hiukset tai vaatekappale päätyvät mankelitelojen väliin). Laitteiden käyttöön sisältyviä riskejä vältetään noudattamalla laitteiden käyttöön annettuja ohjeita. Laitteiden huolelliseen ja oikeaoppiseen käyttöön perehdytetään. Mahdollisten laitevikojen ja toimintahäiriöiden sattuessa otetaan yhteys laitehuoltoon.    
•    Kaikissa sähköllä toimivissa laitteissa mahdollisena riskinä sähköviat. Vahinkoja ehkäistään laitteiden asianmukaisella huollolla, kunnossapidolla ja oikeaoppisella käytöllä. Henkilökunta perehdytetään sähköpalojen oikeaoppiseen alkusammutukseen.  
•    Syövyttäviä pesuaineita käytetään oikeaoppisesti ja turvallisesti. Vaaralliset ja syövyttävät aineet säilytetään asianmukaisesti ja poissa ulkopuolisten ulottuvilta. Jokaisesta työskentelypisteestä löytyy Käyttöturvatiedote -kansio, joka sisältää tiedot käytössä olevista myrkyllisistä aineista. Sitä päivitetään tarvittaessa ohjaavan henkilöstön toimesta vähintään kerran vuodessa. Käyttöturvatiedot löytyvät myös sähköisenä työvalmennus Luotsaamon teams-ryhmästä.   
•    Kaikki uudet työntekijät perehdytetään käyttämään laitteita ja aineita turvallisesti.  

5.3.3. Henkilöstöön liittyvät riskit  
•    Henkilöstön turvallisuus varmistetaan oikeanlaisella työvuorosuunnittelulla ja uusien työntekijöiden perehdytyksellä. Perehdytykseen kuuluu työntekijöiden taitojen kartoittaminen, osaamisen varmistaminen sekä riittävä ja asianmukainen ohjeistus. Työvuorosuunnitteluun osallistuvat ohjaajat, jotka koordinoivat henkilöstötarvetta riittävän mitoituksen turvaamiseksi.   
•    Palkkasuhteisella henkilöstöllä on mahdollisuus käyttää työterveyshuoltoa. 
•    Henkilökunnalle on laadittu ohjeistus uhka- ja väkivaltatilanteiden varalle, jota kaikkien tulee noudattaa. Toimipistekohtainen ohje löytyy pelastussuunnitelmasta ja ohjeistus käydään läpi uusien työntekijöiden perehdytyksessä.  
•    Tutkaan tehtyjä ilmoituksia seurataan ja ne käsitellään tiimikokouksissa. Ilmoituksista seuranneet toimenpiteet viedään tiedoksi asiakastiimeihin.  
•    Toimintayksikössä on tehty työolojen arviointi myös uhka- ja väkivaltatilanteiden osalta sekä toteutettu väkivallan uhan hallinnan parantamiseksi tarvittavat toimenpiteet.  
•    Vakanssipohjaisella henkilöstöllä Avekki tai Mapa –koulutus käytynä.  
•    Ergonomia: Ohjaajat opettavat asiakkaille jokapäiväisessä työskentelyssä ergonomista työskentelytapaa. Tarvittaessa konsultoidaan työfysioterapeuttia. 

5.3.4. Toimintaympäristöön liittyvät riskit  
•    Toimintayksikön fyysisten tilojen turvallisuus on asianmukainen ja vastaa nykypäivän kriteereitä, kaikki havaitut turvallisuusriskit ilmoitetaan eteenpäin  
•    Liikkuminen yksikössä tulisi olla esteetöntä. Varastotilojen riittämättömyys saattaa kuitenkin aiheuttaa sen, että tilat eivät ole täysin esteettömiä ja turvallisia.  
•    Toimintayksiköihin on asennettu vilkkuvat palohälyttimet kuulovammaisia työntekijöitä varten.  
•    Yhteistyötä ja tiedonkulkua eri toimijoiden välillä pyritään edistämään riskien minimoimiseksi

 5.3.5. Tietosuojaan liittyvät riskit  
Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan: Tietosuoja-asioita ohjaa tietosuojalaki. Henkilöstölle on annettu kirjallinen ohjeistus/sopimus salassapitovellisuudesta, jonka he ovat allekirjoittaneet.  
Henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus sekä asiakasasioissa, että työyhteisöön liittyvissä asioissa ja se jatkuu myös työsuhteen päättyessä. 
Työvuorolistojen merkinnät ovat asianmukaiset ja toteumat eivät ole kaikkien nähtävissä.  
Tietosuojamateriaalin säilytys lukituissa kaapeissa ja hävittäminen tapahtuu tietoturvasäiliön avulla. Salassa pidettävä materiaali verkossa on suojattu salasanoin, eikä pääsyä ulkopuolisilla.  
Apotti-asiakastietojärjestelmään on pääsy vain henkilöillä, joilla siihen käyttöoikeus ja koulutus.  
Työasemat säilytetään lukollisessa tilassa ja suojataan salasanoin huolellisesti niin, ettei ulkopuolisilla ole niille pääsyä. Työasemissa on näytön tietoturvasuoja.  
Keskeisimmät tietosuoja-asiat käydään läpi uusien työntekijöiden kanssa perehdytyksen yhteydessä ja tietoturvaohjeistusta löytyy työvalmennus Luotsaamon teams-työtilasta. Asiakkaan arkaluonteiset asiat keskustellaan yksityisyyden suojan mahdollistavissa tiloissa eikä asiakkaaseen liittyvää kirjallista materiaalia saa olla näkyvissä yleisten tilojen seinillä. 
Esihenkilö valvoo, että työntekijät ovat täyttäneet tietosuojasitoumuksen ja vastaa tietosuojaan liittyvien ohjeiden noudattamisesta.  
.

5.3.6. Muut riskit  
Ympäristössä liikkuvat ulkopuoliset henkilöt sekä asiakkaat voivat toimia arvaamattomasti. Ulkopuoliset henkilöt ohjataan pois rakennuksesta ja tarvittaessa kutsutaan poliisi.  
Työssä käsitellään eritteitä, joissa saattaa olla tartuntavaara (esim. Korona –virus, Noro-virus, MRSA). Pesulatyössä noudatetaan eritepyykin ja infektiopyykin pesuun laadittuja ohjeita ja käytetään asianmukaisia suojavälineitä ja käsittelymenetelmiä. Työntekijät seuraavat aktiivisesti hyvinvointialueen tartuntatauti- ja hygieniayksikön ohjeistusta.    
Epidemiatilanteissa tartuntataudin leviämisen ennaltaehkäisemiseksi huomioidaan yksikössä ajantasaisen suosituksen mukaiset turvavälit ja vältetään tarpeetonta liikkumista esimerkiksi eri osastojen välillä. Puhdistetaan tehostetusti työpisteiden ja taukotilojen kosketuspintoja ohjeiden mukaisesti. Huolehditaan tarvittavien suojavälineiden (maskit, hanskat ja eritepyykkipussit) riittävyydestä ja perehdytetään niiden oikeaoppiseen käyttöön, sekä valvotaan hygieenistä työskentelyä arjessa. Tiedotetaan yksiköiden asiakkaita uusista ohjeista. Hoivaosastot merkitsevät eristyksessä olevat huoneet, jolloin laitoshuolto ei mene huoneeseen.    
Yksiköllä on hygieniayhdyshenkilö, jonka tehtäviin kuuluu:   
•    Osallistuminen mahdollisuuksien mukaan Tartuntatauti- ja hygieniayksikön järjestämiin koulutuksiin ja palavereihin  
•    Oman toimipaikan henkilökunnan tiedottaminen Tartuntatauti- ja hygieniayksikön järjestämistä koulutuksista ja Intran uusista ohjeista  
•    Tuoda uutta tietoa koulutuksista omaan yksikköön  
•    Toimia esimerkkinä ja perehdyttäjänä muille hygienia-asioissa   
•    Toimia yhdyshenkilönä hygieniahoitajien suuntaan  
 
Infektiotartuntoja ennaltaehkäistään hyvällä käsihygienialla, mihin kuuluu mm. käsidesin ja kertakäyttöisten suojakäsineiden ja tarvittaessa muiden suojavälineiden käyttäminen ja aseptinen työskentely. Työvaatteet saadaan työpaikalta ja ne vaihdetaan ja pestään päivittäin.   
Työvalmennus Luotsaamossa seurataan pintojen ja pyykin puhtautta ottamalla Hygicult-hygieniatestejä säännöllisesti kerran vuodessa kaikissa yksiköissä. Lisäksi käytössä on siivouksen seurantaan liittyviä lomakkeita. 
Sairaana ei saa tulla töihin. Palkkasuhteisilla työntekijöillä on mahdollisuus työterveyshuollon palveluihin. 
Työterveyshuollon ja työsuojeluvaltuutetun toimesta tehdyt työpaikkaselvityskäynnit auttavat tunnistamaan henkilöstön työhyvinvoinnin, turvallisuuden ja työympäristön riskitekijät.  

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskien tunnistaminen ja hallinta on osa toimintayksikön henkilökunnan ammattitaitoa. Koko henkilökunnalla on velvollisuus reagoida tilanteessa missä riskien hallinnalle asetetut tavoitteet eivät toteudu. Vaara- ja uhkatilanneilmoitukset tehdään Vaaratilanteet ja palaute -järjestelmän kautta yhteistyössä ohjaajien kanssa. Kaikki vaara- ja läheltä piti- tilanteet käydään läpi työyhteisöpalavereissa mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Samalla mietitään toimenpiteitä niiden välttämiseksi jatkossa ja tehdään toiminnan muutoksia tarvittaessa. Sovitut toimenpiteet käsitellään asiakastiimeissä säännöllisesti. Korostamme ennakoinnin merkitystä turvallisuusasioissa.  
Riskien ja vaarojen arviointi on jatkuvaa toimintaa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaisesti tehdään vuosittain työolojenarvioinnit, joissa havaitaan riskit ja niiden perusteella tehdään suunnitelmat puutteiden korjaamiseksi. Arvioinnin tekemiseen osallistuu koko henkilöstö.  
Johdon tehtävänä on huolehtia omavalvonnan ohjeistamisesta ja järjestämisestä sekä siitä, että työntekijöillä on riittävästi tietoa turvallisuusasioista. Johto vastaa siitä, että toiminnan turvallisuuden varmistamiseen on osoitettu riittävästi voimavaroja. Heillä on myös päävastuu myönteisen asenneympäristön luomisessa epäkohtien ja turvallisuuskysymysten käsittelylle. Riskinhallinta vaatii aktiivisia toimia koko henkilökunnalta. Työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin, omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen.     
Asiakkaat ja henkilökunta ovat vakuutettuja hyvinvointialueen toimesta. Ohjeet vakuutuskorvauksista ja toimintaohjeet tapaturmailmoituksista löytyvät hyvinvointialueen intrasta. Toimintaohjeistuksia käydään läpi henkilökuntapalavereissa.  
Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu myös niistä keskustelu työntekijöiden, asiakkaan ja tarvittaessa omaisen kanssa. Jos tapahtuu vakava, korvattavia seurauksia aiheuttanut haittatapahtuma, asiakasta tai omaista informoidaan korvausten hakemisesta.

5.4.1.    Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen

Korjaavat toimenpiteet 
Laatupoikkeamien, epäkohtien ja läheltä piti -tilanteiden sekä haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumien syiden selvittäminen ja niihin perustuen menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi. Myös korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset Tutkaan. 

Korjaavien toimenpiteiden toimeenpano 
Muutoksista sovitaan yhteisesti työyhteisössä ja ne kirjataan muistioon tiimikokouksissa. Mikäli asia koskee laajemmin, viedään tiedotettava asia osastonhoitajien tietoon tai johtoryhmään. Muutoksista ilmoitetaan usealla eri tavalla, asian laajuudesta riippuen:  
•    Yksilö- ja pienryhmäkeskustelut 
•    Tiimipalaverit 
•    YT neuvottelut.

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: 
Selvityspyynnöt menevät päälliköille, pyyntöihin kommentoidaan esihenkilön toimesta Apottia apuna käyttäen oman palvelun osalta.

5.5.    Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus

Palveluntuottajan ja henkilöstön valvontalain 29 §:n mukainen ilmoitusvelvollisuus:
•    Palveluntuottajalla ja henkilökunnalla on ilmoitusvelvollisuus, jos he huomaavat epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa tai muun lainvastaisuuden.
•    Ilmoitus tulee tehdä viipymättä ja salassapitosäännösten estämättä palveluyksikön vastuuhenkilölle tai muulle toiminnan valvonnasta vastaavalle henkilölle. 
•    Ilmoituksen saatuaan palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja vastuuhenkilön on ryhdyttävä toimenpiteisiin epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan tai muun lainvastaisuuden korjaamiseksi.
•    Mikäli epäkohtailmoitus tehdään valvonnasta vastaavalle henkilölle valvonta ja tuottajaohjausyksikköön, käsitellään ilmoitus intrassa kuvatun prosessin mukaisesti. 
•    Ilmoituksen tehneeseen henkilöön ei saa kohdistaa kielteisiä vastatoimia. Kiellettyinä vastatoimina pidetään esimerkiksi työ- ja virkasuhteen ehtojen heikentämistä tai palvelussuhteen päättämistä ilmoituksen seurauksena.
•    Mikäli epäkohta vaarantaa olennaisesti asiakas- ja potilasturvallisuutta tai puutteita ei kyetä hyvinvointialueella korjaamaan omavalvonnallisin toimin, tehdään ilmoitus myös aluehallintovirastolle tai Valviraan. 
•    Palveluntuottajan on tiedotettava henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sisällytettävä menettelyohjeet omavalvontasuunnitelmaan.
Henkilöstön tiedottaminen ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä: Henkilöstöä muistutetaan säännöllisesti kokouksissa ilmoitusvelvollisuudesta liittyen epäkohtiin toiminnassa.

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne: 
1 esihenkilö, 1 vastaava ohjaaja, 2 työvalmentajaa, 3 ohjaajaa ja n. 25 palkkatukityöllistettyä palvelutyöntekijää.
Sijaisten käytön periaatteet: Sijaisia ei käytetä
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: Ei käytössä
Rekrytointi: Henkilöstön rekrytointia ohjaavat työlainsäädäntö ja työehtosopimukset, joissa määritellään sekä työntekijöiden että työnantajien oikeudet ja velvollisuudet. Rekrytointitilanteessa tarkastetaan hakijaa koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Suosikki, Terhikki). Vapautuvaan toimeen ja pitempiin sijaisuuksiin haetaan tarvittaessa täyttölupa ja käydään läpi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen haku- ja täyttölupaprosessi. Paikka voidaan laittaa sisäiseen hakuun tai ulkoiseen hakuun Laura-järjestelmän kautta. 
Soveltuvuus tehtävään arvioidaan haastattelun ja toimitettujen työ- ja tutkintotodistusten perusteella. 
Esihenkilö haastattelee työntekijät, mukana on henkilöstön edustus. Tukea rekrytointiin saa HR-palveluilta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä: Ei koske palvelua

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Henkilöstön asianmukaisen koulutuksen, riittävän osaamisen ja ammattitaidon sekä kielitaidon varmistaminen: Henkilöstö voi hakeutua koulutuksiin LOKI-järjestelmän kautta kehittääkseen ja päivittääkseen osaamistaan. Lisäksi tarjolla on ulkoisia koulutuksia sekä erilaisia verkostoja, joihin on mahdollisuus osallistua. Esihenkilö seuraa henkilöstönsä osaamista ja varmista kaikille yhtäläisen mahdollisuuden päästä koulutuksiin. 
Henkilöstön perehdytys: Luotsaamon henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhteisen perehdytyssuunnitelman mukaisesti. Perehdytystä varten on työstetty kirjallisia perehdyttämissuunnitelmia yksikön vastaamaan yksikön tarvetta. Perehdytystä tarjotaan myös yksikössä työskenteleville opiskelijoita ja pitkään töistä poissaolleille.  
Esimies ja nimetty työntekijä huolehtivat uusien työntekijöiden sekä opiskelijoiden perehdytyksestä. Työntekijöiden perehdytysmateriaalit ja työohjeet löytyvät työvalmennuksen Teams-työtilasta. Lisäksi jokaisesta toimipisteestä löytyy oma perehdytyskansio. 
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Henkilöstön ammattitaitoa seurataan vuosittaisilla kehityskeskusteluilla siinä tehdyn suunnitelman pohjalta ja suosittelee erilaisia koulutuksia henkilöstölleen. Esihenkilö seuraa lakisääteisten koulutusten toteutumista sekä täydennyskoulutusten toteutumista.
Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta: Yksikössä nimetään opiskelijalle ohjaaja, joka huolehtii opiskelijan harjoittelun etenemisestä. Vastuu on viimekädessä esihenkilöllä ja joka ohjaa henkilöstöä opiskelijan ohjaamisen koulutuksiin. 
Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: Henkilöstö vastaa säännöllisesti Pulssi kyselyihin, jotka käsitellään työyhteisön kesken ja tehdään kehittämisen toimenpiteitä. Lisäksi henkilöstö osallistuu joka toinen vuosi työhyvinvointikyselyyn, jonka pohjalta kehitetään toimintaa. Kehityskeskustelussa annetaan palautetta henkilökohtaisesti.
Henkilöstön osaaminen ja työskentelyn asianmukaisuuden seuranta ja havaittuihin epäkohtiin puuttuminen: Esihenkilön havaitessa puutteita henkilöstön toiminnassa joko henkilökohtaisesti, palautteiden perusteella tai kirjausten perusteella, ottaa hän asian puheeksi työntekijän tai työyhteisön kanssa. Esihenkilö seuraa keskustelussa sovittujen asioiden toteutumista.  
Henkilöstön koulutustarve arvioidaan kehityskeskusteluissa. Koulutustarpeet viedään tulosyksikön johdon tietoon ja ne huomioidaan koulutussuunnitelmissa. Henkilökunta osallistuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiin koulutuksiin sekä ulkopuolisten järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksiin haetaan Loki-järjestelmän kautta. Esimies mahdollistaa ja varmistaa, että kaikilla on hyvät ja tasapuoliset mahdollisuudet osallistua vähintään kolmeen kulutukseen vuodessa.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstömitoitus ja resurssointia koskevat vaatimukset: Laskennallista mitoitusta ei ole. Olemassa olevat vakanssit pyritään pitämään täytettyinä. 
Luotsaamossa työskentelee vakituisessa työsuhteessa esihenkilö, neljä ohjaajaa, kaksi työvalmentaja ja vastaava ohjaaja. Jokaisessa toimipisteessä on nimetyt sote-koulutetut vastuutyöntekijät. Ohjaajan työtehtäviin kuuluu vammaispalveluiden ja työllisyyspalveluiden asiakkaiden ohjaaminen ja valmentaminen työnteossa ja työpisteen arjen sujuvuudesta huolehtiminen. 
Henkilöstön riittävyyden varmistaminen: Ohjaajat, työvalmentajat ja vastaava ohjaaja sijaistavat tarvittaessa toinen toistaan ja henkilöstö liikkuu tarvittaessa yksiköstä toiseen. Poissaolojen myöntämisessä käytetään harkintaa ja rekrytoinnit käynnistetään viipymättä tarpeen tullessa tietoon.
Suurin osa Luotsaamon asiakkaista on palkkasuhteisissa työtehtävissä. Henkilöstön riittävyys varmistetaan hyvällä henkilöstösuunnittelulla ja ennakoinnilla. 
Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi: Henkilöstö siirtyy tarvittaessa toimipisteiden välillä. Palkkasuhteisilla työntekijöillä on valmius työskennellä yksiköissä lyhyempiä aikoja myös ilman ohjausta ja tällöin akuuteissa asioissa tukea voi saada puhelimitse tai kääntyä hoivan henkilöstön puoleen. Tilanne saattaa johtaa palvelun tuotannon heikkenemiseen, mutta asiakastyöntekijöiden turvallisuus ei vaarannu. 

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö: yksikössä ei toteuteta asiakkaiden lääkehoitoa
Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: lääkehoitosuunnitelmaa ei ole
Sosiaalihuollon palveluasumisen yksikössä (toimintayksikössä) käytössä olevan rajatun lääkevaraston rekisteröintipäivämäärä ja vastuuhenkilön nimi: lääkevarastoa ei ole
Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen: Luotsaamossa ei ole käytössä lääkinnällisiä laitteita. Työntekijät ja asiakkaat vastaavat itse omista tarvikkeistaan kuten esimerkiksi diabeteksen hoitoon tarvittavista laitteista ja välineistä.  
Toimintayksikön nimetty laitevastaava: Laitevastaava ei ole

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa: 
Työvalmennus Luotsaamon toiminnan tilat sijaitsevat Myyrmäen, Simonkylän, Korson ja Hämeenkylän vanhustenkeskuksessa, Malminiityn asumis- ja toimintakeskuksessa sekä Koivukylän hoivakodissa. Toiminta tapahtuu pesulatiloissa, vammaisten päivätoiminnan tiloissa ja vanhusten asuinkerroksissa. 
Sekä asiakkaat että ohjaajat käyttävät kaikkia tiloja. Yhteisiä tiloja ovat myös ruokasali, aula ja pukuhuone/wc:t.  
Lisäksi Malminniityssä, Myyrmäessä ja Simonkylässä ohjaajilla on oma toimistotila. Korsossa, Hämeenkylässä ja Koivukylässä omaa toimistotilaa ei ole. 
Työntekijät huolehtivat itse pesuloiden tilojen siivouksesta.  
Kiinteistöhuolto tarkistaa palo- ja pelastusvälineistön toimivuuden säännöllisesti. Kiinteistöhuollon tehtävä on säännöllisesti tarkistaa kiinteistö ja piha-alueet. Tarvittaessa ilmoitamme kaikki kiinteistön ja piha-alueen korjausta vaativat toimenpiteet huollosta vastaavalle taholle puhelimitse tai sähköisesti. 
Palo- ja pelastusviranomaiset edellyttävät ajantasaisen palo- ja pelastussuunnitelman laatimista, ja ilmoitusta palo- ja muista onnettomuusriskeistä pelastusviranomaisille. Luotsaamon vakanssipohjainen henkilöstö ja yksikön esihenkilö päivittävät palo- ja pelastussuunnitelman vuosittain yhteistyössä hoiva-asumisen kanssa.  
Henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuudesta huolehditaan erilaisilla kulunvalvonta järjestelmillä. Luotsaamon vakanssipohjaisilla työntekijöillä on käytössään Nepton- työajanseurantajärjestelmä. Lisäksi monissa vanhustenkeskuksissa on sähköiset avaimet, joiden avulla voidaan tarvittaessa seurata työntekijöiden liikkumista talossa. 
Ohjaajilla on käytössä älypuhelimet ja kannettava työasema. Lisäksi kaikissa toimipisteissä on puhelimet päivystäjäkäytössä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella käytössä on Apotti potilas- ja asiakastietojärjestelmää, johon kirjataan pääsääntöisesti kaikki asiakkaisiin liittyvä tieto (päivittäiskirjaus, arvioinnit, urasuunnitelmat ym.).

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen: Sisäinen tarkastus tulossa 12/2024 (4.12.24)
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot: Ei tiedossa olevia huomautuksia tai epäkohtia
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Laitteiden käytössä hyvä perehdyttäminen ja selkeät kuvalliset ohjeet. Pakolliset tietoturvakoulutukset. 
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt: Epäkohdan havaitessa soitto kiinteistön huoltoon
Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat: Kiinteistön omistajan ja Tilakeskuksen vastuulla
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen: Huollot tilataan laitevalmistajalta tai huoltomieheltä. Kannettavat tietokoneet ja kopiokoneet ovat Leasing-laitteita. Pesukoneiden ja kuivausrumpujen huollosta vastaa kilpailutettu sopimustoimittaja.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: Apotti
Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: Henkilöstölle on olemassa Apotti koulutuksia, Apotti tukihenkilöt käyvät tukihenkilö tapaamisissa ja tuovat tietoa muulle henkilöstölle. Kirjaamisesta keskustellaan työpaikka kokouksissa. Esihenkilö seuraa asianmukaisen kirjaamisen toteutumista. 
Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö: Käytössä koko organisaatiota koskeva tietoturvasuunnitelma, julkaisu syksyllä 2024.
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Hyvinvointialue tai muu palvelujen järjestämisestä vastuussa oleva viranomainen on tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, ja sen lukuun toimiva palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä.
Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: Häiriöistä tehdään tikettejä Vakka –portaaliin.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Ei vaikuta toimintaan.
Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: Käytössä ainoastaan kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet. Ohjeita niiden käyttöön saatavissa organisaation IT-asiakastuesta. 
Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: Tukea organisaation IT-tuesta
Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: Asiakkailla on mahdollisuus saada tukea ja neuvontaa.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja: Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä vastaava johtaja on toimialajohtaja/palvelualuejohtaja toimialalta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Veera Välitalo, tietosuojavastaava(at)vakehyva.fi
Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt: Työvalmennus Luotsaamossa on käytössä Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmä, josta löytyvät kaikki asiakastiedot. Asiakastyön kirjaaminen on jokaisen ammattilaisen vastuulla. Kirjaamisvelvoite alkaa, kun toimintayksikkö on saanut tiedon henkilön mahdollisesta palvelun tarpeesta ja alkanut toteuttamaan palvelua.  Kirjaamisvelvoitteesta on säädetty laissa ja kirjaamisella varmistetaan sekä asiakkaan että henkilöstön oikeusturva. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on jokaisen ammattihenkilön vastuulla ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaista ja riittävää.  
Esimies hakee henkilöstölleen oikeudet Apotti- järjestelmään työroolin mukaisesti Sote-ammattikorttia tai -henkilöstökorttia käyttäen. Henkilöstö käy Apotti-peruskoulutukset ja oman työroolinsa mukaiset lisäkoulutukset. Apotti tukihenkilö vastaa uuden työntekijän alkuperehdytyksestä. Kirjaaminen tapahtuu työ- ja päivätoiminnan tekemien laatukriteereiden mukaisesti. Kirjaaminen on päivittäistä. Opiskelijoiden kirjaamista valvoo opiskelijalle nimetty ohjaaja.  
Kaikille uusille asiakkaille on laadittu salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä koskeva seloste. 
Tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt: 
Henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. 
Tietosuoja-asioita ohjaa tietosuojalaki. Henkilöstölle on annettu kirjallinen ohjeistus, jotka he ovat allekirjoittaneet. 
Kaikki asiakastiedot ja paperit säilytetään asianmukaisesti lukollisessa kaapissa ja hävitetään asianmukaisesti. 
Vaken työasemat ja puhelimet ovat salasanasuojattuja. Etäkokouksia varten ohjaajilla on käytössään kuulokkeet, jotta asiat eivät kuulu ulkopuolisille henkilöille.   
Tietosuojaan liittyvät asiat sisältyvät perehdytykseen. Hyvinvointialue järjestää aiheeseen liittyvää koulutusta ja perehdytystä. Kaikki vakanssipohjaiset työntekijät ovat käyneet hyvinvointialueen kaikille työntekijöille tarkoitetut tietosuojakoulutukset (3 kpl) ja tehneet tietosuojatestin.  Koulutukset on uusittava vuosittain. 
Tietoturvaohjeistukset löytyvät perehdytyskansioista ja kaikki hyvinvointialueen tietosuojaohjeistukset löytyvät Intrasta.

Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot 
Tietosuojavastaava: Veera Välitalo, tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Kysymykset tietoturvaan liittyen: tietoturva@vakehyva.fi.  
 

Palvelun saatavuuden määräajat: Jonoja palveluun ei ole. Asiakkaat hakevat palveluun Työvalmennus Virtaamon kautta lähetteellä tai valmennustalojen työvalmentajan kautta. 
Asiakkaiden ja potilaiden fyysisen, psyykkisen, kognitiivisen ja sosiaalisen toimintakyvyn edistäminen ja seuranta: Asiakkaille tehdään URAsuunnitelma ja asiakkaan tavoitteiden etenemistä seurataan. Huomiot kirjataan Apottiin.
Palveluyksikön ruokahuollon järjestäminen: Asiakkaat vastaavat itse ravitsemuksestaan. Palkkatyöntekijöistä osa ruokailee joutuisasti työn ohessa ja osa on valinnut omakustanteisen 30 minuutin työaikaan kuulumattoman ruokatauon. Lisäksi työpäivään kuuluu työaikaan sisältyvä 10 minuutin kahvitauko.  
Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen:  Toimipisteiden siivouksesta vastaa SOL. Pyykkihuoltoa Luotsaamo tuottaa kaikissa toimipisteissään pesten yksikössä syntyvän palvelutyöntekijöiden ja hoitajien työvaatepyykin, sekä sopimuksen mukaan vanhusten hoiva-asumisesta syntyvän liinavaatepyykin, sekä asukasvaatteet. Luotsaamon toimipisteet pesevät myös satunnaisesti vanhusten päivätoiminnassa, kotihoidossa tai vammaisten päivätoiminnassa syntyvää pyykkiä. 
Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: Töihin tullaan vain terveinä, Työssä käytetään suojavälineitä ja desinfiointiaineita erillisten ohjeistusten mukaan. Tarvittaessa konsultoidaan organisaation hygieniahoitajaa. 
Työvalmennus Luotsaamo ohjaa ja valvoo asiakkaiden henkilökohtaisen hygieniatason toteutumista työpaikalla, ja lisäksi infektioiden ja muiden tarttuvien sairauksien leviämisen ehkäisemisestä. 
Yksikön siivous ja pyykkihuolto ovat tärkeä osa-alue yleisen hygieniatason ja infektioiden leviämisen torjumisessa. THL on julkaissut ohjeen infektioiden torjunnasta pitkäaikaishoidossa ja -hoivassa (Ohje 2/2020). 
Luotsaamossa noudatetaan tartuntatautien ehkäisyyn liittyviä ohjeistuksia. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hygieniahoitajien ja tartuntatautilääkärin kanssa tehdään yhteistyötä. Yksikössämme on nimetty hygieniayhdyshenkilö. 
Vastaamme palveluntuottajana tilojen ja tuotteiden puhtaudesta ja siisteydestä. Yksikön työtehtäviin on laadittu työohjeet ja annettu perehdytys riittävän hygieniatason saavuttamiseksi. Ohjaajat seuraavat päivittäin työnlaatua.                     
Työvaatteet vaihdetaan päivittäin ja tarvittaessa puhtaisiin, sekä käytämme sisätiloissa työskentelyyn soveltuvia työjalkineita. Jätteet käsitellään hygieenisesti ja lajitellaan kunnan ja yksikön ohjeiden mukaisesti. 
Vakituisilla työntekijöillä, sekä avustavien ateriapalveluiden palvelutyöntekijöillä on suoritettuna hygieniapassi.
Työntekijämme ja asiakkaamme perehdytetään työskentelemään aseptisesti, sekä noudattamaan hyvää työhygieniaa. 
Asiakas- ja potilasvarojen ja arvotavaroiden säilyttämisen, käsittelyn ja seurannan käytännöt: Asiakkaille/työntekijöille tarjolla lukollisia säilytyskaappeja toimintayksiköissä vaihdellen. Osassa yksiköistä käytössä työvuorokohtaiset kaapit. 
Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: Terveyden- ja sairaanhoidosta huolehditaan pääsääntöisesti kotona tai asumisyksikössä. 
Palkkatyösuhteisille työntekijöille tarjotaan lakisääteinen työterveydenhuolto.  
Työtapaturmissa otetaan yhteys esimieheen. Tuetun työtoiminnan- ja kuntouttavan työtoiminnan asiakkaat ja muut ei-työsuhteiset huolehtivat itse omasta terveydenhuollostaan. 
Työntekijät ohjataan sairaustapauksissa kotiin tai terveysasemalle ja pyydetään tarvittaessa sairaslomatodistus.

Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Asiakastieto kulkee Apotin välityksellä sekä moniammatillisissa neuvotteluissa. 
Sosiaalipalveluissa asiakkaiden suunhoitoa, kiireetöntä sairaanhoitoa ja kiireellistä sairaanhoitoa sekä äkillistä kuolemantapausta koskevien ohjeiden noudattaminen: Asiakas ohjataan kunnallisiin terveydenhoidon palveluihin. Hyödynnetään yleistä hätänumeroa.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen: 
Asiakkaan hakiessa palveluun yhteistyötä tehdään työvalmennus Virtaamon työvalmentajien sekä valmennustalojen työvalmentajien kanssa. 
Palvelutarpeen arvioinnin tekee vammaisten asiakasohjaus, joka pyytää tarvittaessa Luotsaamon työntekijän mukaan prosessiin. Myös Luotsaamosta voidaan pyytää palvelutarpeen arviointia asiakkaalle. 
Palvelun tarvetta arvioidaan yhdessä asiakkaan ja Virtaamon työvalmennuksen kanssa. Jatkuvaa arviointia tehdään tarpeen mukaan viikoittain pidettävässä tiimipalaverissa. 
Arvioinnin lähtökohtana on henkilön oma näkemys voimavaroistaan ja niiden vahvistamisesta sekä ohjaajien ja työvalmentajan ammatillinen näkemys työnteosta. 
Työtaitojen selvittämisessä huomion kohteena ovat toimintakyvyn palauttaminen, ylläpitäminen ja edistäminen sekä kuntoutumisen mahdollisuudet. Työtaitojen arviointi kattaa kaikki toimintakyvyn ulottuvuudet, joita ovat fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen ja kognitiivinen toimintakyky. Tuen tarve työssä kirjataan Apotti-järjestelmään.   
Asiakas ilmaisee tuen tarpeensa työhaastattelussa, jonka pohjalta hänen kanssaan suunnitellaan tulevat työtehtävät ja tukitoimet. Asiakas on myös mukana yhdessä tehtävissä väliarvioinneissa, joiden pohjalta tehdään urasuunnitelma. Asiakkaan lähiverkostoa kutsutaan mukaan tapaamisiin asiakkaan omien toiveiden mukaisesti. 
Sosiaalihuollon asiakas saattaa tarvita useita palveluja yhtäaikaisesti. Jotta palvelukokonaisuudesta muodostuisi asiakkaan kannalta toimiva ja hänen tarpeitaan vastaava, vaaditaan palvelunantajien välistä yhteistyötä, jossa erityisen tärkeää on tiedonkulku eri toimijoiden välillä. Luotsaamo toimii aktiivisesti yhteistyössä asiakkaan verkostojen kanssa. Yhteistyö ja tiedonkulku toteutetaan pääsääntöisesti Apotissa. Lisäksi yhteistyötä tehdään puhelimitse, sähköpostitse sekä yhteistyöpalavereissa. Luotsaamo vastaa oman palvelunsa osalta sisältö-, laatu- ja asiakasturvallisuusvaatimuksista.

Omatyöntekijän nimeäminen: Asiakkaille on nimetty omat vastuutyöntekijät, jotka vastaavat asiakkaiden urasuunnitelmaan kirjattujen tavoitteiden toteutumisesta. Asiakkaiden tavoitteet ja toimintamallit ovat vastuuohjaajan tiedossa ja muun henkilöstön löydettävissä Apotissa. Niitä käydään läpi työyhteisöpalavereissa ja koko ajan arjessa.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen: Asiakas on mahdollisuuksien mukaan mukana kirjaamisessa, hänellä on oikeus lukea itsestään tehtyjä kirjauksia ja häntä tiedotetaan tästä oikeudesta.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suullisella (vain itselle) tai kirjallisella suostumuksella (itselle ja sivullisille) tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Sivullisia ovat kaikki henkilöt, joilla ei työtehtäviensä puolesta ole oikeutta käsitellä asiakkaan tietoja, myös asiakkaan läheiset. Henkilöllisyys tulee aina tarkistaa tietoja luovutettaessa.  
Mikäli asiakas pyytää tietojaan nähtäväksi suullisesti, tulostamisen sijaan ne näytetään hänelle. Asiakkaalla on myös oikeus saada kopiot omista asiakaskertomustiedoistaan esim. henkilökohtaista käyttöä, yksityislääkäriä, vakuutusyhtiötä tai viranomaisia varten. Tällöin asiakas täyttää ja allekirjoittaa potilaskertomustietojen kopiopyyntö -lomakkeen ja toimittaa sen suoraan yksikköön tai Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon. Samojen tietojen pyytäminen on maksutonta kerran vuodessa. Yksikkö tulostaa tällöin tietojen luovutus -navigaattoria käyttämällä asiakkaan haluamat paperit. Tietojen luovutukseen tulee käyttää Apotin tietojen luovuttamiseen tarkoitettua työkalua, joka ohjaa kaikkien vaadittavien tietojen merkitsemiseen ja luovutuksesta tehdyt tiedot ovat tarvittaessa löydettävissä oikeasta paikasta. Tietojen näyttäminen asiakkaalle (tulostuksen sijaan), kirjataan aina myös. Kirjauksesta on käytävä ilmi aina seuraavat tiedot, kun tietoja on luovutettu: mitä tietoja on luovutettu, kenelle tiedot on luovutettu, milloin tiedot on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut, luovutuksen perusteena oleva säännös tai suostumusta koskevat tiedot sekä käyttötarkoitus, johon tiedot on luovutettu.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan: 
Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava hänen ihmisarvoaan, vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioittaen. Tosiasialliseen hoitoon ja palveluun liittyvät päätökset tehdään ja toteutetaan asiakkaan ollessa palvelujen piirissä.  
Mikäli asiakas ei ole tyytyväinen saamaansa palveluun, palautetta kannattaa antaa ensisijaisesti keskustelemalla asiasta siinä yksikössä, jota palaute koskee. Näin palaute menee nopeasti ja suoraan oikealle henkilölle. Usein asiat myös selviävät parhaiten keskustelun avulla. Jos asia ei ratkea, asiakas voi ottaa yhteyttä kyseisen yksikön esimieheen tai palvelupäällikköön. 
Luotsaamossa kiinnitetään huomiota ja tarvittaessa reagoidaan epäasialliseen tai loukkaavaan käytökseen asiakasta kohtaan. 
Asiakkaiden kohtaaminen ja kohtelu tapahtuu ammatillisesti, niissäkin tilanteissa, joissa mielipiteet ovat eroavaisia. Ammatillisuuteen kuuluu ystävällinen, kuntouttava ja yksilökeskeinen työote, joka tukee asiakkaiden työhyvinvointia.  
Mikäli asiakas kokee tulleensa huonosti kohdelluksi, asiaa on selvitettävä viipymättä. Ohjaaja keskustelee asiasta asiakkaan kanssa ja tarvittaessa kutsutaan esimies tai muut asianosaiset mukaan.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista: Asiakas voi olla yhteydessä esimieheen myös itse tilanteissa, jossa kokee epäasiallista kohtelua. Jos asiakas kokee, että asia ei tule selvitetyksi, hänet ohjataan ottamaan yhteys tarvittaessa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen potilas- ja asiakasvastaavaan.  Palvelutyöntekijät voivat olla yhteydessä myös omien liittojensa luottamusmiehiin ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työsuojeluun.   
Henkilökunnan perehdytykseen kuuluu ammatillisuus ja vastuullinen työkäyttäytyminen. Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa ja puuttua, jos he havaitsevat epäasiallista kohtelua. 
Asiakkaan ja potilaan lakisääteisten palvelua koskevien suunnitelmien (esimerkiksi asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelman) laadinnan, seurannan, toteuttamisen ja päivittämisen menettelytavat: Asiakkaalle tehdään Urasuunnitelma 3 kuukauden sisällä palvelun aloittamisesta. Suunnitelmaa päivitetään vuosittain tai tarpeen mukaan. Suunnitelmassa on kirjattuna asiakkaan henkilökohtaiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan ja kirjataan päivittäin Apottiin.  
Urasuunnitelmalla tuetaan ja edistetään asiakkaan itsenäistä suoriutumista työelämässä. Siihen kirjataan asiakkaan kanssa yhdessä hänen työvalmennukseensa liittyvät tarpeensa, tavoitteensa työlle ja keinot niiden saavuttamiseen. Urasuunnitelma toimii päivittäiskirjauksen pohjana. Asiakkaan tavoitteita seurataan ja niiden toteutuminen kirjataan suunnitelmaan yhdessä asiakkaan kanssa. Urasuunnitelmaa tehdessä huomioidaan asiakkaan itsemääräämisoikeuden toteutuminen. Asiakas hyväksyy suunnitelman omalla allekirjoituksellaan. Suunnitelma on tarkistettava tarvittaessa, kuitenkin vähintään vuoden välein.  
Esimies huolehtii, että toiminta on tavoitteiden ja suunnitelmien mukaista.

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen: Työvalmennus Luotsaamon asiakkuus on vapaaehtoista. Palveluun tullessaan asiakas sitoutuu noudattamaan työpaikan sääntöjä ja suostuu siihen, että hänestä tehdään päivittäiskirjauksia Apottiin. Palvelua toteutetaan lähtökohtaisesti rajoittamatta henkilön itsemääräämisoikeutta. 
Asiakkaiden itsemääräämisoikeutta vahvistetaan ja heidän itsenäistä suoriutumistansa ja omaan elämään vaikuttamista ja osallisuutta tuetaan. Itsemääräämisoikeus huomioidaan koko ajan toiminnassa. Asiakkaiden yksityisyyttä kunnioitetaan ja heidän yksilölliset tarpeensa huomioidaan.
Työvalmennus Luotsaamossa on käytössä Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmä ja palvelussa toteutetaan päivittäiskirjausta. Asiakas voi halutessaan seurata palvelussa itsestään tehtyjä kirjauksia Maisa-portaalin kautta, tai pyytää kirjaukset nähtäväkseen. Tietosuoja-asetuksen mukaan asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat tiedot.

Palveluyksikön asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laaditut suunnitelmat ja ohjeet sekä niistä vastaava henkilö: Luotsaamossa suunnitelma itsenäisen suoriutumisen ja itsemääräämisoikeuden tukemisesta (IMO-suunnitelma) tehdään kaikille kehitysvammahuollon asiakkaille, ellei sitä ole tehty työvalmennus Virtaamossa.

Asiakkaan ja potilaan itsemääräämisoikeuden rajoittamista koskevat periaatteet ja rajoitusten konkreettiset menettelytavat: 
Työvalmennus Luotsaamossa ei ole lupaa toteuttaa rajoitustoimenpiteitä. Jos rajoitustoimenpiteisiin joudutaan turvautumaan, on niille oltava laissa säädetty peruste ja sosiaalihuollossa itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa ainoastaan silloin, kun asiakkaan tai muiden henkilöiden terveys tai turvallisuus uhkaa vaarantua. Tällöin kyse on itsepuolustuksesta ja paikalle tulee kutsua poliisi. Tällöin palvelu myös päättyy.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.
Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot:
sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Asiakkaat voivat antaa palauteta työntekijöille ja esihenkilölle suoraan suullisesti ja sähköpostilla. Lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on käytössä myös QPro -palaute järjestelmä.
Palautteen vastaanottamista tapahtuu jatkuvasti luonnollisena osana työntekoa.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä: Asiakkailta saatu palaute käsitellään tiimikokouksissa. Palaute huomioidaan toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. 
Palautetta kerätään myös asiakastyytyväisyyskyselyllä, joita pyritään toteuttamaan vuosittain. Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset käsitellään ohjaajien kesken palaverissa ja tuloksista keskustellaan asiakkaiden kanssa asiakastiimeissä. 

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa: Muistutuksen kohteena olevan yksikön esimies, joka vastaa muistutukseen kirjallisesti noin neljän viikon kuluessa.  
Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat
Palvelun laatuun tai saamaansa kohteluun tyytymättömällä asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus toimintayksikön vastuuhenkilölle tai johtavalle viranhaltijalle. Myös asiakkaan omainen tai muu läheinen voi tehdä muistutuksen potilaan puolesta. Tällöin muistutuksen tekijä tarvitsee asiakkaalta kirjallisen luvan asian käsittelyyn. Tätä varten muistutuslomakkeessa on kohta potilaan suostumukselle.  
Muistutuksen voi tehdä täyttämällä muistutuslomake tai kirjoittamalla muistutus vapaamuotoisesti. Muistutuksessa tulee kertoa yksityiskohtaisesti, mihin ollaan tyytymättömiä palvelussa.  
Muistutus lähetetään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@vakehyva.fi. Asiakirjoja voi toimittaa myös Vantaa-infoihin Tikkurilassa, Myyrmäessä ja Korsossa.  
Muistutuksista ilmi tulleiden epäkohtien tai puutteiden huomioon ottaminen:
Mikäli toiminnassa on ollut moitittavaa, ryhdytään kehittämistoimenpiteisiin asian korjaamiseksi.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu: Omavalvontasuunnitelma laaditaan toimintayksikön/palvelusta vastaavan esimiehen ja henkilökunnan yhteistyönä. Omavalvonnan eri osa-alueilla voi olla myös omat vastuuhenkilöt.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: Omavalvontasuunnitelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja/tai kun toiminnassa tapahtuu muutoksia laatuun tai turvallisuuteen liittyen. Omavalvonnan seurantaa tehdään neljä kertaa vuodessa. Ajan tasalla olevan omavalvontasuunnitelman pitää olla julkisesti nähtävänä yksikössä siten, että asiakkaat, omaiset ja omavalvonnasta kiinnostuneet voivat helposti ja ilman erillistä pyyntöä tutustua siihen. Omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävillä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nettisivuilla.

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset): 
12.11.2024 Jenni Autio&Kim Lautamo, Omavalvontasuunnitelman uuden pohjan käyttöönotto ja tietojen siirtäminen, sekä tarkistaminen.
14.11.2024 Kim Lautamo, Omavalvontasuunnitelman täydentäminen, sekä tarkistaminen. Omalavontasuunnitelman lähettäminen verkkosivuille julkaisemista varten.

31.3.2025 Kim Lautamo. Päivitetty muutokset palvelutuotannossa. Ateriapalvelut ja laitoshuolto poistuneet valikoimasta. 

25.06.2025 Kim Lautamo. Päivitetty asiakas- ja työntekijämääriä, niissä tapahtuneiden muutosten johdosta.

22.9.2025 Jenni Autio: Päivitetty muutokset yksikön esihenkilötiedoissa, työntekijämäärissä, sekä toiminnanohjaaja nimike vastaavaksi ohjaajaksi. 

Toimintayksikön esihenkilö Pirjo Sjölund
pirjo.sjolund@vakehyva.fi 
p. 043 825 9139