Omavalvontasuunnitelma Kanniston hammashoitola

Palveluntuottaja: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Y-tunnus: 3221356–1
Käyntiosoite: Pakkalankuja 5 VANTAA
Postiosoite: PL 552 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Puhelin: vaihde 09-419191 (ma-pe klo 8–17)
Palvelualueen nimi: Suun terveydenhuollon palvelujen palvelualue

Palveluyksikköön kuuluvat palvelupisteet/etäpalvelut ja yhteystiedot:
Läntinen tehtäväalue:
Läntinen palveluyksikkö; Kanniston hammashoitola (Kenraalintie 6, 01700 Vantaa), Katriinan sairaalan hammashoitola (Katriinankuja 4, 01760 Vantaa), Kivistön hammashoitola (Vantaankoskentie 69, 2. krs, 01700 Vantaa), Martinlaakson koulun hammashoitola (Martinlaaksonpolku 9, 01620 Vantaa), Ylästön hammashoitola (Ollaksentie 29, 01690 Vantaa)

Vastuuhenkilön/-henkilöiden nimi/nimet, tehtävät ja yhteystiedot:
Palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi, helena.salusjarvi-juopperi@vakehyva.fi, p. 0407164822
Läntinen tehtäväalue; tehtäväaluepäällikkö, johtava ylihammaslääkäri Laura Seppälä, laura.seppala@vakehyva.fi, p. 0503122054
Läntinen palveluyksikkö; vastaava hammaslääkäri Leena Lönnrot, leena.lonnrot@vakehyva.fi, p. 0406104113 ja osastonhoitaja Marianne Mustanoja, marianne.mustanoja@vakehyva.fi, p. 0404829960
 

Palveluyksikön toiminta-ajatus (palvelut, asiakas- ja potilasryhmä sekä määrä):
Suun terveydenhuolto tarjoaa palveluja alueensa asukkaille sekä heille, jotka ovat valinnanvapauden puitteissa valinneet hyvinvointialueen palveluntuottajakseen.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen suun terveydenhuollon palvelujen palvelualue edistää hyvinvointialueen asukkaiden suun terveyttä ja hyvinvointia ennaltaehkäisemällä ja hoitamalla suun sairauksia. 
Palvelualue tuottaa kiireellisen ja kiireettömän suun perushoidon, perustason erikoishammashoidon sekä suun terveyden edistämiseen liittyvät palvelut. Hoitoon pääsy ja sen kiireellisyys määräytyvät suun terveydenhuollon ammattilaisen tekemän hoidontarpeen arvion mukaan. Yli 18-vuotiaalta peritään hoidosta asiakasmaksuasetuksen mukaiset kustannukset.  
Suun terveydenhuollon palvelualue jakautuu läntiseen, keskiseen ja pohjoiseen tehtäväalueeseen. Tehtäväalueet muodostuvat kuudesta alueellisesta perushoitoa sekä yhdestä erikoishoitoa ja oikomishoitoa tuottavasta yksiköstä. Hyvinvointialueella toimii 22 hammashoitolaa sekä lisäksi palveluja tarjotaan autohoitolassa, siirrettävillä pop up-hoitoyksiköillä ja etävastaanottoina. Palvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona.
Palveluja parannetaan jatkuvan Lean-kehittämisen keinoin tavoitteena palvelujen parempi saatavuus, hyvä asiakastyytyväisyys sekä vetovoimaisuus työnantajana.

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat:
Sopimus Luona Oy:n kanssa kiireellisen suun terveydenhuollon palveluista turvapaikanhakijoille ja tilapäisen suojelun alaisille henkilöille. Tommi Qvick, toimitusjohtaja, tommi.qvick@luona.fi, p. 040 358 0556 ja vastaanottokeskusjohtaja Mari Saari, mari.saari@luona.fi, p. 050 468 0784

Terveyskeskusten toiminnasta säädetään laissa:
·    terveydenhuoltolaki 1326/2010
·    sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaki 612/2021
·    potilaslaki 785/1992
·    laki terveydenhuollon ammattihenkilöstä 559/1994
·    laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 817/2015
·    laki sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä Uudellamaalla 617/2021
·    laki hyvinvointialueesta 611/2021

Alihankintana/ostopalveluna ostetut palvelut ja niiden tuottajat: 
•    VAKEn henkilöstövuokraus on keskitetty ensisijaisesti Seure henkilöstöpalveluihin.
•    Suun terveydenhuollon turvapalvelut hankitaan pääasiassa Securitas turvallisuuspalveluilta
•    Siivouspalvelut ostetaan pääasiassa SOL palveluyritykseltä.

Alihankintana/ostopalveluna tuotettujen palvelujen sisältö-, laatu- sekä asiakas- ja potilasturvallisuusvaatimusten varmistaminen:
Palveluntuottajan on valvottava oman toimintansa ja alihankkijan toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Palveluntuottajan on laadittava palveluyksiköittäin päivittäisen toiminnan laadun, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seurantaa varten omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki palveluyksikössä palveluntuottajan ja sen lukuun tuotetut palvelut. Omavalvontasuunnitelmaan on sisällytettävä kuvaus vaaratapahtumien ilmoitus- ja oppimismenettelystä (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023, 27 §).
Jos palveluntuottajan tai tämän alihankkijan toiminnassa ilmenee epäkohtia tai puutteita, pyydetään asiasta selvitys. Jos kyseessä asiakas- tai potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavista epäkohdista palvelunjärjestäjän on vaadittava niiden välitöntä korjaamista. Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimukset ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa. 
Esimerkiksi puhtauspalvelujen osalta Intrasta löytyy tilaus- sekä reklamaatio-ohjeet puhtauspalvelujen hankinnoille: https://vakehyva.sharepoint.com/sites/intranet-hankinnat/SitePages/Tilaaminen-ja-tilausohjeet.aspx

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta, seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaava henkilö/henkilöt: 
Palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi
Johtava ylihammaslääkäri Laura Seppälä
Johtava ylihammaslääkäri Heli Yli-Knuuttila
Tehtäväaluepäällikkö Maria Broms
Yksikkötasoiset omavalvontasuunnitelmat: yksiköiden lähijohtajat

Palveluille asetetut laatuvaatimukset ja -suositukset:
Suun terveydenhuolto noudattaa hyvinvointialueen laatuvaatimuksia ja –suosituksia sekä strategisia linjauksia. Laatua ohjaavat lisäksi lainsäädäntö ja kansalliset suositukset. Esimerkiksi hoitoon pääsystä (hoitotakuusta) säädetään terveydenhuoltolaissa (Terveydenhuoltolaki 1326/2010) Hoitotakuun määräajat määrittävät osaltaan terveysasemapalveluille asetettuja laatuvaatimuksia.

Luettelo laatua ohjaavista suosituksista:
•    Käypä hoito -suositukset
•    Asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022-2026
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen suosituksia ja ohjeita (STM)
•    Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) suositukset, ohjeet ja neuvontapalvelut terveydenhuollon ammattilaisille 
•    Alueellinen hyvinvointikertomus ja -suunnitelma 
•    Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen osallisuusohjelma 2023-2025 
•    VAKE työohjepankki

Laadunhallinnan toteuttaminen ja laadunhallinnan työkalut ja mittarit:
Suun terveydenhuollolla on useita mittareita laadun ja vaikuttavuuden mittaamiseen. Muun muassa tiedot hoitotakuun toteutumisesta terveydenhuollon palveluissa julkaistaan hyvinvointialueen verkkosivuilla Hoitoon pääsy | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi). Edeltävän kuukauden hoitoon pääsyn tiedot päivitetään kuukauden kuluessa.
Palvelutoimintaa sekä palvelujen saatavuutta, saavutettavuutta ja hoidon jatkuvuutta seurataan useiden seurantamittareiden avulla. Esimerkkinä uusin, pian käyttöönotettava hoidon jatkuvuutta mittaava COCI- (Continuity of Care Index) mittari (Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen talousarvio 2025 ja taloussuunnitelma 2024—2026).
Suun terveydenhuollon palvelutoiminnan seuraamiseksi ja lähijohtamisen tueksi tuotetaan jatkuvaa ajantasaista tietoa. Lähijohtajilla on oikeudet tiedonseurantaan yksikkökohtaisesti. Tietoja käsitellään laajemmin muun muassa aluejohtoryhmissä.
Hyvinvointialueelle rakennettu tietoallaskokonaisuus tulee mahdollistamaan entistä paremman analytiikan, tietojen yhdistelemisen sekä jatkuvan automaattisen tilannekuvaraportoinnin.

Palveluyksikön johtamisjärjestelmä ja vastuut:
Hyvinvointialueen vastuut laadunhallintaan ja johtamiseen liittyen on kuvattu tarkemmin Omavalvontaohjelmassa Omavalvontaohjelma 2024_0.pdf (vakehyva.fi) ja hallintosäännössä. Kokonaisvastuu laadunhallinnasta on toimialajohtajalla. Palvelualuejohtaja ja tehtäväaluepäällikkö sekä lähijohtajat vastaavat osaltaan laadun toteutumisesta. Tämän lisäksi jokainen yksikön työntekijä vastaa työnsä laadusta.
 

5.1.    Riskienhallinnan vastuut, ohjeet sekä suunnitelmat

Palveluyksikön toimintojen riskienhallinnasta vastaava ja käytännön organisointi: 
Lähijohtajalla on päävastuu riskienhallinnasta toimintayksikössä. Riskienhallinnassa laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa. Riskienhallintaan kuuluu suunnitelmallinen toiminta epäkohtien ja todettujen riskien poistamiseksi tai minimoimiseksi. Osana riskienhallinnan toimeenpanoa yksikössä toteutuneet haittatapahtumat kirjataan, analysoidaan, raportoidaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet. Yksikön lähijohtajan vastuulla on perehdyttää henkilökunta omavalvonnan periaatteisiin ja toimeenpanoon mukaan lukien henkilökunnalle laissa asetettuun velvollisuuteen ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuutta koskevista epäkohdista ja niiden uhista. Riskienhallinta ja omavalvonta ovat osa joka päivästä arjen työtä palveluissa. Yksikössä on lisäksi määritelty tarkempia eri toimintoihin liittyviä riskienhallinnan vastuutehtäviä esim. lääkehoitovastaava, lääkintälaitevastaava, nämä kuvattu tarkemmin dokumentissa kunkin asiakohdan alla.
Työntekijät osallistuvat turvallisuustason ja -riskien arviointiin, omavalvontasuunnitelman laatimiseen ja turvallisuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Riskienhallinnan luonteeseen kuuluu, ettei työ ole koskaan valmista. Riskienhallinnan edellytyksenä on, että työyhteisössä on avoin ja turvallinen keskusteluilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyviä havaintojaan.
Riskienhallinnan prosessi on käytännössä omavalvonnan toimeenpanon prosessi, jossa riskienhallinta kohdistetaan kaikille omavalvonnan osa-alueille.

Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta vastaava henkilö:
Palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi, helena.salusjarvi-juopperi@vakehyva.fi, p. 0407164822

Henkilöstön riskienhallinnan osaamisen varmistaminen:
Toimintayksikön henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toimintakulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilölaissa säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen.  Myös opiskelijoiden perehdytykseen kiinnitetään huomiota.
Yksikön lähijohtaja toteuttavat yksikön henkilöstön kehityskeskustelut hyvinvointialueen laatiman aikataulun mukaisesti. Kehityskeskusteluiden välineenä käytetään myJopi-sovellusta. MyJopia hyödynnetään myös osaamistarpeiden kartoittamisessa ja koulutussuunnittelussa. 
Yksikkö noudattaa hyvinvointialueen yleistä lääkehoidon suunnitelmaa sekä yksikön lääkehoitosuunnitelmaa. Tarkempi kuvaus tekstiosiossa Lääkehoito. Hyvinvointialueen Intranet sivuilla on henkilöstölle useita ohjeita ja koulutuslinkkejä lääkehoidon osaamisen kehittämiseen.  
Yleinen koulutussuunnitelma ja -ohjelma on hyvinvointialuetasoinen. Tarkemmat koulutussuunnitelmat, toimialan, palvelualueen sekä yksiköiden osaamisen kehittämisen tarpeet täydennetään vuosittain.

Luettelo Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetasoisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
·    Sosiaali- ja terveyspalvelujen omavalvontaohjelma
·    Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen omavalvontaohjelma
·    Asiakas- ja potilasturvallisuussuunnitelma
·    Suun terveydenhuollon hygieniasuunnitelma
·    Lääkehoitosuunnitelma
·    Laitevastaavan käsikirja ja laiterekisteri
·    Tartuntatautien ja infektioiden torjunnan ohjeet
·    Vakavien vaaratapahtumien tutkinnan ohjeet
·    Turvallisuuden ja varautumisen ohjeet
·    Valmiussuunnitelma
·    Tietoturvasuunnitelma
·    Tietosuoja- ja tietoturvaohjeistukset
·    Työturvallisuuden ja työsuojelun ohjeet
·    Meillä töissä – käsikirja 
·    Osallisuusohjelma ja suunnitelmat
·    Alueellinen hyvinvointikertomus ja suunnitelma
·    Kaksikielisyysohjelma

Luettelo yksikkökohtaisista riskienhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista:
·    Riskien arviointi (työolojen arviointi, asiakasturvallisuus, ympäristö), päivitysaika: 4/2025 
·    Palo- ja pelastussuunnitelma (sis. poistumisturvallisuusselvitys), päivitysaika: 2/2024 
·    Valmius- ja varautumissuunnitelma, päivitysaika: Suun terveydenhuollon valmius- ja varautumissuunnitelma päivitettävänä (tilanne 10/2024)
·    Perehdytyssuunnitelma, päivitysaika: 
     o    Lähijohtajien perehdytys Noheva, julkaistu 2023 
     o    Hoitajien perehdytys Noheva, julkaistu 2023, Suun terveydenhuollon perehdytyslista 2024 
     o    Lääkäreiden perehdytys: 6/2025
·    Lääkehoitosuunnitelma, päivitysaika: 2025
·    Työolojen arviointi, päivitetty: syyskuu 2024 
·    Kiinteistöön liittyvät ongelmatilanteet: VTK/Vantti

5.2.    Riskienhallinnan keinot, epäkohtien käsittely ja raportointi

Riskienhallinnan järjestelmät ja kirjaaminen:
•    HaiPro on asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavien tapahtumien raportointimenettelyyn käytössä oleva ilmoitusjärjestelmä. Kaikista asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista tulee tehdä ilmoitus HaiPro-järjestelmään, joka löytyy intran etusivulta.
•    HaiPron kautta tapahtuu myös vakavan vaaratapahtuman tutkinta.
•    Asiakkaat ja potilaat voivat ilmoittaa vaaratapahtumista ja läheltä piti -tilanteista sähköisesti HaiPro-järjestelmän kautta.
•    WPro on ilmoitusjärjestelmä työturvallisuusilmoituksille. Ilmoitusjärjestelmä löytyy intran etusivulta. 
•    Väärinkäytösilmoitus, ns. whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin väärinkäytösilmoituskanavan kautta voi ilmoittaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä tai toiminnasta, joka ei noudata eettisiä periaatteita. Lomake löytyy intrasta sekä VAKEn internetsivuilta. 

Epäkohtien ja vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty ohje haittatapahtumien, läheltä piti -tilanteiden ja vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn.
Henkilökunta kirjaa haittatapahtuman HaiPro/SPro järjestelmään. Lähijohtaja jäsentää tiedot tapahtumasta ilmoittajan kirjoittaman kuvauksen perusteella. Ilmoituksista kertyvän tiedon avulla suunnitellaan tarvittavia kehittämistoimia, joilla estetään samantyyppisten tapahtumien syntymistä ja parannetaan yleisesti toiminnan turvallisuutta. Tapahtumasta puhutaan työyhteisössä yleisellä tasolla. Käydään avoin yhteinen keskustelu siitä, mitä on voinut tai täytynyt tapahtua. Käsittely kehittää kyvykkyyttä vastata yllättäviin tilanteisiin jatkossa. Ilmoitus on arvokas palaute, joka auttaa kaikkia toimimaan entistä paremmin ja sujuvammin. Vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn on erillinen ohje.
Haittatapahtuman ilmoittamiseen liittyvät käytänteet käsitellään yksikössä säännöllisesti, jotta työntekijät ovat tietoisia ohjeistuksesta ja ilmoitusten merkityksestä. 
Riskienhallinnan prosessissa sovitaan todettujen haittatapahtumien ja epäkohtien korjaamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Muutosta vaativien laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi. Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset omavalvonnan seuranta-asiakirjaan. 
Haittailmoituksien perusteella tehdyt korjaavat toimenpiteet käsitellään säännöllisesti yksikkökokouksissa ja kirjataan kokousmuistioon.

Vakavan vaaratapahtuman tutkinta: 
Vakava vaaratapatuma on yleensä kuolemaan, vakavaan vammautumiseen tai sairaalahoidon aloittamiseen/sen jatkamiseen johtanut seuraus, jonka taustalla ovat selkeät puutteet turvallisessa toiminnassa. Kun välittömät turvallisuus- ja tukitoimet on vaaratapahtuman sattuessa varmistettu, käynnistetään tapahtuman esiselvitys. Esiselvityksen pohjalta tehdään päätös varsinaisesta tutkinnasta ja sen tarkoitus on systemaattisesti selvittää, miksi tapahtuma sattui, mitä riskejä ja puutteita toiminnassa voidaan tunnistaa, sekä antaa konkreettisia suosituksia puutteiden ja toimintatapojen korjaamiseksi. Tutkinnan tarkoituksena ei ole etsiä tapahtuman syyllistä. Tutkinnan tavoitteena on parantaa turvallisuutta ja pyrkiä estämään vastaavia tapahtumia tulevaisuudessa. Hyvinvointialueen sisäisestä tutkinnasta vastaa vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmä.
Yksikön vakavat vaaratapahtumat, kuolemat ja vakavat vammautumiset tai niihin liittyvät uhat (esim. tulipalot) ilmoitetaan viivytyksettä lähijohtajalle, joka ilmoittaa asian eteenpäin toimialan johdolle, vakavien vaaratapahtumien tutkintaryhmälle sekä turvallisuusyksikölle yhteissähköpostiin turva@vakehyva.fi. Muut vakavat vaaratapahtumat ilmoitetaan eteenpäin viimeistään 48 tunnin kuluttua tai seuraavana arkipäivänä. Lisätietoa vakavista vaaratapahtumista löytyy myöhemmin julkaistavassa vakavien vaaratapahtumien oppaasta.

5.3.    Palveluyksikön keskeiset riskit

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta palveluyksikön toiminnan keskeiset riskit (huomioi työturvallisuus- ja terveydensuojelulait):
Yksikön keskeiset riskit liittyvät asiakas- ja potilasturvallisuusilmoituksissa säännöllisesti esille nousseisiin haittatapahtumiin mm. lääkehoitoon liittyen. Toiminnan keskeiset riskit liittyvät myös tietoturvaan. Työturvallisuusriskit arvioidaan lähijohtajien toimesta yhteistyössä henkilöstön kanssa, tarvittaessa yhteys työsuojeluun tai työterveyshuoltoon. 
Riskejä voivat olla esimerkiksi tietoturvaan liittyvät riskit, hygieniaan ja infektioiden leviämiseen liittyvät riskit, potilaaseen tai työntekijään kohdistuvien tapaturmien mahdollisuus (esimerkiksi putoamiset ja kaatumiset) tai asiakkaalle/potilaalle kuuluvien esineiden rikkoutuminen tai vaurioituminen. Suun terveydenhuollossa myös erilaiset pisto- ja viiltotapaturmat ovat mahdollisia. 
Riskienhallinnassa laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta parannetaan tunnistamalla jo ennalta ne kriittiset työvaiheet, joissa toiminnalle asetettujen vaatimusten ja tavoitteiden toteutuminen on vaarassa.

Käytännön toimet asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvien riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan:
Vaara- ja haittatapahtumien sekä läheltä piti -tilanteiden käsitteleminen yksikössä on kuvattu aiemmin tässä dokumentissa.   Asiakas- ja potilasturvallisuuden riskien ennaltaehkäisyyn ja hallintaan on tarjolla laaja koulutustarjonta, joka sisältää myös pakollisia koulutuksia, esim. kliinisen työn osaamisen kehittämiseen, uhkaaviin tilanteisiin ja tietoturvaan liittyen. Lisäksi huomioidaan mm. valmius- ja varautumiskäytäntöjen säännöllinen läpikäynti. Myös hyvä perehdyttäminen ennaltaehkäisee riskejä.
Omavalvonnan riskienhallinnan toteutumisen varmistus käytännössä ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimuksen ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun/riskienhallinnan toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa.

5.4.    Riskienhallinnan seuranta

Riskienhallinnan ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, kirjaaminen ja tiedottaminen: Riskienhallinnan prosessissa sovitaan todettujen haittatapahtumien ja epäkohtien korjaamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Muutosta vaativien laatupoikkeamien juurisyyt selvitetään ja suunnitellaan tarvittavat toimenpiteet muutoksen aikaansaamiseksi. Lisäksi mm. valmius- ja varautumiskäytänteistä keskustellaan säännöllisesti. Muutokset käytänteissä/säädöksissä päivitetään toimintaohjeisiin. Korjaavista toimenpiteistä tehdään kirjaukset omavalvonnan seuranta-asiakirjaan. 

Valvovien viranomaisten selvityspyyntöjen, ohjauksen ja päätösten käsittely ja huomioiminen palveluyksikön toiminnassa ja sen kehittämisessä: 
Yksikkö käsittelee tiimikokouksessa esimerkiksi valvontakäynneillä esille nostetut huomiot. Samoin käsitellään ja tehdään tarvittavat kehittämistoimet muun muassa AVIn käynnillä huomioiduista seikoista. 
Muistutuksiin ja kanteluihin on hyvinvointialuetasoiset prosessiohjeet, joita yksiköt noudattavat.

Läntinen tehtäväalue 
 

6.1.    Palveluyksikön henkilöstö ja rekrytointi

Henkilöstön määrä ja rakenne:
Koko henkilöstön määrä 331,7
Vakanssit: 
Hammaslääkärit 106,7
Suuhygienistit 48
Hammashoitajat 145
Hammasteknikot 3
Osastonsihteerit 8
Lähijohtajat 17
Palvelualuejohtaja ja tehtäväaluepäälliköt 4
Vaihteleva määrä sijaisia.

Sijaisten käytön periaatteet: 
Vuokratun työvoiman tai toiselta palveluntuottajalta alihankitun työvoiman käyttö ja määrä oman henkilöstön täydentämisessä: 
Suun terveydenhuollossa on pääosin luovuttu vuokrahenkilöstön käytöstä.  

Rekrytointi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen rekrytoinnin periaatteet on linjattu Henkilöstökäsikirjassa.  Suun terveydenhuollon rekrytointiprosessiin osallistuva lähijohtaja noudattaa yhteisiä periaatteita ja kansallisia lakisääteisiä linjauksia. Työnantaja tarkistaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki ja Suosikki - rekisterit).  
Hakijoiden soveltuvuuden arviointi tapahtuu hakemusten vertailun, haastatteluiden sekä tarvittaessa henkilöarvioinnin perusteella. Rekrytointiprosessin tavoitteena on valita avoinna olevaan tehtävään tai virkaan henkilö, jonka on tehtävän tai viran menestyksellisen hoitamisen kannalta kokonaisuutena arvioiden katsottu olevan haki-joista paras.  
Hyvinvointialueen intranetsivustolle on laadittu rekrytoinnin tukimateriaali. Suun terveydenhuolto hyödyntää materiaalia rekrytointiprosessissa. Intranetsivustoilta löytyy tietoa ja ohjeita rekrytointiprosessin eri vaiheisiin, rekrytointijärjestelmän käyttöön ja rekrytointiosaamisen kehittämiseen. Ohjeita ja tukimateriaaleja päivitetään sekä lisätään jatkuvasti.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksien varmistaminen sekä rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä:
Työnantaja tarkistaa terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeuksia koskevat rekisteritiedot terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä (Terhikki - rekisteri).  Rikostaustan selvittäminen lasten, iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskenteleviltä ei koske suun terveydenhuollon palvelujen toimialaa.

6.2.    Henkilöstön osaaminen, perehdyttäminen ja täydennyskoulutus

Toimintayksikön henkilöstö perehdytetään asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan sekä omavalvonnan toteuttamiseen. Sama koskee myös yksikössä työskenteleviä opiskelijoita ja paluun jälkeen pitkään tehtävistä poissaolleita. Johtamisen ja koulutuksen merkitys korostuu, kun työyhteisö omaksuu uudenlaista toiminta­kulttuuria mm. itsemääräämisoikeuden tukemisessa tai omavalvonnan suunnittelussa ja toimeenpanossa. Terveydenhuollon ammattihenkilölaissa (Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994) ja Sosiaalihuollon ammattihenkilölaissa (Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 817/2015) säädetään työntekijöiden velvollisuudesta ylläpitää ammatillista osaamistaan ja työnantajien velvollisuudesta mahdollistaa työntekijöiden täydennyskouluttautuminen. Erityisen tärkeä täydennyskoulutuksen osa-alue on henkilökunnan lääkehoito-osaamisen varmistaminen.                         
Yksikkö noudattaa hyvinvointialueen yleistä lääkehoidon suunnitelmaa sekä yksikön lääkehoitosuunnitelmaa. Tarkempi kuvaus luvussa 6.4 Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet. Hyvinvointialueen Intranet sivuilla on henkilöstölle useita ohjeita ja koulutuslinkkejä lääkehoidon osaamisen kehittämiseen.

Henkilöstön perehdytys: 
Terveysasema noudattaa hyvinvointialueen ja terveysasemapalvelujen palvelualueelle yhteisesti laadittuja perehdytyssuunnitelmia. Koko henkilöstöä ja eri henkilöstöryhmiä koskevat perehdytysmateriaali on kuvattu luvussa 5. Omavalvonnan riskienhallinta. Osiossa on maininnat myös mahdollisista yksikkökohtaisista perehdytyssuunnitelmista.
Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja täydennyskoulutus sekä niiden arviointi ja seuranta: Yleinen koulutussuunnitelma ja -ohjelma on hyvinvointialuetasoinen. Lisäksi tarkemmat toimialan ja palvelualueiden ammatillisen osaamisen koulutustarpeet sekä koulutussuunnitelma täydennetään vuosittain. Tämän lisäksi yksiköt voivat tarjota henkilöstölle lisäkoulutusta tarpeiden mukaan.
Tehtäväalueen päällikkö ja yksikön lähijohtajat toteuttavat terveysaseman henkilöstön kehityskeskustelut hyvinvointialueen laatiman aikataulun mukaisesti. Kehityskeskusteluun liitetyn osaamistarvekartoituksen tuloksia hyödynnetään yleisen koulutussuunnitelman ja –ohjelman perustana.

Opiskelijoiden ohjaus, johto ja valvonta:
Hammashoitaja- ja suuhygienistiopiskelijalle on nimetty työpaikkaohjaaja, joka valvoo opiskelijan työskentelyä yksikössä. 
Hammaslääkäri/erikoishammaslääkäri toimii opiskelijan nimettynä ohjaajana, jonka tehtävänä on seurata, ohjata ja valvoa opiskelijan työtä. Esimerkiksi syventävän käytännön harjoittelun ohjaaja osaltaan vastaa harjoittelun tavoitteiden saavuttamismahdollisuuksista, osallistuu opiskelijan harjoittelun seurantaan, osaamisen arviointiin ja antaa palautetta oppimisesta ja harjoittelusuunnitelman toteutumisesta. Henkilökohtaiseen ohjaukseen on varattu erillinen oma ajankohta ja ohjaukseen tulee käyttää vähintään 4h/kk.
Erikoistumiskoulutuksessa olevien osalta erikoishammaslääkäri vastaa erikoistumisen toteutumisesta ja erikoistuvan osaamisen arvioinnista omalta osaltaan. Ohjauksella tuetaan kliinisessä työssä tapahtuvaa tietojen ja taitojen vaiheittaista kehittymistä. Erikoishammaslääkäri havainnoi erikoistujan kehittymistä suhteessa osaamistavoitteisiin ja antaa palautetta oppimisesta. Henkilökohtaiseen ohjaukseen on varattu erillinen oma ajankohta ja ohjaukseen tulee käyttää vähintään 4h/kk.

Palveluyksikön henkilöstöltä kerättävä säännöllinen palaute, sen käsittely ja hyödyntäminen: 
Pulssikyselyn tulokset käsitellään säännöllisesti yksikön tiimikokouksissa.

6.3.    Henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstön riittävyyden varmistaminen:
Suun terveydenhuollossa on käytössä hyvinvointialueella ja tarkemmin terveydenhuollon palvelujen toimialalla määritellyt yhteiset sijaisten käytön periaatteet. Sijaisia käytetään kaikkiin henkilöstövajauksiin äkillisesti. Pitempi aikaisiin sijaisuuksiin pyritään saamaan pysyvä sijainen.
Hyvällä työnantajamaineella pyritään varmistamaan riittävä henkilöstömäärä.

Toimintamallit niitä tilanteita varten, kun henkilöstöä ei ole riittävästi:
Poikkeusoloissa keskitytään kiireelliseen hoitoon ja turvataan välttämätön hoito.

6.4.    Lääkehoito ja lääkinnälliset laitteet

Palveluyksikön lääkehoidon asianmukaisuudesta ja lääkehoitosuunnitelman laatimisesta, toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä vastaava henkilö:
Palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi, helena.salusjarvi-juopperi@vakehyva.fi, p. 0407164822

Lääkehoitosuunnitelman hyväksyjä ja allekirjoittaja: 
Palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi, helena.salusjarvi-juopperi@vakehyva.fi, p. 0407164822

Lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen:
Yksikkö noudattaa lainsäädäntöä sekä hyvinvointialueen yhteisiä linjauksia. Ohjeet ja suositukset hyvinvointialueen intranet sivustolla Lääkintälaiterekisteri. Sivustolla myös koulutuslinkit henkilöstölle.

Toimintayksikön nimetty laitevastaava: 

6.5.    Toimitilat ja välineet

Toiminnassa käytettävät toimitilat, toimintaympäristö, ja välineet sekä niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa:
Suun terveydenhuollolla on 22 hammashoitolaa ja 4 liikuteltavaa pop up -hoitoyksikköä. Tilat koostuvat kaikille avoinna olevasta odotusaulasta, hoitohuoneista sekä henkilöstön taukotilasta. Asiakkaiden yksityisyys huomioidaan kaikissa asiakastilanteissa yksikön eri tiloissa. 
Hyvinvointialueen tilakeskus vastaa toimitiloihin liittyvien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden kuten jätehuolto- ja turvapalveluiden järjestämisestä sekä sisäisten asiakkuuksien hoidosta yhteistyössä hankintapalveluiden ja tietohallinnon kanssa. Tilakeskus seuraa lisäksi toimitilojen terveellisyyttä. Palveluyksikön lähijohtaja voi tehdä ilmoituksen sisäilmaongelmasta. 

Säteilyturvallisuus:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen suun terveydenhuollossa noudatetaan säteilylakia. Säteilyn turvallisesta käytöstä vastaa vastaava hammaslääkäri Leena Lönnrot, joka ohjeistaa muuta henkilökuntaa. Kuvantamiselle on oltava aina hammaslääketieteelliset perusteet, vaikka säteilymäärät ovatkin pieniä ja potilaita altistetaan hammashoidon yhteydessä säteilylle mahdollisimman vähän. Suun terveydenhuollon henkilöstö on velvoitettu osallistumaan säännöllisesti säteilyturvallisuuteen liittyviin täydennyskoulutuksiin ja pitämään kirjaa käymistään koulutuksista. Otettujen kuvien laatua arvioidaan itsearviointina jatkuvasti sekä vuosittain dokumentoidusti. Kaikkiin potilashuoneissa oleviin röntgenlaitteisiin  tehdään säännöllisesti erillisen ohjeistuksen mukaiset laaduntarkastukset ja säteilytestaukset sekä tarvittaessa ja määrävälein huoltotoimenpiteet. Myös kuvien katseluun käytettävät monitorit sekä suojavälineet testataan säännöllisesti erillisen ohjeistuksen mukaisesti.
Säteilyturvallisuuspoikkeamalla tarkoitetaan säteilylain määritelmän mukaan tapahtumaa, jonka seurauksena säteilyturvallisuus vaarantuu tai voi vaarantua. Poikkeamista ilmoitetaan STUK:lle verkkosivujen kautta lomakkeella. Säteilyturvallisuusvastaava tekee vuosi-ilmoituksen säteilyturvallisuudesta. 
Tarkemmin suun terveydenhuollon ohjeita kuvantamiseen löytyy VAKEn intrasta. 

Monialainen yhteistyö:
Tiedonkulku Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisällä on toteutettu sähköisesti potilastietojärjestelmän kautta. Potilastietojärjestelmän kautta voidaan viestiä myös rajoitetusti HUSin ja Helsingin kaupungin välillä muun muassa lähetekäytäntöjen ja potilastietojärjestelmän työkoriviestien avulla. 
Suun terveydenhuolto järjestää säännöllisesti yhteistyöpalavereja palvelusetelin palveluntuottajien kanssa. Palveluntuottaja toimittaa potilasasiakirjat ja röntgenkuvat liitteenä hoitopalautteen kautta (palse.fi- järjestelmässä). Palveluntuottajan tulee kirjata potilasasiakirjaukset röntgenkuvineen potilastietojärjestelmäänsä ja lähettää ne palvelunjärjestäjälle viiden (5) vuorokauden sisällä tapahtumapäivästä tietoturvallisesti, palvelunjärjestäjän ohjeiden mukaisesti. Palveluntuottajan tulee raportoida Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle puolivuosittain tai pyynnöstä tarvittaessa useammin palvelusetelillä tuotettua palvelua koskevista valituksista, muistutuksista, kanteluista, reklamaatioista ja hoitovahinkoilmoituksista. Selvityksestä tulee ilmetä tapahtuneeseen johtaneet syyt sekä niiden seurauksena tehdyt toimenpiteet. 
Suun terveydenhuollon yhteistyö hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi eri sidosryhmien, muun muassa eri toimialojen sekä Vantaan ja Keravan kaupunkien kanssa, on moninaista. Eri yhteistyömuotoja ja tavoitteita on kuvattu tarkemmin muun muassa alueellisessa hyvinvointikertomuksessa ja suunnitelmassa sekä ikäryhmäkohtaisissa hyvinvointisuunnitelmissa. Suun terveydenhuollon palvelualueelta esimerkkeinä mm. hyvinvointimentorointi yhteistyössä Vantaan kaupungin liikuntatoimen kanssa sekä työllisyysalueet.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat päivämäärineen:
Tarkastuksissa ja hyväksynnöissä toimitilojen omavalvonnan kannalta todetut keskeiset havainnot:
Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintakeinot:
Toimitilojen ylläpitoa, huoltoa sekä epäkohtailmoituksia ja tiedonkulkua koskevat menettelyt:
Ohjeet toimitiloihin liittyvään ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoitukseen löytyvät intrasta VAKKA-portaalin ohje toimitila-asioissa (sharepoint.com).
Ohjeet sisäilmaan liittyviin epäkohtiin löytyvät intrasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen toimintamalli sisäilma-asioissa (sharepoint.com).

Palvelutoimintaan käytettävän kiinteistön pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa koskevat toimintamallit, resurssit ja suunnitelmat koordinoi tilakeskus.
Välineiden huolto ja niiden käytön vaatiman koulutuksen järjestäminen:
Suun terveydenhuollon välinehuolto on liikkeenluovutuksella siirretty HUS välinehuollon tehtäväksi.

6.6.    Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Yksikössä käytössä olevat asiakastietojärjestelmät: 
Apotti, Digora, Romexis, Navitas, Facad, Apotti kuvantaminen vuonna 2025

Tietojärjestelmien käytön asianmukaisuus, henkilöstön kouluttaminen ja osaamisesta huolehtiminen: 
Hyvinvointialueen Apottia käyttävät yksiköt noudattavat lakiin perustuvia, tietohallinnon yhteistyössä Apotti yrityksen kanssa laatimia ohjeita tietojärjestelmän käytöstä. 
Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot yhteen ja samaan järjestelmään. Tietohallinto huolehtii henkilöstön koulutuksesta. Yksiköt varmistavat perehdytyksen sujuvuuden.
Suun terveydenhuollon henkilöstö kirjaa ja käsittelee asiakas- ja potilastiedot lain edellyttämällä tavalla (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, tietosuojalaki 1050/2018, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, STM:n asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Suun terveydenhuollossa noudatetaan lisäksi valtakunnallista Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämää suun terveydenhuollon toimenpideluokitusta koskevaa ohjeistusta ja luokituskoodien käyttö määritellään omassa kirjaamistyöryhmässä. Potilastietojärjestelmä ohjaa rakenteiseen kirjaamiseen määritellyssä ajassa ja muutoksia ei voi tehdä enää julkaisun jälkeen. 
Suun terveydenhuollon henkilöstö noudattaa hyvinvointialueen ohjeita ja suosituksia liittyen tietojen kirjaamiseen, käsittelyyn ja salassapitosäännösten noudattamiseen. Ohjeet Intranetissä. Henkilöstö allekirjoittaa tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen työsopimuksen liitteenä ja tämä on edellytys käyttöoikeuksien saamiseen. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Henkilötietojen käsittely ja tietoturva kuuluvat suun terveydenhuollon henkilöstön ja harjoittelijoiden perehdytyssuunnitelmaan. Säännölliset täydennyskoulutukset järjestetään koulutussuunnitelman mukaisesti ja lisäksi hyvinvointialueella on pakolliset tietosuoja- ja turvakoulutukset koko henkilöstölle. Lähijohtajat vastaavat tenttien suorituksesta.
Asiakkaan ajanvaraukseen sisältyy potilastietojen kirjaaminen. Työympäristö kliinisessä työssä on muuttumassa siten, että ammattihenkilöillä ovat kannettavat tietokoneet käytössä. Ammattilainen voi käydä kirjaamassa potilastiedot erillisessä tilassa.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Tietoturvasuunnitelman laatimis-/päivittämispäivämäärä sekä palveluyksikön vastuuhenkilö:
Tietoturvasuunnitelma 17.12.2024 aluehallitus, vastuuhenkilö Tia Tuovinen

Rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutuminen palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa: 
Tietosuojan vaikutustenarvioinneista säädetään tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa. Tietosuojan vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on tunnistaa ja vähentää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä sekä tuottaa aineistoa, jolla tietosuojasääntelyn noudattaminen voidaan osoittaa. Vaikutustenarvioinnin tekeminen on pakollista, kun lainsäädännössä määritellyt kriteerit täyttyvät. Useimmiten sosiaali- ja terveydenhuollossa nämä edellytykset täyttyvät, koska käsitellään salassa pidettävää ja arkaluonteista tietoa. Yksikkö osallistuu tietosuojan vaikutusten arviointiin tarpeen mukaan ja hyvinvointialueen prosessin mukaisesti.

Tietojärjestelmien poikkeavuuksista ja tietoverkkoihin kohdistuvista tietoturvallisuuden häiriöstä ilmoittaminen: 
Yksikkö toimiin hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti. Häiriöstä ilmoitetaan viipymättä lähijohtajalle, tarkemmat ohjeet henkilökunnalle Intranetin tietoturva- ja tietosuojaosiossa.
Omavalvonnalliset toimet poikkeama ja häiriötilanteiden aikana: Yksikkö toimiin hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti.

Teknologian soveltuvuuden, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen sekä henkilöstön käyttöopastus: 
Tietohallinto vastaa teknologian soveltuvuudesta. Henkilöstölle on pakolliset koulutukset tietosuojaan liittyen. Apotin käytön koulutus on osa hyvinvointialuetasoista koulutusta.

Palveluyksikön varautuminen teknologian vikatilanteisiin ja pitkiin huoltoviiveisiin: 
Yksikkö toimiin hyvinvointialueelle luotujen valmius- ja varautumisohjeiden mukaisesti. 

Asiakkaan ja potilaan yksilöllisten tarpeiden ja itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen teknologiaa hyödynnettäessä: 
Yksikkö toimiin hyvinvointialueelle luotujen ohjeiden mukaisesti.

6.7.    Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja:
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä 
vastaava johtaja on terveydenhuollon palvelujen toimialajohtaja ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on hyvinvointialueen hallintojohtaja.

Palveluntuottajan tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen keskeiset käytännöt sekä tietosuojan, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyn asianmukainen huomioiminen ja käytännöt:
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Sosiaalihuollossa asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia, salassa pidettäviä henkilötietoja. Terveyttä koskevat tiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin ja niiden käsittely on mahdollista vain tietyin edellytyksin. Hyvältä tietojen käsittelyltä edellytetään, että se on suunniteltua koko käsittelyn ajalta asiakastyön kirjaamisesta alkaen arkistointiin ja tietojen hävittämiseen saakka. 

Asiakas/potilastyön kirjaaminen:
Potilas- ja asiakastiedot kirjataan ja käsitellään Apotti tietojärjestelmässä. Suun terveydenhuollon henkilöstö kirjaa ja käsittelee asiakas- ja potilastiedot lain edellyttämällä tavalla (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, tietosuojalaki 1050/2018, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, STM:n asetus potilasasiakirjoista 94/2022, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Lisäksi suun terveydenhuollon henkilöstö noudattaa hyvinvointialueen ohjeita ja suosituksia liittyen tietojen kirjaamiseen, käsittelyyn ja salassapitosäännösten noudattamiseen. Ohjeet Intranetissä. Henkilöstö allekirjoittaa tietosuojasitoumuksen työsopimuksen liitteenä.
Yksiköissä järjestettävän perehdytyksen lisäksi hyvinvointialueella on pakolliset tietosuoja- ja turvakoulutukset koko henkilöstölle.
Yksikölle laadittu salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä koskeva seloste löytyy hyvinvointialueen verkkosivuilta osoitteesta https://vakehyva.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Palvelun saatavuuden määräajat:
Hyvinvointialueen on järjestettävä toimintansa siten, että potilas voi saada arkipäivisin virka-aikana saman päivän aikana yhteyden terveyskeskukseen tai muuhun perusterveydenhuollon toimintayksikköön ja saada yksilöllisen arvion tutkimustensa tai hoitonsa tarpeesta ja kiireellisyydestä. Arvion tekee laillistettu terveydenhuollon ammattihenkilö (Terveydenhuoltolaki 2010/1326, 51).  
Terveydenhuollon palvelujen toimialan yksi keskeisistä tavoitteista taloussuunnitelmakaudella 2024-2026 on palvelujen saatavuuden ja saavutettavuuden parantaminen hoitotakuulain mukaisesti (Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen talousarvio 2024 ja taloussuunnitelma 2024-2026). Hoitotakuulla tarkoitetaan terveydenhuoltolaissa määriteltyä aikaa, jonka kuluessa potilaan on päästävä kiireettömään hoitoon tai kiireettömään tutkimukseen. Kiireettömän hoitoon pääsyn enimmäisaika on suun terveydenhuollossa1.11.-31.12.2024 kolmen kuukauden enimmäisajan kuluessa hoidon tarpeen arvioinnista. 1.1.2025 alkaen kiireettömän hoidon pääsyn enimmäisaika on suun terveydenhuollossa kuusi kuukautta, alle 23 –vuotiailla 3 kuukautta. 
Jos potilas on arvion perusteella ohjattu muulle suun terveydenhuollon ammattihenkilölle kuin hammaslääkärille, ja ammattihenkilö toteaa tarpeen hammaslääkärin tutkimukselle tai hoidolle, pääsy hammaslääkärille on järjestettävä neljän viikon kuluessa palvelun tarpeen toteamisesta tai neljän kuukauden kuluessa alkuperäisestä arviosta (Terveydenhuoltolaki 2010/1326, 51 a §). 
Hyvinvointialue julkaisee tiedot hoitotakuun toteutumisesta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveydenhuollon palveluissa (terveysasemat ja suun terveydenhuolto). Edeltävän kuukauden hoitoon pääsyn tiedot päivitetään kuukauden kuluessa.

Palveluyksikön siivouksen ja pyykkihuollon järjestäminen: 
Palvelut ulkoistettu. Palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimukset ja palvelukuvaukset kuvaavat vähimmäisvaatimuksia palvelujen laadun toteutumiselle. Jos yksikkö havaitsee epäkohtia tai puutteita, asiaa selvitetään yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa. 

Hygieniakäytännöt ja infektioiden ennaltaehkäisy: 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii tartuntatauti- ja hygieniayksikkö, jonka tehtävänä on tartuntatautien ja infektioiden ennaltaehkäisy ohjaamalla sekä valvomalla tartuntatautien ja infektioiden torjunnan toteutumista. Ohjeistukset tartuntataudeista, rokotuksista sekä infektioidentorjunnasta löytyvät intranetistä.
Suun terveydenhuollon henkilöstö noudattaa sekä kansallisia että hyvinvointialueen ohjeistuksia. Lisäksi suun terveydenhuollon henkilöstö osallistuu aihetta koskeviin koulutuksiin. Suun terveydenhuollossa huolehditaan asiakkaiden ja potilaiden informoinnista tarttuvien tautien ja hygienian osalta. Tiedottamisen yhteistyökumppanina toimii viestinnän palvelualue.
TEAMS - Suun terveydenhuolto - Yleinen - Tiedostot - Perehdytys ja koulutus - Ohjeet - Hygieniaohjeita - Hygieniasuunnitelma ja puhtaustaso - STH Hygieniaohje 2024
STH Hygieniaohje 2024.pdf

Asiakkaiden ja potilaiden terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen: 
Terveyden- ja sairaanhoidon toteuttaminen on suun terveydenhuollon palvelujen perustehtävä.
Yhteistyön ja tiedonkulun toteuttaminen asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa: Toimialojen ja palvelualueiden väliset yhteiset prosessit ja ohjeet tukevat yhteistyötä ja parantavat tiedonkulkua.
 

8.1.    Asiakkaan ja potilaan asema ja osallisuus

Asiakkaan ja potilaan palveluihin ja hoitoon pääsyn varmistaminen:
Terveydenhuoltolaki määrittelee asiakkaan ja potilaan palveluihin sekä hoitoon pääsyn. Lisäksi hyvinvointialue voi asettaa omia tarkempia tavoitteita, joita yksikkö noudattaa.
Suun terveydenhuollon palveluohjaus sekä sähköiset yhteydenottokanavat antavat terveyteen ja sairaanhoitoon sekä palveluihin liittyvää neuvontaa. Lisäksi hyvinvointialueen verkkosivusto www.vakehyva.fi ohjeistaa asiakkaita ja potilaita.  

Omatyöntekijän nimeäminen: 
Omatiimi -toimintamalli otetaan käyttöön suun terveydenhuollossa vuonna 2025. Omatiimissäsi työskentelee muun muassa hammashoitajia, suuhygienistejä ja hammaslääkäreitä. Omatiimi konsultoi tarpeen mukaan myös muita sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia. Omatiimien käynnistymisen myötä suun terveydenhuollon palvelut yhdenmukaistuvat ja selkeyttävät yhteistyörakenteita ja -kanavia. Tavoitteena on turvata hoidon jatkuvuus, sujuvoittaa potilaan ohjautumista oikeisiin palveluihin ja edistää yhteistyötä toimijaverkoston välillä.

Asiakkaan ja potilaan tiedonsaantioikeuden ja osallisuuden varmistaminen:
Terveydenhuollon palvelujen toimiala on laatinut osallisuussuunnitelman 2023–2025, perustana VAKEn osallisuusohjelma 2023–2025. Suunnitelmassa määritellyt tavoitteet toimivat perustana terveysasemapalvelujen asiakasosallisuudelle. Hyvinvointialueen osallisuusohjelma löytyy Intranetistä sivustolta Osallisuus ja vaikuttaminen. Terveydenhuollon toimialan osallisuussuunnitelma on puolestaan tallennettu Targetor -järjestelmään.
Lisäksi kerätään jatkuvaa asiakaspalautetta QPro järjestelmän avulla.

Asiakkaan ja potilaan asiallisen kohtelun varmistaminen ja menettelytavat, jos epäasiallista kohtelua havaitaan:
Yksikkö tarjoaa asiakkaalle hänen yksilöllisten tarpeittensa mukaiset palvelut asiakaslähtöisesti ja vaikuttavasti hyvinvointialueen strategian mukaisesti. Kuuntelemme asiakkaita ja kohtelemme heitä kunnioittavasti. Huomioimme asiakkaan toiveet, mielipiteet, yksilölliset tarpeet sekä äidinkielen ja kulttuuritaustan.  
Asiakas tai hänen läheisensä voi tehdä kirjallisen tai suullisen valituksen epäasiallisesta kohtelusta. Kirjallinen tai suullisen palautteen voi antaa toimintayksikössä suoraan henkilökunnalle. Terveysasemalla, kuten koko hyvinvointialueella, kerätään lisäksi jatkuvaa asiakaspalautetta asiakaspalautejärjestelmän QPron avulla. Asiakaspalautteet käsitellään yksiköissä säännöllisesti ja palveluja kehitetään palautteen perusteella.

Asiakkaan ja potilaan informointi käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista:
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (Potilaslaki 785/1992) 10 §:n mukaisesti terveyden- ja sairaanhoitoon ja siihen liittyvään kohteluun tyytymättömällä potilaalla on oikeus tehdä muistutus. Muistutusmenettely on ensisijainen keino selvittää hoitoonsa ja kohteluunsa tyytymättömän potilaan asiaa. 
Asiakkaille lisätietoa vakehyva.fi verkkosivulla Muistutus ja kantelu | Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (vakehyva.fi) 
Henkilöstön tueksi Intranetissä ohjeet sivustolla Laatu, Muistutukset ja Kantelut.  
Muistutuksen vastaanottaja, kirjaamo@vakehyva.fi 
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue Kirjaamo PL 1000, 01301 Vantaa

8.2.    Itsemääräämisoikeus

Asiakkaiden ja potilaiden itsemääräämisoikeuden toteutumisen varmistaminen:
Itsemääräämisoikeus on sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa johtava periaate, ja se tarkoittaa yksilön oikeutta määrätä omasta elämästään ja oikeutta päättää itseään koskevista asioista. Asiakasta ja potilasta pitää hoitaa yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Terveysasemapalvelujen asiakkaiden ja potilaiden palvelut ja hoito perustuvat pääsääntöisesti vapaaehtoisuuteen ja yhteisymmärrykseen.

8.3.    Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävät ja yhteystiedot

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien tehtävänä on muun muassa neuvoa terveydenhuollon potilaita, sosiaalihuollon ja varhaiskasvatuksen asiakkaita sekä heidän läheisiään, neuvoa ja tarvittaessa avustaa heitä muistutuksen teossa, neuvoa miten muun asian (esim. kantelun tai oikaisuvaatimuksen) saa vireille toimivaltaisessa viranomaisessa sekä tiedottaa potilaan ja asiakkaan oikeuksista. Lisäksi sosiaali- ja potilasasiavastaavien tulee seurata potilaiden ja asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja koota tietoa sekä laatia toiminnan vastuuhenkilön kanssa vuosittain selvitys toiminnan järjestäjälle.
Hyvinvointialueet ja Helsingin kaupunki järjestävät sosiaali- tai potilasasiavastaavien toiminnan julkisessa ja yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa, työterveyshuollossa sekä varhaiskasvatuksessa. HUS-yhtymä järjestää potilasasiavastaavien toiminnan järjestämässään ja tuottamassaan terveydenhuollossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella toimii kaksi sosiaali- ja potilasasiavastaavaa; Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen. Clarissa Kinnunen toimii asiavastaavien vastuuhenkilönä. Sosiaali- ja potilasasiavastaavat tavoittaa joko puhelimitse puhelinaikoina tai sähköpostitse. Ethän lähetä salaamatonta sähköpostia. Tapaamiset on sovittava aina etukäteen. Palvelu on maksutonta.

Sosiaali- ja potilasasiavastaavien puh. 0941910230 ja puhelinajat: 
Maanantaisin ja tiistaisin 12.00–15.00 
Keskiviikkoisin ja torstaisin 9.00–11.00 
Huom! Puhelinaikoja ei ole perjantaisin tai juhlapyhien aattoina. 
Sähköpostiyhteydenotot: sosiaali-japotilasasiavastaava@vakehyva.fi

8.4.    Asiakaspalaute

Säännöllisen palautteen kerääminen palveluyksikön palveluja saavilta asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään:
Hyvinvointialueella on käytössä sähköinen asiakaspalautejärjestelmä QPro, josta ohjautuu jatkuvaa asiakaspalautetta yksikköön. Asiakaspalautteet käsitellään yksikössä säännöllisesti ja palveluja kehitetään palautteen perusteella. Lisäksi asiakkaat voivat antaa suoraa suullista tai kirjallista palautetta yksikön henkilökunnalle. Palautteet käsitellään säännöllisissä yksikkökokouksissa.

Asiakkailta ja potilailta, heidän omaisiltaan ja läheisiltään saadun palauteen käsittely ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä:
Yksikkö käsittelee saadut asiakaspalautteet ja toimintaa kehitetään saadun asiapalautteen perusteella. Lisäksi toimialan johtoryhmä käsittelee asiakaspalautteista laaditun yhteenvedon säännöllisesti ja päättää toimialan yhteisistä kehittämistoimenpiteistä.

8.5.    Muistutusten käsittely

Muistutusten käsittelystä palveluyksikössä vastaa:
Tehtäväaluepäällikkö Laura Seppälä. 

Muistutusten käsittelyä koskevat menettelytavat: 
Yksikön on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa sen tekemisestä. Kohtuullisena aikana voidaan yleensä pitää 1–4 viikon vastausaikaa, jollei ole erityisiä perusteita pidempään käsittelyaikaan. 
Suun terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutukset käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Muistutuksessa kuvattu asia on tutkittava puolueettomasti ja riittävän yksityiskohtaisesti, jotta potilas voi pitää asian selvittämistä luotettavana ja kokee tulleensa kuulluksi. Muistutuksessa annettavassa ratkaisussa on käytävä ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty ja miten asia on muuten ratkaistu. Muistutuksen johdosta annettuun ratkaisuun ei voi hakea muutosta, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli asiassa ilmenee jotakin uutta. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään omana arkistonaan erillään potilasasiakirja-arkistosta. Mikäli muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat sisältävät potilaan hoidon kannalta oleellista tietoa, ne voidaan liittää siltä osin potilasasiakirjoihin.
 

Omavalvontasuunnitelman säännöllinen raportointi ja julkaisu:
Lain mukaisesti neljän (4) kuukauden välein.

Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta, kehittämistarpeet ja toimenpiteet sekä ajankohta: 
Hoitoon pääsyn kehittämistä jatketaan ja hoidon jatkuvuuteen kiinnitetään huomiota omahammaslääkärimallia kehittämällä / Leena Lönnrot 25.2.2025
Siirrytty omatiimimalliin 1.9.25. Muutoksella tavoitellaan hoidon jatkuvuutta ja parempaa asiakastyytyväisyyttä.  / Leena Lönnrot 8.9.2025 

Muutosloki (päivämäärä, päivittäjä ja keskeiset muutokset):
14.11.2024 Marianne Mustanoja ja Leena Lönnrot
Hoitotakuu on pidentynyt 1.1.2025 alkaen hammashoidossa 3 kuukaudesta 6 kuukauteen / Leena Lönnrot 25.2.2025
Tehtäväaluepäällikkö Maria Bromsin sijaisena toimii viikoilla 9-25 palvelualuejohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi / Leena Lönnrot 25.2.2025
Kartanonkosken hammashoitola on liitetty Läntisestä yksiköstä Tikkurilan yksikköön ja Pähkinärinteen hammashoitola Myyrmäen yksiköön alkaen 1.9.2025. / Leena Lönnrot 8.9.25