Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kysely- ja raportointipalveluun sisältyvien henkilötietojen rekisteri

1 Rekisterin nimi

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kysely- ja raportointipalveluun sisältyvien henkilötietojen rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Osoite:
PL 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Muut yhteystiedot:
kirjaamo@vakehyva.fi

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Rekisterin vastuuhenkilö:
Konsernipalvelujen toimialajohtaja

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vakehyva.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä tietoja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluiden laadun mittaamista ja kehittämistä varten, palautteen antamista sekä tilaisuuksiin ilmoittautumista varten.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• Rekisteröidyn antamaan suostumukseen 6 artiklan 1 a mukaisesti
• Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun 6 artiklan 1 f mukaisesti

Kansallisen lainsäädännön mukainen peruste henkilötietojen käsittelylle on tietosuojalaki (1050/2018).

Lainsäädännön lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue noudattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan kerätä rekisteröidyn itsensä tallentamia tietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, tehtävänimike ja erityisruokavalio. Lisäksi rekisteriin tallentuu muita rekisteröidyn palvelussa antamia tietoja sekä lokitietoja, kuten kirjautumistietoja ja rekisteröidyn IP-osoite.

6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen palveluksessa olevat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, ainoastaan mahdollisten lainsäädännöllisten velvoitteiden näin vaatiessa.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Käsittely tapahtuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tiedonhallintajärjestelmässä, joka sijaitsee EU/ETA-alueella. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytysajat

Säilytys toteutetaan hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. 
Henkilötietoja säilytetään vain niiden käsittelyn vaatiman ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. 
Järjestelmän lokille tallennettuja IP-osoitteita säilytetään 2 viikkoa.

Sisäänkirjautumistietoja säilytetään 10 vuotta.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto:
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa tai muussa tilassa, johon pääsy määräytyy virkatehtävien perusteella. 

B Sähköisesti talletetut tiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö ensisijaisesti asiaa koskevalla lomakkeella (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot), jotka ovat tulostettavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen verkkosivuilta ja toimipisteillä.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt toimitetaan edelleen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon, josta ne välitetään edelleen rekisterinpitäjälle.

Kirjaamon osoite:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamo
PL 1000 01301 Vantaa

10 Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

• periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai
• kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

12 Rekisteröidyn valitusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Käyntiosoite:
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite:
PL 800, 00531 Helsinki

Puh.
029 56 66700

Sähköposti:
tietosuoja@om.fi