Aktivera inställningscookies för att kunna använda automatiska översättningar.
Dataskyddsbeskrivning, EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).Upprättad 21.3.2025.
Social- och patientombudsverksamhetens ärenderegister vid Vanda och Kervo välfärdsområde
Namn: Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelseAdress: PB 1000, 01088 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueÖvriga kontaktuppgifter: Välfärdsområdets växel 09 419 191, kirjaamo@vakehyva.fi
Ansvarsperson för registret: Chefen för kvalitetskontrollDataskyddsombud och kontaktuppgifter: Vanda och Kervo välfärdsområdes dataskyddsombud, tietosuojavastaava@vakehyva.fi
Syftet med behandlingen av personuppgifter är dokumentering av nödvändiga uppgifter i anslutning till önskad rådgivning, genomförd rådgivning och beviljande av andra åtgärder samt övriga tjänster inom patientombudets och socialombudets tjänster. Syftet med patientombuden och socialombuden är att främja rättigheterna och rättsskyddet inom social- och hälsovården för patienter och för klienter inom socialvården.
Grunderna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) för behandling av personuppgifter är artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
Central lagstiftning:
Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervo välfärdsområde följa Vanda och Kervo välfärdsområdes interna instruktioner och riktlinjer.
I registret lagras annan rådgivning och assistans än sådan som ges på allmän nivå inom patientombudets och socialombudets tjänster. I registret lagras den berörda personens identifieringsuppgifter, såsom namn, personbeteckning (eller, om den inte är känd, ett tillfälligt identifierande nummer eller födelsedatum) och nödvändiga kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer, e-postadress samt personens modersmål och kontaktspråk. Därtill lagras namn och befogenheter för eventuell laglig företrädare, närstående eller annan anhörig. Därtill lagras informationen om förbudet att överlåta minderårigs information till hens vårdnadshavare eller andra lagliga företrädare.
I registret registreras datum för mottagande av ett dokument, såsom ett brev eller e-postmeddelande, samt i fråga om dokument som patientombudet och socialombudet utarbetat, namn och uppgift i verksamhetsenheten för den som upprättat dokumentet samt datum för upprättande. Därtill lagras en beskrivning av rådgivningsförfrågan, de råd som givits och andra åtgärder, samt andra nödvändiga uppgifter i registret. Till exempel lagras anmärkningshandlingar som patientombudet eller socialombudet har hjälpt till att upprätta i registret.
Information som rör hälsotillståndet behandlas som särskilda persongrupper. Behandlingen är tillåten enligt EU:s allmänna dataförordning artikel 9 moment 2 underpunkt g, som kompletteras av 6 § 1 mom. punkt 2 i dataskyddslagen.Kunduppgifter inom social- och hälsovården är sekretessbelagda enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 §.
Uppgifter fås av den berörda parten, hens lagliga företrädare och baserat på de uppgifter som skapas inom patientombudets och socialombudets tjänster.
Personuppgifter kan fås av myndigheter och andra aktörer endera med personens skriftliga samtycke eller baserat på en uttrycklig bestämmelse i lagen. I första hand ska man alltid be personen själv om uppgifterna.
Personen ska informeras ifall man ber om uppgifter baserat på en uttrycklig bestämmelse i en lag.
Enligt 13 § i lagen om patientombud och socialombud har välfärdsområdets patientombud och socialombud trots sekretessbestämmelserna rätt att av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt av aktörer som ordnar och producerar tjänster som avses i 2 § 1 mom. få nödvändiga uppgifter. Uppgifterna rör säkerställande att patientens eller klientens lagliga företrädare, en anhörig eller någon annan närstående person har behörighet samt mognadsbedömning av en minderårig om den minderåriga har förbjudit överlåtande av information till vårdnadshavare eller andra lagliga företrädare.
Information får enligt lag inte överlåtas till tredje part.
Uppgifter kan överlåtas baserat på skriftlig begäran till den registrerade eller parten själv i pappersform per post och elektroniskt på ett datasäkert sätt.
Vidare kan uppgifter överlåtas, om överlåtandet av uppgifter har stiftats separat i lag. Myndigheter och gemenskaper, som har laglig rätt att få information, överlåter man information utifrån skriftlig och separat begäran. Till exempel har tillsynsmyndigheter så som regionförvaltningsverk och Valvira rätt att få information utan hinder av sekretessbestämmelserna än vad separat regleras i lagen för att genomföra sin tillsynsuppgift.
Behandlingen sker i Vanda och Kervo välfärdsområdes datasystem, som finns i EU/EES-området. Information överlåts inte utanför EU eller EES.
Patientombudens och socialombudens handlingar och logguppgifter i 12 år efter det att behandlingen av ärendet har avslutats. När bevaringstiden för handlingarna har löpt ut och Riksarkivet inte har bestämt att en handling ska bevaras varaktigt, ska handlingarna förstöras omedelelbart.
Registrets datasäkerhet samt personuppgifternas sekretess, integritet och användbarhet säkerställs med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Endast de personer som som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag får behandla en enskild persons uppgifter, och endast i den omfattning som arbetsuppgiften förutsätter. Därtill har de arbetstagare och tjänsteinnehavare som behandlar uppgifterna sekretess- och tystnadsplikt som grundar sig på lagen som även fortsätter efter att arbets- och tjänsteförhållandet avslutats.
Apparatur och program som upprätthålls av Vanda och Kervo välfärdsområde är tekniskt skyddade. Anställda som använder datasystem har endast sådana användningsrättigheter de behöver definierade enligt arbetsuppgifter samt personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. Användning av systemet kan övervakas med hjälp av användningslogguppgifter. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och möjliga risker inom systemen kartläggs och följs oavbrutet. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarrättigheterna och användarnamnen.
Pappersdokument som förvaras en viss tidsperiod förvaras i den enhet där de har upprättats eller dit de har anlänt. Dokument som enligt lag ska arkiveras överförs efter förvaringstiden till välfärdsområdets slutarkiv. Sekretessbelagt material förvaras i ett låst utrymme.
Den registrerade har rätt att:
Den registrerade har rätt att, sedan hen meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om hen som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om hen.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få oklara och felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.
Den personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade korrigera, radera eller lägga till personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter om de är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till syftet för databehandlingen eller -insamlingen.
Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.
Den registrerade, som vill granska, rätta eller ta bort information som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna en förfrågan om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), som man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns formulär för begäran som passar olika ändamål.
Vidare kan den registrerade göra en begäran om granskning, korrigering eller borttagning av uppgifter som rör en själv med formulär som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Förfrågan lämnas till det verksamhetsställe i Vanda och Kervo välfärdsområde som du uträttar dina ärenden vid, till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din förfrågan.
Sampolas servicecenter, Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7.
Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska den personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska man även nämna de orsaker, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten att göra ett överklagande hos tillsynsmyndigheten och använda andra rättsskyddsmetoder.
Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.
Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan den personuppgiftsansvarige antingen:
I dessa fall ska den personuppgiftsansvarige kunna visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.
Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.
Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 HelsingforsPostadress: PB 800, 00531 HelsingforsTelefon: 029 56 66700E-post: tietosuoja@om.fi