Dataskyddsbeskrivning för Vanda och Kervo välfärdsområdes AI-assisterade chatbot

2 Personuppgiftsansvarig

Namn

Vanda och Kervo välfärdsområdesstyrelse

Adress

PB 1000, 01300 Vanda

Övriga kontaktuppgifter

Välfärdsområdets växel 09419191

kirjaamo@vakehyva.fi

3 Ansvarig person för registerfrågor och dataskyddsombud

Ansvarsperson för registret:

Ansvarsperson för registret: 

Sektordirektör för koncerntjänster 

Dataskyddsombud och kontaktuppgifter: 

Vanda och Kervo välfärdsområdes dataskyddsombud

tietosuojavastaava@vakehyva.fi

Behandling av personuppgifter är inte nödvändigt i den allmänna handledningen och rådgivningen som ges av chatbot-kundrådgivaren. Klienterna informeras när diskussionen inleds om, att man inte får mata in personuppgifter i diskussionen som man går med chatbot-kundrådgivaren. Om klienten matar in personuppgifter i systemet, tas dessa automatiskt bort ur systemet.  Diskussionerna som klienten går med chatboten sparas för att utveckla tjänsten. Någon identifierande information samlas inte in från klientens kundhändelse, så som plats eller ip-adress.

Enligt EU:s gemensamma dataskyddsförordning (2016/679) är grunderna för behandling av personuppgifter: 

- artikel 6 punkt 1 underpunkt c, enligt vilken behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvariges   

skyldigheter. 

Vanda och Kervo välfärdsområdet ska sköta sde ocial- och hälsovårdstjänster samt räddningsväsendet som är på dess ordningsansvar för sina invånare. Denna innehåller även det, att välfärdsområdet ger sina invånare nödvändig handledning och rådgivning om användningen av tjänsterna (Lagen om välfärdsområden (611/2021) 7 § och Förvaltningslag (434 / 2003) 8 §).  Välfärdsområdet utnyttjar AI-baserade system i handledningen och rådgivningen. Användningen av dessa regleras av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2024/1689 om system med artificiell intelligens (förordningen om artificiell intelligens) samt nationell lagstiftning som kompletterar den. Förutom lagstiftning ska Vanda och Kervos välfärdsområde följa Vanda och Kervos välfärdsområdes interna instruktioner och riktlinjer.

5 Datainnehållet i registret

Chatboten kräver inga personuppgifter av dess användare. 

6 Lagenliga datakällor

Chatboten kräver inga personuppgifter av dess användare. Chatboten använder offentlig information som finns på vakehva.fi-sidan och andra aktörers publikationer som informationskälla.

Information som chatbot-diskussionerna innehåller behandlas av de personer som är i Vanda och Kervo välfärdsområdets tjänst, vars uppgift förutsätter förbättring och utveckling av chatbotens verksamhet. Uppgifterna överförs inte enligt lag åt tredje parter, endast när det krävs enligt eventuella lagenliga skyldigheter.

Uppgifterna överlåts inte utanför EES. 

Chatbot-diskussioner förvaras 180 dagar i systemet för att förbättra lösningens kvalitet.

Personuppgifter som har sparats i systemet anonymiseras automatiskt inom en timme.

A Manuellt material 

-

B Elektroniskt lagrade uppgifter 

Utrustning och system som förvaltas av Vanda och Kervo välfärdsområde är skyddade och säkrade enligt dataskyddsbestämmelser. Anställda som använder datasystem har användningsrättigheter definierade enligt arbetsuppgifter samt systemspecifika personliga användarnamn och lösenord. Lösenorden för systemen ska ändras regelbundet. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarnamnen. De anställda har undertecknat ett dataskyddsavtal som rör användandet av datasystemen. 

Den registrerade har rätt att:

• granska uppgifter om sig själv
• begära att få sina uppgifter rättade
• kräva att få sina uppgifter raderade (rör inte lagstadgade uppgifter)
• kräva begränsning på behandlingen av sina personuppgifter
• motsätta sig behandling av sina personuppgifter
• begära överföring av de personuppgifter som denne själv lämnat från en personuppgiftsansvarig till en annan
• rätt att återkalla samtycket denne gett, om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Den registrerade har efter att ha meddelat nödvändig information för att söka information rätt att få veta, vilka uppgifter om hen som har lagrats i detta register eller, att det inte finns uppgifter som rör denne i registret. 

Den registrerade har rätt att kräva, att personuppgiftsansvarige utan överdriven försening rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade.

Personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, ta bort eller komplettera personuppgifter som finns datasystemet för personuppgifter, om de är felaktiga, onödiga eller bristfälliga eller föråldrade för ändamålet med databehandlingen eller -insamlingen. 

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande utan lagliga grunder.

Den registrerade, som vill granska, rätta eller ta bort information som rör denne själv på sätt som beskrivs i föregående stycke, ska lämna en förfrågan om detta i första hand i den elektroniska tjänsten (https://asiointi.vakehyva.fi/), som man loggar in med bankkoder. I den elektroniska tjänsten i Begäran om uppgifter-punkten finns formulär för begäran som passar olika ändamål.

Vidare kan den registrerade göra en begäran om granskning, korrigering eller borttagning av uppgifter som rör en själv med formulär som kan skrivas ut från Vanda och Kervo välfärdsområdets webbsidor (vakehyva.fi/fi/tietopyynnot) och verksamhetsställen. Förfrågan lämnas till det verksamhetsställe i Vanda och Kervo välfärdsområde som du uträttar dina ärenden vid, till Vandainfo eller till Kervos servicepunkt. Var beredd att styrka din identitet när du lämnar in din förfrågan.

VANDAINFO

Korso 

Lumo, Gråsiskvägen 14 

Myrbacka 

Myrbackahuset, Påltorget 3 

Dickursby 

Dixi, Banvägen 11, 2 vån.

KERVO

Sampolas servicecenter 

Infopunkten 1 vån, Kultasepänkatu 7 

Kervo hälsostation 

Metsolantie 2 / Kultasepänkatu

Om registerhållaren inte godkänner den registrerades krav, ska personuppgiftsansvarige ge ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska man nämna de orsaker, varför kravet inte har godkänts och berätta om möjligheten och berätta om möjligheten att göra ett överklagande hos tillsynsmyndigheten och använda andra rättsskyddsmetoder.

11 Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

12 Övriga ärenden som rör behandlingen av personuppgifter

Om den registrerades förfrågningar är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt om de framförs upprepade gånger, kan registerhållaren antingen: 

• ta ut en rimlig avgift med hänsyn till de administrativa kostnaderna som uppstår av överföringen av uppgifter eller meddelanden eller genomförandet av den begärda åtgärden, eller
• vägra genomföra den begärda åtgärden.

I dessa fall ska personuppgiftsansvarige visa uppenbar grundlöshet eller orimlighet i förfrågan.

Den registrerade har rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens kontor), om den registrerade anser, att man i behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot dataskyddsförordningen, utan att det påverkar andra administrativa besvärsmetoder eller rättskyddsmetoder.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter: 

Besöksadress: Fågelviksgatan 4, 00530 Helsingfors. 

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors. 

Tfn 029 56 66700. 

E-post: tietosuoja@om.fi